ASJAAJAMINE ASJAAJAMISE PÕHIMÕISTED Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele Arhivaal jaguneb Avalik arhiiv Eraarhiiv Avalik arhivaal on riigi- või kohaliku omavalitsuse organi või asutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaalid või eraõigusliku juriidilise ja füüsilise isiku arhivaalid, mis on loodud või saadud
ning kättesaadavus 2. Valdkonna põhimõisted: dokumendihaldus- tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. arhivaal- dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või ühiskonnale. dokumendi elukäik- protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis dokumendisüsteem - isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. - on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs.
§ 1. Reguleerimisala (1) Käesolev seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. § 2. Dokument ja arhivaal (1) Dokument käesoleva seaduse tähenduses on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (2) Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse, Ta on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt.
ARHIIVINDUSE ALUSED KORDAMINE JA EKSAMIPILETID 2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid
Säilitamiseeesmärk on tagada, etdokumendid on füüsiliseltkasutatavadjanendesisuloetav niikauakuidokumentivajatakse. Dokumentidesäiliminesõltubtugevaltdokumenditüübistjaandmekandjast. Paberdokumentidekõigehullemateksvaenlasteks on liigniiskus, liigakõrgevõimadal temperatuur, tolm, otsenepäikesevalgus.Lühemasäilitustähtajagapaberdokumendideivaja erilistesäilitustingimusteloomist. Arhivaalidekasutaminejateabevahendamine (teatis) - ? Arhiiv- asutusevõiisikudokumentideterviklikkogum Arhivaal document, milleleavalikarhiiv on hindamisetulemusenaandnudarhiivväärtuse. Avalikarhiiv- arhiiviasutusRahvusarhiivijakohalikuomavalitsusearhiivitähenduses. Arhiivmoodustaja asutus, kelletegevusekäigusvõibtekkidaarhivaale. Sari- korrastusüksusarhivaalidehaldamiseks.Säilikuvõibmoodustada: 1) Ühtesarjakuuluvatestkokkurühmitud (toimik, map, karpjne) arhivaalidest. 2) Üksikarhivaalidest (kiri, fotojne) Arhiiviskeem_hierarhilineliigtusskeem,
(mitte mida need dokumendid sisaldavad? ) Mida peab doku-menteerima? (mitte milliseid dokumente tuleb säilitada?) Millised ülesanded on olulised? (mitte millised dokumendid on olulised?) Millised asutused ja organisat-sioonid on olulised ja millised mitte? Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuste tõendamiseks. Arhivaal dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse vs. arhivaal käesoleva seaduse mõistes on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Säilitamine. Arhivaale tuleb hoida nõuetekohastes tingimustes, hoides ära nende lubamatu kasuta-mise, kahjustumise ja hävimise
riskianalüüsi ajakava ja metoodika 2007". Õigusaktide ja standardite vahel esineb vastuolusid. Selletõttu on lähtutud töös mõistete valikul just õigusaktidest ja juhenditest. Andmekandja ese või materjal, millele on teave jäädvustatud (nt paber, magnetlint, CD). Arhiiv arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus ning käesolevas seaduses sätestatud Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Arhivaal dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Asjaajamine dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Asutuse dokumendiregister digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu
Anna Näeme Asjajamise alla kuuluvaid põhimõisteid Dokument Dokumendihaldus Arhivaal Arhiiv asutuse asjaajamisperiood või perioodid asutuse dokumendiringluse kord või skeemid dokumendiblankide kasutamise kord registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord
Dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise Dokumentide tähtaegse täitmise Põhimõisted Asjaajamine – dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi. Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal – dokument, millele on kehtestatud sälitustähtaeg või mida sälitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Asjaajamiskord/asjaajamisjuhis Asjaajamiskord reguleerib asutuse dokumendihaldsuse korralsemist st. kogu tööd dokumentatsiooniga ja dokumentide ringlust kõigil etappidel. Hea asjaajamiskord määrab täpsed õigused ja kohustused igale töötajale, kes dokumendihaldusega kokku puutub.
arhiivivormingus (vaata arhiivieeskirja §70) vastavalt dokumendi tüübile. CD-Re võib asutuses hoida samas arhiiviruumis, kus hoitakse ka paberalusel dokumente. On oluline, et pärast salvestamist ja kontrollimist viiakse andmekandja kohe säilitusruumi. Kui on ette näha, et andmekandjale salvestatud info leiab kasutamist, siis tuleb teha kasutuskoopia. Kasutuskoopiat ja arhiivikoopiat ei tohi segi ajada. Kasutatud materjal: · http://et.wikipedia.org/wiki/Arhivaal · http://et.wikipedia.org/wiki/Arhiivihaldus · Rahvusarhiivi juhised ,,Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi" 2003 · Rahvusarhiivi juhised ,, Dokumendi- ja arhiivihaldus" 2003 · Rahvusarhiivi juhised ,,Digitaalse info hoidmine CD-Ril" · Arhiivieeskiri
vormindatud) info esitusviis, mida saab kasutada suhtluseks, tõlgendamiseks, säilitamiseks või töötluseks andmed (data) - potentsiaalne info, mis võib saada kasutatud informatsioon – tähenduslikku vormi ehk konteksti asetatud andmed, millel on reaalne või oletatav väärtus vastuvõtja jaoks metaandmed – olemasolevate andmete sisu, kvaliteeti, seisundit, päritolu ja muid omadusi kirjeldavad andmed arhivaal – osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt. digitaalne dokument - Masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument. 1. Mis on dokumendi tõestusväärtus? st dokument tõestab funktsioonide, tegevuste või toimingute täitmist või tehingute läbiviimist 2. Mis on dokumendi teabeväärtus? st dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, kohtade, isikute jne kohta 3
õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Andmesubjekt - isik, kelle isikuandmeid töödeldakse. Arhiiv - asutuse või isiku dok terviklik kogum Arhiivi ülesanded: arhivaalide kogumine; arhivaalide säilitamine; arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine; arhivaalide kasutamise korraldamine Arhiivimoodustaja - asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhivaal dok, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. See on osa rahvuslikust kultuuri- pärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle RA. Arhivaar- isik, kes töötab arhiivis ja korraldab arhivaale Asjaajamine- dok loomine, registeerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleviimiseni arhiivi
kogumid, millel puudub iseseisev tähendus väljaspool konteksti. (faktid, sündmused - müügitulemused, kliendiandmed) 10. Informatsioon Ehk teave on tähenduslikku vormi ehk konteksti asetatud andmed, millel on reaalne või oletatav väärtus vastuvõtja jaoks. (mingil kandjal tekstid, pildid) 11. Metaandmed Dokumenti kirjeldavad andmed (sisu, kvaliteet, seisund, päritolu ja muud omadused), mis luuakse ja mida hallatakse dokumendisüsteemis 12. Arhivaal Dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt. 13. Digitaalne dokument Masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument 14. Mis on dokumendi tõestusväärtus? St dokument tõestab funktsioonide, tegevuste või toimingute täitmist või tehingute läbiviimist 15. Mis on dokumendi teabeväärtus?
1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. · Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid toiminguid.
mille sisu, vorm ja kuid hiljemalt kümme Arhivaalis sisalduvat struktuur on küllaldane aastat pärast dokumendi teavet võib üle kanda faktide või tegevuse loomist või saamist ning teisele teabekandjale, kui tõendamiseks. kui seadusega ei ole teabe hoidmine teisel Arhivaal – dokument, sätestatud teisiti. teabekandjal on millele avalik arhiiv on põhjendatud. hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhiivieeskiri Arhiiv – asutuse või Kogutakse arhiivi ainult Arhivaalide loomisel, isiku dokumentide arhiiviväärtusega korrastamisel ning
Arhiivindus 20.02.2013 Tiina Randalu Üks vanemaid arhiive on : · Ajaloo arhiiv ( Liivi tn Tartu) · Eesti riigiarhiiv · Eesti filmiarhiiv · Partei arhiiv · Linna ja maakonna arhiivid · Vallaarhiivid · Asutusearhiivid Arhiiv- asutus, kus säilitatakse arhivaale. Arhivaal- ameti või isikupäritoluga infokandja, mida säilitatakse tema tähtsuse tõttu ühiskonnale ( salvestised, dokumendid jne,) Arhivaar- on teadusliku ettevalmistust omav arhiivitöötaja. Arhiivindus- riikliku tegevuse haru, mis hõlmab teaduslikke ja õiguslikke arhiivasutuse töö organiseerimise küsimusi. Asutuse arhiiv- arhiiv, kus säilitatakse dokumente nende üleandmiseni riiklikule säilitamisele. Asutuse arhiivi seisukorra eest vastutab asutuse juht. Asutuse arhiiv
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti viimine käivad asjaajamise alla.
raamatukogu osa, milles säilitatakse trükiste puutumatut tagavara jpm. 3 1. MÕISTE Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Arhiiv on ka Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Arhiivis säilitatakse arhivaale. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhivaalid jagunevad avalikeks ja eraarhivaalideks. 2. AVALIKUD ARHIIVID Avalike arhiivide liigid: Avalikud arhiivid on vastavalt riigi või kohaliku omavalitsuse üksuste poolt finantseeritavad riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivid. Riigi arhiivid on Rahvusarhiiv, maa-arhiivid ja eriarhiivid.
strateegilise planeerimise oluline osa. Infoajastul on informatsiooni hulk kiiresti kasvanud, arvutite kasutajad vajavad pääsu dokumentide juurde. Informatsioon on iga organisatsiooni väärtuslik resurss, mida tuleb oskuslikult hallata. Dokument- on mistahes teabekandjal jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal-on dokument millele avalik arhiiv on andnud hindamise tulemusena arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist, säilitatakse püsivalt Rahvusarhiivis. Dokumendi element- on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendivorming- määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeriud, st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt. Dokumendi elukäik- Dokumendi elukäigu mõiste. Kolme tsükli iseloomustus.
väärtusega. Kasutajad peaksid mõistma, et e-posti süsteem on asutustes kasutusel ametliku tegevuse toetamiseks ning saadetud ja vastu võetud e-kirjad kuuluvad asutusele selle riist- ja/või tarkvara kasutamise tõttu. (Tööalase e-posti aadressi kasutamine isiklikel eesmärkidel peaks olema selgelt väljendatud asutuse regulatsioonides, juhendites ja koolitustel.) E-kiri kui dokument E-posti sõnum on dokument ja arhivaal võrdväärselt kõigi teiste asutuse dokumentidega. Kuigi e- postist ollakse harjunud mõtlema kui sidevahendist, millestki telefoni ja kirja taolisest, siis tegelikult on e-post asutusele oluline dokument, mida tuleb kaitsta, hallata ja registreerida ning säilitustähtaja möödudes hävitada. Saadetud või saadud e-kirjad, mis sisaldavad tõendust organisatsiooni tegevuse kohta, on ametlikud dokumendid, mida tuleb säilitada vajaduse kohaselt. E-kirja väärtust hinnatakse tema sisu järgi
· Konserveerimine · Restaureerimine · ennistamine · Rekonstrueerimine · Taastamine (rehabilitation, revival) · Kaitsmine · Uuendamine (renewal) · Päästmine · Remontimine Arhiivikorralduse kujunemislugu: pertinentsiprintsiip, Rammingeni süsteem, Baldassare Bonifacio, territoriaalsene pertinentsiprintsiip, Georg Aebbtlin, Karl Bernhard Friedrich Zinkernagel. Arhiivi korralduse osas sai valitsevaks ja üldtunnustatuks pertinentsiprintsiip iga arhivaal on unikaalne teavik, mille korrastamise ja kirjeldamise aluseks on selles leiduva teabe iseloom. Ühe kuulsama arhiivindusliku mõtte arendaja Jakob von Rammingeni (16.saj), kes vaatles arhiivi riigiaparaadi iseseisva osana, järgi koosnes riigiaparaat 3 osast: 1) Riigi kantselei ja kohtud 2) Finants- ja sh fiskaalsüsteem (majandus) 3) arhiiv ehk Registratuur süsteem kõige selle juhtimiseks. Rammingen kasutas praktilis-induktiivset1 arhiivisüsteemi: 1. Maahärra asjad (Causae domini) 2
telefonikõne) vormistatakse täitmismärge ... dokumendiregistrisse 34.Dokumendi projekti mittenõustamisel vormistatakse ... eriarvamus mis peab sisaldama isiku eriarvamust ja põhjendust, miks ta arvab teisiti. * * * 35.Mis dokument vormistatakse arhivaalide (dokumentide) hävitamisel? hävitamisakt 36.Kui on pitsat, siis pitsatijäljend pannakse allkirja viimastele tähtedele 37. Vormista ametliku kinnitamise märge (tõestusmärge, ametlikult on kinnitatud ärakirja)? 38. Arhivaal- dokument millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhiiv- ettevõtte tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide terviklik kogum, mille paberkandjal dokumente hoitakse selleks nõuetekohaselt kohaldatud hoidlas. Dokumendihaldus-asjaajamis käigus dokumentidega teostatavad üksikdokumendid, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja usaldusväärsus, mida kindlustavad organisatsioonilised ja infotehnoloogilised vahendid.
Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu ja vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide kogum. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi.
arhiivinimistu ja korraldab arhivaalid sellele vastavalt. ARHIIVINIMISTU Nimistu on otsivahend, mis võimaldab arhivaalide olemi kindlakstegemist ja juurdepääsu arhivaalidele. Nimistus esitatakse arhiivikirjeldus ja loetletakse säilikud. Arhiivikirjeldamisega antakse ülevaade arhiivimoodustamisest. Arhiivikirjeldused moodustavad teatmestu. Arhiiv kirjeldatakse tasanditel -arhiiv -sari -arhivaal. Arhiiv kirjeldatakse üldjuhul ühes arhiivinimistus, kuid mahukale arhiivile võib koostada mitu nimistut. Kirjelduselementideks on · Arhiivimoodustaja kirjelduselemendid: -moodustaja põhiandmed (nimi) -moodustaja ajalugu (tegevusaeg ja koht, staatus, ülesanded ja tegevusalad, struktuur) -täiendavad andmed; · Arhiiviainese kirjelduselemendid: -põhiandmed (viit, pealkiri, piirdaatumid, kogus) -kirjeldusüksuse ajalugu (hoiustamise ajalugu)
põhiseaduslikud institutsioonid, valitsusasutused, valitsusasutuste hallatavad asutused, avalik- õiguslikud juriidilised isikud, kohalikud omavalitsused, kohalike omavalitsuste hallatavad asutused ning samuti ka avalike ülesannete täitmiseks loodud eraõiguslikud juriidilised isikud (Rahvusarhiiv3, 2015). Avalike arhivaalide puhul on asutused kohustatud arhivaalid üle andma rahvusarhiivi hiljemalt 10 aastat pärast nende loomist või saamist olenemata, millisel teabekandjal arhivaal on. Arhivaalid antakse avalikku arhiiv üle siis, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks (Rahvusarhiiv3, 2015). Rahvusarhiiv pöörab tähelepanu ka era- ja mittetulundussektoris tekkivale teabele ehk tegeletakse ka eraõiguslike asutuste dokumentide kogumisega. Rahvusarhiiv teeb sellistele asutustele koosööettepanekud ning asutused, kes on pakkumisele positiivselt reageerinud, kantakse vastavasse kogumisallikate nimekirja (Rahvusarhiiv3, 2015).
DOKUMENDI TÕESTUSVÄÄRTUS- st. dok. tõestab funktsioonide, tegevuste või toimingute täitmist või tehingute läbiviimist. DOKUMENDI TEABEVÄÄRTUS- st. dok.-s sisalduvad andmed sündmuste, kohtade, isikute jne kohta. DOKUMENDI METAANDMED- dokumenti kirjeldavad andmed. DIGITAALNE DOKUMENT- masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument. ELEKTROONILINE DOKUMENT- dokument elektroonilisel kujul.( nn. skaneeritud, või loodud rakendustarkvara abil) ARHIVAAL- dokument, millele avalik arhiiv on andnud hindamise tulemusena arhiiviväärtuse, ning seda säilitatakse püsivalt. MIKS ON DOKUMENTE VAJA? Peamiselt tõestusväärtuseks, aruandlus, ärilised eesmärgid, kultuuriline väärtus ühiskonna jaoks. DOKUMENTEERIMINE- on info tõendamiseks selle süstemaatiline, eesmärgipärane ja detailne salvestamine kirjalikult või elektrooniliselt
Asjaajamine- kõik tegevused, mis on seotud ettevõtte erinevate dokumentidega Dokument (,,arhiivi seadusest" võetud definitsioon) mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave. Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele Toimik- samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud) Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal) Dokumendi liik- avaldus, protokoll Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud) Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab; (kõigile kirjadele tuleb korrektselt vastata) Dokumentide omadused: · Andmekandja (füüsiline omadus, nt
tõestamiseks. Dokumendihaldus on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims ja korraldusprotsessidega. Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Arhivaal Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Asjaajamise korraldamine Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud: Asjaajamise korraldamine (sh
üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine. Käesolevas juhises on arhiivihaldust käsitletud dokumendihalduse osana (vt ka dokumendihaldus) arhiiviväärtus avaliku arhiivi poolt hindamisega arhivaalile antud väärtus, mis keelab arhivaali hävitamise ja eeldab tema säilitamist avalikus arhiivis arhivaal dokument, mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule arhivaalide loetelu asutuses tekkinud arhivaalide haldamise vahend, kus loetletakse kõik asjaajamises tekkinud toimikud või muud üksused asjaajamiskord alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks
annaabi.ee 
