Dokumendihalduse eksam (0)

1. Asjaajamist reglementeeritavad riiklikud normdokumendid
EVS-ISO 15489:2004 – Dokumendihaldus on avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud dokumentide haldamise juhis.
Asjaajamise ühtsed alused – riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalike õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitatavaid nõudeid, dokumentide vormistamise nõudeid jne.
Isikuandmekaitse seadus – isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel, vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.
Avaliku teade seadus – avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused, teabele juurdepääsu korraldamise üle riikliku järelevalve teostamise korra.
2. Kuidas loetakse „adressaadiks“ tulenevalt märgukirjale ja selgitustaotlusele vastavat seadust?
Adressaat käesoleva seaduse tähenduses on riigi- või kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku asutus, organ, ametnik , töötaja või kollegiaalorgani liige.
3. Dokumendihalduse valdkonna standardid :
ISO 15489:2004
4. Kes on AvTS järgi teabenõudja?
Teabenõudja võib olla eraisik või juriidiline isik. Teabenõudja võib olla iga isik kes esitab teabevaldajale teabenõude käesolevad seaduses sätestatud korras.
5. Kuidas võib teabenõude esitada?
suuliselt ja kirjalikult
6. Sisemised dokumendihaldust reguleerivad normdokumendid
asjaajamise kord, dokumentide loetelu , dokumendihalduse kord, ametijuhendid, struktuuriüksuste põhimäärused, sisekorraeeskiri, arvutite ja arvutivõrgu kasutamise kord, teabenõuete menetlemise kord
7. Üldjuhul kehtestatakse sisemised dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid –
asjaajamiskorda
8. Järjesta asjaajamisekorra kohustuslikud regulatsioonid
*asutuse asjaajamisperiood või -perioodid ( kalendriaasta , õppeaasta, majandusaasta , tegevusperiood)
* dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;
*  asutuse dokumendiringluse kord või skeemid;
*  dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;
*  registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem;
*  dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;
*  dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;
*  asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord;
*  asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord;
*  dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;
*  vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord;
*  dokumentide hoidmise ja hävitamise kord;
*  ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus - või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord;
9. E- kirja puhul viitame lisadele
allkirjastajast allpool
10. E- kirjadega seotud riskid
*vajalikku informatsiooni ei ole võimalik leida
*süstemaatilisuse puudumisel võidakse postkastis olevat informatsiooni kustutada lähtuvalt ruumi vajadusest, mitte olenevalt sisu väärtusest
11. Prokuura on
volitus, mis annab ettevõtte esindajale õiguse esindada ettevõtjat kõigis majandustegevustega seotud õigustoimingutes.
12. Dokumendi omadused:
* autentsus
* kasutatavus
*usaldatavus
* terviklus /terviklikkus
13. Mida tähendab dokumendisüsteem?
*infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ja tagatakse neile pidev juurdepääs
*tehnoloogiline keskkond, kus registreeritakse dokumente
14. Kirjastandard EVS 882:1-2006 reguleerib:
* paberkandjal kirja, e-kirja loomist
*sätestab kirja elementide loetelu, elementide menetlused, selgitused , nende vormistamise nõudeid ja asukohta dokumendil
15. Dokumendi loetelu eesmärk:
*dokumentide registreerimine
*dokumentide haldamine
*säilitustähtaegade ja juurdepääsu tingimuste määramine
16.Millist dokumentide loetelu eelistad – kas funktsioonipõhine või struktuuriüksuste põhist, miks?
funktsiooni, sest see on püsivam, sest struktuurid muutuvad sagedamini
17.Kohustuslikud plangiliigid on
kirjaplank ja üldplank, neid eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis
18. Dokumendi kohustuslikud elemendid:
*tekst
*autor
*allkirjastaja
*kuupäev
19. Kirja kuupäeva ja kellaaja märkimine, too näide
20. Aprill 2013 18:20
20.Millest koosneb viit 1-3/2012/45 – 1
*1 – sarjatähis- tegevussuuna tähis, funktsioon
*3 – sarjatähis- sarjajärjekorra number tegevussuuna piires
*2012 - aasta
* 45 – kirjajärjekorra number vastavalt dok. registris
* 1 –dokumendi individualiseeriv number
21. Dokumendi põhiliigud:
organisatsioonisisene õigusakt
kiri
protokoll
akt
22.Sisu ja säilitustähtaja järgi liigitatakse käskkirju (nimeta liigid)
*põhitegevuse käskkirjad
*personalikäskkirjad
*puhkusekäskkirjad
*lähetuskäskkirjad
23.Nimeta dokumendihalduse liike
*saabunud dokumentide ringlus
*väljasaadetavate dokumentide ringlus
*sisedokumentide ringlus
24.Koostaja märgime nimeliselt kirjale , kui
need on erinevad isikud
25.Järjesta dokumendiringluse etapid:
*dokumentide allkirjastamine
*dokumentide registreerimine
*dokumentide väljasaatmine
26. Kes vastutab käsipostiga saadud dokumendi registreerimise eest?
ametiisik , kes dokumendi vastu võttis.
27.Asutuse dokumentide registris registreeritakse
*saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused , märgukirjad, teabenõuded
* suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamatult
*organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid
* protokollid
*aktid
* lepingud
*organisatsiooni poolt esitatud aruanded , selgitused, seletused
28.Mis on oluline digitaaldokumendi loomisel?
Digitaaldokumentide loomisel kasutatakse ühtse andmestruktuuriga dokumendi esitusvorme. WorldWideWebConsortium’i (W3C) soovitusele vastavat laiendatavat märgistuskeelt (ExtensibleMarkupLanguage, edaspidi XML) ning arvestatakse Riigikantselei juhistega dokumendi elementide ja metaandmete kohta. XML-põhised dokumendi esitusvormid kooskõlastatakse Riigikantseleiga.
Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud käesoleva määruse 1. peatüki 3. jaos toodud korras.
29.Millised õigusaktid käsitlevad dokumendiregistrisse kantavaid dokumendi andmeid?
AÜA
30.Protokoll vormistatakse
dokumendi plangile
31. Protokollil on
koosoleku juhataja ja protokollija allkirjad , v.a. kui otsus võetakse vastu minimaalise häälteenamusega ja pärast ägedaid vaidlusi, peetakse vajalikuks, et protokollile kirjutavad alla kõik osavõtjad.
32.Asjaajamise vastuvõtmise – üleandmise korral vormistatakse
üle andmis ja vastuvõtmis akt
33.Kui dokument lahendatakse operatiivselt, st vastusdokumenti koostamata (nt telefonikõne) vormistatakse täitmismärge …
dokumendiregistrisse

34.Dokumendi projekti mittenõustamisel vormistatakse … eriarvamus
mis peab sisaldama isiku eriarvamust ja põhjendust, miks ta arvab teisiti.
35.Mis dokument vormistatakse arhivaalide (dokumentide) hävitamisel?
hävitamisakt
36.Kui on pitsat , siis pitsatijäljend pannakse
allkirja viimastele tähtedele
37. Vormista ametliku kinnitamise märge (tõestusmärge, ametlikult on kinnitatud ärakirja)?

38.
Arhivaal- dokument millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse.
Arhiiv- ettevõtte tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide terviklik kogum, mille paberkandjal dokumente hoitakse selleks nõuetekohaselt kohaldatud hoidlas.
Dokumendihaldus-asjaajamis käigus dokumentidega teostatavad üksikdokumendid, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja usaldusväärsus, mida kindlustavad organisatsioonilised ja infotehnoloogilised vahendid.
Dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased faktide või tegevuse tõendamiseks või reguleerimiseks.
Dokumendi vorming- määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud, st paigutatud paberile või esitatud failis .
Dokumendi sisu- on sündmused ja fakti millest dokument kõneleb.
Kiri-üksikisikule või organisatsioonile adressaaditud dokument, mis on vormistatud kirja esitusvormile.
Kavand-kirja esialgne versioon .
Lisa- dokumendi lisa mis on kinnitatud käskkirjaga ja millele viidatakse teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus.
Elektrooniline dokument, digitaaldokument-
Märgukiri- on isiku pöördumine, millega isik teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks ning annab adressaadile teavet.
Selgitustaotlus - on isiku pöördumine, milles isik taotleb adressaadilt teavet, mille andmiseks on vajalik adressaadi käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine.
Avalik teave(teabenõu)- on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.
Metaandmed- on mingeid andmed kirjeldavad andmed ehk nii-öelda andmed andmete kohta.
*tekst
*seosviit
*autor
*allkirjastaja
*kuupäev
39.Milliselt lehelt leiad asjaajamist reguleerivad õigusaktid, valitsuse seadused dokumendihalduse kohta?
www. riigiteataja .ee
www. rahvusarhiiv .ee
40.Nimeta asjaajamist reguleerivad seadused ja valitsuse määrused, millest lähtud oma ettevõtte asutuse asjaajamisekorra koostamisel:
Arhiiviseadus
Avaliku Teabe Seadus
Isikuandmete kaitse seadus
Raamatupidamisseadus
Töölepinguseadus
Asjaajamiskorra ühtsed alused
41.Standard EVS-ISO 15489:2004 dokumendihaldus on mõeldud kõigile organisatsioonidele.
42.Nimeta milliseid asjaajamist sätestavad normdokumendid (dokumendisüsteemi alusdokumendid) on vaja kehtestada igas asutuses/ettevõttes?
Asjaajamiskord , eesmärk on tagada tema kaitse tema loomisest, kuni tema arhiveerimiseni.
Dokumentide loetelu, eesmärk on dokumendi liigitus ja säilitamine.
43.Kes koordineerib elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ja annab vastavaid juhiseid?
koordineerib majandus ja kommunikatsiooni ministeerium
44.Kes abistavad kohalikke omavalitsusi üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele ?
*siseministeeriumid
*maavalitsused
45.Töötamiseks EDHS-is tuleb töötajate osas kindlaks määrata?
*töötajate volitused
*vastutus dokumendihalduse toimingus
*rolli ja gruppide ligipääsu piiramine
46.Dokumentide allkirjastamisel digitaalallkirjaga võib kasutada:
*isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati
*või muud „digitaalallkirja seaduse „ nõuetele vastavat sertifikaati : ID, programm
47.DOKUMENDI KOHUSTUSLIKUD ELEMENDID:
*AUTOR
*KUUPÄEV
*TEKST
*ALLKIRJASTAJA
48.Millal ja miks vormistatakse seosviit?
*saabunud dokumendi kuupäev- vastuskirja puhul saabunud algatuskirja kuupäev
*Seosviida eesmärgiks on hõlbustada ühes sarjas peetava kirjavahetuse haldamist.
49.Kuhu seosviit vormistatakse?
viidaväljale
50. Ametikirja pealkiri vormistatakse
ALATI
51.E-kirjas
tuleb viidata kirja manusele lisamärkes pärast lõputervitust.
52.E-kirja andmetes trükitakse
allkirjastaja ees-ja perekonna nimi, organisatsiooni nimetus, ametinimetus , telefoni ja faksinumbrid, e-postiaadress (visiitkaardi andmed)
53.Digitaaldokument edastatakse adressaadile
* elektrooniliselt , allkirjastatud
*lingiga
54.Millal vormistatakse lahendatud digitaaldokument paberkandjale?
kui ta on pikaajalise säilitus tähtajaga
55.Märgukiri ja selgitustaotlus tuleb lahendada
30 kalendripäeva jooksul
56.Protokolli kuupäevaks on
koosoleku toimumise kuupäev
57. Dokumendid liigitatakse peale lahendamist sarjadesse:
dokumentide loetelu alusel
58.Kui kaua (vastavalt arhiiveeskirjale) võib dokumente säilitada asjaajamises (töökohtadel)
Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini.
59.Mille kohta ja millal koostatakse arhivaalide loetelu? Eesmärk
Arhivaalide loetelu on asutuses alalhoitavate arhivaalide füüsilise ja intellektuaalse haldamise vahend. See loetleb asjaajamises tekkinud toimikuid või muid füüsilisi üksusi, kasutades dokumentide loetelust pärit liigitusskeemi.
Eesmärk on võimaldada ja jälgida arhivaalide kogu elukäiku alates nende loomisest kuni lõpliku eraldamiseni.
*asjaajamistoimikute
*muude füüsiliste isikute üle
60.Arhivaale võib hävitada ainult
AINULT HÄVITAMISAKTI ALUSEL
61. Mida tähendab dokumendiringlus?
Dokumendiringlus on dokumentide liikumine organisatsioonis alates nende loomisest või saamisest kuni nende täitmise või väljasaatmiseni.
62.Kas kõik organisatsioonid peavad dokumente registreerima? Millal on see otstarbekas?
Kõik organisatsioonid ei pea dokumente registreerima. Otstarbekas on see siis kui vaja mingit dokumenti leida .
63.Kas käsipostiga , faksiga ja e- postiga saabunud dokumendid kuuluvad registreerimisele? Millest see oleneb?
kuuluvad registreerimisele vajadusel. Oleneb sellest kui vajalik info on. Nt ametikirju ja haldusdokumente registreerime.
64.Nimeta riiklikud normdokumendid, kus on sätestatud dokumentide registreerimis kohustus avaliku sektori asutustele ja milliseid andmeid tuleb registrisse kanda?
Avaliku teabe seadus ja asjaajamiskorra ühtsed alused. Registrisse tuleb alati kanda liik, pealkiri, number, kuupäev, jõustumise kuupäev, juurdepääsu piirangud, andmed kehtivuse kohta, andmeid akti muutmise kohta.
65.Registreerimise kaks põhinõuet
*ühekordne
*haldusdokumendi järgi ( kirjade puhu)
66.Kas registreerid allkirjata dokumendi?
Olenevalt dokumendi sisust. Kui paberkandjal pole siis ei registreeri aga kui tuleb elektronpostiga elektrooniliselt allkirjastatud siis registreerin.
67.Kuidas toimid kui saabunud dokumendil ettenähtud lisad puuduvad?
Kui lisad puuduvad siis annan koheselt teada isikule kes on selle dokumendi vormistanud. Dokument registreeritakse peale lisade saabumist.
68.Millistele organisatsioonidele on elektrooniline register kohustuslik ja mis ajast?
on kohustuslik asutustele mis on avalikus sektoris. 2002. 1 märts.
69.Dokumentide menetlemise mõiste
tähendab, et juhtkond vaatab dokumendi üle ja märgib nendele korralduse asja lahendamise käigu kohta, dokumendiga seotud küsimused lahendatakse ja käsitlemise käigus vormistatakse vastusdokument, kontrollitakse asjade tähtaegset täitmist, tehakse teatavaks vastus , asja lahendamise tulemus.
70.Kas dokumendid saadetakse enne või pärast registreerimist juhtkonnale läbivaatamiseks?
Enne registreerimist. (välja saadetav dokument)
Dokument suunatakse juhtkonnale pärast registreerimist. ( sissetulevad dokumendid)
71.Kirjelda resolutsiooni sisu
1. Teostaja kelle suunatakse dokument täitmiseks
2.ettekirjutava tegevuse (nt täitmiseks, tutvumiseks)
3.tähtaja vajadusel
4.resolutsiooni kirjutaja allkiri
5.resolutsiooni kirjutamise kuupäev
72.Kirjelda dokumendi kehtestamise protseduuri
*dokumentide kooskõlastamine asutuste vahel
*dokumendi asutuse sisene kooskõlastamine
*allkirjastamine
*kinnitamine
*dokumendi registreerimine
73.Kuidas vormistatakse dokumendi kooskõlastamine
Dokumendile tehakse märge „kooskõlastatud“ ning märgitakse kelle poolt ja millal on kooskõlastatud ning mille alusel.
Asutuse siseselt : dokumentidele lisatakse kooskõlastaja allkiri, kuupäev, kooskõlastamise viisid ja kord on reguleeritus asutuse asjaajamiskorras.
74.Pikaajalise säilitustähtajaga dokument allkirjastati digitaalselt. Kas väljatrükk ja sell omakäeline allkirjastamine on vajalik? Põhjenda!
Ei ole vajalik, kuna see on digitaalselt juba allkirjastatud ja dokumenti pole vaja dubleerida.
75.Mis tingimustel loetakse dokument tähtaegselt vastatuks?
*vastus on sideettevõtetele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal
*või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on sikule teatatud
*või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud
76.Nimeta 5 Eesti arhiiviasutuse võrgu arhiivi (avalikku arhiivi)
ajalooarhiiv, riigiarhiiv , filmiarhiiv, TLN, Haapsalu, Tartu, Valga maa-arhiiv
77.Mida kontrollib arhiivijärelvalve organisatsioon?
Arhiivijärelvalve käigus kontrollitakse autuse dok-ja arhiivihalduse vastavust nõuetele, et jagada asutuse dokumentide dokumenteerimine ja arhivaalide säilitamine nende ülekandmiseni arhiivi.
78.Mis dokumentidega üldjuhul asutuses (kehtestatakse-kinnitatakse) asjaajamiskord ja dokumentide loetelu?
KÄSKKIRJAGA
79.Nimeta arhivaalide hävitamise viise?
sõltub teabekandja tüübist. Purustamine, põletamine, kustutamine.
80.Säilitustähtaegu dokumentidel kehtestatakse
*alatisena
*kuni 10 a
*kauem kui 10 aastat
81.Üheks lähtealuseks organisatsiooni asjaajamiskorra koostamisel on asjaajamiskorra ühtsed alused (riiklik õigusakt)
82.Miks on vaja asutusel dokumentide loetelu?
et planeerida ning juhtida asutuses loodavaid ning saadavaid dokumente. On vajalik dok. süstemateseerimiseks sarjadesse, ametikirjade indekseerimiseks dok. ülesleidmiseks ja säilitus tähtaegade määramiseks.
83.Milliste sisedokumentidega reglementeeritakse asutuse asjaajamist?
dokumentide loetelu, asjaajamiskord
84.Nimeta asjaajamiskorras kajastuvad peatükid
reguleerib
*dokumentide täitmist vastavalt õigusaktidele
*dokumentide vormistamist vastavalt standardile
*säilitustähtaegade määramine ja neist kinnipidamine
*dokumendiringlus – üleandmine arhiivi
85.Selgita, mis funktsiooni (mis on tema eesmärk) täidab avalik arhiiv?
Dokumenteerida mitmekülgselt Eesti ü/k ja selle arengut, säilitada rahvusliku kultuuripärandit järgnevatele põlvedele.
86.Mida tehakse dokumentidega asjaajamisperioodi lõpul:
*kontrollitakse süstematiseerimise kvaliteeti
*alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse peale asjaajamisperioodi lõppu arhiivihoidlasse.
*arhiiviväärtusega arhiivid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi
87.Menetluse lõpetanud dokumendid (aktiivne) liigitatakse sarjadesse, mis dokumendi alusel:
dokumentide loetelu alusel
88.Mis dokumenti on (arhiivi) teatis , mis andmeid see dokument sisaldab?
Arhivaari allkirja ja pitseriga tõestatud dokument isikuõiguste ja tehingute tuvastamiseks.
89.Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad?
algatuskiri , vastuskiri, kaaskiri
90.Tööandja vormistab töötajaga kirjaliku töölepingu
*alates 2 nädala jooksul peale tööle asumist
100.Missugusel plangil on nii kirjapeaväli kui kontaktandmete väli?
KIRJAPLANGIL
101.Mida peavad dokumendihaldusesüsteemid võimaldama?
peavad võimaldama dokumentide süstemateseerimist, nende organiseerimist , dokumentide liigitamist. Hallata dokumente terviklikult, kõikehõlmavalt. Eesmärk hõlbustada tööd ja muuta see efektiivseks.
102.Arhiiviseaduse rakendusaktis on
arhiivieeskiri
103.Registreerimisele kuuluvad dokumendid:
Tõend
Avaldus
Garantiikiri
104.Mis dokumente peab vormistama kui otsid tööd?
Elulookirjeldus CV
Kaaskiri
Motivatsioonikiri
105.Üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele juurdepääsu, teabenõude lahendamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise korda reguleerib:
AVALIKU TEABE SEADUS
106.Nimeta saabuvate (algatuskirja) ringluse toimingud:
*dokumentide vastuvõtmine
*dokumentide läbivaatamine ja sorteerimine
*dokumentide registreerimine
*dokumentide menetlemine
*(vastusdokument registreerimine –väljasaatmine)
*dokumentide paigutamine sarja toimikusse
107.Mis dokumentidega vormistatakse asjaajamise üleandmine?
AKT
108.Nimeta vastuslaused, mida tuleb määratleda asutuse asjaajamiskorras ( nimeta vähemalt seitse)
*asjaajamise korraldamine (kes vastutab)
*dok. vastuvõtmine ja väljasaatmine
*dok. registreerimine
*dok. ringlus
*dok. juurdepääsu tagamine
*dok. säilitamine
*dok. säilitamine ja arhiveerimine
109.Mis dokument on arhiivi ohuplaan , mis tegevusi analüüsitakse ohupaani koostamisel
mis määrab õnnetustele reageerimise protseduurid ja kahjustuste likvideerimise meetodid. Analüüsitakse arhivaalide kaitset, päästmise ja taastamise meetmeid hädaolukordades, tagajärgede likvideerimist.
110.Mida tähendab arhivaalide eraldamine?
on protseduur mille käigus asutus märatseb hävitamisele kuuluvad arhivaalid ning lubava hindamisotsuse olemasolul teostab nende otsuse.
111.Mis andmeid sisaldab saabumismärge?
autuse nime, kuhu dokument saabub
saabumise kuupäeva
registriindeksit
112.Oranisatsiooni tegevus on dokumenteeritud, kui
asutuse tegevuse kohta on loodud piisavalt dokumente ja neid hoitakse alal kehtestatud
113.Mõisted „märgukiri“ ja „selgitustaotlus“ selgitab
märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadust
114.Mis andmeid sisaldab arhivaalide loetelu, miks seda dokumenti vaja on?
näed ära, mis dokumendid on tekkinud, kaua säilivad, juurdepääsupiirangud
Sealt saab teada, mis dokumendid kuuluvad püsivale säilitamisele ja millised tuleb hävitada

115.Nimeta dokumendi elukäigu tegevused?
Aktiivne- dok pannakse toimikusse, toimikud säilitatakse töökohtadel, lõpus kontrollitakse toimikute süsteemi kvaliteeti.
Poolaktiivne-dokumentide loetelu iga sarja kohta koostatakse arhivaalide loetelu, mille alusel hoitakse dokumente asjaajamises.
* Alatised ja pikaajalised dokumendid- arhiveeritakse
*alatised ja pikaajalised arhivaalid – arhiivihoidlasse
*lühiajalised arhivaalid – kas jäävad hoidlasse või hävitatakse , arhivaalid hoidlasse
(arhiivi hoidlasse) Passiivne- alatised/pikaajalised . Tagatakse hoiutingimused, juurdepääs arhiiviväärtusega arhivaalid avalikku arhiivi ja ülejäänud hävitatakse, kui tähtaeg on.

116.Ametikirja eriliigid vormistatakse:
organisatsiooni kirjaplangile
117.Mida tähendavad dokumendi metaandmed?
Dokumendi konteksti, sisu ning loomise ajalugu kirjeldavad andmed.
118.Mis on organisatsiooni asjaajamise eesmärk?

*kajastatava väärtusliku teabe talletamine ja säilitamine.
*toetada ja tõestada organisatsiooni eesmärkide saavutamist



119.Mida tähendab SEIRE , AUDIT
seire- (monitooring) on millegi muutuste pidev jälgimine ( vaatlus ) mingi ajavahemiku jooksul.
Audit- info kogumine, mille käigus uuritakse midagi (toodet, ettevõtet, projekti). Eesmärk on teha kindlaks uuritava objekti vastavus nõuetele.
120.Arhivaalide kogumist, hindamist, arhiveerimist,, säilitamist, nende juurdepääsu korraldamist, samuti järelvalvet asjaajamise üle asutuse reguleerib
arhiivieeskiri
121.Missuguseid dokumendiringlusi eristatakse?
*saabunud dok. ringlus
*väljasaadetavate dok. ring.
*sisedokumentide ringlus
122.Dokumente hallatase, pidades silmas
dokumentide praktilist, teabe ning ajaloolist väärtust
123.Arhiiviväärtusega paberarhivaalid antakse üle avalikku arhiivi 20 aasta pärast dokumendi koostamist!