DOKUMENDIHALDUS (0)

DOKUMENDIHALDUS
Dokumendihalduse korraldamine
Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides . Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning strateegilise planeerimise oluline osa. Infoajastul on informatsiooni hulk kiiresti kasvanud, arvutite kasutajad vajavad pääsu dokumentide juurde. Informatsioon on iga organisatsiooni väärtuslik resurss , mida tuleb oskuslikult hallata.
Dokument- on mistahes teabekandjal jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Arhivaal-on dokument millele avalik arhiiv on andnud hindamise tulemusena arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist, säilitatakse püsivalt Rahvusarhiivis.
Dokumendi element- on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu.
Dokumendivorming- määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeriud, st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt.
Dokumendi elukäik- Dokumendi elukäigu mõiste. Kolme tsükli iseloomustus.
Dokumendi elukäik kujutab toiminguid dokumendiga alates dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist (hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni).
Dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised tsüklid:

• Aktiivse
  
• Väheaktiivse
  
• Mitteaktiivse
  

Aktiivse elutsükli ajal on dokumendid töötajate käes, tööruumides. Toimingud :

• Loomine/saamine ( asjajamiskord )
  
• Registreerimine ( dokumendiregister )
  
• Menetlemine ( asjaajamiskord )
  
• Süstematiseerimine, liigitamine (dokumentide loetelu )
  
• Korrastamine (asjaajamiskord)
  
• Arvestuse pidamine (asjajamiskord, ülevaade arhiivi koosseisu kohta)
  
• , mille puhul saab kindlaks tehaHoidmine (asjaajamiskord)
  
• Arhiveerimine (asjajamiskord)
  
• Üleandmine arhiivihoidlasse (asjaajamiskord)
  

Väheaktiivse elutsükli ajal on dokumendid üldjuhul arhiivihoidlas. Toimingud:

• Hoidmine (asjaajmiskord)
  
• Säilitustingimuste loomine (asjaajamiskord)
  
• Juurdepääsu tagamine/jälgimine (asjaajamiskord, dokumentide loetelu)
  
• Kasutamine (asjaajamiskord) arhiiviteatis jne
  

Mitteaktiivse elutsükli ajal on dokumendidhoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni eralamiseni. Toimingud:

• Üleandmine arhiiviasutusele (asjaajamiskord), üle annab arhiivi moodustajad
  
• Hävitamine (asjaajamiskord, hävitamisakt)
  

Dokumendi omadused:
Autentsus - autentsuse tõestamiseks tuleb dokumenteerida dokumentide loomise, saamise, edastamise ja menetlemise protseduurid. On vaja tagada et,

Dokumentide loojad on selleks volitatud ja identifitseeritavad

Dokumendid on kaitstud volitamata lisamise, kustutamise ja muutmise eest.
Autentne on dokumeent, mille puhul saab kindlaks teha, et:

Dokument on just, see mis ta on mõeldud olema

Dokumendi loojaks või saajaks on isik, kes pidi selle looma või saatma

Dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama.
Dokumendi autentsust peab olema võimalik kindlaks teha metaandmete kaudu:

• Usaldatavus -dokument on loodud pädeva isiku poolt ja tavapäraste vormielementidega
  
• Terviklikkus- dokument on täielik ja seda pole muudetud. Dokumenti tuleb kaitsts kogu tema elukäigu jooksul muutmise eest pärast selle allkirjastamist.
  
• Kasutatavus – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav.
  

Dokumendi metaandmed - on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Need on andmed dokumendi registreerimise ja haldamise ajaloo kohta.
Dokumendisüsteem- on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. (EVS-ISO 15489-1:2004)
Dokumendihalduse õiguskeskkond:

• Arhiiviseadus
  
• Avaliku teabe seadus
  
• Digitaalallkirja seadus
  
• Märgukirjale ja selgiustaotlusele vastamise seadus
  
• Haldusmenetluse seadus
  
• Töölepingu seadus
  
• Avaliku teenistuse seadus
  
• Raamatupidamise seadus
  
• Keeleseadus
  
• Karistusseadustik
  
• Äriseadustik
  

• Arhiivieeskiri
  
• Asjaajamisekorra ühtsed alused
  
• EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus
  
• EVS 8821-1:2006 Kiri
  

Organisatsiooni dokumendisüsteemi alusdokumendid :
Tänapäeval puutuvad dokumentidega kokku kõik organisatsiooni töötajad, kes peavad teadma oma kohustusi, ülesandeid ja õigusi dokumentide haldamisel. Juhtkond kehtestab õigusaktidega kõigile organisatsiooni töötajatele täitmiseks kohustuslikud dokumentide haldamise alusdokumendid:

Asjaajamiskord – esitab nõuded organisatsiooni dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest kuni eraldamiseni arhiiviasutusse või hävitamiseni, samuti kasutajate ülesandeid dokumentide haldamisel

Dokumentide loetelu – kehtestab dokumentide liigitamise skeemi ja säilitamise tähtajad. Kõik dokumendid paigutatakse toimikutesse vastavalt dokumentide loetelule. Dokumentide loetelust saab teada juurdepääsupiirngud,
arhiiviväärtuse, toimikute asukoha ja haldamise eest vastutaja. Dokumentide loetelu abil saab kontrollida dokumendi elukäiku.

Tööprotsessi kirjeldused-koostatakse korduvate tegevusprotsesside korraldamise sätestamiseks. Tööprotsessikirjelduses kehtestatakse etapiviisiliselt dokumendiga teostatavad toimingud alates dokumendi loomisest kuni registreerimiseni, töötajatele tutvustamiseni ja dokumendi salvestamiseni (toimikusse paigutamiseni).
Dokumentide loomine
Dokumendi koostamine
Dokumendi

• Sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument on välja antud
  
• Vorm peab vastama õigusaktides kehtestatud vorminõuetele
  
• Struktuur sõltub dokumendi liigist ja sisust
  

Dokument peab olema vormistatud korrektselt ja vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Ametlikud dokumendidvormistatakse paber-ja /või digitaalkandjale. Teabekandja valikul tuleb lähtuda dokumendi

• Liigist
  
• Säilitustähtajast
  
• Nõudest tagada tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul
  
• Arhiveerimise võimalusest.
  

Paberkandjale vormistatakse dokumendid dokumendiplankidele. Plankidele vormistatakse:

• Ametikirjad
  
• Õigusaktid (käskkkirjad, korraldused)
  
• Protokollid
  
• Aktid jt dokumendid
  

Plangile ei vormistata õiguakti lisa.
Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljd teatud informatsiooni ülesmärkimiseks.
Ametikiri koostatakse infovhetuse eesmärgil, adresseeritakse juriidilisele või füüsilisels isikule ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris: originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale pberilehele. Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida: mida, millest ja kellele kirjutati. Ametikirja vormingu elemendid on:

Autor- on kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik.

Logo/ vapp - on kirja autorit identifitseeriv visualne kujund. Asukoht:asub kirjapeaväljal, ei kasutata kirja taustana

Kasutusmärge- on kirja kasutamise korda tähistav märge, vormistatakse vajadusel. Eesmärk on tähelepanu juhtimine kirja üldisest korrast erinevale menetlemisele. Asukoht:vormistatakse suurte tähtedega adressaadi kohal.

Adressaat- on organisatsioon või isik, kellele kiri suunatakse. Asukoht: trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast, nii et aknaga ümbriku puhul oleks adressaat aknast tervikuna näha. Rea pikkus ei tohi ületada 7,6 cm plangi vasakust veerisest.

Aadress- on sideandmed, et kiri jõuaks adressaadini. Asukoht: kirja puhul adresaadi all aadressiväljal.

Pealkiri- on kirja sisule antud nimetus, et hõlbustada kirja leidmist ja eristada seda teistest dokumentidest. Asukoht:vormistatakse enne teksti, umbes 9,5 cm lehe ülaservast, rea pikku ei tohiks ületada täidetava pinna keskjoont. Kirja eriliigi puhul märgitakse see pealkirjaväljale suurtähtedega: AVALDUS, TÕEND, GARANTIIKIRI , SOOVITUSKIRI, TEATIS , VOLIIRI, ÕIEND jne. Sellistel kirjadel pealkiri puudub.

Tekst- on kirja põhisisu, adressaadile informatsiooni edastamine. Asukoht: kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool.

Allkiri - on kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust.Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjades. Siis piisab allkirjastaja andmetest. Aduoht: omakäeline allkiri asub pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadel põhireavahedel. Allkiri kirjutatakse täpselt ees-ja perekonnanime kohale, kasutades tindisulepead.

Allkirjastaja- on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirjja autorina või autori nimel. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat. Eesmärk on tuvastada allkirja andnud füüsiline isik.Element on kohustuslik sõltumata allkirja kohustuslikkusest. Allkirjastaja alamelementideks on: eesnimi, ametinimetus või roll, organisatsioon, organisatsiooni allüksus. Asukoht:kolm kuni viis põhireavahet pärst teksti allkirja all.

Lisamärge- on märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks. Eesmärk on hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale viidatud, märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei kirjutata. Mitme lisa olemasolul need nummerdatakse. Asukoht: 2-4 põhireavahet allkirjstajast allpool.

Lisaadressaat- on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks. Kasutatakse kui sama sisga kirjaga soovitakse edastada informatsiooni adressadile ning teavitada asjasse puutuvaid kolmandaid isikuid, kellele see pole suunatud täitmiseks. Asukoht: 2-4 rida allpool allkirjastajat või lisamärget. Ruumipuudusel võib vormistda lisamärke kõrvale.

Koostaja - on kirjakavandi ettevalmistanud isik. Elemendi olemasolu võimaldab adressaadil mugvalt ja kiiresti ühendust võtta kirja saatjaga, kui tal tekib küsimusi. Koostaja andmed vormistatakse kõigile väljasaadetavatele ametikirjadele, kui allkirjastaja ja koostaja on errinevad isikud. Kirjal võib olla mitu koostajat. Koostaja andmed esitatakse järjekorras: ees-ja perekonnanimi , telefoninumber, e-posti aadress. Asukoht: alatikontaktandmete välja kohal vasakul.

Seosviit - on sissetulnud kirja kuupäev ja viit . Seosviida eesmärgiks on hõlustada ühes asjas peetava kirjavahetuse haldamist, kuna element võimldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja ja muudab dokumendi registreerimise operatiivsemaks. Vormistatakse järjekorras: selgitav sõna Teie, saabunud dokumendi kuupäev, saabunud dokumendi viit. Asukoht:viiteväljal, adressadi esimese reaga samal kõrgusel ja ca 9,5 cm kaugusel plangi vasakust veerisest peale sõna Teie.

Kuupäev- on kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aksepteerinud. Allkirjastatvatel kirjadel on kuupäevaks allkirja andmise kuupäev, allkirjastamisele mittekuuluva kirj kuupäevaks on registreerimise kuupäev. Kui kirjal on mitu allkirjastajat, loetakse kuupäevaks viimase allkirja andmise kuupäev. Kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras-pöev, kuu, aasta. Päeva üldjuhul ei trükita, selle märgib allkirjastaja üheaegslt allakirjutamisega või assistent pärast dokumendi registreerimist. Vastuskirjas trükitakse kuupöev pärast sõna meie. Asukoht: adressaadi kolmanda reaga samal kõrgusel ja ca 9,5 cm kaugusel plangi vasakust veerisest.

Viit- on kirjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumendisüsteemis. Elemendi eesmärk on: hõlmata kiri dokumendisüsteemi, tõestada registreerimine, hõlbustada dokumendi haldamist ja otsingut. Registreeritavatel dokumentidel on see kohustuslik element. Viida koosseisu kuuluvad: sarja tähis dokumentide loetelu järgi, doumendi järjekorranumber dokumendiregistri järgi.
Avaldus- on dokument, millega isik pöördub tavaliselt isiklikes küsimustes organisatsiooni poole. Avaldused jagunevad: töötajate avaldused (nt puhkuseavaldused) ja avaldused eraisikutelt väljaspool asutust (personalikonkursil osalemiseks). Avaldused vormistatakse valgele paberilehele formaadis A4.
Halduakti mõiste- Haldusakt  on haldusorgani poolt haldusülesannete täitmisel avalikõiguslikus suhtes üksikjuhtumi reguleerimiseks antud, isiku õiguste või kohustuste tekitamisele, muutmisele või lõpetamisele suunatud korraldus, otsus, ettekirjutus, käskkiri või muuõigusakt.
Käskkiri on organisatsiooni täidesaatva jakorraldava tegevuse põhidokument, mille annab välja juht ainujuhtimise põhimõttel vastavalt oma pädevusele, et lahendada organisatsiooni sisemisi reglementeerimist nõudvaid küsimusi. Käskkiri võib olla nii üld-kui üksikakt. Käskkirju antakse välja:

• initsiatiivkorras või
  
• kõrgemalseisva õigusjõu aktide(seaduste, Valitsuse määruste) täitmiseks.
  

Kestvuselt on käskkiri ühekordne vüi kehtib samas küsimuse uue käskkirja väljaandmiseni.
Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad käskkirjad:

• põhitegevuse – käskkirjd (sisemise töökorralduse kohta), säiitatakse alatiselt
  
• personalikäskkirjad- (isikkosseisu kohta), säilitatakse 50 aastat
  
• puhkusekäskkirjad, säilitatakse 7 aastat
  
• lähetuskäskkirjad, säilitatakse 7 aastat
  

Käskkiri vormistatkse üldplangile või käskkieja plangile ühes eksemplaris või digitaalselt. Erandiks on distsiplinaarkäskkiri mis vormistatakse paberkandjale kahes originaaleksemplaris.
Käskkirja vormingu elemendid
Käskkirja vormingusse kuuluvad järgmised elemendid:

Dokumendiliigi nimetus KÄSKKIRI, trükitakse suurte tähtedega 14 punktilises kirjas alates plangi vasakust veerisest ja 5,5 cm kaugusel dokumendi ülaservast.

Koostamise koht trükitakse nimetavas käändes plangi vasakust veerisest samale reale käskkirja kuupäeva ja numbriga, so 6,3 cm dokumendi servast

Pealkiri- vormistatkse alati õigusakti identifitseerimiseks ja see avab käskkirja väljaandmise eesmärgi. Ühel ajal ei saa kehtida kaks sama pealkirjaga õigusakti. Kui soovitakse kehtestada sama pealkirjaga käskkiri tuleb eelmine sama pealkirjaga õigusakt tunnistada kehtetuks. Pealkiri trükitakse vasakust veerisest ca 8,5 cm kaugusele dokumendi ülaäärest.

Tekst- peab olema keeleliselt orrektne, selgest sõnastatud, et dokumendi sisu oleks üheselt arusaadav ja kooskõlas kehtiva seadsusandlusega. Tekst trükitakse kaks kuni neli osa pealkirjast allpool ja koosneb üldjuhul:

• Motiveerivastosast- vormistatakse käskkirja väljaandmise aluseks olnud seaduse avaldamismärge
  
• Korralavast osast- motiveeriva korraldava osa vahele jääb üks tühi rida. Korraldava osa tekst esitatakse käskivas vormis ainsuse esimeses isikus . Käskkirja täitmise tähtaeg vormistatakse soovitavalt uuelt realt.Kui korraldavas osas antakse mitu korraldust siis need nummerdatakse.
  
• Vaidlustamisviitest
  

Viisa(d) ehk dokumendi organisatsiooni sisene kooskõlastamine - käskkirja kavand kooskõlastatakse enne alllkirjastamist, kui nii on ettenähtud asjaajamiskorras. Kooskõlastavad teksti autor ja teised ametiisikud, kelle tegevusega on doument seotud. Kui asjaajamiskord nõuab, vormistab koostaja omakäelise allkirja ja kuupäeva käskkirja originaalile allkirjast allpool vasakul lehe poolel ja teised ametiisikud, kelle tegevusega on dokument seotud, kirjutavad omakäelise allkirja koos kuupäevaga paremale lehe poolele. Kui kooskõlastajatel tekib eriarvamuskavandi suhtes, lisatakse see käskkirjale eraldi lehel. Eriarvamuses selgitatakse millega nõus ei olda, miks pole nõus ja tehakse ettepanek küsimuse lahendmise kohta. Eriarvamus säilitatakse ka pärast allkirjutamist originaali juures. Kui käskkirja eelnõu koostaja pole nõus arvestama kooskõlastajate ettepanekuid, esitab ta oma poolse seisukoha samuti kirjaliku eriarvamusena. Otsuse eriarvamuste arvestamise või mittearvestamise kohta eeb käskkirja allakirjutaja. Dokumendi elektroonilisel kooskõlastamisel vormisatakse nõusolek dokumendi metaandmetes.

Allkiri- käskkirja allkirjastab juht vastavalt oma pädevusele (minister ja kantsler , peadirektor, personalidirektor). Allkirjastamise pädevust selgitatakse asjaajamiskorras. Paberkandjal käskkiri allkirjastatakse tindisulepeaga, ei ole soovitav ksutada musta tinti.

Kuupäev- kirjutatakse samaaegselt allkirjga dokumendile või selle märgib dokumendile registreerija pärast dokumendi allakirjutamist. Päev kirjutatakse kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus trükitakse sõnaga ja aastaarv neljakohalise numbriga. Kuupäev vormistatakse ca 9,5 cm kaugusel dokumendi vasakust veerisest. Käskkiri jõustub allkiirjastamise kuupäevast, kui tekstis pole sätestatud muud kuupäeva.

Registreerimise järjekorranumber (viit)- igal käskkirja liigil on oma numeratsioon . Käskkiri saab järjekorranumbri vastava käskkirjaliigi dokumendiregistrist, see märgitakse kuupäeva kõrvale peale käskkirja allkirjstmist. Digitaalallkirjaga käskkiri registreeritakse enne allakirjastamist. Registreerimise järjekorranumbrid algavad uue asjaajamisperioodi alguses number 1-st.

Jaotuskava - käskkirja tutvustamiseks asjaosalistele tehaks ekäskkirjast koopia(d). Originaalkäskkirja jaotuskava real (allkirjastajast allpool) märgitakse, täitjad või struktuuriüksused, kellele koopia(d)edastatkse. Üldjuhul vormistatkse jaotuskava allkirjast allapoole, käskkirja viimase lehe pöördel, eraldi jaotuskavalehele, ki koopia saajaid on arvukalt. Käskkiri tuleb teatavaks teha võimalikult kiiresti, sest täitmiseks kohustuslik on ainult teatvaks tehtud käskkiri. Üldkäskkiri loetakse tutvustatuks ka siis , kui see on edastatud töötajate e- postiaadressidele või kui see on pandud veebilehele.

Autor- digitaalkäskkirja vormingusse, mida plangile ei prindita, kuulub täiendavalt element Autor. Autoriks võib olla organisatsioon või ametiisik , kellel on organisatsiooni esinadmise õigus.
Käskkirja lisa on dokument, mis käskkirjaga kinnitatakse. Lisa(de)le viidatakse teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus. Lisa ehk käskkirjaga kinnitatav dokument vormistatkse puhtale paberilehele. Lisal peavad olema kõik vajalikud elemendid ja ta peab olema allkirjastatud .Iga lisa lehed nummerdatakse eraldi. Lisa esmese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse märge dokumendi kohta, millega lisa on kehtestatud.
Käskkiri registreeritakse peale allakirjutamist vastava käskkirjaliigi registris ühe asjaajamisperioodi piires. Digitaalalllirjaga käskkiri reistreeritakse enne allkirjastamist. Üldjuhul kantakse registrisse vähemal:

• Number
  
• Akti allakirjutamise kuupäev
  
• Pealkiri
  
• Allkirjastaja (kui organisatsioonis on mitu allkirjastajat)
  
• Koostaja
  
• Jõustumise kuupäev
  
• Täitmise tähtaeg
  
• Kellele suunatud
  
• Täitmismärge
  
• Juurdepääsupiirangud
  
• Andmed kehtivuse kohta
  
• Andmed akti muutmise kohta vüi kehtetuks tunnistamise kohta
  
• Andmekandja
  

Käskkirja täitmise järelvalve- kui käskkirjas on konkreetsed täitmise tähtajad ja täitjad, tuleb lahendamine võtta kontrolli alla. Täitmist jälgib koostaja või täitmise eest vastutav isik.
Käskkirja algatamise, väljaandmise ja vormistamise kord sätestatakse organisatsiooni asjaajmiskorras.
Nõupidamise ettevalmistamine ja protokoll .
Nõupidamine on juhtimismeetod, kus kasutatakse spetsialistide teadmisi ja oskusi parimae otsustustulemuste saamiseks.
Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamis või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks:

• Millal koosolek toimus
  
• Kes mida ütles
  
• Mida otsustati
  

Koosoleku käigus protokollimise viisid on:

• Audiovisuaalne salvestus
  
• Salvestus helilindile diktofoni abil
  
• Stenografeerimine
  
• Märkmete tegemine
  

Lähtuvalt sellest, milline salvestus otsustati valida, vormistatakse :

• Sõna-sõnaline protokoll
  
• Kokkuvõttev protokoll või
  
• Ainult vastuvõetud otsus (lühiprotokoll)
  

Kui kokkuvõtvas protokollis sõnastatakse kokkuvütlikult iga esineja olulisem sõnum siis lühiprotokollis vormistatakse ainult päevakord ja vstuvõetud otsused.
Protokolli vormingu elemendid on:

Dokumendiliigi nimetus PROTOKOLL koos nõupidava organi nimetusega trükitakse suurte tähtedega vasakust veerisest 5,5 cm kaugusele dokumendi ülaservast.

Koostamise koht märgitakse nimetavas käändes altes vasakust veerisest 6,3 cm kaugusel dokumendi ülaservast

Kuupäev- protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise )mitte allakirjutamise) kuupäev, seetõttu võib kogu kuupäeva trükkida.

Number (viit)- protokollid nummerdatakse jooksvalt asjaajamisperioodi algusest kuni selle lõpuni.Numbri saab protokollide registrist, sarja tähise dokumentide loetelust.

Koosoleku alguse ja lõpu kellaajad- trükitakse dokumendi pealkirja asukohale ca 8,5 cm dokumendi ülaservast.

Tekst- peab olema konkreetne ja täpne. Teksti osad on järgmised:

• Informastioon osavõtjate kohta
  
• Päevakord
  
• Koosoleku käik
  

Allkirjad-protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, nende allkirjad vormistatakse kõrvuti.

Jaotuskava- loetelu struktuuriüksustest või täitjatest, kellele saadetakse protokolli koopia või väljavõte.

Autor- ehk organisatsiooni nimetus kuulub täiendavlt digitaalse protokolli vormingusse, mida plangile ei prindita.
Protokolli lisadele viidatakse tekstis vastava otsusepunkti järel. Kui protokollile lisatakse stenogramm , peab sõnavõtja olema sellele alla kirjutanud. NB! Kõik protokollile lisatud dokumendid peavad olema allkirjastatud.
Protokoll vormistatakse (trükitakse ja allkirjastatakse) üldjuhul 3 päeva jooksul ühes eksemplaris. Protokolli koopia või väljavõtte vormistab ja edastab protokollija vastavalt jaotuskavale. Protokolli võib teatavaks teha ka elektrooniliselt .
Nõupidamise korraldamine.
Nõupidmine on väikese grupi inimeste (optimaalselt 6- 8 inimest) aktiivse vaimse koostöö vorm mingi probleemi lahendamisel. Nõupidamise käik protokollitakse. Tulemuslikul nõupidamisel on kolm osa:

Nõupidamise ettevalmistus

• Määrata nõupidamise eesmärk ja koostada päevakord
  
• Nõupidamise aeg- nõupidamisest tule ette reatada vähemalt üks nädal.
  
• Nõupidamise kestus- sõltub arutatavate probleemide sisust. Päevakorra esimesi küsimusi arutatakse reeglina pikemalt, viimased saavad vähema tähelepanu osaks. Sobivaks kestuseks peetakse 1,5 tundi.
  
• Toimumise koht-ruum peaks olema selline kus osalejaid võimalikult vähe segatakse ja kus on olemas vajalikud visualiseerimisvahendid.
  
• Osavõtjad- tuleb kutsuda ainult need, keda vastuvõetav otsus otseselt puudutab, kellele on vajalik oskusteave või varasemad kogemused probleemi lahendamisel ja kes kannavad vastutust otsuste täitmise eest.
  
• Kodukord - lepitakse kokku ajalimiit ettekandjale, küsimusteks, sõnavõttudeks ja otsuse vastuvõtmiseks. Koosoleku juhataja ülesanne on jälgid, et kodukorrast kinni peetakse.
  
• Nõupidamise läbiviimise ettevalmistamine- määratakse kindlaks nõupidamise juhtkond ja nende tööjaotus.
  
• Otsustamise kord
  
• Protokollimise viis: sõnasõnaline protokoll, kokkuvõttev protokoll, lühiprotokoll
  
• Otsuse teatavaks tegemise kord
  

Nõupidamise läbiviimine:

• Nõupidamine algb õigeaegselt
  
• Tehakse teatavaks päevakord, oodatav eesmärk/tulemus, määratakse kodukord
  
• Alustatakse eelmiste otsuste täitmise ülevaatamisega ja vajadusel protokolli kinnitamisega
  
• Päevakorrast peetakse kinni
  
• Iga päevakorrapunkti tutvustamiseks on sissejuhatus lühike, kohe tuleb jõuda põhiprobleemini
  
• püütakse kaasa haarata kõik osalejad.
  
• Üksikutel ei lubata domineerida
  
• Jälgitaks eja tuntakse ära nõupidamise kriitilised punktid: arvamuste risused, kõrvallekalded teemast, kiirustavad järeldused, valed otsused
  
• Nõupidamine peab alati kuhugi välja jõudma: otsuseni või konstanteeringuni
  

Nõupidamis ejäreltöö:

• Toimib kindel järelkontrolli süsteem, mis regulaarselt tevitab otsuste elluviimise käigust
  
• Analüüsitakse nõupidamise tulemusi.
  

Tulemusliku nõupidamise tunnused:

• Selgelt püstitatud eesmärk
  
• Nõupidamine on korralikult ettevalmistatud
  
• Nõupidamine algab ja lõpeb õigeaegselt
  
• Kutsutud vajalikud inimesed
  
• Aeg ja koht on sobiv nõupidamise korraldamiseks
  
• Juhataja on täpselt oma õlesanded läbimõelnud
  
• Koostatakse protokoll
  
• On olemas järelkontrollisüsteem, et otsused realiseeruksid
  
• Nõupidamine on efektiivne, st on investeering , mis peab taastootma nõupidamiseks kulutatud raha.
  

Dokumendiringluse korraldamine. Dokumentide registreerimine ja menetlemine.
Dokumentide liikumine organisatsioonis nende saamise või koostamise momendist kuni täitmise või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse.
Dokumendiringluse sihipäraseks korraldamiseks on otstarbekas organisatsiooniasjaajamiskorrs sätestada dokumendiringluse skeemid või protsetuurid.
Saabuvate dokumentide ringluse põhimõtteline protseduur

dokumentide vastuvõtt

dokumentide sorteerimine

dokumentide registreerimine

dokumentide menetlemine

vastusdokumendi registreerimine

vastusdokumendi väljasaatine/tutvustamine

dokumentide paigutamine sarja toimikusse vastavalt dokumentide loetelule
Sisedokumentide ringluse põhimõtteline protseduur

Töötaja koostab ja vormistab dokumendi eelnõu

Koostaja, tema vahetu ülemus ja teised pädevad spetsialistid viseerivad dokumendi

Juht(sisu eest vastutaja) allkirjastab ja paneb kuupäeva

Dokument kooskõlastatakse teise asutusega (vajadusel)

Tippjuht kinnitab dokumendi (vajaduse)

Koostaja / assistent/registreerib dokumendi vastavs dokumendiregistris/allregistris

Koostaja/assistent tutvustab dokumenti täitjale vastavalt jaotuskavale (valmistab koopiad või edastab elektrooniliselt)

Koostaja/assistent paigutab dokumendi originaali dokumentide loeteluga määrtud sarja toimikusse.

Dokumendi registreerimise kohustus. Põhjenda.
Ettevõte on kohustatud registreerima ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. AÜA §  17.

Registreerimise sisu:

• Toimingud enne dokumendi registreerimist
  

Kontrollida dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust AÜA  §  30.

• Dokumendi registreerimise tähtaeg
  

Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge KIIRE, siis dokument registreeritakse ja edastatakse viivitamata. AÜA §  32.

• Dokumendi viit
  

Dok registreeritakse asutuse asjaajamiskorras ettenähtud liikide kaupa ja omaette numeratsiooniga. Asjaajamisperioodi algul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon numbrist 1. Dok reg skeem ja viitade süsteem määratakse asutuse asjajamiskorras ja dok loetelus . AÜA §  33.

• Algatus-ja vastuskirja registreerimine
  

Algatuskiri ja vastuskiri reg ühe asaajamisperioodi piires ühe järjekorranumbri all. AÜA §  33 lg 7

• Dokumenti individualiseeriv number
  

Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasut sama viita ja lisada tuleb individualiseeriv number. AÜA §  33  lg  8

• Millal on dokument registreeriud
  
• Dokument on registreeritud kui talle on antud viit ja dokumendiregistrisse on kantud dokumendiuvastamist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava diokumendi liigile. AÜA §  17 lg  3.
  

Registreerimisele kuuluvad dokumendid

• Registreerimisele kuuluvad:
  

Asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid

Asutuses kooststud protokollid ja aktid

Lepingud

Saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõude jm).

Suulised tebenõuded, mida ei täideta viivitamata

Asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, amrniku või töötaja poolt esitatud aruanded, selgituse, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks

Muud õigusaktide ja asutuse asjaajmisekorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. AÜA §  18.

Registreerimisele mittekuuluvad dokumendid:

• Isiklikud ja valele aadressile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid asutusesregistreerimata. AÜA §  30 lg 2
  

Ühekordse registreerimise nõue

• Dokumentide regustreerimine asutuses peab olema ühekordne. Juba registreeritud dokumente struktuuriüksustes uuesti ei registreerita. AÜA  §19.
  

Dokumendiregistrisse kantud andmete säilitustähtaeg

• Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua , kui säilitatakse dokumenti. AÜA §  22
  

Dokumendiregistrid (Asjaajamiskorra ühtsed alused)
§ 20.  Dokumendiregistrile esitatavad nõuded
 (1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse:
 1) registreeritud dokumentide arvestus;
 2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja , sarja või muude andmete kaudu;
 3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus.
 (2) Dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse omavahel nii, et neid ei oleks hiljem võimalik jälgi jätmata muuta.
 (3) Dokumendiregister võib koosneda allregistritest. 
[RT I, 30.12.2011, 60 - jõust. 02.01.2012]
 (4) Dokumendiregister peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel.
Dokumendiregistrisse kantavad andmed 
§ 25.  Õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
 (1) Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
 1) akti andja nimetus;
 2) akti liik;
 3) pealkiri;
 4) number;
 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg;
 6) jõustumise kuupäev;
 7) juurdepääsupiirangud ( kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg);
 9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta.
 (2) Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta.
§ 26.  Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
 (1) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
 1) organi nimetus (protokollide korral);
 2) number;
 3) kuupäev;
 4) päevakord, teema või pealkiri;
 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
 6) muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
 (2) Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega.
§ 27.  Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
  Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed:
 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg;
 2) lepingu liik;
 3) number või tähis;
 4) kuupäev;
 5) lepingu objekt;
 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev;
 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).
§ 28.  Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta registrisse kantavad andmed
 (1) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentidena registreeritakse § 18 punktides 4 kuni 6 nimetatud dokumendid koos kõikide lisadega .
 (2) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
 1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed;
 2) saabumise või saatmise kuupäev;
 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed;
 4) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon , teabenõue, kiri vms);
 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte;
 6) dokumendi lisade nimetused ja arv;
 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg;
 8) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul);
 9) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle);
 10) dokumendi saatja poolt märgitud viit;
[RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007] 
 11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
 12) sarja tähis;
 13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas;
 14) lahendamise tähtaeg;
 15) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal);
 16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
Kuidas toimida, kui saabunud dokumendi lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse ? Tähtaeg ?
Dokumendi saadan edasi ja informeerin saatjat sellest, et edastasin kirja vastavale organisatsioonile, kes tegeleb antud küsimusega 5 tööpäeva jooksul. AÜA § 35 lg 4
Kes on dokumendi läbivaataja ?
Dokument saadetakse asutuse asjaajamiskora kohaselt läbivaatamiseks selle asjaga tegelevale struktuuriüksuse juhile või kõrgemalseisvale ametnikule. Juhtkond. AÜA § 34.
Mida peab läbivaataja määrama ?
Määrab lahendaja, tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja muud asjaolud . AÜA § 34.
Andmed dokumendi liikumise kohta täitjalt täitjale märgitakse kohustuslikult dokumendiregistrisse.
Kuidas edastatakse paberdokument mitmele täitjale ?
Mitme täitja puhul edastatakse paberdokument koos selle juurdekuuuluva lisamaterjaliga esimesena määratud täitjale, kes juhib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teitele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle kjuurde kuuluvate materjalide koopiad, koos metaandmetega saadetakse kõigile või täitjad saavad vastava sisulise memo selle kohta kus dok asub jne
Kuidas edastatakse digitaaldokument täitjale ?
Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile:
dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud
teade milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. AÜA § 42.
Dokumendi täitmise tähtajad.
Ärikirjadele tuleb reageerida 2 tööpäeva jooksul. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul kui õigusaktidest ei tulene teisiti. AÜA § 35 lg 1.
Täitmise tähtaja pikendamine.
Tähtaega võib pikendada õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel kahe kuu või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Tähtaja pikendamise otsustab asutuse juht või muu pädev isik. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist. AÜA § 35 lg 3.
Dokumendi kooskõlastamine
Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt kõige madalamale asutusele, ametnikule või töötajale ning seejärel kõrgemal seisvale asutusele või astmelt kõrgemale ametnikule või töötajale. AÜA § 38 lg 1.
Mitmes eksemplaris paberdokumente allkirjastatakse
õigusaktid 1 eksemplaris
protokollid 1 eksemplaris
ametikiri 2 eksemplaris (1 meile ja teine läheb välja)
lepingud, aktid 2 eksemplaris või siis vajalikus arvus AÜA § 40
Kas allkirja faksiimile = omakäeline allkiri
Allkirja faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja. AÜA § 40 lg 6.
Millal loetakse asi lahendatuks ?
Asi loetakse lahendatuks kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. AÜA § 43 lg 1.
Millal loetakse dokument tähtaegselt lahendatuks
Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahenatuks kui
vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal
või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud
või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud
AÜA § 43 lg 2
Kuidas vormistatakse operatiivselt lahendatud asja täitmine?
Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse ja paberdokumendi puhul vajaduse korral ka dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas. AÜA § 43 lg 3
Kus sätestatakse dokumentide tähtaegse täitmise kontrollimise kord ?
Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollitakse vastavalt asutuse asjaajamiskorras sätestatule.
AÜA§ 44
Dokumendi kooskõlastamine
Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt kõige madalamale asutusele, ametnikule või töötajale ning seejärel kõrgemal seisvale asutusele või astmelt kõrgemale ametnikule või töötajale. AÜA § 38 lg 1.