juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused, teabele juurdepääsu korraldamise üle riikliku järelevalve teostamise korra. 2. Kuidas loetakse ,,adressaadiks" tulenevalt märgukirjale ja selgitustaotlusele vastavat seadust? Adressaat käesoleva seaduse tähenduses on riigi- või kohaliku omavalitsuse või muu avalik- õigusliku juriidilise isiku asutus, organ, ametnik, töötaja või kollegiaalorgani liige. 3. Dokumendihalduse valdkonna standardid: ISO 15489:2004 4. Kes on AvTS järgi teabenõudja? Teabenõudja võib olla eraisik või juriidiline isik. Teabenõudja võib olla iga isik kes esitab teabevaldajale teabenõude käesolevad seaduses sätestatud korras. 5. Kuidas võib teabenõude esitada? suuliselt ja kirjalikult 6. Sisemised dokumendihaldust reguleerivad normdokumendid asjaajamise kord, dokumentide loetelu, dokumendihalduse kord, ametijuhendid,
kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused
Kordamisküsimused kontrolltööks dokumendihalduse alused 1. Dokument (laiemas tähenduses) jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna kasutatav inimtegevuses 2. Dokument (kitsamas tähenduses) Mistahes teabekandjale jäädvustatud informatsioon, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks 3. Dokumendihaldus
Asjaajamiskord sätestab: Dokumentide loomine (vormistamise nõuded) Dokumentide registreerimine (protseduurireeglid) Dokumentide menetlemine ja hoidmine asutuses Asjaajamise üleandmine Seadusega on sätestatud avalik-õiguslike organisatsioonide asjaajamiskord. Eesti Haridusinfosüsteemis säilitatakse andmeid 75. aastat. Asjaajamise õiguslik keskkond Dokumentide täthtsuse tõttu reguleeritakse ja juhendatakse nende haldamist: Riiklike dokumendihalduse normdokumentidega Seadustega Vabariigi Valitsuse määrustega Standarditega Riigikantselei juhendmaterjalidega Rahvusarhiivi juhistega Arhiivieeskiri: ...juhtnöörid dokumendite liigitamise, neile säilitusaegade määramise, alalhoidmise ja säilitamise, juurdepääsu võimaldamise, korraldamise ja kirjeldamise, hävitamise ja avalikku arhiivi üle andmise kohta
TALLINNA MAJANDUSKOOL Ametnikutöö osakond Kärol Järviste SR 131 DOKUMENDIHALDUSE PRAKTIKA Praktikaaruanne Juhendaja: Anne Ilp Rapla 2014 SISUKORD SISSEJUHATUS Dokumendihalduse praktika sooritasin Tallinnas Sotsiaalkindlustusametis. Enamiku aja viibisin arstliku ekspertiisi osakonnas ning ühe nädala Tallinna büroo ja klienditeeninduse majas. Peamiseks tegevuseks oli praktika jooksul arhiivi korrastamine isikute toimikute sorteerimise näol. Lisaks oli palju muid väiksemaid ülesandeid, näiteks posti sorteerimine, spetsialistide vahel toimikute jagamine ning sissetulevate dokumentide registreerimine.
loetelu koondnimetus. Dokumendiringlus dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi komponentideks on: dokumendid, protsessid, tehnoloogia ja inimesed. Dokumendi elukäik kontseptsioon, mis hõlmab a) ajalist kestust dokumendi loomisest või saamisest selle hävitamise või arhiiviasutusse andmiseni ning b) dokumendihalduse toiminguid selle aja kestel. Dokumendivahetuskeskus (DVK) on elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidele keskne komponent (infosüsteem), mille ülesandeks on hajutatult paiknevate EDHS-ide liidestamine X-tee vahendusel. Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Klassifikatsiooni valik sõltub organisatsiooni tegevusest, tehtava töö liikidest, organisatsiooni suurusest ning muidugi kohustuslikest normatiivide nõuetest. Edasi on vaja grupeerida dokumendid, mis kuuluvad erinevate dokumendiliikide alla ühise liigitusskeemi järgi. See laseb vähendada dokumentide ringlusskeemide hulka, samuti aitab see määrata ühised reeglid dokumentide jaoks, milledel on sarnane liikumisskeem (ringlus). Viimane etapp dokumendihalduse välja töötamisel on olemasolevate skeemide täiendamine tegevustega, mida näevad ette normdokumendid. Et dokumendihaldus oleks efektiivne, on vaja määrata kõige sobilikum meetod, et realiseerida normdokumentide nõudmised organisatsioonis. Näiteks dokumentide identifitseerimist ühe organisatsiooni jaoks võib realiseerida rakendades infosüsteemi, teise jaoks aga personali manuaalse töö arvelt.
DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE ASUTUSES Töö eesmärk: tutvuda asjaajamist/dokumendihaldust reguleeriva riikliku normdokumendiga ja mõista dokumendi juriidilist keelt. Töö käik: töö tegemiseks moodustage rühmad, kuhu kuulub 4-5 üliõpilast. Ülesanne: kasutades Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrust nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» leidke vastused alljärgnevatele küsimustele (määruse teksti sõna-sõnaline kopeerimine ei ole lubatud): 1) Mis on dokumendiringluse kord ja miks on seda asutuses vaja? · Kindel nõu eri dokumendirühmade liikumisele alates nende loomisest ja kuni väljasaatmiseni või arhiivi üleandmiseni. · Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi. 2. Millised nõuded esitatakse asutuse dokumendihaldussüsteemile? · Dokumendiringlus peab olema operatiivne. Dokumendid peavad olema vormistatud korre...
TALLINNA MAJANDUSKOOL Ametnikutöö osakond SR SEKRETÄRITÖÖ PRAKTIKA Praktika aruanne Juhendaja: Tallinn 2012 SISSEJUHATUS Dokumendihalduse praktika sooritasin firmas (firma nimi)I, kus olin praktikant sekretär- juhiabi ametikohal. Kuna tegemist on väikefirmaga, siis on sekretär-juhiabil tööülesandeid päris palju. Peamiseks tegevuseks oli klientidega suhtlemine - pakkumiste vastuvõtmine ning nende vormistamine ehk siis suhtlemine klientidega nii telefonitsi kui ka e-kirja teel, harvemal juhul ka tavaposti teel. Järgmine juhiabi vastutusvaldkond oli dokumendihaldus ning arhiiv. Kuna tegemist on
faktide või tegevus tõestamiseks. 2. Nimeta asjaajamise korraldust reglementeerivad riiklikud normdokumendid! Arhiiviseadus; avaliku teabe seadus; digitaalallkirja seadus; keeleseadus; isikuandmete kaitseseadus; märgukirjale ja selgitustaotsusele vastamise seadus 3. Millised on ettevõtte asjaajamist reglementeerivad sisemised normdokumendid? Asjaajamisekord; dokumentide loetelu ja dokumendihalduse kord; töövoogude (tööprotsesside kirjeldused); arhivaalide loetelu; sisekorraeeskiri; ametijuhendid 4. Milline haldusdokument tuleb arhivaalide hävitamiseks koostada? 5. Kuidas kujundada õigesti kontaktandmeid kirjaplangil? Alumises veerus on soovitatav paigutada plokkidena 6. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse ametikiri? 2eksemplaris:originaal ja ärakiri 7. Mitu allkirjastajat on käskkirjal? 1 v.a viisad 8
See on osa rahvuslikust kultuuri- pärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle RA. Arhivaar- isik, kes töötab arhiivis ja korraldab arhivaale Asjaajamine- dok loomine, registeerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleviimiseni arhiivi. Tegevused isiku v organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Asjaajamiskord- alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks. Asutuse dokumendiregister - digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dok registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. Asutuse dokumentide loetelu - asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dok haldamiseks dok loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.
eest vastutab üldjuhul sekretär. Info ja andmete korrektne säilitamine ja kasutamine organisatsioonis on tavaliselt reglementeeritud riiklike normdokumentidega, väljatöötatud juhistega ja juhendmaterjalidega. Kindlasti tuleb arvestada andmete töötlemisel oma ettevõtte tegevust reguleerivate õigusaktidega. Dokumentide hoidmise ja säilitamisega kaasnevad riskid, mis tõttu tuleb laitmatult määratleda vastutused ja dokumendihalduse protsessid. Dokumendihalduse põhjalikkuse ja korrektuse tähtsus tõuseb ajaga. Ilmselt on põhjused interneti kiires arengus, küberkuritegude tempokas kasvus ja informatsiooni üldises ülekülluses, kindlasti soodustab seda ka inimeste suurenev teadlikkus oma õigustest ning organisatsioonide kohustustest ning keeldudest. Korralik andmete süstematiseerimine aitab eristada ebaolulikku olulisest ja kergendab relevantselt organistasiooni tööd.
MÕISTED Asjaajamiskord on organisatsiooniline normdokument, mis reglementeerib asutuse dokumenditöö korraldamist. Asjaajamiskorra peamine ülesanne on esitada asutuse dokumendihalduse poliitikad ja vastused Dokumendihaldus on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu.
selleks loodud süsteem. Asjaajamiskultuur on üheks osaks organisatsiooni kultuurist, see mõjutab juhtimisülesannete täitmise kvaliteeti ja juhtimistöö efektiivsust. Organisatsiooni igapäevatöö tulemusena tekib hulgaliselt dokumente, mis sisaldavad informatsiooni ja mida tuleb töödelda ning hallata. Osa informatsioonist on oluline, osa mitte. On, mida hävitada ja on, mida säilitada. Aja möödudes on dokumendihalduse korralduse tähtsus kasvanud - meid ümbritseb info, andmed, mida tuleb hoida, säilitada. Info hoidmise ja säilitamisega kaasnevad riskid, mis toovad endaga kaasa vajaduse veel hoolikamalt antud valdkonda reglementeerida: määratleda vastutused, dokumentide loomise protsessid. Dokumendihalduse valdkonna korralduse eest vastutab sekretär - asjaajamise eest vastutav isik. Sõltumata ametinimetusest on asjaajaja töö muutunud - tehniline töö on asendunud sisulise
......................................................................................6 2.1Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele................................................................6 2.1.1Riiklik sektor...............................................................................................................6 2.1.2Erasektor.....................................................................................................................6 3Elektroonilise dokumendihalduse praegused probleemid ja lahendused..................................8 Kokkuvõte...................................................................................................................................9 Kasutatud kirjandus...................................................................................................................10 Otsingusõnade loetelu...............................................................................................................11
AS Koolielu Pr Mari Maasikas Teie 12.03.2012 nr 3 OÜ Rahvapidu Kuuse 14 Meie 13.03.2012 nr 6 12345 TALLINN Ruumide rentimine Lugupeetud proua Maasikas Olles varem Teie rendiruume kasutanud ning rahul Teie pakutava teenusega sooviksime teha Teiega ka seekord koostööd Kas oleks võimalik 20.aprillil 2012 rentida koolitussaali 50-le inimesele ajavahemikul 12.00 16.00 ? Jääme ootama Teie vastust Koostööd soovides Taavi Tamm Personalijuht Taavi Tamm 650 2567 [email protected] Kuuse 14 Telefon 654 2567 12345 TALLINN E-post [email protected] Internet www.koolielu.ee
Katrin Kubja 20 Oktoober 2018 Dokumendihalduse tähtsus ettevõttes Dokumendid ning nende teke on iga ettevõtte tavapärase äritegevuse tulem. Mõistetavalt on väiksematel ettevõtetel dokumente vähem ning suurematel kordades enam, kuid see ei vähenda vajadust andmeid korrastada ning säilitada ja seda nõuab ka seadus. Sellest tulenevalt on äärmiselt oluline korraldada ettevõttes korrektne ning süstematiseeritud dokumendihaldus, mis vastavab kehtivatele dokumendihalduse normatiividele ning võimaldab neid organiseeritult, vastavalt seaduses ettenähtule, säilitada. Säärane haldus tagab asutuse tegevusprotsesside korrektse kajastatuse ning selle läbipaistvuse, kaitseb teaberessursse ning maandab ka tegevusega seotud riske. Kindlasti on vajalik arusaam, millised dokumendid on aktiivsed ning millised mitteaktiivsed ja tuleks suunata arhiveerimisele. Korrektsest haldusest tulenevalt kujutavad dokumendid endast
3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm Alt- 1,2 cm 5. Kuidas nimetatakse dokumendi väljade ja elementide vaadet arvuti või seadme ekraanil või paberkandjal? Esitlusvorm 6. Nimeta tõendusväärtusega dokumentide omadused (EVS-ISO 15489-1:2017) Autentsus, usaldusväärsus, kasutatavus, terviklikus 7. Nimeta dokumendihalduse olulisemad normdokumendid (seadus, määrus, juhis, standard) AÜA, Arhiiviseadus, standard EVS-ISO 15489-1:2017 8. Nimeta dokumendisüsteemi omadused vastavalt EVS-ISO 15489-1:2017 Usaldusväärsus, turvalisus, vastavus nõutele, kõikehõlmavus, süsteemsus 9. Nimeta dokumendi elukäigu mudeli etapid lähtuvalt teabe kasutamisest Loomine/saamine → registreerimine → kasutamine/hoidmine → hävitamine/üleandmine 10
ELEMENTIDE LOETELU 1. Aadress- on sideandmed, et kiri jõuaks adresaadini: Postiaadress, kui kiri saadetakse posti teel. 1. riigisisene Hr Kaido Keerutaja OÜ Kallur Vabaduse 4 54565 PÄRNU 2. rahvusvaheline 76 Golden Street London EG 1 34H ENGLAND 3. Postiettevõtte teenuse puhul Nimekast nr 3 Tallinna Peapostkontor 10001 TALLINN 4. e-posti aadress, kui kiri saadetakse e-postiga Epost: [email protected] 5. Faksi aadress, kui kiri saadetakse faksiga Faks 654 5656 Faks 6556 5657 Rah...
faktide või toimingute tõendamiseks dokumendihaldus – tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendihaldussüsteem – dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendisüsteem – isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine o Millest koosneb dokumendisüsteem? • Dokumendid jm teaberessurss • Dokumentide (ja arhiivi) haldamise protsessid • Inimesed, kes kasutavad dokumente • Tehnoloogia ja süsteemid.
DOKUMENDIPLANK 1. Dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht, millele on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid. 2. Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus. 3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 1) värvitrükk; 2) vesimärk; ...
asutusesisene metaandmete standard, mis tagab täpsete ja usaldusväärsete metaandmete loomise, kvaliteedikontrolli, tagamaks soovitud tulemust.3 Ka näiteks Dublin Core standardi järgi välja töötatud metaandmeskeem on piisavalt üldine, et seda saab kasutada kõikvõimalike erineva sisuga dokumentide kirjeldamiseks. Metaandmete standardite kasutegurid ilmnevad info vahetamisel elektrooniliste infosüsteemide vahel- standardiseeritud andmete puhul on tagatud kõikvõimalike erinevate dokumendihalduse tarkvarade abil loodud dokumentide metaandmete ühildumine teiste programmidega, ka detailotsingud erinevate infosüsteemide vahel on võimalikud vaid korralike metaandmete olemasolul. Samuti on standarditele vastavad metaandmed vajalikud dokumentide eksportimiseks süsteemist välja- vähendamaks mahukaid tööprotsesse metaandmete väljatrüki näol, et arhiivil oleks võimalik üle võtta elektroonilised metaandmed otse dokumendihalduse tarkvarast.4 Standarditele vastavad metaandmed aga
............... 12 SISSEJUHATUS.....................................................................................................................3 1. DOKUMENDIHALDUS.................................................................................................4 2. DOKUMENDIHALDUSEGA SEOTUD PROBLEEMID.............................................5 2.1. Võimalikud lahendused probleemidele....................................................................6 3. DOKUMENDIHALDUSE ARENG................................................................................7 3.1. Elektrooniline dokumendihaldus..............................................................................7 4. DOKUMENDIHALDUS AASTAL 2015........................................................................8 KOKKUVÕTE........................................................................................................................9 KASUTATUD KIRJANDUS...................
loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi 2. Mis on dokumendihaldus, millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku eesmärgid? Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. El. dok.haldusele ülemineku eesmärgid on lihtsustatud otsimine (otsingumootor), abistav funktsioon dokumendihalduse korraldamisel ning ta peab hõlbustama asutustevahelist suhtlust. 3. Millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku oodatavad tulemused, millega peab organisatsioon arvestama elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku planeerimisel? Asja tuum on ametniku tööd lihtsustada, kuid eelnevalt on vaja ametnikke koolitada ja õpetada neid seda kasutama. Üleminek peab toimuma etappidena ja võtab aega. Tuleb kaardistada olemasolev asjaajamissüsteem.
AS KOOLIELU Kalev Komm OÜ Rahvapidu Kentmanni 23 29.03.2012 12345 Tallinn Ruumide rent Austatud Kalev Komm Seoses meie ettevõtte uute töötajate koolitamisega soovime rentida Teie ruume 50-le inimesele 20.04.2012 kell 12-16. Ruumides on vaja toole vastavalt osalejate arvule, kaks lauda toitlustuseks, mikrofon, kõlarid ja kõnepult. Palun kinnitage broneering hiljemalt 5. aprilliks. Lugupidamisega Olga Kais Olga Kais Personalijuht Tondi 35 Telefon 678 9000 Arvelduskonto 101009875473 34567 Tallinn e-post: [email protected] Registrikood 34567889
Kasutatavus kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav. Dokumendi metaandmed- on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Need on andmed dokumendi registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendisüsteem- on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. (EVS-ISO 15489-1:2004) Dokumendihalduse õiguskeskkond: Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Märgukirjale ja selgiustaotlusele vastamise seadus Haldusmenetluse seadus Töölepingu seadus Avaliku teenistuse seadus Raamatupidamise seadus Keeleseadus Karistusseadustik Äriseadustik
Gerli Kuusik DOKUMENDIHALDUSE TARKVARA POSTIPOISS Referaat Pärnu 2008 SISUKORD SISSEJUHATUS...............................................................................................3 1. ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUSE SÜSTEEM................................4 2. TARKVARA POSTIPOISS OMADUSED..........................................................6 3. TARKVARA POSTIPOISS RAKENDAMINE....................................................9 Lisa 1...............................................................................................................12 Lisa 2...............................................................................................................13
1 Käsitlusala 6 1.1 Eesmärk ja sihtrühm 6 1.2 Ülesehitus 6 1.3 Märkused, ettepanekud ja versioonid 7 1.4 Rahvusarhiivi soovituslikud juhised 7 2 Juhise normatiivne keskkond 8 3 Terminid ja määratlused 9 4 Dokumendihalduse korraldus 12 4.1 Dokumendihaldus 12 4.2 Dokumendi elukäik 14 4.3 Dokumendihalduse normatiivne keskkond 16 4.3.1 Üldist 16 4.3.2 Seadused 16 4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused 17 4.3
TARTU ÜLIKOOL Sotsiaal- ja haridusteaduskond Ühiskonnateaduste instituut Dokumendihaldus aastal 2015 Uurimistöö Dokumendihalduse alused Autor: Tartu 2015 Sisukord Sissejuhatus.................................................................................................................................3 1 Dokumendihalduse ajalugu......................................................................................................4 2 Dokumendihaldus tänapäeval..................................................................................................5 2.1 Eestis populaarsed dokumendihaldussüsteemid...............................................................5 2.1.1 Postipoiss..................................................................................................................5
erinevaid internetiallikaid. Töö koosneb kahest osast. Esimeses osas on juttu tarkvara omadustest. Töö teine osa keskendub tarkvara rakendamisele. 3 1. TARKVARA OMADUSED GoPro on dokumendihalduseks välja töötatud tarkvara. GoPro, kui firma, on pärit Islandilt (GoPro ja IBMi ... 2011). GoPro programm ühendab endas lisaks dokumendihaldusele ka asja-, kontakti- ja tööprotsesside haldust. See võimaldab (GoPro dokumendihalduse ... 2011): · Hallata dokumenti kogu tema elutsükli vältel (dokumendihaldus); · Ühe probleemi või projektiga seotud dokumendid panna virtuaalsesse elektroonilisse kausta (asjahaldus); · Registreerida kõik vajalikud organisatsioonide ja isikute andmed (näit. aadressid, telefoni/faksi numbrid, kontaktid, kategooriad, tegevusalad, asukohad ja muud vajalikud andmed) ning siduda nendega dokumente ja asju (kontaktihaldus);
jooksul. Dokumendi elukäik Aktiivne dokumentides sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt asutuse ülesannete täitmisel ja tehingute tõendamisel. Dokumente hoitakse reeglina tööruumides. Väheaktiivne Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on kahanenud. Dokumente säilitatakse arhiiviruumis Mitteaktiivne Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on väga väike või puudub üldse. Dokumendid kas hävitatakse või antakse üle arhiiviasutusele Dokumendihalduse ajalugu 15 000 e.Kr Lascaux koopamaalingud, Lõuna-Prantsusmaal 8 000 e.Kr savist zetoonide kasutamine arvepidamiseks viljasaagi ja karja üle vanas Mesopotaamias. 2400 e.Kr Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15 000 süsteemselt paigutatud savitahvlist. 950 e.Kr hakati kasutama kirjutusmaterjalina nahka 500 e.Kr esimesed sekretärid Ateenas Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata
DOKUMENTATSIOONI KORDAMISKÜSIMUSED ARVESTUSEKS Organisatsiooni funktsioonid: - Juhtimine - Personalitöö - Raamatupidamine - Põhitegevus 1. Dokumendihalduse korralduse eesmärk- on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus 2. Valdkonna põhimõisted: dokumendihaldus- tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks.
korrastamine, nende viimine kooskõlla pikaajalise säilitamise vajadustega ning edastamine asutuse või avalikku arhiivi. Erinevaid on vaid selleks, kasutatavad vahendid. Metaandmed asutuse dokuendihaldussüsteemisüsteemis Dokumentide ja liigitusüksuste identifiseerimiseks. Dokumendi elukäigu kontrollimiseks. Nende rakendamine asutuses EDHSis võimaldab oluliselt tõhustada asutuse asjaajamist. Dokumendihalduse metaandmete loendi kasutamine Luua vastavustabel EDHSis kasutatavate kirjelduste ning dokumentihalduse metaandmete elementide vahel. Kui vastavuse järgi ühele EDHSi väljale mitu dokumendihalduse metaandmete loendi elementi, tuleb analüüsida vajadust olemasolevate EDHSi väljade liitmiseks või eraldamiseks. Luua EDHSi väljadele mittevastavatedokumendihalduse metaandmete loendi elementide nimekiri.
Harjutustest 3.õppenädala materjali kohta Katse 1 ülevaade Question 1 Dokumendihalduse efektiivseks korraldamiseks organisatsioonis Vali üks vastus. a. pole vaja midagi kehtstada, sest töötajad teavad isegi, kuidas dokumente hallata b. kinnitatakse valdkonna vastutaja, kes "oskab, teab ja teeb" Kirjapandud regulatsioon (nt asjaajamiskord) aitab kogu c. tuleks koostada vastav kord, juhis või organisatsioonis üheselt dokumentide haldamist
Question 1 Asjaajamine on: Select one: a. dokumentide kui terviku haldamine b. koondmõiste dokumendihalduse ja arhiivitöö kohta c. dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (defineerimata termin, mida varem kasutati) Correct Question 2 Asutuse normdokumendid (alusdokumendid) on: Select one: a. dokumentide vorming ja elemendid b. liigitusskeemid ja dokumentide vormingud c. asjaajamiskord ja liigitusskeem d. asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Correct Question 3 Autentne dokument on: Select one: a
Õige Selle esituse hinded 1/1. Tagasiside ajalugu: Question 2 Punktid: 1/2 Dokumendi pealkiri on oluline vormistuselement, sest Vali üks või enam vastust. a. avab selle sisu Dokumendregistrisse kantud pealkiri aitab otsida konkreetset b. aitab hallata dokumente dokumenti Dokumendi pealkiri avab selle saajale / kasutajale sisu Osaliselt õige Selle esituse hinded 1/2. Tagasiside ajalugu: Question 3 Punktid: 1/1 Dokumendihalduse eesmärk organisatsioonis on tagada tegevusprotsesside, toimingute ja otsuste nõuetekohane (vähemalt seadustest tulenev) dokumenteeritus ja säilitamine Vastus: Õige Vale Dokumendihalduse korraldamise eesmärk on anda efektiivselt ülevaadet organisatsiooniga seotud huvigruppidele (omanikud, investorid, töötajad, maksuamet jmt) Õige Selle esituse hinded 1/1. Question 4 Punktid: 1/1 Dokument on Vali üks või enam vastust. a
Töö tingimused on meil tänapäevased ja mugavad, meil on olemas 3 tõstukit autode tõstmiseks samuti on meil iga mehe jaoks 1 kanal kokku on neid siis 5 meil on ka ratta tasakaalustus pink. Meil on olemas kõik vajalikud võtmed ning muud tööks vajalikud materjalid. Oü Varuosa Omanike ametijuhend: Alluvad: Töödejuhataja, raamatupidaja. Asendaja: Töödejuhataja Ametikoha põhieesmärk: eesmärgiks on personalitöö korraldamine, dokumendihalduse korraldamine, dokumendihaldussüsteemi toimimise tagamine, alusdokumentide väljatöötamine, riskihaldus, arhiivihalduse korraldamine, töötajatele dokumendihaldusealase koolituse korraldamine ja erialane nõustamine. Soovitud tulemus: Personalitöö ladus tegevus-, töötajate värbamine-, töötajate tööle võtmine-, töötajatega lepingute koostamine , lõpetamine. Ladus töö rahul olevad kliendid. Ülesanded on kokkulepitud tähtajaks ja viisil täidetud. Tööliste õigused:
optimeerida info liikumise viisi organisatsioonis. DHS Windream - Võimalused: dokumentide klassifitseerimine, otsingumootor, dokumentide ajalugu ja versioonid, dokumenditüüpide elutsüklite defineerimine, Checkin/ check-out protseduur, töövoo juhtimine, kasutaja õiguste määramine, Interneti liides ja muud. DME – (Document Management Extension on MS Exchange) - Sobib keskmistele ja suurtele ettevõtetele; ühildub täielikult Microsofti toodetega (tegemist on dokumendihalduse laiendiga Exchange serverile); inglisekeelne; täielik dokumendihalduse funktsionaalsus; kasutatav ka üle interneti. Domino.Doc - IBM Lotuse dokumendihaldussüsteem, täielik dokumendihalduse funktsionaalsus; kasutatav ka üle interneti. IBM GoPro - Peale dokumendihalduse sisaldab võimalusi kliendihalduseks; kasutatav ka üle interneti Domino.Doc - IBM Lotuse dokumendihaldussüsteem, täielik dokumendihalduse funktsionaalsus; kasutatav ka üle interneti.
Riigi infosüsteemide osakond- koordineerib riigi infosüsteemide arendamist ja riigi infopoliitika ja strateegia kujundamist informaatika valdkonnas ning töötab välja vastavad aktid ja eelnõud. Infoühiskonna teenuste arendamise osakond- ülesanneteks on avalike teenuste ning avaliku sektori asjaajamise ja elektroonilise dh arendamise koordineerimine, lähtudes riigi infosüsteemi ja infotehnoloogia pakutavatest võimalustest. Dokumendihaldusnõukogu- kavandab asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengu põhisuunad ja aitab kaasa nende rakendamisele, arutab läbi dokumendihalduse alaste õigusaktide eelnõud ja juhiste kavandid. Nõukogu liikmed: Ministeeriumid > Riigikantselei> SIM-KOV`id > Rahvusarhiiv > RISO > RIA Riigi Infosüsteemiamet (RIA)- koordineerib riigi infosüsteemi arendamist ja haldamist, et riik saaks IT võimalusi kasutades teenindada rahvast parimal võimalikul moel.
DOKUMENDIHALDUS DOKUMENTIHALDUST KORRALDAB · organisatsiooni dokumendihalduse teenistus (kantselei, asjaajamistalitus iseseisev struktuuriüksus, üldosakonna allüksus) · suures ettevõttes arhiivitöötajad · väikeettevõttes sekretär, assistent, juhiabi KAASAEGSES ORGANISATSIOONIS · elektrooniline dok.halduse süsteem - dokumendihaldur (asjaajamine, arhiivitöö, infotöötlus, IT) - süsteemihaldur (riist- ja tarkvara hooldus) · muutused tööjaotuses enamik töötajaid vormistab dokumendid ise ASJAAJAMISE HEA TAVA
1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem 2) Arhiivi ohuplaan 3) Teabenõuete menetlemise plaan Digitaalne asjaajamine Amphora Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel. Postipoiss Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne.) haldamiseks. Postipoiss hõlmab dokumendi protsesse alates nende loomisest/saamisest, registreerimisest, haldamisest asutusesiseselt kuni selle arhivaaliks viimiseni. Hästi korraldatud asjaajamise tunnused Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused:
ERÜ tegevuses või raamatukogunduse arendamises ning nad nõustuvad ühingu eesmärkide ja ülesannetega ning aitavad ühingut. Dokumendihaldurite Ühing- See on hoogsalt arenev valdkond, millega puutuvad kokku peaaegu kõik inimesed, asutused ja organisatsioonid. Dokumendihaldurite Ühing asutati 2004. aastal Viljandis ja praegu on see ka seal olemas. Dokumendihalduriks saab õppida Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemias info- ja dokumendihalduse erialal. Nende eesmärkideks on: · Dokumendihalduri kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas · Dokumendihaldurite kutsealase suhtlemise ja koostöö korraldamine · Erialaste teadmiste ja kogemuste levitamine · Dokumendihalduse alal tegutsevate isikute kutsealaste, majanduslike ja sotsiaalsete õiguste ja huvide kaitsmine · Dokumendihaldurite huvide esindamine Eesti Vabariigi teadus- ja hariduspoliitika kujundamisel ning rakendamisel
ERÜ tegevuses või raamatukogunduse arendamises ning nad nõustuvad ühingu eesmärkide ja ülesannetega ning aitavad ühingut. Dokumendihaldurite Ühing- See on hoogsalt arenev valdkond, millega puutuvad kokku peaaegu kõik inimesed, asutused ja organisatsioonid. Dokumendihaldurite Ühing asutati 2004. aastal Viljandis ja praegu on see ka seal olemas. Dokumendihalduriks saab õppida Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemias info- ja dokumendihalduse erialal. Nende eesmärkideks on: · Dokumendihalduri kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas · Dokumendihaldurite kutsealase suhtlemise ja koostöö korraldamine · Erialaste teadmiste ja kogemuste levitamine · Dokumendihalduse alal tegutsevate isikute kutsealaste, majanduslike ja sotsiaalsete õiguste ja huvide kaitsmine · Dokumendihaldurite huvide esindamine Eesti Vabariigi teadus- ja hariduspoliitika kujundamisel ning rakendamisel
Ave Nukka Lääne-Viru Rakenduskõrgkool Õppejõud 28.10.2014 Seletuskiri Palun vabandada minu puudumist 25.septembril 2014.a. dokumendihalduse tunnist. Viibisin terve koolinädal töö pärast Eestist eemal ja seetõttu ei saanud ei saanud osaleda Teie tunnis. Maret Jõgar Ä14 KÕ kursuse õpilane Tartu vald,60521,Nõela küla
Arhiiviseadus § 1. Reguleerimisala (1) Käesolev seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. § 2. Dokument ja arhivaal (1) Dokument käesoleva seaduse tähenduses on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (2) Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse,
Maalt ja Merelt“, leiate Abja Raamatukogust? Kolm eestikeelset trükitud raamatut. Sarjad: Seiklusjutte Maalt ja Merelt Aasta: 1958-1958 Keel: Eesti keel Raamatukogud: Abja raamatukogu 2. Leidke, mis oli see raamat, mis ilmus 1973. aastal ja mille tõlkis eesti keelde Lennart Meri? Lennart Meri tõlkis eesti keelde Pierre Boulle „Ahvide planeedi“. Sisaldab fraasi: Lennart Meri Aasta: 1973-1973 Keel: Eesti keel 3. Mitu dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut, mis on ilmunud ajavahemikus 2005-2015, leiate Tallinna raamatukogudest? Seitse dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut. Märksõna: dokumendihaldus Aasta: 2005-2015 Laad: Trükitud raamat Raamatukogud: Kõik Tallinn raamatukogud 4. Leidke artiklikataloogist, millistel teemadel kirjutas Priit Pullerits 1997. aastal? Kui palju ja mida leiate? Priit Pullerits kirjutas kuus artiklit
Mooduli nimetus KARJÄÄRI PLANEERIMINE JA ETTEVÕTLUS Teema „Asjaajamine ja dokumendihaldus. Töötamise õiguslikud alused“ arvestuse kordamisküsimused. 1. Asjaajamise ja dokumendihalduse erisused. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamine - tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendihaldus - tegevused dokumendi-süsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks
Mis aastast on kättesaadav võrguväljaanne? Panin otsingus Sakala ajaleht ja leidsin, et see on Viljandi maakonna päevaleht. Jätkab ilmumist pealkirjaga Sakala 1988. a. Pealkirjad: Sakala (1878-1940) ; Punane Täht (1940- 1941) ; Sakala (1941-1944) ; Uus Sakala (1944) ; Sakala (1944-1950); Tee Kommunismile (1950-1988). Alates 2002 saab vaadata ajalehte internetis. Võib leida Viljandmaakonda raamatukogust. Seda leidsin internetis, nende leheküles. 4. Mitu dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut, mis on ilmunud ajavahemikus 2004-2014, leiate Tallinna raamatukogudest? Panin otsingus 2004-20014 aasta. Ajavahemikus 2004-2014 on ilmunud 10 dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut. 5. Leidke artiklikataloogist, millistel teemadel kirjutas Priit Pullerits 1997. Aastal? Kui palju ja mida leiate? Panin otsingus 1997. aasta, valisin Priit Pullerits ja leidsin 1997. aastal oli ainult 6 kirjastust:
Mis aastast on kättesaadav võrguväljaanne? Panin otsingus Sakala ajaleht ja leidsin, et see on Viljandi maakonna päevaleht. Jätkab ilmumist pealkirjaga Sakala 1988. a. Pealkirjad: Sakala (1878-1940) ; Punane Täht (1940- 1941) ; Sakala (1941-1944) ; Uus Sakala (1944) ; Sakala (1944-1950); Tee Kommunismile (1950-1988). Alates 2002 saab vaadata ajalehte internetis. Võib leida Viljandmaakonda raamatukogust. Seda leidsin internetis, nende leheküles. 4. Mitu dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut, mis on ilmunud ajavahemikus 2004-2014, leiate Tallinna raamatukogudest? Panin otsingus 2004-20014 aasta. Ajavahemikus 2004-2014 on ilmunud 10 dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut. 5. Leidke artiklikataloogist, millistel teemadel kirjutas Priit Pullerits 1997. Aastal? Kui palju ja mida leiate? Panin otsingus 1997. aasta, valisin Priit Pullerits ja leidsin 1997. aastal oli ainult 6 kirjastust:
c)on sooritatud muud õigusaktidega ette nähtud toimingud. 23. Kuidas hoitakse lahendatud digitaaldokumente? Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 24. Milline ministeerium kavandab ja koordineerib asjaajamise arengut ja elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ning annab dokumendihalduse alaseid juhiseid? Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium 25. Kellel lasub üldvastutus asutuse dokumendihalduse korralduse eest? a) Juhil b) sekretäril c) pearaamatupidajal
annaabi.ee 
