kusjuures säilikuid otseselt ei töödelda korrektiivne säilitamine - säilikute seisundi parandamine Konserveerimine - eesmärgiks on materjalide stabiliseerimine originaalsel kujul nende keemilise ja füüsikalise töötlemisega Restaureerimine (ennistamine) - eesmärgiks on taastada objekti oletatav varasem olek. Püütakse taastada objekti neid omadusi, mis on kaduma läinud, aga mis oletatavasti on olnud selle objekti terviklikkuse seisukohalt olulised. Minimalismiprintsiip - Arhivaalide korral peab igasugune töötlus olema võimalikult minimaalne ja säilitama arhivaali võimalikult nii nagu see on meieni jõudnud. Pööratavus - Selle nn. minimalismiprintsiibiga seostub ka nõue töötluste pööratavusele kõik see, mis me objektiga ette võtame peab olema võimalikult väikeste kahjudega uuesti eemaldatav. Dokumenteeritus - kõik säilitustegevused peaksid olema dokumenteeritud. Dokumenteeritus on oluline nii säilitamise seisukohast (millistes tingimustes on hoitud
ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja
Dokumentide hoidmine asjaajamises Dokumendid luuakse, neid hallatakse, säilitatakse ja kasutatakse ning lõpuks enamik neist hävitatakse. Dokumentide säilitamine peab tagama nende kasutamise võimaluse ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid: · Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine · Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel · Juurdepääsu tagamine dokumentidele · Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks · Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse · Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine · Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud
säilitamisega. Mõnikord nimetatakse arhiiviks ka asutuse struktuuriüksust, mis tegeleb asutuse enese dokumentide säilitamisega. Lisaks on sõnal "arhiiv" mitu arhiivindusevälist tähendust, nagu failide hoiustamiseks ja juurdepääsuks mõeldud serverarvuti; spetsiaaltarkvara abil kokku pakitud fail või failide kogum; raamatukogu osa, milles säilitatakse trükiste puutumatut tagavara jpm. 3 1. MÕISTE Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Arhiiv on ka Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Arhiivis säilitatakse arhivaale. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhivaalid jagunevad avalikeks ja eraarhivaalideks. 2
reguleerivad olulisemad õigusaktid on seadustest: •Arhiiviseadus •Avaliku teabe seadus •Isikuandmete kaitse seadus •Digitaalallkirja seadus •Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus •Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus ja määrustest: •Asjaajamiskorra ühtsed alused •Arhiivieeskiri 3. Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine arhiivi üleandmiseks (füüsiline korrastamine) Arhivaalide üleandmise toimingud Arhivaalide üleandmise eeldus on, et dokumendid on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Üleandmisel pakub rahvusarhiiv nii vahetuid nõuandeid ja juhendamist kui ka juhiseid - vaata näiteks juhist Arhivaalide üleandmine. http://www.ra.ee/public/Juhised/yleandmine.pdf 4. Arhiivihoidla, arhiiviruum. 5. Ohuplaan, selle koostisosad. Ohuplaan lähtub koostaja vajadustest. Ohuplaanis nähakse ette vähemalt: 1) tõenäolised ohuallikad;
Arhiivieeskiri 1. peatükkÜldsätted § 1. Määruse reguleerimisala (1) Arhiivieeskiri (edaspidi eeskiri) reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile, arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. (2) Eeskiri kehtib: 1) Rahvusarhiivile; 2) kohaliku omavalitsuse arhiivile; 3) asutusele ja isikule, kes täidab avalikke ülesandeid avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide osas (edaspidi asutus).
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus: seire, eraldamine, auditeerimine. Erinevad korrastussüsteemid. Eri aegadel on arhiivide korrastamiseks ja kirjeldamiseks kasutatud erinevaid süsteeme. Nõukogude perioodil lähtuti arhiivikorrastamisel kronoloogiapõhimõttest. Kõik
Arhiiviseadus § 1. Reguleerimisala (1) Käesolev seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. § 2. Dokument ja arhivaal (1) Dokument käesoleva seaduse tähenduses on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave,
2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel ja kirjeldamisel peab lähtuma arhivaalide ladestumisest ja kinnistama nende tekkekonteksti. Mida vähem on toimunud muudatusi dokumentide asjaajamises ladestumise ja arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise vahel, seda selgema
Käskkirjal kuupäev ja nr ei trükita, vaid sõnadega välja. Käskkirja täitmist jälgib koostaja. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisiku või kõrgemalseisva ametiisiku uue käskkirjaga, märge tehakse käskkirja viimases osas. Kirjad jagunevad: algatuskirjad, vastuskirjad, kaaskirjad. ARHIIVINDUS Reguleeriv seadusandlus: Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus sätestab: *Dokumentide hindamise *Arhivaalide kogmise ja säilimise *Arhivaalidele juurdepääsu võimaldamise ja kasutamise korraldamise *Vastutuse arhivaalide kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest *Rahvusarhiivi ja KOV arhiivi tegevus alused Arhiivieeskirjas: *Täpsustatakse dokumentide hindamist *Arhivaalide säilitamist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku juures kuni üleandmiseni arhiivile *Arhivaalide arhiivi
Tallinna Linnaarhiiv. Põhiülesanded arhiivimoodustajate väljaselgitamine ja dokumentide hindamine; arhivaalide haldamise ja arhiivindust reguleerivate õigusaktide täitmise kontrollimine Tallinna linna asutustes; Tallinna asutuste, linna ja linnaosalusega äriühingute ja sihtasutuste nõustamine arhiivinduse ja dokumendihalduse valdkonnas; arhiivimoodustajate dokumentide liigitusskeemide kooskõlastamine; arhiivimoodustajate arhiiviskeemide ja arhiivikirjelduste kooskõlastamine; arhivaalide kogumine;
märkimisväärselt Riigiarhiivi poolt väljastatud omandi- ja sotsiaalõiguslike teatiste arv. Arhiivil tuli vastu võtta suurel hulga dokumente tegevuse lõpetanud nõukogudeaegsetest asutustest ja erastatud ettevõtetest , palju väärtuslikku materjali saadi Eesti pagulastelt. 3. STURKTUUR 3.1 Järelvalveosakond Järelevalveosakonna põhiülesandeks on arhiivijärelevalve alla kuuluvate arhiivimoodustajate nõustamine, nende üle järelevalve teostamine, arhivaalide hindamine. Järelevalveosakond annab arvamusi järelevalvealuste asutuste dokumentide loetelude kohta, viib läbi arhivaalide hindamist arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks, peab arvestust riigiarhiivi arhiivijärelevalve alla kuuluvate asutuste üle, koordineerib arhiivijärelevalvet ja hindamist riigiarhiivis, annab arhiivijärelevalve käigus nõu asjaajamist ja arhiivindust reguleerivate õigusaktide täitmisel ilmnenud puuduste kõrvaldamisel, korraldab järelevalvealustele asutustele
Rahvusarhiiv Riigikantselei halduses olev valitsusasutus ehk arhiivinduse keskus Eestis. Põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu dokumentaalse kuluuripärandi säilimine ja kasutamine tänastele ja tulevastele põlvkonda. 4 Valgas, Rakveres, Kuressaares, Haapsalus. Eesmärk on luua õiguslikud tingimused üleminekul paberivabale asjaajamisele digitaalsele dokumendi- ja arhiivihaldusele. Arhiiviseadus Seadusega sätestatud õigusakt, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, Aarhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning tegevuse alused. Arhiivieeskiri Reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni. Kehtib: Rahvusarhiivile, Kohaliku omavalitsuse arhiivile, asutusele või isikule, kes täidab avalikke ülesandeid. Arhiivi moodustamise põhimõtted - Arhiivi moodustamisel lähtub asutus:
7.2.11 Dokumentide loetelu vormistamine 57 7.3 Dokumentide loetelu juurutamine 57 7.3.1 Üldist 57 7.3.2 Kehtestamine 58 7.3.3 Ajakohastamine 58 8 Arhivaalide loetelu 60 8.1 Üldist 60 8.2 Arhivaalide loetelu väljatöötamine 61 8.2.1 Haldusdokumentide esitamine arhivaalide loetelus 61 8.2.2 Audiovisuaalsete arhivaalide esitamine arhivaalide loetelus 67 8
Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu ja vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide kogum. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata.
...........................................14 2 Sissejuhatus 1971. aastal alustas iseseisva arhiivina tööd ENSV Filmi-, Foto- ja Fonodokumentide Riiklik Keskarhiiv (FFFRKA). Aastakümnete jooksul on tema peaülesandeks olnud üleriigiliselt arhiiviväärtusega audiovisuaalsete (film, foto, video- ja helisalvestised) arhivaalide kogumine, säilitamine ja neile juurdepääsu tagamine. Seaduses sätestatud korras arhiivijärelevalve teostamine. Eesti Filmiarhiiv on avalik riigi arhiiv, mille tegevust finantseeritakse riigi vahenditest. Filmiarhiiv asub Tallinnas, tal on 24 töötajat ja ta on Eesti Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Eesti Filmiarhiiv on FIAF'i (Rahvusvaheline Filmiarhiivide Liit) assotsieerunud liige alates 22.04.2008. a. FIAF (La Fédération Internationale des Archives du Film) asutati 1938. aastal
haldamistoiminguid. Lisaks on dokumente arhiiviruumis kindlam hoida, kui selles on täidetud vajalikud tuvanõuded. Soovitatav temperatuur paberdokumentide hoidmiseks arhiiviruumis on 1520° C ja suhteline õhuniiskus 3050 %. Kõige tähtsam on siiski, et nii temperatuur kui ka õhuniiskus püsiksid stabiilsed ja kõiguksid võimalikult vähe. Arhiiviruum peab olema kaitstud ka sissetungide, tule-, vee- jt õnnetuste vastu. Arhivaalide hindamise ehk nende korrastamisega tegeleb ainult avalik arhiiv. Kriteeriumid on : · Kasutatavus avaliku võimu teostamisel või isikute õiguste ja kohustuste tagamisel · Teabe- ja tõestusväärtus · Arhivaalide ajalooline ja kultuuriline väärtus · Arhivaalide välistunnused, seisukord, korrastamine · Teiste arhivaalidega olemasolevad seosed · Dokumendi säilitustähtaeg Olenevalt arhivaalide säilitustähtajast võib asutus hoida arhivaale erinevates hoiutingimustes.
Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning
Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi
ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ülikool Juhendaja: Tallinn Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo
Rahvusarhiivi põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu dokumentaalse kultuuripärandi säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse. Rahvusarhiivi põhiülesanded on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses. Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. Rahvusarhiiv ise ei säilita, vaid koordineerib allasutuste tööd Rahvusarhiivi ülesanne on: järelevalve arhiiviseadusele ja arhiivieeskirjale
avalike ja eraarhivaalide ühtmoodi käsitlemise printsiip kodu- ja välismaiste uurijate võrdse kohtlemise printsiip Isikuandmete kaitse vajadus ja seda mõjutanud otsused. Eric Ketelaari seisukoht. Kesksed juurdepääsu reguleerivad seadused ja määrused Eestis, juurdepääsupiirangute 2 olulisemat printsiipi. Kuidas defineeritakse isikuandmeid (mõiste ja sisu). Juurdepääsupiiranguga arhivaalide kasutamise võimalikkus (kaalutlemine)? · Aluseks muutused ühiskonnas individualismi tõus · Murdepunktiks OECD Majandusliku Koostöö ja Arengu Organisatsiooni) soovituslik juhis 1980 automatiseeritud andmetöötlus muudab maailma tähelepanu tuleb pöörata inimõiguste riivele, isikuandmete ebakorrektsele säilitamisele, andmete õigustamatule avalikustamisele
kõik osavõtjad. 32.Asjaajamise vastuvõtmise üleandmise korral vormistatakse üle andmis ja vastuvõtmis akt 33.Kui dokument lahendatakse operatiivselt, st vastusdokumenti koostamata (nt telefonikõne) vormistatakse täitmismärge ... dokumendiregistrisse 34.Dokumendi projekti mittenõustamisel vormistatakse ... eriarvamus mis peab sisaldama isiku eriarvamust ja põhjendust, miks ta arvab teisiti. * * * 35.Mis dokument vormistatakse arhivaalide (dokumentide) hävitamisel? hävitamisakt 36.Kui on pitsat, siis pitsatijäljend pannakse allkirja viimastele tähtedele 37. Vormista ametliku kinnitamise märge (tõestusmärge, ametlikult on kinnitatud ärakirja)? 38. Arhivaal- dokument millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhiiv- ettevõtte tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide terviklik kogum, mille paberkandjal dokumente hoitakse selleks nõuetekohaselt kohaldatud hoidlas.
Direktor 21.09.2010 Asjaajamise vastuvõtmine-üleandmine Akt on koostatud selle kohta, et AS Rõivas õmblusosakonna peaspetsialist Piret Tamme annab üle ja AS Rõivas õmblusosakonna spetsialist Tiia Toome võtab vastu järgmised toimikud: 1. Põhitegevuse käskkirjad Jrk nr Sarja tähis Sarja nimetus Aasta Arhivaalide hulk 1.1 2-4 Käskkiri 2010 1 2. Juhatuse koosoleku protokollid Jrk nr Sarja tähis Sarja nimetus Aasta Arhivaalide hulk 2.1 3-5 Protokoll 2010 1 Akt on koostatud kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale ja teine aktsiaseltsile. Andis üle(allkiri) Võttis vastu(allkiri)
lubab mingil juhul käituda üksnes teatud viisil ja mitte teisiti. Avalik õigus ja Eraõigus. Sotsiaalne kord, mis reguleerib inimeste omavahelisi suhteid, ühe riigi sunninormide kogumik. ÕIGUSAKT juriidiline dokument, millel on õiguslik tähendus ja mis toob kaasa teatud õigusi ja kohustusi. Õigusakti liigid: üldakt ja üksikakt ARHIIV-asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum. Arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasut. AVALIK ARHIIV on arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses; ARHIIVIMOODUSTAJA on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. SÄILIK on korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne)
reerita; *algatusdokumendi järgne algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama jrk nr-i all. Saabuvad dokumendid registreeritakse saabumise päeval, sisemised ja väljasaadeta- vad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval. dokument on tähtaegselt vasta- tud, kui: *vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtpäeval; *vastus on tähtpäeval digitaalselt edastatud asjast huvitatud isikule; *vastusest on teatatus täht- päeval. Arhivaalide loetelu on vajalik: *arhivaalide üle arvestuse pidamiseks; *arhivaa- lide olemi kindlaks tegemiseks; *arhivaalide juurdepääsu tagamiseks; *dokumentide ka- sutamise võimaldamiseks. Akt - dokument, mis koostatakse komisjoni sõi selleks volita- tud isiku poolt mingi faksti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks. Protokoll vormistatk- se: üldplangile, protokolli plangile. Protokolli originaal vormistatakse ühes eksemplaris. Protokolli lisadele viidatakse tekstis
· juurdepääsupiirangud peavad olema piiritletud kahjuga, mida tekitaks nende avalikustamine; · arhivaalid peavad avatuks jääma, kui nad kord juba avalikuks juurdepääsuks on avatud. Leiti, et juurdepääs arhivaalidele on takistatud seoses füüsilise omandiga, privaatsuskaalutlustega, seadusliku kontrolliga, salastamise juhistega, võimetusega materjale töödelda arhivaalide poolt ning puuduliku intellektuaalse juurdepääsuga. 1994. aasta arhiivide ülevaates käsitleti juurdepääsu kahes peatükis, kolmandas peatükis vaadeldi praktilisi juurdepääsutingimusi ja neljandas juurdepääsu reguleerivaid seadusi riigiti. Praktiliste tingimuste peamine nõue kõikides rahvusarhiivides võimalikult soodsate eelduste loomine juurdepääsuks, kopeerimisvõimalused, sobivad lahtiolekuajad jms. Samas liigsed formaalsused
EEVA on ühtaegu virtuaalne kirjanduslugu, mille lehekülgedel aitab kasutajat orienteeruda märksõnastik, mis täieneb tekstikogu arenedes. Märksõnastik süstematiseerib tekste valdkonna, põhiliigi, zanri, voolu ja ajaperioodi järgi. 3. Eesti Kunstimuuseumi Digitaalarhiiv on digiteeritud arhiiviallikaid sisaldav veebikeskkond, mis võimaldab kõigil huvilistel tutvuda enimkasutatavate ja huvipakkuvamate Rahvusarhiivi üksustes ja Tallinna Linnaarhiivis säilitatavate arhivaalide digitaalsete koopiatega 4. TTÜ raamatukogu digikogu - Tallinna Tehnikaülikooli digikogu, sisaldab väitekirju, e- õppematerjale ning muid väljaandeid .Pakub veebipõhist ligipääsu eelkõige TTÜ doktoritöödele ning õpikute ja õppematerjalide e-versioonidele. Digikogus avaldamine parandab õppematerjalide kättesaadavust. Digikogus olevad materjalid on leitavad interneti otsimootoreid kasutades ning lingid täistekstidele lisatakse e-kataloogi ESTER
Säilitustähtaja määramine,säilitamine,juurdepääsu tagamine,dokumentide kasutamise jälgimine. Dokumendi elukäik-toimingud dokumentidega alates selles loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutuss ülekandmiseni. ÕIGUSAKTID: Arhiiviseadus-seadus sätestab arhivaalise kogumise,hindamise,arhiveerimise,säilitamise ja nende juurde- pääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused. Ariivieeskiri-sätestab dokumentide säilitustähtaegade kehtestamise,arhivaalide hindamise,hävitamise või arhiivi ülekandmiseks eraldamise,arhiveerimise,säilitamise,kaitse,kasutamise ja avalike arhiivide poolt arhivaalide kogumise nõuded ja korra Märgukirjale ja selgitustaotluse vastamise aeadus-sätestab isiku pöördumise vastamise korra niivõrd,kuivõrd see ei ole sätestatud teise seadusega. Avaliku teabe sedaus-eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikuse ja igaühe juurdepääsu võimalus
faktide või tegevus tõestamiseks. 2. Nimeta asjaajamise korraldust reglementeerivad riiklikud normdokumendid! Arhiiviseadus; avaliku teabe seadus; digitaalallkirja seadus; keeleseadus; isikuandmete kaitseseadus; märgukirjale ja selgitustaotsusele vastamise seadus 3. Millised on ettevõtte asjaajamist reglementeerivad sisemised normdokumendid? Asjaajamisekord; dokumentide loetelu ja dokumendihalduse kord; töövoogude (tööprotsesside kirjeldused); arhivaalide loetelu; sisekorraeeskiri; ametijuhendid 4. Milline haldusdokument tuleb arhivaalide hävitamiseks koostada? 5. Kuidas kujundada õigesti kontaktandmeid kirjaplangil? Alumises veerus on soovitatav paigutada plokkidena 6. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse ametikiri? 2eksemplaris:originaal ja ärakiri 7. Mitu allkirjastajat on käskkirjal? 1 v.a viisad 8. Millisel kujul kirjutatakse käskkirja kuupäev? Kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus sõnaga. 9
Andmekogu - riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalikõigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Andmesubjekt - isik, kelle isikuandmeid töödeldakse. Arhiiv - asutuse või isiku dok terviklik kogum Arhiivi ülesanded: arhivaalide kogumine; arhivaalide säilitamine; arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine; arhivaalide kasutamise korraldamine Arhiivimoodustaja - asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhivaal dok, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. See on osa rahvuslikust kultuuri- pärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle RA. Arhivaar- isik, kes töötab arhiivis ja korraldab arhivaale
Nagu N. Prasad omal ajal postuleerinud on, ei pea arhivaar olema vältimatult truu mitte niivõrd olemasolevale võimule ja tänastele teadlastele. Ta peab olema truu arhivaalidele ja dokumentatsioonile, mõeldes just tulevastele põlvkondadele.4 Juurdepääsupiirangud arhivaalidele tänapäeva Euroopas. 1990. aastate algus tõi vaba juurdepääsu arhiividesse jõudnud dokumentidele, mille peamiseks põhjuseks oli soov pikalt luku taga hoitud arhivaalide avamine ning paraku ei tehtud ka vahet, kas seeläbi riivati kellegi õigusi või huve. Sellest tulenevalt tuli hakata seadusi muutma ning Euroopa Liidu laienedes vajati arhiividele juurdepääsu reguleerivaid õigusakte kui ka standardeid. Teoses toovad autorid välja antud teemat käsitlevaid perioodilisi väljaandeid ja artikleid ning võrdlevad erinevate riikide juurdepääsupiiranguid ja neid reguleerivaid õigusakte.
ammendavat tulemust. Täpsem otsing > Koht täpsemalt - otsing võimaldab teha päringuid vabatekstina sisestatud valla-, mõisa- ja linnatasandist täpsemate kohamääratluste hulgast. Vabatekstina on sisestatud peamiselt küla-, talu-, linnaosade ja tänavate nimesid, ent ka jõe- ja järvenimesid ning muud mikrotoponüümikat. Talude ja linnakruntide puhul ka kinnistusnumbreid. Digiteerimine. 21. sajandil on varasemad arhivaalide kopeerimiseks kasutatud tehnoloogiad (mikrofilmile pildistamine ja fotokoopiate valmistamine) valdavas enamuses asendunud digitaalsega digitaalsena valmistatakse rahvusarhiivi arhivaalidele nii tagatis- kui kasutuskoopiaid. Erinevatel andmekandjatel arhivaalide digiteerimisega tegelevad filmi-, riigi- ja ajalooarhiivi säilitusosakonnad, kus on kasutusel mitmekülgne professionaalne tehnika. Kopeerimist teostatakse vastavuses arhivaalide digiteerimise sisuliste ja tehniliste põhimõtetega
võttis vastu järgmised lahendamisel olevad dokumendid, asjaajamises lõpetatud tomikud. 1. Täitmisel olevad dokumendid Jrk nr Dokumendi registri nr ja Dokumendi Dokumendi liik Dokumendi kuupäev autor pealkiri 1.1. 2. Arhivaalid Jrk nr Sarja tähis Sarja Aasta Arhivaalide hulk nimetus 2.1 Akt on koostatud kahes eksemplaris: 1. Üks üleandjale 2. Üks korteriühistule Andis üle: Reio Arba (allkiri) Võttis vastu: Piret Järv (allkiri) Juures viibis: Meelis Kask (allkiri)
Lähemalt uurima hakates avastasin, et ainult kahest arhivaalist on mul materjali millest kirjutada. Teistes olid üldised arvud ja nimed ning need ei andnud tervikliku pilti. Kuid mis toimus Jälgimäel, sellest sain aimu lugedes raamatut " Jälgimäe- Pääsküla- Nõmme Ajaloolisi materjale", mis on koostanud Lembit Teinbas, kuid raamatu kirjutamisest on osavõtnud ka Enn Tarvel, Leho Lõhmus, Mati Nappus, Enn Kasemaa jne. Lepatänava talu Arhivaalide seast valisin, Lepatänava talu, kuna see asub mu kodule lähedal ja tean milline see kinnistu hetkel välja näeb. Lepatänava talu omanikuks oli kuni 1937. aastani Hans Mäeberg. Arhivaalist tuli välja, ta soovis oma kinnisvara müüa Karl Tambergile. Talu müümise põhjuseks oli vanadus. Talu ostja oli omanikule võõras ning varasema kogemuse oli saanud Võhmuta mõisa pidajana. Uueks omanikuks sai 47 aastane K.Tamberg ning elama hakkas seal oma 37 aastase naisega
_ oktoober 2010 Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Akt on koostatud selle kohta, et AS Rõivas õmblusosakonna peaspetsialist Piret Tamm annab üle ja AS Rõivase õmblusosakonna spetsialist Tiia Toome võtab vastu järgmised toimikud: 1. Arhivaalid Jrk nr Sarja tähis Sarja nimetus Aasta Arhivaalide hulk 1.1 2-4 Põhitegevuse käskkirjad 2010 1 1.2 3-5 Juhatuse koosoleku protokollid 2010 1 2. Pitsat Personaliteenistuse ümarpitsat tekstiga: AS Rõivas /pitsati jäljend/ Akt on koostatud kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine aktsiaseltsile.
· osaleda elektroonilise dokumendihalduse arendamisel; · aksepteerida digitaalarhivaale (Rahvusarhiiv2, 2015). Rahvusarhiivi kogudesse kuulub: · 8,8 miljonit arhivaali; · üle 14. miljoni digitaalkujutise veebis; · 9,5 miljonit meetrit filmijäädvustusi; · üle poole miljoni foto; · umbes 100 000 kaarti; · ca 1500 pärgamentdokumenti (Rahvusarhiiv2, 2015). Rahvusarhiivi kogud on leitavad nii arhiivide, sarjade ja arhivaalide pealkirjade kui ka suvaliste märksõnade järgi arhiivi infosüsteemi AIS vahendusel (Rahvusarhiiv2, 2015). Ajalooarhiivi kogudesse kuulub 2,7 miljonit säilikut, millest enamus on paberdokumendid. Neile lisanduvad poolteisttuhat pärgamentdokumenti, ligi 80 000 kaarti, 2200 pitserit ja 4 umbes 1500 klaasnegatiivi. Riigiarhiivi kuulub 3,45 miljonit säilikut, millest taaskord enamus
1. Ettevõtte õigusaktid dokumendihalduse kohta * asjaajamiskord ja *dokumentide loetelu 2. Mida saad teada asjaajamiskorrast? Saab teada kõik toimingud ja tegevused dokumentidega 3. Milleks on vajalik dokumentide loetelu ? Dokumentide süstematiseerimiseks, sarjatähis(dokumentide indekseerimiseks) 4. Milleks on vajalik arhivaalide loetelu? On vaja tekkinud toimikute hulga kindlaks määramiseks, dokumentide üles leidmiseks 5. Põhjenda meneteletavate dokumentide registreerimiEtse vajalikkust Et tagada dokumentide audentsus 6. Kus saab vastus oma viida? Sisse tulnud kirja registreerimistempli jäljendilt 7. Kuidas vormistad operatiivselt lahendatud dokumentide täitmise tulemuse? Dokumendiregistrisse, dokumendile(ainult paberkandjal) 8
Juurdepääsupiirangute juurde oli märgitud, et dokumentide loetelus kehtestatakse sarjad, milles sisalduvatele dokumentidele võib piirangud kehtestada. Juhtnöörid olid antud ka dokumentide liigitamise aluste, dokumentide loetelu koostamise ja kehtestamise kohta. Põhjalik ülevaade oli tehtud erinevate toimikute moodustamine korra kohta. Dokumentide säilitamise korra kohta sai samuti detailse kirjelduse, kus oli äratoodud arhivaalide loetelu koostamise etapid, säilitamise eesmärgid, toimikute arhiivi üleandmise kava, arhivaalide arhiivi üleandmise kava ning arhivaalide hävitamise kord. Asjaajamise üleandmise korra kohta sai samuti täpse juhendi, kuidas toimida. Järelduseks saab öelda, et Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskord on väga põhjalik ning ma arvan, et ka reaalselt kasutuskõlblik. Kuna ta on aga väga pikk ja detailne, võib tekkida probleem kõikide asjade meeldejätmisega
osutab kirja kohale dokumendisüsteemis. 25. Millised nõuded on kehtestatud dokumentide allkirjastamisele? Allkiri on kirja sisu eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust. 26. Mis on arhiivijärelevalve ja mida kontrollib arhiivijärelevalve teostaja organisatsiooni arhiivijärelevalve käigus? Arhiivijärelevalve on meetmete süsteem, mis tagab kontrolli avalike arhivaalide kogumise, arhiveerimise, säilitamise, kaitse, juurdepääsu korraldamise, arhivaalide kohta andmete arhiiviregistrisse kandmise ning hävitamise üle ja asutuste asjaajamise vastavuse seadusele, arhiivieeskirjale ja asjaajamist reguleerivatele õigusaktidele.
kättesaadav, esitatav, tõlgendatav. Dokumendi elukaar (eluiga) dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised elutsüklid: *aktiivne (asjaajamisperiood näit 1 a, on tööruumides aktiivses kasutuses, asjaajamiskord ja dokumentide loetelu) *Poolaktiivne (kuni 2 a) Dokumendid on asjaajamise töötajate käes, perioodi lõpul antakse alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga sokumendi üle organisatsiooni arhiivihoidlasse (arhivaalide loetelu) *Passiivne dokumendid on hoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele. (arhibaalide loetelu, nimistu) Dokumendi elukäigust nähtub, et asjaajamine ja arhiivindus on ühe tervikliku protsessi teineteisega lahutamatult seotud osad. Dokumendisüsteemi osad: Dokumendid (Asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid toimingud (Dokumendihalduse toimingud) tehnoloogia (digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise tarkvaraline rakendus, mis
tõendamiseks. kui seadusega ei ole teabe hoidmine teisel Arhivaal – dokument, sätestatud teisiti. teabekandjal on millele avalik arhiiv on põhjendatud. hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhiivieeskiri Arhiiv – asutuse või Kogutakse arhiivi ainult Arhivaalide loomisel, isiku dokumentide arhiiviväärtusega korrastamisel ning terviklik kogum dokumente. hoidmisel peab asutus Avalik arhiiv- kasutama materjale, arhiiviasutus tooteid, vorminguid ja
Püütakse taastada objekti neid omadusi, mis on kaduma läinud, aga mis oletatavasti on olnud selle objekti terviklikkuse seisukohalt olulised. Kuna teave objektide varasema seisundi kohta on alati puudulik, viib restatureerimine paratamtult suurematele või väiksematele muutustele objektis. Teabeasutustes säilitatavate objektide põhifunktsioon, olla infoallikaks, tingib vajaduse nende säilitamiseks võimalikult muutmata kujul. Minimalismiprintsiip - Arhivaalide korral peab igasugune töötlus olema võimalikult minimaalne ja säilitama arhivaali võimalikult nii nagu see on meieni jõudnud. Pööratavus - Selle nn. minimalismiprintsiibiga seostub ka nõue töötluste pööratavusele kõik see, mis me objektiga ette võtame peab olema võimalikult väikeste kahjudega uuesti eemaldatav. Dokumenteeritus - kõik säilitustegevused peaksid olema dokumenteeritud. Dokumenteeritus on oluline nii säilitamise
· dokumendile juriidilise jõu andmise etapid · kasutatavad pitsatid, vastutajad, asukoht, mida pitsatiga tõestatakse · digitaalse kooskõlastamise võimalus või kohustus · dokumentide teatavaks tegemise kord jne 6. Dokumentide hoidmine asjaajamises · dokumentide loetelu koostamise protseduur · funktsioonipõhine dokumentide loetelu · asjaajamisest väljunud dokumentide säilitamise kord · arhivaalide loetelu koostamine · säilitamistähtajad · juurdepääs ja arhivaalide kasutamise kord · arhiivi ohuplaan · arhivaalide eraldamine hävitamiseks jne 7. Asjaajamise üleandmine · asjaajamise üleandmine töösuhte lõppemisel s.h dokumendid elektroonsel kandjal, paroolid jms · töötajad, kelle lahkumisel koostatakse üleandmise akt · üleandmisakti vormistamise näidis jne 8
vastavalt vajadusele ning juhistele B.2.4. 1) dokumentide omab teadmisi usaldusväärsus 1) valmistab dokumente Arhiivitöö üleandmine arhiivi; arhiivitööst arhiivi andmiseks vastav korraldamine 2) arhivaalide õigusaktidele, juhistele n loetelu koostamise organisatsioonis kehtesta põhimõtted; korrale; 3) dokumentide 2) kasutab dokumentide säilitamise nõuded; otsinguks arhivaalide loe
23. Protokolli koostamise eesmärk ja sisu. 24. Milline kuupäev pannakse protokolli kuupäevaks? 25. Kus viidatakse protokolli lisadele? 26. Kes allkirjastab protokolli? 27. Mis on pitsat, pitser ? 28. Mis on tempel ? 29. Mis on viseerimine ? 30. Selgita resolutsiooni sisu. 31. Kui pikka säilitustähtaega peetakse dokumendil lühiajaliseks? 32. Milline dokument vormistatakse asutuses asjaajamise üleandmiseks - vastuvõtmiseks? 33. Milline haldusdokument tuleb arhivaalide hävitamiseks koostada? 34. Praktiline harjutus: kuidas koostada eraisiku avaldus? Jälgi kirja elementide paigutust. 35. Praktiline harjutus: e-kirja automaatvastuse koostamine. Vaata Moodle lisamaterjali: kuidas kasutada targasti e-posti automaatvastuseid?
· Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. · Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. · Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. 2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik- õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s? Vastus: Riigikantselei, Rahvusarhiiv, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 3. Kirjeldage diferentseeritud asjaajamist. Diferentseeritud osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes.
Rahvusarhiivi juhisest "Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus", Siseministeeriumi poolt väljatöötatud "Ministeeriumi valitsemisala hädaolukordade riskianalüüsi ajakava ja metoodika 2007". Õigusaktide ja standardite vahel esineb vastuolusid. Selletõttu on lähtutud töös mõistete valikul just õigusaktidest ja juhenditest. Andmekandja ese või materjal, millele on teave jäädvustatud (nt paber, magnetlint, CD). Arhiiv arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus ning käesolevas seaduses sätestatud Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Arhivaal dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Asjaajamine dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.
detsembri 1998.a. määrusega kinnitatud "Arhiivieeskirjaga", kuigi korras endas on selle kohta teise pealkirjaga peatükk:,,Dokumentide hoidmine koolis", mis ütleb, et dokumendid millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse koolis, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi kooskõlas "Arhiivieeskirjaga". Sisukorras ja korras endas võiksid ikka pealkirjad ühtida, et oleks lihtsam vajaminevat teavet leida. Antud peatükis on käsitletud veel dokumentide süstematiseerimist; arhivaalide loetelusse märgitavaid andmeid; arhivaalidega seotud küsimusi: väljastamist, vormistamist ning ka arhiivi eest vastutavat isikut. Üldiselt on ikkagi kõik vajalik informatsioon välja toodud, kuid erinevused reaalselt asjaajamiskorras käsitletava ja asjaajamiskorra sisukorra vahel on veidi segadusttekitavad. Asjasse süvades on aga kõik arusaadav. 13) Ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus- või töösuhte
jäädvustamine, mis toimub kirjeldatava asja tingimustel. 4. Mis on arhiiv? Asutuse või isiku dokumentide terviklik kogu. Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. 5. Mis on sari? Korrastusüksus, mis ühendab funktsiooni-, liigi-, sisu- või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid arhivaale. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks. 6. Mis on säilik? Korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: o ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; o üksikarhivaalist (kiri, foto jne). 7. Mis on liigitusskeem? Asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. 8. Nimeta, missugused on põhilised dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid (vt: RA juhis Dokumendi- ja arhiivihaldus. 2009, skeem lk. 22)
annaabi.ee 
