tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks Dokumendiliik on ühesuguse otstarbe ja rekvisiitidega dokumentide rühm Dokumendi elukäik - on dokumendiga tehtavad toimingud alates selle loomisest kuni hävitamiseni või arhiiviasutusse üle andmiseni. Dokumendi vorming määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendi omadused:
(5) Sarnaste funktsioonidega asutustele võib välja töötada ühtse liigitusskeemi. Liigitusskeemi tasandid Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand. Liigitusskeemi igal tasandil võib luua alltasandeid. Liigitusskeemi funktsiooni tasandil võib esitada asutuse struktuuriüksuse nimetuse. Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: 1) dokumendiliik; 2) sisu või teema; 3) funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse; 4) koht asjaajamissüsteemis; 5) säilitustähtaeg; 6) juurdepääsutingimus. Dokumentide hindamise põhimõtted- Dokumentide hindamisel lähtub avalik arhiiv: 1) asutuse või isiku olulisusest ja positsioonist ühiskonnas ja avaliku halduse hierarhias; 2) asutuse või isiku funktsioonidest ja muust dokumentide kontekstist; 3) dokumentide uurimispotentsiaalist;
tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine o Millest koosneb dokumendisüsteem? • Dokumendid jm teaberessurss • Dokumentide (ja arhiivi) haldamise protsessid • Inimesed, kes kasutavad dokumente • Tehnoloogia ja süsteemid. dokumendiliik – nimetus, mis tähistab ühesuguste tunnustega (otstarve, tähendus, vormistus) dokumente dokumendi elukaar (e. -käik) – protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis. Märkus: Eristatakse elukäigu kolme etappi: I-aktiivne, II-poolaktiivne, III-passiivne infohaldus – Valdkond, mis tegeleb informatsiooni kui organisatsioonilise ressursi analüüsiga
§ 6. Liigitusskeem Liigitusskeemi on vaja selleks, et asutusel oleks olemas struktureeritud loetelu ja raamistik dokumentide hõlmamiseks ja haldamiseks . (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. § 7. Liigitusskeemi tasandid Sari on tüüp dokumentide kogumiseks (4) Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: 1) dokumendiliik; 2) sisu või teema; 3) funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse; 4) koht asjaajamissüsteemis; 5) säilitustähtaeg; 6) juurdepääsutingimus. 4. peatükkDokumentide hindamine § 9. Hindamise eesmärgid (1) Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. (2) Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja mida
loodud teave, mis tuleb salastada välislepingu kohaselt. Sanktsioon - karistus, mida kohaldatakse normirikkujale. Sellisteks sanktsioonideks on näiteks eriõiguse äravõtmine, rahatrahv, arest, vangistus või juriidilise isiku sundlõpetamine. Sanktsioon karistus dispositsioonis toodud teo eest. Sari liigitus-,korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi/muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse ; koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg ; Juurdepääsutingimus; SCRUM arendusmetoodika- mõeldud keeruliste süsteemide arenduseks ja seadistuseks, kus täpne skoop projekti alguses on teadmata. Olulisemaks põhimõtteks on toodet arendada lühikseste sammudena. Iga sammu lõppedes valmib väike osa, mis on testitud ja töötab tasemel mis põhimõtteliselt võimaldaks toote antud osa väljastamist.
hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega 4. Dokumendihaldussüsteem Elektrooniline tarkvara dokumentide haldamine, kontrollimine ja neile juurdepääsu tagamine Dokumendihaldussüsteemid: Amphora, Webdesktop, Postipoiss, Delta (Alfresco põhine arendus), Sharepointi põhised arendused jt 5. Dokumendisüsteem Infosüsteem - dokumentide haldamine, hõlmamine ja neile pideva juurdepääsu tagamine (kogu nende elukaare jooksul) 6. Dokumendiliik Nimetus, mis tähistab ühesuguste tunnustega (otstarve, tähendus, vormistus) dokumente Käsikiri, leping, käskkiri, volitus 7. Dokumendi elukaar (e. -käik) Toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni 8. Infohaldus Valdkond, mis tegeleb informatsiooni kui organisatsioonilise ressursi analüüsiga. See haarab igasuguste andmete ja informatsiooni definitsioone, kasutusviise, väärtust ja
KÜ töö korraldamine, juhtimine arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata Personalitöö (kui on töösuhteid) tervikuna (hoida koos). Raamatupidamine Sarja moodustavad dokumendid, mida ühendab Põhitegevus Dokumendiliik Dokumentide loetelu tähtajatult Sisu kinnitada juhatuse esimehe poolt või Ülesanne, mille täitmise käigus dokumendid tekkisid kehtestada vastavalt korteriühistu sisemisele korrale Ühesugune säilitustähtaeg MUUTMINE kui organisatsiooni ülesanded või struktuur
arhiivivormingusse võimalikult kiiresti pärast arhivaali loomist või saamist. Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks välja funktsioonide, struktuuri ja tööprot-sesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: asutuse nimetust, funktsiooni nimetust ja selle tähist, sarjade nimetusi ja nende tähiseid. Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik, sisu või teema, funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse, koht arhiivimoodustaja asjaajamissüsteemis, säilitustähtaeg, juurdepääsu tingimus. Hindamine. Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. Dokumentide
Algse korra austamise põhimõte asutuse poolt antud korra järgi säilitada, mitte muuta. Arhiivi hoidmine Säilitustähtaja lõpuni Avalikku arhiivi üleandmiseni Arhiivipüsivusnõuded Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg; Juurdepääsutingimus Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Dokumentide hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamiskriteeriumid Hindamise läbiviimine Hindamisotsus Dokumentide eraldamine hävitamiseks Hävitamise dokumenteerimine. (hävitamisakt)
Üldjuhul antakse samas küsimuses välja uus käskkiri, kui soovitakse muuta vähemalt kolmandikku senise käskkirja tekstist. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisik või kõrgemalseisev ametiisik uue käskkirja väljaandmisega. Sellekohane märge tehakse uue käskkirja korraldava osa viimases punktis, kus kehtetuks tunnistatava dokumendi kohta märgitakse väljaandja täielik ametinimetus, dokumendi kuupäev, dokumendiliik (käskkiri), dokumendi registreerimisnumber, dokumendi pealkiri. Käskkirja algatamise, väljaandmise ja vormistamise kord sätestatakse ettevõte asjaajamiskorras. Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad käskkirjad: põhitegevuse käskkirjad (sisemise töökorralduse kohta); säilitatakse alatiselt; personaalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta); säilitatakse 50 aastat;
annaabi.ee 
