ASJAAJAMINE (0)

Kutsekool - Infoteadus - Asjaajamise alused

5 VÄGA HEA

ASJAAJAMINE

Avaldus, CV, personaalkirjad

Tööle kandideerija tüüpvead intervjuul

Kandidaadid loetlevad paljulubavaid omadussõnu, mida tööandja nende arvates kuulda tahab. Näiteks: "Olen lojaalne, hea suhtleja, pühendunud, intelligentne ja väga töökas." Need väited ei sisalda informatsiooni.

Intervjueeritav ei vasta seda, mida tunneb, vaid seda, mida tööandja kuulda tahab, näiteks müüjaks kandideerija ütleb, et on eluaeg unistanud saada kassapidajaks. See on võlts ja paistab läbi.

Kohe küsitakse palka, enne kui on saadud ülevaade täpsetest tööülesannetest.

Kandidaat on hästi kahtlev ja pole endas kindel, kas ikka tahab tööd.

Kandidaat püüab tööandjale selgeks teha, et kõik ülejäänud töökohad olid nõmedad.

Kandidaat püüab väita, et kõik eelnevad ülemused on olnud halvad ja teda taga kiusanud.

Kandidaadid liialdavad oma teadmiste ja oskustega.

Kandidaadid on liiga kinnised, kohmetud ja sõnaahtrad.

Kandidaat ei oska lühidalt ja konkreetselt välja tuua oma positiivseid isikuomadusi, mis tuleks selles ametis kasuks.

Kandidaat ei tea midagi ettevõttest, kuhu ta kandideerib.

Kandidaat ei suuda oma kandideerimishuvi veenvalt põhjendada.

Kandidaadi aktiivsus on väga madal, hoiakult passiivne või kergesti alistuv, ei ole tulemustele orienteeritud, ei küsi, pakutud teemadel ei soovi kaasa rääkida.

Kandidaadid jäävad hätta ka meelepäraste tööülesannete kirjeldamisega ning nägemusega, kuidas võiks taotletav ametikoht nende arengut mõjutada.
Kasulikke netilehekülgi:
www. vault .com ( career intelligence)
www.firstjob.ee
www. taskuraha .info (vormistamised jms)
www.cv.ee

Soovituskirja kirjutamine

Soovituskirja lisamine oma sooviavaldusele võib osutuda vajalikuks siis, kui Sa oled äsja lõpetanud kooli ning ei oma veel töökogemust. Samuti juhul kui oled näiteks mingi perioodi töötanud mujal riigis. Soovituskiri ei oma üldjuhul väga olulist kaalu, pigem on tegemist formaalsemat laadi dokumendiga.
Soovituse andjaks võib seega olla näiteks Sinu õppejõud ülikoolis, kursuse või uurimistöö juhendaja , samuti Sinu otsene juht. Soovitaja puhul on oluline, et ta tunneks Sinu töö- või õppimisstiili põhjalikumalt ning et teie koostöö oleks aset leidnud viimaste aastate jooksul.
Soovituskiri peaks sisaldama iseloomustust milline on Sinu töö- või õppimisstiil, kuidas hindab soovitaja Sinu toimetulekut antud ülesannetega, milline oled koostöös teistega , millised on Sinu olulisemad iseloomuomadused.

Curriculum vitae

CV on ülevaatlik kokkuvõte tööotsija oskustest, haridusest, saavutustest, töökogemustest ja hobidest. CV eesmärk on luua tööandjale võimalikult täpne ettekujutus töökoha taotlejast. eesmärgiks on anda vajalikku informatsiooni, et tulevases tööandjas tekiks sinu vastu huvi. CV põhiülesanne on esitada potentsiaalsele tööandjale sinu suurimaid väärtusi – seda võib julgelt nimetada enese reklaamimiseks.
CV peab olema korrektselt vormistatud, sisutihe ja kergesti mõistetav. Arusaadavalt esitatud ja sajaprotsendiliselt tõele vastav. CV ütleb mõndagi sinu eesmärkide ja motivatsiooni kohta. CV peamiseks eesmärgiks on teenida välja töövestlus. Kui sind on kutsutud intervjuule , on just CV see, mis selle tähtsa esmakohtumise päevakorra paika paneb. CV on vaja koostada võttes arvesse pakutavale töökohale esitatavaid nõudmisi.
CV kirjutamine
CV kirjutamisel tuleb tähelepanu pöörata sellele, et see oleks täpselt viimistletud , informatsioon peaks olema õiges järjekorras ja arusaadavas vormis. Hea on lisada CV-le ka lühike ja ajakohane kaaskiri , see ajendab lugejat tundma huvi ka sinu kui inimese vastu.

Hea CV:
- On pikkusega 1-2 lehekülge,
- Kergesti loetav (trükitud heale paberile ja hästi kujundatud),
- Ilma kirjavigadeta
- Müüb sind, sinu oskusi ja teadmisi,
- Iseloomustab sind isiksusena,
- On informatiivne (kajastab kõige olulisemat teavet sinu isiku ja karjääri kohta).
Nõuanded CV koostamiseks:
- Kasuta lihtsaid, kergesti loetavaid kirju, näiteks Times New Roman .
- Kasuta põhitekstis 10-12-punktist kirja, pealkiri kirjuta mitte suurem kui 16 punkti.
- Kasuta A4-formaadis valget hea kvaliteediga paberit.

NB!
- Hoidu kindlasti CV-s vale informatsiooni esitamisest, sest seda võidakse kontrollida.
- Pole sobiv oma CV-s kajastada kohe palgasoovi. CV peamine ja esmane eesmärk on info andmine enda seniste kogemuste ja oskuste kohta. Kui sul palutakse siiski oma palgasoov esitada, siis tee seda kaaskirjas.
- Pildi lisamine CV-le ei ole küll otseselt kohustuslik, kuid mõningal juhul võib see olla kasulik või nõutud. Mõni kord võib aga pildi lisamine tööandjal kujundada sinu välimuse põhjal subjektiivse eelarvamuse. Kaalu hoolikalt, kas lisada oma pilt CV-le või mitte.

Avalduse kirjutamine

Erinevalt CV-st tuleb avalduses kasutada oma kirjutamis - ja veenmisoskust. Läbimõtlematult koostatud kiri võib kustutada Sinu lootused töökohale. Sama tagajärg võib olla ka sellel, kui Sa avaldust ei lisa.
Milleks on vaja avaldust?
Avaldus võimaldab Sul:
- anda tööandjale teada, millisele ametikohale kandideerid
- tuua välja Sinu isikupära ja osutada tähelepanu tugevatele külgedele
- põhjendada sobivust antud ametikohale
- näidata oma teadmisi firmast, kuhu kandideerid
- lisada midagi täiendavalt.
Seda dokumenti on kahel kandjal:
- paberkandjal – teile vôidakse konsultatsioonifirmast oma dokumentidele vastuseks saata avalduse vorm. Samuti vôib juhtuda, et enne intervjuud palutakse teil firmas taoline dokument täita.
- elektroonilisel kujul – tavaliselt on see kättesaadav firma kodulehekülje vakantsete ametikohtade rubriigis vôi internetipôhise värbamisagentuuri andmebaasi lehel.
Sooviavaldus lisatakse CV-le ning see peaks sisaldama järgmist:
- Kust saite informatsiooni tööpakkumise kohta
- Lühike seletus, miks olete otsustanud kandideerida ja mis põhjusel arvate enda olevat just kõige õigem kandidaat antud ametikohale
- Sooviavalduses võiks välja tuua sellised aspektid, mis võivad teie CV-s jääda ebaselgeks või mida te eriti soovite rõhutada.
- Kui tööpakkumise kuulutuses on palutud ära märkida palgasoov, siis märkige see sooviavaldusse.
Soovitused avalduse koostamiseks:
- Sooviavalduse koostamisel kasutage lihtsat stiili
- Jälgige, et kiri oleks korrektselt vormistatud ega sisaldaks kirja- või faktivigu
- Kontrollige, et avaldus sisaldaks teie nime ja kontaktandmeid; firma andmeid, kuhu te kandideerite, kuupäeva ja teie allkirja

Kaaskiri

Väga sobiv on esitada CV tööandjale koos kaaskirjaga.
Kaaskirja eesmärk on:
- informeerida tööandjat, et sa taotled töökohta,
- juhtida tähelepanu sellele, et CV on kirjale lisatud,
- heita lisavalgust sinu tugevatele külgedele, teabele, mida sa CV-sse kirja ei pane,
- lisada midagi täiendavat.
Kaaskirja kirjutamine
Selle dokumendi koostamine tekitab sageli raskusi, kuna inimene ei tea, mida kirjutada ning mingit trafaretset näidist kaaskirja kirjutamiseks pole. Kuigi ei ole olemas rangeid reegleid, tasuks lähtuda järgmistest printsiipidest:
- Adresseeri kiri nimeliselt. Uuri välja, kes töölevõtu ja personali värbamisega tegeleb. Personaalseid kirju loetakse tavaliselt suurema tähelepanuga. Kui kiri on koostatud vastuseks konkreetsele pakkumisele, tuleb märkida, missugusele kohale kandideeritakse ning mis on pakkumise allikas (nt. “ Postimees ” …. kuupäevast).
- Selgita, mis sundis sind kirjutama. Väljenda huvi töökoha vastu. Tööandja tahab kindlasti näha, et oled väga huvitatud antud töökoha saamisest.
- Selgita oma asjatundlikkust. Too välja on tugevad küljed, tekita tööandjas enda vastu huvi.
- Ära varja oma puudusi. Näita soovi oma puudusi parandada ja tahtmist nendega tegeleda.
- Kaaskiri ei tohi olla liiga pikk – pool kuni üks lehekülg.
- Kaaskirjale on vaja lisada ka oma isiklikud- ning kontaktandmed (isegi kui need juba CVs on).
- Kaaskiri tuleb allkirjastada.

Motivatsioonikirja kirjutamine

Motivatsioonikiri on kandideerimisel CV-le asendamatuks lisaväärtuseks. Selle peamiseks ülesandeks on vastata potentsiaalse tööandja küsimusele: "Miks ma peaksin värbama just selle inimese?" Motivatsioonikiri on suurepärane võimalus ennast "müüa", tuues CV-st esile olulisemaid aspekte või rõhutades vajalikke momente, toetab see Sinu kandidatuuri.
Nii nagu tavaline kiri, peab motivatsioonikiri olema adresseeritud konkreetsele inimesele või firmale. Kiri peab olema vormistatud sarnaselt klassikalisele ärikirjale, kus saatja kontaktandmed paiknevad kirja ülemises paremas nurgas . Motivatsioonikiri ei tohi olla liiga pikk – maksimaalselt A 4, 200 - 250 tähemärki oleks piisav. Trükitähti ei soovitata kasutada.
Kiri tuleks üles ehitada lõikude kaupa, millest esimene peaks sisaldama üldist informatsiooni ja pöördumise põhjust. Kui vastad konkreetsele pakkumisele tuleks märkida, missugusele kohale kandideerid ning mis on pakkumise allikas (nt. “Postimees” …. kuupäevast).
Teine lõik peaks kirjeldama haridust, oskusi ja varasemaid saavutusi, tõestamaks Sinu sobivust kandideerijana. Selleks loe hoolikalt nõudmisi, mis on pakkumises esitatud ja seejärel "ehita üles" enda kompetentside kirjeldus. Lihtsalt loetelust pole kasu - tõesta selgitustega, et see nii ka on. Alusta kogemustest ja näita, kuidas oled neist õppinud ning seeläbi oma karjääri teadlikult planeerinud. Näita, et oled kreatiivne, initsatiivikas persoon, kes on kõrge õppimisvõime ja suurepäraste oskustega. Kokkuvõttes peaks see lõik vastama küsimusele: "Miks Sa sobid sellele ametikohale?".
Kolmas lõik on võtmeosa kogu motivatsioonikirjast. Sul tuleb põhjendada, miks oled huvitatud sellest väljakutsest ja mida uus töökoht Sulle annaks. Milliseid kogemusi, oskusi see Sinus arendaks ja kuidas see Sinu kui spetsialisti väärtust tõstaks. Selle lõiguga tuleb jätta mulje, et suudad oma tööga panustada ettevõttesse lisaväärtust, saades sellest ka ise rahuldust.
Kolmanda ja kokkuvõtva neljanda lõigu vahele jäta pisut tühja ruumi. Kokkuvõttes märgi, et motivatsioonikirjale on lisatud ka Sinu CV, mis võiks tööandjale huvi pakkuda. Lisaks võid üles näidata initsatiivi võimalikuks tööintervjuuks. Palu endaga sellel teemal lahkelt ühendust võtta ning lõppu lisa kuupäev, oma nimi ja allkiri .

RSS

RSS ( ingliskeelne lühend sõnadest Rich Site Summary või Really Simple Syndication) on XML-il põhinev andmevorming (uudistevoo vormingu standard).
Internetis kasutamiseks, peamiselt veebilehtede sisukorra või uudiste kokkuvõtete tegemiseks.
RSSi levikule on kaasa aidanud ajaveebide suur populaarsus, sest RSS-vormingus kokkuvõtted on mugav vahend operatiivse info saamiseks huvipakkuva lehekülje muutmisest.
Viimasel ajal on RSSi üha rohkem hakatud kasutama ka meeskonnatöövahendites paljusid meeskonnaliikmeid puudutava info edastamiseks. Tavaliselt koostatakse uudisvoog (inglise keeles RSS-feed) internetilehekülje või mõne muu seotud allika muutumisel automaatselt.

ASJAAJAMINE

Asjajamise alla kuuluvaid põhimõisteid

Dokument - mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Dokumendihaldus – on juhtimisvaldkond , mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja –toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims- ja korraldus-protsessidega.
Dokumendisüsteem – infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul.
Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.
Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum.

Asjaajamise korraldamine

Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud:

Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra , dokumentide loetelu koostamine)
Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine
Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine)
Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku – või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine
Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine

Asjaajamine jaguneb

a) Tsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas;
b) Detsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes;
c) Diferentseeritud – osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes.

Nõuded asjaajamisele

Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema kavandatud ja metoodiliselt teostatud.
Asjaajamine peab olema teostatud järjekindlalt.

järjekindlus suhtumises dokumenti olenemata selle teabeväärtusest
järjekindlus ajas – tähelepanu ja vahendid
kõik dokumendiliigid, teabekandjad, vormingud

Asjajamistoimingud peavad olema kontrollitavad .
Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitud dokumendi loomisest või saamisest kuni tema hävitamise või üleandmiseni avalikku – või eraarhiivi.
Asjaajamine toimib kogu elukäigu jooksul.

dokumendi elukäik põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas
dokumendi elukäik võib kesta 1 aasta, 10 aastat või 100 aastat jne.

Aktiivses faasis olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi : aktiivse, poolaktiivse ja mitteaktiivse

Asjaajamine peab tagama

asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise

nõuetekohaste dokumentide vormistamise

dokumentide kiire ringluse
dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile
dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise
dokumentide tähtaegse täitmise
dokumentide ja neis sisalduva teabe säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul

Asutuse asjaajamiskord

Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse:

asutuse asjaajamisperiood või – perioodid
asutuse dokumendiringluse kord või skeemid
dokumendiblankide kasutamise kord
registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem
dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu
dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord
asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord
asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord
dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord
dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord
vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord
dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29.dets. 1998 aasta määrusega nr. 308 kinnitatud “Arhiivieeskirjaga“
ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus – või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord
muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest

Dokument asjaajamises

Dokumendi komponendid

teabekandja
sisu – faktid, millest dokument räägi
vorm – viis, kuidas sisu on esitatud
füüsiline vorm – dokumendi välised tunnused
intellektuaalne – sisu väljendamise viis ( tekst, pilt, diagramm, jms. )
isikud – võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja

Dokument omab tõestusväärtust, kui ta on usaldatav ja autentne

usaldatav dokument – tõene, pole võltsitud
autentne – päritolu võib usaldada

Dokumendi vorminõuded

Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele.
Igal asutusel on:

üldplank (nii paber- kui ka digitaalsel kandjal).
Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke . Dokumendiplangid kujundatakse “Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes” toodud näidisvormingu alusel (kuni vastavate standardite väljatöötamiseni).

Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid .
Kohustuslikud rekvisiidid:

väljaandja nimi või nimetus
dokumendi kuupäev
tekst
allkiri
vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul)

Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid

asutuse sümbol ( logo )

asutuse registrikood

väljaandmise koht

menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge

adressaat

indeks

dokumendiliigi nimetus

kinnitusmärge

pöördumine

märkus lisade kohta

lisaadressaadid

kooskõlastusmärge

viisa

pitser, ärakirja või koopia, väljavõtte ja arvutiväljatrüki kinnitamise märge

koostaja või vastutava väljaandja nimi

pealkiri

Dokumendiringlus

Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni.
Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi.
Dokumendiringluse ülesanne

Täpsustada, millised dokumendiliigid suunatakse juhtkonnale läbivaatamiseks, millised otse osakondadesse

Vältida olukordi , et asutuse juht vaatab läbi kogu saabuva posti, kui on olemas asetäitjad eri küsimuste lahendamiseks

Eristatakse

Saabunud dokumentide ringlust

Väljasaadetavate dokumentide ringlust

Sisedokumentide ringlust

Asutus on kohustatud registreerima dokumenditregistris tema ülesannete käigus loodud ja saadud dokumendid. Dokumendi loomise ja saamise viis ning teabekandja ei saa olla registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimine peab olema ühekordne.

Õigusaktid

Määrused

1) Asjaajamiskorra ühtsed alused
2) Arhiivieeskiri
3) Riiklike registrite põhimäärused
4) Juhendid
5) Ministri määrused ja käskkirjad
6) Kohalike omavalitsuste määrused

Seadused

1) Arhiiviseadus
2) Avaliku teabe seadus
3) Isikuandmete kaitse seadus
4) Raamatupidamise seadus
5) Töölepingu seadus
6) Digitaalallkirja seadus
7) Andmekogude seadus
8) Tõestamisseadus
9) Haldusmenetluse seadus
10) Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus

Standardid

1) EVS 8:2000 (infotehnoloogia reeglid eesti keele kuultuuri keskkonnas)
2) Hea dok ja arhiivi juhised

Asutusesisesed õigusaktid/ normdokumendid

1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem
2) Arhiivi ohuplaan
3) Teabenõuete menetlemise plaan

Digitaalne asjaajamine

Amphora

Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel.

Postipoiss

Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid , korraldused jne.) haldamiseks . Postipoiss hõlmab dokumendi protsesse alates nende loomisest/saamisest, registreerimisest, haldamisest asutusesiseselt kuni selle arhivaaliks viimiseni.

Hästi korraldatud asjaajamise tunnused

Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused:

dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud; dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud , arvutiseeritud;
on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem;
dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne;
dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem;
lahendatud dokumendid paigutatakse toimikusse süsteemikindlalt;
dokumente säilitatakse nõuetekohaselt.

http://et.wikipedia.org/wiki/Asjaajamine

AMETIKIRJADE NÄIDISED

http://www.sekretar.ee/static/Dokumendihaldur

DOKUMENDIHALDUS

Dokumendihaldus on dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve selle elukäigu
Selleks, et tagada vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendihaldus, kehtestab asutus oma asjaajamiskorra. Selles määratakse dokumendi elukäigu iga etapi jaoks vastutus ja kontrolli teostamise viis (nt. ettekirjutused dokumentide vormistamiseks, dokumentide registreerimise kord, dokumendi arhiveerimise kord, jne.).
Asjaajamiskorra kõrval on teiseks oluliseks dokumendihalduse ohjevahendiks asutuse tegevuste ja funktsioonide liigitusel põhinev dokumentide loetelu, kus näidatakse ära dokumendisarjade säilitustähtajad ning tihti ka juurdepääsu piirangud teatud liiki dokumentidele.
Dokument on informatsiooni haldamise viis ja vahend
Asutusele vajaliku informatsiooni haldamiseks kasutatakse erinevaid süsteeme. Tegevuste dokumenteerimine tuleneb asutuse vajadusest paremini korraldada omaenda tööd, tagada õigusi ja fikseerida kohustusi, järgida seaduseid ja ettekirjutusi, olla kliendisõbralik ja usaldusväärne. Korras dokumendid muudavad asutuse töö usaldusväärseks ja läbipaistvaks, dokumendid on asutuse mälu.
Dokumendid fikseerivad tehtud otsused ja aitavad kujundada uusi otsuseid ning algatada uusi tegevusi. Seetõttu on dokumendid asutuse jaoks väärtuslik ressurss ja nii nagu igat teist ressurssi, tuleb ka dokumente korralikult hallata. Mitmed info haldamise süsteemid põhinevad dokumentidel ja dokumentidesse kätketud infol.
Digitaaldokumendid on samuti dokumendid
Dokumendihalduse üldpõhimõtted kehtivad nii paberipõhises kui elektroonilises asjaajamises. Samas on digitaalsetel dokumentidel oma paberil eeskujudega võrreldes mitmeid eeliseid (aga ka miinuseid): digitaalne info on rohkem liikuvam (dünaamiline), seda on lihtne luua (ja see on vähem fikseeritud); seda on lihtsam vahetada (aga ka kustutada); digitaalsed dokumendid on sõltuvad tehnoloogiast , mis vananeb kiiresti.
Elektroonilise dokumendihalduse eelduseks on korras asjaajamine
Kuna dokumendihalduse printsiibid jäävad üleminekul digitaaldokumentidele samaks, ei saa digitaalse dokumendihalduse juurutamine õnnestuda enne, kui asutuse asjaajamine tervikuna on korrastatud, piisavalt reguleeritud ja vastab ettevõtte vajadustele.
Asjaajamise normeerimine algab õigusaktidest
Väljakujunenud asjaajamise traditsioon ja tava muudetakse tavaliselt teatud perioodilisusega õigusaktidena normiks, mida seejärel kõik järgima peavad. Dokumendihaldust reguleerivad avaliku teabe seadus, haldusmenetluse seadus, asjaajamiskorra ühtsed alused, arhiivieeskiri, arhiiviseadus jm.
Standarditesse on kätketud parem praktika
Asjaajamist ja dokumentide haldamist kaudselt või otsesemalt puudutavad eristandardid on näiteks arhiivipüsivate materjalide kohta, dokumentide hävitusmeetodite kohta, erinevad terminoloogia standardid, metaandmete süsteemid, jne.
Dokumendihalduse valdkonna põhistandardisse: ISO 15489 "Informatsioon ja dokumentatsioon . Dokumendihaldus" on kokku võetud ja üldistatud paljude riikide asjaajamise parem praktika.
ISO 15489 koosneb kahest osast: standardi üldosa –
Osa 1: Üldnõuded ja selle juurde kuuluv tehniline aruanne – Osa 2: "Juhised".
Standard esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunised kohustuste kindlaksmääramiseks dokumentide ja dokumendihalduse kordade, protseduuride, süsteemide ja protsesside kohta. Standardi mõlemad osad on avaldatud eesti keeles.
Standardis on eraldi rõhutatud, et esitatud haldamise printsiibid kehtivad sõltumata dokumentide vormingust või kandjast - nii paberil kui digitaalsete dokumentide puhul ning mistahes organisatsiooni tüübi puhul - nii avaliku kui eraõigusliku organisatsiooni jaoks.
Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele asutustes - muudatused asjaajamises
Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti nii organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. Eesmärk on muuta olemasolev süsteem efektiivsemaks ning paremini korrastatuks.
Eriti vajalikud on muudatused siis, kui organsatsiooni haldusalas on mitmeid asutusi, kelle dokumendihaldus peaks olema seotud (näiteks, dokument saab kooskõlastused mitmest asutusest). Efektiivseks asutuste vaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks peavad reeglid, protseduurid ja andmed olema hästi kooskõlastatud.
Asjaajamise korrastamiseks on enamasti vaja uuesti üle vaadata või kehtestada asjaajamiskord ja dokumentide loetelu. Dokumendihalduse standard ISO 15489 näeb ette, et organisatsioonid peaksid sisse seadma ja juurutama ulatusliku dokumendihaldusprogrammi, mis sisaldab:
- määratluse, milliseid dokumente peaks looma, millist infot dokumendid peaksid sisaldama ja milline on nõutav täpsus;
- otsustuse, millises vormis ja millise struktuuriga dokumendid tuleks luua ja registreerida;
- määratluse, millised nõudmised kehtestada dokumentide kättesaamisele ja kasutamisele ning millise aja jooksul oleks vaja neid nõuete rahuldamiseks alal hoida;
- otsustuse, kuidas korraldada dokumente nõnda, et vastata kasutusnõuetele;
- tagatise, et dokumente luuakse ja korraldatakse vastavalt nendele nõuetele;
- nõuded dokumentide säilitamisele, mis vastavad äri ja ühiskondlikele vajadustele ja muudavad dokumendid juurdepääsetavaks pikema aja jooksul;
- juriidilised ja regulatiivsed nõuded, rakendatavad standardid ja organisatsioonilise poliitika;
- tagatised, et dokumente säilitatakse nii kaua kui nõutud.

PABERITE MÕÕDUD

A0 841 x 1189 mm
A1 841 x 594 mm
A2 594 x 420 mm
A3 420 x 297 mm
A4 297 x 210 mm
A5 210 x 148 mm
A6 148 x 105 mm
A7 105 x 74 mm
A8 74 x 52 mm

KASULIKUD LINGID

Ravikindlustuse ja haigekassa blanketid : http://www.haigekassa.ee/blanketid/
Seadused ja säilitustähtajad: http://www.dokumendipank.ee/
Asjaajamiskorra ühtsed alused: https://www.riigiteataja.ee/akt/840660
Eelnõude infosüsteem: http://eelnoud.valitsus.ee/main#WZmvaiT1
AKTIVA ettevõtte infovärav: http://www.aktiva.ee/
Asjaajamine – õpiobjekt: http://www.hariduskeskus.ee/opiobjektid/asjaajamine/?Dokumendi_plank
Blogi: algajale asjaajajale: http://asjataja.blogspot.com/
ID-kaardi kasutusjuhend: http://www.id.ee/11305
Digitaalallkirja seadus: https://www.riigiteataja.ee/akt/12825174
Hulgipostitus MailMerge: http://office.microsoft.com/et-ee/word-help/HA010081976.aspx

DOKUMENDI PLANK

Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks.
Dokumendiplangile või digitaalkandjale vormistatakse asutuse, selle struktuuriüksuse või ametiisiku kirjad, protokollid ja aktid ning õigusaktid ning dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse paber formaati A4 (210x297 mm), harvem A5 (148x210 mm). Vajadusel võib formaati kasutada põikilehena.
Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks.
Plangi veerised : - vasak veeris 3,0 cm
- parem veeris 1,5 cm
- ülemine veeris 1,2 cm
- alumine veeris 1,2 cm
Võltsimise ärahoidmiseks kantakse plangile turvaelement, milleks võib olla
- vesimärk
- fooliumi- või värvitrükis sümboli (logo) või vapi kujutis
- plangi number
- reljeefpitsatiga valmistatud element
Dokumendiplangid jagunevad:

üldplank – millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo)
dokumendiliigi plank – ametikirja, käskkirja ja teised plangid , mis on moodustatud üldplangi alusel.

Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis.
Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles, vajadusel lisatakse tõlge võõrkeelde. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale elemendid eesti keeles, seejärel ladina tähestiku järjekorras võõrkeeltes.
Plangile trükitud elemendid peavad olema sellise tumedusastmega, et neid oleks võimalik kopeerida.
Asutusele on kohustuslikud üldplank ja kirjaplank .
üldplank - korraldavate dokumentide, aktide, protokollide ja muude mitteadresseeritavate dokumentide vormistamiseks – asutuse sisesed
kirjaplank - ametikirjade vormistamiseks, väljasaadetavate kirjade originaalid vormistatakse kirjaplangile – lähevad majast välja

KIRJAMALL

Mallidest ja nende kasutamisest
Malle kasutame me dokumentide loomisel iga kord, kui me tekstitöötlusprogrammi tööle paneme . MS Wordi käivitamisel võetakse uue dokumendi loomisel aluseks tühi dokumendimall nimega Normal.dot, mis asub Windows keskkonnas vaikimisi iga kasutaja profiilli kataloogis: C:/Documents and Settings// Application Data/ Microsoft /Templates.
Mall võib olla ka selline, kus suur osa dokumendi sisust on juba olemas ja uue dokumendi loomisel selle malli põhjal lisatakse vaid mõnedesse kohtadesse ajakohast sisu. Vaadeldava kirjamalli puhul on dokumendipõhja paigutatud püsisisu ja väljad, ning uue dokumendi loomisel lisatakse väljade ehk kohahoidjate kohale täiendav sisu. Mittevajaliku sisu või välja võib lihtsalt kustutada. Väljade ehk kohahoidjate abil on ka määratud sisu vormindamise võtted, mis vähendab tööd ja tagab nõuetekohase loodava dokumendi vormindamise.

DIGIALLKIRI

Digiallkirjastamine
ID-kaardi abil antav digiallkiri on seaduse silmis võrdne omakäelise allkirjaga. Kõik Eesti avalikud asutused on kohustatud võtma vastu digiallkirjastatud dokumente.
ID-kaart ja allkirjastamisvahend - isiklik võti
ID-kaardil on salajane allkirjastamisvõti, mida saab kasutada PIN-koodi abil. Selle võtmega märgistatakse allkirjastatud dokument unikaalsel ja võltsimatul viisil, mis võimaldab hiljem tõestada, et just sina selle allkirjastasid.
Sertifikaadid
ID-kaartide väljastamisel väljastatakse igale kasutajale kaks sertifikaati, millest üks on isikutuvastuseks, teine digiallkirjastamiseks. Sertifikaati võib võrrelda sinu allkirjanäidisega - see on avalik ja selle abil saavad kõik kontrollida, kas sinu antud allkiri on tõepoolest ehtne . Sertifikaadis on kirjas ka sinu isikuandmed , sealhulgas nimi ja isikukood.
Sertifikaadi abil saab kontrollida digitaalallkirju - kui sertifikaat ja allkiri omavahel matemaatiliselt klapivad, võib olla kindel, et allkirja on andnud see isik, kes on sertifikaadis kirjas.
Kehtivuskinnitused
Vastavalt "Digitaalallkirja seadusele" on kehtetu või peatatud sertifikaadiga antud allkirjad kehtetud.
Peale allkirja andmist tuleb kontrollida, kas allkirja andja sertifikaat kehtib või ei ehk kas tal on õigus sel hetkel digitaalallkirja anda. Selleks võtab allkirja andmiseks kasutatud programm automaatselt ühendust Sertifitseerimiskeskuse serveriga ning kontrollib, kas sertifikaat on kehtiv - kui on, väljastab Sertifitseerimiskeskuse server talle spetsiaalse tõendi, mis lisatakse allkirjale.

digiallkirjastamiseks on vaja ID-kaarti, Internetiühendusega arvutit, kaardilugejat ja digiallkirjastamiseks mõeldud ID-kaardi PIN-koodi
digiallkirju saab anda sertifikaadi kehtimise ajal
digiallkirja kontrollimisel vaata alati, kas allkirjaga on seotud kehtivuskinnitus

Digitaalallkirju on lihtne ja mugav anda ja kontrollida Sertifitseerimiskeskuse DigiDoc -süsteemi abil, mida saab kasutada tasuta.
Digitaalallkirja võib anda mitmel moel. Alljärgnevalt vaatleme vaid mõnda neist, kuid võimalikud digitaalallkirja andmise süsteemid pole kuidagi piiratud. Digitaalallkirja toe saab lisada praktiliselt kõigisse rakendustesse ja programmidesse, kus seda vaja on.

KRÜPTEERIMINE

Mis on krüpteerimine?
Faili krüpteerimise eesmärgiks on muuta selles asuvad andmed võõrastele loetamatuteks.
Krüpteerimiseks on võimalik kasutada kas sümmeetrilist või asümmeetrilist krüptoalgoritmi.
Krüpteerimisalgoritm on matemaatiline valem, mis šifreerib andmefaili. Seda saab dešifreerida ainult krüptovõtmega. Sümmeetrilisel krüpteerimisel krüpteeritakse ja dekrüpteeritakse fail ühe ja sama salajase võtmega. Asümmeetrilisel krüpteerimisel kasutatakse aga krüpteerimiseks ühte ja dekrüpteerimiseks teist võtit, millest üks on avalik ja teine salajane ning kasutaja ainuomanduses.
Kuidas toimub krüpteerimine DigiDoc'is?
DigiDoc´is koosneb faili krüpteerimine kahest etapist. Kõigepealt krüpteeritakse fail sümmeetrilise algoritmiga, mille jaoks genereeritakse juhuslik võti (edaspidi transpordivõti). Seejärel krüpteeritakse transpordi võti adressaadi avaliku võtmega, kasutades asümmeetrilist algoritmi. Kui adressaate on mitu, siis krüpteeritakse transpordivõti iga adressaadi avaliku võtmega eraldi.
ID-kaardiga krüpteerimine on eelkõige mõeldud failide turvaliseks transpordiks, mitte nende pikaajaliseks säilitamiseks. Põhjuseks asjaolu, et ID-kaardiga dekrüpteerimiseks on vajalik autentimissertifikaadis olevale avalikule võtmele vastav salajane võti, mis asub AINULT kasutaja ID-kaardil.
Juhul, kui kasutaja kaotab oma ID-kaardi, pole failide dekrüpteerimine enam võimalik. Samamoodi ei ole võimalik varasema sertifikaadiga krüpteeritud failide dekrüpteerimine pärast seda, kui kasutaja on uuendanud oma ID-kaardi sertifikaate, sest uute sertifikaatide väljastamisel genereeritakse ka uus salajane ja avalik võti.
Failide krüpteerimisel tuleb arvestada, et dekrüpteerida saavad neid ainult adressaatide hulka lisatud sertifikaatide kasutajad. Seetõttu ei tohi unustada ka ennast adressaatide hulka lisada, kui hiljem võib tekkida vajadus faili avada.
Adressaatide leidmiseks on DigiDoc klientprogrammis 4 võimalust: leida need arvuti sertifikaadihoidlast, pärida LDAP kataloogist, laadida failist või ID-kaardilt.
Kõige lihtsam moodus ongi krüpteerimiseks kasutada juba sertifikaadi hoidlas olevat sertifikaati. Kui sinna ei ole veel jõutud vajalikku sertifikaati talletada, siis võib seda isikukoodi järgi otsida LDAP kataloogist.
Kolmandaks võimaluseks on laadida sertifikaat ID-kaardilt, mis eeldab kaardilugejaga ühendatud arvutit ja vastavat ID-kaarti lugejas .
Neljandaks võimaluseks on laadida sertifikaat failist, kui näiteks sertifikaat on e-mailiga saadetud .
Kord juba krüpteerimiseks kasutatud sertifikaadid talletab DigiDoc klient " Other People" sertifikaadi hoidlasse, kust neid saab hiljem lihtsalt leida.

DIGITAALDOKUMENT

Digitaaldokument

Paberkandjal dokumenti käsitletakse ja hallatakse traditsiooniliselt kui füüsilist objekti, millel on silmaga nähtavad tunnused ja omadused. [1] Digitaaldokumendi füüsilised omadused on paberdokumendiga võrreldes teistsugused :

digitaaldokument ei ole inimese jaoks vahetult loetav
dokumendi lugemiseks ja mõistmiseks on vaja arvutit ja tarkvara, mis esitavad andmekandjale salvestatud binaarses koodis sümbolid inimeselearusaadavate tähtedena
digitaalse dokumendi sisu ei ole kinnistatud ühe andmekandja külge
digitaaldokumenti on lihtne kopeerida ja ümber salvestada teisele andmekandjale ilma dokumenti või selle sisu muutmata;
dokumendi taasesitamine erineva tarkvara vahendusel võib muuta dokumendi visuaalset “väljanägemist” või isegi struktuuri; dokumendi enda füüsiline struktuur on rohkem seotud digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara ja failivorminguga kui ekraanil nähtava pildiga (nt. tekstiosade paigutusega leheküljel);
failivorming, milles dokument on salvestatud, seab dokumendi sõltuvusse tarkvarast, mis on võimeline seda failivormingut “avama” ja töötlema; tarkvara ja failivormingud aga arenevad kiiresti ning võivad kasutusest kaduda, mistõttu dokumendi kasutatavana säilitamine pikema aja jooksul võib tähendada dokumendi ümber konverteerimise vajadust mõnda teise failivormingusse, mis antud ajahetkel on lihtsamalt kasutatav.

Just digitaaldokumendi sõltuvus riist - ja tarkvarast, mis lihtsustab dokumentide loomist, vahetamist ja kasutamist, on omadus, mis seab uusi nõudmisi dokumendihaldusele. Kui paberdokumendi puhul tähendab dokumendi säilimine eelkõige selle füüsiliste omaduste püsimist, siis elektroonilises keskkonnas on dokumendi füüsilise struktuuri tähtsus väiksem ja palju olulisem on säilitada kontroll dokumendi sisu ja struktuuri üle. Digitaaldokumentide dünaamilisus – neid on lihtne kopeerida, muuta (ka märkamatult või automaatselt) ja kustutada – nõuab täiendavaid protseduurilisi kontrollimehhanisme, et tagada dokumentide autentsuse, tervikluse ja usaldusväärsuse säilimine läbi terve dokumendi elukäigu. See omakorda eeldab iga dokumendi kohta kirjeldavate andmete (metaandmete) salvestamist ja haldamist dokumendisüsteemis.

Digitaalse dokumendihalduse põhikontseptsioonid ja vajadused

Dokumendihalduse põhiprintsiibid kehtivad ühtviisi nii paberipõhisel kui digitaalses asjaajamises. Kuid elektroonilises keskkonnas erinevad dokumendihalduse praktilised tegevused mõneti traditsioonilises asjaajamises dokumendiringluse korraldamisest ja dokumentide haldamisest. Põhjusteid selleks on mitu, neist olulisemad on:

infoajastul luuakse ja tarbitakse rohkem informatsiooni ja dokumentide mahu kasv nõuab efektiivsemaid meetodeid nende haldamiseks;
dokumentide loomises, vahetamises ja haldamises osaleb laiem ring asutuse töötajaid kui varem ja see tõstab vajadust tõhusate dokumendihalduse kontrollimehhanismide järele;
digitaaldokumendi erinevused paberdokumendist: digitaaldokument on dünaamilisem, selle kasutamine nõuab arvutit ja tarkvara, seda on lihtne levitada;
märgatavalt on paranenud juurdepääsu viisid ja vahendid dokumentidele ja nende sisule ;
koos juurdepääsu viiside arenguga on tekkinud täiendavad turvariskid, millega dokumendihalduses tuleb arvestada;
välja kujunemata on harjumused digitaalseid dokumente kontrollitult hävitada ja nende hävitamist reeglipäraselt dokumenteerida.

Dokumendi elukäik

Dokumendi elukäigu all mõistetakse dokumendi haldamist, alalhoidmist ja kasutamist selle loomise hetkest kuni hävitamise või arhiivi üleandmiseni.
Dokumendi elukäik jaguneb etappideks (nt. loomine, registreerimine, kasutamine, säilitamine, jne.), mille käigus teostatakse dokumendiga erinevaid asjaajamistoiminguid ning vastutust dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile).
Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid ( arhivaalid ) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel.
Digitaalses dokumendihalduses on see vahe kadumas ja digitaaldokumendi eriomaduste tõttu tuleb dokumendi elukäiku hallata kui tervikut , kuna dokumendi säilitamine on otseselt seotud dokumendi loomisel tehtud otsustustega (nt. dokumendi failivorming).
Digitaalne dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi olulised omadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklus ) oleksid kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel . Dokumendi elukäigu kui tervikliku ja järjepideva protsessi haldamist kontrollitakse reeglina vastavalt asutuse või ettevõtte asjaajamiskorraga seatud reeglitele ja selle teostamiseks rakendatakse dokumendisüsteemi.

DIGITAALSE DOKUMENDIHALDUSE VAJADUSED

Dokumentide loomine ja saamine

Kui asutuses jäädvustatakse informatsioon taasesitatavas vormis, on sellega loodud dokument ja seda tuleb hakata haldama ka dokumendi ülejäänud elukäigu etappidel. Paberasjaajamise puhul on teabe jäädvustamine alati kasutaja poolt algatatud ja läbi viidud toiming ning tulemuseks on selgepiiriline füüsiline objekt.
Digitaaldokumentide loomiseks kasutatakse mitut tarkvararakendust ning mõnel juhul võib dokumendi loojaks olla arvutiprogramm , mis etteantud käskude alusel salvestab nt. mingi informatsiooni infosüsteemist eraldi failina. Integreeritud infosüsteemides peab info jäädvustamine dokumendina ning dokumendi edasise haldamise kontroll olema fikseeritud funktsionaalsusnõuetega juba süsteemi väljatöötamise käigus.
Dokumendisüsteemid ei ole seni laialt kasutusel dokumentide loomiseks, vaid pakuvad liideseid ja mooduleid, et integreerida asutuses dokumentide loomiseks kasutatud tarkvara. Selle asemel, et süsteemi sisse ehitada kogu funktsionaalsus, mida pakuvad spetsialiseeritud infosüsteemid ja rakendustarkvara , võimaldavad dokumendisüsteemid hõlmata dokumente paljudest erinevatest dokumendiloome rakendustest . Need dokumendisüsteemid, mis võimaldavad digitaalseid dokumentide koostada ja luua, peaksid kindlasti suutma kontrollida vähemalt:
-dokumentide vormi;
-dokumentide failivorminguid;
-dokumentide metaandmeid.
Ka väljastpoolt asutusele saadetud dokumentide saamine on osa asutuse dokumendivoost ja allub samadele reeglitele, kui asutuses loodud dokumentide haldamine.

Registreerimine

Registreerimine on vaadeldav eraldi dokumendi elukäigu etapina , kus dokument läheb formaalse registreerimise kaudu asutuse dokumendisüsteemi kontrolli alla. Registreerimine on protsess, millega digitaaldokument hõlmatakse dokumendisüsteemi ja identifitseeritakse selles. Erinevalt paberdokumentidest, mille puhul dokumentide hõlmamine dokumendisüsteemi võib toimuda lihtsalt dokumendi paigutamisega toimikusse, on registreerimine ainus digitaaldokumentide dokumendisüsteemi hõlmamise viis. Registreerimisega :
-luuakse tõestus dokumendi olemasolust ja hõlmamisest dokumendisüsteemi;
-jäädvustatakse teave dokumendi konteksti, sisu ja struktuuri kohta ( metaandmed );
- seostatakse dokument teiste dokumentidega (s.o. liigitusskeemiga).
Dokument läheb registreerimisega süsteemi üksikkasutaja või töörühma kasutuspiirkonnast asutuse ametlikku tööpiirkonda, muutudes osaks asutuse arhiivist. Kuna registreerimisel on tähtis koht asutuste asjaajamise auditeeritavuse ja kontrollitavuse tagamisel , nähakse registreerimine või isegi dokumendi kohta registreeritavad andmed sageli ette õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorraga. Elektroonilistes dokumendisüsteemides on dokumentide registreerimist võimalik kas täielikult või osaliselt automatiseerida, tuvastades vajalikud metaandmed dokumendist, selle loonud tarkvararakendusest või infosüsteemist.
Digitaaldokumendi registreerimine dokumendisüsteemis kujutab endast sisuliselt dokumendisüsteemi ja rakendustarkvara (nt. kontoritarkvara paketid, e-posti programmid, jne) vaheliste liideste haldamist. Praktikas tähendab digitaaldokumendi registreerimine dokumenti kirjeldava informatsiooni (metaandmete) jäädvustamist dokumendisüsteemis.
Asjaajamine digitaalsete dokumentidega on toonud kaasa muutuse dokumentide loomise ja saatmise kultuuris: keskse kantselei või asjaajamistalituse asemel vormistavad ja saadavad ning võtavad dokumente vastu kõigis asutuse struktuuriüksustes töötajad ise. Arenenud on ka dokumentide registreerimise vahendid ja ühtse dokumendisüsteemi kasutamine võimaldab dokumente registreerida või registreerimisele suunata paljudel töötajatel.
Kuigi otsene vajadus keskse kantselei või sissetulevate ja väljasaadetavate dokumentide registreerimise eest vastutava osakonna või töötaja järele on kadumas, ei kao vajadus määratleda dokumentide registreerimisereegleid.
Digitaalne dokumendisüsteem peab olema paindlik ja seadistatav, et rahuldada konkreetse asutusevajadusi dokumendiringluse korraldamisel. Indekseerimine on dokumentidele otsiterminite andmine. Indeksitermin võib olla kasutaja poolt vabalt valitud, kuid reeglina on otsiterminid normaliseeritud kas asutuse enese koostatud või mõne laiemalttunnustatud loeteluna. Indeksitermin võib olla nii sõnaline kui numbriline.
Eesti asjaajamistraditsioonis kasutatakse indeksina peamiselt vaid numbrilist koodi, mis põhineb liigitusskeemil. Indeksiterminid lisanduvad dokumendi metaandmetele.

Liigitamine

Liigitamine mõlemas tähenduses (liigitusskeemi loomine ja dokumentide seostamine liigitusskeemiga) on dokumendisüsteemide juurutamisel ja kasutamisel fundamentaalse tähendusega. Liigitusskeem , mis on koostatud asutuse funktsioonide ja tegevuste hierarhiliselt kategooriateks korrastamisega, moodustab dokumendisüsteemis struktuuri, millega seotakse kõik selles hallatud dokumendid. Liigitusskeem tuleb dokumendisüsteemi sisestada juba enne dokumentide hõlmamist, s.o. dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus, kuid see peab olema muudetav hilisemal kasutamisel, kui asutuse funktsioonid või tegevused muutuvad.
Eesti õigusaktid ei kasuta küll terminit liigitusskeem, kuid asjaajamise praktikas põhinevad nii dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu kui ka arhiiviskeem asutuse tegevuste liigitusel ja liigitusskeem on nende loetelude tähtis mõtteline koostisosa (lisaks sarjadele kehtestatud säilitustähtajale ning võimalikele teistele ohjevahenditele, näiteks juurdepääsupiirangud, asukohaviidad, jne.). Eestis kehtiva korra kohaselt võib ühe arhiivimoodustaja eri osadel olla omaette dokumentide loetelu, mis tingib dokumendisüsteemides mitme liigitusskeemi üheaegse kasutamise nõude. Dokumentide seostamine liigitusskeemiga tähendab praktikas liigitusüksuse viiteandmete ( sarja tähis ja pealkiri) lisamist dokumendi metaandmete hulka dokumendi hõlmamise ja registreerimise protsessi käigus. Hierarhilise liigitusskeemi üksusteks on tüüpiliselt sarjad ja nende osad (allsarjad). Mõne asutuse puhul luuakse ka allarhiivi tasand, mis esindab näiteks asutuse iseseisvat asjaajamist omavaid struktuuriüksusi. Liigitusskeemi võimalike tasemete arv ei peaks dokumendisüsteemis olema piiratud, kuid optimaalne liigitus saavutatakse enamasti kahe kuni kolme tasemega. Dokumendisüsteem peab võimaldama liigitusskeemi hallata — seda ajakohastada uute sarjade ja toimikute loomisega ning sarjade, millega seotud funktsioon on lõppenud, sulgemisega. Toimik ei ole liigitusüksus, vaid on dokumendisüsteemis pigem virtuaalne “kaust”, mis on ette nähtud kas teema, üksikküsimuse või muul põhjusel kokku kuuluvate dokumentide koos kasutamiseks ja haldamiseks. Dokumente registreeritakse ainult toimikusse, mitte sarja. Dokumentide lisamiseks peab toimik olema avatud ning see suletakse nt. asjaajamisaasta lõppedes.

Säilitustähtaja määramine

Dokumendi esialgsel seadistamisel tuleb liigitusskeemiga siduda sarjade säilitamise tähtajad ja säilitamise ajakavad. Sarja liigitamisel saab dokument seejärel sarjale omistatud säilitustähtaja, kuid võib ette tulla olukordi, kus dokumendil on selle toimikust või sarjast erinev säilitustähtaeg. Elektroonilises keskkonnas tuleb dokumendi väärtuse hindamine ja sellele säilitustähtaja määramine teostada võimalikult varases dokumendi elukäigu staadiumis (soovitavalt juba dokumendi kavandamise või loomise etapis ), kuna dokumendi säilitamise vajadused on otseselt seotud digitaaldokumendi failivormingu ja muude tehniliste omadustega. Dokumendisüsteemi ülesandeks on abistada kasutajat dokumendi salvestamisel sobivasse failivormingusse, kui dokument kuulub sarja, millele on antud pikemaajaline säilitustähtaeg.

Asjaajamises kasutamine

Sarnaselt dokumendi loomisele on ka dokumendi kasutamine asutuses dokumendi elukäigu etapp, mis võib tähendada erineva rakendustarkvara kasutamist. Seejuures on dokumendisüsteemi roll hõlbustada dokumentide leidmist ja kontrollida neile juurdepääsu, kaitsta neid volitamata muutmise ja kustutamise eest ning jälgida dokumentide liikumist ühelt kasutajalt teisele dokumendi kasutamise (nt. lahendamise) käigus. Asutuse asjaajamises olevate küsimuste lahendamise (nn. menetlemise) käigu registreerimine ei kuulu dokumendisüsteemi otseste ülesannete hulka, vaid selleks rakendatakse spetsialiseeritud infosüsteeme. Asjaajamistoimingute jälgimine on dokumendisüsteemis võimalik dokumendis sisalduvate otsuste täitmise (nt. meetmete, isikute, tähtaegade jne.) kajastamise kaudu dokumendi metaandmetes. Dokument peab ka kasutamise käigus säilitama oma autentsuse ja usaldusväärsuse, mistõttu tuleb dokumendisüsteemis reguleerida dokumentidele juurdepääsu ja nende kasutamist turvaklasside süsteemiga. Dokumendisüsteem peab toetama paindlikku turvaklasside hierarhiat, mis seostatakse süsteemi kasutajate kasutusõigustega.

Säilitamine ja eraldamine

Dokumentide, millega seotud vahetu asjaajamine on lõppenud, kasutatavus väheneb. Sõltumata dokumentide ja arhivaalide kasutamise aktiivsusest või elukäigu etapist kuuluvad nad aga endiselt arhiivi koosseisu ja dokumendisüsteem peab tagama nende alalhoidmise ja kasutamise kuni nende elukäigu lõpuni — hävitamiseni või arhiivi üleandmiseni. Dokumentide säilitamise käik on etapiviisiline ja seda väljendatakse säilitamise ajakavana. Elektroonilises dokumendisüsteemis on dokumentide säilitamine teatud piirini automatiseeritav protsess ja selle ohjamiseks on dokumendisüsteemis ette nähtud:

säilitamise üldajakavad, mis arvestavad asutuse kõigi või enamlevinud digitaaldokumentide säilitamise vajadusi ja võimalusi ning säilitamise etappe, nende tähtaegu ja tähtaegadega seotud toiminguid . Säilitamise üldajakavad seostatakse sarjade ja nende kaudu toimikutega juba dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus.
individuaalsed säilitamise ajakavad, mida võib koostada mistahes sarjale või toimikule.
säilitamise ajakava muutmise või asendamise võimalus digitaaldokumendi elukäigu mistahes hetkel – ühe üldajakava asendamine teisega , üldajakava asendamine individuaalsega, jne. Dokumentide säilitamise käigus tuleb teatud hetkel teha otsus, lähtudes dokumendi säilitusvajadusest ja - väärtusest, ning kooskõlas säilitamise ajakavaga, kas eraldada praktilise väärtuse kaotanud dokumendid hävitamiseks, anda arhiiviväärtust omavad arhivaalid üle avalikku arhiivi või korraldada dokumentide edasine säilitamine asutuses või nt. vahearhiivis. Dokumendisüsteemis peavad eraldustoimingud olema rangelt kontrollitud ning nendega seotud otsuseid tuleb dokumenteerida.

Dokumentide hävitamine

Dokumentide hävitamine on kriitiline toiming, sest see on pöördumatu. Seetõttu saavad avalikud asutused dokumente hävitada vaid avaliku arhiivi loal ja hävitamine tuleb dokumenteerida. Reeglina kehtib nõue, et hävitatud dokumentidest jäetakse tõendusena alles teatav osa metaandmeid. Digitaaldokumentide hävitamist teostatakse kustutamise või andmekandjate purustamise teel, kuid protseduurireeglid, kontrollimehhanismid ja dokumenteerimise vajadus kehtivad samaväärselt paberdokumentide hävitamisega. Dokumendisüsteemi ülesanne on tagada dokumentide täielik ja pöördumatu kustutamine ning piisava dokumentatsiooni loomine ja säilitamine.

.DOCX Laadi alla originaalfail 19 lk · .docx · 143 allalaadimist

50 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.

~ 19 lehte Lehekülgede arv dokumendis

2012-10-17 Kuupäev, millal dokument üles laeti

143 laadimist Kokku alla laetud

0 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid

Collapse Õppematerjali autor

avaldus, cv, motivatsioonikiri, asjaajamine, dokument, õigusaktid, digitaalne asjaajamine, ametikirjad, dokumendihaldus, paberite mõõdud, kirjamallid, digiallkiri, dokumentide säilitamine-registreerimine-liigitamine

avaldus motivatsioonikiri asjaajamine dokument õigusaktid digitaalne asjaajamine ametikirjad dokumendihaldus paberite mõõdud kirjamallid digiallkiri dokumentide säilitamine

Kasutatud allikad

Sarnased õppematerjalid

docx

Dokumendi halduse eksamiks

võimaldab kiiret otsingut; võib esineda korraga mitmes vormingus; võib salvestada erinevatele andmekandjatele; juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor, kuvamine seinale); sõltuv riist- ja tarkvarast. Digitaaldokumendi eelised · Lihtne leida infot ja dokumente mistahes tunnuste järgi. · Lihtne edastada. · Lihtne kopeerida. · Võtavad vähem ruumi. · Loomisel võimalik kasutada malle ja planke. · Lihtne taaskasutada. · Asjaajamisprotsesside automatiseerimine. Asjaajamiskord Asutuse asjaajamine peab tagama: 1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; 5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;

Infoteadus- ja dokumendihalduse eriala

docx

Dokumendihalduse eksam

1. Asjaajamist reglementeeritavad riiklikud normdokumendid EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus on avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud dokumentide haldamise juhis. Asjaajamise ühtsed alused riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalike õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitatavaid nõudeid, dokumentide vormistamise nõudeid jne. Isikuandmekaitse seadus isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel, vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. Avaliku teade seadus avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused, teabele juurdepääsu korraldamise üle riikliku järelevalve teostamise korra. 2. Kuidas loetakse ,,adressaadiks" tulenevalt märgukirjale ja selgitustaotlusele vastavat seadust? Adressaat käesoleva seaduse tähenduses on riigi- või kohaliku omavalitsuse või muu avalik- õigusliku juri

Majandus

152

pdf

Rahvusarhiivi juhised

oma valduses olevat teavet tõhusalt ja efektiivselt. Teabe tõhusaks haldamiseks tuleb asutusel tegelda dokumendisüsteemi juurutamise ja arendamisega, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisega, juurdepää- susüsteemide täiustamisega ja kõige sellega, mis kindlustab väärtusliku inforessursi olemasolu, säilimise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse. Paberipõhise asjaajamise, dokumendihalduse ja paberdokumentide kõrval on elekt- rooniline asjaajamine, digitaalne dokumendihaldus ja digitaaldokumendid asutustes muutunud igapäevaseks reaalsuseks. Juba mitmeid kümnendeid otsitakse võimalusi, et sellistes keskkondades tekkinud teave oleks ja püsiks autentne ja usaldusväärne. „Lõplikku tõde” ehk kõiki rahuldavat lahendust pole veel leitud. Siiski ollakse ühel meelel, et ka digitaalse dokumendihaldusega kaasnevate riskide maandamiseks tuleb (vahest ehk enamgi) rakendada üldlevinud dokumendi- ja arhiivihalduse aluspõhimõtteid

Rahvusarhiivi juhised

docx

Dokumendihaldus

kr Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15000 savitahvlist.500 e.kr esimesed sekretärid Ateenas.Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata. Esimesed raamatukogud olid tänapäeva mõttes arhiivid, sisaldades maksude, laenude inventuuride jne dokumente. Esimene liigitusskeem on teada itaaliast ca 1200. 15.saj esimesed dokumendiregistrid. 19-20 saj asutati palju arhiive üle maailma ja hakati valdkonda koordineerima. Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. 1935 esimene arhiiviseadus. 1990-ndate keskpaigast 2000ni elektroonilise dh arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. 2003 loodi Riigikantselei dok.halduse osakond. 2012 koordineerib avaliku sektori dh arengut Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (MKM). 2012 arhiivinduse korraldamine Haridus- ja Teadusministeeriumi ülesanne. RIIKLIK KOORDINEERIMINE- DH arengu koordineerimispüramiid2012..

Infoteadus- ja dokumendihalduse eriala

docx

Dokumendihalduse mõisted

KUJUL: Mõiste- definitsiooni (allika viide) + selgitav kommentaar Administraator süsteemi kasutajaroll, mille ülesandeks on dokumendisüsteemi konfigureerimine ja toimimise tagamine. (Kasutatakse ka ,,haldur") Ainuidentifikaator süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus. Asi üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal) Autentsus dokumendi omadus, mille puhul saab kindlaks teha järgmist: a) dokumen

Infoteadus- ja dokumendihalduse eriala

docx

DOKUMENDIHALDUS - eksami küsimused

DOKUMENDIHALDUS 1) Asjaajamine dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamise eesmärk- on toetada asutuse eesmärkide saavutamist. Asjaajamisse korraldus peab olema mõistlik, põhjendatud, kõigile arusaadav ja efektiivne. Ülesanded juhtimisaparaadis 2) Põhimõisted -Dokument: jäädvustatud teave. Dokumendist jäädvustatud teavet on võimalik taasesitada ja edastada läbi aja ja ruumi. Elukäik: toimingud dokumentidega alates selle loomisest või saamisest kuni hävitamiseni. Aktiivsed dokumendid(kasutatakse igapäevases tegevuses), poolaktiivsed dokumendid(kasutatakse igapäevases tegevuses harva), passiivsed dokumendid(igapäevategevuses enam ei kasutata). Sisu: sündmused ja faktid, mida dokument sisaldab. Tüüp: selgitab dokumendi sisu edasiandmise viisi: teksidokumendid, fotod, helisalvestised. Vo

Ühiskond

docx

Dokumendihalduse alused

Kordamisküsimused kontrolltööks dokumendihalduse alused 1. Dokument (laiemas tähenduses) jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna kasutatav inimtegevuses 2. Dokument (kitsamas tähenduses) Mistahes teabekandjale jäädvustatud informatsioon, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks 3. Dokumendihaldus Halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega 4. Dokumendihaldussüsteem Elektrooniline tarkvara dokumentide haldamine, kontrollimine ja neile juurdepääsu tagamine Dokumendihaldussüsteemid: Amphora, Webdesktop, Post

Dokumendihaldus

doc

Dokumendihalduse eksam

Dokumendi omadused  Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri)  Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne  Terviklik – dokument on täielik ja teda ei ole mingil viisil muudetud  Kasutatav – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav. Asjaajamine - Asjaajamine käesoleva seaduse mõistes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem  infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente  võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2

Dokumendihaldus

Rohkem sarnaseid