Tartu Kutsehariduskeskus Lidia Feklistova ASJAAJAMISE ALUSED Konspekt Tartu 2008 Lidia Feklistova Sisukord 1 Sissejuhatus....................................................................................................................4 2 Dokument.......................................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid .........................................................
ASJAAJAMINE Avaldus, CV, personaalkirjad Tööle kandideerija tüüpvead intervjuul 1. Kandidaadid loetlevad paljulubavaid omadussõnu, mida tööandja nende arvates kuulda tahab. Näiteks: "Olen lojaalne, hea suhtleja, pühendunud, intelligentne ja väga töökas." Need väited ei sisalda informatsiooni. 2. Intervjueeritav ei vasta seda, mida tunneb, vaid seda, mida tööandja kuulda tahab, näiteks müüjaks kandideerija ütleb, et on eluaeg unistanud saada kassapidajaks. See on võlts ja paistab läbi. 3. Kohe küsitakse palka, enne kui on saadud ülevaade täpsetest tööülesannetest. 4. Kandidaat on hästi kahtlev ja pole endas kindel, kas ikka tahab tööd. 5. Kandidaat püüab tööandjale selgeks teha, et kõik ülejäänud töökohad olid nõmedad. 6. Kandidaat püüab väita, et kõik eelnevad ülemused on olnud halvad ja teda taga kiusanud. 7. K...
Asjaajamine Organisatsioonis Mis on asjaamise eesmärk Mis on asjaamine Mis on põhinõuded asjaajamise korraldamisele Eesmärgid ettevõttes Asjaajamise ja arhiivinduse eesmärk Tagada väärtusliku teabe talletamine ja säilime tulevastele põlvedele Iga asutus ja ettevõte on kohustatud jäädvustama oma tegevuse käigus tekkinud teabe Dokumendid peavad säiluma nii kaua, kui neid vajatakse Informatsioon peab olema hõlpsasti leitav Asjaajamise eesmärgiks ongi dokumentides sisalduva teabe haldamine Asjaajamine toetab ettevõtte eesmärkide saavutamist ning tagama informatsiooni kiire kättesaadavuse Ettevõtte töö korraldamiseks on vajalik luau ja säilitada dokumendid, mis sisaldavad ettevõttele olulist informatsiooni. Dokumentide haldamist alates nende loomisest või saamisest uni hävitamiseni nimetatakse dokumendihalduseks. Dokument Lad k documentum - tõendus, tõestus, asitõend Arhiiviseadus Dokument on mistahes te...
3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 1) värvitrükk; 2) vesimärk; 3) fooliumtrükk; 4) plankide nummerdamine; 5) reljeeftrükk; 6) reljeefpitsat. 9. Plankide valmistamise põhimõte: Kirjaplank tehakse alati trükikojas
Käskkirju antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemal seisva õigusjõu aktide täitmiseks. 21.8. Akt- dokument, mis tuvastab ettevõtte mingi seisu (nt inventuur), teo või toimingu (nt kauba üleandmine-vastuvõtmine). Akti koostamiseks võib ettevõtte juht määrata komisjoni (nt lao inventuuri komisjon). 21.9. Ametikiri- dokument, mis koostatakse infovahetuse eesmärgil ning saadetakse adressaadile posti, e-posti või faksi teel. Ametikirjad on näiteks tellimiskiri, volikiri, garantiikiri, avaldus, memo, järelepärimine ja meeldetuletus. 22. http://www.tallinn.ee/est/haridus/g6602s48401 23. Dokumente vormistatakse plankidele. 24 Tagada dokumendiplankide võltsimiskindlus ning lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 25. Kestvuselt on käskkiri ühekordne ja kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni.
valgele paberile. Asutuse dokumendiplangi turvaelemendiks on värvitrükk. Asutuses toimub dokumentide vormistamine ja allkirjastamine nii paberkandjal, kui elektrooniliselt. 2.4.1 Dokumendiplangid Asutuses on kasutusel nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt kahte liiki dokumendiplangid: kirjaplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm); üldplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm). 2.4.2 Kirjaplangile vormistatavad dokumendid ametikirjad. 2.4.3 Üldplangile vormistatavad dokumendid Koosolekute protokollid, nõukogu otsused, juhatuse otsused, korraldused, käskkirjad, ringkirjad, teated, aktid. 2.4.4 Valgele paberile vormistatavad dokumendid Asutusesisene kirjavahetus, dokumentide projektid/eelnõud, ühisdokumendid, st kui dokumendile kirjutavad alla kahe või enama asutuse esindajad ja juhendid. 2.4.5 Ümbriku vormistamine Asutusest väljasaadetavatele ümbrikutele peab märkima asutuse andmed. 2
Planke eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis. Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid, aktid, esildised (dokumente mis ei adresseerita) Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad, mis on moodustatud üldplangi alusel. 9. Dokumentide põhiliigid on kirjad, akt Protokoll 10. Organisatsioonisisesed õigusaktid (käskkiri, otsus) millal koostatakse? Käskkiri- on korraldav dokument, mille annavad välja organisatsiooni (asutuse, ettevõte) juht ja tema asetäitjad ainujuhtimise põhimõttel ja oma pädevuse kohaselt, et lahendada organisatsiooni korraldusküsimusi.
1. ESMASED (primaarsed) andmed uurija ise kogub need oma uurimiseesmärkidega kooskõlas 2. TEISESED (sekundaarsed) andmed ei olnud algselt kogutud käsiloleva uurimuse jaoks, vaid mõnel muul viisil - Uurija kasutab kellegi teise kogutud toorandmeid. Võib tekkida probleem, et minu uurimiseesmärl ja nende andmete koguja oma ei pruugi kokku minna ning andmebaasis pole seda, mis mulle vajalik. Koosolekute, eksamite jms. Protokollid, ametikirjad, kooli dokumentatsioon, listivestlused.., ettevõtete aastaaruanded, intervijuude mahakirjutised, Erinevad andmebaasid: statistikaamet, Eesti pank, IMF, Euroopa Statistikaamet 3. KOLMANDUSED ehk tertsiaalsed andmeallikad kellegi teise kogutud toorandmed pol siin enam kättesaadavad. Näha on vaid tema analüüsi tulemused (andmetabelid, intervjuude analüüsi tulemused). Tüüpiline, kui püüame oma empiirilist analüüsi teha
dokumenteerida, siis on see pöördumine selgitustaotlus ja sellele vastatakse märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seaduses ettenähtud korras. 5. Dokumendi kohustuslikud elemendid. 1) autor; 2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkirjastaja. 6. Millised dokumendiplangid on üldjuhul organisatsioonis kasutusel? Kirjaplank ja üldplank Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Nimeta dokumentide liigid. Dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti, leidmine sarnaste tunnuste põhjal lihtsam dokumendiliikidena (käskkirjad, protokollid, aktid) asjadena (kirjavahetus) järelevalvetoimikutena Liigitusskeem kehtestatakse dokumentide loetelus 8. Nimeta kirja elemente. Kirja elemendid on: 1) Autor 2) Logo 3) Juurdepääsumärge 4) Adressaat 5) Aadress 6) Kuupäev 7) Viit 8) Seosviit 9) Pealkiri 10) Tekst
loogilisele elemendile: a)sissejuhatus- antakse kirja koostamise põhjus, eesmärk. Viidatakse ka samas küsimuses varem peetud kirjavahetusele b)probleemi esitlus, tõestus- esitatakse faktid kaalutlused, selgitused c)lõppkokkuvõtte, järeldus, palve või ettepanek- kirja mõju oleneb köitvast sissejuhatusest, veenvast tõestusest või probleemi esitamisest ja loogilisest järeldusest. Kokkuvõtte peab tekstis kindlasti olema, muidu kaob kirja mõte. Ametikirjad liigitatakse sisu järgi kolme rühma: *Algatus e. initsiatiiv kirjad *Vastuskirjad *Kaaskiri 7. Kirja eriliigid, nende iseloomustus- Eriliigid : *ärikiri(järelepärimine, vastus järelepärimisele, tellimiskiri jne)- äritehingu algavad sageli järelepärimisest. Kliendid saavad infot kas reklaami, telefoni, faksi või e-posti teel. Järelepärimine peab olema esitatud viisakalt, selgelt ja sisutihedalt. *volikiri(andakse volitus mingiks tegevuseks)- seal
organisatsiooni ja tema liikmete heaolu. Sellepärast tuleks eristada ametisuhtlemist tavasuhtlemisest. Ametisuhtlemist iseloomustab asjalikkus, mis kajastub eelkõige selles, et püütakse lühemat teed mööda jõuda asja tuumani. Tavasuhtlemises võib inimene keskenduda oma emotsionaalsete või ratsionaalsete vajaduste rahuldamisele, kuid ametisuhtlemises on esmatähtis organisatsiooni huvide arvestamine. Ametisuhtlemise viisid on : ametivestlus, koosolek, ametikirjad, avalikkussuhte korraldamine ja läbirääkimised. 1.2 Ametivestlus Ametivestlus on sihipärane tegevus. Psühholoogiliselt on iseloomulik, et suhtlemine toimub kahe inimese vahel ja grupikäitumise tegurid ei ole selles protsessis esmase tähtsusega. Seesugust vestlust kasutab juht peamiselt probleemide aruteluks, (alluvate) tulemuste hindamisel, personali valikul, nõustamisel ja vallandamisel. Taolise vestluse korraldamiseks sobivad intervjuu põhimõtted
ülesmärkimiseks. Dokumente koostatakse juhtimis-, täidesaatva ja (EVS-ISO 5127. Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik) korraldava tegevuse dokumenteerimiseks. Dokumendiplankidele vormistatakse: ametikirjad, õigusaktid (nt käskkirjad, korraldused), protokollid, aktid jt Juhtimistegevuse dokumentideks on näiteks: käskkiri, protokoll, ametikiri, akt, esildis jt Igal organisatsioonil on üldplank ja dokumendiliigi plank
Dokument peab olema vormistatud korrektselt ja vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Ametlikud dokumendidvormistatakse paber-ja /või digitaalkandjale. Teabekandja valikul tuleb lähtuda dokumendi Liigist Säilitustähtajast Nõudest tagada tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul Arhiveerimise võimalusest. Paberkandjale vormistatakse dokumendid dokumendiplankidele. Plankidele vormistatakse: Ametikirjad Õigusaktid (käskkkirjad, korraldused) Protokollid Aktid jt dokumendid Plangile ei vormistata õiguakti lisa. Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljd teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Ametikiri koostatakse infovhetuse eesmärgil, adresseeritakse juriidilisele või füüsilisels isikule ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Ametikiri
SISSEJUHATUS Tänapäeval moodustavad lepingud väga tähtsa osa meie elust. Ilma lepingu või lepingute sõlmimiseta ei saa praegusel ajal vastu võtta peaagu et ühtegi otsust ega sooritada erinevaid vajalikke ja mitte nii vajalikke tehinguid. Enne, kui mõnes ettevõttes või firmas töö korraldamisega algust teha, on tarvilik luua ja säilitada erinevad dokumendid, mis sisaldavad ettevõttele olulist informatsiooni (nt ametikirjad, lepingud jne). [1] Tihtipeale tekitab problemaatilisi olukordi lepingute sõlmimisel just lepingu osapooltele tasumine. Seetõttu peaksid inimesed olema teadlikud erinevate lepingute olemasolust ja nende sisust, et vähendada tekkida võivaid vaidlusi ja arusaamatusi. Antud teema valiti, kuna autor arvab, et inimesed ei ole lepingute mitmesuguste liikide ja nende sisuga eriti kursis ning ei pööra nendega seonduvatele seadustele ega lepingutele alla kirjutades piisavalt tähelepanu.
Kui dokumendist selgub nime algkuju, siis ei ole ülakoma vaja. Dokumentide loomine Dokumendid on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon. Dokumendi plank- trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. See on juba ise dokument. Nt ametikirjad, õigusaktid (lisasid ei vormistata plangile, lähevad tavalisele paberile), protokollid, aktid jt. dokumendid. Plank on ka selline paber, millel on asutuse logo ja kontaktandmed. Plankide liigid: · üldplank (logoga plank); · dokumendiliigi plank. Üldplangi elemendid: kirjapeaväli- autor (asutus, mitte kirja koostaja, nt OÜ SurraMurra), logo/vapp. Kirjaplangi elemendid: kirjapeaväli- autor, logo/vapp; kontaktandmete väli: postiaadress, e- post, telefon, faks.
109. Ametisuhtlemise sisu Ametisuhtlemine on rollipõhine suhtlemine, see on organisatsiooni toimimiseks vajalike rollide realiseerimisviis. Ametisuhtlemine ja seal toimuv teabevahetus, partneritaju ja vastastikune mõjutamine on määratletud organisatsiooni eesmärkide ja nende saavutamise protsessi poolt. 110. Ametisuhtlemise peamised liigid Ametisuhtlemise peamisteks vormideks on: - ametivestlus - koosolek ja nõupidamine - avalikkussuhete kujundamine - läbirääkimised - ametikirjad 111. Eduka suhtlemise eeldused Bolton (1986) väidab, et edukas suhtlus kujuneb järgmiste oskuste või vilumuste koostoimel: · Kuulamine kui tegevus; · Kehtestamine kui oskus väljendada selgelt oma soove ja vajadusi; · Konfliktses olukorras toimetulek, mis tähendab konflikti olemuse mõistmist ja vajadusel oma süü tunnistamist; · Koostöö partneriga soov leida mõlemaid pooli rahuldav lahendus; · Oskus valida õige
püsielementid Dokumendiplangi omavad : 1) asutused ettevõtted firmad 2) selle struktuuri üksused, kui nii on ette nähtud põhikirjas. 3) ametiisikud, kellel on õigusakto andmise õigus. Õigusaktid on : käskkirjad, korraldused, määrused, otsused. Kohustuslikud elemendid : dokumendi autor (firma nimi) dokumendi liigi nimetus kuupäev number tekst allkiri Plangiliigid : üldplank, kirjaplank Plankide kasutamine : kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. üldplangile vormistatakse käskkirjad, korraldused, aktid, esildised, protokollid, asutuse sisesed dokumendid. otstarbekas on kasutada valmistatud dokumendiliigi planke. planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. valgele paberile vormistatakse käskkirjaga kinnitatavad dokumendid. Turvaelemendid : Kirjaplangid valmistatakse alati trükikojas, kus neile lisatakse turvaelement. See on vajalik, et a) tagada nende võltsimiskindlus
see toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole. Alustes on määratud, et kõik õigusaktide eelnõud peavad enne allakirjutamiseks esitamist olema viseeritud ametiisiku poolt, kes vastutab õigusakti eelnõu juriidilise korrektsuse eest. Asutuse struktuuriüksuste vahel kooskõlastatakse dokumentide eelnõud üldjuhul koostaja poolt antud tähtajaks. Tähtaega võib pikendada kokkuleppel eelnõu kooskõlastamiseks esitajaga. Dokumendi kooskõlastanud ametnik märgib sellele oma viisa. Ametikirjad viseeritakse asutusse jääva eksemplari viimase lehe esiküljel, õigusaktid originaali viimase lehe esiküljel. Vahet tuleb teha asutusesisesel ja asutustevahelisel kooskõlastamisel! Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks saadetav õigusakti eelnõu ja selle juurde kuuluv seletuskiri peavad olema viseeritud koostaja (töörühma juhi), õigusosakonna juhataja ja vastava valdkonna tippjuhi poolt. Eelnõu saadetakse kooskõlastamiseks kaaskirjaga
määratletud organisatsiooni eesmärkide ja nende saavutamise protsessi poolt. Ametisuhtlemises on esmatähtis arvestada organisatsiooni huvisid. 538. 110. Ametisuhtlemise peamised liigid 539. - ametivestlus 540. - koosolek ja nõupidamine 541. - avalikkussuhete kujundamine 542. - läbirääkimised 543. - ametikirjad 544. 545. 111. Eduka suhtlemise eeldused 546. Eduka verbaalse suhtlemise saavutamiseks peab olema SÕNUM, mis koosneb 4 komponendist: 547. · SISU tahku väljendatakse tavaliselt verbaalselt, sõnadega; 548. · MINA tahk tähendab teavet sõnumi edastajast. Kuulaja võtab selle info vastu visuaalselt; 549. · SUHTE tahk väljendub tunnetes, mida tuntakse teise poole suhtes; 550
realiseerimisviis. Ametisuhtlemine ja seal toimuv teabevahetus, partneritaju ja vastastikune mõjutamine on määratletud organisatsiooni eesmärkide ja nende saavutamise protsessi poolt. • Ametisuhtlemises on esmatähtis arvestada organisatsiooni huvisid. 110. Ametisuhtlemise peamised liigid • Ametisuhtlemise peamisteks vormideks on: - ametivestlus - koosolek ja nõupidamine - avalikkussuhete kujundamine - läbirääkimised - ametikirjad 111. Eduka suhtlemise eeldused Bolton (1986) väidab, et edukas suhtlus kujuneb järgmiste oskuste või vilumuste koostoimel: • Kuulamine kui tegevus; • Kehtestamine kui oskus väljendada selgelt oma soove ja vajadusi; • Konfliktses olukorras toimetulek, mis tähendab konflikti olemuse mõistmist ja vajadusel oma süü tunnistamist; • Koostöö partneriga – soov leida mõlemaid pooli rahuldav lahendus;
1 SISUKORD Teeninduse olemus.....................................................................................................4 4 1.2. Teeninduskanalid................................................................................................ 7 2.Klienditeenindaja isikuomadused ja teenindaja roll................................................9 2.1. Teenindaja hindamise kriteeriumid.....................................................................................................................10 2.2.Teenindaja roll.....................................................................................................................................................10 2.3. Peamised klienditeenindaja stressitekitajad........................................................................................................11 3.Hoiakud ja nende kujundamine.....................................................................
10) Omadussõnad ja nende võrdlusastmed 11) Põhjuslikud side- ja määrsõnad (seetõttu, sellepärast, järelikult, niisiis, seega) Tekstiliigid ehk –žanrid ja nende tekstitunnused, tekstide rühmitamine eri liigituste alusel Keelekasutusvaldkonnad: - Argikeel - Ilukirjanduse keel. Ilukirjanduse žanrid on romaan, novell, luuletus. - Tarbekeel: ajakirjandus-, ameti- ja teaduskeel. Tarbeproosa žanrid on referaadid, protokollid, ametikirjad, reklaamid, teaduslikud artiklid. Ajakirjanduse žanrid on uudised, reportaažid, intervjuud, juhtkirjad, arvamused, retsensioonid, artiklid. Keelekasutajad tajuvad kohta, kus suhelda ametlikult ja mitteametlikult. Teadmised mõjutava tekstide tõlgendamist ja loomist. Tekstide loomise seisukohalt on oluline, millisele žanrivormile peab tekst vastama, missugust teksti me teeme. Ajakirjandusžanrite (uudis, juhtkiri, arvamus) tekstitunnused
protsess, 2 või rohkem osapoolt, ühine prob., kuid vastandl. huvid, väljend. ja kaalutl. võimal. lahendusi. On vajal. ja võimal., kui partnerid sõltuvad üksteisest. Lahend. eriarva- musi org.vaheliselt ja -siseselt. Toimivad kõik konfliktidega toimetuleku võtted, parem. tulem. saavut. oskusega leida kompromisse ja koostöövõimal. Osalised võivad orient. koostööle, võitlus- likule või alistuvale käitum. Läbirääkim. situats. olul. osa kult.vah. erinevustel. 6. Ametikirjad. Org-i igapäevases tegevuses kombin. ametisuhtlem. võtteid omavah., muudab asjaajam. paindl. ning säästab aega. 19 Rakendusnäiteks töökoosolek. Töökoosoleku läbiviim. tegevusjärjekord: 1. Koost. koosoleku plaan, kus on märgitud eesm., päevakava. Päevakava koostam. märkida aru- tatavad probl. ja nende lahendam. võimal. Plan. pikkuseks kuni poolteist tundi ja lõppu ka- vand. vähemtähtsad probl. 2. Võimald
SISUKORD I. ORGANISATSIOONIKÄITUMINE...........................................2 1.1. Organisatsioonikäitumine..................................................................................2 Eksamiülesanne 1. ...................................................................................................5 II. INDIVIID.................................................................................. 6 2.1. Individuaalsus ja isikus......................................................................................6 Eksamiülesanne 2.....................................................................................................8 2.2. Taju...................................................................................................................... 8 Eksamiülesanne 3...................................................................................................13 Eksamiülesanne 4...........................
seadlus (dekreet: dekreetseadus, erakorraline dekreet, hädadekreet), määrus; üksikaktid: otsus, korraldus, käskkiri, ettekirjutus; delegatsioon: generaaldelegatsioon, spetsiaaldelegatsioon; määruseandlus: intra legem, contra legem, praeter legem; kohtuvõimu jurisdiktsioonilised aktid: kohtuotsus, kohtumäärus, erimäärus; haldusdokumendid: juhendid, ringkirjad (tsirkulaarid), 59 selgitused, protokollid, ametikirjad, formularid (tõendid, teatised, kviitungid, aruanded); poliitilised avaldused (deklaratsioon; pöördumine teiste riikide parlamentide poole); õigusakti struktuur - struktuuriosad ning -rekvisiidid: pealkiri (pealdis - vapp, institutsiooni nimi; sisu kokkuvõttev pealkiri), kuupäevafraas (daatum) ning järjekorranumber, preambula, regulatiivne ehk otsustav osa (üld- ja erisätted), lõppsätted ja/või rakendussätted, signatuur (kontrasignatuur), signeerimise daatum;
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
