Dokumendi halduse eksamiks (2)

Info jaguneb:
Objektiivne – reaalselt meie ümber
Subjektiivne – objektiivse keskkonna kirjeldus oma nägemuse järgi
Sense making – liigub objektiivse ja subjektiivse info vahel Nt: väljas sajab, panen kummikud jalga
Tegevuse ja dokumendi vaheline seos
Dokumendid tekivad asutuse tegevuse tulemusena.
Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust.
Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks.
Dokumendi sisu, vorm ja struktuur
Dokument on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks.
Dokumendi vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis.
Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu.
Digitaalne dokument
Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad.
Dokumendi sisu, vormi ja struktuuri kohta käiv info on salvestatud kodeeritud kujul (failivorming). Ühest dokumendist saab teha eri failivormingutes versioone.
Digitaalne info on salvestatud andmekandjale ja on selleks kogutud failidesse.
Digitaaldokumendi erinevus paberdokumendist
Digitaaldokument on dünaamiline;
koopia ja originaal on raskesti eristatavad;
võib olla palju versioone, mida on raske eristada;
võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne);
võimaldab kiiret otsingut;
võib esineda korraga mitmes vormingus ;
võib salvestada erinevatele andmekandjatele;
juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor , kuvamine seinale);
sõltuv riist - ja tarkvarast.
Digitaaldokumendi eelised
• Lihtne leida infot ja dokumente mistahes tunnuste järgi.
• Lihtne edastada .
• Lihtne kopeerida.
• Võtavad vähem ruumi.
• Loomisel võimalik kasutada malle ja planke.
• Lihtne taaskasutada.
• Asjaajamisprotsesside automatiseerimine.
Asjaajamiskord
Asutuse asjaajamine peab tagama:
1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;
3) dokumentide kiire ringluse;
4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile;
5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;
6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;
7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
Dokumendi elukäik
Aktiivne – dokumentides sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt asutuse ülesannete täitmisel ja tehingute tõendamisel. Dokumente hoitakse reeglina tööruumides.
Väheaktiivne – Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on kahanenud. Dokumente säilitatakse arhiiviruumis
Mitteaktiivne – Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on väga väike või puudub üldse. Dokumendid kas hävitatakse või antakse üle arhiiviasutusele
Dokumendihalduse ajalugu
15 000 e.Kr – Lascaux koopamaalingud, Lõuna-Prantsusmaal
8 000 e.Kr – savist žetoonide kasutamine arvepidamiseks viljasaagi ja karja üle vanas Mesopotaamias.
2400 e.Kr – Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15 000 süsteemselt paigutatud savitahvlist.
950 e.Kr – hakati kasutama kirjutusmaterjalina nahka
500 e.Kr – esimesed sekretärid Ateenas
Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata
Esimesed “raamatukogud” olid tänapäeva mõttes arhiivid , sisaldades maksude, laenude, inventuuride jne dokumente.
1574 – Hispaanias esimene arhiivi jaoks ehitatud hoone
Dokumendihalduse ajalugu Eestis
Eesti vanim dokument 1237 .a. paavsti saadiku Modena Wilhelmi ürik
1924 - Riigiasutuste asjaajamise juhtnöörid
1935 – Esimene arhiiviseadus
Dokumendihaldus arenes välja 20.saj. arhiivindusest
1990-ndate keskpaigast aastani 2000 elektroonilise dokumendihalduse arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv . Järgnes valitsusasutuste dokumendihaldusprogrammi DHP loomine.
96-97 ametiasutustes võeti laialdaselt kasutusele arvutid , seeläbi algas kiire areng dokumendihalduses.
2003 – loodi Riigikantselei dokumendihalduse osakond (ül. Avaliku halduse ja arhiivide planeerimine , dokumentide väljatöötamine)
2012 - koordineerib avaliku sektori dokumendihalduse arengut Majandus – ja
kommunikatsiooniministeerium.
2012 – arhiivinduse korraldamine Haridus – ja Teadusministeeriumi ülesanne.
Koordineerimispüramiid 2012 - …
MKM→Dokumendihaldusnõukogu→Ministeeriumid, maavalitsused→Ministeeriumite haldusala,KOV-id
Avalik teenus
Avaliku halduse asutuse poolt osutatav teenus.
Riik (avalik, era- ja kolmas sektor) pakub oma avalikke teenuseid portaali eesti.ee kaudu vastavalt Eesti Vabariigis kehtivatele õigusaktidele.
Majandus - ja kommunikatsiooniministeerium
Ministeeriumi valitsemisala: riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine ;
Spetsiifilisi ülesandeid täitvateks osakondadeks on:
riigi infosüsteemide osakond, kelle põhiülesanneteks on riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine ja riigi infopoliitika ja strateegia kujundamine informaatika valdkonnas
infoühiskonna teenuste arendamise osakond, kelle põhiülesanneteks on avalike teenuste ning avaliku sektori asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arendamise koordineerimine, lähtudes riigi infosüsteemi ja infotehnoloogia pakutavatest võimalustest.
Dokumendihaldusnõukogu
Dokumendihaldusnõukogu täidab järgmisi ülesandeid:
kavandab asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengu põhisuunad;
arutab läbi asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide ja juhiste andmise või muutmise vajadused;
arutab läbi asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide eelnõud ja juhiste kavandid;
kavandab tegevused asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide ja juhiste ning dokumendihaldusnõukogu otsuste rakendamiseks
Liikmed: Ministeeriumid, Riigikantselei, SIM-KOV´id, Rahvusarhiiv, RISO, RIA
MKM- i juhised 2012
Moreq2 Eesti „nullpeatükk“
DHS´ide miinimumnõuded Moreq2 ja Eesti „nullpeatüki“ baasil (4 taset)
Dokumendihalduse metaandmed
Dokumendiliigi andmekirjelduse juhis
Riigi Infosüsteemi Amet
Koordineerib riigi infosüsteemi arendamist ja haldamist, korraldab infoturbega seotud tegevusi ja käsitleb Eesti arvutivõrkudes toimuvaid turvaintsidente. RIA konsulteerib avalike teenuste osutajaid, kuidas oma infosüsteeme nõuetekohaselt hallata ja teostab nende üle järelevalvet.
Riigi infosüsteemi haldussüsteem ( RIHA )
RIHA on riigi infosüsteemi kataloog. Ühtlasi on see menetlus- ning halduskeskkond, mille kaudu tagatakse riigi infosüsteemi terviklik ja tasakaalustatud areng. RIHA tagab riigi infosüsteemi haldamise läbipaistvuse ning aitab planeerida riigi infohaldust.
Kasutamine on kohustuslik riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele. (x-tee).
Riigi infosüsteemi haldamise põhimõtted
seaduslikkus, ühtsus, põhiandmete kasutamine, jälgitavus, kaasaegse infotehnoloogia kasutamine, andmevahetuse teenusekesksus, tehniline ja organisatsiooniline optimaalsus.
RIHA – s registreeritavad andmekogud
RIHA-s registreeritakse kõik riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitvate eraõiguslike isikute andmekogud. RIHA-s ei registreerita andmekogusid, millele on kehtestatud juurdepääsu piirangud
Ühtlasi registreeritakse RIHA-s ka dokumendihaldussüsteemid.
Dokumendihaldurite Ühing (DHÜ)
Asutati 2004. Koondab inimesi, keda huvitab dokumendihalduse valdkond ning selle edendamine.
DHÜ eesmärgid
kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas; erialaste teadmiste ja kogemuste levitamine; dokumendihalduse alal tegutsevate isikute õiguste ja huvide kaitsmine; koostöö arendamine; kutse omistamine
Arhiivinduse koordineerimine
Haridus – ja teadusministeeriumi valitsemisalas on arhiivipoliitika kavandamine ning sellega
seonduvalt arhiivinduse valdkonna korraldamine. Valitsemisalas on Rahvusarhiiv.
Rahvusarhiiv (RA)
Rahvusarhiiv on arhiivinduse keskus Eestis. Rahvusarhiivi põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu – dokumentaalse kultuuripärandi – säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse.
Rahvusarhiivi põhiülesanded on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses.
Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust.
Rahvusarhiiv ise ei säilita, vaid koordineerib allasutuste tööd
Rahvusarhiivi ülesanne on: järelevalve arhiiviseadusele ja arhiivieeskirjale
koguda ühiskonnale olulist dokumenteeritud teavet
pakkuda kogude võimalikult laia kasutamist
hoida kogusid heades säilitustingimustes
juhendada asutusi dokumentide haldamisel ja hoidmisel
osaleda riigi elektroonilise dokumendihalduse arendamisel
võtta vastu digitaalarhivaale
Rahvusarhiivi juhib riigiarhivaar.
nõuandev kogu – nõukoda –struktuuriüksuste tegevuse koordineerimiseks, informatsiooni vahetamiseks, arengukava koostamiseks ja ettepanekute tegemiseks arhiivi tegevuse korraldamisel.
teine nõuandev kogu - teadusnõukogu – teadus- ja publitseerimistegevuse koordineerimiseks, informatsiooni vahetamiseks ja ettepanekute tegemiseks arhiivi tegevuse korraldamisel.
RA struktuuri kuuluvad arhiivid
ajalooarhiiv;
digitaalarhiiv;
filmiarhiiv;
riigiarhiiv .
RA struktuuri ei kuulu
Tallinna Linnaarhiiv
Narva Linnaarhiiv
Arhiivi ülesanded:
arhivaalide kogumine;
arhivaalide säilitamine;
arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine;
arhivaalide kasutamise korraldamine.
… arhiiv on Rahvusarhiivi põhistruktuuriüksus, mis on moodustatud RA-le pandud ülesannete täitmiseks.
Ajaloo arhiiv
Põhiülesanne on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses.
Digitaalarhiiv
Põhiülesanne: digitaalarhivaalide kogumine, säilitamine, neile juurdepääsu võimaldamine ja kasutamise korraldamine ning Rahvusarhiivi IT-süsteemide tehnilise toimimise tagamine.
Filmiarhiiv
Põhiülesanne: üleriigiliselt audiovisuaalsete arhivaalide ( film , foto, video ja helisalvestised) kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses.
Riigiarhiiv
Põhiülesanne on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu
ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses.
Riigiarhiivi regionaalsed osakonnad
Haapsalu osakond;
Kuressaare osakond;
Rakvere osakond;
Valga osakond.
Regionaalsete osakondade ülesanded
Oma tegevuspiirkonnas Haapsalu, Kuressaare, Rakvere ja Valga osakond:
hindab arhiivimoodustajate dokumente arhiiviväärtuse määramiseks;
kooskõlastab arhiivimoodustajate liigitusskeeme;
kontrollib arhivaalide haldamist arhiivimoodustajate juures ning teeb ettepanekuid puuduste kõrvaldamiseks;
nõustab arhiivimoodustajaid arhiivinduslikes küsimustes;
kogub oma tegevuspiirkonda kuuluvate riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste arhivaale;
säilitab arhivaale vastavalt riigiarhiivi sisemisele tööjaotusele;
peab arvestust fondide, nimistute, säilikute ja nende asukoha üle;
kontrollib arhivaalide olemit ja seisukorda;
teostab arhivaalide füüsilist korrastamist ja hoidlate hooldust;
annab teavet säilitatavate fondide ja neile juurdepääsu kohta;
tagab juurdepääsu arhivaalidele õigusaktides sätestatud korras;
väljastab isiku õiguste või tehingute tõendamiseks arhiiviteatisi;
menetleb juurdepääsutaotlusi juurdepääsupiirangutega arhivaalidele;
teenindab uurijaid uurimissaalis;
täidab teisi direktori poolt antud ülesandeid vastavalt riigiarhiivi sisemisele tööjaotusele.
Rahvusvahelisi organisatsioone
AIIM http://www.aiim.org/
ARMA http://www.arma.org/
DLM Forum http://www.dlmforum.eu/
IRMS http://www.irms.org.uk/
ICA http://www.ica.org/
Õigusaktide hierarhia
Põhiseadus
Välislepingud või rahvusvahelised konventsioonid
Seadus
Riigikogu otsus
Vabariigi valitsuse määrus
Vabariigi valitsuse korraldus
Ministri määrus
Käskkiri
Õigusakti kehtivuse tingimused
1. Teatavaks tegemine – sisust informeeritakse asjast huvitatud isikuid 2 viisil:
Avaldamine; ( riigiteataja )
Teatamine
2. Jõustumine – muutunud täitmiseks kohustuslikuks kõigile, keda see otseselt puudutab.
Õigust iseloomustavad tegurid
Õigus on üldise iseloomuga käitumisnormide kogum. Õigus haarab formaalselt kõiki indiviide, kes on õiguse toimesfääris. Käitumiseeskirjad on adresseeritud kõikidele isikutele.
Õigusnormide süsteem on rajatud kindlate printsiipide järgi. Õigusnormid on süstemaatilistel alustel koondatud õigusaktidesse, õigusharudesse ja allharudesse.
Õigusnormide loojaks on pädev institutsioon (näiteks parlament ).
Riik peab lõppastmes õiguse täitmist tagama. Mittetäitmisel tagatakse see riigi sunniga. Kui õigusnorm pole tagatud riigi sunniga, siis ei ole tegemist mitte õigusnormiga, vaid näiteks moraalinormiga. Õigusnormid põhinevad juriidilisel kohustusel, mille täitmise tagab kõigi suhtes riigi sund.
Õiguse toimimise tagamine
Õigusnorm on mõeldud kõikide inimeste jaoks
Õigusnorme võib liigitada vastavalt nende eesmärkidele:
Regulatiivsed õigusnormid on suunatud ühiskondliku suhte reguleerimisele. Sellised õigusnormid lubavad mingit tegevust, keelavad selle või kohustavad inimesi millekski.
Kaitsvad õigusnormid on juriidilist vastutust kehtestavad ja reguleerivad riiklike kaitsevahendite (sunnivahendite) kasutamist.
Riik tagab õigusnormi toimimist sanktsiooniga. Sanktsiooniks nimetatakse karistust, mida
kohaldatakse normirikkujale. Sellisteks sanktsioonideks on näiteks eriõiguse äravõtmine,
rahatrahv, arest , vangistus või juriidilise isiku sundlõpetamine.
Seadusloome
Eestis kuulub seadusandlik võim Riigikogule, kes võtab vastu seadusi ja otsuseid.
Seaduse vastuvõtu protsess:
Seaduse algatamine – parlamendile ülevaatamiseks
Seaduseelnõu arutamine – seaduse lugemine
Seaduse vastuvõtmine - hääletamine
Seaduse väljakuulutamine
Seaduse avaldamine – riigiteatajas. 10p pärast avaldamist seadus jõustub.
Riigiteataja
Riigi Teatajas avaldatakse õigusaktid ja muud dokumendid vastavalt Riigi Teataja seaduse § 2.
Ilmub alates 28. novembrist 1918. Ilmub Internetis alates 1997. aastast. Ametlik elektrooniline Riigi Teataja (eRT) võeti kasutusele 1. juunist 2002. Alates 01.01 2011. annab Riigiteatajat välja
Justiitsministeerium , väljaandja ülesandeid täidab Justiitsministeeriumi Riigi Teataja talitus.
Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid
Seadused:
Arhiiviseadus
Avaliku teabe seadus
Digitaalallkirja seadus
Haldusmenetluse seadus
Isikuandmete kaitse seadus
Keeleseadus
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus
Riigivapi seadus
Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus
Vabariigi Valitsuse seadus
Määrused:
Arhiivieeskiri
Asjaajamiskorra ühtsed alused
Arhiiviseadus
01.01.2012
Sätestab:
dokumentide hindamise;
arhivaalide kogumise ja säilitamise;
neile juurdepääsu võimaldamise;
nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest;
avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ;
Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused.
Dokumentide ja arhivaalide haldamine enne Rahvusarhiivile üleandmist
Dokumentide hindamine
Arhivaalide üleandmine
Arhivaalide säilitamine ja kaitse
Juurdepääs arhivaalile ja arhivaali kasutamine
Dokumendi ja arhivaali kasutamiskõlbmatuks muutmine
Dokumendi ja arhivaali ebaseaduslik hävitamine
Arhiivinduse koordineerimine:
Rahvusarhiiv ja riigiarhivaar
Arhiivinõukogu
Kohaliku omavalitsuse arhiiv
Kultuuri- ja ajalooväärtusega dokumendikogu
Arhiivieeskirja kehtestamine
Arhiivieeskiri
01.01.2012
Reguleerimisala:
reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile;
arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt.
Sätestab arhiivi moodustamise põhimõtted:
Päritolupõhimõte – ei tohi erinevate asutuste dokumente segi ajada
Algse korra austamise põhimõte – asutuse poolt antud korra järgi säilitada, mitte muuta.
Arhiivi hoidmine
Säilitustähtaja lõpuni
Avalikku arhiivi üleandmiseni
Arhiivipüsivusnõuded
Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.
Liigitusskeemi tasandid on:
funktsiooni tasand;
sarja tasand
Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel:
dokumendiliik;
sisu või teema;
funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse
koht asjaajamissüsteemis;
säilitustähtaeg;
Juurdepääsutingimus
Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga.
Dokumentide hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus.
Hindamiskriteeriumid
Hindamise läbiviimine
Hindamisotsus
Dokumentide eraldamine hävitamiseks
Hävitamise dokumenteerimine . (hävitamisakt)
Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg
antakse üle avalikku arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine.
tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist.
üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid , digitaalarhivaalid sagedamini.
Arhivaalide üleandmise toimingud ja üldised nõuded
Eraarhivaalide üleandmine avalikku arhiivi
Üleandmise dokumenteerimine
Üleandmis-vastuvõtmisakt
Arhiivikorrastamise põhimõtted
Korrastustasandid:
arhiivi tasand;
sarja tasand;
säiliku tasand.
Säiliku võib moodustada:
ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud ( toimik , mapp, karp jms) arhivaalidest;
üksikarhivaalist (kiri, foto jne).
Arhiiviskeem
Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine
Arhiivikirjeldamisega luuakse arhiivimoodustaja arhiivi täpne esitus ning antakse ülevaade
arhiivimoodustamisest. Arhiivikirjeldamisega võimaldatakse:
arhiivimoodustaja arhivaalide tekkekonteksti mõistmine;
juurdepääs arhivaalidele.
• Arhiivikirjeldamise meetod ja kirjeldustasandid
• Kirjelduselemendid
Arhivaalide säilitamise alused
Nõuded hoidlale
Nõuded arhivaalide kasutamisele
Ohuplaneering
Arhivaalide konserveerimine
Juurdepääsu korraldamise põhimõtted:
avalikus arhiivis või selle veebikeskkonnas
vahendades teavet vastusena isiku või asutuse päringule
Arhivaalide kasutamise tagamine:
Avalikus arhiivis uurimissaal
Vastavalt sisustatud töökoht
Teabe vahendamine vastusena päringule
Arhivaalide kasutamine väljaspool avalikku arhiivi
Asjaajamiskorra ühtsed alused
22.06.2012
Reguleeritakse riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute:
asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavaid nõudeid;
dokumentide vormistamise nõudeid;
dokumentide registreerimise korraldamist;
asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid;
dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri;
asjaajamise üleandmist ametiisiku, teenistuja (edaspidi ametnik ) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral.
Asutuse asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavad nõuded
Asjaajamise korraldamine asutuses
Asutuse asjaajamiskord
Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. (EVS-ISO 5127)
Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta , õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest.
Dokumendiringluse korra või skeemidega määratakse kindlaks dokumentide liikumine asutuses alates nende loomisest või saamisest kuni nende väljasaatmiseni, hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi.
Asutuse dokumentide loetelu - asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.
Asutuse sideandmete avalikustamine
Dokumendihaldussüsteemidele esitatavad nõuded
Elektrooniline dokumendivahetus
Elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel toimub asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi (edaspidi dokumendivahetuskeskus) kaudu.
Digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamine
Autentimise võimaldamine
Dokumendihaldussüsteemi võib dokumente sisestada või neid seal luua ja menetlusmärkeid teha isik, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (edaspidi autentimine).
Isiku autentimine toimub isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil või paroolipõhiselt vastavalt dokumendihaldussüsteemi kasutamise korrale.
Üldnõuded dokumentidele ja dokumendiplankidele
koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele.
tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne , üheselt arusaadav ja võimalikult lühike.
eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile.
vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:
1) dokumendi liigist;
2) sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast;
3) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;
4) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.
käsitleb ühte teemat
kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul:
kirjad;
protokollid ja aktid;
õigusaktid;
dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
Plankide vorminõuded.
Dokumendi kohustuslikud elemendid on:
autor;kuupäev;tekst;allkirjastaja.
Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks loetletud elementidele järgmisi elemente:
aadress;adressaat;kasutusmärge;
kontaktandmed ;koostaja;
lisaadressaat ;lisamärge;pealkiri;
seosviit; viit ;muud dokumendi elemendid.
Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine
Dokumendi kuupäevaks on:
õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev;
protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;
lepingu allkirjastamise kuupäev;
väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev.
Dokumentide adresseerimine eelistatakse personaalsete adresseerimist
Dokumentide registreerimise üldnõuded:
Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid.
Registreerimisele kuuluvad:
asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
asutuses koostatud protokollid ja aktid;
lepingud ;
saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);
suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;
asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded , selgitused , seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks;
muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.
Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne
Dokumendiregistri pidamisega tagatakse:
registreeritud dokumentide arvestus;
dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja , sarja või muude andmete kaudu;
dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus.
Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt
Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua , kui säilitatakse dokumenti.
Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale
dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu.
Dokumendiregistrisse kantavad andmed
Dokumendi registreerimise kord sätestab toimingud enne registreerimist ja saabunud või väljasaadetava dokumendi registreerimise.
Dokumendi registreerimise tähtaeg
Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
Dokumendid registreeritakse asutuse asjaajamiskorras sätestatud dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga.
Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1.
Dokumendi menetlemine ja hoidmine
Dokumendi läbivaataja määramine ja täitmiseks edastamine
Dokumendi täitmise tähtajad
Dokumendi kooskõlastamine
Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine
Dokumentide hoidmine. Lahendatud paber ja digitaaldokumendid.
Asjaajamise üleandmine.
Avaliku teabe seadus
Eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest, ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle.
Sätestab:
avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused;
piiratud juurdepääsuga avaliku teabe ja sellele juurdepääsu võimaldamise korra teiste seadustega reguleerimata osas;
andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve andmekogude haldamise üle;
teabele juurdepääsu korraldamise üle riikliku järelevalve teostamise korra.
Teabevaldajaks on:
riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutus;
avalik-õiguslik juriidiline isik;
eraõiguslik juriidiline isik ja füüsiline isik, kellele laienevad teabevaldaja kohustused, kui isik täidab seaduse, haldusakti või lepingu alusel avalikke ülesandeid, sealhulgas osutab haridus-, tervishoiu-, sotsiaal- või muid avalikke teenuseid, – teabe osas, mis puudutab nende ülesannete täitmist.
Juurdepääs teabele võimaldatakse teabevaldaja poolt:
teabenõude täitmisega;
teabe avalikustamisega.
Teabevaldaja kohustused
Teabele juurdepääsu korraldamine teabevaldaja poolt
Asutuse dokumendiregister on digitaalselt peetav andmekogu , mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik.
Nõuded dokumendiregistrile
Teabenõude esitamine ja menetlusse võtmine. Esitamise viis, kehtivad nõuded, registreerimine, täitmine.
Avalikustamisele kuuluv teave ja avalikustamise viisid.
Veebilehe pidamise kohustus ja Eesti teabevärav (eesti.ee)
Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud.
Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks.
Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või dokumenteerimisest alates 75 aastat või isiku surmast alates 30 aastat, või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat, alates isiku sünnist.
Andmekogud
Riigi infosüsteemi kuuluvad andmekogud, mis on riigi infosüsteemi andmevahetuskihiga liidestatud ja riigi infosüsteemi haldussüsteemis registreeritud, ning andmekogude pidamist kindlustavad süsteemid.
Andmekogu asutatakse seadusega või selle alusel antud õigusaktiga.
Andmekogu vastutav töötleja ( haldaja ) on riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus, muu avalik-õiguslik juriidiline isik või avalikke ülesandeid täitev eraõiguslik isik, kes korraldab andmekogu kasutusele võtmist, teenuste ja andmete haldamist. Andmekogu vastutav töötleja vastutab andmekogu haldamise seaduslikkuse ja andmekogu arendamise eest.
Volitatud töötleja on kohustatud täitma vastutava töötleja juhiseid andmete töötlemisel ja andmekogu majutamisel ning tagama andmekogu turvalisuse.
Andmekogu põhimääruses sätestatakse andmekogu pidamise kord, sealhulgas andmekogu vastutav töötleja (haldaja), andmekogusse kogutavate andmete koosseis, andmeandjad ja vajaduse korral muud andmekogu pidamisega seotud korralduslikud küsimused.
Järelevalve seaduse täitmise üle. Andmekaitse Inspektsioon ja tema õigused.
Digitaalallkirja seadus
Sätestab digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamiseks vajalikud tingimused ning sertifitseerimisteenuse ja ajatempliteenuse osutamise üle järelevalve teostamise korra.
Digitaalallkirjal on samad õiguslikud tagajärjed nagu omakäelisel allkirjal
Sertifikaat käesoleva seaduse mõistes on dokument, mis on välja antud, võimaldamaks digitaalallkirja või digitaalse templi andmist ja kontrollimist ning milles avalik võti seotakse üheselt sertifikaadi omanikuga.
Sertifitseerimisteenusena käsitatakse digitaalallkirja ja digitaalse templi andmiseks ja kontrollimiseks vajalike sertifikaatide väljaandmist, sertifikaatide alusel antud digitaalallkirjade ja digitaalsete templite kontrollimise võimaldamist ning sertifikaatide kehtivuse peatamise,
kehtivuse peatatuse lõpetamise ja kehtetuks tunnistamise menetlemist.
Ajatempel on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mis tõendab dokumendi olemasolu kindlal ajahetkel.
Turvaline allkirja andmise vahend on seadistatud tark- või riistvara, näiteks turvakiibiga varustatud
kiipkaart, mida kasutatakse isikliku võtme hoidmiseks ja rakendamiseks.
See peab tagama, et:
allkirja andmiseks vajalik isiklik võti võib tegelikult esineda vaid üks kord ja selle salajasus on piisavalt kindlustatud;
isiklikku võtit ei saa tuletada ja allkiri on võltsimise eest kaitstud käesoleva aja tehnika tasemele vastavalt;
isiklikku võtit saab õiguspärane allakirjutaja piisavalt kaitsta, nii et teised isikud ei saaks seda kasutada
Isikuandmete kaitse seadus
Eesmärk on kaitsta isikuandmete töötlemisel füüsilise isiku põhiõigusi ja -vabadusi, eelkõige
õigust eraelu puutumatusele.
Seadus sätestab:
isikuandmete töötlemise tingimused ja korra;
isikuandmete töötlemise riikliku järelevalve korra;
vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.
Delikaatsed isikuandmed on:
poliitilisi vaateid, usulisi ja maailmavaatelisi veendumusi kirjeldavad andmed, välja arvatud andmed seadusega ettenähtud korras registreeritud eraõiguslike juriidiliste isikute liikmeks olemise kohta;
etnilist päritolu ja rassilist kuuluvust kirjeldavad andmed;
andmed terviseseisundi või puude kohta;
andmed pärilikkuse informatsiooni kohta;
biomeetrilised andmed (eelkõige sõrmejälje-, peopesajälje- ja silmaiirisekujutis ning geeniandmed);
andmed seksuaalelu kohta;
andmed ametiühingu liikmelisuse kohta;
andmed süüteo toimepanemise või selle ohvriks langemise kohta enne avalikku kohtuistungit või õigusrikkumise asjas otsuse langetamist või asja menetluse lõpetamist.
Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine,
salvestamine , korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine
isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine , kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.
Isikuandmete töötleja on füüsiline või juriidiline isik, välismaa äriühingu filiaal või riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus, kes töötleb või kelle ülesandel töödeldakse isikuandmeid.
Isikuandmete töötlemine on lubatud üksnes andmesubjekti nõusolekul, kui seadus ei sätesta teisiti.
Järelevalve. Andmekaitse inspektsioon.
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus
Sätestab isiku pöördumisele vastamise korra niivõrd, kuivõrd see ei ole sätestatud teise seadusega.
Isiku vastuvõtmine suulise pöördumise esitamiseks
Õigusalaste selgituste andmine
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamine ja vastamise tähtaeg viivitamata, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest .
Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus
Eesmärk on tagada Eesti Vabariigi julgeolek ja välissuhtlemine, kaitstes riigisaladust ja salastatud
välisteavet avalikuks tuleku ja juurdepääsuõiguseta isikule teatavaks saamise eest.
Sätestab riigisaladuseks oleva teabe, riigisaladuse ja salastatud välisteabe salastatuse kustumise ning
salastamisaluse ja -tähtaja muutmise, samuti riigisaladuse, salastatud välisteabe ja salastatud teabekandjate kaitse korra alused ning vastutuse käesoleva seaduse rikkumise eest.
Riigisaladuse tasemed :
piiratud tase;
konfidentsiaalne tase;
salajane tase;
täiesti salajane tase.
Riigisaladuse liigid
Välissuhete riigisaladus
Riigikaitse riigisaladus
Korrakaitse riigisaladus
Julgeolekuasutuse riigisaladus
Infrastruktuuri ja teabe kaitse riigisaladus
Riigisaladuse salastatus kustub salastamistähtaja möödumisel, kindlaksmääratud sündmuse saabumisel või salastatuse ennetähtaegsel kustutamisel.
Haldusmenetluse seadus
Haldusmenetlus on haldusorgani tegevus määruse või haldusakti andmisel, toimingu sooritamisel või halduslepingu sõlmimisel.
Haldusmenetluse algatamiseks või haldusmenetluse käigus esitatakse haldusorganile avaldus (taotlus) vabas vormis. Seadusega või selle alusel võib taotlusele ette näha kohustusliku vormi. Isik on kohustatud taotluse esitamiseks ilmuma haldusorgani asukohta üksnes seaduses sätestatud juhtudel
Vabariigi Valitsuse seadus
Vabariigi valitsus, valitsusasutused ja nende hallatavad asutused.
Keeleseadus
Eesmärk on arendada, säilitada ja kaitsta eesti keelt ning tagada eesti keele kasutamine peamise suhtluskeelena kõikides avaliku elu valdkondades. Reguleeritakse eesti keele ja võõrkeelte kasutamist suulises ja kirjalikus asjaajamises, avalikus teabes ja teeninduses, eesti
viipekeele ja viibeldud eesti keele kasutamist, eesti keele oskuse nõudeid ja hindamist, seaduses ja seaduse alusel sätestatud nõuete täitmise riiklikku järelevalvet ning vastutust seaduse nõuete rikkumise eest. Riigiasutuse ja kohaliku omavalitsuse asutuse asjaajamine toimub eesti keeles. Eestikeelse asjaajamise nõue laieneb ka riigi enamusosalusega äriühingule, riigi asutatud sihtasutusele ja riigi osalusega mittetulundusühingule.
Riigivapi seadus
Kehtestatakse Eesti Vabariigi riigivapi heraldiline kirjeldus ja kuju ning riigivapi kasutamise
tingimused ja kord. Riigivapi kasutamise õigus on riigiasutustel ning
riigivõimu teostavatel organitel ja isikutel. Riigivapiga pitsatite ning dokumendiplankide
registreerimine. Riigivapiga pitsatite ning dokumendiplankide hoidmine ja hävitamine.
Raamatupidamise seadus
Raamatupidamise korraldamine. Raamatupidamise dokumendi ja nende säilitamise kohustus.
Tsiviilseadustiku üldosa seadus. Tõestamisseadus
kehtestab notari pädevuses olevate tõestamistoimingute tegemise korra.
volikirja kehtetuks kuulutamine
notariaalmärge ja allkirja ning selle näidise, ärakirja, väljatrüki õigsus.
Äriseadustik
Prokuura . Prokuura andmine
Muid valdkonna õigusakte
Infoühiskonna teenuse seadus - sätestab nõuded infoühiskonna teenuse osutajale, järelevalve teostamise korralduse ja vastutuse seaduse rikkumise eest.
Euroopa Liidu dokumentide menetlemise kord - sätestab Eesti valitsusasutuste osalemise Euroopa Liidu otsustusprotsessis ning sellega seotud dokumentide menetlemise korra
Infosüsteemide turvameetmete süsteem - kehtestatakse riigi ja kohaliku omavalitsuse andmekogudes sisalduvate andmekoosseisude töötlemiseks kasutatavate infosüsteemide ning nendega seotud infovarade turvameetmete süsteem.
Riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse kord - määrusega kehtestatakse riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse kord ning riigisaladuseks oleva teabe alaliigid , teabe alaliigi salastamistase ja -tähtaeg.
Infosüsteemide andmevahetuskiht - kehtestatakse nõuded infosüsteemide andmevahetuskihile, selle kasutamisele ja haldamisele. Infosüsteemide andmevahetuskiht (edaspidi X-tee) on asutuste ja isikute vahelist turvalist ja tõestusväärtust tagavat internetipõhist andmevahetust ning riigi infosüsteemile turvalist juurdepääsu võimaldav tehniline infrastruktuur ja organisatsiooniline keskkond.
Rahvusarhiivi juhised
Rahvusarhiiv annab välja soovituslikke juhiseid nõustamaks dokumendi- ja arhiivihalduse erinevaid
valdkondi.
Dokumendi – ja arhiivihaldus
Eesmärk on anda soovitusi riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele dokumentide ja arhiivide
haldamiseks.
Käsitlusala:
dokumendihalduse korraldus;
dokumendisüsteem;
asjaajamiskord ja selle väljatöötamine, asjaajamiskorra sisu;
dokumentide loetelu ja selle väljatöötamine;
arhiivi koosseis (arhivaalide loetelu ptk) ja paberkandjal , digitaal – ja hübriid dokumendid arhiivis.
Arhiivikirjelduse elementide loetelu
Eesmärk on anda selged nõuded ja soovitused arhiivikirjelduste koostamiseks kujul, mis võimaldab
arhivaale avalikku arhiivi üle anda.
Arhiivi tervikkirjeldus koostatakse kahes osas: arhiivimoodustaja kirjeldus ja arhiiviainese kirjeldus.
Arhiivimoodustaja kirjeldus:
peab andma ülevaate asutuse tegevuste ja arhivaalide tekkekonteksti kohta;
arhiivi ja tema osade kirjeldus sarja tasandini peab võimaldama ülevaate saamist arhiivi ülesehitusest ja sisust;
säilikute kirjeldus peab võimaldama arhivaalide praktilise kasutamise;
arhivaalide kirjeldus on oluline digitaaldokumentide üleandmisel, paberdokumentide puhul seda tasandit tavaliselt ei kasutata.
Veekahjustusega arhivaalide käsitsemine
Eesmärk on tõhustada õnnetusjuhtumiteks valmisolekut, parandada päästetööde organiseerimist ning vähendada arhivaalide väärkäsitsemisest tingitud kahjustuste tekkimise ohtu.
Arhivaalide hoid , säilitamine ja füüsiline korrastamine
Juhis annab rahvusarhiivi kogumisallikatele soovitusi arhiiviväärtusega arhivaalide nüüdisaegsete säilitusnõuete kohaseks loomiseks ja füüsiliseks korrastamiseks, et neid arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja kohaselt avalikku arhiivi üle anda ning võimalikult pikaajaliselt ja probleemitult säilitada.
Käsitletakse üksnes tavaformaadis paberdokumentide korrastamise ja säilitamise põhimõtteid.
Käsitlusala:
Arhiivipüsivate materjalide kasutamine dokumentide loomisel ja säilitamisel, dokumendipaberid ja arhiivipaberid, teabe jäädvustamise vahendid;
Dokumentide hoidmine asutuse tööruumides;
Arhivaalide füüsiline korrastamine;
Lühiajalise, pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumentide füüsiline korrastamine;
dokumentide säilitamine asutuse hoidlas.
Arhivaalide üleandmine
Juhis annab Rahvusarhiivi kogumisallikatele soovitusi arhiiviväärtusega avalike arhivaalide
korrastamiseks ja kirjeldamiseks, et neid arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja nõuete järgi avalikku
arhiivi üle anda.
Käsitlusala:
Üldpõhimõtted korrastamiseks;
Üleandmise printsiibid;
Arhiiviskeem ja selle koostamine;
Arhiivinimistu ja selle koostamine.
Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded (uuendamisel)
Juhis käsitleb digitaaldokumentide ja nende metaandmete eraldamist elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest (EDHS) ning nende üleandmist avalikku arhiivi. Juhis võimaldab defineerida arhiiviväärtuslike dokumentide jaoks vajalikud kirjelduselemendid ja esitab suunised asutuse EDHSi arendamiseks selliselt , et selles hallatavad dokumente ja/või nende kirjeldusi oleks võimalik ette valmistada üleandmiseks avalikku arhiivi.
Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine
Eesmärgiks anda soovitusi Rahvusarhiivi arhiivijärelevalve alla kuuluvatele asutustele
dokumentide säilitustähtaja määramiseks ja arhivaalide hävitamiseks.
Käsitlusala:
Dokumentide säilitustähtaja määramine; ( esmalt lähtuda seadusest, teisalt lepingulisusest)
Dokumentide eraldamine hävitamiseks.
Alatine – hoitakse kuni asutus tegutseb
Arhiiviväärtuslik – igavese säilitamisega
Isikuarhiivide korrastamine
Isikuarhiivide omanikele ja valdajatele isikuarhiivide korrastamise põhireeglite tutvustamiseks.
Käsitlusala:
Isikuarhiivi korrastamine;
Füüsiline korrastamine;
Hoiutingimused;
Üleandmine Rahvusarhiivi;
Juurdepääsutingimused
Mittetulundusühingute arhiivide korrastamine
Mõeldud mittetulundusühingutele (seltsid, parteid, liidud, ühingud) arhiivide korrastamise põhireeglite tutvustamiseks, kuid sellest on abi ka väiksematel äriühingutel.
Käsitlusala:
Dokumentide loetelu;
Dokumentide registreerimine;
Toimikud ja arhiivi koosseis;
Nimistu ja arhiivi pidamine;
Hävitamine;
Füüsiline korrastamine;
Fotod ja digitaalsed andmekandjad ;
Hoiutingimused;
Üleandmine Rahvusarhiivi
Juurdepääsutingimused
Arhivaalide eksponeerimine
Soovitused keskkonnatingimuste kohta (valgustus, temperatuur, õhuniiskus, õhusaaste, külastajate hulk jms). Vitriinid. Ettevaatusabinõud ja turvalisus.
Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks
Eesmärk on anda soovitusi arhiiviväärtusega arhivaalide väljaselgitamiseks hindamise käigus, olla
töövahend eelhindamisele üleminekuks ning hõlbustada tugifunktsioonide dokumenteerimise kontrollimist.
Juhist kasutatakse arhiivimoodustaja tugifunktsioonide käigus tekkivate dokumentide hindamisel. Täies mahus saab juhist rakendada nende arhiivimoodustajate dokumentide hindamisel, kes on avaliku arhiivi järelevalve all ning kuuluvad kogumisallikate hulka.
Käsitlusalaks tugifunktsioonid ja nende hindamine:
Arhiivimoodustaja ja haldusala tegevuse korraldamine;
Infoallikate ja infotehnoloogia haldamine
Töö ja teenistussuhted. Töötervishoid ja tööohutus
Finantsplaneerimine ja raamatupidamise arvestus
Varade haldamine ja hooldus
Suhtekorraldus
Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi raames
Juhis on abimaterjal avaliku sektori siseaudiitoritele asutustes asjaajamise ja arhiivitöö alaste auditite tegemisel. Vananenud juhis. Seadused muutunud vahepeal. Käsitleb digitaalset dokumendihaldust minimaalselt. Juhist saab kasutada ühe asutuse, struktuuriüksuse või asutustegrupi asjaajamise ja arhiivitöö iseseisva teemana auditeerimisel.
Digitaalse info hävitamine
Digitaalandmete hävitamise üldine soovituslik juhendmaterjal. Juhend käsitleb digitaalandmete turvalist hävitamist mitmesuguste andmekandjate ning andmetalletusviiside korral.
Käsitletavad teemad:
Andmete kustutamine andmekandjalt;
Salvestise kustutamine magnetandmekandjalt;
Andmekandja füüsiline hävitamine;
Juhised andmete hävitamiseks peamiste andmekandjatüüpide puhul
Riigikantselei ja MKM- i juhised
Alates 1. jaanuarist 2012 annab dokumendihalduse alaseid juhiseid Majandus- ja
Kommunikatsiooniministeerium. Kuni juhiste valmimiseni järgitakse Riigikantselei juhiseid. Ministeeriumi antavad dokumendihalduse alased juhised on suunatud eelkõige asutuste asjaajamise ja dokumendihalduse ühtlustamisele, dokumendihaldussüsteemide koostalitlusvõime suurendamisele ja elektroonilise dokumendivahetuse edendamisele.
Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele.
Välja antud 2002. Vananenud. Funktsionaalsusnõudeid koostatakse eesmärgiga loetleda omadusi ja funktsioone, mida rakendatav tarkvarasüsteem peab sisaldama, et täita sellele seatud ülesanded ja rahuldada kasutajate vajadusi.
MoReq2 ja Eesti nullpeatükk
Litsentsilepingu LP-005-ET alusel väljaantud ja valideeritud tõlge on koos Eesti erisusi kirjeldava
„nullpeatükiga“ on kättesaadav DLM Forum’i lehel.
Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuded. Spetsifikatsioon Moreq2
Moreq2 on elektroonilise dokumendihalduse näidisnõuete teine versioon, milles keskendutakse
peamiselt elektrooniliste dokumentide elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides haldamise funktsionaalsusnõuetele. Spetsifikatsioon on kirjutatud nii, et see oleks kohaldatav nii avaliku kui ka erasektori organisatsioonides, kus tahetakse EDHSi kasutusele võtta voi hinnata juba kasutusel oleva EDHSi suutlikkust.
Moreq2
Nõuded:
Liigituskeem ja toimikute organiseerimine
Kontrollmehhanismid ja turvalisus
Säilitamine ja eraldamine
Dokumentide hõlmamine ja deklareerimine
Viitamine
Otsimine, leidmine ja esitus
Administreerimisfunktsioonid
Mittefunktsionaalsed nõuded
Nõuded metaandmetele
Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuete MoReq2 rakendamine Eestis
MoReq2-s on Euroopa Liidu liikmesriikidele ette nähtud võimalus kirjeldada eriomased riigisisesed
nõuded nn nullpeatükis. Nullpeatükk annab teavet selle kohta, milliseid riigisiseseid nõudeid ja lahendusi tuleb silmas pidada MoReq2 rakendamisel Eestis.
Eesti erisused :
Dokumendihalduse arendamine ja normatiivne keskkond (seadused, määrused, juhised)
EDHS-id kui osa riigi infosüsteemist
E- identiteet ja infoturve
Riigisisesed nõuded EDHS-idele.
Miinimumnõuded EDHSidele
Koostamisel.
Ühtsed miinimumnõuded avaliku sektori asutuste EDHSidele. Nõuded koostatakse MoReq2 ja Eesti „nullpeatükist“ tulenevate nõuete baasil, nelja eri taseme (C, B, A ja A+) EDHSide jaoks.
Juhis dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamiseks
Eesmärgiks on anda metoodilised alused dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamiseks
ja XML vormingus dokumentide DVK kaudu edastamise ettevalmistamiseks.
Juhises antakse ülevaade
XML dokumendi ülesehitusest
dokumendiliigi XML andmekirjelduse koosseisust ja andmekirjelduse väljatöötamise etappidest
kirjeldatakse projekti läbiviimist
XML andmekirjelduste kooskõlastamist käsitleb omaette peatükk
Dokumendihalduse metaandmed
Määratleb dokumendihalduse metaandmeelementide loendi (skeemi), mis on mõeldud rakendamiseks eelkõige Eesti avaliku sektori asutustes, kuid sobib kasutamiseks ka teistes organisatsioonides. Eestis on elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides kasutatavate metaandmete ühtlustamiseks ning dokumendi- ja infovahetuse lihtsustamiseks eri süsteemide vahel välja töötatud dokumendihalduse metaandmete loend. Iga loendis toodud metaandmeelemendi juures on viited samatähenduslikele elementidele teiste riikide ja rahvusvahelistes metaandmestandardites ja -mudelites.
Andmekaitse inspektsioon: Avaliku teabe seaduse üldjuhend
Välja antud 2010, uus Avaliku teabe seadus 2012
Eesmärk: Juhend selgitab head haldustava avaliku teabe seaduse täitmisel.
Käsitlusala:
Avalik teave;
Dokumendiregistri pidamine
Teabele juurdepääsupiirangu seadmine
Kontaktteave asutuse võrgulehel
Asutuse personaliteabe avalikkus ja piirangud
Asutuse palgateabe avalikkus ja piirangud
Planeeringute avalikkus ja piirangud
Standardimine
Standardimine on tegevus, millega määratakse üldiseks ja korduvaks kasutamiseks sätted
olemasolevate või potentsiaalsete probleemide lahendamiseks, eesmärgiga saavutada antud kontekstis korrapärasuse optimaalne tase. Standardimine seisneb põhiliselt standardite
koostamises, avaldamises ja kasutamises. Standardimisest saadavaks kasuks on toodete,
protsesside ja teenuste eesmärgivastavuse parenemine, kaubanduslike tõkete vältimine,
tehnilise koostöö hõlbustamine.
Standardite liigid
Põhistandard
Terministandard
Katsetusstandard
Tootestandard
Protsessistandard
Teenusestandard, teenuste standard
Ühilduvusstandard
Deklareeritavate omaduste standard
Kavandamisstandard
Ohutusstandard
Tehniline komitee
Standardikeskuse tehniline komitee (EVS/TK) on standardimisest huvitatud isikutest vabatahtlikkuse ja pariteedi alusel moodustatud kogu, mille tegevuse eesmärk on standardimise edendamine oma käsitlusalas. EVS/TK põhilised tegevused on Eesti standardite ja standardilaadsete dokumentide koostamine, perioodiline ülevaatus ning osalemine rahvusvahelises ja Euroopa standardimises.
Dokumendihalduse standardid
EVS-ISO 15489-1:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon . Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded;
EVS-ISO/TR 15489-2:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised;
EVS-ISO 5127:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik;
EVS-ISO 15836:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core ’i metaandmeelemendid;
EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted;
EVS-ISO 23081-2:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 2: Kontseptuaalsed ja rakenduslikud küsimused;
EVS-ISO 19005-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Digitaaldokumendi pikaajalise säilitamise vorming. Osa 1: PDF 1.4 (PDF/A-1) kasutamine;
EVS-ISO/TR 26122:2008 Informatsioon ja dokumentatsioon. Osa 1: Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks.
EVS JUHEND 9:2006 Dublin Core’i metaandmeelementide kasutamine.
EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri.
EVS 8:2008 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas.
EVS-ISO 15489-1:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded
Dokumentide haldamise vajalikkus
Normatiivne keskkond
Poliitika ja vastutusala
Dokumentide haldamisele esitatavad nõuded
Dokumendisüsteemi väljatöötamine ja juurutamine
Dokumendihaldusprotsessid ja ohjevahendid
Seire ja audit
Koolitus
Kuidas ja miks peaks asutus dokumente haldama. Dok.halduse poliitika ja vastutajad
EVS-ISO/TR 15489-2:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised
Poliitika ja vastutusala
Strateegia väljatöötamine ja juurutamine
Dokumendihaldusprotsessid ja ohjevahendid
Seire ja audit
Koolitus
Kuidas üldnõudeid rakendada, dok.süsteemi juurutamise protsessid
EVS-ISO 5127:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik
Eesmärk luua rahvusvaheline info – ja dokumendialane suhtlusvahend, milles esitatakse eelnimetatud alade mõisteid tähistavad terminid ja määratlused ning nendevahelised seosed.
Sisaldab termineid:
Põhi- ja tugiterminid
Dokumendid, andmekandjad ja nende osad
Dokumendiasutused ja nende kogud
Dokumendikäitlus
Informatsioon ja dokumentide kasutamine
Dokumentide säilitamine
Informatsiooni ja dokumendikäitluse õiguslikud aspektid
EVS-ISO 15836:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core’i metaandmeelemendid
Dublin Core on metaandmeelementide loetelu valdkondadevaheliseks inforessursside
kirjeldamiseks.
EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted
Juhend metaandmete mõistmiseks, rakendamiseks ja kasutamiseks EVS – ISO 15489 standardite
kontekstis. Standard määratleb raamistiku dokumendihalduse metaandmete loomiseks, haldamiseks ja kasutamiseks. Käsitletakse dokumendihalduse metaandmete vajalikkust organisatsiooni tegevuses ja dokumendihaldusprotsesside metaandmete erinevaid kasutuseesmärke ja metaandmetüüpe.
Käsitlusala:
Dokumendihalduse metaandmed
Dokumendihalduse metaandmete eesmärk
Rollid ja vastutusala
Dokumendihalduse ja teiste valdkondade metaandmete omavahelised seosed
Metaandmete haldamine
Standardi ISO 15489 -1 vastavuse tagamiseks vajalikud metaandmetüübid
Standard ei määratle metaandmete hulka, vaid nende tüübid
EVS-ISO 23081-2:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 2: Kontseptuaalsed ja rakenduslikud küsimused
Keskendub dokumentide haldamise metaandmeelementide määratlemise raamistikule ja käsitleb üldiselt nii füüsilisi, analoog- kui digitaalmetaandmeelemente kooskõlas ISO 23081-1 põhimõtetega. Standard põhjendab dokumentide haldamise metaandmete kasutamist organisatsioonis, esitab metaandmete kontseptuaalse mudeli ning üksikasjaliku hulga üldisi metaandmetüüpe, mis sobivad igasuguse dokumendikeskkonna jaoks, näiteks dokumendihalduse ja arhiivihalduse rakendustesse. Siin määratletakse metaandmepõhitüübid nii dokumendiolemite kui ka muude haldamist vajavate olemite jaoks selleks, et dokumenteerida ja mõista dokumentide konteksti.
EVS-ISO/TR 26122:2008 Informatsioon ja dokumentatsioon. Osa 1: Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks.
Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks teostatakse dokumentide loomise, hõlmamise ja ohje nõuete kindlaksmääramiseks. See kirjeldab ja analüüsib, mis juhtub organisatsiooni tegevuskontekstis asuva funktsiooni raames.
Käsitleb:
Tööprotsesside analüüsi teostamine
Konteksti tundmaõppimine
Funktsioonide analüüs
Toimingute jada analüüs
Tööprotsessi analüüsi tulemuste kontroll protsessis osalejatega.
EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri.
Eesti standard sätestab kirja elementide loetelu, elementide määratlused ja selgitused, nende
vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil .
Uus ISO 30300 standardite põlvkond
ISO 30300 Management systems for records – Fundamentals and vocabulary
ISO 30301 Information and documentation —Management systems for records — Requirements
Koostamisel:
30302 Management systems for records – Guidelines for implementation
30304 Management systems for records – Assessment Guide
Organisatsiooni tegevuse liigitamine (tagada dokumentide parem kättesaadavus)
Organisatsiooni funktsioonidega seotud liigitussüsteem moodustab dokumendihalduse
süstemaatilise raamistiku.
Liigitussüsteemid annavad organisatsioonile vahendi:
dokumentide organiseerimiseks, kirjeldamiseks ja seostamiseks;
tegevusalade vaheliste dokumentide organisatsioonisiseseks ja -väliseks seostamiseks ja ühiskasutuseks;
dokumentidele parema juurdepääsu, otsingute ja kasutamise võimaldamiseks ning parandamiseks.
Organisatsiooni tegevuse analüüsi käigus tehakse kindlaks:
organisatsiooni eesmärgid ja strateegia;
organisatsiooni eesmärkide saavutamist ja strateegia järgimist tagavad funktsioonid;
funktsioone moodustavad organisatsiooni tegevused ja toimingud;
vastavad tööprotsessid;
tegevuse kõik etapid;
kõik toimingud, mis etapi moodustavad;
tegevuses korduvad toimingud;
organisatsiooni loodud ja saadud dokumendid.
Liigitussüsteem koostatakse organisatsiooni tegevuse analüüsi põhjal. Liigitussüsteemi struktuur on tavaliselt hierarhiline ja peegeldab analüütilist protsessi järgnevalt:
organisatsiooni funktsioon;
teise tasandi moodustavad tegevused funktsiooni täitmiseks;
kolmandal ja järgnevatel tasanditel esitatakse täpsemalt iga tegevuse korral tehtavad toimingud neid vajadusel grupeerides.
Liigitussüsteemide väljatöötajad tagavad, et:
süsteemides kasutatav terminoloogia tuleneb organisatsiooni funktsioonidest ja tegevusest, mitte struktuuriüksuste nimetustest;
liigitussüsteem on iga organisatsiooni puhul spetsiifiline ning sätestab järjepideva ja kindla suhtlemisviisi kõigi struktuuriüksuste vahel, mis peavad funktsioone täites informatsiooni jagama ;
liigitusskeem on hierarhiline, liikudes üldisemalt üksikumale, see tähendab kõrgema tasandi funktsioonilt üksikule toimingule, nt Finantsid – audit – väline audit;
liigitusskeemis kasutatakse organisatsioonis üheselt mõistetavaid termineid;
liigitusskeem koosneb piisavast arvust rühmadest ja allrühmadest, mis käsitlevad kõiki dokumenteeritavaid funktsioone ja kogu tegevust;
liigitusskeemi rühmad on eraldiseisvad;
liigitusskeem on välja töötatud koostöös dokumentide loojatega;
liigitusskeemi vaadatakse korrapäraselt läbi, et kajastada organisatsiooni muutuvaid vajadusi, kindlustada skeemi ajakohasus ning organisatsiooni funktsioonide ja tegevuse kajastamine.
Dokumentide hõlmamine
Hõlmamise eesmärk:
seostada dokument selle loojaga ja tema tegevusega;
dokumendile koha andmine dokumendisüsteemis koos sellest tulenevate seostega;
seostada dokument süsteemi teiste dokumentidega.
Hõlmamise tehnikad võivad sisaldada:
liigitamine ja indekseerimine;
dokumentide korrastamine järgnevat kasutamist ja viitamist võimaldavasse loogilisse struktuuri ja järjestusse;
registreerimine;
profiili või malli abil organisatsiooni toimingute süstematiseerimine.
Hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine
Otsus põhineb normatiivse keskkonna, organisatsiooni tegevuse ning aruandekohustuslikkuse nõuete ja dokumentide hõlmamata jätmise riskianalüüsil. Toimingud tuleb dokumenteerida ja dokumendid seostada nende konteksti iseloomustavate metaandmetega juhul kui:
need kohustavad tegevuseks;
asetavad vastutuse;
dokumenteerivad toimingut, otsust või otsuse langetamise protsessi.
Ei tarvitse vormikohaselt hõlmata dokumente, mis:
ei kohusta organisatsiooni ega isikut mingiks toiminguks;
ei dokumenteeri ühtki kohustust ega vastutust;
ei sisalda teavet organisatsiooni aruandekohustuse alla kuuluva tegevuse kohta.
Nt: reklaam, infovoldikud
Dokumendihaldurid:
määratlevad üldisel tasandil dokumendid, mis on vajalikud iga tegevuse juhtimiseks ja haldamiseks;
määratlevad need organisatsiooni osad, milles toimub organisatsiooni tegevust kajastavate dokumentide hõlmamine;
analüüsivad organisatsiooni tegevust, et määratleda kõik selle etapid;
määratlevad tegevuse etappides tehtavad toimingud;
määratlevad toimingute teostamiseks vajalikud andmed;
määravad kindlaks, kuidas hõlmata iga toimingu kohta vajalik tõestusmaterjal;
otsustavad, mis hetkel dokument hõlmatakse.
Paberkandjal dokumendi hõlmamine
Hõlmamine tähendab füüsilist paigutamist pealkirjaga toimikusse või kausta, kus dokumendid
paiknevad kronoloogilises järjestuses. Üksikdokument seotakse teiste sama teema kohta
käivate dokumentidega ning võimaldab informatsiooni vajajatel saada selle kohta kontekstiliselt seotud informatsiooni. Üksikdokument on teiste dokumentidega seotud aja, füüsilise kokkukuuluvuse, toimiku või kausta omaniku ning toimiku või kausta pealkirja kaudu.
Digitaalse dokumendi hõlmamine
Eesmärk on sama, mis paberdokumendi registreerimisel. Lisaks dokumentidele hõlmatakse ka dokumendiga seotud metaandmeid eesmärgiga:
kirjeldada nii dokumendi sisu kui ka tegevuse konteksti;
tagada, et dokument kajastab täpselt tegevust;
tagada dokumendi otsingu ja selle sisuga tutvumise võimalus.
Registreerimine
Registreerimist kasutavas dokumendisüsteemis:
registreeritakse dokument selle dokumendisüsteemi hõlmamisel;
ei tohi mingeid dokumenti mõjutavaid protsesse aset leida enne registreerimisprotsessi lõpuleviimist.
Registreerimise esmane eesmärk on anda tõestus dokumendi loomise ja dokumendisüsteemi hõlmamise kohta. Lisaks hõlbustab registreerimine dokumendi ülesleidmist. Registreerimine sisaldab dokumendi kohta lühikese kirjeldava teabe ehk metaandmete märkimist ja dokumendile süsteemi raames ainuidentifikaatori andmist. Registreerimisega viiakse lõpule dokumendi hõlmamine dokumendisüsteemi. Manuaalsetes, paberipõhistes kontrollsüsteemides
on register tavaliselt eraldi dokument. Elektroonilistes dokumendisüsteemides võib
registreerimine hõlmata ka liigitamist ja eraldamis- ning juurdepääsutingimuste kindlaksmääramist.
Register on olenemata vormist üldreeglina muudetamatu. Kui siiski tuleb muudatusi teha, peab
neist jääma kontrolljälg.
Registreerimisele kuuluvad vähemalt järgnevad metaandmed:
süsteemi poolt antav ainuidentifikaator; (funkts.-sari(reg.nr)
registreerimise kuupäev ja kellaaeg ;
pealkiri või lühikirjeldus;
autor (füüsiline või juriidiline isik) ning saatja või saaja.
Säilitustähtaja määramine
Otsus põhineb normatiivse keskkonna, tegevuse ja aruandekohustuslikkuse nõuete ning riskide
hindamisel. Säilitustähtaja peab heakskiitma asutuse juht ja rahvus arhiiv.
Säilitustähtaeg määratakse, et:
tagada vastavus organisatsiooni praegustele ja tulevastele vajadustele;
järgida õigusaktidest tulenevaid nõudeid;
vastata sisemiste ja väliste huvirühmade praegustele ja tulevastele vajadustele.
Viiakse läbi analüüs:
Tehakse kindlaks õiguslikud ja administratiivsed nõuded dokumentide süsteemis alleshoidmise kohta
Määratakse kindlaks süsteemis olevate dokumentide kasutusala
Tehakse kindlaks seosed teiste süsteemidega
Dokumentide kõikvõimalike kasutusalade arvesse võtmine
Dokumentide säilitustähtaja kehtestamine kogu süsteemi hindamise põhjal
Alaliseks ja pikaajaliseks säilitamiseks määratakse tõenäoliselt järgmisi dokumente: (põhitegevust kajastavad dokumendid)
organisatsiooni poliitika ja toimingute kohta tõestust ja informatsiooni kandvad dokumendid;
dokumendid, mis kannavad tõestust ja informatsiooni organisatsiooni seoste kohta teenindatava klientuuriga;
üksikisikute ja organisatsioonide õigusi ja kohustusi kajastavad dokumendid;
dokumendid, mis aitavad kaasa organisatsiooni mälu rajamisele teaduslikel, kultuurilistel ja ajaloolistel eesmärkidel;
dokumendid, mis sisaldavad tõestust ja informatsiooni nii sisemisi kui ka väliseid huvirühmi huvitavate tegevuste kohta.
Hoid ja säilitamine
Tõhusad dokumentide alleshoidmise, käitlemise ja hoiu meetmed määrataks kindlaks juba enne
dokumentide loomist. Dokumente tuleb hoida meediumil, mis tagab nende kasutatavuse, usaldusväärsuse, autentsuse ja säilimise niikaua , kui neid vajatakse. Digitaalsetes süsteemides peavad dokumendi omadused säilima kogu säilitustähtaja jooksul.
Hoiu- ja käitlemisviiside valikul on olulised järgnevad faktorid :
Dokumentide kogus ja juurdekasvu kiirus
Dokumentide kasutamine
Dokumentide turvalisus ja tundlikkus.
Füüsilised tunnused
Dokumentide otsingud.
Hoiukohtade hinnasuhe
Juurdepääsuvajadused
Paberkandjal dokumentide hoid
Hoidlate hindamisel arvestada järgmisi tegureid:
Kergesti juurdepääsetav ning ei tohi paikneda piirkonnas, kus teadaolevalt esineb väliseid riskitegureid;
Ehitises peab olema sobivad keskkonna tingimused;
Varustus .
Digitaalsete dokumentide hoid (PDF/A – formaadis säilitada)
Arvestada järgmisi tegureid:
Varundussüsteemid; (varukoopiate tegemine)
Meediumi füüsilise kahjustumise ennetamine;
Riist – ja tarkvara vananemine.
Juurdepääs
Organisatsioonis peavad olema juhised, millega reguleeritakse, kellel ja missugustel asjaoludel on võimalik juurdepääs dokumentidele. Juurdepääsuõiguste ja piirangute kategooriate väljatöötamine
põhineb organisatsiooni normatiivse raamistiku ja tegevuse analüüsil ning riskide hindamisel. Juurdepääsupiiranguid võib rakendada nii organisatsioonisisestele kui ka -välistele kasutajatele.
Dokumentidele kehtestatakse juurdepääsupiirangud kindlaks perioodiks, tagamaks, et piiranguid ei rakendataks kauem kui vaja. Juurdepääsukontrolli tagamiseks kehtestatakse juurdepääsutasemed nii dokumentidele kui ka üksikisikutele.
Juurdepääs dokumentidele võib olla piiratud selleks, et kaitsta:
isikuandmeid ja eraelu;
autoriõigust ja ärisaladust;
omandi puutumatust (füüsilist, finantsilist);
riigi julgeolekut;
seadustest tulenevaid eriõigusi ja muid ametihüvesid.
Juurdepääsuõiguste skeemi väljatöötamisel toetutakse organisatsiooni normatiivse raamistiku analüüsile, tegevusanalüüsile ja riskide hindamisele, selleks et:
teha kindlaks seaduses ette nähtud dokumentidele ja organisatsiooni puudutavale teabele juurdepääsuõigused ja -piirangud;
teha kindlaks privaatsuse, samuti isikuandmeid puudutava, professionaalse ja ärialase konfidentsiaalsuse rikkumise riskipiirkonnad;
teha kindlaks organisatsiooni turvaprobleemid;
reastada tähtsuse järjekorras turvariskide piirkonnad võimalike kahjude ulatuse ja nende esinemise hinnangulise tõenäosuse järgi;
kaardistada riskipiirkonnad ja organisatsiooni tegevuse turvaprobleemid;
määrata kindlaks piirangute tasemed kõrgemast riskipiirkonnast madalamani;
riskiandmete hindamise alusel kehtestada piirangute tasemed vastavate organisatsiooni toiminguid puudutavate dokumendiliikide kohta;
seostada piirangud alusdokumentidega, nagu nt tegevuse liigitussüsteem või dokumentide kirjeldamiseks kasutatavad tesaurused. See võimaldab automaatselt seada eritingimusi või piiranguid dokumentide dokumendisüsteemi hõlmamisel ja registreerimisel.
Juurdepääsuõiguste ja piirangute kehtestamise etapid:
dokumenteeritava toimingu või tegevuse kindlakstegemine ;
struktuuriüksuse kindlakstegemine, mille juurde dokumendid kuuluvad;
turvameetmete ja juurdepääsutingimuste kontrollimine, et teha kindlaks, kas toiming ja terve tegevusala on riskipiirkonnas ning tuleb arvestada julgeolekukaalutluste ja seadusega kehtestatud piirangutega;
dokumendile kas juurdepääsuõiguse või -piirangu tasandi kehtestamine ja sellele vastava dokumendi käitlemise kontrollmehhanismi äranäitamine;
dokumendile juurdepääsu- või turvatingimuste märkimine dokumendisüsteemis, et otsustada lisakontrollmeetmete vajadus.
Juurdepääsuprotsessi juhtimisega tagatakse:
dokumentide jaotamine kategooriatesse vastavalt nende juurdepääsutasemele igal ajahetkel;
dokumentide väljaandmine ainult neile, kellel on õigus nendega tutvuda;
krüpteeritud dokumentide lugemine ainult vajaduse korral ja loa olemasolul ;
dokumentidega seotud tegevuste ja toimingute teostamine ainult selleks volitatud isikute poolt;
et teatud funktsiooni eest vastutavad organisatsiooni osad annavad juurdepääsuload oma vastutusala dokumentidele.
Jälgimine
Liikumise ja kasutamise jälgimine on vajalik, et:
kindlaks teha vajalik toiming;
võimaldada dokument üles otsida;
vältida dokumentide kaotsiminekut;
jälgida kasutamist süsteemi hoolduse ja turvalisuse seisukohalt ning alles hoida kontrolljälg dokumenditoimingute (st hõlmamise või registreerimise, liigitamise, indekseerimise , hoiu, juurdepääsu ning kasutamise, migreerimise ja eraldamise) kohta;
hoida alles võime kindlaks teha toimingud, mille käigus üksikdokumendid loodi, ka siis, kui süsteemid on ühendatud või migreeritud.
Toimingute tähtajalise täitmise jälgimine:
dokumendis dokumenteeritud otsuste täitmiseks või toimingute sooritamiseks vajalike meetmete
kindlaksmääramist;
toimingu teostamise ülesandeks tegemist vastutavale isikule;
tähtpäevade märkimist, milleks eelnevalt kindlaks määratud toiming tuleb läbi viia, ning kuupäevade märkimist, millal toiming tegelikult läbi viiakse.
Asukoha jälgimine tagamaks ainese asukoha kindlaks tegemise võimalus.
Eraldamine (hävitamine või arhiivi andmine)
EDHS- ides määratakse dokumendi eraldamistingimused ja säilitustähtaeg juba dokumendi hõlmamisel ja registreerimisel.
Eraldamistingimuste teostamiseks:
teha kindlaks, kas toiming või tegevus on dokumenteeritud;
paigutada saadud dokument vastavalt eraldusotsuse liigitusele;
määrata sobiv säilitustähtaeg ja näidata ära eeldatav eraldamistoiming;
märkida säilitustähtaeg ja tulevane eraldamistegevus dokumendisüsteemis;
määrata kindlaks hoiustaja või arhiivi üle antud või hävitatud dokumentide metaandmete säilitamise tähtaeg.
Eraldamistoimingud:
otsene füüsiline hävitamine, sh ülekirjutamine või kustutamine;
edasiseks säilitamiseks jätmine organisatsiooni struktuuriüksusesse;
üleviimine organisatsiooni kontrolli all olevasse hoiukohta või meediumile;
üleandmine teisele organisatsioonile, millele ümberstruktureerimise, müügi või erastamise tulemusena on üle läinud vastutus, organisatsiooni tegevuse eest;
üleandmine hoiukohta, mida haldab sõltumatu teenusepakkuja , kellega organisatsioonil on lepingulised suhted;
haldamise eest vastutuse üleandmine teisele asutusele, kuigi füüsiline hoid jääb dokumendi loonud organisatsioonile;
üleviimine organisatsiooni arhiivi;
üleandmine arhiiviasutusse.
Eraldamine hävitamiseks
Dokumentide füüsilise hävitamise põhimõtted:
hävitamise jaoks peab alati olemas olema volitus;
eelseisvat või käimasolevat kohtuprotsessi või uurimist puudutavaid dokumente ei ole lubatud hävitada;
dokumentide hävitamine tuleb läbi viia nii, et säilib nendes sisalduva informatsiooni konfidentsiaalsus ;
hävitada tuleb kõik hävitamisele määratud dokumentide koopiad , sh turva-, säilitus- ja tagatiskoopiad.
Pikaajaline säilitamine
Aktiivsetest süsteemidest eemaldatud dokumendid peavad olema juurdepääsetavad ja leitavad kogu
nende säilitustähtaja kestel. Tuleb tagada, et püsiksid dokumentide omadused. Pikaajaliselt säilitatavad dokumendid tuleb hoida säilitamiseks sobivas keskkonnas. Säilitamisstrateegia võib hõlmata dokumentide kopeerimist, konvertimist ja migreerimist. Säilitatakse 10-50 aastat.
Dokumentide vastutava hoiu või omandiõiguse üleandmine
Dokumentide omandiõiguse või vastutava hoiu üleandmine hõlmab:
üleandmist teisele organisatsioonile koos dokumentide eest kantava vastutuse üleandmisega;
üleandmist alltöövõtjale või lepingupartnerile;
üleandmist hoidlasse või
üleandmist arhiiviasutusse.
Dokumendihalduse eesmärgid
Organisatsiooni dokumendihalduses seatakse eesmärgiks:
määrata kindlaks põhimõtted ja standardid;
määrata ülesanded ja volitused ;
kavandada tegevus ja anda juhised;
osutada dokumentide haldamise ja kasutamise teenust;
välja töötada, rakendada ja hallata dokumendihalduse erisüsteeme; (tarkvara)
integreerida dokumendihaldus organisatsiooni süsteemidesse ja tegevusse.
Dokumendihalduse poliitika
Poliitika eesmärk peab olema organisatsiooni funktsioone ja tegevust kajastavate autentsete,
usaldusväärsete ja kasutatavate dokumentide loomine ja haldamine ajavahemikus, mil need on vajalikud. Organisatsioonid peavad tagama poliitika teatavaks tegemise ja rakendamise organisatsiooni kõikidel tasanditel. Poliitika tuleb kehtestada kõrgeimal otsustustasandil ja
teatavaks teha kogu organisatsioonis. Määrata tuleb poliitika järgimise eest vastutavad isikud.
Poliitika peab tulenema organisatsiooni tegevuse analüüsist.
Dokumendihaldusprogramm
dokumentide, mis organisatsiooni iga tegevuse käigus tuleb luua, ning neis sisalduva informatsiooni kindlaksmääramine;
loodavate ja hõlmatavate dokumentide vormi ja struktuuri ning kasutatavate tehnoloogiate kindlaksmääramine;
dokumentide ja dokumendiprotsesside kohta metaandmete loomise ning metaandmete järjekindla seostamise ja haldamise viiside kindlaksmääramine;
dokumentide ülesotsitavuse ja kasutamise, dokumentide erinevate protsesside ja kasutajate vahel liikumise nõuete ning neile nõuetele vastava säilitustähtaja kindlaksmääramine;
kasutamisvajadustele vastava dokumentide korraldamise otsustamine;
tegevuse puudulikust dokumenteerimisest tulenevate riskide hindamine;
dokumentide kestev säilitamine ja neile juurdepääsu võimaldamine, arvestades organisatsiooni vajadusi ja ühiskonna ootusi;
vastavus õigusaktidest tulenevatele nõudmistele, kehtestatud standarditele ja organisatsiooni poliitikale;
dokumentide alleshoidmiseks kindla ja turvalise keskkonna tagamine;
dokumentide säilitamine ainult niikaua, kui neid vajatakse või kui säilitamine on nõutav;
dokumentide loomise ja haldamise protsesside, otsuste ja toimingute efektiivsuse, tõhususe ja kvaliteedi parandamise võimaluste kindlakstegemine ja hindamine.
Dokumendisüsteem
Dokumendisüsteem – infosüsteem, mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul.
Koosneb:
dokumendid;
dokumentide haldamise toimingud;
inimesed;
tehnoloogia .
Dokumendisüsteemi omadused
Dokumendisüsteemi omadused:
Usaldusväärsus – hõlmatakse, kaitstakse süsteemis
Terviklus – kaitsmise erinevad mehhanismid
Vastavus õigusaktidele
Kõikehõlmavus – kõik dokumendid
Süsteemsus – toimingud süstematiseeritakse
Dokumendid
Dokumendid võimaldavad organisatsioonil:
tegutseda kehtiva korra kohaselt ja tõhusalt ning olla aruandlusvõimeline;
pakkuda järjepidevalt ja õiguspäraselt teenuseid;
toetada ja dokumenteerida dokumendihalduspoliitika väljatöötamist ja juhtimisotsuste langetamist;
saavutada juhtimis- ja haldamistegevuse järjekindlus, pidevus ja tulemuslikkus;
tõsta kogu organisatsiooni tegevuse tõhusust;
tagada tegevuse järjepidevus õnnetusjuhtumi korral;
täita õigusaktidega kehtestatud nõuded, sh arhiivi-, auditi- ja järelevalvealased nõuded;
pakkuda kaitset ja toetust kohtuprotsessides, sh organisatsiooni tegevuse kohta käivate asitõendite olemasolu või puudumisega seotud riskide haldamist;
kaitsta organisatsiooni huve ja selle töötajate, klientide ning praeguste ja tulevaste huvirühmade õigusi;
toetada ja dokumenteerida käesolevat ja tulevast uurimis - ja arendustööd, arengut ning saavutusi, samuti ajaloouurimist;
olla tõendusmaterjaliks äritegevuse, isikute ja kultuurialase tegevuse kohta;
panna alus organisatsiooni identiteedile nii tema põhitegevuse, isikute kui ka organisatsioonisisese kultuuri tasandil;
hoida ja kasutada asutuse, selle töötajate ja kollektiivi mälukogemust.
Dokumendisüsteemi kasutajad
Kõik asutuse töötajad, kelle tööülesandel tekivad dokumendid ja kes nendega toimetavad.
Vastutusalad jagunevad:
kutselised dokumendihaldurid on vastutavad dokumendihalduse kõigi aspektide eest, sh dokumendisüsteemide ja nendega teostatavate operatsioonide väljatöötamise, juurutamise ja korraldamise ning igale kasutajale vajalike dokumendihalduse ja dokumendisüsteemide operatsioonide õpetamise eest;
juhtivtöötajad on vastutavad dokumendihalduspoliitika rakendamise toetamise eest kogu organisatsioonis;
süsteemi administraatorid on vastutavad kogu dokumentatsiooni täpsuse ja vajadusel personalile kättesaadavuse eest;
kõik töötajad on vastutavad ja aruandekohustuslikud oma tegevuse täpse ja täieliku dokumenteerimise eest.
Süsteemid
Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS)- dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile
juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara.
EDHS võib ühilduda:
dokumentide skaneerimise vahenditega;
meeskonnatöö ja projektijuhtimise vahenditega;
majandustarkvaraga jms.
EDHS-i ülesanded
dokumentide registreerimine ja asukoha määramine süsteemis;
dokumentide eelnõude erinevate versioonide haldamine;
dokumendiplankide ja -põhjade kasutamise võimaldamine;
dokumentide kirjeldamine;
dokumentide täitmise kontrollimine;
dokumentide säilitustähtaegade haldamine;
arhiveerimine jms.
EDHS tagab
teabe kiirema kättesaadavuse;
kokkuhoiu ajas, mida kulutatakse dokumentide loomiseks või teabe otsimiseks;
juurdepääsu suuremale hulgale teabele;
parema tööprotsesside sujuvuse;
parema infoturbe;
dokumentide juurdepääsu kontrolli (kontrolljälg);
kiirema teabevahetuse.
Dokumendihaldussüsteeme Eestis
Postipoiss
Amphora
Alfresco/ Delta
Webdesktop
OpenText
SP põhised lahendused
Väljatöötamise ja juurutamise metoodika EVS – ISO 15489-1:2004 näitel
A. Lähteuuring
Liigitusskeemi koostamisel
Määratletakse dokumentidega seotud probleemid.
Antakse hinnang asutuse dokumendihalduse nõrkadele ja tugevatele külgedele.
Hinnatakse probleemide lahendamise teostatavust ja riske.
B. Organisatsiooni tegevuse analüüs
Aitab mõista seoseid organisatsiooni tegevuse ja selle käigus tekkinud dokumentide vahel.
Etapi tulemiks liigitusskeem, protsessiskeemid koos dokumentide tekke punktidega, tesaurus, dokumentide säilitustähtajad ning eraldamise protsessid, metaandmed.
Mõista konteksti kuidas dokumendid on tekkinud. Funktsioonid. Tegevused funktsioonide täitmiseks
C. Dokumenteerimise nõuete kindlaksmääramine
Tehakse kindlaks asutuse tegevusega seotud dokumentide loomise, saamise ja hoiu nõuded ning dokumenteeritakse need.
Tulemiks alusdokumentide loetelu, mis kehtestab nõuded, milliseid dokumente peaks asutus looma ja kuidas neid vormistama.
D. Olemasolevate süsteemide hindamine
Antakse ülevaade olemasolevatest süsteemidest, et tuvastada, millises ulatuses need võimaldavad
asutuse dokumente hallata. Haldamise strateegia, milline on org. Tegevusvaldkond , tuum, keskkond
Etapi tulemid: asutuse süsteemide loetelu, aruanne süsteemide vastavusele dokumentidele esitatavatele nõuetele. Dok. halduspoliitika , kuhu suunda peaks dok.haldus arenema. Ettepanekud juhtkonnale.
E. Dokumentidele esitatavate nõuete täitmise strateegia kindlaksmääramine
Eesmärk määrata kindlaks sobivaim poliitika, protseduurid, standardid jms, millest organisatsioon dokumentide haldamisel juhindub.
Dokumendihaldussüsteemidele esitatavad nõuded
Nõuded jagunevad: funktsionaalsed ja mittefunktsionaalsed.
Nõudeid kirjeldavad dokumendid:
Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele
Moreq2 eestikeelne tõlge
F. Dokumendisüsteemi väljatöötamine
Dokumendisüsteemi loomise kava välja töötamine (nõuded paika, mida DHS peab tegema)
Etapp võib sisaldada:
muudatuste kavandamine toimivates süsteemides, protsessides ja praktikas;
tehnoloogiliste lahenduste adapteerimine või integreerimine;
otsuse langetamine dokumendihaldusprotsesside täiustamise parima viisi kohta organisatsioonis.
EDHS juurutamine.
E – riigihangete keskkond
Koosneb infoportaalist ja riigihangete registrist. Infoportaal pakub infot riigihangete valdkonna
kohta.
Riigihangete register:
Hanketeate koostamine ja avaldamine
Hankedokumentide avalikustamine
E- riigihangete korraldamine
Hanke meeskonna loomine
Teabevahetus hankija ja pakkuja vahel
Lepingdokumentide lisamine
G. Dokumendisüsteemi juurutamine
Eesmärk juurutada eelmises etapis väljatöötatud plaan.
Vajadusel dokumendihaldussüsteemi juurutamine
Analüüs
Arendamine
Testimine
Paigaldamine
Koolitused
Live
Projektijuhtimine : juhtrühm
Juhtrühma moodustavad poolte juhtkonna esindajad, ülesanne on projekti juhtimine
strateegilisel tasemel. Juhtrühma koosseis määratletakse lepingus.
Projektijuhtimine: töörühm
Töörühma ülesanne on projekti juhtimine operatiivtasemel. Töörühma koosseis määratakse
juhtrühma poolt.
DHS´i juurutamise eelne analüüs
Funktsionaalsete ja mitte funktsionaalsete nõuete analüüs.
Dokumendihalduse olukorra analüüs ja süsteemi seadistamiseks vajalike kokkulepete tegemine.
DHS ´i arendamine ja testimine
Arendusetapid
Arenduse paigaldamine testkeskkonda
Iga etapi lõpus nii pakkuja kui hankija poolne testimine
Arendusetapp antakse üle aktiga
DHS´i paigaldamine ja koolitused
Erinevad keskkonnad – test - , koolitus – ja live keskkond
Vajalike seadistuste tegemine – kasutajagrupid, dokumentide loetelu, dokumendiliigid,
metaandmed, töövood jms
Koolitused:
Peakasutaja koolitus
Tavakasutajate koolitus
Kasutusjuhendid ja koolitusmaterjalid
DHS´i live
Eeldused:
Arendused testitud
Vead parandatud
Seadistused tehtud
Kasutajad koolitatud
Vajadusel andmed vanadest süsteemidest migreeritud
H. Juurutamisjärgne ülevaatus
Eesmärk on mõõta dokumendisüsteemi tõhusust ja hinnata süsteemi arendust ning kõrvaldada
puudused.