Asjaajamise alused (1)

Tartu Kutsehariduskeskus
Lidia Feklistova
ASJAAJAMISE ALUSED
Konspekt
Tartu 2008 Lidia Feklistova Sisukord 1 Sissejuhatus....................................................................................................................4 2 Dokument.......................................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine ....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu ..............................................................................................9 3.3 Asjaajamiskord ......................................................................................................9 3.3.1 Vead ja riskid ...............................................................................................12 3.4 Dokumendi elutsükkel .........................................................................................13 3.4.1 Planeerimine ................................................................................................13 3.4.2 Dokumendi loomine ja saamine...................................................................13 3.4.3 Dokumentide registreerimine.......................................................................13 3.4.4 Dokumentide liigitamine .............................................................................15 3.4.5 Säilitustähtaja määramine ............................................................................15 3.4.6 Dokumentide säilitamine .............................................................................16 3.4.7 Juurdepääs....................................................................................................16 3.4.8 Dokumentide liikumise jälgimine ja kasutamine.........................................16 3.4.9 Hävitamine...................................................................................................17 3.4.10 Vead ja riskid ...............................................................................................17 4 Dokumendiplank ..........................................................................................................19 4.1 Üldplank ja kirjaplank ..........................................................................................19 4.2 Turvaelemendid ...................................................................................................20 5 Dokumendi vormistamine............................................................................................21 5.1 Käskkiri................................................................................................................21 5.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................21 5.1.2 Käskkirja koostamise protseduur .................................................................21 5.1.3 Käskkirja vorming .......................................................................................22 5.2 Korraldus..............................................................................................................24 5.3 Protokoll ...............................................................................................................25 5.3.1 Üldine informatsioon ...................................................................................25 5.3.2 Protokolli koostamise protseduur ................................................................25 5.3.3 Protokolli vorming .......................................................................................25 5.3.4 E-koosolek ...................................................................................................27 5.4 Akt........................................................................................................................29 6 Ametikiri ......................................................................................................................31 6.1 Üldine informatsioon ...........................................................................................31 6.2 Ametikirja koostamise protseduur .......................................................................31 6.3 Ametikirja vorming..............................................................................................32 6.4 Erinevate ametikirjade näidised...........................................................................37 6.4.1 Järelepärimine ..............................................................................................37 6.4.2 Tellimiskiri ...................................................................................................39 6.4.3 Võlanõue ......................................................................................................41 6.4.4 Vabanduskiri ................................................................................................45 6.4.5 Pretensioon ...................................................................................................47 6.4.6 Volikiri .........................................................................................................49 6.4.7 Garantiikiri ...................................................................................................51 6.4.8 Tänukiri........................................................................................................53 6.4.9 Õnnitluskiri ..................................................................................................55 6.4.10 Kaastundekiri ...............................................................................................57 6.4.11 Kutse vastuvõtule.........................................................................................59 6.4.12 E-kiri ............................................................................................................61
2 Lidia Feklistova 7 Dokumendiringlus........................................................................................................63 7.1 Saabuvate dokumentide ringlus ...........................................................................63 7.2 Väljasaadetavate dokumentide ringlus ................................................................63 7.3 Sisedokumentide ringlus......................................................................................64 8 Personalidokumendid...................................................................................................65 8.1 Avaldus ................................................................................................................65 8.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................65 8.1.2 Avalduse vorming........................................................................................65 8.2 Curriculum Vitae .................................................................................................69 8.2.1 Üldine informatsioon ...................................................................................69 8.2.2 CV vorming .................................................................................................69 8.3 Soovituskiri ..........................................................................................................72 8.4 Äraütlemiskiri ......................................................................................................74 8.5 Töösuhtega seotud dokumendid ..........................................................................76 8.5.1 Tööleping .....................................................................................................76 8.5.2 Tööraamat ....................................................................................................77 8.5.3 Isikukaart ......................................................................................................78 8.5.4 Isiklik toimik ................................................................................................78 8.5.5 Töölähetus....................................................................................................79 9 Kasutatud infoallikad ...................................................................................................80
3 Lidia Feklistova
1 Sissejuhatus Tänapäeval maailmas liigub nii palju informatsiooni, et vahepeal on raske olla kursis toimuvaga. Üks võimalus info esitamiseks ja saamiseks on dokumentidega töötamine. Teistele on kasu teie tööst alles siis kui kõik, mis on kirjas teie dokumentides , on vormistatud mingi standardi või nõue järgi. Sellisel juhul orienteerumine teie töös on lihtsustatud ja inimene saab palju paremini üles otsida vajaliku informatsiooni. Dokumentide vormistamise, liikumise, kasutamise jt etapid on kirjas asjaajamiskorras, mis on olemas enamikel ettevõtetel.
Käesolev konspekt annab ülevaate dokumentide koostamise põhimõtetest, edastamise viisidest jne. Toodud näidised on praktilise osakaaluga ning näitavad, kuidas näeb välja üks või teine ametlik dokument.
4 Lidia Feklistova
2 Dokument Dokument on teabekandjale jäädvustatud teave, mis on tekkinud asutuse või isiku ülesannete või tegevuste täitmise käigus ja mis võib olla kasutatud nende toimingute tõestuseks.
Tänapäeval enamik dokumentidest luuakse elektrooniliselt ja seega võime rääkida digitaalsest dokumendist.
Digitaaldokument (digidokument) ­ elektrooniliste seadmete abil loodud ning andmekandjale talletatud dokument, mis erineb paber- või analoogkandjal olevast dokumendist selle poolest, et seda saab jaotada kolmeks iseseisvaks osaks:
1. bitijada andmekandjal
2. vorming, mis moodustub bitijada esitus-, struktureerimis- ja paigutusviisist
3. teave, millel on teabe- ja tõestusväärtus
Rääkides digidokumendist tuleb uurida ka dokumendi tunnuseid. Digitaalallkiri1 olemasolu veel ei tähenda, et tegemist on digitaaldokumendiga.
2.1 Dokumendi tunnused Dokumendi peamisteks tunnusteks on (tähestikuliselt järjestatud):
andmekandja ­ kandja, mille peale kantakse teave käsitsi, mehaaniliselt, valguskiire abil või muul viisil; andmekandjaks võib olla paber, CD jt.;
autentsus ­ dokumendi omadus, kus dokumendi ehtsust ja algupära on võimalik tagada näiteks allkirja, pitsati või soovimatute isikute juurdepääsu vältimisega; digitaaldokument võib olla allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud ID-kaardi või paroolide abil süsteemi sisenemisel autenditud töötaja poolt;
dokumendi liik ­ dokumendi laad , mis tuleneb sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest; dokumendi liik on tavaliselt nimetatud
1 Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud digitaalne andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. Visuaalselt on digitaalallkiri tähtede, numbrite ja tähemärkide suvaline jada dokumendi lõpus. Digitaalallkiri ei ole käsitsikirjutatud allkirja arvutisse skaneeritud variant ega ka mingil muul moel omakäelise allkirja kujutis ekraanil.
5 Lidia Feklistova dokumendi pealkirjas; dokumendi liiguks võib olla kiri, protokoll, kviitung jne;
dokumendi terviklikkus ­ dokument on muutmise eest kaitstud, ta on täielik ja muutmata. Originaaldokumendist peab olema võimalik teha koopiat , dublikaati ning terviklikkus peab jääma. Originaal on dokumendi algne variant, mida inimene kirjutas, allkirjastas ja esitas edasi töötlemisele. Originaal saab olla ainult ühes eksemplaris. Dokumendi koopia on dokumendi täpne jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui ka vormilt. Dublikaat on dokumendi teine eksemplar , mis omab originaaliga sama juriidilist jõudu.
dokumendi tüüp ­ dokumendi formaat , mis sõltub sisu edasiandmise viisist; dokumendi tüübiks võib olla tekstidokument, foto, kaart, helisalvestis, andmebaas jt2.;
dokumendi vorming ­ viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud; digitaaldokumentide puhul vormingu all mõistetakse andmefaili sisemist ülesehitust; paberdokumentide puhul vormingu määrab vormielementide paigutus paberil ;
isikud ­ inimesed, kellega antud dokument või dokumendi loomise etapp on seotud; nendeks isikuteks võivad olla autor, sekretär, adressaat, dokumendisüsteemi haldur jne;
metaandmed ­ dokumendi kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis tõestamiseks, et dokument on süsteemi võetud; elektrooniliste süsteemide puhul metaandmed sisaldavad informatsiooni dokumendi sisu, autori, edastamise, vaatamise, muutmise jne kohta;
sisu ­ sündmused ja faktid, mis on dokumendis kirja pandud;
usaldatavus ­ dokumendi tunnus, kus dokumendi sisule vastavad reaalsed sündmused ja faktid; dokument sisaldab kõiki tavapäraseid vormielemente ja andmeid; dokumendi autor on tegutsenud oma pädevuse piires ja järginud kehtivaid asjaajamise ning dokumentide haldamise reegleid;
2 Dokument, mis sisaldab liikuvaid pilte ja heli, nimetatakse multimeediadokumendiks. 6 Lidia Feklistova vormielemendid ­ dokumendi osad, mille kaudu esitatakse dokumendi sisu; elementide hulka kuuluvad adressaat, kuupäev, sarja tähis, registreerimisnumber , pealkiri, allkirjastaja, koostaja , hiljem tehtud täiendused (registreerimistempel, kasutaja ääremärkus).
7 Lidia Feklistova
3 Asjaajamine Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid toiminguid .
Elektrooniline dokumendihaldus hõlmab digitaalsete dokumentide haldamist kogu elutsükli vältel ning nii digitaalsete kui paberkandjal olevate dokumentide kirjeldavate andmete (metaandmete) haldamist elektroonilises keskkonnas. Elektrooniline dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi autentsus oleks kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel .
3.1 Dokumendihalduse normdokumendid Iga dokument omab väärtust, kuna sisaldab asutuse jaoks olulist teavet ja tõestab asutuse ülesannete ja kohustuste täitmist. Mida suurem on asutuse sõltuvus teabe olemasolust ja kättesaadavusest, seda kõrgemad on asutuse nõuded dokumentide haldamisele. Haldamist reguleeritakse erinevate normatiivaktidega. Nende hulka kuuluvad:
seadused (näiteks, Arhiiviseadus , Avaliku teabe seadus, Isikuandmete kaitse seadus, Töölepinguseadus); Vabariigi Valitsuse määrused (näiteks, Asjaajamiskorra ühtsed alused, Arhiivieeskiri); ministri määrused ja käskkirjad; kohaliku omavalitsuse määrused; eesti ja rahvusvahelised standardid (näiteks, EVS 8:2000 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas); soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava dokumendid.
Peale normatiivakte on olemas ka asutuse sisedokumendid, millest tema peab lähtuma oma asjaajamise ja arhiivitöö tegemisel:
dokumentide loetelust; asjaajamiskorrast; arhivaalide loetelust; arhiivi ohuplaanist.
8 Lidia Feklistova 3.2 Dokumentide loetelu Dokumentide loetelu on vahend asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks. Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, kus esitatakse vähemalt liigitusskeem ja sarjadele3 kehtestatud säilitustähtajad.
Dokumentide liigitamiseks loodud skeemi alusel moodustatakse asjaajamistoimikud, dokumentide loeteluga kehtestatud säilitustähtaegade jooksul säilitatakse dokumente, dokumentide loetelust lähtub asutuse dokumentide haldamiseks vajalike muude loetelude ja skeemide ülesehitus.
Loetelu peab sisaldama hallatavate dokumentide kohta vähemalt järgmisi andmeid:
asutuse nimi; funktsioonide (ülesande) või struktuurüksuse tähis ja nimetus; sarja tähis ja nimetus; säilitustähtaeg.
Lisada võiks ka järgmisi andmeid:
sarja kuuluvate dokumentide teabekandja (elektrooniline või paberkandjal); asukoht ja/või vastutaja; juurdepääs; dokumentide elukäik.
Loetelu peab kajastama ka asutuses peetavates andmekogustes (= registrid, andmebaasid ).
Dokumentide loetelu tuleb vähemalt kord aastas läbi vaadata ja sellesse vajalikud parandused sisse viia.
3.3 Asjaajamiskord Asjaajamiskord või dokumendihalduse kord on asutuse sisemine alusdokument, kus kirjeldatakse nõuded dokumendisüsteemi korraldamiseks. Nõuded koostatakse õigusaktide põhjal, pidades silmas konkreetse asutuse tingimusi. Asjaajamiskord peab olema suunatud asutuse töö efektiivsuse tagamisele.
3 Sari on mitme ühise tunnusega dokumentide ja toimikute kogum; ühised tunnused tehakse kindlaks liigitusskeemi koostamisel; sari koos vastava pealkirja ja liigitunnusega on dokumentide haldamise peamine üksus, sest just sarjale määratakse säilitustähtaeg, juurdepääsu piirang jm. Toimik on dokumentide kogum, mis asjaajamises mingil viisil kokku kuuluvad, näiteks ühte liiki kuuluvad dokumendid (käskkirjad, protokollid , kirjad); igal toimikul on vähemalt pealkiri, alustamise ja lõpetamise kuupäev ning sarja tähis liigitusskeemi järgi. 9 Lidia Feklistova Asjaajamiskord kehtestatakse asutuse juhi käskkirjaga, milles muuhulgas nähakse ette ka selle kohustuslikkus kõikidele asutuse töötajatele ja tutvustamise kord.
Asjaajamiskord võib olla kehtestatud ühtse dokumendina või koosneda mitmest regulatsioonist (dokumentide vormistamise kord, dokumendihalduse kord, teabe avalikustamise kord, juurdepääsupiirangute kehtestamise kord, e- kirjade haldamise kord jne).
Asjaajamiskorras tuleb kirjeldada kõiki toiminguid nii, et selguks struktuuriüksuste ja/või töötajate ülesanded, õigused ja kohustused asjaajamises.
Asjaajamiskorra ühtsetest alustest lähtuvalt tuleb asutusel asjaajamiskorras alates 1. juunist 2001 kajastada järgmisi teemasid , kordasid:
asutuse asjaajamisperiood või ­perioodid: asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, majandusaasta , õppeaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Komisjonide ja muude ajutiste üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood.
asutuse dokumendiringluse kord või skeemid : kuna dokumendiringlus on eri dokumendiliikide puhul erinev, tuleb asjaajamiskorras sätestada eraldi nõuded (skeemid) iga dokumentide rühma ringlusele. Tuleb kindlaks määrata, milliseid dokumente asutuses koostatakse, millisel kandjal seda tehakse, millised vorminõuded ühele või teisele dokumendile kehtivad ning millised on töötajate ülesanded dokumentide koostamisel ja vormistamisel . Asjaajamiskorrale võiks olla lisatud vormistatud dokumentide näidised.
dokumendiplangid ja nende kasutamise kord: peab olema kajastatud, milliseid dokumendiplanke asutuses kasutatakse, millised dokumendid neile vormistatakse, kes vastutab plankide tellimise ja kasutamise eest. Samuti tuleb näidata, milliseid turvaelemente ja sümboleid plankidel kasutatakse. Juhul, kui asutusel ei ole trükitehniliselt valmistatud planki , tuleb kirjeldada elektrooniliste dokumendiplankide kasutamise kord. Lisaks plankidele on otstarbekas välja tuua, millised pitsatid on asutuses kasutusel, kus need asuvad, millised dokumendid tuleb pitsatiga tõestada, kes vastutab pitsatite kasutamise eest, kuidas on korraldatud pitsatite hävitamine.
registreeritavad dokumendiliigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem: peab olema kindlaks määratud, kus dokumendiregistrit 10 Lidia Feklistova peetakse ja kes selle eest vastutab, milliseid dokumente asutuses registreeritakse, kes registreerimise eest vastutab ning millest koosnevad tähistused. Kajastada tuleks ka e-kirjade registreerimise ja dokumendisüsteemis haldamise tingimused.
dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu: määratletud peab olema dokumendiregistrisse kantavate andmete koosseis iga registreeritava dokumendiliigi kohta ning registreerijad;
dokumendi läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord: peab olema määratletud, kelle poolt sissetulevad dokumendid läbi vaadatakse ja kuidas vormistatakse resolutsioon täitjatele;
asutusesisene dokumendi kooskõlastamise kord: peab olema määratletud, millised asutuses vormistatavad dokumendid kuuluvad kooskõlastamisele, milliste ametiisikute poolt üks või teine dokument kooskõlastatakse ning kuidas vormistatakse kooskõlastusmärge;
asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord: tuleb näidata, millised dokumendid milliste töötajateni peavad jõudma, mis kujul ja milliseid kanaleid pidi. Erilist tähelepanu tuleb pöörata personalidokumentide ja regulatsioonide teatavaks tegemise nõuetele (nt sisekorraeeskiri, asjaajamiskord), mida tuleb tutvustada kõigile asutuse töötajatele.
dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord: peab olema kirjeldatud, milline ametiisik ühele või teisele dokumendile alla kirjutab, kes seda teeb nimetatud ametniku puudumisel ning mitmes eksemplaris erinevad dokumendid alla kirjutatakse . Peab olema määratletud, milliseid dokumente asutus koostab ja allkirjastab digitaalselt, kellel on digitaalallkirja andmise õigus ning milliseid vahendeid selleks kasutatakse. Samuti peab olema fikseeritud, millised dokumendid ja mil viisil kinnitamisele kuuluvad ning kelle poolt need kinnitatakse. Kui dokumentidest tehakse väljavõtteid või koopiaid , siis kirjeldatakse kuidas organiseeritakse ametlikku kinnitust.
dokumentide avalikustamise ja neile juurdepääsu tagamise kord: tuleb sätestada, kuidas asutus avalikustab oma avalikustamisele kuuluva teabe, kes selle eest vastutab ja kuidas on teabe liikumine reguleeritud. Samuti peab olema määratletud, mis on ja mis ei ole asutuse kontekstis teabenõue, kuidas vastatakse teabenõuetele, kes seda teeb ning kuidas tuleb käituda infopäringuga, millele vastamise käigus
11 Lidia Feklistova selgub , et tegemist ei ole teabenõudega. Näidata tuleb, kuidas tagatakse juurdepääs asutuse dokumendiregistrile.
vastust või lahendamist vajavate dokumentide täitmise kontrolli kord: peab olema määratletud, kuidas jälgitakse dokumentide täitmist, kes ja mille alusel seda teeb;
dokumentide hoidmise ja hävitamise kord: peab olema määratletud aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumentide käsitlemise kord, arhivaalide loetelu koostamise, pidamise ja täiendamise põhimõtted, dokumentide korrastamise, hoidmise, kasutamise ja eraldamise põhimõtted ning ametnikud, kes nende toimingute eest vastutavad;
ametniku teenistusest või töölt vabastamise või teenistussuhte või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord: peab olema näidatud, milliste ametnike lahkumisel tuleb asjaajamine üle anda ja kuidas see vormistatakse;
muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest.
3.3.1 Vead ja riskid Mõned ettevõtted asjaajamiskorra pidamisel teevad vigu, millest võivad tulla riskid. Ülevaade enam levinud vigades ja tulenevatest riskidest on toodud tabelis 1.
Viga Veast tulenevad riskid ja mõjud Asutusel puudub asjaajamiskord. Asjaajamistoimingud on reguleerimata, dokumendi- ja arhiivihaldus võivad olla puudulikud, õigusaktiga pandud kohustuse rikkumine . Asjaajamiskorras ei ole kajastatud e-kirjade Asutuse tegevus võib osaliselt jääda haldamist. dokumenteerimata. Asjaajamiskorrast ei selgu töötajate ja/või Olulised toimingud võivad jääda tegemata, struktuuriüksuste ülesanded ja õigused puudub kontrollivõimalus. asjaajamistoimingute teostamisel. Ei ole määratud asutusesisest ametnike Dokumendid ei pruugi jõuda vajalike ringi, keda tuleb erinevate dokumendiliikide töötajateni või jõuavad seda mitte vajavate puhul loodud või saadud dokumentidest töötajateni. teavitada. Tabel 1 Asjaajamiskorra pidamisel tehtavad vead ja nendest tulevad riskid
12 Lidia Feklistova Asjaajamiskorda tuleb muuta, kui muutub õiguskeskkond või muutuvad asutuse tegevused dokumentide haldamisel. Otstarbekas oleks asjaajamiskorra ülevaatamine selle eest vastutava töötaja poolt kord aastas. Korra muutmine ja uue korra kehtestamine võiks võimaluse korral toimuda alates uuest asjaajamisperioodist.
3.4 Dokumendi elutsükkel Dokumendi elutsükkel ehk millised toimingud toimuvad dokumendiga on kehtestatud asutuse asjaajamiskorras.
3.4.1 Planeerimine Tuleb vastata küsimusele, kas seda informatsiooni on vaja korduvaks kasutamiseks jäädvustada. Jaatava vastuse korral luuakse dokument, mida seejärel on vaja hallata terve selle elukäigu jooksul.
3.4.2 Dokumendi loomine ja saamine Dokumentide loomiseks on ette nähtud teatud aja vahemik. Ettevõtte või asutuse tegevus peab olema võimalikult täpselt dokumenteeritud. Dokumendisse pannakse kirja kõik ülesanded, funktsioonid, otsused jne. Dokumendid luuakse sellises formaadis või sellisel andmekandjal, mis tagab nende säilimise ettenähtud aja jooksul. Alatise säilitustähtajaga digitaaldokumendid (mitte infosüsteemid ja andmekogud ) prinditakse säilitamiseks paberkandjal. Dokumendi vormistamisel lähtutakse asjaajamiskorras kehtestatud nõuetest asutuses koostatavatele dokumentidele, kasutatavatele rekvisiitidele ning plankidele.
3.4.3 Dokumentide registreerimine Selle protsessi käigus luuakse tõestus dokumendi olemasolu ja dokumendisüsteemi hõlmamise kohta. Registrisse kantakse dokumendi kirjeldavad andmed. Registreerimisele kuuluvad järgmised asutuse dokumendid:
koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; koostatud protokollid ja aktid ; lepingud ; saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused , märgukirjad, taotlused, teabenõuded jne); suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; asutusele valitsemis- või haldusala üksuste poolt esitatavad dokumendid; esitatud aruanded , seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest; 13 Lidia Feklistova muud dokumendid, mille registreerimine lähtub asutuse vajadustest .
Registreerimisele ei kuulu järgmised dokumendid:
kutsed; õnnitlused; kaastundeavaldused ; reklaamtrükised; perioodilised trükised; mittekohustuslikud informatiivsed trükised; kirjad märkega "Isiklik".
Dokumendi registreerimine toimub ühekordselt ja õigel ajal (dokumendi allkirjastamise, saabumise, protokollimise jne päeval või sellele järgneval tööpäeval) ning tuleb ära märgistada ka täitmismärke.
Iga dokumendi liigi registreerimisel tuleb dokumendiregistris teha teatud märkusi. Mõned ühised tehtavad märkused, mida tehakse iga dokumendi liigi puhul, on toodud allpool:
dokumendi liik; pealkiri; kuupäev ja vajadusel kellaaeg ; juurdepääsupiirangud; andmed kehtivuse kohta.
Tänapäeval dokumente registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris.
3.4.3.1 Elektrooniline dokumendiregister
Elektrooniline dokumendiregister on digitaalselt peetav andmekogu dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks. Register peab olema veebilehelt vaadeldav ja on varustatud otsingusüsteemiga. Dokumendiregister on tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt ja füüsiliselt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest. Registrist tuleb piisava ajaperioodi tagant (periood kehtestatakse asjaajamiskorras) teha varukoopiad või väljatrükke.
Dokumendi kandmine dokumendiregistrisse tähendab seda, et dokument ise salvestatakse dokumendiregistrisse vastavasse sarja ning täidetakse vastavalt liigile vajalikud metaandmed. Metaandmed on dokumendi lahutamatud osad, mida ei saa jälgi jätmata muuta.
14 Lidia Feklistova Dokumendiregistri administraatoriõigustega isikute ring peab olema võimalikult väike. Lisaks sellele registri kasutajate seas ei ole asutusest lahkunud töötajaid.
Digitaalne dokumendihaldus on sajandeid kasutusel olnud paberdokumentide hoidmisega ja tavakontoriga võrreldes keerulisem, riskantsem ja kallim, sest aegub riist- ja tarkvara , andmekandjatel on lühike eluiga, tehnoloogiad pidevalt muutuvad.
Digitaaldokumentide säilitamisel tuleb tähelepanu pöörata järgmistele punktidele:
õiguskeskkonna täiendamine; spetsialistide koolitamine; dokumendihalduse tarkvarade sertifitseerimissüsteemi loomine; arhiivijärelevalve laiendamine; metoodika väljatöötamine asutuse digitaalainese hõlmamiseks dokumendisüsteemi; dokumendihaldurite koolitus- ja kutsesüsteemi loomine; metaandmestandardite väljatöötamine; arhiveerimise ja üleandmise nõuete väljatöötamine; nõuetele vastavate dokumendihalduse tarkvarade juurutamine asutustes.
Digitaalne dokumendihaldus seab täiendavad nõuded organisatsiooni regulatsioonidele: infotehnoloogiale , töötajate oskustele, andmekaitsele, dokumentidele juurdepääsu kontrollile , säilitamisele.
Digitaalsel säilitamisel tuleb dokumendist riskide vähendamiseks teha mitu koopiat.
3.4.4 Dokumentide liigitamine Dokumendid rühmitatakse sarnaste tunnuste alusel ning kindla liigitusskeemi järgi. Skeemi alusel sisse seatud sarjadele kehtestatakse säilitustähtajad. Skeemi kasutatakse asutuse dokumendiregistrite ülesehitamisel. Dokumente saab liigutada kas asutuse funktsioonide või struktuuriüksuste kaupa.
3.4.5 Säilitustähtaja määramine
Sarjale või allsarjale omistatud säilitustähtaeg näitab, kui kaua peab arhiivimoodustaja4 sellesse kuuluvaid dokumente alles hoidma. Säilitustähtaeg peab olema määratud kõikidele dokumentidele.
4 Asutust või isikut, kelle tegevuse käigus arhiiv on tekkinud, nimetatakse arhivaaride erialakeeles arhiivimoodustajaks. Arhiivi nimetus tuleneb otseselt arhiivi moodustanud asutuse või isiku nimest.
15 Lidia Feklistova Osadele dokumentidele on säilitustähtaeg seadusega kehtestatud. Näiteks, töölepingut, isikukaarti ning välja võtmata tööraamatut säilitatakse 50 aastat, arvates töölepingu lõpetamisest; tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid säilitatakse 55 aastat; maksukohustuslane on kohustatud säilitama maksustamise seisukohast tähendust omavaid dokumente vähemalt 7 aastat.
Dokumendid, mille säilitustähtaeg on lõppenud, võib kehtestatud korra kohaselt hävitada, kuid ei ole keelatud säilitada dokumente kauem, kui säilitustähtaeg ette näeb.
3.4.6 Dokumentide säilitamine
Dokumendid, millega seotud ülesanne on täidetud (kirjale on vastatud, inimene on tööle vormistatud jne) paigutatakse toimikusse.
Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Digitaaldokumentidest tehakse regulaarselt (vähemalt kord nädalas) varukoopiaid, mida säilitatakse esialgsest serverist füüsiliselt eraldi asetsevas ruumis olevas serveris või CD-l, DVD-l. Kui seda ei ole võimalik tagada, tuleb lahendatud digitaaldokument vormistada paberkandjale.
Kui asutuse paberkandjal dokumendid skaneeritakse ning luuakse neist elektroonilised koopiad , siis säilitatakse ka paberkandjal originaalid.
3.4.7 Juurdepääs Juurdepääs avalikku teavet sisaldavale dokumendile on vaba alates dokumendi loomisest, kuid teatud liiki teavet sisaldavatele dokumentidele kehtestatakse juurdepääsupiirangud. Avalikustamisele kuuluv teave on veebilehel tutvumiseks avalikustatud, mitte aga andmete muutmiseks või kustutamiseks. Digitaalse dokumendiregistri puhul peab jääma jälg muutmise ja muutja kohta ning säilima ka versioon esialgsest infost.
3.4.8 Dokumentide liikumise jälgimine ja kasutamine Sõltuvalt loodud dokumendi liigist saadetakse selle vaatlemisele, vastamisele, lahendamisele. Selle protseduuri jaoks on seaduses ette nähtud järgmised tähtajad:
juriidiliste ja füüsiliste isikute avaldused ja märgukirjad ­ 1 kuu; Riigikogu liikmete ning õiguskantsleri märgukirjad ja avaldused ­ 10 tööpäeva;
16 Lidia Feklistova asutustevahelised dokumentide kooskõlastamised ­ 10 tööpäeva (kui 15 tööpäeva jooksul ei ole dokumenti kooskõlastatud ega eriarvamusi saadetud , siis loetakse dokument kooskõlastatuks); õiguskantsleri järelepärimised ­ 10 tööpäeva; riigisekretäri järelepärimised ­ 10 tööpäeva või vastavalt resolutsioonile; teabenõuded ­ viivitusteta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul; asutusele adresseeritud kirjad, mille lahendamine ei kuulu tema pädevusse, tuleb edastada kuuluvuse järgi 5 tööpäeva jooksul, informeerides sellest ka saatjat; kirjadele vastamise tähtaega võib pikendada kuni kahe kuuni , et selgitada lahendamiseks vajalikke täiendavaid asjaolusid. Sellest informeeritakse ka avaldajat.
Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks kui:
vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal; dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või selles on isikule teatatud; on sooritatud õigusaktidega ettenähtud toimingud.
Aktiivses asjaajamises olevate dokumentide puhul on dokumentide liikumise ja nendega tehtavate toimingute jälgimisel heaks abivahendiks on dokumenditarkvara.
3.4.9 Hävitamine
Dokumendid, mille säilitamise tähtaeg on möödunud ja kasutusvajadus on lõppenud, hävitatakse kohe.
3.4.10 Vead ja riskid Mõned vead dokumendi elutsükli pidamises on toodud tabelis 2.
Viga Veast tulenevad riskid ja mõjud Plankidel puuduvad vajalikud rekvisiidid või Dokumendid ei vasta kehtestatud nõuetele. on need valesti vormistatud. Dokumendid ei vasta kirjakeele normidele. Dokumendid ei pruugi olla üheselt arusaadavad. Registreerimisel ei täideta kõiki vajalikke Info dokumentide sisu kohta ei ole kirjeldavate andmete välju. terviklik.
17 Lidia Feklistova
Kehtestatud on liiga lühikesed Asutuse/isikute õiguste kaitse ei pruugi säilitustähtajad. olla tagatud. Kõigil töötajail ei ole võimalik tutvuda Probleemid info liikumisega, töötajate asutuse tegevust puudutavate üldkäskkirjade õiguste piiramine. ja muude dokumentidega. Isikuandmete puhul ei järgita Isikute õiguste rikkumine, isikuandmete juurdepääsupiirangute tähtaegu (30 aastat kaitse seaduse rikkumine. surmast, 110 aastat sünnist, 75 aastat dokumenteerimisest). Dokumentidele ei ole vastatud 30 päeva Seadusest tulenevate tähtaegade rikkumine. jooksul. Tabel 2 Dokumendi elutsüklis kohtuvad vead ja nendest tulenevad riskid
18 Lidia Feklistova
4 Dokumendiplank Dokumendiplangiks nimetatakse kindla formaadiga paberleht või digitaalne vorming, millele on trükitud või kantud koostatavate dokumentide püsirekvisiidid ja on jäetud tühjaks väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt tuleb tagada nende identsus.
Plankidele vormistatakse:
ametikirjad; õigusaktid (käskkirjad, korraldused ); protokollid; aktid.
Plangile ei vormistata õigusakti lisa.
Dokumendid vormistatakse üldjuhul paberiformaadil A4. Dokumendi kirjana soovitatakse kasutada Times New Roman -it. Ametidokumendi kirja suuruseks on 12 punkti. 14-punkti suurust kirja kasutatakse pealkirjades. Plangi veerised on järgmise laiusega:
vasak veeris ­ 3,0 cm; parem veeris ­ vähemalt 1,5 cm; ülemine veeris ­ 1,2 cm; alumine veeris ­ 1,2 cm.
Standardlehekülg sisaldab 36 rida ehk 1800 klahvilööki.
4.1 Üldplank ja kirjaplank Üldplangil on asutuse nimetus ning vapi kujutis või muu sümbol.
Kirjaplangil lisaks üldplangil toodud elementidele on olemas asutuse kontakt- ja muud olulised andmed (registrikood, pangakontonumber jne). Kontaktandmete väli eraldatakse sõnumiväljast jämeda pidevjoonega, trükikirja suurus on 8 ­ 10 punkti. Kontaktandmete välja kõrgus on 1,7 cm.
On soovitav informatsiooni kontaktandmete väljal trükkida plokkidena. Vasakpoolne plokk sisaldab registrikoodi ja saatja aadressi, mis märgitakse järjekorras tänav, maja, postiindeks ja sihtpunkt . Sihtpunkt (linn, maakond või riik) kujundatakse suurtähtedega. Keskmine plokk sisaldab telefoni- ja faksinumbrid, interneti- ja e-posti aadressi.
19 Lidia Feklistova Parempoolses plokis trükitakse panga rekvisiidid järjekorras: arvelduskonto number ja panga nimetus nimetavas käändes.
Näide kontaktandmete välja kujundamise kohta.
Raekoja plats 17 Telefon 7 123456 Arvelduskonto 123456790 12345 TARTU Faks 7 654321 Hansapank E-post: [email protected] Reg kood 123456 Internet : http://www.opetus.ee
Dokumendiliigi plank (ametikiri, käskkiri jne) moodustatakse üldplangi alusel.
Tabelis 3 on toodud ülevaade elementide paigutamisest plankidel.
Üldplangi Kirjaplangi Dokumendiliigi Asukoht elemendid elemendid plangi elemendid Kirjaväli: Kirjaväli: Kirjaväli: · ülemine piir on · autor · autor · autor 1,2 cm lehe · logo /vapp · logo/vapp · logo/vapp servast · alumine piir on 4,2 cm plangi ülaservast dokumendiliigi · vasakust veerisest nimetus on tsentreeritult · 5,5 cm plangi ülaservast koostamise koht · vasakust veerisest · 6,5 cm kaugusel plangi ülaservast Kontaktandmete · ülemine piir on väli: 26,8 cm ülaservast · postiaadress · e-post · telefon · faks Tabel 3 Elementide paigutus plankidel
4.2 Turvaelemendid Paberkandjal plangile on soovitav kanda turvaelement, et tagada dokumendiplankide võltsimiskindlus ning lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast.
Turvaelementideks on:
värvi- või fooliumtrükis sümbol või vapi kujutis; reljeeftrükis kujutis; vesimärk; plangi number; reljeefpitsatiga valmistatud element. 20 Lidia Feklistova
5 Dokumendi vormistamine Sõltuvalt dokumendi liigist rakendatakse erinevad vormistamise protseduurid.
5.1 Käskkiri 5.1.1 Üldine informatsioon Käskkiri on organisatsiooni täidesaatva ja korraldava tegevuse põhidokument, mille annab välja juht ainujuhtimise põhimõttel vastavalt oma pädevusele, et lahendada organisatsiooni sisemisi reglementeerimist nõudvaid küsimusi. Kestvuselt on käskkiri ühekordne või kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni. Üldjuhul antakse samas küsimuses välja uus käskkiri, kui soovitakse muuta vähemalt kolmandikku senise käskkirja tekstist. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisik või kõrgemalseisev ametiisik uue käskkirja väljaandmisega. Sellekohane märge tehakse uue käskkirja korraldava osa viimases punktis, kus kehtetuks tunnistatava dokumendi kohta märgitakse väljaandja täielik ametinimetus , dokumendi kuupäev, dokumendiliik (käskkiri), dokumendi registreerimisnumber, dokumendi pealkiri.
Käskkirja algatamise, väljaandmise ja vormistamise kord sätestatakse ettevõte asjaajamiskorras.
Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad käskkirjad:
põhitegevuse käskkirjad (sisemise töökorralduse kohta); säilitatakse alatiselt; personaalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta); säilitatakse 50 aastat; puhkusekäskkirjad; säilitatakse 7 aastat; lähetuskäskkirjad; säilitatakse 7 aastat;
Käskkirja koostab spetsialist, kelle kompetentsi kuulub reglementeerimist vajav küsimus. Koostamine algab kavandi (eelnõu) loomisest. Käskkiri vormistatakse üldplangile või käskkirja plangile ühes eksemplaris. Erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri, mis vormistatakse paberkandjale kahes originaaleksemplaris.
5.1.2 Käskkirja koostamise protseduur
Üldiselt käskkirja vormistamise protseduur näeb välja järgmiselt:
1. spetsialist vormistab käskkirja kavandi; 2. spetsialist suunab projekti kooskõlastamiseks vahetule ülemusele, teistele selle küsimusega seotud spetsialistidele, juristile;
21 Lidia Feklistova 3. spetsialist esitab ettenähtud korras vormistatud ja kooskõlastatud kavandi juhile allkirjastamiseks; 4. juht allkirjastab käskkirja ja märgib kuupäeva; 5. spetsialist/ assistent registreerib käskkirja vastavas registris; 6. spetsialist/assistent valmistab käskkirjast koopiad ja suunab täitjatele vastavalt jaotuskavale. NB! Töötaja suhtes hakkab käskkiri kehtima ajast, kui ta käsust teada sai. 7. spetsialist/assistent paigutab käskkirja toimikusse dokumentide loeteluga ettenähtud sarjas; 8. spetsialist/assistent/täitmise kontrolli eest vastutav isik jälgib käskkirjas antud korralduste sisulist ja tähtaegset täitmist.
5.1.3 Käskkirja vorming
Käskkirja vormingu elementide hulka kuuluvad dokumendiliigi nimetus KÄSKKIRI, koostamise koht, pealkiri (avab väljaandmise eesmärgi; ühel ajal ei saa kehtida kaks sama pealkirjaga õigusakti), tekst, viisa (d) ehk dokumendi organisatsioonisisene kooskõlastamine, allkiri , kuupäev, registreerimise järjekorranumber ( viit ), jaotuskava (koopia), autor.
Käskkirja tekst peab olema korrektne , selgesti sõnastatud, et dokumendi sisu oleks üheselt arusaadav ja kooskõlas kehtiva seadusandlusega. Tekst koosneb üldjuhul motiveerivast, korraldavast osast ja vaidlustamisviitest. Motiveerivas osas vormistatakse käskkirja väljaandmise aluseks olnud seaduse avaldamismärge. Korraldava osa tekst esitatakse käskivas vormis ainsuse esimeses isikus . Kui käskkirja korraldavas osas antakse mitu korraldust, siis need nummerdatakse. Käskkirja täitmise tähtaeg vormistatakse soovitavalt uuelt realt. Viimases teksti osas kirjutatakse vaidlustamisviitest.
Tänapäeval sagedamini tehakse nii, et dokumendi lisad moodustavad käskkirja teksti, mitte pole selle eraldi kinnitatav dokument. Nii on paremini tagatud dokumendi autentsus, terviklikkus ja välistatud lisa muutmine pärast käskkirja allkirjastamist. Lisadena vormistatakse üksnes tabelid , skeemid, joonised, jms.
Kui käskkirjas on antud konkreetsed täitmise tähtajad ja täitjad, tuleb lahendamine võtta kontrolli alla. Käskkirja täitmist jälgib koostaja või täitmise kontrolli eest vastutav isik. Tähtajaks täitmata jäänud ülesannetest tehakse väljatrükk ja esitatakse juhile seisukoha võtmiseks.
22 Lidia Feklistova Käskkirja näidis
KÄSKKIRI (kirja suurus 14 punkti; 5,5 cm kaugusel dokumendi ülaservast)
Tartu (6,3 cm kaugusel dokumendi ülaservast) 03. september 2008 nr 1-2/3
Õppetoetuse määramine (8,5 cm kaugusel dokumendi ülaservast)
(2-4 vaba rida)
Võttes aluseks Haridusministri 03.09.2008.a. määruse nr 15 ,,Õppetoetuse määramine õppeasutustes" paragrahvide 17 ja 20 punkti 13 alusel:
(üks tühi rida)
1. Määran Martin Lepale õppetoetuse.
(üks tühi rida)
2. Toetuse üle kanda õpilase arvelduskontole.
Tähtaeg 10.09.2008.
(üks tühi rida)
3. Tunnistan kehtetuks osakonnajuhataja 5. jaanuari 2007. a käskkirja nr 10 ,,Toetuse määramine".
(kaks tühja rida)
(allkiri)
Kaupo Kask
Õppeasutuse direktor
23 Lidia Feklistova
5.2 Korraldus Korraldus on nõue või käsk, mis antakse alluvatele suuliselt või kirjalikult igapäevase töö korraldamiseks ja üksikjuhtumite lahendamiseks. Korraldus on piiratud kehtimisajaga ja puudutab kitsast ametiisikute ringi. Korraldus vormistatakse üldplangile. Tekst koosneb üldjuhul ühest loogilisest osast ­ korraldusest ­ ja esitatakse ainsuse esimeses isikus ning käskivas vormis. Allpool on toodud korralduse näidis [1].
24 Lidia Feklistova
5.3 Protokoll 5.3.1 Üldine informatsioon Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks. Samuti märgistatakse ära millal koosolek toimus ja kes osales koosolekul.
Audiovisuaalne või helilindile diktofoni abil salvestus, märkmete tegemine või stenografeerimine on viisid, kuidas saab protokollida koosolekut.
Lähtuvalt sellest, milline salvestus otsustati valida, vormistatakse
sõna-sõnaline protokoll; kokkuvõttev protokoll; lühiprotokoll.
Kui kokkuvõtvas protokollis sõnastatakse kokkuvõtlikult iga esineja olulisem sõnum, siis lühiprotokollis vormistatakse ainult päevakord ja vastuvõetud otsus(ed).
Protokoll vormistatakse ja allkirjastatakse üldjuhul 3 päeva jooksul ühes eksemplaris.
5.3.2 Protokolli koostamise protseduur
Protokolli koostamise protseduur on järgmine:
1. protokollija koostab koosoleku ajal protokolli mustandi; 2. protokollija vormistab protokolli hiljemalt kolme päeva jooksul peale nõupidamist organisatsiooni üldplangile või protokolli mallile; 3. protokolli allkirjastavad koosoleku juhataja, protokollija ja vajadusel nõupidava organi alalised liikmed; 4. protokollija registreerib protokolli vastavas protokollide registris; 5. protokollija vormistab koopiad või väljavõtted vastavalt jaotuskavale ja edastab need allkirja vastu või avaldab Internetis; 6. protokollija/assistent paigutab protokolli koos lisadega dokumentide loeteluga määratud sarja toimikusse; 7. protokollija/assistent/täitmise kontrollimise eest vastutav isik jälgib vastuvõetud otsuste tähtaegsed täitmist.
5.3.3 Protokolli vorming
Protokolli vormingu elementide hulka kuuluvad:
25 Lidia Feklistova dokumendiliigi nimetus PROTOKOLL koos nõupidava organi nimetusega; koostamise koht märgitakse nimetavas käändes; protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise (mitte allakirjutamise) kuupäev, seetõttu võib kogu kuupäeva trükkida; number (viit); koosoleku alguse ja lõpu kellaajad ; tekst, mis on konkreetne ja täpne. Teksti osad on järgmised: o informatsioon osavõtjate kohta: koosoleku juhataja ees- ja perekonnanimi ; protokollija ees- ja perekonnanimi; osavõtjate ees- ja perekonnanimed on esitatud perekonnanimede tähestikulises järjekorras. Kui osavõtjaid on rohkem kui 15, vormistatakse registreerimisleht, mis lisatakse protokollile. puudujate ees- ja perekonnanimed. Puudujate märkimine on eriti oluline, kui otsuse langetamiseks on vajalik kvoorumi olemasolu. Informatsioonil on ka distsiplineeriv sisu. kutsutud isikud, kes osaleb üksnes konkreetse päevakorrapunkti arutelu ajal; o päevakord, kus arutatavad küsimused formuleeritakse nimetavaliselt; o koosoleku käik, kus protokollitakse päevakorrapunktide kaupa skeemi kuulati ­ küsimused ­ vastused küsimustele ­ sõna võtsid ­ otsustati järgi. Päevakorrapunkti number koos sõnaga KUULATI trükitakse ja märgitakse ettekandja eesnimetäht ja perekonnanimi ning mõttekriipsu järele ettekande kokkuvõtlik sisu ainsuse 3. isikus. Kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu ei protokollita. Ettekanne lisatakse protokollile ja tekstis tehakse märge Ettekande tekst lisatud. Protokollis märgitakse samuti sõnavõttude sisu kokkuvõtlikult ainsuse 3. isikus. Edasi protokollitakse vastuvõetud otsus(ed). Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi, jaotatakse otsus punktideks, mis nummerdatakse araabia numbritega nii, et päevakorrapunkti number kajastuks otsuse numbris . Kui otsus võetakse vastu hääletamistulemuste põhjal, näidatakse otsuses poolt, vastu ja erapooletute häälte hulk. protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, nende allkirjad vormistatakse kõrvuti; jaotuskavas märgistatakse loetelu struktuuriüksustest või täitjatest, kellele saadetakse protokolli koopia või väljavõte; 26 Lidia Feklistova autor ehk organisatsiooni nimetus kuulub täiendavalt digitaalse protokolli vormingusse, mida plangile ei prindita.
Kui protokollile lisatakse täiendavaid dokumente, siis kõik dokumendid peavad olema alla kirjutatud.
5.3.4 E-koosolek E-koosolek ehk virtuaalne koosolek võimaldab osaleda neil, kes füüsiliselt ei saa kohal olla. Tänapäeval on võimalik infot edastada ja otsuseid teha ka füüsiliselt kokku tulemata. See on lahendus puhuks, kui vajadus koosolekut on pidada, kuid töötajaid pole võimalik ühte ruumi kokku tuua: asutakse erinevates linnades või kasutatakse kaugtöö võimalusi, st tehakse tööd väljaspool kontorit. Seega e-koosoleku eelised on aja ja sõidukulude kokkuhoid .
E-koosolekul on võimalik edastada eriliigilisi andmeid: dokumente, tekste , pilte, videot, heli jne. Efektiivse töö tagamaks peab igal osalejal olema arvuti koos vastava tarkvaraga ja kiire Interneti ühendus.
27 Lidia Feklistova Protokolli näidis
JUHATUSE KOOSOLEKU PROTOKOLL (kirja suurus 14 punkti; 5,5 cm kaugusel dokumendi ülaservast)
Tartu (6,3 cm kaugusel dokumendi ülaservast) 03. september 2008 nr 1-2/3
Algus kell 09.00, lõpp kell 10.30 (8,5 cm kaugusel dokumendi ülaservast)
(2-3 tühja rida) Juhatas Martin Savi Protokollija Triin Kask Osa võttis 25 õppekoja liiget (registreerimisleht lisatud) Puudusid Inar Karu, Indrek Tamm Kutsutud korraldustalitsuse juhataja Karin Uus (2 tühja rida)
PÄEVAKORD Komisjoni töökorra kinnitamine (2 tühja rida)
KUULUTATI: T. Kivi ­ esitas ülevaate komisjoni uue õppekorra kohta. Küsimused: Härra Jänes: Kui uues õppekorras on ette nähtud õppijate õppepuhkus ja kui pikalt? Vastused: Härra Kivi: uues õppekorras õppijate õppepuhkus on 2 kuupäeva. Sõna võtsid: K. Rebane ­ andis selgitusi uue õppekorra juriidilises osas. P. Orav ­ teavitas osalejad, et nõukogu poolt kinnitatud 2007. a õppekord on täidetud täies mahus . OTSUSTATI: Kiita uus õppekord heaks.
(2 tühja rida) (allkiri) (allkiri) Martin Savi Triin Kask Koosoleku juhtaja Koosoleku protokollija
(2-4 tühja rida)
Koopia: T. Kivi 28 Lidia Feklistova 5.4 Akt Akt on dokument, millega saab tuvastada mingit seisu (näiteks, laoseisu) või fakti (dokumentide üleandmist ­ vastuvõtmist). Akt koostatakse komisjoni või selleks volitatud isiku poolt ning vormistatakse üldplangile. Eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust.
Akti vormingusse kuuluvad järgmised elemendid:
dokumendiliigi nimetus AKT; koostamise koht; koostamise kuupäev trükitakse sõnalis-numbriliselt; numbrit (viidet) trükitakse kuupäeva järel; pealkiri; kinnitusmärk näitab akti kinnitamist kõrgemalseisva juhi poolt, kes paneb oma allkirja koostamise päeval või järgmisel tööpäeval pärast koostamist; tekst koosneb sissejuhatavast ja konstateerivast osast. Sissejuhatav osa algab akti koostamise aluse trükkimisega. Järgnevalt loetletakse komisjoni koosseis (esimees ja liikmed perekonnanimede tähestikulises järjekorras). Konstateerivas osas esitatakse tuvastatud faktid, järeldused ja ettepanekud. Konstateeriva osa lõpus näidatakse akti originaaleksemplaride arv ja jaotuskava. Kui akt vormistatakse digitaalselt, tagatakse kõikidele allkirjastajatele juurdepääs aktile. akti kirjutavad alla komisjoni esimees ja kõik komisjoni liikmed. Allkirjastatakse kõik koostatud eksemplarid. Vajadusel pärast allakirjutamist esitatakse akt kinnitamiseks. üldjuhul akti ei viseerita.
29 Lidia Feklistova
Akti näidis
AKT (kirja suurus 14 punkti; 5,5 cm kaugusel dokumendi ülaservast) (2 tühja rida)
03. september 2008 nr 1-2/3 KINNITAN (2 tühja rida) (allkiri) Siim Lõvi Tartu Komisjoni esimees (2 tühja rida) 06. september 2008
Õppetoetuste saajate nimekirja üleandmine ­ vastuvõtmine (2 tühja rida)
Alus: õppeasutuse direktori 15. juuni 2008.a käskkiri nr 17 "Õppetoetuse määramine". (1 tühi rida) Koostanud komisjon koosseisus : esimees õppekoja direktor Maris Leht liikmed: õppekorraldustalitsuse esimees Katrin Tamm kursustejuhatajate esindaja Liis Aru sekretär Tiia Kivi
Akt on koostatud selle kohta, et AS TARTU ÕPPURI õppetoetuse määramise komisjoni sekretär Tiia Kivi andis üle ja AS TARTU ÕPPURI õpilaste esindaja Mari Tamm võttis vastu komisjoni poolt kinnitatud õppetoetuste saajate nimekirja. (2 tühja rida)
Akt on koostaud kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine õpilaste esindajale.
(2-4 tühja rida)
Andis üle (allkiri) Võttis vastu (allkiri) Tiia Kivi Mari Tamm Komisjoni sekretär Õpilaste esindaja
30 Lidia Feklistova
6 Ametikiri 6.1 Üldine informatsioon Ametikiri koostatakse infovahetuse eesmärgil, adresseeritakse juriidilisele või füüsilisele isikule ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Adressaat hindab alateadlikult dokumendi välist külge juba enne sisuga tutvumist. Tuleb meeles pidada, et olulised on dokumendi plank, selle kujundus ja paberi kvaliteet, samuti teksti paigutamise korrektsus, vastavus asjaajamise heale tavale. Kiri, mis kubiseb kirjavigadest, jätab mulje, et ei viitsita kirjatükke üle lugeda ega hoolita heast tavast .
Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris: originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale paberlehele. Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida: mida, millest ja kellele kirjutati. Erandiks on tänukirjad, õnnitlused ja kaastundeavaldused, mida vormistatakse üldplangile, kui esindusplank puudub.
Ametikirjade hulka kuuluvad järelepärimine, tellimiskiri, võlanõue, pretensioon, volikiri, garantiikiri, soovituskiri, äraütlemiskiri, teatis , tõend, avaldus, tänukiri, õnnitluskiri, kaastundekiri, memo , kutse vastuvõtule jne.
6.2 Ametikirja koostamise protseduur Tänapäeval koostatakse elektroonilisi ametikirju ja seetõttu allpool toodud protseduur on seotud elektroonilise ametikirja loomisega . 1. Koostaja määrab dokumendiliigi ja sarja tähise vastavalt dokumentide loetelule ning loob ametikirja kavandi, seejärel salvestab dokumendi dokumendihaldussüsteemi vastavasse dokumendikavandite kataloogi ; 2. koostaja määrab ametniku(d), kes peavad osalema dokumendi kooskõlastamises ja määrab vajadusel kooskõlastustähtajad (juhul, kui see protseduur ei käivitu dokumendihaldussüsteemis automaatselt); 3. koostaja edastab dokumendi viseerimiseks vahetule ülemusele, teistele selle küsimusega seotud ametnikele, juristile jne., kui see protseduur ei käivitu automaatselt süsteemis. Koostaja saadab dokumendi ringlusse vastavalt vajadusele kas paralleelselt, st dokument läheb viseerimiseks selle küsimusega seotud ametnikele korraga, või järjestikuselt, st esimesena saab dokumendi viseerimiseks vahetu ülemus ja seejärel teised asjaga seotud isikud. 4. kooskõlastajad viseerivad dokumendi, lisades oma viseeringu vastavale dokumendile märkena dokumendiregistris selleks ettenähtud kohas. Seejärel märgivad ülesannete nimekirjas vastava ülesande tehtuks, see on eelduseks , et 31 Lidia Feklistova järjestikuse ringluse korral läheb dokument ülesandena täitmiseks dokumendi liikumistees järgmiseks määratud ametnikele. 5. koostaja saadab ettenähtud korras vormistatud ja vajadusel viseeritud dokumendikavandi allakirjutamiseks juhile, kasutades dokumendiringluse funktsiooni; 6. juht allkirjastab dokumendi digitaalallkirjaga. Enne allkirjastamise protseduuri käivitumist saab ametikiri automaatselt registrisüsteemi poolt antava viida ja salvestub vastavasse kausta dokumentide loetelu järgi. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, on dokumendi allkirjastaja vastutav dokumentide identsuse eest.
6.3 Ametikirja vorming Ametikirja vormingusse kuuluvad järgmised elemendid:
autor on kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik. Kirja autoriks võib olla organisatsioon (näiteks, AS TARTU ÕPPUR), organisatsiooni allüksus (näiteks, AS Tartu Õppuri Tööstustehnoloogia osakond), ametiisik (näiteks, Notar Ruut Männik), füüsiline isik (näiteks, Riina Sonn). Autor esitatakse nimetavas käändes ja pannakse kirja kirjapeaväljal. logo või vapp on kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund, mis samuti asub kirjapeaväljal, ei kasutata kirja taustana; kasutusmärge on kirja kasutamise korda tähistav märge (näiteks, isiklik, ärisaladus), mida vormistatakse vajadusel; adressaat on organisatsioon või selle allüksus, füüsiline või ametiisik, kellele kiri suunatakse. Kui kirjal on mitu adressaati, siis adressaadi nimed esitatakse tähtsuse või tähestiku järjekorras. Vastuskirjad adresseeritakse alati kirja saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adressaati. aadressis on sideandmed, et kiri jõuaks adressaadini. Üldine struktuur on järgmine: o organisatsiooni või isiku nimi viisakustiitliga o struktuurüksus (vajadusel) o tänav, maja o asula või sidejaoskond o sihtnumber ja linn (või maakond)
32 Lidia Feklistova o riik (kui kiri saadetakse teise riiki) riigisisene postiaadressi vormistamine saatmiseks ... · ... personaalselt Pr Marju Leht AS Tartu Õppur Kopli 1 12345 TARTU · ... ettevõttele AS Tartu Õppur Kopli 1 12345 TARTU · ... struktuurüksusele AS Tartu Õppur Personaliosakond Kopli 1 12345 TARTU postiaadressi vormistamine rahvusvaheliseks saatmiseks 17 Golden Street Barcelona BC 1 17S SPAIN o kui kirja saadetakse e-posti teel, siis väljale Kellele sisestatakse vastav e- posti aadress (näiteks, [email protected]). pealkiri on kirja sisule antud nimetus, et hõlbustada kirja leidmist ja eristada seda teistest dokumentidest. Pealkirja ... o ...vormistatakse soovitavalt nimetavas käändes ja punktita lõpus; o peab võimalikult lühidalt avama dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi; o lihtsustab dokumendi registreerimist ja sisuga tutvumist; o on kohustuslik kõigil dokumentidel, v.a. õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused, tõendid, õiendid, teatised jms.; o kirja eriliigi puhul märgitakse see pealkirjaväljale suurtähtedega (näiteks, AVALDUS, GARANTIIKIRI, SOOVITUSKIRI, TEATIS, TÕEND, VOLIKIRI, ÕIEND jne) ja sellistel kirjadel pealkiri puudub; tekst on kirja põhisisu. Kirja tekst peab olema võimalikult lühike ja lihtsa sõnastusega. Stampkeelendid, nagu "Käesolevaga teatame, et...", "Vastuseks teie kirjale teatame, et..." jne on lubamatud. Soovitav on kasutada lihtlauseid ja kindlat, mitte tingivat kõneviisi ning võimalusel rõhutada positiivset . Kiri kirjutatakse meie-teie vormis. Sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena. Tekst võib koosneda kolmest alamelemendist:
33 Lidia Feklistova o pöördumisel on soovitav kasutada ametinimetust, tiitlit. Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime , kirjavahemärke pöördumise lõpus. Näiteks, Lugupeetud härra minister, Lugupeetud proua Tamm. o sisu sissejuhatus, kus esitatakse kirja koostamise põhjus, eesmärk, varasemad suulised kokkulepped; probleemi esitus, kus tuuakse faktid, kaalutlused, põhjendused; lõppkokkuvõttes on toodud järeldused, esitatakse palve, taotlus või ettepanek probleemi lahendamiseks; o lõputervitus on seda lühim, mida ametlikumad on suhted (näiteks, Lugupidamisega , Austusega); allkiri on kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline kirje või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärtust. Omakäeline allkiri kirjutatakse loetavalt ja koosneb üldjuhul eesnime esitähest ja perekonnanimest. Digitaalselt allkirjastataval kirjal märgitakse omakäelise allkirja kohale sulgudes allkirjastatud digitaalselt. E-kirjal on allkiri kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides, kui kirjaga võetakse kohustusi või antakse õigusi. Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjades. Siis piisab üksnes allkirjastaja andmetest. allkirjastaja on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autori või autori nimel. Elemendi eesmärk on tuvastada allkirja andnud füüsiline isik. Allkirjastaja alamelementideks on: o eesnimi o perekonnanimi o ametinimetus või roll o organisatsioon o organisatsiooni allüksus lisamärge on märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks. Elemendi eesmärk on hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale viidatud , märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Mitme lisa olemasolul eksemplaride arv nummerdatakse. lisaadressaat on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks. Paberkandjal kirja puhul võib lisaadressaadile saata originaalkirja või koopia. Kui saadetakse kirja originaal, märgitakse lisaadressaadi ette selgitav sõna
34 Lidia Feklistova Teadmiseks; kui saadetakse kirja koopia, märgitakse lisaadressaadi ette sõna Koopia. koostaja on kirja kavandi ettevalmistanud isik. Koostaja andmed vormistatakse kõigile väljasaadetavatele ametikirjadele, kui allkirjastaja ja kirja koostaja on erinevad isikud. Koostaja andmete esitamisel alguses esitatakse ees- ja perekonnanimi, siis telefoninumber ja e-posti aadress. Kui kirja kavandi ettevalmistamisel on osalenud mitu koostajat, võib iga koostaja andmeid täiendada pannes perekonnanime järele sulgudesse tema poolt ettevalmistatud sisulist valdkonda iseloomustava märksõna. seosviit on sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Seosviida eesmärgiks on hõlbustada ühes ajas peetava kirjavahetuse haldamist, kuna element võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja ja muudab dokumendi registreerimise operatiivsemaks. Lugupidamise ilmutamiseks adressaadi suhtes tuleb vastuskirjas alati viidata saabunud algatuskirja kuupäevala ja viidale. Antud elemendi vormistamisel esikohale pannakse selgitav sõna Teie, siis saabunud dokumendi kuupäev ja viit (näiteks, Teie 10.09.2008 nr 1-2/3). kuupäev on kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aktsepteerinud. Kuupäeva märgitakse numbriliselt järjekorras ­ päev, kuu ja aasta. Päeva üldjuhul ei trükita, selle märgib allkirjastaja üheaegselt allkirjutamisega või assistent pärast dokumendi registreerimist. Vastuskirjas trükitakse kuupäev pärast sõna Meie. viit on kirjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumendisüsteemis. Elemendi eesmärk on hõlmata kiri dokumendisüsteemi, tõestada registreerimine, hõlbustada dokumendi haldamist ja otsingut. Viida koosseisu kuuluvad sarja tähis dokumentide loetelu järgi ja dokumendi järjekorranumber dokumendiregistri järgi.
35 Lidia Feklistova
Ametikirja struktuuri näidis
Autor (1,2 cm plangi ülaservast)
Logo/vapp
kasutusmärge adressaat (5,5 cm plangi ülaservast) Teie seosviit (9,5 cm kaugusel vasakust veerisest) aadress kuupäev (aadressi kolmanda reaga ; 9,5 cm kaugusel vasakust veerisest) ja viit
pealkiri (9,5 cm plangi ülaservast)
(2-4 tühja rida)
pöördumine (1-2 tühja rida)
teksti sisu (sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena; lõikude vahel jääb üks tühi rida; tekst joondatakse vasakule; taandrida ei kasutata) (1-2 tühja rida)
lõputervitus allkirja trükitakse tervitusvormeli alla või jäetakse 3 tühja rida omakäelise allkirja jaoks (3-5 tühja rida)
allkirjastaja (2-4 tühja rida)
lisamärge (2-4 tühja rida)
lisaadressaat
koostaja
kontaktandmed (1,7 cm alumisest veerisest)
36 Lidia Feklistova 6.4 Erinevate ametikirjade näidised 6.4.1 Järelepärimine Äritehingud algavad sageli järelepärimisest. Kliendid saavad infot kas reklaami, telefoni, faksi või e-posti teel.
Järelepärimine peab olema esitatud selgelt, sisutihedalt ja viisakalt. Kirjad, kus palutakse konkreetset infot, vajavad põhjalikumat seletust ja sel juhul on õige kasutada järgmist lähenemist:
oma firmat tuleks lühidalt tutvustada; selgitada järelepärimise saatmise eesmärki; selgitada, millest konkreetselt ollakse huvitatud ja kust pärineb info firma kohta; viidata võib võimalikele soovitajatele ­ äripartneritele; kirja lõpetamisel võib paluda teatud tingimusi või garantiisid, märkida, et olete huvitatud edasistest ärisuhetest; viidata, kuidas kavatsetakse katta soovitud materjalide saatmise postikulud.
Järelepärimisele tuleb vastata kohe ja viisakalt. Hea mulje jääb firmast , kui
tulevase võimaliku kliendi poole pöördutakse nimepidi; viidatakse järelepärimiskirja kuupäevala ja numbrile; tänatakse järelpärimise eest; vastused antakse küsimuste esitamise järjekorras; lisatakse täiendavat infot; tehakse konkreetne pakkumine, kinnitatakse, et teenust osutatakse meeleldi; pakutakse eeliseid .
Kui järelepärimises küsitud kaup ei ole mingil põhjusel enam saadaval, tuleb pakkuda alternatiivne variant. Tulevikus kliendile tuleb teatada hindade muutumisest, uue toodangu saabumisest jne.
37 Lidia Feklistova
Järelepärimiskirja näidis
Koolitusfirma Kolm Tulpi Aia 667-3 Teie nr 777 888 Tallinn 15. september 2008
Koolituskursuse korraldamine
Lugupeetud firmajuht
Soovime täpsemat infot Teie firma poolt pakutavate kursuste kohta. Meie firma tegeleb transporditeenuse osutamisega nii Eestis kui Ida-Euroopas. Meil on kokku 40 töötajat, enamikus bussi - ja veoautojuhid, lisaks 2 sekretäri ja raamatupidaja. Koolituskuludeks on meie aastaeelarves ette nähtud 60 000 krooni. Palun teatage meile:
- pakutavate kursuste loetelu,
- toimumise aeg ja koht,
- kursuse hind ühe inimese kohta,
- kursuse läbiviijate lühiiseloomustus.
Ootame Teie vastust järgmise nädala jooksul.
Oleme saatnud hinnapäringud mitmesse koolitusfirmasse ja oma valikust teatame hiljemalt 30. maiks 2009.
Meeldivale koostööle lootes
(allkiri)
Rain Ratas
Juhataja
Kamera 58 Telefon 54 98 44 Arvelduskonto 5464984121 45677 PÄRNU Faks 99 88 77 Swedbank E-post [email protected] Registrikood 9845654 Internet www.kummi.ee
38 Lidia Feklistova 6.4.2 Tellimiskiri Tellimiskiri koosneb kaaskirjast ja sellele lisatud tellimisblanketist.
Kaaskirjas vormistatakse märkus lisa (tellimisblanketi) kohta, tänatakse vastuse eest järelepärimisele ning kinnitatakse varem kokkulepitud tingimusi.
Tellimisblanketile tavaliselt märgitakse:
kauba või teenuse nimetus; kataloogi number; kogus; hind; kättetoimetamise (saamisega) aeg, koht, viis; maksmise kord.
Tellimuse saamisel on viisakas saata kliendile vastus, millega kinnitatakse tellimuse kättesaamist. Selles tänatakse tellimuse eest ning teatatakse, millal tellimus täidetakse.
Kui mingil põhjusel (näiteks, ostja tingimused pole vastuvõetavad, kauba tootmine on katkestatud või kaup on otsas) tellimust ei saa täita, siis tuleb pakkuda alternatiivne variant. Kauba saatmisel kliendile lisatakse kaubale arve.
39 Lidia Feklistova
Tellimiskirja näidis [4]
Riiklik Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskus Sakala 21 10141 TALLINN 01.10.2008 nr 1-2/3
Kutsehariduse lõpudokumentide tellimine
(kutseõppeasutuse nimetus) soovib tellida käesolevaks õppeaastaks järgmisi lõpudokumente:
Jrk nr Lõputunnistuse liik Tähis Õppekava kood ja nimetus Kogus 1 Lõputunnistus KKPB 1418 Kokk 120 põhikooli baasil 1420 Puhastusteenindus 2 Lõputunnistus KKKB 1419 Toitlustusteenindaja 60 keskkooli baasil 3 Hinneteleht - 90 4 Hinnetelehe lisa - 180 5 Kutseõppe A 80934 Elektrik 25 lõputunnistus 80916 Mööblirestauraator (puittoodete ennistaja )
Lõputunnistusi vajame 15 märtsiks 2007. a.
Kutseõppeasutuse direktor (allkiri, nimi, ametinimetus)
Koostaja (nimi, ametinimetus, telefon, e-posti aadress)
40 Lidia Feklistova
6.4.3 Võlanõue Mõnikord võib juhtuda ka nii, et osutatud teenuse eest klient ei maksa arvet. Põhjuseks võib olla nii kliendi vastutustundetus kui ka arve kadumine. Võla sissenõudmisel tuleb säilitada hea toon. Eesmärgiks peab olema veenda klienti maksma ja probleem rahulikult lahendada. Tavaks on, et võla sissenõudmiskirjad saadetakse teatud vaheaegadega. Võlanõue saab esitada kas teate, meeldetuletuse, järelpärimise või ultimaatumi kujul.
41 Lidia Feklistova
Võlanõue näidis (teade)
Anu Saar AS Kaar 20.09.2008 nr 1-2/3 Kaar 111 12356 TALLINN
Võlanõue
Austatud proua tegevdirektor
Meile on veel laekumata augustikuus osututud reisiteenuste eest arve 10 000 kr, mis pidi saabuma 10. septembriks. Oleme tänulikud, kui maksate arve kahe päeva jooksul.
Kui olete ülekande juba teinud, ärge pöörake sellele kirjale tähelepanu.
Lugupidamisega
(allkiri) Rauno Kaja Tegevdirektor
Sangaste tee 111 Telefon 11 22 33 Arvelduskonto 2222222222 98765 PÄRNU Faks 99 88 77 Ühispank E-post info@ reisid .ee Registrikood 987654 Internet www.reisid.ee
42 Lidia Feklistova
Võlanõue näidis (meeldetuletus)
Anu Saar AS Kaar 05.10.2008 nr 1-2/3 Kaar 111 12356 TALLINN
Võlanõue
Austatud proua tegevdirektor
Teatasime 20. septembril, et Teil on jäänud tasumata 10 000 kr augustikuu arve osututud reisiteenuste eest. Lisame kirjale koopia arvest juhuks, kui see on Teil kaotsi läinud.
Soovime, et tasute võla lähipäevil.
Lugupidamisega
(allkiri) Rauno Kaja Tegevdirektor
Sangaste tee 111 Telefon 11 22 33 Arvelduskonto 2222222222 98765 PÄRNU Faks 99 88 77 Ühispank E-post [email protected] Registrikood 987654 Internet www.reisid.ee 43 Lidia Feklistova
Võlanõue näidis (ultimaatum)
Anu Saar AS Kaar 16.10.2008 nr 1-2/3 Kaar 111 12356 TALLINN
Võlanõue
Austatud proua tegevdirektor
Teatasime Teile 20. septembril ja 05. oktoobril maksmata arvest. Soovime, et tasute võla 10 päeva jooksul selle kirja saamisest. Seejärel anname küsimuse menetlemiseks meie juristile ja oleme sunnitud katkestama partnerluslepingu.
Lugupidamisega
(allkiri) Rauno Kaja Tegevdirektor
Sangaste tee 111 Telefon 11 22 33 Arvelduskonto 2222222222 98765 PÄRNU Faks 99 88 77 Ühispank E-post [email protected] Registrikood 987654 Internet www.reisid.ee 44 Lidia Feklistova
6.4.4 Vabanduskiri Vabanduskirja kirjutamisel peate olema viisakad . On vaja ära märkida mille eest vabandate ja põhjendada, miks tekkis selline ebameeldiv olukord. Tasub ka mainida kuidas kavatsete lahendada probleemi, mida võtate ette.
45 Lidia Feklistova
Vabanduskirja näidis
Rauno Kaja AS Reisid 20.10.2008 nr 1-2/3 Sangaste tee 111 98765 PÄRNU
Vabanduskiri
Austatud härra tegevdirektor
Täname 16. oktoobril saadetud kirja eest.
Vabandame väga viivituse pärast sellele ja eelnevatele kirjale vastamisel. Hiljuti muutis meie peakontori asukohta ja see tingis hilinemise kirjadele vastamisel. Kolimine on nüüd lõpetatud ja kinnitan Teile, et arve tasume kahe päeva jooksul.
Lugupidamisega
(allkiri) Anu Saar Tegevdirektor
Kaar 101 Telefon 77 88 99 Arvelduskonto 444444444 12356 TALLINN Faks 11 22 33 Swedpank E-post [email protected] Registrikood 987659 Internet www.kaar.ee
46 Lidia Feklistova
6.4.5 Pretensioon Kui kaup (teenus) saabub kohale rikutult või hilinemisega, on alus pretensiooni esitamiseks. Pretensioon tuleb kirjutada taktitundega ja viisakas vormis, mis näitab heatahtlikust ja soovi lahendada tekkinud ebameeldivat olukorda.
Pretensioonis tuleb esitada faktid, kuupäevad, nimed, sündmused ja teha konkreetne ettepanek probleemi lahendamiseks. Kirjale tuleb lisada koopiad dokumentidest, mis kinnitavad kaebust.
Saanud pretensiooni, tuleb kohe pöörata probleemile tähelepanu. Olukorra võib lahendada külaskäigu, meili või telefonikõnega, kuid kirjalik vabandus on alati kõige mõjusam.
Vastuses pretensioonile on esimene loomulik reaktsioon enda õigustamine. Õigem oleks aga asja rahulikult uurida, et jõuda objektiivsele järeldusele, kas pretensioon on õigustatud või mitte. Teksti võiks koostada järgmise plaani kohaselt:
vabandada tekitatud ebameeldivuste pärast; esitada motiivid, mis mittetahtlikke ebameeldivusi põhjustasid; teha konkreetne ettepanek tekitatud kahju heastamiseks; tänada pretensiooni kui olulise tagasiside eest, mis võimaldab välistada samalaadseid vigu tulevikus.
Kirja allkirjastab ettevõtte juht, et kinnitada ­ juhtunut võetakse tõsiselt.
47 Lidia Feklistova
Pretensiooni näidis
Juta Siil AS Arvuti 05.10.2008 nr 3-1/2 Kaup 11 12376 TALLINN
Tellimus 25. septembrist 2008
Austatud proua tegevdirektor
1. oktoobril saime kätte tellitud arvutid . Karbid , millesse arvutid olid pakitud, said transportimisel kahjustada.
10 arvutit kolmekümnest on kasutamiseks kõlbmatud ja neid pole võimalik edasi müüa.
Saadame kahjustatud arvutid tagasi ja palume need asendada uutega nii kiiresti kui võimalik.
Lugupidamisega
(allkiri) Rauno Rebane Tegevdirektor
Lisa: ekspertiisiakt 04.10.2008
Tamme tee 111 Telefon 98 88 79 Arvelduskonto 2222225522 98765 PÄRNU Faks 12 13 19 Ühispank E-post [email protected] Registrikood 107654 Internet www.arvuti.ee
48 Lidia Feklistova
6.4.6 Volikiri Volikiri on kirjalikus vormis antud volitus , millega juriidiline või füüsiline isik ( volitaja ) annab oma nõusoleku mingiks tegevuseks selleks määratud isikule (volitatule).
Volikirja koostamise algatus tuleb juhtkonnalt või töötajalt, kes tööülesannete tõttu peab esindama organisatsiooni. Volikirja kavandi koostab üldjuhul töötaja, kes peab ettevõtet esindama.
Volikirja vormingus puuduvad järgmised elemendid:
pealkiri ­ selle asemel vormistatakse pealkirjaväljale kirja liiginimetus VOLIKIRI pöördumine lõputervitus
Volikirja tekstis volitatakse töötajat personaalselt esindama organisatsiooni või teostama tema nimel tehinguid (näiteks, kaupa vastu võtma, dokumente üle andma jms). Teksti viimases lõigus märgitakse volikirja kehtimise aeg. Volitatu nimi ja perekonnanimi trükitakse suurtähtedega nimetavas käändes koos isikukoodi või sünniajaga. Ilma isikutõendava dokumendita ei saa volikirja kasutada.
Volikiri allkirjastatakse omakäeliselt või digitaalselt. Allkirjastajaks on volitaja (näiteks, tippjuht ). Üldjuhul volikirja allkiri kinnitatakse pitseriga. Kui ettevõttel pitsat puudub, trükitakse allkirja elemendi järel sõna (PITSATITA).
Suhtlemisel välispartneritega saab ettevõtet esindama üksnes notariaalselt tõestatud volikirja alusel.
Volikiri registreeritakse pärast allkirjastamist ja kuupäeva märkimist.
Kui volikiri tuleb ootamatult kehtetuks tunnistada, kaotab volikiri kehtivuse sellest päevast, kui adressaat saab kehtetuks tunnistamise kohta ametliku teate. Kaotatud volikiri tunnistatakse kehtetuks, selle asemel antakse välja uus, st dublikaati volikirjast ei tehta .
49 Lidia Feklistova
Volikirja näidis
AS Tartu Postkontor Raekoja plats 13 20.10.2008 nr 1-2/3 98765 TARTU
VOLIKIRI
AS TARTU ÕPPUR, asukohaga Küüni 12, tegutsedes oma seadusliku esindaja ­ juhatuse esimehe Riina Tamm isikus, volitab
JÜRI KARU ( isikukood 37901222727)
võtma vastu Tartu Postkontorisse AS TARTU ÕPPURi nimele tulnud tähtsaadetisi.
Volikiri kehtib kaks kuud.
Allkirja näidis _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
(allkiri) Riina Tamm Juhatuse esimees
Küüni 12 Telefon 55 33 99 Arvelduskonto 123456789 56498 TARTU Faks 78 78 99 Swedpank E-post [email protected] Registrikood 123985 Internet www.oppur.ee
50 Lidia Feklistova
6.4.7 Garantiikiri Asjaajamise praktikas vormistatakse garantiikirjadena lubadusi sisaldavaid kirju, kuigi meie seadusandlus ei anna garantiikirjale võrreldes tavalise ametikirjaga suuremat juriidilist jõudu. Garantiikirjal on teatud psühholoogiline mõju: allakirjutaja teeb kõik endast oleneva antud lubaduse täitmiseks.
Nii nagu volikirjal puuduvad teatud vormingu elemendid, puuduvad ka garantiikirjal pealkiri (selle asemel kirjutatakse GARANTIIKIRI), pöördumine ja lõputervitus.
51 Lidia Feklistova
Garantiikirja näidis
AS Reisid Rüütli 14 16.09.2008 nr 1-3/4 98965 TARTU
GARANTIIKIRI
AS TARK MÜÜK garanteerib kõigi postikulude katmise, mis on seotud kauba ärasaatmisega meie klientidele.
(allkiri) Riina Tamm Juhatuse esimees
Paldiski mnt 12 Telefon 78 91 12 Arvelduskonto 145455589 16498 TALLINN Faks 55 66 99 Swedpank E-post [email protected] Registrikood 333985 Internet www.myyk.ee
52 Lidia Feklistova
6.4.8 Tänukiri Tänukiri on viisakusavaldus, mis väljendab austust ja üldjuhul kinnitab soovi jätkata kontakti. Kui keegi on teene osutanud, saadetakse tänukirja, näiteks, meeldiva koostöö eest, teenuse eest jms. Ametikohalt lahkuv firmajuht võiks saata tänukirja oma koostööpartnerile, eriti kui tema soovib jätkata nendega kontakte ka uuel töökohal.
Tänukirja võib kirjutada käsitsi, kui juht tänab isiklikult temale osutatud teene eest. Firma nimel saadetud kiri trükitakse. Tänukiri vormistatakse esindusplangile, selle puudumisel organisatsiooni üldplangile.
Tänukirja vormingusse kuuluvad:
adressaat; kuupäev koos koostamise kohaga; tekst, mille pöördumine on pikem ja sõbralikum. Tekstis on väga tähtis esimene lause, mis peab kindlasti sisaldama tänuvormeli. Edasi märgitakse põhjus, mille eest tänatakse. allkiri, millele juht võib lisada käsitsi kirjutatud lõpetervituse.
Tänukirjale ei lisata postiaadressi, pealkirja ega viita .
53 Lidia Feklistova
Tänukirja näidis
TÄNUKIRI Tartu Õppur tänab Teid
Karin Kuusk panuse eest AS Tartu Õppuri loomisel
(allkiri) Jaak Salumets AS Tartu Õppuri direktor
Tartu, 15. september 2008
54 Lidia Feklistova
6.4.9 Õnnitluskiri Tavaliselt organisatsiooni juubeliks, äri laiendamisel, äripartneri asumisel ametikohale jne saadetakse õnnitluskirju või -kaarte. Neid vormistatakse organisatsiooni esindusplangile või üldplangile. Ei vormistata postiaadressi ega viita. Kirjas tuleb märkida:
õnnesoovi põhjus; õnnitlus, mis peab olema individuaalne, sõnastuselt pidulik ja korrektne; õnnitleja omakäeline allkiri.
Väga muljetavaldav on käsitsi kirjutatud õnnitluskiri või vähemalt käsitsi kirjutatud lõputervitus arvutiga vormistatud kirjal.
Õnnitluskaartidest tuleks eelistada kahe poolega kaarte, mis saadetakse kindlasti ümbrikus.
55 Lidia Feklistova
Õnnitluskirja näidis
Pr Anu Tamm AS Tartu Õppuri juhataja Tartus, 16. septembril 2008.a
Austatud proua Tamm
Edastan meie parimad soovid ja tervitused uur ametikoha puhul. Soovin Teile edu ja loodan meie õppeasutuste jätkuvale koostööle.
Siira lugupidamisega
(allkiri) Juhatuse esimees
56 Lidia Feklistova
6.4.10 Kaastundekiri Kaastundekiri saadetakse toetuse ja osavõtu märgiks võimalikult kohe pärast surmateate saamist. Telefonikõne ja faksimine pole hea tava. Kaastundekirja võib kirjutada käsitsi. Üldjuhul kiri trükitakse kas organisatsiooni esindus- või üldplangile. Käsitsi võib sel juhul lisada pöördumine või lõputervituse, eristamaks kirja tavalisest ärikirjast.
Kirja tekst peab olema koostatud delikaatselt ning väljendama kirja saatja isiklikku kurbust.
57 Lidia Feklistova
Kaastundekirja näidis
Pr Anu Tamm AS Kodu töötaja Tartus, 18. septembril 2008.a
Austatud proua Tamm
Teade teie abikaasa härra Tamm surmas puudutas meid sügavalt. Avaldan sügavat kaastunnet selle raske kaotuse puhul. Oleme sel kurval hetkel Teiega.
Sügava kaastundega
(allkiri) Juhatuse esimees
58 Lidia Feklistova
6.4.11 Kutse vastuvõtule Äri pidamisel on olemas ka pidulikumad momendid ­ teile saadetakse kutset ettevõte tähtpäeva tähistamiseks, suhete arendamiseks , austuse väljendamiseks jne. Telefoni või faksi teel reeglina kutseid ei edastata.
Kutse võib olla käsitsi kirjutatud või täielikult/osaliselt trükitud.
Täielikult trükitud kutseid saadetakse suurte ja pidulike vastuvõttude korral. Kutse teksti jäetakse tühimik kutsutava nime kirjutamiseks.
Osaliselt trükitud kutseid võib käsitsi täiendada, st samu kutseplanke saab kasutada erinevate sündmuste puhul.
Vastuvõtud liigitatakse ametlikeks ja mitteametlikeks. Ametlikele vastuvõttudele kutsutakse külalised üldjuhul ilmaabikaasadeta v.a kõrged ametnikud. Mitteametlikele vastuvõttudele kutsutakse külalised koos abikaasadega ja nendel üritustel valitseb vabam, sundimatum õhkkond.
Vastuvõtte saab liigitada ka toimumisaja järgi:
päevased vastuvõtud toimuvad ajavahemikul 12.00 - 18.00 ja ei kesta üle poolteise tunni; õhtused vastuvõtud algavad 18.00-st ja kestavad 2 kuni 2.5 tundi.
Kutse koostamise, saatmise ja vastamise protseduur on järgmine:
1. koostatakse külaliste nimekiri tähtsuse järjekorras; 2. koostatakse ja vormistatakse kutse: 2.1. paberi kvaliteet peab olema hea ja värv soovitavalt valge; 2.2. paberi formaat 15 x 10 cm või 18.5 x 12 cm; 2.3. kutsele võivad olla pressitud/trükitud organisatsiooni sümbolid; 2.4. tekst trükitakse tavaliselt musta värviga või kirjutatakse musta tusiga kolmandas isikus; 2.5. tekst sisaldab: 2.5.1. andmeid kutsuja kohta; 2.5.2. adressaadi nime (sid) ­ tiitel , ametikoht , kusjuures nimi võib jääda märkimata; kui korraldajad jätavad külalise enda otsustada, kelle ta kaasa võtab, siis kirjutatakse kutses "Hr Tamm koos kaaslasega"; 2.5.3. ürituse korraldamise põhjust; 59 Lidia Feklistova 2.5.4. toimumise aega: nädalapäev, kuupäev, kellaaeg; 2.5.5. toimumise kohta; 2.5.6. riietust (vajadusel); 2.5.7. telefoninumbrit äraütlemisest teatamiseks; 2.5.8. meeldetuletust, et kutse tuleb kaasa võtta (vajadusel); 3. kaks kuni kolm nädalat enne ürituse toimumist saadetakse kirja külalistele; 4. isik, kellele kutse saadetakse, peaks sellele vastama kohe kas telefoni teel (sellisel juhul number on antud kutse nurgas) või kirjalikult. Vastuses tänatakse kutse eest ja antakse kas jaatav või eitav vastus.
Kutse vastuvõtule näidis
AS TARTU ÕPPURi juhatusel on heameel paluda Teid
Hr ja pr Tamm
AS TARTU ÕPPURi 5. aastapäev aktusele ja sellele järgnevale vastuvõtule reedel, 26. septembril 2008.a algusega kl 19.00 Vanemuise Kontserdimajas.
Tume ülikond Äraütlemised tel 98 76 54 kuni 23. septembrini
Sissepääs kutse esitamisel
60 Lidia Feklistova
6.4.12 E-kiri E-kirjal on omad plussid ja miinused. Näiteks, e-kirja kirjutamisel pole vaja muretseda halva käekirja pärast või ebameeldivate teadete edastamine on emotsionaalselt kergem. Samas aga kui teade pole vastuvõtjale oluline, pole vastus garanteeritud või kui on vaja kiiret vastust, ei pruugi seda saada.
Asjaajamise hea tava nõuab, et
ärikirjale vastatakse alati ja soovitavalt tuleb reageerida 24 tunni jooksul; kui kohe ei saa vastata, siis kasutatakse automaatvastamist: programm teatab sõnumi kohalejõudmisest ja vajadusel teavitab adressaadi äraolekust; kui töötaja läheb puhkusele või komandeeringusse, siis volitab ta isiku, kes kontrollib tema postkasti ja hoolitseb, et kõik kirjad saadetakse edasi ja neile vastatakse.
6.4.12.1 E-kirja vorming
E-kiri koosneb päisest ja sõnumi kehast.
Päisesse kirjutatakse saaja aadressi ja teemat. On olemas mitu saaja tüüpi:
peamine (sed) adressaat (did) ­ kui on mitu kirja saajat, siis kõik nimed kirjutatakse reale ,,Kellele" ja kõik saajad näevad üksteise nime ja aadressi; koopiasaaja on saaja, kellele sõnum ei ole mõeldud esmajärjekorras, kuid keda tuleb informeerida sõnumi sisust. Koopia saaja tähistamiseks kasutatav lühend ,,cc" tuleneb ingliskeelsetest sõnadest carbon copy . peitkoopia saaja on saaja, kelle identiteeti ei avalda samasõnumi teistele saajatele, st isikud, kelle aadressid on sisestatud reale ,,Kellele" ja ,,Koopiasaaja", ei näe peitkoopia saajate andmeid. Peitkoopia saaja tähistamiseks kasutatav lühend ,,bcc" tuleneb ingliskeelsetest sõnadest blind carbon copy.
Teema on asjalik, lühike ja selgesti sõnastatud sisukokkuvõte. Teema põhjal otsustab adressaat, millal ja kas e-kirja avada. Teema on ka ainus pidepunkt, mille põhjal saab hiljem meili üles leida. Pealkirja ei kirjutata suurtähtedega, ei lisata mitmekordseid hüüemärke, tärnikesi vms. Korralik pealkiri on mõnesõnaline ja kuni 30 tähemärki pikk.
Sõnumi keha moodustavad:
seosviide vormistatakse, kui vastatakse meilile, mis on registreeritud, millel on kuupäev ja viide ; 61 Lidia Feklistova meili kuupäeva ja viide vormistatakse registreeritud kirjavahetuse puhul; pöördumine või adressaat; e-kirja tekst peab olema sama ametlik kui kirjaplangile vormistatud kiri; allkirjastaja; kiri allkirjastatakse digitaalselt, kui asutuse veebilehel on vastab teave digitaalallkirjaga dokumentide vastuvõtmise kohta või kui ollakse selles kokku leppinud; koostaja.
6.4.12.2 Meilietiketi põhireeglit Meilisõnum peab olema selge, lühike ja arvestama saaja vajadustega. Kasuta õigekirja- ja grammatikakorrektorit. Austa meilisaaja aega. Hoia saadud meilide privaatsust. Ära kunagi eelda , et sinu saadetud meil säilitab privaatsuse. Ära usalda ühtegi sõnumit, mille päisest võid lugeda ,,Edasta kõikidele oma sõpradele". Hinge sügavalt sisse, enne kui klõpsad nupule ,,Saada", ja kontrolli... o ...kas sõnum läheb õigele adressaadile o ...kas sõnumi päises on asjakohane pealkiri o ...kas sõnum on loetavas formaadis o ...kas sõnumi mõte on arusaadav o ...kas sõnumi õigekiri ja grammatika on korrektsed o ...kas sõnumi toon on sobiv o ...kas sõnum sisaldab väidet, mida võiks valesti tõlgendada o ...kas sõnumis on midagi, mille avalikkuse ette toomist tuleks vältida o ...kas e-post on selle sõnumi jaoks õige meedium o ...kas olen veendunud, et adressaat tahab seda meili lugeda E-post ei ole iga sõnumi jaoks sobiv meedium. Ära vasta rämpspostile. Ära kunagi saada e- postiga kaastundeavaldusi või vallandamisotsuseid. Ära koosta kirja, kui oled vihane. Salvesta ja registreeri e-kirjad, mida tulevikus oma töös vajad.
62 Lidia Feklistova
7 Dokumendiringlus Dokumentide liikumine organisatsioonis nende saamise või koostamise momendist kuni täitmise või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse.
7.1 Saabuvate dokumentide ringlus Dokumentide vastuvõtmisel kontrollitakse dokumentide saabumise õigsust. Korrespondents märkega ISIKLIK edastatakse adressaadile avamatult. Digitaalselt saabunud registreerimisel kuuluv dokument prinditakse välja. Kui dokumendile on lisatud andmeid digitaalsel andmekandjal (näiteks, CD, DVD), tehakse andmekandja viiruse kontroll.
Dokumendiringluse sihipäraseks korraldamiseks on otstarbekas organisatsiooni asjaajamiskorras sätestada dokumendiringluse skeemid või protseduurid. Skeem näeb välja järgmiselt:
1. dokumentide vastuvõtt (postiga, e-postiga, faksiga); 2. dokumentide esialgne läbivaatamine ja sorteerimine; 3. dokumentide registreerimine; 4. dokumentide menetlemine: 4.1. dokumentide läbivaatamine; 4.2. dokumentide suunamine täitmiseks; 4.3. vajadusel dokumentide edastamine täitjalt täitjale; 4.4. dokumentide täitmise kontrollimine: 4.4.1. vajadusel meeldetuletuse tegemine; 4.4.2. vajadusel täitmise tähtaja pikendamine; 4.5. dokumentides sisalduvate küsimuste lahendamine: 4.5.1. vastusdokumentide koostamine ja vormistamine; 5. vastusdokumentide registreerimine; 6. vastusdokumentide väljasaatmine; 7. dokumentide paigutamine sarja toimikusse vastavalt dokumentide loetelule.
7.2 Väljasaadetavate dokumentide ringlus Väljasaadetavate dokumentide ringlus on kirjeldatud osas ,,Ametikirja koostamise protseduur".
63 Lidia Feklistova 7.3 Sisedokumentide ringlus Sisedokumentide ringluse üldine skeem on järgmine:
1. töötaja koostab ja vormistab dokumendi versiooni; 2. koostaja, tema vahetu ülemus ja teised pädevad spetsialistid viseerivad dokumendi (kui nii on ette nähtud asjaajamiskorras); 3. juht (sisu eest vastutaja) allkirjastab ja paneb kuupäeva; 4. vajadusel dokument kooskõlastatakse teise asutusega; 5. vajadusel tippjuht kinnitab dokumendi; 6. koostaja/assistent registreerib dokumendi vastavas dokumendiregistris; 7. koostaja/assistent tutvustab dokumendi täitjale vastavalt jaotuskavale (valmistab koopiad või edastab elektrooniliselt); 8. koostaja/assistent paigutab dokumendi originaali dokumentide loeteluga määratud sarja toimikusse.
64 Lidia Feklistova
8 Personalidokumendid Personalidokumente vormistatakse hetkest, kui vabaneb või luuakse uus ametikoht, mille täitmiseks on vaja leida antud meeskonda sobiv töötaja, kuni töötaja vabastamiseni ehk töösuhte lõpetamiseni.
Personalidokumentide trükkimisel kasutatakse sama kirja fonti ja suuruse, mida valitakse ametikirja koostamisel.
8.1 Avaldus 8.1.1 Üldine informatsioon Tööpakkumiskuulutustes palutakse kandidaatidel saata muuhulgas avaldus. Dokumendi koostamisel tuleb lähtuda ametikirja vormistamise põhimõtetest. Saabuvad avaldused tuleks registreerida.
Avaldus on kohataotleja visiitkaart, tema esmatutvustus tööandjale. Saatmise eesmärk on saavutada pääsemine intervjuule, seepärast peab dokument olema pilkupüüdev, konkreetne, argumenteeritud ja vormistatud laitmatult. Pole õige keskenduda ainult iseenese huvidele, vaid ka sellele, mida firma kandidaati palgates võidaks.
8.1.2 Avalduse vorming Avalduse vormingusse kuuluvad:
saatja andmed, mis trükitakse kirjapeavälja parempoolses osas: o nimi ja perekonnanimi (suurtähtedega); o aadress; o telefon; o faks; o e-post; adressaat; dokumendi liiginimetus AVALDUS; tekst ­ mida rohkem infot pakkuja kohta on, seda lihtsam on põhjendada oma valikut ja enda sobivust. Tekstis tuleb esile tuua kõik see, mis põhjendab kandidaadi kasulikkust firmale. Võiks alustada viitega, kust pärineb info pakutava töö kohta, mille poolest kuulutus huvi pakkus ja mida antud firmast teada on. Järgnevalt tuleb selgelt teatada oma soov kandideerimiseks koos põhjendusega, argumenteerida oma kasulikkust (omadused ja oskused, mis vastavad antud
65 Lidia Feklistova ametikohale). Edasi peaks selgitama eelmiselt töökohalt lahkumise põhjusi. Positiivset muljet ei jäta, kui põhjusena mainitakse soovi saada suuremat palka, tulevikus paremat pensioni, ametiautot või muid eeliseid, meenutatakse ebameeldivaid ülemust või töökaaslasi. Õige oleks vältida sõna ,,mina" sagedast kasutamist. Avaldus tuleb koostada nii, et see põhineks kvalifikatsioonil, mitte aga vajadusel või kaastundel. Tekst peab olema keeleliselt korrektne ja trükivigadeta. isiklik allkiri; kuupäev; lisad.
66 Lidia Feklistova
Avalduse struktuuri näidis
(kuni 42 mm lehe ülaservast) NIMI JA PEREKONNANIMI Aadress Telefon Faks E-post
Adressaat (55 mm lehe ülaservast)
AVALDUS (85 mm lehe ülaservast)
(4 tühja rida)
Avalduse tekst
(3-4 tühja rida)
Isiklik allkiri kuupäev
(3-4 tühja rida)
Lisa: 1. 2.
67 Lidia Feklistova
Avalduse näidis
ANNE TAMM Sõpruse pst 53-25 11559 TARTU Telefon 55 33 222 E-post: [email protected]
Hr Karl Kruus AS TARTU ÕPPUR Sangaste tee 234 12345 TARTU
AVALDUS
Lugesin ajalehest Tartu Postimees Teie firma tööpakkumise kuulutust õpetaja ametikohale. AS TARTU ÕPPUR on tuntud juhtiva koolitusfirmana ja sõbraliku meeskonna poolest, seepärast soovin kandideerida sekretäride koolitaja ametikohale. Arvan, et vastan esitatud nõuetele.
Praegu töötan assistendina OÜ-s Proov ja olen lõpetamas magistrantuuri Tartu Ülikoolis halduskorralduse erialal. Töö OÜ-s Proov ei paku mulle enam väljakutseid ja seetõttu soovin oma teadmisi ja oskusi rakendada uues keskkonnas.
Olen hea suhtleja, kohusetundlik ja aus. Minu tugevad küljed on ka analüüsivõime ja väitlusoskus.
Soovin rakendada oma töökogemusi ja õppimise käigus omandatud teadmisi AS-st TARTU ÕPPUR.
Lugupidamisega
(isiklik allkiri) kuupäev
Lisa: 1. CV 2. Soovituskiri 68 Lidia Feklistova 8.2 Curriculum Vitae 8.2.1 Üldine informatsioon Curriculum Vitae (CV) mõiste tuleneb ladina keelest ja tähendab ,,elu kulgu ". Eesti keeles vahepeal kasutatakse ka termin ,, elulookirjeldus ". CV koostamisel on oluline informatsiooni selgus, kättesaadavus, süsteemsus, andmete käsitlemise lihtsus ja mugavus.
8.2.2 CV vorming Koostades CV-d kõik märksõnad peavad olema ilusti nähtavad (soovitavalt kirjutada suurtähtedega ja paksu fondi laadiga ) ning kahe märksõna vahel võiks jätta üks tühi rida. Sinu poolt esitatud informatsioon peab olema hästi struktureeritud. Andmete jagamiseks kaheks tulbaks kasutatakse tekstitoimeti tabelduskohtade vahend. CV peab mahutama maksimaalselt kahele leheküljele ning soovitatakse kasutada lihtsat stiili nii ülesehituses kui kujunduses. Kindlasti CV koostamisel tuleb jälgida, et dokument ei sisaldaks fakti- või kirjavigu ning üleliigset informatsiooni, mis ei ole otseselt seotud Sinu kandideerimisega
CV vormingusse kuuluvad:
dokumendiliigi nimetus CURRICULUM VITAE; kandidaadi ees- ja perekonnanimi, mis soovitatavalt trükitakse suurtähtedega. Naised kirjutavad ka oma neiupõlvenime. sünniaeg ja ­koht; aadress (tänav, maja, korter, postiindeks, sihtpunkt); telefoninumber; perekonnaseis (lapsed mainitakse nimepidi, näidates vanuse või sünniaasta); hariduskäik (alustatakse viimati omandatust, minnes kronoloogilises järjekorras tagasi keskhariduse suunas; pannakse kirja õppimise aega, kooli nime, õpitud eriala ja saadud kvalifikatsiooni); täienduskoolitus (loetletakse üksnes need kursused , mida peetakse oluliseks seoses pakutava töökohaga; mainimisel alustatakse viimati lõpetatud kursustest ja soovitav on lisada saadud tunnistuste koopiad); teenistuskäik (alustades viimasest töökohast pannakse kirja firma nime, tegevusala, amet, vastutusala); keelteoskus (esimesena näidatakse emakeel, seejärel võõrkeeled valdamise järjekorras); arvutioskus; autojuhiloa olemasolu;
69 Lidia Feklistova lisainformatsioon kandidaadi kohta (näiteks, sõjaväes teenimine , spordisaavutused, aunimetused, autasud); kuulumine ametiliitu ja astumise aasta; kuuluvus klubidesse (iseloomustab kandidaadi ühiskondlikku aktiivsust); harrastused ja huviala ( harrastus on tegevus, mida inimene valdab professionaalsel tasemel; huviala puhul ei ole professionaalsus oluline); soovitajad (pole kohustuslikud; soovitaja saab olla inimene, kes on olnud kandidaadiga töises suhtes või seotud temaga mingil muul moel (õpingud, harrastused); soovitajalt tuleb eelnevalt saada nõusolek; soovitaja kohta tuleb märkida ees- ja perekonnanimi, firma nimi, aadress, telefon, e-post ja ametinimetus); palgasoov (märgitakse üksnes siis, kui seda tööpakkumiskuulutuses nõutakse); isiklik allkiri; kuupäev.
70 Lidia Feklistova
Curriculum Vitae näidis
CURRICULUM VITAE
NIMI ANNE KASK (sündinud TAMM)
SÜNNIAEG JA ­KOHT 11.11.1979, Tartu
AADRESS Sarapuu 15-22, 56987 TARTU
TELEFON 456 987 (kodune) 55 556 349 ( mobiil ) PEREKONNASEIS abielus, kaks last Mari (2002) ja Martin (2004)
HARIDUSKÄIK 2003 ­ 2005 Tartu Ülikool, hariduskorralduse magistrant 2000 ­ 2003 Tartu Ülikool, hariduskorralduse bakalaureus 1988 ­ 2000 Tartu gümnaasium
TÄIENDUSKOOLITUS 2003 Tartu keeltekool, soome keel 2002 Helsingi Tehnikaülikoolis 3-kuuline õpetamise kursus
TEENISTUSKÄIK 2005 ­ Tartu Ülikool, õppejõud ( hariduskorraldus ) 2003 ­ 2005 Tartu Ärikool, õpetaja (inglise keel)
KEELTEOSKUS eesti keel emakeel vene keel kõrgtase inglise keel kõrgtase soome keel algtase
ARVUTIOSKUS A2, A3, A4, A5, A6
AUTOJUHILUBA C-kategooria alates 2003
ORGANISATSIOONID Eesti Õpetajate Liit, liige alates 2004
HUVIALAD tennis ja ujumine
SOOVITAJAD KATRIN TAMM, Tartu Ärikooli õppealajuhataja, Liivi 5, 18954 TARTU Telefon 148 965 MARGUS KIVI, Eesti Õpetajate Liidu auliige Merekivi 10, 45987 TALLINN Telefon 987 6474
(allkiri) (kuupäev)
71 Lidia Feklistova
8.3 Soovituskiri Soovituskirjad annavad vajadusel täiendavat informatsiooni kandidaadi professionaalse tegevuse ja sobivuse kohta. Soovitaja peab hästi tundma soovitatavat ja olema kompetentne teda hindama. Lubamatu on ebaobjektiivse teabe andmine ja tahtlik valetamine.
Soovituskirjade puuduseks on, et nad üldjuhul ilustavad soovitatavat. Esile tuuakse isiku positiivsed omadused, maha vaikitakse negatiivne pool. Kandidaadilt võib nõuda mitut soovituskirja, see tagaks suurema objektiivsuse.
72 Lidia Feklistova
Soovituskirja näidis
Pr Juta Tamm AS Nupp 05.10.2008 nr 7-8/1 Küüni 5 12376 TALLINN
SOOVITUSKIRI
Priit Sammer (sünd. 15.06.1979) töötas minu assistendina alates 10. maist 2000 kuni 31. septembrini 2008. Lisaks assistendi põhikohustustele vastutas firma asjaajamise korraldamise eest. Oma tööülesannete täitmisel oli Priit paindlik, kliendi ja ettevõtte vajadusi arvestades. Tema initsiatiivil täiustus oluliselt meie dokumendihalduse süsteem.
Priit on osalenud mitmetel juhiabi koolitustel ja sooritas edukalt assistendi kutseeksami. Ta on Eesti Assistentide Ühingu liige.
Priit on hea pingetaluvusega, rahulik ja ajalik. Alati heatujulisena sai ta hästi hakkama ka konfliktsete inimestega. Kaastöötajate suhtes oli ta alati taktitundeline.
Priit lahkus ettevõttest, kuna soovis oma oskusi rakendada uues meeskonnas ja leida uut väljakutset.
Olen veendunud, et valides tema kandidatuuri oma meeskonda, saate lojaalse ja võimeka töötaja.
Lugupidamisega
(allkiri) Rauno Karu Tegevdirektor
Raeste tee 111 Telefon 11 22 33 Arvelduskonto 22223462222 18765 TALLINN Faks 99 88 77 Ühispank E-post [email protected] Registrikood 157654 Internet www.arvuti.ee
73 Lidia Feklistova 8.4 Äraütlemiskiri Kui kandidaat ei sobi antud ametikohale, tuleb võimalikult saata äraütlemiskiri, et jätta firmast soliidne mulje ja vältida liigseid telefonikõnesid. Kirjas tuleks
tänada kandidaati osalemise eest konkursil; formuleerida äraütlemine konkreetselt ja korrektselt; põhjendada, miks kandidaat ei läbinud konkursi esimest etappi ; soovida edu edaspidiseks.
Äraütlemiskirja saatmist posti teel peetakse kõige korrektsemaks. Lubamatu on mittereageerimine ja kandidaadi teadmatusse järgmine.
Kui kandidaati saaks organisatsioonis rakendada mõnel muul tööl, tuleb teha ettepanek kohtumiseks.
74 Lidia Feklistova
Äraütlemiskirja näidis
Pr Kadi Tamm AS Nipp 15.10.2008 nr 5-3/3 Rüütli 15 17876 TALLINN
Personalikonkurss
Lugupeetud proua Tamm
Täname osalemise eest konkursil assistendi ametikohale.
Kahjuks Teie ei läbinud konkurssi vähese arvutikasutamisoskuse tõttu. Küll oleme aga kindlad, et Teie töökogemus annab hea eelduse jätkata karjääri mõnes teises ettevõttes, kus arvutikasutamise oskus pole esmatähtsusega.
Lugupidamisega
(allkiri) Katrin Vilu Personalijuht
Kuressaare tee 1 Telefon 34 56 88 Arvelduskonto 1234567890 45678 PÄRNU Faks 55 66 88 Swedbank E-post [email protected] Registrikood 345987 Internet www.arvuti.ee
75 Lidia Feklistova
8.5 Töösuhtega seotud dokumendid Kui tööle tuleb uus töötaja, kes on edukalt läbinut konkursi, siis vormistatakse terve hulk dokumente. Need dokumendid kinnitavad inimese töösuhet ettevõttega. Nende dokumentide hulka kuuluvad:
tööleping; tööraamat; isikukaart; isiklik toimik.
8.5.1 Tööleping 8.5.1.1 Üldine informatsioon
Tööleping on töötaja ja tööandja kokkulepe, mille järgi töötaja kohustub tegema tööandjale tööd ja alluma tema juhtimisele ning kontrollile. Sama lepingu järgi tööandja kohustub maksma töö eest tasu ja kindlustama ettenähtud töötingimused.
Töölepingu alusel laienevad töötajale tööseadused:
töölepingu seadus; töökaitseseadus; puhkuse seadus; palgaseadus; töö- ja puhkeaja seadus-
Töölepingu alusel on töötajale ette nähtud olulised tagatised, õigus iga- aastasele tasutud puhkusele, haigestumise korral haigustoetusele ja koondamisel hüvitusele. Töötamisel muude lepingute alusel (tööettevõtuleping, käsundusleping) sellised tagatised puuduvad.
Tööleping peab olema vormistatud kirjalikult kahes eksemplaris, millest üks jääb tööandjale ja teine töötajale. Ainult töö tegemiseks, mille kestus ei ületa kaht nädalat, võib töölepingu sõlmida suuliselt.
8.5.1.2 Töölepingu vorming
Töölepingu vormingusse kuuluvad järgmised elemendid:
dokumendiliigi nimetus TÖÖLEPING; koostamise koht; töölepingu kuupäev ja registreerimise number;
76 Lidia Feklistova töölepingu tekst; allkirjad.
Samuti töölepingus on kirjas kohustuslikud andmed ja kokkulepped:
poolte andmed; töölepingu sõlmimise ja töötaja tööle asumise aeg; tähtajalise töölepingu korral töölepingu kestus ja alus; ameti- või kutsenimetus või kvalifikatsiooninõuded ja tööülesannete kirjeldus; töö tegemise koht või piirkond; palgatingimused; tööajanorm; töötaja põhi- ja lisapuhkuse kestus, alused lisapuhkuse andmiseks ; töölepingu lõpetamise etteteatamistähtajad või nende tähtaegade määramise alused; viide kollektiivlepingu rakendatavuse kohta töölepingule.
Töölepinguid säilitatakse 50 aastat peale töösuhte lõppemist.
8.5.2 Tööraamat Tööraamat on töölepingu alusel töötamist tõendav põhidokument. Dokumendisse tehakse kanded tööleasumisel, töölepingu peatumisel ja lõpetamisel. Kanne tehakse ka siis, kui muutub tööandja organisatsiooni reorganiseerimisel, muutub alluvus, omanik või omandivorm.
Tööraamatu vormistamise protseduur on järgmine:
1. töötaja esitab personalijuhile kohe pärast töölepingu sõlmimist oma tööraamatu; 2. tööandja (personalijuht) kinnitab tööraamatu vastuvõtmist oma allkirjaga töötaja töölepingu eksemplaril; 3. esmakordselt tööle asunule avab personalitöötaja tööraamatu; 4. personalijuht teeb töölepingu alusel tööraamatusse kande ,,Tööle asunud " hiljemalt ühe nädala jooksul; 5. personalijuht registreerib tööraamatu tööraamatute registris; 6. personalijuht paigutab tööraamatu ümbrikku, millele märgib tööraamatu registreerimise numbri registri järgi ja töötaja nime; 7. personalijuht tutvustab töötajale kõiki tööraamatusse tehtud kandeid; 8. personalijuht teeb töölepingu lõpetamisel tööraamatusse kande ,,Tööleping lõpetatud" mille kinnitab pitseriga;
77 Lidia Feklistova 9. töötaja esitab avalduse, kui soovib, et tööraamatusse märgitakse ka töölepingu lõpetamise põhjus koos viitega seaduse paragrahvile ja punktile; 10. personalijuht annab töötajale tööraamatu kätte töölepingu lõpetamise, s.o tööoleku viimasel päeval. Töötaja kinnitab tööraamatu kättesaamist allkirjaga tööraamatute registris, millele lisab ka kuupäeva. 11. kui töötaja töölepingu lõpetamise päeval puudub, saadab personalijuht kirjalike teate (tähitud kirjana või väljastusteatega) tööraamatu kättesaamise võimalusest.
Alates aastast 2000 saab tööstaazi tõendada üleriigilise andmebaasi alusel.
8.5.3 Isikukaart Isikukaart on töötajate kohta arvestuse pidamise põhidokument. Isikukaardile kantakse järgmised andmed:
töötaja ees- ja perekonnanimi; isikut tõendava dokumendi nimetus, number ,väljaandja, väljaandmise aeg ja kehtivuse aeg; isikukood; kontaktaadress, sihtnumber, telefoninumber, e-posti aadress; ülalpeetavad ja nende isikukoodid; haridustase, eriala nimetus, lõpetatud haridusasutused ja nende lõpetamise aastad; elamisloa kehtivusaeg isikul, kes ei ole Eesti Vabariigi kodanik; tööloa kehtivusaeg isikul, kellel Eestis töötamiseks peab olema tööluba; ametinimetus(ed) ja kood(id) ametite klassifikaatori alusel; tööle asumise aeg; töösuhte lõpetamise aeg ja alus.
Isikukaarte säilitatakse 50 aastat.
8.5.4 Isiklik toimik
Töötaja kohta on otstarbekas sisse seada toimik, kuhu paigutatakse kõik aastate jooksul tema kohta koostatud dokumendid, sh
avaldus ja CV; töötaja haridust, kutset, eriala kinnitavate dokumentide koopiad; soovitused; ankeet; töölepingu tööandjapoolne eksemplar;
78 Lidia Feklistova kokkuvõte katseaja tulemustest; töötamise ajal koostatud arenguvestluse ankeedid ja hindamiste tulemused; garantiikohustused laenulepingute puhul; täiendkoolituse tunnistuste koopiad; koopia tööraamatust; koopia passist.
Originaaldokumente sisaldavaid isiklikke toimikuid säilitatakse organisatsioonis 50 aastat.
8.5.5 Töölähetus
Töölähetus on tööülesannete täitmine väljaspool töölepinguga kokkulepitud töö tegemise asukohta. Tööandja on kohustatud maksma töötajale töölähetuse aja eest päevaraha, majutus - ja sõidukulud. Lähetuse lõppemisel kolme päeva jooksul lähetatu täidab kulude aruande, lisab aruandele kulutusi tõestavad dokumendid ( arved , piletid jms) ning kirjutab tööaruande. Lähetuseks ettenähtud aja ületamisel esitab põhjenduse.
79 Lidia Feklistova
9 Kasutatud infoallikad [1] Tiiu- Reet Kõrven ,,Asjaajamine", Tallinn 2005
[2] Tiiu-Reet Kõrven ,,Dokumendihaldus", Külim 2006
[3] Jelena Rootamm-Valter "Asjaajamine", Vastus 2000
[4] Riiklik Eksami ja Kvalifikatsioonikeskus, Plankide vormid (online), http://www.ekk.edu.ee/uldinfo/avalik-teave/plankide-vormid , (24.09.2008)
[5] Rahvusarhiiv , Rahvusarhiivi juhis. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus (online), http://www.ra.ee/juhised/auditjuhis.pdf , (24.09.2008)
[6] Rahvusarhiiv, Rahvusarhiivi juhised. Dokumendi- ja arhiivihaldus (online), http://www.ra.ee/juhised/dhjuhis.pdf , (24.09.2008)
[7] Rahvusarhiiv, Dokumendihalduse ABC (online), http://www.ra.ee/abc , (24.09.2008)
80