Dokumendihalduse kordamisküsimused (1)

MÕISTED
Asjaajamiskord – on organisatsiooniline normdokument, mis reglementeerib asutuse dokumenditöö korraldamist. Asjaajamiskorra peamine ülesanne on esitada asutuse dokumendihalduse poliitikad ja vastused
Dokumendihaldus – on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud .
Dokument – on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Dokumentide loetelu – on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu.
Sari – on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente.
Plank – on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks
Dokumendiliik – on ühesuguse otstarbe ja rekvisiitidega dokumentide rühm
Dokumendi elukäik - on dokumendiga tehtavad toimingud alates selle loomisest kuni hävitamiseni või arhiiviasutusse üle andmiseni.
Dokumendi vorming – määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt.
Dokumendi element – on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu.
Dokumendi omadused:
Audentsus – audentne on dokument, mille puhul saab kindlaks teha, et dokument on just see, mis ta on mõeldud olema
Dokumentide loojaks või saajaks on isik, kes pidi selle looma või saama
Usaldusväärsus - usaldusväärne on dokument, mille sisu võib usaldada kui tõestavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus.
Terviklikkus – Dokumendi terviklikkus tähendab seda, et see on täielik ja seda ei ole muudetud.
Kasutatavus – kasutatav on dokument, mille asukohta saab kindlaks teha ning mis on sealt kättesaadav, esitatav, tõlgendatav.
Dokumendi elukaar (eluiga) – dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised elutsüklid:
*aktiivne ( asjaajamisperiood näit 1 a, on tööruumides aktiivses kasutuses, asjaajamiskord ja dokumentide loetelu)
*Poolaktiivne (kuni 2 a) Dokumendid on asjaajamise töötajate käes, perioodi lõpul antakse alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga sokumendi üle organisatsiooni arhiivihoidlasse ( arhivaalide loetelu)
*Passiivne – dokumendid on hoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele. (arhibaalide loetelu, nimistu)
Dokumendi elukäigust nähtub, et asjaajamine ja arhiivindus on ühe tervikliku protsessi teineteisega lahutamatult seotud osad.
Dokumendisüsteemi osad:
Dokumendid (Asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid
toimingud (Dokumendihalduse toimingud)
tehnoloogia (digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise tarkvaraline rakendus , mis võimaldab dokumentide sisu ja versioonide haldamist ehk dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia)
inimesed (susteemi kasutajad e dokumentide haldamises osalevad inimesed)
Dokumendihaldust reguleerivat õigusaktid:
Seadused:

„Andmekogude seadus“
„Arhiiviseadus“ (1998)
„Avaliku teabe seadus“ (2000)
„Märgukirjale ja selgitustaotlusele vaastamise seadus“(2004)
„Digitaalallkirja seadus“(2000)
„Haldusmenetluse seadus“
„Isikuandmete kaitse seadus“(2003)
„Keeleseadus“
„ Riigivapi seadus“
„Vabariigi Valitsuse seadus“
Määrused:
„Arhiivieeskiri“ (1998)
„Asjaajamiskorra ühtsed alused“(2001)
Standardid :
EVS-ISO 15489-1:2004“Informatsioon ja dokumentatsioon . Dokumendihaldus. Osa1: Üldnõuded“
EVS-ISO 15489-2:2004“Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa2: Juhised“
EVS882-1:2006“Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1:Kiri“
EVS-ISO 15836:2004 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid“
EVS-ISO 5127:2004“Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik“
EVS-ISO 23081-1:2006“Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide endmed. Osa1: Põhimõtted“.
EVS 8:2000 „ Infotehnoloogia reeglid Eesti keele ja kultuuri keskkonnas“
Asjaajamise hea tava eeldab, et *asutuse asjaajamine on reglementeeritud st on koostatud dokumendihalduse alusdokumendid -asjaajamiskord ja dolumentide loetelu. *On määratletud vastutus reglementeeritud nõuetest kinnipidamise eest.(*asjaajamise korraldamise*dokumentide loetelu koostamise *dokumendi ringluse korraldamise*dokumendiregistrite pidamise *dokumentide täitmise konrollimise *arhivaalide hoidmise, korrastamise, kasutamise *juurdepääsupiirangutest kinnipidamise – eest)
Dokumentide loetelu - arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu
Dokumentide loetelu koostamise eesmärgid:
*täidetud dokumentide süstematiseerimine sarjadesse
*dokumentide indekseerimine
*dokumentide ülesleidmine
*dokumentidele säilitustähtaegade määramine
*dokumendide loetelu on aluseks: dok registrite moodustamisele, dok haldussüsteemi kavandamisele ja arendamisele, dok hävitamisele, arhiveerimisele, arhivallide avalikule arhiivile üle andmisele.
asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine , süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.
Asjaajamine peab organisatsioonis tagama (6):
1.dokumentide loomise 2) registreerimise 3)edastamine 4) süstematiseerimine 5)hoidmine 6)kasutamine nende üleandmiseni arhiiv
1. kiire ja korrektse ligipääsevuse dokumentidele 2.dokumentide optimaalse koosseisu 3. dokumentide vastavuse õigusaktides 4. dokumentide säilivuse seniks kuni need asutuse arhiivi pannakse
Dokumendihaldust korraldavad organisatsioonis mõningal määral dokumendihalduse teenistus ; kõik töötajad, kes dokumentidega kokku puutuvad ja et kõik sujuks mõeldakse dokumendihalduse kord läbi ja juhtkond kehtestab vastava korra.
Asjaajamiskorra esmase koostamise protseduurireeglid:
koostaja :

• asjaajamise korraldust reglementeerivate õigusaktidega tuvumine
  
• asutuse asjaajamise korralduse analüüsimine
  
• juhtkonna tutvustamine analüüsi andmete- ja oma visioonigia vajalikest muudatustest
  
• arhiivitöötajate ja IT-spetsialistidega konsulteerimine dokumendihalduse ümberkorralduse küsimustes
  
• allüksuste juhtidele asjaajamiskorra eelnõu kooslülastamiseks esitamine
  

Tippjuht:

• kehtestab asjaajamiskorra õigusaktiga (nt käsikirjaga)
  

koostaja:

• tutvustab asjaajamiskorda töötajatele
  
• kontrollib asjaajamiskorrast kinnipidamist
  

Veebilehed millelt leiab infot dokumendihalduse korraldamise kohta:

• www. riigikantselei .ee – avaliku sektori dokumendi haldus
  
• www.ra.ee /juhised – dokumentide näidisloetelu koostamine
  
• www.atak.ee – digitaalse dokumendihalduse korraldamise kohta
  

Mis on asjaajamine, millised on asjaajamise eesmärgid? Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi
Nimeta elektrooniliste dokumentide eeliseid paberkandjal dokumentide ees?

• Elektroonilise dokumendi otsimine toimikutest võtab vähem aega
  
• Elektroonilist dokumenti saab kasutada samaaegselt mitu inimest
  
• E- postiga dokumendi saatmine on kiirem
  
• E-dokumentide säilitamine võtab vähe ruumi