dokumentidele säilitustähtaja määramine dokumentide säilitamine dokumentidele juurdepääsu tagamine dokumentide kasutamise jälgimine dokumentide hävitamiseks eraldamine või arhiivi üleandmine DOKUMENTIDE LOOMINE JA SAAMINE Dokumendid luuakse organisatsioonis tööprotsessi käigus. Tihti valmib dokument läbi mitme mustandversiooni, mida organisatsiooni dokumendisüsteemi ei hõlmatagi. Organisatsiooni dokumendisüsteem saab loodud või saadud dokumendist “teadlikuks” alles dokumendi registreerimisel. Organisatsiooni saabunud dokumendid sisenevad dokumendisüsteemi registreerimise teel. DOKUMENTIDE LIIGITAMINE Dokumendisüsteemis hallatakse dokumente rühmiti, mis võimaldab dokumente tõhusamalt leida ja hallata. Dokumentide liigitamine toimub liigitusskeemi (dokumentide loetelu) järgi Dokumente võib liigitada erinevate tunnuste alusel, levinumad on:
määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine Üleandmine arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine 13. Mis on dokumendisüsteem, kuidas see peaks toimima ja mis selle moodustavad? Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks süstemaatiliselt ja et kõik dokumentidega tehtavad toimingud oleksid tuvastatud. Dokumendisüsteem peab: · rutiinselt hõlmama kõik vastava tegevusala dokumendid
dokumendid oleksid kaitstud volitamata lisamise, kustutamise ja muutumise eest. Usaldusväärsus- tuleb luua inimeste poolt, kel on otsesed teadmised faktide kohta või dokumentide abil, mida kasutati tegevuse käigus rutiinselt tehingute sooritamiseks. Kasutatavus - saab: lokaliseerida, välja otsida, esitada, interpreteerida. Terviklikkus - Dokumendi terviklikkus tähendab, et ta on täielik ja muutmata. 6. Mis on dokumendisüsteem, selle komponendid? Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. sisaldab; · dokumendid · dokumentide haldamise toimingud; · dokumentide haldamisel osalevad inimesed süsteemi kasutajad; · dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia. 7. Mis on dokumendiringlus? Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni. 8
dokument (kitsamas tähenduses) – jäädvustatud terviklik teave, mis on küllaldane faktide või toimingute tõendamiseks dokumendihaldus – tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendihaldussüsteem – dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendisüsteem – isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine o Millest koosneb dokumendisüsteem? • Dokumendid jm teaberessurss • Dokumentide (ja arhiivi) haldamise protsessid • Inimesed, kes kasutavad dokumente • Tehnoloogia ja süsteemid.
Dokumendihalduse normdokumendid: seadused, Vabariigi Valitsuse määrused, standardid ja juhised. Dokument (Arhiiviseadus) mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased faktide või tegevuse tõestamiseks. (EVS-ISO 15489) on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Dokumendi elukäik toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni arhiveerimiseni või hävitamiseni. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendi autentsus autentne on dokument, mille ehtsust on võimalik kindlaks teha. Dokumendi...
DOKUMENDIHALDUSE VAJALIKKUS ORGANISATSIOONIS Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ja säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. Asjaajamiskultuur on üheks osaks organisatsiooni kultuurist, see mõjutab juhtimisülesannete täitmise kvaliteeti ja juhtimistöö efektiivsust. Organisatsiooni igapäevatöö tulemusena tekib hulgaliselt dokumente, mis sisaldavad informatsiooni ja mida tuleb töödelda ning hallata. Osa informatsioonist on oluline, osa mitte. On, mida hävitada ja on, mida säilitada. Aja möödudes on dokumendihalduse korralduse tähtsus kasvanud - meid ümbritseb info, andmed, mida tuleb hoida, säilitada. Info hoidmise ja säilitamisega kaasnevad riskid, mis toovad endaga kaasa vajaduse veel hoolikamalt antud valdkonda reglementeerida: määratleda vastutused, dokumentide loomise protsessid. Dokumendihalduse valdkonna korralduse eest vastutab sekretär - asjaajamise eest vastutav isik. Sõltumata am...
DOKUMENDIHALDUS DOKUMENTIHALDUST KORRALDAB · organisatsiooni dokumendihalduse teenistus (kantselei, asjaajamistalitus iseseisev struktuuriüksus, üldosakonna allüksus) · suures ettevõttes arhiivitöötajad · väikeettevõttes sekretär, assistent, juhiabi KAASAEGSES ORGANISATSIOONIS · elektrooniline dok.halduse süsteem - dokumendihaldur (asjaajamine, arhiivitöö, infotöötlus, IT) - süsteemihaldur (riist- ja tarkvara hooldus) · muutused tööjaotuses enamik töötajaid vormistab dokumendid ise ASJAAJAMISE HEA TAVA · reglementeeritus (igal dokumendil oma koht) · vastutus nõuetest kinnipidamise eest DOKUMENDIHALDUSE ALUSDOKUMENDID · sisekorraeeskirjad · asjaajamiskord (nõuded loomisest hävitamiseni) · dokumentide loetelu (liigitamine, säilitamine, toimikud) · tööprotsess (dokumendilähetus) - kooskõlastamine, redigeerimine, allkirjastamine, kontroll jne ASJAAJAMISKORD · organisatsioonisisene · lähtub...
saatma või eraldi meiliga ,saab programmiga vaadata ,hoiame paberi,tahma,postikulusid,oma aega kokku Dokumendi sisu-faktid,millest dokument räägib dokumendi süsteem- saame jäädvustada dok i halduse osa ,enamvähem sama mis dok i haldus samas ka kuulub asjaajamise alla kuula lindilt mis veel rääkis Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks süstemaatiliselt ja et kõik dokumentidega tehtavad toimingud oleksid tuvastatud. Teabevaldaja- · riigi ja kohaliku omavalitsuse asutused · avalik-õiguslikud juriidilised isikud · eraõiguslikud juriidilised isikud ja füüsilised isikud, kes täidavad seaduse, haldusakti või lepingu alusel avalikke ülesandeid teabe osas, mis puudutab nende ülesannete täitmist Teabenõue- · teabenõudja ees- ja perekonnanimi
4.3 Dokumendihalduse normatiivne keskkond 16 4.3.1 Üldist 16 4.3.2 Seadused 16 4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused 17 4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad 17 4.3.5 Standardid 17 4.3.6 Hea tava juhised 18 5 Dokumendisüsteem 19 5.1 Üldist 19 5.2 Dokumendid ja muud teaberessursid 20 5.3 Dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid 22 5.4 Kasuajad: vastutuse ja pädevuse tasandid 23 5.4.1 Üldist 23 5.4.2 Juhtkond 23 5.4
KUJUL: Mõiste- definitsiooni (allika viide) + selgitav kommentaar Administraator süsteemi kasutajaroll, mille ülesandeks on dokumendisüsteemi konfigureerimine ja toimimise tagamine. (Kasutatakse ka ,,haldur") Ainuidentifikaator süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus. Asi üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal) Autentsus dokumendi omadus, mille puhul saab kindlaks teha järgmi...
või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumendihaldus on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims ja korraldusprotsessidega. Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Arhivaal Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Asjaajamise korraldamine
ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega 4. Dokumendihaldussüsteem Elektrooniline tarkvara dokumentide haldamine, kontrollimine ja neile juurdepääsu tagamine Dokumendihaldussüsteemid: Amphora, Webdesktop, Postipoiss, Delta (Alfresco põhine arendus), Sharepointi põhised arendused jt 5. Dokumendisüsteem Infosüsteem - dokumentide haldamine, hõlmamine ja neile pideva juurdepääsu tagamine (kogu nende elukaare jooksul) 6. Dokumendiliik Nimetus, mis tähistab ühesuguste tunnustega (otstarve, tähendus, vormistus) dokumente Käsikiri, leping, käskkiri, volitus 7. Dokumendi elukaar (e. -käik) Toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni 8. Infohaldus
dokumendihaldussüsteem 11. Nimeta kirja esitlusvormi on väljad (EVS 882-1:2013): Tekstiväli, kirjapeaväli, adressaadiväli 12. Mitmendal sajandil arenes välja dokumendihaldus kui distsipliin ja millisest distsipliinist 20. saj, arhiivindus 13. Milliste kriteeriumite alusel hinnatakse dokumentide väärtust (kaks peamist) Tõestusväärtus, teabeväärtus 14. Millised on dokumendi kohustuslikud elemendid (TKTA) Autor, kuupäev, tekst, allkirjastaja 15. Mis on dokumendisüsteem (EVS-ISO 15489-1:2017) Infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs 16. Mida reguleerib kirjastandard EVS 882:1-2013 Kirja elementide loetelu, elementide määratluse ja selgitused, nende vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil 17. Mis on dokumendi metaandmed (EVS-ISO 15489-1:2017) Andmed andmetest, mis luuakse dokumendisüsteemis 18. Teabehalduse alategevused (TKTA § 3 lg 1)
DOKUMENTATSIOONI KORDAMISKÜSIMUSED ARVESTUSEKS Organisatsiooni funktsioonid: - Juhtimine - Personalitöö - Raamatupidamine - Põhitegevus 1. Dokumendihalduse korralduse eesmärk- on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus 2. Valdkonna põhimõisted: dokumendihaldus- tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. arhivaal- dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või ühiskonnale. dokumendi elukäik- protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis dokumendisüsteem - isikute, dokumentide,...
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus: seire, eraldamine, auditeerimine. Erinevad korrastussüsteemid. Eri aegadel on arhiivide korrastamiseks ja kirjeldamiseks kasutatud erinevaid süsteeme. Nõukogude perioodil lähtuti arhiivikorrastamisel kronoloogiapõhimõttest. Kõik asutuses tekkinud dokumendid kirjeldati nimistutes kas vas...
ASJAAJAMINE Dokumendihalduse korraldamine Asjaajamise eesmärk - Asjaajamise eesmärk on tagada ettevõtte efektiivne toimimine, sealhulgas tegevuse dokumenteerimine, dokumentide korrektne vormistamine , dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine, dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuste säilitamine ning arhivaalide korrastamine. Dokumendi element - EVS 882-1:2006 Kirjal on järgmised elemendid (esitatakse tähestikulises järjestuses): 1. Aadress 2. Adressaat 3. Allkiri 4. Allkirjastaja 5. Autor 6. Kasutusmärge 7. Kontaktandmed 8. Koostaja 9. Kuupäev 10. Lisaadressaat 11. Lisamärge 12. Logo 13. Pealkiri 14. Seosviit 15. Tekst 16. Viit Kirja esitlusvormil on järgmised väljad · Kirjapeaväli · Adressaadiväli · Viidaväli · Tekstiväli · Kontaktandmeväli E-kirja esitlusvormil on järgmised väljad 0 Kellele 1 Koo...
Eraldamine säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine Üleandmine arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine 13. Mis on dokumendisüsteem, kuidas see peaks toimima ja mis selle moodustavad? infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. garanteerida vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendihaldus, töötab asutus välja ja kehtestab dokumendihalduse alusdokumendid · dokumendid ja muu inforessurss · dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid · kasutajad · süsteemid 14. Mis on teadmusjuhtimine?
Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, mille abil saab planeerida ja ohjata dokumendi tervet elukäiku. Dokumentide loetelu-rühmitamine sarnaste tunnuste põhjal. Loetelu peab sisaldama kõik asutuse funktsioonid ja nende täitmise käigus tekkivad dokumendisarjad sõltumata andmekandjast. Dokumendi loetelu on vajalik. *süstematiseerimiseks sarjadesse, *dokumentide indekseerimiseks, *ülesleidmiseks, * säilitustähtaegade määramiseks 12 Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi tegurid kasutajad, dokumendid, toimingud, keskkond. 13 Asjajamiskord , kehtestamine, asutuse siseandmete avalikustamine, kohustuslikud vastutusalad, AÜA kohustuslikud regulatsioonid* sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest
Ajatempel - tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mis tõendab dok olemasolu kindlal ajahetkel. Andmed - isikuandmed «Isikuandmete kaitse seaduse» tähenduses või muud andmed, mida töödeldakse andmekogus riigi, kohaliku omavalitsuse või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku ülesannete täitmiseks. Andmed- inimesele/masinale arusaadaval kujul formaliseeritud (erilisel viisil vormindatud) info esitlusviis, mida saab kasutada suhtluseks, tõlgendamiseks, säilitamiseks või töötluseks. Andmekogu - riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalikõigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Andmesubjekt - isik, kelle isikuandmeid töödeldakse. Arhiiv - asutuse või isiku dok ter...
EKSAMIKS 1. ORGANISATSIOONI DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE Põhimõisted Dokument – on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on saadud või loodud asutuse või isku käigus. Tõestusväärtus – võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist, dokument on autentne või usaldusväärne. Teabeväärtus – dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms kohta. Dokumendiga seotud isikud – autor (organisatsioon), adressaat/saaja, koostaja(annab sisu), vormistaja, allkirjastaja, dokumendisüsteemi haldur. Metaandmed – dok. kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendi süsteemis. Andmed dok registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendi liik – tuleneb dokumendi sisu ehitamise viisist ja vormielementide kasutmisest (nt kiri, protokoll, avaldus) Dokumendi elukäik – kõik tegevused dokumendiga alates tema loomisest või saamisest kuni hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine ...
Info jaguneb: Objektiivne reaalselt meie ümber Subjektiivne objektiivse keskkonna kirjeldus oma nägemuse järgi Sense making liigub objektiivse ja subjektiivse info vahel Nt: väljas sajab, panen kummikud jalga Tegevuse ja dokumendi vaheline seos Dokumendid tekivad asutuse tegevuse tulemusena. Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust. Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendi sisu, vorm ja struktuur Dokument on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dokumendi vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Digitaalne dokument Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad. Dokumendi sisu, vormi ja struktuuri kohta käiv i...
allkirjastajast allpool 10. E- kirjadega seotud riskid *vajalikku informatsiooni ei ole võimalik leida *süstemaatilisuse puudumisel võidakse postkastis olevat informatsiooni kustutada lähtuvalt ruumi vajadusest, mitte olenevalt sisu väärtusest 11. Prokuura on volitus, mis annab ettevõtte esindajale õiguse esindada ettevõtjat kõigis majandustegevustega seotud õigustoimingutes. 12. Dokumendi omadused: *autentsus *kasutatavus *usaldatavus *terviklus/terviklikkus 13. Mida tähendab dokumendisüsteem? *infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ja tagatakse neile pidev juurdepääs *tehnoloogiline keskkond, kus registreeritakse dokumente 14. Kirjastandard EVS 882:1-2006 reguleerib: *paberkandjal kirja, e-kirja loomist *sätestab kirja elementide loetelu, elementide menetlused, selgitused, nende vormistamise nõudeid ja asukohta dokumendil 15. Dokumendi loetelu eesmärk: *dokumentide registreerimine *dokumentide haldamine
oleksid teadlikud oma töökohaga seotud võimalikest keskkonnamõjudest, organisatsiooni keskkonnapoliitikast, oma rollist ja kohustustest, võimalikest tagajärgedest protseduurireeglitest kõrvalekaldumise korral ja operatiivsest tegevusest kriisiolukorras) Suhtlemine – organisatsiooni siseste ja väliste huvigruppidega suhtlemisel tuleb protseduuridega määratleda kindlad kommunikatsioonireeglid Dokumenteerimine – Töötada välja dokumendisüsteem ja dokumendiohje Toimimisohje – selgitada välja need tegevused, mis oluliselt mõjutavad keskkonda ja sätestada toimimine Kriisiolukordades tegutsemise ohje ISO 14000 SEERIA STANDARDID Seire ja mõõtmispõhine kontroll ja korrigeeriv tegevus Analoogselt ISO 9001 standardi nõuetele: peab ka siin kasutatav seire- ja mõõtetehnika kalibreerida ning hooldada ja seda tõestada, kinnitav teave aga säilitada vastavalt kehtestatud korrale
käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. · Dokumendihaldus on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims- ja korraldus-protsessidega. · Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. · Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. · Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. 2
ANDMED- inimesele või masinale arusaadaval kujul vormindatud info esitusviis, mida saab kasutada suhtlemiseks, tõlgendamiseks, säilitamiseks või töötlemiseks. (Info esitamise viis inimesele arusaadaval kujul) INFORMATSIOON- fakte, sündmusi, asju, protsesse, ideid, mõisteid või muid objekte puudutav teadmus, millel on teetud kontekstis eritähendus. (Andmed millel on teatud kontekstis tähendus minule. Inf. On tavaliselt kodeeritud kujul, kokkulepe saaja ja saatja vahel. Inf. on edasi antud teadmus.) TEADMUS- informatsioon ja oskused, mis on omandatud läbi kogemuse või hariduse. (Andmed>Informatsioon>Teadmus) DOKUMENT- on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (dok. On registreeritud teavik) DOKUMENT (record) organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äri...
DOKUMENDIHALDUS Dokumendihalduse korraldamine Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides. Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning strateegilise planeerimise oluline osa. Infoajastul on informatsiooni hulk kiiresti kasvanud, arvutite kasutajad vajavad pääsu dokumentide juurde. Informatsioon on iga organisatsiooni väärtuslik resurss, mida tuleb oskuslikult hallata. Dokument- on mistahes teabekandjal jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegev...
Põhimõisted asjaajamises Asjaajamine- kõik tegevused, mis on seotud ettevõtte erinevate dokumentidega Dokument (,,arhiivi seadusest" võetud definitsioon) mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave. Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele Toimik- samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud) Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal) Dokumendi liik- avaldus, protokoll Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud) Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab; (kõigile kirjadele tuleb korrektselt vastata) Dokumentide omadused: · ...
nii arhiivimoodustaja tegevuse igakülgsele dokumenteerimisele kui ka dokumentide optimaalsele kasutatavusele kogu nende elukäigu vältel. Dokumendi elukäiguna mõistetakse dokumendi haldamist, säilitamist ja kasutamist tema loomise hetkest kuni hävitamiseni või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäigu juhtimine on terviklik ja järjepidev protsess, mis määratakse kindlaks arhiivimoodustaja dokumendihalduse korras ning mille teostamiseks töötatakse välja dokumendisüsteem. Kaasajal on täheldatav, et varem dokumendi elukäigu mitteaktiivses etapis tehtud traditsiooniliselt arhiivinduslikke otsuseid tehakse nüüd juba enne dokumentide tegelikku loomist dokumendisüsteemi väljatöötamise järgus. See tähendab, et dokumendi elukäiku käsitletakse tervikuna, vahetegemine haldamise kahe faasi vahel kaob. Dokumendihaldus kitsamas mõttes tegeleb dokumendi kui üksikobjektiga ja selle tegevusalaks on dokumendi loomine,
· füüsiline keskkonnd; · personal; · haldus; · riist- ja tarkvara; · side [12, lk 3839]. Joonis 3.8 Kahjude ja turbekulude tüüpiline sõltuvus turvatasemest Arvutatud riski hindamise kriteeriumiks on aktsepteeritav risk, st selline oodatav kahju, mida on otstarbekas taluda, püüdmata teda kahandada üha kulukamate turvameetmetega. Kui arvutuslik risk ei ületa aktsepteeritavat, puudub turvameetmete lisamisel majanduslik põhjendus [13, lk 61]. Kuna dokumendisüsteem on osa asutuse infosüsteemist, on turbemeetmete (varukoopiate tegemine, arvutivõrku ja rakenduste, sh dokumendisüsteemi kasutamise korraldamine) rakendamine üks osa infotehnoloogilistest andmeturbemeetmest. 71 Alljärgnevalt on ära toodud mõningad soovitused hädolukorra riski vähendmiseks dokumendi- ja arhivihalduses, sh meetmed andmebaaside kohta, lähtudes eeltoodud aladest.
organisatsioon vastavalt sellele, aga ka üldsuse tähelepanu tõmbamine. Teine eesmärk mida ISO standardeid väljatóötades silmas pidas olli kvaliteedi süsteemi ülesehitamise metoodika pakkumine, seda eesmärki täidavad standardid ISO 9004-1...-2...-3..-4. Neist teenindus ettevõtetele on kõige olulisem standard 9004-2 mille nim on kvaliteedi süsteem teeninduses. Standartitesnonnfikseeritud millistele nõuetele peab vastama firma dokumentatsioon dokumendisüsteem tootearendus ,kontroll jms. Seega kujundavad ISO 9004 standardid, seda kuidas üles ehitada organisatsiooni reaalsed töötamise nõuded kõrgekvaliteedi tagamiseks. ISO standarditenpuuduseks on nende liigne tehnilisus ja asjaolu, et kui standard on kord saavutatud ning selle korrastatuse tase organisatsioonis fikseeritud, siis järgnevalt hinnatakse kõiki tulemusi selle alusel, kuid arvestades seda, et kõik organisatsioonid arenevad, siis oleks vaja süsteemi, mis võimaldaks mõõta ka
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
