Arhiiviseadus § 1. Reguleerimisala (1) Käesolev seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. § 2. Dokument ja arhivaal (1) Dokument käesoleva seaduse tähenduses on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (2) Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse, Ta on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt. (4) Avaliku ülesande täitmise käigus...
Ettevalmistav ülesanne: ülevaade külastatavast mäluasutusest Rahvusarhiiv alustas tegevust 1. jaanuaril 1999, kuid riikliku arhiivisüsteemi rajamine leidis aset juba Eesti Vabariigi algusajal. Esmakordselt 3. märtsil 1920. aastal nõu pidanud arhiivikomisjoni algatusel loodi ajalooliselt oluliste asutuste dokumentide hoiukohana Riigi Keskarhiiv Tartus ning tegutsevate asutuste dokumentide haldajana Riigiarhiiv Tallinnas. 1935. aasta arhiiviseadus tugevdas arhiivide rolli ühiskonnale väärtuslike dokumentide säilimisel ja kasutamisel. Nõukogude võimu ajal jätkasid arhiivid tööd, suuremates linnades tegutsenud maa-arhiivid nimetati ümber linnaarhiivideks ning arhiivide juhtimine käis Moskvale allunud Arhiivide Peavalitsuse kaudu. 1990. aastatel taastati arhiivide iseseisev majandamine. 1998. aastal kinnitatud arhiiviseaduse alusel alustas 1999. aastal tegevust Rahvusarhiiv, hõlmates
Dokumendihalduse normdokumendid: seadused, Vabariigi Valitsuse määrused, standardid ja juhised. Dokument (Arhiiviseadus) mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased faktide või tegevuse tõestamiseks. (EVS-ISO 15489) on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine,
nõudvaid küsimusi. Vormistatakse üldplangile ühes eksemplaris. Käskkirjal kuupäev ja nr ei trükita, vaid sõnadega välja. Käskkirja täitmist jälgib koostaja. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisiku või kõrgemalseisva ametiisiku uue käskkirjaga, märge tehakse käskkirja viimases osas. Kirjad jagunevad: algatuskirjad, vastuskirjad, kaaskirjad. ARHIIVINDUS Reguleeriv seadusandlus: Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus sätestab: *Dokumentide hindamise *Arhivaalide kogmise ja säilimise *Arhivaalidele juurdepääsu võimaldamise ja kasutamise korraldamise *Vastutuse arhivaalide kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest *Rahvusarhiivi ja KOV arhiivi tegevus alused Arhiivieeskirjas: *Täpsustatakse dokumentide hindamist *Arhivaalide säilitamist avalikku
4. Valgele paberile. Asjaajamiskord on käskkirja lisaks ning paigutatakse toimikusse ühe dokumendina. 5. Organisatsiooni juht korraldava dokumendiga (käskkirjaga). 6. Üldplank ja kirjaplank on asutusele kohustuslikud. 7. Vesimärk, fooliumi- või värvitrükis sümboli (logo) või vapi kujutis, plangi number, reljeefpitsatiga valmistatud element 8. Avaldus, kiri, teatis, tõend, korraldus, käskkiri, protokoll, akt, aruanne, leping jms. 9. Arhiiviseadus, Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, avaliku teabe seadus, digitaalallkirja seadus
arendamise ja korraldamisega. Arhiivide majandustegevust ja tugifunktsioone katab haldusbüroo. Kuigi rahvusarhiiv on asutusena noor, ulatub Eesti rahvusliku arhiivisüsteemi rajamine Eesti Vabariigi algusaega. Esmakordselt 3. märtsil 1920. aastal nõu pidanud arhiivikomisjoni algatusel loodi ajalooliselt oluliste asutuste dokumentide hoiukohana praegune ajalooarhiiv Tartus ning tegutsevate asutuste dokumentide haldajana riigiarhiiv Tallinnas. 1935. aasta arhiiviseadus tugevdas arhiivide rolli ühiskonnale väärtuslike dokumentide säilimisel ja kasutamisel. Nõukogude võimu ajal jätkasid arhiivid tööd, suuremates linnades tegutsenud maa- arhiivid nimetati ümber linnaarhiivideks ning arhiivide juhtimine käis Moskvale allunud Arhiivide Peavalitsuse kaudu. 1990. aastatel taastati arhiivide iseseisev majandamine ning 1998. aastal kinnitatud arhiiviseaduse alusel alustas 1999. aasta 1
Kordamisküsimused: Dokumendihaldus 1. Mis tagab nõuetekohase asjaajamise asutuses Dokumendihaldussüsteem, asjamiskord 2. Dokumendi mõiste (Arhiiviseadus ) Mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. 3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm Alt- 1,2 cm 5
Question 4 Dokumendi metaandmed on: Select one or more: a. andmed, mis registreerimisel kantakse dokumendiregistrisse b. andmed dokumendi sisu, looja ja selle haldamise ajaloo kohta c. dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Correct d. kohustuslikud andmed dokumendil, nagu adressaat, kuupäev, autor, allkiri Question 5 Dokumendi-ja arhiivihaldust reguleerivaks seaduseks on: Select one: a. Arhiivieeskiri b. Dokumendi-ja arhiivihalduse seadus c. Arhiiviseadus Correct Question 6 Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid on: Select one: a. seadused, määrused, standardid, juhised Correct b. seadused ja määrused c. seadused, määrused, standardid Question 7 Dokument on: Select one: a. mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks Correct b
Asjaajamise eesmärgiks ongi dokumentides sisalduva teabe haldamine Asjaajamine toetab ettevõtte eesmärkide saavutamist ning tagama informatsiooni kiire kättesaadavuse Ettevõtte töö korraldamiseks on vajalik luau ja säilitada dokumendid, mis sisaldavad ettevõttele olulist informatsiooni. Dokumentide haldamist alates nende loomisest või saamisest uni hävitamiseni nimetatakse dokumendihalduseks. Dokument Lad k documentum - tõendus, tõestus, asitõend Arhiiviseadus Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud sasutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldlane ja faktide ja tegevuse tõestamiseks. Dokumente luuakse elektrooniliselt, kuid kasutamiseks ja säilitamiseks trükitakse see enamasti paberile. Kas kehtib täna? Paberkandja eelised? Piirangud? Mugav lugeda, ei vaja spets arvutittarkvara Paberkandja dokumentide piirangud võrreldes elektroonilisega Otsimine võtab kaua
Hävitamisakti vormistamine , Akti kantud dokumentide hävitamine, hävitatud dokumentide kohta loetelus ja hävitamisaktis vastava märkuse tegemine. Hävitamisel peab olema kindel, et dokumendid hävivad. 3. Kirjelda arhiivinduse korraldust Eestis PILET 2 1. Põhimõisted: arhiiv 1) arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus; 2) asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum (arhiiviseadus) 2. Arhiivi korrastamine (eesmärk; üldised printsiibid; dokumentide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks) provenientsiprintsiip / päritoluprintsiip arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega. Arhivaalide füüsilise korrastamise nõuded sõltuvad nende säilitustähtajast. Arhiiviväärtusega arhivaalid tuleb enne
DOKUMENDIHALDUS 2008/2009 õppeaasta KORDAMISKÜSIMUSED 1. Mis on dokument? Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevus tõestamiseks. 2. Nimeta asjaajamise korraldust reglementeerivad riiklikud normdokumendid! Arhiiviseadus; avaliku teabe seadus; digitaalallkirja seadus; keeleseadus; isikuandmete kaitseseadus; märgukirjale ja selgitustaotsusele vastamise seadus 3. Millised on ettevõtte asjaajamist reglementeerivad sisemised normdokumendid? Asjaajamisekord; dokumentide loetelu ja dokumendihalduse kord; töövoogude (tööprotsesside kirjeldused); arhivaalide loetelu; sisekorraeeskiri; ametijuhendid 4. Milline haldusdokument tuleb arhivaalide hävitamiseks koostada? 5
· arvestab konkreetse organisatsiooni vajadusi, tingimusi DOKUMENT · vorminõuded, dokumendimallid, teabekandja, vastutaja · allkirjaõiguslikud isikud · registreerimine · menetlemise kord: kuidas dokument ettevõttes liigub · kes kasutavad · arhiivinõuded · säilitamine NORMDOKUMENDID · asjaajamise korra ühtsed alused · avaliku teabe seadus · digitaalallkirja seadus · avaldustele vastamise seadus (5 päeva jooksul) · arhiiviseadus, arhiivieeskiri DOKUMENT - kui tõestamise vahend - teabekandjale jäädvustatud (paber, mälupulk...) - kui info edastamise vahend - info on kättesaadav ja väärtuslik DOKUMENDISÜSTEEM · dokumendid · dok haldamise toimingud dok ringkäik · süsteemi kasutajad inimesed, kes haldamisel osalevad · kasutatav tehnoloogia Dok halduse reeglid pannakse kirja asutuse dok.halduse alusdokumentidesse. DOKUMENTIDE LIIGITAMINE
Rahvusarhiiv Riigikantselei halduses olev valitsusasutus ehk arhiivinduse keskus Eestis. Põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu dokumentaalse kuluuripärandi säilimine ja kasutamine tänastele ja tulevastele põlvkonda. 4 Valgas, Rakveres, Kuressaares, Haapsalus. Eesmärk on luua õiguslikud tingimused üleminekul paberivabale asjaajamisele digitaalsele dokumendi- ja arhiivihaldusele. Arhiiviseadus Seadusega sätestatud õigusakt, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, Aarhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning tegevuse alused. Arhiivieeskiri Reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni. Kehtib: Rahvusarhiivile, Kohaliku omavalitsuse arhiivile, asutusele või isikule, kes täidab avalikke ülesandeid.
Riigiasutus: Kunda Ühisgümnaasium Analüüsitakse asjaajamiskorra, mis kehtib alates 16.05.2011 (link: http://www.kundakool.ee/asjaajamiskord.pdf) Asjaajamise korraldamise aluseks on järgmised õigusaktid ja standardid: 1)"Arhiiviseadus"; 2)"Avaliku teabe seadus"; 3)"Digitaalallkirja seadus"; 4)"Isikuandmete kaitse seadus"; 5)"Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus"; 6),,Töölepingu seadus" 7),,Põhikooli ja gümnaasiumiseadus", haridusja teadusministri kehtestatud määrused 8) Vabariigi Valitsuse 26.02.2001 määrus nr 80 "Asjaajamiskorra ühtsed alused"; 9) Vabariigi Valitsuse 29.12.1998 määrus nr 308 "Arhiivieeskiri"; 10) Vabariigi Valitsuse 18.04
usaldusväärsus, kasutatavus ja terviklikus läbi aja ning võimaldavad nende haldamist ja mõistmiset. 5) Asjaajamist reglementeerivad riiklikud normdokumendid(eesmärk, kasutusala) (seadused, määrused) Dokumentide tähtsuse tõttu reguleeritakse nende haldamist riiklike normdokumentidega(seadused, Vabariigi Valitsuse määrused ja standaridid); Riigikantselei juhendmaterjalidega; Rahvusarhiivi juhistega. Seadused: Arhiiviseadus(1998) loob Eesti arhiivisüsteemi, reglueerib arhivaalide kogumist, hindamist, arhiveerimist, säilitamist ning nendele juurdepääsu korraldamist, märgukirjade ja selgitustaotlusele vastamise seadus(2004) selgitab isiku vastuvõtmise ja vastamisest keeldumise ning loobumise korda, avaliku teabe seadus(2000) riigiasutused, kohalikud omavalitsused ja nende ametiisikud on kohustatud anmda kodanikule tema nõudel
käigus loodud,saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon. Dokumendi haldamise toimingud-dokumentide loomine ja saamine,registeerimine,liigitamine, Säilitustähtaja määramine,säilitamine,juurdepääsu tagamine,dokumentide kasutamise jälgimine. Dokumendi elukäik-toimingud dokumentidega alates selles loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutuss ülekandmiseni. ÕIGUSAKTID: Arhiiviseadus-seadus sätestab arhivaalise kogumise,hindamise,arhiveerimise,säilitamise ja nende juurde- pääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused. Ariivieeskiri-sätestab dokumentide säilitustähtaegade kehtestamise,arhivaalide hindamise,hävitamise või arhiivi ülekandmiseks eraldamise,arhiveerimise,säilitamise,kaitse,kasutamise ja avalike arhiivide poolt arhivaalide kogumise nõuded ja korra Märgukirjale ja selgitustaotluse vastamise aeadus-sätestab isiku pöördumise vastamise korra
Dokumendisüsteemi osad: Dokumendid (Asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid toimingud (Dokumendihalduse toimingud) tehnoloogia (digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise tarkvaraline rakendus, mis võimaldab dokumentide sisu ja versioonide haldamist ehk dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia) inimesed (susteemi kasutajad e dokumentide haldamises osalevad inimesed) Dokumendihaldust reguleerivat õigusaktid: Seadused: ,,Andmekogude seadus" ,,Arhiiviseadus" (1998) ,,Avaliku teabe seadus" (2000) ,,Märgukirjale ja selgitustaotlusele vaastamise seadus"(2004) ,,Digitaalallkirja seadus"(2000) ,,Haldusmenetluse seadus" ,,Isikuandmete kaitse seadus"(2003) ,,Keeleseadus" ,,Riigivapi seadus" ,,Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused: ,,Arhiivieeskiri" (1998) ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused"(2001) Standardid: EVS-ISO 15489-1:2004"Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa1: Üldnõuded" EVS-ISO 15489-2:2004"Informatsioon ja dokumentatsioon
10. Mille eest vastutavad dokumendihaldurid organisatsioonis? Dokumendihaldurid on vastutavad dokumendihalduse kõigi aspektide eest, sh dokumendisüsteemi ja sellega teostatavate operatsioonide väljatöötamise, juurutamise ja korraldamise ning igale kasutajale vajalike dokumendihalduse ja dokumendisüsteemi operatsioonide õpetamise eest. 11. Nimeta olulisemaid dokumendihaldust reguleerivaid õigusakte. Seadused: • Arhiiviseadus • Avaliku teabe seadus • Digitaalallkirja seadus • Haldusmenetluse seadus • Isikuandmete kaitse seadus • Keeleseadus • Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus • Riigivapi seadus • Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus • Vabariigi Valitsuse seadus Määrused: • Arhiivieeskiri • Asjaajamiskorra ühtsed alused Kust leida vastused ja õppida:
Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata. Esimesed raamatukogud olid tänapäeva mõttes arhiivid, sisaldades maksude, laenude inventuuride jne dokumente. Esimene liigitusskeem on teada itaaliast ca 1200. 15.saj esimesed dokumendiregistrid. 19-20 saj asutati palju arhiive üle maailma ja hakati valdkonda koordineerima. Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. 1935 esimene arhiiviseadus. 1990-ndate keskpaigast 2000ni elektroonilise dh arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. 2003 loodi Riigikantselei dok.halduse osakond. 2012 koordineerib avaliku sektori dh arengut Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (MKM). 2012 arhiivinduse korraldamine Haridus- ja Teadusministeeriumi ülesanne. RIIKLIK KOORDINEERIMINE- DH arengu koordineerimispüramiid2012... MKM> Dokumndihaldusnõukogu> Ministeeriumid, maavalitsused >Ministeeriumite haldusala, KOV-id
kunstiline, teaduslik, Vabariigi Valitsuse mälestise säilimise usundilooline või muu vastutava ministri tagamiseks; kultuuriväärtus, mille ettepanekul. tõttu see on käesolevas Muinsuskaitsealaks seaduses sätestatud määratakse põhimääruse korras tunnistatud alusel. mälestiseks. Arhiiviseadus Dokument - mis tahes Avalikku ülesannet täitev Arhivaale tuleb hoida teabekandjale asutus või isik annab nõuetekohastes jäädvustatud teave, mis arhivaalid üle tingimustes, hoides ära on loodud või saadud Rahvusarhiivile, kui neid nende lubamatu asutuse või isiku ei vajata enam oma kasutamise, kahjustumise
- operatiivne dok.ringlus Dok.halduse alusdokumendid. - sisekorraeeskirjad - asjaajamiskord (nõuded) - dok.loetelu - tööprotsess Asjaajamiskord sisaldab... - vorminõuded, mallid - allkirjaõiguslikud isikud - menetlemise kord, arhiivinõuded Asjaajamise korraldust reguleerivad normdokumendid? - asjaajamiskorra ühtsed alused - avaliku teabe seadus - digitaalallkirja seadus - avaldusele vastamise seadus - arhiiviseadus ,,Dokument on ettevõtte nägu"? - asjaajamiskord arvestab organisatsiooni vajadusi, tingimusi - asjaajamiskorra kehtestab asutuse juht (ettevõtetes erinev) Dokument. - tõestamisvahend teabekandjal info edastamiseks Teabekandjad. - mälupulk, diskett, CD, paber, magnetlink, film... Dok.tingimused. - usaldatav (mitte võltsitud) - autentne (teadaolev päritolu) Dok.süsteem? - dok.haldamise toimingud ringkäik, süsteemi kasutajad, tehnoloogia
Rootamm-Valter, J. "Kaasaegne ametikiri" 2004 loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus Kuhlbach, H., Saar, M., Einre, M., Kuusk, K., Kolmann, ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane K., Laudare Erakooli õppejõud "Bürooleksikon" 2003 faktide või tegevuse tõestamiseks (Arhiiviseadus § 4) http://www.riigikantselei.ee/dokumendihaldus http://www.ra.ee/juhised Sisu http://www.juhiabiyhing.ee Vorm http://www.sekretar.ee Struktuur http://www.riigiteataja.ee http://www.evs.ee http://www.infokaitse.ee Nimetatud allikaid on kasutatud esitlusmaterjali koostamisel.
avalikus arhiivis juurdepääsu arhivaalidele. Arhiivinimistu koosneb üldjuhul järgmistest osadest (vt LISA F): Tiitelleht (arhiiviasutuse nimetus, arhiivifondi nimetus ja number, nimistu number ja olemasolul allarhiivi nimetus, arhiivi piirdaatumid; koostamise aasta), sisukord (mille peamine osa on arhiivi-skeem), arhiivimoodustaja kirjeldus, arhiivi, sarjade ja nende allüksuste kirjeldused, ning säilikute loetelu. ARHIIVISEADUS Kehtiv arhiiviseadus alates 1998. aasta maist. Selle olulisemad eesmärgid: ,,segadusteaja" likvideerimine arhiivinduses ja Rahvusarhiivi loomine. Põhilised lähtekohad: tingimuste loomine digitaalse dokumendi-halduse ja arhiivinduse edenda-miseks, hindamine dokumendi elukäigu alguses, digiarhivaalide üleandmise tähtaeg arhiivi, arhiivin-duse efektiivsuse tõstmine, rahvusarhiivi nõustamis- ja kontrollifunktsioonide ülevaatamine ning juurdepääsutingimuste korrastamine.
1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem 2) Arhiivi ohuplaan 3) Teabenõuete menetlemise plaan Iga dokument omab väärtust, kuna sisaldab asutuse jaoks olulist teavet ja tõestab asutuse ülesannete ja kohustuste täitmist. Mida suurem on asutuse sõltuvus teabe olemasolust ja kättesaadavusest, seda kõrgemad on asutuse nõuded dokumentide haldamisele. Haldamist reguleeritakse erinevate normatiivaktidega. Nende hulka kuuluvad: seadused (näiteks, Arhiiviseadus, Avaliku teabe seadus, Isikuandmete kaitse seadus, Töölepinguseadus); Vabariigi Valitsuse määrused (näiteks, Asjaajamiskorra ühtsed alused , Arhiivieeskiri); ministri määrused ja käskkirjad; kohaliku omavalitsuse määrused; eesti ja rahvusvahelised standardid (näiteks, EVS 8:2000 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas); soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava dokumendid. 11. Kes vastutab asutuse asjaajamise õige korraldamise eest? 12
tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse. 2. Õigusaktid, mis reguleerivad arhiivihaldust. Asutuste ja organisatsioonide dokumendi- ja arhiivihaldust ning teabega ümberkäimist reguleerivad olulisemad õigusaktid on seadustest: •Arhiiviseadus •Avaliku teabe seadus •Isikuandmete kaitse seadus •Digitaalallkirja seadus •Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus •Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus ja määrustest: •Asjaajamiskorra ühtsed alused •Arhiivieeskiri 3. Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine arhiivi üleandmiseks (füüsiline korrastamine) Arhivaalide üleandmise toimingud
riikliku järelevalve ja haldusjärelevalve teostamise korra. Isikuandmete kaitse seadus- eesmärk on kaitsta isikuandmete töötlemisel füüsilise isiku põhiõigusi ja -vabadusi, eelkõige õigust eraelu puutumatusele. Seadus sätestab: 1) isikuandmete töötlemise tingimused ja korra; 2) isikuandmete töötlemise riikliku järelevalve ja haldusjärelevalve korra; 3) vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. Arhiiviseadus- seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tegevuse alused. Haldusmenetluse seadus- on suunatud isiku õiguste kaitse tagamisele ühtlase, isiku osalust ja kohtulikku
On kõigis demokraatiamaades ja enamuses ebademokraatlikes maades üldjuhul täpselt defineeritud subjektid ning levinuim piirang on kuni 70 aastat dokumendi tekkest. Kümme aastat tagasi oli Euroopa Liidus valdav seisukoht, et neid seadusi ei ole võimalik täielikult unifitseerida. Praeguseks näib olukord olevat mõnevõrra muutunud, juurdepääsureegleid soovitakse vähemalt harmoniseerida, määrates erandid selgelt õiguspärastatult.1 Eesti Vabariigis käsitleb juurdepääsupiiranguid arhiiviseadus, riigisaladuse seadus ja isikuandmete kaitse seadus, kuid õigusaktid on kohati mitmeti tõlgendatavad. 2005. aastal kehtestati ,,Rahvusarhiivis säilitatava juurdepääsupiiranguga teabe kindlakstegemise ning piiranguga arhivaalidele juurdepääsu võimaldamise eeskiri", mille eesmärgiks on selgitada uurijatele juurdepääsuvõimalusi piiratud teabele kui ka arhiivitöötajate kaalutlemisvabadusi piirangutega arhivaalidele juurdepääsu andmisel.
5. välisasjad; Need tuli omakorda jagada alaliikideks, peatükkideks, paragrahvideks. Prantsuse revolutsiooni mõju ja tagajärjed arhiivinduse süsteemi väljakujunemisel. Suured mõjutused olid tingitud Suurest Prantsuse revolutsioonist, mis tähistab uut epohhi arhiivinduses ning tõi kaasa kaasaegse arhiivindussüsteemi tekke. Revolutsiooni ajal ka kõigi hilisemate revolutsioonide ajal olid korduvaks probleemiks peremeheta arhiivid. 1794. a 25. juunil võeti vastu arhiiviseadus, mis sai hiljem oluliseks eeskujuks paljudele riikidele. Selle dekreediga loodi Rahvusarhiiv, mis allus rahvuskogule (seadusandlikule võimule). Esimeseks direktoriks (1804.-ni) oli Gaston Camus. Prantsusmaal rakendati järgmisi olulisi printsiipe: 1. Riik kannab vastutust oma dokumentaalse pärandi säilimise eest! 2. Arhiivide avalikkuse printsiip igal kodanikul oli õigus pääseda arhiivi (samas hakati välja töötama piirangute süsteemi). 3
Tihti on kordi, kus on eraisikutel järelejäänud dokumendid mõistlikum anda hoopis muuseumidesse (Rahvusarhiiv3, 2015). 8 Eraarhivaale on rahvusarhiivi võimalik üle anda kingitusena kinkelepingu alusel, pärandina, lihtsalt hoiule või siis ostu-müügilepingu alusel. Eraarhivaalidele omaniku poolt kehtestatud juurdepääsupiirangud ei tohi ületada 50 aastat alates dokumendi üleandmisest (Arhiiviseadus, 2011). Rahvusarhiivi Filmiarhiivi fotokogu kohta on kirjas, et üle kolmandiku filmiarhiivi fotodest moodustavad pressifotod aastatest 19171996. Regulaarseteks kogumisallikateks, kust fotosid rahvusarhiivi on tulnud, on olnud Eesti ajalehtede ja ajakirjade toimetused ning Eesti Teadeteagentuuri fototeegid, fotograafid jt. eravaldajate fotokogud (Filmiarhiiv, 2014). Säilikute eksponeerimine ja laenutamine
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti viimine käivad asjaajamise alla. Asjaajamise eesmärk on toetada organisatsiooni eesmärkide saavutamist: hoolitseda efektiivse töökorralduse ja informatsiooni kiire kättesaadavuse eest. Asjaajamise korraldus on juhtimisprotsessi osa
· Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine · Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud - dokumendi tõestus- ja infoväärtusest - teabekandja tüübist. Dokumentide säilitamistähtaeg sõltub nende sisust ja loomise eesmärgist ning on määratud seaduste ja muude reguleerivate aktidega (arhiiviseadus, arhiivieeskiri, asjaajamiskord) Menetluse lõpetanud dokumendid liigitatakse dokumentide loetelu alusel sarjadesse. Sarja säilitustähtaeg määrab sarja paigutatud dokumentide säilitamise aja. Säilitustähtaeg kehtestatakse arhiivieeskirjas. Säilitustähtaega arvestatakse kuupäevast, millal dokument · Loodi · Saadi või · Toimus kindlaksmääratud sündmus. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise,
Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused Märgukirja ja selgitustaotluse vastamise seadus – sätestab isiku pöördumisele vastamise korra, niivõrd kui see ei ole sätestatud teise seadusega.
tegevuseks vajalikud andmed, millede levitamine võiks tekitada kahju Vene Föderatsiooni julgeolekule. (Kibal jt 2005) Poliitiline võim venemaal ei soovinud siiski kaotada kontrolli arhiivide üle ja seega oli 1994. aastast on selgelt märgata lahtisalastamise tempode aeglustamist, 1996.1997. aastast veelgi enam. Dokumentide kasutamisel sai takistuseks isikuandmekaitsele viidates tõkendite seadmine. 2004. aastal vastu võetud uus Vene Föderatsiooni arhiiviseadus on märgatav samm tagasi 1993. aasta alusseadustega võrreldes. See on enamjaolt seotud Venemaa poliitilise arenguga, mis on kulgenud selgelt autoritaarsuse suunas. KOKKUVÕTE Demokraatlikes riikides on juurdepääs ametlikele dokumentidele üldiselt tagatud põhiseadusega. Vaba juurdepääs avalikele ametlikele dokumentidele lähtub põhimõttest, et tegevus on läbipaistev ja avalikult kontrollitav. Juurdepääs dokumentidele on üks kodanike õigustest vabas demokraatlikus riigis
organisatsioonis. Organisatsiooni tegevusi mõjutavad nõuded, mis tulenevad paljudest õigus- ja muudest normatiivaktidest: Seadused (AvTS) Vabariigi Valitsuse määrused (nt AÜA) Ministri määrused ja käskkirjad Kohaliku omavalitsuse määrused Eesti ja rahvusvahelised standardid Soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised jt nn hea tava juhised Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Isikuandmete kaitse seadus Raamatupidamisseadus Töölepinguseadus 2. Nimeta organisatsiooni sisemist töökorraldust reglementeerivad alusdokumendid (dokumendisüsteemi alusdokumendid). Dokumendisüsteemi infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Vajalik regulatsioon (dokumendihalduse korralduse alusdokumendid) Kes, mida, millal, ja kuidas teeb
500 e.Kr esimesed sekretärid Ateenas Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata Esimesed "raamatukogud" olid tänapäeva mõttes arhiivid, sisaldades maksude, laenude, inventuuride jne dokumente. 1574 Hispaanias esimene arhiivi jaoks ehitatud hoone Dokumendihalduse ajalugu Eestis Eesti vanim dokument 1237.a. paavsti saadiku Modena Wilhelmi ürik 1924 - Riigiasutuste asjaajamise juhtnöörid 1935 Esimene arhiiviseadus Dokumendihaldus arenes välja 20.saj. arhiivindusest 1990-ndate keskpaigast aastani 2000 elektroonilise dokumendihalduse arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. Järgnes valitsusasutuste dokumendihaldusprogrammi DHP loomine. 96-97 ametiasutustes võeti laialdaselt kasutusele arvutid, seeläbi algas kiire areng dokumendihalduses. 2003 loodi Riigikantselei dokumendihalduse osakond (ül. Avaliku halduse ja arhiivide planeerimine, dokumentide väljatöötamine)
sätestatud avalikke ülesandeid täites. Metaandmed- on mingeid andmed kirjeldavad andmed ehk nii-öelda andmed andmete kohta. *tekst *seosviit *autor *allkirjastaja *kuupäev 39.Milliselt lehelt leiad asjaajamist reguleerivad õigusaktid, valitsuse seadused dokumendihalduse kohta? www.riigiteataja.ee www.rahvusarhiiv.ee 40.Nimeta asjaajamist reguleerivad seadused ja valitsuse määrused, millest lähtud oma ettevõtte asutuse asjaajamisekorra koostamisel: Arhiiviseadus Avaliku Teabe Seadus Isikuandmete kaitse seadus Raamatupidamisseadus Töölepinguseadus Asjaajamiskorra ühtsed alused 41.Standard EVS-ISO 15489:2004 dokumendihaldus on mõeldud kõigile organisatsioonidele. 42.Nimeta milliseid asjaajamist sätestavad normdokumendid (dokumendisüsteemi alusdokumendid) on vaja kehtestada igas asutuses/ettevõttes? Asjaajamiskord , eesmärk on tagada tema kaitse tema loomisest, kuni tema arhiveerimiseni.
Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata. Säilitustähtaeg on minimaalne ajaperiood, mille jooksul asutus peab dokumenti alles hoidma. Dokumendihaldus peab tagama: · dokumenteeritakse kõik vajalik, · loodud dokumendid säilivad ja säilitavad oma väärtuse. Asjaajamist reguleerivad normdokumendid: I Riiklikud Seadused · "Andmekogude seadus" · "Arhiiviseadus" · "Avaliku teabe seadus" · "Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus" · "Digitaalallkirja seadus" · "Haldusmenetluse seadus" · "Isikuandmete kaitse seadus" · "Keeleseadus" · ,,Riigisaladuse seadus" · "Riigivapi seadus" · "Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused · "Arhiivieeskiri" · "Asjaajamiskorra ühtsed alused" Standardid · EVS-ISO 15489-1:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1:
Asutus on kohustatud registreerima dokumenditregistris tema ülesannete käigus loodud ja saadud dokumendid. Dokumendi loomise ja saamise viis ning teabekandja ei saa olla registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimine peab olema ühekordne. Õigusaktid Määrused 1) Asjaajamiskorra ühtsed alused 2) Arhiivieeskiri 3) Riiklike registrite põhimäärused 4) Juhendid 5) Ministri määrused ja käskkirjad 6) Kohalike omavalitsuste määrused Seadused 1) Arhiiviseadus 2) Avaliku teabe seadus 3) Isikuandmete kaitse seadus 4) Raamatupidamise seadus 5) Töölepingu seadus 6) Digitaalallkirja seadus 7) Andmekogude seadus 8) Tõestamisseadus 9) Haldusmenetluse seadus 10) Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus Standardid 1) EVS 8:2000 (infotehnoloogia reeglid eesti keele kuultuuri keskkonnas) 2) Hea dok ja arhiivi juhised Asutusesisesed õigusaktid/ normdokumendid 1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem
Kui organisatsioonil tekib vajadus arhivaale üle anda enne üleandmiskohustuse tekkimist, näiteks kui -arhiivimoodustaja likvideeritakse või -arhivaalid on hävimisohus, saab seda teha kokkuleppel avaliku arhiiviga. Üleandmise korda selgitavate juhistega on enne arhivaalide üleandmist kasulik tutvuda www.ra.ee Juhised arhivaalide üleandmiseks avalikku arhiivi. Üleandmist reglementeerivad -arhiiviseadus- sätestab, et avalikke arhivaale võib üle anda ainult avalikku arhiivi. -arhiivieeskiri- esitab arhivaalide üleandmise ja üleandmise dokumenteerimise korra ja sätestab, et avalikku arhiivi annavad oma avalikud arhiiviväärtusega arhivaalid -riigiasutused -valitsusasutused -valitsusasutuste hallutavad üleriigiliselt tegutsevad riigiasutused -kohaliku omavalitsuse asutused -avalik-õiguslikud juriidilised isikud
1. Nimetage dokumendihaldust reguleerivaid õigusakte (7) Arhiiviseadus Arhiivieeskiri Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Asjaajamiskorra ühtsed alused Isikuandmete kaitse seadus Äriseadustik, mittetulundusühingute seadus 2. Nimetage Eestis kasutusel olevaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (6) Livelink - maailma maastaabis turuliider organisatsiooni teabehalduslahenduste hulgas (Gartner Group). Samuti enimlevinud maailma suurlahendus Eesti turul (11 installatsiooni). Tegu on veebipõhise lahendusega, mis ühendab kogu funktsionaalsuse,
Turvameetmed organisatsioonilised toimingud ja vahendid, tehnilised protsessid ja tehniliste vahendite rakendamine andmete ja infosüsteemide andmete turvalisuse saavutamiseks ja säilitamiseks. Tõenäosus mõõdetavate kriteeriumide põhjal eeldatav või subjektiivselt hinnatav hädaolukorra esinemise sagedus teatud aja jooksul. 11 LÜHENDITE LOETELU a aasta ArhE "Arhiivieeskiri" ArhS arhiiviseadus DNS nimeserver HO hädaolukord HOVS hädaolukorraks valmisoleku seadus ISKE infosüsteemide kolmeastmelise etalonturbe süsteem jne ja nii edasi jt ja teised lk lehekülg n.ö nii öelda NATO Põhja-Atlandi Lepingu Organisatsioon nn nii öelda OCHA ÜRO humanitaarasjade koordinatsioonibüroo OSCE Euroopa Julgeoleku- ja Koostöökonverents PRIA Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet sh sealhulgas st see tähendab
elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav. Dokumendi metaandmed- on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Need on andmed dokumendi registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendisüsteem- on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. (EVS-ISO 15489-1:2004) Dokumendihalduse õiguskeskkond: Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Märgukirjale ja selgiustaotlusele vastamise seadus Haldusmenetluse seadus Töölepingu seadus Avaliku teenistuse seadus Raamatupidamise seadus Keeleseadus Karistusseadustik Äriseadustik Arhiivieeskiri
(samasugused tingimused). Dokumendi elukäik- algab dokumendi planeerimisest, seejärel loomine või saamine, siis dokumendi töötlemine (edastamine täiendamiseks või kontrollimiseks), indekseerimine (dokumendi süsteemis talle koha leidmine), dokumendi liigitamine (milline liik, toimik, dokumendil on seerianumber, mille alusel see toimikusse paigutatakse), säilitustähtaja määramine, dokumendi kasutamine, siis kas dokumendi hävitamine või säilitamine. Asjaajamise seaduslik pool Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Avaliku teabe seadus (avalike andmete levitamine; avalik teave on teave, mis on väljastatud riigile kuuluvate asutuste poolt), Digitaalallkirja seadus, Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, Asjaajamiskorra ühtsed alused määrus (peab läbi lugema), Andmekogude seadus, Avaliku teenistuse seadus, Haldusmenetluse seadus, Isiku andmekaitse seadus (sirvida), Karistusseadustik, Keeleseadus, Kohaliku
kõigil dokumendi elukäigu etappidel. 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid Iga dokument omab väärtust, kuna sisaldab asutuse jaoks olulist teavet ja tõestab asutuse ülesannete ja kohustuste täitmist. Mida suurem on asutuse sõltuvus teabe olemasolust ja kättesaadavusest, seda kõrgemad on asutuse nõuded dokumentide haldamisele. Haldamist reguleeritakse erinevate normatiivaktidega. Nende hulka kuuluvad: seadused (näiteks, Arhiiviseadus, Avaliku teabe seadus, Isikuandmete kaitse seadus, Töölepinguseadus); Vabariigi Valitsuse määrused (näiteks, Asjaajamiskorra ühtsed alused, Arhiivieeskiri); ministri määrused ja käskkirjad; kohaliku omavalitsuse määrused; eesti ja rahvusvahelised standardid (näiteks, EVS 8:2000 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas);
dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (arhiiviseadus) dokumenteerimine teabe eesmärgipärane jäädvustamine ja alalhoidmine asutuse tegevuste tõestamiseks ning tema aruandekohustuse tagamiseks dokumentide dokumendihalduse alusdokument asutuse tegevuse käigus loetelu loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks elektrooniline dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu taga
organite ning rahvusvaheliste organisatsioonidega. · koordineerib raamatukogude rahvusvahelist koostood · analuusib raamatukogude olemasolevat vorku ja kavandab selle korrastamist riiklike investeerimisprogrammide raames Raamatukogude tegevus reguleerivad seadused, määrused ja muud õiguslikud aktid: · rahvaraamatukogu seadus · avaliku teabe seadus · arhiiviseadus · andmekogude seadus · autoriõiguse seadus · sundeksemplari seadus · teadus- ja arendustegevuse korralduse seadus · Eesti rahvusraamatukogu seadus · raamatukogu trükiste müügi juhend · raamatukogudevahelise laenutuse juhend · raamatukogude töökorralduse juhend · kooliraamatukogude töökorralduse alused EBLIDA Euroopa Raamatukogu-, Info- ja Dokumentatsiooniühenduste Büroo. Seal on
ülesandeid Saksamaa haldusmenetluse seadus loeb halduslepinguks ainult üksikjuhtumeid reguleerivaid lepinguid - haldusleping tekitab, muudab või lõpetab õigussuhteid avalik-õiguslikus valdkonnas. Reguleerimise eseme järgi võib neid halduslepinguid määratleda järgmiselt: Kui realiseeritakse avaliku õiguse norme, nt sundvõõrandamine kui ta sisaldab kohustust haldusakti andmiseks, nt arhiiviseadus arhiivi funktsioone võiva täite eraõiguslikud isikud, lepingus sätestatakse arhiivi hoidlate tingimused kui eraõiguslik isik ehitab hoidla, on riik kohustatud vastava loa andma. Käsitleb isiku avalikõiguslikke õigusi ja kohustusi Halduslepingu lubatavus. Üksikjuhtumit reguleeriva halduslepingu võib haldusorgan sõlmida oma pädevuse piires, ei või võtte pädevust ületavaid kohustusi. Halduslepingule laienevad siin samad õiguspärasuse nõuded, mis haldusaktile.
annaabi.ee 
