dokumendid, millel puudub märge saatja nime, elu- või asukoha kohta ei kuulu registreerimisele. 2.2.3. Dokumentide registreerimise eest vastutajad Töötajad, kelle töökohustuste hulka kuulub dokumentide registreerimine DHS`is, vastutavad dokumentide autentsuse, registreerimisandmete õigsuse ja süsteemi juhendipärase kasutamise eest. 2.3 Dokumentide allkirjaõigused Allkirjaõigus on määratud tulenevalt ametikohast või juhatuse esimehe volikirjaga (AKÜA § 4 lg 1 punkt 9). 2.4 Dokumendiplangid ja ümbrikud Olenevalt haldusdokumendi liigist vormistatakse dokument kas dokumendiplangile või valgele paberile. Asutuse dokumendiplangi turvaelemendiks on värvitrükk. Asutuses toimub dokumentide vormistamine ja allkirjastamine nii paberkandjal, kui elektrooniliselt. 2.4.1 Dokumendiplangid Asutuses on kasutusel nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt kahte liiki dokumendiplangid: kirjaplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm); üldplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm). 2.4
Kontrolltöö küsimused 1. Mis on asjaajamine? 2. Mis on dokument? 3. Mis on asjaajamiskord? 4. Kuhu vormistatakse asjaajamiskord? 5. Kes kinnitab asjaajamiskorra? 6. Millised dokumendiplangid on asutusele kohustuslikud? 7. Turvaelemendid plankidel.. 8. Nimeta dokumente.. 9. Nimeta asjaajamisega seotud seaduseid.. Vastused 1. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. 2. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm, struktuur on
vorm viis, kuidas sisu on esitatud füüsiline vorm dokumendi välised tunnused intellektuaalne sisu väljendamise viis ( tekst, pilt, diagramm, jms. ) isikud võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele. Igal asutusel on: Üldplank (nii paber- kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse " Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid väljaandja nimi või nimetus dokumendi kuupäev tekst allkiri vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) Valgamaa Kutseõppekeskuse direktorile Avaldus 13.09.2010 Lugupeetud direktor, palun tehke esmaspäeval tasuta söök
2000 määrus nr 131 " Kunda Ühisgümnaasiumi põhimäärus"; 11) EVS 8821:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioonDokumendielemendid. osa 1: ,,Kiri" Asjaajamiskorra peatükid: 1. Üldosa 1.1.Normatiivne keskkond 1.2. Asjaajamise korraldamine ja vastutus 1.3. Infosüsteemid 1.4. Juurdepääs dokumentidele 1.5. Arhiiviregistrile andmete esitamine 1.6. Asjaajamise üleandminevastuvõtmine 2. Dokumentide koostamine ja vormistamine 2.1. Dokumendiplangid ja dokumendivormid 2.2. Dokumentide vormistamine 2.3. Dokumendiliigid 2.4. Pitsatid, nende hoidmine ja kasutamine 2.5. Dokumendi väljavõte ja ärakiri 3. Dokumentide vastuvõtmine ja väljasaatmine 3.1. Posti vastuvõtmine, esmane läbivaatamine ja täitmisele suunamine 3.2. Kontroll dokumendi täitmise üle ja dokumendi lahendatuks lugemine 3.3. puudub 3.4. Dokumentide väljasaatmine 4. Dokumentide haldamine 4.1
· koostaja või vastutava väljaandja nimi · pealkiri Mis on dokumnendihalduse mõistes plank? Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks; dokumendi põhi. Dokumendiplangile vormistatakse asutuse, selle struktuuriüksuse või ametiisiku kirjad, protokollid ja aktid ning õigusaktid ning dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. Dokumendiplangid jagunevad: 1. üldplank millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) 2. dokumendiliigi plank ametikirja, käskkirja ja teised plangid, mis on moodustatud üldplangi alusel. Kui suurele paberile koostatakse ametdokumendid? Mõõdud? Kasutatakse paber formaati A4 (210x297 mm), harvem A5 (148x210 mm). Dokumendi kohustuslikud osad on: - väljaandja nimi või nimetus - dokumendi kuupäev - tekst - allkiri
Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord (edaspidi "kord") määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Tallinna Ehituskoolis. 1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid, aktid ja käskkirjad; Koolis on kasutusel üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirja plank, mida võib vormistada must-valgena või kasutada värvitrükki. Üldplanki ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate elementide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse teisi konkreetse dokumendiliigi planke
- organisatsioonilised dokumendid põhikiri, põhimäärus - kollegiaalse otsustusega dokument on protokoll Dokumendi plank Ametlikud dokumendid vormistatakse plankidel. Kehtib üks formaat A4 ( 210 x 297 mm) . Plangile trükitavate rekvisiitide järgi kasutatakse kahte liiki planke: 1 ) üldplank käskkirja, korralduse, otsuse, määruse, juhendi, tõendi, teatise, protokolli ja akti vormistamiseks 2) kirjaplank - ametikirja vormistamiseks. Dokumendiplangid kujundatakse käesolevale korrale lisatud näidisvormingute alusel (LISAD 1 2 ), mis vastavad Eesti Vabariigi haldusdokument ide vormistamise põhinõuetele (EV ST 3-92). Tänukirjade ja kutsete vormistamisel kasutatakse erivormistusega planke. Üldplangile trükitavad rekvisiidid on: · dokumendi autori nimi · väljaandmise koht · kuupäeva ja numbri ( indeksi ) koht Dokumendi vormistamne Käskkirja vormistamisel kasutatakse planki: · dokumendi autor · dokumendi nimetus KÄSKKIRI
Tekst Allkiri- kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides, ning kui kirjaga võetakse kohustusi või antakse õigusi. Logo- õigusaktis sätestatud juhtudel-kohustuslik 8. Dokumentide loomisel kasutatavad plangid, mille poolest erinevad? Plank on kindla formaadiga paberileht, millele on kantud koostatavate dokumentide püsielemendid. Planke eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis. Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid, aktid, esildised (dokumente mis ei adresseerita) Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad, mis on moodustatud üldplangi alusel. 9. Dokumentide põhiliigid on kirjad, akt Protokoll 10
Soovitatavalt tuleb asjaajamiskorras kajastada alljärgnevad teemad. 1. Üldsätted · asjaajamiskorra kehtivusvaldkond ja kohuslased · asjaajamisperioodi pikkus (tavaliselt kalendriaasta) · asjaajamise korraldamise eest vastutajad ja nende õigused · asjaajamiskorra tutvustamine uutele töötajatele · ametlik e-posti aadress jne 2. Dokumentide vormistamine · kasutatavad dokumendiplangid, vastutajad plankide tellimise ja kasutamise eest · plankide turvamine · dokumendielementide vormistamise nõuded · koostatavate dokumentide liigid, dokumendinäidised (soovitatavalt) jne 3. Dokumendiringluse korraldamine · dokumendiringluse skeem määrab kindlaks nõuded eri dokumendirühmade liikumisele 4. Dokumentide registreerimine
Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja Dokument omab tõestusväärtust, kui ta on usaldatav ja autentne · usaldatav dokument tõene, pole võltsitud · autentne päritolu võib usaldada Dokumendi vorminõuded Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele. Igal asutusel on: 1. üldplank (nii paber kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel (kuni vastavate standardite väljatöötamiseni). 2. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Kohustuslikud rekvisiidid: väljaandja nimi või nimetus dokumendi kuupäev tekst allkiri vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid · asutuse sümbol (logo)
vertikaalist. Kas on olemas asutuse dokumendiringluse kord või skeemid? Selgita. Missuguseid dokumendiliike antud asutus kasutab ja mis plangile neid vormistatakse ning kellel on õigus neid välja anda? Dokumendiliike asjaajamiskord välja ei too .Ülikoolis on kasutusel kahte liiki planke kirja- ja üldplank, mis erinevad neile trükitavate rekvisiitide poolest. Kus hoitakse ja kes peab hoidma dokumendiplanke ning kuidas käib nende kasutamise kord? Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest. Missuguseid dokumendiliike registreeritakse ja missuguseid ei registreerita? Registreerimisele kuuluvad dokumendid: ülikoolis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid (määrused, otsused, käskkirjad, korraldused) ülikoolis koostatud protokollid ja aktid lepingud
vertikaalist. Kas on olemas asutuse dokumendiringluse kord või skeemid? Selgita. Missuguseid dokumendiliike antud asutus kasutab ja mis plangile neid vormistatakse ning kellel on õigus neid välja anda? Dokumendiliike asjaajamiskord välja ei too .Ülikoolis on kasutusel kahte liiki planke kirja- ja üldplank, mis erinevad neile trükitavate rekvisiitide poolest. Kus hoitakse ja kes peab hoidma dokumendiplanke ning kuidas käib nende kasutamise kord? Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest. Missuguseid dokumendiliike registreeritakse ja missuguseid ei registreerita? Registreerimisele kuuluvad dokumendid: ülikoolis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid (määrused, otsused, käskkirjad, korraldused) ülikoolis koostatud protokollid ja aktid lepingud
4.4.3. nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul; 4.4.4. võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. 4.5. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. 4.6. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. 4.7. Dokumendiplanke hoitakse digitaalsel andmekandjal ning kasutatakse vastavalt juhataja korraldustele. 4.8. Dokumendiplangid jagunevad: 4.8.1. Üldplank, millel pealses on logo ning jaluses märgitud asutuse kontaktandmed ja registrikood. 4.8.2. Kirjaplank, mile jaluses on märgitud asutuse kontaktandmed ja registrikood. 4.9. Dokumendi kohustuslikud elemendid 4.9.1. Autor; 4.9.2. Dokumendi kuupäev; 4.9.3. Tekst; 4.9.4. Alkirjastajad. 4.10. Dokumentide vormistamisel kasutatakse lähtuvalt dokumendiliigist järgmisi lisaelemente: 4.10.1. Nova Eesti OÜ logo; 4.10.2
Teabenõudega saab asutuselt nõuda konkreetset dokumenti, mis on olemas. Juhul, kui teabenõude täitmiseks tuleb teavet täiendavalt koguda ja analüüsida ning selle alusel on vaja uus teave dokumenteerida, siis on see pöördumine selgitustaotlus ja sellele vastatakse märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seaduses ettenähtud korras. 5. Dokumendi kohustuslikud elemendid. 1) autor; 2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkirjastaja. 6. Millised dokumendiplangid on üldjuhul organisatsioonis kasutusel? Kirjaplank ja üldplank Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Nimeta dokumentide liigid. Dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti, leidmine sarnaste tunnuste põhjal lihtsam dokumendiliikidena (käskkirjad, protokollid, aktid) asjadena (kirjavahetus) järelevalvetoimikutena Liigitusskeem kehtestatakse dokumentide loetelus 8. Nimeta kirja elemente.
· dokumentide avalikustamise ja neile juurdepääsu tagamise kord; · juurdepääsupiirangute kehtestamine asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumentidele; · vastust või lahendamist vajavate dokumentide täitmise kontrolli kord; · dokumentide hoidmise ja hävitamise kord; · ametniku teenistusest või töölt vabastamise või teenistussuhte või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord; · muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest. Dokumendiplangid Kõik haldusdokumendid vormistatakse trükitud plankidele, mille võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise kergendamiseks tuleb plankidel valmistamisel kasutada vähemalt ühte turvaelementi. Turvaelementideks võivad olla: · vesimärk; · reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis; · plangi number; · vesimärgiga või toonitud paber; · reljeefpitsatiga või muul viisil valmistatud element.
Asjaajamises kasutatakse elektroonilist dokumendihalduse programmi. Paberkandjal dokumentide kõrval kasutatakse asjaajamises ka skaneeritud ja muul viisil saadud või loodud digitaalsel kujul dokumente. Ametil ja töötajatel on asjaajamiseks kasutatav ametlik elektronposti aadress. Kolmandas peatükis on toodud vormindusnõuded dokumendiplankidele (vapid, turvaelemendid, lehekülje veerised jne), samuti kasutusel olevad plangi liigid (üld-, kirja-alkoholiregistri otsuse plank jne). Dokumendiplangid vormistatakse digitaalsel kujul ning neid hoitakse haldusbüroo vanemspetsialisti poolt määratud kõrvalistele isikutele kättesaamatus kohas ning neid antakse töötajatele välja allkirja alusel ning selle kohta tehakse kanne registrisse. Eraldi oli peatükina välja toodud elementide loetelu, mida tuleb dokumentides kasutada. Allkirjastamine on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides, kuid mittekohustuslik informatiivse sisuga kirjadel. Kirjal võib olla ka mitu allkirjastajat
Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja Dokument omab tõestusväärtust, kui ta on usaldatav ja autentne · usaldatav dokument tõene, pole võltsitud · autentne päritolu võib usaldada [muuda]Dokumendi vorminõuded Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele. Igal asutusel on: Üldplank (nii paber- kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse " Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. [muuda]Kohustuslikud rekvisiidid · väljaandja nimi või nimetus · dokumendi kuupäev · tekst · allkiri · vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) [muuda]Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid · asutuse sümbol (logo)
dokumendiliikide puhul erinev, tuleb asjaajamiskorras sätestada eraldi nõuded (skeemid) iga dokumentide rühma ringlusele. Tuleb kindlaks määrata, milliseid dokumente asutuses koostatakse, millisel kandjal seda tehakse, millised vorminõuded ühele või teisele dokumendile kehtivad ning millised on töötajate ülesanded dokumentide koostamisel ja vormistamisel. Asjaajamiskorrale võiks olla lisatud vormistatud dokumentide näidised. dokumendiplangid ja nende kasutamise kord: peab olema kajastatud, milliseid dokumendiplanke asutuses kasutatakse, millised dokumendid neile vormistatakse, kes vastutab plankide tellimise ja kasutamise eest. Samuti tuleb näidata, milliseid turvaelemente ja sümboleid plankidel kasutatakse. Juhul, kui asutusel ei ole trükitehniliselt valmistatud planki, tuleb kirjeldada elektrooniliste dokumendiplankide kasutamise kord
1.3 Terminid ja mõisted 1.4 Normatiivne keskkond 1.5 Teenistujate pädevus ja vastutus 1.6 Arhiiviregistrile andmete esitamine 1.7 Dokumendihalduse süsteem (Lisa 1) 1.8 Andmekogud 1.9 Dokumentide avalikustamine (Lisa 2) 1.10 Asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine 2.2 DOKUMENTIDE KOOSTAMINE, VORMISTAMINE JA MENETLEMINE 2.1 Dokumendid 2.2 Dokumendi kavandi koostamine ja menetlemine (Lisa 4, 5) 2.3 Dokumendiplangid ja -vormid 2.4 Dokumentide vormistamine (Lisa 3) 2.5 Pitsatid 2.6 Dokumendi väljavõte ja ärakiri 3.3 DOKUMENTIDE VASTUVÕTMINE JA VÄLJASAATMINE 3.1 Dokumentide (posti) vastuvõtmine ja esmane läbivaatamine 3.2 Asjade lahendamise tähtajad ja tähtaegadest kinnipidamise kontroll 3.3 Dokumendi väljasaatmine 4.4 DOKUMENTIDE HALDAMINE 4.1 Dokumentide registreerimine 4
annaabi.ee 
