Arhiivindus (0)

Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt – nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi:
Dokumendi- ja arhiivihaldus : dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine.
Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine.
Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine.
Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus: seire , eraldamine, auditeerimine .
Erinevad korrastussüsteemid. Eri aegadel on arhiivide korrastamiseks ja kirjeldamiseks kasutatud erinevaid süsteeme. Nõukogude perioodil lähtuti arhiivikorrastamisel kronoloogiapõhimõttest. Kõik
asutuses tekkinud dokumendid kirjeldati nimistutes kas vastavalt nende säilitustähtajale, suurte asutuste puhul ka struktuuriüksuste järgi ning järjestati nimistus kronoloogiliselt või temaatiliselt.
Tänapäevane arhiivide korrastamine ja kirjeldamine lähtub sarjasüsteemist. Sarjade kaupa liigitatakse dokumendid nende loomise hetkest alates, sarjade kaupa hoitakse toimikuid asutuse arhiivis ning sarjade kaupa korrastatakse ja kirjeldatakse ka üleandmiseks avalikku arhiivi. Sarjad on jälgitavad ka kronoloogilise järjestussüsteemi puhul.
Näide: Aastapõhine korrastus. 1990: käskkirjad, protokollid , plaanid, aruanded.
Sarjapõhine korrastus. Käskkirjad: 1990-1991, 1992, 1993, 1994.
Arhiivinduslike õigusaktide kohaselt luuakse arhiiv vastavalt dokumentide loetelule ja arhiivi halda -miseks asutuses koostatakse arhivaalide loetelu . Edaspidine korrastamine ja kirjeldamine põhineb sel juhul nimetatud dokumentides toodud seostel. Nimistu koostamiseks vajalik arhiivskeem luuakse neis esitatud liigitusskeemi järgides. Ei ole võimalik anda ühtset reeglit ega ainuõiget daatumit, mis hetkest alates tuleb kronoloogiliselt süsteemilt üle minna sarjapõhisele süsteemile. Määravaks teguriks saab siin arhiivi ja tema kirjeldamise terviklikkus . Võimalik on nii pärast nõukogude perioodi saadud arhivaale korrastada kronoloogiliselt kui ka enne dokumentide loetelu kehtestamist loodud arhivaale korrastada sarjasüsteemis. Igale konkreetsele juhtumile tuleb läheneda individuaalselt. Nõukogude perioodil korrastatud ja kirjeldatud arhiive üldjuhul ümber ei korrastata ja sama arhiivi osad liidetakse samadel põhimõtetel. Omaaegsete riiklike arhiivide poolt kinnitatud nimistutega arhiivid loetakse hinnatuks.
Korrastamata arhiivi puhul tuleb esmalt lasta see avalikul arhiivil hinnata
arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks. Üldjuhul tuleb arhiiv üleandmiseks korrastada ja kirjeldada sarjadest lähtuvalt.
Järjepidevalt tegutseva asutuse arhiivi korrastamisel tuleb üleminek kronoloogiliselt korrastus-süsteemilt sarjasüsteemile läbi arutada ja otsustada koos avaliku arhiiviga. Sarjadena liigitatud arhiivi osa kirjeldatakse uues nimistus.
1990ndatel loodud asutuste arhiivi korrastamine võiks toimuda sarjapõhisest liigitusskeemist lähtuvalt. Otsus tuleb kooskõlastada avaliku arhiiviga.
Dokumendifailide korrastamine. Dokumentide kasutatavuse põhilised ohud tulenevad tehnoloogilistest riskidest, mistõttu tuleb pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmiseks ettevalmistamisel tähelepanu pöörata dokumendi koostisosaks olevate failide ettevalmistamisele pikaajaliseks säilitamiseks. Seetõttu on kehtestatud kindlad reeglid säilitamiseks sobivatele failivormingutele. Dokumendid antakse Rahvusarhiivile hoiule tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus (arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse (konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a ( Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus.
Arhiivikirjelduse koostamine. Hoiule antavate pikaajaliste digitaaldokumentide tervikkirjeldus koostatakse kahes osas – arhiivimoodustaja kirjeldusena ja arhiiviainese (funktsiooni, sarja , toimiku, dokumendi) hierarhilise kirjeldusena. Kirjelduste koostamisel taaskasutatakse UAMis võimalikult palju EDHSis juba olemasolevaid metaandmeid. Kui asjaajamise käigus EDHSi sisestatud metaandmete hulk ja koosseis ei ole piisav dokumentide hilisemaks kasutamiseks digitaalarhiivis, saab kirjeldusi käsitsi UAMis täiendada. Arhiivikirjelduse koostamisel tuleb kasutada vähemalt Arhiivikirjelduse elementide loetelus toodud kohustuslikke elemente. Tuleb samuti tähele panna, et pikaajaliste digitaaldokumentide osas võib arhiivimoodustaja kirjeldus jääda tagasihoidlikumaks kui see on arhivaalide puhul. Asutus, kes on nii pikaajaliste digitaaldokumentide looja kui ka peamine kasutaja, ei vaja dokumentide ülesleidmiseks ja mõistmiseks nii palju asutuse tegevust kajastavat kontekstteavet.
Kirjeldusstandardid. Tavaliselt on asutuse arhiiv mahukas nii arhivaalide hulga kui ka sisalduva teabe poolest. Arhiivist tervikliku ülevaate saamiseks ja selles sisalduva teabe tõhusamaks leidmiseks on vaja, et arhiivi kirjeldus oleks struktureeritud, standardselt esitatud, võimaldaks üldistusi ja seoste esitamist arhiivi osade vahel. Kirjelduste standardne esitamine on möödapääsmatu elektrooniliste juurdepääsuvahendite loomisel ja kasutamisel . Sellistele tingimustele vastavate kirjelduste koostamise lihtsustamiseks ja praktika ühtlustamiseks rakendatakse kirjeldusstandardeid.
Arhiivieeskirjaga kehtestatud kirjeldus tugineb kahele rahvusvahelisele standardile: 1) arhiivi-kirjeldusstandard ISAD (G) (General International Standard Archival Description ) kehtestab kirjeldus- tasandid ja määrab kirjelduselementide koosseisu vastavalt tasandile; 2) normkirjestandard ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families ) on arhiivimoodustaja kirjeldamise aluseks ning hõlbustab nimevormide normeeritud esitamise kaudu infootsingut ja teabevahetust.
Arhiivi hierarhiline struktuur võimaldab selle kirjeldamisel rakendada mitmetasandilise kirjeldamise tehnikat . See omakorda võimaldab: *sõltuvalt tasandist kirjeldamise detailsust varieerida. Näiteks on arhiivi kirjeldus ulatuslikum ja ülevaatlikum kui sarjal ning säiliku kirjeldus omakorda kitsam ja detailsem kui sarja kirjeldus. * hoiduda liigsest kordamisest. Madalamal tasandil ei korrata teavet, mis on esitatud kõrgeimal sobival tasandil. Sarja kirjeldamisel ei käsitleta asutuse tegevusi, ülesandeid ja funktsioone, need esitatakse moodustaja ja arhiivi kirjeldustes. Küll kirjeldatakse vajadusel sarja seost konkreetse funktsiooni ja/või tegevusega , mille täitmisel vastavad arhivaalid
tekkisid. Arhiivikirjelduste sisu ühtlustamise, arusaadavuse ning ühilduvuse saavutamiseks
ning kirjeldusteabe struktureeritud ja otstarbekohaseks koostamiseks kasutatakse kirjelduselemente.
Näide:
arhiivimoodustaja: Metsandusministeerium
arhiiv: Metsandusministeerium
sari: Ministri käskkirjad 1992–2002
sari: Töörühmade koosolekute protokollid 1992–2002
säilik: Välissuhete komisjoni koosolekute protokollid
12.01.1992–20.12.1993
säilik: Strateegia väljatöötamise töörühma koosolekute protokollid
06.01.2000–8.12.2000
säilik: Arhitektuurikonkursi läbiviimise töörühma koosolekute
protokollid 01.02.2001–28.12.2002
Asutuse arhiivi tervikkirjeldus koostatakse kahes osas: arhiivimoodustaja kirjeldus ja arhiivi kirjeldus. 1) Arhiivimoodustaja kirjeldus annab ülevaate asutuse tegevuste ja arhivaalide tekkekonteksti kohta. Arhiivimoodustaja kirjeldus on oluline kasutajate seisukohalt, kes tutvuvad arhivaalidega juba pärast nende üleandmist avalikku arhiivi ning ajaline distants arhivaalide tekkemomendiga kasvab. Arhiivi-moodustaja kohustuslikud kirjelduselemendid on: nimetus, tegevusaeg ja asukoht, staatus, funkt-sioonid, ülesanded ja tegevused, struktuur, kirjelduse andmed. 2) Arhiivi ja tema osade kirjeldus sarja tasandini võimaldab anda ülevaate arhiivi ülesehitusest ja sisust. Arhiivi kirjelduse peamine ülesanne on anda ülevaade arhiivimoodustaja tegevuses tekkinud arhivaalide tervikliku kogumi kohta. Arhiivi olulisemad kirjelduselemendid on: tähis,pealkiri, piirdaatumid, kogus, arhiivimoo-dustaja nimetus, hoiustamise ajalugu, sisu ja teema, hindamine ja hävitamine, korrastussüsteem, seonduv aines. Arhiivi tähise moodustab avalik arhiiv arhiiviasutuse koodi ja vastuvõetud arhiivile antud fondi numbrist . NÄITEKS: EAA.5734; ERA.R-2009.
Sarja kirjeldamisel kasutatakse vähemalt järgmisi kirjelduselemente: tähis, pealkiri, piirdaatumid ja kogus. Vajadusel kasutatakse järgmisi kirjelduselemente: sisu ja teema, korrastussüsteem, juurde-pääsu tingimused.
Säiliku kirjeldamine: säilik on paberdokumentide füüsilise haldamise üksus. Sarja jaotamisel säilikuteks on aluseks: moodustamiskontekst (säilikud moodustatakse tavaliselt samasse sarja kuuluvatest arhivaalidest, juhul kui asutuse asjaajamine pole olnud piisavalt korrektne ning peetud toimikud võivad sisaldada eri sarjadesse kuuluvaid arhivaale, tuleb vajadusel dokumendid uuesti sorteerida) ja ratsionaalse halduse vajadus (silmas peab pidama , et säilikud ei tohi olla liiga paksud, optimaalne on 3 cm seljapaksus ning säilikute hoiustamisel ja transportimisel on majanduslikult ja logistiliselt praktiline, et nad oleksid võimalikult standardsete mõõtmetega). Säilik kirjeldatakse nimistus säilikute loetelus, kuhu kantakse säiliku number, pealkiri, piirdaatumid ja lehtede arv.
Dokumendi kirjeldamine. Paberdokumentide kirjeldamisel avalikku arhiivi üleandmiseks on tavaliselt kõige madalamaks kirjeldusüksuseks säilik. Teatud juhtudel võib dokumendi kirjeldamine vajalikuks osutuda säiliku sisu paremaks avamiseks, kuid seda tehakse säiliku pealkirja laiendades. Paber-dokumentide üleandmisel tavaliselt seda tasandit ei kasutata. Digitaaldokumentide vastuvõtmisel on dokumendi kirjeldamisel määrav tähtsus, sest vastu võetakse dokumente kui tervikuid. EDHSides olemasolevad metaandmed liiguvad automaatselt koos dokumentidega.
Nimistu on peamine otsivahend, mis võimaldab arhivaalide olemi kindlakstegemist ja tagab avalikus arhiivis juurdepääsu arhivaalidele. Arhiivinimistu koosneb üldjuhul järgmistest osadest (vt LISA F):
Tiitelleht (arhiiviasutuse nimetus, arhiivifondi nimetus ja number, nimistu number ja olemasolul allarhiivi nimetus, arhiivi piirdaatumid; koostamise aasta), sisukord (mille peamine osa on arhiivi-skeem), arhiivimoodustaja kirjeldus, arhiivi, sarjade ja nende allüksuste kirjeldused, ning säilikute loetelu.
ARHIIVISEADUS
Kehtiv arhiiviseadus alates 1998. aasta maist .
Selle olulisemad eesmärgid: ,,segadusteaja” likvideerimine arhiivinduses ja Rahvusarhiivi loomine.
Põhilised lähtekohad: tingimuste loomine digitaalse dokumendi-halduse ja arhiivinduse edenda-miseks, hindamine dokumendi elukäigu alguses, digiarhivaalide üleandmise tähtaeg arhiivi, arhiivin- duse efektiivsuse tõstmine, rahvusarhiivi nõustamis- ja kontrollifunktsioonide ülevaatamine ning
juurdepääsutingimuste korrastamine.
Arhiiviasutuse klassikalised funktsioonid:
KOGUMINE, SÄILITAMINE, JUURDEPÄÄSu võimaldamine.
Üleandmise tähtaeg. Hetkel 20 aastat, mis pole sobiv digitaaldokumentide jaoks - liialt suured riskid kultuuripärandi hävimiseks, sest: andmekandjate ja riistvara vananemine, vormingute ja tarkvara muutumine ja vananemine, IT-süsteemide väljavahetamine, nõue kõrgendatud kompetentsiks ja suutlikuseks asutustes (raha).
Eesti avalik sektor = 2800 asutust, kes kooskõlastavad Rahvusarhiiviga dokumentide loetelusid ;
taotlevad dokumentide hävitamist (hindamine) on arhiivijärelevalve subjektideks. Fakt: umb 850 asutuses tekib arhiiviväärtusega dokumente (ehk kultuuripärandit), so vähem kui 1/3 asutustest.
Uues seaduses muudatused:
Üleandmise tähtaeg – avalikke ülesandeid täitev asutus või isik annab arhivaalid arhiivile üle, kui neid ei vajata oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast loomist või saamist.
Hindamine on dokumendi väärtuse üle otsustamine. Hindamise teel “sõelutakse välja” asutused, kus võib tekkida arhivaale (NB! Makro-hindamine), see nõuab eelkõige Rahvusarhiivilt head võimekust. “Väljasõelutud” asutuste dokumente hinnates selgitatakse välja arhivaalid ning NB: ,,väljasõelutud” asutused ei tohi dokumente hävitada, kui arhivaalid pole välja selgitatud . RA selgitab dokumente hinnates välja arhivaalid, arvestades: avaliku võimu teostamise vajadust, isiku õiguste või tehingute tõendamise vajadust, teabe kultuuri- ja ajalooväärtust. Enne arhivaalide väljaselgitamist ei tohi asutus ega isik oma dokumente hävitada. Arhivaalilt arhiiviväärtuse äravõtmise otsustab riigiarhivaar.
Makrohindamise küsimus: Miks teatud dokumendid on loodud? (mitte mida need dokumendid sisaldavad? ) Mida peab doku -menteerima? (mitte milliseid dokumente tuleb säilitada?) Millised ülesanded on olulised? (mitte millised dokumendid on olulised?) Millised asutused ja organisat-sioonid on olulised ja millised mitte?
Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuste tõendamiseks.
Arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse
vs. arhivaal käesoleva seaduse mõistes on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt.
Säilitamine. Arhivaale tuleb hoida nõuetekohastes tingimustes, hoides ära nende lubamatu kasuta- mise , kahjustumise ja hävimise. Arhivaalis sisalduvat teavet võib üle kanda teisele teabekandjale, kui teabe hoidmine teisel teabekandjal on põhjendatud.
Kasutamine. Rahvusarhiivis säilitatavale arhivaalile on juurdepääs vaba, kui sellele ei laiene avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses või muus seaduses kehtestatud piirangud. RA võimaldab arhivaaliga tutvuda. Arhiivis kohapeal arhi-vaaliga tutvumise eest RA tasu ei võta. RA võib arhivaali kasutamist piirata teabekandja halva füüsilise seisundi tõttu või kui kasutamine võib arhivaali kahjustada, tagades võimaluse korral juurdepääsu arhivaalis sisalduvale teabele. RA väljastab isiku õiguste või tehingute tõendamiseks arhiiviteatise. RA-le üleantavale eraõiguslikule dokumendile juurdepääsu tingimused sätestatakse lepingus. Lepingus sätestatud juurdepääsupiirang ei tohi kehtida kauem kui 50 aastat alates dokumendi üleandmisest.
Rahvusarhiiv : Rahvusarhiiv on Haridus - ja Teadusministeeriumi valitsemisalas olev valitsusasutus , mille põhiülesanne on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu võimaldamine ja nende kasutamise korraldamine. RA kogub kokkuleppel omanikuga ning võimaluste olemasolul kultuuri- ja ajalooväärtusega eraõiguslikke dokumente, kui selleks on avalik huvi. RA võib osutada arhivaalide kasutamisega seotud teenuseid ja saada selle eest tasu. Tasulise teenuse osutamine ei tohi takistada käesolevas seaduses sätestatud ülesannete täitmist ega väljuda RApädevusest. Teenuse tasu määra kehtestamisel tuleb arvestada, et teenuse eest võetav tasu ei ületaks selle osutamisega kaasnevaid kulutusi. Tasuliste teenuste loetelu ja tasu määrad kehtestab haridus- ja teadusminister määrusega. RA tegeleb arhiivinduslike teadusuuringute ja publitseerimisega. RA osutab võimaluse korral ja kui selleks on avalik huvi, abi kultuuri- ja ajalooväärtusega eraõiguslike dokumentide omanikule dokumentide korrastamiseks, kirjeldamiseks ja säilitamiseks. RA-d juhib riigiarhivaar, kelle haridus- ja teadusminister nimetab kooskõlas avaliku teenistuse seadusega ametisse viieks aastaks, kuulanud ära arhiivinõukogu arvamuse. H-Tministeeriumi juures tegutseb nõuandva õigusega arhiivinõukogu, kelle ülesandeks on vaadata läbi arhiivinduse arengu põhisuunad ja teha ettepanekuid arhiivinduse arendamiseks . Arhiivinõukogusse kuuluvad avalikke ülesandeid täitvate asutuste esindajad, sealhulgas ülikoolide ja teadusasutuste esindajad ja KOV-i arhiivi esindaja, ning erialaühenduste esindajad ja arhiivinduse asjatundjad.
ARHIIVI EESKIRI
Arhiivieeskiri reguleerib: dokumentide hindamist; arhivaalide säilitamist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku juures kuni üleandmiseni arhiivile; arhivaalide arhiivi üleandmise korda; arhivaalide säilitamist ja kaitset Rahvusarhiivis; arhivaalidele juurdepääsu korraldamist, sh arhiiviteatiste väljastamist arhiivi poolt. Eeskiri kehtib: Rahvusarhiivile, kohaliku omavalitsuse arhiivile, asutustele ja isikutele, kes täidavad avalikke ülesandeid.
Moodustamine. Arhiivi moodustamisel lähtub asutus: 1) päritolupõhimõttest, mille kohaselt ühe asutuse dokumendid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu dokumentidega; 2) algse korra austamise põhimõttest, mille kohaselt säilitatakse kord, mille arhiiv sai asutuse tegevuse käigus. Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt , et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust.
Hoidmine. Asutusel peab olema ülevaade arhiivi koosseisust. Ülevaade arhiivi koosseisu kohta peab sisaldama vähemalt: 1) funktsiooni nimetust ; 2) sarja kehtivad ja varem kehtinud tähiseid, nimetusi ja säilitustähtaegu; 3) viidet arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; 4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; 5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. Arhivaalide loomisel, korrastamisel ning hoidmisel peab asutus kasutama materjale, tooteid, vorminguid ja tehnoloogiaid, mis tagavad arhivaalide võimalikult pikaajalise säilivuse ja kasutuse. Asutus loob arhivaalid arhiivivormingus või viib mitte-arhiivivormingus arhivaalid arhiivivormingusse võimalikult kiiresti pärast arhivaali loomist või saamist. Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks välja funktsioonide, struktuuri ja tööprot-sesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: asutuse nimetust, funktsiooni nimetust ja selle tähist, sarjade nimetusi ja nende tähiseid. Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik , sisu või teema, funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse, koht arhiivimoodustaja asjaajamissüsteemis, säilitustähtaeg, juurdepääsu tingimus.
Hindamine. Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. Dokumentide hindamisel lähtub arhiiv: asutuse, isiku või organisatsiooni olulisusest ja positsioonist ühiskonnas ja avaliku halduse hierarhias ; asutuse, isiku või organisatsiooni funktsioonidest ja muust dokumentide kontekstist; dokumentide uurimispotent-siaalist, leiduva teabe unikaalsusest ja autentsusest, olulisusest avaliku võimu teostamisel ja isikute õiguste või tehingute tõendamise vajadusest, kasutatavusest ja seotusest teiste dokumentidega, aja-raamist, millest need dokumentid pärinevad või mida need käsitlevad; kogumistraditsioonist; doku-mentide loomisel kasutatud materjalidest ja vormingutest; juurdepääsutingimustest; asutuse, isiku, organisatsiooni või ühiskonna huvigruppide hinnangust dokumendi väärtusele; ning dokumentide säilitamiseks vajalikust ressursist või arhiivi käsutuses olevatest eelarvevahenditest. *Arhiiv võib ühe-liigiliste dokumentide kogumit hinnates säilitamiseks välja valida statistiliselt esindusliku väljavõtu.
Hindamine toimub: arhiivimoodustajate väljaselgitamisel, arhivaalide väljaselgitamisel ja arhivaalilt arhiiviväärtuse äravõtmisel. Hindamisotsust ja selle lisasid säilitatakse alatiselt arhiivis.
Hävitamine. Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga. Hävita-misaktis esitatakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed: viide avaliku arhiivi hindamisotsusele; tähis liigitusskeemi või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi; sarja nimetus või toimiku pealkiri; piirdaatumid; toimikute või muude üksuste hulk; dokumen-tide säilitustähtaeg; viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas; märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta. Asutus hävitab dokumendid viisil, mis välistab dokumentides sisalduva teabe taasesitamise. Digitaaldokumentide hävitamisel kustu-tatakse dokumendid neid haldavast tarkvarasüsteemist ja muudest säilituskohtadest ning välista-takse dokumendifailide taastamine varukoopiatelt.
Korrastamine. Arhiivikorrastamisega võimaldatakse: arhivaalide üleandmine arhiivi, nende säilimine ja kasutamine. Ühe arhiivimoodustaja arhivaalid korrastatakse üheks arhiiviks olenemata dokumendi tüübist, liigist või teabekandjast. Arhiivikorrastamisel kasutatakse hierarhilist struktuuri, mille peami-sed korrastustasandid on: arhiivi, sarja ja säiliku tasand. *Kollektsioon on arhiivitasandi korrastus-üksus, mis on moodustunud liigi-, tüübi-, teema-, autori- või mitme tunnuse alusel. Kui kollektsiooni moodustaja langeb kokku arhiivimoodustajaga, korrastatakse kollektsioon asutuse või isiku arhiivi osana . *Sari on korrastusüksus, mis ühendab funktsiooni-, liigi-, sisu- või muu tunnuse alusel kokku-kuuluvaid arhivaale. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks. *Säilik on korrastusüksus arhivaalide haldamiseks . Säiliku võib moodustada ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud ( toimik , mapp , karp jms) arhivaalidest või üksikarhivaalist (kiri, foto jne).
Kasutamine. Arhiiv tagab arhivaalidele juurdepääsu: 1) arhiivis või arhiivi veebikeskkonnas;
2) vahendades teavet vastusena isiku või asutuse päringule. Teave juurdepääsupiiranguga arhivaalide olemasolu ja kasutustingimuste kohta on avalik. Arhivaalide kasutamiseks peab arhiivis olema uuri-missaal või vastavalt sisustatud töökoht. Arhivaalide ja nende kasutuskoopiate kasutamiseks peab kasutaja olema registreeritud. Arhiivil on õigus nõuda isikut tõendavat dokumenti. Kasutuskoopia olemasolul väljastab arhiiv koopia. Originaalarhivaali väljastamise üle kasutuskoopia olemasolul otsustab arhiiv. Arhiiv võib arhivaali kasutamist piirata teabekandja halva füüsilise seisundi tõttu või kui kasutamine võib arhivaali kahjustada, tagades võimaluse korral juurdepääsu arhivaali kasutuskoopiale. Arhiiv ei lahenda päringut, kui sellest ei selgu päringu esitaja isik ja tema kontakt-andmed või faktilised asjaolud , mille kohta teavet taotletakse, või kui selles esitatud lähteandmed ei ole küllaldased objekti käsitlevate arhivaalide leidmiseks või kui sellele vastamine nõuab suure-mahulist uurimistööd. Arhiiv teavitab päringu esitajat asjaoludest, mille tõttu pole päringu menetlemine võimalik. Seaduses või selle alusel sätestatud avaliku ülesande täitmiseks või avalikku huvi silmas pidades võib arhivaale anda tähtajaliseks kasutamiseks väljaspool arhiivi. Arhivaalide kasutaja väljaspool arhiivi hoiab ära arhivaalide sattumise kolmandate isikute valdusesse.
Isikuandmekaitse seadus ja arhiivindus: Andmekaitse Inspektsioonil on oma ülesannete täitmisel kõik käesolevas seaduses ning selle alusel antud õigusaktides sätestatud õigused, sealhulgas õigus nõuda isikuandmete sulgemist või töötlemise lõpetamist, sealhulgas hävitamist või edastamist arhiivi.
Algse korra austamise printsiip / registratuuriprintsiip: arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt arhiivi korrastamisel säilitatakse kord, mille arhiiv sai arhiivimoodustaja asjaajamise või tegevuse käigus. Andmekogu : tarkvaraliste vahenditega loodud korrastatud andmete kogum.
Arhiiv: 1. arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus;
2. asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum (arhiiviseadus).
Arhiiviasutus: arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamise võimaldamisega tegelev asutus.
Arhiivifond / fond: avalikku arhiivi vastuvõetud ja omaette koguna registreeritud arhiiv.
Arhiivihaldus: dokumentide haldamise tegevused, mille hulka kuuluvad säilitustähtaja määramine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine.
Arhiivikarp, -mapp, - kaaned , ümbrik: arhivaalide säilitamisel kasutatav arhiivipüsivusnõuetele vastavast materjalist valmistatud kindlate konstruktsiooninõuetega ümbris.
Arhiivimoodustaja: juriidiline või füüsiline isik, kelle tegevuse käigus luuakse ja saadakse dokumente, mis moodustavad arhiivi.
Arhiivinimistu / nimistu: 1. arhiivikirjelduste kogum; 2. arhivaalide peamine otsi­ ja juurdepääsu-vahend avalikus arhiivis.
Arhiivipüsivusnõuded: arhivaalide loomisel, korrastamisel ja säilitamisel kasutatavatele materjali-dele, toodetele ja tehnoloogiatele teatavate standarditega määratletud nõuded, mille järgimine tagab säilitatava teabe võimalikult pika eluea , sh kasutusaja.
Arhiiviruum / hoidla : arhivaalide nõuetekohaseks hoidmiseks spetsiaalselt ehitatud või kohandatud ruum.
Arhiiviskeem: hierarhiline liigitusskeem, mis määrab kindlaks arhiiviväärtusega ainese korrastus-üksused, nende tähistused, järjestuse ja nimetused.
Arhiiviväärtus: avaliku arhiivi poolt hindamisega dokumendile antud väärtus, mis keelab tema hävitamise ja eeldab tema säilitamist avalikus arhiivis.
Arhivaal: dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse.
Arhivaalide loetelu: asutuses tekkinud dokumentide haldamise vahend, kus loetletakse kõik asjaajamises tekkinud toimikud või muud üksused.
Asjaajamiskord : alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks.
Asutus / arhiivimoodustaja: juriidiline või füüsiline isik, kelle tegevuse käigus luuakse ja saadakse dokumente, mis moodustavad arhiivi.
Autentsus : dokumendi algsete omaduste (sisu, struktuur ja kontekst) säilimine läbi aja.
Dokumendi elukäik: toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiivi-asutusse üleandmiseni.
Dokumendi lisaväärtus / teisene väärtus: dokumendi tähtsus kolmandatele isikutele, asutustele või kogu ühiskonnale, kellel puudub otsene side dokumendi loomise ja kontekstiga.
Dokumendi praktiline väärtus / esmane väärtus: dokumendi sisuline väärtus nende loomise tinginud tegevuse edasiseks tagamiseks.
Dokumendi väärtus: dokumendi tähtsus erinevatele inimrühmadele ja asutustele ühiskonna toimi- mise kajastamiseks, üksikute toimingute ja tehingute tõestamiseks või uurimishuvi rahuldamiseks.
Dokumendihaldus: 1. halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasuta-mise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega (EVS­ISO 15489­1:2004); 2. asjaajamise käigus dokumentidega teostatavad toimin-gud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus .
Dokumendisüsteem: riist ­ ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul.
Dokument: mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Dokumenteerimine: teabe eesmärgipärane jäädvustamine ja alalhoidmine asutuse tegevuste tões-tamiseks ning tema aruandekohustuse tagamiseks.
Dokumentide loetelu: dokumendihalduse alusdokument asutuse tegevuse käigus loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks .
Dokumendi elukäik: toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiivi-asutusse üleandmiseni.
Dokumendi lisaväärtus / teisene väärtus: dokumendi tähtsus kolmandatele isikutele, asutustele või kogu ühiskonnale, kellel puudub otsene side dokumendi loomise ja kontekstiga.
Dokumendi praktiline väärtus / esmane väärtus: dokumendi sisuline väärtus nende loomise tinginud tegevuse edasiseks tagamiseks.
Dokumendi väärtus: dokumendi tähtsus erinevatele inimrühmadele ja asutustele ühiskonna toimi-mise kajastamiseks, üksikute toimingute ja tehingute tõestamiseks või uurimishuvi rahuldamiseks.
Dokumendihaldus: 1. halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasu-tamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega (EVS­ISO 15489­1:2004); 2. asjaajamise käigus dokumentidega teostatavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus.
Dokumendisüsteem: riist­ ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul.
Eelhindamine: avaliku arhiivi teostatav dokumendisarjade hindamine dokumentide loetelu alusel enne dokumentide loomist või saamist ilma üksikdokumente uurimata.
Dlektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS): dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara.
Eraldamine: 1. dokumendihaldusprotsess; 2. dokumendi elukäigu või elukäigu etapi lõppemisel teostatav toiming dokumendi ühest süsteemist teise viimiseks või hävitamiseks.
Funktsioon: üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet.
Funktsioonide analüüs: toimingud, mille käigus selgitatakse välja dokumentide haldamiseks olulised seosed funktsioonide, tegevuste ning toimingute vahel.
Füüsiline korrastamine: koondnimetus järgmistele arhivaalidega teostatavatele tegevustele, reeglina enne hoidlasse säilitamisele paigutamist või avalikku arhiivi üleandmist: puhastamine, parandamine, järjestamine, nummerdamine, kinnitamine, ümbristamine, tähistamine.
Hindamine: avaliku arhiivi ülesanne ja toimingud arhivaalide arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks.
Hävitamiseks eraldamine: säilitustähtaja ületanud arhivaalide eraldamine nende füüsiliseks hävita-miseks või teabe kustutamiseks andmekandjalt.
Juurdepääs: õigus ja võimalus tutvuda teabega.
Kasutaja: dokumendisüsteemi dokumentide haldamisel osalev ja/või dokumentidele juurdepääsu-õigust omav isik.
Kirjeldusüksus: arhivaalide kogum või arhivaal, mida on võimalik eraldi kirjeldada.
Kontekst: dokumendi seos asutuse funktsiooni, tegevuste, toimingute, dokumendisüsteemi ja teiste dokumentidega.
Korrastamine ja kirjeldamine: toimingute kompleks , mille käigus luuakse arhiivimoodustaja ja selle arhiivi täpne esitus arhivaalide säilimise, haldamise ja kasutamise võimaldamiseks.
Korrastusüksus : arhivaalide kogum või arhivaal, mida saab käsitleda ja hallata tervikuna .
Leidandmed: andmed säilikute leidmiseks, haldamiseks, viitamiseks. Moodustuvad avaliku arhiivi nimetusest (lühendina), fondi, nimistu ja säiliku tähisest/numbrist.
Lihtsustatud korras hävitamine: arhivaalide hävitamiseks eraldamine eelhindamisotsuse alusel ilma avalikult arhiivilt täiendavalt hindamist taotlemata. Tegevus dokumenteeritakse hävitamisaktiga.
Liigitamine: 1. dokumentide konteksti väljaselgitamine ja liigitusskeemina esitamine; 2. dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise käigus.
Liigitusskeem: 1. asutuse funktsioonide ning tegevuste ja/või sarjade hierarhiline esitus; 2. asutuse dokumentide loetelu osaks olev sarjade ja teiste liigitusüksuste struktureeritud loetelu.
Metaandmed: dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse ja mida hallatakse dokumendisüsteemis.
Optimaalsed säilitustingimused: tingimused arhivaalide säilitamiseks, mis tagatakse nõuetekohaselt ehitatud või kohandatud hoidla, nõuetekohase sisseseade, stabiilsete ja kontrollitud keskkonna-tingimuste ning arhiivipüsivate materjalide kasutamisega ning millega tagatakse arhivaalidele turva -line kasutamine ja nende maksimaalne kaitse kogu säilitusperioodi vältel.
Provenientsiprintsiip / päritoluprintsiip: arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodus- taja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega.
Registratuuriprintsiip / algse korra austamise printsiip arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt arhiivi korrastamisel säilitatakse kord, mille arhiiv sai arhiivimoodustaja asjaajamise või tegevuse käigus.
Sari: liigitus­, korrastus­ ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente.
Säilik: paberdokumentide füüsilise haldamise üksus avalikus arhiivis (toimik, mapp vms).
Säilitamine: arhivaalide nõuetekohane hoidmine hoidlas ja muud arhivaalide eluea pikendamisele suunatud tegevused, kaasa arvatud finants - ja strateegilised otsused dokumentide või kogude tervikluse säilimiseks ja eluea pikendamiseks.
Säilitustingimused: olud, milles arhivaale hoitakse, sh hoidla, sisseseade, keskkond, korrastamisel kasutatud materjalid jne.
Säilitustähtaeg: lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada, ja mis väljendatakse tavaliselt aastates või alatisena.
Säilitustähtaja määramine: dokumendihaldusprotsess, mille käigus esitatakse asutuse hinnang dokumentide väärtuse ja säilitamisvajaduse kohta.
Tavakorras hävitamine: arhivaalide hävitamiseks eraldamine Arhiivieeskirjas kehtestatud korras, avalikult arhiivilt taotletakse iga kord hindamisotsust.
Tegevus: kindla väljundiga ühest või mitmest omavahel seotud toimingust koosnev jada asutuse funktsiooni täitmiseks.
Toimik: asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus.
Toiming: tegevuse osa, kus luuakse või saadakse dokumente.
Tähis: märgikombinatsioon, mis näitab sarja, toimiku või dokumendi asukohta liigitusskeemis.