Konspekt (1)

Aineprogramm Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur ­ asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid , liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Nõupidamiste korraldamine, protokollimine Maire Kaldma Elektrooniline dokumendihaldus maire@mk.ee ARVESTUS ­ valikvastustega test
Kirjandus, internetiallikad Dokument Kõrven, T.-R. "Dokumendihaldus" 2006 Kolmann, K. "Ametisuhtlus" 2006 mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on Rootamm-Valter, J. "Kaasaegne ametikiri " 2004 loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus Kuhlbach, H., Saar, M., Einre, M., Kuusk , K., Kolmann, ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane K., Laudare Erakooli õppejõud "Bürooleksikon" 2003 faktide või tegevuse tõestamiseks ( Arhiiviseadus § 4) http://www.riigikantselei.ee/dokumendihaldus http://www.ra.ee/juhised Sisu http://www.juhiabiyhing.ee Vorm http://www.sekretar.ee Struktuur http://www.riigiteataja.ee http://www.evs.ee http://www.infokaitse.ee Nimetatud allikaid on kasutatud esitlusmaterjali koostamisel.
Toimingud Dokumendi elukäik Peab olema jälgitav ! dokumendiga alates loomisest ja saamisest kuni Dokumendi omadused eraldamiseni (hävitamiseni või üleandmiseni Esmane väärtus Autentsus arhiivi) Dokument Usaldatavus arhiivisasutuses Aktiivne Dokument ESMANE Terviklikkus töölaual VÄÄRTUS Passiivne kabinetis Esmane Kasutatavus Dokument asutuse hindamine, hoidlas, arhiivis säilitustähtaeg
TEISENE Peavad säilima kogu dokumendi elutsükli jooksul ! VÄÄRTUS Teine Poolaktiivne hindamine, arhiiviväärtus Dokument Dokumendi metaandmed ­ näitab dokumendi ajalugu kabinetis riiulis või hävitamisotsus
1 Asjaajamiskultuur Dokumendihalduse korraldus Dokumendihaldus on halduse ala, mis tegeleb Organisatsiooni kultuur - väärtused, traditsioonid, dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, normid, hoiakud ja põhimõtted organisatsiooni kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süsteemse igapäevases tegevuses ohjega, mis tagab Organisatsiooni igapäevatöö tulemusena tekib palju dokumente, mis sisaldavad informatsiooni organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava Tuleb valida tõestusmaterjali ja informatsiooni Millist infot säilitada, kuidas ja kus säilitada ? dokumendisüsteemi hõlmamise ja dokumentidena alalhoidmise. Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või Praktiline vajadus mõni muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas Dokumentide hoidmise korraldamine ­ süsteem sätestatud isik Informatsiooni kiire leidmine, selles orienteerumine Tegevuse info salvestamine (jätkusuutlikus)
Dokumendihalduse head tavad DH õiguslik regulatsioon Seadused Dokumentide vormistamise korrektsus Arhiiviseadus (1998) Vorminõuete täitmine, vormingud Avaliku teabe seadus (2000) Isikuandmete kaitse seadus Õigusaktidest tulenev kohustus Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus (2004) organisatsiooni funktsioonidest tulenevad ülesanded Digitaalallkirja seadus (2000) tuleb dokumenteerida Keeleseadus dokumentide säilitamine ettenähtud aja jooksul Määrused dokumentide üleandmine Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Hea tava eeldab, et Standardid organisatsioonis on dokumendihaldus reglementeeritud EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon . Dokumendihaldus. reglementeeritud nõuetest kinnipidamise eest on EVS 882-1:2006. Dokumendielemendid ja vorminõuded, Osa 1: Kiri määratletud vastutus
Arhiiviseadus ja arhiivieeskiri Avaliku teabe seadus ArhS - sätestab arhiivijärelevalve asjaajamise üle Seaduse eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus ning luua Arhiivijärelvalve on meetmete süsteem, mis - tagab võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise kontrolli tegevuste üle, mis on seotud avalike üle. arhivaalidega ja asjaajamise vastavuse seadustele , Täidab Põhiseaduse § 44 nõude ­ igaühel on õigus saada arhiivieeskirjadele jt asjaajamist reguleerivatele üldiseks kasutamiseks levitavat informatsiooni. õigusaktidele. Seadus sätestab juhtide vastutuse arhivaalide säilimise ja § 5. Teabevaldajaks on: nõuetekohaselt korraldatud hävitamise eest. 1) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutus; 2) avalik-õiguslik juriidiline isik; Arhiivieeskiri - ArhS rakendusakt 3) eraõiguslik juriidiline isik ja füüsiline isik määrus, mis tõlgendab, kuidas ArhS kasutada haldusakti või lepingu alusel avalikke ülesandeid, sealhulgas osutab haridus -, tervishoiu-, sotsiaal- või muid avalikke teenuseid, - teabe osas, mis puudutab nende ülesannete täitmist.
2 Isikuandmete kaitse seadus Digitaalallkirja seadus Seaduse eesmärk on isikuandmete töötlemisel füüsilise isiku Seaduse eesmärgiks on tagada: põhiõiguste ja põhivabaduste kaitsmine kooskõlas avalike huvidega. digitaalallkirjale samad õiguslikud tagajärjed nagu isikuandmete töötlemise tingimused ja korra; omakäelisel allkirjal riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel; digitaalselt allkirjastatud dokumentidele paberdokumentidega vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. võrdne tõestusväärtus
! Isikukoodide töötlemine Seadus toob üldised nõuded digitaalallkirja andmise ja Isikukoodi töötlemine on lubatud ilma isiku nõusolekuta, kui selle kasutamise infrastruktuurile. töötlemine on ette nähtud seaduses või määruses. Muudel juhtudel peab isik andma nõusoleku, mis peab olema selge ja Avalik-õiguslikes suhetes kasutatakse digitaalallkirja vastavalt teadlik tahteavaldus , millega ta lubab oma isikuandmeid töödelda. "Digitaalallkirja seadusele" ja selle alusel antud õigusaktidele Eraõiguslikes suhetes kasutatakse digitaalallkirja vastavalt kokkuleppele Haldusdokumentide koostamisel tuleb lähtuda minimaalsuse nõudest isikuandmete kasutamisel . Tuleb piirduda nime ja sünniaja märkimisega, kui seadus ei sätesta teisiti
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus Asjaajamiskorra ühtsed alused Põhiseaduse § 44 määrab, et igaühel on õigus pöörduda Eesmärk on luua põhimõtted organisatsioonide järk-järguliseks märgukirjade ja avaldustega riigiasutuste, KOV-ide ametiiskute üleminekuks elektroonilisele dok. haldusele . poole. Alused määravad kindlaks asjaajamise korraldamise Seaduses on toodud märgukirja ja selgitustaotluse mõisted põhimõtted riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning seaduse tähenduses avalik-õiguslike juriidiliste isikutele.
Märgukiri on isiku pöördumine 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks 2) dokumentide vormistamise nõudeid või valdkonna arengu kujundamiseks; 3) dokumentide registreerimise korraldamist annab adressaadile teavet. 4) asutuse dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid Selgitustaotlus on isiku pöördumine 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise taotleb adressaadilt teavet, mille andmiseks on vajalik adressaadi protseduuri käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine; 6) asjaajamise üleandmist ametiisiku, ametniku, teenistuja (edaspidi taotleb õigusalase selgituse andmist (osas, mis puudutab asutust,