Lasteriiete pood asjaajamisjuhend 1. ÜLDALUSED 1. Riidepood edaspidi pood asjaajamisperiood on 1. Jaanuarist 31. Detsembrini. 2. Poe asjaajamiskorralduse eest vastutab ja seda korraldab direktor. 3. Poe asjaajamiskord kuulub täitmisele kõigile töötajatele. 4. Poe asjaajamise korraldus ja dokumendi teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse, õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning paberkandjal dokumentide ja digitaalsel kandjal dokumentide, kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 5. Asjaajamiskord on kõigile kättesaadav veebis. 6. Poe aadress : registrikood 10240235 Telefon: +37255908888
Selleks valiti internetist saadaval olevad dokumentide loetelud ja asjaajamiskorrad võimalikult erinevate tegevusvaldkondadega organisatsioonidest, et saada võimalikult põhjalik ja laiahaardeline ülevaade. Töö on jaotatud kaheks peatükiks, millest esimese eesmärk on tutvuda asjaajamiskordadega ning teises peatükis käsitletakse dokumentide loetelusid. Mõlemad peatükid on jaotatud omakorda kolmeks alapeatükiks. 1. ASJAAJAMISKORRAD 1.1 Konguta Kooli asjaajamiskord Konguta Kooli asjaajamiskord jõustus 31.08.2011 Konguta Kooli juhataja käskkirjaga. Kõik nõutud punktid ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused" 1. peatüki § 4 alusel on välja toodud, kuid minu hinnangul on need üsna pealiskaudsed. Võiks arvata, et kohati on asjaajamiskord pigem formaalne. Kooli asjaajamiskord on üles ehitatud paragrahvidena, järjekord ja sõnastus on sarnane eelnevalt mainitud määruse paragrahvile. Asjaajamiskord koosneb 6. leheküljest ja 14. peatükist)
Kontrolltöö küsimused 1. Mis on asjaajamine? 2. Mis on dokument? 3. Mis on asjaajamiskord? 4. Kuhu vormistatakse asjaajamiskord? 5. Kes kinnitab asjaajamiskorra? 6. Millised dokumendiplangid on asutusele kohustuslikud? 7. Turvaelemendid plankidel.. 8. Nimeta dokumente.. 9. Nimeta asjaajamisega seotud seaduseid.. Vastused 1. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. 2. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või
Question 1 Asjaajamine on: Select one: a. dokumentide kui terviku haldamine b. koondmõiste dokumendihalduse ja arhiivitöö kohta c. dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (defineerimata termin, mida varem kasutati) Correct Question 2 Asutuse normdokumendid (alusdokumendid) on: Select one: a. dokumentide vorming ja elemendid b. liigitusskeemid ja dokumentide vormingud c. asjaajamiskord ja liigitusskeem d. asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Correct Question 3 Autentne dokument on: Select one: a. dokument, millel on ettenähtud vormielemendid b. dokument, mille ehtsust ja algupära on võimalik kindlaks teha Correct c. täielik ja seda pole muudetud Question 4 Dokumendi metaandmed on: Select one or more: a. andmed, mis registreerimisel kantakse dokumendiregistrisse b. andmed dokumendi sisu, looja ja selle haldamise ajaloo kohta c. dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Correct d
Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.syg.edu.ee/uus/syg/ Asjaajamis korra eerkiri Kinnitatud 19. novembri 2012. a käskkirjaga nr 1-3/12 Käesoleva töö eesmärk on analüüsida Saaremaa Ühisgümnaasiumi asjaajamiskorda tuginedes asjaajamiskorra ühtsetele alustele. Asjaajamiskorra ühtsete aluste õigusaktis on kirjutatud, et asutuse juht tagab asjaajamiskorralduse ning kehtestab asjaajamiskorra. Analüüsitav Saaremaa Ühisgümnaasiumi asjaajamiskord on kinnitatud asutuse direktori poolt. Asjaajamist korraldab sekretär. Tuginedes asjaajamiskorra ühtsetele alustele on näha, et analüüsitaval asjaajamiskorral on välja toodud kõik vajalikud asjaajamiskorra osad. Asjaajamiskord reguleerivad normid: Dokumentide vorminõud. Olemas (SYGA 2012:19); Asjade menetlus. Osaliselt puudulik; Dokumentide ringlust. Olemas (SYGA 2012:5-7); Dokumentide sisemine kooskõlastus. Olemas (SYGA 2012:12);
süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi. Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal – dokument, millele on kehtestatud sälitustähtaeg või mida sälitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Asjaajamiskord/asjaajamisjuhis Asjaajamiskord reguleerib asutuse dokumendihaldsuse korralsemist st. kogu tööd dokumentatsiooniga ja dokumentide ringlust kõigil etappidel. Hea asjaajamiskord määrab täpsed õigused ja kohustused igale töötajale, kes dokumendihaldusega kokku puutub. Asjaajamiskord sätestab: Dokumentide loomine (vormistamise nõuded) Dokumentide registreerimine (protseduurireeglid) Dokumentide menetlemine ja hoidmine asutuses Asjaajamise üleandmine
koostaja, kuupäev, lisaadressaat, lisamärge, logo, pealkiri, seosviit, tekst, viit. Dokument arhiiviseadus+ISO 15489 Asjaajamine ja dokumendihaldus (koos) Dokumendi elutsükkel, passiivne (arhiivis,lõpp), aktiivne (loomine, saamine, registreerimine), poolaktiivne (säilitatakse, et seda kasutada). Dokumendihaldus: Metaandmed dokumendi kirjeldamiseks andmed. Kuidas jaguneb dokumendiplank (infoväljad), veerised, väljad, kirja vormielemendid, normdokumendi (dokumendihaldus e juhised) *asjaajamiskord *dokumendi loetelu. Dokumendi süsteem. Kooskõlastamine
KÄSKKIRI AS NUNNU KÄSKKIRI Tallinn 26.aprill 2011 nr 13/112 Asjaajamiskorra kinnitamine 1. Kinnitan asjaajmiskorra. 2.AS Nunnu fokumendisüsteemi efektiivsemaks haldamiseks tuleb kehtestada asjaajamiskord. Asjaajamiskorda peab infotunnis tutvustama sekretär Juta Jänes. 3. Personalijuht Reet Rebane peab asjaajamiskorda tutvustama kõigile uutele tööle võetavatele spetsialistidele. 4.Eelmine asjaajamiskord on kehtestatud tegevdirektori käskkirjaga 2.jaanuarist. Mait Mets Koopiad: (koostaja viisa) Personalijuht (kooskõlastusviisad) 23.04.2012 PROTOKOLL
Missuguste sisedokumentidega reglementeeritakse asutuses asjaajamist? Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine) Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine) Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine Mis on asutuse asjaajamiskord? Asutuse asjaajamiskord on normdokument, mis reguleerib dokumentide töökorraldust konkreetses asutuses, arvestades selle tegevuse spetsiifikat. Milleks on vajalik dokumentide loetelu Täidetud dokumentide süstematiseerimiseks sarjadesse Ametikirjade indekseerimiseks,dokumentide ülesleidmiseks sarjadesse,dokumentide säilitustähtaegade määramiseks Mis dokumendiga üldjuhul kehtestatakse asjaaajamiskord ja dokumentide loetelu?
ringluse ja haldusega. Asjaajamiskorra toimimise, ajakohastamise ning üldise täitmise eest vastutab asjaajamisteenistuse juhataja. Korda tutvustab uuele töötajale vahetu juht või tema poolt selleks määratud isik. 1 1 XXX ASJAAJAMISKORRA VASTAVUS ASJAAJAMISKORRA ÜHTSETE ALUSTEGA 4XXX on asjaajamiskord kehtestatud juhatuse otsusega 20.05.2014 nr 1-4.1/199-1, mis vastab Asjaajamiskorra Ühtsete aluste (edaspidi AKÜA) § 4 (1). Uue asjaajamiskorra kehtestamisega on tunnistatud kehtetuks eelmise juhatuse otsusega kehtestatud asjaajamiskord. Kord vaadatakse üle vastavalt vajadusele, kuid mitte harvem kui kord kolme aasta jooksul. Ülevaatuse toimumise eest vastutab asjaajamisteenistuse juhataja. 2.1 Dokumendihalduse üldpõhimõtted Asutuse asjaajamisperiood on kalendriaasta (1. jaanuar 31
TALLINNA MAJANDUSKOOL Ametnikutöö osakond ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ehituskool Kodutöö Juhendaja: Tallinn 2013 Analüüsimisel lähtun Asjaajamiskorra ühtsete aluste §-st 4. Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord (edaspidi "kord") määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Tallinna Ehituskoolis. 1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk
toimingute või tegevuse käigus. Terviklikkus Dokumendi terviklikkus tähendab seda, et see on täielik ja seda ei ole muudetud. Kasutatavus kasutatav on dokument, mille asukohta saab kindlaks teha ning mis on sealt kättesaadav, esitatav, tõlgendatav. Dokumendi elukaar (eluiga) dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised elutsüklid: *aktiivne (asjaajamisperiood näit 1 a, on tööruumides aktiivses kasutuses, asjaajamiskord ja dokumentide loetelu) *Poolaktiivne (kuni 2 a) Dokumendid on asjaajamise töötajate käes, perioodi lõpul antakse alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga sokumendi üle organisatsiooni arhiivihoidlasse (arhivaalide loetelu) *Passiivne dokumendid on hoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele. (arhibaalide loetelu, nimistu) Dokumendi elukäigust nähtub, et asjaajamine ja arhiivindus on ühe tervikliku protsessi
· väikeettevõttes sekretär, assistent, juhiabi KAASAEGSES ORGANISATSIOONIS · elektrooniline dok.halduse süsteem - dokumendihaldur (asjaajamine, arhiivitöö, infotöötlus, IT) - süsteemihaldur (riist- ja tarkvara hooldus) · muutused tööjaotuses enamik töötajaid vormistab dokumendid ise ASJAAJAMISE HEA TAVA · reglementeeritus (igal dokumendil oma koht) · vastutus nõuetest kinnipidamise eest DOKUMENDIHALDUSE ALUSDOKUMENDID · sisekorraeeskirjad · asjaajamiskord (nõuded loomisest hävitamiseni) · dokumentide loetelu (liigitamine, säilitamine, toimikud) · tööprotsess (dokumendilähetus) - kooskõlastamine, redigeerimine, allkirjastamine, kontroll jne ASJAAJAMISKORD · organisatsioonisisene · lähtub riiklikest normdokumentidest · arvestab konkreetse organisatsiooni vajadusi, tingimusi DOKUMENT · vorminõuded, dokumendimallid, teabekandja, vastutaja · allkirjaõiguslikud isikud · registreerimine
edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning
või arhiiviasutusse andmiseni). Dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised tsüklid: Aktiivse Väheaktiivse Mitteaktiivse 1) Aktiivse elutsükli ajal on dokumendid töötajate käes, tööruumides. Toimingud: Loomine/saamine (asjajamiskord) Registreerimine (dokumendiregister) Menetlemine (asjaajamiskord) Süstematiseerimine, liigitamine (dokumentide loetelu) Korrastamine (asjaajamiskord) Arvestuse pidamine (asjajamiskord, ülevaade arhiivi koosseisu kohta) , mille puhul saab kindlaks tehaHoidmine (asjaajamiskord) Arhiveerimine (asjajamiskord)
- lihtsustab dok.ringlust - tagab nõuetekohase vormistuse ja kasutamise Kes tegelevad dok.haldusega? - kantselei - suurettevõttes: arhiivitöötajad; väikeettevõttes: sekretär/assistent Asjaajamise hea tava. - reglementeeritus igal dokumendil oma koht - vastutus nõuetest kinnipidamise eest - dokumentide vormistamine kooskõlas õigusaktidega - operatiivne dok.ringlus Dok.halduse alusdokumendid. - sisekorraeeskirjad - asjaajamiskord (nõuded) - dok.loetelu - tööprotsess Asjaajamiskord sisaldab... - vorminõuded, mallid - allkirjaõiguslikud isikud - menetlemise kord, arhiivinõuded Asjaajamise korraldust reguleerivad normdokumendid? - asjaajamiskorra ühtsed alused - avaliku teabe seadus - digitaalallkirja seadus - avaldusele vastamise seadus - arhiiviseadus ,,Dokument on ettevõtte nägu"? - asjaajamiskord arvestab organisatsiooni vajadusi, tingimusi
AS SUUR MEMO Kellele Kõik allüksused Kellelt Assistent Juta Juurikas Telefon 657 3776 Kuupäev 02.10.2014 Sisu Asjaajamiskorra kehtestamine 1.märtsist on kehtestatud firmas uus asjaajamiskord, mis on edastatud kõikidele allüksustele. Palume kõigil asjaajamiskorraga tutvuda ja edaspidi ka järgida
SPORDIMINISTEERIUM KÄSKKIRI Pärnu 31. märts 2015 nr 1 Asjaajamiskorra kinnitamine Võttes aluseks Vabariigi Valitsuse 26.02.2001 määruse nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused“§ 4 ning seoses vajadusega viia asjaajamise kord vastavusse kehtivate nõuetega: 1. Kehtestada Spordiministeeriumi uus asjaajamise kord alates 01.april 2015.a. 2. Tunnistada kehtetuks 01.03.2012 a. kehtestatud asjaajamise kord alates 31.märts 2015 a. 3. Käskkiri teha teatavaks kõikidele struktuuriüksustele ning saata neile uus asjaajamise kord. LISA Asjaajamiskord (allkiri) Anneriin Truu minister
1. Ettevõtte õigusaktid dokumendihalduse kohta * asjaajamiskord ja *dokumentide loetelu 2. Mida saad teada asjaajamiskorrast? Saab teada kõik toimingud ja tegevused dokumentidega 3. Milleks on vajalik dokumentide loetelu ? Dokumentide süstematiseerimiseks, sarjatähis(dokumentide indekseerimiseks) 4. Milleks on vajalik arhivaalide loetelu? On vaja tekkinud toimikute hulga kindlaks määramiseks, dokumentide üles leidmiseks 5. Põhjenda meneteletavate dokumentide registreerimiEtse vajalikkust Et tagada dokumentide audentsus 6
Keeleseadus (muu keelse dokumenti õigus ei ole tühine) Riigivapi seadus jt Määrused- kehtestatakse teenuste korraldamise ja teabehalduse alustena nõuded ehk teenuste korraldamisele ja arendamisele, teabehalduse korraldamisele. Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused 6. Dokumendisüsteemi alusdokumendid (organisatsiooni sisemised normdokumendid: dokumendihalduse kord, liigitusskeem), eesmärk, mida sisaldavad? Dokumenditööd reguleeriv juhis on asjaajamiskord ehk sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas konkreetseid organisatsiooni tingimusi(praktilisust). Asjaajamiskord on dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamise alusdokument, mis esitab nõuded dokumentide haldamiseks organisatsioonis. Asjaajamiskorra väljatöötamisel arvestatakse dokumendi- ja arhiivihalduses kehtivaid õigusakte/standardeid
TALLINNA MAJANDUSKOOL ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ülikool Juhendaja: Tallinn 2008 Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah
ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ülikool Juhendaja: Tallinn Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole.
· anonüümkirjad, mis ei sisalda kontrollimist vajavat teavet; · allakirjutamata dokumendid; · kirjad märkega ISIKLIK; · reklaamväljaanded ja trükised; · rämpspost. 10. Nimeta olulisemad asutusesised asjaajamise korraldamist reguleerivad normdokumendid. Kirjelda lühidalt iga dokumendi olulisust (teie arvates) ja eesmärki. Juhtkond kehtestab õigusaktidega kõigile asutuse töötajatele täitmiseks kohustuslikud dokumentide haldamise alusdokumendid: · asjaajamiskord esitab nõuded asutuse dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest kuni eraldamiseni arhiiviasutusse või hävitamiseni, samuti kasutajate ülesandeid dokumentide haldamisel. Asjaajamiskord peab kirjeldama kõiki toiminguid dokumentidega kogu nende elukäigu jooksul, sh koostajate ja kasutajate ülesandeid, õigusi ja kohustusi. · Dokumentide loetelu kehtestab dokumentide liigitamise skeemi (enamasti
Harjutustest 3.õppenädala materjali kohta Katse 1 ülevaade Question 1 Dokumendihalduse efektiivseks korraldamiseks organisatsioonis Vali üks vastus. a. pole vaja midagi kehtstada, sest töötajad teavad isegi, kuidas dokumente hallata b. kinnitatakse valdkonna vastutaja, kes "oskab, teab ja teeb" Kirjapandud regulatsioon (nt asjaajamiskord) aitab kogu c. tuleks koostada vastav kord, juhis või organisatsioonis üheselt dokumentide haldamist muu regulatsioon korraldada. Dokumendihalduse korraldamise eesmärk organisatsioonis on tagada dokumentidega töö selliselt, et asutuse tegevuse käigus loodud dokumendid oleksid piisavad toimingute ja tehingute tõestamiseks ning, et neid säilitatakse ettenähtud aja jooksul. Question 2 Dokumendihaldussüsteem on Vali üks vastus. a
informatsiooni õigsuse eest ja ametijuhendis toodud tööülesannete õigeaegse ja kvaliteetse täitmise eest; 2.2 Vastutab talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigisaladuse, teiste inimeste perekonna-ja eraellu puutuvate andmete ning muu konfidentsiaalsena saadud informatsiooni hoidmise eest 2.3 Kannab vastutust ametialase dokumentatsiooni säilimise eest. 3. KOHUSTUSED 3.1 Dokumentatsiooni korraldamine; 3.2 Vajadusel dokumendihaldust reguleerivate normdokumentide koostamine (asjaajamiskord ja dokumentide loetelu); 3.3 Telefonile vastamine ja kõnede suunamine, teadete vastuvõtmine ja edastamine; 3.4 Töö postiga; 3.5 Kontrollida direktori ja direktori asetäitja korralduste õigeaegset täitmist; 3.6 Töötajate nõustamine asjaajamise ja arhiiviga seotud küsimustes 3.7 Kontoriruumi ja nõupidamiste ruumi korrashoiu tagamine, koosolekute toimumiseks vajalike vahendite ning materjalide ettevalmistamine; 3.8 Külaliste vastuvõtuga seonduvad ülesanded; 3
kvaliteetse täitmise eest; 2.2. vastutab talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigisaladuse,teiste inimeste perekonna-ja eraellu puutuvate andmete ning muu konfidentsiaalsena saadud informatsiooni hoidmise eest; 2.3 kannab vastutust ametialase dokumentatsiooni säilimise eest. 3. Kohustused Sekretäri kohustused on: 3.1 dokumentatsiooni korraldamine; 3.2 vajadusel dokumendihaldust reguleerivate normdokumentide koostamine (asjaajamiskord ja dokumentide loetelu); 3.3 telefonile vastamine j kõnede suunamine,teadete vstuvõtmine ja edastamine; 3.4 töö postiga; 3.5 kontrollida direktori ja direktori asetäitja korralduste õigeaegset täitmist; 3.6 töötajate nõustamine asjaajamise ja arhiiviga seotud küsimustes; 3.7 kontoriruumi ja nõupidamiste ruumi korrashoiu tagamine,koosolekute toimumiseks vajalike vahendite ning materjalide ettevalmistamine; 3
kvaliteetse täitmise eest; 2.2. vastutab talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigisaladuse,teiste inimeste perekonna-ja eraellu puutuvate andmete ning muu konfidentsiaalsena saadud informatsiooni hoidmise eest; 2.3 kannab vastutust ametialase dokumentatsiooni säilimise eest. 3. Kohustused Sekretäri kohustused on: 3.1 dokumentatsiooni korraldamine; 3.2 vajadusel dokumendihaldust reguleerivate normdokumentide koostamine (asjaajamiskord ja dokumentide loetelu); 3.3 telefonile vastamine j kõnede suunamine,teadete vstuvõtmine ja edastamine; 3.4 töö postiga; 3.5 kontrollida direktori ja direktori asetäitja korralduste õigeaegset täitmist; 3.6 töötajate nõustamine asjaajamise ja arhiiviga seotud küsimustes; 3.7 kontoriruumi ja nõupidamiste ruumi korrashoiu tagamine,koosolekute toimumiseks vajalike vahendite ning materjalide ettevalmistamine; 3
dokumendiregistri numbrit. -Akt vormistatakse kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale. Aktile kirjutavad alla: · üleandja · vastuvõtja · üleandmise juures viibinud isik. -Kui vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, koostab ta eriarvamuse, mis lisatakse aktile. Vastavasisuline märge tehakse akti teksti allkirjadest allpool... Praktiline ülesanne: Koosta asjaajamiskorra struktuur (sisukord). Mõtle läbi, milliseid tegevusi peab asutuse asjaajamiskord reguleerima. Harjutamiseks kasuta VV määruse Asjaajamiskorra ühtsed alused §-s 4 toodud loogikat. SISUKORD: I. Üldsätted II. Linnavalitsuse istung III. Dokumentide vormistamine IV. Menetlemine V. Dokumentide arhiveerimine VI. Asjaajamise üleandmine VII. Rakendussätted SISUKORD 1. ÜLDALUSED..............................................................................................................................3 2. DOKUMENDI VORMISTAMISE NÕUDED ....................................
· tööruumide muutumine kasutuskõlbmatuks infrastruktuuri käideldavuskadu · andmesideliinide pealtkuulamine, kui andmed ei olnud krüpteeritud andmete konfidentsiaalsuskadu 13.Aktsepteeritavast jääkrisk vastab teatud konkreetse olukorra mõistlikule turvatasemele. 17. Paberkandjal teabe turve · Paberdokumendi käideldavuse tagab ta säilitamine hävimiskindlas kohas ning õigeaegne levitamine (asjaajamiskord) · Paberdokumendi tervikluse tagavad ta füüsiline vorm ja struktuur ning sellele kantav allkiri, pitser ning kuupäev; samuti õige ligipääsu- ning asjaajamiskord · Paberdokumendi konfidentsiaalsuse tagab nende hoidmine kindlas kohas ja teisaldamine usaldatava saatja kaasabil 18.Digitaalteabe turve: erijooni · Tervikluse ja konfidentsiaalsuse tagamise võtted erinevad suuresti paberdokumentide heast tavast. Selle juures kasutatakse
Nimeta asjaajamist reguleerivad seadused ja valitsuse määrused, millest lähtud oma ettevõtte asutuse asjaajamisekorra koostamisel: Arhiiviseadus Avaliku Teabe Seadus Isikuandmete kaitse seadus Raamatupidamisseadus Töölepinguseadus Asjaajamiskorra ühtsed alused 41.Standard EVS-ISO 15489:2004 dokumendihaldus on mõeldud kõigile organisatsioonidele. 42.Nimeta milliseid asjaajamist sätestavad normdokumendid (dokumendisüsteemi alusdokumendid) on vaja kehtestada igas asutuses/ettevõttes? Asjaajamiskord , eesmärk on tagada tema kaitse tema loomisest, kuni tema arhiveerimiseni. Dokumentide loetelu, eesmärk on dokumendi liigitus ja säilitamine. 43.Kes koordineerib elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ja annab vastavaid juhiseid? koordineerib majandus ja kommunikatsiooni ministeerium 44.Kes abistavad kohalikke omavalitsusi üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele ? *siseministeeriumid *maavalitsused 45
Riigiasutus: Kunda Ühisgümnaasium Analüüsitakse asjaajamiskorra, mis kehtib alates 16.05.2011 (link: http://www.kundakool.ee/asjaajamiskord.pdf) Asjaajamise korraldamise aluseks on järgmised õigusaktid ja standardid: 1)"Arhiiviseadus"; 2)"Avaliku teabe seadus"; 3)"Digitaalallkirja seadus"; 4)"Isikuandmete kaitse seadus"; 5)"Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus"; 6),,Töölepingu seadus" 7),,Põhikooli ja gümnaasiumiseadus", haridusja teadusministri kehtestatud määrused 8) Vabariigi Valitsuse 26.02.2001 määrus nr 80 "Asjaajamiskorra ühtsed alused"; 9) Vabariigi Valitsuse 29.12
Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine
elektronposti või läbirääkimiste teel. (3) Asutuse asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele. (4) Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. § 3. Asjaajamise korraldamine asutuses (1)Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas sätestatud isik. § 4. Asutuse asjaajamiskord (1) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem; 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;
psühholoogilist arengut. Kasvu stimulaatorid on ülesanded, mis ajendavad kasvu. Ettevõtte kontekstis on tegemist töö sisuga. Teiselt poolt, ka valu ära hoidva käitumise stimulaatorid on töökeskkonnas olemas. Töö sisemised kasvu- või motivatsioonifaktorid on saavutamine, tunnustamine, töö ise, vastutus ja kasv või areng. Töö välised rahulolematuse vältimise või hügieeni (KITA) faktorid on firma asjaajamiskord ja juhtkond, ülevaatamine, inimestevahelised suhted, töötingimused, palk, staatus ja kindlustunne. Selleks, et toetada Lea vajaduste ja faktorite täitmist peaks juht teda motiveerima. Töötajate motiveerimiseks on mitmeid erinevaid võimalusi. Enamus neist on materiaalsed ja tänapäeval vaieldamatult ka kõige efektiivsemad. Igapäevases töös peab juhtkond pöörama tähelepanu ka sellele mis on tähtis töötajate arvates. Kui juht
5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli; 7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 4. Kes tagab asjaajamise korraldamise asutuses? Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas sätestatud isik. 5. Mida sisaldab asutuse asjaajamiskord? Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem; 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;
sisu faktid, millest dokument räägib vorm viis, kuidas sisu on esitatud füüsiline vorm dokumendi välised tunnused intellektuaalne sisu väljendamise viis ( tekst, pilt, diagramm, jms. ) isikud võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja 8. Dokumendid pannakse kuupäevase täpsusega järjekorda, et neid oleks pärast arhiivis hea hallata. 9. Asjaajamiskord kirjeldab kõiki toiminguid dokumentidega ja on ettevõtte töötajatele abiks dokumentide vormistamisel, menetlemisel ja säilitamisel. 10. Selleks, et kõik vajalikud dokumendid saaksid registreeritud. 11. asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses, dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele, dokumentide kiire ringluse, dokumentide lihtsa ja
ümberlaaditakse. Näiteks sadamas ümberlaaditakse kivisöe puistlasina. Sadama keskkonna eesmärgiks võiks olla õhu saaste vähendamine. 8. Kuidas hinnatakse keskkonnategevuse tulemlikkust sadamates? 9. Milliseid mõõdikuid kasutatakse keskkonnaaruannetes sadamate näitel? Näiteks keskkonnakavas on kirjas et ületatud norme-0. See tähendab, et näiteks tahkete osakeste kontsentratsioon on normaalne ja ei ületa norme. 10. Mis on asjaajamiskord ettevõttes/sadamas? asjaajamise kord määrab kindlaks asjaajamise korraldamise ja dokumendihalduse nõuded 11. Mis on sadama/sadamate tegevusvaldkonnaks/valdkondadeks? Kaupade ümberlaadimine ja ladustamine 12. Mis on sadama/sadamate missioon ja visioon? Missioon on luua logistiline keskkond inimeste ja kaupade sujuvamaks liikumiseks. Visioon on anda mereäärsele ruumile suurim võimalik väärtus. 13. Mis on juhtimissüsteemi käsiraamatu eesmärk?
5.4.1 Üldist 23 5.4.2 Juhtkond 23 5.4.3 Dokumendihalduse personal 24 5.4.4 Dokumendisüsteemi kasutajad 25 5.5 Süsteemid 25 5.5.1 Üldist 25 5.5.2 Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) 25 6 Asjaajamiskord 27 6.1 Üldist 27 6.2 Asjaajamiskorra väljatötamine 28 6.3 Asjaajamiskorra sisu 29 6.3.1 Dokumentide haldamise põhimõtted 29 6.3.2 Dokumentide loomise ja haldamise toimingud, kasutajarühmade ülesanded 29 6
DOKUMENDISÜSTEEM Dokumendisüsteemi organisatsioonis moodustavad dokumendid dokumentide haldamise toimingud dokumentidega dokumentide haldamisel osalevad inimesed e süsteemi kasutajad dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia Dokumendisüsteemis kehtestatakse dokumentide haldamiseks selged reeglid, mis pannakse kirja organisatsiooni dokumendihalduse alusdokumendis (asjaajamiskord) ja sellest juhinduvad kõik dokumendisüsteemi kasutajad. NB Sõnad “dokumendisüsteem” ja “dokumendihaldussüsteem” ei ole samatähenduslikud. Dokumendihaldussüsteem tähendab mõnda spetsiaalset dokumendihalduse tarkvarasüsteemi: Webdesktop, Amphora, GoPro, Postipoiss, Delta, Directo, Axapta. Peamised organisatsiooni dokumentide haldamise toimingud on dokumentide loomine ja saamine dokumentide liigitamine dokumentide registreerimine
2 Elektrooniline dokumendihaldus Elektrooniline dokumendihaldus on infotehnoloogiliste ja organisatsiooniliste vahendite abil loodav asutuse asjaajamist toetav süsteem. (Tepinfo OÜ, 2015) 2.1 Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti nii organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. (Tepinfo OÜ, 2015) Asjaajamise korrastamiseks on enamasti vaja uuesti üle vaadata või kehtestada asjaajamiskord ja dokumentide loetelu. Samuti on andnud üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele suuri võimalusi nii riiklikus kui ka erasektorites. (Peppel) 2.1.1 Riiklik sektor Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi DocLogix on oma dokumentide haldamiseks valinud juba paljude maade riigiasutused. Süsteem aitab hallata sisenevaid, väljuvaid ja asutussiseseid dokumente, võimaldab lihtsalt määrata ülesandeid ja kontrollida nende täitmist,
KOOSKÕLASTATUD Tallinna Tööinspektsiooni 22. juuni 2008. a otsusega nr 4 Kinnitusmärge Allkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse üldplangile. Kinnitusmärge trükitakse sel juhul dokumendiliigi nimetusest allpool, nn. kuupäeva ja dokumendiregistri numbri väljal 63 mm, plangi ülaservast ja 92 mm plangi vasakust veerisest. Näide: KINNITAN . . . (allkiri) Paul Puu Juhatuse esimees _.11.2008 Korraldava dokumendiga (nt. käskkirjaga) kinnitatav dokument (nt asjaajamiskord) vormistatakse valgele paberile ja kinnitusmärge trükitakse dokumendi esimese lehe ülemises parempoolses nurgas järgmiselt: KINNITATUD juhatuse esimehe 12. märtsi 2008. a käskkirjaga nr 21 Dokumendi kinnitamiseks antakse välja korraldav dokument, kus kinnitamisele peab järgnema rida protseduure (tutvustamine, täitmise järelevalve korraldamine jne.) või tunnistatakse kehtetuks samas küsimuses varem välja antud dokument
............................................................................................5 3 Asjaajamine....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu..............................................................................................9 3.3 Asjaajamiskord ......................................................................................................9 3.3.1 Vead ja riskid ...............................................................................................12 3.4 Dokumendi elutsükkel .........................................................................................13 3.4.1 Planeerimine ................................................................................................13
arhiivi(Arhiiviseadus1998) Asjaajamine- tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimisekd(MTÜ dok.hald. ühing) DOKUMENDIHALDUS- haldusala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ja dokumentidena alalhoidmisega. ASJAAJAMISKORD- alusdokument asutuse asjaajamise ja dok. halduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht. LIIGITUSSKEEM- (1)asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Asutuse dok struktureeritud loetelu. (2)FUNKTSIOON- üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet (nn. asutusel mitu funktsiooni- toetavad põhitegevust)
So vajalik on siseriiklik ülevõtmisakt või rakendusmeede) Triin Roosve SKA lektor Sise- või välisõigus? • SKA üliõpilastööde koostamise ja vormistamise juhend • Tartu Vangla kodukord (kinnitatud Tartu Vangla direktori käskkirjaga) • Vangla sisekorraeeskiri (kinnitatud justiitsministri määrusega) • Maksukorralduse seadus • Tallinna linna raamatupidamise sise-eeskiri • Justiitsministeeriumi asjaajamiskord • Tartu linna põhimäärus (https://www.riigiteataja.ee/akt/422022013004?leiaKehtiv ) • Kihnu valla eelarvest täiendavate sotsiaaltoetuste maksmise kord Materiaalne ja formaalne õigus MATERIAALNE FORMAALNE •sisuline •menetlusõigus •õigussuhtes osalevate •pädeva riigiorgani õigused isikute õigused ja ja kohustused kohustused materiaalõiguse normide
hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale viidatud, märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv. Näide : Lisa: 3 lehel 3 eks Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Kui lisatud on 1 ekseplar, siis eksemplaride arvu ei esitata. Mitme lisa olemasolul need nummerdatakse. Näide: Lisad: 1. Dokumentide loetelu 6 lehel 2. Asjaajamiskord 23 lehel 2 eks Asukoht: 2-4 põhireavahet allkirjastajast allpool. 12. Logo/ vapp- on kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund. Asub kirjapeaväljal, ei kasutata kirja taustana. Vapi kasutamisel lähtutakse õigusaktidega määratud korrast ja heraldikareeglitest. Asukoht on autorist eespool või ülalpool. Kirja puhul kirjapeaväljal või kontaktandmete väljal. 13. Pealkiri- nimetavas- või sisseütlevas käändes, lõppu punkti ei panda. Nt. bussi tellimine
· Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud - dokumendi tõestus- ja infoväärtusest - teabekandja tüübist. Dokumentide säilitamistähtaeg sõltub nende sisust ja loomise eesmärgist ning on määratud seaduste ja muude reguleerivate aktidega (arhiiviseadus, arhiivieeskiri, asjaajamiskord) Menetluse lõpetanud dokumendid liigitatakse dokumentide loetelu alusel sarjadesse. Sarja säilitustähtaeg määrab sarja paigutatud dokumentide säilitamise aja. Säilitustähtaeg kehtestatakse arhiivieeskirjas. Säilitustähtaega arvestatakse kuupäevast, millal dokument · Loodi · Saadi või · Toimus kindlaksmääratud sündmus. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast.
Elemendi eesmärk on hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale viidatud, märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv. Näide: Lisa: 3 lehel 3 eks Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Kui lisatud on 1 eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata. Mitme lisa olemasolul need nummerdatakse. Näide: Lisad: 1. Dokumentide loetelu 6 lehel 2. Asjaajamiskord 23 lehel 2 eks LISAADRESSAAT - On organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks. Elementi kasutatakse, kui sama sisuga kirjaga soovitakse edastada informatsioon adressaadile ning teavitada asjasse puutuvaid kolmandaid isikuid, kellele see pole suunatud täitmiseks. Elemendi eesmärk on kolmanda osapoole teavitamine kirja sisust ja adressaadi teavitamine kolmandast osapoolest
tekst, kuupäev, number, allkiri jne) 9 Standard EVS 882-1-2006. Meie rahvustandard. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri *sätestab kirja elementide loetelu, elementide määratlused ja selgitused, nende vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil. * kirjana käsitletakse paberkandjal kirja, e-kirja ja manusena lisatud e- kirja. Asjaajamist reglementeerivad organistatsiooni sisemised normdokumendid (kehtestamine) Asjaajamiskord sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglemnteerib dokumenitöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas konkreetseid organisatsiooni tingimusi. Dokumentide loetelu dokumentide liigitamiseks, säilitustähtaegade määramiseks; dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti liigitusskeem. 10 Dokumendi elutsükkel loomisest hävitamiseni
See on osa rahvuslikust kultuuri- pärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle RA. Arhivaar- isik, kes töötab arhiivis ja korraldab arhivaale Asjaajamine- dok loomine, registeerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleviimiseni arhiivi. Tegevused isiku v organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Asjaajamiskord- alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks. Asutuse dokumendiregister - digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dok registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. Asutuse dokumentide loetelu - asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dok haldamiseks dok loetelu, mis
7. Mis on liigitusskeem? Asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. 8. Nimeta, missugused on põhilised dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid (vt: RA juhis Dokumendi- ja arhiivihaldus. 2009, skeem lk. 22) Protsessid võivad toimuda paralleelselt või siin toodust teises järjekorras. 9. Kes või mis on arhiivimoodustaja? Asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. 10. Mis on asjaajamiskord? Alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht. 11. Mis on dokumentide loetelu? Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. 12. Mis on dokumentide hõlmamise eesmärk? Seostada dokument selle loojaga ja tema tegevusega;
annaabi.ee 
