11. Säti pealkirjale ja pöördumisele parema veerise markeri vasakule nihutamisega teksti laiuseks pool tekstiala laiusest. 12. Lisa jalusesse (Insert Footer Edit Footer) kontaktandmed, kasutades kirja Times New Roman suurusega 8. Keskmise ja parempoolse tulpade jaoks lisa klõpsuga rõhtjoonlaual sobivad vasakud (~ 6 ja 13 cm) tabelduskohad! Liigsed tabelduskohad tuleb eemalda. Lõpuks lisa esimese rea kohale ülajoon. 13. Kontrolli, et välja "Adressaat või lisaadressaat" järel ei oleks tühje ridu ja lisa koostaja andmete jaoks tekstikast (Insert Text Box Draw Text Box), mis vorminda järgnevalt: Tee paremklõps ja vali Format Text Box. Sealt vali kast ilma joonteta. Joonel puudub värv (Line No colour). Seejärel ankurda tekstikast välja ,,Adressaat või lisaadressaat" külje ja säti asend lehe suhtes. Selleks võta kaartilt Layout, ava Advanced ja märgista Lock anchor ja Vertical, sealt vali Absolute position ja vali Page.
Adressaat Seosviit ("Teie" kuupäev, viit) Aadress (aadressi järgmine rida) Kuupäev, viit ("Meie") * * * * * Pealkiri * * Pöördumine * TEKSTXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX TEKSTXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX * Lõputervitus * * * *Allkiri * Allkirjastaja nimi Allkirjastaja ametikoht * * Lisamärge * * Adressaat (Sama) või Lisaadressaat (Teadmiseks) Koostaja Kontaktandmed
Ees- ja Perekonnanimi Teie (seosviit) Asutus Tänav Meie (kuupäev viit) 12345 Linn/Maakond * * * * Pealkiri * * Pöördumine * TEKSTXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX TEKSTXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX * Lõputervitus * *allkiri * Nimi ametinimetus * * Lisa: * * Adressaat (Sama) või lisaadressaat (Teadmiseks): Koostaja nimi Telefoninumber, e-posti aadress
Üldplangil vaid logo ja asutuse nimi, kirjaplangil logo+kontaktandmete väli. Kasutatakse kahte formaati: A4 ja A5. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Vasak 30mm, parem 15mm, ülemine ja alumine 12mm. Täidetav pind jaguneb: kirjapeaväli, adressaadiväli, viidaväli, tekstiväli, kontaktandmete väli. Kirja elemendid: aadress, adressaat, allkiri, allkirjastaja, autor, kasutusmärge, kontaktandmed, koostaja, kuupäev, lisaadressaat, lisamärge, logo, pealkiri, seosviit, tekst, viit. Dokument arhiiviseadus+ISO 15489 Asjaajamine ja dokumendihaldus (koos) Dokumendi elutsükkel, passiivne (arhiivis,lõpp), aktiivne (loomine, saamine, registreerimine), poolaktiivne (säilitatakse, et seda kasutada). Dokumendihaldus: Metaandmed dokumendi kirjeldamiseks andmed. Kuidas jaguneb dokumendiplank (infoväljad), veerised, väljad, kirja vormielemendid, normdokumendi (dokumendihaldus e juhised) *asjaajamiskord *dokumendi loetelu
DOKUMENDIHALDUS DOKUMENTIHALDUST KORRALDAB · organisatsiooni dokumendihalduse teenistus (kantselei, asjaajamistalitus iseseisev struktuuriüksus, üldosakonna allüksus) · suures ettevõttes arhiivitöötajad · väikeettevõttes sekretär, assistent, juhiabi KAASAEGSES ORGANISATSIOONIS · elektrooniline dok.halduse süsteem - dokumendihaldur (asjaajamine, arhiivitöö, infotöötlus, IT) - süsteemihaldur (riist- ja tarkvara hooldus) · muutused tööjaotuses enamik töötajaid vormistab dokumendid ise ASJAAJAMISE HEA TAVA · reglementeeritus (igal dokumendil oma koht) · vastutus nõuetest kinnipidamise eest DOKUMENDIHALDUSE ALUSDOKUMENDID · sisekorraeeskirjad · asjaajamiskord (nõuded loomisest hävitamiseni) · dokumentide loetelu (liigitamine, säilitamine, toimikud) · tööprotsess (dokumendilähetus) - kooskõlastamine, redigeerimine, allkirjastamine, kontroll jne ASJAAJAMISKORD · organisatsioonisisene · lähtub...
dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine, dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuste säilitamine ning arhivaalide korrastamine. Dokumendi element - EVS 882-1:2006 Kirjal on järgmised elemendid (esitatakse tähestikulises järjestuses): 1. Aadress 2. Adressaat 3. Allkiri 4. Allkirjastaja 5. Autor 6. Kasutusmärge 7. Kontaktandmed 8. Koostaja 9. Kuupäev 10. Lisaadressaat 11. Lisamärge 12. Logo 13. Pealkiri 14. Seosviit 15. Tekst 16. Viit Kirja esitlusvormil on järgmised väljad · Kirjapeaväli · Adressaadiväli · Viidaväli · Tekstiväli · Kontaktandmeväli E-kirja esitlusvormil on järgmised väljad 0 Kellele 1 Koopia 2 Kuupäev 3 Pimekoopia 4 Teema Tekstiväli AUTOR - On kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik.
18. Mis on autentimine ja selgita selle vajalikkust elektroonilises dokumendihalduses? Isiku kindlakstegemine, vajalik tagamaks, et isik on see, kellena ta esineb ning kinnitamaks et isikul on antud õigused mida vaja. 19. Nimetage dokumendi kohustuslikud elemendid! 2) Logo 3) Kasutusmärge 4) Adressaat 5) Aadress 6) Kuupäev 7) Viit 8) Seosviit 9) Pealkiri 10) Tekst 11) Allkiri 12) Allkirjastaja 13) Lisamärge 14) Lisaadressaat 15) Koostaja 16) Kontaktandmed 20. Millega tuleb arvestada dokumentide vormistamisel? Kohustuslike elementide, sisu, vormi, struktuuri olemasoluga. 21. Mis on plank ja missugused dokumendid vormistatakse plankidele? Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Dokumendiplangile või digitaalkandjale
dublikaat originaali kordusväljaanne; tõestatud allkirjaga Dokumenti iseloomustab... sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument välja anti vorm õigusaktides vorminõuded struktuur sõltub liigist, sisust Veerised. parem 1,5 vasak 3 all, üleval 1,2 Kirja vormielemendid. - autor - logo - (kasutusmärge) - adressaat - aadress - kuupäev - viit & seosviit - pealkiri, tekst - allkiri, allkirjastaja - lisamärge - lisaadressaat - koostaja - kontaktandmed Dokumendi võltsimise ärahoidmine. Turvaelemendid: vesimärk, plangi nr, reljeefpitsatiga valmistatud element. Mis mõõdus on A3 paber? 297 × 420 mm Millised on dokumendi täitmise tähtajad? Dokument vaadatakse läbi 30 päeva jooksul. Kui asja lahendamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, kellele dokument saadeti, edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale. Milline on referaadi teksti reavahe?
vorminõuded. Osa1: Kiri eesmärk, käsitlusala, elementide kirjeldus. Dokumendielemendid(kiri) Adressaat (isik kellele kiri suunatud- K, e-kirja puhul- S), aadress (adressaadi siseandmed- S, e-kirja puhul- K), allkiri (omakäeline allkiri- V), allkirjastaja (K), autor (sisu eest vastutav isik- K), kasutusmärge (V), kontaktandmed (autor- K, e-kirja puhul- S), koostaja (dokumendi kavandi ettevalmistanud isik- S), kuupäev (dokumendi valmimise kuupäev- K), Lisaadressaat (V), lisamärge (V), logo (S), pealkiri (K), seosviit (V-vastuskirjade puhul), tekst (K), viit (V). Dokumendi vormielemendid-ehk informatiivelemendid moodustavad dokumendi vorminugu. Paljud dokumendi elemendid on ühised enamusele dokumentidele( pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne) 9 Standard EVS 882-1-2006. Meie rahvustandard. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri *sätestab kirja elementide loetelu, elementide määratlused ja
6. pealkiri – kirja sisule antud nimetus, et hõlbustada kirja leidmist ja eristada seda teistest dokumentidest. 7. Tekst – kirja põhisisu, adressaadile informatsiooni edastamine. 8. allkiri – kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline või digitaalallkiri 9. allkirjastaja – füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autorina või autori nimel 10. lisamärge – märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks 11. lisaadressaat – on org või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks. Eesmärk on kolmanda osapoole teavitamine kirja sisust ja adressaadi teavitamine kolmandast osapoolest. 12. Koostaja – kirja kavandi ettevalmistanud isik. 13. seosviit – sissetulnud kirja kuupäev ja viit 14. Kuupäev – kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aktsepteerinud. 15
dokumendiliikidena (käskkirjad, protokollid, aktid) asjadena (kirjavahetus) järelevalvetoimikutena Liigitusskeem kehtestatakse dokumentide loetelus 8. Nimeta kirja elemente. Kirja elemendid on: 1) Autor 2) Logo 3) Juurdepääsumärge 4) Adressaat 5) Aadress 6) Kuupäev 7) Viit 8) Seosviit 9) Pealkiri 10) Tekst 11) Allkiri 12) Allkirjastaja 13) Lisamärge 14) Lisaadressaat 15) Koostaja 16) Kontaktandmed 9. E-kirjade haldamine, hõlmamine – millal on oluline. Mujal maailmas välja töötatud e-posti haldamise juhised erinevad nii oma rõhuasetuse (kasutamine või haldamine), käsitluse detailsuse kui ka sihtrühma (strateegia/juhendi väljatöötajad, rühm asutusi või ühe konkreetse asutuse töötajad) poolest. Valdav osa neist juhendeist on suunatud valitsus- ja avaliku sektori asutustele. Dokumendi väärtusega e-kirjade
(6) Plangid on eesti keeles. (9) Kirjaplangil peavad olema asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja sideandmed, asutuse registrikood, pangakonto number vms. 2. jagu Dokumendi elemendid § 14. Dokumentide vormistamisel kasutatavad elemendid (2) Dokumendi kohustuslikud elemendid on: 1) autor; 2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkirjastaja. (4) Lisaks veel elemendid: 1) aadress; 2) adressaat; 3) kasutusmärge; 4) kontaktandmed; 5) koostaja; 6) lisaadressaat; 7) lisamärge; 8) pealkiri; 9) seosviit; 10) viit; 11) muud dokumendi elemendid. § 15. Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine (1) Dokumendi kuupäev ja kellaaeg märgitakse vastavalt standardile EVS 8 ,,Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas". (3) Dokumendi kuupäevaks on: 1) õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; 2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev; 3) lepingu allkirjastamise kuupäev;
· autor; · kuupäev; · tekst; · allkirjastaja. Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud isiku poolt, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (autentimine). Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks eelpool nimetatud elementidele järgmisi elemente: · aadress; · adressaat; · kasutusmärge; · kontaktandmed; · koostaja; · lisaadressaat; · lisamärge; · pealkiri; · seosviit; · viit; · muud dokumendi elemendid. Dokumentide vormistamine Ametikiri Kõige sagedamini vormistatavaks dokumendiks üldse on kiri, mida kasutatakse informatsiooni edastamiseks kirjasaatjate vahel. Kirjasaatjateks võivad olla nii asutused kui ka üksikisikud. Ametikiri kirjutatakse vähemalt kahes eksemplaris, neist originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis paberilehele
konkreetne Kirja rekvisiidid Kirja rekvisiidid (2) Kirja näidisvorming EVS 882-1:2006 järgi Kirja näidisvorming EVS 882-1:2006 järgi Lisaadressaat Lisamärge Adressaat Logo Aadress Pealkiri Allkiri Seosviit Allkirjastaja Tekst Autor
Eesmärk on hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale viidatud, märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei kirjutata. Mitme lisa olemasolul need nummerdatakse. Asukoht: 2-4 põhireavahet allkirjstajast allpool. 11. Lisaadressaat- on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks. Kasutatakse kui sama sisga kirjaga soovitakse edastada informatsiooni adressadile ning teavitada asjasse puutuvaid kolmandaid isikuid, kellele see pole suunatud täitmiseks. Asukoht: 2-4 rida allpool allkirjastajat või lisamärget. Ruumipuudusel võib vormistda lisamärke kõrvale. 12. Koostaja- on kirjakavandi ettevalmistanud isik. Elemendi olemasolu
o perekonnanimi o ametinimetus või roll o organisatsioon o organisatsiooni allüksus lisamärge on märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks. Elemendi eesmärk on hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale viidatud, märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Mitme lisa olemasolul eksemplaride arv nummerdatakse. lisaadressaat on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks. Paberkandjal kirja puhul võib lisaadressaadile saata originaalkirja või koopia. Kui saadetakse kirja originaal, märgitakse lisaadressaadi ette selgitav sõna 34 Lidia Feklistova Teadmiseks; kui saadetakse kirja koopia, märgitakse lisaadressaadi ette sõna Koopia.
selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul: kirjad; protokollid ja aktid; õigusaktid; dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. Plankide vorminõuded. Dokumendi kohustuslikud elemendid on: autor;kuupäev;tekst;allkirjastaja. Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks loetletud elementidele järgmisi elemente: aadress;adressaat;kasutusmärge; kontaktandmed;koostaja; lisaadressaat;lisamärge;pealkiri; seosviit;viit;muud dokumendi elemendid. Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine Dokumendi kuupäevaks on: õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev; lepingu allkirjastamise kuupäev; väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. Dokumentide adresseerimine eelistatakse personaalsete adresseerimist Dokumentide registreerimise üldnõuded:
annaabi.ee 
