Business peculiarities in Russia (0)

 
 
 
 
    TRADERUN  MOODUL  
 
 TRADERUN  MODULE  
 
 
 
 
BUSINESS PECULIARITIES IN THE EU,  RUSSIA  AND  EASTERN  PARTNERSHIP COUNTRIES 
ÄRI ERIPÄRAD EUROOPA LIIDUS, VENEMAAL JA IDAPARTNERLUSRIIKIDES 
Lecturers: Ryhor Nizhnikau ( responsible ) Giorgi Gaganidze,  Sergei  Proskura, Andres Assor 
P2EC.00.202 (UT  code ), RIE 7044 (TLU code) 
 
Reading  materials: Business peculiarities in Russia 
 
Lugemismatejal: Äri eripärad Venemaal 
 
 
Created by Sergei Proskura 
 
 
 
 
Tartu 2013
 
TABLE OF CONTENTS 
 
INTRODUCTION  ....................................................................................................................................... 3 
1.  LEGALIZATION OF A COMPANY WITH A FOREIGN   OWNER  IN RUSSIA ....................................... 4 
1.1.  Laws  ............................................................................................................................................. 4 
1.2. 
Documents  for registration  of the company ........................................................................... 5 
1.3. 
The Head of the new company ............................................................................................... 6 
1.4. 
Payment  of the authorized capital of the company ............................................................... 6 
1.5. 
Address of the company ......................................................................................................... 7 
1.6. 
Activities  of the company ........................................................................................................ 7 
1.7. 
Seal .......................................................................................................................................... 8 
1.8. 
Branch office accreditation ..................................................................................................... 8 
2.   FORMS OF INCORPORATIONS ( TYPES , PROS AND  CONS ) ......................................................... 10 
2.1. 
Private  Entrepreneur  ............................................................................................................. 11 
2.2. 
Limited Liability  Company ..................................................................................................... 11 
2.3. 
Closed Joint - Stock  Company ................................................................................................. 13 
2.4. 
Company name ..................................................................................................................... 14 
2.5. 
Comparison  of different  forms of incorporation of  companies  ............................................ 15 
3.   TAXATION , DUTIES AND EXCISES .............................................................................................. 17 
3.1. 
The  essence  of the tax system, the principles and  functions  of taxes  .................................. 17 
3.2. 
The main taxes ...................................................................................................................... 20 
3.3. 
Tax rates in 2013 in Russia .................................................................................................... 22 
4.   LABOUR   RELATIONS ( INCLUDING IMMIGRATION  LAWS) ......................................................... 25 
4.1. 
Entry  and  stay  of foreign citizens in the  Russian  Federation ................................................ 25 
4.2. 
Types of visas for foreign citizens in the Russian Federation................................................ 25 
4.3. 
Migration  Registration of Foreign Citizens in the Russian Federation .................................. 28 
4.3.1. 
The procedure for bringing the work  of  highly  skilled professionals (VKS) ...................... 30 
4.3.2. 
Your work permits for foreign citizens arriving in Russia in the  visa -free  regime  ............ 33 
4.4. 
Responsibility for violation of immigration laws ................................................................... 34 
5.  BANKRUPTCY/  CLOSING  DOWN THE COMPANY ....................................................................... 39 
5.1. The procedures applied in the bankruptcy ................................................................................ 39 
5.2. Fictitious or deliberate bankruptcy ............................................................................................ 42 
5.3. 
Criminal code......................................................................................................................... 42 
6.  ALLOWANCES/ PERMISSIONS NEEDED, PROCEDURES TO ACQUIRE ........................................ 43 
6.1. The privileges granted to foreign investors ............................................................................... 43 
6.2. Excise duties ............................................................................................................................... 45 
7.   ACCOUNTING  ............................................................................................................................ 49 
7.1  Levels of the system of accounting  regulation  in the Russian Federation ................................ 49 
7.2.  The Federal Law "On Accounting" ............................................................................................ 51 
7.3. 
Chart of  accounts  and  other documents .............................................................................. 52 
7.4. 
Russian tax system ................................................................................................................ 53 
7.5. 
Banking  system in Russia....................................................................................................... 53 
ABOUT TRADERUN  PROGRAMME  ......................................................................................................... 55 
 
2 
 
INTRODUCTION 
 
 
The  current  reading  material  focuses on the business peculiarities in Russia.  
 
*** 
 
The aim of the Traderun programme  course  “FUNDING  PROJECTS  IN RUSSIA AND EASTERN 
PARTNERSHIP  COUNTRIES”  is  to   provide   the   students   with  comprehensive  and   practical  
overview  of the fundraising possibilities in EU and Estonia. The course gives an overview of 
EU  structural   support   and  regional  implementing  agencies,  that  are   available   for  a 
businessman to  apply  for a fund. 
 
A successful  student  will be  aware  of and  understand  the EU fundraising possibilities in the 
frames  of  cooperation  with Russian and Eastern Partnership countries, and  able  to define the 
financing  criteria and priorities. 
 
The  current  reading   material   summarises  the  main  aspects  covered  by  lectures  and 
structurises the information channels for the future. 
 
The  course  supports  the  other  Traderun  courses,  especially  the  course   related   to  EU 
cooperation with Russia and Eastern Partnership Countries. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 
 
 
1.  LEGALIZATION OF A COMPANY WITH A FOREIGN OWNER IN RUSSIA 
 
 
Today  the investment attractiveness of Russia is very high. In  addition  to the  dynamic  pace 
of  development  of the  economy , Russia  offers  to foreign investors increasing every  year  the 
market  of  goods  and  services  to consumer and business. Most often, this together with the 
high  rate  of  return  on invested capital is a crucial  factor  in the  decision  to enter the Russian 
market. 
 
One possible way to  full  implementation of business activities on the territory of the Russian 
Federation - is the  creation  of a  legal  entity. 
 
An  enterprise  with  foreign  capital  -  is  created  on  the  territory  of  the  Russian  business- 
organization  whose  founders  are  foreign  citizens  or   organizations .  Russian   legislation  
provides for the  establishment  of  enterprises  in Russia as a 100- percent  foreign ownership 
and joint - with the participation of Russian and foreign shareholders. 
 
Established  on the territory of the Russian Federation entity with absolute or partial foreign 
ownership will operate  within  the  framework  of the Russian legislation. That is, the laws of a 
foreign  investor  is limited to a  choice  of the legal form of the enterprise, defined deadlines 
for  accounting  and  tax  reporting   rules   for  transactions  and  other  mechanisms  for   making  
and  processing  of business transactions. 
 
Forms of organization of business organizations: 
  Public joint-stock company (otkrytoe akcionernoe obshchestvo, OAO). 
  Private joint-stock company (zakrytoe akcionernoe obshchestvo, ZAO). 
  Limited liability company (obshchestvo s ogranichennoj otvetstvennost'ju, OOO). 
   Association and  others . 
 
1.1. Laws 
 
The main laws  governing  the establishment and  operation  of organizations in Russia (as with 
foreign capital, as  without  foreign capital)^ 
   Civil  Code, from 30.11.1994 № 51-FZ (the last version of 11.02.2013) 
  Companies Act, of 26.12.1995 № 208-FZ (the last version of 05.04.2013) 
  The Law on Limited Liability Companies, from 08.02.1998 № 14-FZ (the last version 
from 29.12.2012) 
  On  state  registration  of  legal  entities  and   individual   entrepreneurs,  from 
08.08.2001 № 129-FZ (as last amended on 29.12.2012) 
4 
 
 
1.2. 
Documents for registration of the company 
 
In  order  to  register  a company with foreign capital in Russia, it is  necessary  to  carry  out the 
whole  range of legal  actions  that you want to implement Russian citizens in the registration 
of  legal  entities  without  foreign  participation.  In  addition,   there   are  some  nuances 
associated with the  special   status  of foreign shareholders. 
 
To  register  a  company  with  foreign  capital  must  provide  an  expanded  list  of  documents 
compared with a  package  of documents necessary for the registration of organizations with 
Russian capital.  Consider  the example of a package of documents on registration of a limited 
liability company (LLC). 
 
If the founder are individuals: 
   Document   confirming  payment  of  state   duty   for  registration  of  a  limited  liability 
company, 4000 rubles (≈ EUR 100); 
  Decision on the establishment of the founders LLC (Minutes of the founders); 
   Application   for  state  registration  of  the  LLC  in  the  form  approved  by  the 
Government   of  the  Russian  Federation  (includes  registered  office  of  creating 
company); 
   Charter  Company ( Memorandum  and  Articles  of Association); 
  List of participants of the company, if the participants more  than  one; 
  Notarized  translation  of the passport ( identity  card) in Russian, made in Russia (not 
in a foreign  country ); 
  If the  residence  of a foreign  citizen  in a foreign country is not listed in the passport, 
certified  translation  of  the  document  confirming  the  address  of  permanent 
residence, the Russian  language , made in Russia (not in a foreign country). 
 
If the founder are the legal entities: 
  Document  confirming  payment  of  state  duty  for  registration  of  a  limited  liability 
company, 4000 rubles (≈ EUR 100); 
  Decision on the establishment of the founders LLC (Minutes of the founders); 
  Application  for  state  registration  of  the  LLC  in  the  form  approved  by  the 
Government of the Russian Federation (includes registered office created Ltd.); 
  Charter Company (Memorandum and Articles of Association); 
  List of participants of the company, if the participants more than one; 
   Copy   of  the  document  confirming  the  state  registration  ( Certificate   of 
Incorporation or  equivalent ); 
  An  extract  from  the  commercial  register  (or  its  equivalent),  which  contains 
information about the foreign legal entity; 
5 
 
  Notarized translation into Russian of the listed documents, made in Russia (not in a 
foreign country); 
  Certificate from the  bank  about the  account  to confirm the investor's  ability to pay; 
  Certificate on tax number in the country of non- resident ; 
   Power  of  attorney  for the  person  responsible for signing the necessary documents 
for opening accounts and registration of the LLC with foreign investments. 
 
The   above   documents  is  not   complete ,   since   the  registration  of  companies  with  100% 
foreign  ownership  and  equity  participation,  there  are  some  differences  (other  than  the 
contents of the package of documents depends on the list of founders of the legal entity). 
 
We should also  focus  on  such   features  of the Russian legislation: 
 
1.3. 
The Head of the new company 
 
In Russia adopted the  basic  name of the head - "General  Director " (CEO) (mostly used) and 
the  "Director".  Appointment  of  Head  of  the  newly  created  company  -  at  the  time  of 
registration of the  legal entity they  must  necessarily  be  a  citizen  of  Russia. If  the  founders 
originally planned this way, and with the continued activities of the company  will not have 
any  problems.  But  if  it  is  assumed  that  the   firm   created  should  be  headed   alien ,  after  its 
state  registration  must be  registered  at the   Employment   Center  and  get  the  permission   of 
the Federal Migration  Service  on the  admission  of foreign  workers  ( both  the company and its 
future foreign director).  
 
Appointment to the post of Director-foreigner immediately  upon  creation of the company, 
without obtaining permission mentioned, is a gross violation of immigration laws. Permitting 
Federal Migration Service is a very complicated procedure, which will be discussed in Lecture 
4. 
 
1.4. 
Payment of the authorized capital of the company 
 
For  different   organizational   forms  of  companies  have  different   terms   of  payment  of  the 
authorized capital. For a limited liability company 50% of the  share  capital must be  paid  up 
to the  date  of state registration of the company. The remaining  part  must be paid within 1 
year from the date of incorporation. For the company (Public joint-stock company or Private 
joint-stock company) 50% of the share capital must be paid no  later  than 3 months from the 
date  of  state  registration  of  the  company.  The  remaining  part  must  be  paid  within  1  year 
from the date of incorporation. Payment of the authorized capital can be made both in  cash  
and  assets  of the founders. 
 
6 
 
Payment of  the  authorized  capital up  to  the  moment  of  state  registration  of  the  company 
made the  following   ways : 
   money   -  by  opening  a  temporary  bank  account  from  which  you  made  after  the 
registration of the founders of the money is transferred to the main account of the 
company; 
  estate - by transferring the property to the Head of the company (CEO) under the 
act  temporarily,  and  after  checking  company  founders  made  by  the  head  of  the 
property is transferred by an act of the company. 
 
1.5. 
Address of the company 
 
The  law  does  not   require   documentary   evidence   of  the   location   of  the  enterprise  (exact 
address) in the territory of Russia in his account, but later on, in the course of business, the 
company will need to have the document on the  basis  of which its registration is made at a 
specific  address specified in the statute. 
 
Such a document can be: 
  certificate of ownership of any non- residential   premises  
   lease   office  ( production )  of  non-residential  premises  ( usually   with  a  copy  of  the 
certificate of ownership of the lessor's premises); 
Registration is also possible at the  address of permanent residence (residence registration) 
on the territory of St. Petersburg and the  Leningrad  region of its head (CEO). 
The  tax  authorities  have  the  right  to  inspect  the  actual  location  of  the  company  at  the 
address specified in the statute. In the absence of registration at the company could  be  fined  
in the  amount  of 5,000 rubles (≈ EUR 120). 
 
Most often, the  fact  of being the company's registered address is checked by  banks , customs 
authorities and leasing companies.  However , a recent  increase  in the address verification by 
the  security  services of  major  Russian companies with state participation. For major tenders 
for the  supply  of goods or services for the implementation of large companies such checks 
can be carried out in  secret . 
 
1.6. 
Activities of the company 
 
Any commercial organization in Russia may  engage  in any  activity  that is  not prohibited by 
law.  Of  the  individual  activities   required   to  obtain  licenses  (for  example,  passenger 
transport,  trade  in   alcohol ,   mining ,  educational  activities).  Main  activities  of  the  company 
are  declared  at  check-in  and   specify   the  unified  state  register  of  legal  entities.  Moreover, 
there is the  concept  of "core business". The main  purpose  - to determine the amount of the 
premium   social  security of workers. 
7 
 
 
In the future, you can  change  as many times  as the main activity. The procedure for  changing  
it  takes  a  period  of 7  days  and require the payment of the state fee of 800 rubles (≈ EUR 80). 
Each activity is indicated by the statistical software. Full list of  states  in the classifier NACE 
(National Classification of  Economic Activities) (in Russian transcription is “OKVED”). 
It  is  always  desirable  to  specify  the  exact  name  of  the  activity  in   accordance   with  the 
qualifier that there was no refusal to register the company on  formal   grounds . 
 
1.7. 
Seal 
 
Every commercial organization in Russia is  bound  to have a  round  seal. Seal is not registered 
anywhere,  manufacture  seals deal with a lot of companies - enough to  express  your wishes, 
and  you  manufacture  any  seals.  A  reprint  of  a  round  seal  is  required  at  the  bank  and  the 
customs  authorities.  The  company  also  has  the  right  to  have  an  unlimited  amount  of  any 
stamps and use  them  on your own. However, all the basic documents of the company must 
be certified by a round seal it. For example, the notary does not notarized document without 
the round seal. 
 
1.8. 
Branch office accreditation 
 
It  is  necessary  to  distinguish  the  creation  of  companies  with  foreign  investments  from  the 
opening of a branch office accreditation of a foreign legal entity in Russia. This branch - is a 
separate subdivision of a foreign legal entity located  outside  of its location and performing 
all or part of the functions, including the  function  of representation. Registration is  done  by a 
branch  of  its  accreditation  in  the   manner    determined   by  the  Government  of  the  Russian 
Federation. The branch is  considered  to be accredited if the information on it is listed in the 
state register of branches of foreign legal entities. 
 
Stages of registration of the company with foreign capital: 
1.  Founders  are   holding   a   meeting   of  the  founders,   develop   bylaws,  sign  the 
necessary documents (minutes of the meeting and the Articles of Association). 
2.  The head of the notary signs the application for registration of the company. 
3.  The founders (one or all at  once )  issues  the power of attorney to the representative 
of conducting to supply and  delivery  of documents to the tax office. 
4.  Founders paid registered capital in cash or property. 
5.  Any  person  (the  head  of  the  company  (CEO),  the  founder  of  the  company  or  a 
representative by  the power  of  attorney)  pay  the  state fee  for  registration  of the 
company. 
6.  The  representative  of  the  founders  of  the  company  passes  to  the  tax  office  all 
documents for the registration of the company. 
8 
 
7.  Federal Tax Service carries out the state registration of the legal entity. Carried out 
simultaneously  with  the  registration  of  tax  registration,  obtaining  codes  of  State 
Statistics  Committee , registration with the  Pension  Fund, the Social  Insurance  Fund 
and the Fund of obligatory medical  insurance. 
8.  The  representative of the  founders  of  the  company receives  the documents  after 
registration. 
9.  The  head  of  the  company  (CEO)  or  a  representative  of  the   proxy   opens  a  bank 
account. 
 
After committing all of  these  activities, the company is a registered business entity, and may 
work legally.   
 
Some of the timelines: 
  Registration with the Tax Authorities 5-7  working  days 
  Company Seal production 2 working days 
  Registration  with  the  State  Statistics  Committee,  with  the  non-budgetary  funds 
(Pension Fund, Social Insurance Fund, Obligatory Medical Insurance Fund) is done 
by the tax authorities 
  Opening of bank accounts depends on the bank 
  Registration with the Federal Service for Financial Markets of  shares  emission 30 
working days 
 
Limitations of foreign participation 
There are features and limitations of participation of foreign investors in Russian companies. 
Such  features  are  set  for  the  banking  and  insurance  activities  in  these  areas,  the  state 
provides certain restrictions for foreign investors. There is also a restriction on the  purchase  
of  shares  by  foreign  investors,  the  largest  Russian  companies  with  state  capital  ( Gazprom , 
Rosneft and others). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9 
 
 
2.  FORMS OF INCORPORATIONS (TYPES, PROS AND CONS) 
 
Starting your own business, it is  important  to  choose  the  best  form of incorporation of the 
enterprise.  Currently  in  Russia  there  are  different  forms  of  business  enterprises  as  well  as 
private  enterprise.  This  lecture  will  address  the  most  common  form  of  the  creation  of  the 
business, as well as a  brief   description  of all existing forms of incorporation of companies in 
Russia. 
 
Key used form of business organization in Russia: 
  Individual Entrepreneur (individual’niy predprinimatel, IP); 
  Limited Liability Company (LLC) (obshchestvo s ogranichennoj otvetstvennost'ju, 
OOO); 
  Closed Joint Stock Company (CJSC) (zakrytoe akcionernoe obshchestvo, ZAO). 
 
Each  of  these  forms  has  advantages  and   disadvantages .   Selection   of  a   particular   form  of 
incorporation of the enterprise depends on many different factors. The set and the  effect  of 
these factors are different for different types of businesses. 
 
For example,  before  the start of the business may have some  questions : 
  Do you like independence? 
  Do you want to start a business with  someone   else ? 
  Are you willing to provide a large document in the company? 
  Are you  going  to buy large quantities of goods on  credit ? 
  Are you able to independently make the required amount of capital? 
As is often the  case , you may  find  that your answers suggest  several  possible solutions. You 
will also, eventually, will have to choose the best form of incorporation of your company. 
 
The answers to the above questions may  lead  to the following conclusions: 
  You have decided to conduct a joint business activities. Do you want to start a 
business with someone else, then you should think about the Closed Joint Stock 
Company or a Limited Liability Company. 
  Your  sales  activity is associated with a  greater  risk, it may be  wise  to think about 
the Closed Joint Stock Company. 
  If  you   cause   difficulty  maintaining  the  register  of  shareholders  and  additional 
reporting on the shares, you should choose a Limited Liability Company. 
  You  are  going  to  buy  large  quantities  of  goods  on  credit,  then  it  is  better  to 
choose a Closed Joint Stock Company. 
Some of the findings may  seem  contradictory. All the  same , the  final  selection of the optimal 
variant is  yours . It is necessary to analyze the pros and cons. 
 
10 
 
First , try to understand what  lies   behind  the  term  "Private Entrepreneur": 
 
2.1. 
Private Entrepreneur 
 
Private  Entrepreneur  -  is  a  natural  person  who  is  engaged  in  business  activities 
independently. 
NB! Private Entrepreneur can only be a citizen of Russia, so in the  context  of this lecture, 
this form of business is irrelevant. However, some consider this form. 
Private enterprise has its advantages: 
  a minimum of organizational formalities; 
  a minimum of accounting documents; 
  economic independence; 
  there is no need to make share capital (at registration is not required). 
The main disadvantage of an Private Entrepreneur is that it is liable for its obligations with all 
its  assets.   Serious   problems  can   arise   from  a  private  owner  in  the  event  of  his   illness   or 
absence from. If not pre-think the  issue  may be in trouble. 
 
Now let us consider  another  legal form of the enterprise - the limited liability company: 
 
2.2. 
Limited Liability Company