Dokumendihalduse alused (0)

• jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna
  
• kasutatav inimtegevuses
  

• Mistahes teabekandjale jäädvustatud informatsioon, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks
  

• Halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega
  

• Elektrooniline tarkvara – dokumentide haldamine , kontrollimine ja neile juurdepääsu tagamine
  
• Dokumendihaldussüsteemid: Amphora, Webdesktop , Postipoiss, Delta (Alfresco põhine arendus), Sharepointi põhised arendused jt
  

• Infosüsteem - dokumentide haldamine, hõlmamine ja neile pideva juurdepääsu tagamine (kogu nende elukaare jooksul)
  

• Nimetus, mis tähistab ühesuguste tunnustega (otstarve, tähendus, vormistus) dokumente
  
• Käsikiri, leping, käskkiri, volitus
  

• Toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni
  

• Valdkond, mis tegeleb informatsiooni kui organisatsioonilise ressursi analüüsiga. See haarab igasuguste andmete ja informatsiooni definitsioone, kasutusviise, väärtust ja levitamist organisatsioonis sõltumata sellest, kas seejuures kasutatakse arvuteid või mitte
  

• kogumist, töötlemist, säilitamist ja edastamist võimaldavad märgid või nende kogumid, millel puudub iseseisev tähendus väljaspool konteksti. (faktid, sündmused - müügitulemused, kliendiandmed)
  

• Ehk teave on tähenduslikku vormi ehk konteksti asetatud andmed, millel on reaalne või oletatav väärtus vastuvõtja jaoks. (mingil kandjal tekstid, pildid)
  

• Dokumenti kirjeldavad andmed (sisu, kvaliteet, seisund, päritolu ja muud omadused), mis luuakse ja mida hallatakse dokumendisüsteemis
  

• Dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse.
  

• Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt.
  

• Masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument
  

• St dokument tõestab funktsioonide, tegevuste või toimingute täitmist või tehingute läbiviimist
  

• St dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, kohtade, isikute jne kohta.
  

• Faili sisu ei ole andmekandajaga füüsiliselt seotud nii lahutamatult nagu tekst paberiga.
  
• Digitaalne info on salvestatud andmekandjale ja on selleks kogutud failidesse.
  
• Digitaaldokument:
  
  • on dünaamiline;
    
  • koopia ja originaal on raskesti eristatavad;
    
  • võib olla palju versioone, mida on raske eristada;
    
  • võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne);
    
  • võimaldab kiiret otsingut;
    
  • võib esineda korraga mitmes vormingus ;
    
  • võib salvestada erinevatele andmekandjatele;
    
  • juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor , kuvamine seinale);
    
  • sõltuv riist - ja tarkvarast
    

• Digitaaldokumendi eelised:
  
  • Lihtne leida infot ja dokumente mistahes tunnuste järgi.
    
  • Lihtne edastada .
    
  • Lihtne kopeerida.
    
  • Võtavad vähem ruumi.
    
  • Loomisel võimalik kasutada malle ja planke.
    
  • Lihtne taaskasutada.
    
  • Asjaajamisprotsesside automatiseerimine .
    

• Autentsus :
  
  • dokument on just see, mis ta olema peab;
    
  • dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma ;
    
  • dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama.
    
• Usaldusväärsus :
  
  • omadus, mis näitab, et dokumendi sisu võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus.
    
• Terviklus :
  
  • dokument on terviklik ja seda ei ole muudetud;
    
  • dokumendi kaitsmine lubamatu muutmise eest on hädavajalik.
    
• Kasutatavus :
  
  • kasutatav on dokument, mille asukohta saab kindlaks teha, mida saab üles leida, esitada ja tõlgendada;
    
  • dokumendi koht organisatsiooni tegevuse ja funktsioonide laiemas kontekstis peab olema tuvastatav.
    

• Dokumendihaldur, tase 6 on spetsialist, kelle ülesandeks on luua ja hoida organisatsioonis kasutusel toimiv info- ja dokumendihaldus .
  
• Dokumendihalduri töö toetab teiste organisatsiooni põhi- ja tugifunktsioonide täitmist.
  
• Dokumendihalduri töö sisuks on infoga ja dokumentidega seotud töö korraldamine ja tööülesannete täitmine.
  
• Dokumendihaldur võib töötada nii era- kui avaliku sektori organisatsioonis. 
  

• Dokumendihaldur loob, edastab, võtab vastu ja saadab välja dokumente, organiseerib dokumendisüsteemi, jälgib info- ja dokumendihalduse toimimist, korraldab dokumentidele juurdepääsu ning tagab nende alalhoiu ja säilitamise.
  
• Dokumendihaldur töötab ise ja korraldab organisatsiooni tööd erinevate infosüsteemide ja tarkvararakendustega, millest keskne on elektroonilise dokumendihalduse rakendus .
  
• Dokumendihalduri põhilised tööülesanded:
  
  • Dokumendisüsteemi toimimise tagamine,
    
  • Dokumentide haldamise alusdokumentide väljatöötamine,
    
  • Arhiivihalduse korraldamine,
    
  • Töötajatele dokumendihaldusealase koolituse korraldamine
    
  • Erialane nõustamine.
    

• Kompetentsid on töö edukaks tegemiseks vajalike oskuste, teadmiste ja hoiakute kogum
  

• Dokumendihaldurid on vastutavad dokumendihalduse kõigi aspektide eest, sh dokumendisüsteemi ja sellega teostatavate operatsioonide väljatöötamise, juurutamise ja korraldamise ning igale kasutajale vajalike dokumendihalduse ja dokumendisüsteemi operatsioonide õpetamise eest.
  

• Dokumendid jm teaberessurss
  
• Dokumentide (ja arhiivi) haldamise protsessid
  
• Inimesed, kes kasutavad dokumente
  
• Tehnoloogia ja süsteemid.
  

• avalikku haldust korraldavad õigusaktid
  
• asjaajamist ja arhiivindust korraldavad õigusaktid
  
• info- ja teabehaldust korraldavad õigusaktid
  
• muud dokumenteerimist käsitlevad õigusaktid
  

Kordamisküsimused dokumendihalduse aluste eksamiks

• Dokumendikäitlus – salvestiste pidev ja süstemaatiline kogumine ja töötlemine hoiu, liigitamise , otsingu, kasutamise või edastamise jaoks.
  

• Belgia visionäär, jurist ja rahuaktivist.
  
• Üks neist, keda võib pidada infoteaduse ‘isadeks’.
  
• Süstemaatilise biblioloogia rajaja.
  

• Tegeliku sündmuse, nähtuse, idee või struktuuri täpne kirjalik jäädvustamine, mis toimub kirjeldatava asja tingimustel.
  

• Asutuse või isiku dokumentide terviklik kogu.
  
• Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus.
  

• Korrastusüksus, mis ühendab funktsiooni-, liigi-, sisu- või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid arhivaale. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks.
  

• Korrastusüksus arhivaalide haldamiseks .
  
• Säiliku võib moodustada:
  
  • ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud ( toimik , mapp, karp jms) arhivaalidest;
    
  • üksikarhivaalist (kiri, foto jne).
    

• Asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.
  

• Protsessid võivad toimuda paralleelselt või siin toodust teises järjekorras.
  

• Asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale.
  

• Alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht.
  

• Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.
  

• Seostada dokument selle loojaga ja tema tegevusega ;
  
• Dokumendile koha andmine dokumendisüsteemis koos sellest tulenevate seostega;
  
• Seostada dokument süsteemi teiste dokumentidega.
  

• Ei tarvitse vormikohaselt hõlmata dokumente, mis:
  
  • ei kohusta organisatsiooni ega isikut mingiks toiminguks;
    
  • ei dokumenteeri ühtki kohustust ega vastutust;
    
  • ei sisalda teavet organisatsiooni aruandekohustuse alla kuuluva tegevuse kohta.
    

• Registreerimise esmane eesmärk on anda tõestus dokumendi loomise ja dokumendisüsteemi hõlmamise kohta. Lisaks hõlbustab registreerimine dokumendi ülesleidmist.
  

• Süsteemi poolt antav ainuidentifikaator;
  
• Registreerimise kuupäev ja kellaaeg ;
  
• Pealkiri või lühikirjeldus;
  
• Autor (füüsiline või juriidiline isik) ning saatja või saaja.
  

• Säilitustähtaeg määratakse, et:
  
  • tagada vastavus organisatsiooni praegustele ja tulevastele vajadustele;
    
  • järgida õigusaktidest tulenevaid nõudeid;
    
  • vastata sisemiste ja väliste huvirühmade praegustele ja tulevastele vajadustele.
    

• Organisatsiooni poliitika ja toimingute kohta tõestust ja informatsiooni kandvad dokumendid;
  
• Dokumendid, mis kannavad tõestust ja informatsiooni organisatsiooni seoste kohta teenindatava klientuuriga;
  
• Üksikisikute ja organisatsioonide õigusi ja kohustusi kajastavad dokumendid;
  
• Dokumendid, mis aitavad kaasa organisatsiooni mälu rajamisele teaduslikel, kultuurilistel ja ajaloolistel eesmärkidel;
  
• Dokumendid, mis sisaldavad tõestust ja informatsiooni nii sisemisi kui ka väliseid huvirühmi huvitavate tegevuste kohta.
  

• Dokumente tuleb hoida kandjal, mis tagab nende kasutatavuse, usaldusväärsuse, autentsuse ja säilimise niikaua, kuni neid vajatakse.
  

• Arvestada järgmisi tegureid:
  
  • Varundussüsteemid;
    
  • Meediumi füüsilise kahjustumise ennetamine;
    
  • Riist- ja tarkvara vananemine .
    

• Organisatsioonis peavad olema juhised, millega reguleeritakse, kellel ja missugustel asjaoludel on võimalik juurdepääs dokumentidele.
  
• Juurepääs on füüsiline ja informatsiooniline . Füüsiline juurdepääs on õigus ja võimalus dokumenti või arhivaali kasutada saades selle enda kätte Informatsiooniline juurdepääs on õigus ja võimalus tutvuda dokumendi või arhivaali sisuga
  

• Juurdepääs dokumentidele võib olla piiratud selleks, et kaitsta:
  
  • isikuandmeid ja eraelu;
    
  • autoriõigust ja ärisaladust;
    
  • omandi puutumatust (füüsilist, finantsilist);
    
  • riigi julgeolekut;
    
  • seadustest tulenevaid eriõigusi ja muid ametihüvesid.
    

• Liikumise ja kasutamise jälgimine on vajalik, et:
  
  • kindlaks teha vajalik toiming;
    
  • võimaldada dokument üles otsida;
    
  • vältida dokumentide kaotsiminekut;
    
  • jälgida kasutamist süsteemi hoolduse ja turvalisuse seisukohalt ning alles hoida kontrolljälg dokumenditoimingute (st hõlmamise või registreerimise, liigitamise, indekseerimise , hoiu, juurdepääsu ning kasutamise, migreerimise ja eraldamise) kohta;
    
  • hoida alles võime kindlaks teha toimingud, mille käigus üksikdokumendid loodi, ka siis, kui süsteemid on ühendatud või migreeritud.
    

• Dokumendihalduse toimingud säilitustähtaja jooksul ning dokumentide hävitamise või üleandmise otsustega seotud tegevus.
  

• Riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalikõigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks.
  

• Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium.
  

• Kavandab asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengu põhisuunad;
  
• Arutab läbi asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide ja juhiste andmise või muutmise vajadused;
  
• Arutab läbi asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide eelnõud ja juhiste kavandid;
  
• Kavandab tegevused asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide ja juhiste ning dokumendihaldusnõukogu otsuste rakendamiseks.
  

• Amet teostab riigi infosüsteemi valdkonnas seadusega sätestatud ülesannete ulatuses riigi poliitika ja arengukavade elluviimist, juhtimisfunktsiooni ja riiklikku järelevalvet elutähtsa teenuse osutamiseks kasutatavate infosüsteemide turvameetmete alalise rakendamise üle ja järelvalvet andmekogude kasutuselevõtmise ja andmekogude haldamise vastavuse üle seadustele, teistele õigusaktidele ja tehnilistele nõuetele.
  
• Samuti arendab amet riigi infosüsteemi kindlustavaid süsteeme ja koordineerib asutustevahelisi riigi infosüsteemi arendamise projekte.
  

• Riigi infosüsteemi haldussüsteem
  
• Riigi infosüsteemi terviklik kaardistus , halduse töövahend.
  

• Riigi infosüsteemi haldussüsteemi eesmärk on riigi infosüsteemi haldamise läbipaistvuse tagamine, riigi infohalduse planeerimine ning riigi, kohaliku omavalitsuse ja avalikke ülesandeid täitvate eraõiguslike isikute andmekogude koosvõime toetamine .
  

• RIHA-s registreeritakse kõik riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitvate eraõiguslike isikute andmekogud .
  
• Ühtlasi registreeritakse RIHA-s ka dokumendihaldussüsteemid.
  
• RIHA-s ei registreerita andmekogusid, millele juurdepääs on piiratud tulenevalt «Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadusest»
  

• Dokumendivahetuskeskus (DVK) on erinevatele dokumendihaldussüsteemidele (DHS) ja teistele dokumente käsitlevatele infosüsteemidele ühine keskset dokumendi- ja infovahetusteenust pakkuv infosüsteem. Loodi 2006.a.
  

• Haridus - ja Teadusministeeriumi haldusalas.
  

• Ohuplaani koostamine - Arhiivides, muuseumides, raamatukogudes jt asutustes säilitatavad kultuuriväärtused on erinevate looduslike ja inimtekkeliste ohtude (tuli, suits, veeõnnetused jne) tõttu kergesti kahjustatavad. Selleks, et avariisid ja õnnetusi ära hoida või nendega kaasnevaid kahjustusi ja kulusid vältida või vähendada, on maailmas järjest enam hakatud tähelepanu pöörama ohuplaneeringule. Oluline osa selles on potentsiaalsete riskide määratlemine ning sellest tulenevalt vajalike ja võimalike ennetusmeetmete võtmine säilitatavate kultuuriväärtuste kaitseks.
  

• Arhivaalide üleandmine - Arhivaalide avalikku arhiivi üleandmine on dokumentide elukäigu pöörde­punkt. Selleks ajaks on dokumendid väljunud asutuse asjaajamisest ja nende kasutussagedus on vähenenud . Arhiivi üleandmine tähendab, et neid on otsustatud sajandeid säilitada ja edasi kasutada. Dokumendid, mille sisu ja tekkekontekst on meile täna hästi teada, saavad endale kohustuse anda tulevikus meie ajast ajaloo­uurijatele pilt.
  
• Dokumendi- ja arhiivihaldus - Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele on eri valdkondade tegevuskavade ja õigusaktide nõuetega seatud kõrged ootused: töötada ressursse kokkuhoidvalt, kuid samas pakkuda kvaliteetset ja kiiret avalikku teenust, olles ühiskonna liikme­tele usaldusväärne partner . Selle ülesande täitmine sõltub paljuski asutuse suutlikkusest hallata oma valduses olevat teavet tõhusalt ja efektiivselt. Teabe tõhusaks haldamiseks tuleb asutusel tegelda dokumendisüsteemi juurutamise ja arendamisega, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisega, juurdepää- susüsteemide täiustamisega ja kõige sellega, mis kindlustab väärtusliku inforessursi olemasolu, säilimise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse.
  

• Ajalooarhiiv
  
• Digitaalarhiiv
  
• Filmiarhiiv
  
• Riigiarhiiv
  

• dokumendihalduri kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas;
  
• dokumendihaldurite kutsealase suhtlemise ja koostöö korraldamine;
  
• erialaste teadmiste ja kogemuste levitamine;
  
• dokumendihalduse alal tegutsevate isikute kutsealaste, majanduslike ja sotsiaalsete õiguste ja huvide kaitsmine;
  
• dokumendihaldurite huvide esindamine Eesti Vabariigi teadus- ja hariduspoliitika kujundamisel ning rakendamisel;
  
• koostöö arendamine kõigi ühinguga sarnaseid eesmärke taotlevate isikute ja organisatsioonidega dokumendihalduse valdkonna edendamiseks Eestis.