Plaanid puhkusele minna? Võta endale majutus AirBnb kaudu ja saad 37€ kontoraha Tee konto Sulge
Facebook Like

Dokumendi halduse eksamiks (2)

5 VÄGA HEA
Punktid
 
Säutsu twitteris
Info jaguneb:
Objektiivne – reaalselt meie ümber
Subjektiivne – objektiivse keskkonna kirjeldus oma nägemuse järgi
Sense making – liigub objektiivse ja subjektiivse info vahel Nt: väljas sajab, panen kummikud jalga
Tegevuse ja dokumendi vaheline seos
Dokumendid tekivad asutuse tegevuse tulemusena.
Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust.
Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks.
Dokumendi sisu, vorm ja struktuur
Dokument on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks.
Dokumendi vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis.
Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu.
Digitaalne dokument
Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad.
Dokumendi sisu, vormi ja struktuuri kohta käiv info on salvestatud kodeeritud kujul (failivorming). Ühest dokumendist saab teha eri failivormingutes versioone.
Digitaalne info on salvestatud andmekandjale ja on selleks kogutud failidesse.
Digitaaldokumendi erinevus paberdokumendist
Digitaaldokument on dünaamiline;
koopia ja originaal on raskesti eristatavad;
võib olla palju versioone, mida on raske eristada;
võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne);
võimaldab kiiret otsingut;
võib esineda korraga mitmes vormingus ;
võib salvestada erinevatele andmekandjatele;
juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor , kuvamine seinale);
sõltuv riist - ja tarkvarast.
Digitaaldokumendi eelised
• Lihtne leida infot ja dokumente mistahes tunnuste järgi.
• Lihtne edastada .
• Lihtne kopeerida.
• Võtavad vähem ruumi.
• Loomisel võimalik kasutada malle ja planke.
• Lihtne taaskasutada.
• Asjaajamisprotsesside automatiseerimine.
Asjaajamiskord
Asutuse asjaajamine peab tagama:
1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;
3) dokumentide kiire ringluse;
4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile;
5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;
6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;
7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
Dokumendi elukäik
Aktiivne – dokumentides sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt asutuse ülesannete täitmisel ja tehingute tõendamisel. Dokumente hoitakse reeglina tööruumides.
Väheaktiivne – Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on kahanenud. Dokumente säilitatakse arhiiviruumis
Mitteaktiivne – Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on väga väike või puudub üldse. Dokumendid kas hävitatakse või antakse üle arhiiviasutusele
Dokumendihalduse ajalugu
15 000 e.Kr – Lascaux koopamaalingud, Lõuna-Prantsusmaal
8 000 e.Kr – savist žetoonide kasutamine arvepidamiseks viljasaagi ja karja üle vanas Mesopotaamias.
2400 e.Kr – Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15 000 süsteemselt paigutatud savitahvlist.
950 e.Kr – hakati kasutama kirjutusmaterjalina nahka
500 e.Kr – esimesed sekretärid Ateenas
Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata
Esimesed “raamatukogud” olid tänapäeva mõttes arhiivid , sisaldades maksude, laenude, inventuuride jne dokumente.
1574 – Hispaanias esimene arhiivi jaoks ehitatud hoone
Dokumendihalduse ajalugu Eestis
Eesti vanim dokument 1237 .a. paavsti saadiku Modena Wilhelmi ürik
1924 - Riigiasutuste asjaajamise juhtnöörid
1935 – Esimene arhiiviseadus
Dokumendihaldus arenes välja 20.saj. arhiivindusest
1990-ndate keskpaigast aastani 2000 elektroonilise dokumendihalduse arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv . Järgnes valitsusasutuste dokumendihaldusprogrammi DHP loomine.
96-97 ametiasutustes võeti laialdaselt kasutusele arvutid , seeläbi algas kiire areng dokumendihalduses.
2003 – loodi Riigikantselei dokumendihalduse osakond (ül. Avaliku halduse ja arhiivide planeerimine , dokumentide väljatöötamine)
2012 - koordineerib avaliku sektori dokumendihalduse arengut Majandus – ja
kommunikatsiooniministeerium.
2012 – arhiivinduse korraldamine Haridus – ja Teadusministeeriumi ülesanne.
Koordineerimispüramiid 2012 - …
MKM→Dokumendihaldusnõukogu→Ministeeriumid, maavalitsused→Ministeeriumite haldusala,KOV-id
Avalik teenus
Avaliku halduse asutuse poolt osutatav teenus.
Riik (avalik, era- ja kolmas sektor) pakub oma avalikke teenuseid portaali eesti.ee kaudu vastavalt Eesti Vabariigis kehtivatele õigusaktidele.
Majandus - ja kommunikatsiooniministeerium
Ministeeriumi valitsemisala: riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine ;
Spetsiifilisi ülesandeid täitvateks osakondadeks on:
riigi infosüsteemide osakond, kelle põhiülesanneteks on riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine ja riigi infopoliitika ja strateegia kujundamine informaatika valdkonnas
infoühiskonna teenuste arendamise osakond, kelle põhiülesanneteks on avalike teenuste ning avaliku sektori asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arendamise koordineerimine, lähtudes riigi infosüsteemi ja infotehnoloogia pakutavatest võimalustest.
Dokumendihaldusnõukogu
Dokumendihaldusnõukogu täidab järgmisi ülesandeid:
kavandab asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengu põhisuunad;
arutab läbi asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide ja juhiste andmise või muutmise vajadused;
arutab läbi asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide eelnõud ja juhiste kavandid;
kavandab tegevused asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide ja juhiste ning dokumendihaldusnõukogu otsuste rakendamiseks
Liikmed: Ministeeriumid, Riigikantselei, SIM-KOV´id, Rahvusarhiiv, RISO, RIA
MKM- i juhised 2012
Moreq2 Eesti „nullpeatükk“
DHS´ide miinimumnõuded Moreq2 ja Eesti „nullpeatüki“ baasil (4 taset)
Dokumendihalduse metaandmed
Dokumendiliigi andmekirjelduse juhis
Riigi Infosüsteemi Amet
Koordineerib riigi infosüsteemi arendamist ja haldamist, korraldab infoturbega seotud tegevusi ja käsitleb Eesti arvutivõrkudes toimuvaid turvaintsidente. RIA konsulteerib avalike teenuste osutajaid, kuidas oma infosüsteeme nõuetekohaselt hallata ja teostab nende üle järelevalvet.
Riigi infosüsteemi haldussüsteem ( RIHA )
RIHA on riigi infosüsteemi kataloog. Ühtlasi on see menetlus- ning halduskeskkond, mille kaudu tagatakse riigi infosüsteemi terviklik ja tasakaalustatud areng. RIHA tagab riigi infosüsteemi haldamise läbipaistvuse ning aitab planeerida riigi infohaldust.
Kasutamine on kohustuslik riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele. (x-tee).
Riigi infosüsteemi haldamise põhimõtted
seaduslikkus, ühtsus, põhiandmete kasutamine, jälgitavus, kaasaegse infotehnoloogia kasutamine, andmevahetuse teenusekesksus, tehniline ja organisatsiooniline optimaalsus.
RIHA – s registreeritavad andmekogud
RIHA-s registreeritakse kõik riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitvate eraõiguslike isikute andmekogud. RIHA-s ei registreerita andmekogusid, millele on kehtestatud juurdepääsu piirangud
Ühtlasi registreeritakse RIHA-s ka dokumendihaldussüsteemid.
Dokumendihaldurite Ühing (DHÜ)
Asutati 2004. Koondab inimesi, keda huvitab dokumendihalduse valdkond ning selle edendamine.
DHÜ eesmärgid
kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas; erialaste teadmiste ja kogemuste levitamine; dokumendihalduse alal tegutsevate isikute õiguste ja huvide kaitsmine; koostöö arendamine; kutse omistamine
Arhiivinduse koordineerimine
Haridus – ja teadusministeeriumi valitsemisalas on arhiivipoliitika kavandamine ning sellega
seonduvalt arhiivinduse valdkonna korraldamine. Valitsemisalas on Rahvusarhiiv.
Rahvusarhiiv (RA)
Rahvusarhiiv on arhiivinduse keskus Eestis. Rahvusarhiivi põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu – dokumentaalse kultuuripärandi – säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse.
Rahvusarhiivi põhiülesanded on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses.
Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust.
Rahvusarhiiv ise ei säilita, vaid koordineerib allasutuste tööd
Rahvusarhiivi ülesanne on: järelevalve arhiiviseadusele ja arhiivieeskirjale
koguda ühiskonnale olulist dokumenteeritud teavet
pakkuda kogude võimalikult laia kasutamist
hoida kogusid heades säilitustingimustes
juhendada asutusi dokumentide haldamisel ja hoidmisel
osaleda riigi elektroonilise dokumendihalduse arendamisel
võtta vastu digitaalarhivaale
Rahvusarhiivi juhib riigiarhivaar.
nõuandev kogu – nõukoda –struktuuriüksuste tegevuse koordineerimiseks, informatsiooni vahetamiseks, arengukava koostamiseks ja ettepanekute tegemiseks arhiivi tegevuse korraldamisel.
teine nõuandev kogu - teadusnõukogu teadus- ja publitseerimistegevuse koordineerimiseks, informatsiooni vahetamiseks ja ettepanekute tegemiseks arhiivi tegevuse korraldamisel.
RA struktuuri kuuluvad arhiivid
ajalooarhiiv;
digitaalarhiiv;
filmiarhiiv;
riigiarhiiv .
RA struktuuri ei kuulu
Tallinna Linnaarhiiv
Narva Linnaarhiiv
Arhiivi ülesanded:
arhivaalide kogumine;
arhivaalide säilitamine;
arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine;
arhivaalide kasutamise korraldamine.
arhiiv on Rahvusarhiivi põhistruktuuriüksus, mis on moodustatud RA-le pandud ülesannete täitmiseks.
Ajaloo arhiiv
Põhiülesanne on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses.
Digitaalarhiiv
Põhiülesanne: digitaalarhivaalide kogumine, säilitamine, neile juurdepääsu võimaldamine ja kasutamise korraldamine ning Rahvusarhiivi IT-süsteemide tehnilise toimimise tagamine.
Filmiarhiiv
Põhiülesanne: üleriigiliselt audiovisuaalsete arhivaalide ( film , foto, video ja helisalvestised) kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses.
Riigiarhiiv
Põhiülesanne on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu
ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses.
Riigiarhiivi regionaalsed osakonnad
Haapsalu osakond;
Kuressaare osakond;
Rakvere osakond;
Valga osakond.
Regionaalsete osakondade ülesanded
Oma tegevuspiirkonnas Haapsalu, Kuressaare, Rakvere ja Valga osakond:
hindab arhiivimoodustajate dokumente arhiiviväärtuse määramiseks;
kooskõlastab arhiivimoodustajate liigitusskeeme;
kontrollib arhivaalide haldamist arhiivimoodustajate juures ning teeb ettepanekuid puuduste kõrvaldamiseks;
nõustab arhiivimoodustajaid arhiivinduslikes küsimustes;
kogub oma tegevuspiirkonda kuuluvate riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste arhivaale;
säilitab arhivaale vastavalt riigiarhiivi sisemisele tööjaotusele;
peab arvestust fondide, nimistute, säilikute ja nende asukoha üle;
kontrollib arhivaalide olemit ja seisukorda;
teostab arhivaalide füüsilist korrastamist ja hoidlate hooldust;
annab teavet säilitatavate fondide ja neile juurdepääsu kohta;
tagab juurdepääsu arhivaalidele õigusaktides sätestatud korras;
väljastab isiku õiguste või tehingute tõendamiseks arhiiviteatisi;
menetleb juurdepääsutaotlusi juurdepääsupiirangutega arhivaalidele;
teenindab uurijaid uurimissaalis;
täidab teisi direktori poolt antud ülesandeid vastavalt riigiarhiivi sisemisele tööjaotusele.
Rahvusvahelisi organisatsioone
AIIM http://www.aiim.org/
ARMA http://www.arma.org/
DLM Forum http://www.dlmforum.eu/
IRMS http://www.irms.org.uk/
ICA http://www.ica.org/
Õigusaktide hierarhia
Põhiseadus
Välislepingud või rahvusvahelised konventsioonid
Seadus
Riigikogu otsus
Vabariigi valitsuse määrus
Vabariigi valitsuse korraldus
Ministri määrus
Käskkiri
Õigusakti kehtivuse tingimused
1. Teatavaks tegemine – sisust informeeritakse asjast huvitatud isikuid 2 viisil:
Avaldamine; ( riigiteataja )
Teatamine
2. Jõustumine – muutunud täitmiseks kohustuslikuks kõigile, keda see otseselt puudutab.
Õigust iseloomustavad tegurid
Õigus on üldise iseloomuga käitumisnormide kogum. Õigus haarab formaalselt kõiki indiviide, kes on õiguse toimesfääris. Käitumiseeskirjad on adresseeritud kõikidele isikutele.
Õigusnormide süsteem on rajatud kindlate printsiipide järgi. Õigusnormid on süstemaatilistel alustel koondatud õigusaktidesse, õigusharudesse ja allharudesse.
Õigusnormide loojaks on pädev institutsioon (näiteks parlament ).
Riik peab lõppastmes õiguse täitmist tagama. Mittetäitmisel tagatakse see riigi sunniga. Kui õigusnorm pole tagatud riigi sunniga, siis ei ole tegemist mitte õigusnormiga, vaid näiteks moraalinormiga. Õigusnormid põhinevad juriidilisel kohustusel, mille täitmise tagab kõigi suhtes riigi sund.
Õiguse toimimise tagamine
Õigusnorm on mõeldud kõikide inimeste jaoks
Õigusnorme võib liigitada vastavalt nende eesmärkidele:
Regulatiivsed õigusnormid on suunatud ühiskondliku suhte reguleerimisele. Sellised õigusnormid lubavad mingit tegevust, keelavad selle või kohustavad inimesi millekski.
Kaitsvad õigusnormid on juriidilist vastutust kehtestavad ja reguleerivad riiklike kaitsevahendite (sunnivahendite) kasutamist.
Riik tagab õigusnormi toimimist sanktsiooniga. Sanktsiooniks nimetatakse karistust, mida
kohaldatakse normirikkujale. Sellisteks sanktsioonideks on näiteks eriõiguse äravõtmine,
rahatrahv, arest , vangistus või juriidilise isiku sundlõpetamine.
Seadusloome
Eestis kuulub seadusandlik võim Riigikogule, kes võtab vastu seadusi ja otsuseid.
Seaduse vastuvõtu protsess:
Seaduse algatamine – parlamendile ülevaatamiseks
Seaduseelnõu arutamine – seaduse lugemine
Seaduse vastuvõtmine - hääletamine
Seaduse väljakuulutamine
Seaduse avaldamine – riigiteatajas. 10p pärast avaldamist seadus jõustub.
Riigiteataja
Riigi Teatajas avaldatakse õigusaktid ja muud dokumendid vastavalt Riigi Teataja seaduse § 2.
Ilmub alates 28. novembrist 1918. Ilmub Internetis alates 1997. aastast. Ametlik elektrooniline Riigi Teataja (eRT) võeti kasutusele 1. juunist 2002. Alates 01.01 2011. annab Riigiteatajat välja
Justiitsministeerium , väljaandja ülesandeid täidab Justiitsministeeriumi Riigi Teataja talitus.
Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid
Seadused:
Arhiiviseadus
Avaliku teabe seadus
Digitaalallkirja seadus
Haldusmenetluse seadus
Isikuandmete kaitse seadus
Keeleseadus
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus
Riigivapi seadus
Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus
Vabariigi Valitsuse seadus
Määrused:
Arhiivieeskiri
Asjaajamiskorra ühtsed alused
Arhiiviseadus
01.01.2012
Sätestab:
dokumentide hindamise;
arhivaalide kogumise ja säilitamise;
neile juurdepääsu võimaldamise;
nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest;
avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ;
Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse
80% sisust ei kuvatud. Kogu dokumendi sisu näed kui laed faili alla
Vasakule Paremale
Dokumendi halduse eksamiks #1 Dokumendi halduse eksamiks #2 Dokumendi halduse eksamiks #3 Dokumendi halduse eksamiks #4 Dokumendi halduse eksamiks #5 Dokumendi halduse eksamiks #6 Dokumendi halduse eksamiks #7 Dokumendi halduse eksamiks #8 Dokumendi halduse eksamiks #9 Dokumendi halduse eksamiks #10 Dokumendi halduse eksamiks #11 Dokumendi halduse eksamiks #12 Dokumendi halduse eksamiks #13 Dokumendi halduse eksamiks #14 Dokumendi halduse eksamiks #15 Dokumendi halduse eksamiks #16 Dokumendi halduse eksamiks #17 Dokumendi halduse eksamiks #18 Dokumendi halduse eksamiks #19 Dokumendi halduse eksamiks #20 Dokumendi halduse eksamiks #21 Dokumendi halduse eksamiks #22 Dokumendi halduse eksamiks #23 Dokumendi halduse eksamiks #24 Dokumendi halduse eksamiks #25 Dokumendi halduse eksamiks #26 Dokumendi halduse eksamiks #27 Dokumendi halduse eksamiks #28 Dokumendi halduse eksamiks #29 Dokumendi halduse eksamiks #30 Dokumendi halduse eksamiks #31
Punktid 50 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.
Leheküljed ~ 31 lehte Lehekülgede arv dokumendis
Aeg2013-03-03 Kuupäev, millal dokument üles laeti
Allalaadimisi 147 laadimist Kokku alla laetud
Kommentaarid 2 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid
Autor siniaka Õppematerjali autor

Mõisted


Kommentaarid (2)

kitike profiilipilt
A U: Korralikult koostatud materjal
13:57 23-04-2014
katiliine profiilipilt
katiliine: Oli abiks
18:59 05-11-2013


Sarnased materjalid

7
docx
Dokumendihaldus
1072
pdf
Logistika õpik
12
docx
Dokumendihalduse alused
18
docx
DOKUMENDIHALDUS
10
doc
Dokumendihaldus
161
pdf
Juhtimise alused
269
docx
Õiguse alused eksami kordamisküsimused
159
doc
Kultuurialaste veebisaitide kvaliteedikäsiraamat



Faili allalaadimiseks, pead sisse logima
Kasutajanimi / Email
Parool

Unustasid parooli?

UUTELE LIITUJATELE KONTO MOBIILIGA AKTIVEERIMISEL +50 PUNKTI !
Pole kasutajat?

Tee tasuta konto

Sellel veebilehel kasutatakse küpsiseid. Kasutamist jätkates nõustute küpsiste ja veebilehe üldtingimustega Nõustun