Põhimõisted asjaajamises (0)

Põhimõisted asjaajamises

Asjaajamine - kõik tegevused, mis on seotud ettevõtte erinevate dokumentidega
Dokument („arhiivi seadusest“ võetud definitsioon) – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave.
Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel
Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele
Toimik - samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud)
Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal)
Dokumendi liik- avaldus, protokoll
Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud)
Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab; (kõigile kirjadele tuleb korrektselt vastata)
Dokumentide omadused:

• Andmekandja (füüsiline omadus, nt. kivi, paber, plastmassi tükk jm.)
  
• Sisu- kõik sündmused ja faktid, millest dokument kõneleb
  
• Tüüp- tekst, foto, helisalvestis jm.
  
• Dokumendi vorming- reeglite pakett, milline dokument välja nägema peab
  
• Vormielemendid - kohustuslikud väljad, mis dokumendil olema peavad (kuupäev, allkiri , nt. avaldusel 7 kohustuslikku välja)
  
• Liik- tuleneb sisu esitamise viisist ja vormielementidest (kiri, protokoll, avaldus, trahvikviitung, ID-kaart)
  
• Isikud- kes koostab (autor-kes vastutab sisu eest), kellele koostatakse (adressaat), sekretär (vastuvõtja), dokumendisüsteemi haldur ; dokumentidega seotud isikute kindlakstegemise võimalus näitab dokumentide usaldusväärsust
  
• Usaldatavus - sündmused ja faktid, mis kirjas on, ongi täpselt sellised (sisu läheb kokku tegelikkusega)
  
• Autentsus - kas dokument on originaal , dokumenti ei ole muudetud
  
• Metaandmed- see info, mis pannakse dokumendiga kaasa, kuid mis dokumendi sisu ei mõjuta; kui dokument saabub ettevõttesse kirjutatakse sinna peale kättesaamise kuupäev, vb vastuvõtja nimi, dokumendi liik; kirjeldavad dokumendi kohta dokumendi süsteemis; lisatakse dokumendi registreerimisel
  

Dokumentide originaalsus
Koopia- dokumendi täpne jäljend, mis vastab kopeeritavale nii sisult kui vormilt
Ärakiri- dokumendi täpne koopia sisu osas, aga vorm ei pruugi olla sama (erinev paber)
Originaalkoopia- töölepingul on üks originaal ja teine originaalkoopia ( allkirjastatud samal hetkel)
Dublikaat - teisikdokument, korduv originaaldokument, millel on samasugune juriidiline kaal nagu originaaldokumendil
Väljavõte- dokumendi tõestatud või tõendatud, esitatud osa (tõestab notar, allkirjaõigusega isik ettevõttes)
Asjaajamiseseadust olemas ei ole.
Standardid - kehtestatud nõuded, mis aitavad aru saada asjaajamisest ka teistes riikides (samasugused tingimused).
Dokumendi elukäik- algab dokumendi planeerimisest, seejärel loomine või saamine, siis dokumendi töötlemine ( edastamine täiendamiseks või kontrollimiseks), indekseerimine (dokumendi süsteemis talle koha leidmine), dokumendi liigitamine (milline liik, toimik, dokumendil on seerianumber , mille alusel see toimikusse paigutatakse), säilitustähtaja määramine, dokumendi kasutamine, siis kas dokumendi hävitamine või säilitamine.
Asjaajamise seaduslik pool
Arhiiviseadus , Arhiivieeskiri, Avaliku teabe seadus (avalike andmete levitamine; avalik teave on teave, mis on väljastatud riigile kuuluvate asutuste poolt), Digitaalallkirja seadus, Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, Asjaajamiskorra ühtsed alused määrus (peab läbi lugema), Andmekogude seadus, Avaliku teenistuse seadus, Haldusmenetluse seadus, Isiku andmekaitse seadus (sirvida), Karistusseadustik, Keeleseadus , Kohaliku omavalitsuse korralduse seadus, Raamatupidamise seadus, Riigisaladuse seadus- piirangud, konfidentsiaalsus , Riigivapi seadus- millistel juhtudel tohib riigivappi kasutada, Tsiviilseadustiku üldosa seadus- kes on füüsiline ja kes juriidiline isik (eraõiguslik ja avalik õiguslik juriidiline isik, kuidas neid lõpetada), Töölepingu seadus, Töötervishoiu ja tööohutuse seadus, Vabariigi valitsuse seadus, Äriseadustik.
asjataja.blogspot.com
Rahvusarhiiv - dokumendihalduse ABC (testid)
Asjaajamiskorra ühtsed alused
1. peatükk ÜLDALUSED
2. jagu Asutuse asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavad nõuded
§ 2. Üldised nõuded
(1) Asutuse asjaajamine peab tagama:
1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;
3) dokumentide kiire ringluse;
4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile;
5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;
6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;
7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
(2) Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või
läbirääkimiste teel.
(3) Asutuse asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale
teenindamisele.
(4) Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.
§ 3. Asjaajamise korraldamine asutuses
(1)Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas sätestatud isik.
§ 4. Asutuse asjaajamiskord
(1) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse:
1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid;
2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid;
3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;
4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem;
5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu ;
6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;
7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord;
8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord;
9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;
10) dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;
11) vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord;
12) dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas „Arhiiviseaduse” § 13 alusel kehtestatud arhiivieeskirjaga (edaspidi „Arhiivieeskiri”);
13) ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise, teenistus - või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral asjaajamise üleandmise kord;
14) muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest.
(2) Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta , õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest.
(3) Dokumendiringluse korra või skeemidega määratakse kindlaks dokumentide liikumine asutuses alates nende loomisest või saamisest kuni nende väljasaatmiseni, hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi.
(4) Asutuse asjaajamise korraldus ja dokumentide teabekandja valik peab tagama igat tüüpi dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
§ 6. Dokumendihaldussüsteemidele esitatavad nõuded
(2) Asutuses peavad olema kindlaks määratud:
1) ametnike ja töötajate dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused ning ametikohajärgsed dokumentide sisestamise, loomise ja menetlemise käigus märgete tegemise õigused, kohustused ja vastutus;
2) dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õiguste ning dokumentide sisestamise, loomise ja menetlusmärgete tegemise õiguste haldamise eest vastutav
3. jagu Digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamise ning autentimise üldtingimused
§ 7. Digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamine
Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide allkirjastamisel digitaalallkirjaga või kinnitamisel digitaalse templiga võib kasutada isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati või muud „Digitaalallkirja seaduse” nõuetele vastavat sertifikaati.
§ 8. Autentimise võimaldamine
(1) Dokumendihaldussüsteemi võib dokumente sisestada või neid seal luua ja menetlusmärkeid teha isik, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud.
(2) Isiku autentimine toimub isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil või paroolipõhiselt vastavalt dokumendihaldussüsteemi kasutamise korrale.
(3) Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse dokumendihaldussüsteemi või kui dokumendihaldussüsteemis loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi sisestaja või looja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi sisu samasuse eest.
2. peatükk DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED
1. jagu Üldnõuded dokumentidele ja dokumendiplankidele
§ 10. Üldnõuded dokumentidele
(2) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne , üheselt arusaadav ja võimalikult lühike.
(3) Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile.
(4) Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:
1) dokumendi liigist;
2) sarjast , kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast;
3) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;
4) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.
(7) Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende sisu samasus .
§ 11. Dokumendiplangile vormistatavad dokumendid
(1) Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul:
1) kirjad;
2) protokollid ja aktid ;
3) õigusaktid;
4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
(2) Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kellel on õigusakti andmise õigus.
§ 12. Plankide vorminõuded
(2) Üldplangile kantakse asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse nimetus või ametniku või töötaja ametinimetus nimetavas käändes ning vapi kujutis või muu sümbol.
(3) Paberkandjal plangile kantakse soovitavalt turvaelement (vesimärk, reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis, plangi number, reljeefpitsatiga valmistatud element).
(6) Plangid on eesti keeles.
(9) Kirjaplangil peavad olema asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja sideandmed, asutuse registrikood, pangakonto number vms.
2. jagu Dokumendi elemendid
§ 14. Dokumentide vormistamisel kasutatavad elemendid
(2) Dokumendi kohustuslikud elemendid on:
1) autor;
2) kuupäev;
3) tekst;
4) allkirjastaja.
(4) Lisaks veel elemendid:
1) aadress;
2) adressaat;
3) kasutusmärge;
4) kontaktandmed ;
5) koostaja ;
6) lisaadressaat ;
7) lisamärge;
8) pealkiri;
9) seosviit ;
10) viit ;
11) muud dokumendi elemendid.
§ 15. Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine
(1) Dokumendi kuupäev ja kellaaeg märgitakse vastavalt standardile EVS 8 „ Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas”.
(3) Dokumendi kuupäevaks on:
1) õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev;
2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;
3) lepingu allkirjastamise kuupäev;
4) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev.
3. peatükk DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE
1. jagu Dokumentide registreerimise üldnõuded
§ 17. Dokumentide registreerimise kohustus
(1) Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid.
§ 18. Registreerimisele kuuluvad dokumendid
Registreerimisele kuuluvad:
1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
2) asutuses koostatud protokollid ja aktid;
3) lepingud ;
4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused , märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);
5) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;
6) asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded , selgitused, seletused ja muud dokumendid.
§ 19. Ühekordse registreerimise nõue
Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne.
2. jagu Dokumendiregister
§ 20. Dokumendiregistrile esitatavad nõuded
(1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse:
1) registreeritud dokumentide arvestus;
2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja , sarja või muude andmete kaudu;
3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus.
(4) Dokumendiregister peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel.
§ 22. Dokumendiregistrisse kantud andmete säilitustähtaeg
Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti.
§ 24. Dokumendiregistri turvanõuded
(1) Dokumendiregister peab olema tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt ja füüsiliselt piisavalt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest.
(2) Dokumendiregistrist tuleb piisava ajaperioodi tagant teha varukoopiad. Varukoopiate tegemise ja hoidmise korra ning ajaperioodi kehtestab asutuse juht.
3. jagu Dokumendiregistrisse kantavad andmed
§ 25. Õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
(1) Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) akti andja nimetus;
2) akti liik;
3) pealkiri;
4) number;
5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg;
6) jõustumise kuupäev;
7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg);
9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta.
§ 26. Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
(1) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) organi nimetus (protokollide korral);
2) number;
3) kuupäev;
4) päevakord, teema või pealkiri;
5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
6) muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
§ 27. Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed:
1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg;
2) lepingu liik;
3) number või tähis;
4) kuupäev;
5) lepingu objekt;
6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev;
7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).
§ 28. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta registrisse kantavad andmed
(1) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentidena registreeritakse § 18 punktides 4 kuni 6 nimetatud dokumendid koos kõikide lisadega .
(2) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed;
2) saabumise või saatmise kuupäev;
3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed;
4) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon , teabenõue, kiri vms);
5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte;
6) dokumendi lisade nimetused ja arv;
7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg;
8) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul);
9) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle);
10) dokumendi saatja poolt märgitud viit;
11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
12) sarja tähis;
13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas;
14) lahendamise tähtaeg;
15) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal);
16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
4. peatükk DOKUMENDI MENETLEMINE JA HOIDMINE
1. jagu Dokumendi läbivaatamine
§ 35. Dokumendi täitmise tähtajad
(1) Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu.
3. jagu Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine
§ 40. Paberdokumendi allkirjastamine
(1) Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti.
(2) Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis.
(3) Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega.
(4) Juhul kui allkirjast ei ole võimalik välja lugeda allkirjastaja nime, tuleb allkirja juurde kirjutada ka allkirja andja nimi.
§ 42. Digitaaldokumendi väljasaatmine
Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile:
1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või
2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale.
4. jagu Dokumentide hoidmine
§ 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine
(1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.
Asutuse dokumendihalduse korraldamine
Ideaal:

• Kiirus
  
• Digitaalsus (kiirem võimalus leida andmeid, info jõuab ka teistesse riikidesse kiirelt, varukoopiad, samas, kui pole elektrit, pole dokumente)
  
• Menetlemiskäik (kui kaua võtab aega, et kiri jõuaks õige inimeseni)
  
• Läbipaistvus (teame täpselt, kelle käes kiri parasjagu on)
  

Nõuded:

• Asjaajamine on reglementeeritud.
  
• Määratletud vastutus reglementeeritud nõuetest kinnipidamise eest.
  

Dokumendihalduse alusdokumendid: asjaajamiskord ja dokumentide loetelu.
Kontroll: dokumendihalduse seire ja siseaudit (maksu- ja tolliamet , audiitor ).
Asutuse asjaajamiskord:

• Tugineb riiklikele normdokumentidele
  
• Arvestades konkreetse asutuse vajadusi ja tingimusi
  

Asjaajamiskorra koostamine

Riiklike nõuetega tutvumine

Asjaajamiskorra vastavuse analüüs, probleemide väljaselgitamine

Juhtkond peab nõu IT-spetsialisti ja arhiivi töötajaga

Koostaja teeb valmis esimese versiooni

Asjaajamiskord võetakse käskkirjaga vastu

Koostaja tutvustab asjaajamiskorda töötajatele

Koostaja kontrollib vastavust sellele asjaajamiskorrale
Asjaajamiskord:

• Üldsätted
  
• Dokumentide vormistamine
  
• Dokumendiringluse korraldamine
  
• Dokumentide registreerimine
  
• Dokumentide menetlemine
  
• Dokumentide hoidmine asjaajamises
  
• Asjaajamise üleandmine (kui vana töötaja lahkub , millise aja jooksul dokumendid üle antakse, millises olukorras)
  

Dokumentide loetelu- omaette dokument, toimik, kus on kirjas dokumentide säilitustähtajad (al. 3 a. kuni alatiseks hoidmiseni) , viis (teabekandja: paber, elektrooniline ), kes vastutab, kellel on ligipääs.

• Süstematiseerimine sarjadesse
  
• Indekseerimiseks
  
• Ülesleidmiseks
  
• Säilitustähtaegade määramiseks
  

Dokumentide liigitamine:

• Funktsiooniti (mis on eesmärk)
  
• Struktuuripõhiselt (osakondade kaupa)
  
• Liikide järgi (avaldused pannakse kõik ühte pakki )
  

Dokumendi loetelu väljad:

• Arhiivimoodustaja nimi
  
• Osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus
  
• Sarja tähis ja nimetus
  
• Säilitustähtaeg või arhiiviväärtus
  

Keelereeglid
( keeleabi )
Kuupäevad- 21.12.2012 a. ei tule järgi ; 21. detsember 2012 ; 1. jaanuaril 2013 algab uus aasta
Telefoninumbrid- +372 567 5678 (lugemist alustatakse tagant poolt, neli ja ülejäänud)
Hinnad- EUR ( valuuta lühend, seda ei tohi kasutada), euro või € (eurotähis) on parem,
25 € 75 s, .- tähendab, et sente ei ole, 2,00 € raamatupidamises
Lühendite järgi punkti ei käi, väljaarvatud k.a (käesoleval aastal).
Registrinumbri lühend: reg- nr ; registrikood: rg- kood ; arveldusarve (arvelduskonto on õige): ak ; käesoleval aastal: k.a ; arveldusaasta: aa ; artikkel: art ; sirka: ca ; direktor : dir ; esmaspäev: E ; eelarveaasta: ea ; eksemplar : eks ; elektronposti aadress: e-post, meil; käibemaksu kohustuslaste register   KMKR, komplekt kmpl, linnaosavalitsus LOV, lugupeetud lp, ennem – pigem, miljard mld, miljon mln, mobiiltelefon mob, nädal näd, nii-öelda n-ö, osakond osk, poolaasta pa, raamatupidamine rmtp  
         Koma ei käi pöördumise järele, ega kirja lõpus lugupidamisega järele.
         Aadress – koma iga haldusüksuse järel, kui kirjutatakse ühel real , kui erinevatel ridadel, siis koma ei ole. Kui aadress käändes, siis komasid ei ole.
         Kui nimi ja amet ühel real, siis koma vahele.
         Telefoni ja faksi järel koolonit ei panda, veebiaadressile ja e-postile ka mitte, et säilitada ühtsus.
         Ülakoma nimesse siis, kui nime algkuju omastavas, nt Metsa`le. Kui dokumendist selgub nime algkuju, siis ei ole ülakoma vaja.
Dokumentide loomine
Dokumendid on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon.
Dokumendi plank- trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. See on juba ise dokument. Nt ametikirjad, õigusaktid (lisasid ei vormistata plangile, lähevad tavalisele paberile), protokollid, aktid jt. dokumendid. Plank on ka selline paber, millel on asutuse logo ja kontaktandmed.
Plankide liigid:

• üldplank (logoga plank);
  
• dokumendiliigi plank.
  

Üldplangi elemendid: kirjapeaväli- autor (asutus, mitte kirja koostaja, nt OÜ SurraMurra), logo/ vapp .
Kirjaplangi elemendid: kirjapeaväli- autor, logo/vapp; kontaktandmete väli: postiaadress, e-post, telefon, faks .
Dokumendiliigi plangi elemendid: kirjapeaväli- autor, logo/vapp; dokumendiliigi nimetus (avaldus, volikiri , käskkiri jne.); koostamise koht.
Ainult majast väljaminevatel dokumentidel on kontaktandmed.
Kontaktandmeteväli (on paberi all servas , joone all):

• organisatsiooni aadress
  
• e-posti aadress
  
• telefoninumber
  
• faksinumber- telefonisidel põhinev masin nagu koopiamasin
  
• registrikood
  
• veebiaadress
  
• arvelduskonto number
  
• käibemaksukohuslase number
  

Näidis
Kopli 1
tel 777 4444
Ak 1000123123568
50115 TARTU
faks 736 4856
Swedbank
rg- kood 1234567
e-post [email protected]
käibemaksukohuslase nr
koduleht www. pihlaka .ee
Dokumendi veerised :
Vasak äär- 3 cm
Parem äär- 1,2 cm
Ülevalt- 1 cm
Alt- 1 cm
Kirjapeaväli- 1,0 – 4,2 cm
Kontaktandmete väli- teksti suurus 8-10, eraldatakse pidevjoonega, mis on 0,25- 0,35 cm.
Minu ettevõte
OÜ TikiDelfiin
Tegevusala : isikupäraste loomakujuliste helkurite õmblemine tikkimismasina abil
Finantsjuht: Maris Paarmets
Asukoht: Sinilille 6 , Tartu
Telefon: 518 4676
Ametikiri
Kohustuslikud elemendid:

• Autor (kirja sisu eest vastutav organisatsioon või isik)
  
• Logo
  
• Kasutusmärge (isiklik, kiire, mitteametlik , konfidentsiaalne)
  
• Adressaat (isik või organisatsioon, kellele kiri suunatakse; ka nt Maavalitsus vm), järjestada tähestikuliselt või tähtsuse järjekorras
  
• Nime ette võib panna viisakusvormeli (preili, härra, proua- siin võib lühendada) või akadeemilise vormeli ( professor , doktor )
  
• Aadress (väiksemast üksusest suuremani; talu nimi, küla, vald, maakond (Eesti siseselt ei kirjutata juurde Eesti, kui aga välismaale, siis tuleb riik lisada; sama kehtib ka suunakoodide kohta, kui ei ole suhtlemist välisriikidega); indeks tuleb linna või maakonna ette; 5,5 cm ülevalt; ei tohi olla pikem kui 7,6 cm
  
• Pealkiri- kirja sisule antud nimetus, mille järgi on kirja kergem leida/sorteerida, sisu vastab korraga ühele teemale , on soovitatavalt nimetavas käändes, ilma punktita lõpus; 9,5 cm pealt
  
• Sisu, tekst- 1. pöördumine (ametinimi või perekonnanimi , eesnime kasutamine on keelatud), ei kasutata lühendeid (lugupeetud välja kirjutatud) ja kirjavahemärke selle lõpus;
  

2. sissejuhatus- põhjus; 3.probleemi esitus- faktid; 4. kokkuvõte- tehakse järeldused, esitatakse palve, ettepanek. Pigem kindel kõneviis, meie-teie vormis, positiivses võtmes.

• Lõputervitus- austusega, lugupidamisega, kirjavahemärke ei kasutata (seda ei vormistata lühikestele kirjadele, nt avaldus jt)
  
• Allkiri- käsitsi või digitaalselt (digitaalse puhul kirjutada dokumendile kaldkirjas, sulgudes, et see on digitaalselt allkirjastatud); 4 rida vahele
  
• Allkirjastaja (ei pea olema kirja väljastaja), nimi ja amet (koma vahele ei käi)
  
• Lisamärge- märge lisade kohta (protokolli lisamärge on nt lisa inimeste nimede kohta);
  

nt lisa: CV 2 lehte; 2 rida vahele

• Lisaadressaat- teavitamiseks saadetud kellelegi
  
• Koostaja- võib olla, aga ei pruugi, kui allkirjastaja ja koostaja on üks ja sama isik, siis ei kirjutata; ees- ja perekonnanimi, telefon ja e-posti aadress
  
• Seosviit (nr 13)- kuidas me seome kirjad omavahel; meie-teie, dokumendi kuupäev ja dokumendi viit
  
• Kuupäev- kirja lõpliku valmimise kuupäev, hetk kui kiri on allkirjastatud; päev, kuu ja aasta (numbritega, nt Inglismaale kirjutades peaks olema kuu sõnaga)
  
• Viit- 15(sari-lepingud)77(töölepingud)/186(nii mitmes leping aastas)
  

Avaldus- kas majasisene või mitte, kui sisene, siis pole kontaktandmeid vaja. Kui kiri läheb majast välja, kasutame kontaktandmetega kirja blanketti.
Järelpäring ja vastus järelpäringule ( vastuskiri )
Järelepäring- eraisiku või asutuse pöördumine ettevõttesse, et saada küsimustele vastuseid; peab olema esitatud selgelt, sisutihedalt ja viisakalt; on selge, lühike, viisakas, konkreetne. Peab olema selline, et on võimalik vastata koheselt, ilusat juttu juurde pole vaja.

Firma lühitutvustus paari sõnaga (puidutöötlemise ettevõte)

Järelepärimise saatmise eesmärk

Selgitus , millest konkreetselt ollakse huvitatud ja kust info firma kohta pärineb

Võib viidata soovitajatele, äripartneritele

Võib paluda teatud tingimusi või garantiisid (nt. ootame vastust …)
Ülesanne:
Koostada järelpäring, olen oma ettevõtte töötaja, vaja on korraldada juubeliüritus, ettevõte saab 5 aastaseks, kõik töötajad ilma kaaslasteta, väike väljasõit ööbimisega, reedene päev, tööpäev lühendatud, laupäeval tagasi, töötajaid üle 10 alla 30, tuleb korraldada ka töötajate tunnustamine (mitte toidulaua tagant), õhtune meelelahutus vabal valikul, päringu esitame ühele ettevõttele, hinnaklass anda ette.
Vastuskiri

• Viidata dokumendi numbrile (seos)
  

• Tänan järelepäringu eest
  
• Kasutan all olevat nime
  
• Teen konkreetse pakkumise
  
• Konkurentsieelis ( saun tasuta, kui broneerid kohe)
  
• Kui ei ole, pakud alternatiiv
  

Tellimiskiri
Ametikiri, mis koosneb kaaskirjast ja sellele lisatud tellimisblanketist.
Blanketil on kirjas:

• kauba või tellimuse kirjeldus,
  
• kataloogi number,
  
• koguse hind,
  
• kättetoimetamise aeg, koht ja viis,
  
• kuidas toimub maksmine .
  

Kaaskiri on viisakas vormis:

• tänatakse vastuse eest,
  
• kinnitatakse varem kokkulepitud tingimusi (allahindlus, kättetoimetamise tähtaeg, maksmise viis),
  
• vormistatakse märkus lisade kohta (tellimusblankett ühes eksemplaris)
  

Saadetakse ka vastus kliendile: täname tellimuse eest ja kirjutame, millal saadetis kätte toimetatakse.
Kui tellimusest peab keelduma :

• pakkuda kliendile alternatiivne võimalus
  
• paluda oodata (nt nelja nädala pärast on võimalik seda saada)
  

Kui kaup saadetakse kliendile lisatakse juurde ka arve.

Järelepäring

Vastus järelepäringule

Tellimiskiri

Vastus tellimiskirjale
Võlanõue
Ametikiri, mida algatatakse juhul, kui tellimus on kohale saadetud, kuid summa ei ole laekunud. Hea toon, eesmärgiks on panna klient maksma.
Probleem: arve on läinud kaduma, arve oli kaubaga koos, kuid keegi viskas selle koos pakendiga minema, nt ollakse kliendile võlgu ja st ei ole tal võimalik oma arveid tasuda, klient on vastutustundetu.
Võlanõuded saadetakse teatud vaheaegade tagant:
Kõigepealt teade (telefonitsi või sõnumina, e-postiga), avaldatakse usaldust (ilmselt teil läks midagi kaduma, anname teile teada, et võlgnete meile …); meeldetuletus (saadetakse siis, kui raha ettenähtud aja jooksul ei laeku, konkreetne, summa); järele pärimine (kui klient on alati oma arved õigel ajal tasunud, mure tundmine ); ultimaatum - eesmärk on saada raha kätte viivitamatult, tuleb säilitada viisakus, neutraalne keelekasutus.
Pretensioon
Kui kaup jõuab kohale, kuid on rikutud või teenus ei ole osutatud nii nagu soovitud, siis on alust pretensiooniks.
Tuleb kirjutada taktitundega ja viisakas vormis.
Nõuanded:

• Ärge kasutage solvavaid väljendeid
  
• Mitte kunagi ei tohi kirja kirjutada vihahoos
  
• Kasutage ainult kontrollitud infot ja esitage faktid, ärge oletage
  
• Kui võimalik konsulteerige firma juristiga
  
• Õigem on eeldada, et tehtud viga pole tahtlik ja ettevõte ise muretseb oma maine pärast
  

Tubli assistent ei saada ülemuse poolt dikteeritud pretensioonkirja kohe ära!
Pretensioonis tuleb esitada faktid, kuupäevad, nimed, sündmused ja teha konkreetne ettepanek olukorra heastamiseks, kirjale tuleb lisada koopiad dokumentidest, mis kinnitavad kaebust (arved).
Vastus pretensioonile
Tuleb kirjutada koheselt ( meili teel, minna kohale, telefonitsi)!

• Vabandus, et on selline ebameeldiv olukord tekkinud, isegi kui süüdi pole
  
• Motiivid, mis tekitasid neid ebameeldivusi (mis oli põhjus, selgitus)
  
• Konkreetne ettepanek tekitatud kahju heastamiseks
  
• Klienti tuleb tänada selle eest, et ta teavitas probleemist; tagasiside- äkki on ka kellelgi teisel sama probleem, see hoiab ära tulevased asjad
  

Allkirjastab ettevõtte juht, kõrgem ülemus (näitab, et asja võetakse tõsiselt).
Volikiri
Volitaja - isik, kes annab nõusoleku mingiks tegevuseks volitatule
Volikiri- dokument, millega antakse volitus isikule
EI OLE:

• PEALKIRJA, SELLE ASEMEL ON LIIGI NIMETUS (VOLIKIRI)
  
• PÖÖRDUMIST
  
• LÕPUTERVITUST
  

Olemas on:

• Volitatu nimi, eesnimi ja perekonnanimi: suurte tähtedega nimetavas käändes;
  
• sünniaeg ja isikukood (et saaks dokumendi järgi kontrollida; ilma selleta ei saa volikirja kirjutada);
  
• tekstis märgitakse, milleks inimest volitatakse (autot kasutama, kaupa vastu võtma)
  
• kui kaua volikiri kehtib (kehtivusaeg võib olla nt täna kella viieni , kolm aastat, sada aastat); kehtib volikirja allkirjastamise ajast
  
• allkiri ( digitaalne või kirjalik)
  
• allkirjastajaks on volitaja ( tippjuht ; eraisiku korral peab juures olema nt kinnitaja allkiri; ettevõttes kinnitatakse volikiri pitsatiga või kui see puudub, siis trükitakse allkirja järgi sõna „pitsatita“ ).
  

NB! Jälgi töölepingu kehtivust!
Kui volikiri tuleb ootamatult kehtetuks muuta: kaotab kehtivuse siis, kui isik saab ametliku teadaande selle kohta.
Välispartneritega suhtlemisel (volikirja esitamisel) peab olema notariaalne kontroll.
Garantiikiri
Garantii - vastutus toote, kauba, töökvaliteedi eest (tootja või müüja võtab vastutuse, et see seade töötab mingi aja vältel); garanteeritakse, et makstakse kinni arve (bussifirmad tahavad garantiikirja, et makstakse peale sõitu või isegi siis kui ei sõideta).
Garantiikirjal seadusandlikku võimu ei ole, on lubadus ; sellel on psühholoogiline mõju.

Adressaat

Dokumendi liigi nimetus pealkirjaks

Sisu

Allkiri

Koostaja

Ametinimetus
Teatis
Teatis on arhivaalide põhjal antav kirjalik dokument.
Nt makseteatis, tulumaksuteatis jm

• Vormistatakse kirjaplangile
  
• puuduvad pealkiri (on dokumendi liigi nimetus), pöördumine ja lõputervitus
  
• Tekst pannakse kirja nagu see arhiivis või registris kirjas on
  
• Antakse andmed isiku kohta: nimi, isikukood, sünniaeg
  
• Viidatakse kirja aluseks olnud arhivaalidele
  
• Märgitakse, kellele teatis on antud esitamiseks
  

Tõend
Kirjalik dokument, mis kirjeldab millegi tõele vastavust (oleviku kohta).

• Tõend vormistatakse kirjaplangile
  
• Pealkirjaks on dokumendi liigi nimetus (tõendatakse nt seda, et keegi töötab ettevõttes autojuhina alates …)
  
• Tõendi kehtivus (nt eeldatav lõpetamise kuupäev)
  
• Kellele tõend esitatakse (nt Tallinna pensioniamet)
  

Teatisel ja tõendil peab olema Teie/Meie vorm (need on vastused).
Avaldus
Dokument, millega isik pöördub isiklikes küsimustes organisatsiooni poole.
Avaldus:

Asutuse sisene- töötajate avaldused (nt puhkuseavaldus , töölepingu lõpetamine)

Asutuse välised- tööle kandideerimine
Avaldus vormistatakse valgele paberilehele formaadis A4!
Põhimõttelt on avalduse ülesehitus sarnane ametikirjale (asutuse siseselt jäävad ära pöördumine ja lõputervitus).
Asutuse sisene avaldus:

Adressaat- nimi ja ametikoht (postiaadressi pole vaja)

Pealkiri- avaldus

Tekst

Allkiri

Nimi ja amet

Vajadusel ka lisad

Üles paremale kuupäev
Avaldus väljapoole asutust:

Aadress, kuhu saadetakse

Pealkiri

Sisu

Allkiri

Nimi ja amet

Kuupäev üles paremale

Lisad

Kuupäeva kohale enda andmed: nimi, aadress, telefon ja e-posti aadress
Õnnitluskiri
Saadetakse org juubeliks, äri laiendamisel, kõrgemale ametipositsioonile saamisel.
Vormistatakse organisatsiooni plangile või üldplangile.
Ei ole:

• Postiaadressi
  
• Viita
  

On:

• Nimi, ametikoht ja kuupäev.
  

Lubamatud on trükivead!
Kirjas märgitakse:

• Õnnesoovi põhjus (individuaalne, sõnastuselt pidulik ja korrektne)
  
• Õnnitleja omakäeline allkiri
  

Hea mulje jätab, kui lõputervitus on käsitsi kirjutatud.
Õnnitluskaartidest tuleks eelistada kahepoolseid kaarte, mis saadetakse ümbrikus.
Peal võiks olla firma logo.
Jõulukaardil peaks olema ettevõtte juhi allkiri.
Kaastundekiri
Saadetakse kaastunde või osavõtu märgiks kohe pärast surmateate saamist (faks ega telefonikõne ei ole heaks tavaks).
Trükitud kaart ei ole hea.
Üldiselt kirjutatakse käsitsi: pöördumine ja lõputervitus.
Tekst tuleb koostada delikaatselt ja peab väljendama kirjutaja isiklikku kurbust.
Liialt paatoslikud fraasid on liigsed (pigem platoonilisus).
Lõputervitus: siira kaastundega.
Memo
Ettevõtte sisene kiri, mille eesmärk on sama kiri edastada mitmele inimesele või dokumenteerida olulist faktilist informatsiooni (nt milles kokku lepiti).
Tekst võimalikult lühike ja konkreetne.

• Kellele memo on
  
• Teema ehk pealkiri
  
• Kuupäev
  

Kutse vastuvõtule/üritusele
Tähtpäevade puhul, austuse väljendamiseks, uute koostööpartnerite saamiseks.
Kui võtta kutse vastu, tuleb ka ise teha millalgi vastu kutse.
Vastuvõtt:

• Ametlik- ilma abikaasadeta va kõrged ametnikud
  
• Mitteametlik- vabam õhkkond, tavaliselt kutsutakse koos kaaslasega
  

Päevane vastuvõtt- 12.00-18.00- vähem pidulik, ega kesta üle pooleteise tunni, nõudeid riietusele ei esitata, kuid peaks olema soliidne; eine ja pokaal šampust või veini.
Õhtune vastuvõtt- alates kella kuuest, 2-2,5 tundi; kutsel on kirjas härra riietus (nt frakk- daamil pikk õhtukleit või rahvariided; smoking - väike must kleit daamil, pidulik pükskostüüm, pikk õhtukleit; tume ülikond- daamidel pärastlõuna kleit naine peab sellest lähtuma; kokteiliõhtu (snäkid) või õhtusöök; päevastel üritustel tavaline ülikond- daamidel pärastlõuna kleit või pükskostüüm. Informal /casual.
Kui tuleb kanda teenetemärke on see kutsel märgitud.

• Hea paberikvaliteet, värv valge
  
• Formaat : 15*10 või 18,5*12 cm
  
• Lisatud võivad olla organisatsiooni sümbolid
  
• Must tint
  
• Tekst kolmandas isikus , eesti keeles
  

Tekst:

• Kes kutsub, keda kutsub
  
• Adressaadi nimed või ametikoht
  
• Tiitlid (nt sõjaväelastele, kõrgemate teaduskraadide puhul, suursaadikud ja aadlikud: söör Elton John)
  
• Kui kutsutav saab ise valida, kelle ta kaasa võtab ( Härra Kask avec/ kaaslasega)
  
• Ürituse korraldamise põhjus (Vabariigi aastapäev, kooli juubel )
  
• Toimumise aeg: kuupäev, kellaaeg ja nädalapäev
  
• Toimumise koht
  
• Riietus
  
• Meeldetuletus, kui kutse tuleb sissepääsuks esitada
  

Lühendid kutsekaartidel:

• Avec- koos kaaslasega
  
• R.S.V.P- palun vastake
  
• s. t. - hilinemine pole lubatud (täpne aeg)
  
• c. t- lubatud, kuni 15 minutit hilineda
  

Kutse saadetakse alati ümbrikus kaks kuni kolm nädalat varem.
Kutsele vastamine:

• koheselt (meilile või telefoni teel)
  
• kirjalik vastus on aupaklikum
  
• ametlik vastus kolmandas isikus (Härra ja proua Kask tänavad kutse eest)
  

„regrets only“- eeldatakse, et kõik, kes ei teata on tulemas

• Peale vastuvõttu tuleks tänada peo perenaist; kirja teel järgmisel päeval võib samuti tänada.
  

Käskkiri
Põhidokument ettevõttes.
Antakse ühekordselt, kehtivusaega ei määrata (kuid see lõppeb, kui uus käskkiri välja antakse).
Sisu järgi jaguneb:

Põhitegevuse käskkirjad- kõik, mis puudutab ettevõtte tegevust, töökorraldust; säilitatakse alaliselt

Personalikäskkirjad- isikkoosseisu kohta; säilitatakse 50 aastat

Puhkusekäskkirjad- säilitatakse 7 aastat

Lähetuskäskkirjad- säilitatakse 7 aastat.
Käskkirja vormingu elemendid:

• Dokumendi liigi nimetus- käskkiri (trükitähtedega, 14 punkti suurus)
  
• Koostamise koht- nt Tartus, samale reale kuupäeva ja numbriga (käskkirja nr)
  
• Pealkiri- nt puhkusele lubamine , töölepingu katkestamine...
  
• Sisu- koosneb kolmest osast: 1) motiveeriv osa- mille alusel see käskkiri tehakse (seadus, paragrahv, lõige); 2) korraldav osa- avaldada kiitust, laitust; 3) vaidlustamise osa- antud käskkirja on võimalik 30 päeva jooksul vaidlustada
  

(nt töövaidluskomisjonis)

• Viisa - dokumendi organisatsioonisisene kooskõlastamine (nt nõukoguga, kirjutab ka alla); koostajad ja kooskõlastajad
  
• Allkiri
  
• Kuupäev- kirjutatakse käsitsi juurde peale allkirjastamist (samal ajal); kirjutatakse ülesse
  
• Registreerimise nr / viit
  
• Jaotuskava- pannakse kirja, kellele veel seda käskkirja saatma peab; pannakse allkirjast allapoole, käskkirja viimasele pöördele
  

Käskkirja lisa: dokument, mida vastu võeti.
Peab olema üleval servas: KINNITATUD direktori
28.12.2006 kk nr 2012
Käskkiri jõustub allkirja kirjutamise hetkest, kui ei ole teisiti öeldud.
Käskkirja täitmist kontrollib koostaja või nt kirjutatakse, et vastutab personalijuht .
Protokoll
Protokoll- kirjalik ülestähendus sellest, mis toimus koosolekul.
Võib olla:

• Sõna-sõnaline (nt kohtus)
  
• Kokkuvõttev- sõnastatakse ka ettepanekud ja see, mida arutati (lühidalt)
  
• Lühiprotokoll- ainult vastuvõetud otsuse kohta.
  

Vorminguelemendid:

• Dokumendi liigi nimetus (koos nõupidava organi nimetusega; nt Tartu KHK lastevanemate koosoleku protokoll)
  
• Koostamise koht vasakusse äärde
  
• Kuupäev paremasse äärde
  
• Viit (dokumendi numbrid )
  
• Alguse ja lõpu kellaajad
  
• Tekst- 1) informatsioon osavõtjate kohta: esimesel real koosoleku juhataja nimi, teisel real protokollija ees- ja perekonnanimi, osavõtjate nimed (kui neid on rohkem kui 15, vormistatakse registreerimisleht lisana ), sel juhul kirjutatakse osalejate arv ja see, et registreerimisleht on lisatud, puudujate nimed neljandal real, viiendal real kirjas kutsutud (külaliste nimekiri) koos ametinimetustega;
  

2) päevakord (trükitakse peale kahekordset reavahet) punktide haaval: puhkuste planeerimine , ürituste korraldamine (1. keda kuulati selle punkti osas, otsustati midagi, 2. võetakse uus punkt)

• Allkirjad- juhataja ja protokollija omad kõrvuti (juhataja oma on enne)
  
• Jaotuskava-kellele lähevad koopiad (vajadusel)
  

Akt
Dokument, mis tehakse hetkeseisu tuvastamiseks (laoseis- inventuur , dokumentide üleandmine ja vastuvõtmine).
Vorminguelemendid:

• Dokumendi liigi nimetus
  
• Koostamise kuupäev- kirjutatakse sõnalis-numbriliselt (kuupäev on numbriga, kuu on sõnaga); paremale äärde, kui akt ei kuulu kinnitamisele
  
• Viit
  
• Koostamise koht
  
• Kinnitamise väli- kirjutatakse kuupäeva reale (kuupäev läheb allapoole)
  
• Pealkiri
  
• Tekst- sissejuhatus, mille kohta akt on tehtud
  
• Allkirjad
  
• Viisa- dokumendi organisatsioonisisene kooskõlastamine
  
• Kui kellelgi on akti osas eriarvamusi, siis vormistatakse need lisadena
  
• All on kirjas mitmes eksemplaris akt on (tavaliselt kahes) ja kellele need teised lähevad
  

E-kiri ja etikett
Enne kirjutamist mõtlen:

• kellele kirjutan (arvestan inimese sugu, vanust , eelnevat kirjavahetust, suhteid)
  
• milline on kirja eesmärk (teavitus, vastuste saamine, tellimuse tegemine)
  
• millised on kirja saaja ootused
  
• kuidas kirjutada nii, et eesmärk saaks täidetud ja kirja saaja ootused oleksid täidetud, kuid kiri oleks võimalikult lühike.
  

Kui kiri on valmis:

• tuleb kontrollida, kas adressaat on õige
  
• kas kiri vastab eesmärgile
  
• vastab saaja ootustele
  
• on üheselt mõistetav
  
• kas kiri on visuaalselt ülevaatlik (et ei oleks suuri pikki plokke, peavad olema lõigud)
  
• kõik oluline on lihtsalt märgatav (oluline paksus kirjas)
  
• ametlike kirjade puhul on vaja, et isik, kes kirja loeb saaks sellest aru (tuleb viidata eelnevatele kokkulepetele, kirjadele)
  

Hea kiri:

• selgesti haaratav
  
• positiivse stiiliga
  
• lühike
  
• üheselt mõistetav.
  

Negatiivsed sõnad, mida tuleks vältida: kahjuks, sunnitud, probleem, raske, halb, kindlusetu, väsitav, valesti, nõuame, peab, vaidlen …
Positiivsed sõnad: õnneks, meelsasti, kerge, uus, üllatav, lootus, õigesti, hästi, lahendame , võimalus …
Ametlik kirjastiil- võimalikult vähe omadussõnu.
Kirjale vastatakse küsimise järjekorras! Vastamisel kasutatakse küsimust.
OutOfOffice kiri- kontorist väljas

• Lühike
  
• Informatiivne
  
• Positiivselt sõnastatud
  

tänatakse kirja eest

millal tagasi tullakse

asendaja kontaktid

enda kontaktid kiireloomulisteks küsimusteks

viisakusvormel (nt parimat , lugupidamisega)
Kirjutatakse, et ollakse nt töölähetusel välismaal sellest kuupäevast selleni .
Kirjale vastatakse 24 tunni jooksul.
Kui on mahukas kiri, panna kaasa manus . Kui vähe teksti, siis võib panna kirja sisse (2 rida wordi teksti).
Vältida lühendeid, slängi, kirjavigu ja järjest suuri tähti (=karjumine).
Kirjavähemärgi järel on tühik ALATI! Sidekriipsule tühikuid ei panda. Mõttekriipsul on mõlemal pool tühik (on pikem, enter klahviga saab). Sulgudel on ees ja taga tühikud, kuid sees ei ole. Tühikuid ei tohi olla ka jutumärkidel. Kooloni ees ei ole tühikut, järel küll.