Personali juhtimine ja organisatsiooni käitumine (0)

0
ORGANISATSIOONI KÄITUMINE. M. VADI .
SISUKORD
I. ORGANISATSIOONIKÄITUMINE 3
1.1. Organisatsioonikäitumine 3
Eksamiülesanne 1. 6
II. INDIVIID 7
2.1. Individuaalsus ja isikus 7
Eksamiülesanne 2 9
2.2. Taju 9
Eksamiülesanne 3 14
Eksamiülesanne 4 15
2.3. Käitumise muutmine töises tegevuses 15
Eksamiülesanne 5 20
2.4. Hoiakute muutmine 20
Eksamiülesanne 6 23
Eksamiülesanne 7 23
2.5. Väärtused 23
Eksamiülesanne 8 28
2.6. Mina-pilt ja emotsioonid 28
Eksamiülesanne 9 34
III. GRUPID, MEESKONNATÖÖ JA SUHTLEMINE 35
3.1. Gupp ja selle käsitlemise alused 35
Eksamiülesanne 10 40
3.2. Meeskonnatöö organisatsioonis 43
Eksamiülesanne 11 48
3.3. Ametisuhtlemine 49
Eksamiülesanne 12 55
3.4. Kehtestav käitumine 55
Eksamiülesanne 13 57

I. ORGANISATSIOONIKÄITUMINE

1.1. Organisatsioonikäitumine

Organisatsioonikäitumine on käitumisekeskne lähenemine juhtimisele. Kui juhtimise käsitlemises eristada mikro- ja makroperspektiivi ühelt poolt, ja teoreetilist ja rakenduslikku suunda teiselt poolt, siis saame näidata organisatsioonikäitumise seoseid organisatsiooniteooria , personalijuhtimise ja organisatsiooni arendamisega (joonis 1.1).
Joonis 1.1. Organisatsioonikäitumise seos teiste juhtimise käsitlustega.
Organisatsioonikäitumise teoreetiline orientatsioon tuleneb taotlusest, et selle raames võetakse fookusesse käitumisteaduste uurimuste tulemused, mida püütakse organisatsioonilises kontekstis tõlgendada ja rakendada.
Inimeste organisatsioonilise käitumise analüüsimisel on otstarbekas keskenduda viiele aspektile: individuaalsus, grupid, organisatsiooni ülesanded ja tehnoloogia ehk töö teostamise vahendid ja võtted, organisatsiooni ülesehitus ning organisatsiooni keskkond. Psühholoogia- alased teadmised ja uurimused võimaldavad täpsemalt analüüsida kahte esimest—individuaalsust ja gruppe organisatsioonis. Üksikisikule ja gruppidele annab organisatsioon raamistiku, mis võimaldab tegevust kooskõlastada. Mida suurem on indi­viidide, gruppide ja organisatsiooni vajaduste ja eesmärkide ühisosa, seda liht­sam on korrastust luua. Organisatsiooni saab muuta tegusamaks, kui inimesed saavad oma psüühilisi omadusi ja võimeid paremini kasutada (joonis 1.2.). Joonist 1.2 võib vaadelda kui raamistikku organisatsioonilise käitumise analüüsile.
Joonis 1.2. Organisatsiooni analüüsi tasandid .
Juhtimisteadused, millised tegelevad uurimisobjektidega:
OK — organisatsioonikäitumine OT — organisatsiooniteooria PJ— personali­juhtimine
Joonisel 1.2. näidatud tasandid toovad esile, kuivõrd palju tegureid organisatsiooni tõhusust mõjutab. Seetõttu on tarvilik käitumise analüüsimise algetappidel määratleda, milliste tasandite vahelisi seoseid analüüsitakse. Organisatsioonikäitumise analüüsiobjektiks on situatsioonid, erinevad sotsiaalsed grupid, isiksuse tegevus, eksperimendid laboratoorsetes tingimustes või reaalsetes olukordades .
Organisatsioonikäitumises saab rakendada järgmisi uurimismeetodeid.
Andmete kogumiseks kasutatakse:
1) vaatlused. Vaatlus on kõige lihtsam ja paindlikum organisatsiooni ja inimkäitumise uurimise meetod. Vaatlus on süstemaatiline nähtuste jälgimine ja fikseerimine. Objektiivsete vaatlustulemuste saamiseks on oluline eelnev uuritavate tegurite valik;
2) küsitlused. Sageli huvitutakse organisatsiooni puhul teatud üldistest seostest ja parameetritest. Näiteks on praktilises töös juhi jaoks tähtsad teadmised sellest, kas tema juhitava organisatsiooni liikmed on rahul organisatsiooniga või tunnetavad nad stressi. Neid andmeid saab koguda küsitluste abil, mis annavad ülevaate nähtuste omavahelistest seostest. Küsimustik andmekogumismeetod , milles küsimused ja vastused esitatakse standardiseeritud kujul. Need on üheks kõige laialdasemalt kasutata­ vaks juhtimisalaste uuringute tehnikaks ja seejuures eeliseks on, et need võimal­davad nähtuste omavahelisi seoseid analüüsida. Juhtimisuuringutes võib uuri­misküsimustikke pidada käepäraseks uurimistehnikaks, mille puhul on peamis­teks prob­leemideks küsimustike usaldusväärsus ja katseisikute tahe ning oskus küsimus­tikele adek­vaatselt vastatai. Küsimustike vastuste töötlemisel on vaja statistikaalaseid teadmisi. Statistiliste meetodite valik sõltub andmete iseloomust.
3) intervjuud on sihipärased vestlused , milles kogutakse teavet.
4) juhtumite (situatsioonide) analüüsid. Analüüsitakse situatsioonide, juhtumiste kirjeldusi ning saadakse üksikasjalikku informatsiooni grupi või isiku kohta. Juhtumite kirjeldused abistavad nähtuste sisemise loogika ja arengu mõistmisel, eriti vähetuntud probleemide korral, sest jälgitakse detailselt inimeste, gruppide ja protsesside kulgu . Juhtumite koostamisel rakendatakse sageli paljusid teisi andmekogumise meetodeid nagu intervjuud, arhiivimaterjalide analüüs jne.
5)  eksperimentaalsed uurimised. Eksperimentaalsetes uurimustes on võimalik muutujaid varieerida ja leida selle tulemusena uusi seoseid. Näiteks uurides eksperimentaalsete meetodite abil rahulolu tööga võib vaheldada motivatsioonivõtteid ja nende seost rahuloluga. Eksperimentide üheks oluliseks muutujate varieerimise allikaks on eksperimentaalse ja kontrollgrupi võrdlemine. Reaalsetes tingimustes võib eksperimente korraldada mõnes organisatsioonis, jälgides teatud muutujate mõju tegevusele. Eksperimenteerimise põhimõtteid saab rakendada ka korrektse ülesehitusega treeninguprogrammides. Eksperimendi kui andmekogumise meetodi korral on väga oluline, et osalejad ei hakkaks oodatavaid tulemusi etendama. Sotsiaalse soovitavuse efekt võib vähendada eksperimendi tulemuste väärtust.
6)  laboratoorsed eksperimendid. Laboratoorsetes eksperimentides püütakse varieerida või välistada väliskeskkonna mõju tulemustele. Laboratoorsete eksperimentide jaoks on aga raske leida sobivaid katseisikuid, sest tegeliku juhtimisega tegelevate inimeste aeg on väga piiratud. Raskusi võib olla ka katseisikute motiveerimisega;
7) eriuurimused. Eriuurimustes kirjeldatakse teatud kindla muutuja ja väljundi või tulemuse vahelist seost. Eriuurimustes kombineeritakse mitmesuguseid uurimisvõtteid. Näiteks rahulolu ja töö efektiivsuse vahelise seose leidmisel saab rahulolu uurida küsitluse abil ja efektiivsust väljendavad näitajad leida vastavatest majanduslikest näitajatest;
8) muud allikad võivad olla seotud simulatsioonidega, arhiivi- või ajakirjandusmaterjalidega, grupi arutelu tulemustega jne. Tehniliste võimaluste areng annab uusi võimalusi, kuid ka ajalooliste faktide analüüsimine võib viia uudsete seoste ja seaduspärasuste avastamiseni.

Eksamiülesanne 1.

Palun mõelge ühele oma tööprobleemile ja püüdke leida,
(1) millise tasandiga on see kõige suuremal määral seotud;
(2) koostage plaan organisatsioonikäitumisega seotud teabe kogumiseks (näidake, kuidas rakendada kolme meetodit täiendava teabe hankimiseks);
(3) millised on realistlikud lahendusviisid. Palun tooge esile üks indiviidi, grupi ja organisatsiooni tasandi lahendus.
Ülesande täitmiseks esitage selgelt probleem, mida käsitlete, näidates, millistes olukordades see organisatsiooni takistab. Järgnevalt näidake, millise organisatsiooni tasandiga esitatud probleem on kõige rohkem teie arvates seotud. Lisage kolm mõistet, mis selle probleemiga seonduvad ning avavad probleemi teoreetilise tagapõhja. Näiteks, kui arvate , et probleem on seotud indiviidi tasandiga, siis võivad sobivad mõisted olla motivatsioon , hoiakud jne. Järgnevalt analüüsige, kuidas kogute täiendavat teavet (näiteks küsitluse, vaatluse ja intervjuuga) ja Teie poolt pakutud mõistete abil saaks probleeme lahendada ning millised oleksid selles organisatsioonis realistlikud lahendusviisid.

II. INDIVIID

2.1. Individuaalsus ja isikus

Individuaalsus tähistab inimese psüühiliste ja isiksuseomaduste kogumit. Individuaalsus on inimese isikupära, sest näitab, mille poolest üks inimene teisest erineb. See on võimalus erineda, mis võib tegelikus käitumises realiseeruda või mitte. “Indiviid” tähistab inimest kui bioloogilist nähtust.
Inimkäitumise ja organisatsiooni vaheliste seoste seisukohalt võib nad koondada mõistesse “individuaalsed omadused”, mis omakorda kujunevad füsioloogiliste ja psühholoogiliste omaduste toimel. Füsioloogiliste omaduste kujunemise aluseks on kesk- ja vegetatiivne närvisüsteem ning ainevahetus . Hoiakud, tajud, õppimine ja selle toimimine , isiksuseomadused , vajadused, tunded ja väärtused moodustavad psühholoogilised omadused. Individuaalsete omaduste tõttu annabki iga inimene situatsioonile oma tõlgenduse.
Individuaalsete omaduste kogumit iseloomustatakse nn. TVVT lühendiga (ingl. KSAO- knowledge, skill , ability , and other personal characteristics required for good perefromance on a specific job)ii, mis ühendab teadmisi, vilumusi, vaimuandeid ja teisi omadusi.
Joonis. 2.1. Indiviidi ja organisatsiooni suhted
Teadmised on isiku (indiviidi) omandatud tunnetuskujundid, mis tekivad kogemuste täpsustamisel ja üldistamisel. Teadmised on eesmärgistatud tegevuse tarvilik eeldus ja koostisosa , sest nende vahendusel luuakse uued tegutsemisskeemid ning mõtestatakse toiminguid . Näiteks personalijuhina töötamisel vajatakse teadmisi seadusandlusest. Vilumised on harjutades omandatud otstarbekad tegevused, mis võimaldavad täita vaimseid (näiteks arvutamine) ja füüsilisi (näiteks auto juhtimine) ülesandeid.
Vaimuanded on võime uusi vilumusi omandada ning seetõttu võib neid nimetada eeldusteks. Eristatakse eeldusi , mis aitavad tegeleda vaimse tegevusega (näiteks arvutamine ja sõnaline eneseväljendus), füüsiliste toimingutega ja psühhomotoorseid eeldusi. Viimaste all peetakse silmas neid, mis võimaldavad omandada vilumisi, milles vajatakse nii füüsilisi kui ka psüühilisi funktsioone ning näitena saab siin käsitleda käe ja silma koordineeritud ühistegevust. Nn. teiste vajalike omaduste hulka kuuluvad hoiakud, tõekspidamised, isiksuse ja temperamendiomadused ning väärtused. TVVT võib olla tööanalüüsi ja selle põhjal koostatava töökirjelduse üheks alustalaks. Ka on esile toodud, et kaasaegsetes organisatsioonides on lühendi teise poole (VT) individuaalsed omadused tähtsamad kui esimese poole (TV). See tähendab, et õppimise eeldused on tähtsamad kui konkreetsed teadmised ja vilumused.
Individuaalsed omadused näitavad inimese eeldusi ja võimeid tegevuses osalemiseks. Individuaalsed erinevused on seotud ka sotsiaal-demograafilised tunnustega, nagu sugu, iga, sotsiaal-majanduslik olukord, perekonna seisundiga jne. Kaasaegsetes organisatsioonides ei tohiks need erinevused kaasa tuua diskrimineerimist ehk käitumist, mille eesmärgiks on kahjustada mõne isiku võimalusi tema kuuluvuse tõttu teatavasse sotsiaal-demograafiliste tunnustega gruppi. Individuaalsed omadused näitavad inimese eeldusi ja võimeid tege­vuses osalemiseks. Seda individuaalsete omaduste aspekti iseloomustab diversiteet2, mis ilmneb organisatsiooni liikmete nähtavate ja nähtamatute erinevuste koostoimes ja need omakorda tingivad eriilmelisi käitumismustreid. Diversiteedi mõiste võeti kasutusele USA-s 1960. aastatel ning organisatsioonilises kon­tekstis eeldatakse, et nende erinevuste teadlik rakendamine võib organisatsioonis luua keskkonna, mille eelisteks on mõtlemis- ja toimimisviiside paljusus , kusjuures igaüks tunneb ennast vaja­li­kuna. See on suhteliselt idealistlik käsitlus, sest diversiteedi alli­ kaid on niivõrd palju, et nende arvestamisel võivad kujuneda uued vastuolud. Diversiteedi allikateks on sotsiaal-demograafilised tun­nused (nt organisatsiooniline positsioon, vanemate sotsiaalne staa­tus, sugu), väärtused (nt eelistatav ideoloogia) ja infor ­mat­sioon (nt haridus , kogemused).
Diskrimineerimise aluseks on hoiakud, et teatavate tunnustega inimene on teistest parem ning seda arusaama toetatakse organisatsiooni protseduuridega. Diskrimineerimise ilminguks võib pidada seda kui objektiivsed personalivaliku ja töösoorituse kriteeriumid asendatakse subjektiivsetega.
Professionaalsust ja selle kujunemist selgitavad järgmised asjaolud:
1. Tavaliselt saadakse professionaaliks peale pikka õpiaega ning oman ­­datakse kõrgeim kutsetasand. Sageli seostatakse professio­naaliga tea­ tavat intellektuaalset taset.
2. Eeldatakse, et professionaalid on altruistlikud ehk valmid teenima teiste (klientide, patsientide, õppurite) huve ja ühiskonda tervikuna . Pühen­dumus teistele on professionaalsuse oluline tunnus.
3. Professionaalid teevad teistega koostööd, nad koonduvad ühin­gutesse, liitudesse jne., andmaks olulist teavet teistele ja tulevaste professio­naalide ettevalmistamiseks.
4. Professionaalil on väga head teadmised oma valdkonnas ning teda iseloomustab ka see, et ta teab, mida ta veel ei tea. Professionaal tunneb tervikut ning seetõttu oskab hinnata oma teadmisi ja oskusi sellest vaate ­punktist.
5. Professionaalid saavad tavaliselt oma töö eest kõrget tasu, kuid samal ajal ei sõltu professionaali sooritus talle makstavast tasust. Professio­naali sooritustasand on alati kõrge, sest ta on oma alale pühendunud.
Professionaalid jagavad asjatundlikkust, kuid nende juhtimises on teatav eripära, sest organisatsiooni hierarhia ning bürokraatia võivad ohustada vajalikku autonoomiat. Teiselt poolt, professionaalid on vahel väga indi­vi­dualistlikud ja ei oska või ei taha teiste organisatsiooni liikmetega koostööd teha.

Eksamiülesanne 2

Palun koostage kirjeldused, kuidas rakendaksite TVVT mudelit allpool toodud ametikohtadele töötajate valimisel. Püüdke iga elemendi osa välja tuua vähemalt kolm aspekti. Ametid:
1) sekretär suures tootmisettevõttes;
2) klienditeenindaja infolauas;
3) autojuht jäätmekäitlusega tegelevas ettevõttes;
4) noorukite sporditreener.
Palun kandke oma arvamused tabelisse ja tooge välja, millised on eri­nevused ja sarnasused.
5) Palun näidake, kuidas ühe eelpool nimetatud ameti esindaja puhul peaksid ilmnema professionaalsuse tunnused. Illustreerige oma vastust näidetega.

2.2. Taju

Inimesed võtavad oma käitumise aluseks teabe, mis neil on sündmuste, nähtuste ja teiste inimeste kohta. Organisatsioonikäitumises selgitatakse taju vahendusel, kuidas inimesed teavet koguvad, töötlevad ning siis oma käitumise aluseks võtavad. Näiteks kui tootmisettevõttes teevad ringkäiku kaks vahetuse juhti ja nad mõlemad näevad, kuidas tööline uurib seiskunud tootmisseadet, siis üks neist võib küsida: "Millal masin seisma jäi?" ja teine hoopis "Kas tööline saab parandamisega hakkama?". Küsimused näitavad, et juhid tajusid olukorda erinevalt ja võtsid olukorras oma küsimuse aluseks erineva teabe. Siin võimaldavad taju seaduspärasused esile tuua, millised tegurid ja kuidas tingivad selle, et tööülesannete täitmisel tajutakse ja tõlgendatakse olukordi erinevalt.
Tajumine on psüühiline protsess, mille vahendusel isiksus määratleb ja kirjeldab ümbritsevat maailma. Ümbritseva maailma osaks on sündmused, inimesed, nähtused, situatsioonid. Inimesed näevad, kuulevad, tunnevad maitset ja lõhna ning kombivad samu nähtusi erinevalt.
Organisatsioonikäitumises on taju omaduste arvestamine oluline, sest see võimaldab mõista, kui eriilmelist informatsiooni inimesed koguvad ja oma käitumise aluseks võtavad. Vahel loovad psühholoogiaõpikud illusiooni, et inimesed tajuvad maailma sarnaselt. Tegelikult on taju väga keeruline ja individuaalne. Eriti ilmekalt avaldub see taju valivuses. Tajumisel inimene valib ümbritsevast maailmast talle sobiva ja vajaliku informatsiooni. Seda nimetatakse taju valivuseks ning see aitab inimesel tähelepanu koondada tema jaoks kõige olulisemale nähtusele. Ta on nagu filter, mis laseb läbi antud inimese jaoks vajaliku. Taju omadused iseloomustavad selle protsessi toimumist ning järgnevalt vaadeldakse kolme taju omadust- valivus , mõtestatus ja konstantsus .
Valivus on üheks taju omaduseks ja sõltub suurel määral tajuja isikust ning seetõttu võivad eri­nevad inimesed ühte objekti tajuda erinevalt. Taju valivus tähendab teatud nähtuste ja esemete eristumist teiste hulgast ning nähtuse iseloomustamiseks kasutakse taju objekti ja fooni mõisteid. Taju objekt on selgelt eristuv ja tahaplaanile jääv ning ebamäärasemalt eristuv. Objekti foonist eristumine sõltub objekti intensiivsusest ja tajuja eesmärkidest. Näiteks tasudega seotud olukorras tajumistäpsus kasvab ning tasustatud variante tajutakse sagedamini, kergemini ja kiiremini. Teine taju omadus on mõtestatus, mis seisneb eelnevate kogemuste ja arusaamade toimel terviklike tajukujundite tekkes . Taju on alati teatud määral üldistus ning sageli tajutakse seda, mida ollakse valmis tajuma . Seepärast on taju seo­tud tähenduse ja otstarbe mõistmisega. Konstantsus on taju kolmas omadus ja see tingib, et tajutavad esemed säilitavad suhtelise püsivuse vaatamata tajumistingimuste muutustele. Taju kons­tant­suse tõttu tuntakse objekte ja nähtusi ära vaatenurga, kauguse, valgustuse jpt. tegurite muutudes. Taju omadused aitavad inimesel ümbritsevas keskkonnas orienteeruda, sest muudavad keeruka lihtsamaks ja kauge lähedasemaks.
Inimestevahelises suhtlemises kalduvad suhtlemispartnerid tõl­gen­dama teavet, sündmusi ja nähtusi oma seisukohalt ning seda nimetatakse atributsiooniks ehk teise inimese käitumise ja motiivide tõlgendamiseks ja põhjuste selgitamiseks. See on osa teiste inimeste tajumise protsessist. Atributsiooniteooria on kogum ideid sellest, millal ja kuidas inimesed teevad nähtuste põhjuste kohta järeldusi ehk kuidas nad kasutavad ja kombineerivad nende käsutuses olevat teavet selleks, et toimuva põhjustest aru saada. Atributsiooniteooria peamised vaatepunktid on järgmised:
1) põhjused eelnevad tagajärjele ehk ajalise järgnevuse põhimõte. See seaduspärasus ilmneb juba varases eas — kolmeaastased inimesed rakendavad seda printsiipi , kui nad sündmusi tõlgendavad. Inimestel on kalduvus nähtused omavahelistesse suhetesse asetada nii, et need näiksid loogilises järjekorras olevatena. Ebaõnnestumise korral tuuakse esile palju tegureid kui tagajärje loomulikke eeldusi. Näiteks, ruumis oli müra ja ta ei saanud eksamiks valmistuda.
2) ruumilis-ajaline naabrus ja kokkupuutuvus, mis seisneb selles, et põhjuseid arvatakse asuvat tagajärgede füüsilises või ajalises läheduses. Kui mõni asi kukub laul maha, siis arvatakse valdavalt, et sellega võib seotud olla kõige lähemal seisnud inimene.
3) väljapaistvus ehk printsiip, mille järgi tajumise seisukohalt kõige silmatorkavamat asjaolu peetakse ka nähtuse põhjuseks. Seda võib iseloomustada näide, mille järgi arvatakse, et liikumispuudega inimene hilineb oma puude tõttu ja vähem mõeldakse, et mõni teine asjaolu võis hiljaks jäämist põhjustada.
Need seaduspärasused hõlbustavad inimesel keerukate nähtuste tajumist, sest lihtustavad olukorra mõistmist. Teiselt poolt, lihtsustamise korral jääb midagi, vahel väga olulist, varju ehk kujunevad tajumise eksimused. Näiteks inimestel on kalduvus teiste inimeste käitumist iseloomustada ja tõlgendada, kasutades iseloomu ja meelelaadiga seotud mõisteid. Oma käitumist eelistatakse selgitada ja kirjeldada situatiivsete teguritega. Töises tegevuses on seetõttu oht, et juhid kalduvad nii edu kui ka ebaõnnestumiste olukordades töötajate isiklikku panust üle hindama või neid hoopis liialt süüdistama, jättes situatiivsed tegurid oma hinnangutes kõrvale.
Tajuja ei pruugi ise aru saada, millised tegurid tema tajuprotsessi mõjutavad. Teise isiku tajumisel kasutatakse järgnevaid lihtsustamise mehhanisme .
1) stereotüpiseerimine seisneb selles, et tajuja vaatleb üksikisikut kui mõne grupi liiget (näiteks: noor, naine, eestlane) ja eeldab, et grupi tunnuseid saab omistada indiviidile. Sotsiaalse grupi tunnus domineerib teiste tunnuste üle. Enim kasutatakse soo, tegevusala ja rahvusega seotud stereotüüpe. Stereotüübi rakendamine tähendab, et noort peetakse kogenematuks või optimistlikuks, eestlast kinniseks või tuimaks jne. Loomulikult ei iseloomusta eelpool toodud omadused ei kõiki noori ega kõiki eestlasi. Tüüpide määratlemine aitab vahel kiiresti sõnastada inimese olemust, kuid ka teda mõista. Hoiduda tuleb siiski liigsest üldistamisest, sest võidakse silmist kaotada konkreetsele inimesele omased tunnused. Näiteks kompetentse suhtleja stereotüüp sisaldab mitmeid tunnuseid (joonis 2.2.)
Joonis 2.2. Komptentse suhtleja prototüüp
2) haloefekt tekib siis, kui tajuja omistab võrdse tähtsuse kõigile tajutava isiku tunnustele ning vaatluse all olevate tunnustevahelised piirid kaovad. Siis juhtub sageli, et üldmulje varjutab üksikute omaduste tajumise ning kogutud teave ei peegelda tegelikkust . Väline veetlus või vastupidi korratus , osav jutt või pikaajaline vaikimine jpt. käituja tunded ning toimimisviisid võivad sedavõrd tähelepanu endale tõmmata, et olukorra suhtes märksa tähtsamad tegurid jäetakse kõrvale. Kui eelnev kogemus on hea, siis kaldutakse selles inimeses märkama meeldivat, jättes vahel tähele panemata ebameeldiva. On palju uuritud, kuidas sümpaatsed kombed ning efektne välimus mõjutavad inimese tegevusele antavat hinnangut . Negatiivse haloefekti puhul võimendatakse ebameeldivust. Juhtimisel, kuid ka juhi käitumise hindamisel on sellel mehhanismil üsna suur mõju, sest sageli tehakse otsustus lünkliku ja vähese teabe ning napi aja tingimustes.
3) analoogiate kasutamine tähendab, et teiste üle otsustatakse selle järgi, kuivõrd sarnased on nad tajujaga. Teise inimese tegevuses püütakse leida analoogiaid iseendaga. Niisamuti toimib ka projektsioon , mille käigus teisele inimesele alateadlikult omistatakse omaenda iseloomujooni. Iseenda ebasoovitavaid ja ebameeldivaid jooni projitseeritakse tavaliselt “vaenlasele”. “Sõbrale” kujutletakse oma teadaolevaid häid omadusi;
4)  empaatia ehk sisseelamine teise inimese tundemaailma. Empaatia on kaasaelamine tundemaailma kaudu. See on eelkõige mehhanism , mis aitab mõista teist inimest, näha toimunut tema seisukohalt. Teise inimese ärakuulamisel abistab empaatia, kuid liigne tundelisus võib takistada tegeliku olukorra mõistmist ja asjalikke otsuseid.
Uurimused on näidanud, et tajuja üldine teadmiste kogum mõjutab seda, kuidas teistele inimestele omistatakse käitumise põhjuseid. Neis valdkondades, milles tajujal on head teadmised, kogemused ning piisavalt teavet, suudavad tajujad hõlpsasti rakendada situatsiooni sisuga lähedaselt seotud tõlgendusi ning ebasobivaid kõrvale jätta. Isiku taju oskust on võimalik arendada ning treeningud muudavad teiste tajumise täpsemaks nagu ka tajuja enda käitumise. Katsetes on välja toodud, kuidas sooritus paraneb peale vastava treeningu läbimist. Näiteks koondati ühte gruppi viletsa sooritusega ja õppeasutusega rahulolematud tudengid ning nad läbisid kursuse, kus tegeleti sellega, kuidas nad oma käitumise põhjusi tajuvad ja mõistavad. Treeningu käigus jagati neile teavet üliõpilaste üldisest sooritusest ja näidati videoklippe intervjuudest tudengitega, kelle sooritus oli õppeaja vältel paranenud . Õppegrupis osalenud tudengite eksamite tulemused paranesid kohe, nende keskmised hinded kerkisid aasta jooksul ning ka väljalangevus vähenes. Neid näitajaid võrreldi kontrollgrupiga, kes vastavas õppeprogrammis ei osalenud ja see tõi erinevused veelgi ilmekamalt esile. Esitatud näide on väga optimistlik ja rõhutab, et tajumise täpsust on võimalik arendada. Kindlasti on mitmeid organisatsioonilise tegevuses ettetulevaid probleeme ennetada, kui sedasorti õpetust rakendatakse.
Isikutajus on vähemalt kaks osapool ning tõlgendamisel on oluline roll selles protsessi. See loob pinnase selleks, et püütakse endast jäävat mul­jet suunata või ennast sobival viisil esitleda. Tajupildi või mulje suuna­mine on protsess, milles pingutatakse selleks, et mõjutada ja kont­rollida teistele jäävat muljet. Sageli püütakse saavutada teiste silmis sotsiaalselt soovitav kuvand ning metafooriliselt öeldes, baseerub nähtus su elu võrdlemisele teatriga. Inimesed on kui näitlejad, kes etendavad erinevaid rolle ja jätavad pealtvaatajatele teatava mulje.
Mulje suunamisel manipuleeritakse nii välimuse kui ootuspäraste käitu­misviisidega. See tundub kohati ebaõiglane, kuid tõsiasi on, et välimus on tajutav tunduvalt hõlpsamalt kui inimese mistahes andekus . Äri­maailmas toimub sageli välimusest tulenev diskrimineerimine ehk  parem väljanägemine annab eeliseid . See ilmneb kõigis ametisuhtlemise valdkondades, kuid eelkõige ametivestluses ning läbirääkimistes. See­tõttu on otstarbekas mõelda, milliseid mulje suunamise viise kasuta­takse.
Mulje suunamisel saab rakendada järgmisi võtteid:
1. Kindla etendamine ehk püütakse luua mulje, et isik ei tee vigu ega eksi.
2. Saamatu etendamine, mil luuakse pilt nagu isik ei saaks kuidagi asjadega hakkama. Mulje eesmärgiks on vältida ebameeldivaid asju ning saada võimalusi meeldivate asjadega tegelemiseks .
3. Ekspertidele viitamine, kus kujundatakse arusaam, et isik teab ja tunneb asjatundjaid, kes tema mõtteid kinnitavad.
4. Takistuste eemaldamine ehk näidatakse, et isik on võimeline kõrval­dama kujutletavaid või reaalseid barjääre, saavutamaks häid tulemusi. Teisisõnu, luuakse pilt väga võimekast tegijast.
5. Lipitsemine, kui tajujale öeldakse sihilikult meelitusi selleks, et endast head muljet jätta.
6. Arvamuste kohandamine toimub siis, kui isik püüab oma arvamusi tajuja omadega sarnaseks muuta, et saada teda “enda poole”.
7. Heateo sooritamine , mil tehakse tajujale mingi teene , et talle muljet avaldada ning seeläbi endale hea hinnang saada.
Mulje suunamise võtteid kasutavad inimesed nii tahtlikult kui ka mitte­tahtlikult. Organisatsioonilises kontekstis on otstarbekas teadvustada, mil määral püütakse muljet suunata, sest palju otsuseid baseerub suhtle­ mises saadud teabele. Seetõttu on eriti ametivestluses vajalik hinnata:
1. Kuivõrd suhtlemispartneril on vajadus ja võimalus muljet suunata?
2. Kuivõrd suhtlemispartner soovib varjata mingeid isiklikke, situa­tiiv­seid või organisatsioonilisi tegureid, eriti mitmetähenduslikes olukor­dades?
3. Millised on mulje suunamise motiivid?
Siin on abiks taju mehhanismide tundmine , sest need võimaldavad tajujal aru saada, milline teave domineerib või tahaplaanile jääb.

Eksamiülesanne 3

Palun mõelge:

Milliseid stereotüüpe (tajuetalone) eestlased Teie arvates kasutavad teiste rahvuste kohta? (Siin palutakse tuua konkreetselt esile, millisest rahvusega seotud stereotüüpe käsitletakse).

Milliste stereotüüpidega teised rahvused eestlasi iseloomustavad?

Millised stereotüüpe juhid kasutavad alluvate kohta?

Milliseid stereotüüpe kasutavad alluvad juhtide kohta?
Esitage igale küsimusele vähemalt kolm vastust. Püüdke esile tuua nende stereotüüpide tekkimise põhjused ja leida näited, kus need ilmnevad. Vastuse kujundamiseks tuleks kasutada vähemalt ühte täiendavat kirjandusallikat (vastuses tooge ära viide sellele kirjandusallikale). Seostage taju stereotüüpe ja mulje kujundamise võtteid. Süstematiseerige oma vastus joonise 2.2. kujul.

Eksamiülesanne 4

Palun mõelge:
(1)kuidas kujuneb mulje ning selle negatiivne ja positiivne aspekt. Selleks valige kolm rolli (nt. müüja, õppejõud, sõber jne), mille jaoks koostate ülevaate sellest, kuidas nende rollide täitmisel kujuneb mulje.
(2) koostage ülevaade (vähemalt viie teguri seisukohalt), kuidas need mõjutavad negatiivset muljet kolme rolli täitmisel. Esitage oma arvamus tabeli kujul.
(3) koostage soovitused, kuidas nende rollide esindajad saaksid kujundada positiivset muljet.
(4) analüüsige probleeme, mis takistavad mulje muutmist . Rakendage vähemalt kolme organisatsioonikäitumise mõistet (määratlege need mõisted korrektselt).
(5) koostage ca 300-sõnaline ülevaade sellest, millist rolli etendab muljega seonduv Teie igapäevases elus. Illustreerige oma ülevaadet näidetega.

2.3. Käitumise muutmine töises tegevuses

Põhimõisted: mikro-ja makromotivatsioon, mõjutusteteooria, õppimine, positiivne ja negatiivne kinnitus , tagasiside töises tegevuses.
Muutlikus organisatsiooni keskkonnas muutuvad organisatsiooni liikmetele esitatavad nõuded ning seetõttu tuleb sageli mõelda, kuidas organisatsiooni liikmete käitumist ümber kujundada. Käitumise muutmist saab analüüsida kahe indiviidi tasandi mõistega ─ hoiakud ja motivatsioon . Hoiakute vahendusel on võimalik välja tuua, kuidas muuta inimeste suhtumist ja motivatsiooni teema selgitab, kuidas kaasata inimeste tahet ja kinnistada sobivaid käitumisviise.
Inimkäitumise mõjutamine on tihedalt seotud ümbritseva keskkonnaga. Käitumise põhjusi indiviidi tasandil kirjeldab A-tüüpi motivatsioon. A-tüüpi motivatsioon analüüsib inimese käitumist organisatsioonis. Seda nimetatakse ka mikromotivatsiooniks. Keskkonna tegurid, mis mõjutavad inimese käitumist, nimetatakse B-tüüpi ehk makromotivatsiooniks. Nendeks võivad olla ühiskonnas valitsevad tõekspidamised, väärtustused, aga ka maksusüsteem ja majanduspoliitika tervikuna. Makromotivatsiooni moodustavad tegurid, mis käivitavad ettevõtete ja majandusharude tegevuse. Makromotivatsioonil on tagasiulatuv mõju moraalile, tõekspidamistele ja ka kultuuriväärtustustele.
Indiviidi tasandil seostub käitumise muutmine uute teadmiste ja oskuste omandamisega ning seda seostatakse õppimisega üldisemas mõttes. Mõjutusteteooria rõhutab seoseid tegevust esile kutsuvate mõjurite tugevuse ja iseloomu ning tegevuse tulemuste vahel. Lähtutakse ka tavateadvuses laialt juurdunud arusaamast, et inimene tahab korrata positiivset kinnitust leidnud tegevusi ja püüab vältida soovimatuid tulemusi esilekutsunud tegevusi. Mõjutusteteooria tugineb klassikalisele õppimisteooriale, millega seostatakse käitumise muutmist töises tegevuses. Käitumise muutumist seostatakse õppimisega. Õppimine on protsess, milles kogemuse (teadmise) mõjul tekib muutus käitumises. Organisatsioonikäitumises aitavad õppimise seaduspärasused mõista, kuidas kujunevad tööülesannete täitmiseks sobivad käitumismudelid. Õppimist võib vaadelda kahes vaatepunktist- biheivioristlikust ja kognitiivsest. Biheivioristlik käsitlusviis analüüsib, millised stiimulid (S) (objektid ja nähtused) kutsuvad esile teatavat tüüpi reaktsiooni (R) ja ka vastupidi- teades reaktsiooni, oletada, milline stiimul seda esile kutsub. Klassikaline biheiviorismi valem on S → R ja käsitletakse, kuidas keskkond ja inimkäitumine on omavahel seotud. Biheiviorismi väljapaistev esindaja on Thorndike, kes kirjeldas seaduspärasust, et inimene tahab korrata positiivset kinnitust leidnud tegevust ning püüab vältida soovimatuid tulemusi esile kutsunud tegevust. Emotsioonidel on õppimisprotsessis oluline roll. Watson ja Rayner näitasid juba 1920. aastal, kuidas Alberti nimeline poiss omandas roti suhtes vastumeelse hoiaku, kui roti vaatlemisega kaasnes korduvalt ebameeldiv heli. Piltlikult öeldes, kujunenud negatiivne hoiak kaitseb inimest ebasoovitavate tulemuste eest.
Vajalike tulemuste saavutamiseks kasutatakse töises tegevuses positiivset ja negatiivset kinnitust. Need annavad tagasisidet selle kohta, kas antud inimese tegevus osutus kooskõlas olevaks antud organisatsiooni eesmärkide ja nende saavutamise viisidega või mitte. Positiivse kinnituse viise töises tegevuses on mitmesuguseid See kummutab arusaama, nagu võiks inimest tunnustada ainuüksi head palka makstes. Juhil on võimalus valida väga paljude viiside hulgast — ka toodud tabelis ei ole kirjas kõiki võimalusi.
Vajalike tulemuste saavutamiseks kasutatakse töises tegevuses positiivset ja negatiivset kinnitust. Need annavad tagasisidet selle kohta, kas antud inimese tegevus osutus kooskõlas olevaks antud organisatsiooni eesmärkide ja nende saavutamise viisidega või mitte. Positiivse kinnituse viise töises tegevuses on mitme­sugu­seid (tabel 1).
Tabel 1. Positiivse ja negatiivse kinnituse võimalused
Materiaalsed tasud
Kaudsed kasud
Staatuse sümbolid
Suhtlemis-tasud
Tasu ülesandest
Palk
Meditsiini-line teeninda-mine
Tööruumi asukoht
Kompli-mendid
edutamine
Palgatõus
Kindlustused ja tagatised
Tööruumi sisustus
Naeratus, tervitused
Vastutus-rikkam töö
Kasumi jaotus
Puhkuse- reisid ja puhkused
Firma riietus
Kutse lõunale
Edutunne
Preemiad
Kingitused
Firma kingitused
Kiitus ja tunnus-tamine
Tabelist 1 nähtub, kui mitmekülgsed on võimalused anda inimes­tele töises tegevuses positiivset kinnitust. See kum­mutab aru­saama, nagu võiks inimest tunnustada ainuüksi head palka maks­tes. Juhil on võimalus valida väga paljude viiside hulgast  ka toodud tabelis ei ole kirjas kõiki võimalusi.
Positiivse kinnituse andmisel on oluline teada üldisi printsiipe, mis aitavad sobivat positiivset tagasisidet valida:
1) positiivset kinnitust rakendatakse ainult siis, kui esineb soovitud käitumine. Käitumise mõjutamisel on esmaseks etapiks soovitud mudeli määratlemine. See protsess on tõhusam, kui näidatakse käitumismudeli seost organisatsiooni üldiste eesmärkidega;
2) positiivne kinnitus peaks olema vastavuses tegevuse olulisusega ja sobiv selle saajale ;
3) positiivset kinnitust rakendatakse vahetult peale soovitud käitumist. Mida suuremaks kujuneb ajaline distants soovitava käitumise ja positiivse kinnituse vahel, seda ebaefektiivsemaks kinnitus muutub;
4) positiivsest tunnustusest ilmajätmine on tulevikku suunatud mõjuga. Praktiline elu on näidanud, et nii tasu kui karistuse mõju väheneb, kui nad muutuvad äratuntavalt süstemaatilisteks.
Negatiivset kinnitust rakendatakse siis, kui esineb ebasoovitav käitumine. Ebasoovitav on käitumine, mis on vastuolus organisatsiooni eesmärkide või nende saavutamiseks vajalike käitumismudelitega. Negatiivse kinnitusena kasutatakse peamiselt kahte meetodit:
1) kustutamine, mida rakendatakse sellise ebasoovitava käitumise puhul, mis on eelnevalt saanud positiivset kinnitust. Kustutamisega püütakse kaotada edasine positiivne kinnitus ebasoovitavale käitumisele. Näiteks olukorras, kui mõne müüja ninakad vastused ostjaile kutsuvad teistes töögrupi liikmeis esile lõbu ja heakskiitu. Teravmeelitseja saab teistelt positiivset kinnitust oma käitumisviisile, kuigi see on ilmselt vastuolus organisatsiooni eesmärkidega. Antud situatsioonis tähendab kustutamise rakendamine, et välistatakse teiste grupiliikmete positiivne suhtumine ostja solvamisse. Eriti mõjus on kustutamise ja positiivse kinnituse koosmõju. Eeltoodud näites tuleks seda printsiipi arvestades peale ebasobiva käitumise kustutamist avaldada tunnustust uuele suhtlemisstiilile. Kustutamise rakendamisel antakse inimesele võimalus ise tunnetada oma käitumisviisi sobimatust;
2)  karistamine , mida kasutatakse ebasoovitava käitumise kõrvaldamiseks. Enam levinud karistused on: suhtlemise mittesõnalised märgid (näiteks kulmukortsutus), suuline märkus, kirjalik märkus, tekkinud kahjude hüvitamise nõue, madalamale ametikohale paigutamine . Karistamisel on peale ebasoovitava käitumise elimineerimise kõrvalmõjusid, mille avaldumiseks juht peab valmis olema:
a)  karistus võib esile kutsuda tugeva emotsionaalse reaktsiooni, mille tulemusena inimene võib käituda täiesti ebaloogiliselt;
b) karistused pärsivad initsiatiivi ja loomingulisust töös, sest nad vähendavad võimalust inimesel endast lugu pidada;
c) karistatu võib oma viha suunata karistajale.
Karistamine on mõjusam, kui seda rakendatakse harva, aga korrektselt. Karistuse efektiivsust suurendab järgmiste nõuete silmaspidamine:
a) selgitada täpselt, mida tehti valesti ja kirjeldada selgelt, millist käitumist oodatakse ja mille poolest see erineb esinenud käitumisest;
b) vältida teiste inimeste juuresolekut;
c) karistamine peab olema vastavuses reeglite, normide ja seadustega;
d) selgituses analüüsitagu konkreetset tegevust, mitte isiksuse omadusi.
Positiivne ja negatiivne kinnitust rakendatakse konkreetsete tegevuste ja tulemuste suhtes, kuid töise tegevuse laiemas kontekstis võime rääkida tagasisidest üldisemas tähenduses, mis on omakorda aluseks käitumise pikemajalistele muutustele.
Tagasiside on isikule antav informatsioon, mis loob töötajale ettekujutuse, kuidas tema eelnevat käitumist või selle tulemusi mõisteti ja aktsepteeriti. Töise tegevuse tagasiside analüüsimisel on otstarbekas pöörata selle allikale, sisule , sagedusele ja valentsile isiku jaoks. Tagasiside allikateks on isik ise, tema ülemused, kaaslased, alluvad, kliendid, aga ka pereliikmed ning sõbrad. Tagasisidet saab korraldada tehniliste seadmete vahendusel (arvuti, videokaamera), aga ka testidest ning teistest allikatest.
Tagasiside allikate mitmekesisust näitab 360-kraadilise hindamise kontseptsioon , mille järgi fookusisiku tegevust hindavad kõik tema tööga seotud olevad isikud. See on komplekse tagasiside korraldamise raamistik, kuid selle rakendamisel on vaja järjekindlust ning oskust ületada mitmesuguseid barjääre. Viimase näiteks võib tuua ka kultuurilist tagapõhja, mis ei võimalda alluva rollis olijal ülemust siiralt hinnata. Tagasiside sisu näitab, kuivõrd adekvaatne ning oskuskikult on teave esitatud. Siin on oluline ka sõnumi struktuur, sest tagasiside (eriti negatiivse) vastuvõtmisel käivituvad psühholoogilised kaitsemehhanismid , mis takistavad antava teabe vastu võtmist. Tagasiside sagedus iseloomustab selle esinemiskordade arvu. Selles osas valitseb organisatsioonides illusioon, et tagasisidet antakse sageli, kuid tegelikult tehakse seda vähe ning tuleks leida optimaalne sagedus, sest ka liiga sage tagasiside võib kaotada mõju. Valents näitab, kas tagasiside on positiivne või negatiivne ning selle analüüsimiseks saab rakendada negatiivse ja positiivse kinnituse seaduspärasusi.
Ühe käitumist muutva tegurina võib käsitleda raha. Raha on motiveerivaks teguriks paljude inimestele paljudes olukordades. Seega pole ilmselt mõtet küsida, kas raha võib inimesi motiveerida . Inimeste (töise) tegevuse mõjutamise seisukohalt tuleks pigem küsida, kas raha motiveerib kõiki töötajaid tegema maksimaalseid pingutusi saavutamaks parimaid tulemusi. Vastus sellele küsimusele on eitav . Raha osa inimeste töise tegevuse mõjutajana sõltub paljudest asjaoludest nagu töötajate väärtushinnangud, vajadused ja keskkonnategurid . Seetõttu tuleks töise tegevuse juhtimisel mõelda, kuidas töötajad suhtuvad rahana saadud tasusse. Selleks et raha kujuneks motiveerivaks teguriks, peab see antud inimesele oluline olema. On tähtis, et töötaja tunnetaks vahetut seost tegevuse tulemuste ja saadava rahalise tasu vahel. Kahjuks juhtub sageli nii, et palgatõus on pigem seotud üldise elatustaseme muutusega kui ettevõtte või organisatsiooni edenemise või tulevikuperspektiividega. Motiveerimise seisukohalt on tähtis töötajate saadava tasu diferentseerimine vastavalt tööpanusele või -tulemustele. Ühesugust töötasu võivad inimesed hinnata erinevalt.

Eksamiülesanne 5

Palun keskenduge motivatsiooni kujundamise seaduspärasustele. Mõelge ühele situatsioonile, kus ühele töötajale soovite anda positiivset ja teisele negatiivset kinnitust.
Selleks:
(1) Analüüsige, kuidas ja millisest teoreetilisest käsitlusest tuleks motivatsiooni seisukohalt probleemi analüüsida. Rakendage vähemalt ühte täiendavat kirjandusallikat (vastuses tooge ära viide sellele kirjandusallikale), avamaks motivatsiooni käsitlemise teoreetilist tagapõhja.
(2) Koostage plaan, kuidas korraldate positiivset ja negatiivset kinnitust selles olukorras. Tooge esile vähemalt seitse aspekti, mida tuleks arvestada positiivse ja negatiivse kinnituse korraldamisel, tuginedes punktis 2.3. toodud põhimõtetele.
(3) Palun koostage 300-sõnaline (orienteeruvalt) essee sellest, kuidas positiivne ja negatiivne kinnitus on Teie igapäevase töö ja eluga seotud.

2.4. Hoiakute muutmine

Hoiak on püsiv valmisolek rea­gee­rin­guteks või hinnanguteks. Nii suuren­datakse ühtede käitumisvariantide hulka teiste kahjuks. Hoiakud aitavad inimestel ümbritseva kesk­konnaga koha­neda ja muudavad inimkäitumise ennustatavaks. Seega, hoiakud loovad baasi stabiilsuseks ja koostööks või hoopis vastupidi, takistavad seda.
Hoiaku sisemist struktuuri iseloomustavad hoiaku komponendid (joonis 2.3). Hoiaku komponentide inglisekeelsete nimetuste esitähed moodustavad ABC kombinatsiooni , mis võimaldab komponentide nimetusi hõlpsamini meelde jätta. Hoiaku komponente illustreeritakse juhtumiga, mil töötaja suhtub negatiivselt ühisüritustesse. Tema hoiak on kujunenud erinevatest kogemustest.
Joonis 2.3. Hoiaku komponendid
1) tunnetuslik komponent (ingl. k. cognitive ), mis sisaldab tõekspidamisi, arvamusi, tead­misi või teavet mingi nähtuse kohta. Tunnetuslik komponent kujuneb seepärast, et teabe töötlemise käigus kategoriseeritakse teavet ehk see muudetakse abstraktsemaks. Siis võetaksegi appi teadmised, arvamused ning tõekspidamised. Näiteks võib negatiivselt ühisüritustesse suhtuv töötaja arvata, et kogunemistel arutatakse liialt palju ja lärmakalt töö- alaseid probleeme. Selle komponendi uurimiseks tuleks esitada järgmisi küsimusi: milliseid kategooriaid inimene kasutab? Millised stiimulid, sündmused ja kogemused ühendatakse ühte kategooriasse? Milliseid kriteeriume kasutakse kategooriate moodustamisel?
2) emotsionaalne komponent (ingl. k. affective), mille moodustavad tunded, suhtu­­mi­sed ja meeleolud, mis on antud nähtusega seotud. Siin tajub inimene, milline on tema jaoks subjektiivne tasu või karistus, kui ta vastavale hoiakule käitub. Emotsionaalsus kujuneb sageli eelneva kogemuse baasil, mis tekitab ootused. Need on nähtustevahalised emotsionaalsed assotsiatsioonid. Ühiseid üritusi põlgav töötaja ilmselt tajub neid enda jaoks ebameeldivatena.
3) käitumuslik komponent (ingl. k. behavioral), milles sisalduvad hoiakuga seon­du­vad käitu­misviisid, võimed ja soov neid järgida. Käitumuslik komponent võtab kokku inimese mõtted sellest, kuidas ta peaks antud olukorras tegutsema. Ühisüritustesse vastumeelselt suhtuv töötaja püüab leida põhjusi, kuidas lahkuda enne kogunemise algust.
Hoiakute muutmise on üheks näiteks on veenmine . Lihtsamad veenmise käsitlused analüüsivad, kuidas suhtlemissõnumit koostada ja edastada nii, et hoiak muutuks soovitud suunas. Veenmisel on tähtis, milline on hoiaku muutmisele suunatud sõnum ehk stiimul, mille vahendusel planeeritakse suhtumist muuta. Need aspektid võtab kokku joonis 2.4.
Joonis 2.4. Hoiakute muutmine.
Teabe allika usaldusväärsus on emotsionaalse iseloomuga ning seetõttu võib olla väga suure kaaluga tegur. Usaldusväärsetena tajutakse tavaliselt neid, keda peetakse oma ala asjatundjateks või kes tunduvad teadvat, mida räägivad. Teabe edastaja meeldivus (sh. väline) on samaväärselt tähtis kui usaldusväärsus. Meeldivus on üks teisele inimesele suunatud hoiakutest. Sõnumis etendavad rolli argumentide sisu, pikkus, järjekord ning korduste arv. Vahel tundub üllatav, aga uut hoiakut pooldav veenev sõnum peab sisaldama pisut ka uue hoiaku vastu suunatud teavet. Kõige tugevamad pooldavad argumendid peaksid olema sõnumi keskele paigutatud. Liiga pikka sõnumit on raske jälgida ning vahel on vajalik ka kordamine. Tähelepanu tuleks pöörata ka sellele, et uus ja vana hoiak poleks liialt sarnased või hoopis liialt erinevad. Vastuvõtja osalusmäär tingib, kui tõsiselt mõjutatav sõnumiga tegeleb. Osalus on aktiivsus, mida inimene ilmutab probleemide lahendamisel. Kõrge osalusmääraga on inimene tavaliselt otsustamisel siis, kui otsus on tema jaoks tähtis. Madala osalusmääraga ehk väiksema aktiivsusega toimib inimene siis, kui tulemus ei ole talle väga oluline. Sõnumi vastuvõtja individuaalsete omadust tõttu võivad argumendid olla erineva veenmisjõuga.
Kui sõnumi vastuvõtja saab ise teha järeldusi, on hoiaku muutmine tõenäolisem kui liiga selgelt antud teate puhul. Kaasa mõtlemine kujundab kõrgema osalusmäära. Sõnumi vastuvõtja iseärasused on seotud tema sotsiaal-demograafiluste tunnustega, kuid ka teiste asjaoludega. Näiteks, omandamisvalmidusega, uuenduste vastuvõtlikkusega, mina-pildiga.

Eksamiülesanne 6

Teile esitatakse situatsioon, mille alusel palutakse koostada hoiaku muutmise plaan. Selleks:

Määratleda hoiak (kelle või mille suhtes? milline? millise tugevusega ?).

Välja tuua hoiakud komponendid (olemasoleva teabe põhjal, koos autoripoolsete põhjendustega).

Koostada intervjuu plaan ( intervjuu eesmärk, 5 intervjuu küsimust ja intervjuu korraldamise põhimõtted), millega kogutakse teavet, et hoiakut muuta.

Koostada plaan sõnumiks (joonis 1.7), millega muudetakse hoiakut. Palun tooge välja millised aspektid ja kuidas Teie arvates hoiaku komponente muudavad.

Tooge näide ühest oma hoiaku muutusest. Näites rakendage hoiakute komponentide käsitlust.

Eksamiülesanne 7

Palun iseloomustage ühte juhtumit teeninduses (ca 6-8 lausega), kus töötajate hoiakud takistasid klientide korrektset teenindamist. Tooge välja millised või milline hoiak tekitas probleeme. Palun koostage 3minutilise ettekande tekst selle ettevõtte (või analoogsete ettevõtete) juhatajatele.
Teema: Hoiakud teeninduses
Auditoorium: teenindusettevõtete juhatajad
Ettekande koostamiseks tuleks valida sobivad mõisted ja näited, mis iseloomustavad, kuidas klienditeenindajad peaksid oma hoiakuid jälgima. Palun kasutage ettekande koostamiseks ühte täiendavat kirjandusallikat (vastuses tooge ära viide sellele kirjandusallikale).
Ülesandes hinnatakse: 1) ettekande struktuuri; 2) sisu (mõistete rakendamise oskust); 3) näitlikustamist (näidete sobivus sihtauditooriumile ja joonised).

2.5. Väärtused

Inimesed teevad pidevalt valikuid , eelistades ühte asja või seisun­dit teisele. Seejuures armastavad nad rohkem tegelda meeldi­vate asjade ja näh­tus­ tega . See protsess on suuremal või vähemal määral teadvustatud. Inimese väärtused on üheks valiku tegemise kriteeriumiks. Need iseloomustavad nähtuste ja objektide tähtsust nii inimesele, grupile, organisat­sioonile kui ka ühiskonnale.
Väärtus on mõiste soovi­ta­vast, mis mõjutab kätte­saadavate teguviiside, vahendite ja eesmärkide vali­kut ning on mit­me­sugustele nähtustele anta­vate hinnangute ideaalkriteeriumiks.
Väärtused on abstraktsed ning neid pole võimalik vahetult jälgida. Väärtustele tunnusteks on, et nad:
1) pole vahetult vaadeldavad ega jälgitavad ega kombitavad;
2) on seotud moraaliga;
3) väljendavad inimeste ettekujutust soovitavast.
Viimastel aastakümnenditel räägitakse palju väärtustest, sest need võimaldavad analüüsida mitut kaasaegse ühiskonna probleemi. Kui keskkonnas on palju valikuvõimalusi, siis tuleb üksikisikutel ja organisatsioonidel sageli otsustada, millist nendest järgida. Nendel puhkudel võib piltlikult öelda, et vaadatakse väärtuste peeglisse ja otsustatakse. Väärtustega kooskõlas olevat valikut tajutakse kui sisemist sundi ning seetõttu on nähtusel tugev seos motivatsiooniga.
Eespooltoodu alusel võib öelda, et väärtus pole füüsiline objekt. Väärtuste tähendus on kodeeritud paljudesse omavahel seotud märkidesse, millest arusaamine nõuab ühiseid kogemusi. Näiteks ei saa raha pidada väärtuseks siinses tähenduses, aga rikkus on väärtus, sest see on üheks otsustamise kriteeriumiks paljudes inim­­gruppides. Külluslikkust ja rikkust võib hinnata heaks või halvaks. Mõnikord väljendatakse rikkust rahalises vääringus, kuid see võib ilmneda ka toidutagavara suuruses. Ajaloost on teada palju ajajärke, mil raha on muutunud kasutuks objektiks . Väär­tu­sed tulevad ilmsiks seeläbi, et ühistegevuses omistatakse teata­va­tele objektidele või nähtustele positiivset või negatiivset tähtsust.
Väärtused ja hoiakud on omavahel seotud, kuid nende vahel pole ühest vastavust. Inimese väärtused ja hoiakud moodustavad ter­vikliku süsteemi, milles kõik on omavahel loogiliselt seotud. Üks väärtus võib kujundada mitmeid hoiakuid (joonis 2.5). See asja­olu on üheks põhjuseks, miks väärtusi ja hoiakuid on raske uurida ning nende abil inimeste tegelikku käitumist prognoosida.
Joonis 2.5. Hoiakute ja väärtuste koostoime (Hollander 1967: 118).
Käitumisteadustes võttis väärtustüüpide mõiste kasutusele Spranger , kelle teooria alu­seks olid ajalooliselt väljakujunenud ühiskonnaelu vormid: majandus, teadus, kunst , religi­oon, riik ja ühiskond. Sellele vastavalt eristati teoreetiku, ökonomisti, esteedi, sotsiaalne, poliitiku ja religioosne väärtustüüp. Sprangeri väärtus­tüüpide alusel koostasid Allport ja Veron 1931 . aastal küsi­mus­tiku, mistõttu peetakse neid antud teooria edasiarendajaiks ja vahel omistatakse neile väärtustüüpide klassifikatsiooni loomise idee.
Nende mõistete seoste igakülgset käsitlemist peetakse16 üheks Rokeachi uuenduslikuks panuseks väär­tuste uurimuste korras­ta­misel ja korraldamisel. Rokeach kasutas mitmesuguseid alli­kaid, leidmaks sobivat väärtuste loetelu , näiteks Ameerikas ja teistes paikkondades aval­da­tud kirjandust, magistri ­üli­õpilaste enese­koha­seid ülestähendusi, intervjuusid. Uuri­mis­metoodika lõpliku ver­siooni aluseks oli 555 omadust, mis valiti Allporti klassikalisest uurimisest. Väärtuste taksonoomia aluseks on eeldused, et kultuur kujun­dab väärtused, mis avalduvad väga erinevates ühiskonnaelu valdkondades ja ühe inimese väärtuste hulk pole eriti suur, kuid nende esinemismäär on iga­ühel erinev ning need moodustavad väärtussüsteeme. Väärtuste klassifitseerimisel on kasu­ta­tud dihho­toomia võtet ehk need on jagatud kaheks.

• põhiväärtused ehk soovitavad seisundid peegeldavad soove, mida inimesed tahavad saavutada elu jooksul. Need on nagu oodatavaks lõpp­tulemuseks. Siia hulka kuuluvad elutarkus , mugav elu, rahvuslik julge­olek jne. Rokeach ütleb, et põhi­väärtuste kõige lihtsamaks süstemati­seeri­ mise võimaluseks on neid jagada enesele ja ühiskonnale suunatuteks ehk isik­sussisesteks ja isikutevahelisteks.
  
• tugiväärtused ehk abistavad väärtused aitavad kaasa ja või­maldavad valida sobivat käitumisviisi. Tugiväärtused on näi­teks abivalmis, aus, loogi­line ning need näitavad teed, kuidas lõpptulemuseni jõuda. Ka tugiväärtused jagab Rokeach kaheks: moraalseteks, mis suunatud isikutevahelistele suhe­tele, ja pädevusväärtusteks, mis on seotud enese­teostusega ja orienteeritud valdavalt isikule endale. Põhi- ja tugiväärtusi on Rokeach’i klassifikatsioonis 18.
  

Kõik väärtused on iga inimese jaoks erinevas tähtsuse järjekorras kui elu põhimõtted. Rokeach tõdeb, et inimene võib tunnetada väärtuste konfliktsust, näiteks on tõenäoliselt situatsioone, milles vastanduvad aus ja armastav ning kujutlusvõimeline ja loogiline, kui need on üheaegselt tähtsad. Indiviidi tasandi väärtuste diver­sifikatsioon ehk erinevate tõekspidamistega inimesed on orga­ni­satsiooni arengu res­sursiks. Seetõttu on otstarbekas organisat­sioonis kujundada teatavat tolerantsust erinevate vääruste suhtes.
Inimeste väärtussüsteem on kombinatsioon erinevatest väärtustest ning see kogum mõjutab organisatsiooni liikmete käitumist mitmeti. Väärtustel on eriline roll sellistes keerukates otsustes, mis kujundavad eetikat, petturlust ja lojaalsust. Nendes nähtustes tuleb ilmekalt esile, et väärtuste tundmine võimaldab prognoosida ja ka teataval määral suunata organisatsiooni liikmete käitumist.
Ärieetika alustaladeks on ausus ja õiglus. Ausus on faktide ja reaalsuse esitamine sellisena nagu nad esinevad, kusjuures tõlgendamisel ei muudeta nende sisu ega olemust. Aususel on isikute jaoks erinev tähendus ning sageli räägitakse palju enam ebaaususest. Organisatsioonis võib ilmneda mitut liiki ebaausat käitumist. Näiteks ettevõtte vahendite omakasupüüdlik kasutamine, hilinemine, töö aeglustamine, töövahendite kahjustamine, hoolimatus jne. Üheks keerukamaks olukorraks organisatsioonis on petturluse juhtumid.
Ärieetika selgitab, kuidas inimesed lahendavad tööl vastukäivate huvi­dega konflikte. Ärieetikat saab määratleda kui äritegevuse analüüsi, milles pööratakse erilist tähelepanu kõlbelisele adekvaatsusele. Praktili­semat laadi määratluse järgi on ärieetika otsustamisalternatiivide kõrvu­tamine eetiliste kriteeriumite alusel.
Eetika printsiibid esitatakse üha sagedamini eetikakoodeksites, milles keskendutakse organisatsiooni normidele või väärtustele, mille järgimist peetakse loomulikuks. Eetikakoodeksite sisu informeerib ja mõjutab organisatsiooni liikmeid ning seejuures annab ka ümbritsevasse keskkonda teavet organisatsiooni liikmete käitumisstandarditest.
Indiviidi väärtused aitavad selgitada, kuidas petturlust ennetada. Petturluseks on vaja kolme teguri ole­masolu: väliste asjaolude sur­vet, mis sunnib petma; võima­lust petta ja mõnda aega seda varjata; võimet õigustada pettur­lust enda ees. Peaaegu igas pet­tuse­juhtumis on kõik kolm tegurit ole­mas (joonis 2.6).
Joonis 2.6. Petturluse kolmnurk .
Surve võib olla materiaalne, sotsiaalne või moraalne . Materiaalne surve on enamasti seotud rahaliste raskustega, mis võivad olla ka kujutletavad. Petma sunnib rahaline surve, mis tuleneb sellest, et inimesel võivad tekkida võlad või soovib ta elada luksuslikumalt kui tema sissetulekud võimaldavad. Sotsiaalne surve tuleneb suhe­test. Selle puhul tahetakse kellelegi kätte maksta või arva ­takse, et niikuinii saadakse partnerlusest vähem kasu kui teine pool saab.
Moraalne surve on seotud tõekspidamistega, mis sun­nivad oma partnerit petma. Näiteks pühendumine mõnele grupile võib aval­dada survet nii, et selle grupi väärtuste ja heaolu nimel ollakse nõus oma partnerit petma.
Võimalus seisneb keskkonnaga seotud asjaolude kasutamises sel­leks, et partnerit petta. Kui inimesel on tugev surve oma partneri petmiseks, siis leiab ta ka sageli võimalusi. Ebakorrektselt või läbimõtlematult sõlmitud kokkulepped või lepingud loovad sel­leks eeldused, mis realiseeruvad ebapiisavas ja pinnapealses oma­vahelises suhtlemises ning tagasisides ja erimeelsuste tähele­panuta jätmises. Organisatsioonilises kontekstis võib öelda, et igapäevane tegevuspraktika annab petturitele võimaluse väär­tegu­ deks ning nende varjamiseks. Uurimustes on näidatud, et pettur­luse ennetamiseks ei piisa organisatsiooni väärtuste deklareeri­misest, sest need võivad tegevuspraktikast tuntavalt lahkneda. Seega: organisatsiooni üksikud liikmed sõltuvad nii organisat­siooni­siseses kui ka organisatsioonidevahelistes partnerlussuhetes oma organisatsiooni tegevuspraktikast, mis annab võimaluse või ennetab partneritega seotud ebekorrektsust ning nende ninapidi vedamist.
Eneseõigustus on petturile vajalik, et säilitada teatud austust enese vastu. Petturlusega võitlemisel arvatakse tavaliselt, et kontrolli tugev­damine lahendab selle probleemi. Palju harvemini pööra­takse tähelepanu petturite motivatsioonile või eneseõigustusele. Indiviidi väärtused võimaldavad analüüsida, kuidas pettur saab ennast õigustada. Inimese väärtused on käitumise standardid, mis näitavad talle sobivaks peetavaid käitumisviise ning nende järg­mine võimaldab endast lugu pidada. Väärtused kujundavad ideaa­lid, moraali aluspõhja ning loovad motivatsiooni.
Moraalsete väärtuste jälgi­mist peavad inimesed loomupäraseks ning neid seostatakse ka organisatsioonilise lojaalsuse ja pettur­luse probleemidega. Lojaalsuse tunnused on järgmised:

• organisatsiooni liige peab olema truu oma organisatsioonile ega tohi teise orga­ni­sat­siooni deserteerida. See väärtus on suunatud organisatsiooni säilitamisele;
  
• organisatsiooni liige peab toetama organisatsiooni eesmärke ja ideoloogiat ;
  
• lojaalsuse nagu teistegi moraalsete väärtuste funktsiooniks on organisat­siooni ees­märkide ja nende saavutamise viiside kaitsmine. Väärtused annavad võimaluse eesmärkide inter­pre­teerimiseks ja neist arusaamiseks.
  

Lojaalsusega võib kaasneda kaks peamist probleemi. Esiteks, võidakse olla lojaalne sellele, kes/mis ei vääri lojaalsust ja teiseks, ei olda lojaalne sellele, kes/mis vääriks lojaalsust. Ideaalsel juhul on lojaalsus nagu sõpruski sümmeetriline. Lojaalsus ei tähenda kuu­le­kust, vaid hoolimist. Kuulekas inimene püüab täita korraldusi ning ootusi, kuid lojaalne inimene on nõus organisatsiooni heaolu nimel ka konfliktide pinget taluma.
Väärtushinnanguid ei saa inimesele õpetada, need omandatakse teiste inimeste jälgimise ja jäljendamise käigus. Väärtuste uurimi­sele pööratakse suurt tähelepanu nii majanduses kui poliitikas. See on vajalik valijate või tarbijate käitumise ennustamiseks, sest väärtuste alusel teevad inimesed valikuid. Väärtuste abil võib prognoosida valikuid nii pikemas perspektiivis kui lühemaks perioodiks. Juhtimises aitavad väärtused mõista inimese käitumise sügavamaid põhjusi ning neid võib vaadelda kui motivatsiooni allikaid , sest oma ideaalide poole püüeldes teevad inimesed sageli suuri tahtepingutusi ning see protsess kui ka tulemused annavad inimesele võimaluse enesest lugu pidada.

Eksamiülesanne 8

Palun analüüsige järgnevat juhtumist petturluse kolmnurga (joo­nis 2.6) valguses.
Näide Rokeachilt: Küsitleti ühe firma 131 naistöötajat. Neist 39% tagas­tas kirjutamiseks antud pliiatsi ja 61% ei teinud seda. Leiti erinevusi ka uuritavate väärtushinnanguid kajastavates vastustes. Pliiatsi tagastajad olid ausust tunduvalt kõrgemalt hinnanud kui ülejäänud. Autorid imes­tasid, et need, kes pliiatsi tagastamata jät­sid, olid jälle abivalmidust palju tähtsamaks pidanud kui tagas­ta­jad.
a) seostage eelpool toodud juhtum indiviidi väärtustega;
b) Palun avaldage oma arvamust, kas pliiatsi mittetagastamine on pet­turlus või mitte.
c) Palun tooge analoogseid näiteid töisest tegevusest.

2.6. Mina-pilt ja emotsioonid

Kas peeglisse vaatav inimene näeb ennast sellisena nagu teised teda näevad? Ilmselt mitte, sest ka teised tajuvad teda erinevalt. Küll saab peeglisse vaataja ainest, et kujundada ettekujutust iseendast, mis on üheks mina-pildi osaks. Mina-pilt on kujutlus iseendast ja enesest teadlikuks olemine ehk peegeldab milliseks inimeseks inimene ennast peab . Minapilt sisaldab järgmisi aspekte :

• kuidas inimene tajub end;
  
• mida inimene mõtleb endast;
  
• kuidas ta end hindab;
  
• kuidas ta püüab oma väärtust tõsta või kaitsta teiste arvamuste eest.
  

Mina-pilt kujuneb siis, kui inimene vaatab ka nn.sotsiaalsesse peeglisse, milles ta näeb, kuidas teised tema omadusi ja käitumist tõlgendavad ning temasse suhtuvad.
Sageli huvitab inimesi see, kas suhtluspartner on avameelne, siiras ja kas ta väljendas oma tegelikke seisukohti ehk tahetakse teada, milline inimene tegelikult on. Seda on raske mistahes võttega üheselt määratleda, sest igas inimeses on koos palju tahke.
Igas inimeses on omadusi või tundeid, mida ta hästi tunneb ning teadvustab. Neist arusaamine on omandatud kasvamise ja arengu käigus. Igapäevane koostegevus erinevate inimestega täiendab inimese ettekujutust iseendast. Siiski, vaatamata paljudele kogemustele või isegi süstemaatilisele analüüsile, võib igas inimeses olla midagi, mida ta enda kohta varem pole teadnud . See uus arusaam ei pruugi olla uudne ümbritsevatele inimestele, kes kogu aeg on teadlikud antud omadusest. Kuid ka ümbritsevate inimeste terasele vaatlemise alt võivad välja jääda mõned omadused, mis tulevad ilmsiks näiteks kriisiolukordades.
Eelpool kirjeldatud mõtteviis võimaldas kahel teadlasel — Lufthil ja Inghamil luua mudeli, mida nimetatakse JOHARI aknaks. Nimetus tekkis teadlaste eesnimede (Josph ja Harry ) ajel . Johari aken näitab, kuidas inimene kasutab enese ja teiste kohast teavet. Mudel on saadud kahe teguri: tuntud /teadaoleva ja tundmatu/ mitteteadaoleva varieerimisel.
Joonis 2.7. JOHARI aken.
Avatud ala moodustavad inimese tunnused ja omadused, millest ta ise ning samamoodi teised grupiliikmed on teadlikud. Avatud alas toimuv käitumine on kõigile tuttav ja kõik mõistavad, kuidas inimene käitub ehk kõik tunnevad mängureegleid. Varjatud ala sisaldab teavet, mis grupiliikmele iseendale teada, aga teiste eest on varjatud ja peidetud. Varjatud alas on teave ja arvamused, mis on teada ainult isikule endale ning neid ei taheta teistele rääkida. Kui arusaamatused puudutavad seda ala, siis teised grupiliikmed nagu küsiksid probleeme tekitanud grupiliikme käest “Mis sul nüüd viga on?”.
Pime ala on selline teave, mis ümberolijatele on teada, kuid isik ise pole sellest teadlik. Selle ala domineerimisest mõjutatud käitumine on isikule endale teadvustamata , kuid teistele ilmne. Arusaamatuste korral iseloomustab seda situatsiooni küsimus “Miks mind valesti mõisteti?”. Tundmatu ala esileasetamine toob isiku kohta välja sellist teavet, millest ei ta ise ega teised pole antud hetkel teadlikud. Siinsed sündmuste arengud on kõigile ootamatud ning toimuvad sageli äärmuslikes olukordades. See on kõige suurem reserv arenguks avatud ala suunas.
Inimesed suhtuvad nii endassse kui teistesse teataval määral subjektiivselt . Üheks põhjuseks on emotsioonid ehk keerukad subjektiivsed mustrid , milles väljenduvad inimese reaktsioonid eluliselt oluliste taotluste ja toimetuleku suhtes. Emotsioonide (tundmuste) kandjaks on inimene, kes neid läbi elab. Seetõttu on tundmused alati subjektiivsed. Meeleolu on pikemat või lühemat aega kestev emotsionaalne seisund, mis mõjutab teisi psüühilisi protsesse pikema aja jooksul.
Emotsioonid on laiaulatuslikud reaktsioonid, sest nad on seotud inimese bioloogilise, psühholoogilise ja sotsiaalse poolega ning need tekivad lähtuvalt inimese eesmärkidest. See asjaolu võimaldablki emotsioone jagada positiivseteks ja negatiivseteks. Positiivsed emotsioonid (näiteks, õnn, uhkus, armastus) kujunevad inimese taotluste seisukohalt soodates ning negatiivsed emotsioonid (näiteks, viha, kurbus , põlgus) ebasoodastes olukordades. Emotsioonid ärgitavad inimest olukoradele reageerima ning sest valmistavad nad kogu organismi tegevuseks ette Emotsioonid täidavad hinnangut kujundavat, ajendavat ning tähelepanu suunavat rolli. Emotsioonide omadusteks on
1) polaarsus ehk vastandlikkus tähendab, et tundmused esinevad vastandlike paaridena;
2) ambivalentsus ehk kaksipidisus seisneb selles, et ühel ja samal ajal on võimalik vastupidiseid tundeid läbi elada.
Inimorganismi koormuse ümberjaotumine ja liikumisvaegus on viinud selleni, et emotsioonidega seotud organismisisesed muutused ei leia väljapääsu. Ka on tõusnud psüühiline pinge, mis tuleneb vastutusrikastest ametitest ning elukeskkonna saasatamisest. Kui neile lisanduvad lähisushte probleemid või kaasasünndinuf närvisüsteemi hälbed, siis on oht, et emotsioonid tekitavad inimesle tõsist muret. Isiku sisemised vastuolud võivad avalduda mitmesuguste seisunditena. Kõige sagedamini kasutatakse pingete mõju kirjeldamisel stressi mõistet. Stress on kestvate ja korduvate ärritajate toimel tekkiv pingeseisund. Stressil võib olla positiivne mõju, sest see mobiliseerib inimest tegutsema. See seisund võib esile kutsuda vastupidavust, aktiivset tegevust ja organismi ressursside kasutamist. Peamiselt käsitletakse siiski stressi negatiivset mõju organismile. Stress võib põhjustada rahulolematust iseenda ja ümbritsevaga, närvilisust, häireid mõtlemises. Stressis olev inimene tunneb end sageli väsinuna ning on vastuvõtlikum mitmesugustele haigustele.
Stress kujuneb siis, kui inimene kohtab ülejõukäivaid ülesandeid ning teeb korduvaid pingutusi raskuste ületamiseks. Juhid teevad tööalaseid pingutusi väga erinevatest eesmärkidest lähtudes. Saavutusmotivatsiooni aluseks võib olla erineva tugevusega auahnus , soov ennast teostada, kalduvus võtta vastu järjest nõudlikumaid “väljakutseid”, vajadus tõestada teistele oma võimet asjadega hakkama saada, püüe säilitada eneseväärikust või kompenseerida sellega kaasnevat ebakindlus - või nõrkustunnet.
Joonis 2.8. Stressi kujunemine.
Juhid teevad tööalaseid pingutusi väga erinevatest eesmärkidest lähtudes. Saavutusmotivatsiooni aluseks võib olla erineva tugevu­sega auahnus, soov ennast teostada, kalduvus võtta vastu järjest nõudlikumaid “väljakutseid”, vajadus tõestada teistele oma või­met asjadega hakkama saada, püüe säilitada eneseväärikust või kompenseerida sellega kaasnevat ebakindlus- või nõrkustunnet.
Juhi töös saab koguda “väljakutseid” ja toetust, kuid ka nende puudumist. Seetõttu võib ka juhi töö olla stressi allikaks. Joonisel 2.9 on esitatud neljavälja maatriks , milles eelpool nimetatud aspektid on koostoimes.
Joonis 2.9. Toetuse ja “väljakutsete” roll juhi stressi kujune­mises.
Kui juht tunneb ennast kasutuna, siis võib seisundit ise­loo­mus­tada: psühholoogiliselt lahkunud, kuid füüsiliselt jäänud.
Frustratsioon on negatiivse emotsionaalse varjundiga psüühiline seisund, mis tekib tegevuse katkemisel enne eesmärgi saavutamist. Korduv frustratsioon on inimese psüühikale ebamugav ja vahel kahjulik. Seetõttu võivad käivituda korduva frustratsiooni korral kaitsemehhanismid. Näiteks, millestki ilmajäämisel püütakse midagi reaalsemat saavutada ( kompenseerimine ) või viha väljavalmine teistele või nende süüdistamine ("patuoina otsimine").
Emotsioonidel on inimese elus vastandlik mõju- need aitavad keskkonnaga kohaneda ja teiselt poolt takistavad keskkonna kohanemist, sest tekitavad stressi. Uut tüüpi ülesanded ja suhted kujundavad inimestes mõnikord ülemäärast pinget, mis mõjutab nehgtiivselt organisatsiooni sooritust. Seetõttu kerkis 1990 aaste keskpaiku esile emotsionaalse intelligentsuse mõiste, mis tähendab võimet jõuda eesmärkideni keskkonnaga koostööd tehes. Kontseptsiooni looja Coleman võrdleb seda intelligentsuse uuringutega (IQ), mida on toimetatud juba terve sajand, ning arvab , et emotsionaalne intelligentsus võib olla samavõrd tähtis ja selles valguses kasutatakse nähtuse tähistamiseks lühendit EQ. Emotsionaalse intelligentsuse sisu on võimes teadvustada enda ja teiste emotsioone ning neid juhtida. Näiliselt lihtsa määratluse taga on suur hulk teisi psüühilisi nähtusi - motivatsioon, tahe, empaatia, teabe töötlemine, mõjutamine. Emotsionaalse intelligentsuse mõiste kasutusele võtjate arvates annb see võimaluse selgitada, miks mõned inimesed suudavad teistest paremini aru saada, ebaõnnele vaatamata jätkata tegevusi, oma reakstioone kontrollida ning meeleolu juhtida.
Emotsioonide tekkemehhanismi keerukuse tõttu pole jõutud üldtunnustatud arusaamale, milliseid aspekte tuleks EQ mõõtmisel eriliselt silmas pidada. Emotsionaalne intelligentsus avaldub viies peamises valdkonnas:
1) Oma emotsioonidest teadlikuks olemine, mis tugineb eneseteadvusele. Emotsionaalse intelligentsuse alustalaks on inimese oskus ära tunda oma emotsioone ja neist aru saada. Siin on väga oluline, et inimene õpiks tundma oma sisemisi impulsse, mis viitavad mõnele emotsioonile.
2) Emotsioonide juhtimine seisneb oskuses suunata oma meeleolu ja reaktsioone nii, et need oleksid olukorrale vastavad. Seda võimaldavad oma emotsioonide teadvustamine ja kogemused, mis omandatakse teiste vaatlemisel ning eneseanalüüsil. Emotsioonide juhtimine seostub enesekontrolliga.
3) Enesemotivatsioon annab mehhanismid , mis võimaldavad pingutada siis, kui emotsioone on vaja eesmärgi teenistusse rakendada. Inimene, kes tahab ja oskab emotsioone juhtuda, läheneb olukordadele loominguliselt, võttes arvesse üheaegselt nii üldisi seaduspärasusi ning situatsiooni eripära. Enesemotivatsioon toetab inimest ka ebamugavates ning pettumust valmistavates olukordades, et ennast kätte võtta. Seda osa emotsionaalsest intelligentsusest võib nimetada ka enesevalitsemiseks, mis aitab sundida ennast täitma tehtud põhjendatud otsust. Enesevalitsemisega inimene oskab endale allutada tugevaid ebasoovitavaid stiimuleid nagu laiskus , hirm jne. Ka võimaldab see tagasi hoida nende emotsioonide väljendusi, mida tavapärases suhtlemises heaks ei kiideta nagu viha, raev, meeleheide.
4) Teiste emotsioonide äratundmine, mis tugineb empaatiale ja teiste vajaduste aktsepteerimisele. Emotsioonide äratundmine etendab olulist rolli suhtlemisoskuses tervikuna ning on seda võimet saab elu jooksul suurel määral arendada, kusjuures emotsioonide näoväljenduste äratundmine on üheks osaosakuseks. Huvitava asjaoluna võib märkida, et emotsiooneide näoväljenduste uurimisel on selgunud , et põhiemotsioonide äratundmine on õpitav lähikeskkonnast, sest kultuurifaktor ei etenda määravat rolli selles, kuivõrd emotsioone ära tuntakse.
5) Kaaslaste emotsioonide juhtimine, mis võimaldab kujundada olukordi, kus teised oma emotsioonid allutavad eesmärkidele ning pühenduvad ühistele saavutustele . Teisisõnu, emotsionaalne intelligentsus võimaldab mõjutada teisi ennast kokku võtma ja pingutama, et teha koostööd.
Emotsionaalse intelligentsuse kontseptsioon tõstab fookusesse teema, mis 10 aastat tagasi oli organisatsioonikäitumise õpikutes tagasihoidlikult esindatud . Emotsioonid võimaldavad inimesel mobiliseerida oma ressursse ning realiseerida isiksuse tahet. Inimese tahe baseerub äratundmisele, et tema tegevus on vabatahtlik valik, milles ta oma sisemised impulsid allutab üldisemale eesmärgile. Selleks peab ta tajuma, et tal on iseseisvust, valimaks teatav käitumisviis ning otsustusvõimet, tegemaks õigeaegne ning piisavalt põhjendatud otsus, mida seejärel läbimõeldult ellu viiakse. Kui nimetatud omadustele lisandub püsivus, siis saamegi ettekujutuse, milliseid inimesi kaasaegsed organisatsioonid üha enam vajavad. Teadmised ja vilumused on suhteliselt lihtsalt omandatavad, kui inimestel on motivatsiooni ja püsivust neid omandada. Loomulikult on vaja teatavaid eeldusi, kuid sageli pole need inimese arengu nõrgemaks lüliks, vaid hoopis enesevalitsemise ja tahte puudumine.

Eksamiülesanne 9

Palun koostage ca 500-sõnaline ülevaade sellest, kuidas on omavahel seotud emotsioonid, stress, frustratsioon ja läbipõlemissündroom. Selleks rakendage vähemalt ühte täiendavat kirjandusallikat (vastuses vajalik lisada viide rakendataud kirjandusallikale). Eeldatakse, et ülevaates kajastatakse järgmisi aspekte:
1. Määratletakse emotsioonid, stress, frustratsioon ja läbipõemine.
2. Tuuakse välja mikseelpool nimetatud nähtused on omavahel seotud.
3. Esitatakse näiteid sellest, kuidas ja millised emotsioonid viivad läbipõlemiseni.
4. Näidatakse, mis on emotsionaalne intelligentsus ja kuidas see aitab emotsionaalset tasakaalu säilitada.
5. Tuuakse välja kolm soovitust, kuidas emotsioonide vahendusel läbipõlemist ennetada.
Palun illustreerige oma vastust joonisega. Teemaga seonduva joonise lisamine võib selle ülesande hinnagut mõjutada kuni 10%.

III. GRUPID, MEESKONNATÖÖ JA SUHTLEMINE

3.1. Gupp ja selle käsitlemise alused

Grupp on kooslus , mis mõjutab inimese käitumist ja enesetunnet ning võimaldab hakkama saada väga mitmesuguste ülesanne­tega. Grupis toimuvate nähtuste analüüsimisega tegeleb sotsiaalpsühholoogia, mille üheks põhimõisteks on „grupp“. Sotsiaalpsühholoogia käsitleb neid käitumise seaduspärasusi, mis tulenevad inimese sotsiaalsusest ehk teisisõnu, kuidas teiste inimeste tegelik või kujuteldav kohalolek mõjutab inimese käitumiskavatsusi või käitumist. Töise tegevuse analüüsimisel on sotsiaalpsühholoogiliste selgituste osakaal kasvanud. Üks põhjustest peitub selles, et grupid aitavad paindlikult ühendada organisatsiooni amet­likke ja mitteametlikke suhteid ning mitmekesistada igapäevatööd. Erinevad grupid ja nende liikmete omavahelised kontaktid seovad organisatsiooni tervikuks.
Sotsiaalne grupp (edaspidi, „grupp“) on inimeste ühendus, milles kaks või rohkem inimest tegutsevad koos ühise eesmärgi nimel. See määratlus hõlmab kõiki grupi olemuse seisukohalt olulisi aspekte, kuid on üsna üldsõnaline. Uurimused on näidanud, et inimesed tunnetavad oma kuuluvust gruppi siis, kui neil on võimalused ühistegevuseks, nad on vastastikuses sõltuvuses, jagavad ühist eesmärki ja osalevad koordineeritud tegevusesiii. Töögrupi tegevust saab kirjeldada sotsiaalpsühholoogia mõistetes.
Sotsiaal­psühholoogias on võimalik tegevuse soovitavaid ja ebasoovitavaid tulemusi väljendada suhteliselt täpsete mõistetega. See aitab nähtusi mõista, prognoosida ja isegi mõjutada. Otstarbekas on lisada, et grupi mõiste kasutamise kor­ral peetakse tavaliselt silmas nn. väikest gruppi, milles grupi liikmed tajuvad, et nende vahetu suhtlemine on reaalselt võimalik.
Mitteametlikud ja ametlikud grupid ei eksisteeri sõltumatult. Nende gruppide omavahelised seosed loovad organisatsiooni liikmete jaoks sotsiaalse reaalsuse, milles nad peavad tegema otsuseid, keda toetada, kuidas käituda, mida pidada õigeks või valeks. Gruppide erinevusi ei too välja organisatsiooniskeem, vaid pigem saab sellest ettekujutuse kui võrrelda grupi toimimisega seotud aspekte.
Tabel 2. Mitteametlike ja ametlike gruppide võrdlus
Võrdluskriteerium
Mitteametlik grupp
Ametlik grupp
1. Struktuur
a) lähtepunkt
b) põhjendus
c) tunnused
spontaanne
emotsionaalne
dünaamilised
planeeritud
ratsionaalne
püsivad
2. Positsiooni terminoloogia
roll
amet
3. Eesmärgid
Liikmete rahulolu
Kasumlikkus või ühiskonna teenimine
4. Mõjutamine
a) lähtekoht
b) tüüp
c) suund
Isiksus
Mõju
Alt üles
Positsioon
Võim
Ülevalt alla
5. Kontrolli-mehhanismid
Füüsilised või sotsiaalsed sanktsioonid
Vallandamise ja madalamale tööle viimise oht
6. Suhtlemine
a) kanalid
b) võrgustikud
Mitteametlik infovõrk
Ebaselgelt määratletud, läbivad tavapäraseid suhtlemisvõrgustikke
Ametlikud kanalid
Selgelt määratletud, järgivad ametliku suhtlemise suundi
7. Skeem
Sotsiogramm
Organisatsiooniskeem
8. Muud küsimused
a) keda liikmeks võetakse
Ainult neid, keda aktsepteeritakse
Kõik töögrupi liikmed
b) omavahelised suhted
Tekivad spontaanselt
Ametijuhendiga ette nähtud
c) liider
Kujuneb grupi liikmete hulgast
Määratakse organisatsioonist
d) ühistegevuse baas
Isiksuse tunnused ja staatus
Töökohustused või positsiooni lojaalsus
e) ühendus alus
kohesiivsus
ametlik seotus
Organisatsiooni toimimine sõltub grupis peituvate võimaluste kasutamisest ning ohtude ennetamisest. Gruppide funktsioone or­ga­nisatsioonis saab iseloomustada grupeerumisprotsessi eelis­te varal , sest need hõlbustavad organisatsioonilise tegevuse korraldamist. Inimesed koonduvad või ühinevad gruppidesse ja see mõjutab protsesse organisatsioonis ja aitab lahendada mitmeid probleeme.
Ametlike gruppide liigid on kokkuvõtvalt esitatud tabelis XXX.
Tabel 3. Ametlike gruppide liigid
Grupi liik
Fookustegurid
Tööülesannete täitmise grupp

Sisemine koordineerimine

Suhete ja ülesande nõuete tasakaalustamine

Standardite järgimine
Komiteed, nõukogud

Planeerimine

Teiste tegevuse hindamine

Teiste tegevuse koordineerimine
Otsustusgrupp

Teabe kogumine

Teabe hindamine

Otsustamine
Probleem-lahendusgrupp

Probleemide määratlemine

Probleemide lahendamine

Lahendusprotsessi kontrollimine
Kvaliteedi­ring

Kvaliteediga seotud probleemide määratlemine

Teabe kogumine

Lahenduste planeerimine
Võib püstitada küsimuse, miks grupid võimaldavad täita nii mitme­kesiseid rolle. Vastus peitub inimese sotsiaalses loomuses . Grupp rahuldab olulisi sotsiaalseid vajadusi nagu prestiiži- ja suhtlemisvajadus. Grupid pakuvad ka kõrgelt hinnatud tasu  tagasisidet, mida üksikisik endale tekitada ei saa. Tagasiside vajadus paneb inimesed teistele nn esinema ehk teisisõnu, grupp rahuldab esinemistarvidust, moodustades selleks vajaliku publiku . Teiste oletatava hinnanguga tõttu, käivituvad ülesan­nete täit­misel täiendavad motivatsiooni­mehhanismid, võr­relduna üksinda tegut­se­misega ning neid võib nimetada ergutusmehhanismideks.
Kuna grupp koosneb mitmest liikmest, siis pole võimalik, et üks grupi liige kogu grupi tähelepanu endale saab. Selline grupp ei suudaks oma ülesandega ja suhetega seotud eesmärke täita. See­pärast on grupis mehhanismid, millega üksikisik allutatakse grupile kui tervikule. Nende vahendusel on võimalik grupi liikmete tege­vust reguleerida ja mõjurite kombinatsioone võib nimetada regulatsioonimehhanismideks.
Kuid liiga tugev ohjamine vähendab omakorda loomingulisust ja teisi motivatsiooni. Grupi juhtimine seisneb ergutavate ja regu­leerivate toimemehhanismide tasakaalustamises. Grupi stabiil­suseks on vaja rakendada ergutavaid kui ka reguleerivaid mehha­nisme ja veelgi enam, tunnetada, millises suunas ühel või teisel hetkel grupi tegevust tuleks juhtida. Seetõttu võib grupi suunamist võrrelda hoburakendi juhtimisega, kus sihtpunkti jõudmiseks tuleb tajuda ümbritsevat keskkonda ja sellele vastavalt hobu­rakendit juhtida (joonis 3.2). Metafoor toob esile, et nii nagu hoburakendi juhtimisel on ka grupi juhtimisel vajalik mõelda, millisesse suunda tahetakse jõuda ning valida rakendiga koos­kõlas olevad mõjutamise võtted.
Joonis 3.2. Metafoor grupi analüüsimiseks.
Võrdlust iseloomustavale joonisele 3.2. on kantud teinegi dihho­toomiline jaotus, mille järgi grupis toimuvat analüüsitakse grupi tunnuste ja psühholoogiliste tunnuste vahendusel. Ühelt poolt, grupid koosnevad konkreetsetest inimestest ning grupeerumist saab iseloomus­tada mitme tunnuse kaudu.
Grupi tunnused näitavad, mille poolest grupid sar­na­nevad või üksteisest erinevad.
Grupi tunnused on väliselt hõlpsasti eristatavad, sest nad on seo­tud grupi suuruse, moodustamisviisi, kestuse ning liikmete sot­siaal-demo­graafilise tagapõhjaga ehk kompositsiooniga .
Teiselt poolt, grupp mõjutab oma liikmeid mitmesuguste varjatud me­h­ha­nismide kaudu3. Mõnes olukorras ta piirab indiviidi tege­vusvabadust, teises julgustab olema vaba kõigist piirangutest. Grupi mõju toimib mitmesuguste varjatud mehhanismide kaudu. Osa mehhanisme, mis grupi liikmeid mõjutavad, on kirjeldatavad grupi psühholoogiliste tunnuste kaudu.
Grupiomadusi võib nimetada ka grupi psühho­loo­gi­listeks tunnusteks, mille toimel kujunevad gruppi kooshoidvad mehhanismid.
Neid võib nimetada ka grupi omadusteks, sest need tule­vad ilmsiks nähtuste-sünd­mus­te koos- ja vastas­mõjus.
Grupi omaduste mõistmiseks on vaja rakendada abstraktseid mõisteid ja grupi tunnused kujundavad unikaalse koosluse, milles grupi omadused teataval määral erinevalt toimivad .
Grupi suurus avaldab mõju sellele, kui palju ideid ja muid res­sursse on grupis. Iga liige toob kaasa oma kogemused ja tead­mised, mistõttu suurema liikmete arvuga grupis on rohkem potent­siaali ülesannetega toime tulekuks. Grupi liikmeid võib moti­veerida suurem grupp intensiivsemalt esinema, sest pealt­vaatajate hulk on suurem kui väiksemaarvulises grupis.
Grupiprotsesside suunamise seisukohalt on otstarbekas uurida, kuivõrd muutuvad tegevuse aspektid grupiliikmete arvu muu­tudes. Tabelis 4 välja toodud seaduspärasused näitavad, et grupi suurenedes muutub otsustamine keerukamaks, grupiliikmete eri­ne­vused tulevad teravamalt esile ning liidri käitu­mine omandab suurema tähtsuse. See toimub töögruppides, ana­loogseid suundu­ musi täheldatakse ka teraapiagruppides. Suur grupp kaldub tege­vusest kõrvale, allub liialt liidri mõjutustele; väikeses grupis tajuvad liikmed liiga suurt indiviidile suunatud tähelepanu jne), mis pärsivad ravi. Siit järeldub, et erinevate eesmärkidega moo­dustatud gruppides on grupiliikmete arvu mõju sarnane.
Mõju kujuneb paljude asjaolude koostoimes ning seetõttu pole võimalik öelda, milline on parim töögrupi suurus. Töörahulolu, tootlikkuse, tööluuside ja käibe uurimused on näidanud, et grupi suurenedes kasvavad käive ja tööluuside hulk ning väheneb töö­rahulolu. Käibe kasvu seletatakse sellega, et suuremas grupis pole eriti mugav omavahel suhelda ning töötajatel jääb rohkem aega tööülesannete täitmiseks. Väi­kestes gruppides sooritatakse üles­anne kiiremini ja täpsemalt, kuid suurtes saadakse paremini hakkama ülesannetega, mil­­le oodatav tulemus on mitme­mõõt­me­line. Teisisõnu, suu­red grupid suudavad tõhusamalt integreerida inimeste tahet ja või­meid.
Tabel 4. Grupi suuruse mõju grupi tegevusele
Kategooria/
selle avaldumine
Grupi suurus (liiget)
2–7
8–12
13–16
Eestvedamine
Vajadus liidri järele
Väike
Keskmine
Suur
Liidri ja teiste grupi-liikmete erinevus
Väike
Nõrk/ keskmine
Keskmine/ suur
Liidri suunised ja juhtnöörid
Väike
Nõrgast keskmiseni
Keskmisest suureni
Grupiliikmete käitumine
Tolerantsus liidri suuniste suhtes
Nõrgast tugevani
Keskmisest tugevani
Tugev
Üksikute grupiliikme­te domineerimine
Nõrk
Keskmisest tugevani
Tugev
Grupiliikmete pidurda­tus
Nõrk
Keskmine
Tugev
Grupiprotsessid
Reeglite ja protseduuride formaliseeritus
Nõrk
Nõrgast keskmiseni
Keskmisest tugevani
Aruka otsuseni jõud­mise aeg
Nõrgast keskmiseni
Keskmisest
pikani
Pikk
Alagruppide kujunemise tõenäosus grupis
Väike
Keskmine
Suur
Grupiliikmete arvu muutudes muutuvad ka grupisisesed prot­sessid. Hästi iseloomustab grupi ülemist piire ütlus, et grupis peaks olema nii palju liikmeid, et oleks piisavalt ressurssi ja et grupp peaks olema nii väike, et iga grupi liige tunneks ülejäänud grupiliikmeid, ta suudaks ja tal oleks võimalus suhelda iga teise grupiliikmega. Nende tingimuste täitmisel luuakse reaalne vas­tastikune seotus ning grupi liikmed tunnetavad, et nad kuuluvad gruppi.

Eksamiülesanne 10

Janise (1982) järgi on karjamõtlemise eelduseks kõrge kohesiivsusega otsustajate grupp. Organisatsiooni struktuuris võivad olla nõrkused, mis aitavad kaasa karjamõtlemise tekkele. Need on:

• Grupi eraldatus
  
• Juhtkonna erapoolikus
  
• Otsustamisnormide puudulikkus
  
• Sarnase tagapõhja ja tõekspidamistega liikmed
  

Eelnevast lähtudes:

Palun mõelge, kuidas need kujundavad karjamõtlemise sümptomeid. Palun otsige vastuse kujundamiseks lisataevet ning käsitlege vähemalt 6 karjamõtlemise sümptomit.

Kuidas saab erinevaid otsustamistehnikaid rakendada organisatsiooni struktuurist tulenevate karjamõtlemist soodustavate nõrkuste tasanda­miseks?

Koguge ajakirjandusest näiteid, milles on käsitletud mõnda karja­mõtlemise sümptomit mõnes Eesti ettevõttes või riigiasutuses. Püüdke prognoosida karjamõtlemise mõju ettevõtte jätkusuutlikkusele.
Normid näitavad, millised käitumisviisid on grupi eesmärkidega kooskõlas. Lihtsamad normid piiravad grupiliikmete käitumist, keerukamad normid on aga terviklikud käitumismudelid.
Grupi kui sotsiaalse nähtuse seisukohalt on nor­mid peamiselt kirjutamata reeglid, mida grupi­liikmed peavad aktsepteerima.
Normid on oma olemuselt regulatiivsed mehhanismid, mis suunavad grupi liikmeid soovitavate käitumisstandardite poole. Kui teatakse norme, siis saab grupi liikmete käitumist ennustada, ennetada ebameeldivaid olukordi ning normid toovad esile ka grupi kõige olulisemad väärtused. Töögrupis võib normeerida töö hulka, kvaliteeti, ülesande teostamise viisi, distsipliini , käitumis­tavasid, rõivastust. Normid aitavad vältida kaootilist käitumist, kuid samas sõltub organisatsioon sellest, kuivõrd kooskõlalised on gruppide normid organisatsiooni eesmärkide ja normidega.
Normid peegeldavad grupi jaoks olulisi nähtusi ja suhteid. Ühe grupi normid toetavad tootlikkust, teised kvaliteeti. Organisatsiooni seisu­kohalt võib grupinorme jagada positiivseteks ehk organisatsiooni ees­märkidega kooskõlas olevateks ning organisatsiooni eesmärkidele vastan­duvaid saab nimetada negatiivseteks (Tabel 5).
Tabel 5. Positiivsete ja negatiivsete grupinormide näited
Norm, mille sisuks on…
Positiivne avaldumisviis…
Negatiivne avaldu­misviis…
Uhkustunne organisatsiooni üle
Meil on tavaks seista oma ettevõtte eest, kui seda ebaõiglaselt kritiseeritakse
Meie ettevõttes tahe­takse meid alati ära kasutada
Sooritus/ parima standard
Meie ettevõtte töötajad püüavad alati kõi­ke parimalt teha
Mis mõtet on pingu­tada  teised ei tee ju seda niikuinii
Meeskonnatöö/ suhtlemine
Meie töötajad osakavad oma kaaslasi kuulata ning nende ideid hinnata
Elame huntide karjas ja igaüks vaadaku, kui­das oma nahka hoida
Eestvedamine/
juh­timine
Meie juhid ja liidrid hoolivad tõeliselt meie heaolust
Meie ettevõttes on kõi­ge targem oma problee­­me varjata ning juh­tidest mitte välja teha
Tõhusus
Meie ettevõttes otsitakse pidevalt võim­a­lu­si tegevuse tõhustamiseks
Teeme asju nii nagu neid on alati tehtud. Mis sest, et need tegevused on oma aja ära elanud!
Grupi normide sisu, kujunemise moodused ja etapid võtab kokku joonis 3.3.
Joonis 3.3. Grupinormide sisu, kujunemise moodused ja etapid.
Normid reguleerivad vahendite ja tasude jaotamist ning üldisi omavahelisi suhteid. Viimaseid nimetatakse jaotamisega mitte­seonduvates normideks.
Rolli käsitlemisel tuuakse sageli esile paralleelid näitelaval toi­mu­ vaga ning see võrdlus kehtib sotsiaalsete rollide kui ka grupi­rollide korral.
Roll iseloomustab selle täitjalt oodatavate käitu­mis­viiside kogumit ja ning üldistab asjaolu, et teatud situatsioonides käituvad inimesed sarna­selt.
Grupisuhetes seostatakse mõiste “roll” peamiselt ootustega, mida antud grupi liikmele asetatakse. Roll määratleb indiviidi kohus­tused grupi ees ning grupis on vaja erinevaid rolle, täitmaks grupi ülesannet. Kuna rollid kujunevad eesmärkide pinnalt, siis saab nendegi osas eristada konkreetsele grupi tegevusülesandele suu­natud rolle ja teiselt poolt, grupi jätkusuutlikkusele orienteeritud rolle. Siin lähtutakse rollide klassifitseerimisel asjaolust, et grupis vajatakse ülesandele ja grupi säilitamisele-hooldamisele suunatud tegevusi ning gruppides on paratamatult osa inimesi, kes peavad oma isiklikke vajadusi tähtsamateks kui grupi ülesannet.
1) ülesanderollid ehk funktsionaalsed rollid on suunatud grupi ees seisva peamise ülesande täitmisele. Grupiliikmetel on spetsii­fi­lised ülesanded, kuid neile lisanduvad tegevused, mis tagavad grupiliikmete pingutuste ühendamise, koordineerimise ja prob­leemide lahendamise.
2) suheterollid. Suhetega seotud rolle nimetatakse ka grupi alal­hoidmise rollideks. Suhetega seotud rollide kaudu määratle­takse, millised on grupiliikmete omavahelised suhted:
3) enesele suunatud rollid. Enesele suunatud rollid keskenduvad ainult liikmete isiklikele vajadustele ning sageli “kulutavad” gruppi. Enesele suunatud rollide täitjad kasutavad gruppi nagu lava, millel soovivad teiste tähelepanu võita.

3.2. Meeskonnatöö organisatsioonis

Kui organisatsiooni liikmed räägivad oma igapäevatööst, siis kasutatavad nad sageli väljendeid „meil on hea meeskonnatöö“ või „meil puudub igasugune meeskonnatöö“. „Meeskonnatöö“ mõiste kastuselevõtu kohta võib öelda, et see on organisatsiooni tõhususe ja moraali parandamise võtete jaoks nagu vanaisa. Teisisõnu, meeskonna probleemide esile toomine oli eelkäijaks paljudele järgnevatele organisatsiooni arendamise võtete välja töötamisele. Meeskonna mõiste juurutamine on ajalooliselt ilmselt kõige innovaatilisem lähenemine organisatsiooni arendamise probleemide lahendamisel, sest tõi fookusesse mõtte, et enne kui asutakse mistahes viisil sooritust parandama, peaksid grupi liikmed olema koostöövõimelised.
Meeskonnatöö on planeeritud ja süstemaatiline protsess, et parandada ühiste eesmärkide saavutamiseks tehtavat koostööd. Ka teises määratluses rõhutatakse, et meeskonnatöö on progress ehk täiustumine, mis tekib arengusiv. „Meeskonnatöö“ mõiste juurutamine sai tõuke T-gruppide koostöö harjutustest 1950. aastatatel. T-grupid (ingl. k. training groups) ka eneseanalüüsitreeningu (sensitiivsus-) grupid, on 10-12-liikmelised üksteisele võõrastest inimestest kokku pandud kooslused, kus inimesed grupijuhi suunamisel harjutavad, kuidas olla inimestevahelises suhtlemises tõhusamv. Osalejate püütakse anda võimalus, et nad saaksid kujundada endale pildi, kuidas teised neid tajuvad ning seetõttu on oluline roll vastastikul tagasisidel. Indiviidi oma käitumise kõrvalt, pööratakse T-gruppides tähelepanu ka grupiprotsesside analüüsimisele ning teistele ühistöö kujunemise asjaoludele. T-gruppide liikmed kogesid sageli suurt vaimustust, kui mõistsid, et grupi kohesiivsus ja vastastikune usaldus tõhustavad omavahelist koostööd märkimisväärselt. Sealt tekkisidki taotlused, et need samad nähtused teisaldada organisatsioonilisse konteksti. T-gruppide treenerid kutsuti organisatsioonidesse, et nende liikmed saaksid harjutada grupiprotsesside äratundmist ja suunamist. T-gruppide metoodikat kohandati töökeskkonna probleemidele.
Meeskond on grupp, kus selle liikmed teevad koostööd ühiste eesmärkide saavutamiseks, olles määranud rollid, mida omavahelistes suhetes arvestatakse. Rollidele tugineva definitsiooni järgi on meeskonna loomisel tähtsad eesmärkide aktsepteerimine, vastastikune ülesannete jaotus ja koostöö. Need aspekte peetakse oluliseks ka ideaalses töögrupis.
Sotsiaalpsühholoogilise mõttes on meeskond grupp ehk ideaalne meeskond on ideaalselt toimiv grupp. „Meeskonna“ mõiste rakendamine võimaldab esile tõsta grupiprotsesside analüüsimise rakenduslikku aspekti ja koostööle orienteeritust. Meeskonnatöö rakendamine võimaldab arendada nii indiviide, gruppe kui ka organisatsiooni ning tõhusamalt täita koostööd nõudvaid keerukaid ülesandeid. Selles väljendubki meeskonnatöö roll organisatsioonilises kontekstis. Vaadeldes organisatsiooni kui gruppide kogumit, tuleb välja, kui paljude gruppide hulgas saab rakendada meeskonnatööd (joonis 3.5.). Likert on esile toonud mõtte, et sageli vaadatakse organisatsiooniskeemi ja arutletakse, kes kellele oma tegevusest aru annab ehk kelle ees on aruandekohuslane. See on indiviidikeskne lähenemine.
Tegelikkuses on organisatsioon kogum omavahel seotud gruppe või meeskondi, mida vastavalt kokkulepetele nimetatakse kas osakondadeks, nõukogudeks, divisjonideks või veel mõnel muul moel. Juhid vastutavad vastastikku seotud gruppide koordineerimise ja koostöö, mitte enda ainuisikuliste tegevuse tulemuste eest. Meeskonnatööd kui koostööle suunatud grupi tegevuse vormi võib juurutada nii allüksustesiseselt kui ka -vaheliselt.
Meeskonna tunnused toovad detailsemalt esile, millistele aspektidele tuleks tähelepanu pöörata, kui asutakse meeskonnatööd korraldama . Meeskonna enim välja paistvateks tunnusteks on eesmärkide üksmeel ja meeskonna meeldivus oma liikmetele. Neist üks on ratsionaalse ja teine emotsionaalse iseloomuga. Teised tunnused esindavad grupi ja indiviidi tasandi erinevaid aspekte, mis meeskonnasisest koostööd soodustavad. Näiteks, Meeskonnas tehakse kindlaks kasutatavad ressursid ja kasu­tatakse neid vastavalt vajadusele. Liidrina aktsepteeritakse grupi liiget, kel on täidetava ülesande seisukohalt kõige paremad eel­dused liidrina hakkama saada. Meeskonnas ollakse võimelised konflikti lahkama seni, kuni see laheneb või pinge väheneb sel määral, et grupi töö tõhusus pole enam häiritud. Meeskonnas tehakse perioodiliselt tööst ülevaateid, et grupi liik­med saaksid tagasisidet sooritusest, seda soodustavatest ja takis ­tavatest teguritest ning omavahelistest suhetest. Eksisteerib arusaam, et arvamuste erimeelsusi võib avameelselt väljendada. Meeskond ei nõua kitsarinnalist konformismi.
Meeskonda kui täiustumist käsitledes on asjakohane arengu­etap­ pide eristamine. Meeskonna kujunemise etapid väljendavad üksteisele järgneivaid tegevusi, mida on vaja teha tasakaalustatud rollidega meeskonna kujundamiseks. Meeskonna kujundamise etapidvi on esitatud tabelis 6, milles on näidatud millise etapil üks või teine roll on teistest pisut tähtsam.
Tabel 6. Meeskonna kujunemise etapid
Etapp
Tegevuse sisu
Fookusrollid
Vajaduste määratlemine
Pannakse paika ideed ja eesmärgid, mida meeskonnatöö abil tahetakse saavutada.
ideegeneraatorid ja ergutajad.
Ideede otsimine
Eesmärkide realiseerimiseks vajalike tegevusviiside ja vahendite genereerimises ning teadvustamises
Ideegeneraatorid ja ressurssiuurijad.
Plaanide sõnastamise
Ideed muudetakse konkreetseks plaaniks, kaalutakse erinevaid ideid
hindajad ja spetsialistid
Kontaktide loomine
Sillutatakse teed ülesande realiseerimisele, mõjutatakse meeskonna liikmeid, et nad tahaksid anda parima oma parima panuse.
Liider ja ressurssiuurija.
Tegevuskorralduse loomine
vajalikke protseduurides ja reeglites kokku leppimist, arvestatakse eelnevat tööpraktikat ja rutiini positiivseid ja negatiivseid kogemusi.
koordinaatorid ja täideviijad.
Täidesaatmine
püstitatud ülesannete sooritus ning ideaaljuhul ka eesmärkide täieliku saavutamine.
viimistlejad ja täideviija.
Seda üksteisele järgnevate tegevuste ahelat ning tegevuste täitmisel otsustavat osa etendavat grupiliikmetega käsitlust, nimetatakse ka tasakaalustatud rollidega meeskonnaks. Kuue-etapilisel mudelil on suur sarnasus grupi arenguastmetega, aga ka teiste grupi toimimist iseloomustavate käsitlustega. Seega pole põhjust seda originaalseks lahenduseks pidada. Mudeli eeliseks on kompaktsus ja selged seosed grupirollidega.
Organisatsioonikäitumises tuuakse esile ühte meeskonda — tippjuhtide meeskonda (ingl. top management team ehk TMT). Tippjuhtide meeskond on suhteliselt väike grupp kõige mõjukamaid juhte organisatsioonis. Kõik selle meeskonna liikmed ei pruugi töötada juhtidena, pigem näitab sellesse gruppi kuulumine kõrget staatust organisatsioonis. Tippjuhtide meeskonna teiste hulgast välja toomine baseerub arusaamale, et tippjuhtkonna arvamustel ja koostööl on eriline mõju nende poolt vastu võetud otsustele. Näiteks on leitud, et tippjuhtide meeskonnal väärtustel on tervikuna suurem mõju innovatsiooni ja strateegia otsustele kui tippjuhi ainuisikulistel väärtustel.
Meeskonnatöö põhimõtete rakendamisel tehakse palju eksisamme. Üheks peamiseks põhjuseks on juhtide tõekspidamised, mille tõttu paljud juhid arvavad , et indiviididest koosnev grupp ongi meeskond, kuid juhivad seda kooslust ikkagi nagu indiviidi Teisisõnu, meeskonna mõistet kasutatakse nagu kaitsekilpi, et näida ja või olla uuenduslik, kuid seejuures ei muudeta indiviidile suunatud (ohjavat) juhtimisstiili . Näiteks, Dryeri uurimus tõi välja, et palju organisatsioonid usuvad meeskonnatöö vajadusse, kuid reaalselt rakendas seda ainult 22% uuritud ettevõtetest. Põhjustena toodi esile:

• juhid ei tea, kuidas meeskonnatööd teha;
  
• juhid ei mõista, millist kasu meeskonnatööle kulutatud aeg toob;
  
• juhid arvavad, et meeskonnatöö võtab liiga palju aega;
  
• ettevõtted ei tunnista ja tunnusta meeskonnatööd;
  
• organisatsiooni liikmed tunnevad, et asjad on korras ning meeskonnatöö järele pole tarvidust;
  
• organisatsiooni liikmed tunnevad, et nende ülemused ei toeta meeskonnatööd.
  

Meeskonna- ja grupitöö osakaal organisatsioonis on üha suurenenud. Näiteks töötas 1980. aastate algul USA töötajatest iseseisvates töögruppides 5%, 1992. aastal juba ligi 20% ning 2000. aastaks prognoositi, et juba pooled töötajad täidavad oma tööülesandeid iseseisvates töögruppides või meeskondadesvii Need arvulised andmed kinnitavad, et grupi­­protsessid mõjutavad üha suuremal määral, kuidas organisatsioonid tervikuna oma ülesannetega toime tulevad. Meeskonnatöö on protsess, mitte sündmus. Meeskonnas arendatakse usaldust, sest see on kõiki teisi mees­konna loomise eeldusi ühendav tegur. Vastastikune usaldus ja lugupidamine teevad hästitoimivast grupist meeskonna.
Meeskonnatöö tähistab ühiselt tunnustatud eesmärkidega grupi vastastikusele usaldusele tuginevat koostööd. See võimaldab arendada indiviide, gruppe ja organisatsiooni tervikuna. Meeskonna tunnused näitavad, millised ratsionaalsed ja emotsionaalsed ning grupi ja suhtlemise aspektid peaksid olema meeskonnas läbi kaalutletud. Meeskonna kujunemise etapid iseloomustavad tegevuste järgnevust, et kujundada tasakaalustatud rollidega meeskond. Meeskonnatöö rakendamise probleemid tulenevad juhtide ja teiste organisatsiooni liikmete hoiakutest.

Eksamiülesanne 11

Võttes aluseks, et otsustamise ja töögrupi meeskondades on grupi­prot­sessid erinevad, palun koostage plaanid, kuidas kujundaksite mõlemat laadi meeskonda. Enne tööle asumist palun määratlege täpsemalt, millega mõlemad meeskonnad tegelevad. Näiteks, ettevõtte ümber paiknemist ette valmistav meeskond ja kosmoselaeva juhtimiskeskuse meeskond. Vastuste ette valmistamisel palun kasutage vähemalt ühte kirjandusllikat, kust hangite lisatevet Plaanis näidake:

• Kuidas väljendate mõlema meeskonna eesmärke?
  
• Millised on mõlema meeskonna kolm olulisemat normi?
  
• Kuidas toimub rollide jaotamine ja muutmine?
  
• Kuidas kujundate meeskondade kohesiivsust?
  
• Kuidas koordineeritakse koostegevust?
  
• Kuidas toimuv tagasidestamine?
  
• Kuidas meeskondade liikmeid arendatakse?
  
• Millised on mõlemas meeskonnas peamised ohud?
  

3.3. Ametisuhtlemine

Organisatsiooni ja selle liikmete heaolu sõltub suhtlemisest, milles realiseeritakse rolle. Seepärast on otstarbekas eristada suhtlemis­võtteid, mida ametlikus suhtluses kasutatakse. Tervikuna võib neid nimetada ametisuhtlemiseks, mis on organisatsiooni toimimiseks vajalike rollide väljakujunenud realiseerimisviisid. Ametisuhtle­mises kasutatakse kirjalikku ja suulist suhtlemiskanalit ning protsess võib osavõtjatele olla nii vahetu-vahendatud kui ühe- ja kahepoolne . Vahendatud suhtlemises kasutatakse erinevaid vahen­dus­ kanaleid (nt paberile kirjutamine ja telefoniga rääkimine), kuid vahetus suhtlemises on osalised üheaegselt ühe füüsilises kesk­konnas ühises suhtlemissituatsioonis. Ühepoolse suhtlemise korral domineerib üks suhtlemispool, kusjuures kahepoolsel suhtlemisel jaguneb suhtlemise intensiivsus ning mõju partnerite vahel võrd­selt.
Kui võrrelda ametisuhtlemist tavasuhtlemisega, siis viimases võib inimene keskenduda oma emotsionaalsete või ratsionaalsete vajaduste rahuldamisele, kuid ametisuhtlemises on esmatähtis arvestada organisatsiooni huvisid. Organisatsiooni igapäevases tegevuses kombineeritakse ametisuhtlemise võtteid omavahel, mis muudab asjaajamise paindlikumaks ning säästab aega. Ameti­suht­ lemise peamisteks vormideks on intervjuu (ametivestlus), koosolek ja nõupidamine, avalikkussuhete kujundamine, läbirääkimised ja ametikirjad.
Intervjuu on ühe või mitme inimese poolt algatatud vestlus , milles kogutakse ja tõlgendatakse sihipära­selt teavet.
Vestlus on vahetu suhtlemissituatsioon, kus kasutatakse suulist kõnet. Seetõttu on suur tähtsus sõnalistel ja mittesõnalistel suhtlemisvahenditel ning nende kooskõlal. Tulem kujuneb sellest, kuidas osalised oskavad oma sõnumit teisele poolele mõiste­tavatesse märkidesse kodeerida ja saadud märke dekodeerida. Rõhutada tuleks, et intervjuu on sihipärane vestlus. Töövõttena kasutatakse intervjuud probleemide aruteluks, soorituse tulemuste hindamisel, personali valikul , nõus­ tamisel ja vallandamisel. Intervjuu on ka üks organisat­siooni­käitumise andmete kogumise meetoditest .
Küsimuste esitamise laadi alusel eristatakse struktureeritud ja struktureerimata intervjuud. Struktureeritud intervjuus on küsimu­sed täpselt valitud ja esitatakse kindlas järjekorras, kuid struk­tureerimata intervjuus puuduvad küsimuste sisu ja järjekorra piirangud. Praktikas eelistatakse sageli struktureerimata intervjuud, kuid struktureeritud intervjuu tõekindlus on suurem. Põhjuseks on, et täpse plaaniga intervjuudes on vähem eksimusi ehk intervjuu vigu.
Intervjuu viga on intervjueerija otsuse kõrvalekalle sellest, mis intervjueeritavat tegelikult iseloomus­tab.
Intervjuu vigade allikateks on:

• Intervjueerija käitumine ehk intervjuu juhtimise stiil viib ebaõige teabe domineerimisele. Näiteks, soorituse hinda­mise intervjuul kujuneb vilets hinnang tegelikult töö­ülesan­netega hästi toime tulevale töötajale, sest intervjueerija rakendab ründavat suhtlemisstiili.
  
• Isikutaju mehhanismidest tulenevad eksitused, mil teise tundemaailma sisseelamine (empaatia), stereotüüpide raken­damine jt kujundavad ebaadekvaatse teabe.
  
• Intervjueerija ei oska hinnata oma käitumise mõju intervjueeritavale ning seetõttu võib intervjueeritava kohast teavet üle- või alahinnata.
  

Intervjuu ette valmistamine, sihipärane korraldamine ja tulemuste analüüsimine aitavad vigu ennetada (joonis 3.5).
Joonis 3.5. Intervjuu korraldamise etapid.
Joonisel 3.5. toodud intervjuuga seotud aspekte võib vaadelda kui intervjuu plaani osi. Seega, intervjuu plaani koostamisel tuleks mõelda järgmistele küsimustele.
Intervjuu ette valmistamine, mil tuleks alustada eesmärgi selgest formuleerimisest, siis valida sobivad küsimused, mis aitavad vestluses eesmärke saavutada. Küsimusi võib koostada ja esitada mitmeti. Paljudes ametivestlustes on vajalik hoiduda andmast vihjeid vastustele. Seega, küsimusi tuleb esitada kaudselt , kuid üsna täpselt peamise eesmärgi avamisel. Nii saab vestluse korraldaja lülituda ühelt teemalt teisele, mis näiteks personalivaliku vestlustes aitab kindlaks teha küsitletava vaimset paindlikkust. Küsimuste formuleerimisel on otstarbekas eelistada avatud küsi­musi suletutele, lühidaid pikkadele ja täpseid laialivalguvatele. Suletuteks nimetatakse kas-küsimusi, millele vastatakse tavaliselt “jah” või “ei”. Sujuva ametivestluse eelduseks on korrektselt ettevalmistatud plaan ja küllaldane küsimuste tagavara . Ette­valmistamise käigus määratakse intervjuu aeg ja koht ning valmistatakse ette protokolli koostamiseks vajalikud materjalid.
Intervjuu läbiviimine, kus mõeldakse, kuidas saavutada koostöö, mis põhineks usaldusel. Selleks saab kasutada mitmesuguseid võtteid; sageli aitavad sõbralikkus ning diskreetsus. Vestluse läbi­viija peab olema objektiivne ja erapooletu. Inimsuhetega tegele­mine eeldab mitmete tõekspidamiste olemasolu, millest tähtsa­mateks on konfidentsiaalsus , usalduslikkus ja saladuse tagamine. Vastuseid tuleks kuulata nii, et mõistetaks vestluspartneri tundeid ja mõtteid. Tavaliselt on inimesed üsna veendunud, et nad oskavad kuulata, kuid näiteks videoharjutustes ilmneb pigem vastupidine tendents . Kuulamisoskus etendab vestluse korraldamisel väga olulist osa. Läbiviija peab laskma partneril rääkida ja jälgima, kuidas ta selgitab uuritava probleemi või kõneaine üksikuid tahke. Kuulata tuleb kõike, mida inimene räägib, sest iga väide võib sisaldada midagi olulist. Partneri tegevust saab reguleerida nii verbaalsete kui mitteverbaalsete suhtlemisvahendite abil. Ameti­vestluse kuldreegliks peetakse, et 25% ajast räägib vestluse juhtija ning 75% tegevuse kestusest tema vestluspartner. Muidugi pole see absoluutne reegel, kuid väärtustab vestluse juhtija oskust teist kuulata. Kuulamisel võib paluda selgitusi, kui midagi jääb aru­saamatuks. Salvestamine (enamasti üleskirjutamine) on vajalik, et pärast vestluse lõppemist oleks võimalik analüüsida, kuivõrd soovi­tud eesmärgid saavutati. Paljudes ametisuhtlemise situatsioonides vajatakse võrreldavat teavet kandidaatide või töötajate kohta. Siin ongi abiks vestluse protokollid, sest paljude järjestikuste vestluste läbiviimisel pole otstarbekas loota ainult oma mälule. Teabe kuh­jumisel ja väsimuse ajel võivad ununeda nii detailid kui ka vestluse sisu tervikuna.
Tulemuste analüüsimine ehk saadud teabe süstematiseerimine tabe­lite või joonistena ning eesmärgist lähtuv tõlgendamine. Vastuste tõlgendamine ehk sõnumi sisust arusaamine aitab kogunenud teavet mõista. Tuuakse välja olulisemad järeldused ning püütakse hinnata nende tõepärasust, võttes arvesse, kuivõrd intervjuu vead võivad järeldusi mõjutada. Kui sellele on mõeldud ja jõutud otsusele, et teave on usaldusväärne, siis saab seda rakendada orga­nisatsiooni tegevuse suunamiseks.
Intervjuu korraldamise põhimõtteid järgides saab edastada ebameeldivad ehk negatiivseid sõnumeid. Intervjuus võib olla seotud negatiivse sõnu­ miga kahel moel. Esimest laadi juhtumil teatakse juba algusest peale, et jututeema on negatiivse sisuga, kuid teist laadi olukordades jõuab üks või teine pool intervjuu käigus negatiivse sõnumini. Esimeste juhtumitega tegelemiseks on võimalik põhjalikult ette valmistuda, kuid teisel juhul mitte.
Joonis 3.6. Negatiivse sisuga sõnumi edastamise põhimomendid.
Tegevusplaanis tuuakse välja soovitatavad ja ebasoovitavad momendid ning seejuures on otstarbeks rõhutada, et kõik intervjuu faasid on vajalik läbida, jälgides et poleks liialt kiirustamist ega venitamist. Negatiivse sisuga sõnumiga kaasnevad emotsioonid ning lõpptulemus sõltub palju sellest, kas osatakse emotsionaalsest kõrgpunktist edasi liikuda nii, et negatiivne pinge taanduks ning oleks võimalik asuda ratsionaalselt asja arutama.
Koosolek ja nõupidamine on koostegevusega seotud suhtlemis­vormid.
Koosolek on organiseeritud kokkutulek, kus sihi­päraselt ja süsteemselt lahendatakse probleeme või mõjutatakse osalejaid.
Koosoleku praktilist korraldamist nimetatakse koosolekutehnikaks ja koosoleku juhataja on orga­niseeritud kokkutuleku juhataja.
Peamiselt on koosolekuid kasutatud demokraatliku otsustamise teostamiseks. Demokraatlik otsustamisprotsess hõlmab suurt hulka koosolekureegleid. Koosolekuid võib eristada toimumise ja korral­damise reeglite järgi:
a) ametlik koosolek, mille reeglid on täpselt piiritletud . Need reeg­lid võivad olla teatud grupile või organisatsioonile ainuomased ja seotud nende eripäraga. Tavaliselt on need grupisisesed otsustamis­ koosolekud , kuid ka nn. sümboolsed koosolekud, milles on oluline läbi viia küsimuste seadusekohane arutelu, kuigi paljud küsimused on sisuliselt otsustatud juba koosoleku ettevalmistamise käigus;
b) töökoosolek, mille puhul toimivad traditsioonilised seadused, reeglid ja konventsioonid. Seda tüüpi koosolekud on samuti mõel­dud peamiselt otsuste tegemiseks grupis ning nende käigus toimub arutelu, milles osalejad saavad oma seisukohti ja mõtteid avaldada;
c) avalikud koosolekud, mida peetakse avalikes kohtades üldsusega seotud probleemide arutamiseks ja lahendamiseks. Siin sõltuvad reeglid kas väljakujunenud üldistest tavadest või grupi eripärast;
d) briifing on koosolek, mis korraldatakse instrueerimiseks ja infor­meerimiseks. Briifingul juhitakse tähelepanu teatud asjaoludele, antakse nõu. Tavaliselt kehtivad neil üldtunnustatud kokkulepped, sest osalised võivad olla erineva tagapõhjaga.
Koosolekut korraldades tuleb arvesse võtta asjaolusid, mis tagavad õnnestunud soorituse. Oluline on:
1) Kasutada aega otstarbekalt ja olla produktiive. Koosoleku toimumise kohta antakse osalistele eelteade ja vajaduse korral lisatakse koopia eelmise kokkusaamise tulemustest. Aega saab paremini kasutada siis, kui koosolek on ette valmistatud. Koos­olekut alustatakse õigeaegselt ja lõpetatakse ettenähtult. Koosoleku põhirõhk peaks olema eesmärgi täitmisel.
2) Arvestada ja mõista organisatsioonis toimivaid traditsioone. Probleemide arutluskäik ja lahendused võivad olla seotud eelnevate juhtumite, traditsioonide ja rituaalidega. Isegi koosolekutel osale­vate inimeste tavapärased asukohad avaldavad mõju koos­tege­vusele. Koosoleku juhataja peaks olema valmis mitmesugusteks juhusteks, sest kõik ei pruugi plaanipäraselt kulgeda.
3) Püüda saavutada ja säilitada osalejate rahuolu ja konsensus. Paljusid küsimusi saaks organisatsioonis lahendada ka kirjalikul teel, kuid siiski korraldatakse koosolekuid. Koosolekul osalemist võib pidada võimaluseks olla tähelepanu keskpunktis nii oma vahetute töökaaslaste kui ka teiste koosolekul osalejate hulgas. See on üheks positiivse kinnituse vormiks, mille mõju on üsna universaalne. Koosolek annab võimaluse silmast silma eri­arva­mustest rääkimiseks, nende vähendamiseks ja teiste paremaks mõistmiseks. See on vajalik, et jõuda tulemusteni.
Koosoleku praktilisel läbiviimisel on otstarbekas jälgida järgmisi üks­teisele järgnevaid tegevusi ja põhimõtteid:
1) Koostada koosoleku kava, milles on
• määratletud koosoleku eesmärgid;
• mõeldud osalejaile, nende arvamustele, teadmistele ja võimalikule nõustumise määrale;
• päevakava, milles on näidatud iga arutluse alla tuleva probleemi kohta positiivsed ja negatiivsed aspektid ning võimalused lahenduseks;
• vähem tähtsate küsimuste arutelu kavandatud koosoleku lõppu;
• arvestatud, et tavaline, korrapärane koosolek ei kesta kauem kui pool­teist tundi.
2) Võimaldada osalejail koosolekuks valmistuda:
• anda täpset teavet ja juhiseid ettevalmistamiseks;
• luua võimalused päevakorraga tutvumiseks;
• paljundada ettevalmistamiseks vajalikke materjale;
• suhelda koosoleku kulgemise seisukohalt oluliste inimestega.
3) Luua sobivad ruumitingimused ja leida vajalikud tehnilised vahendid:
4) Koosoleku korrektne läbiviimine, mis kujuneb sellest, et:
• alustatakse õigeaegselt;
• tehakse vajalik sissejuhatus ja vajaduse korral tutvustatakse (uusi) osalejaid;
• järgitakse päevakorda;
• välistatakse osalejate kõrvalised jutuajamised;
• kantakse hoolt selle eest, et tehakse märkmeid ja vajadusel koostatakse protokoll ;
• määratletakse täpselt arutluse all olevad probleemid;
• küsitakse osalejailt probleemiga seotud küsimusi;
• kasutatakse näitlikustamise ning visualiseerimise võtteid ja vahendeid.
5) Protsessi juhtimine, mis koosneb järgmistest teguritest:
• kõigile soovijaile antakse võimalus rääkida;
• ei lasta vahele segada;
• selgitatakse eriarvamuste sisu ja põhjusi;
• vaikimist ei võeta kui nõustumise märki ja ei kiirustata üksmeelele jõudmisega;
• tehakse vahekokkuvõtteid;
• tegeldakse rohkem grupi kui indiviididega.
6) Lõpetatakse õigeaegselt ja analüüsitakse koosolekul toimunut. Sama­võrd tähtis kui koosoleku läbiviimine on ka võetud kohustuste täitmine.
Erilist tähelepanu tuleks pöörata koosoleku plaani koostamisele. See hõlmab kõiki eelpool nimetatud tegevusi ning põhimõtteid. Oluline on, et osatakse näha potentsiaalseid probleeme ja nende ületamise võimalusi.
Ka koosolekute puhul toonitatakse, et nad on kindla eesmärgi ja struktuuriga informatsiooni edastamise, kogumise ja otsustamise situatsioonid. Koosolekud iseloomustavad organisatsiooni­suhtle­mist ja -suhteid. Seda väljendab hästi J. Janise, karjamõtlemise nähtuse analüüsija ütlus: “Need mitteametlikud suhted, ametliku koosoleku nähtamatu päevakord.”

Eksamiülesanne 12

(1) Palun iseloomustage ametisuhtlemise vorme ja koostage võrdlev tabel, milles kõrvutate vähemalt viite aspekti.
(2) Palun mõelge ühele probleemsele töötajale ja iseloomustage situatsiooni. Püstitage intervjuu eesmärk ja koostage intervjuu 10 küsimust, et probleemi keskmes oleva töötaja käest teada saada probleemide põhjused.
(3) mõelge mõnele negatiivsele sõnumile, mida peate töötajale edastama ning analüüsige joonise 3.6. alusel, millised on võimalused ja ohud negatiivse sõnumi edastamiseks.
(4) analüüsige oma isiklikke kogemusi negatiivse sõnumi edastamisel ning vastu võtmisel.

3.4. Kehtestav käitumine

Pingelistes olukordades eristatakse passiivset, agressiivset ja kehtestavat reageerimisviisi. Need erinevad selle poolest, mil määral asjaosalised suruvad oma huve teistele peale või lasevad vastaspoolel domineerida oma probleemide lahendamisel.
1. Passiivne käitumine on pidurdatud, oma soove, mõtteid, tundeid mahasuruv või eitav, alluv ja konflikte vältiv. Passiivselt käituv inimene laseb teistel domineerida ning ignoreerib oma vajadusi.
2. Agressiivne käitumine on domineeriv, oma huve ja vajadusi peale suruv, ennast esiletõstev, isegi pealetükkiv. Agressiivselt käituv inimene ei hooli teistest, nende tunnetest ega õigustest. Agressiivne on passiivse käitumisviisi vastand .
3. Kehtestava käitumise puhul väljendab inimene omaenese ideid ja tundmusi ning seisab oma õiguste eest, tehes seda viisil, mis aitab teistel sedasama teha.
Konfliktses olukorras reageerivad inimesed sageli agressiivselt ehk ründavalt või passiivselt ehk taanduvalt. need käitumisviisid panevad partnerit samal moel vastama ning seetõttu võib konflikt osutuda destruktiivseks. Kui tahetakse selgelt ja kindlalt konfliktis “ei” öelda või konstruktiivselt arusaamatust arutada, on otstarbekas rakendada kehtes­tava käitumise põhimõtteid. Kehtestavalt käitudes säili­tatakse enesest lugupidamine, rahuldatakse oma vajadusi, seejuures teise inimese vaja­dusi ja enesest lugupidamise võimalust kahjustamata.
Sageli väljendub kehtestav käitumine kolmeetapilises sõnumi edasi­andmises. Neist esimene on partneri või tema seisukoha märkamine (SINA), teine oma seisukohtade väljendamine (MINA) ja kolmas part ­nereid ühendava mõtte või tegevuse väljendamise etapp (MEIE) (joonis 3.7). Võtame näiteks situatsiooni, mil kahele omavahel vestlejale kolmas osaline vahele hakkab rääkima. Agressiivne vastus võiks olla: “Miks sa ei oota , kuni lõpetame, kas sa oled alati nii ebaviisakas ?” Passiivselt käituv inimene ei reageeri sellele olukorrale isegi siis, kui vahelesegaja teda tegelikult häirib. Kehtestav vastus on: “Vabanda, aga me soovime oma jutuajamise lõpetada.” Muidugi ei muuda selline vastus segaja hoiakuid, kuid annab võimaluse väljendada selgelt oma arvamust.
Kehtestava käitumise võtete kohaselt soovitatakse korrata teistkordselt vastust, säilitades seejuures ka eelnevaga sarnase mittesõnalise väljen­ duse . Vahel on vajadus vastust ka kolmandat korda esitada. Nii saab keelduda emotsionaalseid pingeid suurendamata.
Joonis 3.7. Kehtestav sõnum.
Kehtestava käitumise põhimõtete kohaselt tuleb ebameeldivate olu­korda­dega tegeleda otsekohe või niipea kui võimalik. Viivitamine raskendab kehtestavalt vastamist. Sõnumis peavad olema kõik elemendid, kuid neid väljendatakse lühidalt ja konkreetselt. Tühi jutt ja täitesõnad vähendavad kehtestava käitumise tõhusust. Kui sõnumi mõni osa on liiga pikk, siis väheneb mõjukus tervikuna. On olukordi, kus mõnda sõnumi osa tuleks väljendada mittesõnaliste suhtlemisvahendite abil. Kehtestava käitumise väljendamisel on mittesõnalise tasand samavõrd tähtis kui sõnaline, eriti jälgib partner nende kooskõla. Kui sõnaline ja mittesõnaline väljendus­tasand on teineteisele vasturääkivad, väheneb kehtestava sõnumi mõju suurel määral.
Kui eelpool toodud näites vastatakse segajale kolmel korral ühe ja sama vastusega , siis kasutatakse nn “rikkis plaadi” tehnikat , mis seisneb selles, et kehtestaja kordab mitmeid kordi kiretult oma seisukohti. Ta on järjekindel ja varieerib pisut argumentide sisu. Otstarbekas on sarnase hääletooni kasutamine. Partner ei koge mingit viha ega agressiivsust, vaid tajub selgelt keelduja seisukohti ning soovi endale kindlaks jääda.

Eksamiülesanne 13

Passiivse, agressiivse ja kehtestava sõnumi koostamine.
(1) Palun koostage agressiivsed, passiivsed ja kehtestavad sõnumid järgmiste olukordade jaoks:

• Teie toakaaslane “laenab” alailma Teie asju, mida ta sageli tagasta­mata unustab. Ta tuleb jälle midagi vajalikku paluma.
  
• Müüja andis poes vajalikust vähem raha tagasi. Otsustate talle seda öelda.
  
• Te ei saa sõpra tööülesannete tõttu aidata. Peate talle abist ära ütlema.
  

(2) Analüüsige millistes tööelu olukordades saab kehtestavat sõnumit rakendada. Tooge kolm näidet ehk olukorda, mil kehtestava sõnumi rakendamine või mitterakendamine mõjutas lahendust.
(3) Analüüsige millised on peamised takistused kehtestava sõnumi rakendamisel juhtimises. Tooge kolm aspekti.
(4) Koostage viis nõuannet teenindajale sellest millal ja kuidas kehtestavat sõnumit rakendada.
i (Mintzberg, 1973: 229).
ii Spector , P. E. (1997); KSAOs. In: Encylopedic Dictionary of Human Resources Management. Edited by L. H. Peters, C. R. Greer, S. A. Youngblood. Blackwell Businees, p. 197
iii ( Baron , Byrne, 1991: 439).
iv Kakabadze, Ludlow ja Vinnicombe ja Dryer, W. G. (1998); Teambuilding OB, pp.555-556
v Jelinek, M. (1998); Sensitivity training. In: Ob, p.514 ja Dryer, W. G. (1998); Teambuilding OB, pp.555-556
vi ( Senior 1997: 247).
vii ( Freeman , 1996).