Asjaajamine - spikker (0)

Dokumentide liikumine asutuses nende saamise või koostamise momendist kuni tä­i­t­mi­se­n­i või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse. Kirja lahendamine: *vas­tus­kir­ja­ga; *operatiivselt. Dokumentide registreerimise kohustus on sätestatud asjaajamiskorra üht­setes alustes. Registreerimisele kuuluvad: *asutuses koostatud ja allkirjastatud õi­gus­aktid; * protokollid ; *aktid; * lepingud ; *saabunud ja väljasaadetavad kirjad, ava­l­du­s­e­d­, märgukirjad, teabenõuded; * suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; *org­a­ni­satsiooni töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused , seletused. Dokument on reg­i­st­r­e­e­ritud, kui: *dokumendile on antud indeks; *tema kohta on dokumendiregistrisse kantud ide­ntifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Re­g­i­s­t­reerimisega: *haaratakse dok. süsteemi; * luuakse dok.-le seos teiste dok.- tega ; *fik­se­er­i­t­akse dok. saamise/väljasaatmise fakt; *võimaldatakse dok. leidmine liigi, numbri, kuu­pä­eva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kau­du kõigis dok.-i elutsükli faasides ; *tagatakse dok.-dest tulenevate ülesannete täht­ae­g­se lahendamise kontrollimine; *tõuseb dok. usaldusväärsus; *tagatakse avalikkuse juurd ­e­pääs avalikele dok.-dele; *tagatakse dok-de arvestus. Dokumentide registreerimine on: *ühekordne – asjaajamisteenistuses registreeritud dok. struktuuriliselt uuesti ei regis­t­re­erita; *algatusdokumendi järgne – algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama jrk nr-i all. Saabuvad dokumendid registreeritakse saabumise päeval, sisemised ja välja­saad­e­ta­vad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval. dokument on tähtaegselt vas­ta­tud, kui: *vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtpäeval; *vastus on tähtpäeval digitaalselt edastatud asjast huvitatud isikule; *vastusest on teatatus täht­päe­val. Arhivaalide loetelu on vajalik: *arhivaalide üle arvestuse pidamiseks; *arh­iva­a­li­de olemi kindlaks tegemiseks; *arhivaalide juurdepääsu tagamiseks; *dokumentide ka­su­tamise võimaldamiseks. Akt - dokument, mis koostatakse komisjoni sõi selleks voli ­ta­tu­d isiku poolt mingi faksti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks. Protokoll vor­mi­sta­t­k­s­e: üldplangile, protokolli plangile . Protokolli originaal vormistatakse ühes eksemplaris. Pro­­tokolli lisadele viidatakse tekstis. Protokollile võib lisada ainult allkirjastatud dok­u­m­e­nte. Protokolli allkirjastavad üldjuhul koosoleku juhataja ja protokollija; kõik osalejad. Pro­tokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev. Protokollid registreeritakse prot­okollide registris. Protokoll - on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koo­s­ole­ku käigu ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks. Korraldus – on nõue või käsk, mis ant­akse alluvatele suuliselt või kirjalikult igapäevase töö korraldamiseks ja üks­i­k­ju­ht­u­m­i­te lahendamiseks. Käskiri vormistatakse üldplangile. Käskirja originaal vormistatakse üld­juhul ühes eksemplaris. Käskirja lisadele viidatakse tekstis. Käskirja lisa peab olema all­kirjastatud. Käskkiri viseeritakse originaalil. Käskirjal on üks allkiri . Käskkirja ku­u­pä­e­va märgib allkirjastaja. Paberkandjal käskirja jaotuskava märgitakse käskkirja esi­kül­j­e­le allkirjast allpool; eraldi jaotuskava lehele. Põhitegevuse käskkirjade säilitamise tähtaeg on alatiselt. Personali käskkirjade säilitamise tähtaeg on 7 aastat. Miks on vaja käsk­ki­rj­a­dest moodustada sarju? – kuna on erinevad säilitustähtajad. Käskkiri – on asutuse sisene kor­raldav dokument, mille annab välja tippjuht ainujuhtimise põhimõttel ja vastavalt oma päd­evusele, et lahendada asutuse tegevuse reglementeerimis nõudvaid küsimusi. Avaldus – on dokument, millega isik pöördub tavaliselt isiklikes küsimustes asutuse juhi poole. Am­etikiri trükitakse kahes eksemplaris (originaal+ärakiri); 12 punktises kirjas; Times New Roman kirjastiilis. Adressaat trükitakse 5,5 plangi ülaservast. Ametikirja pealkiri trü­kitakse alati. Ametikirja elementide vahekauguseks on neli tühja rida, kaks tühja rida. A­metikiri allkirjastatakse kahes eksemplaris. Ametikirja lisadele viidatakse allkirjast all­po­ol. Kirja koostaja andmed trükitakse siis, kui koostaja ja allkirjastaja on erinevad isi­k­ud. Koostaja kohta trükitakse ees-ja perekonnanimi nig telefoninr. Viide algatuskirja kuu­pä­ev­ale ja numbrile vastuskirjas asub alati viite väljal. Mis on vastuskirjale iseloomulik ele­ment ja tema vajalikkus? – Seosviide, ehk Teie; dokumentide registrite pidamisele vaj­a­lik, et siduda omavahel algatuskiri ja vastuskiri. Kaaskirjale iseloomulik element ja miks va­jalik? – märge lisa kohta; vajalik dok. registri pidajale. Millal on vajalik kirju fi­k­se­e­r­i­d­a­? – siis kui asjaajamiskorras on see nõue ettenähtud. Pitsat on juriidilise isiku doku­me­n­di autentsuse tõestamise vahen. Pitser on pitsati jäljend dokumendil . Tempel on vahend kor­duva iseloomuga teabe kandmiseks dokumendile. Ametikiri – koostatakse inf­o­va­he­t­u­se eesmärgil, adresseeritakse juriidilisele või füüsilisele isikule ja saadetakse aad­res­s­a­a­d­ile posti, faksi või e-posti teel. Ametlikud dokumendid vormistatakse plangile. Õigusakti l­isa vormistatakse puhtale paberile. Kindlasti vajalikud plangiliigid asutuses on üldplank. Pabe­rkandjal plangile kantakse turvaelement, et oleks lihtsam dokumendi originaali koo­p­iast eristada. Plangi turvamise võimalused on rastertrükk, fooliumtrükk, plankide num­m­erdamine, reljeefpitsat, reljeeftrükk, vesimärk. Plangi kirjapeaväljale kujundatakse tekst eesti keeles, eesti ja inglise keeles, eesti keeles ja mitmes võõrkeeles. Omanimeline plank võib olla asutusel.