Asjaajamine, dokumendi haldus (0)

Kutsekool - Infoteadus - Dokumendihaldus

3 KEHV

ASJAAJAMINE
Dokumendihalduse korraldamine
Asjaajamise eesmärk - Asjaajamise eesmärk on tagada ettevõtte efektiivne toimimine, sealhulgas tegevuse dokumenteerimine , dokumentide korrektne vormistamine , dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine, dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuste säilitamine ning arhivaalide korrastamine.
Dokumendi element - EVS 882-1:2006
Kirjal on järgmised elemendid (esitatakse tähestikulises järjestuses):

Aadress

Adressaat

Allkiri

Allkirjastaja

Autor

Kasutusmärge

Kontaktandmed

Koostaja

Kuupäev

Lisaadressaat

Lisamärge

Logo

Pealkiri

Seosviit

Tekst

Viit
Kirja esitlusvormil on järgmised väljad

Kirjapeaväli
Adressaadiväli
Viidaväli
Tekstiväli
Kontaktandmeväli

E-kirja esitlusvormil on järgmised väljad

Kellele

Koopia

Kuupäev

Pimekoopia

Teema
Tekstiväli
AUTOR - On kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik.
Elemendi eesmärgiks on kirja saatja kindlakstegemine ja on kohustuslik.

Organisatsioon AS PÄIKE
Organisatsiooni allüksus AS Kuu

Personali osakond

Ametiisik Notar

Kaie Õigus

Füüsiline isik Maie Murakas

Autor esitatakse nimetavas käändes. Organisatsiooni ja tema allüksuse nimetused esitatakse asutamisdokumentides märgitud kujul. Allüksuse nimetus märgitakse alati koos organisatsiooni nimega. Isiku ees- ja perekonnanimi peavad vastama isikutunnistuses märgitud nimele.
Asukoht: kirjapeaväljal.
LOGO/ VAPP - Logo on kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund. Asub kirjapeaväljal, ei kasutata kirja taustana. Vapi kasutamisel lähtutakse õigusaktidega määratud korrast ja heraldikareeglitest.
Asukoht on autorist eespool või ülalpool.
KASUTUSMÄRGE - On kirja kasutamise korda tähistav märge, vormistatakse vajadusel.
Elemendi eesmärk on tähelepanu juhtimine kirja üldisest korrast erinevale menetlemisele. Asukohaks on traditsiooniliselt vormistatakse suurtähtedega adressaadi kohal.
Kiri on mõeldud isiklikuks kasutamiseks: ISIKLIK
Kirja on vaja menetleda tavapärasest kiiremini: KIIRE
Muud kasutusviisi täpsustavad näited: ÄRISALADUS
MITTEAMETLIK TÕLGE
ADRESSAAT - On organisatsioon või isik, kellele kiri suunatakse. Kirja adressaadiks võib olla:
Füüsiline isik Ruuta Vajalik
Ametiisik Ruuta Vajalik
Juhatuse liige
Kui adressaate on rohkem kui adressaadiväljale mahub (rohkem kui 4 adressaati), vormistatakse ülejäänud adressaadid lisaadressaadiväljale (asukoht allkirjast allpool), märkides ette sõna Sama
Näide:
Sama: AS Tuuleke
AS Maasikas
Adressaadi ees- ja perekonnanime ette võib märkida viisakusvormeli või akadeemilise tiitli lühendi
Pr Ruuta Ratas
Prof Ruuta Ratas
Vastuskirjad adresseeritakse alati kirja saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adressaati.
Asukoht: adressaadi esimene rida trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast, nii et aknaga ümbriku puhul oleks adressaat aknast tervikuna nähtav. Rea pikkus adressaadiväljal ei tohi ületada 7,6 cm plangi vasakust veerisest.
AADRESS - On sideandmed, et kiri jõuaks adressaadini, Postiaadress, kui kiri saadetakse posti teel
1. riigisisene Näide: Traadi 5
12765 TÜRI
2. rahvusvaheline 76 Wictory Street
London EG 1 34H
ENGLAND
3. Postiettevõte teenuse puhul Nimekast nr 3
Tallinna Peapostkontor
10001 TALLINN
4. e-posti aadress, kui kiri saadetakse e- postiga
E-post: [email protected]
5. Faksi aadress, kui kiri saadetakse faksiga
Faks 654 5656
Faks 6556 5657
Rahvusvaheline Faks +358 6766 5656
Asukoht: kirja puhul adressaadi alla adressaadiväljal, e-kirja puhul väljal Kellele.
PEALKIRI - On kirja sisule antud nimetus, et hõlbustada kirja leidmist ja eristada seda teistest dokumentidest. Pealkiri vormistatakse nimetavas või seestütlevas käändes, lõppu punkti ei panda. Pikem pealkiri ei tohiks ulatuda üle lehe keskjoone. Asukoht: pealkiri vormistatakse enne teksti, umbes 9,5 cm lehe ülaservast, peab võimaldama lühidalt, avama dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi. Lihtsustab dokumendi registreerimist ja sisuga tutvumist.
On kohustuslik kõigil dokumentidel, v.a õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused , tõendid, õiendid, teatised jms.
Perioodiliselt või ühel eesmärgil saadetavate kirjade pealkirjale on soovitatav lisada mõni eristav tunnus.
TEKST - On kirja põhisisu, adressaadile informatsiooni edastamine . Sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena. Lõikude vahele jäetakse 1 tühi rida. Tekst joondatakse vasaku veerise järgi, taandrida ei kasutata. Parem veeris võib olla joondamata, st tekstis ei või esineda põhjendamatuid sõrendusi ega lünki. Tekst võib koosneda kolmest alamelemendist:

pöördumine – vormistatakse 1-2 põhireavahet enne sisu,
sisu,
lõputervitus- vormistatakse 1-2 reavahet pärast sisu.

Pöördumisel on soovitav kasutada ametinimetust. Akadeemiliste kraadide ja tiitlite, sõjaväeliste ja diplomaatiliste auastmete olemasolul tuleb neid kasutada.
Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime , kirjavahemärke pöördumise lõpus.
Näited:
Lugupeetud härra minister
Austatud professor
Lugupeetud härra Must
Austatud härra Vabariigi President
Lõputervitus on seda lühem, mida ametlikumad on suhted.
ALLKIRI - On kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust. Kirjal võib olla mitu allkirja.
E-kirjal on allkiri kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides, kirjaga võetakse kohustusi või kirjaga antakse õigusi. Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjade. Siis piisab üksnes allkirjastaja andmetest.
Omakäeline allkiri kirjutatakse leotavalt ja koosneb üldjuhul eesnime esitähest ja perekonnanimest. Digitaalselt allkirjastataval kirjal märgitakse omakäelise allkirja kohale sulgudes allkirjastatud digitaalselt.
Omakäelise allkirja asukoht: pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadel põhireavahedel. Allkiri kirjutatakse täpselt ees- ja perekonnanime kohale, kasutades tindisulepead, kusjuures must-valgetele plankidele või valgele paberilehele vormistatud dokumendid pole soovitav allkirjastada must tindiga, et eristada originaali koopiast.
ALLKIRJASTAJA - On füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autorine või autori nimel. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat. Elemendi eesmärk on tuvastada allkirja andnud füüsiline isik. Element on kohustuslik sõltumata allkirja kohustuslikkusest. Allkirjastaja alamelementideks on Eesnimi , perekonnanimi, ametinimetus või roll, organisatsioon, organisatsiooni allüksus.
LISAMÄRGE - On märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks. Elemendi eesmärk on hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale viidatud , märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv.
Näide:
Lisa: 3 lehel 3 eks
Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Kui lisatud on 1 eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata. Mitme lisa olemasolul need nummerdatakse.
Näide:
Lisad: 1. Dokumentide loetelu 6 lehel
2. Asjaajamiskord 23 lehel 2 eks
LISAADRESSAAT - On organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks. Elementi kasutatakse, kui sama sisuga kirjaga soovitakse edastada informatsioon adressaadile ning teavitada asjasse puutuvaid kolmandaid isikuid, kellele see pole suunatud täitmiseks. Elemendi eesmärk on kolmanda osapoole teavitamine kirja sisust ja adressaadi teavitamine kolmandast osapoolest. Kirjal võib olla mitu lisaadressaati, sel juhul esitatakse need tähestikulises järjekorras või tähtsuse järgi. Paberkandjal kirja puhul võib lisaadressaadile saata originaalkirja või koopia. Kui saadetakse kirja originaal , märgitakse lisaadressaadi ette selgitav sõna Teadmiseks.
Näide:
Teadmiseks: Sampo pank
Kui saadetakse kirja koopia, märgitakse lisaadressaadi ette sõna Koopia.
Näide:
Koopia: Eesti Pank
Ühispank
Asukoht: 2-4 rida allpool allkirjastajat või lisamärget, või ka kõrvale.
KOOSTAJA - On kirja kavandi ettevalmistanud isik. Elemendi olemasolu võimaldab adressaadil mugavalt ka kiiresti ühendust võtta kirja saatjaga, kui tal tekib dokumendi sisu suhtes küsimusi. Koostaja andmed vormistatakse kõigile väljasaadetavatele ametikirjadele, kui allkirjastaja ja kirja koostaja on erinevad isikud. Kirjal võib olla mitu koostajat. Koostajat ei pea märkima, kui kirja kavandi ettevalmistanud isiku kontaktandmed on olemas kirja tekstis. Koostaja andmed esitatakse järjekorras: Ees- ja perekonnanimi, telefoninumber, e-posti aadress.
SEOSVIIT - On sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Seosviida eesmärgiks on hõlbustada ühes asjas peetava kirjavahetuse haldamist, kuna element võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja ja muudab dokumendi registreerimise operatiivsemaks. Lugupidamise ilmutamiseks adressaadi suhtes tuleb vastuskirjas alati viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja viidale. Element vormistatakse järjekorras: Teie, saabunud dokumendi kuupäev, saabunud dokumendi viit.
Näide:
Teie 23.03.2008 nr 3-4/999
Asukoht: viiteväljal, adressaadi esimese reaga samal kõrgusel ja 9,5 cm kaugusel plangi vasaku
st veerisest peale sõna Teie.
KUUPÄEV - On kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aktsepteerinud. Allkirjastatavatel kirjadel on kuupäevaks andmise kuupäev, allakirjastamisele mittekuuluva kirja kuupäevaks on registreerimise kuupäev. Kui kirjal on mitu allkirjastajat, loetakse kuupäevaks viimase allkirja andmise kuupäev.
Kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras – päev, kuu ja aasta.
Näide: 05.02. 2009
Päeva üldjuhul ei trükita, selle märgib allkirjastaja üheaegselt allakirjutamisega või assistent pärast dokumendi registreerimist. Vastuskirjas trükitakse kuupäev pärast sõna Meie. Rahvusvahelisel kirjavahetusel vormistatakse kuupäev sõnalis-numbriliselt vastavalt kasutatava keele reeglitele:
Näide:
8 May 2009 (Inglismaa)
Asukoht: adressaadi kolmanda reaga samal kõrgusel ja ca 9,5 sm kaugusel plangi vasakust veerisest.
VIIT - On kirjale või asjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumendisüsteemis.
Elemendi eesmärk on
- Tõestada registreerimine,
- Hõlmata kiri dokumendisüsteemi
- Hõlbustada dokumendi haldamist ja otsingut
Registreeritavatel dokumentidel on see kohustuslik element.
Viida koosseisu kuuluvad sarja tähis dokumentide loetelu järgi ja dokumendi järjekorranumber dokumendiregistri järgi
Näide:
3-5/112
Kus 3-5 on sarja tähis dokumentide loetelu järgi, kus kirja pärast täitmist säilitatakse;
3- tegevussuuna tähis;
5 – sarja järjekorranumber tegevussuuna piires;
112 – kirja järjekorranumber dokumendiregistris
Kirjale võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri, mis näitab mitmes dokument see on antud kirjavahetuse koosseisus .
Näide:
3-5/112-2
Kus „2” näitab, et hõlmatud on teine kiri antud asjas. Viit võib sisaldada aasta numbrit, mis märgitakse kaldkriipsude vahele.
Näide:
3-5/07/112, kus 07 tähistab aastat 2007.
Asukoht: alati kuupäeva järel ja seosviida all. Seosviida ja viida vahele jäetakse üks põhireavahe, st viit vormistatakse samal kõrgusel adressaadi kolmanda reaga.
Dokumendi vorming - Veel üheks sageli dokumentide kohta kasutatavaks mõisteks on dokumendi vorming. Dokumendi vorming on viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Sagedamini räägitakse vormingust digitaaldokumentide puhul ja selle all mõistetakse andmefaili sisemist ülesehitust. Paberdokumendi vormingu määrab vormielementide paigutus paberil .
Dokumendi elukäik - Ajavahemikku dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni hävitamiseks või avalikku arhiivi üleandmiseks nimetatakse dokumendi elukäiguks. Elukäigu määravad kindlaks toimingud , mis dokumentide haldamiseks sooritatakse .
Dokumendi elukäik jagatakse tinglikult kolmeks etapiks vastavalt sellele, kui tihti kasutajatel tekib dokumente järele vajadus – aktiivne, väheaktiivne ja mitteaktiivne etapp.
Dokumendi elukäigu aktiivne etapp on aeg, mil toimub dokumendiga seotud asja ajamine , näiteks juhtimisotsuse vastuvõtmine või ülesande täitmine. “Aktiivseks” nimetatakse seda põhjusel, et dokument osaleb asjaajamises ja asutuse töötajad kasutavad seda tihti. Aktiivne etapp hõlmab dokumendi loomist või saamist, registreerimist, toimikusse paigutamist ja kasutamist asutuse jooksvate küsimuste lahendamisel.
Väheaktiivses etapis kasutatakse dokumenti harvem, kuna sellega seotud vahetu asjaajamine on lõpule jõudnud. Dokumenti võib vaja minna uue, mingil kombel seotud ülesande täitmisel või teabe saamiseks. Kuna puudub igapäevane vajadus dokumendi kasutamise järele, antakse sellesse etappi jõudnud dokumendid üle asutuse arhiivi.
Dokumendi elukäigu mitteaktiivne etapp jõuab kätte, kui asutus seda paktilises tegevuses enam ei vaja. Enamus mitteaktiivsetest dokumentidest lihtsalt hävitatakse, osa aga hoitakse alles ajaloo jaoks. Riigi ja kohaliku omavalitsuse asutuste puhul antakse viimased säilitamiseks riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivi.
Dokumendi omadused - ( autentsus , usaldatavus , terviklikkus , kasutatavus) Dokumendi usaldatavus tähendab, et sündmused ja faktid olidki täpselt sellised, nagu dokumendis kirjas. Seega on usaldatavus dokumendi sisu omadus. Dokumendi sisu saab usaldada , kui on teada, et dokumendi autor on tegutsenud oma pädevuse piires ja järginud kehtivaid asjaajamise ning dokumentide haldamise reegleid. Üheks kriteeriumiks, kuidas reeglite järgimist kindlaks teha, on vaadata, kas dokument sisaldab kõiki tavapäraseid vormielemente ja andmeid.
Autentne on niisugune dokument, mille ehtsust ja algupära on võimalik kindlaks teha. Dokumendi autentsust tagatakse erinevate võtetega. Üheks selliseks on dokumendi varustamine allkirja ja pitsatiga. Nendele lisaks – ja vahel nende asemel – tagab autentsuse dokumentide hea haldamine . Hea haldamise hulka kuulub soovimatute isikute juurdepääsu vältimine dokumentidele ning dokumentide kohta metaandmete jäädvustamine.
Dokumendi metaandmed - Metaandmed on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Metaandmed on tõestus sellest, et dokument on süsteemi võetud, ning jälg dokumentidega tehtud haldamistoimingutest. Tuntumad metaandmed on nn registreerimisandmed – andmed, mis asutuse dokumentide kohta märgitakse registreerimisraamatusse või arvutiprogrammi. Lisaks registreerimisandmetele võib dokumentide haldamise käigus tekkida nende kohta hulk muid andmeid, mis samuti jäädvustatakse. Eriti rikkalikud on metaandmete poolest elektroonilised süsteemid, kus automaatselt jäädvustatakse kõik dokumentide edastamise, vaatamise , muutmise ja muud juhtumid.
Dokumendisüsteem –

dokumendid;

dokumentide haldamise toimingud;
dokumentide haldamisel osalevad inimesed – süsteemi kasutajad;
dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia .

Need neli komponenti moodustavad süsteemi, mida edaspidi nimetame dokumendisüsteemiks.

.DOC Laadi alla originaalfail 6 lk · .doc · 229 allalaadimist

10 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 10 punkti.

~ 6 lehte Lehekülgede arv dokumendis

2009-11-02 Kuupäev, millal dokument üles laeti

229 laadimist Kokku alla laetud

0 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid

Gaarfild Õppematerjali autor

Sobib dokumendi vormistamise õppimiseks. Välja on toodud põhilised mõisted ja see, kuidas tuleks õigest dokumendis mingit asja vormistada.

dokumendi elemendid kirja väljad autor kasutusmärge adressaat aadress pealkiri tekst allkiri allkirjastaja lisamärge

Sarnased õppematerjalid

odt

Kirjade esitlusvormi elemendid

Näited: Pr Ruuta Ratas Prof Ruuta Ratas Vastuskirjad adreseeritakse alati kirja saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adresaati. Asukoht: adresaadi esimene rida trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast, nii et aknaga ümbriku puhul oleks adresaat aknast tervikuna nähtav. Rea pikkus adressaadiväljakul ei tohi 7,6 cm plangi vasakust veerisest. 3. Allkiri- on kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust. Kirjal võib olla mitu allakirja. E-kirjal on allkiri kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides, kirjaga võetakse kohustusi või kirjaga antakse õigusi. Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjades. Siis piisab üksnes allkirjastaja andmetest. Digitaalselt allkirjastataval kirjal märgistatakse omakäelise allkirja kohale sulgudes allkirjastatud digitaalselt. Näide: (allkirjastatud digitaalselt) Kai Kaasikus Juhatuse esimees

Arhiivihaldus

docx

DOKUMENDIHALDUS

DOKUMENDIHALDUS Dokumendihalduse korraldamine Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides. Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning strateegilise planeerimise oluline osa. Infoajastul on informatsiooni hulk kiiresti

Dokumendihaldus

doc

Garantiikiri - Iseseisev töö

Adressaadi esimene rida trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast, et aknaga ümbriku puhul peab olema adressaat aknast tervikuna nähtav. Rea pikkus adressaadiväljal ei tohi ületada 7,6 cm plangi vasakust veerisest. Näiteks: AS Nööp Raamatupidamise osakond Tallinna Tehnikakõrgkool Allkiri- kirja sisu selle eest vastutajaga siduv kas omakäeliselt kirjutatud allkiri või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust. Digitaalselt allkirjastataval kirjal märgitakse omakäelise allkirja kohale sulguses allkirjastatud digitaalselt. Omakäelise allkirja jaoks jääb vabaks vähemalt 3 rida. Allkiri kirjutatakse täpselt ees- ja perekonnanime kohale (mitte kõrvale), kasutades sinist tindi- või pastapliiatsit. Allkirjastaja-füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autorina või autori nimel. Garantiikirjal on kaks allkirjastajat

Asjaajamine

docx

DOKUMENDIHALDUS - eksami küsimused

Dokumendist jäädvustatud teavet on võimalik taasesitada ja edastada läbi aja ja ruumi. Elukäik: toimingud dokumentidega alates selle loomisest või saamisest kuni hävitamiseni. Aktiivsed dokumendid(kasutatakse igapäevases tegevuses), poolaktiivsed dokumendid(kasutatakse igapäevases tegevuses harva), passiivsed dokumendid(igapäevategevuses enam ei kasutata). Sisu: sündmused ja faktid, mida dokument sisaldab. Tüüp: selgitab dokumendi sisu edasiandmise viisi: teksidokumendid, fotod, helisalvestised. Vorming: määrab viisi, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Vormielendid: informatiivelemendid moodustavad dokumendi vormingu.(pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne). Liik: tuleneb dokundi sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest. Kiri, protokoll, käskiri, akt jne. Seotud isikud: autor, adressaat, koostaja(vormistaja), dokumendisüsteemi haldur

Ühiskond

pdf

Asjaajamise alused

Lidia Feklistova Sisukord 1 Sissejuhatus....................................................................................................................4 2 Dokument.......................................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu..............................................................................................9 3

Asjaajamise alused

pdf

Konspekt

http://www.riigiteataja.ee http://www.evs.ee http://www.infokaitse.ee Nimetatud allikaid on kasutatud esitlusmaterjali koostamisel. Toimingud Dokumendi elukäik Peab olema jälgitav ! dokumendiga alates loomisest ja saamisest kuni Dokumendi omadused eraldamiseni (hävitamiseni või üleandmiseni Esmane väärtus Autentsus arhiivi) Dokument Usaldatavus arhiivisasutuses Aktiivne

Dokumendihaldus

docx

Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused

DOKUMENDIPLANK 1. Dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht, millele on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid. 2. Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus. 3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8

Sekretäriõpe

doc

Dokumendihalduse eksam

käigus. Tõestusväärtus – võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist, dokument on autentne või usaldusväärne. Teabeväärtus – dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms kohta. Dokumendiga seotud isikud – autor (organisatsioon), adressaat/saaja, koostaja(annab sisu), vormistaja, allkirjastaja, dokumendisüsteemi haldur. Metaandmed – dok. kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendi süsteemis. Andmed dok registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendi liik – tuleneb dokumendi sisu ehitamise viisist ja vormielementide kasutmisest (nt kiri, protokoll, avaldus) Dokumendi elukäik – kõik tegevused dokumendiga alates tema loomisest või saamisest kuni hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine 3. töötlemine 4. indekseerimine 5. liigitamine 6. säilitustähtaja määramine 7. kasutamine

Dokumendihaldus

Rohkem sarnaseid