annab arhiiviväärtuse, on riigi omand ning seda säilitab Rahvusarhiiv. § 9. Arhivaalide säilitamine ja kaitse (1) Arhivaale tuleb hoida nõuetekohastes tingimustes, hoides ära nende lubamatu kasutamise, kahjustumise ja hävimise. (2) Arhivaalis sisalduvat teavet võib üle kanda teisele teabekandjale, kui teabe hoidmine teisel teabekandjal on põhjendatud. § 10. Juurdepääs arhivaalile ja arhivaali kasutamine (1) Rahvusarhiivis säilitatavale arhivaalile on juurdepääs vaba, kui sellele ei laiene avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses või muus seaduses kehtestatud piirangud. (2) Rahvusarhiiv võimaldab arhivaaliga tutvuda. Arhiivis kohapeal arhivaaliga tutvumise eest Rahvusarhiiv tasu ei võta. (3) Rahvusarhiiv võib arhivaali kasutamist piirata teabekandja halva füüsilise seisundi tõttu või
-tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides. Kui arhivaalide hoidmine tööruumides pole turvaline ja hoidlas ruumi jätkub, on õigem ka lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid anda hoidlasse. Oluline on tagada, et need arhivaalid säiliksid autentsetena, kasutatavatena ja juurdepääsetavana kogu säilitusaja jooksul
teise asutuse arhiiviga. Dokumentide algne päritolu ja liitmise aeg peavad olema jälgitavad. 2. Asutus käsitleb kõiki oma dokumente, sh andmekogudes olevat teavet olenemata teabekandjast ühe terviku, s.o arhiivi osana. 3. Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt, et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. 4. Arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist. Dokumentide liigitusskeem- (1) Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks välja funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. (3) Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist;
110 aastat, alates isiku sünnist, kui isiku surma pole võimalik tuvastada, või 75 aastat, alates dokumendi tekkimisest, kui isiku surma ega sündi pole võimalik tuvastada. (4) Kuriteo tõkestamise, kurjategija tabamise või kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamise huvides võib juurdlus- või eeluurimisorgan kehtestada asjassepuutuvate isikute isikuandmeid sisaldavale arhivaalile juurdepääsupiirangu, teatades sellest arhivaali valdajale. (5) Ärisaladuseks tunnistatud teavet sisaldavale arhivaalile kehtib juurdepääsupiirang 20 aastat, alates teabe tunnistamisest ärisaladuseks. Ärisaladust sisaldava arhivaali kasutamine enne juurdepääsupiirangu lõppemist on võimalik omaniku loal või kohtu-, juurdlus- või eeluurimisorgani nõudel. (6) Omanik võib eraarhivaali üleandmisel arhiivi kehtestada arhivaalile juurdepääsupiirangud. Arhivaalile juurdepääsu tingimused sätestatakse lepingus.
kasutamine tänastele ja tulevastele põlvkondadele · Rahvusarhiivi kuuluvad ajalooarhiiv, riigiarhiiv ja filmiarhiiv. · Avatud 3.märts 1920 Tartus Rahvusarhiivi ülesanded on: · Koguda ühsikonnale olulist dokumenteeritud teavet · Pakkuda kogude võimalikult laia kasutamist · Hoida kogusid heades säilitustingimustes · Võtta vastu digitaalarhivaale Rahvusarhiivi kogud hõlmavad: · 8,8 miljonit arhivaali · 9,5 miljonit meetrit filmijäädvustusi (vanimad 1908. aastast) · enam kui pool miljonit fotot (vanimad 19. sajandist) · ligi 100 000 kaarti (vanim 17. sajandi esimesest poolest) · teadaolevalt 2200 pitserit · ca 1500 pärgamentdokumenti Tuletorni komplekis plaan Hingeloend VastseLiina elanikkond KASUTATUD KIRJANDUS www.ra.ee www.erm.ee TÄNAN KUULAMAST!
(2) Funktsiooni üleandmisel teisele asutusele liidetakse asjaajamises lõpetamata dokumendid teise asutuse arhiiviga. Dokumentide algne päritolu ja liitmise aeg peavad olema jälgitavad. (3) Asutus käsitleb kõiki oma dokumente, sh andmekogudes olevat teavet olenemata teabekandjast ühe terviku, s.o arhiivi osana. (4) Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt, et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. (5) Arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist. § 4. Arhiivi hoidmine (1) Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul või avalikku arhiivi üleandmiseni peavad dokumendid olema ülesleitavad ja kättesaadavad. . 3. peatükkDokumentide liigitamine § 6. Liigitusskeem
aastal kinnitatud arhiiviseaduse alusel alustas 1999. aasta 1. jaanuarist tegevust rahvusarhiiv (lähemalt arhiivide ja arhiivinduse ajaloost Eestis: ajalooarhiiv, riigiarhiiv, filmiarhiiv). 1. jaanuarist 2012 kehtib arhiividele uus arhiiviseadus. Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. Rahvusarhiivi kogud hõlmavad: 8,8 miljonit arhivaali (vanim 1240. aastast), enam kui 11 miljonit digitaalkujutist veebis (ca 1,5% kogudest, ca 125 000 arhivaali), 9,5 miljonit meetrit filmijäädvustusi (vanimad 1908. aastast), enam kui pool miljonit fotot (vanimad 19. sajandist), ligi 100 000 kaarti (vanim 17. sajandi esimesest poolest), teadaolevalt 2200 pitserit, ca 1500 pärgamentdokumenti. Kaartide infosüsteem. Kaartide infosüsteem sisaldab peamiselt Eesti kahes suuremas arhiivis --
Arhivaalis sisalduvat teavet võib üle kanda teisele teabekandjale, kui teabe hoidmine teisel teabekandjal on põhjendatud. Kasutamine. Rahvusarhiivis säilitatavale arhivaalile on juurdepääs vaba, kui sellele ei laiene avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses või muus seaduses kehtestatud piirangud. RA võimaldab arhivaaliga tutvuda. Arhiivis kohapeal arhi-vaaliga tutvumise eest RA tasu ei võta. RA võib arhivaali kasutamist piirata teabekandja halva füüsilise seisundi tõttu või kui kasutamine võib arhivaali kahjustada, tagades võimaluse korral juurdepääsu arhivaalis sisalduvale teabele. RA väljastab isiku õiguste või tehingute tõendamiseks arhiiviteatise. RA-le üleantavale eraõiguslikule dokumendile juurdepääsu tingimused sätestatakse lepingus. Lepingus sätestatud juurdepääsupiirang ei tohi kehtida kauem kui 50 aastat alates dokumendi üleandmisest.
7) arhiivinimistu või hävitamisakti kava; 8) muud hindamise läbiviimiseks vajalikud andmed. 10. Millal antakse arhivaalid üle avalikku arhiivi? (1) Andmekogu avalikule arhiivile üleandja ja üleandmise üksikasjad lepitakse kokku koostöös avaliku arhiivi ja andmekogu vastutava töötlejaga. (2) Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. (3) Arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmise tähtaja pikendamiseks esitab arhiivimoodustaja riigiarhivaarile taotluse, milles märgib ära: 1) kõnealuste arhivaalide koosseisu; 2) põhjenduse üleandmise tähtaja pikendamiseks; 3) ettepaneku uueks üleandmise tähtajaks, mis ei ole pikem kui 10 aastat. 11
sisukorra. Kuid on avastatud, et on puudu kaks alapeatüki ja pole teada kas see on kehtetu või see on lihsalt viga. Asjaasmiskord on lühike, kuid meie arvates on mingil määral puudu informatsioonist, nagu asutuse asjaajamisperioodi, dokumendiringlus. Ilmselt kool kasutab ka mingi tarkvara dokumentide registreerimiseks ja haldamiseks, selleks võib rohkem kirjutada. Praegu pole enam arhivaali hüvitamist. 5. Meile tundub, et antud asjaajamiskord on kasutajasõbralik. Seda on lihtsasti leida, see pole pikk ja enamuses koosneb olulisest informatsioonist. Tekst pole keeruline, seega kasutajad saavad sellest hästi aru. Üksikute sõnade definitsiooni saab leida seadustes või üldiselt Internetis. Arvame, et see võiks olla jälgitav. Kindlasti see on kasuitajale abiks, sest seadusi on palju ja sisu
Mis toimus Jälgimäe külas Elades veidi linnast väljas, Saku vallas, Jägimäe külas, siis hakkas mind huvitama küla ajalugu ja erinevad lood, mis kunagi juhtunud on. Arhiivist tellisin erinevate talude toimikuid. Kokku tellisin 12 arhivaali, millest pooled sobisid minu teemaga. Lähemalt uurima hakates avastasin, et ainult kahest arhivaalist on mul materjali millest kirjutada. Teistes olid üldised arvud ja nimed ning need ei andnud tervikliku pilti. Kuid mis toimus Jälgimäel, sellest sain aimu lugedes raamatut " Jälgimäe- Pääsküla- Nõmme Ajaloolisi materjale", mis on koostanud Lembit Teinbas, kuid raamatu kirjutamisest on osavõtnud ka Enn Tarvel, Leho Lõhmus, Mati Nappus, Enn Kasemaa jne. Lepatänava talu
Loetelu täiendatakse iga asjaajamisperioodi lõppedes, edaspidi tehakse loetelusse kanded ka arhivaalide eraldamisel · Hävitamiseks (hävitamisakti kuupäev) Või · Üleandmiseks (üleandmisakti kuupäev). Arhivaalide loetelu vormingusse kuuluvad: -organisatsiooni nimetus -dokumendi liiginimetus ARHIVAALIDE LOETELU -funktsiooni nimetus -sarja tähis -sarja pealkiri -sarja säilitustähtaeg. Arhivaalide loetelu tabeli vormingusse kuuluvad · Arhivaali järjekorranumber · Pealkiri · Toimikute hulk, mis asjaajamisperioodi jooksul sarjas on tekkinud. NB! Ühe toimiku paksus ei või olla rohkem kui 200-250 lehte · Asjaajamisperiood, mille jooksul toimikud tekkisid · Andmed arhivaalide eraldamise kohta (hävitamine või üleandmine) · Andmekandja · Juurdepääsupiirang · Arhivaalide hulk asjaajamisperioodide kaupa · Hoiukoht arhiivihoidlas.
kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt. arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi üleandmine- Arhivaale väljastab hoidlast ja nende tagastamist kontrollib arhivaar. Kui arhivaalile ei kohaldata juurdepääsupiirangut, väljastab ülikooli arhivaar isiku või asutuse avalduses taotletud arhivaali kohta ärakirja, väljavõtte, duplikaadi, koopia, arhivaali alusel koostatud teatise või edastab suulist teavet. Juurdepääsupiiranguga arhivaalide kasutamine reguleeritakse rektori käskkirjaga. dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korraldamine- Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud täitja, mitme täitja puhul resolutsioonis esimesena märgitu.
puhul? Arvestada järgmisi tegureid: o Varundussüsteemid; o Meediumi füüsilise kahjustumise ennetamine; o Riist- ja tarkvara vananemine. 20. Mis on juurdepääs? Organisatsioonis peavad olema juhised, millega reguleeritakse, kellel ja missugustel asjaoludel on võimalik juurdepääs dokumentidele. Juurepääs on füüsiline ja informatsiooniline. Füüsiline juurdepääs on õigus ja võimalus dokumenti või arhivaali kasutada saades selle enda kätte Informatsiooniline juurdepääs on õigus ja võimalus tutvuda dokumendi või arhivaali sisuga 21. Miks võib dokumentidele juurdepääs olla piiratud? Juurdepääs dokumentidele võib olla piiratud selleks, et kaitsta: o isikuandmeid ja eraelu; o autoriõigust ja ärisaladust; o omandi puutumatust (füüsilist, finantsilist); o riigi julgeolekut; o seadustest tulenevaid eriõigusi ja muid ametihüvesid. 22
dokument saabus. dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine- Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt. arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi üleandmine- Arhivaale väljastab hoidlast ja nende tagastamist kontrollib arhivaar. Kui arhivaalile ei kohaldata juurdepääsupiirangut, väljastab ülikooli arhivaar isiku või asutuse avalduses taotletud arhivaali kohta ärakirja, väljavõtte, duplikaadi, koopia, arhivaali alusel koostatud teatise või edastab suulist teavet. Juurdepääsupiiranguga arhivaalide kasutamine reguleeritakse rektori käskkirjaga. dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korraldamine- Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud täitja, mitme täitja puhul resolutsioonis esimesena märgitu.
Tänaseks on rekonstrueeritud 50 % hoonest. Valminud on fotolaboratoorium, II korruse hoidlad, uurimissaal, järge ootavad 80-kohaline kinosaal ja esimese korruse hoidlad. Filmilaboratooriumisse on seadistatud filmide ultraheliga puhastamise masin. Seoses Eesti taasiseseisvumisega 1991. aastal muutusid suures osas ka arhiivitöö põhialused. Fondide lahtisalastamine algas juba 1987. aastal. Uurijatel on arhivaalidele vaba juurdepääs juhul, kui seda lubab arhivaali tehniline seisukord ja kui kasutamist ei piira eraomandiga seotud lepingulised suhted. 1999. aastast on Filmiarhiiv Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Filmiarhiiv Nagu ajaloo peatükis ütlesin, siis filmiarhiiv on eriarhiivina Rahvusarhiivi struktuuriüksus eritüübilistele teabekandjatele jäädvustatud arhivaalide kogumiseks ja säilitamiseks. Filmiarhiiv täidab Arhiiviseadusega avalikule arhiivile pandud ülesandeid.
Eraldatakse mittearhiiviaines. Metallkinnitid (kirjaklambrid jms) eemaldatakse. Kinnitusviisist olenemata ei lõhuta tööstuslikke köiteid (nt õmmeldud või klammerdatud kaustikud, registreerimisraamatud jms). Kui põhiline osa dokumentidest on A4 formaadis, kuid üksikutes arhivaalides esineb suuremaformaadilisi dokumente, võib need olenevalt suurusest ühe või enama murdega kokku murda. Tolmused ja määrdunud arhivaalid puhastatakse pehme kummi ja pintsli või kuiva pehme lapiga. Arhivaali kaantesse kinnitamisel lisatakse üks valge leht tiitellehe ette ning üks leht kinnituskirjeks säiliku lõppu. Üldjuhul kasutatakse alatise säilitustähtajaga arhivaalide kinnitamiseks ja arhivaalide terviklikkuse tagamiseks formaadile ja eelnevale kinnitusele (2 või 4 auku) vastavaid 2 või 4 paelaga varustatud pappkaasi. Lehti võib kinnitada ka pleegitamata linase niidiga pappkaantesse õmmeldes. Õmblemisel kaasi ja arhivaale ei voldita. Õmblus teostatakse 4-5
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus DOKUMENDIHALDUST REGULEERIVAD ÕIGUSAKTID A) Määrused; b) Arhiivieeskiri; c) Asjaajamiskorra ühtsed alused. ARHIIVISEADUS: loob Eesti arhiivisüsteemi, sätestab arhivaalide kogumise, hindamise arhiveerimise, säilitamise ja nendele juurdepääsu korraldamise, seab sisse arhiivijärelvalve asjaajamise üle. Seadusega on kehtestatud arhivaali omaniku või valdaja vastutus arhivaalide säilitamise, loata hävitamise või kasutamiskõlbmatuks muutmise eest teabekandja rikkumise või arhivaali säilitusnõuete eiramise tõttu. Arhiivieeskiri: reguleerib ja täpsustab dok. hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikku arhiivi. Arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsukorraldamist
neile juurdepääsu võimaldamise; nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest; avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise; Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. Dokumentide ja arhivaalide haldamine enne Rahvusarhiivile üleandmist Dokumentide hindamine Arhivaalide üleandmine Arhivaalide säilitamine ja kaitse Juurdepääs arhivaalile ja arhivaali kasutamine Dokumendi ja arhivaali kasutamiskõlbmatuks muutmine Dokumendi ja arhivaali ebaseaduslik hävitamine Arhiivinduse koordineerimine: Rahvusarhiiv ja riigiarhivaar Arhiivinõukogu Kohaliku omavalitsuse arhiiv Kultuuri- ja ajalooväärtusega dokumendikogu Arhiivieeskirja kehtestamine Arhiivieeskiri 01.01.2012 Reguleerimisala: reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid
EKSAMIKS 1. ORGANISATSIOONI DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE Põhimõisted Dokument – on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on saadud või loodud asutuse või isku käigus. Tõestusväärtus – võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist, dokument on autentne või usaldusväärne. Teabeväärtus – dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms kohta. Dokumendiga seotud isikud – autor (organisatsioon), adressaat/saaja, koostaja(annab sisu), vormistaja, allkirjastaja, dokumendisüsteemi haldur. Metaandmed – dok. kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendi süsteemis. Andmed dok registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendi liik – tuleneb dokumendi sisu ehitamise viisist ja vormielementide kasutmisest (nt kiri, protokoll, avaldus) Dokumendi elukäik – kõik tegevused dokumendiga alates tema loomisest või saamisest kuni hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine ...
nii e-kirja kujundust, manuste linke kui ka seotud sõnumeid. Kontekst on informatsioon, mis tavaliselt kuulub kirja päisesse: saatja, saaja, kuupäev jms. Saabunud ja väljaminevad e-kirjad salvestatakse automaatselt asutuse serverisse keskandmebaasi, kus neid hallatakse e-posti süsteemiga (hetkel levinuim MS Outlook), mis on oma olemuselt e- posti suhtlust hõlbustavad, mitte dokumendihalduse vahendid. Selleks, et dokumendi väärtusega e-kirja hallata kui dokumenti ja arhivaali, tuleb see hõlmata elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi. E-kirjade säilitamine tagavarakoopiatel või salvestamine eri kataloogidesse e-posti süsteemis ei vasta nõuetekohasele dokumendihaldusele, sest need ei taga dokumentide hõlmamiseks, haldamiseks ja hävitamiseks vajalikke tingimusi, ei kindlusta nende turvalisust ega võimalda neile juurdepääsu (Managing Electronic... 2002). Digitaaldokumente on oluline säilitada nii, et vajadusel oleks võimalik neid kiiresti leida ja kasutada
kui ta on pikaajalise säilitus tähtajaga 55.Märgukiri ja selgitustaotlus tuleb lahendada 30 kalendripäeva jooksul 56.Protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev 57.Dokumendid liigitatakse peale lahendamist sarjadesse: dokumentide loetelu alusel 58.Kui kaua (vastavalt arhiiveeskirjale) võib dokumente säilitada asjaajamises (töökohtadel) Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. 59.Mille kohta ja millal koostatakse arhivaalide loetelu? Eesmärk Arhivaalide loetelu on asutuses alalhoitavate arhivaalide füüsilise ja intellektuaalse haldamise vahend. See loetleb asjaajamises tekkinud toimikuid või muid füüsilisi üksusi, kasutades dokumentide loetelust pärit liigitusskeemi.
1) Pealkiri ( arhiivi pealkiri ja arh. moodustaja pealkiri ei pea ühtima) 2) Materjalide piirdaatumid 3) Kogus 4) Arhiivimoodustaja 5) Hoiustamise ajalugu 6) Sisu- ja teema ( arh. moodust funktsioonid, tegevus) 7) Korrastussüsteem ( millist printsiipi kasutades on arhiiv korrastatud. Kronoloogilises järjestuses, osakondade jne järgi. Kaasaegsed arhiivid on kõik funktsionaal-kronoloogilises järjestuses) · Sari 1) Pealkiri 2) Piirdaatumid 3) Sisu ja teema · Toimiku e. arhivaali 1) Pealkiri 2) Piirdaatumid 3) Viit e. viitekoodid, koosneb 4 osast. a) Arhiiviasutus EAA. ( Eesti ajalooarhiiv) b) Arhiivinumber (gener. Fondide raamatus) EAA.105. (Tallinna Ringkonnakohus) c) Sarjanumber (vanasti nimistu) EAA.105.1.(sarja tähis) d) Säiliku tähis EAA.105.1.112 (säiliku nr) 2. Arhiivimoodustaja kirjeldus: 1) Põhiandmed: Kohustsulik element. Org
Eesti avalikud arhiivid, välja arvatud Tallinna Linnaarhiiv ja Narva Linnaarhiiv (Rahvusarhiiv1, 2015). Rahvusarhiivi peamisteks ülesanneteks on: · koguda sellist dokumenteeritud teavet, mis on ühiskonnale oluline; · pakkuda kogude kasutamist; · säilitada kogusid heades tingimustes; · osaleda elektroonilise dokumendihalduse arendamisel; · aksepteerida digitaalarhivaale (Rahvusarhiiv2, 2015). Rahvusarhiivi kogudesse kuulub: · 8,8 miljonit arhivaali; · üle 14. miljoni digitaalkujutise veebis; · 9,5 miljonit meetrit filmijäädvustusi; · üle poole miljoni foto; · umbes 100 000 kaarti; · ca 1500 pärgamentdokumenti (Rahvusarhiiv2, 2015). Rahvusarhiivi kogud on leitavad nii arhiivide, sarjade ja arhivaalide pealkirjade kui ka suvaliste märksõnade järgi arhiivi infosüsteemi AIS vahendusel (Rahvusarhiiv2, 2015). Ajalooarhiivi kogudesse kuulub 2,7 miljonit säilikut, millest enamus on paberdokumendid.
2 Juhise normatiivne keskkond Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning juriidilised isikud peavad tagama oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide säilimise seadustega või nende alusel kehtestatud õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul või käesolevas seaduses ettenähtud korras arhiivi üleandmiseni (arhiiviseaduse § 31 lg 1). Arhivaali omanik või valdaja vastutab arhivaalide säilimise eest seadusega ettenähtud ulatuses ja korras (arhiiviseaduse § 38 lg 4). Arhiiviseaduse ja -eeskirja täitmiseks arhiivimoodustajad: tagavad asjaajamise käigus seadustest ja teistest õigusaktidest tulenevate üles- annete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
Konserveerimine - eesmärgiks on materjalide stabiliseerimine originaalsel kujul nende keemilise ja füüsikalise töötlemisega Restaureerimine (ennistamine) - eesmärgiks on taastada objekti oletatav varasem olek. Püütakse taastada objekti neid omadusi, mis on kaduma läinud, aga mis oletatavasti on olnud selle objekti terviklikkuse seisukohalt olulised. Minimalismiprintsiip - Arhivaalide korral peab igasugune töötlus olema võimalikult minimaalne ja säilitama arhivaali võimalikult nii nagu see on meieni jõudnud. Pööratavus - Selle nn. minimalismiprintsiibiga seostub ka nõue töötluste pööratavusele kõik see, mis me objektiga ette võtame peab olema võimalikult väikeste kahjudega uuesti eemaldatav. Dokumenteeritus - kõik säilitustegevused peaksid olema dokumenteeritud. Dokumenteeritus on oluline nii säilitamise seisukohast (millistes tingimustes on hoitud arhivaale), aga ka näiteks dokumentide autentsuse seisukohast (kuidas teostatud
Kuna teave objektide varasema seisundi kohta on alati puudulik, viib restatureerimine paratamtult suurematele või väiksematele muutustele objektis. Teabeasutustes säilitatavate objektide põhifunktsioon, olla infoallikaks, tingib vajaduse nende säilitamiseks võimalikult muutmata kujul. Minimalismiprintsiip - Arhivaalide korral peab igasugune töötlus olema võimalikult minimaalne ja säilitama arhivaali võimalikult nii nagu see on meieni jõudnud. Pööratavus - Selle nn. minimalismiprintsiibiga seostub ka nõue töötluste pööratavusele kõik see, mis me objektiga ette võtame peab olema võimalikult väikeste kahjudega uuesti eemaldatav. Dokumenteeritus - kõik säilitustegevused peaksid olema dokumenteeritud. Dokumenteeritus on oluline nii säilitamise seisukohast (millistes tingimustes on hoitud arhivaale), aga ka näiteks dokumentide autentsuse seisukohast (kuidas
kaevatakse. Näiteid selle sätte rikkumise kohta saab tuua ka ministeeriumide praktikast. Riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste juhid on kohustatud soovijaid isiklikult vastu võtma selleks ettenähtud ja teatavaks tehtud vastuvõtuaegadel, kuid mitte harvem kui üks kord kuus. 2.3. Arhiiviseadus Defineerib käesolevas seoses vajalikud mõisted asjaajamine, arhiveerimine, arhiiv, dokument, arhivaal, arhivaali omanik, eraarhivaal. AS loob Rahvusarhiivi. Arhiivijärelevalve on meetmete süsteem, mis tagab kontrolli avalike arhivaalide kogumise, arhiveerimise, säilitamise, kaitse, juurdepääsu korraldamise, arhivaalide kohta andmete arhiiviregistrisse kandmise ning hävitamise üle ja asutuste asjaajamise vastavuse seadusele, arhiivieeskirjale ja asjaajamist reguleerivatele õigusaktidele.
omavoli, ebaseaduslik riigipiiri ületamine), avaliku korra vastased süüteod (avaliku korra rikkumine, looma julm kohtlemine, omavoliline sissetung, riigilipu kasutamise korra rikkumine jms), avaliku võimu teostamise vastased süüteod, nagu vägivald võimuesindaja ja avalikku korda kaitsva muu isiku suhtes, ametliku vormiriietuse ja ametitunnistuse ebaseaduslik kasutamine, valeandmete esitamine, sünnist ja surmast teatamata jätmine, arhivaali ebaseaduslik hävitamine või kasutuskõlbmatuks muutmine jms teod. Nendest süütegudest on kõige raskemini karistatavad avaliku julgeoleku vastased süüteod (näiteks kuritegeliku ühenduse organiseerimine viie- kuni viieteistaastase vangistusega). Ametialased süüteod (KarS §-d 288–301) on süüteod, mille toimepanijaks on ametiisik. Ametiisik karistusseadustiku mõttes on isik, kellel on ametiseisund riigi või kohaliku
sõjaväehaiglate vanemkorrapidajad, merelaevade kaptenid. 51 Eestis on notari pädevusse kuuluvate tehingute tegemiseks õigustatud : 1) konsulaarametnik - konsulaarseaduses sätestatud tingimustel; 2) valla- ja linnasekretär - dokumendi ärakirja ja väljavõtte õigsuse kinnitamisel, allkirja (sh allkirjanäidise) õigsuse kinnitamisel, auto kasutamise volikirja tõestamisel, pensioni, elatisraha ja toetuste vastuvõtmise volikirja tõestamisel; 3) avalik arhiiv - arhivaali ärakirja ja väljavõtte ning arhiiviteatise õigsuse kinnitamisel; 4) kohtunik, kohtunikuabi, kohtu kantseleijuhataja, kohtu arhivaar ning kinnistus- ja registrisekretär - kohtus säilitatava dokumendi ärakirja ja väljavõtte õigsuse kinnitamisel; 5) vannutatud maamõõtja - piiriprotokollil ning kinnisasja piiri muutmiseks antud nõusolekul oleva allkirja õigsuse kinnitamisel; 6) vandetõlk - dokumendi tõlke ja ärakirja õigsuse kinnitamisel; 49 Vt. Samas. Lk110-113. 50
annaabi.ee 
