Viit märgitakse vastavalt asutuse asjaajamist reguleerivatele dokumentidele dokumentide loetelule ja asjaajamiskorrale. Viide koosneb kirjale registreerimisel antud järjekorra¬numbrist ja üldjuhul sellele lisatud liigitamise käigus omistatud tähisest ja/või muust tunnusest. 13.Millised nõuded on kehtestatud dokumentide allkirjastamisele? · Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena. Digitaaldokumendi ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument. 14.Kuidas toimub digitaaldokumentide väljasaatmine asutusest? Milliseid võimlusi selleks kasutatakse? Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: 1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi
*aktid *lepingud *organisatsiooni poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused 28.Mis on oluline digitaaldokumendi loomisel? Digitaaldokumentide loomisel kasutatakse ühtse andmestruktuuriga dokumendi esitusvorme. WorldWideWebConsortium'i (W3C) soovitusele vastavat laiendatavat märgistuskeelt (ExtensibleMarkupLanguage, edaspidi XML) ning arvestatakse Riigikantselei juhistega dokumendi elementide ja metaandmete kohta. XML-põhised dokumendi esitusvormid kooskõlastatakse Riigikantseleiga. Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud käesoleva määruse 1. peatüki 3. jaos toodud korras. 29.Millised õigusaktid käsitlevad dokumendiregistrisse kantavaid dokumendi andmeid? AÜA 30.Protokoll vormistatakse dokumendi plangile 31.Protokollil on koosoleku juhataja ja protokollija allkirjad, v.a. kui otsus võetakse vastu minimaalise
korraldamine (AÜA põhjal) Autentsus dokumendi omadus, mille puhul saab kindlaks teha järgmist: a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema; b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; c) dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama. Digitaalallkiri tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. Digitaaldokument dokument, mis on salvestatud digitaalselt ja mida saab arvuti abil kasutada, edastada ja töödelda. Dokumendimall dokumendi näidisvormingu järgi kujundatud fail või veebivorm, mis dokumenteerimisel täidetakse sisulise informatsiooniga (MS Wordis on digitaalsed dokumendimallid .dot failid). Dokumendihaldus a) dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhus ja süstemaatiline korraldamine, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava
isikukoodi järgi otsida LDAP kataloogist. Kolmandaks võimaluseks on laadida sertifikaat IDkaardilt, mis eeldab kaardilugejaga ühendatud arvutit ja vastavat IDkaarti lugejas. Neljandaks võimaluseks on laadida sertifikaat failist, kui näiteks sertifikaat on emailiga saadetud. Kord juba krüpteerimiseks kasutatud sertifikaadid talletab DigiDoc klient "Other People" sertifikaadi hoidlasse, kust neid saab hiljem lihtsalt leida. DIGITAALDOKUMENT Digitaaldokument Paberkandjal dokumenti käsitletakse ja hallatakse traditsiooniliselt kui füüsilist objekti, millel on silmaga nähtavad tunnused ja omadused. [1] Digitaaldokumendi füüsilised omadused on paberdokumendiga võrreldes teistsugused: digitaaldokument ei ole inimese jaoks vahetult loetav dokumendi lugemiseks ja mõistmiseks on vaja arvutit ja tarkvara, mis esitavad andmekandjale salvestatud binaarses koodis sümbolid inimeselearusaadavate tähtedena
täitmisel ja tehingute tõendamisel. Dokumente hoitakse reeglina tööruumides. Väheaktiivne – dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on kahanenud. Dokumente säilitatakse arhiiviruumis. Mitteaktiivne – dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on väga väike või puudub üldse. Dokumendid kas hävitatakse või andtakse üle arhiiviasutusele. 5. Millised on digitaaldokumendi erinevused paberdokumendist? Digitaaldokument: • on dünaamiline; • koopia ja originaal on raskesti eristatavad; • võib olla palju versioone, mida on raske eristada; • võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne); • võimaldab kiiret otsingut; • võib esineda korraga mitmes vormingus; • võib salvestada erinevatele andmekandjatele; • juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor, kuvamine seinale); • sõltuv riist- ja tarkvarast. 6
1.1. Autentsus 2. Usaldusväärsus 3. Terviklikkus 4. Kasutatavus 5. Täpsus, vastavus ja täielikkus 2. Dokument- on kas paberkandjal või meilil, mingi teabeleht, kus on märgitud kõige olulisem, millegi tõestamiseks. Digitaaldokument- dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Multimeediadokument- Dokumenti, milles on ühendatud liikuvad pildid ja heli, nimetatakse multimeediadokumendiks. Dokumendi elukäik- Ajavahemikku dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni hävitamiseks või avalikku arhiivi üleandmiseks nimetatakse dokumendi elukäiguks
(pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne). Liik: tuleneb dokundi sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest. Kiri, protokoll, käskiri, akt jne. Seotud isikud: autor, adressaat, koostaja(vormistaja), dokumendisüsteemi haldur Kavand: dokumendi esialgne versioon. Kiri: üksikisikule või organistatsioonile nimeliselt adresseeritud dokument. Elektrooniline dokument, digitaaldokument: masinloetavale andmekandjale salvestatud dokument. Lisa: dokumendi põhiosa täiendav materjal. Aruanne, ettekanne: fakte esitav dokument või mingit tegevust, uuringut või sündmust jäädvustav dokument. Juhend: dokument, mis sisaldab infot, mis on kasutajale piisav mingi toimingu sooritamiseks. Protokoll: ametlik dokument kohtumisel või konverentsil öeldu ja tehtu kohta.
nii et ettenähtud seaduses kirjaga võetakse endale kohustusi kirjaga antakse õigusi dokumentide allkirjastamisel digitaalallkirjaga võib kasutada isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati või muud digitaalkirja seaduse nõuetele vastavat sertifikaati digitaaldok allkirjastatakse esimesena. Digitaaldok ja paberkandjal dokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument. digitaaldokumentide autentimine – digitaaldok asemel levib autentimine nii asutusevahelises kui ka asutuse enda dokumendihaldussüsteemis. Autentimine toimub ID- kaardile kantud digitaalset tuvastamist võimaldav sertifikaadi alusel Paroolipõhiselt Kui digitaalallkiri on Juriidiliselt pädev Protseduuriliselt keeruline Selle kasutamine on kinni rakendustes Piisavalt hea Suhteliselt lihtne protseduur Asja lahendatuks lugemine
16. Nimeta, millisteks osadeks (7-osaline skeem) jaguneb dokumendi elukaar 17. Millised on dokumendi elukaare 3 etappi aktiivsuse seisukohalt ning mida need sisuliselt tähendavad? 18. Millised on digitaaldokumendi erinevused paberdokumendist? Faili sisu ei ole andmekandajaga füüsiliselt seotud nii lahutamatult nagu tekst paberiga. Digitaalne info on salvestatud andmekandjale ja on selleks kogutud failidesse. Digitaaldokument: o on dünaamiline; o koopia ja originaal on raskesti eristatavad; o võib olla palju versioone, mida on raske eristada; o võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne); o võimaldab kiiret otsingut; o võib esineda korraga mitmes vormingus; o võib salvestada erinevatele andmekandjatele; o juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor, kuvamine seinale);
märtsil 2000. aastal. Digiallkiri on seaduse silmis võrdne omakäelise allkirjaga. Kõik Eesti ametiasutused on kohustatud võtma vastu digiallkirjastatud dokumente. Digiallkirjastmise eelised: Digitaalselt allkirjastatud dokumendist saab teha lõpmatu koguse juriidiliselt võrdseid koopiaid. Enam ei pea muretsema ainsa koopia turvalise arhiveerimise pärast. Digitaaldokumendid ei võta ruumi. Digitaaldokument ei vaja paberit, printerit ega muid üleliigseid ressursse. 8 Dokumente ei ole vaja kuhugi kohale viia. Nad lähevad vajalikku kohta ise - e-posti teel. Samuti on dokumendihaldustarkvara kasutamisel võimalik digitaalseid dokumente kiiremini leida ning väga erinevate kriteeriumite alusel arhiveerida.
Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane e. algatuskiri koos vastuskirjade ja muude dokumetidega, mis asja lahendamise käigus tekkisid. Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et nad käsitleksid asja terviklikult. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentsena ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ta kuulub alalisele säilitamisele ja kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilivustähtaja jooksul. Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, säilitakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade.
ülemine 12 mm alumine 12 mm. Veeriste vahele jääva täidetava pinna võib jagada infoväljadeks. Kirjaplangi kirjapea-, kontaktandmete-, adressaadi- ja sõnumiväljaks ning üldplangi kirjapea- ja sõnumiväljaks. Dokumentide vormistamisel kasutatavad elemendid Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja lisaks nendele vastavale dokumendiliigile omased elemendid. Dokumendi kohustuslikud elemendid on: · autor; · kuupäev; · tekst; · allkirjastaja. Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud isiku poolt, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (autentimine). Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks eelpool nimetatud elementidele järgmisi elemente: · aadress; · adressaat; · kasutusmärge; · kontaktandmed; · koostaja; · lisaadressaat; · lisamärge; · pealkiri; · seosviit; · viit; · muud dokumendi elemendid
-eelistada originaali koopiale -hinnata, milline on dokumendi seos teiste dokumentidega -eelistada koonddokumente -eelistada algset statistilist teavet, kuna see on suurema väärtusega korrastatud teabega võrreldes, sest hetkel võib aktuaalne olla juba midagi muud -arvestada, et kõik avaliku sektori dokumendid, mis on loodud enne 1945. a, on alatise säilitustähtajaga. Dokumendi teabeväärtus väheneb, kui teave on tehnilistel põhjustel raskesti kasutatav (digitaaldokument). Pärast hindamist koostatakse hävitamisakti kavand. Kavandi koostamisel lähtutakse -dokumentide loetelust -arhivaalide loetelust. Avalike arhivaalide hävitamiseks esitab arhiivimoodustaja avalikule arhiivile, kelle arhiivi järelvalve alla ta kuulub, järgmised dokumendid: -avalduse 9 -hävitamisakti kavandi -organisatsiooni põhimääruse/põhikirja -dokumentide loetelu -arhivaalide loetelu.
4 Lidia Feklistova 2 Dokument Dokument on teabekandjale jäädvustatud teave, mis on tekkinud asutuse või isiku ülesannete või tegevuste täitmise käigus ja mis võib olla kasutatud nende toimingute tõestuseks. Tänapäeval enamik dokumentidest luuakse elektrooniliselt ja seega võime rääkida digitaalsest dokumendist. Digitaaldokument (digidokument) elektrooniliste seadmete abil loodud ning andmekandjale talletatud dokument, mis erineb paber- või analoogkandjal olevast dokumendist selle poolest, et seda saab jaotada kolmeks iseseisvaks osaks: 1. bitijada andmekandjal 2. vorming, mis moodustub bitijada esitus-, struktureerimis- ja paigutusviisist 3. teave, millel on teabe- ja tõestusväärtus Rääkides digidokumendist tuleb uurida ka dokumendi tunnuseid. Digitaalallkiri1
dokumendiregistrisse. Kuidas edastatakse paberdokument mitmele täitjale ? Mitme täitja puhul edastatakse paberdokument koos selle juurdekuuuluva lisamaterjaliga esimesena määratud täitjale, kes juhib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teitele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle kjuurde kuuluvate materjalide koopiad, koos metaandmetega saadetakse kõigile või täitjad saavad vastava sisulise memo selle kohta kus dok asub jne Kuidas edastatakse digitaaldokument täitjale ? Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud teade milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. AÜA § 42. Dokumendi täitmise tähtajad. Ärikirjadele tuleb reageerida 2 tööpäeva jooksul. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt
olla kogu nende tegevusperiood. (3) Dokumendiringluse korra või skeemidega määratakse kindlaks dokumentide liikumine asutuses alates nende loomisest või saamisest kuni nende väljasaatmiseni, hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi. (4) Asutuse asjaajamise korraldus ja dokumentide teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning nii paberkandjal dokumentide (edaspidi paberdokument), digitaalsel kandjal dokumentide (edaspidi digitaaldokument) kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. ASJAAJAMISE KORRALDAMINE RIIGIASUTUSES 1. ÜLDMÕISTED 1.1. Asjaajamine Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseaduse § 2 lg 1). Asjaajamise mõiste ingliskeelne vaste võiks olla records
esitatud failis. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Digitaalne dokument Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad. Dokumendi sisu, vormi ja struktuuri kohta käiv info on salvestatud kodeeritud kujul (failivorming). Ühest dokumendist saab teha eri failivormingutes versioone. Digitaalne info on salvestatud andmekandjale ja on selleks kogutud failidesse. Digitaaldokumendi erinevus paberdokumendist Digitaaldokument on dünaamiline; koopia ja originaal on raskesti eristatavad; võib olla palju versioone, mida on raske eristada; võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne); võimaldab kiiret otsingut; võib esineda korraga mitmes vormingus; võib salvestada erinevatele andmekandjatele; juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor, kuvamine seinale); sõltuv riist- ja tarkvarast. Digitaaldokumendi eelised · Lihtne leida infot ja dokumente mistahes tunnuste järgi. · Lihtne edastada
annaabi.ee 
