Plaanid puhkusele minna? Võta endale majutus AirBnb kaudu ja saad 37€ kontoraha Tee konto Sulge
Facebook Like

Asjaajamise alused (1)

4 HEA
Punktid

Esitatud küsimused

  • Kui uues õppekorras on ette nähtud õppijate õppepuhkus ja kui pikalt ?
 
Säutsu twitteris
Tartu Kutsehariduskeskus
Lidia Feklistova
ASJAAJAMISE ALUSED
Konspekt
Tartu 2008 Lidia Feklistova Sisukord 1 Sissejuhatus....................................................................................................................4 2 Dokument.......................................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine ....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu ..............................................................................................9 3.3 Asjaajamiskord ......................................................................................................9 3.3.1 Vead ja riskid ...............................................................................................12 3.4 Dokumendi elutsükkel .........................................................................................13 3.4.1 Planeerimine ................................................................................................13 3.4.2 Dokumendi loomine ja saamine...................................................................13 3.4.3 Dokumentide registreerimine.......................................................................13 3.4.4 Dokumentide liigitamine .............................................................................15 3.4.5 Säilitustähtaja määramine ............................................................................15 3.4.6 Dokumentide säilitamine .............................................................................16 3.4.7 Juurdepääs....................................................................................................16 3.4.8 Dokumentide liikumise jälgimine ja kasutamine.........................................16 3.4.9 Hävitamine...................................................................................................17 3.4.10 Vead ja riskid ...............................................................................................17 4 Dokumendiplank ..........................................................................................................19 4.1 Üldplank ja kirjaplank ..........................................................................................19 4.2 Turvaelemendid ...................................................................................................20 5 Dokumendi vormistamine............................................................................................21 5.1 Käskkiri................................................................................................................21 5.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................21 5.1.2 Käskkirja koostamise protseduur .................................................................21 5.1.3 Käskkirja vorming .......................................................................................22 5.2 Korraldus..............................................................................................................24 5.3 Protokoll ...............................................................................................................25 5.3.1 Üldine informatsioon ...................................................................................25 5.3.2 Protokolli koostamise protseduur ................................................................25 5.3.3 Protokolli vorming .......................................................................................25 5.3.4 E-koosolek ...................................................................................................27 5.4 Akt........................................................................................................................29 6 Ametikiri ......................................................................................................................31 6.1 Üldine informatsioon ...........................................................................................31 6.2 Ametikirja koostamise protseduur .......................................................................31 6.3 Ametikirja vorming..............................................................................................32 6.4 Erinevate ametikirjade näidised...........................................................................37 6.4.1 Järelepärimine ..............................................................................................37 6.4.2 Tellimiskiri ...................................................................................................39 6.4.3 Võlanõue ......................................................................................................41 6.4.4 Vabanduskiri ................................................................................................45 6.4.5 Pretensioon ...................................................................................................47 6.4.6 Volikiri .........................................................................................................49 6.4.7 Garantiikiri ...................................................................................................51 6.4.8 Tänukiri........................................................................................................53 6.4.9 Õnnitluskiri ..................................................................................................55 6.4.10 Kaastundekiri ...............................................................................................57 6.4.11 Kutse vastuvõtule.........................................................................................59 6.4.12 E-kiri ............................................................................................................61
2 Lidia Feklistova 7 Dokumendiringlus........................................................................................................63 7.1 Saabuvate dokumentide ringlus ...........................................................................63 7.2 Väljasaadetavate dokumentide ringlus ................................................................63 7.3 Sisedokumentide ringlus......................................................................................64 8 Personalidokumendid...................................................................................................65 8.1 Avaldus ................................................................................................................65 8.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................65 8.1.2 Avalduse vorming........................................................................................65 8.2 Curriculum Vitae .................................................................................................69 8.2.1 Üldine informatsioon ...................................................................................69 8.2.2 CV vorming .................................................................................................69 8.3 Soovituskiri ..........................................................................................................72 8.4 Äraütlemiskiri ......................................................................................................74 8.5 Töösuhtega seotud dokumendid ..........................................................................76 8.5.1 Tööleping .....................................................................................................76 8.5.2 Tööraamat ....................................................................................................77 8.5.3 Isikukaart ......................................................................................................78 8.5.4 Isiklik toimik ................................................................................................78 8.5.5 Töölähetus....................................................................................................79 9 Kasutatud infoallikad ...................................................................................................80
3 Lidia Feklistova
1 Sissejuhatus Tänapäeval maailmas liigub nii palju informatsiooni, et vahepeal on raske olla kursis toimuvaga. Üks võimalus info esitamiseks ja saamiseks on dokumentidega töötamine. Teistele on kasu teie tööst alles siis kui kõik, mis on kirjas teie dokumentides , on vormistatud mingi standardi või nõue järgi. Sellisel juhul orienteerumine teie töös on lihtsustatud ja inimene saab palju paremini üles otsida vajaliku informatsiooni. Dokumentide vormistamise, liikumise, kasutamise jt etapid on kirjas asjaajamiskorras, mis on olemas enamikel ettevõtetel.
Käesolev konspekt annab ülevaate dokumentide koostamise põhimõtetest, edastamise viisidest jne. Toodud näidised on praktilise osakaaluga ning näitavad, kuidas näeb välja üks või teine ametlik dokument.
4 Lidia Feklistova
2 Dokument Dokument on teabekandjale jäädvustatud teave, mis on tekkinud asutuse või isiku ülesannete või tegevuste täitmise käigus ja mis võib olla kasutatud nende toimingute tõestuseks.
Tänapäeval enamik dokumentidest luuakse elektrooniliselt ja seega võime rääkida digitaalsest dokumendist.
Digitaaldokument (digidokument) ­ elektrooniliste seadmete abil loodud ning andmekandjale talletatud dokument, mis erineb paber- või analoogkandjal olevast dokumendist selle poolest, et seda saab jaotada kolmeks iseseisvaks osaks:
1. bitijada andmekandjal
2. vorming, mis moodustub bitijada esitus-, struktureerimis- ja paigutusviisist
3. teave, millel on teabe- ja tõestusväärtus
Rääkides digidokumendist tuleb uurida ka dokumendi tunnuseid. Digitaalallkiri1 olemasolu veel ei tähenda, et tegemist on digitaaldokumendiga.
2.1 Dokumendi tunnused Dokumendi peamisteks tunnusteks on (tähestikuliselt järjestatud):
andmekandja ­ kandja, mille peale kantakse teave käsitsi, mehaaniliselt, valguskiire abil või muul viisil; andmekandjaks võib olla paber, CD jt.;
autentsus ­ dokumendi omadus, kus dokumendi ehtsust ja algupära on võimalik tagada näiteks allkirja, pitsati või soovimatute isikute juurdepääsu vältimisega; digitaaldokument võib olla allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud ID-kaardi või paroolide abil süsteemi sisenemisel autenditud töötaja poolt;
dokumendi liik ­ dokumendi laad , mis tuleneb sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest; dokumendi liik on tavaliselt nimetatud
1 Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud digitaalne andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. Visuaalselt on digitaalallkiri tähtede, numbrite ja tähemärkide suvaline jada dokumendi lõpus. Digitaalallkiri ei ole käsitsikirjutatud allkirja arvutisse skaneeritud variant ega ka mingil muul moel omakäelise allkirja kujutis ekraanil.
5 Lidia Feklistova dokumendi pealkirjas; dokumendi liiguks võib olla kiri, protokoll, kviitung jne;
dokumendi terviklikkus ­ dokument on muutmise eest kaitstud, ta on täielik ja muutmata. Originaaldokumendist peab olema võimalik teha koopiat , dublikaati ning terviklikkus peab jääma. Originaal on dokumendi algne variant, mida inimene kirjutas, allkirjastas ja esitas edasi töötlemisele. Originaal saab olla ainult ühes eksemplaris. Dokumendi koopia on dokumendi täpne jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui ka vormilt. Dublikaat on dokumendi teine eksemplar , mis omab originaaliga sama juriidilist jõudu.
dokumendi tüüp ­ dokumendi formaat , mis sõltub sisu edasiandmise viisist; dokumendi tüübiks võib olla tekstidokument, foto, kaart, helisalvestis, andmebaas jt2.;
dokumendi vorming ­ viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud; digitaaldokumentide puhul vormingu all mõistetakse andmefaili sisemist ülesehitust; paberdokumentide puhul vormingu määrab vormielementide paigutus paberil ;
isikud ­ inimesed, kellega antud dokument või dokumendi loomise etapp on seotud; nendeks isikuteks võivad olla autor, sekretär, adressaat, dokumendisüsteemi haldur jne;
metaandmed ­ dokumendi kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis tõestamiseks, et dokument on süsteemi võetud; elektrooniliste süsteemide puhul metaandmed sisaldavad informatsiooni dokumendi sisu, autori, edastamise, vaatamise, muutmise jne kohta;
sisu ­ sündmused ja faktid, mis on dokumendis kirja pandud;
usaldatavus ­ dokumendi tunnus, kus dokumendi sisule vastavad reaalsed sündmused ja faktid; dokument sisaldab kõiki tavapäraseid vormielemente ja andmeid; dokumendi autor on tegutsenud oma pädevuse piires ja järginud kehtivaid asjaajamise ning dokumentide haldamise reegleid;
2 Dokument, mis sisaldab liikuvaid pilte ja heli, nimetatakse multimeediadokumendiks. 6 Lidia Feklistova vormielemendid ­ dokumendi osad, mille kaudu esitatakse dokumendi sisu; elementide hulka kuuluvad adressaat, kuupäev, sarja tähis, registreerimisnumber , pealkiri, allkirjastaja, koostaja , hiljem tehtud täiendused (registreerimistempel, kasutaja ääremärkus).
7 Lidia Feklistova
3 Asjaajamine Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid toiminguid .
Elektrooniline dokumendihaldus hõlmab digitaalsete dokumentide haldamist kogu elutsükli vältel ning nii digitaalsete kui paberkandjal olevate dokumentide kirjeldavate andmete (metaandmete) haldamist elektroonilises keskkonnas. Elektrooniline dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi autentsus oleks kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel .
3.1 Dokumendihalduse normdokumendid Iga dokument omab väärtust, kuna sisaldab asutuse jaoks olulist teavet ja tõestab asutuse ülesannete ja kohustuste täitmist. Mida suurem on asutuse sõltuvus teabe olemasolust ja kättesaadavusest, seda kõrgemad on asutuse nõuded dokumentide haldamisele. Haldamist reguleeritakse erinevate normatiivaktidega. Nende hulka kuuluvad:
seadused (näiteks, Arhiiviseadus , Avaliku teabe seadus, Isikuandmete kaitse seadus, Töölepinguseadus); Vabariigi Valitsuse määrused (näiteks, Asjaajamiskorra ühtsed alused, Arhiivieeskiri); ministri määrused ja käskkirjad; kohaliku omavalitsuse määrused; eesti ja rahvusvahelised standardid (näiteks, EVS 8:2000 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas); soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava dokumendid.
Peale normatiivakte on olemas ka asutuse sisedokumendid, millest tema peab lähtuma oma asjaajamise ja arhiivitöö tegemisel:
dokumentide loetelust; asjaajamiskorrast; arhivaalide loetelust; arhiivi ohuplaanist.
8 Lidia Feklistova 3.2 Dokumentide loetelu Dokumentide loetelu on vahend asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks. Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, kus esitatakse vähemalt liigitusskeem ja sarjadele3 kehtestatud säilitustähtajad.
Dokumentide liigitamiseks loodud skeemi alusel moodustatakse asjaajamistoimikud, dokumentide loeteluga kehtestatud säilitustähtaegade jooksul säilitatakse dokumente, dokumentide loetelust lähtub asutuse dokumentide haldamiseks vajalike muude loetelude ja skeemide ülesehitus.
Loetelu peab sisaldama hallatavate dokumentide kohta vähemalt järgmisi andmeid:
asutuse nimi; funktsioonide (ülesande) või struktuurüksuse tähis ja nimetus; sarja tähis ja nimetus; säilitustähtaeg.
Lisada võiks ka järgmisi andmeid:
sarja kuuluvate dokumentide teabekandja (elektrooniline või paberkandjal); asukoht ja/või vastutaja; juurdepääs; dokumentide elukäik.
Loetelu peab kajastama ka asutuses peetavates andmekogustes (= registrid, andmebaasid ).
Dokumentide loetelu tuleb vähemalt kord aastas läbi vaadata ja sellesse vajalikud parandused sisse viia.
3.3 Asjaajamiskord Asjaajamiskord või dokumendihalduse kord on asutuse sisemine alusdokument, kus kirjeldatakse nõuded dokumendisüsteemi korraldamiseks. Nõuded koostatakse õigusaktide põhjal, pidades silmas konkreetse asutuse tingimusi. Asjaajamiskord peab olema suunatud asutuse töö efektiivsuse tagamisele.
3 Sari on mitme ühise tunnusega dokumentide ja toimikute kogum; ühised tunnused tehakse kindlaks liigitusskeemi koostamisel; sari koos vastava pealkirja ja liigitunnusega on dokumentide haldamise peamine üksus, sest just sarjale määratakse säilitustähtaeg, juurdepääsu piirang jm. Toimik on dokumentide kogum, mis asjaajamises mingil viisil kokku kuuluvad, näiteks ühte liiki kuuluvad dokumendid (käskkirjad, protokollid , kirjad); igal toimikul on vähemalt pealkiri, alustamise ja lõpetamise kuupäev ning sarja tähis liigitusskeemi järgi. 9 Lidia Feklistova Asjaajamiskord kehtestatakse asutuse juhi käskkirjaga, milles muuhulgas nähakse ette ka selle kohustuslikkus kõikidele asutuse töötajatele ja tutvustamise kord.
Asjaajamiskord võib olla kehtestatud ühtse dokumendina või koosneda mitmest regulatsioonist (dokumentide vormistamise kord, dokumendihalduse kord, teabe avalikustamise kord, juurdepääsupiirangute kehtestamise kord, e- kirjade haldamise kord jne).
Asjaajamiskorras tuleb kirjeldada kõiki toiminguid nii, et selguks struktuuriüksuste ja/või töötajate ülesanded, õigused ja kohustused asjaajamises.
Asjaajamiskorra ühtsetest alustest lähtuvalt tuleb asutusel asjaajamiskorras alates 1. juunist 2001 kajastada järgmisi teemasid , kordasid:
asutuse asjaajamisperiood või ­perioodid: asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, majandusaasta , õppeaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Komisjonide ja muude ajutiste üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood.
asutuse dokumendiringluse kord või skeemid : kuna dokumendiringlus on eri dokumendiliikide puhul erinev, tuleb asjaajamiskorras sätestada eraldi nõuded (skeemid) iga dokumentide rühma ringlusele. Tuleb kindlaks määrata, milliseid dokumente asutuses koostatakse, millisel kandjal seda tehakse, millised vorminõuded ühele või teisele dokumendile kehtivad ning millised on töötajate ülesanded dokumentide koostamisel ja vormistamisel . Asjaajamiskorrale võiks olla lisatud vormistatud dokumentide näidised.
dokumendiplangid ja nende kasutamise kord: peab olema kajastatud, milliseid dokumendiplanke asutuses kasutatakse, millised dokumendid neile vormistatakse, kes vastutab plankide tellimise ja kasutamise eest. Samuti tuleb näidata, milliseid turvaelemente ja sümboleid plankidel kasutatakse. Juhul, kui asutusel ei ole trükitehniliselt valmistatud planki , tuleb kirjeldada elektrooniliste dokumendiplankide kasutamise kord. Lisaks plankidele on otstarbekas välja tuua, millised pitsatid on asutuses kasutusel, kus need asuvad, millised dokumendid tuleb pitsatiga tõestada, kes vastutab pitsatite kasutamise eest, kuidas on korraldatud pitsatite hävitamine.
registreeritavad dokumendiliigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem: peab olema kindlaks määratud, kus dokumendiregistrit 10 Lidia Feklistova peetakse ja kes selle eest vastutab, milliseid dokumente asutuses registreeritakse, kes registreerimise eest vastutab ning millest koosnevad tähistused. Kajastada tuleks ka e-kirjade registreerimise ja dokumendisüsteemis haldamise tingimused.
dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu: määratletud peab olema dokumendiregistrisse kantavate andmete koosseis iga registreeritava dokumendiliigi kohta ning registreerijad;
dokumendi läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord: peab olema määratletud, kelle poolt sissetulevad dokumendid läbi vaadatakse ja kuidas vormistatakse resolutsioon täitjatele;
asutusesisene dokumendi kooskõlastamise kord: peab olema määratletud, millised asutuses vormistatavad dokumendid kuuluvad kooskõlastamisele, milliste ametiisikute poolt üks või teine dokument kooskõlastatakse ning kuidas vormistatakse kooskõlastusmärge;
asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord: tuleb näidata, millised dokumendid milliste töötajateni peavad jõudma, mis kujul ja milliseid kanaleid pidi. Erilist tähelepanu tuleb pöörata personalidokumentide ja regulatsioonide teatavaks tegemise nõuetele (nt sisekorraeeskiri, asjaajamiskord), mida tuleb tutvustada kõigile asutuse töötajatele.
dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord: peab olema kirjeldatud, milline ametiisik ühele või teisele dokumendile alla kirjutab, kes seda teeb nimetatud ametniku puudumisel ning mitmes eksemplaris erinevad dokumendid alla kirjutatakse . Peab olema määratletud, milliseid dokumente asutus koostab ja allkirjastab digitaalselt, kellel on digitaalallkirja andmise õigus ning milliseid vahendeid selleks kasutatakse. Samuti peab olema fikseeritud, millised dokumendid ja mil viisil kinnitamisele kuuluvad ning kelle poolt need kinnitatakse. Kui dokumentidest tehakse väljavõtteid või koopiaid , siis kirjeldatakse kuidas organiseeritakse ametlikku kinnitust.
80% sisust ei kuvatud. Kogu dokumendi sisu näed kui laed faili alla
Vasakule Paremale
Asjaajamise alused #1 Asjaajamise alused #2 Asjaajamise alused #3 Asjaajamise alused #4 Asjaajamise alused #5 Asjaajamise alused #6 Asjaajamise alused #7 Asjaajamise alused #8 Asjaajamise alused #9 Asjaajamise alused #10 Asjaajamise alused #11 Asjaajamise alused #12 Asjaajamise alused #13 Asjaajamise alused #14 Asjaajamise alused #15 Asjaajamise alused #16 Asjaajamise alused #17 Asjaajamise alused #18 Asjaajamise alused #19 Asjaajamise alused #20 Asjaajamise alused #21 Asjaajamise alused #22 Asjaajamise alused #23 Asjaajamise alused #24 Asjaajamise alused #25 Asjaajamise alused #26 Asjaajamise alused #27 Asjaajamise alused #28 Asjaajamise alused #29 Asjaajamise alused #30 Asjaajamise alused #31 Asjaajamise alused #32 Asjaajamise alused #33 Asjaajamise alused #34 Asjaajamise alused #35 Asjaajamise alused #36 Asjaajamise alused #37 Asjaajamise alused #38 Asjaajamise alused #39 Asjaajamise alused #40 Asjaajamise alused #41 Asjaajamise alused #42 Asjaajamise alused #43 Asjaajamise alused #44 Asjaajamise alused #45 Asjaajamise alused #46 Asjaajamise alused #47 Asjaajamise alused #48 Asjaajamise alused #49 Asjaajamise alused #50 Asjaajamise alused #51 Asjaajamise alused #52 Asjaajamise alused #53 Asjaajamise alused #54 Asjaajamise alused #55 Asjaajamise alused #56 Asjaajamise alused #57 Asjaajamise alused #58 Asjaajamise alused #59 Asjaajamise alused #60 Asjaajamise alused #61 Asjaajamise alused #62 Asjaajamise alused #63 Asjaajamise alused #64 Asjaajamise alused #65 Asjaajamise alused #66 Asjaajamise alused #67 Asjaajamise alused #68 Asjaajamise alused #69 Asjaajamise alused #70 Asjaajamise alused #71 Asjaajamise alused #72 Asjaajamise alused #73 Asjaajamise alused #74 Asjaajamise alused #75 Asjaajamise alused #76 Asjaajamise alused #77 Asjaajamise alused #78 Asjaajamise alused #79 Asjaajamise alused #80
Punktid 50 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.
Leheküljed ~ 80 lehte Lehekülgede arv dokumendis
Aeg2011-03-04 Kuupäev, millal dokument üles laeti
Allalaadimisi 269 laadimist Kokku alla laetud
Kommentaarid 1 arvamus Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid
Autor jaano90 Õppematerjali autor

Lisainfo

Dokumendid, ametikirjad jpm
dokumendid , ametikirjad , asjaajamise alused

Mõisted


Kommentaarid (1)

Agnessaa profiilipilt
Agnessaa: oli abiks :)
12:37 22-11-2017


Sarnased materjalid

15
doc
Asjaajamise korraldamine
19
docx
ASJAAJAMINE
5
docx
Asjaajamise aluste kordamisküsimused
12
doc
Asjaajamiskorra analüüs
5
doc
Asjaajamiskorra ANALÜÜS
2
doc
Asjaajamine - spikker
20
docx
ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS
4
docx
Asjaajamise kontrolltöö küsimused



Faili allalaadimiseks, pead sisse logima
Kasutajanimi / Email
Parool

Unustasid parooli?

UUTELE LIITUJATELE KONTO MOBIILIGA AKTIVEERIMISEL +50 PUNKTI !
Pole kasutajat?

Tee tasuta konto

Sellel veebilehel kasutatakse küpsiseid. Kasutamist jätkates nõustute küpsiste ja veebilehe üldtingimustega Nõustun