Dokumendihaldus (1)

ANDMED- inimesele või masinale arusaadaval kujul vormindatud info esitusviis, mida saab kasutada suhtlemiseks, tõlgendamiseks, säilitamiseks või töötlemiseks. (Info esitamise viis inimesele arusaadaval kujul)
INFORMATSIOON- fakte, sündmusi, asju, protsesse, ideid, mõisteid või muid objekte puudutav teadmus , millel on teetud kontekstis eritähendus. (Andmed millel on teatud kontekstis tähendus minule . Inf. On tavaliselt kodeeritud kujul, kokkulepe saaja ja saatja vahel. Inf. on edasi antud teadmus.)
TEADMUS- informatsioon ja oskused, mis on omandatud läbi kogemuse või hariduse. (Andmed>Informatsioon>Teadmus)
DOKUMENT- on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (dok. On registreeritud teavik )
DOKUMENT (record) –organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon.
DOKUMENT ( document )- jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna
TEAVIK (document)- jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna.
TEGEVUS- on toiming või toimingute kogum, mida viib läbi isik, isikute grupp või asutus ja millel on kindel tulemus. Tegevusel on kindel ajaraam ja tulemus. Kindla väljundiga toimingutest koosnev jada asutuse funktsioonide täitmiseks.
TOIMING- asutuse tegevuse osa, kus luuakse dokumente.
TEGEVUSE JA DOKUMENDI VAHELINE SEOS- dokumendid tekivad asutuse tegevuse tulemusena. Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust. Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks.
DOKUMENDI SISU, VORM JA STRUKTUUR- dok. on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dok. vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dok. sisu sõltubfunktsioonist, mille kohta dok. on antud. Vorm peab vastama õigusaktidest kehtestatud nõuetele, struktuur sõltub dok liigist ja sisust.
DOKUMENDI ELEMENT- on informatiivelement, mis kuulub dok. vormingu koosseisu.
DOKUMENDI PÕHIOMADUSED-
Autentsus - dok. on just see, mis ta olema peab, loojaks või saatjaks on isik, kes selle saatma või looma pidi, dok. on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama.
Usaldusväärsus- dok. omadus, mis näitab, et dok sisu võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus.
Terviklus - dok. on terviklik ja seda ei ole muudetud. Dok. kaitsmine lubamatu muutmise eest on hädavajalik.
Kasutatavus- kasutatav on dok, mille asukohta saab kindlaks teha , mida saab üles leida, esitada ja tõlgendada; dok. koht organisatsiooni tegevuse ja funktsioonide laiemas kontekstis peab olema tuvastatav.
DOKUMENDI TÕESTUSVÄÄRTUS- st. dok. tõestab funktsioonide, tegevuste või toimingute täitmist või tehingute läbiviimist.
DOKUMENDI TEABEVÄÄRTUS- st. dok.-s sisalduvad andmed sündmuste, kohtade, isikute jne kohta.
DOKUMENDI METAANDMED - dokumenti kirjeldavad andmed.
DIGITAALNE DOKUMENT- masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument.
ELEKTROONILINE DOKUMENT- dokument elektroonilisel kujul.( nn. skaneeritud, või loodud rakendustarkvara abil)
ARHIVAAL - dokument, millele avalik arhiiv on andnud hindamise tulemusena arhiiviväärtuse, ning seda säilitatakse püsivalt.
MIKS ON DOKUMENTE VAJA? Peamiselt tõestusväärtuseks, aruandlus , ärilised eesmärgid, kultuuriline väärtus ühiskonna jaoks.
DOKUMENTEERIMINE - on info tõendamiseks selle süstemaatiline, eesmärgipärane ja detailne salvestamine kirjalikult või elektrooniliselt. Teabe eesmärgipärane jäädvustamine ja alalhoidmine asutuse tegevuste tõestamiseks ning aruandekohustuse tagamiseks.
ASJAAJAMINE - dokumentide loomine, registreerimine, edastamine , süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi(Arhiiviseadus1998)
Asjaajamine- tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimisekd(MTÜ dok. hald . ühing)
DOKUMENDIHALDUS - haldusala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje , sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ja dokumentidena alalhoidmisega.
ASJAAJAMISKORD - alusdokument asutuse asjaajamise ja dok. halduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht.
LIIGITUSSKEEM - (1)asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Asutuse dok struktureeritud loetelu.
(2)FUNKTSIOON- üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet (nn. asutusel mitu funktsiooni- toetavad põhitegevust)
(3)SARI – liigitus, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente.
(4) TOIMIK - on asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus.
DOKUMENTIDE LOETELU- asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. Dok.halduse alusdokument asutuse tegevuse käigus loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks.
Milleks on D.haldus? kui seda poleks, siis ettevõte ei suudaks tõestada oma tegevust. Dokumentidega on võimalik tõestada ja kontrollida asutuse tegevuse vastavust õigusaktidele. Tähtis on dok. säilitusaja määramine, et ei hoitaks alles liiga vähe või liiga kaua.
DOKUMENDISÜSTEEM- riist- ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Koosneb: dokumendid, dokumentide haldamise toimingud , inimesed ja tehnoloogia. Infosüsteem, millega hõlmatakse, hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. DS peab tagama, et haldamine toimub süstemaatiliselt ja toimingud on tuvastatavad.
DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM- dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara. ( amphora , postipoiss, delta , webdesktop)
DOKUMENDI ELUKÄIK- toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni.
DOKUMENDIHALDUR- laiapõhjalise ettevalmistusega spetsialist, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast.
DOKUMENDIHALDURI KUTSESTANDARD- dokument, mis kirjeldab kutsetegevust ning vastaval kutsel tegutsemiseks vajalikku kompetentsust ehk töö edukaks tegemiseks vajalike oskuste, teadmiste ja hoiakute kogumit. Selles on sätestatud dok. haldurile esitatavad nõuded.
DOK.HALDUSEGA SEOTUD DISTSIPLIINID

• INFOTEADUS- keskendub äriprotsesse toetavale infole (publikatsioon, andmebaasid, otsustusprotsessi toetavad süsteemid. Tegeleb informatsiooni kogumise, talletamise ja otsingu probleemidega.
  
• TEADMUSJUHTIMINE- keskendub erinevate inforessursside juhtimisele, püüdes kaasata `vaikivat` teadmust.
  

INFOSÜSTEEM- info haldamise süsteem
ANDMED- ISIKUANDMED- „isikuandmete kaitse seaduse“ tähenduses või muud andmed, mida töödeldakse andmekogus riigi, kohaliku omavalitsuse või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku ülesannete täitmiseks.
ANDMEKOGU - riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalikõigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks.( rahvastikuregister , autoregister , lemmikloomaregister). Tarkvaraliste vahenditega loodud korrastatud andmete kogum.
ÕIGUS - sotsiaalse kontrolli vahend, mis seab inimühiskonna liikmetele riigi poolt kindlad raamid, kontrollib inimeste absoluutset vabadust – lubab mingil juhul käituda üksnes teatud viisil ja mitte teisiti. Avalik õigus ja Eraõigus. Sotsiaalne kord, mis reguleerib inimeste omavahelisi suhteid, ühe riigi sunninormide kogumik.
ÕIGUSAKT– juriidiline dokument, millel on õiguslik tähendus ja mis toob kaasa teatud õigusi ja kohustusi. Õigusakti liigid: üldakt ja üksikakt
ARHIIV-asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum. Arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasut.
AVALIK ARHIIV on arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses;
ARHIIVIMOODUSTAJA on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale.
SÄILIK on korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne). Paberdokumentide füüsilise haldamise üksus avalikus arhiivis (toimik, mapp vms)
NIMISTU on arhiivikirjelduste kogum. Nimistu on arhivaalide peamine otsi- ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis.
DIGITAALALLKIRI on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.
DIGITAALNE TEMPEL on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida digitaalse templi sertifikaadi omanik kasutab tõendamaks digitaalse dokumendi terviklust ning oma seost sellise dokumendiga.
ISIKUANDMED on mis tahes andmed tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, sõltumata sellest, millisel kujul või millises vormis need andmed on. Mistahes andmed füüsilise isiku kohta, mis võimaldavad isikut tuvastada otseselt või kaudselt .
ANDMESUBJEKT on isik, kelle isikuandmeid töödeldakse.
MÄRGUKIRI on isiku pöördumine, millega isik: teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks; annab adressaadile teavet
SELGITUSTAOTLUS on isiku pöördumine, milles isik: taotleb adressaadilt teavet, mille andmiseks on vajalik adressaadi käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine
HALDUSMENETLUS on haldusorgani tegevus määruse või haldusakti andmisel, toimingu sooritamisel või halduslepingu sõlmimisel. Haldusorgani otsuse tegemisele või akti andmisele, mõne toimingu sooritamisele suunatud tegevus.
HALDUSAKT on haldusorgani poolt haldusülesannete täitmisel avalikõiguslikus suhtes üksikjuhtumi reguleerimiseks antud, isiku õiguste või kohustuste tekitamisele, muutmisele või lõpetamisele suunatud korraldus, otsus, ettekirjutus , käskkiri või muu õigusakt. Käskkiri, otsus, õigusakt- üksikjuhtumi reguleerimiseks, haldusorgani poolt välja antud.
PROKUURA on volitus , mis annab ettevõtja esindajale (prokuristile) õiguse esindada ettevõtjat kõikide majandustegevusega seotud tehingute tegemisel.
ARHIVAAR- arhiivitöötaja
AVALIK TEAVE- avaliku sektori poolt jagatav teave.
AVALIK EENUS- avaliku halduse asutuse poolt osutatav teenus, kaup, info, hüve.
RIHA- riigiinfosüsteemi haldussüsteem (nn. riiklikud registrid- rahvastikuregister, autoregister, lemmikloomaregister)
DOKUMENDI LIIK- mingit liiki dokument nn. avaldus, protokoll, akt, käskkiri, mille järgi saab dok. liigitada registrisse .
DOK. REGISTREERIMISNUMBER - number, mis antakse registreerides
DOK. REGISTREERIMINE-õigusaktides ette nähtud ja / või arhiivimoodustaja poolt kindlaks määratud dokumendi metaandmete kandmine dokumendisüsteemi. Dok. saab registrinumbri registreerimiseks, kantakse registrisse.
DOKUMENDI REGISTER - KOV asutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku poolt digitaalselt peetav andmekogu
DOKUMENDI JA TEAVIKU ERINEVUS- teavik on mitteametlik dokument.
DHP- dokumendihaldus programm.
DOKUMENDISÜSTEEMI OMADUS Dokumendisüsteemid peavad toetama dokumente, mis on autentsed, usaldusväärsed ja kasutatavad. Neid iseloomustavaiks omadusteks peaksid olema – usaldusväärsus, terviklikkus, vastavus õigusaktidele, kõikehõlmavus, süsteemsus.
RISO- riigiinfosüsteemi osakond
EDHS- elektrooniline dokumendihaldussüsteem
DVK- dokumendivahetuskeskus
AJALUGU- Esimesed dokumendid 15000e.KR- Lascaux koopamaalingud . 8000 e.kr- savist žetoonide kasutamine arvepidamiseks viljasaagi ja karja üle vanas Mesopotaamias. 2400 e.kr Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15000 savitahvlist.500 e.kr esimesed sekretärid Ateenas.Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata. Esimesed raamatukogud olid tänapäeva mõttes arhiivid, sisaldades maksude, laenude inventuuride jne dokumente. Esimene liigitusskeem on teada itaaliast ca 1200. 15.saj esimesed dokumendiregistrid. 19-20 saj asutati palju arhiive üle maailma ja hakati valdkonda koordineerima. Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. 1935 esimene arhiiviseadus . 1990-ndate keskpaigast 2000ni elektroonilise dh arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv . 2003 loodi Riigikantselei dok.halduse osakond. 2012 koordineerib avaliku sektori dh arengut Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (MKM). 2012 arhiivinduse korraldamine Haridus - ja Teadusministeeriumi ülesanne.
RIIKLIK KOORDINEERIMINE- DH arengu koordineerimispüramiid2012… MKM> Dokumndihaldusnõukogu> Ministeeriumid , maavalitsused >Ministeeriumite haldusala, KOV-id. MKM valitsemisalas on riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine; sellega tegelevad osakonnad
Riigi infosüsteemide osakond- koordineerib riigi infosüsteemide arendamist ja riigi infopoliitika ja strateegia kujundamist informaatika valdkonnas ning töötab välja vastavad aktid ja eelnõud.
Infoühiskonna teenuste arendamise osakond- ülesanneteks on avalike teenuste ning avaliku sektori asjaajamise ja elektroonilise dh arendamise koordineerimine, lähtudes riigi infosüsteemi ja infotehnoloogia pakutavatest võimalustest.
Dokumendihaldusnõukogu- kavandab asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengu põhisuunad ja aitab kaasa nende rakendamisele, arutab läbi dokumendihalduse alaste õigusaktide eelnõud ja juhiste kavandid. Nõukogu liikmed: Ministeeriumid > Riigikantselei> SIM-KOV`id > Rahvusarhiiv > RISO > RIA
Riigi Infosüsteemiamet (RIA)- koordineerib riigi infosüsteemi arendamist ja haldamist, et riik saaks IT võimalusi kasutades teenindada rahvast parimal võimalikul moel.
Dokumendihaldurite Ühing (DHÜ)- koondab inimesi, keda huvitab dh valdkond ning selle edendamine, eesmärgiga populariseerida ja väärtustada D.halduri kutset .
RAHVUSARHIIV (RA)- on üksus, mis koordineerib arhiivide tegevust. Struktuuri kuuluvad: ajalooarhiiv, digitaalarhiiv, filmiarhiiv, riigiarhiiv .
Osakonnad- Haapsalu, Kuressaare, Rakvere, Valga. RA kuulub Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalasse. RA kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust.

• Vastavalt Vabariigi Valitsuse seadusele koordineerib riigi infosüsteemide arengut MKM ning dokumendihalduse arengut Riigikantselei. Vabariigi Valitsuse määrus „ Asjaajamiskorra ühtsed alused“ sätestab dokumendihalduse arengu koordineerimise täpsema korralduse.
  
• Avalike ülesannete täitmise käigus tekkinud arhiiviväärtusega dokumentide säilitamist korraldab Rahvusarhiiv ja riigi infosüsteemide arendamist Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus (alates 01.06.2011 Riigi Infosüsteemide Amet).
  
• Õigusaktid avaldatakse Riigi Teatajas, seal ka saadaval kõik Moreq2 0pt-s nimetatud seadused ja määrused.
  

Asutuse dokumendisüsteemi sisseseadmisel ja arendamisel on eriti tähtsad kaks Vabariigi Valitsuse määrust:

• „Asjaajamiskorra ühtsed alused“, mis reguleerib riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste
  

ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute asjaajamist, dokumentide koostamist, registreerimist, menetlemist, allkirjastamist, hoidmist ning sätestab asutustevahelise dokumendivahetusele, dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavad üldnõuded.

• „Arhiivieeskiri“, milles esitatakse täpsustatud juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- ja arhiivihalduse ülesannete täitmiseks. Muuhulgas sätestatakse arhiivipüsivad vormingud, mida tuleb arvestada pikaajaliste, sh arhiiviväärtusega digitaaldokumentide loomisel ja haldamisel.
  

EELNÕUDE INFOSÜSTEEM (EIS)- töökeskkond, kus toimub dokumentide asutustevaheline kooskõlastamine, edastamine ja valitsuse istungile esitamine ning ka avalik konsultatsioon. Eisis on kättesaadavad ka Euroopa Liidu õigusaktide eelnõud ja muud El seotud dokumendid.
DOKUMENDIHALDUST REGULEERIVAD ÕIGUSAKTID: (Normatiivid) Seadused:
Arhiiviseadus
Avaliku teabe seadus
Digitaalallkirja seadus
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus
Haldusmenetluse seadus
Isikuandmete kaitse seadus
keeleseadus
Riigivapi seadus
Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus
Vabariigi Valitsuse seadus
DOKUMENDIHALDUST REGULEERIVAD ÕIGUSAKTID
A) Määrused; b) Arhiivieeskiri; c) Asjaajamiskorra ühtsed alused.
ARHIIVISEADUS: loob Eesti arhiivisüsteemi, sätestab arhivaalide kogumise, hindamise arhiveerimise , säilitamise ja nendele juurdepääsu korraldamise, seab sisse arhiivijärelvalve asjaajamise üle. Seadusega on kehtestatud arhivaali omaniku või valdaja vastutus arhivaalide säilitamise, loata hävitamise või kasutamiskõlbmatuks muutmise eest teabekandja rikkumise või arhivaali säilitusnõuete eiramise tõttu.
Arhiivieeskiri: reguleerib ja täpsustab dok. hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikku arhiivi. Arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsukorraldamist. Sätestab: arhiivi moodustamise põhimõtted, arhiivi hoidmise ja püsivusnõuded; Liigitusskeemi moodustamise; dok. hindamise (kas on arhiiviväärtusega); hindamiskriteeriumid (otsused, mille alusel hinnatakse); hindamise läbiviimine, hindamisotsus ( kuidas otsuseid vormistada ); Dok. eraldamine hävitamiseks, hävitamise dokumenteerimine, hävitamisakt; Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaegd. Arhivaalide üleandmise toimingud ja üldised nõuded. Üleandmise dokumenteerimine. Arhiivikorrastamise põhimõtted. Arhiivikirjeldamisega luuakse täpne ülevaade arh.moodustaja. arh.moodustamisest. Arhivaalide säilitamise alused- tingimused, kuidas säilitada.
Asjaajamiskorra ühtsed alused: reguleerib avaliku sektori nõudeid DH registrile, süsteemile, menetlemisele, asjaajamise korraldamisele. Dok. vormistamise, plankide, kohustuslike elementide nõuded, dok. loetelu nõuded, mis sisaldab liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. Aluste põhimõte on selles, et nii paber- kui ka digitaaldokumendid oleksid saadud, menetletud ning hoitud ühtsetel põhimõtetel.
AVALIKU TEABE SEADUS: eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest, ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle. Sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve andmekogude haldamise üle, teabel jp korraldamise üle riikliku järelevalve teostamise korra. Avalikul sektoril on kohustuslik pidada veebilehte.
DIGITAALALLKIRJA SEADUS: seaduse eesmärk on tagada digitaalallkirjale omakäelise allkirjaga võrdne õigusjõud. Seadus esitab üldised nõuded digit. Allkirja andmise ja kasutamise infrastruktuurile.
ISIKUANDMETE KAITSE SEADUS: Seadus kaitseb füüsilise isiku põhiõigusi isikuandmete töötlemisel. Seadus sätestab: isikuandmete töötlemise tingimused ja korra; isikuandmete töötlemise riikliku järelevalve korra; vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.
MÄRGUKIRJALE JA SELGITUSTAOTLUSELE VASTAMISE SEADUS: Sätestab: isiku pöördumisele vastava korra niivõrd, kuivõrd see ei ole sätestatud teise seadusega. Märguk. Ja selgt.-le peab vastama viivitamata, kuid mitte hiljem, kui 30 kalendripäeva.
RIIGISALADUSE JA SALASTATUD VÄLISTEABE SEADUS: eesmärk on tagada Eesti Vabariigi julgeolek ja välissuhtlemine, kaitstes riigisaladust ja salastatud välisteavet avalikuks tuleku ja juurdepääsuõiguseta isikule teatavaks saamise eest. Sätestab riigisaladuseks oleva teabe, riigisaladuse ja salastatud välisteabe salastatuse kustumise ning salastamisaluse ja -tähtaja muutmise, samuti riigisaladuse, salastatud välisteabe ja salastatud teabekandjate kaitse korra alused ning vastutuse käesoleva seaduse rikkumise eest.
HALDUSMENEETLUSE SEADUS: Seadus on suunatud isiku õiguste kaitse tagamisele ühtlase, isiku osalust ja kohtulikku kontrolli võimaldava haldusmenetluse korra loomise teel. Seadus reguleerib haldusorganite toiminguid, haldusakti vorminõudeid, dokumentide ametliku kinnitamise korda, haldustoimingu korraldamist.
VABARIIGI VALITSUSE SEADUS: Vabariigi Valitsus teostab täidesaatvat riigivõimu Eesti Vabariigi põhiseaduse ja seaduste alusel. (2) Vabariigi Valitsus teostab täidesaatvat riigivõimu vahetult või valitsusasutuste kaudu. Täidesaatva riigivõimu asutused on: 1) valitsusasutused; 2) valitsusasutuste hallatavad riigiasutused ; 3) Eesti kaitsevägi.
KEELESEADUS: Reguleeritakse eesti k. ja võõrkeelte kasutamist suulises ja kirjalikus asjaajamises, avalikus teabes ja teeninduses.
RIIGIVAPI SEADUS: kehtestatakse EV riigivapi heraldiline kirjeldus ja kuju ning riigivapi kasutamise tingimused ja kord.
Raamatupidamisseadus ja Töölepinguseadus, mis reguleerivad teatud dokumendiliikide loomist ja alahoidmist
NÕUDED ELEKTROONILISELE DHS FUNKTSIONAALSUSELE- Moreq2 ja Eesti 0 peatükk, mis on EDH näidisnõuete versioon , hea ülevaade, kuidas DH Eestis korraldatakse, peamiselt elektroonilisele dh-le. Valdkonna olulisemad Eesti standardid :
EVS 8:2008 "Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas";
EVS-ISO 15489-1:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon . Dok.haldus. Osa 1: Üldnõuded"; Kuidas ja miks peab dok. asutuses haldama.
EVS-ISO 15489-2:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised"; Kuidas peab süsteemi juurutama .
EVS-ISO 5127:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik";
EVS-ISO 23081-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dok.haldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted";
EVS JUHEND 9:2006 Dublin Core `i metaandmeelementide kasutamine.
EVS 882-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vormi-nõuded. Osa 1: Kiri";
ISO/TR 26122:2008 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks". Kogu metoodika tuleneb sellest standardist.
RAHVUSARHIIVIJUHISED : Rahvusarhiiv annab välja soovituslikke juhiseid nõustamaks dokumendi- ja arhiivihalduse erinevaid valdkondi.
Pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmine Rahvusarhiivi, 2012
Arhiivikirjelduse elementide loetelu, 2012
Veekahjustustega arhivaalide käsitsemine, 2011
Arhivaalide hoid , säilitamine ja füüsiline korrastamine, 2010
Arhivaalide üleandmine, 2009
Dokumendi- ja arhiivihaldus, 2009
Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded, 2008 (uuendamisel)
Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine, 2008
Isikuarhiivide korrastamine, 2007
Mittetulundusühingute arhiivide korrastamine, 2007
Arhiivimaterjalide eksponeerimine, 2006
Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks, 2006
Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus, 2006
Ohuplaani koostamine, 2005
Digitaalse info hävitamine
ASUTUSESISESED Dok. Halduse ALUSDOKUMENDID:
ASJAAJAMISKORD: alusdok. Asutuse asjaajamise ja dh korraldamiseks.
Kehtestab asutuse juht, selles määratakse vastutusalad .
DOKUMENDILOETELU: asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või
Saadud dok. haldamiseks dok.loetelu , mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi,
Säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.
ORGANISATSIOONI TEGEVUSE LIIGITAMINE : Dok. pannakse funktsiooni järgi sarja,
määratakse tingimused (JP), eesmärgiga tagada juurdepääs, kättesaadavus.
Asutuse dokumentide rühmitamine toimub selleks välja töötatud skeemi järgi.
Seda skeemi nimetatakse liigitusskeemiks ja selle alusel rühmitamist nim. liigitamiseks.
Kasutusel on mitu erinevat liigitussüsteemi, millest levinumad on:

• funktsioonide liigitamine;
  
• struktuuripõhine liigitamine;
  
• temaatiline liigitamine;
  
• dokumendiliikidel põhinev rühmitamine.
  

DOKUMENTIDE HÕLMAMINE JA REGISTREERIMINE: eesmärk:
seostada dokument selle loojaga ja tema tegevusega ; dokumendile koha andmine dok. süsteemis koos sellest tulenevate seostega; seostada dok. süsteemi teiste dokumentidega. Dokumendi registreerimisel on kaks peamist eesmärki

• tõestuse loomine dokumendi olemasolu ja hõlmamise kohta dokumendisüsteemi
  
• dokumenti kirjeldavate andmete (registreerimisandmete, metaandmete) loomine. Registreerimisel antakse dokumendile reg. number. See seostatakse omakorda liigitusüksusega liigitusskeemis (st dokumentide loetelus ). Kuna registreerimine on dokumendi autentsuse ja usaldatavuse tähtis komponent, peab see tuginema õigusaktide nõuetele. (põhimääruses, seaduses)
  

SÄILITUSTÄHTAJA MÄÄRAMINE:
Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamist, samuti nende hindamist arhiiviasutuste poolt on käsitletud nii Arhiiviseaduses kui ka Arhiivieeskirjas ning Asjaajamiskorra ühtsetes alustes . Nende õigusaktide kohaselt peavad asutused ise määrama oma dokumentidele säilitustähtaja selleks, et oleks selge, kui kaua dokumente tuleb alal hoida. Otsus tuleneb normatiivse keskkonna, tegevuse ja aruandekohustuslikkuse nõuete ning riskide hindamisel. Seadusandlusest nn. raamatupidamisdokumendid 7a, töölepingud 10a peale lep. Lõppemist. Kinnitatakse rahvusarhiivi poolt. Alaliselt ja pikaajaliselt säilitatakse dok. mis tõendavad äritegevuse protsesse, asutuse sümboolikaga seotud dok. säilitatakse alati.
HOID JA SÄILITAMINE:
Dokumentide alleshoidmise , käitlemise ja hoiu meetmed määratakse kindlaks juba enne dok. loomist. Dok. tuleb hoida meediumil, mis tagab nende kasutatavuse, usaldusväärsuse, autentsuse ja säilimise niikaua, kui neid vajatakse. Digitaalsetes süsteemides peavad dokumendi omadused säilima kogu säilitusaja jooksul. (andmekandjad peavad olema vastupidavad, tuleõnnetuse eest kaitstud, õhutemperatuur, riiulid hoiutingimused jne. teha varukoopiaid, hoida teises serveris)
JUURDEPÄÄS JA KASUTAMINE:
dok. asutuse sisesed ja avalikud, millel on jp reeglid kehtestatud. Dok. võivad sisaldada riigi- ja ärisaladusi, delikaatseid isikuandmeid vms. Juurdepääs niisugustele dokumentidele on piiratud kas seaduse alusel või arhiivimoodustaja muudest vajadustest lähtuvalt. Seetõttu reguleerivad arhiivimoodustajad juurdepääsu niisugust teavet sisaldavatele dokumentidele. Tavaliselt toimub see arhiivimoodustaja õigusakti alusel, milles dokumendisüsteemi kasutajate rühmadele või üksikkasutajale antakse teatud teavet sisaldavatele dokumentidele juurdepääsu, nende kasutamise ja haldamise õigus. Juurdepääsupiirangud kehtivad kindlaksmääratud tähtaja jooksul. Tuleneb Avaliku teabe seadusest, isikuandmete seadusest. Juurdep . Võib rakendada nii asutusesisestele kui ka välistele kasutajatele.
KASUTAMISE JÄLGIMINE:
Dokumentide kasutamise ja liikumise jälgimist rakendatakse nii arhiivimoodustaja asjaajamise kui ka dokumentide kasutamise jälgimiseks. Asjaajamistoimingute jälgimine tähendab dokumendis sisalduvate otsuste täitmise meetmete ja vastutavate isikute registreerimist ning täitmise tähtaegade kontrolli. Dokumentide kasutamise jälgimisega tagatakse, et igal hetkel oleks teada dokumendi ning toimiku asukoht. Selleks jälgitakse nii üksikdokumentide edastamist ühelt töötajalt teisele kui ka registreeritakse toimikute laenutamist ja kasutamist.
ERALDAMINE:
Elukäigu jooksul võidakse dokumendiga sooritada mitu nn eraldamistoimingut

• aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid võidakse teistest eraldada, koondades need arhiiviruumi
  
• toimikud, mida vähem kasutatakse, võib anda ajutiseks säilitamiseks nn vahearhiivi
  
• arhiiviväärtuslikud dokumendid eraldatakse säilitamiseks avalikku arhiivi
  
• arhivaalid , millele antud säilitustähtaeg on möödunud ja kasutamise vajadus lõppenud, hävitatakse
  

Enamasti tähistab arhivaali eraldamine muutust tema haldamises ja lõpetab kas dokumendi elukäigu etapi või terve elukäigu.
DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI OMADUSED: usaldusväärsus- hõlmatakse süsteemi korrapäraselt, et kõik on tehtud nii nagu peab;
Terviklus- dok. kaitsmiseks rakendatud erinevad turvameetmed, kõrvaldada tuleb ohud.
Vastavus õigusaktidele- peab olema vastav tulenevalt seadusandlusest.
Kõikehõlmavus- hõlmab kõiki dok. mida adutuses kasutatakse
Süsteemsus- loomiseks ja haldamiseks tehtavad toimingud.
KASUTAJAD: kutselised dok. haldurid (vastutavad kõigi aspektide eest),
juhtivtöötajad (eraldab eelarvelised vahendid),
süsteemi administraatorid (vastutavad kogu dokumentatsiooni täpsuse ja vajadusel personalile kättesaadavuse eest, lahendab süsteemi tõrked jne)
DHS Eestis- Postipoiss, Amphora, Webdesktop, Alfresvo/Delta, Open Text
VÄLJATÖÖTAMINE JA JUURUTAMINE : EVS – ISO 15489-1:2004 näitel
A. LÄHTEUURING
Määratletakse dokumentidega seotud probleemid.
Antakse hinnang asutuse dokumendihalduse nõrkadele ja tugevatele külgedele.Hinnatakse probleemide lahendamise teostatavust ja riske.
B. ORGANISATSIOONI TEGEVUSE ANALÜÜS
Aitab mõista seoseid organisatsiooni tegevuse ja selle käigus tekkinud dokumentide vahel. Etapi tulemiks liigitusskeem, protsessiskeemid koos dokumentide tekke punktidega, tesaurus,dokumentide säilitustähtajad ning eraldamise protsessid, metaandmed.
C. DOKUMENTEERIMISE NÕUETE KINDLAKSMÄÄRAMINE
Tehakse kindlaks asutuse tegevusega seotud dokumentide loomise, saamise ja hoiu nõuded ning dokumenteeritakse need.
D. OLEMASOLEVATE SÜSTEEMIDE HINDAMINE
Antakse ülevaade olemasolevatest süsteemidest, et tuvastada, millises ulatuses need võimaldavad asutuse dokumente hallata.
Etapi tulemid: asutuse süsteemide loetelu, aruanne süsteemide vastavusele dokumentidele esitatavatele nõuetele.
E. DOKUMENTIDELE ESITATAVATE NÕUETE TÄITMISE STRATEEGIA KINDLAKSMÄÄRAMINE
Eesmärk määrata kindlaks sobivaim poliitika, protseduurid, standardid jms, millest organisatsioon dokumentide haldamisel juhindub.
Dokumendihaldussüsteemidele esitatavad nõuded
Nõuded jagunevad: funktsionaalsed; mittefunktsionaalsed .
Nõudeid kirjeldavad dokumendid: Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele; Moreq2 eestikeelne tõlge
F. DOKUMENDISÜSTEEMI VÄLJATÖÖTAMINE
Dokumendisüsteemi loomise kava välja töötamine
Etapp võib sisaldada: muudatuste kavandamine toimivates süsteemides, protsessides ja praktikas; tehnoloogiliste lahenduste adapteerimine või integreerimine ; otsuse langetamine dok.haldusprotsesside täiustamise parima viisi kohta organisatsioonis. EDHS juurutamine.
E – RIIGIHANGETE KESKKOND
Koosneb infoportaalist ja riigihangete registrist. Infoportaal pakub infot riigihangete valdkonna kohta.
Riigihangete register: Hanketeate koostamine ja avaldamine; Hankedokumentide avalikustamine ; E- riigihangete korraldamine
Hanke meeskonna loomine; Teabevahetus hankija ja pakkuja vahel: Lepingdokumentide lisamine
G. DOKUMENDISÜSTEEMI JUURUTAMINE
Eesmärk juurutada eelmises etapis väljatöötatud plaan. Vajadusel dokumendihaldussüsteemi juurutamine
Analüüs, Arendamine, Testimine , Paigaldamine, Koolitused , Live
Projektijuhtimiseks moodustatakse poolte juhtkonna esindajatest juhtrühm, ülesanne on projekti juhtimine strateegilisel tasemel. Koosseis määratakse lepinguga. Juhtrühm määrab töörühma, kelle ülesanne on projekti juhtimine operatiivtasemel.
EDHS projektid Juurutusprojektid, Arendusprojektid
DHS´i juurutamise eelne analüüs Funktsionaalsete ja mitte funktsionaalsete nõuete analüüs. Dokumendihalduse olukorra analüüs ja süsteemi seadistamiseks vajalike kokkulepete tegemine.
DHS ´i arendamine ja testimine Arendusetapid, Arenduse paigaldamine testkeskkonda, Iga etapi lõpus nii pakkuja kui hankija poolne testimine, Arendusetapp antakse üle aktiga
DHS´i paigaldamine ja koolitused Erinevad keskkonnad – test - , koolitus – ja live keskkond, Vajalike seadistuste tegemine – kasutajagrupid, dokumentide loetelu, dokumendiliigid, metaandmed, töövood jms
Koolitused: Peakasutaja koolitus, Tavakasutajate koolitus, kasutusjuhendid ja koolitusmaterjalid
H. JUURUTAMISJÄRGNE ÜLEVAATUS
Eesmärk on mõõta dokumendisüsteemi tõhusust ja hinnata süsteemi arendust ning kõrvaldada puudused.
SEADUSED
Dokumendihaldust terviklikult ja ühtselt reguleerivat seadust Eestis hetkel ei ole. Seetõttu on vajalik kasutada paljusid õigusakte, mis regu-leerivad dokumendihalduse erinevaid tahke. Eeskätt avaliku sektori asutused peavad dokumendihalduse korraldamisel kindlasti arvestama järgmiste seadustega:
•Avaliku teabe seadus, mis sätestab avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid (sh dokumendiregistrite pidamise korra), andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve andmekogude haldamise ja teabele juurdepääsu korraldamise üle.
•Isikuandmete kaitse seadus, mis sätestab isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve ning vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.
•Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, mis sätestab isiku pöördumisele vastamise korra.
•Arhiiviseadus, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nendele juurdepääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused.
•Digitaalallkirja seadus, mis sätestab digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamiseks vajalikud tingimused ning sertifitseerimisteenuse ja ajatempliteenuse osutamise üle järelevalve teostamise korra.
•Haldusmenetluse seadus, mis on suunatud isiku õiguste kaitse tagamisele ühtlase, isiku osalust ja kohtulikku kontrolli võimaldava haldus-menetluse korra loomise teel.
•Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus, mis sätestab salastamise alused, salastatuse muutmise, salastatud teabekandjate kaitse korra ning vastutuse seaduse rikkumise eest.
•muud seadused selles osas, mis seavad eritingimusi konkreetse asutuse dokumentide (personali-, raamatupidamis- jm dokumendid) loo-misele, säilitamisele või kasutamisele (NÄITEKS Perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse seadus, mis reguleerib toetuse andmise ja kasutami-sega seotud dokumentide säilitamist).
VABARIIGI VALITSUSE MÄÄRUSED
Asutuse dokumendisüsteemi sisseseadmisel ja arendamisel on eriti tähtsad kaks Vabariigi Valitsuse määrust:
•„Asjaajamiskorra ühtsed alused“, mis reguleerib riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute asjaajamist, dokumentide koostamist, registreerimist, menetlemist, allkirjastamist, hoidmist ning sätestab asutustevahelise dokumendivahetusele, dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavad üldnõuded.
•„Arhiivieeskiri“, milles esitatakse täpsustatud juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- ja arhiivihalduse ülesannete täitmiseks. Muuhulgas sätestatakse arhiivipüsivad vormingud, mida tuleb arvestada pikaajaliste, sh arhiiviväärtusega digitaaldokumentide loomisel ja haldamisel.
STANDARDID
Dokumendihalduse valdkonna standardid jagunevad nelja gruppi: (1) süsteemi- ja protsessistandardid, (2) metaandmete ja kirjeldusstan-dardid (3) dokumendiliikide struktuuri ja vormi standardid ning (4) digitaaldokumentide vormingute standardid. Lisaks neile rakendatakse mitmesuguseid bürootööd puudutavaid tehnilisi standardeid. Standardid on Eestis vabatahtlikud kokkulepped, kuid avaliku sektori jaoks võivad mõned neist olla tehtud õigusaktidega kohustuslikuks . Näiteks on asutustel kohustus kasutada arhiivi kirjeldamisel rahvusvahelist arhiivikirjeldamise standardit ( ISAD (G)). Eestis on dokumendihalduse standardid valdavalt võetud üle Rahvusvahelise Standardiorganisat-siooni (ISO) standardite alusel, samas on koostatud ka mõningaid valdkondlikke algupäraseid Eesti standardeid. Elektroonilises dokumendi-halduses kasutatakse ka mitmeid infotehnoloogia standardeid, näiteks veebistandardeid, mida soovitab veebikonsortsium W3C (www.w3.org). Kui veebistandardid on üldjuhul vabalt ja tasuta levitatavad, siis teiste standardite levitamise õigus võib olla piiratud. Eestis on standardiorganisatsiooniks, mis koostab, avaldab ja levitab Eesti standardeid Eesti Standardikeskus, mille juures tegutseb valdkondlik tehniline komitee EVS TK-22 „Informatsioon ja dokumentatsioon“.
EESTI STANDARDIKS ÜLE VÕETUD RAHVUSVAHELISED STANDARDID:
•EVS-ISO 15489-1:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded;
•EVS-ISO/TR 15489-2:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised;
•EVS-ISO 5127:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik;
•EVS-ISO 15836:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core’i metaandmeelemendid;
•EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted;
•EVS-ISO 23081-2:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 2: Kontseptuaal -sed ja rakenduslikud küsimused;
•EVS-ISO 19005-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Digitaaldokumendi pikaajalise säilitamise vorming. Osa 1: PDF 1.4 (PDF/A-1) kasutamine;
•EVS-ISO/TR 26122:2008 Informatsioon ja dokumentatsioon. Osa 1: Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks.
EESTI ALGUPÄRASED STANDARDID JA JUHISED:
•EVS JUHEND 9:2006 Dublin Core’i metaandmeelementide kasutamine. (Põhjalikumalt käsitletakse Dublin Core’i elemenditäpsustajaid ning Dublin Core’i kasutamist inforessursside kirjeldamisel);
•EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri. (Standard esitab kirja kui doku -mendiliigi elemendid – nende loetelu, määratlused, selgitused , vormistamise nõuded ja asukoha kirjal);
•EVS 8:2008 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas. (Standardis esitatakse koodi- ja vastavustabelid ning kirjeldatakse eesti keele reegleid ja tavasid arvude, isikunimede jm kirjutamisel).
JUHISED, HEA TAVA JA PAREM PRAKTIKA
Dokumendisüsteemi väljatöötamisel ja arendamisel on abiks mitmesugused juhised:
•Riigikantselei juhised („Dokumendihalduse metaandmete loend“, „Juhis dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamiseks“);
•Rahvusarhiivi soovituslikud juhised dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamiseks.
Dokumendihalduse alusdokumendid (asjaajamiskord, jaos 6.2 kirjeldatud dokumentide loetelu) peavad peegeldama organisatsiooni doku-mendihalduse ja asjaajamise vastavust kehtivaile õigusaktidele ning kooskõla standardite, hea tava ja parema praktikaga. Selleks varustatakse avaliku sektori asutuse sisemised õigusaktid ja korrad , millega reguleeritakse dokumendihaldust, viitega normatiivaktile.