Standarditega Riigikantselei juhendmaterjalidega Rahvusarhiivi juhistega Arhiivieeskiri: ...juhtnöörid dokumendite liigitamise, neile säilitusaegade määramise, alalhoidmise ja säilitamise, juurdepääsu võimaldamise, korraldamise ja kirjeldamise, hävitamise ja avalikku arhiivi üle andmise kohta Asutus peab ka oma dokumendite haldamisel koostama dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu, hävitamisakt jm. Asjaajamiskorra ühtsed alused ...käsitleb nii asutuste asjaajamise korraldamist kui ka teatud dokumendihalduse küsimusi nõuded dokumendiplankidele, rekvisiitidele dokumentide registreerimine, menetlemine Asjaajamise õiguslik keskkond Avaliku teabe seadus Avalik teave on dokumendid, andmebaasid jms, mida asutused avalite ülesannete täitmisel loovad Avalik teave: o Teave, mis tuleb avalikustada
Paberdokumente tuleb hoida nii, et on tagatud säilimine- kapil või laual, maast 10-15 cm kõrgusel. 7. Säiliku kaanele kantavad andmed arhiivimoodustaja nimi,struktuuriüksuse nimi,sarja tähis, pealkiri, piirdaatumid, toimiku number, lehtede arv, leidandmed 8. Hävitamise protseduur (kuidas dokumenteeritakse, kuidas viiakse läbi füüsiline hävitamine Selgitatakse välja millised dokumendid lähevad hävitamisele. Dokumentide hävitamisel tuleb koostada hävitamisakt ehk eraldamise akt (asutuse üldplangil), milles märgitakse kes, millal ja kui palju ja kuidas dokumente hävitas. Füüsiline paberdokumentide hävitamine on põletamine, purustamine. Teabe kustutamine selle kandjalt või ülekirjutamise teel. Hävitamise viisi otsustab asutus.
arhiiviväärtuse olemasolust või selle puudumisest. Hindamisotsuse ärakirja esitab arhiiv hävitamist taotlenud organisatsioonile. Eraõiguslikud juriidilised isikud, kes ei kuulu arhiivijärelvalve alla, teostavad ise arhivaalide hindamist. Eraarhivaale võib hävitada ainult omaniku loal. Avalik arhiiv vormistab hindamisotsuse ühe kuu jooksul ja saadab selle ärakirja organisatsioonile. Seejärel koostatakse hävitamisakt. Hävitamisakt kantakse arhivaalide kohta järgmised andmed: · Eraldatava arhivaali (üheliigiliste arhivaalide grupp) järjekorranumber, s.t ühte sarja kuuluvad arhivaalid loetletakse summaarselt. · Arhivaali tähis dokumentide loetelu järgi · Arhivaali nimetus · Eraldatavate arhivaalide piirdaatumid · Arhivaalide hulk (ühte sarja kuuluvad arhivaalid loetletakse summaarselt) · Säilitustähtaeg dokumentide loetelu järgi · Viide õigusaktile (selleks on dokumentide loetelu)
Haldusakt haldusorgani poolt haldusülesannete täitmisel avalik-õiguslikus suhtes üksikjuhtumi reguleerimiseks antud, isiku õiguste või kohustuste tekitamisele, muutmisele või lõpetamisele suunatud korraldus, otsus, ettekirjutus, käskkiri või muu õigusakt. Haldusõigus avaliku õiguse haru, mille normid reguleerivad avalikku haldus teostavate organite moodustamist ja funktsioneerimist ning sealjuures tekkinud suhteid eesmärgiga tagada avalike huvide realiseerimine. Hävitamisakt asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga. Hüpotees eeldus või tingimus, mille esinemisel on see õigusnorm kohaldatav Informatsioon- edasiantud teadmus (fakte, sündmusi, asju, protsesse, ideid, mõisted või muid objekte puudutav teadmus, millel on teatud kontekstis tähendus. Infosüsteem - organisatsiooni teabe säilitamiseks ja töötlemiseks mõeldud süsteem.
kõik osavõtjad. 32.Asjaajamise vastuvõtmise üleandmise korral vormistatakse üle andmis ja vastuvõtmis akt 33.Kui dokument lahendatakse operatiivselt, st vastusdokumenti koostamata (nt telefonikõne) vormistatakse täitmismärge ... dokumendiregistrisse 34.Dokumendi projekti mittenõustamisel vormistatakse ... eriarvamus mis peab sisaldama isiku eriarvamust ja põhjendust, miks ta arvab teisiti. * * * 35.Mis dokument vormistatakse arhivaalide (dokumentide) hävitamisel? hävitamisakt 36.Kui on pitsat, siis pitsatijäljend pannakse allkirja viimastele tähtedele 37. Vormista ametliku kinnitamise märge (tõestusmärge, ametlikult on kinnitatud ärakirja)? 38. Arhivaal- dokument millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhiiv- ettevõtte tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide terviklik kogum, mille paberkandjal dokumente hoitakse selleks nõuetekohaselt kohaldatud hoidlas.
Erinevate toimingutega luuakse hävitamisakte, hinda- mistaotlusi (kirjad), hindamisotsuseid ja hindamisotsuste ärakirju (koos kirjadega), lisaks täiendatakse hävitamise andmetega ka arhivaalide loetelu. SKEEM 6. Dokumentide hävitamiseks eraldamise toimingud arhiivieeskirja järgi Asutus Avalik arhiiv Arhivaalide Hävitatavad Hävitamisakt loetelu arhivaalid (1) (2) (3) (5) Hävitamiseks Hävitamiseks Hävitamisakti (4) Hindamise eraldatavate eraldatavate kavandi Hindamise läbiviimine arhivaalide arhivaalide vormistamine taotlemine valimine selekteerimine
Arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsukorraldamist. Sätestab: arhiivi moodustamise põhimõtted, arhiivi hoidmise ja püsivusnõuded; Liigitusskeemi moodustamise; dok. hindamise (kas on arhiiviväärtusega); hindamiskriteeriumid (otsused, mille alusel hinnatakse); hindamise läbiviimine, hindamisotsus ( kuidas otsuseid vormistada); Dok. eraldamine hävitamiseks, hävitamise dokumenteerimine, hävitamisakt; Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaegd. Arhivaalide üleandmise toimingud ja üldised nõuded. Üleandmise dokumenteerimine. Arhiivikorrastamise põhimõtted. Arhiivikirjeldamisega luuakse täpne ülevaade arh.moodustaja. arh.moodustamisest. Arhivaalide säilitamise alused- tingimused, kuidas säilitada. Asjaajamiskorra ühtsed alused: reguleerib avaliku sektori nõudeid DH registrile, süsteemile, menetlemisele, asjaajamise korraldamisele. Dok
dokumentide loetelu) Kasutamine (asjaajamiskord) arhiiviteatis jne 3) Mitteaktiivse elutsükli ajal on dokumendidhoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni eralamiseni. Toimingud: Üleandmine arhiiviasutusele (asjaajamiskord), üle annab arhiivi moodustajad Hävitamine (asjaajamiskord, hävitamisakt) Dokumendi omadused: Autentsus- autentsuse tõestamiseks tuleb dokumenteerida dokumentide loomise, saamise, edastamise ja menetlemise protseduurid. On vaja tagada et, 1. Dokumentide loojad on selleks volitatud ja identifitseeritavad 2. Dokumendid on kaitstud volitamata lisamise, kustutamise ja muutmise eest. Autentne on dokumeent, mille puhul saab kindlaks teha, et: 1. Dokument on just, see mis ta on mõeldud olema 2
dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg; Juurdepääsutingimus Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Dokumentide hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamiskriteeriumid Hindamise läbiviimine Hindamisotsus Dokumentide eraldamine hävitamiseks Hävitamise dokumenteerimine. (hävitamisakt) Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg antakse üle avalikku arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine. tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. Arhivaalide üleandmise toimingud ja üldised nõuded Eraarhivaalide üleandmine avalikku arhiivi
annaabi.ee 
