Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded Sissejuhatus Asutused dokumenteerivad oma toiminguid järjest rohkem digitaalselt. Selle tulemusena kasvab selliste digitaaldkumentide hulk, mida tuleb hallata, arhiveeirda ja avalikku arhiivi üle anda nõnda, et need oleksid autentsed, usaldusväärsed, terviklikud ja kasutatavad. Rahvusarhiivi huvi on sellele kaasa aidata. Juhise rakendusala ja kasutajad Käesolev juhis käsitleb digitaaldokumentide ja nende metaandmete eraldamist elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides ning nende üleandmist avalikku arhiivi. Juhis ei esita täielikke nõudeid digitaaldokumentide loomisele, haldmaisele ning eraldamisele asutuse dokumendisüsteemist. Sihtrühmaks on Rahvusarhiivi järelvalve alla kuuluvate asutuste dokumendi ja arhiivihalduse eest vastutavad töötajad ja infotehnoloogid. Traditsiooniline ja digitaalne ...
Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. 2. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 3. Raamatupidamise algdokumente, registreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid, ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks, peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat
nii kaua kui dokumenti vajatakse. Dokumentide säilimine sõltub tugevalt dokumendi tüübist ja andmekandjast. Paberdokumentide kõige hullemateks vaenlasteks on liigniiskus, liiga kõrge või madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus. Lühema säilitustähtajaga paberdokumendid ei vaja eriliste säilitustingimuste loomist. Digitaaldokumentide säilimisel esineb rohkem riske kui paberdokumentide puhul. Olulisteks säilimise mõjuriteks on nende puhul ka magnetvälja tase, vibratsioon jpm. Digitaaldokumendid vajavad kõikidel juhtudel algusest peale aktiivseid säilitusmeetmeid. Asutuse seisukohalt tähendab säilimise tagamine dokumentide säilitustähtajale vastavate säilitamise tingimuste loomist. Seejuures esimeses järjekorras tegeletakse kõige suuremate ohtudega. Näitena on tähtis veeõnnetuste, mis võib korraga hävitada terve arhiivi, vältimine. Paljudes asutustes on dokumentidele heade säilitustingimuste tagamiseks ning nende
KORDAMISKÜSIMUSED Mis on dokumendihaldus? - dokumendi kontrollitud haldamine läbi selle terve elukäigu - loomine, korraldamine, kasutamine, arhiveerimine, hävitamine - süstemaatiline kontroll dokumentide loomise, kasutamise, eraldamise üle Miks peab teadma asjaajamist? - oluline asutuse töökorralduse jaoks - tagab dokumentide kohta hea ülevaate - lihtsustab dok.ringlust - tagab nõuetekohase vormistuse ja kasutamise Kes tegelevad dok.haldusega? - kantselei - suurettevõttes: arhiivitöötajad; väikeettevõttes: sekretär/assistent Asjaajamise hea tava. - reglementeeritus igal dokumendil oma koht - vastutus nõuetest kinnipidamise eest - dokumentide vormistamine kooskõlas õigusaktidega - operatiivne dok.ringlus Dok.halduse alusdokumendid. - sisekorraeeskirjad - asjaajamiskord (nõuded) - dok.loetelu - tööprotsess Asjaajamiskord sisaldab... - vorminõuded, mallid - allkirjaõiguslikud...
lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul. 22. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui: a)vastus on sideettevõttele arasaatmiseks üle antud määratud tähtajal b)dokument on asjast huvitatud isikule dogitaalseltkättesaadavaks tehtud c)on sooritatud muud õigusaktidega ette nähtud toimingud. 23. Kuidas hoitakse lahendatud digitaaldokumente? Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 24. Milline ministeerium kavandab ja koordineerib asjaajamise arengut ja elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ning annab dokumendihalduse alaseid juhiseid? Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium 25. Kellel lasub üldvastutus asutuse dokumendihalduse korralduse eest?
Dokumendihaldus 1. Mis on asjaajamine, millised on asjaajamise eesmärgid? Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi 2. Mis on dokumendihaldus, millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku eesmärgid? Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. El. dok.haldusele ülemineku eesmärgid on lihtsustatud otsimine (otsingumootor), abistav funktsioon dokumendihalduse korraldamisel ning ta peab hõlbustama asutustevahelist suhtlust. 3. Millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku oodatavad tulemused, millega peab organisatsioon arvestama elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku planeerimisel? Asja tuum on ametniku tööd lihtsustada, kuid eelnevalt on vaja a...
-võimaldab dokumente kiiresti leida, -tagab operatiivse arhiivihalduse (dokumentide hindamisel, hävitamisel, üleandmisel). Koos sarja liigitamisega saab iga dokument endale säilitustähtaja. Operatiivse töö tulemusena asjaajamises tekkinud liigseid koopiaid ja väljatrükke ei paigutata toimikutesse. Need tuleb kohe hävitada, kasutades selleks soovitatavalt aktiveskit või paberikogujaid. Toimikute kaanele märgitakse vähemalt -sarja tähis -pealkiri -asjaajamiseperiood. Menetletud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandajale formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul. DOKUMENTIDE SÜSTEMATISEERIMINE TOIMIKUS ASJAAJAMISPERIOODI LÕPUL Asjaajamisperioodi lõpul kontrollib sarja pidamise eest vastutav isik alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga toimikute korrasolekut (süstematiseerimise kvaliteeti): -eemaldab liigsed koopiad, väljatrükid, allakirjutamata ja lõpetamata dokumendid
EKSAMIKS 1. ORGANISATSIOONI DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE Põhimõisted Dokument – on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on saadud või loodud asutuse või isku käigus. Tõestusväärtus – võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist, dokument on autentne või usaldusväärne. Teabeväärtus – dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms kohta. Dokumendiga seotud isikud – autor (organisatsioon), adressaat/saaja, koostaja(annab sisu), vormistaja, allkirjastaja, dokumendisüsteemi haldur. Metaandmed – dok. kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendi süsteemis. Andmed dok registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendi liik – tuleneb dokumendi sisu ehitamise viisist ja vormielementide kasutmisest (nt kiri, protokoll, avaldus) Dokumendi elukäik – kõik tegevused dokumendiga alates tema loomisest või saamisest kuni hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine ...
reguleerib Eestis "Digitaalallkirja seadus" ehk lühidalt DAS, mis võeti vastu 7. märtsil 2000. aastal. Digiallkiri on seaduse silmis võrdne omakäelise allkirjaga. Kõik Eesti ametiasutused on kohustatud võtma vastu digiallkirjastatud dokumente. Digiallkirjastmise eelised: Digitaalselt allkirjastatud dokumendist saab teha lõpmatu koguse juriidiliselt võrdseid koopiaid. Enam ei pea muretsema ainsa koopia turvalise arhiveerimise pärast. Digitaaldokumendid ei võta ruumi. Digitaaldokument ei vaja paberit, printerit ega muid üleliigseid ressursse. 8 Dokumente ei ole vaja kuhugi kohale viia. Nad lähevad vajalikku kohta ise - e-posti teel. Samuti on dokumendihaldustarkvara kasutamisel võimalik digitaalseid dokumente kiiremini leida ning väga erinevate kriteeriumite alusel arhiveerida.
Lahendatud paberdokumente hoitakse toimikutes (kiirköitjad, registraatorid jne), mille kaanele märgitakse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane e. algatuskiri koos vastuskirjade ja muude dokumetidega, mis asja lahendamise käigus tekkisid. Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et nad käsitleksid asja terviklikult. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentsena ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ta kuulub alalisele säilitamisele ja kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilivustähtaja jooksul. Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast
analoogkandjal dokumendist selle poolest, et seda saab jaotada kolmeks iseseisvaks osaks: 1. bitijada andmekandjal; 2. vorming, mis moodustub bitijada esitus-, struktureerimis- ja paigutusviisist; 3. teave, millel on teabe- ja tõestusväärtus: sisu tõestab fakte ja tegevust; kontekst seostab dokumenti looja tegevuse, asjaajamistoimingute, metaandmete ning teiste dokumentidega. Kõik dokumendid, mida saab iseloomustada nende tunnuste abil, on digitaaldokumendid. 43. Milleks on UAM? UAMi eesmärk on lihtsustada tarkvaralise vahendina dokumentide ja nende kirjelduste hõlmamist asutuse elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist (EDHS), nende viimist nõuetele vastavale kujule ning arhiiviväärtusega arhivaalide edastamist avaliku arhiivi. 44. Mida tähendab hübriiddokument? Dokumendis, mis on ühel vormingus, sisaldab andmeid teises vormingus. 45. Millised dokumendi liigid saavad olla hübriidsed? mis on allkirjastatud kahe poolselt
(arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse (konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus. Arhiivikirjelduse koostamine. Hoiule antavate pikaajaliste digitaaldokumentide tervikkirjeldus koostatakse kahes osas arhiivimoodustaja kirjeldusena ja arhiiviainese (funktsiooni, sarja, toimiku, dokumendi) hierarhilise kirjeldusena. Kirjelduste koostamisel taaskasutatakse UAMis võimalikult palju EDHSis juba olemasolevaid metaandmeid. Kui asjaajamise käigus EDHSi sisestatud metaandmete hulk ja koosseis ei ole piisav dokumentide
Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendi sisu, vorm ja struktuur Dokument on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dokumendi vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Digitaalne dokument Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad. Dokumendi sisu, vormi ja struktuuri kohta käiv info on salvestatud kodeeritud kujul (failivorming). Ühest dokumendist saab teha eri failivormingutes versioone. Digitaalne info on salvestatud andmekandjale ja on selleks kogutud failidesse. Digitaaldokumendi erinevus paberdokumendist Digitaaldokument on dünaamiline; koopia ja originaal on raskesti eristatavad; võib olla palju versioone, mida on raske eristada;
Arhiivikirjeldamisega luuakse täpne ülevaade arh.moodustaja. arh.moodustamisest. Arhivaalide säilitamise alused- tingimused, kuidas säilitada. Asjaajamiskorra ühtsed alused: reguleerib avaliku sektori nõudeid DH registrile, süsteemile, menetlemisele, asjaajamise korraldamisele. Dok. vormistamise, plankide, kohustuslike elementide nõuded, dok. loetelu nõuded, mis sisaldab liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. Aluste põhimõte on selles, et nii paber- kui ka digitaaldokumendid oleksid saadud, menetletud ning hoitud ühtsetel põhimõtetel. AVALIKU TEABE SEADUS: eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest, ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle. Sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve
ASJAAJAMINE Avaldus, CV, personaalkirjad Tööle kandideerija tüüpvead intervjuul 1. Kandidaadid loetlevad paljulubavaid omadussõnu, mida tööandja nende arvates kuulda tahab. Näiteks: "Olen lojaalne, hea suhtleja, pühendunud, intelligentne ja väga töökas." Need väited ei sisalda informatsiooni. 2. Intervjueeritav ei vasta seda, mida tunneb, vaid seda, mida tööandja kuulda tahab, näiteks müüjaks kandideerija ütleb, et on eluaeg unistanud saada kassapidajaks. See on võlts ja paistab läbi. 3. Kohe küsitakse palka, enne kui on saadud ülevaade täpsetest tööülesannetest. 4. Kandidaat on hästi kahtlev ja pole endas kindel, kas ikka tahab tööd. 5. Kandidaat püüab tööandjale selgeks teha, et kõik ülejäänud töökohad olid nõmedad. 6. Kandidaat püüab väita, et kõik eelnevad ülemused on olnud halvad ja teda taga kiusanud. 7. K...
maksukohustuslane on kohustatud säilitama maksustamise seisukohast tähendust omavaid dokumente vähemalt 7 aastat. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on lõppenud, võib kehtestatud korra kohaselt hävitada, kuid ei ole keelatud säilitada dokumente kauem, kui säilitustähtaeg ette näeb. 3.4.6 Dokumentide säilitamine Dokumendid, millega seotud ülesanne on täidetud (kirjale on vastatud, inimene on tööle vormistatud jne) paigutatakse toimikusse. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Digitaaldokumentidest tehakse regulaarselt (vähemalt kord nädalas) varukoopiaid, mida säilitatakse esialgsest serverist füüsiliselt eraldi asetsevas ruumis olevas serveris või CD-l, DVD-l. Kui seda ei ole võimalik tagada, tuleb lahendatud digitaaldokument vormistada paberkandjale.
Teabe tõhusaks haldamiseks tuleb asutusel tegelda dokumendisüsteemi juurutamise ja arendamisega, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisega, juurdepää- susüsteemide täiustamisega ja kõige sellega, mis kindlustab väärtusliku inforessursi olemasolu, säilimise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse. Paberipõhise asjaajamise, dokumendihalduse ja paberdokumentide kõrval on elekt- rooniline asjaajamine, digitaalne dokumendihaldus ja digitaaldokumendid asutustes muutunud igapäevaseks reaalsuseks. Juba mitmeid kümnendeid otsitakse võimalusi, et sellistes keskkondades tekkinud teave oleks ja püsiks autentne ja usaldusväärne. „Lõplikku tõde” ehk kõiki rahuldavat lahendust pole veel leitud. Siiski ollakse ühel meelel, et ka digitaalse dokumendihaldusega kaasnevate riskide maandamiseks tuleb (vahest ehk enamgi) rakendada üldlevinud dokumendi- ja arhiivihalduse aluspõhimõtteid.
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
