Haldusdokumendid Käskkiri, akt, protokoll Koostas: Pille Koit Haldusdokumendid Haldusdokumendid on õigusliku jõuga dokumendid, mis tõendavad vastuvõetud otsuseid, kinnitavad fakte ja toiminguid, fikseerivad seisukordi või sündmusi. Haldusdokument on dokument, mis koostatakse juhtimis-, täidesaatva- ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks Haldusdokumendid Kõik haldusdokumendid vormistatakse üldplangile ja pealkirjastatakse dokumendiliigi nimetusega trükitähtedega. Juhendid, eeskirjad, kord (nt.asjaajamiskord) vormistatakse valgele paberile. Haldusdokumendid Kõik haldusdokumendid tuleb registreerida dokumendiregistris. Kõik haldusdokumentide originaalid on varustatud originaalallkirja(de)ga. Vajadusel tehakse dokumendist väljavõte või koopia Käskkiri Käskkirion tegevust korraldav dokument, mille väljaandmise õigus on asutuse (tipp)juhil või tema asetäitjatel vastavalt oma õiguspiiridele, et
13) juurdepääsupiirang ÜLDPLANK 1. Üldplank on dokumendiplank, millele on kantud püsielemendina autor ja logo. Üldplanke vormistatakse paber- ja/või digitaalkandjale. 2. Üldplangi alusel saab teha kirjaplanki (lisades kontaktandmete välja) ning dokumendiliigi planki (lisades dokumendiliigi nimetuse ning koostamise koha). 3. Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid, aktid, esildised. 4. Üldplangi elemendid on autor ja logo. 5. Dokumendiliigi nimetus trükitakse
ajalugu ja mitmesugused karakteristikud ning mille kogumise eesmärgiks on objekti kasutatavuse ja usaldusväärsuse tagamine. Metaandmeid on vaja ka objektide identifitseerimiseks, paindlike otsisüsteemide loomiseks, ning konteksti säilitamiseks. Mis mõõdus on A4 paber? 210 × 297 mm Millised on dokumendiplankide kaks erinevat liiki, tooge näiteid kummastki?! 1. üldplank millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) 2. dokumendiliigi plank ametikirja, käskkirja ja teised plangid, mis on moodustatud üldplangi alusel Mida tähendab lühend OCR ja milleks me antud tegevust kasutame arvutis? OCR (inglise keeles Optical character recognition) ehk optiline märgituvastus on programm, mis võimaldab tõlkida paberdokumente, PDF-faile ning pildistatud dokumente redigreeritavasse vormingusse. Kuidas toimub dokumentide hävitamine? Dokumendid hävitatakse hüdropurustajas, paberhundis. Avalikud asutused saavad dokumente
Sarja tähis DOKUMENTIDE NÄIDISLOETELU 1. FUNKTSIOON: ASUTUSE TÖÖ KORRALDAMINE 1.1. ALLFUNKTSIOON: JUHTIMINE Tähis koosneb: Sarja tähis Dokumendiliigi/sarja nimetus Asutus Säilitustähtaeg Märkused 1.1-1/ Ametiasutuse struktuur ja koosseis Ministeerium Alatine funktsiooni tähistavast numbrist 1.1-2/ Ministri määrused Ministeerium Alatine .................
TLÜ-s adresseeritakse: REKTORILE - Immatrikuleerimise, eksmatrikuleerimise, reimmatrikuleerimise, üleviimise jm. akadeemiliste teemadega seotud avaldused AKADEEMILISELE PROREKTORILE akadeemilise puhkuse, selle pikendamise ja lõpetamise taotlemine INSTITUUDI DIREKTORILE- punktide ja registreerimisega seotud küsimused INSTITUUDI ÕPPEJUHILE - osakonnasisesed organisatoorsed küsimused, akadeemilise puhkuse ajal ainete kuulamise taotlemine 3. Dokumendiliigi nimetus AVALDUS vormistatakse pealkirja asukohale 4. TEKST trükitakse, jättes pealkirja ja teksti vahele 4 tühja rida. Avalduse tekstis peab olema kirjas põhjendus, mitte ainult olukorra kirjeldus (mida kahjuks sageli juhtub- üliõpilane kirjeldab oma olukorda, mitte ei ütle, mida ta sellega öelda tahab). Seletuses peab olema vastus küsimusele "Miks?" antud olukord on tekkinud, mida soovitakse adressaadilt. Kui avalduses mainitakse mingit kursust, siis
asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid, aktid ja käskkirjad; Koolis on kasutusel üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirja plank, mida võib vormistada must-valgena või kasutada värvitrükki. Üldplanki ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate elementide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse teisi konkreetse dokumendiliigi planke. Üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirjaplank kujundatakse arvutis. Rekvisiitide paigutus kõikidel plankidel peab vastama näidisvormile. Kirja on pandud ka veeriste laiused, kasutatava paberi tingimused, kasutatavad elemendid ning keelenõuded, seega on plankide informatsioon väga hea ja põhjalik ning kõigile selgelt ja üheselt mõistetav. 4)Registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide
Duplikaat originaali kordusväljaanne. Koopia, väljavõte, ärakirja tõestamine: allkiri, nimi, ametinimetus, kuupäev, pitser. DOKUMENDI KOOSTAMINE JA VORMINÕUDED DOKUMENTI ISELOOMUSTAB · sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dok on välja antud · vorm õigusaktides olevad vorminõuded · struktuur sõltub liigist ja sisust DOKUMENDI PLANGID · üldplank autor, logo (kirjapeaväli) · kirjaplank kirjapeaväli: logo, autor · dokumendiliigi plank kirjapeaväli: autor, logo, dokumendi liik VÕLTSIMISE ÄRAHOIDMINE · turvaelement (vesimärk, plangi nr, reljeefpitsatiga vormistatud element) PLANGI VEERISED vasak 3 cm parem 1,5 cm ülemine 1,2 cm alumine 1,2 cm DOKUMEDI VORMING · viis kuidas andmed on dokumendis organiseeritud VORMIELEMENDID - autor, logo - kasutusmärge (pole väga oluline) - adressaat, aadress, kuupäev - viit, seosviit - pealkiri, tekst, allkiri, allkirjastaja - lisamärge
sisu faktid, millest dokument räägib vorm viis, kuidas sisu on esitatud füüsiline vorm dokumendi välised tunnused intellektuaalne sisu väljendamise viis ( tekst, pilt, diagramm, jms. ) isikud võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele. Igal asutusel on: Üldplank (nii paber- kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse " Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid väljaandja nimi või nimetus dokumendi kuupäev tekst allkiri vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) Valgamaa Kutseõppekeskuse direktorile Avaldus 13.09.2010
5. Kirja väljasaatmine 6. Lahendatud kirjad (algatus + vastuskiri) paigutatakse dokumendite loetelu järgi ettenähtud sarja toimikusse (Toimiku nimi on Kirjavahetus) 15. Nimeta kirja elemendid nende paiknemise järjekorras. ametikirja väljaandja nimi - asub lehe ülaservas kas vasakul, keskel või paremal ametikirja saaja andmed - ettevõtte või asutuse nimi, kontaktisiku nimi ja aadress kuupäev - asub aadressi 3. reaga kohakuti paremal, selle järel ametikirja registreerimise number dokumendiliigi nimetus, nt VOLIKIRI või kirja pealkiri (sisule viitav) - paigutatakse ülaservast 9,5 cm joondatult vasakule tekst - asub 24 rida pealkirjast allpool. Tekstis esitatavad erinevad mõtted tuleb eraldada lõiguvahega allkiri või allkirjad allkirjastaja eesnimi ja perekonnanimi - paikneb vastava allkirja all allkirjastaja ametinimetus ametikirjale lisatud dokumentidele või sama sisuga kirja saajatele tuleb viidata
16 Kirja kohustuslikud elemendid , kirja ja e-kirja esitlusvormi väljad autor, tekst, kuupäev, allkirjastaja E-kirjal täita tuleb kõik väljad.*adressaat*lisaadressaadid*pealkiri*sõnumi tekst,- pöördumine,tavakirja reeglid, esmasel pöördumisel põhjalikum, lihtne vastus,vältida läbivaid suurtähti, rõhutamisel kasutada tärne, lõputervitus 17 Dokumendi elementide kompleks (dokumendielemendid). Kirja-,üld- ja dokumendiliigi plangi elemendid. Dokumentide kohustuslikud elemendid. Kuupäeva ja kellaaja märkmine dokumendil Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatisooni ülesmärkimiseks. Dokumendiliigi plank moodustatakse üldplangi alusel(ametikirja, käskkirja, korralduse jt plangid). Dokumendi kuupäev ja kellaaeg märgitakse vastavalt standaridel EVS 8
peetakse ja kes selle eest vastutab, milliseid dokumente asutuses registreeritakse, kes registreerimise eest vastutab ning millest koosnevad tähistused. Kajastada tuleks ka e-kirjade registreerimise ja dokumendisüsteemis haldamise tingimused. dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu: määratletud peab olema dokumendiregistrisse kantavate andmete koosseis iga registreeritava dokumendiliigi kohta ning registreerijad; dokumendi läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord: peab olema määratletud, kelle poolt sissetulevad dokumendid läbi vaadatakse ja kuidas vormistatakse resolutsioon täitjatele; asutusesisene dokumendi kooskõlastamise kord: peab olema määratletud, millised asutuses vormistatavad dokumendid kuuluvad kooskõlastamisele, milliste ametiisikute poolt üks või teine dokument kooskõlastatakse ning kuidas vormistatakse kooskõlastusmärge;
Jagunevad: Töötajate avaldused Avaldused eraisikutelt väljaspool asutust Vormistatakse valgele paberile A4 formaadis Vt lk 109 E-kiri, meilietikett – vt vanast vihikust, vt näidet lk 129 Käskkiri vt lk 131 Protokoll – koostatakse nõupidamiste või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks. Näide lk 145 Lühiprotokollis vormistatakse ainult päevakord ja vastuvõetud otsus(ed). Protokoll vormistatakse üldplangile või protokollplangile 1. dokumendiliigi nimetus PROTOKOLL 5,5 koos nõupidava organi nmetusega (JUHATUSE KOOSOLEKU PROTOKOLL) 2. koostamise koht, alates 6,3 3. kuupäev 4. number (viit) 5. koosoleku alguse ja lõpu kellaajad 6. tekst (informatsioon osavõtjate kohta)1)koosoleku juhataja 2)protokollija 3)võtsid osa 4)puudusid 5) kutsutud, edasi päevakord ning päevakorrale järgneb KUULATI(inimeste
· Autentimine on isiku identiteedi kontroll. Elektroonilises dokumendihalduses on seda vaja selleks, et olla kindel, et dokumendid pole võltsitud. · Ilma autentimist saaks iga inimene ligipääsu teiste isikute dokumentidele ehk autentimine teeb kindlaks, et isik on see, kellena ta esineb. 5.Millega tuleb arvestada dokumentide vormistamisel? · Dokumendi vormistamisel üldplangile tuleb meeles pidada, et dokumendiliigi nimetuse koht on 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast ning kuupäeva ja numbri asukoht on 6,3 cm kaugusel plangi ülaservast üldjuhul rekvisiitide parempoolses veerus. Väljasaadetavad dokumendid tuleb vormistada vähemalt ühe turvaelemendiga dokumendiplangile, et tagada dokumendiplankide võltsimiskindlus ning lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 6.Mis on plank ja millised dokumendid vormistatakse plankidele?
koostajale ja seda muuta. Jah peab küll säilima esialgne versioon. 19. Teatatakse 30.tööpäeva jooksul, kõrgema isiku puhul tehakse see kiiremini. 21. 21.1. Dokumendiplank- trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. 21.2. Üldplank- millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) 21.3. Kirjaplank- 21.4. dokumendiliigi plank- ametikirja, käskkirja ja teised plangid, mis on moodustatud üldplangi alusel. 21.5. Protokoll- ametlik ülestähendus koosolekul läbivaadatud küsimustest ja vastuvõetud otsustest. Täieliku protokolli vormistamiseks tuleks koosolek lindistada, et arutelu käiku oleks võimalik adekvaatselt edasi anda. 21.6. Korraldus- nõue või käsk, mis antakse alluvatele suuliselt või kirjalikult igapäevase töö korraldamiseks ja üksikjuhtumite lahendamiseks. 21.7
dokumendid (põhikiri, määrus) *kollegiaalse otsustuskogu tegevuse dokumendid (koosolekute, nõupidamiste, konverentside dokumendid s.h protokoll). Dokumendi elementide koosseis sõltub dokumendi liigist. 5. Kirjaplank ja üldplank, nende kasutamine ja kujundamise üldnõuded- Üldjuhul on 2 dokumendiplanki: üldplank ja kirjaplank. Üldplangi alusel koostatakse dokumendiliigi plangid. Dokumendi plangil esitatakse dokumendi elementide(rekvisiitide) paigutus, mis määrab ära dokumendi kujundus. Plankide kujundamisel kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis, kasutavate kirjaliikide mõõtmed ei tohi üksteisest tunduvalt erineda. Suurema kirjaga võib esile tuua: dokumendi autori nimetuse ja dokumendiliigi nimetuse (12-24p). Paberkandjal plangile kantakse soovitavalt turvaelement.
vajadustest. Säilitustähtaja kehtestamisel arvestatakse dokumentide unikaalsust, kättesaadavust ning praktilist väärtust dokumentide tähtsust kolmandatele isikutele. Dokumendi säilitustähtaeg vastab dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtajale, mis määratakse · aastates (7 aastat) · tähtajana, mis on seotud kindla sündmuse toimumisega · alatisena. Alatine säilitustähtaeg dokumentide loetelus kajastab asutuse väärtushinnangut ühe või teise dokumendiliigi säilitusväärtusele, kujunedes niiviisi arhiiviväärtuse andmise eeletapiks. Avalik arhiiv arvestab loetelus näidatud säilitustähtaegu hindamisotsuse tegemisel ning arhivaalide valikul alatisele säilitamisele. Avaliku arhiivi poolt arhiiviväärtuslikuks hinnatud arhivaale ei hävitata kunagi, vaid antakse kehtiva korra kohaselt avalikku arhiivi. Arhiivihalduse kergendamiseks on otstarbekas võimalikult piirata kasutatavate säilitustähtaegade arvu.
Näit. 1. Aruandlus 2. Koolitus 3. IT Temaatilist liigitust ei poolda arhiiviasutused, sest kaduma võivad minna dokumentide vahelised seosed, mis põhinevad asutuse tegevusel. Dokumendiliikidel põhinev dokumentide rühmitamine Väikesed organisatsioonid, kus on vähe funktsioone ja vähe dokumente rühmitatakse dokumente nende liikide järgi. Dokumendiliikide järgi rühmitamise korral on iga dokumendiliigi jaoks oma toimik Näit. 1. Kirjad 2. Käskkirjad 3. Protokollid 4. Aktid 5. Isiklikud toimikud DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE Dokument hõlmatakse organisatsiooni asjaajamises dokumendisüsteemi Selle käigus luuakse dokumenti kirjeldavad andmed e metaandmed Registreerimise kaudu seotakse dokument vastava funktsiooniga, mille täitmise käigus ta tekkis ning teiste dokumentidega
Üldplank · Asutuses peab olema kehtestatud vormikohane üldplank nii paber kui eletroonilisel kandjal. · Üldplangi alusel koostatakse teiste dokumendiliikide plangid (kirjaplank). · Üldplangile vormistatakse asutusesiseseid dokumente akte, protokolle, käskkirju. Siia võib vormistada ka tänukirju, õnnitlusi ja kaastundeavaldusi. · Üldplangi elemendid: ? Asutuse sümbol/logo või riigivapi kujutis vastavalt riigivapiseadustele. ? Dokumendi autor. ? Dokumendiliigi nimetus 5,5 cm plangi ülaservast, trükitakse vasakusse veergu või keskele trükitähtedega. Lubatud on kasutada paksu kirja ja sõrendamist. ? Koostamise või väljaandmise koht 6,3 cm lehe ülaservast ehk ülejärgmisel real, mis trükitakse kirjatähtedega nimetavas käändes. ? Dokumendi kuupäev ja number paremas veerus, vormitatakse sõnalisnumbriliselt. ? Pealkiri asub vasakus veerus, 8,5 cm plangi ülaservast. ? Tekst türkitakse kaks rida pealkirjast allpool. ? Allkiri.
valmistatud planke. (6) Plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Diplomaatilisest tavast tulenevalt võib plank olla vaid võõrkeelne. (7) Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale dokumendi väljaandja nimetus eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte tähestikulises järjekorras. (8) Üldplangi alusel moodustatakse konkreetse dokumendiliigi plangid. (9) Kirjaplangil peavad lisaks lõikes 2 sätestatule olema asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja sideandmed ning muud olulised andmed (asutuse registrikood, pangakonto number vms). § 13. Sümbolite kasutamine asutuse dokumendiplankidel (1) Riigiasutused võivad plankidel kasutada riigivapi kujutist või muid asutuse sümboleid vastavalt õigusaktidele.
mis lisatakse dokumendile. Kui kooskõlastajaks on ametiisik ainuisikuliselt, vormistatakse järgmiselt: KOOSKÕLASTAN . . .(allkiri) Teel Kaalikas Tallinna Tööinspektsiooni peainspektor _.06.2008 Dokumendi kooskõlastamine kollegiaalse arutelu tulemusena vormistatakse järgmiselt: KOOSKÕLASTATUD Tallinna Tööinspektsiooni 22. juuni 2008. a otsusega nr 4 Kinnitusmärge Allkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse üldplangile. Kinnitusmärge trükitakse sel juhul dokumendiliigi nimetusest allpool, nn. kuupäeva ja dokumendiregistri numbri väljal 63 mm, plangi ülaservast ja 92 mm plangi vasakust veerisest. Näide: KINNITAN . . . (allkiri) Paul Puu Juhatuse esimees _.11.2008 Korraldava dokumendiga (nt. käskkirjaga) kinnitatav dokument (nt asjaajamiskord) vormistatakse valgele paberile ja kinnitusmärge trükitakse dokumendi esimese lehe ülemises parempoolses nurgas järgmiselt: KINNITATUD juhatuse esimehe 12. märtsi 2008. a käskkirjaga nr 21
loomisest kuni registreerimiseni, töötajatele tutvustamiseni ja dokumendi salvestamiseni (toimikusse paigutamiseni). Dokumentide loomine Dokumendi koostamine Dokumendi Sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument on välja antud Vorm peab vastama õigusaktides kehtestatud vorminõuetele Struktuur sõltub dokumendi liigist ja sisust Dokument peab olema vormistatud korrektselt ja vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Ametlikud dokumendidvormistatakse paber-ja /või digitaalkandjale. Teabekandja valikul tuleb lähtuda dokumendi Liigist Säilitustähtajast Nõudest tagada tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul Arhiveerimise võimalusest. Paberkandjale vormistatakse dokumendid dokumendiplankidele. Plankidele vormistatakse: Ametikirjad Õigusaktid (käskkkirjad, korraldused) Protokollid Aktid jt dokumendid
-Dokument adresseeritakse asutusele, struktuuriüksusele, juriidilisele või füüsilisele isikule. Rekvisiidi koostisosad märgitakse järgmiselt: isik, asutus, asutuse struktuuriüksus; tänav, maja- või korterinumber; asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond; riik. Viimane sihtkoht märgitakse suurtähtedega -Vajadusel tehakse dokumendile kasutamise kohta sellekohane märge ( "isiklik", "ametialaseks kasutamiseks") enne rekvisiiti "adressaat", kasutades suurtähti. -Dokumendiliigi nimetus märgitakse nimetavas käändes ( käskkiri, korraldus, otsus, määrus, akt, protokoll jne), suurtähtedega ja paksus kirjas. Protokolli kohta näidatakse ära, mille kohta vastav protokoll on koostatud. N. KORRALDUS -Pealkiri ehk sisuviide avab lühidalt dokumendi sisu. Pealkirja põhisõna märgitakse nimetavas käändes ning pealkirja lõpus kirjavahemärki ei kasutata. Dokumentide pealkirjad vormistatakse paksus kirjas. N: Taotlus
Tekst Allkiri- kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides, ning kui kirjaga võetakse kohustusi või antakse õigusi. Logo- õigusaktis sätestatud juhtudel-kohustuslik 8. Dokumentide loomisel kasutatavad plangid, mille poolest erinevad? Plank on kindla formaadiga paberileht, millele on kantud koostatavate dokumentide püsielemendid. Planke eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis. Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid, aktid, esildised (dokumente mis ei adresseerita) Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad, mis on moodustatud üldplangi alusel. 9. Dokumentide põhiliigid on kirjad, akt Protokoll 10
Dokumendi plank- trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. See on juba ise dokument. Nt ametikirjad, õigusaktid (lisasid ei vormistata plangile, lähevad tavalisele paberile), protokollid, aktid jt. dokumendid. Plank on ka selline paber, millel on asutuse logo ja kontaktandmed. Plankide liigid: · üldplank (logoga plank); · dokumendiliigi plank. Üldplangi elemendid: kirjapeaväli- autor (asutus, mitte kirja koostaja, nt OÜ SurraMurra), logo/vapp. Kirjaplangi elemendid: kirjapeaväli- autor, logo/vapp; kontaktandmete väli: postiaadress, e- post, telefon, faks. Dokumendiliigi plangi elemendid: kirjapeaväli- autor, logo/vapp; dokumendiliigi nimetus (avaldus, volikiri, käskkiri jne.); koostamise koht. Ainult majast väljaminevatel dokumentidel on kontaktandmed. Kontaktandmeteväli (on paberi all servas, joone all):
4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil? Dokumendiplank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplangile kujundatakse püsielemendina kirjapeaväli: riigivapi kujutis, logo, autor (asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse või töötaja ametinimetus ehk dokumendi väljaandja). Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Dokumendiliigi plank, nt ametikirja, käskkirja jt plangid moodustatakse üldplangi alusel. Kirjaplangile kujundatakse lisaks kirjapeaväljale (autor, logo/vapp) ka kontaktandmete väli (organisatsiooni aadress, e-posti aadress, telefon, faks, registrikood jm, näiteks veebiaadress, arvelduskonto number, käibemaksukohuslase number jt. 5. Millised dokumendid kuuluvad registreerimisele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute dokumendiregistris?
) · isikud võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja Dokument omab tõestusväärtust, kui ta on usaldatav ja autentne · usaldatav dokument tõene, pole võltsitud · autentne päritolu võib usaldada Dokumendi vorminõuded Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele. Igal asutusel on: 1. üldplank (nii paber kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel (kuni vastavate standardite väljatöötamiseni). 2. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Kohustuslikud rekvisiidid: väljaandja nimi või nimetus dokumendi kuupäev tekst allkiri vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid
vajadused; arutab läbi asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide eelnõud ja juhiste kavandid; kavandab tegevused asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide ja juhiste ning dokumendihaldusnõukogu otsuste rakendamiseks Liikmed: Ministeeriumid, Riigikantselei, SIM-KOV´id, Rahvusarhiiv, RISO, RIA MKM- i juhised 2012 Moreq2 Eesti ,,nullpeatükk" DHS´ide miinimumnõuded Moreq2 ja Eesti ,,nullpeatüki" baasil (4 taset) Dokumendihalduse metaandmed Dokumendiliigi andmekirjelduse juhis Riigi Infosüsteemi Amet Koordineerib riigi infosüsteemi arendamist ja haldamist, korraldab infoturbega seotud tegevusi ja käsitleb Eesti arvutivõrkudes toimuvaid turvaintsidente. RIA konsulteerib avalike teenuste osutajaid, kuidas oma infosüsteeme nõuetekohaselt hallata ja teostab nende üle järelevalvet. Riigi infosüsteemi haldussüsteem (RIHA) RIHA on riigi infosüsteemi kataloog. Ühtlasi on see menetlus- ning halduskeskkond, mille kaudu
Tõend kinnitab mingit tõendi väljastajaga seotud fakti. Tõend väljastatakse ka juhul, kui fakt või suhe on lepinguga fikseeritud, lepingute sisu aga ei avalikustata. Õiend parandab firma poolt väljaantud dokumentides tehtud vigu. Õiend registreeritakse dokumendi numbriga, milles tehtud vigu ta parandab. 45 Teatis, tõend ja õiend vormistatakse kirjaplangile ning kohustuslikud rekvisiidid on adressaat, kuupäev, number, pealkiri dokumendiliigi nimetusena ning tekst. Kui tõend ei ole mingi minevikusündmuse kohta, märgitakse ära ka tõendi kehtivuse aeg. Üldjuhul teatis, tõend ja õiend allkirjastatakse vastava osakonna juhi poolt. Teatise vorm oleneb: kellele on teatis suunatud (personaalselt isikule, teatud grupile (perekonnale, firma töötajatele, maja elanikele, jms.) või standardkiri teatud suuremale sihtgrupile ilma isikliku pöördumiseta)
9. Dokumendi kohustuslikud elemendid 4.9.1. Autor; 4.9.2. Dokumendi kuupäev; 4.9.3. Tekst; 4.9.4. Alkirjastajad. 4.10. Dokumentide vormistamisel kasutatakse lähtuvalt dokumendiliigist järgmisi lisaelemente: 4.10.1. Nova Eesti OÜ logo; 4.10.2. Väjaandmise koht; 4.10.3. Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks ,,Asutuse siseseks kasutamiseks" või ,,Avalik"). 4.10.4. Adressaat; 4.10.5. Dokumendi tähis 4.10.6. Dokumendiliigi nimetus 4.10.7. Pealkiri 4.10.8. Pöödumine 4.10.9. Märkus lisade kohta 4.10.10. Lisaadressaadid 4.10.11. Pitser(ainult paberkandjal dokumentidel) 4.10.12. Ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral. 4.10.13. Koostaja ja/või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed 4.10.14. Asutuse registrikood 4.11
*resolutsioon on otsustaja pealdis dokumendil. Resolutsioon võidakse kanda dokumendi peale või lisada eraldi lehena ning kuni 10 realisi resolutsioone ei tarvitse pealkirjastada. Haldusdok vorminõuded *asutuse logo või vapi kujutis vapi kasutamine sätestatakse seadusega ning valla või linna põhimäärusega. *dok väljaandja asutuse nimi peab täielikult vastama õigusaktis, millega asutus on moodustatud, märgitud nimele. Nimi p.o nimetavas käändes *asutuse registrinr *dokumendiliigi nimetus nimetavas käändes *kuupäev enamasti numbriline, eristades üksteisest punktidega, kuupäeva elemndid tuuakse ära ühel real *dokumendiregistri indeks s.o asutuste asjaajamist reguleerivatel dokumentidel *viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dok reg indeksile *välja andmise koht *dok läbivaatamise ja kasutamise korda reguleeriv märge , kasutatakse suuri tähti nt "KIIRE", "KONFIDENTSIAALNE" *adressaat, kirja saaja nimi nimetavas käändes *kinnitusmärge
Raamatupidamissise sise-eeskirjaga määratakse kindlaks ettevõttes kasutatavate dokumentide: · nimetus ja otstarve; · eksemplaride arv; · koostaja(d) ja esindaja(d); · dokumendile allakirjutaja(d); · esitamise tähtaeg; · dokumentide vastuvõtja(d) ja töötaja(d); · dokumentide säilitamine [7 : 14]. 4.1 Dokumendikäive Ettevõttes koostatakse dokumendikäive nn dokumendikäibe graafiku alusel, kus näidatakse iga dokumendiliigi eksemplaride arv, käibeetapid, seal tehtavad tööd, nende tähtajad ja vastutajad. Dokumentide liikumisskeem koosneb järgmistest käibeetappidest: 1. Dokumentide koostamine (andmehõive) ja nende kasutamine operatiivses tööd. 2. Dokumentide kontroll nende vastuvõtmisel raamatupidamises vormistamise, aritmeetiliste tehete ja sisu seisukohalt. 3. Dokumentide tehniline ja arvestuslik töötlus. Tehniline töötlus seisneb
peatüki § 4-le nõuetele. Lisaks määruses toodud nõuetele oli lisatud ka omalt poolt vajaminevaid juhtnööre. 2 DOKUMENTIDE LOETELUD 2.1 Eesti Maaülikooli dokumentide loetelu Eesti Maaülikooli dokumentide loetelu jõustus 14.08.2012. Dokumentide loetelu on koostatud funktsioonipõhiselt. Dokumendi esimene lehekülg on informatsioon ja sisukord. Tabel ülesehitus on järgmine: esimene rida funktsiooni nimetus, teisel real seitse veergu, milleks on sarja tähis, dokumendiliigi või sarja nimetus, säilitustähtaeg, teabekandja, juurdepääsupiirang, vastutav struktuuriüksus ning märkused. Dokumentide loetelu sisaldab üheksat funktsiooni: juhtimine, personalitöö, finantsarvestus, haldus- ja majandustegevus, info haldamine, õppetöö, täiendõpe, teadus- ja arendustöö, välissuhted. Dokumentide loetelu põhifunktsioonid vastavad EMÜ põhikirjale. Osal funktsioonidel on ka allfunktsioonid. Personalitööl (tähis 2) on allfunktsioonideks
·EVS 8:2008 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas. (Standardis esitatakse koodi- ja vastavustabelid ning kirjeldatakse eesti keele reegleid ja tavasid arvude, isikunimede jm kirjutamisel). JUHISED, HEA TAVA JA PAREM PRAKTIKA Dokumendisüsteemi väljatöötamisel ja arendamisel on abiks mitmesugused juhised: ·Riigikantselei juhised (,,Dokumendihalduse metaandmete loend", ,,Juhis dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamiseks"); ·Rahvusarhiivi soovituslikud juhised dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamiseks. Dokumendihalduse alusdokumendid (asjaajamiskord, jaos 6.2 kirjeldatud dokumentide loetelu) peavad peegeldama organisatsiooni doku- mendihalduse ja asjaajamise vastavust kehtivaile õigusaktidele ning kooskõla standardite, hea tava ja parema praktikaga. Selleks varustatakse
Äriühingutel on logo, riigiasutustel pitsat. Logo on kuskil keskel üleval. § 13. Dokumentide vormistamisel kasutatavad rekvisiidid (1) Dokumentide vormistamiseks kasutatakse dokumendiliigist lähtudes järgmisi rekvisiite: 1) väikese riigivapi kujutis; 11) ühevärviline kohtusüsteemi logo; [RTL 2009, 57, 824 - jõust. 01.10.2009] 12) täisvärvides kohtusüsteemi logo; [RTL 2009, 57, 824 - jõust. 01.10.2009] 2) dokumendi väljaandja; 3) kohtu registrinumber; 4) dokumendiliigi nimetus; 5) väljaandmise koht; 6) kuupäev; 7) dokumendiregistri viit; [RTL 2010, 3, 43 - jõust. 18.01.2010] 8) viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja viidale; [RTL 2010, 3, 43 - jõust. 18.01.2010] 9) märge dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleerimise kohta („KIIRE”, „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS”); 10) adressaat; 11) kinnitusmärge; 12) pealkiri või pöördumine; 13) tekst; 14) lugupidamisavaldus; 15) allkiri, allkirjastaja nimi ja ametikoht;
pääsu võimaldamise juurdepääsupiiranguga dokumentidele). dokumente haldava infosüsteemi määramine Asutuses loodud teavet ei hallata üksnes EDHSis vaid ka teistes asutuse infosüs- teemides. Kõik neist pole loodud dokumendihalduslikel eesmärkidel (NÄITEKS personaliinfosüsteem Persona, raamatupidamise infosüsteem Verp jms), mõned aga on mingi valdkonna-, teema- või dokumendiliigi spetsiifilised (NÄITEKS Euroopa Liidu dokumentide menetlemise infosüsteem ELIS vms). Kui asutuses leidub sarju, mida hallatakse teistes infosüsteemides kui EDHS, on soovitatav seegi info dokumentide loetellu kanda. eraldamise ja dokumentide elukäigu planeerimine Dokumentide eraldamise juhtimine on olnud üks dokumentide loetelu traditsioo- niline ülesanne. Iga sarja kohta võib eraldi välja tuua elukäigu etapid, haldamise
annaabi.ee 
