Konspekt (1)

Aineprogramm Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur ­ asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid , liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Nõupidamiste korraldamine, protokollimine Maire Kaldma Elektrooniline dokumendihaldus [email protected] ARVESTUS ­ valikvastustega test
Kirjandus, internetiallikad Dokument Kõrven, T.-R. "Dokumendihaldus" 2006 Kolmann, K. "Ametisuhtlus" 2006 mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on Rootamm-Valter, J. "Kaasaegne ametikiri " 2004 loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus Kuhlbach, H., Saar, M., Einre, M., Kuusk , K., Kolmann, ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane K., Laudare Erakooli õppejõud "Bürooleksikon" 2003 faktide või tegevuse tõestamiseks ( Arhiiviseadus § 4) http://www.riigikantselei.ee/dokumendihaldus http://www.ra.ee/juhised Sisu http://www.juhiabiyhing.ee Vorm http://www.sekretar.ee Struktuur http://www.riigiteataja.ee http://www.evs.ee http://www.infokaitse.ee Nimetatud allikaid on kasutatud esitlusmaterjali koostamisel.
Toimingud Dokumendi elukäik Peab olema jälgitav ! dokumendiga alates loomisest ja saamisest kuni Dokumendi omadused eraldamiseni (hävitamiseni või üleandmiseni Esmane väärtus Autentsus arhiivi) Dokument Usaldatavus arhiivisasutuses Aktiivne Dokument ESMANE Terviklikkus töölaual VÄÄRTUS Passiivne kabinetis Esmane Kasutatavus Dokument asutuse hindamine, hoidlas, arhiivis säilitustähtaeg
TEISENE Peavad säilima kogu dokumendi elutsükli jooksul ! VÄÄRTUS Teine Poolaktiivne hindamine, arhiiviväärtus Dokument Dokumendi metaandmed ­ näitab dokumendi ajalugu kabinetis riiulis või hävitamisotsus
1 Asjaajamiskultuur Dokumendihalduse korraldus Dokumendihaldus on halduse ala, mis tegeleb Organisatsiooni kultuur - väärtused, traditsioonid, dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, normid, hoiakud ja põhimõtted organisatsiooni kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süsteemse igapäevases tegevuses ohjega, mis tagab Organisatsiooni igapäevatöö tulemusena tekib palju dokumente, mis sisaldavad informatsiooni organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava Tuleb valida tõestusmaterjali ja informatsiooni Millist infot säilitada, kuidas ja kus säilitada ? dokumendisüsteemi hõlmamise ja dokumentidena alalhoidmise. Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või Praktiline vajadus mõni muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas Dokumentide hoidmise korraldamine ­ süsteem sätestatud isik Informatsiooni kiire leidmine, selles orienteerumine Tegevuse info salvestamine (jätkusuutlikus)
Dokumendihalduse head tavad DH õiguslik regulatsioon Seadused Dokumentide vormistamise korrektsus Arhiiviseadus (1998) Vorminõuete täitmine, vormingud Avaliku teabe seadus (2000) Isikuandmete kaitse seadus Õigusaktidest tulenev kohustus Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus (2004) organisatsiooni funktsioonidest tulenevad ülesanded Digitaalallkirja seadus (2000) tuleb dokumenteerida Keeleseadus dokumentide säilitamine ettenähtud aja jooksul Määrused dokumentide üleandmine Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Hea tava eeldab, et Standardid organisatsioonis on dokumendihaldus reglementeeritud EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon . Dokumendihaldus. reglementeeritud nõuetest kinnipidamise eest on EVS 882-1:2006. Dokumendielemendid ja vorminõuded, Osa 1: Kiri määratletud vastutus
Arhiiviseadus ja arhiivieeskiri Avaliku teabe seadus ArhS - sätestab arhiivijärelevalve asjaajamise üle Seaduse eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus ning luua Arhiivijärelvalve on meetmete süsteem, mis - tagab võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise kontrolli tegevuste üle, mis on seotud avalike üle. arhivaalidega ja asjaajamise vastavuse seadustele , Täidab Põhiseaduse § 44 nõude ­ igaühel on õigus saada arhiivieeskirjadele jt asjaajamist reguleerivatele üldiseks kasutamiseks levitavat informatsiooni. õigusaktidele. Seadus sätestab juhtide vastutuse arhivaalide säilimise ja § 5. Teabevaldajaks on: nõuetekohaselt korraldatud hävitamise eest. 1) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutus; 2) avalik-õiguslik juriidiline isik; Arhiivieeskiri - ArhS rakendusakt 3) eraõiguslik juriidiline isik ja füüsiline isik määrus, mis tõlgendab, kuidas ArhS kasutada haldusakti või lepingu alusel avalikke ülesandeid, sealhulgas osutab haridus -, tervishoiu-, sotsiaal- või muid avalikke teenuseid, - teabe osas, mis puudutab nende ülesannete täitmist.
2 Isikuandmete kaitse seadus Digitaalallkirja seadus Seaduse eesmärk on isikuandmete töötlemisel füüsilise isiku Seaduse eesmärgiks on tagada: põhiõiguste ja põhivabaduste kaitsmine kooskõlas avalike huvidega. digitaalallkirjale samad õiguslikud tagajärjed nagu isikuandmete töötlemise tingimused ja korra; omakäelisel allkirjal riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel; digitaalselt allkirjastatud dokumentidele paberdokumentidega vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. võrdne tõestusväärtus
! Isikukoodide töötlemine Seadus toob üldised nõuded digitaalallkirja andmise ja Isikukoodi töötlemine on lubatud ilma isiku nõusolekuta, kui selle kasutamise infrastruktuurile. töötlemine on ette nähtud seaduses või määruses. Muudel juhtudel peab isik andma nõusoleku, mis peab olema selge ja Avalik-õiguslikes suhetes kasutatakse digitaalallkirja vastavalt teadlik tahteavaldus , millega ta lubab oma isikuandmeid töödelda. "Digitaalallkirja seadusele" ja selle alusel antud õigusaktidele Eraõiguslikes suhetes kasutatakse digitaalallkirja vastavalt kokkuleppele Haldusdokumentide koostamisel tuleb lähtuda minimaalsuse nõudest isikuandmete kasutamisel . Tuleb piirduda nime ja sünniaja märkimisega, kui seadus ei sätesta teisiti
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus Asjaajamiskorra ühtsed alused Põhiseaduse § 44 määrab, et igaühel on õigus pöörduda Eesmärk on luua põhimõtted organisatsioonide järk-järguliseks märgukirjade ja avaldustega riigiasutuste, KOV-ide ametiiskute üleminekuks elektroonilisele dok. haldusele . poole. Alused määravad kindlaks asjaajamise korraldamise Seaduses on toodud märgukirja ja selgitustaotluse mõisted põhimõtted riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning seaduse tähenduses avalik-õiguslike juriidiliste isikutele.
Märgukiri on isiku pöördumine 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks 2) dokumentide vormistamise nõudeid või valdkonna arengu kujundamiseks; 3) dokumentide registreerimise korraldamist annab adressaadile teavet. 4) asutuse dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid Selgitustaotlus on isiku pöördumine 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise taotleb adressaadilt teavet, mille andmiseks on vajalik adressaadi protseduuri käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine; 6) asjaajamise üleandmist ametiisiku, ametniku, teenistuja (edaspidi taotleb õigusalase selgituse andmist (osas, mis puudutab asutust, kelle ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise või poole pöördutakse). teenistussuhte või töösuhte peatumise korral
Standardid Standardid (2) Dokumendihalduse normatiivdokumentide hulka kuuluvad EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. standardid Dokumendihaldus. Dokumendihalduse poliitika ja protseduuride standardimine Osa 1: Üldnõuded EVS-ISO/TR 15489-2:2004. tagab dokumentidele kaitse. Osa 2: Juhised. Standard annab juhised EVS-ISO 15489- Standardid on kasutamiseks mis tahes vormingus või 1:2004 põhimõtete rakendamiseks. andmekandjal dokumentide kohta nii avalikele kui ka eraõiguslikele organisatsioonidele. EVS-ISO 15836:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Standard kehtib mistahes teabekandjal dokumendi Dublin Core `i metaandmeelemendid. kohta Standard üldistab head praktilised kogemused EVS-ISO 15836:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core`i metaandmeelemendid.
EVS JUHEND 9:2006. Dublin Core`i metaandmete kasutamine.
3 Standardid (3) Juhendmaterjalid , juhised Riigikantselei juhendmaterjalid - ww.riigikantselei.ee Rahvuslik standard EVS882-1:2006 Informatsioon ja Digitaalse dokumendihalduse korraldamine (DHP-KOOL) dokumentatsioon. Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidele Dokumentide näidisloetelud Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1:Kiri. Rahvusarhiivi juhised ­ www.ra.ee Mittetulundusühingute arhiivide korrastamine Organisatsioonid peavad olema teadlikud vajadusest Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus luua dokumendid seaduste kohaselt Dokumendihalduse ABC säilitada dokumente seaduste kohaselt Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi vältida riske dokumentide säilitamisel ja kasutamisel. Dokumendi- ja arhiivihaldus Arhiivipüsimaterjalide loetelu Digitaalse info hoidmine CD-Ril Eesti Standardikeskus Ohuplaani koostamine Dokumentide näidisloetelu koostamine http://www.evs.ee/POOD/ Digitaalse info hävitamine Kirjelduselementide soovitusloetelu
Dokumendisüsteemi alusdokumendid Asjaajamiskord (AAK) Asjaajamiskorras AAK on üheselt mõistetav, kasutajasõbralik, toimiv Allüksuse põhimääruses Ametijuhendites AAK koostamisel lähtutakse: Riiklikest õigusaktidest Organisastiooni asjaajamine peab tagama asutuse ülesannete Oma organisatsiooni tegevuse iseärasustest täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses Organisatsioon kehtestab õigusaktiga asjaajamiskorra dokumenditöö reglementeerimiseks. PEAB TAGAMA DOKUMENTIDE vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele Organisatsiooni asjaajamise sisemised optimaalse koosseisu, kiire ringluse; lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile - operatiivne infootsing normdokumendid on: kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise Asjaajamiskord (AAK) tähtaegse täitmise ning asjade lahendamise kontrolli tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade Dokumentide loetelu (DL) jooksul
Asjaajamiskord (AAK) (2) Dokumentide loetelu (DL) Asjaajamiskorras on vaja sätestada ehk LIIGITUSSKEEM AA perioodi pikkus Dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti, leidmine D liigid, hoidmise ja kasutamise kord / sarnaste tunnuste põhjal lihtsam. D vormistamise kord DL on dokumentide rühmitamiseks sarjadesse, dokumentide D ringluse kord või skeemid (dokumendiliikide kaupa) /ametikirjade indekseerimiseks, ülesleidmiseks ja D registreerimise kord, indeksite süsteem säilitustähtaegade määramiseks. D menetlemise kord Juurdepääsu korraldamine Dokumentide rühmitamine organisatsioonide Arhivaalide eraldamine (hävitamine ja üleandmine hoidlasse) funktsioonide järgi - otstarbekam. Asjaajamise üleandmise kord töösuhte lõppemisel või DL peab hõlmama kõiki organisatsiooni funktsioone ja nende peatumisel jne täitmise käigus tekkivad dokumendisarjad, sõltumata andmekandjast.
4 Sarja moodustamine. Toimik Dokumentide loetelu (DL) (2) Sari on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus Näiteks: Organisatsiooni funktsioonid: tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste KÜ töö korraldamine, juhtimine arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata Personalitöö (kui on töösuhteid) tervikuna (hoida koos). Raamatupidamine Sarja moodustavad dokumendid, mida ühendab Põhitegevus Dokumendiliik Dokumentide loetelu ­ tähtajatult Sisu kinnitada juhatuse esimehe poolt või Ülesanne, mille täitmise käigus dokumendid tekkisid kehtestada vastavalt korteriühistu sisemisele korrale Ühesugune säilitustähtaeg MUUTMINE ­ kui organisatsiooni ülesanded või struktuur Toimik on asjaajamisperioodi jooksul konkreetses muutuvad, kui dokumendi liigile kehtestatud sarjas tekkinud dokumentide kogum nende säilitamistähtaeg muutub füüsiliseks haldamiseks . Ühe toimiku maht on kuni 250-300 lehte.
HARIDUSMINISTEERIUMI VALITSEMISALA Sarja tähis DOKUMENTIDE NÄIDISLOETELU 1. FUNKTSIOON: ASUTUSE TÖÖ KORRALDAMINE 1.1. ALLFUNKTSIOON: JUHTIMINE Tähis koosneb: Sarja tähis Dokumendiliigi /sarja nimetus Asutus Säilitustähtaeg Märkused 1.1-1/ Ametiasutuse struktuur ja koosseis Ministeerium Alatine funktsiooni tähistavast numbrist 1.1-2/ Ministri määrused Ministeerium Alatine ................. sarja järjekorranumbrist selles funktsioonis 1.1-5/ Lähetuste käskkirjad Ministeerium/asutused 7a eraldatakse teineteisest sidekriipsuga 1.1-6/ Asutuse registridokumendid Ministeerium Alatine ja põhimäärus(põhikiri) mis eraldatakse teineteisest sidekriipsuga .................. 2. FUNKTSIOON: INFO HALDAMINE 2.1. ALLFUNKTSIOON: ASJAAJAMINE JA ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE Näiteks: Sarja tähis 4­1 Sarja tähis Dokumendiliigi/sarja nimetus Asutus Säilitustähtaeg Märkused (kus 4 ­ tähistab funktsiooni, nt personalitööd ja 2.1-1/ Ministri määruste register Ministeerium Alatine 2.1-2/ Asutuse juhi käskkirjade register Ministeerium Alatine 1 ­ tähistab esimest sarja selle funktsiooni all) 2.1-3/ Asutuse juhi korralduste register Ministeerium Alatine ............................. 2.1-6/ Töölepingute register Ministeerium 50a lepingu lõpetamisest 2.1-7/ Tööettevõtulepingute register Ministeerium 10a ............................
Haldusdokumentide vormistamine Plangid Dokument peab olema vormistatud korrektselt ja On trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Dokumente koostatakse juhtimis-, täidesaatva ja (EVS-ISO 5127. Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik) korraldava tegevuse dokumenteerimiseks. Dokumendiplankidele vormistatakse: ametikirjad, õigusaktid (nt käskkirjad, korraldused ), protokollid , aktid jt Juhtimistegevuse dokumentideks on näiteks: käskkiri, protokoll , ametikiri, akt, esildis jt Igal organisatsioonil on üldplank ja dokumendiliigi plank üldplangi alusel moodustatud konkreetse dokumendiliigi plank, nt kirjaplank paberkandjal plankidele on soovitav kanda turvaelement planke eristab trükitavate elementide koosseis
5 Plangi vormindamine Üldplank Kirjaplank AS Tups AS Tups Paberiformaat A4 (210x297 mm)
D plangi pind jaguneb veeristeks Vasak veeris 3,0 cm Parem veeris 1,5 cm Ülemine veeris 1,2 cm Alumine veeris 1,2 cm kontaktandmed
Plangi vormindamine (2) Dokumendi rekvisiidid Kasutatakse püstkirja ( Helvetica , Times , Times New Dokumendiliigile omased informatiivelemendid Roman , Arial , Courier) Kohustuslikud rekvisiidid Tähe suurus 12-14 D väljaandja Ühe ja sama dokumendi rekvisiidid vormistatakse ühte D kuupäev stiili ja kirjasuurust Tekst Reavahe 1 või 1,5 või automaatne reavahe Allkiri või allkirjad Lisarekvisiidid ­ asutuse sümbol või embleem , asutuse registrikood, Plokkstiil ­ teksti iseseisvad mõttelised osad tuleks väljaandmise koht, adressaat, dokumendiregistri indeks, dokumendiliigi nimetus, kinnitusmärge, pöördumine, lisade märge, lisaadressaadid, eraldada täiendava reavahega kooskõlastusmärge
Ametikiri Ametikirja eriliigid Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris Järelpärimine Originaal kirjaplangile Tellimiskiri Ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele Meeldetuletuskiri (võlanõue) Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga Kaebus (pretensioon) Organisatsiooni jääv kiri säilitatakse dokumendisüsteemis Vabanduskiri Asjaajamise seisukohalt jagunevad kirjad Volikiri Algatuskirjad ­ alustavad asjaajamist mingis asjas Garantiikiri Vastuskirjad ­ koostatakse vastuseks mingile saadud Tanukiri dokumendile Õnnitluskiri Kaaskirjad ­ saadetakse teisi dokumente, millel tavaliselt Kaastundekiri puudub adresseeriv osa. Memo Kaaskirjale iseloomulik elemendiks on lisamärge. jne
6 Ametikirja koostamise protseduur Kirjade , dokumentide Koostaja koostab ja vormistab ametikirja kavandi sisu koostamine Viseerimine / kooskõlastamine vastavalt vajadusele (AAK) Juht allkirjastab dokumendi (originaal + ärakiri) Dokumendi (kirja) eesmärk ­ mõjutada adressaati Koostaja registreerib dokumendi dokumendiregistris vajalikul viisil tegutsema Registreerimisel saab Mida adressaat tahab kuulda ALGATUSKIRI dokumendiregistrist järgmise vaba numbri. Mida teadis adressaat enne sellest küsimusest VASTUSKIRJA ja muude küsimuse lahendamise käigus Millist adressaadi reageeringut ootan ise koostatud kirjade registreerimine tähendab täitmismärke tegemist algatuskirja registreerimisnumbri all täitmismärke Teksti elemendid lahtris sissejuhatus (koostamise põhjus, eesmärk, eellugu), köitev. Koostaja paigutab/salvestab lahendatud kirjad ettenähtud sarja probleemi esitus, tõestus (faktid, motiivid, selgitused , toimikusse põhjendused), veenev. ALGATUSKIRI + VASTUSKIRI lõppkokkuvõte (järeldus, palve , ettepanek, taotlus ), konkreetne
Kirja rekvisiidid Kirja rekvisiidid (2) Kirja näidisvorming EVS 882-1:2006 järgi Kirja näidisvorming EVS 882-1:2006 järgi Lisaadressaat Lisamärge Adressaat Logo Aadress Pealkiri Allkiri Seosviit Allkirjastaja Tekst Autor Viit Kasutusmärge Kontaktandmed Koostaja Logo, autor, kontaktandmed (ülemises veerus ) ­ Kuupäev paigutatakse paremale, tsentreeritult või vasakule Kontaktandmed alumises veerus on soovitav paigutada plokkidena
Kirja rekvisiidid (3) Autor ­ asukoht ­kirjapeaväljal, kirja sisu eest vastutav Kontaktandmete koostamine Kasutusmärge ­ adressaadi kohal SUURTÄHTEDEGA (nt KIIRE) kohustuslikud elemendid: Pealkiri ­ nimetavas käändes, vormistatakse ALATI (va õnnitlus- ja postiaadress tänukirjad, tõendid, avaldused , õiendid) telefon, faks Allkiri - kirja sisu eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri (tagab dokumendi autentsuse, usaldusväärsuse) e-posti aadress Allkirjastaja ­ tuvastada allkirja andnud isik (trükitakse -eesnimi, + seadustest tulenevad elemendid (reg.kood jm) perenimi, amet, organisatsioon); element on KOHUSTUSLIK, sõltumata allkirja Sõpruse pst 258 Telefon 652 4567 Arvelduskonto 221113456000 kohustuslikkusest 13456 TALLINN Faks 652 4568 Swedbank Lisamärge ­märge lisatud dokumentide kohta E-post: [email protected] Reg kood 1234567 Internet : www.ruut.ee Koostaja andmed ­ vormistatakse kõigile ametikirjadele Kuupäev ­ kirja lõpliku valmimise kuupäev (lisatakse üldjuhul käsitsi) teksti suurus 8-10 punkti Seosviit /viit ­ viidaväljal (Teie; Meie ­aitab ühe asja kirjavahetuse haldamist) telefoni, faksi numbrid tuleb grupeerida 4 kaupa (tagant lugedes )
7 Algatuskiri Aadressi kujundamine ümbrikul Hr Tiit Tubli 15. mai 2008 nr 1-10/313 OÜ Kool Eesti Posti standard masinaga sorteeritavate kirisaadetiste ja Aabitsa 67 otseposti ümbrikutele (väljavõte) 12345 TALLINN .............. Kinnitatud 29.04.2008 käskkirjaga nr 59 2) ... Saaja aadressandmete erinevad osad tuleb paigutada üksteise Koolituse tellimine Sisse tulnud 17. mai 2008 nr 120/3-7 alla järgneva jaotuse järgi: Austatud härra direktor saaja nimi tänav, maja ja korterinumber Soovime tellida ................... küla ja valla nimi Vastuskiri sihtnumber, linna või maakonna nimetus (sihtnumber peab Hr Kalle Reisija Teie 15.05.2008 nr 1-10/313 olema eraldatud muust tekstist tühikuga) AS Huviline riik (ainult rahvusvahelise postisaadetise puhul) Mere 45 Meie 18.05.2008 nr 3-7/120 3) Üldjuhul peab saaja aadress paiknema ümbriku aadresskülje paremal pool. 12890 TALLINN Aknaga ümbriku korral võib saaja aadress paikneda aadresskülje vasakul poole saatja aadressi all (saatja aadress ei tohi paikneda saaja aadressist allpool). Eesti Posti kodulehekülg http://www.post.ee/?id=6845
Telefoninumbrite õigekiri E ­kirja vormistamise elemendid Soovituslik juhend telefoninumbrite grupeerimiseks, mis on Kellele vastavuses ITU (International Telecommunication Union) Koopia Puudutab ametlikku e-kirja vahetust, mida soovitustega. peab ka registreerima. Pimekoopia Tarbijanumbrisiseselt eristatakse grupid ühe tühikuga. Teema (vajadusel koos KASUTUSMÄRKEGA) 7-kohalisi tarbijanumbreid grupeeritakse alates tagantpoolt 4 ja 3 Tekst kaupa: 679 xxxx ; 797 xxxx; 385 xxxx Seosviit Kuupäev ja viit Dokumentides , mis on mõeldud Eestis riigisiseseks kasutuseks ja milles on vaja kirjeldada valimiskorda detailselt (st kus ei piisa Adressat (või pöördumine) ainult rahvusvahelise riigikoodi väljatoomisest, vaid on vaja esitada Sisu ka rahvusvaheline kaugprefiks 00), kirjutatakse rahvusvaheline Viide manusele (vormistatakse lisamärkes) NB ! Asub enne lõputervitust kaugprefiks 00 ilma sulgudeta: 00 371 xxxx xxxx (Läti) Päis ehk ümbrik Lõputervitus Allkirjastaja andmed (visiitkaardiandmed) http://www.elion.ee/ valikutest ­ Abi ja info ­Kasulikku Koostaja andmed http://www.elion.ee/wwwmain?screenId=html.help-profile.55133.58183&locale=et
8 Meilietikett E-kiri NB! Ära saada kellelegi midagi sellist, mida ise ei soovi saada! Positiivsed küljed 17 % väljasaadetud kirjadest jääb vastamata (Emor) ei sega saajat ebasobival ajal on aega sõnumi viimistlemiseks, pääseb ligi nii kodus kui tööl Kui kirjale ei saa vastata kohe, tuleb kasutada automaatvastamist. Puhkuse ajaks määra asendaja . pole tarvis ümbrikke, marke halb käekiri ei sega Reageerida tuleb 24 tunni jooksul emotsionaalselt kergem ebameeldivusi teatada Elektronposti 5 käsku on võimalik koguda vastamiseks mõtteid sobib hästi teadete edastamiseks, edastamine on lihtne, kiire Meilige nii kiiresti kui võimalik. Negatiivsed küljed Alati kontrollige enne saatmist õigekirja. kiirustades saadetud ja kirjavigadega kirjad rikuvad suhtei Ilmtingimata lisage oma telefoninumber. rämpskirjad ärritavad Lähtuge sellest, et elektronpost on mõeldud pigem ametialaseks emotsionaalsetes olukordades pole tulemuslik , puuduvad pilk, kui erakirjavahetuseks. kehakeel, hääletoon, sarm kui teade pole saajale oluline, ei pruugi vastus tulla; Edastage meil isikule, keda see puudutab. teate sisu võib jätta vale mulje
Meilietiketi põhireeglid Avaldus 1. Sõnum peab olema selge, lühike, arvestama saaja D, millega isik pöördub isiklikes küsimustes organisatsiooni vajadustega. poole 2. Kasuta õigekirjakorrektorit. Vormistatakse valgele paberilehele formaadis A4, lähtudes 3. Austa meilisaaja aega. ametikirja vormistamise põhimõtetest 4. Hoia saadud meilide privaatsust. Reavahe 1 5. Ära kunagi eelda, et sinu saadetud meil säilitab kirjatüüp Times New Roman (või Arial), 12-punktine tähesuurus privaatsuse. 3,0 cm vasakust veerisest 6. Ära usalda sõnumeid "Edasta kõikidele oma adressaat ca 5,5 cm lehe ülaservast sõpradele". nimetus AVALDUS ca 9,5 cm lehe ülaservast 7. Ära ole ebaviisakas endast vähem võrguteadlike vastu. pealkirja ja teksti vahel 4 tühja rida 8. Hinga enne saatmist sügavalt sisse ja kontrolli. teksti all 4 reavahet isikliku allkirja jaoks 9. E-post ei sobi iga sõnumi jaoks. märkus lisa(de) olemasolu kohta 4 rida allkirjast allapoole
Käskkiri KK vormingu elemendid Organisatsiooni täidesaatva ja korraldava tegevuse põhidokument Dokumendiliigi nimetus ­ 14 punktine kiri -KÄSKKIRI, Üldplangile ühes eksemplaris ( erandiks on distsiplinaarkaristuse vasakul servas või keskel, ülevalt servast 5,5 cm käskkiri ­ vormistatakse kahes eksemplaris) Koostamise koht ­ nimetavas käändes, vasakul servas, ülevalt 6,3 cm, kuupäevaga samal real (kuupäev asub paremal) Kuupäev - kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus sõnaga. Pealkiri ­ sisu identifitseerimiseks, avab KK väljaandmise Registreerimise järjekorranumber (viit) eesmärgi, ülevalt servast 8,5 cm kaugusel vasakul veerises Jõustub allakirjutamisest. Tekst ­ 2-4 rida pealkirjast allpool. Viisad ehk organisatsioonisisene kooskõlastamine ­ Keeleliselt korrektne , üheselt tõlgendatav, kooskõlas seadustega allkirjastavad isikud, kelle tegevusega on käskkiri seotud Koosneb Lisad peavad olema allkirjastatud, neile viidatakse tekstis. motiveeriv osa ­ KK väljaandmise aluseks olev seaduse avaldamismärge Allkirjastatakse juhi poolt soovitatavalt mitte musta värvi korraldav osa ­ käskivas vormis ainsuse esimeses isikus . Võib tindisulepeaga. Kasuta sinist. kasutada Jaotuskava ( koopiad ) ­ KK tutvustamiseks asjaosalistele tehakse da-tegevusnime, kui saab näidata konkreetset täitjat koopiad (allkirjast allpool, KK viimase lehe pöördel, eraldi lehele, kui vaidlustamisviide ­ näiteks: Käskkirja on võimalik vaidlustada 30 koopiate saajaid on palju) päeva jooksul teatavaks tegemisest.......
9 Protokolli koostamine ja Protokoll vormistamine Nõupidamise või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsuste Sõnavõttude sisu märgitakse kokkuvõtlikult ainsuse fikseerimiseks 3.isikus Sisu ­ aeg, kes osalesid, kes-mida ütles, mida otsustati Osalejad - Koosoleku juhataja; Protokollija; Võtsid osa; Kutsutud; Puudusid Dokumendiliigi nimetus (PROTOKOLL) - 5,5 cm Tekst ­ konkreetne, täpne (Päevakord; KUULATI ­Küsimused-Vastused plangi ülaservast (Näiteks: JUHATUSE KOOSOLKU PROTOKOLL) küsimustele, Sõna võtsid ­ OTSUSTATI ) Koostamise koht ­ nimetavas käändes 6,3 cm ülaservast Vormistab protokolli hiljemalt 3 päeva jooksul Kuupäev ­ toimumise kuupäev üldplangile, vajadusel lisab lisad, hääletustulemuse Alguse ja lõpu kellaajad (8,5 cm ülaservast) Allkirjastatakse (juhataja ja protokollija allkirjad kõrvuti) Registreerib protokollide registris Alla kirjutavad koosoleku juhataja ja protokollija Vormistab koopiad, saadab väljavõtted osalejatele Vormistatakse ühes eksemplaris, lisad allkirjastatakse Paigutab protokolli koos lisadega toimikusse Jälgib vastuvõetud otsuste tähtaegset täitmist
Nõupidamiste korraldamine Tulemusliku nõupidamise korraldamine Nõupidamine on juhtimismeetod, kus kasutatakse Tulemuslikkuse võti on korraldajas, kui põhjalik on spetsialistide teadmisi ja oskusi parimate ettevalmistamine ja kui otstarbekas on korraldus otsustustulemuste saamiseks. Nõupidamise ettevalmistus (40% ajast) määrata nõupidamise eesmärk ja koostada päevakord Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise nõupidamise aeg, nõupidamise kestus või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsuste toimumise koht, määratleda osavõtjad fikseerimiseks. Protokoll võib olla: kodukord, nõupidamise läbiviimise ettevalmistamine sõna-sõnaline otsustamise kord, otsuste teatavaks tegemise kord protokollimise viis kokkuvõttev Nõupidamise läbiviimine (30 % ajast) lühiprotokoll algab õigeaegselt tehakse teatavaks päevakord, kodukord, oodatav eesmärk eelmiste otsuste täitmise ülevaatamine
Tulemusliku nõupidamise korraldamine Tulemusliku nõupidamise tunnused selgelt püstitatud eesmärk peetakse kinni päevakorrast (2) korralik ettevalmistus, aeg ja koht on sobiv sissejuhatus on lühike, kohe jõutakse põhiprobleemini algab ja lõpeb täpselt kaasa püütakse haarata kõik osalejad kutsutud on vaid vajalikud inimesed; juhataja on oma üksikutel ei lubata domineerida ülesanded täpselt läbi mõelnud jälgitakse kodukorrast kinnipidamist koostatakse protokoll, edastatakse koopiad osalejatele / jälgitakse ja tuntakse ära kriitilised punktid asjast huvitatud isikutele nõupidamine viigu kuhugi välja ja lõpeb planeeritud ajal on olemas järelkontrollisüsteem Nõupidamise järeltöö (30 % ajast) Ebaõnnestumise põhjused: otsusest teatatakse, kellele vaja, juhataja jälgib, et protokoll eesmärk on ebatäpselt püstitatud, oskamatu juhtimine valmiks ebaõige osalejate valik, ajakava puudub eriarvamuse puhul esitatakse see kirjalikult ja lisatakse protokollile vähene huvitatavus, koostöö puudumine toimib järelkontrolli süsteem ebakorrektne käitumine,üksteise mittemõistmine analüüsitakse nõupidamise tulemusi häirivad telefonikõned, kehvad tingimused.
10 E-koosolek Akt Dokument, millega saab tuvastada mingit seisu või võimaldab osaleda neil, kes füüsiliselt ei saa kohal olla. fakti. Koostatakse komisjoni või selleks volitatud isiku Eelised: poolt. aja kokkuhoid Näide KINNITUSMÄRKE lisab Akti vormingu elemendid kõrgemalseisev juht allkirjaga akti sõidukulude kokkuhoid dokumendiliigi nimetus koostamise päeval või järgmisel päeval Vajalik: koostamise kuupäev KINNITAN (allkiri) kiire arvuti number (viit) Tiit Tubli vastav tarkvara koostamise koht Juhatuse esimees 06. 12.2008 koosoleku juhataja kinnitusmärge pealkiri tekst Näide ERIARVAMUS allkirjad vormistatakse akti lisana viisa Lisa: Tiit Tubli eriarvamus 2 lehel
Akti vormistamine Dokumendiringlus ja registreerimine Akt vormistatakse vähemalt kahes eksemplaris, millest Dokumentide liikumine ettevõttes nende saamise või üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale. koostamise momendist kuni täitmiseni või Akti kirjutavad alla Näide väljasaatmiseni üleandja (allkiri) (allkiri) Olgu operatiivne ja sihipärane vastuvõtja Esimees Karl Suur Liikmed Rita Roos D registreerimine on ühekordne üleandmise juures (on algatusdokumendi järgne) (allkiri) viibinud isik, komisjon Rein Kask Eristatakse Viisa ­ üldjuhul ei (allkiri) saabuvate viseerita (erandiks on Heli Lepp väljasaadetavate eraettevõttes koostatud arhivaalide hävitusakt, mis on soovitav viseerida sisedokumentide ringlust nende töötajate poolt, kelle dokumente hävitatakse. Akti kinnitab Registreerimine ­ dokumentide parem haldamine tippjuht ) (määratakse kindlaks AAK-s)
Dokumentide registreerimine Saabuvate dokumentide ringlus Asjaajamisse võtmine ­ dokumendihaldussüsteemi Dokumentide vastuvõtmine, esialgne töötlemine ja kandes läbivaatamine Kohustuslik vastavalt asjaajamiskorra ühtsetele alustele Registreerimine Läbivaatamine juhtkonna poolt, edastamine täitjale Dokumendiregistrid on Täitmine ja tähtaegse täitmise kontrollimine digitaalsed (elektroonilisel kandjal) Dokumendi lahendamine, vastuse saatmine tavalised (paberkandjal nt lauajuhend) Dokumentide paigutamine toimikusse Registreerimine on dokumendile antakse viit Väljasaadetavate dokumentide ringlus dokumendi metaandmete kandmine registrisse tõestuse loomine dokumendi olemasolu ja dokumendi Dokumendi koostamine ja vormistamine hõlmamise kohta dokumendisüsteemi Dokumendi viseerimine, allkirjastamine Dokumendi registreerimine Dokumendi ärakirja paigutamine toimikusse
11 Sisedokumentide ringlus Protokollide, Kirjavahetuse Sisedokumente koostatakse, vormistatakse ja täidetakse lepingute, aktide registerandmed ettevõtte enda piires registerandmed Dokumendi number Nende koostamisel ja vormistamisel toimub nende ringlus Dokumendi number Registreerimise kuupäev nagu Saadud kirja viit, Registreerimise väljasaadetavatel dokumentidel, kuupäev kuupäev Kirja saatja nimi, täitmisel ja kasutamisel aga nagu saabuvatel Lühidalt sisu sideandmed dokumentidel Allkirjastaja Pealkiri (lühidalt sisu) Sarja tähis Kirja saaja, täitja Käskkirjad ja protokollid antakse täitjatele Allkirjastaja koopiatena või väljavõtetena Täitmismärge Sisedokumendid vaatab läbi adressaat, annab edasi Sarja tähis lahendamiseks
Dokumendi organisatsioonisisene Resolutsioon . kooskõlastamine . Viisa. Dokument suunatakse pärast registreerimist läbivaatamiseks Kooskõlastamine- määratakse AAK-s, ametiredeli järgi (alt- üles) asjaga tegelevale struktuuriüksuse juhile või kõrgemalseisvale Märge vormistatakse üldjuhul omakäeliselt organisatsiooni jäävale dokumendile juhile, kes määrab lahendaja. st ametikirja puhul Näide ärakirjal Prl Tiina Tark Näited, kooskõlastusmärke (viisa) kohta (käsitsi) Tehakse dokumendi läbivaatamise kohta Vastake, et pankroti 1) Kui kooskõlastaja on dokumendiga nõus (allkiri) dokumendil või resolutsiooniplangil tõttu pole võimalik 06.12.2008 tellimust täita 2) Kui kooskõlastaja ei ole dokumendiga nõus (allkiri) dokumendiregistris vt eriarvamus 06.12.2008 (allkiri) Resolutsioon sisaldab ­ T.Tegelane Koostaja (allkiri) Kooskõlastajad (allkiri) täitjate nimesid (esimene lahendaja on alati vastutav); 21.11.2008 Kati Karu Rita Roos ettekirjutavat tegevust, lahendamise korda, tähtaega, resolutsiooni Raamatupidaja 06.12.2008 autori allkirja ja kuupäeva. Näide, kui (allkiri) kooskõlastajate Rein Kask andmed on trükitud 06.12.2008
Autentimine Pitsat . Tempel. ehk autoriseerimine Dokumendi allkiri kinnitatakse pitseriga, kui see on Digitaalallkirjastamise asemel asutustevahelises või ka õigusaktis ette nähtud. asutuses enda dokumendihaldussüsteemis. Isik, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. on tuvastatud võib dokumente luua ja menetlusmärkeid Pitser - soovitavalt mitte musta värvi. teha autentimise kaudu. Toimub Tempel - vahend korduva info / teabe kandmiseks ID-kaardile kantud digitaalset tuvastamist dokumendile (nt Saadud, organisatsiooni rekvisiitide võimaldava sertifikaadi alusel või tempel, nime tempel) paroolipõhiselt Digitaalallkiri - tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.
12 Asjaajamise üleandmine Dokumentide säilitamine Asutuses peaks olema juhi poolt sätestatud kord, et enne töölepingu lõpetamist tuleb asjaajamine üle anda Kohustus laieneb igale organisatsioonis tegevuse selleks määratud isikule käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata funktsioonist Vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisakt, mis peab dokumendi tõestus- ja infoväärtusest sisaldama teabekandja tüübist üleandja käes lahendamisel olevate dokumentide loetelu tähtajaks täitmata dokumentide loetelu Säilitamistähtaeg sõltub nende sisust ja loomise toimikute loetelu eesmärgist; määratud seaduste ja muude reguleerivate eelarvevahendite seis aktidega. pitsatid Organisatsioonides säilitatakse dokumente viimased allakirjutatud dokumendid (liigiti) Dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaeg on möödunud ja asutuse arhiivi üldandmed selle võib eraldada hävitamiseks Üleandmiseni arhiivi
Dokumentide säilitamine (2) Säilitustähtaeg kehtestatakse: aastates kuni 10 a ehk lühiajaliselt kauem kui 10 a ehk pikaajaliselt alatisena tähtajaliselt
Dokumentide säilitamisel tuleb tagada nende Edukat haldamist ! kättesaadavus ja kasutatavus. Järgida põhimõtet, et kätte saab see, kellel seda vaja ja EI TOHI olla kättesaadav sellele, kellel õigused selleks puuduvad.
13