on tähtpäeval digitaalselt edastatud asjast huvitatud isikule; *vastusest on teatatus täht- päeval. Arhivaalide loetelu on vajalik: *arhivaalide üle arvestuse pidamiseks; *arhivaa- lide olemi kindlaks tegemiseks; *arhivaalide juurdepääsu tagamiseks; *dokumentide ka- sutamise võimaldamiseks. Akt - dokument, mis koostatakse komisjoni sõi selleks volita- tud isiku poolt mingi faksti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks. Protokoll vormistatk- se: üldplangile, protokolli plangile. Protokolli originaal vormistatakse ühes eksemplaris. Protokolli lisadele viidatakse tekstis. Protokollile võib lisada ainult allkirjastatud dokum- ente. Protokolli allkirjastavad üldjuhul koosoleku juhataja ja protokollija; kõik osalejad. Protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev. Protokollid registreeritakse protokollide registris. Protokoll - on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koos- oleku käigu ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks
Säilit. 50 aastat · Puhkuse ja lähetus käskkirjad (korraldused) Säilit. 7 aastat 5. Käskkirjade registreerimine · Igal käskkirjal on oma numeratsioon (registreerimise raamat).käskkiri registreeritakse peale allkirjastamist · Käskirjad registreeritakse samas registris ühe asjaajamisperioodi jooksul s.o 1 jaanuarist kuni 31. Detsembrini. 6. Kuhu vormistatakse käskkiri? Mitmes eksemplaris ? · Üldplangile või · Käskkirja plangile · Ühes eksemplaris 7. Kes võib algatada käskkirjade väljaandmist? · Juhtkond · Struktuurüksuse juhid · Spetsialistid 8. Kes koostab? Kes vormistab? · Käskkirja projekti koostab,vormistab ja esitab viseerimiseks spetsialist,kelle kompetentsi kuulub antud küsimus. 9. Nimeta käskkirja vormistamise etapid · Projekti koostamine ja vormistamine · (kooskõlastamine ) viseerimine (vajadus vastavalt asjaajamiskorrale)
volikirja saab kasutada ainult koos isikut tõendava dokumendiga. Volikirjas isikukoodi kasutamine on lubatud seadusega pandud ülesannete täitmiseks või isiku nõusolekul. Tõend- on kirjalik dokument, mis tõendab mingit fakti. Organisatsioon annab tõendi välja kui on vaja organisatsiooniga seotud fakti tõendada, näiteks kinnitada isiku kuuluvust, omadusi, mingit olukorda jne.Tõendis ei vormistata pealkirja, pöördumist ega lõputervitust.Tõend kinnitatakse pitseriga. Missugusele plangile vormistatakse kirjad? Kirjaplangile Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad? Algatuskirjad,vastuskirjad,kaaskirjad Nimeta 4 ametikirjade eriliiki? Järelpärimiskiri,garantiikiri,meeldetuletuskiri,tõend,volikiri Protokoll-on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigus. Protokollis fikseeritakse vastuvõetud otsused. Protokollis tuleb kirja panna, millal koosolek toimus, kes osalesid, kes-mida ütles, mida otsustati.
väljaandmiseni. Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad käskkirjad: põhitegevuse käskkirjd (sisemise töökorralduse kohta), säiitatakse alatiselt personalikäskkirjad- (isikkosseisu kohta), säilitatakse 50 aastat puhkusekäskkirjad, säilitatakse 7 aastat lähetuskäskkirjad, säilitatakse 7 aastat Käskkiri vormistatkse üldplangile või käskkieja plangile ühes eksemplaris või digitaalselt. Erandiks on distsiplinaarkäskkiri mis vormistatakse paberkandjale kahes originaaleksemplaris. Käskkirja vormingu elemendid Käskkirja vormingusse kuuluvad järgmised elemendid: 1. Dokumendiliigi nimetus KÄSKKIRI, trükitakse suurte tähtedega 14 punktilises kirjas alates plangi vasakust veerisest ja 5,5 cm kaugusel dokumendi ülaservast. 2. Koostamise koht trükitakse nimetavas käändes plangi vasakust veerisest
töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus, peab olema asjaajamiskorras kehtestatud vormi kohane üldplank, mis on nii paberkandjal kui digitaalsel kandjal. (2) Üldplangile kantakse asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse nimetus või ametniku või töötaja ametinimetus (edaspidi dokumendi väljaandja) nimetavas käändes ning vapi kujutis või muu sümbol. (3) Paberkandjal plangile kantakse soovitavalt turvaelement. (4) Turvaelemendiks võivad olla: 1) vesimärk; 2) reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis; 3) plangi number; 4) reljeefpitsatiga, polügraafiliselt või muul viisil valmistatud element. (5) Vähese dokumentide hulgaga asutused võivad trükitehniliselt valmistatud plankide asemel kasutada templijäljendi abil valmistatud planke. (6) Plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse
dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid, aktid ja käskkirjad; Koolis on kasutusel üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirja plank, mida võib vormistada must-valgena või kasutada värvitrükki. Üldplanki ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate elementide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse teisi konkreetse dokumendiliigi planke. Üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirjaplank kujundatakse arvutis. Rekvisiitide paigutus kõikidel plankidel peab vastama näidisvormile. Kirja on pandud ka veeriste laiused, kasutatava paberi tingimused, kasutatavad elemendid ning keelenõuded, seega on plankide informatsioon väga hea ja põhjalik ning kõigile selgelt ja üheselt mõistetav.
AS NUNNU Ettevõtte asjaajamise kord ÜLDEESKIRJAD 1. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. 2. Koostatud dokumendid peavad olema vastavuses haldusdokumentide vormistamise põhinõuetega 3. Asjaajamise korraldajaks on sekretär, kelle põhiülesandeks on: - dokumentide vastuvõtmine - dokumentide registreerimine - dokumentide vahendamine - dokumentide väljastamine - järelvalve dokumentide täitmise üle - dokumentide hoidmine - nõustamine asjaajamisega seotud küsimustes - asjaajamise pidev täiustamine - telefakside lähetamine - kirjade, panderollide, trükiste lähetamine - asjaajamises vajaminevate teatmematerjalide muretsemine HALDUSDOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE Dokumentide liigitus Dokumendid liigitatakse: - informatsioonilised dokumendid - ametkiri, iseloomustus, teade, akt, õiend, tõend, ettekanne, aruanne, teatis jne. - korr...
-saabunud ja väljasaadetavad dokumendid ( kirjad (märgukirjad, taotlused, teabenõuded) -muud õigusaktides ettenähtud dokumendid +Millest sõltud registreerimise vajadus?- saatmise viisist +Millal toimub registreerimise aeg?- järgmisel päeval kui ei ole sätestatud teisiti 16. Millal koostatakse kirjalikult asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt. Nii nagu sätestatud organisatsiooni sisemises töökorralduses. 17. Millisele plangile vormistatakse koosoleku protokoll ja mis on protokolli kuupäevaks. Protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku käigus ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks Vormistatakse üldplangile ning protokolli kuupäevaks on koosoleku läbiviimise/toimimise kuupäev. Memo on informatiivne dokument, mis dokumenteerib ja kajastab protokollimist mittevajavate toimingute (kohtumised, külaskäigud, otsused ja kokkulepped) käiku. 18
(1) Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul: 1) kirjad; 2) protokollid ja aktid; 3) õigusaktid; 4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. (2) Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kellel on õigusakti andmise õigus. § 12. Plankide vorminõuded (2) Üldplangile kantakse asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse nimetus või ametniku või töötaja ametinimetus nimetavas käändes ning vapi kujutis või muu sümbol. (3) Paberkandjal plangile kantakse soovitavalt turvaelement (vesimärk, reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis, plangi number, reljeefpitsatiga valmistatud element). (6) Plangid on eesti keeles. (9) Kirjaplangil peavad olema asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja sideandmed, asutuse registrikood, pangakonto number vms. 2. jagu Dokumendi elemendid § 14. Dokumentide vormistamisel kasutatavad elemendid (2) Dokumendi kohustuslikud elemendid on: 1) autor; 2) kuupäev; 3) tekst;
Ühe ja sama dokumendi vormistamisel ei ole soovitatav kasutada mitut eri srifti ja tunduvalt erinevaid kirjasuurusi. Arvutil kasutada reavahet Single, 1,5 Lines, Auto. Dokumentide eelnõude puhul reavahet Double. Dokumendi kõik rekvisiidid trükitakse plokkstiilis, st kõik read algavad samast vertikaalist. Kas on olemas asutuse dokumendiringluse kord või skeemid? Selgita. Missuguseid dokumendiliike antud asutus kasutab ja mis plangile neid vormistatakse ning kellel on õigus neid välja anda? Dokumendiliike asjaajamiskord välja ei too .Ülikoolis on kasutusel kahte liiki planke kirja- ja üldplank, mis erinevad neile trükitavate rekvisiitide poolest. Kus hoitakse ja kes peab hoidma dokumendiplanke ning kuidas käib nende kasutamise kord? Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest.
Ühe ja sama dokumendi vormistamisel ei ole soovitatav kasutada mitut eri srifti ja tunduvalt erinevaid kirjasuurusi. Arvutil kasutada reavahet Single, 1,5 Lines, Auto. Dokumentide eelnõude puhul reavahet Double. Dokumendi kõik rekvisiidid trükitakse plokkstiilis, st kõik read algavad samast vertikaalist. Kas on olemas asutuse dokumendiringluse kord või skeemid? Selgita. Missuguseid dokumendiliike antud asutus kasutab ja mis plangile neid vormistatakse ning kellel on õigus neid välja anda? Dokumendiliike asjaajamiskord välja ei too .Ülikoolis on kasutusel kahte liiki planke kirja- ja üldplank, mis erinevad neile trükitavate rekvisiitide poolest. Kus hoitakse ja kes peab hoidma dokumendiplanke ning kuidas käib nende kasutamise kord? Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest.
Üldplangi alusel koostatakse dokumendiliigi plangid. Dokumendi plangil esitatakse dokumendi elementide(rekvisiitide) paigutus, mis määrab ära dokumendi kujundus. Plankide kujundamisel kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis, kasutavate kirjaliikide mõõtmed ei tohi üksteisest tunduvalt erineda. Suurema kirjaga võib esile tuua: dokumendi autori nimetuse ja dokumendiliigi nimetuse (12-24p). Paberkandjal plangile kantakse soovitavalt turvaelement. Turvaelemendiks võivad olla: *vesimärk *reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis *plangi number *reljeefipitsatiga, polügraafilisel või muul viisil valmistatud element. Kirjaplangi rekvisiidid: *riigi- või haldusüksuse vapi kujutus või asutuse logo *dokumendi autor *asutuse registrikood *kontaktandmed. Võib tähistada rekvisiitide asukohad: *kuupäeva
dokumendi elementide ja metaandmete kohta. XML-põhised dokumendi esitusvormid kooskõlastatakse Riigikantseleiga. Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud käesoleva määruse 1. peatüki 3. jaos toodud korras. 29.Millised õigusaktid käsitlevad dokumendiregistrisse kantavaid dokumendi andmeid? AÜA 30.Protokoll vormistatakse dokumendi plangile 31.Protokollil on koosoleku juhataja ja protokollija allkirjad, v.a. kui otsus võetakse vastu minimaalise häälteenamusega ja pärast ägedaid vaidlusi, peetakse vajalikuks, et protokollile kirjutavad alla kõik osavõtjad. 32.Asjaajamise vastuvõtmise üleandmise korral vormistatakse üle andmis ja vastuvõtmis akt 33.Kui dokument lahendatakse operatiivselt, st vastusdokumenti koostamata (nt telefonikõne) vormistatakse täitmismärge ... dokumendiregistrisse 34
originaali koopiast eristamise kergendamiseks tuleb plankidel valmistamisel kasutada vähemalt ühte turvaelementi. Turvaelementideks võivad olla: · vesimärk; · reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis; · plangi number; · vesimärgiga või toonitud paber; · reljeefpitsatiga või muul viisil valmistatud element. Asutusesiseseks tarbeks võib dokumendiplanke valmistada ka arvutis või koopiamasinal. Plankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud rekvisiidid sellise värvitumedusega, mis võimaldab neid paljundada. Vähese dokumentide hulgaga asutused võivad trükitehniliselt valmistatud plankide asemel kasutada templijäljendi abil valmistatud planke. Plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale dokumendiväljaandja nimetus eesti keeles, seejärel tähestikujärjekorras võõrkeeltes.
Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse paber formaati A4 (210x297 mm), harvem A5 (148x210 mm). Vajadusel võib formaati kasutada põikilehena. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Plangi veerised: vasak veeris 3,0 cm parem veeris 1,5 cm ülemine veeris 1,2 cm alumine veeris 1,2 cm Võltsimise ärahoidmiseks kantakse plangile turvaelement, milleks võib olla vesimärk fooliumi või värvitrükis sümboli (logo) või vapi kujutis plangi number reljeefpitsatiga valmistatud element Dokumendiplangid jagunevad: 1. üldplank millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) 2. dokumendiliigi plank ametikirja, käskkirja ja teised plangid, mis on moodustatud üldplangi alusel. Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis.
Kontaktandmete · ülemine piir on väli: 26,8 cm ülaservast · postiaadress · e-post · telefon · faks Tabel 3 Elementide paigutus plankidel 4.2 Turvaelemendid Paberkandjal plangile on soovitav kanda turvaelement, et tagada dokumendiplankide võltsimiskindlus ning lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. Turvaelementideks on: värvi- või fooliumtrükis sümbol või vapi kujutis; reljeeftrükis kujutis; vesimärk; plangi number; reljeefpitsatiga valmistatud element. 20 Lidia Feklistova
· Liikide tähistamine: ? Põhitegevus nr 2 ? Personalialased nr 11p ? Lähetuse ja puhkuse nr 8l · Väljaandmise algatajaks võivad olla juhtkond, struktuuriüksuste juhid või spetsialistid. · Käskkirja projekti koostab, vormistab ja esitab kooskõlastamiseks spetsialist, kelle valdkonda kuulub antud küsimus. · Käskkiri trükitakse üldplangile või käskkirjaliigi plangile ühes eksemplaris. · Vormistamise protseduur: ? Projekti koostamine ja vormistamine. ? Viseerimine vastavalt asjaajamiskorrale (vajadusel). ? Allakirjutamine ja kuupäeva märkimine. ? Registreerimine. ? Koopiate valmistamine vastavalt jaotuskavale. ? Käskkirja tutvustamine. ? Täitmise järelvalve. · Käskkirja tutvustamine ja täitmine. Kui käskkirja on vaja tutvustada töötajale,
Vabaduse väljak 7 Tartu Linnavalitsus 12401 TALLINN 5.7. Paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehel. Sel juhul tehakse kirja firmasse jääva ärakirja adressaadiväljale märkus "Vastavalt nimekirjale". 5.8. Adressaatide grupile saadetava kirja adressaadiväljale võib märkida üldistatud adressaadi. Näide: Eesti Posti ASi postkontorid Sellise adressaadiga kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, firmasse jääb originaal. 6. Pealkiri 6.1. Kõigil dokumentidel (va kuni kümnerealised informatsioonilised dokumendid, vastuskirjad, õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused) peab olema pealkiri. 6.2. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama dokumendi põhisisu. Pealkiri märgitakse
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
