FOTODE, FILMIDE, HELI NING VIDEOSALVESTISTE SÄILITAMINE TEEMAD: Sissejuhatus ( kogude korrastamise üldised põhimõtted, hindamine, hävitamise kriteeriumid, kirjeldamine) Fotode korrastamine Fotomaterjalide hoiutingimused Filmide korrastamine Heli ja videosalvestiste korrastamine Foto-, filmi-, video- ja helidokumentide säilitustingimused SISSEJUHATUS Audiovisuaalse info levik ja selle osakaal on viimastel kümnenditel tõusnud. Enamasti suhtutakse audiovisuaalsesse ainesse kui illustreerivasse materjali. Audiovisuaalsel ( edaspidi a/v) ainesel on eelkõige informatiivne väärtus ja andmetõestusväärtus. Peab rõhutama, et oma olemuselt on audiovisuaalsed salvestised veel ka kellegi looming, teos, mille puhul tuleb silmas pidada autoriõigust. Kogude korrastamise põhimõtted: Korrastamine sõltub kogude omaniku olemusest ja vajadusest kogusid kasutada. Sellest tulenevalt on juhendi sihtgr...
Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu ja vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Asutuse või isiku
laadi küsimustest: dokumendi elukäigu kontseptsioonist, dokumendisüsteemi koos- tisosadest ja normatiivsest keskkonnast, mis moodustab mõttelise raamistiku kogu juhises käsitletu mõistmiseks. 6., 7. ja 8. peatükk pööravad tähelepanu dokumendihalduse alusdokumentide (asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu) ning arhivaalide loetelu väljatöötamisele ja juurutamisele. Lisatud on selgitavaid skeeme ja näiteid. Dokumendi- ja arhiivihaldus 1.3 Märkused, ettepanekud ja versioonid Rahvusarhiiv on tänulik, kui juhisega tutvunud ja seda praktikas kasutanud asutuste töötajad annavad juhise kohta tagasisidet. Märkused ja ettepanekud palume saata rahvusarhiivile aadressil [email protected]. Juhis avaldatakse trükis ning rahvusarhiivi veebis aadressil www.ra.ee. Rahvusarhiivi
haldamine dokumendihaldussüsteemid, arvutikiri, vormistamise oskus, arvuti vastutustundlikkus, arvuti kasutamine, kutsealaga seotud kasutamise oskus, keeleoskus süsteemsus, korrektsus, õigusaktid usaldusväärsus arhiivitöö arhiivihaldus oskus korraldada arhiivitööd süsteemsus, korrektsus, korraldamine usaldusväärsus telefonitöö ja info- teeninduskultuur (suhtlustehnikate oskus konflikte lahendada, usaldusväärsus, vahetus; valdamine, koostöö, kliendi-teenindus, orienteeruda situatasioonis, tolerantsus, verbaalne
3. Rahvusarhiivi tegevused hindamise läbiviimisel (kes on arhiivimoodustaja, kuidas selgitatakse välja arhivaalid) Arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhiivimoodustaja esitab dokumentide liigitusskeemi rahvusarhiivile kooskõlastamiseks, ja tema dokumentidest selgitatakse välja arhivaalid., need dokumendid mis saavad arhiiviväärtuse antakse üle rahvus arhiivile. 4. Arhiivihalduse mõiste ja tegevused, mida arhiivihaldus hõlmab (millal tekib arhiiv, kuidas pidada arvet lõpetatud toimikute üle, kuidas dokumente asutuses hoida) Arhiivihaldus hõlmab dokumentide haldamise toiminguid, mille hulka kuulub dokumentide väärtuse (säilitustähtaja) kindlakstegemine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine. 5. Arhiivi koosseisu ülevaade (miks, kuidas, millal)
ARHIIVIVÄÄRTUSE OMISTAMINE Dokumentidele määratakse säilitustähtaeg eesmärgiga tagada, et neid hoitakse alles nii kaua kui neid vajatakse. Säilitustähtaja määramiseks analüüsitakse dokumendi väärtust asutuse jaoks, sh võimalikku kasutamist. Võib öelda, et säilitustähtaeg ongi dokumendi väärtuse hinnang. Põhimõte on, et dokumente tuleb hoida nii kaua kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Säilitustähtaeg määratakse kõikidele asutuse dokumendiliikidele. Säilitustähtaeg võib tuleneda mõnest õigusaktist näiteks Raamatupidamisseadus sätestab säilitustähtajad raamatupidamise dokumentidele. Samuti on säilitustähtajad esitatud ministeeriumide koostatud dokumentide näidisloeteludes. Lõplikult määrab aga säilitustähtaja oma asutuses olemasolevatele dokumendiliikidele ikka asutus ise. Säilitustähtaeg määratakse üldiselt täisaastates 3 aastat, 10 aastat, 50 aastat. Vahel on vaja siduda säilitustähtaeg mingi sündmuse t...
ARHIIVINDUSE ALUSED KORDAMINE JA EKSAMIPILETID 2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel
• Avaliku teabe seadus • Digitaalallkirja seadus • Haldusmenetluse seadus • Isikuandmete kaitse seadus • Keeleseadus • Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus • Riigivapi seadus • Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus • Vabariigi Valitsuse seadus Määrused: • Arhiivieeskiri • Asjaajamiskorra ühtsed alused Kust leida vastused ja õppida: *) Dokumendi- ja arhiivihaldus. Rahvusarhiivi juhised. [P. Noodapera, T. Tarandi, H. Vares]. Tartu: Rahvusarhiiv, 2009. *) Standard EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1, Üldnõuded. Eesti Standardikeskus. [Tallinn]: Eesti Standardikeskus, [2004]. *) Kutsestandard Dokumendihaldur, tase 6 (2014-2019). http://www.kutsekoda.ee/et/kutseregister/kutsestandardid/10541427/pdf/dokumendihaldur- tase-6.6.et.pdf (Leidub ka ÕIS-is õppematerjalide juures)
Korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: o ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; o üksikarhivaalist (kiri, foto jne). 7. Mis on liigitusskeem? Asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. 8. Nimeta, missugused on põhilised dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid (vt: RA juhis Dokumendi- ja arhiivihaldus. 2009, skeem lk. 22) Protsessid võivad toimuda paralleelselt või siin toodust teises järjekorras. 9. Kes või mis on arhiivimoodustaja? Asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. 10. Mis on asjaajamiskord? Alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht. 11. Mis on dokumentide loetelu? Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide
korrektselt, otsimise ning tundma etiketti ja organisatsiooni vajadust suhtlemispsühho- loogiat B.2.2 1) dokumendi- ja Dokumendi- ja Korrektsus 1) juhindub töös dokume Dokumendihald arhiivihaldust arhiivihaldus, Algatusvõime liigitamise põhimõtetest use reguleerivad Oskuslik kohuse- ja järgib dokumentide loete korraldamine õigusaktid arvutiprogrammid vastutustundlik- teeb vajadusel ettepaneku (seadused, e kasutamine kus 2) registreerib dokument määrused); vastavalt nõuetele
· Kutse-eetika. · Juhiabina töötades kuuluvad vajalike üldteadmiste hulka lisaks: · Poliitikas ja kultuuris orienteerumine · Üld- ja sotsiaalpsühholoogia · Ärieetika olemus. · Sekretäritöö põhioskuste ja teadmiste hulka kuuluvad: · Kutsealaga seotud õigusaktid · Büroo- ja sidetehnika kasutamine · Arvutikiri · Dokumendi- ja arhiivihaldus · Teeninduskultuur (suhtlemine - kommunikatsiooniteooria alused erinevate suhtlustehnikate valdamine, kiire orienteerumine situatsioonis, rollitaju, koostööoskus; klienditeenindus teeninduskultuuri alused, konfliktide lahendamine, kiituste ja kaebuste käsitlemine, positiivse mulje loomine, erivajadustega klientide, nagu puuetega inimesed, vanurid, jt. teenindamine, erineva kultuuritaustaga klientide teenindamine) · Etikett
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus: seire, eraldamine, auditeerimine. Erinevad korrastussüsteemid. Eri aegadel on arhiivide korrastamiseks ja kirjeldamiseks
TALLINNA ÜLIKOOL Digitehnoloogiate Instituut Piret Gilden Arhiivihaldus FILMIARHIIV Referaat Õppejõud: Liivi Aarma Tallinn 2015 1 SISUKORD Sissejuhatus........................................................................................................................................3 Filmiarhiivi ajalugu............................................................................................................................3
Organisatsioonid peavad olema teadlikud vajadusest Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus luua dokumendid seaduste kohaselt Dokumendihalduse ABC säilitada dokumente seaduste kohaselt Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi vältida riske dokumentide säilitamisel ja kasutamisel. Dokumendi- ja arhiivihaldus Arhiivipüsimaterjalide loetelu Digitaalse info hoidmine CD-Ril Eesti Standardikeskus Ohuplaani koostamine Dokumentide näidisloetelu koostamine http://www.evs
valdkondi. Pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmine Rahvusarhiivi, Arhiivikirjelduse elementide loetelu, 2012 2012 Veekahjustustega arhivaalide käsitsemine, 2011 Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine, 2010 Arhivaalide üleandmine, 2009 Dokumendi- ja arhiivihaldus, 2009 Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded, 2008 (uuendamisel) Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine, 2008 Isikuarhiivide korrastamine, 2007 Mittetulundusühingute arhiivide korrastamine, 2007 Arhiivimaterjalide eksponeerimine, 2006 Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks, 2006
muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest. 3.3.1 Vead ja riskid Mõned ettevõtted asjaajamiskorra pidamisel teevad vigu, millest võivad tulla riskid. Ülevaade enam levinud vigades ja tulenevatest riskidest on toodud tabelis 1. Viga Veast tulenevad riskid ja mõjud Asutusel puudub asjaajamiskord. Asjaajamistoimingud on reguleerimata, dokumendi- ja arhiivihaldus võivad olla puudulikud, õigusaktiga pandud kohustuse rikkumine. Asjaajamiskorras ei ole kajastatud e-kirjade Asutuse tegevus võib osaliselt jääda haldamist. dokumenteerimata. Asjaajamiskorrast ei selgu töötajate ja/või Olulised toimingud võivad jääda tegemata,
Koos kirjaliku teoreetilise osaga tuleb esitada ka töökoha tõend. Tööajatabelite ja töökoha tõendi näidised on TTG kodulehel (www.tg.edu.ee: Õppijatele – Eksamid ja lõputööd) ja Moodle’is TTG digikursusel „Gümnaasiumi lõputöö“. Tööpraktika teoreetilise osa kirjutamisel lähtub õppija järgmistest punktidest: praktikaorganisatsiooni tutvustus; praktika sooritamise ametikoht (kui on eraldi ametikoht), töökogemuse sisu lühidalt (nt dokumendi- ja arhiivihaldus, personalitöö, raamatupidamine, programmeerimine, vms); peamised tööülesanded ja kohustused praktikakohal ning nende täitmiseks vajalikud teadmised ja oskused; oma ettevalmistuse analüüs ja hindamine: teoreetilise ja praktilise ettevalmistuse tase tööülesannete täitmiseks, tugevad ja nõrgad küljed; tööülesannetega toimetuleku analüüs ja hinnang sellele; praktikakogemusest saadud teadmiste ja oskuste analüüs ja hindamine;
tagada asutuse ühtne valmisolek hädaolukorraks. 90% 78,6% 80% 71,4% 70% 60% 50% JAH 40% EI 29% 30% 21% 20% 10% 0% Kriisireguleerimisplaan Dokumendi- ja arhiivihaldus asutuses kriisireguleerimisplaani osana Joonis 2.2 Valitsusasutuste kriisireguleerimisplaanide olemasolu 42 Uuringu tulemusena selgus, et vastanud valitsusasutustest puuduvad praeguse seisuga 71,4%-l kriisireguleerimisplaan. Sellest võib järeldada, et asutustes puudub terviklik valmisolek kriisi lahendamiseks ja asjakohaste meetmete süsteem. Jooniselt 2.2 võib
kasutamisele ja haldamisele. Infosüsteemide andmevahetuskiht (edaspidi X-tee) on asutuste ja isikute vahelist turvalist ja tõestusväärtust tagavat internetipõhist andmevahetust ning riigi infosüsteemile turvalist juurdepääsu võimaldav tehniline infrastruktuur ja organisatsiooniline keskkond. Rahvusarhiivi juhised Rahvusarhiiv annab välja soovituslikke juhiseid nõustamaks dokumendi- ja arhiivihalduse erinevaid valdkondi. Dokumendi ja arhiivihaldus Eesmärk on anda soovitusi riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele dokumentide ja arhiivide haldamiseks. Käsitlusala: dokumendihalduse korraldus; dokumendisüsteem; asjaajamiskord ja selle väljatöötamine, asjaajamiskorra sisu; dokumentide loetelu ja selle väljatöötamine; arhiivi koosseis (arhivaalide loetelu ptk) ja paberkandjal, digitaal ja hübriid dokumendid arhiivis. Arhiivikirjelduse elementide loetelu
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
