Dokumendihalduse aluste definitsioonid (0)

Ajatempel - tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mis tõendab dok olemasolu kindlal ajahetkel.
Andmed - isikuandmed «Isikuandmete kaitse seaduse» tähenduses või muud andmed, mida töödeldakse andmekogus riigi, kohaliku omavalitsuse või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku ülesannete täitmiseks.
Andmed- inimesele/masinale arusaadaval kujul formaliseeritud (erilisel viisil vormindatud) info esitlusviis, mida saab kasutada suhtluseks , tõlgendamiseks, säilitamiseks või töötluseks.
Andmekogu - riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalikõigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks.
Andmesubjekt - isik, kelle isikuandmeid töödeldakse.
Arhiiv - asutuse või isiku dok terviklik kogum
Arhiivi ülesanded: arhivaalide kogumine; arhivaalide säilitamine; arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine; arhivaalide kasutamise korraldamine
Arhiivimoodustaja - asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale.
Arhivaal – dok, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. See on osa rahvuslikust kultuuri-pärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle RA.
Arhivaar- isik, kes töötab arhiivis ja korraldab arhivaale
Asjaajamine - dok loomine, registeerimine, edastamine , süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleviimiseni arhiivi. Tegevused isiku v organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks.
Asjaajamiskord- alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks.
Asutuse dokumendiregister - digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dok registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik.
Asutuse dokumentide loetelu - asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dok haldamiseks dok loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.
Avalik arhiiv - arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses;
Avalik teave - mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.
Digitaalallkiri - tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.
Digitaalne dokument- masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument
Digitaalne tempel - tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida digitaalse templi sertifikaadi omanik kasutab tõendamaks digitaalse dokumendi terviklust ning oma seost sellise dokumendiga.
Dispositsioon – määratakse konkreetne tegu või tegevusetus, mis tunnistatakse õigusrikkumiseks või kuriteoks.
Dok. registreerimine- hõlman dok süsteemi, saab endale reg.nr ja kuupäeva (e viida)
dokumendi element- informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu.
Dokumendi elukäik- Aktiivne ( dok sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt), Väheaktiivne (säilitatakse arhiiviruumis), Mitteaktiivne (hävitatakse või arhiveeritakse)
Dokumendi elukäik: Loomine (koostamine, salvestamine ,allkirjastamine), Saamine (terviklikkuse kontroll, konventeerimine sobivamasse vormi), Registreerimine (liigitusüksuse valimine, avamine ja säilitustähtaja valimine, juurdepääsupiirangu seadmine ), Hoidmine ja kasutamine ( arhivaaride loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise jälgimine), Eraldamine (säilitamise ajakava jälgimine, eraldamisele kuuluvate dok määramine, dok eraldamine teise süsteemi edasikandmiseks), Hävitamine (hävitamisakti koostamine, kooskõlastamine, vormistamine, hävitamine), Üleandmine (arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine)
Dokumendi funkts: juhtimine, sarjad, toimik
Dokumendi Hõlmamine- füüsiline paigutamine pealkirjaga toimikusse või kausta, kus dok paiknevad kronoloogilise järjestuses. Eesmärgiks seostada dok selle loojaga ja tema tegevusega , dok koha andmine dok.süst koos sellest tulenevate seostega, seostada dok süsteemi teiste dokumentidega.
Dokumendi kohustuslikud elemendid on: autor; kuupäev; tekst; allkirjastaja.
Dokumendi omadused ( Audentsus - dok on just see mis ta olema peab, loojaks v saajaks on isik, kes pidi selle looma või saatma, dok on loodud või saadud ajal mil ta pidi, Usaldusväärsus- dokumendi omadus, mis näitab, et dokumendi sisu võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus, Terviklikkus - dokument on terviklik ja seda ei ole muudetud; dokumendi kaitsmine lubamatu muutmise eest on hädavajalik, Kasutatavus - kasutatav on dokument, mille asukohta saab kindlaks teha, mida saab üles leida, esitada ja tõlgendada; dokumendi koht organisatsiooni tegevuse ja funktsioonide laiemas kontekstis peab olema tuvastatav.)
Dokumendi registreerimine- eesmärk on anda tõestus dok loomise ja dok.süsteemi hõlmamise kohta. Sisaldab dok kohta metaandmete märkimist ja ainuidentifikaatori andmist.
Dokumendi vorm- määrab, kuidas elemendid dok peal paiknevad.
Dokumendihaldur- laiapõhjalise ettevalmistusega spetsialist, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja tehnoloogiast .
Dokumendihalduri tööülesanded: dok süst toimimise tagamine; dok haldamise alusdok väljatöötlemine, arhiivihalduse korraldamine; töötajatele dok hald alase koolituse korraldamine ; erialane nõustamine
Dokumendihaldus - halduse ala, mis tegeleb dok loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ja eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealjuures organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info dok.süsteemi hõlmamise ja dokumentidega alalhoidmisega.
Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid- arhiivieeskiri, asjaajamiskorra ühtse alused.
Dokumendihaldussüsteem- dok haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagasmise elektrooniline tarkvara .
Dokumendi sisu- info, tähendus enda jaoks.
Dokumendisüsteem – riist ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dok hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Koosneb: dokumendid , dokumentide haldamise toimingud, inimesed ja tehnoloogia . Omadused: usaldusväärsus, terviklikkus, vastavus õigusaktidele, kõikehõlmavus, süsteemsus.
Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on saadud või loodud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (Põhiomadus- sisu muutmatus!)
Dokumenteerimine - info tõendamiseks selle süstemaatiline, eesmärgipärane, ja detailne salvestamine kas kirjalikult või elektroonselt.
Dokumentide loetelu- asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsutingimusi.
Dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid- Dokumendi loomine või saamine/ Liigitamine -registreerimine-säilitustähtaja määramine-hoidmine ja säilitamine- juurdepääs ja kasutamine- kasutamise jälgimine- eraldamine/hävitamine või üleandmine.
Dublin Core- metaandmeelementide loetelu valdkonnavahelisteks inforessursside kirjeldamiseks.
EDHS- elektrooniline dokumendihaldussüsteem- dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara.
EIS- eelnõude infosüsteem- töökeskkond, kus toimub dokumentide asutustevaheline kooskõlastamine, edastamine ja valitsuse istungile esitamine ning avalik konsultatsioon.
Funktsioon- üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet.
Haldusakt – haldusorgani poolt haldusülesannete täitmisel avalik-õiguslikus suhtes üksikjuhtumi reguleerimiseks antud, isiku õiguste või kohustuste tekitamisele, muutmisele või lõpetamisele suunatud korraldus, otsus, ettekirjutus , käskkiri või muu õigusakt.
Haldusõigus – avaliku õiguse haru, mille normid reguleerivad avalikku haldus teostavate organite moodustamist ja funktsioneerimist ning sealjuures tekkinud suhteid eesmärgiga tagada avalike huvide realiseerimine .
Hävitamisakt – asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga.
Hüpotees – eeldus või tingimus, mille esinemisel on see õigusnorm kohaldatav
Informatsioon- edasiantud teadmus (fakte, sündmusi, asju, protsesse, ideid, mõisted või muid objekte puudutav teadmus, millel on teatud kontekstis tähendus.
Infosüsteem - organisatsiooni teabe säilitamiseks ja töötlemiseks mõeldud süsteem.
Infoteadus – keskendub äriprotsesse toetavale infole (publikatsioonid, andmebaasid, otsustusprotsessi toetavad süsteemid)
Isikuandmete töötleja - füüsiline või juriidiline isik, välismaa äriühingu filiaal või riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus, kes töötleb või kelle ülesandel töödeldakse isikuandmeid.
Isikuandmete töötlemine - iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine , juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine , kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.
Kaitsvad õigusnormid on juriidilist vastutust kehtestavad ja reguleerivad riiklike kaitsevahendite ( sunnivahendite ) kasutamist.
Kutsestandard - dokument, mis kirjeldab kutsetegevust ning vastaval kutsel tegutsemiseks vajalikku kompetentsust ehk töö edukaks tegemiseks vajalike oskuste, teadmiste ja hoiakute kogumit.
Liigitusskeem- asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.
Metaandmed- dokumenti kirjeldavad andmed
Milleks dok haldus?: (Dok leidmine, tõendamised,riskimaandus, kontrollida asutuse tegevust õigusaktidele, tagab asutuse teaberessursi säilitamise, jääb jälg ajalukku)
Moreq2 - elektroonilise dok.halduse näidsisnõuete teine versioon , milles keskendutakse peamiselt elektrooniliste dokumentide elektroonilises dok.hald.süsteemides haldamise funktsionaalsusnõuetele.
Märgukiri - isiku pöördumine, millega isik: teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks; annab adressaadile teavet
Nimistu - arhiivikirjelduste kogum. Nimistu on arhivaalide peamine otsi- ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis.
Objektiivne info- kõik mis on meie ümber (meid ümbritsev keskkond)
Prokuura - volitus , mis annab ettevõtja esindajale õiguse esindada ettevõtjat kõikide majandustegevusega seotud tehingute tegemisel.
Rahvusarhiivi struktuuri kuuluvad järgmised arhiivid : ajalooarhiiv; digitaalarhiiv; filmiarhiiv; riigiarhiiv . Ül-kultuuripärandi säilitamine ja kasutatavus. 1999aastast.
Regulatiivsed õigusnormid on suunatud ühiskondliku suhte reguleerimisele. Sellised õigusnormid lubavad mingit tegevust, keelavad selle või kohustavad inimesi millekski.
RIHA - Riigi infosüsteemi haldussüsteem (peetakse arvestust riigi infosüsteemi moodustavate andmekogude , infosüsteemide ja muude komponentide üle). X-tee.
RISO- riigi infosüsteemide osakond (põhiülesandeks on riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine , vastavate arengukavade väljatöötamine, nende elluviimise koordineerimine, Euroopa Liidu struktuurifondidega seotud tegevus infoühiskonna arendamise meetme valdkonnas ning infotehnoloogiaalaste õigusaktide eelnõude ettevalmistamine)
Riigisaladus – Eesti Vabariigi julgeoleku või välissuhtlemise tagamise huvides avalikuks tuleku eest kaitset vajav üksnes käesolevas seaduses ja selle alusel antud õigusaktides sätestatud tunnustele vastav teave, välja arvatud salastatud välisteave.
Salastatud teabekandja – mis tahes objekt, millele on jäädvustatud riigisaladus või salastatud välisteave.
Salastatud välisteave – välisriigi, Euroopa Liidu, NATO või mõne muu rahvusvahelise organisatsiooni või rahvusvahelise kokkuleppega loodud institutsiooni poolt salastatud ja Eestile avaldatud teave ning Eesti Vabariigi poolt välislepingu täitmiseks loodud teave, mis tuleb salastada välislepingu kohaselt.
Sanktsioon - karistus, mida kohaldatakse normirikkujale. Sellisteks sanktsioonideks on näiteks eriõiguse äravõtmine, rahatrahv , arest , vangistus või juriidilise isiku sundlõpetamine.
Sanktsioon – karistus dispositsioonis toodud teo eest.
Sari – liigitus-,korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi/muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente.
Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse ; koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg ; Juurdepääsutingimus;
SCRUM arendusmetoodika- mõeldud keeruliste süsteemide arenduseks ja seadistuseks, kus täpne skoop projekti alguses on teadmata. Olulisemaks põhimõtteks on toodet arendada lühikseste sammudena. Iga sammu lõppedes valmib väike osa, mis on testitud ja töötab tasemel mis põhimõtteliselt võimaldaks toote antud osa väljastamist.
Seadus – normatiivne akt.
Selgitustaotlus - isiku pöördumine, milles isik: taotleb adressaadilt teavet, mille andmiseks on vajalik adressaadi käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine
Sense Making (Dervin)- liigutakse obj. ja subj. info vahel, tõlgendatakse maailma ja käitutakse vastavalt
Sertifikaat - dokument, mis on välja antud, võimaldamaks digitaalallkirja või digitaalse templi andmist ja kontrollimist ning milles avalik võti seotakse üheselt sertifikaadi omanikuga.
Sertifitseerimise register - Vabariigi Valitsuse asutatud andmekogu, mille asutamise ja kasutusele võtmise eesmärk on pidada arvestust sertifitseerimisteenuse ja ajatempliteenuse osutajate üle.
Standardimine - tegevus, millega määratakse üldiseks ja korduvaks kasutamiseks sätted
olemasolevate või potentsiaalsete probleemide lahendamiseks, eesmärgiga saavutada antud kontekstis korrapärasuse optimaalne tase. Seisneb põhiliselt standardite koostamises, avaldamises ja kasutamises. Standardimisest saadavaks kasuks on toodete, protsesside ja teenuste eesmärgivastavuse parenemine, kaubanduslike tõkete vältimine, tehnilise koostöö hõlbustamine.
Standardite tasandid- rahvuslik, regionaalne, rahvusvaheline standard.
Subjektiivne info- objektiivse info tõlgendamine enda järgi
Säilik - korrastusüksus arhivaalide haldamiseks.
Teabenõudja - iga isik, kes esitab teabevaldajale teabenõude käesolevas seaduses sätestatud korras.
Teabenõue - teabenõudja poolt käesolevas seaduses sätestatud korras teabevaldajale esitatud taotlus teabe saamiseks.
Teadmus – Info ja oskused, mis on omadatud läbi kogemuse või hariduse.
Teadmusjuhtimine- keskendub erinevate inforessursside juhtimisele, püüdes kaasata vaikivat teadmust.
Toimik – asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus.
Õigus - sotsiaalse kontrolli vahend, mis seab inimühiskonna liikmetele riigi poolt kindlad raamid, kontrollib inimeste absoluutset vabadust – lubab mingil juhul käituda üksnes teatud viisil ja mitte teisiti.
Õigusakt – juriidiline dokument, millel on õiguslik tähendus ja mis toob kaasa teatud õigusi ja kohustusi (liigid: üldakt ja üksikakt).
Õiguse instituut – reguleerib õigusharu piiresse kuuluvaid kindlat liiki suhteid ( nt omand, tööleping)
Õigusharu – õigusnormide kogum, mis õigussüsteemi osana reguleerib üheliigilisi ühiskondlikke suhteid.
Õigusnorm - õiguste ja kohustuste kujul riigi poolt kehtestatud üldkohustuslik käitumisreegel, mille täitmist tagatakse riigi sunnijõuga. Õigusnormi loogiline struktuur: Hüpotees- eeldus või tingimus, mille esinemisel on see õigusnorm kohandatav. Dispositsioon. Santsioon.
Õigussuhe – õigusnormide alusel tekkiv tahteline seos, kus selle seose pooled esinevad õigusnormi alusel subjektiivsete õiguste ja juriidiliste kohtuste kandjatena.
Õigussuhte elemendid: õigussuhte subjekt , õigussuhte objekt, subjektiivne õigus ja juriidiline kohustus.
Õigussüsteem – mingis riigis kehtiva õiguse struktuur, mis jaguneb õigusharudeks ja õigusinstituutideks.
Dok.süstemi juurutamise metoodika- EVS

Lähteuuring (määratletakse dok seotud probl. Antakse hinnag asutuse dokhalduse nõrkade ja tugevatele külgedele. Hinnatakse probl lahendamise teostatavust ja riske)

Organisatsiooni tegevuse analüüs (aitab mõista seoseid org tegevuse ja selle käigus tekkinud dok vahel. Etapi tulemiks ligitusskeem, protsessiskeemid koos dok tekke punktidega, tesaurus , dok säilitustähtajad ning eraldamise protsessid, metaandmed)

Dokumenteerimise nõuete kindlaksmääramine (tehakse kindlaks asutuse tegevusega seotud dok loomise, saamise ja hoiu nõuded ning dokumenteeritakse need)

Olemasoleva süsteemi hindamine (antakse ülevaade olemasolevatest süsteemidest, et tuvastada, millises ulatuses need võivad asutuse dok hallata. Etapi tulemused: asutuse süsteemide loetelu, aruanne süsteemise vastavusele dokumentidele esitavatele nõuetele).

Dokumentidele esitavate nõuete täitmise strateegia kindlaksmääramine (eesmärk määrata kindlaks sobivaim poliitika, protseduurid, standardid kms, millest organisatsioon dokumentide haldamisel juhindub).

Dokumendisüsteemi väljatöötamine (loomise kava väljatöötamine. Etapp võib sisaldada : muudatuste kavandamine toimivates süsteemised, protsessides ja praktikas, tehnoloogiliste lahenduste adapteerimine või integreerimine , otsuse langetamine dok.haldusprotsesside täiustamise parima viisi kohta organisatsioonis, EDHS juurutamine )

Dokumendisüsteemi juurutamine (eesmärk juurutada eelmises etapis väljatöötatud plaan, vajadusel dok.hald.süst juurutamine- analüüs, arendamine, testimine , paigaldamine, koolitused , live).

Juurutamisjärgne ülevaatus (eesmärk mõõta dok.süst tõhusust ja hinnata süsteemi arendust ning kõrvaldada puudused)