KONTROLLTÖÖ KÜSIMUSED Asjaajamise eesmärk-on tagada asutuse töö vastavalt õigusaktidest ja standartites kehtestaud vorminõuetele. Mis on dokumenidhaldus-halduse ala,mis tegeleb dokumentide loomise,saamise,alalhoidmise,kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega Dokument-organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate täitmise või äritegevuse käigus loodud,saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon. Dokumendi haldamise toimingud-dokumentide loomine ja saamine,registeerimine,liigitamine, Säilitustähtaja määramine,säilitamine,juurdepääsu tagamine,dokumentide kasutamise jälgimine. Dokumendi elukäik-toimingud dokumentidega alates selles loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutuss ülekandmiseni. ÕIGUSAKTID: Arhiiviseadus-seadus sätestab arhivaalise kogumise,hindamise,arhiveerimise,säilitamise ja nende juurde- pääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused. Ariivieeskiri-sätestab dokumentid...
Olenevalt haldusdokumendi liigist vormistatakse dokument kas dokumendiplangile või valgele paberile. Asutuse dokumendiplangi turvaelemendiks on värvitrükk. Asutuses toimub dokumentide vormistamine ja allkirjastamine nii paberkandjal, kui elektrooniliselt. 2.4.1 Dokumendiplangid Asutuses on kasutusel nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt kahte liiki dokumendiplangid: kirjaplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm); üldplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm). 2.4.2 Kirjaplangile vormistatavad dokumendid ametikirjad. 2.4.3 Üldplangile vormistatavad dokumendid Koosolekute protokollid, nõukogu otsused, juhatuse otsused, korraldused, käskkirjad, ringkirjad, teated, aktid. 2.4.4 Valgele paberile vormistatavad dokumendid Asutusesisene kirjavahetus, dokumentide projektid/eelnõud, ühisdokumendid, st kui dokumendile kirjutavad alla kahe või enama asutuse esindajad ja juhendid. 2.4.5 Ümbriku vormistamine
2.Asutuse tegevuse piirdaatumid 3.Asutuse funktsioonid ja nende muutused Arhiiviteatis Arhiiviteatis on ametlikult tõestatud õiend, millel on juriidiline jõud. Sellega teatakse või kinnitatakse päringut. Teatist väljastatakse kodaniku avalduse põhjal. Teatis koostatakse asutuses säilitatavate originaaldokumentide alusel. Dokumentide tõestamata koopiate kasutamisel tehakse teatise tekstis selgitav märkus (tõestamata koopia). Arhiiviteatis koostatakse kirjaplangile ja nimetus on arhiiviteatis. Teatises tuuakse välja dokumentide nimetused ja daatumid, andmed esitatakse sündmuste järjekorras. Teatises tuuakse välja väljavõtteid dokumendist, paigutades need jutumärkidesse. Asutuse nimetused esmakordsel mainimisel kirjutakse täielikult välja. Korduval mainimisel kasutakse lühinimetusi. Teatise teksti järele paigutatakse aluseks olnud dokumentide arhiiviviidad (nt alus-viidad).
DOKUMENTATSIOONI KORDAMISKÜSIMUSED ARVESTUSEKS Organisatsiooni funktsioonid: - Juhtimine - Personalitöö - Raamatupidamine - Põhitegevus 1. Dokumendihalduse korralduse eesmärk- on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus 2. Valdkonna põhimõisted: dokumendihaldus- tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. arhivaal- dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või ühiskonnale. dokumendi elukäik- protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis dokumendisüsteem - isikute, dokumentide,...
Dokumendiplank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplangile kujundatakse püsielemendina kirjapeaväli: riigivapi kujutis, logo, autor (asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse või töötaja ametinimetus ehk dokumendi väljaandja). Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Dokumendiliigi plank, nt ametikirja, käskkirja jt plangid moodustatakse üldplangi alusel. Kirjaplangile kujundatakse lisaks kirjapeaväljale (autor, logo/vapp) ka kontaktandmete väli (organisatsiooni aadress, e-posti aadress, telefon, faks, registrikood jm, näiteks veebiaadress, arvelduskonto number, käibemaksukohuslase number jt. 5. Millised dokumendid kuuluvad registreerimisele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute dokumendiregistris? Registreerimisele kuuluvad: 1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
jälgida dok. liikumist ja menetlust reaalajas 5. otsida dokumente erinevate tunnuste alusel 6. ligipääsu jne Dokumentide tehniliseks vaatlemiseks on aega 1 tööpäev, või äärmisel juhul järgmine tööpäev Dokumendi täitmise aeg on vastavalt seaduses ettenähtud ajale või dokumendil märgitud tähtajale valesti saabunud kiri edastada hiljemalt 5 tööpäeva jooksul õigele adressaadile 2. DOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE Ametkirja vorming – vorm kahes eksemplaris (originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele) Vormingusse kuuluvad järgmised elemendid plangil paiknemise järjekorras: 1. autor – kirja sisu eest vastutav organisatsioon või isik (org, organisatsiooni allüksus, ametiisik, füüsiline isik) 2. logo/vapp – on kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund. 3. kasutamismärge – on kirja kasutamise korda tähistav märge, vormistatakse vajadusel. 4. adressaat – on org või isik, kellelele kiri suunatakse
Selleks võib olla taotlus, järelepärimine, tellimine, avaldus, esildis, kaebus jm. Vastuskiri koostatakse vastuseks algatusdokumendile või suuliselt edastatud informatsioonile. Vastused antakse küsimustele nende esitamise järjekorras. Eitavat vastust põhjendatakse, et ei tekiks täiendavat kirjavahetust. Vastuskirja kohustuslikuks rekvisiidiks on viide algatusdokumendi kuupäevale ja numbrile (lisa 4). Kaaskirjaga edastatakse dokumente või esemeid. Kaaskiri vormistatakse kirjaplangile ning selle tähtsaim osa on lisade loetelu. Kaaskirjale kirjutab alla töötaja, kes vastutab dokumendi õigeaegse edasitoimetamise eest. Kinnituskiri sisaldab kirjalikku lubadust tähtajaliselt täita võetud kohustused ja teostada teatud tingimustel mingi töö, tarnida kaup või sooritada maksed (lisa 5). Kinnituskirja andmise õigus on määratud töötaja volituste piiridega. Ametkirja vormistamise põhimõtted. 1. Ametikiri vormistatakse kirjaplangile. 2
2. Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus. 3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 1) värvitrükk; 2) vesimärk; 3) fooliumtrükk; 4) plankide nummerdamine; 5) reljeeftrükk; 6) reljeefpitsat. 9
paberdokumentide korral. 4.10.13. Koostaja ja/või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed 4.10.14. Asutuse registrikood 4.11. Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. 4.12. Dokumendid vormistatakse arvutil püstkirjas sriftiga Times New Roman, tähesuurusega 12 ja reavahega 1,5. Üld- ja kirjaplangile trükkimiseks: ülaäär 1,2 cm, alläär 1,2 cm, vasak veeris 3,0 cm, parem 1,5 cm. 4.13. Dokumendi teksti vormistamisel taandridu ei kasutata. 4.14. Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi. 4.15. Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. 5
Mooduli nimetus KARJÄÄRI PLANEERIMINE JA ETTEVÕTLUS Teema „Asjaajamine ja dokumendihaldus. Töötamise õiguslikud alused“ arvestuse kordamisküsimused. 1. Asjaajamise ja dokumendihalduse erisused. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamine - tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendihaldus - tegevused dokumendi-süsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks Nimeta riiklikud õigusaktid, mis reglementeerivad dokumenditöö korraldust organisatsioonis. Organisatsiooni tegevusi mõjutavad nõuded, mis tulenevad paljudest õigus- ja muudest normatiivaktidest: Seadused (AvTS) Vabariigi Valitsuse määrused (nt AÜA) Ministri määrused ...
garantiikirja, et makstakse peale sõitu või isegi siis kui ei sõideta). Garantiikirjal seadusandlikku võimu ei ole, on lubadus; sellel on psühholoogiline mõju. 1. Adressaat 2. Dokumendi liigi nimetus pealkirjaks 3. Sisu 4. Allkiri 5. Koostaja 6. Ametinimetus Teatis Teatis on arhivaalide põhjal antav kirjalik dokument. Nt makseteatis, tulumaksuteatis jm · Vormistatakse kirjaplangile · puuduvad pealkiri (on dokumendi liigi nimetus), pöördumine ja lõputervitus · Tekst pannakse kirja nagu see arhiivis või registris kirjas on · Antakse andmed isiku kohta: nimi, isikukood, sünniaeg · Viidatakse kirja aluseks olnud arhivaalidele · Märgitakse, kellele teatis on antud esitamiseks Tõend Kirjalik dokument, mis kirjeldab millegi tõele vastavust (oleviku kohta). · Tõend vormistatakse kirjaplangile
hoitakse dokumente asjaajamises. *Alatised ja pikaajalised dokumendid- arhiveeritakse *alatised ja pikaajalised arhivaalid arhiivihoidlasse *lühiajalised arhivaalid kas jäävad hoidlasse või hävitatakse , arhivaalid hoidlasse (arhiivi hoidlasse) Passiivne- alatised/pikaajalised . Tagatakse hoiutingimused, juurdepääs arhiiviväärtusega arhivaalid avalikku arhiivi ja ülejäänud hävitatakse, kui tähtaeg on. 116.Ametikirja eriliigid vormistatakse: organisatsiooni kirjaplangile 117.Mida tähendavad dokumendi metaandmed? Dokumendi konteksti, sisu ning loomise ajalugu kirjeldavad andmed. 118.Mis on organisatsiooni asjaajamise eesmärk? *kajastatava väärtusliku teabe talletamine ja säilitamine. *toetada ja tõestada organisatsiooni eesmärkide saavutamist 119.Mida tähendab SEIRE, AUDIT seire- (monitooring) on millegi muutuste pidev jälgimine (vaatlus) mingi ajavahemiku jooksul. Audit- info kogumine, mille käigus uuritakse midagi (toodet, ettevõtet, projekti)
· aadress; · adressaat; · kasutusmärge; · kontaktandmed; · koostaja; · lisaadressaat; · lisamärge; · pealkiri; · seosviit; · viit; · muud dokumendi elemendid. Dokumentide vormistamine Ametikiri Kõige sagedamini vormistatavaks dokumendiks üldse on kiri, mida kasutatakse informatsiooni edastamiseks kirjasaatjate vahel. Kirjasaatjateks võivad olla nii asutused kui ka üksikisikud. Ametikiri kirjutatakse vähemalt kahes eksemplaris, neist originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis paberilehele. Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida mida, millest ja kellele kirjutati. Kui ametikiri koostatakse kahe või enama ettevõtte nimel, vormistatakse see puhtale paberilehele, millele trükitakse ettevõtete rekvisiidid paralleelselt, ärinimede tähestikulises järjekorras. Kiri peaks sisaldama ainult ühte küsimust, sest siis on kirja lihtsam registreerida, täitmisele suunata ja hiljem toimikusse paigutada.
Asjaajamisõpe alammenüüst võib leida põhimõisteid, dokumendihalduse korraldust, dokumentide loomist ja õppeülesandeid. 3.1 E-kiri ja meilietikett Turismiettevõttes on suur osa elektroonilisel kirjavahetusel, e-kirja vahendusel suheldakse nii klientide kui partneritega. Elektroonilise suhtlemise teevad viisakaks kiire vastamine, kirja lühidus ning positiivne hoiak. (netietikett, 2009) Ametialases suhtlemises kasutatav e-kiri peab olema koostatud ja vormistatud sama ametlikuna kui kirjaplangile vormistatud kiri. E-kiri koosneb kahest osast: 1. Päis Aadress Teema 2. Sõnumi kehast (e-kirja tekst) 1) Seosviit 2) Kuupäev ja viit 3) Pöördumine või adressaat 4) Tekst 5) Allkirjastaja 6) Allkiri 7) Koostaja E-kirja vormingu elementidega näite saab näha siit . 18 4 ARVUTIKIRI
püsielementid Dokumendiplangi omavad : 1) asutused ettevõtted firmad 2) selle struktuuri üksused, kui nii on ette nähtud põhikirjas. 3) ametiisikud, kellel on õigusakto andmise õigus. Õigusaktid on : käskkirjad, korraldused, määrused, otsused. Kohustuslikud elemendid : dokumendi autor (firma nimi) dokumendi liigi nimetus kuupäev number tekst allkiri Plangiliigid : üldplank, kirjaplank Plankide kasutamine : kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. üldplangile vormistatakse käskkirjad, korraldused, aktid, esildised, protokollid, asutuse sisesed dokumendid. otstarbekas on kasutada valmistatud dokumendiliigi planke. planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. valgele paberile vormistatakse käskkirjaga kinnitatavad dokumendid. Turvaelemendid : Kirjaplangid valmistatakse alati trükikojas, kus neile lisatakse turvaelement. See on vajalik, et a) tagada nende võltsimiskindlus
nimetus, kinnitusmärge, pöördumine, lisade märge, lisaadressaadid, eraldada täiendava reavahega kooskõlastusmärge Ametikiri Ametikirja eriliigid Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris Järelpärimine Originaal kirjaplangile Tellimiskiri Ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele Meeldetuletuskiri (võlanõue) Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga Kaebus (pretensioon) Organisatsiooni jääv kiri säilitatakse dokumendisüsteemis Vabanduskiri
Õigusaktid (käskkkirjad, korraldused) Protokollid Aktid jt dokumendid Plangile ei vormistata õiguakti lisa. Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljd teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Ametikiri koostatakse infovhetuse eesmärgil, adresseeritakse juriidilisele või füüsilisels isikule ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris: originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale pberilehele. Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida: mida, millest ja kellele kirjutati. Ametikirja vormingu elemendid on: 1. Autor- on kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik. 2. Logo/vapp- on kirja autorit identifitseeriv visualne kujund. Asukoht:asub kirjapeaväljal, ei kasutata kirja taustana 3. Kasutusmärge- on kirja kasutamise korda tähistav märge, vormistatakse vajadusel
ASJAAJAMINE Avaldus, CV, personaalkirjad Tööle kandideerija tüüpvead intervjuul 1. Kandidaadid loetlevad paljulubavaid omadussõnu, mida tööandja nende arvates kuulda tahab. Näiteks: "Olen lojaalne, hea suhtleja, pühendunud, intelligentne ja väga töökas." Need väited ei sisalda informatsiooni. 2. Intervjueeritav ei vasta seda, mida tunneb, vaid seda, mida tööandja kuulda tahab, näiteks müüjaks kandideerija ütleb, et on eluaeg unistanud saada kassapidajaks. See on võlts ja paistab läbi. 3. Kohe küsitakse palka, enne kui on saadud ülevaade täpsetest tööülesannetest. 4. Kandidaat on hästi kahtlev ja pole endas kindel, kas ikka tahab tööd. 5. Kandidaat püüab tööandjale selgeks teha, et kõik ülejäänud töökohad olid nõmedad. 6. Kandidaat püüab väita, et kõik eelnevad ülemused on olnud halvad ja teda taga kiusanud. 7. K...
isikule ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Adressaat hindab alateadlikult dokumendi välist külge juba enne sisuga tutvumist. Tuleb meeles pidada, et olulised on dokumendi plank, selle kujundus ja paberi kvaliteet, samuti teksti paigutamise korrektsus, vastavus asjaajamise heale tavale. Kiri, mis kubiseb kirjavigadest, jätab mulje, et ei viitsita kirjatükke üle lugeda ega hoolita heast tavast. Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris: originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale paberlehele. Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida: mida, millest ja kellele kirjutati. Erandiks on tänukirjad, õnnitlused ja kaastundeavaldused, mida vormistatakse üldplangile, kui esindusplank puudub. Ametikirjade hulka kuuluvad järelepärimine, tellimiskiri, võlanõue, pretensioon, volikiri, garantiikiri, soovituskiri, äraütlemiskiri, teatis, tõend, avaldus, tänukiri, õnnitluskiri, kaastundekiri, memo, kutse vastuvõtule jne
14) tekst, 15) tervitusvormel, 16) allkiri, 17) märkus lisade kohta, 18) lisaadressaadid (jaotuskava), 19) kooskõlastusmärge, 20) viisa, 21) pitsat, 22) märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta (EELNÕU, ÄRAKIRI, KOOPIA, VÄLJAVÕTE), 23) ärakirja, koopia, väljavõtte tõestusmärge, 24) koostaja nimi ja telefoninumber, 25) arvutifaili tähis, 26) kontaktandmed Plankidele trükitakse rekvisiidid või tähistatakse nende asukohad järgmiselt: · kirjaplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ,3 ja 26 ning võidakse tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 7 asukohad (vt joonis 5.1.2.), · üldplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ja 3 ning võidakse tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 8 asukohad (vt joonis 5.1.1.), · dokumendiliigi plangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ,3 ja 4 ning vastavale dokumendiliigile omaste rekvisiitide trafarettosad. Rekvisiitide 5, 6 ja 8 asukohad võidakse tähistada. 5
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
