korrastamise, kirjeldamise, arhiivi üleandmise, säilitamise, kaitse ja kasutamise nõuete täitmiseks; 8. osaleb rahvusvaheliste arhiivindusalaste organisatsioonide ja liitude tegevuses; 9. teeb koostööd Eesti ja välisriikide arhiivide, muuseumide, raamatukogude ja teadusasutustega; 5 10. selgitab välja väljaspool Eesti Vabariiki asuvad Eesti arhiiviväärtusega arhivaalid ning teeb ettepanekuid ja osaleb nende tagasisaamise korraldamises. Ajalooarhiiv ja Riigiarhiiv on Rahvusarhiivi üleriigiliselt kogumise ja arhiivijärelevalvega tegelevad struktuuriüksused. Maa-arhiiv on Rahvusarhiivi regionaalne struktuuriüksus. 4. RIIGIARHIIV Riigiarhivaar juhib rahvusarhiivi. Riigiarhivaari ülesanded: 1. korraldab Rahvusarhiivi tegevust ning otsustab sellega seotud küsimusi; 2
ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse.
üksikdokument. 4)teabe unikaalsus - Hindaja peab määrama, kas kõne all olevad dokumendid on ainsad ja/või kõige täielikumad olulise teabe allikad 5)teabe kasutatavus - Dokumendid ja andmekogud, mille sisu ja ülesehitus võimaldab kergemini leida vastavat teavet või teavet süstematiseerida, on kasutaja jaoks suurema väärtusega. Dokumenteeritud teabe väärtus kahaneb, kui teave on tehnilistel põhjustel raskesti kasutatav. 6)seotus teise teabega - Kui dokumendid aitavad leida muud arhiiviväärtusega teavet, on nad säilitamisväärsed ka siis, kui nende sisu ei ole unikaalne või täielik. 7)kogumistraditsioon - Dokumendid, mis on avalikus arhiivis juba säilitatavate teiste dokumentidega kronoloogilises ja sisulises seoses, on rohkem väärtalalist säilitamist, eriti siis, kui vanem osa dokumentidest on leidnud elavat kasutamist. 8)teabe säilitamiseks vajalik ressurss - Hindamisotsus peab leidma tasakaalu dokumentide väärtuse ja nende säilitamiseks kuluva ressursi vahel
........................................................................................................................14 2 Sissejuhatus 1971. aastal alustas iseseisva arhiivina tööd ENSV Filmi-, Foto- ja Fonodokumentide Riiklik Keskarhiiv (FFFRKA). Aastakümnete jooksul on tema peaülesandeks olnud üleriigiliselt arhiiviväärtusega audiovisuaalsete (film, foto, video- ja helisalvestised) arhivaalide kogumine, säilitamine ja neile juurdepääsu tagamine. Seaduses sätestatud korras arhiivijärelevalve teostamine. Eesti Filmiarhiiv on avalik riigi arhiiv, mille tegevust finantseeritakse riigi vahenditest. Filmiarhiiv asub Tallinnas, tal on 24 töötajat ja ta on Eesti Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Eesti Filmiarhiiv on FIAF'i (Rahvusvaheline Filmiarhiivide Liit) assotsieerunud liige alates 22.04.2008. a
*dokumendiringlus üleandmine arhiivi 85.Selgita, mis funktsiooni (mis on tema eesmärk) täidab avalik arhiiv? Dokumenteerida mitmekülgselt Eesti ü/k ja selle arengut, säilitada rahvusliku kultuuripärandit järgnevatele põlvedele. 86.Mida tehakse dokumentidega asjaajamisperioodi lõpul: *kontrollitakse süstematiseerimise kvaliteeti *alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse peale asjaajamisperioodi lõppu arhiivihoidlasse. *arhiiviväärtusega arhiivid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi 87.Menetluse lõpetanud dokumendid (aktiivne) liigitatakse sarjadesse, mis dokumendi alusel: dokumentide loetelu alusel 88.Mis dokumenti on (arhiivi) teatis, mis andmeid see dokument sisaldab? Arhivaari allkirja ja pitseriga tõestatud dokument isikuõiguste ja tehingute tuvastamiseks. 89.Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad? algatuskiri, vastuskiri, kaaskiri 90.Tööandja vormistab töötajaga kirjaliku töölepingu
Arhivaalide hindamise ehk nende korrastamisega tegeleb ainult avalik arhiiv. Kriteeriumid on : · Kasutatavus avaliku võimu teostamisel või isikute õiguste ja kohustuste tagamisel · Teabe- ja tõestusväärtus · Arhivaalide ajalooline ja kultuuriline väärtus · Arhivaalide välistunnused, seisukord, korrastamine · Teiste arhivaalidega olemasolevad seosed · Dokumendi säilitustähtaeg Olenevalt arhivaalide säilitustähtajast võib asutus hoida arhivaale erinevates hoiutingimustes. Arhiiviväärtusega arhivaale ja neid, mille säilitustähtaeg ületab 10 aastat, tuleb säilitada selleks ehitatud või kohandatud spetsiaalses arhiiviruumis ehk hoidlas. Alla 10 aastase säilitustähtajaga arhivaale võib hoida kuni hävitamiseni kas tööruumides või seal, kus nende säilimine ja kasutamise võimaldamine on tagatud. Nõuetele vastava arhiiviruumi olemasolu pole ainsaks garantiiks väärtuslike arhivaalide säilimisele pika aja jooksul. Arhivaalidele
ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. · Vastavalt Vabariigi Valitsuse seadusele koordineerib riigi infosüsteemide arengut MKM ning dokumendihalduse arengut Riigikantselei. Vabariigi Valitsuse määrus ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused" sätestab dokumendihalduse arengu koordineerimise täpsema korralduse. · Avalike ülesannete täitmise käigus tekkinud arhiiviväärtusega dokumentide säilitamist korraldab Rahvusarhiiv ja riigi infosüsteemide arendamist Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus (alates 01.06.2011 Riigi Infosüsteemide Amet). · Õigusaktid avaldatakse Riigi Teatajas, seal ka saadaval kõik Moreq2 0pt-s nimetatud seadused ja määrused. Asutuse dokumendisüsteemi sisseseadmisel ja arendamisel on eriti tähtsad kaks Vabariigi Valitsuse määrust: · ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused", mis reguleerib riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste
kui seadusega ei ole teabe hoidmine teisel Arhivaal – dokument, sätestatud teisiti. teabekandjal on millele avalik arhiiv on põhjendatud. hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhiivieeskiri Arhiiv – asutuse või Kogutakse arhiivi ainult Arhivaalide loomisel, isiku dokumentide arhiiviväärtusega korrastamisel ning terviklik kogum dokumente. hoidmisel peab asutus Avalik arhiiv- kasutama materjale, arhiiviasutus tooteid, vorminguid ja Rahvusarhiivi ja kohaliku tehnoloogiaid, mis
töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile). Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Millisel moel tuleb säilitada asutuses lahendatud digitaaldokumente? Pikaajalised digitaaldokumendid(üle 10-a. säilitusajaga): · Arhiiviväärtusega säilitatakse Rahvusarhiivis · Arhiiviväärtuseta säilitatakse Rahvusarhiivis tasu eest, lepingu alusel (valitsusasutustele kohustuslik) Lühiajalised digitaaldokumendid(alla 10-a. säilitusajaga): - säilitatakse asutuse dokumendihaldussüsteemis Millist teemat käsitleb õppeaine asjaajamise alused? Miks alused? Õppeaine käsitleb dokumentide tundmaõppimist ja nende vormistamist ning seadusi. Omandatakse põhilised alused, mida peab dokumentidest ja asjaajamisest teadma.
DOKUMENTIDE HÄVITAMISEKS ERALDAMINE VÕI ARHIIVI ÜLEANDMINE Hävitamine on dokumendi elutsükli mingi etapi lõppemine Iga asjaajamisperioodi lõpul eraldatakse asjaajamisest väljunud dokumendid (suletud toimikud) aktiivsetest dokumentidest Vajadusel viiakse dokumendid hoidmiseks organisatsiooni arhiivi Säilitustähtaja ületanud dokumendid eraldatakse hävitamiseks Arhiiviväärtusega dokumendid antakse üle avalikku arhiivi DOKUMENDISÜSTEEMI KASUTAJAD Iga inimene, kes puutub kokku organisatsiooni dokumentidega ja sooritab nendega mingeid toiminguid, on dokumendisüsteemi kasutaja Dokumendisüsteemi kasutajad jagatakse rühmadesse selleks, et neile omistada nende tegevusalale vastavad dokumendid haldamise ning neile juurdepääsu õigused Kõige ulatuslikumad on dokumendisüsteemis dokumendihaldurite ülesanded:
Tallinna Linnaarhiiv Tallinna Linnaarhiiv on Tallinna Linnavalitsuse struktuurüksus, mille ülesandeks on koguda ja säilitada Tallinna omavalitsuse ja asutuste tegevuse tulemusena loodud või saadud arhiiviväärtusega arhivaale. Eesti vanim säilinud ürik pärineb aastast 1237 ja seda säilitatakse õhukindlates klaasvitriinides. Vanim osaliselt eestikeelne säilinud raamat ja eestikeelset teksti sisaldav trükis on tuntud kui Wanradt-Koelli Katekismus ja see on trükitud 1535. aastal. Tallinna eestlaste truudusvande tekstis Liivimaa ordumeistril Hermann von Brüggeneyle. 1536. esineb esmakordselt kirjasõnad Talyna linna eestikeelne nimetus. Osad dokumendid on pärgamendil, see on eriliselt
Seda juhiti NLKP KK juures asuvast marksismileninismi instituudist. Filiaalideks parteiajaloo instituudid Eestis, mille alla kuulus parteiarhiiv.1944-50 oli ENSV RAKA direktoriks Voldemar Miller.1950. aastatel tehti arhiivides ideoloogilist puhastustööd. Lisaks ebaso- bivate isikute vabastamisele viidi läbi ka makulatuurikampaaniat, II maailmasõja mõjud arhiivinduse arengule tervikuna. · Dokumentide hulga meeletu kasv ja arhiiviväärtusega teabe samaaegne suhteline vähenemine dokumentide koguhulgas 1934...1943 Ameerika Ühendriikide föderaalarhivaalide aastane juurdekasv kümnekordistus 60 000 ... 600 000 rm · Arhiivitöö põhieesmärgid teisenesid Margaret Cross Norton (1944): Arhiivitöö põhirõhk on nihkunud dokumentide säilitamiselt valiku tegemisele, missuguseid dokumente säilitada · Põhja-Ameerikas tekkis dokumendihalduri (records manager) elukutse
riskid kultuuripärandi hävimiseks, sest: andmekandjate ja riistvara vananemine, vormingute ja tarkvara muutumine ja vananemine, IT-süsteemide väljavahetamine, nõue kõrgendatud kompetentsiks ja suutlikuseks asutustes (raha). Eesti avalik sektor = 2800 asutust, kes kooskõlastavad Rahvusarhiiviga dokumentide loetelusid; taotlevad dokumentide hävitamist (hindamine) on arhiivijärelevalve subjektideks. Fakt: umb 850 asutuses tekib arhiiviväärtusega dokumente (ehk kultuuripärandit), so vähem kui 1/3 asutustest. Uues seaduses muudatused: Üleandmise tähtaeg avalikke ülesandeid täitev asutus või isik annab arhivaalid arhiivile üle, kui neid ei vajata oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast loomist või saamist. Hindamine on dokumendi väärtuse üle otsustamine. Hindamise teel "sõelutakse välja" asutused, kus võib tekkida arhivaale (NB! Makro-hindamine), see nõuab eelkõige Rahvusarhiivilt head võimekust
ARHIVAALIDE ANDMINE ORGANISATSIOONI ARHIIVIHOIDLASSE Arhivaalid antakse arhiivihoidlasse sarjade kaupa arhivaalide loetelu alusel. KONTROLLTÖÖ 6 ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse.
arhivaalide kirjeldus on oluline digitaaldokumentide üleandmisel, paberdokumentide puhul seda tasandit tavaliselt ei kasutata. Veekahjustusega arhivaalide käsitsemine Eesmärk on tõhustada õnnetusjuhtumiteks valmisolekut, parandada päästetööde organiseerimist ning vähendada arhivaalide väärkäsitsemisest tingitud kahjustuste tekkimise ohtu. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine Juhis annab rahvusarhiivi kogumisallikatele soovitusi arhiiviväärtusega arhivaalide nüüdisaegsete säilitusnõuete kohaseks loomiseks ja füüsiliseks korrastamiseks, et neid arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja kohaselt avalikku arhiivi üle anda ning võimalikult pikaajaliselt ja probleemitult säilitada. Käsitletakse üksnes tavaformaadis paberdokumentide korrastamise ja säilitamise põhimõtteid. Käsitlusala: Arhiivipüsivate materjalide kasutamine dokumentide loomisel ja säilitamisel, dokumendipaberid ja arhiivipaberid, teabe jäädvustamise vahendid;
3. teave, millel on teabe- ja tõestusväärtus: sisu tõestab fakte ja tegevust; kontekst seostab dokumenti looja tegevuse, asjaajamistoimingute, metaandmete ning teiste dokumentidega. Kõik dokumendid, mida saab iseloomustada nende tunnuste abil, on digitaaldokumendid. 43. Milleks on UAM? UAMi eesmärk on lihtsustada tarkvaralise vahendina dokumentide ja nende kirjelduste hõlmamist asutuse elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist (EDHS), nende viimist nõuetele vastavale kujule ning arhiiviväärtusega arhivaalide edastamist avaliku arhiivi. 44. Mida tähendab hübriiddokument? Dokumendis, mis on ühel vormingus, sisaldab andmeid teises vormingus. 45. Millised dokumendi liigid saavad olla hübriidsed? mis on allkirjastatud kahe poolselt. Keegi allkirjastab digitaalselt, teine paberkandjal, tekib kaks eksemplaari. leping, protokoll, akt, otsus,
Dokumendi vorminõuded ja näidisvormingud Lisa 4 – Digitaalse allkirjastamise juhis Lisa 5 – Personalikäskkirja, puhkusekäskkirja, välislähetuskäskkirja ja sise lähetuskorralduse koostamise ja menetlemise juhis Lisa 6 – Lepingu koostamise ja menetlemise juhis Lisa 7 – Teabenõude menetlemise kord Lisa 8 – Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord Lisa 9 – Ohuplaan Lisa 10 – Juhis arhiiviväärtusega arhivaalide korrastamiseks ja nimistu koostamiseks Lisa 11 – Dokumentide loetelu vorm Lisa 12 – Arhivaalide loetelu vorm Lisa 13 – Hävitamisakti vorm Asjaajamiskorra näidissisukord 71 Lisa B Dokumentide loetelu näidis Funktsioon 8 KUTSEEKSAMITE KORRALDAMINE
annaabi.ee 
