· dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia. 7. Mis on dokumendiringlus? Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni. 8. Mida tähendab dokumentide registreerimine, milleks see on vajalik? Dokumendi registreerimine on: · dokumendile indeksi andmine ja tema identifitseerimist võimaldavate andmete kandmine dokumendiregistrisse ning · dokumendi eelnõu asjaajamisse võtmine teda dokumendihaldussüsteemi kandes (elektroonilise dokumendihalduse puhul). 9. Millised on dokumentide registreerimise põhinõuded? Mida tähendab ühekordne registreerimine? Kohustuslik on registreerida kõik ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Saabunud ja väljasaadetud dokumendid registreeritakse saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Asutuses koostatud õigusaktid ja
· Dokumendi kuupäev on õigusakti,protokolli,koosoleku,lepingu ja väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. 9.Mis on personaalne adresseerimine? · Dokument on adresseeritud ainult määratud isikule. 10.Mis on dokumendi registreerimine, selgitage selle vajalikkust! Mida tähendab ühekordne registreerimine? · Dokumendi registreerimine on: Dokumendile indeksi andmine ja tema identifitseerimist võimaldavate andmete kandmine dokumendiregistrisse ja dokumendi eelnõu asjaajamisse võtmine teda dokumendihaldussüsteemi kandes. · Dokumendi registreerimise peamine eesmärk on selle eksistentsi kohta tõendi loomine asjaajamissüsteemis. · Ühekordne registreetimine tähendab seda, et dokument registreeritatakse ainult üks kord. Juba registreetitud dokumendid uuesti ei registreetita. 11.Loetlege põhiandmed, mis kantakse dokumendiregistrisse erinevat liiki dokumentide kohta!
esimesena märgitud ametiisik. Resolutsiooni kirjutamise näide: Hr Karl Viis Palun vastake kirjale positiivselt ja lubage kaubale allahindlust 20 % . Vastamise tähtaeg hiljemalt 20. detsember 2008 M. Metsa (resolutsiooni autori allkiri) 11.11.2008 Suunamine täitmiseks Dokument suunatakse täitjatele kas järjestikuliselt või paralleelselt. See peab kajastuma dokumendiregistri metaandmetes. Dokumendiregistrisse tuleb dokumendi täitjate poolt edaspidi teha ka kanded dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele. Asja lahendamine Dokumendiga seotud küsimus lahendatakse hiljemalt tähtajaks, mis on märgitud dokumendis või juhi resolutsioonis. Dokumendid, mille täitmise tähtaega pole määratud, lahendatakse seaduses või muus õigusaktis sätestatud ajaks. Lahendamise tähtaegu arvestatakse tööpäevades, kalendripäevades või kuudes. Dokument loetakse lahendatuks, kui
Algatuskiri ja vastuskiri reg ühe asaajamisperioodi piires ühe järjekorranumbri all. AÜA § 33 lg 7 Dokumenti individualiseeriv number Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasut sama viita ja lisada tuleb individualiseeriv number. AÜA § 33 lg 8 Millal on dokument registreeriud Dokument on registreeritud kui talle on antud viit ja dokumendiregistrisse on kantud dokumendiuvastamist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava diokumendi liigile. AÜA § 17 lg 3. 3. Registreerimisele kuuluvad dokumendid Registreerimisele kuuluvad: 1) Asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid 2) Asutuses kooststud protokollid ja aktid 3) Lepingud 4) Saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused,
Dokumentide süstematiseerimiseks, sarjatähis(dokumentide indekseerimiseks) 4. Milleks on vajalik arhivaalide loetelu? On vaja tekkinud toimikute hulga kindlaks määramiseks, dokumentide üles leidmiseks 5. Põhjenda meneteletavate dokumentide registreerimiEtse vajalikkust Et tagada dokumentide audentsus 6. Kus saab vastus oma viida? Sisse tulnud kirja registreerimistempli jäljendilt 7. Kuidas vormistad operatiivselt lahendatud dokumentide täitmise tulemuse? Dokumendiregistrisse, dokumendile(ainult paberkandjal) 8. Töötaja 6 sammu dokumendi- ja arhiivihalduse järjepidevuse tagamiseks · mall(usaldusväärsus) · registreerimine( registreeritakse kõik meneteletavad dokumendid) · Liigitamine (dokument pannakse kohe õigesse sarja) · Korrastamine (kasutatavus) · arvestamine (olemi kindlaks tegemine) · arhiveerimine(püsivad, alatised ja pikaajalised)
reklaamtrükised, perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm), kirjad märkega "ISIKLIK", dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni, kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile. Mitmekordne peab olema asutuses registreerimine? Dokumentide registreerimine peab olema ühekordne, st st dokument kantakse asutuse dokumendiregistrisse üks kord ja algatusdokumendi järgne, st algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama järjekorranumbri all Millal registreeritakse sisemised ja väljasaadetavad dokumendid? Sisemised dokumendid registreeritakse peale dokumentide vastuvõtmist, läbivaatamist ja sorteerimist. Väljasaadetavad dokumendid registreeritakse peale seda kui spetsialist on koostanud ja vormistanud kirja projekti, viseeritud on kirja projekt ja juht on allkirjastanud dokumnedi
Kuidas kujundada õigesti kontaktandmeid ettevõtte kirjaplangil? 8. Millise laiusega on plangi veerised? 9. Millal vormistatakse ametikirjale koostaja andmed? 10. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse ametikiri? 11. Millal ja kuidas vormistatakse ametikirja pealkiri? 12. Milline dokument on vajalik (soovitatav) kehtestada organisatsiooni dokumenditöö reglementeerimiseks? 13. Millises dokumendis määratakse kindlaks asjaajamisperioodi pikkus? 14. Mitu korda võib dokumenti dokumendiregistrisse kanda? 15. Millised kontaktandmed kirjutatakse ametliku E-kirja lõppu? 16. Kuhu vormistatakse ametikirjal seosviit (viide Teie)? 17. Kui pika aja jooksul peale e-kirja saamist on tarvis vastata, et firma maine püsiks laitmatu? 18. Mis on digitaalallkiri? 19. Mis on autentimine? 20. Mitu allkirjastajat on käskkirjal? 21. Millisel kujul kirjutatakse käskkirja kuupäev? 22. Mitmes eksemplaris vormistatakse üldjuhul käskkirja originaal? 23
Dokumentide registreerimine toimub samal päeval, suulise taotluse protokollimise päeval või järgneval tööpäeval (seda juhul, kui dokument saabus tööpäeva lõpus). Dokumendi vaatab eelnevalt üle struktuurüksuse juht. Läbivaatamise tulemused näidatakse otsuses. Otsus ehk resolutsioon koosneb lahendajate käigust, lahendajate nimedest, täitmise tähtajast, otsuse kirjutamise kuupäevast ja otsuse kirjutaja allkirjast. Dokumendi läbivaatamise tulemused märgitakse dokumendiregistrisse. Hea töötaja hoiab dokumente nii, et võõrad neid ei näeks. Väljasaadetavade dokumentide ringluses on dokumendi kavandi koostamiseks vajalikud: ● täitja, ● isik, kelle ülesannetest tuleneb dokumendi koostamine ● isik, kellele on ülesanne tehtud, ● algatuskiri Dokumentide allkirjastamise õigus tuleb digitaalallkirja seadusest. Digitaalallkiri on seotud isikuga. Tempel organisatsiooniga. Alati peab olema tuvastatav allkirjastaja isik.
Select one: a. dokumentide vorming ja elemendid b. liigitusskeemid ja dokumentide vormingud c. asjaajamiskord ja liigitusskeem d. asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Correct Question 3 Autentne dokument on: Select one: a. dokument, millel on ettenähtud vormielemendid b. dokument, mille ehtsust ja algupära on võimalik kindlaks teha Correct c. täielik ja seda pole muudetud Question 4 Dokumendi metaandmed on: Select one or more: a. andmed, mis registreerimisel kantakse dokumendiregistrisse b. andmed dokumendi sisu, looja ja selle haldamise ajaloo kohta c. dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Correct d. kohustuslikud andmed dokumendil, nagu adressaat, kuupäev, autor, allkiri Question 5 Dokumendi-ja arhiivihaldust reguleerivaks seaduseks on: Select one: a. Arhiivieeskiri b. Dokumendi-ja arhiivihalduse seadus c. Arhiiviseadus Correct Question 6 Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid on: Select one: a. seadused, määrused, standardid, juhised Correct
väljasaadetavad dokumendid(kirjad, avaldused, taotlused, märgukirjad, teabenõuded jm.); suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; kooli struktuuriüksuse või töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks. Veel on välja toodud, et dokumentide registreerimine toimub ühekordselt. 5) Dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu: Jällegi on väga konkreetselt ja selgelt välja toodud. Näiteks: direktori käskkirja kohta kantakse registrisse järgmised andmed: -käskkirja andja nimetus; -õigusakti liik; -number; -kuupäev; -pealkiri; -jõustumise kuupäev; -juurdepääsupiirangud; -andmed käskkirja muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. Ja nii on eraldi välja toodud ka protokollide, aktide, lepingute ja muude dokumentide dokumendiregistrisse kantavate andmete nõuded.
Teabe avalikustamise viisid Kes on teabevaldaja Avalike ülesannete täitja Mis info tuleb avalikustada ja kus Kuidas võimaldatakse juurdepääs teabele Kes on teabenõudja Mis on teabenõue, sellele vastamine Teabenõude esitamis viisid Teabenõude registreerimine, tähtajad Teabenõudele vastamine Mis eristab teabenõuet selgitustaotlusest Dokumentide üle arvestuse pidamise kohustus Dokumendiregister Nõuded dokumendiregistrile dokumendiregistrisse kantavad andmed Millised andmed peavad olema avalikustatud, millal Dokumendiregistripidaja kohustused Juurdepääsupiirangud kehtestamine dokumendiregistris 8) ka digitaalsed dokumendid oleksid saadud, menetletud ja hoitud ühtsetel põhimõtetel. EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa1: Kiri eesmärk, käsitlusala, elementide kirjeldus. Dokumendielemendid(kiri) Adressaat (isik kellele kiri suunatud- K, e-kirja puhul- S),
1 v.a viisad 8. Millisel kujul kirjutatakse käskkirja kuupäev? Kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus sõnaga. 9. Mitmes eksemplaris vormistatakse üldjuhul käskkirja originaal? Üldplangile ühes eksemplaris 10. Milline kuupäev pannakse protokolli kuupäevaks? Toimumise kuupäev 11. Kus viidatakse protokolli lisadele? üldplangil 12. Kes allkirjastab protokolli? Koosoleku juhataja ja protokollija 13. Mitu korda võib dokumenti dokumendiregistrisse kanda? 1 korra 14. Millised elemendid sisalduvad ideaalses resolutsioonis? Täitjate nimed; ettekirjutav tegevus; lahendamise kord; tähtaeg; resolutsiooni autori allkiri ja kuupäev. 15. Millal loetakse dokument tähtaegselt täidetuks? 16. Millises dokumendis määratakse kindlaks asjaajamisperioodi pikkus? Käskkirja on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul teatavaks tegemisest. 17
DOKUMENDI MENETLEMINE JA HOIDMINE. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE Karin Kõrts Triin Samra Lääne-Viru Rakenduskõrgkool JA12 DOKUMENDI LÄBIVAATAMINE § 34. Dokumendi läbivaataja määramine ja täitmiseks edastamine · Dokument saadedakse läbivaatamiseks selle asjaga tegelevale struktuuriüksuse juhile, kes määrab lahendaja ja tähtaja. · Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähaeg märgitakse dokumendiregistrisse. § 35. Dokumendi täitmise tähtajad · Dokument vaadatakse läbi ning läbivaatamise ja lahendamise tulemustest teatatakse hiljemalt 30 päeva jooksul. · Kui asja lahendamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul. DOKUMENDI KOOSKÕLASTAMINE § 36. Dokumendi kooskõlastamise viisid § 37. Dokumendi kooskõlastamise tähtajad · Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide
Anna Näeme Asjajamise alla kuuluvaid põhimõisteid Dokument Dokumendihaldus Arhivaal Arhiiv asutuse asjaajamisperiood või perioodid asutuse dokumendiringluse kord või skeemid dokumendiblankide kasutamise kord registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord
põhikirjas sätestatud isik. § 4. Asutuse asjaajamiskord (1) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem; 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord; 7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord; 8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord; 9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord; 10) dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord; 11) vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade
Dokumendi registrit peetakse digitaalselt. Märget "konfidentsiaalne e. usalduslik" kandvad dokumendid ning asutusesiseseks kasutamiseks olevad dokumendid registreeritakse kas ühtses dokumendiregistris või eraldi. Dokumendid registreeritakse samal päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge "KIIRE", siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata. 17. Dokumendiregister- Dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse omavahel, et neid ei oleks hiljem võimalik jälgi jätmata muuta. Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest. Register peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil leitakse dokument registrisse kantud põhiandmete alusel. Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendi registris senikaua kuni säilitatakse dokumenti. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale
asjaajamiskorda 8. Järjesta asjaajamisekorra kohustuslikud regulatsioonid *asutuse asjaajamisperiood või -perioodid (kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta, tegevusperiood) * dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; * asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; * dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord; * registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem; * dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; * dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord; * asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord; * asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord; * dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord; * vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord; * dokumentide hoidmise ja hävitamise kord;
Dokumentide registreerimise kohustus on sätestatud asjaajamiskorra ühtsetes alustes. Registreerimisele kuuluvad: *asutuses koostatud ja allkirjastatud õi- gusaktid; * protokollid; *aktid; *lepingud; *saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avalduse- d, märgukirjad, teabenõuded; *suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; *orga- nisatsiooni töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused. Dokument on registre- eritud, kui: *dokumendile on antud indeks; *tema kohta on dokumendiregistrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Regis- treerimisega: *haaratakse dok. süsteemi; *luuakse dok.-le seos teiste dok.-tega; *fikseer- itakse dok. saamise/väljasaatmise fakt; *võimaldatakse dok. leidmine liigi, numbri, kuu- päeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu kõigis dok.-i elutsükli faasides; *tagatakse dok.-dest tulenevate ülesannete tähtaeg-
ümber) a) alaliselt b) nii kaua kui vastavat dokumenti c) nii kaua kui vajadust on 14. Millega peab olema elektrooniline dokumendiregister varustatud? Otsingusüsteemiga 15. Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul a) Ühe järjekorranumbri all b) Erinevate järjekorra numbrite alla c) Ei ole vahet 16. Kuhu märgitakse andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähtaeg a) Dokumendiregistrisse b) Juhi kalendrisse c) Dokumendile 17. Kuidas toimid asustusse saabunud avalduse, märgukirja või teabenõudega kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse? Edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele, teatades sellest saatjale kirjalikult. 18. Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris Lepingud ja aktid allkirjastatakse nii palju kui on huvitunuid Ametkirjad allkirjastatakse kahes eksemplaris 19
või põhikirjas sätestatud isik. 5. Mida sisaldab asutuse asjaajamiskord? Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem; 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord; 7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord; 8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord; 9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord; 10) dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord; 11) vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja
· Reklaamväljaanded ja trükised · Rämpspost. Registreerimisele kuuluvate kirjade puhul tuleb eristada algatuskirjad vastuskirjadest, sest viimased ei saa dokumendiregistrist uut järjekorranumbrit. Saabuvad dokumendid registreeritakse saabumise päeval, sisemised ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval. Dokument on registreeritud, kui · Dokumendile on antud number dokumendiregistrist, soovitatavalt koos sarja tähisega, ja · Tema kohta on dokumendiregistrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Saabunud paberdokumendi esimese lehe vabale pinnale(üldjuhul lehe alumises parempoolses nurgas) tehakse registreerimistempli abil saabumismärge(16X41mm), mis peab sisaldama · Organisatsiooni nime, kuhu dokument saabus · Saabumise kuupäeva · Viita(s.o dokumendiregistrist saadud järjekorranumbrit, millele eelneb sarja tähis).
kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 5. Asjaajamiskord on kõigile kättesaadav veebis. 6. Poe aadress : registrikood 10240235 Telefon: +37255908888 e-post: eesti@ee koduleht: 2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD Dokumendiringlus hõlmab: 2.1. Dokumentide registreerimist; 2.2. Dokumentide läbivaatamist 2.3. Dokumentide täitmist; 2.4. Dokumentide hoidmist ja säilitamist. 3. DOKUMENTIDE DOKUMENDIREGISTRISSE KANDMINE 3.1. Registreerimisele kuuluvad: 3.1.1. asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; 3.1.2. lepingud; 3.1.3. saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (saatelehed, kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); 3.2. Registreerimisele ei kuulu: 3.2.1. kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 3.2.2. reklaamtrükised; 3.2.3. perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm); 3.2.4. kirjad märkega "ISIKLIK"; 3.2.5
periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Komisjonide ja muude ajutiste üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood; · asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; · dokumendi plangid ja nende kasutamise kord; · registreeritavad dokumendiliigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem; · dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; · dokumendi läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord; · asutusesisene dokumendi kooskõlastamise kord; · asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord; · digitaalallkirja andmise ja kasutamise kord; · dokumentide avalikustamise ja neile juurdepääsu tagamise kord; · juurdepääsupiirangute kehtestamine asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumentidele; · vastust või lahendamist vajavate dokumentide täitmise kontrolli kord;
ning esitamise korra kohta, kuid samas ka digitaalse allkirjastamise põhimõtete kohta. Punktide kaupa oli välja toodud registreerimisele kuuluvad ja mittekuuluvad dokumendid. Detailne info oli dokumentide vastuvõtmise, registreerimise ja väljasaatmise korra kohta. Eraldi oli välja toodud paberkandjal ja digitaaldokumendi vastuvõtmine, samuti suulise teabe dokumenteerimine. Dokumendi registrisse kandmise kohta oli täpne toimingute protseduur alates infolauas dokumendi dokumendiregistrisse kandmisest kuni dokumendi registreerituks lugemisest. Ka dokumentide väljasaatmise kohta oli eraldi paragrahvid nii paberkandjal kui digitaaldokumentide kohta ning teave ka selle kohta, kuidas selle korraldamine toimub. Dokumentide täitmise ja lahendamise eest vastutamise kord oli välja toodud (ka tähtajad), kontroll dokumendi tähtaegse täitmise üle. Samuti see, millal loetakse asi lahendatuks. Viies peatükk oli pühendatud teabe avalikustamisele, juurdepääsupiirangutele
dokumendi kasutusõiguseid · Luua asutuse funktsioonide ja osakondade põhist dokumentide klassifitseerimise hierarhiat. · Määratleda erinevatele dokumendi liikidele oma registreerimisnumbrite loendurid. · Luua ise aruandeid ja kasutada juba olemasolevaid näit. tähtajaks vastamata dokumentide aruanne. · Kasutada asutuste ja kontaktide registreid andmesisestuse automatiseerimiseks · Salvestada kõiki erinevaid digitaalkujul dokumente dokumendiregistrisse (doc, rtf, html, txt, pdf ja muudes vormingutes) ja hallata nende versioone · Muuta digitaalkujul dokumente vastav rakendustarkvara käivitub automaatselt koos dokumendi avamisega (faililingid) · Trükkida dokumente printerile, salvestada faili või edastada e-posti teel · Võimaldab lugeda asutusse saabunud digitaalselt allkirjastatud dokumente · Võimaldab infovahetust Kodaniku Infotehnoloogia Portaaliga (KIT).
3. Dokumendiringluse korraldamine · dokumendiringluse skeem määrab kindlaks nõuded eri dokumendirühmade liikumisele 4. Dokumentide registreerimine · postiga, faksiga, e-postiga saabunud ja kohale toodud dokumentide registreerimine · registreeritavad dokumendiliigid · dokumendiregistrid (liigid, asukoht, vastutajad, registreerijad) · dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu · registreerimise kord · indeksite süsteem (soovitavalt juhtimisfunktsioonide kaupa) jne 5. Dokumentide menetlemine · dokumentide läbivaatamise kord · resolutsiooni vormistamine · dokumentide täitmiseks suunamise kord · vastust või lahendamist vajavate dokumentide täitmise kontrollimine · dokumendile juriidilise jõu andmise etapid
(2) Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui: 1) vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal; 2) või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud; 3) või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud. (3) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse ja paberdokumendi korral dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas. 5. DOKUMENTIDE HOIDMINE JA SÄILITAMINE Dokumentide hoidmine asjaajamises Lühiajalisele säilitamisele kuuluvad arhivaalid Hoitakse struktuuriüksustes - kuni 3 aastat - kuni hävitamiseni eraldamiseni (vastavus arhivaalide loeteluga) Alatisele ja pikaajalisele säilitamisele kuuluvad arhivaalid Korrastamse aeg – hiljemalt kolme aasta möödumisel loomisest või saamisest
.......................................................30 § 4. Asutuse asjaajamiskord (1) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem; [RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007] 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord; 7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord; 8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord; 9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord; 10) dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord; 11) vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise
10 Lidia Feklistova peetakse ja kes selle eest vastutab, milliseid dokumente asutuses registreeritakse, kes registreerimise eest vastutab ning millest koosnevad tähistused. Kajastada tuleks ka e-kirjade registreerimise ja dokumendisüsteemis haldamise tingimused. dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu: määratletud peab olema dokumendiregistrisse kantavate andmete koosseis iga registreeritava dokumendiliigi kohta ning registreerijad; dokumendi läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord: peab olema määratletud, kelle poolt sissetulevad dokumendid läbi vaadatakse ja kuidas vormistatakse resolutsioon täitjatele; asutusesisene dokumendi kooskõlastamise kord: peab olema määratletud, millised asutuses vormistatavad dokumendid kuuluvad kooskõlastamisele, milliste
dokumentide ja neis sisalduva teabe säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul Asutuse asjaajamiskord Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: asutuse asjaajamisperiood või perioodid asutuse dokumendiringluse kord või skeemid dokumendiblankide kasutamise kord registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade
lisatakse juurde märge, et parandus on õige, paranduse tegemise kuupäev ning paranduse teinud isiku nimi ja/või allkiri; 2. vormistatakse uus otsus, käskkiri või korraldus, kus sätestatakse: „HMS § 59 alusel parandada Metsa vallavalitsuse 23. märtsi 2003. a otsuses „Tegevusloa andmine“ äriühingu nimi OÜ Ving, asendades selle nimega OÜ King.“ Nimetatud otsus, käskkiri või korraldus lisatakse dokumendiregistrisse senise haldusakti juurde. 16 Riigi- ja haldusõigus Sügis 2009 N. Parrest HMS § 59 sätestab nõude, et parandamine tuleb teha teatavaks haldusakti adressaadile (HMS § 25 jj)
sarja või muude andmete kaudu; dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus. Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu. Dokumendiregistrisse kantavad andmed Dokumendi registreerimise kord sätestab toimingud enne registreerimist ja saabunud või väljasaadetava dokumendi registreerimise. Dokumendi registreerimise tähtaeg Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Dokumendid registreeritakse asutuse asjaajamiskorras sätestatud dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga.
annaabi.ee 
