AS KUUSIK __________________________________________________________________________________ Kuuse 22a Tel +372 246 8423 ak 753298007334 76336 TARTU Faks +372 246 8403 Swedbank rg-kood 5338411 E-post [email protected] KMKR 66542065
AS VÕRUVALLA Hr Tõnu Metsamees Teie: 28.08.2010 nr 4-6/86 Sekretäride Kutsekool Laagri 13 Meie: 29.08.2010 nr 5-3/56 16136 TALLINN Sekretäri praktika läbiviimine Lugupeetud härra Metsamees Soovisite meie ettevõttes läbi viia Krista Paju sekretäritöö praktikat. Kahjuks ei ole meie ettevõttes praktikat korraldada. Loodan, et leiate praktika läbiviimiseks teise ettevõtte. Austusega Allkiri Meelis Väli juhatuse esimees Siiri Saare telefon: 656 7899 Kanepi tee 10 Telefon: 782 1456 Arvelduskonto: 1021021 11224 VÕRU Faks: 782 1456 Reg: 54554555 e-post: [email protected]
AS LENNUK Teie.........(vastuskiri)...seosviidaväli........ Meie.........(kuupäev ja number)...viidaväli Kuuse t 6 12345 TARTU Registrikood 223311050 Telefon 5656 5656 Faks 7878 7878 E-post: [email protected] Arvelduskonto 12345678902 Swedbank
12 mm 25...34 mm kirjapeaväli adressaadiväli viiteväli 76× 29 mm 76× 34...38 mm tekstiväli 15 mm 30 mm 17 mm kontaktandmete väli 12 mm
DOKUMENDIHALDUS JA INFOKORRALDUS 2009/2010 õppeaasta KORDAMISKÜSIMUSED 1. Mis on dokument? Definitsioon. 2. Nimeta asjaajamise korraldust reglementeerivad riiklikud normdokumendid! 3. Millised on ettevõtte asjaajamist reglementeerivad sisemised normdokumendid? 4. Millistel eesmärkidel koostatakse ettevõttes dokumente, nimeta 2 väärtust. 5. Nimeta dokumendi olulisemad omadused, millised peavad säilima kogu dokumendi elukäigu jooksul. 6. Milline erinevus on kirjaplangil ja üldplangil? 7. Kuidas kujundada õigesti kontaktandmeid ettevõtte kirjaplangil? 8. Millise laiusega on plangi veerised? 9. Millal vormistatakse ametikirjale koostaja andmed? 10. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse ametikiri? 11. Millal ja kuidas vormistatakse ametikirja pealkiri? 12. Milline dokument on vajalik (soovitatav) kehtestada organisatsiooni dokumenditöö reglementeerimiseks? 13. Millises dokumend...
märgukiri, teatelis, tõend jne. Need jagunevad : *teatmelis- informatsioonilised dokumendid (kiri, akt) *korraldavad dokumendid (määrus, otsus, korraldus, käskkiri) *organisatsioonilised dokumendid (põhikiri, määrus) *kollegiaalse otsustuskogu tegevuse dokumendid (koosolekute, nõupidamiste, konverentside dokumendid s.h protokoll). Dokumendi elementide koosseis sõltub dokumendi liigist. 5. Kirjaplank ja üldplank, nende kasutamine ja kujundamise üldnõuded- Üldjuhul on 2 dokumendiplanki: üldplank ja kirjaplank. Üldplangi alusel koostatakse dokumendiliigi plangid. Dokumendi plangil esitatakse dokumendi elementide(rekvisiitide) paigutus, mis määrab ära dokumendi kujundus. Plankide kujundamisel kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis, kasutavate kirjaliikide mõõtmed ei tohi üksteisest tunduvalt erineda
(Kirjaplank) Hr Endel Rebane AS Mets Luua 47 ___. märts 2000.a nr 3-7/19 12345 TALLINN Koostööpakkumine Austatud härra juhatuse esimees Tutvusime Teie poolt pakutavate toodete ja teenustega messil "Mets 2000". Oleme huvitatud pakutavate teenuste tarnetähtaegadest ja maksetingimustest ning sooviksime lähemalt tutvuda toodetavate kaubaartiklitega. Lugupidamisega Albert Jänes Juhatuse esimees Riina Ruut 634 6000
küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. 3. Asjaajamiskord on asutuse sisene alusdokument või dokumentide kogum, mis esitab nõuded asutuse dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest kuni eraldamiseni (arhiivi andmise või hävitamiseni). 4. Valgele paberile. Asjaajamiskord on käskkirja lisaks ning paigutatakse toimikusse ühe dokumendina. 5. Organisatsiooni juht korraldava dokumendiga (käskkirjaga). 6. Üldplank ja kirjaplank on asutusele kohustuslikud. 7. Vesimärk, fooliumi- või värvitrükis sümboli (logo) või vapi kujutis, plangi number, reljeefpitsatiga valmistatud element 8. Avaldus, kiri, teatis, tõend, korraldus, käskkiri, protokoll, akt, aruanne, leping jms. 9. Arhiiviseadus, Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, avaliku teabe seadus, digitaalallkirja seadus
DOKUMENDIPLANK 1. Dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht, millele on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid. 2. Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus. 3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 1) värvitrükk; 2) vesimärk;
Dokumendi elukäik toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni arhiveerimiseni või hävitamiseni. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendi autentsus autentne on dokument, mille ehtsust on võimalik kindlaks teha. Dokumendiplank trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplank ja kirjaplank: neid eristab neile trükitavate elementide koosseis. Üldplangil vaid logo ja asutuse nimi, kirjaplangil logo+kontaktandmete väli. Kasutatakse kahte formaati: A4 ja A5. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Vasak 30mm, parem 15mm, ülemine ja alumine 12mm. Täidetav pind jaguneb: kirjapeaväli, adressaadiväli, viidaväli, tekstiväli, kontaktandmete väli.
(1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid, aktid ja käskkirjad; Koolis on kasutusel üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirja plank, mida võib vormistada must-valgena või kasutada värvitrükki. Üldplanki ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate elementide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse teisi konkreetse dokumendiliigi planke. Üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirjaplank kujundatakse arvutis. Rekvisiitide paigutus kõikidel plankidel peab vastama näidisvormile. Kirja on pandud ka
Väljavõte mingist dokumendist osaline välja võtmine/taas esitamine (väljavõte arhiivist). (kinnitamine, väljavõte õige allkiri + nimi + ametinimetus + kuupäev + pitser) Millega saab dokumenti kinnitada? Allkirjaga ja õigusaktiga (käskkirjaga) Näide allkirjaga kinnitamise kohta: Kinnitan-allkiri, eesnimi- ja perekonnanimi, ametinimetus, kuupäev (kinnitatud direktori 15. Mai 2012 aasta käskkirjaga nr 53) Planki liigid on kirjaplank ja üldplank ÜLDPLANK vormistatakse ettekirjutused, aktid, käskkirjad Vormistatakse ühes eksemplaris, osapooltele lähevad koopiad. Käskkiri- on korraldav dokument lahendamaks asutuse tegevuse sisemisi reglementeerimist nõudvaid küsimusi. Vormistatakse üldplangile ühes eksemplaris. Käskkirjal kuupäev ja nr ei trükita, vaid sõnadega välja. Käskkirja täitmist jälgib koostaja. Käskkirja saab muuta või
Ärakirjad puuduvad blangi rekvisiidid. Duplikaat originaali kordusväljaanne. Koopia, väljavõte, ärakirja tõestamine: allkiri, nimi, ametinimetus, kuupäev, pitser. DOKUMENDI KOOSTAMINE JA VORMINÕUDED DOKUMENTI ISELOOMUSTAB · sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dok on välja antud · vorm õigusaktides olevad vorminõuded · struktuur sõltub liigist ja sisust DOKUMENDI PLANGID · üldplank autor, logo (kirjapeaväli) · kirjaplank kirjapeaväli: logo, autor · dokumendiliigi plank kirjapeaväli: autor, logo, dokumendi liik VÕLTSIMISE ÄRAHOIDMINE · turvaelement (vesimärk, plangi nr, reljeefpitsatiga vormistatud element) PLANGI VEERISED vasak 3 cm parem 1,5 cm ülemine 1,2 cm alumine 1,2 cm DOKUMEDI VORMING · viis kuidas andmed on dokumendis organiseeritud VORMIELEMENDID - autor, logo - kasutusmärge (pole väga oluline) - adressaat, aadress, kuupäev - viit, seosviit
18. Kui veebilehel antud teave, mille sisu on väär, siis on sellest õigus anda teada veebilehe koostajale ja seda muuta. Jah peab küll säilima esialgne versioon. 19. Teatatakse 30.tööpäeva jooksul, kõrgema isiku puhul tehakse see kiiremini. 21. 21.1. Dokumendiplank- trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. 21.2. Üldplank- millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) 21.3. Kirjaplank- 21.4. dokumendiliigi plank- ametikirja, käskkirja ja teised plangid, mis on moodustatud üldplangi alusel. 21.5. Protokoll- ametlik ülestähendus koosolekul läbivaadatud küsimustest ja vastuvõetud otsustest. Täieliku protokolli vormistamiseks tuleks koosolek lindistada, et arutelu käiku oleks võimalik adekvaatselt edasi anda. 21.6. Korraldus- nõue või käsk, mis antakse alluvatele suuliselt või kirjalikult igapäevase töö korraldamiseks ja üksikjuhtumite lahendamiseks. 21.7
(AKÜA § 4 lg 1 punkt 9). 2.4 Dokumendiplangid ja ümbrikud Olenevalt haldusdokumendi liigist vormistatakse dokument kas dokumendiplangile või valgele paberile. Asutuse dokumendiplangi turvaelemendiks on värvitrükk. Asutuses toimub dokumentide vormistamine ja allkirjastamine nii paberkandjal, kui elektrooniliselt. 2.4.1 Dokumendiplangid Asutuses on kasutusel nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt kahte liiki dokumendiplangid: kirjaplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm); üldplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm). 2.4.2 Kirjaplangile vormistatavad dokumendid ametikirjad. 2.4.3 Üldplangile vormistatavad dokumendid Koosolekute protokollid, nõukogu otsused, juhatuse otsused, korraldused, käskkirjad, ringkirjad, teated, aktid. 2.4.4 Valgele paberile vormistatavad dokumendid Asutusesisene kirjavahetus, dokumentide projektid/eelnõud, ühisdokumendid, st kui
- korraldavad dokumendid ehk haldusaktid - käskkiri, korraldus, otsus, juhend - organisatsioonilised dokumendid põhikiri, põhimäärus - kollegiaalse otsustusega dokument on protokoll Dokumendi plank Ametlikud dokumendid vormistatakse plankidel. Kehtib üks formaat A4 ( 210 x 297 mm) . Plangile trükitavate rekvisiitide järgi kasutatakse kahte liiki planke: 1 ) üldplank käskkirja, korralduse, otsuse, määruse, juhendi, tõendi, teatise, protokolli ja akti vormistamiseks 2) kirjaplank - ametikirja vormistamiseks. Dokumendiplangid kujundatakse käesolevale korrale lisatud näidisvormingute alusel (LISAD 1 2 ), mis vastavad Eesti Vabariigi haldusdokument ide vormistamise põhinõuetele (EV ST 3-92). Tänukirjade ja kutsete vormistamisel kasutatakse erivormistusega planke. Üldplangile trükitavad rekvisiidid on: · dokumendi autori nimi · väljaandmise koht · kuupäeva ja numbri ( indeksi ) koht Dokumendi vormistamne Käskkirja vormistamisel kasutatakse planki:
dokumendi tüüp- saame määratleda sisu järgi,enamasti on meil teksti dok id,helisalvestised,fotodok, cd-d dokumendi element-dokumendi koostisosa (informatiivosa) dokumendi vorming e vormistus-kuidas me dok i vormistame kust kui palju vahesid jätta, ridade vahed jne, vormielemendid-saame vormistada dokumendi liik- näeme ära sisu esitamise viisi ja vormingu,protokoll akt neil on erinevad liigid ja vormingud,kirjad adressaat kuupäev liike on kaks 1.kirjaplank(kirjad- mille peale vormistame ettevõtte kirjad) 2.üldplank(käskkiri otsus korraldus akt protokoll - värviline paber värvilise kirjaga ettevõtte logo-vormistatakse käskkiri ,esimene leht dok i vormielemendid ) dokumendiga seotud isikud- org i juht ,autor-on org ,koostaja-kes tegelikult selle kirja on koostanud,allkirjastaja,prog lööb autom orga i nime ,kellele kiri läks dokument nõuab kolme isiku osalust:väljaandja,adressaat ja koostaja
käskkiri, protokoll, ametikiri, akt, esildis jt Igal organisatsioonil on üldplank ja dokumendiliigi plank üldplangi alusel moodustatud konkreetse dokumendiliigi plank, nt kirjaplank paberkandjal plankidele on soovitav kanda turvaelement planke eristab trükitavate elementide koosseis 5
protsessides; sätestab õigusaktide nõuetele vastavad menetlusreeglid organisatsiooni tegevuste ja otsuste vastuvõtmise dokumenteerimiseks. 14 Dokumendiplank, formaadid, liigid, veeriste laiused, plankide valmistamine ja turvaelemendid on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks Liigid üld- ja kirjaplank Turvaelementideks on: *fooliumtükk, *rasterntükk, *reljeefpitsatiga valmistatud element, * plangi number, *vesimärk 15 Kirja elementide loetelu, määratlused, elementide vormistamise nõuded ja asukoht kirjal adressaat, aadress, allkiri, allkirjastaja, auto, kasutusmärge, lisamärge, seosviit, viit, tekst, kuupäev, logo,pealkiri, koostaja, kontaktandmed. Ma arvan et siin ja 14 peaks weel midagi olema
1) Koopia, ärakirja ja väljavõtte õigsuse kinnitamise märge dokumendil. Koopiaid, ärakirju ja väljavõtteid tõestatakse tõestusmärke ja pitsatiga. Esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka pannakse tempel sõnaga KOOPIA, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE. Dokumendi lõppu viimasele lehele tehakse tõestusmärge vasakusse veergu. Näide: Ärakirja õigsuse kinnitamine ÄRAKIRI 2) Kirja ja üldplangi ülesehitus. Kirjaplank on üldplangi alusel kujundatud plangiliik, millele vormistatakse ametikirju. Kasutatakse formaate A4 ja A5. · Kirjapeavälja ülemine piir asub 1,2 cm ja alumine 4,2 cm kaugusel plangi ülaservast. Kirjapeaväljale kujundatakse ? Ettevõtte logo, riigiasutustel riigivapi kujutis vastavalt. ? Dokumendi autor (kirjasuurusega 1224) ? Formaadil A5 vormistatakse kontaktandmed kirjapeaväljale. · Adressaadivälja ülemine piir on 4,2 cm kaugusel plangi ülaservast. I rida sellel väljal
4.4.4. võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. 4.5. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. 4.6. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. 4.7. Dokumendiplanke hoitakse digitaalsel andmekandjal ning kasutatakse vastavalt juhataja korraldustele. 4.8. Dokumendiplangid jagunevad: 4.8.1. Üldplank, millel pealses on logo ning jaluses märgitud asutuse kontaktandmed ja registrikood. 4.8.2. Kirjaplank, mile jaluses on märgitud asutuse kontaktandmed ja registrikood. 4.9. Dokumendi kohustuslikud elemendid 4.9.1. Autor; 4.9.2. Dokumendi kuupäev; 4.9.3. Tekst; 4.9.4. Alkirjastajad. 4.10. Dokumentide vormistamisel kasutatakse lähtuvalt dokumendiliigist järgmisi lisaelemente: 4.10.1. Nova Eesti OÜ logo; 4.10.2. Väjaandmise koht; 4.10.3. Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks
Juhul, kui teabenõude täitmiseks tuleb teavet täiendavalt koguda ja analüüsida ning selle alusel on vaja uus teave dokumenteerida, siis on see pöördumine selgitustaotlus ja sellele vastatakse märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seaduses ettenähtud korras. 5. Dokumendi kohustuslikud elemendid. 1) autor; 2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkirjastaja. 6. Millised dokumendiplangid on üldjuhul organisatsioonis kasutusel? Kirjaplank ja üldplank Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Nimeta dokumentide liigid. Dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti, leidmine sarnaste tunnuste põhjal lihtsam dokumendiliikidena (käskkirjad, protokollid, aktid) asjadena (kirjavahetus) järelevalvetoimikutena Liigitusskeem kehtestatakse dokumentide loetelus 8. Nimeta kirja elemente. Kirja elemendid on: 1) Autor 2) Logo
*sätestab kirja elementide loetelu, elementide menetlused, selgitused, nende vormistamise nõudeid ja asukohta dokumendil 15. Dokumendi loetelu eesmärk: *dokumentide registreerimine *dokumentide haldamine *säilitustähtaegade ja juurdepääsu tingimuste määramine 16.Millist dokumentide loetelu eelistad kas funktsioonipõhine või struktuuriüksuste põhist, miks? funktsiooni, sest see on püsivam, sest struktuurid muutuvad sagedamini 17.Kohustuslikud plangiliigid on kirjaplank ja üldplank, neid eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis 18. Dokumendi kohustuslikud elemendid: *tekst *autor *allkirjastaja *kuupäev 19. Kirja kuupäeva ja kellaaja märkimine, too näide 20. Aprill 2013 18:20 20.Millest koosneb viit 1-3/2012/45 1 *1 sarjatähis- tegevussuuna tähis, funktsioon *3 sarjatähis- sarjajärjekorra number tegevussuuna piires *2012 - aasta * 45 kirjajärjekorra number vastavalt dok. registris * 1 dokumendi individualiseeriv number 21
moodustatud üldplangi alusel. Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles, vajadusel lisatakse tõlge võõrkeelde. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale elemendid eesti keeles, seejärel ladina tähestiku järjekorras võõrkeeltes. Plangile trükitud elemendid peavad olema sellise tumedusastmega, et neid oleks võimalik kopeerida. Asutusele on kohustuslikud üldplank ja kirjaplank. üldplank korraldavate dokumentide, aktide, protokollide ja muude mitteadresseeritavate dokumentide vormistamiseks asutuse sisesed kirjaplank ametikirjade vormistamiseks, väljasaadetavate kirjade originaalid vormistatakse kirjaplangile lähevad majast välja KIRJAMALL Mallidest ja nende kasutamisest Malle kasutame me dokumentide loomisel iga kord, kui me tekstitöötlusprogrammi tööle paneme
........................................16 3.4.9 Hävitamine...................................................................................................17 3.4.10 Vead ja riskid ...............................................................................................17 4 Dokumendiplank..........................................................................................................19 4.1 Üldplank ja kirjaplank..........................................................................................19 4.2 Turvaelemendid ...................................................................................................20 5 Dokumendi vormistamine............................................................................................21 5.1 Käskkiri................................................................................................................21 5.1
annaabi.ee 
