Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded Sissejuhatus Asutused dokumenteerivad oma toiminguid järjest rohkem digitaalselt. Selle tulemusena kasvab selliste digitaaldkumentide hulk, mida tuleb hallata, arhiveeirda ja avalikku arhiivi üle anda nõnda, et need oleksid autentsed, usaldusväärsed, terviklikud ja kasutatavad. Rahvusarhiivi huvi on sellele kaasa aidata. Juhise rakendusala ja kasutajad Käesolev juhis käsitleb digitaaldokumentide ja nende metaandmete eraldamist elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides ning nende üleandmist avalikku arhiivi. Juhis ei esita täielikke nõudeid digitaaldokumentide loomisele, haldmaisele ning eraldamisele asutuse dokumendisüsteemist. Sihtrühmaks on Rahvusarhiivi järelvalve alla kuuluvate asutuste dokumendi ja arhiivihalduse eest vastutavad töötajad ja infotehnoloogid. Traditsiooniline ja digitaalne ...
Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. 2. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 3. Raamatupidamise algdokumente, registreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid, ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks, peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat
nii kaua kui dokumenti vajatakse. Dokumentide säilimine sõltub tugevalt dokumendi tüübist ja andmekandjast. Paberdokumentide kõige hullemateks vaenlasteks on liigniiskus, liiga kõrge või madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus. Lühema säilitustähtajaga paberdokumendid ei vaja eriliste säilitustingimuste loomist. Digitaaldokumentide säilimisel esineb rohkem riske kui paberdokumentide puhul. Olulisteks säilimise mõjuriteks on nende puhul ka magnetvälja tase, vibratsioon jpm. Digitaaldokumendid vajavad kõikidel juhtudel algusest peale aktiivseid säilitusmeetmeid. Asutuse seisukohalt tähendab säilimise tagamine dokumentide säilitustähtajale vastavate säilitamise tingimuste loomist. Seejuures esimeses järjekorras tegeletakse kõige suuremate ohtudega. Näitena on tähtis veeõnnetuste, mis võib korraga hävitada terve arhiivi, vältimine. Paljudes asutustes on dokumentidele heade säilitustingimuste tagamiseks ning nende
dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile). Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Millisel moel tuleb säilitada asutuses lahendatud digitaaldokumente? Pikaajalised digitaaldokumendid(üle 10-a. säilitusajaga): · Arhiiviväärtusega säilitatakse Rahvusarhiivis · Arhiiviväärtuseta säilitatakse Rahvusarhiivis tasu eest, lepingu alusel (valitsusasutustele kohustuslik) Lühiajalised digitaaldokumendid(alla 10-a. säilitusajaga): - säilitatakse asutuse dokumendihaldussüsteemis Millist teemat käsitleb õppeaine asjaajamise alused? Miks alused? Õppeaine käsitleb dokumentide tundmaõppimist ja nende vormistamist ning seadusi.
lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul. 22. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui: a)vastus on sideettevõttele arasaatmiseks üle antud määratud tähtajal b)dokument on asjast huvitatud isikule dogitaalseltkättesaadavaks tehtud c)on sooritatud muud õigusaktidega ette nähtud toimingud. 23. Kuidas hoitakse lahendatud digitaaldokumente? Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 24. Milline ministeerium kavandab ja koordineerib asjaajamise arengut ja elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ning annab dokumendihalduse alaseid juhiseid? Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium 25. Kellel lasub üldvastutus asutuse dokumendihalduse korralduse eest?
4) dokumendi rekvisiidid; 5) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms); 6) dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud. 12. Koostage sissetuleva dokumendi töövoog! 13. Koostage väljamineva dokumendi töövoog! 14. Selgitage, kuidas toimub organisatsioonis sisedokumentide ringlus! 15. Mis on dokumentide menetlemine, selgita! Dokumentide läbivaatamine ja edastamine (paber- ja digitaaldokumendid). Dokumentide täitmise tähtajad. Dokumendi kooskõlastamine (kooskõlastamise viisid, tähtajad). Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine (paber- ja digitaaldokumentide allkirjastamine, digitaaldokumentide autentimine). Asja lahendatuks lugemine. 16. Selgitage, kuidas toimub dokumentide kooskõlastamine organisatsioonis? Dokumendid esitatakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale ametnikule või asutusele ning
-võimaldab dokumente kiiresti leida, -tagab operatiivse arhiivihalduse (dokumentide hindamisel, hävitamisel, üleandmisel). Koos sarja liigitamisega saab iga dokument endale säilitustähtaja. Operatiivse töö tulemusena asjaajamises tekkinud liigseid koopiaid ja väljatrükke ei paigutata toimikutesse. Need tuleb kohe hävitada, kasutades selleks soovitatavalt aktiveskit või paberikogujaid. Toimikute kaanele märgitakse vähemalt -sarja tähis -pealkiri -asjaajamiseperiood. Menetletud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandajale formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul. DOKUMENTIDE SÜSTEMATISEERIMINE TOIMIKUS ASJAAJAMISPERIOODI LÕPUL Asjaajamisperioodi lõpul kontrollib sarja pidamise eest vastutav isik alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga toimikute korrasolekut (süstematiseerimise kvaliteeti): -eemaldab liigsed koopiad, väljatrükid, allakirjutamata ja lõpetamata dokumendid
Kajastab dokumendi liikumist Dokumendiregistrit säilitatakse sama kaua kui registris registreeritud dokumente Juurdepääs dokumendiregistrile ja registreeritud dokumentidele Olema tagatud juurdepääs registreeritud juurdepääsupiiranguteta dokumentidele. Juurdepääsupiirangute puhul vajalik viide juurdepääsu piirangut kehtestavale dokumendile ja piirangu tähtaeg 4. DOKUMENTIDE MENETLEMINE Dokumentide läbivaatamine ja edastamine (paber- ja digitaaldokumendid). Menetlemine tähendab mingi küsimuse lahendamiseks tarvilikke ja kindlas järjestuses tehtavaid toiminguid. Menetlemine tähendab, et 1. Juhtkond vaatab läbi dokumendid ja annab korralduse ehk resolutsiooni asja lahendamise käigu kohta 2. dokumendiga seotud küsimus lahendatakse, dokumendi käsitlemise käigus koostatakse, vormistatakse vastusdokument 3. kontrollitakse asjade tähtaegset täitmist 4. tehakse teatavaks asja lahendamise tulemus või vastus Vt lk 173-174
reguleerib Eestis "Digitaalallkirja seadus" ehk lühidalt DAS, mis võeti vastu 7. märtsil 2000. aastal. Digiallkiri on seaduse silmis võrdne omakäelise allkirjaga. Kõik Eesti ametiasutused on kohustatud võtma vastu digiallkirjastatud dokumente. Digiallkirjastmise eelised: Digitaalselt allkirjastatud dokumendist saab teha lõpmatu koguse juriidiliselt võrdseid koopiaid. Enam ei pea muretsema ainsa koopia turvalise arhiveerimise pärast. Digitaaldokumendid ei võta ruumi. Digitaaldokument ei vaja paberit, printerit ega muid üleliigseid ressursse. 8 Dokumente ei ole vaja kuhugi kohale viia. Nad lähevad vajalikku kohta ise - e-posti teel. Samuti on dokumendihaldustarkvara kasutamisel võimalik digitaalseid dokumente kiiremini leida ning väga erinevate kriteeriumite alusel arhiveerida.
Lahendatud paberdokumente hoitakse toimikutes (kiirköitjad, registraatorid jne), mille kaanele märgitakse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane e. algatuskiri koos vastuskirjade ja muude dokumetidega, mis asja lahendamise käigus tekkisid. Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et nad käsitleksid asja terviklikult. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentsena ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ta kuulub alalisele säilitamisele ja kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilivustähtaja jooksul. Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast
analoogkandjal dokumendist selle poolest, et seda saab jaotada kolmeks iseseisvaks osaks: 1. bitijada andmekandjal; 2. vorming, mis moodustub bitijada esitus-, struktureerimis- ja paigutusviisist; 3. teave, millel on teabe- ja tõestusväärtus: sisu tõestab fakte ja tegevust; kontekst seostab dokumenti looja tegevuse, asjaajamistoimingute, metaandmete ning teiste dokumentidega. Kõik dokumendid, mida saab iseloomustada nende tunnuste abil, on digitaaldokumendid. 43. Milleks on UAM? UAMi eesmärk on lihtsustada tarkvaralise vahendina dokumentide ja nende kirjelduste hõlmamist asutuse elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist (EDHS), nende viimist nõuetele vastavale kujule ning arhiiviväärtusega arhivaalide edastamist avaliku arhiivi. 44. Mida tähendab hübriiddokument? Dokumendis, mis on ühel vormingus, sisaldab andmeid teises vormingus. 45. Millised dokumendi liigid saavad olla hübriidsed? mis on allkirjastatud kahe poolselt
(arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse (konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus. Arhiivikirjelduse koostamine. Hoiule antavate pikaajaliste digitaaldokumentide tervikkirjeldus koostatakse kahes osas arhiivimoodustaja kirjeldusena ja arhiiviainese (funktsiooni, sarja, toimiku, dokumendi) hierarhilise kirjeldusena. Kirjelduste koostamisel taaskasutatakse UAMis võimalikult palju EDHSis juba olemasolevaid metaandmeid. Kui asjaajamise käigus EDHSi sisestatud metaandmete hulk ja koosseis ei ole piisav dokumentide
Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendi sisu, vorm ja struktuur Dokument on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dokumendi vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Digitaalne dokument Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad. Dokumendi sisu, vormi ja struktuuri kohta käiv info on salvestatud kodeeritud kujul (failivorming). Ühest dokumendist saab teha eri failivormingutes versioone. Digitaalne info on salvestatud andmekandjale ja on selleks kogutud failidesse. Digitaaldokumendi erinevus paberdokumendist Digitaaldokument on dünaamiline; koopia ja originaal on raskesti eristatavad; võib olla palju versioone, mida on raske eristada;
Arhiivikirjeldamisega luuakse täpne ülevaade arh.moodustaja. arh.moodustamisest. Arhivaalide säilitamise alused- tingimused, kuidas säilitada. Asjaajamiskorra ühtsed alused: reguleerib avaliku sektori nõudeid DH registrile, süsteemile, menetlemisele, asjaajamise korraldamisele. Dok. vormistamise, plankide, kohustuslike elementide nõuded, dok. loetelu nõuded, mis sisaldab liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. Aluste põhimõte on selles, et nii paber- kui ka digitaaldokumendid oleksid saadud, menetletud ning hoitud ühtsetel põhimõtetel. AVALIKU TEABE SEADUS: eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest, ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle. Sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve
usaldusväärne. Korras dokumendid muudavad asutuse töö usaldusväärseks ja läbipaistvaks, dokumendid on asutuse mälu. Dokumendid fikseerivad tehtud otsused ja aitavad kujundada uusi otsuseid ning algatada uusi tegevusi. Seetõttu on dokumendid asutuse jaoks väärtuslik ressurss ja nii nagu igat teist ressurssi, tuleb ka dokumente korralikult hallata. Mitmed info haldamise süsteemid põhinevad dokumentidel ja dokumentidesse kätketud infol. Digitaaldokumendid on samuti dokumendid Dokumendihalduse üldpõhimõtted kehtivad nii paberipõhises kui elektroonilises asjaajamises. Samas on digitaalsetel dokumentidel oma paberil eeskujudega võrreldes mitmeid eeliseid (aga ka miinuseid): digitaalne info on rohkem liikuvam (dünaamiline), seda on lihtne luua (ja see on vähem fikseeritud); seda on lihtsam vahetada (aga ka kustutada); digitaalsed dokumendid on sõltuvad tehnoloogiast, mis vananeb kiiresti.
Jaatava vastuse korral luuakse dokument, mida seejärel on vaja hallata terve selle elukäigu jooksul. 3.4.2 Dokumendi loomine ja saamine Dokumentide loomiseks on ette nähtud teatud aja vahemik. Ettevõtte või asutuse tegevus peab olema võimalikult täpselt dokumenteeritud. Dokumendisse pannakse kirja kõik ülesanded, funktsioonid, otsused jne. Dokumendid luuakse sellises formaadis või sellisel andmekandjal, mis tagab nende säilimise ettenähtud aja jooksul. Alatise säilitustähtajaga digitaaldokumendid (mitte infosüsteemid ja andmekogud) prinditakse säilitamiseks paberkandjal. Dokumendi vormistamisel lähtutakse asjaajamiskorras kehtestatud nõuetest asutuses koostatavatele dokumentidele, kasutatavatele rekvisiitidele ning plankidele. 3.4.3 Dokumentide registreerimine Selle protsessi käigus luuakse tõestus dokumendi olemasolu ja dokumendisüsteemi hõlmamise kohta. Registrisse kantakse dokumendi kirjeldavad andmed. Registreerimisele kuuluvad järgmised asutuse dokumendid:
Teabe tõhusaks haldamiseks tuleb asutusel tegelda dokumendisüsteemi juurutamise ja arendamisega, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisega, juurdepää- susüsteemide täiustamisega ja kõige sellega, mis kindlustab väärtusliku inforessursi olemasolu, säilimise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse. Paberipõhise asjaajamise, dokumendihalduse ja paberdokumentide kõrval on elekt- rooniline asjaajamine, digitaalne dokumendihaldus ja digitaaldokumendid asutustes muutunud igapäevaseks reaalsuseks. Juba mitmeid kümnendeid otsitakse võimalusi, et sellistes keskkondades tekkinud teave oleks ja püsiks autentne ja usaldusväärne. „Lõplikku tõde” ehk kõiki rahuldavat lahendust pole veel leitud. Siiski ollakse ühel meelel, et ka digitaalse dokumendihaldusega kaasnevate riskide maandamiseks tuleb (vahest ehk enamgi) rakendada üldlevinud dokumendi- ja arhiivihalduse aluspõhimõtteid.
annaabi.ee 
