arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes
TALLINNA MAJANDUSKOOL Ametnikutöö osakond ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ehituskool Kodutöö Juhendaja: Tallinn 2013 Analüüsimisel lähtun Asjaajamiskorra ühtsete aluste §-st 4. Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord (edaspidi "kord") määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Tallinna Ehituskoolis. 1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid.
SISSEJUHATUS Asjaajamiskorra analüüsiks valisin XXX asjaajamiskorra. Asjaajamiskorra (edaspidi: kord) eesmärgiks on määratleda XXX (edaspidi: asutus) dokumendihalduse üldised põhimõtted ning vorminõuded. Asjaajamiskorras käsitletakse dokumentide vormistamist, töötlemist, registreerimist, edastamist ja süstematiseerimist ning reguleeritakse: 1. haldusdokumentide koostamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduur; 2. dokumendiringluse korraldamine asutuses alates dokumendi asutusse saabumisest
registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus
Riigiasutus: Kunda Ühisgümnaasium Analüüsitakse asjaajamiskorra, mis kehtib alates 16.05.2011 (link: http://www.kundakool.ee/asjaajamiskord.pdf) Asjaajamise korraldamise aluseks on järgmised õigusaktid ja standardid: 1)"Arhiiviseadus"; 2)"Avaliku teabe seadus"; 3)"Digitaalallkirja seadus"; 4)"Isikuandmete kaitse seadus"; 5)"Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus"; 6),,Töölepingu seadus" 7),,Põhikooli ja gümnaasiumiseadus", haridusja teadusministri kehtestatud määrused 8) Vabariigi Valitsuse 26.02
ISESEISEV TÖÖ NR ASJAAJAMISKORRA ÜHTSED ALUSED 1. Millistele asutustele kehtib Asjaajamiskorra ühtsed alused? Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute (edaspidi asutus) 2. Mida reguleerib Asjaajamiskorra ühtsed alused? 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid; 2) dokumentide vormistamise nõudeid; 3) dokumentide registreerimise korraldamist; 4) asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri; 6) asjaajamise üleandmist ametiisiku, teenistuja (edaspidi ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse
Asutuse nimi: SAAREMAA ÜHISGÜMNAASIUMI Asukoha aadress: Hariduse 13, 93812 Kuressaare Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.syg.edu.ee/uus/syg/ Asjaajamis korra eerkiri Kinnitatud 19. novembri 2012. a käskkirjaga nr 1-3/12 Käesoleva töö eesmärk on analüüsida Saaremaa Ühisgümnaasiumi asjaajamiskorda tuginedes asjaajamiskorra ühtsetele alustele. Asjaajamiskorra ühtsete aluste õigusaktis on kirjutatud, et asutuse juht tagab asjaajamiskorralduse ning kehtestab asjaajamiskorra. Analüüsitav Saaremaa Ühisgümnaasiumi asjaajamiskord on kinnitatud asutuse direktori poolt. Asjaajamist korraldab sekretär. Tuginedes asjaajamiskorra ühtsetele alustele on näha, et analüüsitaval asjaajamiskorral on välja toodud kõik vajalikud asjaajamiskorra osad. Asjaajamiskord reguleerivad normid: Dokumentide vorminõud. Olemas (SYGA 2012:19);
dokumentide kiire ringluse; dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 2. Kes kinnitab asutuse asjaajamiskorra? Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra 3. Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannete. 4. Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide Loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. 5. Elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel toimub asutustevahelise
3) lepingud; 4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); 5) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; 6) asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks; 7) muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid 6. Kirjeldage detsentraliseeritud asjaajamist. Detsentraliseeritud asjaajamine Kõik asjaajamistoimingud toimuvad struktuuriüksustes. Kasutatakse harva. 7. Kirjeldage väljuvate dokumentide ringlust (tegevused nende õiges järjekorras). Dokumendiringluse skeemid peaksid olema lisatud asutuse asjaajamiskorrale. Tüüpskeeme ei ole võimalik kehtestada, dokumentide liikumise kord igas asutuses on individuaalne, sõltudes asutuse
KÄSKKIRI Tartu .11.2009 Asjajamiskorra kehtestamine VV määrus ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused" nr 180 alusel: 1. Kinnitan AS Uks asjaajamiskorra (lisatud) 2. Assistent Pille Kasel tutvustada asjaajamiskorda töötajatele 15.12.2009 toimuval infopäeval 3. Tunnistan kehtetuks direktori 22.04.2009 a käskkirja nr 29 ,,Asjaajamiskorra kehtestamine" Peeter Pöök Direktor
MÕISTED Asjaajamiskord on organisatsiooniline normdokument, mis reglementeerib asutuse dokumenditöö korraldamist. Asjaajamiskorra peamine ülesanne on esitada asutuse dokumendihalduse poliitikad ja vastused Dokumendihaldus on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud
SPORDIMINISTEERIUM KÄSKKIRI Pärnu 31. märts 2015 nr 1 Asjaajamiskorra kinnitamine Võttes aluseks Vabariigi Valitsuse 26.02.2001 määruse nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused“§ 4 ning seoses vajadusega viia asjaajamise kord vastavusse kehtivate nõuetega: 1. Kehtestada Spordiministeeriumi uus asjaajamise kord alates 01.april 2015.a. 2. Tunnistada kehtetuks 01.03.2012 a. kehtestatud asjaajamise kord alates 31.märts 2015 a. 3. Käskkiri teha teatavaks kõikidele struktuuriüksustele ning saata neile uus asjaajamise kord. LISA Asjaajamiskord (allkiri) Anneriin Truu minister
AS SUUR MEMO Kellele Kõik allüksused Kellelt Assistent Juta Juurikas Telefon 657 3776 Kuupäev 02.10.2014 Sisu Asjaajamiskorra kehtestamine 1.märtsist on kehtestatud firmas uus asjaajamiskord, mis on edastatud kõikidele allüksustele. Palume kõigil asjaajamiskorraga tutvuda ja edaspidi ka järgida
KÄSKKIRI AS NUNNU KÄSKKIRI Tallinn 26.aprill 2011 nr 13/112 Asjaajamiskorra kinnitamine 1. Kinnitan asjaajmiskorra. 2.AS Nunnu fokumendisüsteemi efektiivsemaks haldamiseks tuleb kehtestada asjaajamiskord. Asjaajamiskorda peab infotunnis tutvustama sekretär Juta Jänes. 3. Personalijuht Reet Rebane peab asjaajamiskorda tutvustama kõigile uutele tööle võetavatele spetsialistidele. 4.Eelmine asjaajamiskord on kehtestatud tegevdirektori käskkirjaga 2.jaanuarist. Mait Mets Koopiad:
5.4.3 Dokumendihalduse personal 24 5.4.4 Dokumendisüsteemi kasutajad 25 5.5 Süsteemid 25 5.5.1 Üldist 25 5.5.2 Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) 25 6 Asjaajamiskord 27 6.1 Üldist 27 6.2 Asjaajamiskorra väljatötamine 28 6.3 Asjaajamiskorra sisu 29 6.3.1 Dokumentide haldamise põhimõtted 29 6.3.2 Dokumentide loomise ja haldamise toimingud, kasutajarühmade ülesanded 29 6.4 Asjaajamiskorra juurutamine 31 6.4
kord, liigitusskeem), eesmärk, mida sisaldavad? Dokumenditööd reguleeriv juhis on asjaajamiskord ehk sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas konkreetseid organisatsiooni tingimusi(praktilisust). Asjaajamiskord on dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamise alusdokument, mis esitab nõuded dokumentide haldamiseks organisatsioonis. Asjaajamiskorra väljatöötamisel arvestatakse dokumendi- ja arhiivihalduses kehtivaid õigusakte/standardeid ning konkreetse organisatsiooni vajadusi ja tingimusi. Asjaajamiskorraga kehtestatakse organisatsiooni kehtiv dokumendi- ja arhiivihalduse kord, kus määratakse organisatsiooni dokumenditöös osalevate töötajate õigused, kohustused ja ülesanded. Asjaajamiskord kehtestatakse (kinnitatakse) organisatsiooni juhi käskkirjaga.
3) lepingud; 4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); 5) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; 6) asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks; 7) muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. § 19. Ühekordse registreerimise nõue Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne. Asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksustes uuesti ei registreerita. 6. Kirjeldage detsentraliseeritud asjaajamist. Detsentraliseertud asjaajamine eraldi struktuuriüksustes, kasutatakse tütarfirmade puhul ja kui kontorid on üle eesti laiali 7
niivõrd,kuivõrd see ei ole sätestatud teise seadusega. Avaliku teabe sedaus-eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikuse ja igaühe juurdepääsu võimalus.(Kuritegevuse ja väärtegude üldistav statistika,andmete riigieelarve tulude laekumise kohta,andmete ohu kohta inimeste elule,tervisele ja varale) Digiallkirja seadus-sätestab digiallkirja ja digitaalse temli kasutamiseks vajalikud tingimused ning sertifitseerimisteenused. Asjaajamiskorra ühtsed alused-määrus reguleerib riigi ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avaliku- Õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitavaid nõudeid,dokumendi vormistamise nõudeid. Isikuandmete kaitse seadus-sätestab isikuandmete töötlemise tingimused ja korra isikuandmete töötlemise riikliku järelvalve korra vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. Missuguste sisedokumentidega reglementeeritakse asutuses asjaajamist? Asjaajamise korraldamine (sh
Kontrolltöö küsimused 1. Mis on asjaajamine? 2. Mis on dokument? 3. Mis on asjaajamiskord? 4. Kuhu vormistatakse asjaajamiskord? 5. Kes kinnitab asjaajamiskorra? 6. Millised dokumendiplangid on asutusele kohustuslikud? 7. Turvaelemendid plankidel.. 8. Nimeta dokumente.. 9. Nimeta asjaajamisega seotud seaduseid.. Vastused 1. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. 2. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või
osa vahele jäetakse üks tühi rida. Kui nende osade vahele trükitakse sõrendatult sõna ,,käsin" siis jäetakse üks tühi rida enne ja üks tühi rida peale sõna ,,käsin". Sõna ,,käsin" kasutatakse vaid juhul kui antakse korraldusi konkreetse(te)le isiku(te)le Käskkirja vorming Korraldavast osast Korraldava osa tekst esitatakse käskivas vormis ainsuse esimeses isikus. Nii öelda ,,mina" vormis aga sõna ,,mina" jäetakse ära. N: Kinnitan AS Tubli asjaajamiskorra tunnistan kehtetuks käskkirja nr 309 Käskkirja vorming Kui käskkirja korraldavas osas antakse mitu korraldust, siis need nummerdatakse. Korralduspunktide vahele jäetakse tühi rida. Käskkirja vorming Kui käskkirjaga kinnitatakse mingit dokumenti, siis nimetatakse seda käskkirja lisaks. Käskkirja lisa(de)le viidatakse teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus, mitte teksti all. N: Kinnitan AS Tubli asjaajamiskorra (lisatud).
- reglementeeritus igal dokumendil oma koht - vastutus nõuetest kinnipidamise eest - dokumentide vormistamine kooskõlas õigusaktidega - operatiivne dok.ringlus Dok.halduse alusdokumendid. - sisekorraeeskirjad - asjaajamiskord (nõuded) - dok.loetelu - tööprotsess Asjaajamiskord sisaldab... - vorminõuded, mallid - allkirjaõiguslikud isikud - menetlemise kord, arhiivinõuded Asjaajamise korraldust reguleerivad normdokumendid? - asjaajamiskorra ühtsed alused - avaliku teabe seadus - digitaalallkirja seadus - avaldusele vastamise seadus - arhiiviseadus ,,Dokument on ettevõtte nägu"? - asjaajamiskord arvestab organisatsiooni vajadusi, tingimusi - asjaajamiskorra kehtestab asutuse juht (ettevõtetes erinev) Dokument. - tõestamisvahend teabekandjal info edastamiseks Teabekandjad. - mälupulk, diskett, CD, paber, magnetlink, film... Dok.tingimused. - usaldatav (mitte võltsitud)
Question 3 Nimeta dokumendi registerandmeid Vastus: allkirjastaja, kuupäev, adressaat, pealkiri Dokumendi minimaalsed registerandmed on kuupäev, allkirjastaja, adressaat, pealkiri või sisu lühike kokkuevõte. Lisaks võib veel näidata registris dokumendi täitmise käiku ja tähtaegu. Question 4 Nimeta huvigruppe, kellele on oluline dokumentide korrektne esitus. Vastus: asutused Huvigruppideks on selle organisatsiooniga seotud inimesed, asutused jne. Question 5 Asjaajamiskorra koostamisel lähtutakse riiklikest õigusaktidest ja organisatsiooni tegevusega seotud seadustest. Vastus: Õige Vale Muidugi on nii ! Ja lisaks võetakse aluseks organisatsiooni põhikirjalised tegevuseesmärgid. Question 6 Dokumentide liigitusskeem koostatakse organisatsiooni dokumentide loetelu põhjal. Vastus: Õige Vale Dokumentide loetelu hõlmab kogu organisatsiooni dokumentide nimistut, mis on liigituseskeemi aluseks.
Registreerimisele kuuluvateks dokumentideks on: ● asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; ● asutuses koostatud protokollid ja aktid; ● lepingud; ● saabunud ja väljasaadetavad dokumendid ● suulised teabenõuded ● asutusele tema valitsemisalas ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid ● muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.
*tekst *seosviit *autor *allkirjastaja *kuupäev 39.Milliselt lehelt leiad asjaajamist reguleerivad õigusaktid, valitsuse seadused dokumendihalduse kohta? www.riigiteataja.ee www.rahvusarhiiv.ee 40.Nimeta asjaajamist reguleerivad seadused ja valitsuse määrused, millest lähtud oma ettevõtte asutuse asjaajamisekorra koostamisel: Arhiiviseadus Avaliku Teabe Seadus Isikuandmete kaitse seadus Raamatupidamisseadus Töölepinguseadus Asjaajamiskorra ühtsed alused 41.Standard EVS-ISO 15489:2004 dokumendihaldus on mõeldud kõigile organisatsioonidele. 42.Nimeta milliseid asjaajamist sätestavad normdokumendid (dokumendisüsteemi alusdokumendid) on vaja kehtestada igas asutuses/ettevõttes? Asjaajamiskord , eesmärk on tagada tema kaitse tema loomisest, kuni tema arhiveerimiseni. Dokumentide loetelu, eesmärk on dokumendi liigitus ja säilitamine. 43.Kes koordineerib elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris
Arhivaal Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Asjaajamise korraldamine Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud: Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine) Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine) Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine Asjaajamine jaguneb a) Tsentraliseeritud kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas;
riigiarhiiv. Osakonnad- Haapsalu, Kuressaare, Rakvere, Valga. RA kuulub Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalasse. RA kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. · Vastavalt Vabariigi Valitsuse seadusele koordineerib riigi infosüsteemide arengut MKM ning dokumendihalduse arengut Riigikantselei. Vabariigi Valitsuse määrus ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused" sätestab dokumendihalduse arengu koordineerimise täpsema korralduse. · Avalike ülesannete täitmise käigus tekkinud arhiiviväärtusega dokumentide säilitamist korraldab Rahvusarhiiv ja riigi infosüsteemide arendamist Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus (alates 01.06.2011 Riigi Infosüsteemide Amet). · Õigusaktid avaldatakse Riigi Teatajas, seal ka saadaval kõik Moreq2 0pt-s nimetatud seadused ja määrused.
nõudvaid küsimusi. Vormistatakse üldplangile ühes eksemplaris. Käskkirjal kuupäev ja nr ei trükita, vaid sõnadega välja. Käskkirja täitmist jälgib koostaja. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisiku või kõrgemalseisva ametiisiku uue käskkirjaga, märge tehakse käskkirja viimases osas. Kirjad jagunevad: algatuskirjad, vastuskirjad, kaaskirjad. ARHIIVINDUS Reguleeriv seadusandlus: Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus sätestab: *Dokumentide hindamise *Arhivaalide kogmise ja säilimise *Arhivaalidele juurdepääsu võimaldamise ja kasutamise korraldamise *Vastutuse arhivaalide kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest *Rahvusarhiivi ja KOV arhiivi tegevus alused Arhiivieeskirjas: *Täpsustatakse dokumentide hindamist *Arhivaalide säilitamist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku juures kuni üleandmiseni arhiivile *Arhivaalide arhiivi
saada võimalikult põhjalik ja laiahaardeline ülevaade. Töö on jaotatud kaheks peatükiks, millest esimese eesmärk on tutvuda asjaajamiskordadega ning teises peatükis käsitletakse dokumentide loetelusid. Mõlemad peatükid on jaotatud omakorda kolmeks alapeatükiks. 1. ASJAAJAMISKORRAD 1.1 Konguta Kooli asjaajamiskord Konguta Kooli asjaajamiskord jõustus 31.08.2011 Konguta Kooli juhataja käskkirjaga. Kõik nõutud punktid ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused" 1. peatüki § 4 alusel on välja toodud, kuid minu hinnangul on need üsna pealiskaudsed. Võiks arvata, et kohati on asjaajamiskord pigem formaalne. Kooli asjaajamiskord on üles ehitatud paragrahvidena, järjekord ja sõnastus on sarnane eelnevalt mainitud määruse paragrahvile. Asjaajamiskord koosneb 6. leheküljest ja 14. peatükist). Esimene paragrahv on ülevaatlikult üldsätted, kus on võimalik tuvastada, mis informatsiooni dokument täpsemalt sisaldab
füüsiline vorm dokumendi välised tunnused intellektuaalne sisu väljendamise viis ( tekst, pilt, diagramm, jms. ) isikud võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele. Igal asutusel on: Üldplank (nii paber- kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse " Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid väljaandja nimi või nimetus dokumendi kuupäev tekst allkiri vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) Valgamaa Kutseõppekeskuse direktorile Avaldus 13.09.2010 Lugupeetud direktor, palun tehke esmaspäeval tasuta söök. Lugupidamisega Anna Näeme
Standarditega Riigikantselei juhendmaterjalidega Rahvusarhiivi juhistega Arhiivieeskiri: ...juhtnöörid dokumendite liigitamise, neile säilitusaegade määramise, alalhoidmise ja säilitamise, juurdepääsu võimaldamise, korraldamise ja kirjeldamise, hävitamise ja avalikku arhiivi üle andmise kohta Asutus peab ka oma dokumendite haldamisel koostama dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu, hävitamisakt jm. Asjaajamiskorra ühtsed alused ...käsitleb nii asutuste asjaajamise korraldamist kui ka teatud dokumendihalduse küsimusi nõuded dokumendiplankidele, rekvisiitidele dokumentide registreerimine, menetlemine Asjaajamise õiguslik keskkond Avaliku teabe seadus Avalik teave on dokumendid, andmebaasid jms, mida asutused avalite ülesannete täitmisel loovad Avalik teave: o Teave, mis tuleb avalikustada
Asjaajamist reguleerivad normdokumendid: I Riiklikud Seadused · "Andmekogude seadus" · "Arhiiviseadus" · "Avaliku teabe seadus" · "Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus" · "Digitaalallkirja seadus" · "Haldusmenetluse seadus" · "Isikuandmete kaitse seadus" · "Keeleseadus" · ,,Riigisaladuse seadus" · "Riigivapi seadus" · "Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused · "Arhiivieeskiri" · "Asjaajamiskorra ühtsed alused" Standardid · EVS-ISO 15489-1:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded" · EVS-ISO 15489-2:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised" · EVS-ISO 15836:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid" · EVS-ISO 5127:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik" · EVS-ISO 23081-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid.
Dokumentide liikumine asutuses nende saamise või koostamise momendist kuni täitmise- ni või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse. Kirja lahendamine: *vastuskir- jaga; *operatiivselt. Dokumentide registreerimise kohustus on sätestatud asjaajamiskorra ühtsetes alustes. Registreerimisele kuuluvad: *asutuses koostatud ja allkirjastatud õi- gusaktid; * protokollid; *aktid; *lepingud; *saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avalduse- d, märgukirjad, teabenõuded; *suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; *orga- nisatsiooni töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused. Dokument on registre- eritud, kui: *dokumendile on antud indeks; *tema kohta on dokumendiregistrisse kantud
organisatsiooni funktsioonidest tulenevad ülesanded Digitaalallkirja seadus (2000) tuleb dokumenteerida Keeleseadus dokumentide säilitamine ettenähtud aja jooksul Määrused dokumentide üleandmine Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Hea tava eeldab, et Standardid organisatsioonis on dokumendihaldus reglementeeritud EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. reglementeeritud nõuetest kinnipidamise eest on EVS 882-1:2006. Dokumendielemendid ja vorminõuded, Osa 1: Kiri
dokumendil on seerianumber, mille alusel see toimikusse paigutatakse), säilitustähtaja määramine, dokumendi kasutamine, siis kas dokumendi hävitamine või säilitamine. Asjaajamise seaduslik pool Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Avaliku teabe seadus (avalike andmete levitamine; avalik teave on teave, mis on väljastatud riigile kuuluvate asutuste poolt), Digitaalallkirja seadus, Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, Asjaajamiskorra ühtsed alused määrus (peab läbi lugema), Andmekogude seadus, Avaliku teenistuse seadus, Haldusmenetluse seadus, Isiku andmekaitse seadus (sirvida), Karistusseadustik, Keeleseadus, Kohaliku omavalitsuse korralduse seadus, Raamatupidamise seadus, Riigisaladuse seadus- piirangud, konfidentsiaalsus, Riigivapi seadus- millistel juhtudel tohib riigivappi kasutada, Tsiviilseadustiku üldosa seadus- kes on füüsiline ja kes juriidiline isik (eraõiguslik ja avalik
seaduseg keelatud, digitaalallkirja seadus(2000) eesmärk on tagada digitaalallkirjale omakäelise allkirjaga võrdne õigusjõud. Määrused: Arhiivieeskiri- kinnitatud Vabariigi Valitsuse 29.detsembri 1998. a määrusega nr 308 arhiiviseaduse rakendusakt, mis reguleerib riigi- ja kohaliku omavalistuse asutuste, avalik-õiguslike isikute ja avalikke arhivaale loovate eraõiguslike juriidilidte isikute ja füüsiliste isikute tegevust arhiiviseaduse rakendamisel. Asjaajamiskorra ühtsed alused- kehtestatud Vabariigi valitsuse 26.veebruari 2001.a määrusega nr 80 alused on välja antud avaldustele vastamise seaduse, avaliku teabe seaduse ja digitaalallkirja seaduse alusel. Aluste eesmärgiks on luua põhimõtted organisatsioonide järkjärguliseks üleminekuks elektroonilisele dokumendihalusele ning korraldada asjaajmine selliselt, et nii paber- kui 6) Asjaajamist reguleerivad organisatsiooni sisemised normdokumendid(kehtestamine)
Seadused: • Arhiiviseadus • Avaliku teabe seadus • Digitaalallkirja seadus • Haldusmenetluse seadus • Isikuandmete kaitse seadus • Keeleseadus • Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus • Riigivapi seadus • Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus • Vabariigi Valitsuse seadus Määrused: • Arhiivieeskiri • Asjaajamiskorra ühtsed alused Kust leida vastused ja õppida: *) Dokumendi- ja arhiivihaldus. Rahvusarhiivi juhised. [P. Noodapera, T. Tarandi, H. Vares]. Tartu: Rahvusarhiiv, 2009. *) Standard EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1, Üldnõuded. Eesti Standardikeskus. [Tallinn]: Eesti Standardikeskus, [2004]. *) Kutsestandard Dokumendihaldur, tase 6 (2014-2019). http://www.kutsekoda.ee/et/kutseregister/kutsestandardid/10541427/pdf/dokumendihaldur- tase-6.6.et.pdf
DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE ASUTUSES Töö eesmärk: tutvuda asjaajamist/dokumendihaldust reguleeriva riikliku normdokumendiga ja mõista dokumendi juriidilist keelt. Töö käik: töö tegemiseks moodustage rühmad, kuhu kuulub 4-5 üliõpilast. Ülesanne: kasutades Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrust nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» leidke vastused alljärgnevatele küsimustele (määruse teksti sõna-sõnaline kopeerimine ei ole lubatud): 1) Mis on dokumendiringluse kord ja miks on seda asutuses vaja? · Kindel nõu eri dokumendirühmade liikumisele alates nende loomisest ja kuni väljasaatmiseni või arhiivi üleandmiseni. · Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi. 2
3) lepingud; 4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); 5) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; 6) asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks; 7) muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. Registreerimisele ei kuulu 1) kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 2) reklaamtrükised, prospektid; 3) perioodika (ajalehed, ajakirjad jm); 4) isiklikud kirjad, rahakaardid; 5) koosolekukutsed, teadaanded, päevakorrad; 6) anonüümkirjad 7) kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik väljaspoolt ülikooli. Sel juhul saadetakse dokument märgitud aadressil või tagastatakse saadetis postkontorile. 16
· vastusdokumendi koostamise teel või · operatiivselt (telefonikõne, faks). Dokumendi koostamine ja trükkimine Dokumendi koostab ja vormistab spetsialist, kelle ametiülesanne see on või kellele juht on vastamise ülesandeks teinud. Dokumendi kehtestamine (juriidilise jõu andmine) Dokumendi kehtestamine tähendab dokumendi kooskõlastamist organisatsioonisiseselt ehk viseerimist; allkirjastamist, kooskõlastamist teise asutusega (nt riigiasutused peavad enne asjaajamiskorra kinnitamist kooskõlastuse saama avalikult arhiivilt), kinnitamine, registreerimine. Dokumendi organisatsioonisisene kooskõlastamine Esimesena kooskõlastab dokumendi koostaja (vastutab dokumendi sisu eest), seejärel kookõlastavad vahetu ülemus ning spetsialistid. Järjekord toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole. Kui spetsialistil on küsimuse kohta eriarvamus, lisab ta allkirjale "vt. eriarvamus". Eriarvamus tuleb vormistada
läbipaistvuse. 2. Õigusaktid, mis reguleerivad arhiivihaldust. Asutuste ja organisatsioonide dokumendi- ja arhiivihaldust ning teabega ümberkäimist reguleerivad olulisemad õigusaktid on seadustest: •Arhiiviseadus •Avaliku teabe seadus •Isikuandmete kaitse seadus •Digitaalallkirja seadus •Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus •Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus ja määrustest: •Asjaajamiskorra ühtsed alused •Arhiivieeskiri 3. Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine arhiivi üleandmiseks (füüsiline korrastamine) Arhivaalide üleandmise toimingud Arhivaalide üleandmise eeldus on, et dokumendid on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Üleandmisel pakub rahvusarhiiv nii vahetuid nõuandeid ja juhendamist kui ka juhiseid - vaata näiteks juhist Arhivaalide üleandmine. http://www.ra.ee/public/Juhised/yleandmine.pdf 4. Arhiivihoidla, arhiiviruum. 5
digitaalarhiivi büroo ametnikud, arhiivinõunikud ja teised väljaspool struktuuriüksusi asuvad teenistujad; 9. kohaldab tema poolt ametisse nimetatud teenistujatele ergutusi ja määrab distsiplinaarkaristusi, saadab teenistujaid välislähetusse ning viib läbi talle vahetult alluvate teenistujatega iga-aastased vestlused; 10. kinnitab Rahvusarhiivi sisekorraeeskirja, asjaajamiskorra, raamatupidamise sise-eeskirja, tema poolt ametisse nimetatud teenistujate ametijuhendid, struktuuriüksuste põhimäärused ning teised Rahvusarhiivi juhtimiseks ja tegevuse korraldamiseks vajalikud õigusaktid; 11. teeb riigisekretärile ettepaneku Rahvusarhiivi põhimääruse, struktuuri või koosseisude muutmiseks; 12. teeb riigisekretärile ettepaneku avaliku konkursi väljakuulutamiseks Rahvusarhiivi
Alates 01.01 2011. annab Riigiteatajat välja Justiitsministeerium, väljaandja ülesandeid täidab Justiitsministeeriumi Riigi Teataja talitus. Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid Seadused: Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Haldusmenetluse seadus Isikuandmete kaitse seadus Keeleseadus Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus Riigivapi seadus Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus Vabariigi Valitsuse seadus Määrused: Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus 01.01.2012 Sätestab: dokumentide hindamise; arhivaalide kogumise ja säilitamise; neile juurdepääsu võimaldamise; nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest; avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise; Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused.
· Karjääri planeerimine ja roteerimisprogrammide koostamine. Motiveerimine ja tasustamine · Rahapalga, lisatasude ja muude boonussüsteemide väljatöötamine, selle hoidmine ja korrigeerimine Töö- ja infokorraldus · Struktuuri arendamine ja struktuuriüksuste põhimääruste koostamine · Ametkohtade hindamine töö analüüsi, ametikirjelduste, ametiprofiilide, ametijuhendite ja protseduuride koostamisega · Asjaajamise korraldamine asjaajamiskorra alusel · Töötajate informeerimine personaliga seotud muudatustest ja otsustest ning arendus- ja koolutsvõimalustest · Personalialaste ettepanekute tegemine juhtkonnale · Töötajate informeerimine tööandajaga saavutatud kokkulepetest Nõustamine ja tööalaste suhete korraldamine · Töödistsipliini jälgimine · Konfliktide reguleerimine · Individuaalkonsultatsioonide läbiviimine
ülesannete ja kohustuste täitmist. Mida suurem on asutuse sõltuvus teabe olemasolust ja kättesaadavusest, seda kõrgemad on asutuse nõuded dokumentide haldamisele. Haldamist reguleeritakse erinevate normatiivaktidega. Nende hulka kuuluvad: seadused (näiteks, Arhiiviseadus, Avaliku teabe seadus, Isikuandmete kaitse seadus, Töölepinguseadus); Vabariigi Valitsuse määrused (näiteks, Asjaajamiskorra ühtsed alused, Arhiivieeskiri); ministri määrused ja käskkirjad; kohaliku omavalitsuse määrused; eesti ja rahvusvahelised standardid (näiteks, EVS 8:2000 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas); soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava dokumendid. Peale normatiivakte on olemas ka asutuse sisedokumendid, millest tema peab lähtuma oma asjaajamise ja arhiivitöö tegemisel:
korraldamine; töötajatele dok hald alase koolituse korraldamine ; erialane nõustamine Dokumendihaldus- halduse ala, mis tegeleb dok loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ja eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealjuures organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info dok.süsteemi hõlmamise ja dokumentidega alalhoidmisega. Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid- arhiivieeskiri, asjaajamiskorra ühtse alused. Dokumendihaldussüsteem- dok haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagasmise elektrooniline tarkvara. Dokumendi sisu- info, tähendus enda jaoks. Dokumendisüsteem riist ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dok hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Koosneb: dokumendid, dokumentide haldamise toimingud, inimesed ja tehnoloogia. Omadused:
põhiõiguste ja põhivabaduste kaitsmine kooskõlas avalike huvidega Digitaalallkirjaseadus – digitaalallkirja kasutamiseks vajalikud tingimused. Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus Andmekogude seadus Haldusmenetluse seadus Avaliku teenistuse seadus Töölepinguseadus Keeleseadus Äriseadustik Vabariigi valitsuse määrused Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Muud Ministri määrused Ministeeriumi käskkirjad Standardid EVS-ISO 15489-1:2004 üldnõuded EVS-ISO 15489-2:2004 juhised Muud juhendmaterjalid Rahvusarhiivi juhised Riigikantselei juhendmaterjalid Organisatsiooni dokumendisüsteemi loomine: süsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine asjaajamiskord – esitab nõuded orgi-i dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest
5) tagab oma pädevuse ja saadud volituste piires ministeeriumi eelarvevahendite täpse ja otstarbeka kasutamise; 6) esindab osakonda osakonnale pandud ülesannete täitmisel ning annab osakonna nimel osakonna pädevusse kuuluvates küsimustes teavet, arvamusi ja kooskõlastusi; 7) allkirjastab või viseerib dokumendid kooskõlas osakonna põhimääruse, ministeeriumi asjaajamiskorra ja muude õigusaktidega; 5. Ministri nõunikud 1) Ministri nõunikud alluvad vahetult ministrile, kes nad ametisse nimetab ja ametist vabastab. 2) Nõuniku teenistuskohustused, õigused ja vastutus ning alluvus määratakse nõuniku ametijuhendis, mille kinnitab vastavalt nõuniku alluvusele kas minister või kantsler. 6. Ministeeriumi nõunikud 1) Ministeeriumi nõunikud alluvad kantslerile või asekantslerile. Ministeeriumi nõunikud nimetab
t informatsiooni kui asutuse vara) üle otsustamine oleneb suuresti töötaja sisetundest, tuleb asutuse juhtkonnal töötajaile teadvustada, et dokumendi väärtusega e-kirjad on asutusele kuuluv vara ning töötajate ülesanne on neid säilitada, organiseerida ja hallata nii, et nad oleksid juurdepääsetavad ja kasutatavad. Dokumendihaldurite ettepanekute kohaselt tuleb e-posti haldamise nõuded viia vastavusse asutuse asjaajamiskorra ja muude regulatiivsete dokumentidega. Traditsioonilise paberkandjal kirja asemel kasutatakse ametialase teabe vahendamisel üha rohkem e-posti. Dokumendi väärtusega e-kirjade haldamine seab täiendavaid nõudeid nii riiklike regulatsioonide ajakohastamisele kui ka asutustesisestele regulatsioonidele ja normatiividele ning avaliku sektori töötajate teadlikkusele, oskustele ja koolitusvajad 10. Kui kirja koostamisel vajad abi, millisest dokumendist juhinduda?
1. Nimetage dokumendihaldust reguleerivaid õigusakte (7) Arhiiviseadus Arhiivieeskiri Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Asjaajamiskorra ühtsed alused Isikuandmete kaitse seadus Äriseadustik, mittetulundusühingute seadus 2. Nimetage Eestis kasutusel olevaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (6) Livelink - maailma maastaabis turuliider organisatsiooni teabehalduslahenduste hulgas (Gartner Group). Samuti enimlevinud maailma suurlahendus Eesti turul (11 installatsiooni). Tegu on veebipõhise lahendusega, mis ühendab kogu funktsionaalsuse,
tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus (arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse (konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus. Arhiivikirjelduse koostamine. Hoiule antavate pikaajaliste digitaaldokumentide tervikkirjeldus koostatakse kahes osas arhiivimoodustaja kirjeldusena ja arhiiviainese (funktsiooni, sarja, toimiku, dokumendi) hierarhilise kirjeldusena. Kirjelduste koostamisel taaskasutatakse UAMis võimalikult palju EDHSis juba olemasolevaid metaandmeid. Kui
annaabi.ee 
