Volikirjas isikukoodi kasutamine on lubatud seadusega pandud ülesannete täitmiseks või isiku nõusolekul. Tõend- on kirjalik dokument, mis tõendab mingit fakti. Organisatsioon annab tõendi välja kui on vaja organisatsiooniga seotud fakti tõendada, näiteks kinnitada isiku kuuluvust, omadusi, mingit olukorda jne.Tõendis ei vormistata pealkirja, pöördumist ega lõputervitust.Tõend kinnitatakse pitseriga. Missugusele plangile vormistatakse kirjad? Kirjaplangile Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad? Algatuskirjad,vastuskirjad,kaaskirjad Nimeta 4 ametikirjade eriliiki? Järelpärimiskiri,garantiikiri,meeldetuletuskiri,tõend,volikiri Protokoll-on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigus. Protokollis fikseeritakse vastuvõetud otsused. Protokollis tuleb kirja panna, millal koosolek toimus, kes osalesid, kes-mida ütles, mida otsustati. Käskkiri-organisatsiooni tegevust korraldav haldusakt
Olenevalt haldusdokumendi liigist vormistatakse dokument kas dokumendiplangile või valgele paberile. Asutuse dokumendiplangi turvaelemendiks on värvitrükk. Asutuses toimub dokumentide vormistamine ja allkirjastamine nii paberkandjal, kui elektrooniliselt. 2.4.1 Dokumendiplangid Asutuses on kasutusel nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt kahte liiki dokumendiplangid: kirjaplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm); üldplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm). 2.4.2 Kirjaplangile vormistatavad dokumendid ametikirjad. 2.4.3 Üldplangile vormistatavad dokumendid Koosolekute protokollid, nõukogu otsused, juhatuse otsused, korraldused, käskkirjad, ringkirjad, teated, aktid. 2.4.4 Valgele paberile vormistatavad dokumendid Asutusesisene kirjavahetus, dokumentide projektid/eelnõud, ühisdokumendid, st kui dokumendile kirjutavad alla kahe või enama asutuse esindajad ja juhendid. 2.4.5 Ümbriku vormistamine
2.Asutuse tegevuse piirdaatumid 3.Asutuse funktsioonid ja nende muutused Arhiiviteatis Arhiiviteatis on ametlikult tõestatud õiend, millel on juriidiline jõud. Sellega teatakse või kinnitatakse päringut. Teatist väljastatakse kodaniku avalduse põhjal. Teatis koostatakse asutuses säilitatavate originaaldokumentide alusel. Dokumentide tõestamata koopiate kasutamisel tehakse teatise tekstis selgitav märkus (tõestamata koopia). Arhiiviteatis koostatakse kirjaplangile ja nimetus on arhiiviteatis. Teatises tuuakse välja dokumentide nimetused ja daatumid, andmed esitatakse sündmuste järjekorras. Teatises tuuakse välja väljavõtteid dokumendist, paigutades need jutumärkidesse. Asutuse nimetused esmakordsel mainimisel kirjutakse täielikult välja. Korduval mainimisel kasutakse lühinimetusi. Teatise teksti järele paigutatakse aluseks olnud dokumentide arhiiviviidad (nt alus-viidad).
Planke eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis. Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid, aktid, esildised (dokumente mis ei adresseerita) Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad, mis on moodustatud üldplangi alusel. 9. Dokumentide põhiliigid on kirjad, akt Protokoll 10. Organisatsioonisisesed õigusaktid (käskkiri, otsus) millal koostatakse? Käskkiri- on korraldav dokument, mille annavad välja organisatsiooni (asutuse, ettevõte) juht ja tema asetäitjad ainujuhtimise põhimõttel ja oma pädevuse kohaselt, et lahendada organisatsiooni korraldusküsimusi.
Dokumendiplank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplangile kujundatakse püsielemendina kirjapeaväli: riigivapi kujutis, logo, autor (asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse või töötaja ametinimetus ehk dokumendi väljaandja). Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Dokumendiliigi plank, nt ametikirja, käskkirja jt plangid moodustatakse üldplangi alusel. Kirjaplangile kujundatakse lisaks kirjapeaväljale (autor, logo/vapp) ka kontaktandmete väli (organisatsiooni aadress, e-posti aadress, telefon, faks, registrikood jm, näiteks veebiaadress, arvelduskonto number, käibemaksukohuslase number jt. 5. Millised dokumendid kuuluvad registreerimisele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute dokumendiregistris? Registreerimisele kuuluvad: 1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
liikumist ja menetlust reaalajas 5. otsida dokumente erinevate tunnuste alusel 6. ligipääsu jne Dokumentide tehniliseks vaatlemiseks on aega 1 tööpäev, või äärmisel juhul järgmine tööpäev Dokumendi täitmise aeg on vastavalt seaduses ettenähtud ajale või dokumendil märgitud tähtajale valesti saabunud kiri edastada hiljemalt 5 tööpäeva jooksul õigele adressaadile 2. DOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE Ametkirja vorming – vorm kahes eksemplaris (originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele) Vormingusse kuuluvad järgmised elemendid plangil paiknemise järjekorras: 1. autor – kirja sisu eest vastutav organisatsioon või isik (org, organisatsiooni allüksus, ametiisik, füüsiline isik) 2. logo/vapp – on kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund. 3. kasutamismärge – on kirja kasutamise korda tähistav märge, vormistatakse vajadusel. 4
Selleks võib olla taotlus, järelepärimine, tellimine, avaldus, esildis, kaebus jm. Vastuskiri koostatakse vastuseks algatusdokumendile või suuliselt edastatud informatsioonile. Vastused antakse küsimustele nende esitamise järjekorras. Eitavat vastust põhjendatakse, et ei tekiks täiendavat kirjavahetust. Vastuskirja kohustuslikuks rekvisiidiks on viide algatusdokumendi kuupäevale ja numbrile (lisa 4). Kaaskirjaga edastatakse dokumente või esemeid. Kaaskiri vormistatakse kirjaplangile ning selle tähtsaim osa on lisade loetelu. Kaaskirjale kirjutab alla töötaja, kes vastutab dokumendi õigeaegse edasitoimetamise eest. Kinnituskiri sisaldab kirjalikku lubadust tähtajaliselt täita võetud kohustused ja teostada teatud tingimustel mingi töö, tarnida kaup või sooritada maksed (lisa 5). Kinnituskirja andmise õigus on määratud töötaja volituste piiridega. Ametkirja vormistamise põhimõtted. 1. Ametikiri vormistatakse kirjaplangile. 2
2. Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus. 3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 1) värvitrükk; 2) vesimärk; 3) fooliumtrükk; 4) plankide nummerdamine; 5) reljeeftrükk; 6) reljeefpitsat. 9
paberdokumentide korral. 4.10.13. Koostaja ja/või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed 4.10.14. Asutuse registrikood 4.11. Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. 4.12. Dokumendid vormistatakse arvutil püstkirjas sriftiga Times New Roman, tähesuurusega 12 ja reavahega 1,5. Üld- ja kirjaplangile trükkimiseks: ülaäär 1,2 cm, alläär 1,2 cm, vasak veeris 3,0 cm, parem 1,5 cm. 4.13. Dokumendi teksti vormistamisel taandridu ei kasutata. 4.14. Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi. 4.15. Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. 5
dokumenteerida, siis on see pöördumine selgitustaotlus ja sellele vastatakse märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seaduses ettenähtud korras. 5. Dokumendi kohustuslikud elemendid. 1) autor; 2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkirjastaja. 6. Millised dokumendiplangid on üldjuhul organisatsioonis kasutusel? Kirjaplank ja üldplank Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Nimeta dokumentide liigid. Dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti, leidmine sarnaste tunnuste põhjal lihtsam dokumendiliikidena (käskkirjad, protokollid, aktid) asjadena (kirjavahetus) järelevalvetoimikutena Liigitusskeem kehtestatakse dokumentide loetelus 8. Nimeta kirja elemente. Kirja elemendid on: 1) Autor 2) Logo 3) Juurdepääsumärge 4) Adressaat 5) Aadress 6) Kuupäev 7) Viit 8) Seosviit
garantiikirja, et makstakse peale sõitu või isegi siis kui ei sõideta). Garantiikirjal seadusandlikku võimu ei ole, on lubadus; sellel on psühholoogiline mõju. 1. Adressaat 2. Dokumendi liigi nimetus pealkirjaks 3. Sisu 4. Allkiri 5. Koostaja 6. Ametinimetus Teatis Teatis on arhivaalide põhjal antav kirjalik dokument. Nt makseteatis, tulumaksuteatis jm · Vormistatakse kirjaplangile · puuduvad pealkiri (on dokumendi liigi nimetus), pöördumine ja lõputervitus · Tekst pannakse kirja nagu see arhiivis või registris kirjas on · Antakse andmed isiku kohta: nimi, isikukood, sünniaeg · Viidatakse kirja aluseks olnud arhivaalidele · Märgitakse, kellele teatis on antud esitamiseks Tõend Kirjalik dokument, mis kirjeldab millegi tõele vastavust (oleviku kohta). · Tõend vormistatakse kirjaplangile
hoitakse dokumente asjaajamises. *Alatised ja pikaajalised dokumendid- arhiveeritakse *alatised ja pikaajalised arhivaalid arhiivihoidlasse *lühiajalised arhivaalid kas jäävad hoidlasse või hävitatakse , arhivaalid hoidlasse (arhiivi hoidlasse) Passiivne- alatised/pikaajalised . Tagatakse hoiutingimused, juurdepääs arhiiviväärtusega arhivaalid avalikku arhiivi ja ülejäänud hävitatakse, kui tähtaeg on. 116.Ametikirja eriliigid vormistatakse: organisatsiooni kirjaplangile 117.Mida tähendavad dokumendi metaandmed? Dokumendi konteksti, sisu ning loomise ajalugu kirjeldavad andmed. 118.Mis on organisatsiooni asjaajamise eesmärk? *kajastatava väärtusliku teabe talletamine ja säilitamine. *toetada ja tõestada organisatsiooni eesmärkide saavutamist 119.Mida tähendab SEIRE, AUDIT seire- (monitooring) on millegi muutuste pidev jälgimine (vaatlus) mingi ajavahemiku jooksul.
· aadress; · adressaat; · kasutusmärge; · kontaktandmed; · koostaja; · lisaadressaat; · lisamärge; · pealkiri; · seosviit; · viit; · muud dokumendi elemendid. Dokumentide vormistamine Ametikiri Kõige sagedamini vormistatavaks dokumendiks üldse on kiri, mida kasutatakse informatsiooni edastamiseks kirjasaatjate vahel. Kirjasaatjateks võivad olla nii asutused kui ka üksikisikud. Ametikiri kirjutatakse vähemalt kahes eksemplaris, neist originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis paberilehele. Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida mida, millest ja kellele kirjutati. Kui ametikiri koostatakse kahe või enama ettevõtte nimel, vormistatakse see puhtale paberilehele, millele trükitakse ettevõtete rekvisiidid paralleelselt, ärinimede tähestikulises järjekorras. Kiri peaks sisaldama ainult ühte küsimust, sest siis on kirja lihtsam registreerida, täitmisele suunata ja hiljem toimikusse paigutada.
Asjaajamisõpe alammenüüst võib leida põhimõisteid, dokumendihalduse korraldust, dokumentide loomist ja õppeülesandeid. 3.1 E-kiri ja meilietikett Turismiettevõttes on suur osa elektroonilisel kirjavahetusel, e-kirja vahendusel suheldakse nii klientide kui partneritega. Elektroonilise suhtlemise teevad viisakaks kiire vastamine, kirja lühidus ning positiivne hoiak. (netietikett, 2009) Ametialases suhtlemises kasutatav e-kiri peab olema koostatud ja vormistatud sama ametlikuna kui kirjaplangile vormistatud kiri. E-kiri koosneb kahest osast: 1. Päis Aadress Teema 2. Sõnumi kehast (e-kirja tekst) 1) Seosviit 2) Kuupäev ja viit 3) Pöördumine või adressaat 4) Tekst 5) Allkirjastaja 6) Allkiri 7) Koostaja E-kirja vormingu elementidega näite saab näha siit . 18 4 ARVUTIKIRI
püsielementid Dokumendiplangi omavad : 1) asutused ettevõtted firmad 2) selle struktuuri üksused, kui nii on ette nähtud põhikirjas. 3) ametiisikud, kellel on õigusakto andmise õigus. Õigusaktid on : käskkirjad, korraldused, määrused, otsused. Kohustuslikud elemendid : dokumendi autor (firma nimi) dokumendi liigi nimetus kuupäev number tekst allkiri Plangiliigid : üldplank, kirjaplank Plankide kasutamine : kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. üldplangile vormistatakse käskkirjad, korraldused, aktid, esildised, protokollid, asutuse sisesed dokumendid. otstarbekas on kasutada valmistatud dokumendiliigi planke. planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. valgele paberile vormistatakse käskkirjaga kinnitatavad dokumendid. Turvaelemendid : Kirjaplangid valmistatakse alati trükikojas, kus neile lisatakse turvaelement. See on vajalik, et a) tagada nende võltsimiskindlus
nimetus, kinnitusmärge, pöördumine, lisade märge, lisaadressaadid, eraldada täiendava reavahega kooskõlastusmärge Ametikiri Ametikirja eriliigid Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris Järelpärimine Originaal kirjaplangile Tellimiskiri Ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele Meeldetuletuskiri (võlanõue) Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga Kaebus (pretensioon) Organisatsiooni jääv kiri säilitatakse dokumendisüsteemis Vabanduskiri
Õigusaktid (käskkkirjad, korraldused) Protokollid Aktid jt dokumendid Plangile ei vormistata õiguakti lisa. Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljd teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Ametikiri koostatakse infovhetuse eesmärgil, adresseeritakse juriidilisele või füüsilisels isikule ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris: originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale pberilehele. Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida: mida, millest ja kellele kirjutati. Ametikirja vormingu elemendid on: 1. Autor- on kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik. 2. Logo/vapp- on kirja autorit identifitseeriv visualne kujund. Asukoht:asub kirjapeaväljal, ei kasutata kirja taustana 3. Kasutusmärge- on kirja kasutamise korda tähistav märge, vormistatakse vajadusel
tähestiku järjekorras võõrkeeltes.
Plangile trükitud elemendid peavad olema sellise tumedusastmega, et neid oleks võimalik
kopeerida.
Asutusele on kohustuslikud üldplank ja kirjaplank.
üldplank korraldavate dokumentide, aktide, protokollide ja muude mitteadresseeritavate
dokumentide vormistamiseks asutuse sisesed
kirjaplank ametikirjade vormistamiseks, väljasaadetavate kirjade originaalid vormistatakse
kirjaplangile lähevad majast välja
KIRJAMALL
Mallidest ja nende kasutamisest
Malle kasutame me dokumentide loomisel iga kord, kui me tekstitöötlusprogrammi tööle
paneme. MS Wordi käivitamisel võetakse uue dokumendi loomisel aluseks tühi
dokumendimall nimega Normal.dot, mis asub Windows keskkonnas vaikimisi iga kasutaja
profiilli kataloogis: C:/Documents and Settings/
isikule ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Adressaat hindab alateadlikult dokumendi välist külge juba enne sisuga tutvumist. Tuleb meeles pidada, et olulised on dokumendi plank, selle kujundus ja paberi kvaliteet, samuti teksti paigutamise korrektsus, vastavus asjaajamise heale tavale. Kiri, mis kubiseb kirjavigadest, jätab mulje, et ei viitsita kirjatükke üle lugeda ega hoolita heast tavast. Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris: originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale paberlehele. Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida: mida, millest ja kellele kirjutati. Erandiks on tänukirjad, õnnitlused ja kaastundeavaldused, mida vormistatakse üldplangile, kui esindusplank puudub. Ametikirjade hulka kuuluvad järelepärimine, tellimiskiri, võlanõue, pretensioon, volikiri, garantiikiri, soovituskiri, äraütlemiskiri, teatis, tõend, avaldus, tänukiri, õnnitluskiri,
14) tekst, 15) tervitusvormel, 16) allkiri, 17) märkus lisade kohta, 18) lisaadressaadid (jaotuskava), 19) kooskõlastusmärge, 20) viisa, 21) pitsat, 22) märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta (EELNÕU, ÄRAKIRI, KOOPIA, VÄLJAVÕTE), 23) ärakirja, koopia, väljavõtte tõestusmärge, 24) koostaja nimi ja telefoninumber, 25) arvutifaili tähis, 26) kontaktandmed Plankidele trükitakse rekvisiidid või tähistatakse nende asukohad järgmiselt: · kirjaplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ,3 ja 26 ning võidakse tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 7 asukohad (vt joonis 5.1.2.), · üldplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ja 3 ning võidakse tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 8 asukohad (vt joonis 5.1.1.), · dokumendiliigi plangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ,3 ja 4 ning vastavale dokumendiliigile omaste rekvisiitide trafarettosad. Rekvisiitide 5, 6 ja 8 asukohad võidakse tähistada. 5
annaabi.ee 
