Rahvusarhiivi juhised (0)

Rahvusarhiivi juhised
R A H V U S A R H I I V
T H E N AT I O N A L A RC H I V E S O F E S TO N I A
DOKUMENDI- JA
ARHIIVIHALDUS
www.ra.ee / rahvusarhiiv @ra.ee 
Autorid: Pille Noodapera, Tuuli Tarandi, Hanno Vares
Keeletoimetaja:  Reeli Ziius
Kujundaja: Kristel Kaerma
Kaane kujundaja: Imre Heero
Trükkija:  Ecoprint AS
Väljaanne on trükitud EVS-EN ISO 9706 standardis toodud nõuetele vastavale 
ISO 9706
arhiivipüsivale paberile.
Autoriõigus: Rahvusarhiiv 2009 
J. Liivi 4, 50409 Tartu, www.ra.ee, rahvusarhiiv@ra.ee
ISBN 978-9985-858-65-3
Sisukord
Sissejuhatus
5
1 Käsitlusala
6
1.1 Eesmärk ja sihtrühm
6
1.2 Ülesehitus
6
1.3 Märkused, ettepanekud ja versioonid
7
1.4 Rahvusarhiivi soovituslikud juhised
7
2 Juhise normatiivne keskkond
8
3 Terminid ja määratlused
9
4 Dokumendihalduse korraldus
12
4.1 Dokumendihaldus
12
4.2 Dokumendi elukäik
14
4.3 Dokumendihalduse normatiivne keskkond
16
4.3.1 Üldist
16
4.3.2 Seadused
16
4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused
17
4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad
17
4.3.5 Standardid
17
4.3.6 Hea tava juhised
18
5 Dokumendisüsteem
19
5.1 Üldist
19
5.2 Dokumendid ja muud teaberessursid
20
5.3 Dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid
22
5.4 Kasuajad: vastutuse ja pädevuse tasandid
23
5.4.1 Üldist
23
5.4.2 Juhtkond
23
5.4.3 Dokumendihalduse personal
24
5.4.4 Dokumendisüsteemi kasutajad
25
5.5 Süsteemid
25
5.5.1 Üldist
25
5.5.2 Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS)
25
6 Asjaajamiskord
27
6.1 Üldist
27
6.2 Asjaajamiskorra väljatötamine
28
6.3 Asjaajamiskorra sisu
29
6.3.1 Dokumentide haldamise põhimõtted
29
6.3.2 Dokumentide loomise ja haldamise toimingud , kasutajarühmade ülesanded
29
6.4 Asjaajamiskorra juurutamine
31
6.4.1 Asjaajamiskorra kehtestamine
31
6.4.2 Asjaajamiskorra kaasajastamine
31
7 Dokumentide loetelu
32
7.1 Üldist
32
7.2 Dokumentide loetelu väljatöötamine
33
7.2.1 Andmete kogumine ja konteksti tundmaõppimine
33
7.2.2 Liigitusskeem
34
7.2.3 Asutuse funktsioonide analüüs
35
7.2.4 Funktsioon, tegevus, toiming – dokumentide tekkekontekst
36
7.2.5 Dokumentide liigitusskeemi tuletamine funktsioonide analüüsist
40
7.2.6 Liigitusüksuste järjestamine
47
7.2.7 Liigitusüksuste tähistamine ja pealkirjastamine
48
7.2.8 Eritüübilise teabe esitamine dokumentide loetelus
49
7.2.9 Juurdepääsutingimuste haldamine
54
7.2.10 Muude dokumendihalduse ülesannete ohjamine
55
7.2.11 Dokumentide loetelu vormistamine
57
7.3 Dokumentide loetelu juurutamine
57
7.3.1 Üldist
57
7.3.2 Kehtestamine
58
7.3.3 Ajakohastamine
58
8 Arhivaalide loetelu
60
8.1 Üldist
60
8.2 Arhivaalide loetelu väljatöötamine
61
8.2.1 Haldusdokumentide esitamine arhivaalide loetelus
61
8.2.2 Audiovisuaalsete arhivaalide esitamine arhivaalide loetelus
67
8.3 Arhivaalide loetelu pidamine
69
LISA A. Asjaajamiskorra näidissisukord
70
LISA B. Dokumentide loetelu näidis
72
LISA C. Elektrooniliselt peetavate andmekogude kirjeldused
74
Sissejuhatus
Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele on eri valdkondade tegevuskavade ja õigus-
aktide nõuetega seatud kõrged ootused: töötada ressursse kokkuhoidvalt, kuid samas 
pakkuda kvaliteetset ja kiiret avalikku teenust, olles ühiskonna liikmetele usaldus-
väärne partner . Selle ülesande täitmine sõltub paljuski asutuse suutlikkusest hallata 
oma valduses olevat teavet tõhusalt ja efektiivselt.
Teabe tõhusaks haldamiseks tuleb asutusel tegelda dokumendisüsteemi juurutamise 
ja arendamisega, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisega, juurdepää-
susüsteemide täiustamisega ja kõige sellega, mis kindlustab väärtusliku inforessursi 
olemasolu, säilimise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse.
Paberipõhise asjaajamise , dokumendihalduse ja paberdokumentide kõrval on elekt-
rooniline asjaajamine , digitaalne dokumendihaldus ja digitaaldokumendid asutustes 
muutunud igapäevaseks reaalsuseks. Juba mitmeid kümnendeid otsitakse võimalusi, 
et sellistes keskkondades tekkinud teave oleks ja püsiks autentne ja usaldusväärne . 
„Lõplikku tõde” ehk kõiki rahuldavat lahendust pole veel leitud. Siiski ollakse ühel 
meelel, et ka digitaalse dokumendihaldusega kaasnevate riskide maandamiseks 
tuleb (vahest ehk enamgi ) rakendada üldlevinud dokumendi- ja arhiivihalduse 
aluspõhimõtteid.  
Järjest raskem on näha piiri, kust lõpeb dokumentide ja algab arhiivi haldamine. 
Tänapäeval on klassikalised dokumendi- ja arhiivihalduse protsessid omavahel läbi 
põimunud ning toimuvad samal ajal. Arhiivikirjeldused nii paber- kui ka digitaal -
dokumentide jaoks saadakse otse dokumendihaldussüsteemidest, säilitustähtajad 
on määratud ja arhiiviväärtus välja selgitatud juba enne dokumentide tekkimist jne. 
Ka käesolev juhis näeb dokumendi- ja arhiivihaldust ühe tervikuna .
Juhise koostas rahvusarhiivi töörühm koosseisus Pille Noodapera (arendusbüroo 
nõunik, töörühma juht), Tuuli Tarandi (ajalooarhiivi asutuste osakonna inspektor) 
ja Hanno Vares (arendusbüroo nõunik - juhataja asetäitja). 
1 Käsitlusala
1.1  Eesmärk ja sihtrühm
Juhise eesmärk on anda soovitusi riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele doku -
mentide ja arhiivide haldamiseks. Juhis täpsustab soovitusi ja nõuandeid, mis esitati 
esmakordselt rahvusarhiivi juhises „Dokumendi- ja arhiivihaldus” 2003. aastal. 
Peamiselt on ajakohastatud funktsioonipõhise liigitusskeemi ja dokumentide loetelu 
koostamisega ning arhivaalide loetelu koostamisega seonduvat.
Juhise peamine sihtrühm on asutuste dokumendisüsteemi, sh asjaajamiskorra, 
dokumentide loetelu ja arhivaalide loetelu väljatöötamise , juurutamise, toimimise ja 
ajakohastamise eest vastutavad töötajad. 
Juhist saavad kasutada ka eraõiguslikud organisatsioonid, kes soovivad rakendada 
dokumendi- ja arhiivihalduse head tava.
1.2  Ülesehitus
Juhis koosneb kolmest sissejuhatavast peatükist (käsitlusala, juhise normatiivne 
keskkond, terminid ja määratlused), viiest sisupeatükist ja kolmest lisast.
4. ja 5. peatükis antakse ülevaade dokumendihalduse üldisematest, teoreetilisemat 
laadi küsimustest: dokumendi elukäigu kontseptsioonist, dokumendisüsteemi koos-
tisosadest ja normatiivsest keskkonnast, mis moodustab mõttelise raamistiku kogu 
juhises käsitletu mõistmiseks. 
6., 7. ja 8. peatükk pööravad tähelepanu dokumendihalduse alusdokumentide 
(asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu) ning arhivaalide loetelu väljatöötamisele 
ja juurutamisele. Lisatud on selgitavaid skeeme ja näiteid.
  Dokumendi- ja arhiivihaldus
1.3  Märkused, ettepanekud ja versioonid
Rahvusarhiiv on tänulik , kui juhisega tutvunud ja seda praktikas kasutanud asutuste 
töötajad annavad juhise kohta tagasisidet. Märkused ja ettepanekud palume saata 
rahvusarhiivile aadressil rahvusarhiiv@ra.ee. 
Juhis avaldatakse trükis ning rahvusarhiivi veebis aadressil www.ra.ee. Rahvusarhiivi 
veebis paiknev juhis võib olla trükis avaldatust ajakohasem. 
1.4  Rahvusarhiivi soovituslikud juhised
Rahvusarhiivi soovituslikud juhised esindavad dokumendi- ja arhiivihalduse head 
tava ja parimat praktikat.
Auviste 
säilitamine
Soovitused 
 

tugifunkt­
sioonide 
Veekahjus­
doku­
Auviste 
Digitaalse  tusega 
mentide 
digiteeri­
info 
arhivaalide  Digitaaldokumentide 
Juhised
hindamiseks mine
hävitamine käsitsemine arhiveerimise nõuded
 
  

 
  
  

Doku­
Li gita­
Doku­
Säilitus­
Hävita­
Hoid
Üle­
Eralda ­
Seire  ja 
mendi 
mine
mendi 
tähtaja 
mine
andmine
mine
auditeeri­
onnad süsteemi 
kasuta­
määra­
mine
välja­
tavuse 
mine
töötamine
tagamine
aldk
V
 
  
  

 

Dokumendi­ ja arhi vihaldus
Säilitustähtaja määramine  Arhivaalide hoid, 
Asjaajamise 
ja arhivaalide hävitamine säilitamine ja füüsiline 
ja arhi vitöö 
korrastamine
kontrol i­
mine 
 
  

siseauditi 
Juhised
Ohuplaani  Arhivaalide 
käigus
koostamine  üleandmine
  Käsitlusala    
2 Juhise normatiivne 
keskkond
Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning juriidilised isikud peavad tagama oma 
tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide säilimise seadustega või nende 
alusel kehtestatud õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul või käesolevas seaduses 
ettenähtud korras arhiivi üleandmiseni (arhiiviseaduse § 31 lg 1).
Arhivaali omanik või valdaja vastutab arhivaalide säilimise eest seadusega ettenähtud 
ulatuses ja korras (arhiiviseaduse § 38 lg 4).
Arhiiviseaduse ja -eeskirja täitmiseks arhiivimoodustajad: 
  tagavad asjaajamise käigus seadustest ja teistest õigusaktidest tulenevate üles-
annete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise 
vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
  tagavad kontrollimist (auditeerimist) võimaldava asjaajamiskorralduse;
  järgivad arhiveerimisel päritoluprintsiipi;
  täidavad arhivaalide säilitusnõudeid;
  tagavad juurdepääsu arhivaalidele;
  võimaldavad avaliku arhiivi esindajale arhiivijärelevalve teostamisel tutvuda arhi-
vaalide olemasolu ja säilitustingimustega;
  määravad kindlaks arhivaalide alalhoidmise, korrastamise ja arhiivi üleandmise 
eest vastutavad isikud või ametikohad (arhiivieeskirja p 6).
Arhivaalide korrastamise, kirjeldamise, arhiivi üleandmise, säilitamise, kaitse ja kasu-
tamise, sealhulgas digitaalarhivaalide vormingu , dokumenteerimise, andmekandja , 
selle pakendamise ning tähistamise nõuete täitmiseks annab rahvusarhiiv soovitus-
likke juhiseid riigi- ja kohaliku omavalitsuse organitele ja asutustele, avalik-õigusli-
kele juriidilistele isikutele ning seaduse või selle alusel avalikke ülesandeid täitvatele 
eraõiguslikele isikutele (arhiivieeskirja p 209).
  Dokumendi- ja arhiivihaldus
3 Terminid ja määratlused
Peatükk esitab juhises kasutatud põhilised erialaterminid ja nende määratlused. 
Määratlused ei kujuta endast legaaldefinitsioone (v.a seal, kus näidatud ), vaid 
aitavad tekstist paremini aru saada.
autentsus
dokumendi algsete omaduste (sisu, struktuur ja kontekst) 
säilimine läbi aja
andmekogu
tarkvaraliste vahenditega loodud korrastatud andmete kogum
arhiiv
arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide 
terviklik kogum
arhiiviasutus 
arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamise võimaldamisega 
(avalik arhiiv)
tegelev asutus
arhiivihaldus
dokumentide haldamise tegevused, mille hulka kuuluvad säilitus­
tähtaja määramine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi 
üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine.
Käesolevas juhises on arhiivihaldust käsitletud dokumendihalduse 
osana (vt ka dokumendihaldus)
arhiiviväärtus
avaliku arhiivi poolt hindamisega arhivaalile antud väärtus, mis 
keelab arhivaali hävitamise ja eeldab tema säilitamist avalikus 
arhiivis
arhivaal
dokument, mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, 
riigile, omanikule või teisele isikule
arhivaalide loetelu
asutuses tekkinud arhivaalide haldamise vahend, kus loetletakse 
kõik asjaajamises tekkinud toimikud või muud üksused
asjaajamiskord
alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse 
korraldamiseks
  Terminid ja määratlused    
asutus 
juriidiline või füüsiline isik, kelle tegevuse käigus luuakse ja saa­
(arhiivimoodustaja)  dakse dokumente, mis moodustavad arhiivi
dokumendi elukäik
toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise
või arhiiviasutusse üleandmiseni
dokumendi väärtus
dokumendi tähtsus erinevatele inimrühmadele ja asutustele ühis­
konna toimimise kajastamiseks, üksikute toimingute ja tehingute 
tõestamiseks või uurimishuvi rahuldamiseks
dokumendihaldus
1) halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, 
alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaati­
lise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava 
tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmami­
se ning dokumentidena alalhoidmisega (EVS­ISO 15489­1:2004); 
2) asjaajamise käigus dokumentidega teostatavad toimingud, 
millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus  
ja kasutatavus
(vt ka arhiivihaldus)
dokumendisüsteem  riist ­ ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem , mille otstarve on 
dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende 
elukäigu jooksul
dokument
mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või 
saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm 
ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks 
( arhiiviseadus )
dokumenteerimine
teabe eesmärgipärane jäädvustamine ja alalhoidmine asutuse 
tegevuste tõestamiseks ning tema aruandekohustuse tagamiseks
dokumentide 
dokumendihalduse alusdokument asutuse tegevuse käigus 
loetelu
loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja 
juhtimiseks
elektrooniline 
dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu taga­
dokumendihaldus­
mise elektrooniline tarkvara
süsteem (EDHS)
eraldamine
1) dokumendihaldusprotsess; 
2) dokumendi elukäigu või elukäigu etapi lõppemisel teostatav toi­
ming  dokumendi ühest  süsteemist  teise vi miseks või hävitamiseks
funktsioon
üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse ees­
märki või/ja ülesannet
10   Dokumendi- ja arhiivihaldus
funktsioonide 
toimingud, mille käigus selgitatakse välja dokumentide haldami­
analüüs
seks olulised seosed funktsioonide, tegevuste ning toimingute 
vahel
hindamine
avaliku arhiivi ülesanne ja toimingud arhivaalide arhiiviväärtuse 
väljaselgitamiseks
juurdepääs
õigus ja võimalus tutvuda teabega
kasutaja
dokumendisüsteemi dokumentide haldamisel osalev ja/või doku­
mentidele juurdepääsuõigust omav isik
kontekst
dokumendi seos asutuse funktsiooni, tegevuste, toimingute, 
dokumendisüsteemi ja teiste dokumentidega
liigitamine
1) dokumentide konteksti väljaselgitamine ja liigitusskeemina 
esitamine;
2) dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise 
käigus
liigitusskeem
dokumentide loetelu osaks olev sarjade struktureeritud loetelu
metaandmed
dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse ja mida hallatakse 
dokumendisüsteemis
päritoluprintsiip 
arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja 
(provenientsi­
tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja 
printsiip)
neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega
sari
liigitus­, korrastus­ ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi 
ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente
tegevus
kindla väljundiga ühest või mitmest omavahel seotud toimingust 
koosnev jada asutuse funktsiooni täitmiseks (vt ka funktsioon)
toimik
asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumenti­
dest moodustatud üksus
toiming
tegevuse osa, kus luuakse või saadakse dokumente 
(vt ka tegevus) 
tähis
märgikombinatsioon, mis näitab sarja, toimiku või dokumendi 
asukohta liigitusskeemis
  Terminid ja määratlused    11
4 Dokumendihalduse 
korraldus
4.1  Dokumendihaldus
Dokumendihalduse vaates toimib asutus nelja komponendi koostoimes (SKEEM 1). 
Need komponendid on: 
  volitused ; 
 tegevused, mille ühe osa moodustavad dokumentide haldamisega seotud 
tegevused;
 dokumendid;
 isikud.
SKEEM 1 1. Asutuse tegevuse mudel
Volitused
Juhivad
Tegevused
Tõenda
petentsi
O
va
Integreeritud
n
d
 d
 t
o
e
k
o
u
s
Dokumendi- 
m
t
e
am
ääravad kom
halduse 
nte
is
Teevad
tegevused
t
M
J
e
ä
r
ä
i
d
t
v
u
u
h
s
d
a
t
l
a
d
v
V
a
a
õ
v
d
a
im
d
Teevad
a
k
l
a
d
s
a
u
v
t
a
a
d
da
Loovad
Isikud
Dokumendid
Kasutavad
1 Dokumendihalduse metaandmed. Loend . Versioon 2. 1. juuni 2006, lk 3.
12   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Asutuse ja selle töötajate tegevus on reglementeeritud õigusaktidest tulenevate voli-
tustega. Tegevuse käigus luuakse ja kasutatakse dokumente; dokumentide loomise, 
haldamise ja kasutamisega seotud tegevused moodustavad ühe osa asutuse kõikidest 
tegevustest. Oma tegevuse käigus loovad isikud dokumente tegevuste tõendamiseks. 
Tegevustes ja dokumente luues toimivad isikud neile antud volituste piires ning koos 
dokumentidega säilib teave isiku rollist tegevuste ja volituste täitmisel. 
Dokumendihaldus on tugifunktsioon, mille ülesanne on  toetada 
asutuse tegevusi. 
Dokumendihaldus on asutusele vajalik, sest aitab:
 maandada asutuse tegevusega seotud riske
Kui dokumente hallatakse kontrollitult ning nõuetekohaselt, saab sooritatud tehin-
guid ja sõlmitud kokkuleppeid alati tõendada usaldusväärsete ja autentsete doku-
mentidega. Kui dokumente on hävitatud, on seda tehtud kooskõlas õigusaktidega. 
 kontrollida asutuse tegevuste vastavust õigusaktide nõuetele
Kõik asutused peavad järgima õigusaktidest tulenevaid nõudeid. Dokumentide ja 
dokumentidega seotud toimingute põhjal on võimalik tõendada, et ülesanded on 
täidetud kehtestatud nõudeid järgides ja kõik seatud eesmärgid ja võetud kohustu-
sed on täidetud. 
 kaitsta asutuse teaberessursse
Kasutajarollide,  juurdepääsuõiguste ja -piirangute väljatöötamise ja rakendamisega 
tagatakse dokumentide kasutamine vaid autoriseeritud isikute või asutuste poolt.
 
 näidata asutustel oma tegevuste läbipaistvust
Asutuse tegevuse läbipaistvuse huvides võimaldatakse avalikule teabele kiiret ja 
hõlpsat juurdepääsu. Samas arvestatakse eraisiku privaatsuse sooviga ning ei seata 
ohtu asutuse ja eraisiku vahelist usaldust.
Asutused loovad dokumente ja hoiavad neid alal oma eesmärkide ja vajaduste koha­
selt. Dokumentide loomise vajaduse kindlakstegemiseks hinnatakse dokumentide 
ja/või teabe tähtsust asutuse jaoks ning riske, mis tekivad siis, kui dokumente ei looda 
või mis tulenevad dokumentide kontrollimatust hävitamisest, dokumentidele halvast 
juurdepääsust, nende järjepideva haldamise puudumisest, dokumendisüsteemi puu-
dulikust funktsionaalsusest jpm.
  Dokumendihalduse korraldus    13
Asutusele on tähtis, et:
 oleks olemas selge ülevaade tegevuste käigus tekkivast ja kasutatavast 
teabest;
 tegevuste dokumenteerimise nõuded oleksid läbi mõeldud ja kehtestatud; 
 teavet jäädvustatakse ja hallatakse kooskõlas selle väärtuse, kasutusalade 
ja võimalike kasutajarühmadega. 
4.2 Dokumendi elukäik
Dokumendihalduse keskne osa on dokumendi elukäigu kontseptsioon . Selle põhi-
idee on, et dokument, sõltumata teabekandjast või koostamise eesmärgist, läbib 
alates oma loomisest rea etappe . Iga etapp vältab mingi aja ning igas etapis toimivad 
dokumendiga teatud sündmused2.
SKEEM 2. Dokumendi elukäigu mudel lähtuvalt dokumendiga tehtavatest toimingutest
Loomine
Saamine
Regist-
Hoidmine 
Eralda-
Hävita-
Üleand-
reerimine
ja kasu-
mine
mine
mine
tamine
•doku­
•doku­
•li gitus­
•arhi­
•säili­
•hävita­
•arhi vi­
mendi 
mendi 
üksuse 
vaalide 
tamise 
misakti 
skeemi 
kavandi  
tervikluse 
valimine,
loetelu 
ajakava  
kava 
koosta ­
koosta­
kontrol ,
•li gitus­
pidamine,
järgimine ,
koosta­
mine ja 
mine,
•doku­
üksuse 
•säilivuse 
•eralda­
mine,
koos­
•doku­
mendi 
avamine 
kontrol , 
misele 
•hävita­
kõlasta­ 
mendifaili 
konven­
ja säilitus­
mine,
•kasu­
kuuluvate 
misakti 
salvesta­
teerimine 
tähtaja 
tamise 
doku­
kava    
•arhi vi­
mine,
sobivasse 
omista­
järgimine,
mentide 
koos­
nimistu 
•doku­
vormin ­
mine, 
määra­
kõlasta­ 
koosta­
...
mendi 
gusse, 
•juurde­
mine, 
mine, 
mine ja    
al kirjas­
...
pääsu­
•doku­
•hävita­
koos­
tamine,  
pi rangu 
mentide 
misakti 
kõlasta­ 
mine, 
...
seadmine,
eraldami­
vormis­
...
ne teise 
tamine,
•arhi­
süsteemi 
•doku­
vaalide 
ülekand­
mentide 
üleand­
miseks,
hävita­
mine,
...
mine,
...
...
2 E. Shepherd, G. Yeo, Managing records. A handbook of principles and practice . 2003, lk 5-8.
14   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Dokumendihalduse protsessid ja toimingud pole tihti ajalises järgnevuses, vaid 
võivad toimuda paralleelselt või siin toodust teises järjekorras. Järjekord erineb ka 
teabekandjast olenevalt (paber- ja digitaaldokumendid).
Dokumendi elukäiku võib vaadelda ka dokumendis sisalduva teabe kasutamise sei-
sukohalt. Sellest lähtuvalt saab dokumendi elukäigus välja tuua kolm faasi: aktiivne, 
väheaktiivne ja mitteaktiivne faas. 
SKEEM 3. Dokumendi elukäigu mudel lähtuvalt teabe kasutamisest
Aktiivne
Väheaktiivne
Mitteaktiivne
Dokumentides  sisaldu­
Dokumentides 
Dokumentides sisal­
vat teavet kasutatakse 
sisalduva teabe 
duva teabe  kasutamis ­
akti vselt asutuse 
kasutamissagedus on 
sagedus on väga väike 
ülesannete täitmisel ja 
kahanenud. 
või puudub üldse. 
tehingute tõendamisel. 
Dokumente säilitatakse 
Dokumedid kas hävita­
Dokumente hoitakse 
asutuse arhi viruumis.
takse või antakse üle 
reeglina tööruumides.
arhi viasutusele.
Dokumendi elukäigu juhtimine peab olema terviklik ja järjepidev. Selleks seab asutus 
sisse dokumendisüsteemi (vt PEATÜKK 5). Et garanteerida vajalike protsesside ja 
otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendihaldus, töötab asutus välja 
ja kehtestab dokumendihalduse alusdokumendid  (vt PEATÜKK 6 ja 7). 
Need on:
 asjaajamiskord, milles määratakse elukäigu iga etapi jaoks vastutus ja kontrolli 
teostamise viis (NÄITEKS dokumentide koostamise ja vormistamise nõuded,  
juurdepääspiirangute rakendamise nõuded, kasutajagrupid ja juurdepääsuõiguste 
skeem, dokumentide avalikku arhiivi üleandmise nõuded jms);
 dokumentide loetelu, millega saab ohjata ja planeerida dokumentide tervet 
elukäiku.
Dokumendihalduse moodustavad vastutus dokumendi haldamise eest 
ja nõuded sellele. Dokumendihaldus on dokumendi elukäigu haldus.
  Dokumendihalduse korraldus    15
4.3  Dokumendihalduse normatiivne keskkond
4.3.1 Üldist
 
Asutuse tegevusi mõjutavad nõuded, mis tulenevad paljudest õigus- ja muudest 
normatiivaktidest. Dokumendihaldus korraldatakse selliselt, et see toetaks seatud 
nõuete täitmist. Normatiivaktide seas leidub ka selliseid, mis reguleerivad dokumen-
dihaldust otseselt. Neid arvestatakse asutuse dokumendihalduse alusdokumentide 
väljatöötamisel.
Normatiivaktide hulka kuuluvad:
 seadused,
 Vabariigi Valitsuse määrused,
 ministri määrused ja käskkirjad,
 kohaliku omavalitsuse määrused,
 Eesti ja rahvusvahelised standardid,
 soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava juhised.
Toodud loetelu pole ammendav.
4.3.2 Seadused
 
Dokumendihaldust terviklikult ja ühtselt reguleerivat seadust Eestis ei ole. Seetõttu 
on vajalik kindlaks teha kõik teised