Arhiivinduse alused (1)

Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia - Infoteadus - Arhiivindus

1 Hindamata

ARHIIVINDUSE ALUSED
KORDAMINE JA EKSAMIPILETID
2012/13 KEVAD
PÕHIMÕISTED
Arhiivindus , arhiivihaldus
Arhiiv
Kollektsioon
Arhiivimoodustaja
Dokument
Arhivaal
Säilik
Sari
TEEMAD
Arhiivinduse arengulugu
Dokumendi elukaar : dokumendihaldus , arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine
Liigitamine : dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem
Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip
Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand
Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu
Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus
Hävitamine
Avalikku arhiivi üleandmine
Arhiivinduslikud printsiibid
Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel ja kirjeldamisel peab lähtuma arhivaalide ladestumisest ja kinnistama nende tekkekonteksti. Mida vähem on toimunud muudatusi dokumentide asjaajamises ladestumise ja arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise vahel, seda selgema ülevaate annab arhiiv asutuse tegevusest ja seda kergemini on ta
kasutatav uurijate poolt.
Kindlasti tuleb silmas pidada kahte põhimõtet:

päritolu- ehk provenientsiprintsiipi.

Kasutusel alates 1789, koosnes fondidest, mis ütlses, et ühe arhiivimoodustaja dokumendid ei kuulu kokku teise moodustaja materjalidega. Arhivaalide kuuluvus arhiivi ja nende päritolu peab olema selgesti jälgitav ja eristatav. Niimoodi tagatakse arhiivi kadudeta säilimine. Digitaalsete andmekogude osas võib päritoluprintsiibi järgimine tekitada küsimusi. Erinevad asutused kannavad andmeid ühte ja samasse andmekogusse, kasutavad ja töötlevad neid aga hoopiski teised. Sellegipoolest kuuluvad andmed ise ja vastutus nende eest alati asutusele endale, andmekogu tehnilised lahendused peavad säilitama info andmeandjate (st päritolu) kohta metaandmetena.

algse korra austamise ehk registratuuriprintsiipi

Korrastamisel tuleb lähtuda arhiivi moodustumise algsest korrast, et säiliksid seosed arhiivimoodustaja funktsioonide ja/või tegevuste ning nende täitmise käigus tekkinud arhivaalide vahel. Nii säilib arhivaalide tõestusväärtus ja usaldatavus . Arhivaalidevahelised seosed säilivad kõige terviklikumalt, kui arhiivi korrastamisel jätta nad asutuse asjaajamises kasutusel olnud süsteemi. See hõlbustab korrastustööd
ning arhivaalide hilisemat mõistmist ja kasutamist. (AA-s luuakse sama süsteem, mida tahetakse arhiivindudes näha.
Arhiivi korrastamisel tuleb järgida päritolu- ja algse korra austamise põhimõtteid.
Pertinentsprintsiip – tugines klassifikaatoritele, eriti osavad oldi selles osas Saksamaal (kasutusel enne provenientsi ) Jaguneb – a) raamatud; b) toimikud; c) lahtised lehed.
Iga arhivaal on unikaalne teavik , mille korrasta mise ja kirjeldamise aluseks on selles leiduva teabe iseloom.
PILET 1

Põhimõisted: arhiivindus, arhiivihaldus
Arhiivihaldus -
dokumentide haldamise tegevused, mille hulka kuuluvad säilitustähtaja määramine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine ( tegevusala , mis käsitleb dokumentide säilitamist, kogumist, juurdepääsu tagamist.)
Arhiivindus - Teadusharu, mis töötab välja tegevusala uurimise, korraldamise jne. Ajaloo abiteadus, mis käsitleb dokumentide kogumist, säilitamist, kasutamist ja trükis avaldamist. Arhiivindus hõlmab arhiivinduse teooria ja praktika, arhiivinduse ajaloo, arhiivinduse organisatsiooni jm.

Dokumentide hindamine ja hävitamine (eesmärk; hindamise kriteeriumid; protsesside kirjeldus)
HINDAMINE( Asutuse vaates arhiivipidamise alla) Tähendab dokumentida arhiiviväärtuse kindlaks tegemist. Väärtus ühiskonna jaoks, teabe ja tõestusväärtus. Hindamine on arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. Hindamine on avaliku arhiivi vastutusrikkaim ja raskeim töö, kuna pole võimalik ette ennustada, millist teavet vaja võib minna. 2 tasandit : a)RA hindab ühiskonna ja riigivaates, mida võib vaja minna uurijatele, milliseid fakte on vaja koguaeg tõestada; b) organisatsioonitasand – koostatakse dok.loetelu ja sinna lisatakse säilitustähtajad. Säilitustähtaja määramine ongi organisatsiooni jaoks hindamine. Asutuse mõtlemiskoht, kaua peab dok. säilitama. Võib olla ka alatine säilitamine asutuse enda jaoks.
Rahvusarhiiv arvestab arhiiviväärtuse väljaselgitamisel järmiste hindamiskriteeriumidega:
1)arhiivimoodustaja ja funktsiooni(de) olulisus- võetakse arvesse tema asendit avaliku halduse hierarhias nii üleriiklikul kui ka omavalitsustasandil, arhiivimoodustaja või isiku funktsioone, poliitikat ja toimimist, päritolu ja senist kogumistraditsiooni.
2)teabe uurimispotentsiaal- Hindamisel võetakse arvesse erinevaid uurimisvaldkondi ning erinevaid koolkondi ja meetodeid.
3) ajaraam - See võib tähendada ajavahemikku, mida hõlmab terve dokumentide kogu, või ka aega, mida katab üksikdokument.
4)teabe unikaalsus - Hindaja peab määrama, kas kõne all olevad dokumendid on ainsad ja/või kõige täielikumad olulise teabe allikad
5)teabe kasutatavus - Dokumendid ja andmekogud, mille sisu ja ülesehitus võimaldab kergemini leida vastavat teavet või teavet süstematiseerida, on kasutaja jaoks suurema väärtusega. Dokumenteeritud teabe väärtus kahaneb, kui teave
on tehnilistel põhjustel raskesti kasutatav.
6)seotus teise teabega - Kui dokumendid aitavad leida muud arhiiviväärtusega teavet, on nad säilitamisväärsed ka siis, kui nende sisu ei ole unikaalne või täielik.
7)kogumistraditsioon - Dokumendid, mis on avalikus arhiivis juba säilitatavate teiste dokumentidega kronoloogilises ja sisulises seoses, on rohkem väärtalalist säilitamist, eriti siis, kui vanem osa dokumentidest on leidnud elavat kasutamist.
8)teabe säilitamiseks vajalik ressurss - Hindamisotsus peab leidma tasakaalu dokumentide väärtuse ja nende säilitamiseks kuluva ressursi vahel. Hetkel on olukord, kus dok. on liiga palju tehtud ja vaja osa hävitada.
Kõik avaliku sektori arhiivimoodustajate valduses olevad dokumendid, mis on loodud kuni 1945. aastani, on arhiiviväärtuslikud ( konspektis öeldud, et arhiiviväärtusega on kõik dok., mis on loodud enne 1940). Hindamisel tehtud otsuseid reeglina ei muudeta.
HÄVITAMINE:
Olenemata sellest, kas asutus on avalik-õiguslik või mitta, tuleb dokumentide hävitamiseks koostada akt.
(1) Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata.
(2) Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud .
(3) Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja , aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad ning teabe autentsus , usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus peavad olema tagatud.
Protsess: Hävitamiseks eraldatavate do. valimine ja selekteerimine (need, mille säilitustähtajad on möödunud) ;
hävitamiakti kavandi koostamine;
Hindamise taotlus ;
Hindamise läbiviimine ja otsuse vormistamine Avalik arhiivi poolt, otsuse ärakiri;
Hävitamisakti vormistamine ,
Akti kantud dokumentide hävitamine,
hävitatud dokumentide kohta loetelus ja hävitamisaktis vastava märkuse tegemine.
Hävitamisel peab olema kindel, et dokumendid hävivad.

Kirjelda arhiivinduse korraldust Eestis
PILET 2

Põhimõisted: arhiiv
1) arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus;
2) asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum ( arhiiviseadus )

Arhiivi korrastamine (eesmärk; üldised printsiibid; dokumentide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks)
provenientsiprintsiip / päritoluprintsiip arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega.
Arhivaalide füüsilise korrastamise nõuded sõltuvad nende säilitustähtajast. Arhiiviväärtusega arhivaalid tuleb enne hoidlasse ümberpaigutamist säilitamiseks ette valmistada. See seisneb dokumentide nõuetekohases füüsilises korrastamises sobivate tarvikute abil, arvestades vajadusega neid edaspidi nii kasutada kui ka optimaalsete kuludega säilitada. Tuleb lähtuda RA nõuetest ja kasutada tarvikuid, mis vastavad arhiivipüsivusnõuetele. Füüsiline korrastamine on koondnimetus järgmistele tegevustele:
Eeltöö- dokumendid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust pikaajaliseks säilitamiseks sobimatust (katkisest, määrdunud, mittearhiivipüsivast materjalist) ümbrisest. Dokumentide liigsed koopiad, mittearhiiviaines ja metallkinnitid (kirjaklambrid jms) eemaldatakse. Kinnitusviisist olenemata ei lõhuta üldjuhul tööstuslikke köiteid (nn õmmeldud või klammerdatud kaustikud, registreerimisraamatud jms)

Puhastamine - vajadusel, pabermaterjale puhastatakse kuivalt . Niiske või märja puhastusvahendi

(pintsel, lapp , kinnas, käsn) kasutamine on keelatud.

Parandamine - Parandada tuleb ainult nii palju, kui vajalik, ja nii vähe, kui võimalik. Parem on jätta arhivaalid parandamata kui kasutada ebasobivaid materjale. Spetsiaalsed teibid, parandatakse tekstivabalt poolelt.
Kahjustunud lehtede töötlemine – konsulteeritakse RA-ga, üldjuhul tellitakse väga kahjustunud ja väärtuslike arhivaalide puhastamine ja/või parandamine professionaalselt konserveerimisteenuse osutajalt
Dokumentide järjestamine - Dokumendid järjestatakse järgmiste tunnuste alusel:

Kronoloogiliselt — kõige varasem dokument paigutatakse kõige ette ning kõige hilisem dokument kõige lõppu;

tähestikuliselt— nimeliste dokumentide kasutamise hõlbustamiseks;

temaatiliselt — asjapõhiste toimikute sisu süstematiseeritakse vastava teema/asja piires kronoloogiliselt, vajadusel lisatakse sisunimekiri;

korrespondentide, autorite järgi— nii isikutest kui asutustest lähtuvalt, samas kronoloogiliselt iga korrespondendi siseselt;

geograafilisusest lähtuvalt — teatud territooriumi või administratiivset üksust puudutavad dokumendid kokku, samas asja sees kronoloogiliselt.
Tunnuse valik sõltub otseselt olemasolevatest dokumentidest

Lehtede nummerdamine – RA võetakse vastu üksnes nummerdatud lehtedega arhivaale, sõltumata lehtede kinnitusviisist. Nummerdada tuleb nii kaantesse või mappi kinnitatud kui ka lahtiselt ümbrikus või

mapis säilitatavad lehed. Nummerdamiseks kasutatakse pehmet grafiitpliiatsit. Lehtede arv märgitakse säiliku lõppu lisatud nummerdamata paberilehele vormistatud kinnituskirje lehele. Lahtistest lehtedest moodustatud säiliku kinnituskirje leht lisatakse ümbrikusse või mappi samuti lahtiselt. Kinnituskirje võib vormistada : prinditult; käsikirjaliselt, kasutades osaliselt eeltrükitud blanketti; tervikuna käsikirjaliselt. Kinnituskirje peab sisaldama järgnevaid andmeid: lehtede arvu nii numbrina kui sõnades ja kasutatud järjekorranumbreid; kasutatud literaga numbreid ja vahele jäänud numbreid; kirje koostaja nime, allkirja ja kirje koostamise kuupäeva.

Lehtede kinnitamine kaantesse või mappi- Enne lehtede kaantesse kinnitamist lisatakse üks arhiivipüsivast dokumendipaberist valge leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje säiliku lõppu (pabermaterjalid jms peavad vastama arhiivipüsivusnõuetele). Üldjuhul kasutatakse arhivaalide terviklikkuse tagamiseks ja lehtede kinnitamiseks formaadile vastavaid ühe või kahe paelaga varustatud arhiivipüsivast papist või kartongist kaasi või mappe. Kinnitamiseks ei tohi kasutada plast - või metallklambreid. Mappide või kaante seljapikkus ei tohi olla üle 3cm.
Ümbristamine – lehtede paigutamine ümbrikusse või mappi. Kui säiliku moodustavad kuni 10 lehte või on tegemist hapra ja/või kahjustunud paberiga või juhul, kui kinnitamiseks vajalikke köiteauke pole võimalik lehtedesse teavet kahjustamata teha, võib säiliku lehed nummerdatult paigutada arhiivipüsivast paber materjalist ümbrikusse või mappi lehti kinnitamata. Ümbrik või mapp paigutatakse omakorda horisontaalselt säilitatavasse arhiivikarpi
Säilikute tähistamine – karpidele kirjutatakse peale võimalikult palju andmeid: arhiivimoodustaja nimetus, strukt. üksuse nimetus, sarja tähis, toimiku nr, pealkiri, piirdaatumid. Piirdaatumeid ei panda, kui need avalduvad pealkirjas. (Karbi number). RA-sse üleandmisel lisatakse lehtede arv, leidandmed: arhiivi tähis, nimistu nr (fondi nr, saadakse RA üleandmise käigus), säiliku number.

PILET 3

Põhimõisted: dokument
Mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (arhiiviseadus)

Arhiivi kirjeldamine (eesmärk; kirjeldamise tasandid ; arhiivi teatmestu)
Arhiivi kirjeldamine on arhiivipidamise üks protsess. Arhiivi korrastamine ja kirjeldamine on toimingute kompleks , mille käigus luuakse arhiivi täpne esitus. Nii kirjeldusena, kui ka füüsilise korrastamisena. Arhiivikirjeldamisega luuakse asutuse või isiku arhiivi täpne esitus ning antakse ülevaade arhiivimoodustamisest. Arhiivi kirjeldatakse: arhiivimoodustaja arhivaalide tekkekonteksti mõistmiseks; arhivaalidele juurdepääsu võimaldamiseks. Kirjeldamise aluseks on Rahvusvahelise Arhiivinõukogu poolt heakskiidetud rahvusvaheline kirjeldusstandard: ISAD(G): General International Standard Archival Description . Arhiivi korraldatakse vastavalt kirjeldussüsteemile (arhiiviskeem). Kirjeldamisega tagatakse dokumentide tõestusväärtus – et dok. võimaldab fakte, autentsus – kas dok. on ehtne , usaldatav. Eesmärk, et dok. kasutamine oleks võimalik ja seda ka peale korrastamist ja kirjeldamist. Arhiivikirjeldamine tugineb mitmetasandilisele kirjeldamisele. Kirjeldust nimetatakse arhiiviülevaateks ( dok.loetelu ja arhiiviülevaade). 10a varem arhivaalide loetelu javeel varem nimistu- arhiivipidamise keskne dokum . Kirjeldamine 3 tasandil: 1)Arhiiv; 2) Sari; 3) Arhivaal ( nimetus selline, ei kirjelda arhivaale vaid säilikuid ja toimikuid). Kirjeldamine jaotatakse kaheks: 1. Arhiiviainese (materjali) kirjeldus:

Arhiiv (6-7 elementi)

Pealkiri ( arhiivi pealkiri ja arh. moodustaja pealkiri ei pea ühtima)

Materjalide piirdaatumid

Kogus

Arhiivimoodustaja

Hoiustamise ajalugu

Sisu- ja teema ( arh. moodust funktsioonid, tegevus)

Korrastussüsteem ( millist printsiipi kasutades on arhiiv korrastatud. Kronoloogilises järjestuses, osakondade jne järgi. Kaasaegsed arhiivid on kõik funktsionaal-kronoloogilises järjestuses)

Sari

Pealkiri

Piirdaatumid

Sisu ja teema

Toimiku e. arhivaali

Pealkiri

Piirdaatumid

Viit e. viitekoodid, koosneb 4 osast.

Arhiiviasutus EAA. ( Eesti ajalooarhiiv )

Arhiivinumber (gener. Fondide raamatus) EAA.105. (Tallinna Ringkonnakohus)

Sarjanumber (vanasti nimistu) EAA.105.1.(sarja tähis)

Säiliku tähis EAA.105.1.112 (säiliku nr)
2. Arhiivimoodustaja kirjeldus:

Põhiandmed: Kohustsulik element. Org. nimetus, millal algas ja millal lõppes

Kirjeldus: Tegevuse aeg ja arhiivimoodustaja ajalugu kohust. el. Asukoht, õiguslik staatus, funktsioonid, struktuur- valikulised elemendid.

Seosed: Kui asutus on muudetud, kust on võimalik leida ainest- valikuline, publikatsioonid- valikulne;
Kes kirjelduse koostas, kasutatud allikad- kohustuslik.
Kui avalik arhiiv osaleb kirjeldamises, siis ei ole enam dokumentaalfondi kirjeldus vaid arhiivifondi kirjeldus. DL -> arhiiviülevaade.
Arhiiviskeem: liigitatakse ainult avalikku arhiivi üleantav osa. Toetub DL olevale liigitusskeemile. Nõuded on eriaegadel olnud erinevad. Oluline koostöö materjalide vastuvõtjaga. Arhiiviskeem võib kokku langeda DL-ga aga ei pea, ikkagi täiesti uus skeem. Skeem peaks tehtama lähtuvalt üleantavast materjalist, väiksem, kui DL. DL tegemisel peaks arvestama kohe, kuidas dok. saab kanda arhiiviskeemi. Arhiiviskeemi alusel tehakse tulevastest säilikutest loetelu e. arhiivinimistu. Erinev arh. ülevaatest, sest säilikud saavad oma numbri ja see ei muutu lõpuni. Kriitiline koht säilikutele nime panemine , sellest sõltub otsing süsteemis hiljem.

Kirjelda arhiivinduse korraldust Eestis
PILET 4

Põhimõisted: arhivaal
Dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhivaal ei saa olla miski, mis ei ole dokument. Alatine säilitamine.

Arhiivi üleandmine avalikku arhiivi
Üleandmisele kuuluvad ainult arhiiviväärtusega arhivaalid. Need selgitab välja avalik arhiiv hindamise käigus. Toimingud on üldiselt sarnased paberdok ja digidok. üleandmisel. Üleandmise üksikasjad lepitakse kokku koostöös avaliku arhiiviga. Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini.
Eeskujuliku dokumendihaldusega asutuses on arhiiv korras juba tema loomishetkest alates. Asjaajamise käigus luuakse toimikud, mis on avatud dokumentide loetelus kehtestatud liigitusskeemi järgi ja mis kantakse järjepidevalt arhivaalide loetellu. Korras arhiivile asutuses ja korras arhiivile avalikus arhiivis esitatavad nõuded on mõnevõrra erinevad, sest avalikus arhiivis peavad dokumendid säilima ja olema kasutatavad sajandeid. Arhiivi korrastamine ja kirjeldamine on pikaajaline protsess, mis algab dokumentide loomisega ja lõpeb arhivaalide üleandmisega avalikku arhiivi. Üldised põhimõtted ja nõuded arhiivi ettevalmistamiseks avalikku arhiivi üleandmiseks kehtivad ühtviisi nii paber- kui digitaaldokumentide kohta, erinevad on tehnilised võimalused ja vajadused nende realiseerimisel. Kui asutuse dokumendihaldus on korraldatud õigusaktide ja asjaajamise hea tava alusel, tuleb enne arhiivi üleandmist:

taotleda avalikult arhiivilt arhivaalide hindamist või veenduda hindamisotsuse olemasolus;
koostada arhiiviskeem lähtudes tegelikult ladestunud ja arhiiviväärtuslikeks hinnatud sarjadest;
korrastada ja kirjeldada arhiiv arhiivieeskirja nõuetele vastavalt;
koondada arhiivimoodustaja ning arhiivi ja tema koostisosade kirjeldused arhiivinimistusse.

Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel ja kirjeldamisel peab lähtuma arhivaalide ladestumisest ja kinnistama nende tekkekonteksti. Mida vähem on toimunud muudatusi dokumentide asjaajamises ladestumise ja arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise vahel, seda selgema ülevaate annab arhiiv asutuse tegevusest ja seda kergemini on ta kasutatav uurijate poolt. Arhiivi korrastamisel tuleb järgida päritolu- ja algse korra austamise põhimõtteid.
Arhivaalide vastuvõtmine avalikku arhiivi eeldab arhiivinduslike põhimõtete järgimist. Korrastamise ja kirjeldamise tähtis ülesanne on anda arhiivist ja selle osadest terviklik ülevaade sõltumata arhivaalide hoiukohast. Asutuse seisukohalt on arhivaalide korrastamine ja kirjeldamine tarvilik eelkõige kahel põhjusel:

arhivaalidele nõuetekohase juurdepääsu tagamiseks kuni üleandmiseni avalikku arhiivi. See tähendab nii teatiste, väljavõtete ja ärakirjade väljastamist ning teabenõuete rahuldamist kui ka arhivaaliga vahetu tutvumise võimaldamist;
arhivaalide üleandmiseks avalikku arhiivi. Avalikku arhiivi võetakse vastu ainult nõuetekohaselt korrastatud ja kirjeldatud arhiiviväärtusega arhivaale. Kirjelduse koostaja loob võimaluse arhivaale avalikus arhiivis kasutada. Seega peab kirjeldus arhiivi seisukohalt vastama järgmistele nõuetele:
arhiivikirjeldus peab olema mõistetav ja kasutatav pika aja – inimpõlvede vältel. Arhiivi kasutajal ei pruugi puududa mitte ainult vahetu teadmine arhiivimoodustajast ja selle pärandist, vaid ka näiteks arusaam või kogemus ühiskondlikest oludest, mis võisid mõjutada arhiivimoodustaja tegevust;
avalikke arhivaale peab saama kasutada kohe pärast nende üleandmist. Kui asutuses saab dokumentidega tutvudes kasutada tervet hulka allikaid , siis arhiivis on ainsaks vahendiks nimistus olev arhiivikirjeldus. Üleandmiseks koostatud arhiivinimistu tagab ainesele juurdepääsu avalikus arhiivis. Nimistud on leitavad ja kasutatavad veebis arhiivi infosüsteemist AIS

Avalikku arhiivi üleandmiseks korrastatud ja kirjeldatud arhivaalidel on tõestusväärtus, need on autentsed, kasutatavad uurijate poolt ja lihtsalt hallatavad avalikus arhiivis. Arhiivi kirjeldamisel tuleb lähtuda rahvusvahelistest standarditest ISAD(G) ja ISAAR (CPF).
Üleandmiseks pöördutakse avaliku arhiivi poole ( enne korrastamise ja kirjeldamise alustamist), esitatakse taotlus (Taotluse menetlemise protsess kuni arhivaalide üleandmiseni põhineb (arhiivimoodustaja ja avaliku arhiivi tihedal koostööl). Arhivaalide ettevalmistamine: Arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivaalide korrastamine ja kirjeldamine, Arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine (arhiivikirjeldus koostatakse nimistuna, mis antakse kooskõlastamisele), Üleandmise kontroll (olemikontrolli akt), Üleandmine (transport)
Arhivaalide üleandmine lõpeb üleandmis-vastuvõtmisakti koostamise
ja allkirjastamisega.
Kirjelda arhiivinduse korraldust Eestis
PILET 5

Põhimõisted: säilik
Paberdokumentide füüsilise haldamise üksus avalikus arhiivis ( toimik , mapp vm)

Dokumendi elukaar ( kontseptsiooni tutvustus, arutelu dokumendihalduse , arhiivihalduse ja asjaajamise korraldamise toimumisest sellel taustal)
Dokumentide loomine ja nende haldamine on arhiivimoodustaja juhtimistegevuse osa, mis toetab tema tegevuse eesmärke ja vajadusi, sealhulgas õigusaktide nõuete täitmist. Seepärast peab dokumentide haldamine olema suunatud
nii arhiivimoodustaja tegevuse igakülgsele dokumenteerimisele kui ka dokumentide optimaalsele kasutatavusele kogu nende elukäigu vältel.
Dokumendi elukäiguna mõistetakse dokumendi haldamist, säilitamist ja kasutamist tema loomise hetkest kuni hävitamiseni või arhiivi üleandmiseni.
Dokumendi elukäigu juhtimine on terviklik ja järjepidev protsess, mis määratakse kindlaks arhiivimoodustaja dokumendihalduse korras ning mille teostamiseks töötatakse välja dokumendisüsteem.
Kaasajal on täheldatav, et varem dokumendi elukäigu mitteaktiivses etapis tehtud traditsiooniliselt arhiivinduslikke otsuseid tehakse nüüd juba enne dokumentide tegelikku loomist dokumendisüsteemi väljatöötamise järgus. See tähendab, et dokumendi elukäiku käsitletakse tervikuna, vahetegemine haldamise kahe faasi vahel kaob.
Dokumendihaldus kitsamas mõttes tegeleb dokumendi kui üksikobjektiga ja selle tegevusalaks on dokumendi loomine, hõlmamine dokumendisüsteemi ja kasutamise kontroll dokumendisüsteemi üksikkasutaja poolt arhiivihaldus tegeleb arhiivi kui terviku ja selle koostisosade haldamisega arhiivimoodustaja kui terviku tasandil. Selle mõiste alla kuuluvad
traditsioonilised arhiivifunktsioonid .Dokumendihalduse abil teostatakse ja kontrollitakse dokumentide loomist, saamist, registreerimist ja edastamist. Dokumentide haldamiseks määratakse kindlaks: dokumentide sisu ja vormi nõuded, mis tagaksid dokumendi loomise ning säilitamise autentsena ja terviklikuna; dokumentide loomise reeglid ja protseduurid; metaandmed dokumentide ja protsesside kohta.
Arhiivihaldus teostab ja kontrollib dokumentide liigitamist, nende väärtuse kindlakstegemist, säilitamist, tagab neile juurdepääsu, nende kasutamise ja eraldamise hävitamiseks või avalikku arhiivi üleandmiseks. Arhiivi haldamise käigus:
liigitatakse dokumendid lähtuvalt arhiivimoodustaja funktsioonidest, tegevustest ja / või struktuurist; hinnatakse dokumentide väärtust, kehtestatakse nende säilitustähtaeg ja kindlustatakse dokumentide nõuetekohane säilimine neile määratud tähtaja jooksul; dokumendid kirjeldatakse; tagatakse juurdepääs dokumentidele; eraldatakse dokumendid hävitamiseks või arhiiviasutusse üleandmiseks.
Dokumendihalduse ja arhiivihalduse protsessid:
Loomine – dokumendi kavandi koostamine, dokumendifaili salvestamine, dokumendi allkirjastamine.
Saamine - Dokumendi tervikluse kontroll, dokumendi konventeerimine sobivasse vormingusse,
Liigitatakse ja hõlmatakse süsteemi, registreeritakse – antakse metaandmed, määratakse säilitustähtaeg.
Hoidmine ja kasutamine - arhivaalide loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise järgimine,
Eraldamine – säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine
teise süsteemi ülekandmiseks,
Hävitamine – hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine,
Üleandmine – arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide
Üleandmine.
Arhiivindus algab siis, kui dokument jõuab avalikku arhiivi. Asutuses siis, kui ei ole enam vajalik aktiivses asjaajamises.
Teoreetiliselt algab arhiivihaldus dok. loomisega. Sellest oleneb teabekandja valik.
Konspekti viimasel lehel veidi parem ülevaade 

Kirjelda arhiivinduse korraldust Eestis
PILET 6

Põhimõisted: sari - Liigitus, korrastus ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente.

Arhiivi loomine ja pidamine organisatsioonis (dokumentide liigitamine; arvestuse pidamine; säilitamine)
Dok .loetelu on asutuse arhiivimoodustumise ja haldamise kava, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja jp tingimusi. Dok. liigitamine toimub liigitusskeemi järgi, loodavad sarjad asutuse struktuuri kaupa. Liigitusskeem on DL sees.
Dokumendiloetelu on asutuse arhiivimoodustumise peamine tööriist. Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks liigitusskeemi (funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu – funktsioon, sari, toimik). Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Teoreetiliselt algab arhiivihaldus juba dok. loomisega, sellest oleneb teabekandja valik. Asutus peab otsustama milline informatsioon talletada, milline mitte (sõnaline). Ning kuidas talletada, mis elektroonilisele ja mis paberkandjale. Jäädvustamisviis on muutunud oluliseks. Nn. pikaajaliseks säilitamiseks – paberkandjale. Elektroonilisi versioone kasut. Rohkem infovahetuseks. Regulatsioon tuleb määrata asjaajamiskorras, kuidas dokumenteeritakse ja kes mida teeb.
Arhivaalide ülevaade: arvestusdokument asjaajamises lõpetatud arhivaalide kohta nende olemi kindlaks tegemiseks ja juurdepääsu tagamiseks. Dokumendid peavad olema loetletud ja kirjeldatud enne kui nad hoiustatakse, selleks luuakse arhivaalide loetelu. Arhivaalide loetelu on mõeldud asutuse väheaktiivsete dokumentide haldamise peamiseks töövahendiks. Loetelu peab olema täielik, st sinna kantakse ka toimikud, mis on tekkinud väljaspool kehtivat liigitusskeemi. Arhivaalide loetelu järgi saab hallata dok. kasutamist, juurdepääsu piiramist, dok. olemit, muud vajalikku nn andmekandjad. Arhiivipidamise kesksed protsessid on arhiivi korrastamine ja kirjeldamine. Arhiivi pidamine langeb kokku dokumentide pidamisega asutuses. Arhiiviväärtuse osa korrastamine on erinev tegevus. Kirjeldamine ja korrastamine on tegevuste kompleks, mille käigus luuakse arhiivi täpne esitus. 2 eesmärki: võimalus arhiivi ratsionaalselt hallata ja adekvaatse info leidmine. Korraldame arhiivi vastavalt (arhiiviskeemile) kirjeldussüsteemile. Korrastatakse füüsiliselt. Kirjeldamisega luuakse täpne esitlus ja ülevaade arhiivimoodustumisest.
Iga arhivaalide omanik peab vastutama oma dokumentide hea käekäigu eest, seaduses ettenähtud ulatuses

Tegevuste dokumenteerimise kohustus
Kontrollimist võimaldav asjaajamise korraldus
Järgitakse provenientsiprintsiipi
Täidetakse säilitusnõudeid
Tagatakse juurdepääs arhivaalidele
Määratakse isikud või ametikohad, kes vastutavad arhiivtöö ja arhivaalide eest

Arhiivipüsivate materjalide kasutamine:
Mida pikem on säilitustähtaeg, seda kvaliteetsemaid materjale tuleb kasutada. Kõige rohkem ressursse ja tähelepanu võtavad arhiiviväärtusega säilikud. Arhiiviväärtusega dokumentide säilitamisel tuleb kasutada arhiivipüsivaid materjale. Muidu on nõue soovituslik. Dokumentide hoidmine asutuse tööruumides:
Dokumente hoitakse tööruumides reeglina kuni nende aktiivse kasutuse lõpuni, kuid mitte kauem kui 3 aastat
Alla 10 aastase säilitustähtajaga dokumente võib hoida ka kuni hävitamiseni tööruumides. Tuleb tagada, et see ei kahjusta dokumentide seisukorda ega ohusta edasist säilimist.
Füüsilise korrastamise tegevused

Puhastamine
Parandamine
Kahjustunud lehtede töötlemine
Järjestamine
Nummerdamine
Kinnitamine
Ümbristamine
Tähistamine

Dokumentide järjestamine

Kronoloogiliselt
Tähestikuliselt
Temaatiliselt
Korrespondentide, autorite järgi
Geograafilisusest lähtudes

Lehtede nummerdamine

Rahvusarhiivi võetakse vastu üksnes nummerdatud lehtedega arhivaale, sõltumata lehtede kinnitusviisist.

Säiliku lõppu vormistatakse kinnituskirje
Lehtede kinnitamine kaantesse või mappi

Korrastamise käigus lisatavad paberid peavad vastama arhiivipüsivusnõuetele
Arhiivikaante ja -mappide seljapaksus ei tohi ületada 3 cm
Arhiiviväärtusega arhivaalide lehed tohib kinnitada ainult paelkinnititega.

PILET 7

Põhimõisted: arhiivimoodustaja
Juriidiline või füüsiline isik, kelle tegevuse käigus luuakse ja saadakse dokumente, mis moodustavad arhiivi

Dokumentide hoidmine organisatsioonis (reguleerimine, tingimised, tegevused)
Iga arhivaalide omanik peab vastutama oma dokumentide hea käekäigu eest, seaduses ettenähtud ulatuses

Tegevuste dokumenteerimise kohustus
Kontrollimist võimaldav asjaajamise korraldus
Järgitakse provenientsiprintsiipi
Täidetakse säilitusnõudeid
Tagatakse juurdepääs arhivaalidele
Määratakse isikud või ametikohad, kes vastutavad arhiivtöö ja arhivaalide eest

Arhiivipüsivate materjalide kasutamine

Mida pikem on säilitustähtaeg, seda kvaliteetsemaid materjale tuleb kasutada
Kõige rohkem ressursse ja tähelepanu võtavad arhiiviväärtusega säilikud
Arhiiviväärtusega dokumentide säilitamisel tuleb kasutada arhiivipüsivaid materjale. Muidu on nõue soovituslik

Dokumentide hoidmine asutuse tööruumides

Dokumente hoitakse tööruumides reeglina kuni nende aktiivse kasutuse lõpuni
Kuid mitte kauem kui 3 aastat
Alla 10 aastase säilitustähtajaga dokumente võib hoida ka kuni hävitamiseni tööruumides
Tuleb tagada, et see ei kahjusta dokumentide seisukorda ega ohusta edasist säilimist

Korrastamise käigus puhastatakse, eemaldatakse metallosised, mittearhiiviainese eemaldamine ( oleneb ainesest, mida tohib toimikute vahelt eemaldada, tühjad paberid jne), sorteeritakse (järjestatakse) , nummerdatakse leheküljed, lisatakse kinnituskirjed. Ümbristamine - kui säilik valmis, siis pannakse mappi või kaante vahele või ümbrikusse.
Dokumentide järjestamine kronoloogiliselt, tähestikuliselt, temaatiliselt. Lehed nummerdatakse, säiliku lõppu vormistatakse kinnituskirje. Korrastamise käigus lisatavad paberid peavad vastama arhiivipüsivusnõuetele. Arhiivikaante ja -mappide seljapaksus ei tohi ületada 3 cm. Arhiiviväärtusega arhivaalide lehed tohib kinnitada ainult paelkinnititega. Karpidele ( säilikutele) kirjutatakse peale võimalikult palju andmeid: ahiivimoodustaja nimetus, Struktuuriüksuse nimetus, Sarja tähis, Toimiku number, Pealkiri, Piirdaatumid ( va siis kui need avalduvad pealkirjas)
Hoidlate nõuded: Arhivaalide säilitamine asutuses:

Spetsiaalses hoiuruumis
Nõuetekohastes keskkonnatingimustes
Arhiivipüsivast materjalist ümbrises
Eelistatult metallist riiulitel
Horisontaalselt paigutatud arhiivikarpides, kuni 3 karpi ülestikku

Üldised nõuded hoidlale:

Eraldatud tuleohtlikest ruumidest
Varustatud automaatse valve- ja alarmsüsteemiga
Vee- ja kanalisatsioonitorustiketa
Akendeta või akendel ees trellid ning UV kaitse
Soovitavalt õhkküte
Püsiva kandevõimega põrandad
Stabiilsed keskkonnatingimused
Märgistatud evakuatsiooniteed

Asutuses nõuded leebemad , kui avalikus sektoris. Peab arvestama põranda kandevõimega. Riiulid metallist või immutatud puidust. Aknaid parem kui ei ole, kui on siis katta rulooga. Järgida tuleohutusnõudeid. Veekahjustused- torusid ei tohi olla, parem variant kasutada õhkkütet. Väljapääs ja teekond tähistatud. Hoidlas ei tohi olla kõrvalisis esemeid. Koostada ohuplaan, mis on mõeldud selleks, et oleks tehtud riskianalüüs. Valmisolek riskide jaoks. Plaan peab sisaldama ohu korral tegevusi nende järjekorras ja telefoni numbreid. Tulekahju korral pulberkustutid, uputuse korral külmutatakse dokumendid. Tegevuskava, kuidas toimida ohu korral.

Kirjeldage arhiivinduse korraldust Eestis
PILET 8

Põhimõisted: kollektsioon
Ühelaadsete esemete süstemaatiline kogu. On moodustatud
Kollektsioneerimise tulemusena või kuuluvad kokku sõltumata arhivaalide päritolust. Nn: Törne arhiiv- kollektsioon genealoogilistest materjalidest; kaardikogu, Pitserite ja Pitsatite kollektsioon.

Arhiivinduse arengulugu ja tänapäevased rahvusvahelised organisatsioonid
Vanade Idamaade arhiivid. Arhiiv kui ürikute kogu tekkis koos kirjaoskusega. Tollane arhiiv oli valitseja kantselei, tal oli ühisjooni ka raamatukoguga. Vanimad säilinud dokumendid on kiilkirjas savi- ja kivitahvlid, Egiptuses papüürusrullid. Algselt olid raamatukogud, muuseumid meie mõistes arhiivid- sisaldades maksude ja laenude inventuuride jne dokumente. Erisus tekkis hiljem, sõltus säilitatavatest objektidest . Vanimateks arhiivideks loetakse raidkirju e. epigraafilised arhiivid. Lagaš – vanemaid linnriike, kus oli hoone, mis sisaldas savitahvleid linnavalitsuse tegevuse kohta.
Uruki linnas Sumeris 400 000 savitahvlit. Enamus kandsid infot majandustegevuse kohta nn. valitsejate vahelised lepingud , majapidamissisuga asjad. Roomas Alexsandria raamatukogu, ühtlasi arhiiv ja muuseum . Säilitati pronkstahvlitele, seoti nahkhoidistega. Arhiiv põles ja kõik tahvlid sulasid ära. Sõna arhiiv tuleb kreeka keele vahendusel: ARHEION- kindel hoone, asutus.
Keskajal arenesid kirjutamine ja dokumendiloome koos kristluse levikuga, oluline oli pärgamendi asemel paberi kasutuselevõtmine. Euroopa keskaeg tõi muudatuse, kus dokumentidega hakkasid tegelema notarid. Arhiiv selle tänapäevases tähenduses tekkis 1789, kui Pariisis asutati Rahvusarhiiv (Archives Nationales) ja loodi ühtne arhiivisüsteem. 1794 sätestati seadusega, et riik peab vastutama dokumentaalse pärandi säilitamise eest, ning sõnastati arhivaalide avalikkuse põhimõte. 1841 sõnastati provenientsiprintsiip ja 1881 registratuuriprintsiip kui arhiivikorralduse teoreetilised aluspõhimõtted. Esimese kutseühendusena loodi 1891 Hollandi arhivaaride ühing, 1910 toimus Brüsselis esimene ülemaailmne raamatukoguhoidjate ja arhivaaride kongress . Arhiivi kontseptsioon muutus pärast Teist maailmasõda, kui demokraatlikes riikides juurdus põhimõte, et igasugune rahvuslik dokumentaalne kultuuripärand on rahvusvahelise pärandi osa ning igale uurijale tuleb tema päritolust sõltumata tagada arhivaalide kättesaadavus. Põhja-Ameerikas sai alguse arusaam, et arhiivi kvaliteet oleneb varasemast dokumendihalduse kvaliteedist. Suurim säilinud arhiiv Vatikanis paavstiarhiiv. Linnadearhiivid Saksamaal, hansaarhiivid – kaubandusarhiivid Lübeckis. Tallinna linnaarhiiv, mis moodustati 1883. 1893 rajati linnaarhiiv ka Pärnusse ja 1900 Tartusse.
19-20 saj asutati palju arhiive üle maailma ja hakati valdkonda koordineerima. (Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924 aastast, kui kehtima hakkas registriraamat, esimene arhiiviseadus 1935a. 1934 toimus lahknemine rahvusraamatukogu ja rahvusarhiivi vahel)
Sir H. Jenkinson ( enne II Maailmasõda) – tõi esmakordselt tõenduse aspekti käibele. Dokumendid on autentne tõestusmaterjal.
Mikrofilmimine – suund luua tagatisfond.
T. Schellenberg – Dokumentide hindamise väärtuse keskne sõnastaja. Dok. kahesugune väärtus: tõestusväärtus – milleks on loodud; teabeväärtus – e. infoväärtus
1948 loodi rahvusvaheline arhiivinõukogu, mis tegutseb tänapäevani (IAC)
Archivum – teated häälekandja
CITRA – standardid , üldised küsimused (kirjeldatakse), rahvusvaheline arhiivide ümarlaud.
RA rahvusvaheline koostöö tänapäeval toimub eeskätt Euroopa rahvusarhiividega, aga ka rahvusvahelise arhiivinõukogu (ICA), selle allorganisatsioonide ning Euroopa Komisjoni juures tegutseva Euroopa arhiivigrupi (EAG)
(Nõukogu jagab soovitusi prioriteetsete meetmete kohta Euroopa arhiivide koostöö suurendamiseks) raames. Rahvusarhiiv on aktiivselt osalemas ka DLM-Forumi (Foorum. Informatsiooni juhtimine Euroopas)juhtimises ja tegevuses.
Pertinentsprintsiip - Tugineb klassifikaatoritele ja eriti osavad oldi Saksamaal selles osas.
Pertinentsprintsiip jaguneb: raamatud, toimikud, lahtised lehed.
Provenientsprintsiip – Prantsusmaal (fondi asutamise põhimõte), mis koosnes fondidest, mis ütles, et ühe arhiivimoodustaja dokumendid ei kuulu kokku teise moodustaja materjalidega.
Registratuuriprintsiip (algse korra austamise printsiip) – Saksamaal - arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt arhiivi korrastamisel säilitatakse kord, mille arhiiv sai arhiivimoodustaja asjaajamise või tegevuse käigus.
See printsiip on aluseks tänapäevasele arhiivihaldusele.
Makrohindamine: hindame funktsioone, loomise konteksti.

Kirjeldage arhiivinduse korraldust Eestis
Arhivaari kutse-eetika koodeks
1. Arhivaarid kaitsevad arhiiviainese terviklikkust ja seega tagavad selle kui allika kestmise usaldusväärsena.
Arhivaaride esmane kohustus on säilitada nende hoole all olevate arhiivide terviklikkust. Selle kohustuse täitmisel peavad nad silmas tööandjate, omanike, arhivaalides käsitletud isikute ja arhivaalide kasutajate seaduslikke, kuid mõnikord konfliktseid õigusi ja huve nii minevikus, olevikus kui ka tulevikus. Arhivaaride professionaalsuse mõõdupuuks on nende objektiivsus ja erapooletus . Nad seisavad vastu mistahes allikast pärinevale survele manipuleerida tõestusmaterjaliga faktide varjamise või moonutamise eesmärgil.
2. Arhivaarid hindavad , valivad ja hoiavad alal arhiiviainest selle ajaloolises, õiguslikus ja administratiivses kontekstis, pidades seega kinni provenientsiprintsiibist ning säilitades ja välja tuues dokumentide algsed seosed.
Arhivaarid tegutsevad vastavalt üldiselt heakskiidetud põhimõtetele ja tavadele. Arhivaarid täidavad oma kohustusi ja ülesandeid aktiivsete ja poolaktiivsete arhivaalide (kaasa arvatud elektroonilised ja multimeedia arhivaalid) loomisel, säilitamisel ja eraldamisel, arhivaalide valikul ja kogumisel, nende hoole all olevate arhiivide kaitsmisel, säilitamisel ja konserveerimisel ning dokumentide korrastamisel, kirjeldamisel, publitseerimisel ja kättesaadavaks tegemisel vastavalt arhiivinduse põhiprintsiipidele. Arhivaarid hindavad arhivaale erapooletult ning tuginevad otsuste langetamisel põhjalikele teadmistele oma asutuse administratiivsete nõuete ja kogumispoliitika kohta. Nad korrastavad ja kirjeldavad säilitamiseks valitud arhivaale vastavalt arhiivinduse põhiprintsiipidele (provenientsiprintsiibile ja algse korra austamise printsiibile) ja kehtivatele standarditele nii kiiresti, kui nende ressursid võimaldavad. Arhivaarid koguvad arhivaale vastavalt oma asutuse eesmärkidele ja ressurssidele. Nad ei tohi taotleda ega vastu võtta arhivaale, kui see ohustab arhiivide terviklikkust või turvalisust. Arhivaaride koostöö tagab arhivaalide säilimise selleks kõige sobivamas arhiivis. Arhivaarid teevad koostööd võõrsile sattunud arhiivide kodumaale tagastamise küsimustes.
3. Arhivaarid kaitsevad dokumentide autentsust arhiveerimisel, kasutamisel ja säilitamisel.
Arhivaarid kindlustavad, et arhivaalide (kaasa arvatud elektroonilised ja multimeedia arhivaalid) arhiiviväärtus ei saaks hindamise, korraldamise, kirjeldamise, konserveerimise ega kasutamise käigus kahjustatud. Mistahes näidiste valikut teostatakse täpselt kindlaks määratud meetodite ja kriteeriumide kohaselt. Algsete vormingute asendamist teistega teostatakse nende arhivaalide juriidilist , sisulist ja teabeväärtust arvestades. Kui juurdepääsupiiranguga dokumendid on ajutiselt toimikust eemaldatud, tehakse see fakt kasutajale teatavaks.
4. Arhivaarid kindlustavad kestva juurdepääsu arhiiviainesele ja selle arusaadavuse.
Arhivaarid teevad valiku dokumentide säilitamise või hävitamise osas eeskätt juhindudes vajadusest säilitada olulist tõendusmaterjali need dokumendid koostanud ja ladestanud isiku või asutuse tegevuse kohta, kuid arvestades ka muutuvaid teadusliku uurimistöö vajadusi. Arhivaarid peavad olema teadlikud sellest, et kuitahes huvitavate, kuid kahtlase päritoluga dokumentide vastuvõtmine võib soodustada nendega ebaseaduslikku kaubitsemist. Nad teevad koostööd teiste arhivaaridega ja korrakaitseasutustega arhivaalide varguses kahtlustatavate isikute tabamisel ja vastutusele võtmisel.
5. Arhivaarid dokumenteerivad oma toiminguid ja on võimelised neid ka põhjendama.
Arhivaarid propageerivad häid asjaajamistavasid kogu dokumendi elutsükli vältel ja teevad koostööd arhiivimoodustajatega uute vormingute ja teabehaldustavade kasutuselevõtul. Nad kannavad hoolt niihästi olemasolevate dokumentide kogumise eest, kui ka selle eest, et asjaajamises ringlev informatsioon ja selle kasutamisel rakendatavad arhiivisüsteemid sisaldaksid algusest peale väärtuslike arhivaalide säilimiseks vajalikke protseduure. Arhivaarid, kes peavad läbirääkimisi arhivaalide omanikega või nende üleandmise eest vastutavate ametnikega, püüavad leida vastastikku vastuvõetavaid lahendusi, milles arvestataks - võimaluse korral - täielikult järgmisi faktoreid: volitused üleandmiseks, annetamiseks või müügiks, finantskokkulepped ja rahaline kasu, arhiveerimisplaanid, autoriõigused ja juurdepääsutingimused. Arhivaarid dokumenteerivad pidevalt arhivaalide vastuvõtmist, konserveerimist ja kogu teostatavat arhiivinduslikku tööd.
6. Arhivaarid edendavad arhivaalide võimalikult laia kasutamist ja tagavad kõikide kasutajate erapooletu teenindamise.
Arhivaarid loovad enda hoole all olevate kogude kohta olenevalt vajadusest nii üldise kui ka konkreetse käiva teatmestu. Nad annavad erapooletut nõu kõigile vajajatele ja kasutavad olemasolevaid ressursse tasakaalustatud valiku teenuste osutamiseks. Arhivaarid vastavad viisakalt ja abivalmilt kõigile mõistlikele päringutele kogude kohta, soodustavad nende võimalikult laialdast kasutamist kooskõlas nende asutuse poliitikaga, kogude seisukorraga, juriidiliste kaalutlustega, indiviidi õigustega ja üleandmislepingutega. Nad selgitavad potentsiaalsetele kasutajatele kehtivaid piiranguid ja rakendavad neid erapooletult. Arhivaarid väldivad liigseid arhivaalidele juurdepääsu ja nende kasutamise piiranguid, kuid võivad üleandmistingimustest tulenevalt soovitada või rakendada selgelt sätestatud piiratud kestvusega piiranguid. Nad järgivad täpselt ja rakendavad erapooletult kõiki üleandmistingimusi, kuid on olude muutudes valmis juurdepääsu liberaliseerimise huvides tingimuste üle uuesti läbi rääkima.
7. Arhivaarid arvestavad nii teabele juurdepääsu kui salajasuse nõudeid ja tegutsevad vastavalt kehtivale seadusandlusele.
Arhivaarid seisavad head selle eest, et nii organisatsioone kui ka üksikisikuid puudutava informatsiooni salajasus, samuti rahvuslikud julgeolekuhuvid oleksid kaitstud, ilma et informatsiooni hävitataks, seda eriti elektrooniliste arhivaalide puhul, kus teabe ajakohastamine ja kustutamine on tavaline. Nad austavad üksikisikuid puudutava informatsiooni salajasust, olgu nad kas arhiivimoodustajad või arhivaalis käsitletavad isikud, eriti nende puhul, kellel ei olnud nende materjalide kasutamisel või eraldamisel sõnaõigust.
8. Arhivaarid pruugivad üldsuse usaldust ainult üldiseks hüvanguks ja hoiduvad ametiseisundi omaenda või teiste huvides kuritarvitamisest.
Arhivaarid hoiduvad tegevustest, mis võiksid kahtluse alla seada nende professionaalse aususe, objektiivsuse ja erapooletuse. Nad ei tohi kahjustada asutuste, arhivaalide kasutajate ega kolleegide huve isikliku rahalise või mistahes muu kasu saamise eesmärgil. Arhivaarid ei tohi koguda originaaldokumente ega omaenda nimel osaleda mistahes äritegevuses dokumentidega. Nad hoiduvad tegevustest, mis võiksid avalikkusele jätta mulje huvide konfliktist. Arhivaarid võivad kasutada nende hoole all olevaid kogusid isiklikuks teaduslikuks uurimistööks ja publitseerimiseks,
eeldusel et seda tehakse samadel alustel teiste samade kogude kasutajatega. Nad ei tohi avalikustada ega kasutada informatsiooni, mida nad on saanud juurdepääsupiirangutega kogudega töötamisel. Nad ei tohi lasta isiklikul uurimistööl või publitseerimisplaanidel segada professionaalsete või halduslike ülesannete täitmist, milleks nad on palgatud . Oma asutuse kogude kasutamisel ei tohi arhivaarid kasutada teiste uurijate publitseerimata leidudest ammutatud teavet, ilma sellest nimetatud uurijaid teavitamata. Nad võivad arvustada ja kommenteerida teiste uurijate töid, kaasa arvatud tööd, mis põhinevad nende oma asutuste dokumentidel. Arhivaarid ei tohi lubada väljaspool nende ametit seisvatel inimestel sekkuda nende tegevusse ega kohustustesse.
9. Arhivaarid püüdlevad professionaalse täiuslikkuse poole oma teadmisi süstemaatiliselt ja pidevalt kaasajastades ning jagavad omandatud teadmisi ja kogemusi teistega.
Arhivaarid püüavad arendada professionaalset töössesuhtumist ja asjatundlikkust, annavad oma panuse elukutse teadmiste kogumisse ja hoolitsevad selle eest, et need, kelle väljaõppe ja tegevuse eest nad head seisavad, on pädevad oma ülesandeid täitma.
10. Arhivaarid edendavad kogu maailma dokumentaalse pärandi säilitamist ja kasutamist, tehes koostööd nii arhivaaride kui ka teiste elukutsete esindajatega.
Arhivaarid püüavad laiendada koostööd ja vältida konflikte oma kolleegidega ning arhiivistandardeid ja eetikat järgides üle saada võimalikest raskustest. Arhivaarid teevad koostööd külgnevate elukutsete esindajatega vastastikuse lugupidamise ja mõistmise vaimus.
Kirjelda arhiivinduse korraldust Eestis
Rahvusarhiiv on Eesti arhiivinduse keskus. Alustas 1998a. Keskus asub Tartus. Rahvusarhiivi põhiülesanne on tagada ühiskonna kirjaliku mälu – dokumentaalse kultuuripärandi – säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse.
Rahvusarhiiv on valitsusasutus Haridus - ja Teadusministeeriumi haldusalas ( alates 2012), kuhu kuuluvad ajalooarhiiv, riigiarhiiv , filmiarhiiv ja neli regionaalset osakonda Haapsalus , Kuressaares, Rakveres ja Valgas (vaata arhiivide põhimääruseid ja asukohti kaardilt ). Rahvusarhiivi süsteemi kuuluvad kõik Eesti avalikud arhiivid, v.a Tallinna Linnaarhiiv ja Narva Linnaarhiiv. Rahvusarhiiv tegeleb digitaalarhiivi kaudu digitaalarhiivinduse küsimustega nii riiklikul kui ka rahvusvahelisel tasandil ning teadus- ja publitseerimisbüroo toel valdkonda hõlmava arendamise ja korraldamisega. Arhiivide majandustegevust ja tugifunktsioone katab haldusbüroo.
Kuigi rahvusarhiiv on asutusena noor, ulatub Eesti rahvusliku arhiivisüsteemi rajamine Eesti Vabariigi algusaega. Esmakordselt 3. märtsil 1920. aastal nõu pidanud arhiivikomisjoni algatusel loodi ajalooliselt oluliste asutuste dokumentide hoiukohana praegune ajalooarhiiv Tartus ning tegutsevate asutuste dokumentide haldajana riigiarhiiv Tallinnas. 1935. aasta arhiiviseadus tugevdas arhiivide rolli ühiskonnale väärtuslike dokumentide säilimisel ja kasutamisel. Nõukogude võimu ajal jätkasid arhiivid tööd, suuremates linnades tegutsenud maa-arhiivid nimetati ümber linnaarhiivideks ning arhiivide juhtimine käis Moskvale allunud Arhiivide Peavalitsuse kaudu. 1990. aastatel taastati arhiivide iseseisev majandamine ning 1998. aastal kinnitatud arhiiviseaduse alusel alustas 1999. aasta 1. jaanuarist tegevust rahvusarhiiv (lähemalt arhiivide ja arhiivinduse ajaloost Eestis: ajalooarhiiv, riigiarhiiv, filmiarhiiv). 1. jaanuarist 2012 kehtib arhiividele uus arhiiviseadus (loe lisaks tegevuse ülevaatest lk 7-14).
Rahvusarhiivi põhimääruse järgi tegutseb riigiarhivaari juures nõuandev kogu – nõukoda – struktuuriüksuste tegevuse koordineerimiseks, informatsiooni vahetamiseks, arengukava koostamiseks ja ettepanekute tegemiseks arhiivi tegevuse korraldamisel. (Loengus jutuks , et arhiivinõukogu funktsiooniks – arhivaari valimine, funktsioon lõpetatud.)
RA põhiülesanded on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses. RA kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. RA ülesandeks on:

Koguda ühiskonnale olulist dokumenteeritud teavet
Pakkuda kogude võimalikult laia kasutamist
Hoida kogusid heades säilitustingimustes
Juhendada asutusi dokumentide haldamisel ja hoidmisel
Osaleda riigi elektroonilise DH arendamisel
Võtta vastu digitaalarhivaale

RA-d juhib riigiarhivaar. Alates 2001-…Priit Prisko, 1999-2001 Jaak Rand .
Arhiivihaldust reguleerib Haridus- ja Teadusministeerium, Dokumendihaldust Riigikantselei.
1. arhiiviseadus 1935
2. arhiiviseadus 1998
3. arhiiviseadus 2011
Riigiarhiivi antakse 5a vanused dokumendid, edasi 15a möödudes ajalooarhiivi, kuhu koondati kõik varasemate aegade dokumendid. Vanim dokument 1241a. Erasektoris tegutsevad eraarhiivid, järgi jäänud suuremad:
Eesti äriarhiiv
Balti äriarhiiv
Arhiivikeskus Kespriarhiiv (vt järgmisele lehele )
Riigi arhiivisüsteem kannab nimetust Rahvusarhiiv. Seda juhib riigiarhivaar. Rahvusarhiivi koosseisus on Tallinnas asuv Riigiarhiiv, mis võtab vastu arhiiviainest Põhja-Eestis paiknevatelt üle-Eestilise tegevusulatusega asutustelt, ning Tartus asuv Ajalooarhiiv, mis kogub Lõuna-Eestis paiknevate üle-Eestilise tähtsusega asutuste arhivaale.
Maa-arhiivid on samuti Rahvusarhiivi koostisosad, kogudes igaüks oma tegevuspiirkonna riigi-, kuid ka omavalitsusasutuste arhivaale. Praeguse seisuga on maa-arhiivideks Harju, Hiiu, Jõgeva, Lääne, Lääne-Viru, Pärnu, Saare, Tartu, Valga ja Viljandi maa-arhiivid. Mõne maa-arhiivi tegevuspiirkonda kuulub mitu maakonda .
Rahvusarhiivi koosseisu kuulub ka Tallinnas asuv Filmiarhiiv, mis kogub ja säilitab filme, fotosid, helisalvestisi ja videoülesvõtteid.
Eestis on üks kohaliku omavalitsuse arhiiv, Tallinna Linnaarhiiv, mis ei kuulu Rahvusarhiivi koosseisu.
Arhiivid erinevad üksteisest oma kogude koosseisult. Ajalooarhiivis ning Tallinna Linnaarhiivis on hoiul Eesti vanimad dokumendid. Lisaks leidub neis uuemat arhiiviainest tänapäevani välja.
Ajalooarhiiv on Eesti varasema ajaloo varasalv
Riigiarhiivis on hoiul põhiosa Eesti Vabariigi dokumentidest 1918–1940 ja nõukogude ning saksa okupatsiooni aegseid materjale.
Maa-arhiivides säilitatakse põhiliselt II maailmasõja järgseid dokumente.

Dokumendi elukäik (Pilet 5 Dokumendi elukaar juurde)

Ajavahemikku dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni hävitamiseks või avalikku arhiivi üleandmiseks nimetatakse dokumendi elukäiguks. Elukäigu määravad kindlaks toimingud, mis dokumentide haldamiseks sooritatakse .
Dokumendi elukäik jagatakse tinglikult kolmeks etapiks vastavalt sellele, kui tihti kasutajatel tekib dokumente järele vajadus – aktiivne, väheaktiivne ja mitteaktiivne etapp.
Dokumendi elukäigu aktiivne etapp on aeg, mil toimub dokumendiga seotud asja ajamine , näiteks juhtimisotsuse vastuvõtmine või ülesande täitmine. “Aktiivseks” nimetatakse seda põhjusel, et dokument osaleb asjaajamises ja asutuse töötajad kasutavad seda tihti. Aktiivne etapp hõlmab dokumendi loomist või saamist, registreerimist, toimikusse paigutamist ja kasutamist asutuse jooksvate küsimuste lahendamisel.
Väheaktiivses etapis kasutatakse dokumenti harvem, kuna sellega seotud vahetu asjaajamine on lõpule jõudnud. Dokumenti võib vaja minna uue, mingil kombel seotud ülesande täitmisel või teabe saamiseks. Kuna puudub igapäevane vajadus dokumendi kasutamise järele, antakse sellesse etappi jõudnud dokumendid üle asutuse arhiivi.
Dokumendi elukäigu mitteaktiivne etapp jõuab kätte, kui asutus seda paktilises tegevuses enam ei vaja. Enamus mitteaktiivsetest dokumentidest lihtsalt hävitatakse, osa aga hoitakse alles ajaloo jaoks. Riigi ja kohaliku omavalitsuse asutuste puhul antakse viimased säilitamiseks riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivi.
Suletud toimikuid (toimikuid, millesse enam dokumente ei lisata), hoitakse enamasti mõned aastad tööruumides neid loonud töötajate juures. Seejärel viiakse toimikud (või vähemalt 10 aastast pikema säilitustähtajaga toimikud) asutuse arhiivi. Sellest alates vastutab dokumentidele juurdepääsu korraldamise ja nende edasise haldamise eest asutuse dokumendihalduse teenistus või arhiiv.
Arhiivitöö kui eraldi tööala on olemas paljudes asutustes. Mõnes asutuses on selleks lausa eraldi struktuuriüksus koos spetsialiseeritud personaliga, mõnes aga täidab arhivaari rolli mõni töötaja teiste tööülesannete kõrvalt. Üsna laialt on levinud ka arhiiviteenuse sisseostmine.
Arhiivide materiaalne kindlustatus erineb asutustes suuresti. Mõnes asutuses on välja ehitatud rangetele säilitamise nõuetele vastav hoidla, mõnel pool aga täidab arhiivi ülesannet lukustatud kapp kantseleis.
Vajaduse korral valmistatakse toimikud säilitamiseks ette: eemaldatakse kirjaklambrid jm metall , mis võib paberit aegade jooksul liigselt kahjustada, kirjutatakse kaantele viidad ja pealkirjad , mõnikord paigutatakse toimikud säilitamiseks sobivasse arhiivikarpi.
Arhiiv hoolitseb ka selle eest, et dokumendid oleksid juurdepääsetavad ja kasutatavad. Selleks koostatakse arhiiviloetelud või nimistud.
Vähetähtis ei ole ka arhiiviainese turvalisus ja andmete kaitse. Selleks registreeritakse toimikute kasutamine ja/või laenutamine ning jälgitakse, et dokumente kasutaksid ainult need, kellel on selleks õigus.
Dokumendid, mille säilitustähtaeg möödub, kuuluvad hävitamisele. Hävitamisele kuuluvad toimikud eraldatakse teistest ja neist koostatakse nõuetekohane nimekiri. Hävitamise dokumenteerimine on tähtis selleks, et oleks tagatud nende ja ainult nende dokumentide hävitamine, mida tõesti hävitada võib.
Riigi- ja omavalitsuse asutuste dokumentide hävitamiseks peab loa andma vastav arhiiviasutus.
Asutuste väärtuslikumad arhivaalid antakse lõpuks säilitamiseks üle avalikku arhiivi. Üleandmise kohustus on eelkõige riigi- ja omavalitsuse asutustel; arhiiviaines tuleb üle anda 10 aasta möödudes arvates nende tekkimisest . Arhiiviväärtuslikud digitaalarhivaalid antakse kokkuleppel asutuse ja avaliku arhiivi vahel üle varem (soovitavalt 5 aasta möödudes arvates nende tekkimisest), sest nende säilimine asutuses on seotud väga suurte riskidega.
Üleandmisele kuuluvate arhivaalide väljavalimise õigus on ainult avalikel arhiividel. Viimased teevad hindamise teel kindlaks arhivaalide nn arhiiviväärtuse. Mitte kõikides asutustes ei teki arhiiviväärtusega ainest.
Hindamise teel arhiiviväärtuslikuks tunnistatud arhivaalid moodustavad Eesti arhiivipärandi.

.DOCX Laadi alla originaalfail 15 lk · .docx · 99 allalaadimist

50 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.

~ 15 lehte Lehekülgede arv dokumendis

2013-05-31 Kuupäev, millal dokument üles laeti

99 laadimist Kokku alla laetud

1 arvamus Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid

Maiuliis Õppematerjali autor

Arhiivinduse alused eksami piletid (8) vastustega.

arhivaal dokumenti arhivaalid moodustaja dokumendid arhiivimoodustaja arhiiviväärtus

Sarnased õppematerjalid

docx

Arhiivindus

olemasolul allarhiivi nimetus, arhiivi piirdaatumid; koostamise aasta), sisukord (mille peamine osa on arhiivi-skeem), arhiivimoodustaja kirjeldus, arhiivi, sarjade ja nende allüksuste kirjeldused, ning säilikute loetelu. ARHIIVISEADUS Kehtiv arhiiviseadus alates 1998. aasta maist. Selle olulisemad eesmärgid: ,,segadusteaja" likvideerimine arhiivinduses ja Rahvusarhiivi loomine. Põhilised lähtekohad: tingimuste loomine digitaalse dokumendi-halduse ja arhiivinduse edenda-miseks, hindamine dokumendi elukäigu alguses, digiarhivaalide üleandmise tähtaeg arhiivi, arhiivin-duse efektiivsuse tõstmine, rahvusarhiivi nõustamis- ja kontrollifunktsioonide ülevaatamine ning juurdepääsutingimuste korrastamine. Arhiiviasutuse klassikalised funktsioonid: KOGUMINE, SÄILITAMINE, JUURDEPÄÄSu võimaldamine. Üleandmise tähtaeg. Hetkel 20 aastat, mis pole sobiv digitaaldokumentide jaoks - liialt suured

Ajalugu

doc

Arhiivinduse lõpparvestuse kordamisküsimused

Arhiivinduse lõpparvestuse kordamisküsimused 1. Rahvusarhiiv, selle struktuur, põhilised ülesanded. Rahvusarhiiv on Eesti arhiivinduse keskus. Rahvusarhiivi põhiülesanne on tagada ühiskonna kirjaliku mälu – dokumentaalse kultuuripärandi – säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse. 2. Õigusaktid, mis reguleerivad arhiivihaldust. Asutuste ja organisatsioonide dokumendi- ja arhiivihaldust ning teabega ümberkäimist

Asjaajamiskord

doc

Arhiivinduse kordamisküsimused ja vastused

Archivare und Registratoren Noerdlingen, 1800). Z arendas pertinentsiprintsiibi täiuslikkuseni. Temale tuginesid saksa arhiivid ja arhivaarid (sh Tallinna Linnaarhiiv). Zinkernageli kohaselt tuli dokumendid jagada 5 pealiigiks: 1. valitseja ja tema perekonnaliikmete isiklikud dokumendid; 2. maaasjad; 3. riigiasjad; 4. kiriku ja usuasjad; 5. välisasjad; Need tuli omakorda jagada alaliikideks, peatükkideks, paragrahvideks. Prantsuse revolutsiooni mõju ja tagajärjed arhiivinduse süsteemi väljakujunemisel. Suured mõjutused olid tingitud Suurest Prantsuse revolutsioonist, mis tähistab uut epohhi arhiivinduses ning tõi kaasa kaasaegse arhiivindussüsteemi tekke. Revolutsiooni ajal ka kõigi hilisemate revolutsioonide ajal olid korduvaks probleemiks peremeheta arhiivid. 1794. a 25. juunil võeti vastu arhiiviseadus, mis sai hiljem oluliseks eeskujuks paljudele riikidele. Selle dekreediga loodi Rahvusarhiiv, mis allus rahvuskogule (seadusandlikule võimule).

Ajalugu

docx

Arhivaalide säilitamine passiivse elutsükli ajal

ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides. Kui arhivaalide hoidmine tööruumides pole turvaline ja hoidlas ruumi jätku

Personalijuhtimine

docx

ARHIIVI ARVESTUSTÖÖ VASTUSED

Rahvusarhiiv Riigikantselei halduses olev valitsusasutus ehk arhiivinduse keskus Eestis. Põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu dokumentaalse kuluuripärandi säilimine ja kasutamine tänastele ja tulevastele põlvkonda. 4 Valgas, Rakveres, Kuressaares, Haapsalus. Eesmärk on luua õiguslikud tingimused üleminekul paberivabale asjaajamisele digitaalsele dokumendi- ja arhiivihaldusele. Arhiiviseadus Seadusega sätestatud õigusakt, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise,

Arhiivindus

doc

Arhiiv referaat

Rahvusarhiivi struktuuriüksusteks on Ajalooarhiiv, Riigiarhiiv, maa-arhiivid, Filmiarhiiv, arendusbüroo, haldusbüroo ja digitaalarhiivi büroo. Rahvusarhiivi põhiülesanne on seadusest või seaduse alusel antud õigusaktidest tulenevalt riigivõimu teostamine oma pädevuse piires, talle üleantud rahvusliku kultuuripärandi säilitamine ja kaitse ning sellele juurdepääsu korraldamine. Rahvusarhiiv täidab järgmisi «Arhiiviseaduses» sätestatud ülesandeid: 1. osaleb arhiivinduse arengu kavandamises; 2. osaleb arhiivindust ja asjaajamist reguleerivate õigusaktide eelnõude väljatöötamises ja nende kooskõlastamises; 3. korraldab arhiivijärelevalvet; 4. on «Arhiiviregistri» volitatud töötleja; 5. vaatab läbi riigi arhiivide aastaeelarve eelnõud ja vajaduse korral lisaeelarve kohta käivad ettepanekud ning esitab nende alusel koostatud Rahvusarhiivi aastaeelarve eelnõu koos seletuskirjaga Riigikantseleile; 6

Dokumendihaldus

docx

Dokumendi halduse eksamiks

Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. Järgnes valitsusasutuste dokumendihaldusprogrammi DHP loomine. 96-97 ametiasutustes võeti laialdaselt kasutusele arvutid, seeläbi algas kiire areng dokumendihalduses. 2003 loodi Riigikantselei dokumendihalduse osakond (ül. Avaliku halduse ja arhiivide planeerimine, dokumentide väljatöötamine) 2012 - koordineerib avaliku sektori dokumendihalduse arengut Majandus ja kommunikatsiooniministeerium. 2012 arhiivinduse korraldamine Haridus ja Teadusministeeriumi ülesanne. Koordineerimispüramiid 2012 - ... MKMDokumendihaldusnõukoguMinisteeriumid, maavalitsusedMinisteeriumite haldusala,KOV-id Avalik teenus Avaliku halduse asutuse poolt osutatav teenus. Riik (avalik, era- ja kolmas sektor) pakub oma avalikke teenuseid portaali eesti.ee kaudu vastavalt Eesti Vabariigis kehtivatele õigusaktidele. Majandus - ja kommunikatsiooniministeerium

Infoteadus- ja dokumendihalduse eriala

docx

Dokumendihaldus

15.saj esimesed dokumendiregistrid. 19-20 saj asutati palju arhiive üle maailma ja hakati valdkonda koordineerima. Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. 1935 esimene arhiiviseadus. 1990-ndate keskpaigast 2000ni elektroonilise dh arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. 2003 loodi Riigikantselei dok.halduse osakond. 2012 koordineerib avaliku sektori dh arengut Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (MKM). 2012 arhiivinduse korraldamine Haridus- ja Teadusministeeriumi ülesanne. RIIKLIK KOORDINEERIMINE- DH arengu koordineerimispüramiid2012... MKM> Dokumndihaldusnõukogu> Ministeeriumid, maavalitsused >Ministeeriumite haldusala, KOV-id. MKM valitsemisalas on riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine; sellega tegelevad osakonnad Riigi infosüsteemide osakond- koordineerib riigi infosüsteemide arendamist ja riigi infopoliitika ja strateegia kujundamist informaatika

Infoteadus- ja dokumendihalduse eriala

Rohkem sarnaseid