2. Asutus käsitleb kõiki oma dokumente, sh andmekogudes olevat teavet olenemata teabekandjast ühe terviku, s.o arhiivi osana. 3. Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt, et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. 4. Arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist. Dokumentide liigitusskeem- (1) Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks välja funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. (3) Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid.
võivad mõned neist olla tehtud õigusaktidega kohustuslikuks. Keeleseadus (muu keelse dokumenti õigus ei ole tühine) Riigivapi seadus jt Määrused- kehtestatakse teenuste korraldamise ja teabehalduse alustena nõuded ehk teenuste korraldamisele ja arendamisele, teabehalduse korraldamisele. Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused 6. Dokumendisüsteemi alusdokumendid (organisatsiooni sisemised normdokumendid: dokumendihalduse kord, liigitusskeem), eesmärk, mida sisaldavad? Dokumenditööd reguleeriv juhis on asjaajamiskord ehk sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas konkreetseid organisatsiooni tingimusi(praktilisust). Asjaajamiskord on dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamise alusdokument, mis esitab nõuded dokumentide haldamiseks organisatsioonis.
Asjaajamist reglementeerivad organistatsiooni sisemised normdokumendid (kehtestamine) Asjaajamiskord sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglemnteerib dokumenitöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas konkreetseid organisatsiooni tingimusi. Dokumentide loetelu dokumentide liigitamiseks, säilitustähtaegade määramiseks; dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti liigitusskeem. 10 Dokumendi elutsükkel loomisest hävitamiseni 11 Dokumentide liigitusskeem asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeem peab sisaldama: asutuse nimetust, funktsiooni nimetust ja selle tähist, sarjade nimetusi ja nende tähiseid. Liigitusskeem kehtestatakse dokumentide loetelus. Liigitusskeemi tasandid: funktsiooni tasand ja sarja tasand. Funktsioonipõhiline liigitamine!
Question 4 Nimeta huvigruppe, kellele on oluline dokumentide korrektne esitus. Vastus: asutused Huvigruppideks on selle organisatsiooniga seotud inimesed, asutused jne. Question 5 Asjaajamiskorra koostamisel lähtutakse riiklikest õigusaktidest ja organisatsiooni tegevusega seotud seadustest. Vastus: Õige Vale Muidugi on nii ! Ja lisaks võetakse aluseks organisatsiooni põhikirjalised tegevuseesmärgid. Question 6 Dokumentide liigitusskeem koostatakse organisatsiooni dokumentide loetelu põhjal. Vastus: Õige Vale Dokumentide loetelu hõlmab kogu organisatsiooni dokumentide nimistut, mis on liigituseskeemi aluseks. Liigitusskeemi alusel koondatakse ja numereeritakse sarnased dokumendid, kas tegevusfunksiooni, struktuuride või dokumendiliikide järgi. Dokumendid kogutakse toimikutesse.
Question 1 Asjaajamine on: Select one: a. dokumentide kui terviku haldamine b. koondmõiste dokumendihalduse ja arhiivitöö kohta c. dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (defineerimata termin, mida varem kasutati) Correct Question 2 Asutuse normdokumendid (alusdokumendid) on: Select one: a. dokumentide vorming ja elemendid b. liigitusskeemid ja dokumentide vormingud c. asjaajamiskord ja liigitusskeem d. asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Correct Question 3 Autentne dokument on: Select one: a. dokument, millel on ettenähtud vormielemendid b. dokument, mille ehtsust ja algupära on võimalik kindlaks teha Correct c. täielik ja seda pole muudetud Question 4 Dokumendi metaandmed on: Select one or more: a. andmed, mis registreerimisel kantakse dokumendiregistrisse b. andmed dokumendi sisu, looja ja selle haldamise ajaloo kohta c
2. Mida peab sisaldama dokument „ülevaade arhiivi koosseisust“? 1) funktsiooni nimetust; 2) sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega; 3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; 4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; 5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. 3. Mida peab arhiivimoodustajate liigitusskeem sisaldama? 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid. (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks: 1) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks); 2) volitust funktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le; 3) sarjade nimetused ja tähised eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad. 4
(5) Arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist. § 4. Arhiivi hoidmine (1) Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul või avalikku arhiivi üleandmiseni peavad dokumendid olema ülesleitavad ja kättesaadavad. . 3. peatükkDokumentide liigitamine § 6. Liigitusskeem Liigitusskeemi on vaja selleks, et asutusel oleks olemas struktureeritud loetelu ja raamistik dokumentide hõlmamiseks ja haldamiseks . (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. § 7. Liigitusskeemi tasandid Sari on tüüp dokumentide kogumiseks (4) Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: 1) dokumendiliik;
dokumendisüsteemis kas a) seostades dokument liigitusskeemiga või b) salvestades ja suunates see dokumendiringlusesse. (Dokumendi) kasutatavus tunnused, et dokumendi asukoht kindlaks teha ning dokument sealt kätte saada, seda esitada ja tõlgendada. Kontrolljälg dokumentide ja metaandmete töötluskäigu kontrolli ja dokumendihaldussüsteemi sisu taastamist võimaldav turvalogi. Liidestamine Liigitamine dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise käigus. Liigitusskeem - asutuse ülesannete ja tegevuste (funktsioonide) ja / või dokumentide hierarhiline esitus; asutuse dokumentide loetelu osaks olev sarjade jt. liigitusüksuste struktureeritud loetelu. Metaandmed dokumendihalduse kontekstis määratletakse metaandmeid kui andmeid, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu ja arhitektuuri ning nende haldamise ajalugu. Register dokumendihaldussüsteemi osa, milles dokumendid on seotud ainuidentifikaatoritega, st
6.4.2 Asjaajamiskorra kaasajastamine 31 7 Dokumentide loetelu 32 7.1 Üldist 32 7.2 Dokumentide loetelu väljatöötamine 33 7.2.1 Andmete kogumine ja konteksti tundmaõppimine 33 7.2.2 Liigitusskeem 34 7.2.3 Asutuse funktsioonide analüüs 35 7.2.4 Funktsioon, tegevus, toiming – dokumentide tekkekontekst 36 7.2.5 Dokumentide liigitusskeemi tuletamine funktsioonide analüüsist 40 7.2.6 Liigitusüksuste järjestamine 47 7.2
vorminguid ja tehnoloogiaid, mis tagavad arhivaalide võimalikult pikaajalise säilivuse ja kasutuse. Asutus loob arhivaalid arhiivivormingus või viib mitte-arhiivivormingus arhivaalid arhiivivormingusse võimalikult kiiresti pärast arhivaali loomist või saamist. Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks välja funktsioonide, struktuuri ja tööprot-sesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: asutuse nimetust, funktsiooni nimetust ja selle tähist, sarjade nimetusi ja nende tähiseid. Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik, sisu või teema, funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse, koht arhiivimoodustaja asjaajamissüsteemis, säilitustähtaeg, juurdepääsu tingimus. Hindamine
loeteluna. Indeksitermin võib olla nii sõnaline kui numbriline. Eesti asjaajamistraditsioonis kasutatakse indeksina peamiselt vaid numbrilist koodi, mis põhineb liigitusskeemil. Indeksiterminid lisanduvad dokumendi metaandmetele. Liigitamine Liigitamine mõlemas tähenduses (liigitusskeemi loomine ja dokumentide seostamine liigitusskeemiga) on dokumendisüsteemide juurutamisel ja kasutamisel fundamentaalse tähendusega. Liigitusskeem, mis on koostatud asutuse funktsioonide ja tegevuste hierarhiliselt kategooriateks korrastamisega, moodustab dokumendisüsteemis struktuuri, millega seotakse kõik selles hallatud dokumendid. Liigitusskeem tuleb dokumendisüsteemi sisestada juba enne dokumentide hõlmamist, s.o. dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus, kuid see peab olema muudetav hilisemal kasutamisel, kui asutuse funktsioonid või tegevused muutuvad.
hald. ühing) DOKUMENDIHALDUS- haldusala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ja dokumentidena alalhoidmisega. ASJAAJAMISKORD- alusdokument asutuse asjaajamise ja dok. halduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht. LIIGITUSSKEEM- (1)asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Asutuse dok struktureeritud loetelu. (2)FUNKTSIOON- üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet (nn. asutusel mitu funktsiooni- toetavad põhitegevust) (3)SARI liigitus, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente.
neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. Sätestab arhiivi moodustamise põhimõtted: Päritolupõhimõte ei tohi erinevate asutuste dokumente segi ajada Algse korra austamise põhimõte asutuse poolt antud korra järgi säilitada, mitte muuta. Arhiivi hoidmine Säilitustähtaja lõpuni Avalikku arhiivi üleandmiseni Arhiivipüsivusnõuded Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg; Juurdepääsutingimus Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga.
hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest. Kaitsvad õigusnormid on juriidilist vastutust kehtestavad ja reguleerivad riiklike kaitsevahendite (sunnivahendite) kasutamist. Kutsestandard- dokument, mis kirjeldab kutsetegevust ning vastaval kutsel tegutsemiseks vajalikku kompetentsust ehk töö edukaks tegemiseks vajalike oskuste, teadmiste ja hoiakute kogumit. Liigitusskeem- asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Metaandmed- dokumenti kirjeldavad andmed Milleks dok haldus?: (Dok leidmine, tõendamised,riskimaandus, kontrollida asutuse tegevust õigusaktidele, tagab asutuse teaberessursi säilitamise, jääb jälg ajalukku) Moreq2- elektroonilise dok.halduse näidsisnõuete teine versioon, milles keskendutakse peamiselt elektrooniliste dokumentide elektroonilises dok.hald
dokumentide arhiiviväärtus. 5. Mis on sari? Korrastusüksus, mis ühendab funktsiooni-, liigi-, sisu- või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid arhivaale. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks. 6. Mis on säilik? Korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: o ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; o üksikarhivaalist (kiri, foto jne). 7. Mis on liigitusskeem? Asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. 8. Nimeta, missugused on põhilised dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid (vt: RA juhis Dokumendi- ja arhiivihaldus. 2009, skeem lk. 22) Protsessid võivad toimuda paralleelselt või siin toodust teises järjekorras. 9. Kes või mis on arhiivimoodustaja? Asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. 10. Mis on asjaajamiskord?
2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkirjastaja. 6. Millised dokumendiplangid on üldjuhul organisatsioonis kasutusel? Kirjaplank ja üldplank Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Nimeta dokumentide liigid. Dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti, leidmine sarnaste tunnuste põhjal lihtsam dokumendiliikidena (käskkirjad, protokollid, aktid) asjadena (kirjavahetus) järelevalvetoimikutena Liigitusskeem kehtestatakse dokumentide loetelus 8. Nimeta kirja elemente. Kirja elemendid on: 1) Autor 2) Logo 3) Juurdepääsumärge 4) Adressaat 5) Aadress 6) Kuupäev 7) Viit 8) Seosviit 9) Pealkiri 10) Tekst 11) Allkiri 12) Allkirjastaja 13) Lisamärge 14) Lisaadressaat 15) Koostaja 16) Kontaktandmed 9. E-kirjade haldamine, hõlmamine – millal on oluline.
ARHIIVINDUSE ALUSED KORDAMINE JA EKSAMIPILETID 2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel
kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise Asjaajamiskord (AAK) tähtaegse täitmise ning asjade lahendamise kontrolli tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade Dokumentide loetelu (DL) jooksul Asjaajamiskord (AAK) (2) Dokumentide loetelu (DL) Asjaajamiskorras on vaja sätestada ehk LIIGITUSSKEEM AA perioodi pikkus Dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti, leidmine D liigid, hoidmise ja kasutamise kord / sarnaste tunnuste põhjal lihtsam. D vormistamise kord DL on dokumentide rühmitamiseks sarjadesse, dokumentide
arhiivi ohuplaanist. 8 Lidia Feklistova 3.2 Dokumentide loetelu Dokumentide loetelu on vahend asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks. Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, kus esitatakse vähemalt liigitusskeem ja sarjadele3 kehtestatud säilitustähtajad. Dokumentide liigitamiseks loodud skeemi alusel moodustatakse asjaajamistoimikud, dokumentide loeteluga kehtestatud säilitustähtaegade jooksul säilitatakse dokumente, dokumentide loetelust lähtub asutuse dokumentide haldamiseks vajalike muude loetelude ja skeemide ülesehitus. Loetelu peab sisaldama hallatavate dokumentide kohta vähemalt järgmisi andmeid: asutuse nimi;
annaabi.ee 
