DOKUMENTATSIOONI KORDAMISKÜSIMUSED ARVESTUSEKS (1)

DOKUMENTATSIOONI KORDAMISKÜSIMUSED ARVESTUSEKS
Organisatsiooni funktsioonid:
- Juhtimine - Personalitöö - Raamatupidamine - Põhitegevus
1. Dokumendihalduse korralduse eesmärk- on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus
2. Valdkonna põhimõisted:
dokumendihaldus- tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks ; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks
dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks.
arhivaal- dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või ühiskonnale.
dokumendi elukäik- protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis
dokumendisüsteem - – isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum.
- on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs.
Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine.
dokumendisüsteemi tegurid- kasutajad, dokumendid , toimingud , keskkond
3. Dokumendi omadused – mis need on? autentsus, usaldatavus , terviklikkus, kasutatavus
Autentne - saab kindlaks teha, et
a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema
b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma
c) dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama
Usaldusväärne - sisu võib usaldada kui tõestavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus
Terviklik - on täielik ja teda ei ole muudetud
Kasutatavus - asukoha saab kindlaks teha ning ta on sealt kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav
4. Dokumendi metaandmed .
- dokumendi kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis tõestamiseks, et dokument on süsteemi võetud;
- kirjeldavad andmed dokumentide ja protsesside kohta
 Saatja organisatsioon , kuupäev,  koostaja , allkirjastaja, saatja isik, aeg,  dokumendi liik, allkirjastaja, ees- ja perekonnanimi , Allkirjastaja ametinimetus
5. Dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonda reguleerivad normdokumendid (eesmärk, kasutusala).
Avaliku teabe seadus- eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest, ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle.
seadus sätestab: 1) avalikule teabele juurdepääsu ja selle taaskasutamise tingimused, korra ja viisid ning teabele juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused; 2) piiratud juurdepääsuga avaliku teabe ja sellele juurdepääsu võimaldamise korra teiste seadustega reguleerimata osas; 3) andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve andmekogude haldamise üle;4) teabele juurdepääsu korraldamise üle riikliku järelevalve ja haldusjärelevalve teostamise korra.
Isikuandmete kaitse seadus- eesmärk on kaitsta isikuandmete töötlemisel füüsilise isiku põhiõigusi ja -vabadusi, eelkõige õigust eraelu puutumatusele.
Seadus sätestab: 1) isikuandmete töötlemise tingimused ja korra; 2) isikuandmete töötlemise riikliku järelevalve ja haldusjärelevalve korra; 3) vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.
Arhiiviseadus - seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tegevuse alused.
Haldusmenetluse seadus- on suunatud isiku õiguste kaitse tagamisele ühtlase, isiku osalust ja kohtulikku kontrolli võimaldava haldusmenetluse korral loomise teel.
Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus- sätestab salastamise alused, salastatuse muutmise, salastatud teabekandjate kaitse korra ning vastutuse seaduse rikkumise eest.
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadus –sätestab märgikirjale ja selgitustaotlusele vastamise korra niivõrd, kuivõrd see ei ole sätestatud teise seadusega, ning reguleerib kollektiivse pöördumise esitamise korda
Standardid - dokumendihalduse poliitika ja protseduuride standardimine tagab dokumentide kaitse. Standardid on kasutamiseks mis tahes vormingus või andmekandjal dokumentide kohta nii avalikele kui ka eraõiguslikele organisatsioonile. Standardid on Eestis vabatahtlikud kokkulepped, kuid avaliku sektori jaoks võivad mõned neist olla tehtud õigusaktidega kohustuslikuks .
Keeleseadus (muu keelse dokumenti õigus ei ole tühine)
Riigivapi seadus jt
Määrused- kehtestatakse teenuste korraldamise ja teabehalduse alustena nõuded ehk teenuste korraldamisele ja arendamisele, teabehalduse korraldamisele.
Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused
6. Dokumendisüsteemi alusdokumendid (organisatsiooni sisemised normdokumendid: dokumendihalduse kord, liigitusskeem ), eesmärk, mida sisaldavad?
Dokumenditööd reguleeriv juhis on asjaajamiskord ehk sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas konkreetseid organisatsiooni tingimusi(praktilisust).
Asjaajamiskord on dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamise alusdokument, mis esitab nõuded dokumentide haldamiseks organisatsioonis. 
Asjaajamiskorra väljatöötamisel arvestatakse dokumendi- ja arhiivihalduses kehtivaid õigusakte/standardeid ning konkreetse organisatsiooni vajadusi ja tingimusi.
Asjaajamiskorraga kehtestatakse organisatsiooni kehtiv dokumendi- ja arhiivihalduse kord, kus määratakse organisatsiooni dokumenditöös osalevate töötajate õigused, kohustused ja ülesanded.
Asjaajamiskord kehtestatakse (kinnitatakse) organisatsiooni juhi käskkirjaga.
Asjaajamiskorda muudetakse kui toimuvad õigusaktides või organisatsioonis muudatused, kord aastas peaks asjaajamiskorra üle vaatama selleks määratud töötaja .
Liigitusskeem on organisatsiooni funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.
Liigitusskeem on vajalik dokumentide haldamiseks ehk liigitamiseks, säilitustähtaegade määramiseks, peab sisaldama juurdepääsutingimusi.
Liigitusskeem on dokumentide loetelu üks osa ja pole mõeldud eraldiseisva dokumendina.
Dokumentide loetelust/liigitusskeemist saab teada organisatsiooni dokumentide liigitusskeemi (funktsiooni/ sarja tasand), säilitamise tähtajad, juurdepääsupiirangud, teabekandja, vastutaja jm andmed.
Liigitusskeemi koostamist sätestab "Arhiivieeskiri", mis kehtib asutustele ja isikutele, kes täidavad avalikke ülesandeid.
Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt:

• organisatsiooni nimetust ;
  
• funktsiooni nimetust ja selle tähist;
  
• sarjade nimetusi ja nende tähiseid.
  

Liigitusskeemi tasandid on:
1) funktsioonitasand (nt juhtimine, personaalitöö, raamatupidamine, põhitegevus),
2)sarja tasand
funktsioon.allfunktsioon - sari. allsari/ aasta/ registrinumber- dokumendi individuaalne nr
1.1 – 5.2 / 2017 / 40 - 3
funktsioon-sari/registratsiooni nr
1-5 / 40= viit 1-5-sarja tehis
7. Dokumentide kohustuslikud elemendid:
 Dokumendi autor;
 Dokumendi kuupäev;
 Dokumendi tekst või sisu;
 Allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta
kirja kohustuslikud elemendid:
Adressaat Allkirjastaja
Autor  Kontaktandmed
Kuupäev Pealkiri
Tekst
 Allkiri - kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides, ning kui kirjaga võetakse kohustusi või antakse õigusi.
Logo- õigusaktis sätestatud juhtudel-kohustuslik
8. Dokumentide loomisel kasutatavad plangid, mille poolest erinevad?
Plank on kindla formaadiga paberileht , millele on kantud koostatavate dokumentide püsielemendid.
Planke eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis.
Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid .
Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid , aktid , esildised (dokumente mis ei adresseerita)
Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad, mis on moodustatud üldplangi alusel.
9. Dokumentide põhiliigid on
kirjad, akt  Protokoll
10. Organisatsioonisisesed õigusaktid (käskkiri, otsus) – millal koostatakse?
Käskkiri- on korraldav dokument, mille annavad välja organisatsiooni (asutuse, ettevõte) juht ja tema asetäitjad ainujuhtimise põhimõttel ja oma pädevuse kohaselt, et lahendada organisatsiooni korraldusküsimusi.
Kirjeldavad organisatsiooni põhitegevust, personaalialast valdkonda, finants tegevust.
Käskkirju antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemalseisva õigusjõu aktide täitmiseks. Kestvuselt on käskkiri ühekordne ja kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni.
Otsus- on tulemus, millele jõutakse pärast asjaolude, võimaluste läbimõtlemist, kaalumist, arutlemist.
11. Dokumendiringluse eesmärk: Piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi
Dokumendisüsteemieesmärk on dokumentide teabe haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine
12. Dokumentide vastamise ( menetlemise ) tähtajad (millest tulenevad).
a)dokumendist seest
b)seadusest
c)aktidest
d) sisemisest korrast
e)juhi resolutsioonist
13. Mida tähendab dokumentide menetlemine ?
Juhtkond vaatab dokumendid läbi ja märgib nendele korraldused asja lahendamise käigu kohta (resolutsioon);
Menetlemine toimub nii nagu organisatsioonis kokkulepitud
14. Millal loetakse asi lahendatuks? (siis kui tähtajaliselt vastatud ja edastatud )
Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.
Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui:
vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;
või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud;
või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud.
15. Millised dokumendid tuleb registreerida? (mis on aktiga ette nähtud)
Registreerida tuleb organisatsioonis loodud/ saadud dokumendid vastavalt õigusaktides toodud nõuetele (või organisatsioonisisesel kokkuleppel) nt
-õigusaktid -protokollid -aktid - lepingud
-saabunud ja väljasaadetavad dokumendid ( kirjad (märgukirjad, taotlused, teabenõuded)
-muud õigusaktides ettenähtud dokumendid
+Millest sõltud registreerimise vajadus?- saatmise viisist
+Millal toimub registreerimise aeg?- järgmisel päeval kui ei ole sätestatud teisiti
16. Millal koostatakse kirjalikult asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt.
Nii nagu sätestatud organisatsiooni sisemises töökorralduses.
17. Millisele plangile vormistatakse koosoleku protokoll ja mis on protokolli kuupäevaks.
Protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku käigus ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks
Vormistatakse üldplangile ning protokolli kuupäevaks on koosoleku läbiviimise/toimimise kuupäev.
Memo on informatiivne dokument, mis dokumenteerib ja kajastab protokollimist mittevajavate toimingute (kohtumised, külaskäigud, otsused ja kokkulepped) käiku .
18. Millal koostatakse kirjalikult dokumendihalduse üleandmise-vastuvõtmise akt.
Nii nagu sätestatud Teenuste korraldamise ja teabehalduse alustes (nt kui antakse üle avalikku arhiivi).