Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused (2)

Keskkool - Ametid - Sekretäriõpe

5 VÄGA HEA

Lõik failist

DOKUMENDIPLANK

Dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht , millele on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid.

Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus.

Plangi kohustuslikud elemendid:

dokumendi autor;

liigi nimetus;

kuupäev;

dokumendi number;

tekst;

allkiri .

Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank.

Üldplangile vormistatakse:

käskkirjad;

protokollid ;

aktid ;

esildised.

Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad .

Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms.

Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast.

värvitrükk;

vesimärk;

fooliumtrükk;

plankide nummerdamine;

reljeeftrükk;

reljeefpitsat.

Plankide valmistamise põhimõte: Kirjaplank tehakse alati trükikojas. Üldplank tehakse trükikojas või arvutis. B plangi kasutatav paber peab olema hea kvaliteediga. C plank võib olla maksimaalselt 3-keelne.

Plangi pind jaguneb

veeristeks;

täidetavaks pinnaks, mis jaguneb paremaks ja vasakuks veeruks.

Vasak veeris 3cm, parem veeris 1,5cm, ülemine ja alumine veeris 1,2cm lai.

Andmed võivad plangil paikneda

veeriselt – vasakus veerus adressaat, allkiri, pealkiri ning paremas veerus kuupäev, number ;

tsentreeritult.

Õigusaktid on:

käskkirjad;

korraldused ;

määrused;

(korraldava sisuga) otsused.

Dokumente võib printida lehe mõlemale poolele, kui seda võimaldab paberi kvaliteet v.a. õigusaktid.

KIRJAPLANK

Kirjaplank on üldplangi alusel kujundatud plangiliik, millele vormistatakse ametikirju. Kasutatakse formaate A4 ja A5.

Kirjaplangi esitlusväljad:

kirjapäeväli;

adressaadiväli;

viidaväli;

seosväli (Teie);

kuupäev ja viit (Meie);

tekstiväli;

kontaktandmeteväli.

Kirjapeavälja ülemine piir on 1,2cm ja alumine 4,2cm kaugusel plangi ülaservast. Päisele kujundatakse ettevõtte logo (riigiasutustel riigivapi kujutis vastavalt riigivapi seadusele) ja/või dokumendi autor (kirjasuurusega 12-24)

Adressaadivälja ülemine piir on 4,2cm kaugusel plangi ülaservast. Esimene rida trükitakse vasakus veerus 5,5cm kaugusel plangi ülaservas.

Viidaväli koosneb seosväljast ning viidast. Seosvälja asukoht on 5,5cm kaugusel plangi ülaservast ja 9,5cm kaugusel vasakust veerujoonest (adressaadivälja esimese reaga ühel kõrgusel). Rea ette trükitakse sõna „Teie“ ning seda täidetakse ainult vastuskirja koostamisel. Viit asub kõrvuti adressaadirea 3. Reaga, paremas veerus e. 9,5cm kaugusel vasakust veerujoonest. Rea ette trükitakse sõna „Meie“ ning edasi kirja kuupäev ja dokumendi nr.

Tekstiväli asub lehe keskel. Tekst trükitakse plokkstiilis (taandridu ei jäeta, enne uut mõtet on tühi rida).

Kontaktandmetevälja ülemine piir on 2,6cm ja alumine 1,2cm kaugusel plangi alumisest servast. Kontaktandmeteväljal kujundatakse informatsioon plokkidena (kirjasuurus 8-10), sest see on kasutajasõbralik.
AMETIKIRI

Ametikiri on kiri, mis koostatakse infovahetuse eesmärgil ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Ametikirja saajaks võivad olla nii juriidilised kui füüsilised isikud.

Ametikirjad trükitakse kahes eksemplaris: originaal ja ärakiri.

Ametikirja tekst peab olema konkreetne, lühike, täpne, keeleliselt korrektne ja üheselt mõistetav.

Ametikirja tekst trükitakse 1-2 rida allpool pöördumist plokkstiilis ainsuse III-s või mitmuse I-s pöördes. (OÜ Kevadlill soovib tellida ; soovime tellida)

Kirja loetavust mõjutab tekstis esiletõstetud sõnade hulk ning esiletõstmise viis, sest kui pilt on liiga kirju, on loetavus halb.

Kirja loogilised osad on sissejuhatus, probleemi esitus ning lõppkokkuvõte.

Ametikirja liigid on algatuskirjad ning vastuskirjad. Algatuskirjad jagunevad ???

Algatuskirjad: järelepärimine, tellimiskiri, pretensioon . Vastuskirjad: vastus järelepärimisele, vastamine kutsele, vastus pretensioonile

Algatuskiri koostatakse eesmärgiga püstitada probleem, edastada või küsida teavet, mis eeldab vastust või tegevust kirja saajalt.

Üldjuhul vastatakse paberkandjal olevale kirjale 48h kuni 5 tööpäeva jooksul. E-kirjale 24h jooksul.

Kirjale kirjutavad alla asutuse juht, tema asetäitjad või peaspetsialistid (ehk kellel on vastav õigus). Allakirjutamise vorm on fikseeritud asjaajamiskorras.

Kuupäeva märgib allakirjutaja käsitsi ning kirja kuupäevaks ongi selle allakirjutamise kuupäev.

E-KIRI

E-kirja head küljed: sõnum ei sega saajat ebasobival ajal; pole vaja muretseda halva käekirja pärast; ei pea kohe vastama, on võimalik koguda mõtteid; saab olla võrgus nii kodus kui tööl; edastamine on kiire, lihtne, pole vaja näost näkku suhelda.

E-kirja halvad küljed: kui on vaja kiiret vastust, ei pruugi seda saada; rämpskirjad ärritavad; kiirustades lähetatud ja kirjavigadest kubisevad kirjad rikuvad suhteid; kui teade pole vastuvõtjale oluline, pole vastus garanteeritud.

Mõisted:

E-kiri on e-kirja esitlusvormile vormistatud kiri.

E-post on e-kirja saatmine võrgu kaudu;

Postkast on mälu ala, mille kaudu pöördutakse siseneva ja väljuva elektronposti poole;

Manus on e-kirja lisana saadetav fail.

E-kiri koosneb päisest ja sõnumi kehast.

Adressaat:

„To“ järele sisestatakse adressaadi (adressaatide) meiliaadress(id). Kõik saajad näevad üksteise nime ja aadressi.

„Cc“ järele sisestatakse adressaadid, kellele saadetakse meili koopia.

„Bcc“ järele sisestatakse salakoopia saavate isikute meiliaadressid.

Pealkiri on asjalik, lühike ja selgesti sõnastatud sisukokkuvõte. Ei kirjutata suurtähtedega, ei lisata mitmekordseid hüüumärke, tärnikesi vms, et muuta pealkirja silmatorkavaks.

Meili kuupäev ja viit vormistatakse registreeritud kirjavahetuse puhul teisele reale tekstiväljal, seosviite all.

Pöördumine: lugupeetud proua Rebane ; lugupeetud AS Äpu töötajad. Adressaat: nagu ametikirjal. Valida tuleb emb- kumb .

Tekst kirjutatakse lühidalt, viisakalt ning plokkstiilis. Suurtähti ei kasutata, kui on vaja midagi rõhutada, on tagasihoidlikum rõhutatav sõna tärnidega eraldada. Teksti viimaseks reaks on lõputervitus. Kui e-kirjale lisatakse manus, tuleb sellele viidata tekstis või vormistada lisamärge.

Allkirjastaja andmete järjekord:

ees-ja perekonnanimi ;

organisatsioon ;

organisatsiooni allüksus, ametinimetus või roll;

telefoninumber;

faksinumber;

e-postiaadress.

E-kirja saatmisel

kontrolli, et arvuti kell näitaks õiget aega;

arvesta, et e-kiri on sama, mis ümbrikuta postkaart. Kui sa ei taha, et kiri ripuks teadetetahvlil, siis ära levita seda ka meili teel;

Kontrolli oma postkasti mitu korda päevas;

Kasulik on omada tarkvara , mis võimaldab kontrollida, kas saadetud meili on adressaat vaadanud;

Ära vasta rämpspostile;

Ära kunagi saada e- postiga kaastundeavaldusi või vallandamisotsuseid;

Ära koosta kirja, kui oled vihane;

Saada viisakas vastus, kui sind kritiseeriti;

Salvesta ja registreeri e-kirjad, mida tulevikus oma töös vajad;

Kustuta teated , mis pole vajalikud ega nõua vastamist.

VÄLJASAADETAVATE DOKUMENTIDE RINGLUS

Väljasaadetavate dokumentide ringlus on protseduur, milles käsitletakse väljasaadetava algatuskirja liikumist ja lahendamist.

Väljasaadetavate dokumentide ringluse etapid:

kavandi koostamine ja vormistamine;

viseerimine;

allakirjutamine;

registreerimine;

ärakirja paigutamine dokumentide loetelus ettenähtud sarja toimikusse;

väljasaatmine.

Koostamise/vormistamise etapid:

Dokumendikavandi koostamine ja trükkimine arvutil;

Dokumendi viseerimine või kooskõlastamine;

Dokumendi allkirjastamine;

Dokumendi kinnitamine (vajadusel kinnitamine pitseriga).

Dokumendi kooskõlastamine asutuse siseselt toimub enne allkirjastamist. Kõigepealt kooskõlastab koostaja ning seejärel ülejäänud spetsialist(id). Eriarvamus lisatakse dokumendi kavandile ja seda säilitatakse koos dokumendiga. Märge vormistatakse omakäeliselt organisatsioonile jäävale eksemplarile, st ametikiri ärakirjal ning õigusakt originaaleksemplaril.
Koostaja: /allkiri/ Kooskõlastajad: /allkiri/
Signe Siil Reet Rebane
Assistent Raamatupidaja
22.05.2012 23.05.2012

Dokumendi kooskõlastamine asutuste vaheliselt toimub peale allkirjastamist seaduses ettenähtud juhtudel (töölepingu seadus nõuab töösisekorraeeskirja kooskõlastamist tööisnspektsiooniga). Dokumentide kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast. Kui dokumenti ei kooskõlastata, tuleb dokumendile lisada kooskõlastaja kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine .

Dokumentide allkirjutamiseks esitatakse ettenähtud korras vormistatud ja vajadusel kooskõlastatud dokument koos

kõigi lisade ja materjalidega, mille alusel see on koostatud; või

dokumentidega, mille muutmist või kehtetuks tunnistamist allakirjutatav dokument nõuab.
Paberkandjal dokumendid allkirjastatakse järgmiselt:

käskkirjad ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti:

õigusakti lisa allkirjastab selle sisu eest vastutav isik;

lepingud ja aktid allkirjastatakse vajalikus hulgas eksemplarides, nende arv ja jaotus sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust. Eksemplaride arv näidatakse dokumendi tekstis.

Ametikiri allkirjastatakse kahes eksemplaris (originaal + ärakiri)
Asjaajamiskorras tuleb sätestada dokumentide allkirjastamise kord ja selleks pädevust omavad ametnikud.

Dokumendid, mis saabuvad nt spetsialisti e-posti aadressile, tema faksile või tuuakse külastaja poolt, registreerib töötaja ise. Vastuskirjad registreeritakse algatuskirjaga sama järjekorranumbri all. Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel on soovitatav viidale lisada individualiseeriv number (2-4/114-3)

Väljasaadetavad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval. Väljasaadetud kirju hoitakse kuni lahendamiseni või vastuse saabumiseni kaustas märkega „Täitmisel“.

Käsipostiga, arvutiga või faksiga väljasaadetavad dokumendid registreeritakse dokumendiregistris ning ärakirjad paigutatakse kausta.

Väljasaadetava kirja registreerimine:
ˇ 1) dok reg nr ja kpv 2) sissetulnud dok nr ja kpv 3) menetlust algatanud dok saatja sideandmed 4) dok liik 5) doki pealkiri 6) doki lisade nim-d ja arv 7) saatmise moodus ja vorming 8) resolutsioon, täitja/koostaja 9) täitmise tähtpäev /täitmise käik 10) kpv ja nr 11) adressaat ja kirja sisu / 12) sarja tähis 13) juurdepääsupiirang
ÜLDPLANK

Üldplank on dokumendiplank, millele on kantud püsielemendina autor ja logo. Üldplanke vormistatakse paber- ja/või digitaalkandjale.

Üldplangi alusel saab teha kirjaplanki (lisades kontaktandmete välja) ning dokumendiliigi planki (lisades dokumendiliigi nimetuse ning koostamise koha).

Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid, aktid, esildised.

Üldplangi elemendid on autor ja logo.

Dokumendiliigi nimetus trükitakse suurtähtedega 14-punktilises kirjas (võib ka sõrendatult) alates plangi vasakust veerisest (või tsentreeritult) ja ca 5,5cm kaugusel dokumendi ülaservast.

Koostamise/väljaandmise koht trükitakse nimetavas käändes plangi vasakust veerisest samale reale kuupäeva ja numbriga, st ca 6,3cm dokumendi ülaservast.

Üldplangil vormistatakse kuupäev sõnalis-numbriliselt.
PROTOKOLL

Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks. Protokoll vormistatakse üldplangile või lühiprotokolli mallile.

Protokolli liigid:

sõna-sõnaline protokoll

kokkuvõttev protokoll

ainult vastuvõetud otsus (lühiprotokoll)

Protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise (mitte allakirjutamise kuupäev), seetõttu võib kogu kuupäeva trükkida (sõnalis-numbriliselt).

Protokolli I ehk sissejuhatav osa:

koosoleku juhataja

protokollija

võtsid osa (loetletakse ilma ametinimetuseta perekonnanimede tähestikulises järjekorras. Kui osavõtjaid on rohkem kui 15, vormistatakse registreerimisleht, mis lisatakse protokollile . N: Osa võttis 25 aktsionäri (registreerimisleht lisatud))

puudus(id)

kutsutud

kahekordne reavahe + päevakord nimetavas käändes ja järjekorrapunktidena

Protokolli II ehk põhiosa:

KUULATI

küsimused-vastused küsimustele-sõna võtsid

OTSUSTATI (kui otsus võeti vastu hääletamistulemuste põhjal, näidatakse otsuses poolt, vastu ja erapooletute häälte hulk.Võib lisada hääletamistulemuste lehe allkirjadega)

Päevakorrapunkti nr koos sõnaga KUULATI trükitakse vasakust veerisest ja seejärel märgitakse uuelt realt ettekandja eesnimetäht ja perekonnanimi ning mõttekriipsu järele ettekande kokkuvõtlik sisu ainsuse III isikus .
Näide: 1. KUULATI:
R. Rebane –

Lae alla, et näha rohkem ▪ ▪ ▪

Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused #1

Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused #2

Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused #3

Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused #4

Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused #5

Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused #6

Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused #7

50 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.

~ 7 lehte Lehekülgede arv dokumendis

2012-04-03 Kuupäev, millal dokument üles laeti

141 laadimist Kokku alla laetud

2 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid

stefig Õppematerjali autor

Materjal kirjeldab dokumendihalduses esinevaid põhiteemasid ning nende vormistamist/koostamist.

dokumendiplank kirjaplank ametikiri e-kiri väljasaadetavate dokumentide ringlus üldplank protokoll akt käskkiri dokumendihaldus sekretäriõpe

Sarnased õppematerjalid

pptx

Haldusdokumendid

Haldusdokumendid Käskkiri, akt, protokoll Koostas: Pille Koit Haldusdokumendid Haldusdokumendid on õigusliku jõuga dokumendid, mis tõendavad vastuvõetud otsuseid, kinnitavad fakte ja toiminguid, fikseerivad seisukordi või sündmusi. Haldusdokument on dokument, mis koostatakse juhtimis-, täidesaatva- ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks Haldusdokumendid Kõik haldusdokumendid vormistatakse üldplangile ja pealkirjastatakse dokumendiliigi nimetusega trükitähtedega. Juhendid, eeskirjad, kord (nt.asjaajamiskord) vormistatakse valgele paberile. Haldusdokumendid Kõik haldusdokumendid tuleb registreerida dokumendiregistris. Kõik haldusdokumentide originaalid on varustatud originaalallkirja(de)ga. Vajadusel tehakse dokumendist väljavõte või koopia Käskkiri Käskkirion tegevust korraldav dokument, mille väljaandmise õigus on asutuse (tipp)juhil või tema asetäitjatel vastavalt oma õiguspiiridele, et lahendada asutuse tegevuse sis

Halduskorraldus

docx

DOKUMENDIHALDUS

Märgukirjale ja selgiustaotlusele vastamise seadus Haldusmenetluse seadus Töölepingu seadus Avaliku teenistuse seadus Raamatupidamise seadus Keeleseadus Karistusseadustik Äriseadustik Arhiivieeskiri Asjaajamisekorra ühtsed alused EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus EVS 8821-1:2006 Kiri Organisatsiooni dokumendisüsteemi alusdokumendid: Tänapäeval puutuvad dokumentidega kokku kõik organisatsiooni töötajad, kes peavad teadma oma kohustusi, ülesandeid ja õigusi dokumentide haldamisel. Juhtkond kehtestab õigusaktidega kõigile organisatsiooni töötajatele täitmiseks kohustuslikud dokumentide haldamise alusdokumendid: 1. Asjaajamiskord esitab nõuded organisatsiooni dokumentide haldamisele

Dokumendihaldus

pdf

Asjaajamise alused

.......................................................................................4 2 Dokument.......................................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu..............................................................................................9 3.3 Asjaajamiskord ......................................................................................................9 3.3.1 Vead ja riskid ...............................................................................................12 3

Asjaajamise alused

pdf

Konspekt

Aineprogramm Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine

Dokumendihaldus

doc

Sekretäriõpe

? Kutsuja. Kutse viseeritakse kutsujate poolt ja on kena kui seda tehakse iga kutse allkirjastamisega. ? Riietus märgitakse kutse alla vasakusse nurka ja tavapäraselt märgitakse kutsele meeste riietus: tume ülikond, smoking, frakk. Märge pidulik riietus ei ole küllaldesel informatiivne ja seda kutsele ei märgita. ? Vastus kutsele kirjutatakse kutse paremasse nurka. Märgitakse see mitmeti: palume vastata või äraütlevad vastused. Juurde lisatakse telefon või eposti aadress ja kuupäev. 1) Kuupäev dokumentidel. Kõikidel dok. peab olema kuupäev. Kirjakuupäevaks on : allakirjutamise või sündmuse kuupäev, mis on fikseeritud dok. tekstis. kirjakuupäev märgitakse numbriliselt. paremas veerus ühel kõrgusel adressaadivälja 3nda reaga. Nt : 01.11.08 teksti sees. Meie 19.11.2008 dok. allakirjutaja või assistent / sekretär pärast dok. allkirjastamist.

Sekretäriõpe

doc

Asjaajamine - spikker

Dokumentide liikumine asutuses nende saamise või koostamise momendist kuni täitmise- ni või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse. Kirja lahendamine: *vastuskir- jaga; *operatiivselt. Dokumentide registreerimise kohustus on sätestatud asjaajamiskorra ühtsetes alustes. Registreerimisele kuuluvad: *asutuses koostatud ja allkirjastatud õi- gusaktid; * protokollid; *aktid; *lepingud; *saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avalduse- d, märgukirjad, teabenõuded; *suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; *orga- nisatsiooni töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused. Dokument on registre- eritud, kui: *dokumendile on antud indeks; *tema kohta on dokumendiregistrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Regis- treerimisega: *haaratakse dok. süsteemi; *luuakse dok.-le seos teiste dok.-tega; *fikseer- itakse dok. saamise/väljasaatmise fakt; *võimaldatakse dok. leidmine liigi, numbri, kuu- päeva, sisu

Asjaajamine

doc

Asjaajamise eksami õppimiseks vastused

vormistamiseks . 2)EVS 644:1993 Kirjutuspaber. Formaadid- määrab halduskasutamiseks mõeldud paberite formaadid. Standard vastab sisult rahvusvahelisele standardile ISO 216 3)EVS 645:1933 Kirjaümbrikud ja kirjataskud- määrab kodu ja välismaises postisides kasutavate kirjaümbrike ja -taskute suurused, aadressi külje jaotuse ja paberi kvaliteedi. 4)EVS-ISO 15489-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus."- esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunad dokumentide ja dokumendi halduse protsetuuride süsteemide ja protsesside kohta. 5) EVS-ISO 15836-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon- metaandmeelemendid - esitatakse dokumentide kirjeldavate andmete kohta nõuded. 4. Haldusdokumendi mõiste, liigitus ja omadused- Haldusdokumendid on dokumendid, mis koostatakse asutuse juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks

Asjaajamine

docx

Põhimõisted asjaajamises

omavalitsuse korralduse seadus, Raamatupidamise seadus, Riigisaladuse seadus- piirangud, konfidentsiaalsus, Riigivapi seadus- millistel juhtudel tohib riigivappi kasutada, Tsiviilseadustiku üldosa seadus- kes on füüsiline ja kes juriidiline isik (eraõiguslik ja avalik õiguslik juriidiline isik, kuidas neid lõpetada), Töölepingu seadus, Töötervishoiu ja tööohutuse seadus, Vabariigi valitsuse seadus, Äriseadustik. asjataja.blogspot.com Rahvusarhiiv- dokumendihalduse ABC (testid) Asjaajamiskorra ühtsed alused 1. peatükk ÜLDALUSED 2. jagu Asutuse asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavad nõuded § 2. Üldised nõuded (1) Asutuse asjaajamine peab tagama: 1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse;

Sekretäritöö

Rohkem sarnaseid