Pythoni kodutöö aines "Programeerimise algkursus" (0)

Rahvusarhiivi juhised
R A H V U S A R H I I V
T H E N AT I O N A L A RC H I V E S O F E S TO N I A
DOKUMENDI- JA
ARHIIVIHALDUS
www.ra.ee / rahvusarhiiv @ra.ee 
Autorid: Pille Noodapera, Tuuli Tarandi, Hanno Vares
Keeletoimetaja:  Reeli Ziius
Kujundaja: Kristel Kaerma
Kaane kujundaja: Imre Heero
Trükkija:  Ecoprint AS
Väljaanne on trükitud EVS-EN ISO 9706 standardis toodud nõuetele vastavale 
ISO 9706
arhiivipüsivale paberile.
Autoriõigus: Rahvusarhiiv 2009 
J. Liivi 4, 50409 Tartu, www.ra.ee, [email protected]
ISBN 978-9985-858-65-3
Sisukord
Sissejuhatus
5
1 Käsitlusala
6
1.1 Eesmärk ja sihtrühm
6
1.2 Ülesehitus
6
1.3 Märkused, ettepanekud ja versioonid
7
1.4 Rahvusarhiivi soovituslikud juhised
7
2 Juhise normatiivne keskkond
8
3 Terminid ja määratlused
9
4 Dokumendihalduse korraldus
12
4.1 Dokumendihaldus
12
4.2 Dokumendi elukäik
14
4.3 Dokumendihalduse normatiivne keskkond
16
4.3.1 Üldist
16
4.3.2 Seadused
16
4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused
17
4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad
17
4.3.5 Standardid
17
4.3.6 Hea tava juhised
18
5 Dokumendisüsteem
19
5.1 Üldist
19
5.2 Dokumendid ja muud teaberessursid
20
5.3 Dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid
22
5.4 Kasuajad: vastutuse ja pädevuse tasandid
23
5.4.1 Üldist
23
5.4.2 Juhtkond
23
5.4.3 Dokumendihalduse personal
24
5.4.4 Dokumendisüsteemi kasutajad
25
5.5 Süsteemid
25
5.5.1 Üldist
25
5.5.2 Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS)
25
6 Asjaajamiskord
27
6.1 Üldist
27
6.2 Asjaajamiskorra väljatötamine
28
6.3 Asjaajamiskorra sisu
29
6.3.1 Dokumentide haldamise põhimõtted
29
6.3.2 Dokumentide loomise ja haldamise toimingud , kasutajarühmade ülesanded
29
6.4 Asjaajamiskorra juurutamine
31
6.4.1 Asjaajamiskorra kehtestamine
31
6.4.2 Asjaajamiskorra kaasajastamine
31
7 Dokumentide loetelu
32
7.1 Üldist
32
7.2 Dokumentide loetelu väljatöötamine
33
7.2.1 Andmete kogumine ja konteksti tundmaõppimine
33
7.2.2 Liigitusskeem
34
7.2.3 Asutuse funktsioonide analüüs
35
7.2.4 Funktsioon, tegevus, toiming – dokumentide tekkekontekst
36
7.2.5 Dokumentide liigitusskeemi tuletamine funktsioonide analüüsist
40
7.2.6 Liigitusüksuste järjestamine
47
7.2.7 Liigitusüksuste tähistamine ja pealkirjastamine
48
7.2.8 Eritüübilise teabe esitamine dokumentide loetelus
49
7.2.9 Juurdepääsutingimuste haldamine
54
7.2.10 Muude dokumendihalduse ülesannete ohjamine
55
7.2.11 Dokumentide loetelu vormistamine
57
7.3 Dokumentide loetelu juurutamine
57
7.3.1 Üldist
57
7.3.2 Kehtestamine
58
7.3.3 Ajakohastamine
58
8 Arhivaalide loetelu
60
8.1 Üldist
60
8.2 Arhivaalide loetelu väljatöötamine
61
8.2.1 Haldusdokumentide esitamine arhivaalide loetelus
61
8.2.2 Audiovisuaalsete arhivaalide esitamine arhivaalide loetelus
67
8.3 Arhivaalide loetelu pidamine
69
LISA A. Asjaajamiskorra näidissisukord
70
LISA B. Dokumentide loetelu näidis
72
LISA C. Elektrooniliselt peetavate andmekogude kirjeldused
74
Sissejuhatus
Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele on eri valdkondade tegevuskavade ja õigus-
aktide nõuetega seatud kõrged ootused: töötada ressursse kokkuhoidvalt, kuid samas 
pakkuda kvaliteetset ja kiiret avalikku teenust, olles ühiskonna liikmetele usaldus-
väärne partner . Selle ülesande täitmine sõltub paljuski asutuse suutlikkusest hallata 
oma valduses olevat teavet tõhusalt ja efektiivselt.
Teabe tõhusaks haldamiseks tuleb asutusel tegelda dokumendisüsteemi juurutamise 
ja arendamisega, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisega, juurdepää-
susüsteemide täiustamisega ja kõige sellega, mis kindlustab väärtusliku inforessursi 
olemasolu, säilimise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse.
Paberipõhise asjaajamise , dokumendihalduse ja paberdokumentide kõrval on elekt-
rooniline asjaajamine , digitaalne dokumendihaldus ja digitaaldokumendid asutustes 
muutunud igapäevaseks reaalsuseks. Juba mitmeid kümnendeid otsitakse võimalusi, 
et sellistes keskkondades tekkinud teave oleks ja püsiks autentne ja usaldusväärne . 
„Lõplikku tõde” ehk kõiki rahuldavat lahendust pole veel leitud. Siiski ollakse ühel 
meelel, et ka digitaalse dokumendihaldusega kaasnevate riskide maandamiseks 
tuleb (vahest ehk enamgi ) rakendada üldlevinud dokumendi- ja arhiivihalduse 
aluspõhimõtteid.  
Järjest raskem on näha piiri, kust lõpeb dokumentide ja algab arhiivi haldamine. 
Tänapäeval on klassikalised dokumendi- ja arhiivihalduse protsessid omavahel läbi 
põimunud ning toimuvad samal ajal. Arhiivikirjeldused nii paber- kui ka digitaal -
dokumentide jaoks saadakse otse dokumendihaldussüsteemidest, säilitustähtajad 
on määratud ja arhiiviväärtus välja selgitatud juba enne dokumentide tekkimist jne. 
Ka käesolev juhis näeb dokumendi- ja arhiivihaldust ühe tervikuna .
Juhise koostas rahvusarhiivi töörühm koosseisus Pille Noodapera (arendusbüroo 
nõunik, töörühma juht), Tuuli Tarandi (ajalooarhiivi asutuste osakonna inspektor) 
ja Hanno Vares (arendusbüroo nõunik - juhataja asetäitja). 
1 Käsitlusala
1.1  Eesmärk ja sihtrühm
Juhise eesmärk on anda soovitusi riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele doku -
mentide ja arhiivide haldamiseks. Juhis täpsustab soovitusi ja nõuandeid, mis esitati 
esmakordselt rahvusarhiivi juhises „Dokumendi- ja arhiivihaldus” 2003. aastal. 
Peamiselt on ajakohastatud funktsioonipõhise liigitusskeemi ja dokumentide loetelu 
koostamisega ning arhivaalide loetelu koostamisega seonduvat.
Juhise peamine sihtrühm on asutuste dokumendisüsteemi, sh asjaajamiskorra, 
dokumentide loetelu ja arhivaalide loetelu väljatöötamise , juurutamise, toimimise ja 
ajakohastamise eest vastutavad töötajad. 
Juhist saavad kasutada ka eraõiguslikud organisatsioonid, kes soovivad rakendada 
dokumendi- ja arhiivihalduse head tava.
1.2  Ülesehitus
Juhis koosneb kolmest sissejuhatavast peatükist (käsitlusala, juhise normatiivne 
keskkond, terminid ja määratlused), viiest sisupeatükist ja kolmest lisast.
4. ja 5. peatükis antakse ülevaade dokumendihalduse üldisematest, teoreetilisemat 
laadi küsimustest: dokumendi elukäigu kontseptsioonist, dokumendisüsteemi koos-
tisosadest ja normatiivsest keskkonnast, mis moodustab mõttelise raamistiku kogu 
juhises käsitletu mõistmiseks. 
6., 7. ja 8. peatükk pööravad tähelepanu dokumendihalduse alusdokumentide 
(asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu) ning arhivaalide loetelu väljatöötamisele 
ja juurutamisele. Lisatud on selgitavaid skeeme ja näiteid.
  Dokumendi- ja arhiivihaldus
1.3  Märkused, ettepanekud ja versioonid
Rahvusarhiiv on tänulik , kui juhisega tutvunud ja seda praktikas kasutanud asutuste 
töötajad annavad juhise kohta tagasisidet. Märkused ja ettepanekud palume saata 
rahvusarhiivile aadressil [email protected]. 
Juhis avaldatakse trükis ning rahvusarhiivi veebis aadressil www.ra.ee. Rahvusarhiivi 
veebis paiknev juhis võib olla trükis avaldatust ajakohasem. 
1.4  Rahvusarhiivi soovituslikud juhised
Rahvusarhiivi soovituslikud juhised esindavad dokumendi- ja arhiivihalduse head 
tava ja parimat praktikat.
Auviste 
säilitamine
Soovitused 
 

tugifunkt­
sioonide 
Veekahjus­
doku­
Auviste 
Digitaalse  tusega 
mentide 
digiteeri­
info 
arhivaalide  Digitaaldokumentide 
Juhised
hindamiseks mine
hävitamine käsitsemine arhiveerimise nõuded
 
  

 
  
  

Doku­
Li gita­
Doku­
Säilitus­
Hävita­
Hoid
Üle­
Eralda ­
Seire  ja 
mendi 
mine
mendi 
tähtaja 
mine
andmine
mine
auditeeri­
onnad süsteemi 
kasuta­
määra­
mine
välja­
tavuse 
mine
töötamine
tagamine
aldk
V
 
  
  

 

Dokumendi­ ja arhi vihaldus
Säilitustähtaja määramine  Arhivaalide hoid, 
Asjaajamise 
ja arhivaalide hävitamine säilitamine ja füüsiline 
ja arhi vitöö 
korrastamine
kontrol i­
mine 
 
  

siseauditi 
Juhised
Ohuplaani  Arhivaalide 
käigus
koostamine  üleandmine
  Käsitlusala    
2 Juhise normatiivne 
keskkond
Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning juriidilised isikud peavad tagama oma 
tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide säilimise seadustega või nende 
alusel kehtestatud õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul või käesolevas seaduses 
ettenähtud korras arhiivi üleandmiseni (arhiiviseaduse § 31 lg 1).
Arhivaali omanik või valdaja vastutab arhivaalide säilimise eest seadusega ettenähtud 
ulatuses ja korras (arhiiviseaduse § 38 lg 4).
Arhiiviseaduse ja -eeskirja täitmiseks arhiivimoodustajad: 
  tagavad asjaajamise käigus seadustest ja teistest õigusaktidest tulenevate üles-
annete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise 
vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
  tagavad kontrollimist (auditeerimist) võimaldava asjaajamiskorralduse;
  järgivad arhiveerimisel päritoluprintsiipi;
  täidavad arhivaalide säilitusnõudeid;
  tagavad juurdepääsu arhivaalidele;
  võimaldavad avaliku arhiivi esindajale arhiivijärelevalve teostamisel tutvuda arhi-
vaalide olemasolu ja säilitustingimustega;
  määravad kindlaks arhivaalide alalhoidmise, korrastamise ja arhiivi üleandmise 
eest vastutavad isikud või ametikohad (arhiivieeskirja p 6).
Arhivaalide korrastamise, kirjeldamise, arhiivi üleandmise, säilitamise, kaitse ja kasu-
tamise, sealhulgas digitaalarhivaalide vormingu , dokumenteerimise, andmekandja , 
selle pakendamise ning tähistamise nõuete täitmiseks annab rahvusarhiiv soovitus-
likke juhiseid riigi- ja kohaliku omavalitsuse organitele ja asutustele, avalik-õigusli-
kele juriidilistele isikutele ning seaduse või selle alusel avalikke ülesandeid täitvatele 
eraõiguslikele isikutele (arhiivieeskirja p 209).
  Dokumendi- ja arhiivihaldus
3 Terminid ja määratlused
Peatükk esitab juhises kasutatud põhilised erialaterminid ja nende määratlused. 
Määratlused ei kujuta endast legaaldefinitsioone (v.a seal, kus näidatud ), vaid 
aitavad tekstist paremini aru saada.
autentsus
dokumendi algsete omaduste (sisu, struktuur ja kontekst) 
säilimine läbi aja
andmekogu
tarkvaraliste vahenditega loodud korrastatud andmete kogum
arhiiv
arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide 
terviklik kogum
arhiiviasutus 
arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamise võimaldamisega 
(avalik arhiiv)
tegelev asutus
arhiivihaldus
dokumentide haldamise tegevused, mille hulka kuuluvad säilitus­
tähtaja määramine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi 
üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine.
Käesolevas juhises on arhiivihaldust käsitletud dokumendihalduse 
osana (vt ka dokumendihaldus)
arhiiviväärtus
avaliku arhiivi poolt hindamisega arhivaalile antud väärtus, mis 
keelab arhivaali hävitamise ja eeldab tema säilitamist avalikus 
arhiivis
arhivaal
dokument, mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, 
riigile, omanikule või teisele isikule
arhivaalide loetelu
asutuses tekkinud arhivaalide haldamise vahend, kus loetletakse 
kõik asjaajamises tekkinud toimikud või muud üksused
asjaajamiskord
alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse 
korraldamiseks
  Terminid ja määratlused    
asutus 
juriidiline või füüsiline isik, kelle tegevuse käigus luuakse ja saa­
(arhiivimoodustaja)  dakse dokumente, mis moodustavad arhiivi
dokumendi elukäik
toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise
või arhiiviasutusse üleandmiseni
dokumendi väärtus
dokumendi tähtsus erinevatele inimrühmadele ja asutustele ühis­
konna toimimise kajastamiseks, üksikute toimingute ja tehingute 
tõestamiseks või uurimishuvi rahuldamiseks
dokumendihaldus
1) halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, 
alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaati­
lise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava 
tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmami­
se ning dokumentidena alalhoidmisega (EVS­ISO 15489­1:2004); 
2) asjaajamise käigus dokumentidega teostatavad toimingud, 
millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus  
ja kasutatavus
(vt ka arhiivihaldus)
dokumendisüsteem  riist ­ ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem , mille otstarve on 
dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende 
elukäigu jooksul
dokument
mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või 
saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm 
ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks 
( arhiiviseadus )
dokumenteerimine
teabe eesmärgipärane jäädvustamine ja alalhoidmine asutuse 
tegevuste tõestamiseks ning tema aruandekohustuse tagamiseks
dokumentide 
dokumendihalduse alusdokument asutuse tegevuse käigus 
loetelu
loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja 
juhtimiseks
elektrooniline 
dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu taga­
dokumendihaldus­
mise elektrooniline tarkvara
süsteem (EDHS)
eraldamine
1) dokumendihaldusprotsess; 
2) dokumendi elukäigu või elukäigu etapi lõppemisel teostatav toi­
ming  dokumendi ühest  süsteemist  teise vi miseks või hävitamiseks
funktsioon
üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse ees­
märki või/ja ülesannet
10   Dokumendi- ja arhiivihaldus
funktsioonide 
toimingud, mille käigus selgitatakse välja dokumentide haldami­
analüüs
seks olulised seosed funktsioonide, tegevuste ning toimingute 
vahel
hindamine
avaliku arhiivi ülesanne ja toimingud arhivaalide arhiiviväärtuse 
väljaselgitamiseks
juurdepääs
õigus ja võimalus tutvuda teabega
kasutaja
dokumendisüsteemi dokumentide haldamisel osalev ja/või doku­
mentidele juurdepääsuõigust omav isik
kontekst
dokumendi seos asutuse funktsiooni, tegevuste, toimingute, 
dokumendisüsteemi ja teiste dokumentidega
liigitamine
1) dokumentide konteksti väljaselgitamine ja liigitusskeemina 
esitamine;
2) dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise 
käigus
liigitusskeem
dokumentide loetelu osaks olev sarjade struktureeritud loetelu
metaandmed
dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse ja mida hallatakse 
dokumendisüsteemis
päritoluprintsiip 
arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja 
(provenientsi­
tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja 
printsiip)
neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega
sari
liigitus­, korrastus­ ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi 
ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente
tegevus
kindla väljundiga ühest või mitmest omavahel seotud toimingust 
koosnev jada asutuse funktsiooni täitmiseks (vt ka funktsioon)
toimik
asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumenti­
dest moodustatud üksus
toiming
tegevuse osa, kus luuakse või saadakse dokumente 
(vt ka tegevus) 
tähis
märgikombinatsioon, mis näitab sarja, toimiku või dokumendi 
asukohta liigitusskeemis
  Terminid ja määratlused    11
4 Dokumendihalduse 
korraldus
4.1  Dokumendihaldus
Dokumendihalduse vaates toimib asutus nelja komponendi koostoimes (SKEEM 1). 
Need komponendid on: 
  volitused ; 
 tegevused, mille ühe osa moodustavad dokumentide haldamisega seotud 
tegevused;
 dokumendid;
 isikud.
SKEEM 1 1. Asutuse tegevuse mudel
Volitused
Juhivad
Tegevused
Tõenda
petentsi
O
va
Integreeritud
n
d
 d
 t
o
e
k
o
u
s
Dokumendi- 
m
t
e
am
ääravad kom
halduse 
nte
is
Teevad
tegevused
t
M
J
e
ä
r
ä
i
d
t
v
u
u
h
s
d
a
t
l
a
d
v
V
a
a
õ
v
d
a
im
d
Teevad
a
k
l
a
d
s
a
u
v
t
a
a
d
da
Loovad
Isikud
Dokumendid
Kasutavad
1 Dokumendihalduse metaandmed. Loend . Versioon 2. 1. juuni 2006, lk 3.
12   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Asutuse ja selle töötajate tegevus on reglementeeritud õigusaktidest tulenevate voli-
tustega. Tegevuse käigus luuakse ja kasutatakse dokumente; dokumentide loomise, 
haldamise ja kasutamisega seotud tegevused moodustavad ühe osa asutuse kõikidest 
tegevustest. Oma tegevuse käigus loovad isikud dokumente tegevuste tõendamiseks. 
Tegevustes ja dokumente luues toimivad isikud neile antud volituste piires ning koos 
dokumentidega säilib teave isiku rollist tegevuste ja volituste täitmisel. 
Dokumendihaldus on tugifunktsioon, mille ülesanne on  toetada 
asutuse tegevusi. 
Dokumendihaldus on asutusele vajalik, sest aitab:
 maandada asutuse tegevusega seotud riske
Kui dokumente hallatakse kontrollitult ning nõuetekohaselt, saab sooritatud tehin-
guid ja sõlmitud kokkuleppeid alati tõendada usaldusväärsete ja autentsete doku-
mentidega. Kui dokumente on hävitatud, on seda tehtud kooskõlas õigusaktidega. 
 kontrollida asutuse tegevuste vastavust õigusaktide nõuetele
Kõik asutused peavad järgima õigusaktidest tulenevaid nõudeid. Dokumentide ja 
dokumentidega seotud toimingute põhjal on võimalik tõendada, et ülesanded on 
täidetud kehtestatud nõudeid järgides ja kõik seatud eesmärgid ja võetud kohustu-
sed on täidetud. 
 kaitsta asutuse teaberessursse
Kasutajarollide,  juurdepääsuõiguste ja -piirangute väljatöötamise ja rakendamisega 
tagatakse dokumentide kasutamine vaid autoriseeritud isikute või asutuste poolt.
 
 näidata asutustel oma tegevuste läbipaistvust
Asutuse tegevuse läbipaistvuse huvides võimaldatakse avalikule teabele kiiret ja 
hõlpsat juurdepääsu. Samas arvestatakse eraisiku privaatsuse sooviga ning ei seata 
ohtu asutuse ja eraisiku vahelist usaldust.
Asutused loovad dokumente ja hoiavad neid alal oma eesmärkide ja vajaduste koha­
selt. Dokumentide loomise vajaduse kindlakstegemiseks hinnatakse dokumentide 
ja/või teabe tähtsust asutuse jaoks ning riske, mis tekivad siis, kui dokumente ei looda 
või mis tulenevad dokumentide kontrollimatust hävitamisest, dokumentidele halvast 
juurdepääsust, nende järjepideva haldamise puudumisest, dokumendisüsteemi puu-
dulikust funktsionaalsusest jpm.
  Dokumendihalduse korraldus    13
Asutusele on tähtis, et:
 oleks olemas selge ülevaade tegevuste käigus tekkivast ja kasutatavast 
teabest;
 tegevuste dokumenteerimise nõuded oleksid läbi mõeldud ja kehtestatud; 
 teavet jäädvustatakse ja hallatakse kooskõlas selle väärtuse, kasutusalade 
ja võimalike kasutajarühmadega. 
4.2 Dokumendi elukäik
Dokumendihalduse keskne osa on dokumendi elukäigu kontseptsioon . Selle põhi-
idee on, et dokument, sõltumata teabekandjast või koostamise eesmärgist, läbib 
alates oma loomisest rea etappe . Iga etapp vältab mingi aja ning igas etapis toimivad 
dokumendiga teatud sündmused2.
SKEEM 2. Dokumendi elukäigu mudel lähtuvalt dokumendiga tehtavatest toimingutest
Loomine
Saamine
Regist-
Hoidmine 
Eralda-
Hävita-
Üleand-
reerimine
ja kasu-
mine
mine
mine
tamine
•doku­
•doku­
•li gitus­
•arhi­
•säili­
•hävita­
•arhi vi­
mendi 
mendi 
üksuse 
vaalide 
tamise 
misakti 
skeemi 
kavandi  
tervikluse 
valimine,
loetelu 
ajakava  
kava 
koosta ­
koosta­
kontrol ,
•li gitus­
pidamine,
järgimine ,
koosta­
mine ja 
mine,
•doku­
üksuse 
•säilivuse 
•eralda­
mine,
koos­
•doku­
mendi 
avamine 
kontrol , 
misele 
•hävita­
kõlasta­ 
mendifaili 
konven­
ja säilitus­
mine,
•kasu­
kuuluvate 
misakti 
salvesta­
teerimine 
tähtaja 
tamise 
doku­
kava    
•arhi vi­
mine,
sobivasse 
omista­
järgimine,
mentide 
koos­
nimistu 
•doku­
vormin ­
mine, 
määra­
kõlasta­ 
koosta­
...
mendi 
gusse, 
•juurde­
mine, 
mine, 
mine ja    
al kirjas­
...
pääsu­
•doku­
•hävita­
koos­
tamine,  
pi rangu 
mentide 
misakti 
kõlasta­ 
mine, 
...
seadmine,
eraldami­
vormis­
...
ne teise 
tamine,
•arhi­
süsteemi 
•doku­
vaalide 
ülekand­
mentide 
üleand­
miseks,
hävita­
mine,
...
mine,
...
...
2 E. Shepherd, G. Yeo, Managing records. A handbook of principles and practice . 2003, lk 5-8.
14   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Dokumendihalduse protsessid ja toimingud pole tihti ajalises järgnevuses, vaid 
võivad toimuda paralleelselt või siin toodust teises järjekorras. Järjekord erineb ka 
teabekandjast olenevalt (paber- ja digitaaldokumendid).
Dokumendi elukäiku võib vaadelda ka dokumendis sisalduva teabe kasutamise sei-
sukohalt. Sellest lähtuvalt saab dokumendi elukäigus välja tuua kolm faasi: aktiivne, 
väheaktiivne ja mitteaktiivne faas. 
SKEEM 3. Dokumendi elukäigu mudel lähtuvalt teabe kasutamisest
Aktiivne
Väheaktiivne
Mitteaktiivne
Dokumentides  sisaldu­
Dokumentides 
Dokumentides sisal­
vat teavet kasutatakse 
sisalduva teabe 
duva teabe  kasutamis ­
akti vselt asutuse 
kasutamissagedus on 
sagedus on väga väike 
ülesannete täitmisel ja 
kahanenud. 
või puudub üldse. 
tehingute tõendamisel. 
Dokumente säilitatakse 
Dokumedid kas hävita­
Dokumente hoitakse 
asutuse arhi viruumis.
takse või antakse üle 
reeglina tööruumides.
arhi viasutusele.
Dokumendi elukäigu juhtimine peab olema terviklik ja järjepidev. Selleks seab asutus 
sisse dokumendisüsteemi (vt PEATÜKK 5). Et garanteerida vajalike protsesside ja 
otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendihaldus, töötab asutus välja 
ja kehtestab dokumendihalduse alusdokumendid  (vt PEATÜKK 6 ja 7). 
Need on:
 asjaajamiskord, milles määratakse elukäigu iga etapi jaoks vastutus ja kontrolli 
teostamise viis (NÄITEKS dokumentide koostamise ja vormistamise nõuded,  
juurdepääspiirangute rakendamise nõuded, kasutajagrupid ja juurdepääsuõiguste 
skeem, dokumentide avalikku arhiivi üleandmise nõuded jms);
 dokumentide loetelu, millega saab ohjata ja planeerida dokumentide tervet 
elukäiku.
Dokumendihalduse moodustavad vastutus dokumendi haldamise eest 
ja nõuded sellele. Dokumendihaldus on dokumendi elukäigu haldus.
  Dokumendihalduse korraldus    15
4.3  Dokumendihalduse normatiivne keskkond
4.3.1 Üldist
 
Asutuse tegevusi mõjutavad nõuded, mis tulenevad paljudest õigus- ja muudest 
normatiivaktidest. Dokumendihaldus korraldatakse selliselt, et see toetaks seatud 
nõuete täitmist. Normatiivaktide seas leidub ka selliseid, mis reguleerivad dokumen-
dihaldust otseselt. Neid arvestatakse asutuse dokumendihalduse alusdokumentide 
väljatöötamisel.
Normatiivaktide hulka kuuluvad:
 seadused,
 Vabariigi Valitsuse määrused,
 ministri määrused ja käskkirjad,
 kohaliku omavalitsuse määrused,
 Eesti ja rahvusvahelised standardid,
 soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava juhised.
Toodud loetelu pole ammendav.
4.3.2 Seadused
 
Dokumendihaldust terviklikult ja ühtselt reguleerivat seadust Eestis ei ole. Seetõttu 
on vajalik kindlaks teha kõik teised asjaomased seadused. Avaliku sektori asutused 
peavad dokumendihalduse korraldamisel arvestama:
 avaliku teabe seadust ja isikuandmete kaitse seadust, millest tulenevad teabe ava-
likustamise ja dokumentidele juurdepääsu korraldamise nõuded;
 arhiiviseadust, mis reguleerib arhiivifunktsioonide täitmist;
 digitaalallkirja seadust, mis reguleerib omakäelise allkirja kõrval ka digitaalallkirja 
õiguslikku staatust kui dokumendi autentsuse tagamise ühte vahendit;
 muid seadusi selles osas, mis seavad eritingimusi konkreetse asutuse dokumentide 
loomisele, säilitamisele või kasutamisele (NÄITEKS perioodi 2007–2013 struk -
tuuritoetuse seadus, mis reguleerib toetuse andmise ja kasutamisega seotud 
dokumentide säilitamist).
1   Dokumendi- ja arhiivihaldus
4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused
 
Asutuse dokumendisüsteemi sisseseadmisel on eriti tähtsad kaks Vabariigi Valitsuse 
määrusega kinnitatud eeskirja:
 „Asjaajamiskorra ühtsed alused”, milles nähakse ette avaliku teabe seaduse, 
digitaalallkirja seaduse ning märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seaduse 
teatud sätete rakendamise kord;
 „Arhiivieeskiri”, milles esitatakse juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- 
ja arhiivihalduse ülesannete täitmiseks.
4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad
 
Ministri määrus või käskkiri võib reguleerida:
 teatud valitsemisala asutuste dokumentide haldamist 
NÄITEKS justiitsministri 25.01.2002. a määrus nr 5 „Notariaadimäärustik”;
 valitsemisala kõigi asutuste dokumentide haldamist 
NÄITEKS siseministri 17.01.2007. a käskkiri nr 7 „Siseministeeriumi valitse-
misala dokumentide näidisloetelu”;  sotsiaalministri 18.09.2008. a määrus nr 56 
„Tervishoiuteenuste osutamise dokumenteerimise ning nende dokumentide säilita-
mise tingimused ja kord”. 
4.3.5 Standardid
 
Dokumendihalduse standardite kasutamine annab asutusele teatava kindlustunde, 
sest neisse on kätketud nii rahvusvaheline kui ka kodumaine dokumendihalduse 
kogemus ja parim praktika. Standardite hulka kuuluvad nii Eesti kui ka rahvusvahe -
lised standardid, sealhulgas:
 EVS 8:2000 „Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas“;
 EVS-ISO 15489:2004 „Informatsioon ja dokumentatsioon . Dokumendihaldus. 
Osa 1: Üldnõuded . Osa 2: Juhised“;
 5127:2004 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik“;
 EVS-ISO 23081-1:2006 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus-
protsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted“;
  Dokumendihalduse korraldus    1
 EVS 882-1:2006 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja 
vorminõuded. Osa 1: Kiri“;
 muud asjakohased standardid3. 
4.3.6 Hea tava juhised
 
Dokumendisüsteemi väljatöötamisel on eriti suureks abiks mitmesuguste tegevus-
alade standardid, koodeksid ja juhised. Kuigi neil pole õigusakti jõudu, esitavad just 
need süstemaatiliselt dokumendihalduse, arhiivitöö või muu tegevusala head tava. 
Nende hulka kuuluvad näiteks:
 eetikakoodeksid;
 Rahvusvahelise Arhiivinõukogu poolt heaks kiidetud standardid ja soovitused, 
NÄITEKS General International Standard Archival Description  (ISAD(G))4, 
Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environ-
ments5 jms;
 Euroopa Liidu Komisjoni poolt heaks kiidetud Model Requirements for the 
Management of Electronic Records ( MoReq2 )6;
 dokumendihalduse metaandmete loend ja dokumendi elukäigu mudel7;
 rahvusarhiivi soovituslikud juhised, sealhulgas käesolev8.
Asutuse dokumendihaldus ja asjaajamine peavad vastama kehtivatele 
õigusaktidele ning olema soovitavalt kooskõlas hea tava ja parima 
praktikaga.
3 Standardite avaldamise ja levitamisega tegeleb Eesti Standardikeskus. Info- ja dokumendihalduse 
Eesti standardeid koostab peamiselt standardimise tehniline komitee EVS/TK 22 „Informatsioon ja 
dokumentatsioon”. Värskem info dokumendihalduse Eesti standarditest on leitav rahvusraamatukogu 
veebilehelt www.nlib.ee 
4 Leitav Rahvusvahelise Arhiivinõukogu veebilehelt www.ica.org.
5  www.dlm- network .org/moreq2 või http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy .  
6 Leitav Riigikantselei veebilehelt www.riigikantselei.ee/?id=6701.
7 Rahvusarhiivi soovituslikud juhised on leitavad veebilehelt www.ra.ee.
8 Dokumentide ja arhiivi haldamise protsesse on vastavalt vajadusele käsitletud juhise peatükkides 6, 
7 ja 8 või rahvusarhiivi teistes juhistes (vt jaotist 1.4).
1   Dokumendi- ja arhiivihaldus
5 Dokumendisüsteem
5.1  Üldist
Asutuse asjaajamise korralduse keskne osa on dokumendi- ja arhiivihaldamise 
süsteem ehk dokumendisüsteem. Dokumendisüsteem on infosüsteem dokumentide 
hõlmamiseks, haldamiseks ja neile juurdepääsu võimaldamiseks. Dokumendisüs-
teem peab toetama asutuse tegevusi ning katma igal ajal kõiki asutuse dokumentide 
haldamise vajadusi.
Dokumendisüsteemi toimimise eeltingimuseks on sellesse kätketud vastutus, protse-
duurid, ohjevahendid, kasutajate koolitus, süsteemi toimimise jälgimine ning süstee -
mi ajakohastamine vastavalt vajadusele. 
Dokumendisüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine asutuses 
toimuks :
 süsteemselt – vastavalt täpselt dokumenteeritud põhimõtetele ja määratud 
vastutusele;
 kõikehõlmavalt – süsteem peab hõlmama nii asutuse juhtimis-, põhi- kui ka 
tugifunktsioone ning kaasama kõik nende funktsioonide täitmise käigus tekkivad  
dokumendid;
 järjekindlalt – kõik dokumentidega tehtavad toimingud peavad olema tuvastatavad 
kogu dokumendi elukäigu jooksul; 
 terviklikult – süsteemi hõlmatud dokumendid peavad olema kaitstud, rakendades 
kontrollimeetmeid (juurdepääsu jälgimine, eraldamise volitamine, kasutajate  tuvas -
tamine jms) ja jälgides, et dokumentide terviklus oleks tagatud; 
 vastavuses õigusaktide nõuetega ja kooskõlas hea tava ja standarditega – süstee-
mi vastavust nõuetele tuleb korrapäraselt hinnata.
Kuna dokumendisüsteem peegeldab asutuse toimimise mehhanisme, pole olemas 
universaalset, kõigi asutuste dokumendi- ja arhiivihaldamise nõudeid rahuldavat süs-
teemi. Iga asutus peab välja töötama dokumendisüsteemi, mis lähtub tema konkreet-
setest vajadustest . Dokumendisüsteemi teatud komponente (IT-tugi, elektroonilised 
dokumendihaldussüsteemid vms) saab kasutada ka jagatult asutuste vahel 
(NÄITEKS üheliigilised asutused, valitsemis- või haldusala siseselt).
  Dokumendisüsteem    1
Dokumendisüsteemi moodustavad: 
 dokumendid ja muu teaberessurss
Hea dokumendisüsteem koondab põhilise osa asutuse ülesannete täitmise käigus 
loodud ja saadud ning tegevuseks vajalikust teabest sõltumata teabekandjast, mille-
le see on jäädvustatud.
 dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid
 kasutajad
Kõik, kes loovad, haldavad ja/või kasutavad dokumente, on kasutajad – alates tipp-
juhtidest ja dokumendihalduse  personalist  dokumendisüsteemi lihtkasutajateni välja.
 süsteemid
Need on manuaalsed või elektroonilised süsteemid, riist- ja tarkvara, erinevad 
kommunikatsioonivahendid jms. Sageli on just tehnoloogia dokumendisüsteemi 
üks kiiremini muutuvaid komponente. 
5.2  Dokumendid ja muu teaberessurss
Dokumendisüsteemis esineb teave dokumentide ja neid kirjeldavate andmetena ( meta -
andmed). Dokumendisüsteemi loomisel võetakse arvesse, missuguseid dokumente 
süsteemis hallatakse ning kas dokumendid on paberkandjal ja/või digitaalsed. Ühte 
dokumendisüsteemi võib kuuluda mitut tüüpi, erineva vormingu, eesmärgi ja kasu-
tusalaga ning elukäigu eri etapis olevaid dokumente.
Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud 
asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane 
faktide või tegevuse tõestamiseks. See arhiiviseaduses toodud dokumendi määratlus 
hõlmab mis tahes tüüpi ja vormingus nii paber- kui digitaalkandjal dokumente. 
Dokument erineb muudest andmete kogumitest eelkõige selle poolest, et on koos-
tatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks 
tõenduseks. Lisaks sisule sisaldab dokument ka informatsiooni konteksti kohta, mis 
esitatakse metaandmete kujul. Dokumendil on:
 tõestusväärtus – st dokument tõestab funktsioonide, tegevuste või toimingute 
täitmist või tehingute läbiviimist;
 teabeväärtus – st dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, kohtade , isikute jne 
kohta.
20   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Dokumendid on asutuse oluline teaberessurss, mis võimaldab asutusel 
kaitsta iseenda ja ühiskonna huve, tõendada ja  põhjendada langetatud 
otsustusi ning toetada tööprotsesside ladusat kulgemist .
Asutuse teaberessursi hulka ei kuulu ainult dokumendid. Sageli on raske piiri 
tõmmata dokumentide ja publikatsioonide vahele (aastaraamatud, veeb jms), mis 
traditsiooniliselt on olnud raamatukogu spetsialistide vastutusalaks. Asutuse doku-
mendihalduse personal võib olla põhjendatult huvitatud nende hõlmamisest doku-
mendisüsteemi, sest  sellised publikatsioonid on loodud asutuse tegevuse käigus või 
neid kasutatakse teabeallikana dokumentide loomisel.
Teatud funktsioonide täitmiseks vajaliku teabe kogumiseks ja töötlemiseks kasuta-
takse dokumentide kõrval andmekogusid (NÄITEKS personali arvestamiseks, ma-
jandustehingute sooritamiseks ja arvestamiseks jms). Enamikul juhtudel on andme-
kogus töödeldavad andmed tihedalt seotud asutuse dokumentidega:
 dokumendid võivad olla andmekogu andmete aluseks või 
 andmekogus olevate andmete töötlemise tulemuseks võivad olla vormikohased 
dokumendid (aruanne, loetelu, väljavõte jms). 
Võrreldes dokumendiga on andmekogule iseloomulik dünaamilisus, st andmetel 
puudub dokumendile omane fikseeritud staatiline olek. 
Andmekogudes, veebides ja publikatsioonides olev teave on osa 
asutuse teaberessursist, mida on otstarbekas hallata võrdväärselt 
dokumentidega.
Dokumendid ja muu teaberessurss on oluline:
 asutuse igapäevatöös
Dokumentidele toetudes langetatakse otsuseid ja sooritatakse toiminguid, sest do-
kumendid võimaldavad juba varasemat informatsiooni taaskasutada. Dokumendid 
hoiavad seega kokku ressursse informatsiooni uuesti loomiseks.
  Dokumendisüsteem    21
 aruandekohustuslikkuse tagamiseks
Asutus peab olema võimeline dokumentide alusel selgitama ja tõestama , milliseid 
otsuseid ja miks on vastu võetud või tegevusi tehtud. Dokumendid on peamine 
vahend, millega asutus saab aruande käigus kaitsta oma juhtimises tehtud otsus-
tusi ja tegevusi. 
 kultuurilistel eesmärkidel
Dokumente võib kasutada nii asutuse ajaloo säilitamisel, töökollektiivi enesetead-
vuse edendamisel kui ka uurimistöös .
Ühe asutuse tegevuses loodud või saadud dokumentide terviklikku kogu­
mit käsitletakse arhiivina. Praktikas kuuluvad arhiivi koosseisu nii asutu­
se dokumendisüsteemi hõlmatud dokumendid kui ka andmekogud neis 
olevate andmetega, erinev audiovisuaalne aines ja muu teaberessurss. 
5.3  Dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid
SKEEM 4. Põhilised dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid
Dokumendi loomine
Dokumendi saamine
Liigitamine
Registreerimine
Säilitustähtaja määramine
Hoidmine ja säilitamine
Juurdepääs ja kasutamine
Kasutamise jälgimine
Eraldamine
Hävitamine
Üleandmine
22   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Protsessid võivad toimuda paralleelselt või siin toodust teises järjekorras9. 
Protsesside käigus luuakse metaandmeid dokumentide ja toimingute kohta doku-
mendi elukäigu igas etapis. Metaandmete hulk sõltub dokumendisüsteemi väljaaren-
damise astmest ning toimingute tõendamise ja teabe leidmise vajadusest. 
Vastutus protsesside toimimise eest ja otsused, mis tuleb langetada protsesside eri 
etappides kirjeldatakse dokumendihalduse alusdokumentides või muudes dokumen-
disüsteemi kui tervikut käsitlevates dokumentides. 
5.4  Kasutajad: vastutuse ja pädevuse tasandid
5.4.1 Üldist
 
Dokumentide haldamist juhitakse nagu teisigi asutuse tegevusi sisemiste õigusaktide 
abil. Kasutajate vastutuse ja pädevuse määratlemisel peab eesmärgiks olema autent-
sete , terviklike ja kasutatavate dokumentide loomine ning alalhoidmine. 
Kasutajate ülesanded dokumendisüsteemis võib kindlaks määrata:
 asutuse ja struktuuriüksuse põhimääruses;
 asjaajamiskorras;
 ametijuhendites;
 muudes aktides.
Asutus peab  määrama  dokumendihalduse korraldamise ja dokumendi­
süsteemi toimimise eest vastutava personali – dokumendihalduse personali. 
Peale selle tuleb dokumendisüsteemi kasutajate vastutus ja pädevus määratleda asu-
tuse struktuuri kõigil tasanditel. 
5.4.2 Juhtkond
 
Asutuse juhtkond saab võtta meetmed dokumendihalduse kui iseseisva valdkonna 
sujuva toimimise tagamiseks. Asutuse juhtkond vastutab dokumendi- 
ja arhiivihalduse korraldamise eest ja tagab selleks vajalikud ressursid. 
9 Dokumentide ja arhiivi haldamise protsese on vastavalt vajadusele käsitletud juhise peatükkides 6, 7 ja 8 
või rahvusarhiivi teistes juhistes (vt jaotist1.4).
  Dokumendisüsteem    23
Juhtkond:
 määrab kindlaks dokumendihalduse poliitika ja prioriteedid ;
 tagab asutuse eelarvest dokumendihalduseks regulaarsed eraldised ;
 tagab dokumendi- ja arhiivihalduse regulaarse auditeerimise.
5.4.3 Dokumendihalduse personal
 
Asutuse dokumendihalduse personal vastutab dokumendihalduse poliitika ja -protse-
duuride väljatöötamise eest ning koordineerib ja viib vahetult läbi olulise osa doku-
mendihalduse toiminguid.
Dokumendihalduse personali põhiülesanne on dokumendisüsteemi 
väljatöötamine vastavuses õigusaktide, standardite ja hea tava doku­
mentidega, dokumendihalduse alusdokumentide loomine, dokumendi­
süsteemi kaasajastamine ning selle kasutajate väljaõpe.
Dokumendihalduse personali hulka võivad kuuluda erineva rolli ja ametinimetusega  
kasutajad, NÄITEKS:
 dokumendihaldur;
  arhivaar ;
 süsteemihaldur;
 sekretär­asjaajaja.
Dokumendihalduri elukutse10 ühendab infoteaduse, juhtimisteaduse, infotehnoloo-
gia, õigusteaduse, arhiivinduse, diplomaatika jt erialade teadmisi ja oskusi. 
Dokumendihalduse personal peab oma ülesannete täitmisel tegema 
tihedat koostööd juhtkonnaga ning teiste dokumendisüsteemi 
kasutajatega. 
10 Dokumendihalduri kutset omistav organ Eestis on MTÜ Dokumendihaldurite Ühing.
24   Dokumendi- ja arhiivihaldus
5.4.4 Dokumendisüsteemi kasutajad
 
Dokumendisüsteemi ülejäänud kasutajad vastutavad dokumentide haldamise eest 
lähtuvalt oma ametikohast ning tegevusest asutuse ülesannete täitmisel. 
Struktuuriüksuste juhid on tihti dokumendihalduse personali tähtsamad koostöö-
partnerid. Üldjuhul nad:
 
 vastutavad oma struktuuriüksuse tegevuse nõuetekohase dokumenteerimise eest;
 vastutavad dokumentide hoidmise või säilitamise eest struktuuriüksuses;
 osalevad dokumendihalduse korraldust puudutavate dokumentide väljatöötamisel;
 osalevad dokumentide liigitusskeemi ja dokumentide loetelu väljatöötamisel ning 
dokumentide säilitustähtaegade määramisel.
5.5  Süsteemid
5.5.1 Üldist
 
Asutuses on kogu teabe haldamiseks kasutusel enamjaolt mitu infotehnoloogilist 
süsteemi. Reeglina on need kasutusel paralleelselt ning omavahel enam või vähem 
integreeritult (NÄITEKS personalidokumentide süsteem, raamatupidamisdokumen-
tide süsteem, geoinfosüsteem, dokumendiregister avaliku teabe seaduse mõistes, riigi 
andmekogu jne). 
Dokumendihalduse funktsionaalsus võib olla sisse ehitatud ka mõnesse asutuse spet-
sialiseeritud tarkvararakendusse. Samuti on mõeldav, et asutuse kõikide dokumen-
tide ja teaberessursside (terve arhiivi) haldamiseks kasutatakse ühte laiaulatusliku 
funktsionaalsusega dokumendihalduse tarkvara.
5.5.2 Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS)
Asutuse ülesannete täitmise käigus loodud või saadud dokumente – nii paber- kui ka 
digitaaldokumente – hallatakse EDHSi abil. Tervikliku teabehalduse eesmärgil võib 
EDHS ühilduda:
 dokumentide skaneerimise vahenditega;
 meeskonnatöö ja projektijuhtimise vahenditega;
 majandustarkvaraga jms.
  Dokumendisüsteem    25
EDHSi väljatöötamisel ja kasutamisel tuleb järgida õigusaktides dokumendihalduse 
ja asjaajamise korraldamisele esitatavaid nõudeid, asutuse ülesannete täitmisest tule-
nevaid vajadusi ning kasutajate ootusi.  
Asutus, kes on juurutamas digitaalset dokumendihaldust ja välja töötamas EDHSi, 
saab omaduste ja funktsioonide sõnastamisel, mida tarkvarasüsteem peab sisaldama, 
toetuda Euroopa Komisjoni poolt välja töötatud „Elektroonilise dokumendihalduse 
näidisnõuetele” (MoReq2)11 ja riigikantselei tellimusena koostatud „Nõuetele elek-
trooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele”12.
EDHSi ülesanded võivad olla:
 dokumentide registreerimine ja asukoha määramine süsteemis;
 dokumentide eelnõude erinevate versioonide haldamine;
 dokumendiplankide ja -põhjade kasutamise võimaldamine;
 dokumentide kirjeldamine;
 dokumentide täitmise kontrollimine;
 dokumentide säilitustähtaegade haldamine;
 arhiveerimine jms.  
EDHSi kasutamise läbi saavutab asutus:
 teabe kiirema kättesaadavuse;
 kokkuhoiu ajas, mida kulutatakse dokumentide loomiseks või teabe otsimiseks;
 juurdepääsu suuremale hulgale teabele;
 parema tööprotsesside sujuvuse;
 parema infoturbe;
 dokumentide juurdepääsu kontrolli (kontrolljälg);
 kiirema teabevahetuse.
EDHSi kasutuselevõtmine seab suuri nõudmisi dokumendisüsteemi kasutajate 
oskustele.
11 „Model Requirements for the Management of Electronic Records”, 2008, 
http://www.DM-Network.org/moreq2 või http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy .  
12  http://www.riik.ee/dhp/publ/FNoue_rk1.PDF  ja http://www.riik.ee/dhp/publ/Juhend_rk1.PDF .
2   Dokumendi- ja arhiivihaldus
6 Asjaajamiskord
6.1  Üldist
Asutuse juht kehtestab dokumendihalduse korraldamiseks asjaajamiskorra, mis 
 sõnastab asutuse dokumendihalduse eesmärgi ja ülesanded; 
 määrab töötajate ülesanded ja vastutusalad dokumentide loomisel ja haldamise 
protsessides; 
 sätestab õigusaktide nõuetele vastavad menetlusreeglid asutuse tegevuste 
(sh dokumendihaldusega seotud tegevuste) ja otsuste vastuvõtmise 
dokumenteerimiseks. 
Asjaajamiskorra järgimine on kohustuslik kõigile dokumenditöös osale­
vatele töötajatele. 
Asjaajamiskorras kirjeldatud nõuete ja menetlusreeglite järgimine tagab dokumen-
dihalduse vastavuse õigusaktidele ning aitab kaasa asutuse tegevuse läbipaistvuse-
le. Asjaajamiskord võimaldab asutuse töötajatel mõista oma rolli asutuse tegevuse 
kontekstis. 
Asutuse asjaajamiskord on dokumendi­ ja arhiivihalduse korraldamise 
alusdokument, mis hõlmab kogu dokumendisüsteemi toimimist.
  Asjaajamiskord    2
6.2  Asjaajamiskorra väljatöötamine
Asjaajamiskorra väljatöötamisel võetakse arvesse:
 asutuse asukohta avaliku halduse organisatsioonis;
 struktuuri ja töötajate arvu; 
 dokumendihalduse arendamise prioriteete; 
 asutuse tegevuste dokumenteerimist ja asjade menetlemist reguleerivaid 
kordasid,  juhiseid jm dokumente;
 asutuse konkreetseid vajadusi.
Kõik korrad ja juhised, millega täiendavalt reguleeritakse dokumentide 
loomist ja asjade menetlemist asutuses, peavad olema kooskõlas asja­
ajamiskorraga kehtestatud üldiste põhimõtetega.
Asjaajamiskorra väljatöötamisel:
 selgitatakse välja asutuse tegevust reguleerivad õigus- ja muud normatiivaktid,  
dokumendihalduse standardid ja hea tava dokumendid; 
 
 kogutakse andmeid asutuse funktsioonide ja nende täitmise käigus loodavate 
dokumentide kohta;
 analüüsitakse kehtivat dokumentide loomist, dokumentide ja arhiivi haldamise 
protsesse ning võrreldakse neid ühelt poolt õigusaktide nõuetega ning teiselt poolt 
asutuse dokumenditöö vajadustega; vajadusel viiakse läbi täiendav dokumendisüs-
teemi analüüs;
 määratletakse dokumendisüsteemi kasutajarollid ja juurdepääsuõigused 
dokumentidele; 
 määratletakse dokumentide juurdepääsupiirangud;
 täpsustatakse dokumendihalduse eesmärki ja ülesandeid; 
 sõnastatakse dokumentide haldamise põhimõtted ja dokumentide autentsust, 
usalduslikkust ja kasutatavust tagavad menetlusreeglid dokumentide loomisel, 
hoidmisel asutuses, kasutamisel ja hävitamisel. 
Asjaajamiskorra väljatöötamine on dokumendihalduse personali ülesanne. Asjaaja - 
miskorra väljatöötamisel tuleb teha tihedat koostööd asutuse kõikide struktuuri-  
üksustega.
2   Dokumendi- ja arhiivihaldus
6.3  Asjaajamiskorra sisu
Heas ja kasulikus asjaajamiskorras on kõikide kasutajarühmade (töötajate) seisu-
kohalt lähtuvalt küllaldaselt käsitletud 
 asutuse dokumentide haldamise põhimõtteid,
 dokumentide loomise ja haldamise toiminguid, töötajate ülesandeid ja vastutust 
(vt ka LISA A).
6.3.1 Dokumentide haldamise põhimõtted
 
Dokumendihalduse esmane nõue on lähtumine normatiivaktidest. Asutuse asjaaja-
miskorras tuleb viidata seadustele ja valitsuse ning ministrite määrustele, kus on 
kehtestatud nii üldised nõuded dokumentide haldamisele kui ka spetsiifilised nõuded 
asutusele. Õigusaktide ja ka standardite ning hea tava juhiste arvestamine annab 
tunnistust sellest, et eri nõuded on ühendatud üheks toimivaks süsteemiks. 
Asjaajamiskorras võib selgitada dokumendi- ja arhiivihalduse nõudmisi ning priori-
teete, mis sõltuvad asutuse konkreetsetest vajadustest. Nende hulka võivad kuuluda 
selgitused teabekandjate eelistuste, eriliigiliste dokumentide loomise, alalhoidmise, 
kättesaadavuse, asutuse tegevuse tõendamise ja tema õiguste kohta, digitaaldoku-
mentide loomise ja haldamise kohta, samuti kokkuhoiu ja tõhususe rakendamise 
nõuded.
Avalikke ülesandeid täitva eraisiku puhul on peamiselt vajalik näidata, millised do-
kumendid (avalikud arhivaalid) tekivad avalikke ülesandeid täites ja missugused on 
nende haldamise erisused.
Asjaajamiskorras antakse ülevaade dokumendisüsteemi põhijoontest 
nagu tsentraliseeritud või detsentraliseeritud haldamise rakendamine, 
erinevad infosüsteemid jm. 
6.3.2 Dokumentide loomise ja haldamise toimingud, kasutaja­
rühmade ülesanded ja vastutus
 
Asjaajamiskorras tuleb kirjeldada kõiki toiminguid nii, et sellest selguks iga kasutaja-
rühma (rolli) ja/või struktuuriüksuse dokumentide haldamise ülesanded.
  Asjaajamiskord    2
Põhirõhk tuleb pöörata dokumentide ja arhiivi haldamise protsessidele, mille teosta-
mise vastutus lasub dokumendisüsteemi tavakasutajatel – töötajatel, kes on vahetult 
seotud dokumentide loomise, registreerimise, hoidmise, kasutamise, hävitamise jt 
toimingutega.
Paljudele asutustele, kelle kasutajaõiguste süsteem on lihtne, piisab elementaarsete 
kasutajarühmade moodustamisest: EDHSi haldur (id), dokumentide koostamise, 
metaandmete ja/või dokumentide lisamise ja muutmise õigusega kasutajad (st doku-
mentide koostajad, registreerijad) ning ainult vaatamise õigusega kasutajad. Vajadu-
sel aga töötatakse välja keerulisem kasutajaõiguste süsteem. 
Asjaajamiskorras antakse kasutajate igale rühmale teatud dokumendi­
halduse toimingute sooritamise õigused ning ülesanded.
Kasutajatele määratakse kindlaks vähemalt:
 ülesanded dokumentide liigitussüsteemi loomisel ja ajakohastamisel;
 õigus luua dokumente ning nõuded dokumentide koostamisele ja vormistamisele;
 ülesanded dokumentide registreerimisel;
 juurdepääsuõigused ja -kord dokumentidele;
 ülesanded teabe avalikustamisel;
 säilitustähtaegade kindlaksmääramise ülesanded;
 dokumentidele juurdepääsu vahendid, hoidmise ja säilitamise kord;
 ülesanded dokumentide eraldamisel ja hävitamisel;
 ülesanded dokumentide loetelu koostamisel;
 ülesanded dokumentide ringluse korraldamisel;
 ülesanded arhivaalide avalikku arhiivi üleandmisel.
Asjaajamiskorras tuleb kajastada dokumendihalduse personali ülesanded ja tegevu-
sed, mille hulka võivad kuuluda:
 dokumendisüsteemi väljatöötamine ja juurutamine;
 menetlusreeglite väljatöötamine dokumentide haldamisel;
 asjaajamiskorra koostamine;
30   Dokumendi- ja arhiivihaldus
 dokumendisüsteemi kasutajarollide kindlaksmääramine;
 dokumentide juurdepääsupiirangute kindlaksmääramine ning neist kinnipidamise 
tagamine;
 dokumentidele säilitustähtaja määramine;
 asutuse dokumentide liigitusskeemi väljatöötamine ning dokumentide loetelu 
koostamine;
 säilitamise korraldamine;
 dokumentide hävitamine või arhiivi üleandmine;
 dokumendihalduse tarkvara haldamine;
 dokumendisüsteemi toimimise analüüsimine, vajadusel süsteemi kaasajastamine;
 arhiiviruumide ja kettamassiivide vajaduste hindamine;
 dokumendisüsteemi kasutajatele jooksva abi osutamine.
6.4  Asjaajamiskorra juurutamine
6.4.1 Asjaajamiskorra kehtestamine
Riigi- ja kohaliku  omavalitsuse asutused kehtestavad asjaajamiskorra asutuse juhi 
käskkirjaga.
Dokumendihalduse personal peab dokumendisüsteemi tavakasutajale pakkuma pii-
savat tuge tekkivate küsimuste ja probleemide lahendamisel. Selleks on otstarbekas 
ette näha ajavaru, mille jooksul kasutajat nõustatakse ja koolitatakse dokumendi- ja 
arhiivihalduslikes küsimustes, kasutades intranetti , sisekoolitust, individuaalset nõus-
tamist jms.
Asjaajamiskorrast on vähe abi, kui töötajad ei tea, kelle poole küsimuste 
või probleemide puhul pöörduda. 
6.4.2 Asjaajamiskorra kaasajastamine
 
Dokumentide haldamine toimib pidevate muutuste olukorras. Seepärast eeldab 
asjaajamiskorra ajakohasena hoidmine selle regulaarset läbivaatamist ja muutuvate 
nõudmiste, ressursside ning asutuse dokumendihalduse arendamise prioriteetidega 
vastavusse viimist .
  Asjaajamiskord    31
7 Dokumentide loetelu
7.1  Üldist
Dokumentide loetelu on vahend asutuse dokumentide elukäigu (vt SKEEM 2 ja 
SKEEM 3) planeerimiseks ja juhtimiseks. Sellega saab suuremal või vähemal määral 
ohjata kõiki dokumendihalduse protsesse alates hõlmamisest ja registreerimisest kuni 
eraldamiseni välja. 
Dokumentide loetelu sisu sõltub suuresti sellest, milliseid ülesandeid soovib asutus 
dokumentide loeteluga täita. Minimaalselt koosneb dokumentide loetelu dokumen-
tide liigitusskeemist, sarjadele kehtestatud säilitustähtaegadest ja mõnest juurepääsu 
ohjamise vahendist. Põhimõtteliselt saab aga dokumentide loeteluga täita väga erine-
vaid ülesandeid. 
Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, mille abil 
saab planeerida ja ohjata dokumendi tervet elukäiku. 
Dokumendi loetelu on ka:
 asutuse arhiivi moodustamise peamine tööriist, sest kõik toimikud avatakse ning 
dokumendid paigutatakse ja varustatakse metaandmetega just dokumentide loe-
telu alusel;
 vahend kiire ülevaate saamiseks asutuses loodud inforessurssidest.
Käesolev peatükk annab soovitusi sellise dokumentide loetelu väljatöötamiseks, mil-
lest asutuse dokumendisüsteemi iga kasutaja saab oma ülesannete täitmiseks maksi -
maalset tuge.
32   Dokumendi- ja arhiivihaldus
7.2  Dokumentide loetelu väljatöötamine
7.2.1 Andmete kogumine ja konteksti tundmaõppimine
Dokumentide loetelu väljatöötamist või kaasajastamist alustatakse andmete kogumi-
sega normatiivse keskkonna, asutuse tegevuste ning loodavate dokumentide kohta. 
Nii selgitatakse välja kontekst, mille raames asutus tegutseb. Õpitakse tundma:
 asutuse tegevusi ja üksikuid valdkondi reguleerivaid õigusakte;
 asutuse üldisi ja valdkondlikke poliitikaid, strateegiaid, arengukavasid jms;
 asutuse ja tema struktuuriüksuste põhimäärusi;
 erinevate süsteemianalüüside käigus koostatud protsessiskeeme, mudeleid jms;
 erialatermineid;
 dokumentide näidisloetelusid;
 asjaajamiskorda;
  varasemaid dokumentide loetelusid ja arhivaalide loetelusid;
 varasemaid toimikute loetelusid ja arhiivinimistuid;
 asutuse arhivaale;
 muid asjakohaseid materjale13.
Andmete kogumisel dokumentide loetelu koostamiseks võib vajalikuks osutuda ka 
töötajate intervjueerimine ning tööprotsesside jälgimine ja kaardistamine.
Andmete kogumise eesmärk on piisava hulgal alusmaterjali leidmine 
dokumentide loetelu väljatöötamiseks.
13 Näiteks on asutuse juhtimis- ja tugifunktsioone täitvad tegevused ja neid dokumenteerivad dokumendi-
liigid ära toodud rahvusarhiivi juhises „Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks”, mis on 
leitav veebist aadressil www.ra.ee.
  Dokumentide loetelu    33
Kogutud andmete analüüsimisel selguvad muuhulgas :
 millised õiguslikud tingimused mõjutavad asutuse funktsioone ja tegevusi;
 normatiivse keskkonna ja asutuse sisemised nõuded, millele funktsioonid ja tege-
vused peavad vastama, sh
• milliseid dokumente tuleb luua, 
• millised on vähimad säilitustähtajad, 
• millised on spetsiifilised juurdepääsupiirangud ja -tingimused;
 millised ametikohad või struktuuriüksused vastutavad teatud tegevuste eest;
 milliste dokumentidega asutus oma tegevusi dokumenteerib;
 milline on dokumentide hulk jms.
Andmete kogumine, konteksti tundmaõppimine ja saadud teabe analüüsimine on 
protsess, mis lõpeb dokumentide loetelu väljatöötamisega.
7.2.2 Liigitusskeem
Liigitusskeem on dokumentide loetelu tähtsaim komponent, sest see on 
põhiline vahend dokumentide intellektuaalseks haldamiseks asutuses.
Liigitusskeemiga on seotud enamik dokumendihalduse protsesse ning selle koosta-
mine on dokumendisüsteemi kujundamise vastutusrikkaim etapp. Hästi koostatud 
liigitusskeemist selguvad asutuse funktsioonide, tegevuste ja neid dokumenteerivate 
dokumentide omavahelised seosed. See aitab kaasa asutuse asjaajamise läbipaistvu-
sele, aga annab ka loodavatele dokumentidele konteksti, mida on võimalik ajas koos 
dokumentidega edasi säilitada. 
Liigitusskeemi peamised ülesanded on:
  seostada ühe ja sama funktsiooni ja/või tegevuse käigus tekkinud dokumendid;
 maksimaalselt lihtsustada dokumentide haldamist.
34   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Olemas on mitmeid põhimõtteliselt erinevat tüüpi liigitusskeeme: asutuse funktsioo-
nidel põhinevad, asutuse struktuuril põhinevad, dokumentide liigil või temaatikal 
põhinevad liigitusskeemid. 
Eesti avaliku sektori asutustes soovitab rahvusarhiiv kasutada funkt­
sioonidel põhinevat dokumentide liigitusskeemi. 
Funktsioonidel põhineva liigituse peamine eelis teistega võrreldes seisneb selle sta-
biilsuses, mis muudab dokumendihalduse tervikuna tõhusamaks. Ka säilivad funkt-
sioonidel põhineva liigitusskeemi puhul orgaanilised seosed dokumentide ja nende 
tekkimise konteksti vahel.
7.2.3 Asutuse funktsioonide analüüs
Funktsioonidel põhineva liigitusskeemi koostamine põhineb asutuse funktsioonide, 
tegevuste ja toimingute kaardistamisel.14 Toiminguid, mis selgitavad välja ja esitavad 
seosed asutuse funktsioonide, tegevuste ja toimingute vahel, nimetatakse käesolevas 
juhises asutuse funktsioonide analüüsiks.
Asutuse funktsioonide analüüsi teostatakse ülalt alla meetodil, mille käigus:
 tehakse kindlaks asutuse üldised eesmärgid ja ülesanded
Tavaliselt on need tasandi võrra madalamal asutuse missioonist ja visioonist ning 
leitavad või tuletatavad arengukavadest, strateegiatest, põhimäärustest, poliitika-
test jt ametlikest dokumentidest.
 tuvastatakse funktsioonid, millega asutuse eesmärgid saavutatakse
Funktsioon tuvastatakse siis, kui kindla eesmärgi ja ülesandega seotud tegevused 
grupeeritakse. Silmas tuleb pidada, et üks funktsioon saab analüüsis esineda vaid 
ühe korra.
14 Vt täpsemalt ka ISO/TR 26122:2008 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Tööprotsesside ana-
lüüs dokumentide haldamiseks”.
  Dokumentide loetelu   35
Keerukate funktsioonide puhul (eesmärgi või ülesandega on seotud palju tege-
vusi) või juhul, kui on oluline säilitada võimalikult palju konteksti, kasutatakse 
allfunktsioone.
 tehakse kindlaks need tegevused, mis moodustavad funktsiooni15
Arvestada tuleb kõiki asutuses teostatavaid tegevusi. Erinevalt funktsioonidest võib 
tegevusi analüüsis esineda mitmel korral, kuna nad võivad olla seotud erinevate 
funktsioonidega (NÄITEKS Aruannete koostamine,  Planeerimine  jne).
 määratakse vajaliku detailsusega toimingud, millega tegevusi teostatakse
Detailsuse astme juures on soovitatav silmas pidada dokumendihalduse vajadusi, 
st tasandit, kus toimub dokumentide loomine.
Asutuse funktsioone on soovitatav analüüsida sõltumatult asutuse 
struktuurist, sest funktsiooni teostatakse tavaliselt asutuse erinevates 
struktuuriüksustes ning isegi erinevate asutuste vahel.
7.2.4 Funktsioon, tegevus, toiming – dokumentide tekkekontekst
Funktsioonide analüüsi läbiviimine eeldab, et:
 mõistetakse funktsioonide, tegevuste ja toimingute olemust;
 suudetakse neid üksteisest eristada;
 mõistetakse, kuidas dokumendid on seotud asutuse toimimisega.  
15 Analüüsides juhtimis- ja tugifunktsioone ning nende käigus teostatavaid tegevusi, soovitame abi-
vahendina kasutada rahvusarhiivi juhist „Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks”, 
mis on leitav veebist www.ra.ee.
3   Dokumendi- ja arhiivihaldus
SKEEM 5. Funktsioonide, tegevuste, toimingute ja dokumentide omavahelised seosed
Organisatsiooni 
eesmärk (eesmärgid)
saavutatakse läbi
täidetakse
annavad 
Funktsioonid
dokumentidele
koosnevad
täidetakse
annavad 
Kontekst
dokumentidele
Tegevused
tõ
võimaldab 
endavad
intel ektuaalset 
koosnevad
teostatakse
kontrol i
loovad
Toimingud
Dokumendid
Funktsioon
 
Funktsioonidega täidetakse eesmärke, milleks asutus on moodustatud. Asutuse ees-
märgid on tihti leitavad või tuletatavad tema missioonist ehk kõige üldisemast ülesan -
dest ja visioonist ehk kõige üldisemast eesmärgist. Funktsiooni põhilised tunnused on:
 selge ajaraami puudumine 
Funktsioonil puudub kindel lõpp ja algus 
(NÄITEKS  Õigusalane teenindamine või Asjaajamise korraldamine).
 selge või katsutava tulemuse puudumine 
Funktsiooni täitmisel tekkiv tulemus on tavaliselt väga üldist või raskelt mõõdetavat 
laadi (NÄITEKS rahulolu, kasu vms).
Funktsiooniga täidetakse osa asutuse üldisest eesmärgist.
NÄITEKS on mäluasutused moodustatud teabe või esemete kestmise ja kasutamise 
tagamise eesmärgil. Selleks teostatakse erinevaid funktsioone nagu kogumine, säilita-
mine, juurdepääsu korraldamine jne.
Dokumentide loetelu    3
Asutuse funktsioone võib tinglikult jagada:
 juhtimisfunktsioonideks;
 tugifunktsioonideks;
 põhifunktsioonideks.
Dokumendihalduslikult on taolist funktsioonide jagunemist kasulik silmas pidada 
erinevatel põhjustel, NÄITEKS säilitustähtaegade määramisel (põhifunktsioone 
dokumenteerivad dokumendisarjad võivad olla teistest väärtuslikumad), juurdepääsu 
korraldamisel ( juhtimisfunktsiooni dokumendid võivad olla suurema avaliku huvi 
objektiks) või liigitusskeemi koostamisel (tugifunktsioonid muutuvad harvemini kui 
põhifunktsioonid).
   
Põhifunktsioonid on seotud vahetult asutuse eesmärkide saavutamisega. Põhi-
funktsioonid on ainuomased konkreetsele asutusele või üheliigilistele asutustele 
(NÄITEKS muuseumid , ülikoolid). 
NÄIDE 1. Põhifunktsioonid erinevat tüüpi asutustes
Mäluasutus
Ülikool
Raviasutus
Kogumine
Teadustöö korraldamine
Tervishoiu-uuringute 
läbiviimine
Säilitamine
Õppetöö korraldamine
Tervishoiuteenuse tagamine
Juurdepääsu 
Kirjastustegevuse arendamine Uute ravimite väljatöötamine 
võimaldamine
ja täiustamine
Tugifunktsioonid on seotud kaudselt asutuse eesmärkidega – need toetavad põhi-
funktsioonide täitmist. Üldjoontes on tugifunktsioonid asutustel sarnased.
NÄIDE 2. Tugifunktsioonid erinevat tüüpi asutustes
Mäluasutus
Ülikool
Raviasutus
Personali arenda-
Personali arendamine ja 
Personali arendamine ja 
mine ja koolitamine  koolitamine
koolitamine
Asjaajamise 
Asjaajamise korraldamine
Asjaajamise korraldamine
korraldamine
Suhtekorraldus
Suhtekorraldus
Suhtekorraldus
3   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Juhtimisfunktsioonid on funktsioonid, mis määravad ära asutuse arengusuuna ja 
kontrollivad seda. Juhtimisfunktsioonid ei liigitu täielikult põhifunktsioonide hulka 
(kuigi on nendega otseselt seotud) ega ka tugifunktsioonide hulka (kuigi on kõigil 
asutustel enamjaolt sarnased), seepärast on mõistlik käsitleda juhtimisfunktsioone 
eraldi.16
Tegevus
Funktsioone täidetakse tegevuste kaudu. Ühe või mitme tegevuse lõpuleviimine tagab 
funktsiooni täitmise. Tegevuse põhilised tunnused on:
 selge ajaraami olemasolu
Erinevalt funktsioonist on tegevusel alati kindel algus ja kindel lõpp (NÄITEKS 
dokumentide hävitamiseks eraldamine on üks funktsiooni Asjaajamise korralda-
mine täitmiseks sooritatavatest tegevustest).
 selge, katsutav või lihtsalt mõõdetav tulemus või väljund
Ilma tulemuse või väljundita (NÄITEKS lahendatud teabenõue) pole võimalik 
tegevusi lõpetada ja järelikult ei saa ka funktsiooni täita.
Tegevusel on alati ajaraamid ning kindel tulemus või väljund.
NÄITEKS toimub asutuse asjaajamise korraldamise (s.o funktsioon) käigus sissetu-
leva dokumendi registreerimine (s.o tegevus). Peale seda tegevust võib alati öelda, et 
konkreetne dokument on registreeritud, st tegevusel on olnud kindel tulem.
Toiming
Iga tegevuse käigus teostatakse omakorda mitmeid toiminguid ehk üksikülesandeid. 
Ühe tegevuse piires võivad toiminguid teha eri inimesed eri struktuuriüksustest ja 
isegi eri asutustest. Põhimõtteliselt saab iga tegevust „lahti harutada” väga väikes-
teks ja detailseteks toiminguteks või alltoiminguteks, kuid dokumendihalduslikult 
pole sellel mõtet. Kasulik on identifitseerida vaid see toimingute tasand, kus luuakse 
dokumente. 
16  Asutuste juhtimis- ja tugifunktsioone täitvad tegevused ja neid dokumenteerivad dokumendiliigid 
on ära toodud rahvusarhiivi juhises „Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks”, mis 
on leitav veebist aadressil www.ra.ee.
  Dokumentide loetelu    3
Toimingud on asutuse tegevuse osad, kus luuakse dokumente.
NÄITEKS saab arhiivieeskirjas kirjeldatud dokumentide hävitamiseks eraldamist 
iseloomustada kümne toiminguga (vt SKEEM 6). Toiminguid teostavad antud juhul 
nii asutus kui ka avalik arhiiv. Erinevate toimingutega luuakse hävitamisakte, hinda-
mistaotlusi (kirjad), hindamisotsuseid ja hindamisotsuste ärakirju (koos kirjadega), 
lisaks täiendatakse hävitamise andmetega ka arhivaalide loetelu.
SKEEM 6. Dokumentide hävitamiseks eraldamise toimingud arhiivieeskirja järgi
Asutus
Avalik arhiiv
Arhivaalide 
Hävitatavad 
loetelu
arhivaalid
Hävitamisakt
(1)
(2)
(3)
(5)
Hävitamiseks 
Hävitamiseks
Hävitamisakti
(4)
Hindamise 
eraldatavate 
eraldatavate
kavandi 
läbivi mine
Hindamise 
arhivaalide 
arhivaalide   
vormistamine
taotlemine
valimine
selekteerimine
(10)
(9)
(8)
(6)
Hävitatud 
Akti  kantud
Hävitamisakti 
(7)
Hindamis ­
arhivaali­
arhivaalide 
vormistamine
otsuse 
Hindamis­
de kohta 
hävitamine
vormistamine
otsuse 
loetelus ja   
hävitamisaktis
ärakirja 
vastava 
(10)
saatmine
märkuse 
tegemine
7.2.5 Dokumentide liigitusskeemi tuletamine funktsioonide analüüsist
 
Funktsioonidel põhinev dokumentide liigitusskeem ja selle eri tasandid tuletatakse 
asutuse funktsioonide analüüsi tulemusest, kus asutuse tegevuste loogika kandub üle 
dokumendihaldusse.
Hea dokumentide liigitusskeem põhineb võimalikult palju asutuse 
tegevuste loogikal.
40   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Liigitusskeemi saab tuletada ka dokumentidest, kus asutuse tegevusi on juba analüü-
situd. Kõige enam on sellist eeltööd ära tehtud infosüsteemide arendamise käigus, 
see on leitav vastavast dokumentatsioonist (NÄITEKS toimimismudelid, protsessi-
skeemid jms). 
Liigitusskeemi tuletamisel funktsioonide analüüsist peab silmas pida­
ma, et liigitusskeem oleks kasutajale arusaadav.
 TABEL 1. Dokumentide liigitusskeemi tuletamine asutuse funktsioonide anaüüsist
Asutuse funktsioonide analüüsi käigus 
Dokumentide liigitusskeemi tasand
saadud tasand
Mõtteline juurtasand: 
Mõtteline juurtasand: 
Asutuse eesmärk või eesmärgid (missioon,  Asutus kui tervik
visioon) – vt SKEEM 5
NÄITEKS: Eesti ja soome- ugri  rahvaste 
NÄITEKS: Eesti Rahva Muuseum
kultuuri ja arenguloo allikmaterjalide kogu-
mine, säilitamine,  uurimine  ja vahendamine 
rahvusliku identideedi, keele ja rahvus-
kultuuri püsimiseks ning kollektiivse mälu 
tugevnemiseks
Esimene tasand: 
Esimene tasand:
Funktsioon
Funktsioon
NÄITEKS: Dokumendihalduse korraldamine NÄITEKS: Dokumendihalduse korraldamine
Teine tasand:
Funktsiooni või sarja kirjeldus:
Tegevus
Tegevus
NÄITEKS: Dokumentide hävitamiseks 
NÄITEKS: Hävitamiseks eraldamine
eraldamine
NB! Moodustab ühtlasi ka ühe osa hilise-
mast arhiivimoodustaja või sarja kirjeldusest
Kolmas tasand: 
Teine tasand:
Tegevus
Sari
NÄITEKS: Hävitamisakti vormistamine
NÄITEKS: Hävitamisaktid
NB! Al tasand ehk al sari eraldatakse vaid 
mõjuvatel dokumendihalduslikel põhjustel 
(erinevad säilitustähtajad, juurdepääsutingi-
mused vm vajadused)
Dokumentide loetelu    41
Liigitusskeemi funktsiooni tasand
Liigitusskeemi esimene tasand on funktsiooni tasand. 
Funktsiooni tasand dokumentide liigitusskeemis vastab enamasti asu­
tuse funktsioonide analüüsi käigus selgunud funktsiooni tasandile .
SKEEM 7. Funktsioon koos tegevustega
Funktsioon
Riigihangete 
korraldamine
Tegevus
Tegevus
Tegevus
Riigihangete 
Valiku tegemine 
Läbirääkimine ja 
väljakuulutamine
esitatud pakkumiste 
lepingu sõlmimine
hulgast
Kui funktsioonide analüüsis on selgunud ka funktsiooni alltasandid ehk allfunktsioo-
nid, on otstarbekas ka need liigitusskeemis esitada. Nõnda:  
 selgineb dokumentide kontekst dokumendisüsteemi kasutajale, seega
 hõlbustuvad mitmed dokumentide haldamistoimingud (nt registreerimine).
42   Dokumendi- ja arhiivihaldus
SKEEM 8. Funktsioon ja allfunktsioonid koos tegevustega
Funktsioon
Infotehnoloogiline teenindamine
Al funktsioon
Al funktsioon
Al funktsioon
Infosüsteemide 
Riigihangete 
Infosüsteemide loo-
toimimise tagamine
korraldamine
mine ja arendamine
Tegevus
Riigihangete väljakuulutamine
Tegevus
Valiku tegemine esitatud 
pakkumiste hulgast
Tegevus
Läbirääkimine ja lepingu 
sõlmimine
Funktsiooni või sarja kirjeldus liigitusskeemis
Asutuse funktsioonide analüüsi käigus selgunud tegevused annavad 
liigitusskeemis konteksti kas funktsioonile või sarjale.
Tegevused, millega täidetakse asutuse funktsioone, on Eesti asutuste dokumentide 
loeteludes seni valdavalt varju jäänud. Siiski on see dokumendhalduslikult äärmiselt 
oluline tasand, kuna:
 hõlbustab dokumentide haldamistoiminguid (kasutajal on kergem tuvastada doku-
mendi kuulumist kindlasse sarja);
Dokumentide loetelu    43
 kirjeldab funktsiooni (näitab, milliste tegevustega täidetakse funktsiooni) ja sarja 
(näitab, milliste tegevuste käigus dokumendid tekivad) ning annab nõnda dokumen-
tidele täiendava konteksti;
 hõlbustab sarjade pealkirjastamist;
 aitab (konteksti andes) aru saada dokumentide väärtusest ja määrata säilitustähtaegasid;
 hõlbustab hindamist.
Tuleb silmas pidada, et kui asutuses tekib arhi viväärtuslikke dokumente, moodustavad 
tegevused ühe osa hilisemast arhi vimoodustaja (kirjelduselement Funktsioonid, üles-
anded ja tegevused) või sarja (kirjelduselement Sisu ja teema) arhi vikirjeldusest.17
Tegevuste märkimiseks dokumentide loetelusse on kaks võimalust:
 sidudes tegevused konkreetse(te) sarja(de)ga (vt NÄIDE 3).
Sellel juhul tuleb silmas pidada, et üks sari võib olla seoses ka mitme tegevusega. 
Seos sõltub sellest, missuguste tunnuste ja põhimõtete järgi sarjad moodustatakse.
 sidudes tegevused vabas vormis funktsiooniga, mida nad täidavad (vt NÄIDE 4).
NÄIDE 3. Tegevuste sidumine sarjadega
Funktsioon 5
ÕIGUSALANE TEENINDAMINE
Funktsiooni täitmisel:
(1) teostatakse õigusaktide, otsuste ja lepingute juriidilist kontrolli;
(2) nõustatakse õigusalastes küsimustes;
(3) esindatakse asutust kohtuvaidlustes.
Tähis Tegevus
Sarja pealkiri
Säilitustähtaeg Teabekandja Märkused
5-4
...
...
...
...
...
5-5
(2)
Memod arvamuste   Alatine
P
ja ettepanekutega
5-6
(1) ja (3) Kirjad õigusalastes  5 aastat
P
küsimustes
5-7
jne
17 Vt täpsemalt rahvusarhiivi juhist „Arhivaalide üleandmine”, mis on leitav veebist www.ra.ee.
44   Dokumendi- ja arhiivihaldus
NÄIDE 4. Tegevuste sidumine funktsioonidega
Funktsioon 5
ÕIGUSALANE TEENINDAMINE
Funktsiooni täitmisel:
teostatakse õigusaktide, otsuste ja lepingute juriidilist kontrolli;
nõustatakse õigusalastes küsimustes;
esindatakse asutust kohtuvaidlustes.
Tähis Sarja pealkiri
Säilitustähtaeg Teabekandja Märkused
5-4
...
...
...
...
5-5
Memod arvamuste ja 
Alatine
P
ettepanekutega
5-6
Kirjad õigusalastes küsimustes18 5 aastat
P
5-7
jne
jne
Liigitusskeemi sarja tasand
Liigitusskeemi teine tasand on sarja tasand. 
Tegevuse käigus tehtavate toimingutega luuakse ja saadakse dokumente 
(vt SKEEM 5), mida teatud tunnuste põhjal saab koondada sarja. Sari moodustatakse 
dokumendi- ja arhiivihalduse protsesside hõlbustamiseks.
Sarja seos asutuse funktsiooni, tegevuste, dokumendisüsteemi ja 
teiste sarjadega annab arhiivi kuuluvatele dokumentidele konteksti.
Põhimõtteliselt on olemas kahte tüüpi sarju:
 üheliigilistest dokumentidest koosnevad ehk nominaalse tunnusega sarjad
NÄITEKS protokollid , üldkäskkirjad, juhatuse koosolekute protokollid jms.
18 Antud juhul on kirjad juriidilise kontrolli ja kohtuvaidluste küsimustes ühendatud üheks 
sarjaks.
Dokumentide loetelu    45
 temaatilise tunnusega sarjad, mida on omakorda kahte tüüpi:
• kirjavahetuse toimikutest koosnev sari – koosneb ühe ülesande täitmise käi-
gus või sarnaste toimingute sooritamisel tekkinud temaatilistest toimikutest
NÄITEKS „Kirjad ehitusjärelevalve teostamise kohta”, „Kirjad ametnike täiend -
koolituse küsimustes”.
• asjade või objektide kohta peetavatest toimikutest koosnev sari – sisaldavad 
eri liiki dokumente, mis on ladestunud konkreetsete asjade või juhtumite lahen-
damise käigus
NÄITEKS „Kriminaalasjade kohtutoimikud ”, „Järelevalve toimikud”.
Sarjade moodustamisel on lisaks võimalik silmas pidada veel järgmisi tunnuseid:
 korrespondendi tunnus – asutuste või isikute järgi, kellega suheldakse
NÄITEKS  „ Kirjavahetus kõrgemalseisva asutusega”.
 geograafiline tunnus – territooriumide, haldusüksuste vmt järgi
NÄITEKS „ Läänemaa aruanded ”.
Ühte sarja saab koondada vaid ühesuguse väärtuse ehk säilitustäht­
ajaga dokumente.
Sarja alltasand ehk allsari eraldatakse sarja tasandist vaid mõjuvatel dokumendihal-
duslikel põhjustel, nagu näiteks erinevad säilitustähtajad, juurdepääsutingimused vms 
vajadused. Allsarjade sissetoomisel liigitusskeemi tuleb silmas pidada järgmist:
  sarjas peab olema vähemalt kaks või rohkem allsarja, muidu pole allsarja esitamine 
mõttekas;
 toimikud avatakse vaid madalamatel tasanditel, st allsarjade olemasolul sarja 
tasandil toimikuid ei avata. 
Toimikuid ei avata samaaegselt sarja ja allsarja tasandil. Sarjale ei 
määrata sel juhul ka eraldi säilitustähtaega, juurdepääsutingimusi, 
vastutajaid jms.
4   Dokumendi- ja arhiivihaldus
7.2.6 Liigitusüksuste järjestamine
Funktsioonid järjestatakse dokumentide loetelus järgmistes gruppides ja soovitavalt 
näidatud järjestuses :19
Grupp 1:  juhtimisfunktsioonid, milleks võivad olla
• üldjuhtimine;
• õigusalane teenindamine;
• planeerimine ja aruandlus ;
• kontroll ja auditeerimine;
• riigi osalemine eraõiguslike juriidiliste isikute tegevuses;
• koostöö;
• komisjonide töö korraldamine.
Grupp 2:  tugifunktsioonid, sh
  infoallikate ja infotehnoloogia haldamise funktsioonid, milleks võivad olla
• dokumendi- ja arhiivihalduse ning asjaajamise korraldamine;
• erialaraamatukogu ning kollektsioonide haldamine;
• infotehnoloogiline teenindamine.
  töö ja teenistussuhete ning töötervishoiu ja tööohutuse funktsioonid, milleks 
võivad olla
• personali planeerimine, värbamine ja arvestus;
• personali arendus ja koolitamine;
• personali atesteerimine;
•  töötervishoid ja tööohutus.
   finantsplaneerimise ja raamatupidamise arvestuse funktsioonid, milleks võivad olla
• raamatupidamise ja aruandluse korraldamine;
•  eelarvestamine ;
• töötasude ja kinnipidamiste arvestamine;
• majandustehingute arvestamine;
• aruandlus.
19 Juhtimis- ja tugifunktsioonide käigus teostatavaid tegevusi ning neid dokumenteerivaid doku-
mendiliike vaata rahvusarhiivi juhisest „Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks”, 
veebist aadressil www.ra.ee.
 Dokumentide loetelu    4
  varade haldamise ja hoolduse funktsioonid, milleks võivad olla
• varade arvestamine;
• haldustegevuse korraldamine;
• riigihangete korraldamine.
  suhtekorraldus.
Grupp 3: põhifunktsioonid.
Põhifunktsioonide, aga ka sarjade järjestamisel funktsioonisiseselt läh­
tutakse võimalusel põhimõttest, mille järgi üldisemad ning olulisemad 
liigitusüksused esitatakse enne erilisemaid.
7.2.7 Liigitusüksuste tähistamine ja pealkirjastamine
Et mõista ja säilitada funktsioonide ja sarjade omavahelisi seoseid , lisatakse igale 
liigitusskeemis toodud üksusele tähis. Kuna liigitusskeem on oma olemuselt hierarhi-
line, peab alama tasandi üksuse tähis sisaldama endas kõrgema tasandi üksuse tähist. 
Tähis antakse liigitusskeemi raames kokkulepitud reeglite kohaselt ning seda kasuta-
takse järjekindlalt. Kasutada võib nii araabia numbreid kui ka ladina tähti.
Liigitusskeemis eraldatakse erinevad tasandid (funktsioon ja sari) ühe 
kokkulepitud sümboliga ning tasand ja alltasandid teise kokkulepitud 
sümboliga. 
Lihtsuse mõttes soovitab rahvusarhiiv eraldada alltasandid (funktsioon allfunktsi-
oonist ja sari allsarjast) punktiga ning eri tüüpi objektid (funktsioon sarjast) 
sidekriipsuga.
4   Dokumendi- ja arhiivihaldus
NÄITEKS:
1 Funktsioon 
1-1 Sari
1-2 Sari
1-2.1 Allsari
1-2.2 Allsari
2 Funktsioon
2.1 Allfunktsioon
2.1-1 Sari
2.2-1 Sari
2.2-1.1 Allsari
2.2-1.2 Allsari
Tähises ei pea kajastuma funktsiooni täitvad tegevused, sest tegu pole liigitusskeemi 
iseseisva tasandiga (vt TABEL 1).
Funktsioonide, tegevuste ja sarjade pealkirjad peavad olema lühidad, kasutajale sel-
gesti mõistetavad ning põhinema õigusaktides kasutataval ning erialaterminoloogial. 
Pealkirjad peavad kajastama iga liigitusüksuse ainukordsust.
7.2.8 Eritüübilise teabe esitamine dokumentide loetelus
Asutuse jaoks väärtuslik ja säilitamist vajav teave sisaldub traditsiooniliste paberdoku-
mentide (NÄITEKS A4 suurusega käskkirjad) või digitaaldokumentide (NÄITEKS 
PDF-failivormingus kvartaliaruanded) kõrval ka muus vormis – audiovisuaalsena või 
korrastatud andmete koguna infosüsteemides. Teabe eritüübilisus on sageli põhju-
seks, miks asutuse foto-, video- või helidokumente ning andmekogusid ei käsitleta 
dokumendisüsteemi osana.
Asutuse dokumendihalduse personal peab hea seisma, et eritüübiline teave oleks 
võrdväärselt nn tüüpiliste dokumentidega hõlmatud dokumendisüsteemi. 
Eritüübiline teave on asutuse tähtis inforessurss, mida tuleb hallata 
dokumentide loeteluga.
  Dokumentide loetelu    4
Andmekogud
Andmekogu on tarkvaraliste vahenditega loodud korrastatud andmete kogum. Info-
tehnoloogilises mõttes on see omavahel ühendatud andmetabelitest koosnev andme-
baas, mida käsitletakse ühtse tervikuna. 
Teabe liigitusskeemis esitamise seisukohalt tuleks andmekogude puhul küsida järg -
misi küsimusi :
  millised on asutuse ülesanded seoses andmekoguga (NÄITEKS kas asutus on 
andmekogu vastutav või volitatud töötleja, kas asutus säilitab andmeid andme-
kogus, mida ta ise ei halda jms);
  milliseid andmeid andmekogu sisaldab;
  milliseid andmekogu andmeid ja kui kaua tuleb hoida ja säilitada;
  millised dokumendid tekivad seoses andmekogu arendamise ja pidamisega 
(NÄITEKS andmekogu andmete alusdokumendid, tehniline dokumentatsioon 
jms);
  millised andmekogu andmed ja kuidas on seotud asutuse tegevuse käigus loodud 
ja saadud dokumentidega;
  kas andmekogu pidamine on seotud ühe või mitme funktsiooni täitmisega;
  kas andmekogu pidamisega seotud funktsiooni või funktsioone täidab üks või 
mitu asutust.
Dokumentide ja andmekogude andmete erineva korraldatuse tõttu 
pole andmekogu kui terviku esitamine dokumentide loetelus sarja 
tasandil võimalik – andmekogul puuduvad selged sarja tunnused.
Kui teave esineb asutuses nii dokumentidena kui ka andmetena vastavas andmeko-
gus, esitatakse dokumentide loetelus seosed vastava dokumendisarja ja andmekogu 
vahel. Üldjuhul kehtib nii andmekogu andmetele kui ka dokumendisarjale üks säili-
tustähtaeg, juurdepääsupiirang jms (vt NÄIDE 5). 
50   Dokumendi- ja arhiivihaldus
NÄIDE 5. Andmekogus oleva teabe esitamine dokumentide loetelus
Funktsioon 3
TÖÖ­ JA TEENISTUSSUHETE KORRALDAMINE
Tähis Sarja pealkiri
Säilitustähtaeg
Teabekandja Märkused
3-1
Personalikäskkirjad
10 aastat
P
3-2
Puhkusekäskkirjad
10 aastat
D
Andmed ka 
Personas
3-3
Teenistuslehed
Teenistuses olemise 
P
Andmed ka 
aeg. Pärast teenistus -
Personas
suhete lõppu antakse 
üle riigikantseleile
3-4
jne
jne
Kui asutuse tegevuse teatud külgi dokumenteeritakse ainult andmekogus andmetena 
ja neid traditsioonilisele dokumendikujule ei viida, siis peab see dokumentide loete-
lust nähtuma (vt NÄIDE 6). 
Nende asutuste jaoks, kes sisestavad oma andmed andmekogusse, mille haldajaks 
nad ise ei ole, ning säilitavad seda teavet ainult seal, on dokumentide loetellu tehtud 
kanne eriti oluline teabehalduse vahend. 
NÄIDE 6. Andmekogus oleva teabe esitamine dokumentide loetelus üldharidus­
kooli näitel
Funktsioon 5
ÕPPE­ JA KASVATUSTÖÖ
Tähis Sarja pealkiri
Säilitustähtaeg Teabekandja
Märkused
...
Klassipäeviku 
Säilitatakse e-Kooli 
andmed20
infosüsteemis
5-3
Õpilasraamatud Alatine
P
Andmed ka Eesti 
hariduse infosüsteemis
5-4
...
20 Kui kool peab klassipäevikuid vaid e-Kooli infosüsteemis, ei ladestu antud teave füüsilisel kujul 
kooli arhiivis. Tähist, säilitustähtaega, teabekandjat jms sellisel juhul dokumentide loetelus ei esitata . 
  Dokumentide loetelu    51
Asutus esitab oma dokumentide loetelu juurde kuuluvas lisatabelis ainult need 
andmekogud, mis on tema loodud ja mida ta haldab. Andmekogude esitamine doku-
mentide loetelu lisatabelis võimaldab:
 hõlmata andmekogud asutuse dokumendisüsteemi;
 esitada selle kohta rohkem sisulisi ja tehnilisi andmeid;
 saada asutuse andmekogudest ühtne ja kompaktne ülevaade.
Andmekogude esitamisel lisatabelis on soovitav märkida järgnevaid andmeid 
(vt LISA C):
 tähis;
 andmekogu (riigi infosüsteemi kuuluvate andmekogude puhul ametlik) nimi;
 kasutatav tarkvara;
 andmekogu pidamise eesmärk;
 andmekogu sisu kokkuvõtte kirjeldus;
 andmekogu tüüp (kas on ülekirjutatavad andmed või mitte);
 andmete ajaline piir;
 väljatrükkide teostamine ;
 säilitustähtaeg;
 muu asutusele oluline teave.
Dokumendiregistrid
Dokumendiregister sisaldab korrastatud kujul metaandmeid dokumentide registree-
rimise kohta ja on oma olemuselt samuti andmekogu. Dokumendiregister võib olla 
EDHSi osa (selle üks funktsionaalsus) või EDHSist eraldiseisev (loodud tabeltööt-
lustarkvara abil). Dokumendiregistrid võivad esineda ka paberkandjal. 
Asutus esitab elektroonilised dokumendiregistrid dokumentide loetelu 
juurde kuuluvas lisatabelis koos teiste andmekogudega.
52   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Dokumendiregistrid esitatakse dokumentide loetelu lisatabelis kas:
 EDHSi alamregistritena, kui dokumente registreeritakse läbi EDHSi tarkvara 
(vt LISA C) või
 eraldi registritena, kui dokumentide registreerimiseks kasutatakse 
tabeltöötlustarkvara.
Ainult paberkandjal dokumendiregistrid (registreerimisraamatud) esi­
tatakse dokumentide loetelu põhiosas vastava funktsiooni all sarjana. 
Dokumendiregistrite esitamisel tuleb jälgida, et iga registri andmete säilitustähtaeg 
oleks vähemalt sama pikk kui registreeritavate dokumentide säilitustähtaeg. 
Foto­, heli­ ja videodokumendid
Foto-, heli- ja videodokumentide esitamisel liigitusskeemis tuleb esmalt välja selgita-
da, millisel eesmärgil audiovisuaalseid dokumente luuakse – kas sündmuste jäädvus-
tamiseks, teiste samu sündmusi kajastavate dokumentide illustreerimiseks või muul 
eesmärgil. 
Audiovisuaalsete dokumentide kasutusala võib olla tunduvalt laiem haldusdokumen-
tide omast. Seepärast on otstarbekas audiovisuaalseid dokumente esitada doku-
mentide loetelus eraldi funktsiooni all dokumenditüübi kogumite kaupa (NÄITEKS 
fotokogu, videokogu, helisalvestiste kogu. Vajadusel (sõltub teabe rohkusest) võib 
eristada temaatilisi allsarju (vt NÄIDE 7 ja 8.2.3).
Kuna audiovisuaalsetel dokumentidel on eelkõige informatiivne väärtus 
ja alles seejärel tõestusväärtus, soovitab rahvusarhiiv kogu audiovisu­
aalse ainese koondada dokumentide loetellu iseseisva funktsiooni alla.
  Dokumentide loetelu   53
NÄIDE 7. Audiovisuaalsete dokumentide esitamine dokumentide loetelus
Funktsioon 10
ASUTUSE TEGEVUSTE AUDIOVISUAALNE KAJASTAMINE
Tähis Sarja/allsarja pealkiri
Säilitustähtaeg Teabekandja Märkused
10-1
FOTOKOGU
10-1.1 Fotod ametlikest visiitidest Alatine
D
Vastutaja: 
infonõunik
10-1.2 Fotod  avalikest  üritustest 
Alatine
D
Vastutaja: 
ja tähtpäevadest
infonõunik
10-1.3 Fotod lepingute ja kokku- Alatine
D
Vastutaja: 
lepete sõlmimisest
infonõunik
10-1.4 Fotod hoonetest ja 
Alatine
Analoog , 
Vastutaja: 
rajatistest
alates 2004  infonõunik
digitaalne
10-2
VIDEO- ja FILMIKOGU
Alatine
D
Vastutaja: 
infonõunik
10-3
HELISALVESTISTE 
Alatine
D
Vastutaja: 
KOGU
infonõunik
10-4
jne
Alatine
D
Vastutaja: 
infonõunik
Audiovisuaalseid dokumente võib dokumentide loetelus esitada ka funktsiooni all, 
mille täitmise käigus need on tekkinud. Paljudes asutustes on see seotud näiteks 
suhtekorralduse funktsiooniga. 
7.2.9 Juurdepääsutingimuste haldamine 
Kuna juurdepääsuõigusi ja -piiranguid hallatakse enamasti sarjade kaupa, sobib 
selleks kõige paremini asutuse dokumentide loetelu.
Asutusel on dokumentidele juurdepääsu võimaldamise osas mitmeid seadusega pan-
dud kohustusi, aga ka võimalusi, mille üle asutus võib ise otsustada. NÄITEKS tuleb 
osa teabest avalikustada veebilehel, delikaatseid isikuandmeid või ärisaladust sisalda-
vatele dokumentidele tuleb juurdepääsu piirata jne. Dokumentide loetelu on heaks 
vahendiks kõige selle haldamisel (vt NÄIDE 8).
54   Dokumendi- ja arhiivihaldus
NÄIDE 8. Juurdepääsutingimuste haldamine dokumentide loetelus
Funktsioon 3
PERSONALI PLANEERIMINE, VÄRBAMINE JA ARVESTUS
Tähis Sarja 
Säilitus­
Teabe­ Juurdepääsutingimused Märkused
pealkiri
tähtaeg
kandja
3-1
Personali-
Alatine
P
Avalikustatakse 
aruanded
internetis
Vastutaja: avalike suhe-
te spetsialist
3-2
Puhkuse-
10 aastat
D
Avalikustatakse 
käskkirjad
intranetis
Vastutaja: avalike suhe-
te spetsialist
3-3
Teenistus- Pärast  
P
Juurdepääsu piiratakse 
lehed
teenistussuhte 
AvTS § 35 lg 1 p 11 ja 
lõppemist 
12 alusel
antakse üle 
Ri gikantseleile
Otsustaja : personalijuht
3-4
jne
Teabele juurdepääsu piiramine peab alati tuginema seadusele. Asutuse juht võib 
kehtestada teabele juurdepääsupiirangu dokumentide loeteluga, näidates ära sarjad, 
milles sisalduvatele dokumentidele võib juurdepääsupiirangu kehtestada.  Sellisel 
puhul peab dokumentide loetelus olema selgelt esitatud juurdepääsupiirangu keh-
testamise alus. Samuti on soovitatav dokumentide loetelus näidata ametikoht , kes 
otsustab konkreetsele dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamise üle.
7.2.10 Muude dokumendihalduse ülesannete ohjamine
Dokumentide loetelu on hea tööriist täitmaks ka teisi dokumendihalduse ülesandeid, 
sealhulgas:
 dokumentide asukoha ja vastutaja määramine
Ka funktsioonidel põhineva liigituse puhul on soovitatav iga sarja juures näidata 
asukoht ( struktuuriüksus või ametikoht), kus dokumendid tekivad ja/või neid 
hoitakse. See võimaldab dokumentidele kiiremat juurdepääsu ning tõhusamat 
kontrolli nende üle.
  Dokumentide loetelu   55
Dokumentide loetelus võib näidata ka ametikoha, kellel on õigus langetada antud 
sarja dokumentide kohta mingeid haldamisotsused (NÄITEKS otsustab juurde-
pääsu võimaldamise juurdepääsupiiranguga dokumentidele).
 dokumente haldava infosüsteemi määramine
Asutuses loodud teavet ei hallata üksnes EDHSis vaid ka teistes asutuse infosüs-
teemides. Kõik neist pole loodud dokumendihalduslikel eesmärkidel (NÄITEKS 
personaliinfosüsteem Persona , raamatupidamise infosüsteem Verp jms), mõned 
aga on mingi valdkonna-, teema- või dokumendiliigi spetsiifilised (NÄITEKS 
Euroopa Liidu dokumentide menetlemise infosüsteem ELIS vms). Kui asutuses 
leidub sarju, mida hallatakse teistes infosüsteemides kui EDHS, on soovitatav 
seegi info dokumentide loetellu kanda.
 eraldamise ja dokumentide elukäigu planeerimine
Dokumentide eraldamise juhtimine on olnud üks dokumentide loetelu traditsioo-
niline ülesanne. Iga sarja kohta võib eraldi välja tuua elukäigu etapid, haldamise 
toimingud ja tähtajad (NÄITEKS hävitamiseelne läbivaatus, näidiste võtmine 
huvitavamatest toimikutest, varukoopiate tegemine digitaaldokumentidest vms).
 teabekandja näitamine
Dokumendisüsteemi kasutajatel, eriti suuremas asutuses, on tarvis teada, millisel 
teabekandjal või millises vormingus dokumente hallatakse ja hoitakse. Traditsioo-
niliselt näidatakse dokumentide loetelus, kas dokumendid on paberteabekandjal 
või digitaalsed. Samas võib minna ka detailsemaks, viidates näiteks digitaaldoku-
mentide failivormingule (PDF, XML, TIFF vms).
Soovitame dokumentide loetelus anda teavet vaid dokumendi lõpp­
versiooni kohta, st millel või millisena dokumendi lõppversiooni asutu­
ses hoitakse – paberi puhul „P” ning digitaalse puhul „D”. 
Asutus võib vastavalt oma vajadustele kasutada dokumentide loetelu lisaks väga eri-
nevate dokumendihalduse ülesannete täitmiseks, näidates seal:
 õigusaktidest tulenevad volitused (normatiivne keskkond) funktsiooni täitmiseks;
 sarjad, mille dokumendid rutiinselt kuuluvad avalikustamisele veebis;
 olulised dokumendid, millest valmistatakse tagatiskoopiad;
 dokumendid, millest teavitatakse töötajaid intraneti kaudu;
 jms.
5   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Dokumentide loetelu tuleks kasutada täieliku arhiivimoodustamise 
kavana, ohjates selle abil peamisi dokumendihalduse protsesse.
7.2.11 Dokumentide loetelu vormistamine
Dokumentide loetelu võib koosneda järgmistest elementidest:
  tiitelleht , millel märgitakse vähemalt asutus või selle üksus, mille kohta dokumen-
tide loetelu on koostatud;
 sisukord;
 dokumentide loetelu ülesande ja kasutamise selgitus ;
 veergude selgitus;
 koodide, tähiste ning lühendite selgitus;
 liigitusüksuste ja nendega seotud andmete loetelu;
 muud koostisosad vastavalt vajadusele (nt dokumentide tüüpilised elukäigu etapid 
koos ajakavadega, andmekogude loetelu ja kirjeldus jms).
Liigitusüksuste ja seotud andmete loetelu vormistatakse asutuse dokumentide loete-
luks (vt LISA B). Vormistamisel võetakse aluseks arhiviieeskirjas toodud vorm.
7.3  Dokumentide loetelu juurutamine
7.3.1 Üldist
Dokumentide loetelu juurutamine eeldab põhjalikku ettevalmistamist, sest selle kasu-
tajad peavad mõistma ja aktsepteerima dokumentide loeteluga määratud või muu-
detud dokumentide liigituse põhimõtteid, muutunud tähistusi, vastutusrolle ja kõike 
seda, mida dokumentide loeteluga reguleeritakse. 
Selleks, et dokumentide loetelu juurutamine sujuks edukalt, peab asutuse dokumen-
dihalduse personal seletama kasutajatele dokumentide loetelu ülesandeid ja võima-
likke muutusi töökorralduses , kasutades erinevaid kommunikatsioonivahendeid, 
koolitusi või individuaalset juhendamist.
Dokumentide loetelu juurutamisel tuleb arvestada selle rakendamiseks 
vajalikku aega.
  Dokumentide loetelu   5
7.3.2 Kehtestamine
Asutuse juht kehtestab dokumentide loetelu tähtajatult. Enne kehtestamist tuleb selle 
eelnõu esitada avalikule arhiivile.21
Loetelu paremaks mõistmiseks võib arhiiv asutuselt täiendavalt vajada
 asjaajamiskorda;
 muid dokumente, sealhulgas asutuse tegevusi reguleerivaid õigusakte.
Ajakohastatud dokumentide loetelu kehtestamisel esitatakse see avalikule arhiivile 
siis, kui:
 tulemuseks on uus dokumentide loetelu;
 muudatused on ulatuslikud (NÄITEKS: funktsioonide lisandumine või kaotamine, 
uute sarjade lisamine või kaotamine ning mitme sarja ühendamine).
7.3.3 Ajakohastamine
Dokumentide loetelu on dünaamiline dokument, mida tuleb vastavalt vajadusele 
ajakohastada. Selle tingivad muutused seadusandluses, asutuse ülesannetes, asjaaja-
mises ja struktuuris.
Enamasti ajakohastatakse dokumentide loetelu uueks asjaajamisaastaks. Vahel on 
möödapääsmatu ka muudatuste jooksev sisseviimine, kui olulised muudatused 
asutuse tegevuses toimuvad asjaajamisaasta sees: NÄITEKS funktsioonide lisandu-
misega kaasnev uute sarjade teke, säilitustähtaegade muutumine või muudatused 
dokumentidele juurdepääsutingimustes jne. Ka asutuse arhivaalide loetelu võib tin-
gida dokumentide loetelu ajakohastamise, sisaldades andmeid toimikute või muude 
üksuste kohta, mida liigitusskeemi koostades pole osatud arvesse võtta. 
Silmas tuleb pidada, et:
 uus funktsioon lisatakse dokumentide loetellu kõige viimaseks;
 uus sari lisatakse funktsiooni-siseselt kõige viimaseks;
 sari, mis on lõpetatud , tähistatakse vastava märkega 
(NÄITEKS: Lõpetatud 2008. aastal);
21 Täpsed kontaktid on toodud rahvusarhiivi veebis aadressil www.ra.ee.
5   Dokumendi- ja arhiivihaldus
 sari, mis on ühendatud teise sarjaga, tähistatakse vastava märkega 
(NÄITEKS: Ühendatud sarjaga 6.2-5 alates 2009. aastast);
 sari, mille pealkiri on muutunud, tähistatakse vastava märkega 
(NÄITEKS sarja Raamatute laoarvestuse dokumendid puhul – kuni 2009. aastani 
kandis sari nime Raamatute saatelehed ).
Suletud liigitusüksuste (funktsioonide, sarjade) tähiseid uuesti ei 
kasutata.
Dokumentide loetelu tuleb ajakohastada ka siis, kui avalik arhiiv on läbi viinud hin-
damise. Asutus märgib hindamise tulemusena dokumendisarja kohta langetatud ot-
suse oma dokumentide loetellu koos viitega hindamisotsuse numbrile ja kuupäevale. 
Tähtis on, et nii hindamisotsuse tulemus (otsuse tähis) kui ka alus (hindamisotsuse 
number ja kuupäev) oleksid üheselt arusaadavad ja selgelt tuvastatavad.22
Kui muudatused asutuse ülesannetes, struktuuris või dokumenti­
de haldamisel on ulatuslikud, töötab asutus välja uue dokumentide 
loetelu.
22 Täpsemalt eelhindamisest je selle käigus omistatavatest otsustest vaata rahvusarhiivi juhisest 
„Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine” veebilehelt www.ra.ee.
  Dokumentide loetelu   5
8 Arhivaalide loetelu
8.1  Üldist
Asutus peab oma tegevuses loodud ja saadud arhivaale alal hoidma vähemalt neile 
kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Selle aja jooksul tuleb tagada nende autentsus, 
terviklikkus, kasutatavus ning juurdepääs neile. 
 
Arhivaalide haldamise vahendiks asutuses on arhivaalide loetelu.
Arhivaalide loetelu ülesanne on
 arhivaalide olemi jälgimine – arhivaalide loetelu sisaldab andmeid tekkinud arhi-
vaalide hulga ja asukoha kohta; 
 juurdepääsu võimaldamine arhivaalidele – arhivaalide loetelu täiendab asutuse 
asjaajamise käigus tekkinud teatmestut ja on täiendavaks otsivahendiks. 
Lisaks on arhivaalide loetelu kasulik abivahend arhiivihalduse toimingute, nagu 
näiteks arhivaalide hävitamiseks eraldamise või arhiivi üleandmise ning juurdepääsu-
piirangute haldamise juures. 
Asutus, kes säilitab teiste asutuste (NÄITEKS valitsemisala likvideeritud asutuste) 
arhivaale, peab arhiivihalduse korraldamisel järgima päritoluprintsiipi,  mille kohaselt 
ühe asutuse tegevuse käigus loodud ja saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei 
või segada teist päritolu arhivaalidega.  Praktilises töös tähendab see omaette arhi-
vaalide loetelu sisseseadmist. 
Arhivaalide loetellu kantakse vähemalt arhiivieeskirjas ette nähtud 
andmed. Vastavalt vajadusele võib neid täiendada arhiivi haldamist 
hõlbustavate lisaandmetega.
0   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Arhiivi haldamist hõlbustavate lisaandmetena võib arhivaalide loetellu kanda andmed:
 üleandmise kohta asutuse arhiivi, teise struktuuriüksusesse või avalikku arhiivi;
 hindamisotsuse kohta – hindamisotsuse number ja kuupäev;
 hävitamise kohta  – hävitamisakti number ja kuupäev;
 teabe ülekandmise kohta teisele andmekandjale ( konverteerimine ) koos toimingu 
kuupäevaga;
 arhivaalide asukoha ja vastutaja kohta;
 juurdepääsupiirangu olemasolu ja aluse kohta, kui see erineb sarja omast.
8.2  Arhivaalide loetelu väljatöötamine
8.2.1 Haldusdokumentide esitamine arhivaalide loetelus
Arhivaalide loetelu ülesehitus põhineb asutuse dokumentide loeteluga kehtestatud 
liigitusskeemil. Kui dokumentide loetelu liigitusskeem ei hõlma kõiki asutuse tege-
vuse käigus loodud ja saadud dokumente, tuleb arhivaalide loetelu struktuuri täpsus-
tada, st luua uusi sarju või allsarju. 
Asjakohane arhivaalide loetelu sisaldab olulist teavet dokumentide 
loetelu ajakohastamiseks.
Paberkandjal arhivaalid
Paberkandjal arhivaale sisaldavad toimikud või muud üksused (NÄITEKS mapid, 
karbid) kantakse arhivaalide loetellu asutuse dokumentide loetelus kehtestatud sarja­
de kaupa. 
Arhivaalide loetelus võetakse reeglina arvele asjaajamises lõpetatud toimikud või 
muud üksused (vt NÄIDE 9). 
  Arhivaalide loetelu   1
NÄIDE 9. Lõpetatud toimikute esitamine arhivaalide loetelus
Sarja  Toimiku  Pealkiri
Hulk Piirdaatumid Asukoht
Märkused
tähis jrk nr
3-9
1
Ametisse 
1
1999
Arhiiviruum
nimetamise 
käskkirjad
3-9
2
Ametisse 
1
2000-2001
Arhiiviruum
nimetamise 
käskkirjad
Sarjas, kus toimikud peetakse avatuna läbi aastate (NÄITEKS projektide toimikud, 
isikutoimikud jne), soovitame need arvele võtta juba alates nende avamisest. Pärast 
asja lahendamist ja toimiku sulgemist täpsustatakse andmeid (piirdaatumid, hulk) 
arhivaalide loetelus (vt NÄIDE 10).
NÄIDE 10. Avatud toimikute esitamine arhivaalide loetelus
Sarja  Toimiku  Pealkiri
Hulk Piirdaatumid Märkused
tähis jrk nr
3-14
1
Aksel AARE tööleping koos 
1999-...
lepingu muudatustega
3-14
2
Minni MÕTE tööleping 
1
1999-2006
koos lepingu muudatustega
Toimikuid, mille kasutusvajadus dokumendi elukäigu vähe- ja mitteaktiivsel etapil on 
väike, võib kirjeldada summaarselt (vt NÄIDE 11) ühe või mitme asjaajamisperioodi 
jooksul.
NÄIDE 11. Toimikute summaarne esitamine arhivaalide loetelus
Sarja  Toimiku  Pealkiri
Hulk Piirdaatumid Märkused
tähis jrk nr
...
4-6
61-72
Kassadokumendid
12
2000
2   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Muudatused sarja pealkirja, tähise, säilitustähtaja, juurdepääsupiirangu, asukoha, 
hävitamise, arhiiviväärtuse olemasolu vms kohta peavad kajastuma ka arhivaalide 
loetelus.
Arhivaalide loetellu tuleb märkida ka:
  viide avaliku arhiivi hindamisotsusele (kuupäev ja number), kui see on olemas;
 hindamisotsuse tulemus (tähisena või väljakirjutatult);
 andmed arhivaalide hävitamise kohta;
 andmed arhivaalide üleandmise kohta arhiiviasutusse.
Arhivaalide loetelu peab olema ajakohane ja peegeldama kõiki olulisi 
muudatusi, mis antud sarja haldamisel on aset leidnud (vt NÄIDE 12 
ja 13).
NÄIDE 12. Muudatuste dokumenteerimine arhivaalide loetelus tähtajaliste arhivaalide 
puhul 
Funktsioon:
FINANTSPLANEERIMINE JA RAAMATUPIDAMISE ARVESTUS
(2000-...); RAAMATUPIDAMINE (1995-1999)
Sarja pealkiri:
LEPINGUD
Tähis:
3­6 (2000-...);
4­6 (1995-1999)
Säilitustähtaeg: 7 aastat (2000-...);
10 aastat (1995-2002)
Hindamisotsus: H – lihtsustatud korras hävitamine, rakendub tagasiulatuvalt alates 
1995. a, alus Riigiarhiivi hindamisotsus nr 100, 15.12.05
Sarja  Toimiku  Pealkiri
Hulk
Piir­
Märkused
tähis jrk nr
daatumid
4-6
1-3
Lepingud
3
1995
Hävitatud.
Hävitamisakt nr 3, 13.03.06
4-6
4-5
Lepingud
2
1996
– sama –
4-6
6-8
Lepingud
3
1997
– sama –
...
3-6
17
Lepingud
1
2000
Antud üle arhiiviruumi (08.01.03)
  Arhivaalide loetelu   3
NÄIDE 13. Muudatuste dokumenteerimine arhivaalide loetelus arhiiviväärtuslike 
arhivaalide puhul 
Funktsioon:
RAHVUSVAHELINE  KOOSTÖÖ
Sarja pealkiri:
KULTUURIKOOSTÖÖ LEPINGUD JA 
KOOSTÖÖKOKKULEPPED
Tähis:
10­5 
Säilitustähtaeg: 25 aastat 
Hindamisotsus: AV – arhiiviväärtus,  
 
 
 
alus Riigiarhiivi hindamisotsus nr 100,  15.12.05.
Sarja  Toimiku  Pealkiri
Hulk
Piirdaatumid Märkused
tähis jrk nr
...
10-5 52
Kultuurikoos-
1
1995
Üle antud 
töö lepingud 
Riigiarhiivi
ja koostöö-
(Ü/V akt nr 227,
kokkulepped
24.06.1999)
10-5 53
Kultuurikoos-
1
1996
– sama –
töö lepingud 
ja koostöö-
kokkulepped
10-5 54
Kultuurikoos-
1
1997
– sama –
töö lepingud 
ja koostöö-
kokkulepped
...
10-5 58
Kultuurikoos-
1
2000
Antud üle arhiivi-
töö lepingud 
ruumi (08.01.03)
ja koostöö-
kokkulepped
4   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Digitaalarhivaalid
Arhivaalide loetelu peaks sisaldama teavet selle kohta, millisest hetkest alates hoi-
takse alal arhivaale ainult digitaalsena. Esitada tuleks ka viited arhivaalide asukohale 
(vt NÄIDE 14).
NÄIDE 14. Digitaalarhivaalide esitamine arhivaalide loetelus
Funktsioon:
TÖÖ­ JA  TEENISTUSSUHTED
Sarja pealkiri:
LÄHETUSKORRALDUSED
Tähis:
4­5 
Säilitustähtaeg: 7 aastat 
Meedium:
D (2005-...), P (1996-2004)
Asukoht:
EDHS (2005-...);  personaliosakond  (1996-2004)
Sarja  Toimiku  Pealkiri
Hulk
Piirdaatumid Märkused
tähis jrk nr
4-5
1
Lähetus -
1
1996
Hävitatud.
korraldused
Hävitamisakt nr 3, 
13.03.05
4-5
2
Lähetus-
1
1997
– sama –
korraldused
4-5
3
Lähetus-
1
1997
– sama –
korraldused
...
4-5
10
Lähetus-
1
2004
Personaliosakond
korraldused
4-5
–
Lähetus-
–
2005-2007
EDHS
korraldused
4-5
–
Lähetus-
–
2008-...
EDHS
korraldused
  Arhivaalide loetelu   5
Hübriidsarja kuuluvad arhivaalid
Efektiivseks ja tõhusaks infohalduseks skannivad paljud asutused paberkandjal 
saadud ja/või loodud dokumendid ja salvestavad failid EDHSis. Mõnede sarjade 
puhul on aga osa dokumente juba loodud või saadud digitaalsena, osa aga paberil . 
Arhiivihalduse seisukohalt on oluline, et teave sarja „hübriidsuse” (digitaalselt loodud 
ja saadud ning skannitud dokumentide) kohta oleks kantud arhivaalide loetellu 
(vt NÄIDE 15). 
NÄIDE 15. Teabe esitamine sarja „hübriidsuse“ kohta
Funktsioon:
TÖÖ­ JA  TEENISTUSSUHTED
Sarja pealkiri:
KIRJAVAHETUS PERSONALIKÜSIMUSTES
Tähis:
4­10 
Säilitustähtaeg: 5 aastat 
Meedium:
hübriid  (2005-...), paber (1996-2004)
Asukoht:
personaliosakond
Sarja  Toimiku  Pealkiri
Hulk
Piirdaatumid Märkused
tähis jrk nr
...
4-10 35
Kirjavahetus 
1
2004
personali-
küsimustes
4-10 36
Kirjavahetus 
1
2005
Paberdokumendid 
personali-
skanneeritud
küsimustes
...
   Dokumendi- ja arhiivihaldus
8.2.2 Audiovisuaalsete arhivaalide esitamine arhivaalide loetelus
Audiovisuaalse ainese üle on arhivaalide loetelus soovitatav arvestust pidada do-
kumenditüüpide (fotokogu, videokogu, helisalvestiste kogu) kaupa. Kuna võrreldes 
haldusdokumentidega ei sisalda fotod, heli- ja videosalvestised reeglina piisavalt 
vajalikku kontekstteavet, tuleb see arhivaalide loetelus varakult luua (vt NÄIDE 16). 
Arhivaalide loetelu võiks iga audiovisuaalse dokumenditüübi kohta sisaldada 
järgmisi andmeid: 
 järjekorranumber;
 pealkiri/sündmus;
 sündmuse piirdaatumid;
 dokumentide hulk;
 tehnilised andmed: 
• teabekandja:
° analoog (teabekandja, negatiiv ja/või positiiv );
° digitaal ( vorming (ud));
• värvus ( mustvalge /värviline);
•  formaat (kitsasfilm/laifilm, mõõdud); 
 autor (nt fotograaf);
 märkused (päritolu, juurdepääs, autoriõigusest tulenev kasutamisõigus, autori
lepingud füüsilisest seisukorrast tulenev juurdepääsupiirang).
Iga audiovisuaalne objekt tuleb kirjeldada võimalikult kohe pärast 
loomist või saamist. See võimaldab audiovisuaalse arhivaali aktiivset 
kasutamist ka kaugemas tulevikus. 
  Arhivaalide loetelu   
NÄIDE 16. Audiovisuaalsete arhivaalide esitamine arhivaalide loetelus
Funktsioon:
ASUTUSE TEGEVUSTE AUDIOVISUAALNE 
KAJASTAMINE
Sarja pealkiri:
FOTOKOGU
Allsarja pealkiri:
FOTOD AVALIKEST ÜRITUSTEST JA TÄHTPÄEVADEST
Tähis:
10­1.2 
Säilitustähtaeg:
alaline
Hindamisotsus:
AV – arhiiviväärtus
Asukoht/vastutaja:
Tehnilised andmed
Jrk  Pealkiri/
Aeg/
Kokku An/
Värvus For­
Autor Märkused
nr sündmus
koht
Dig
maat
1
Rahvusvahe-
03.09- 50 
Ana- M/V
lai-
I. Aas
autori-
lisele arhiivi-
04.09  fotot
loog
film
leping
päevale pühen- 1993,
Neg,
datud konve-
Eesti
Pos
rents Jõhvi 
kontserdimajas
Fotografeerimisel tehakse tavaliselt ühest ja samast sündmusest, objektist, paigast  
või inimestest mitu erinevat võtet, et hiljem parimad kaadrid välja valida. Valiku teeb 
asutuse koosseisuline fotograaf või töötaja , kellele see on ülesandeks tehtud. Kõikide 
kaadrite hulgast valitakse välja need, mis on tehniliste, kompositsiooniliste vm näita-
jate poolest kõige paremini õnnestunud.
Kui fotosid on kogunenud suurem hulk ja neil kajastatud isikud, paigad ja jäädvusta-
tud sündmused hakkavad ununema, tuleb mõelda iga foto eraldi kirjeldamisele. 
Väikese hulga audivisuaalsete arhivaalide arhiivihalduseks asutuses 
võib kohandada arhivaalide loetelu (vt NÄIDE 16). Suurema hulga 
puhul tuleks asutusel mõelda vastava andmekogu loomisele. 
   Dokumendi- ja arhiivihaldus
Asutuses hoidmise ajal, samuti kasutamise juures tuleb arvestada, et audiovisuaalne 
arhivaal on ka autoriõiguse objekt.
8.3 Arhivaalide loetelu pidamine
Loetelu ülesehitus põhineb asutuse dokumentide loeteluga kehtestatud liigitusskee-
mil, kusjuures iga sarja kohta seatakse sisse omaette arvestus. Arhivaalide loetelu 
pidamiseks võib  kasutades sobivat tabeltöötlustarkvara.
Arhivaalide loetelu koostamise ja pidamise täpne kord tuleb sätestada 
asutuse asjaajamiskorras.
Arhivaalide loetelu peetakse läbi aastate.  Seda täiendatakse vastavalt arhiiviainese 
lisandumisele. Täiendused arhivaalide loetellu viiakse sisse kolme kuu jooksul pärast 
asjaajamisaasta lõppu.
Arhivaalide loetelu ajakohastamise käigus tuleb säilitada sarjade 
järjepidevus sarja eelmisele nimetusele ja tähisele viitamise kaudu 
(vt NÄIDE 12 ja 13).
  Arhivaalide loetelu   
Lisa A   
 
 
 
 
 
 
Asjaajamiskorra näidissisukord
1.1   ÜLDOSA
1.1   Asjaajamise ja dokumendihalduse üldpõhimõtted
1.2   Asjaajamiskorra rakendusala
1.3   Terminid ja mõisted
1.4   Normatiivne keskkond
1.5   Teenistujate pädevus ja vastutus
1.6   Arhiiviregistrile andmete esitamine
1.7   Dokumendihalduse süsteem (Lisa 1)
1.8   Andmekogud
1.9   Dokumentide avalikustamine (Lisa 2)
1.10 Asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine
2.2   DOKUMENTIDE KOOSTAMINE, VORMISTAMINE JA MENETLEMINE
2.1   Dokumendid 
2.2   Dokumendi kavandi koostamine ja menetlemine (Lisa 4, 5)
2.3   Dokumendiplangid ja -vormid
2.4   Dokumentide vormistamine (Lisa 3)
2.5   Pitsatid
2.6   Dokumendi väljavõte ja ärakiri
3.3   DOKUMENTIDE VASTUVÕTMINE JA VÄLJASAATMINE
3.1   Dokumentide (posti) vastuvõtmine ja esmane läbivaatamine
3.2   Asjade lahendamise tähtajad ja tähtaegadest kinnipidamise kontroll
3.3   Dokumendi väljasaatmine
4.4   DOKUMENTIDE HALDAMINE
4.1   Dokumentide registreerimine 
4.2   Dokumentide loetelu koostamine, jõustamine ja ajakohastamine (Lisa 11)
4.3   Toimikute pidamine
4.4   Dokumentide kasutamine (Lisa 2, 7)
4.5   Asjaajamisest väljunud dokumentide arvestus ja hoid (Lisa 12)
4.6   Dokumentide säilitamine ja kaitse (Lisa 8, 9)
4.7   Arhivaalide eraldamine hävitamiseks ja üleandmiseks Rahvusarhiivi (Lisa 10,13)
0   Dokumendi- ja arhiivihaldus
LISAD
Lisa 1  –  Dokumendihaldussüsteemi kasutajagrupid
Lisa 2  –  Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise kord
Lisa 3  –  Dokumendi vorminõuded ja näidisvormingud
Lisa 4  –  Digitaalse allkirjastamise juhis
Lisa 5  –  Personalikäskkirja, puhkusekäskkirja, välislähetuskäskkirja ja sise-
lähetuskorralduse  koostamise ja menetlemise juhis 
Lisa 6  –  Lepingu koostamise ja menetlemise juhis 
Lisa 7  –  Teabenõude menetlemise kord
Lisa 8  –  Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord
Lisa 9  –  Ohuplaan
Lisa 10 –  Juhis arhiiviväärtusega arhivaalide korrastamiseks ja nimistu 
koostamiseks
Lisa 11  –  Dokumentide loetelu vorm
Lisa 12 –  Arhivaalide loetelu vorm
Lisa 13 –  Hävitamisakti vorm
  Asjaajamiskorra näidissisukord   1
Märkused
 Sisaldab  isikuandmeid; Sisaldub  EDHSis
Sisaldab  isikuandmeid
Sisaldab  isikuandmeid
sotsus
valiku 
V) ***
A arhiivi  hindami
(A
(H)
(H) ***
(H) ***
(H) ***
gi
stähtaeg 
oopiad 
­toiming
hivaarile
hivaarile
Eraldami ja 
Edastatakse 3  aasta möödumisel  ar
Varuk AAK p 122 lg 3 jär
Alatised edastatakse  3 aasta möödumisel  ar
d (VV 15.02.2003 määrus nr 423).
or
valikustamine
utseeksam
A
Intraneti kaustas  K
Osaliselt avalikusta takse veebis* 
Otsustaja
DH- teenistuse  juhataja
DH- teenistuse  juhataja
DH- teenistuse  juhataja
upiirang
12
p 
1, 
Juurdepääs
Alus
AvTS  § 35,  lg 
AvTS  § 35,  lg 1, p 12
AvTS  § 35,  lg 1, p 12
Juurdepääsukoht
DH-teenistus
E-talitus
E-talitus
E-talitus
E-talitus
T I 2001, 38/39, 431) §12 lg 9; Kutseeksamite sooritamise k
ontaktandmeteta.
 
is
Teabe­ kandja
P
D
P
P
P
 
­
äid
**
 n
Säilitus tähtaeg
Alatine
Alatine
3 aastat
3 aastat
3 aastat; valim 
alatine
 
Volitused: Majandusseaduse (R
 
etelu
AMINE
Tegevus
(1); (4)
(5)
(2)
(1)
(3); (4)
ALD
oodide, haridustee kirjelduse ja k
 
e lo
koos
tid
ORR
ollid
 
en
omisjoni  otok
Dokumendi- ja arhiivihaldus
m
ved
oolitusplaanid ja 
hiivi hindamisotsus nr 17, 01.02.2006.
2   
  
u
 Sarja pealkiri
Eksamik olekute pr
Kutsetunnistuste   register
K eelar
Eksamitööde  küsimused
Eksamitööd
k
      (1) planeeritakse ja valmistatakse ette kutseeksameid;       (2) vaadatakse läbi avaldused ja lubatakse eksamile;       (3) sooritatakse ja võetakse vastu eksam ;       (4) hinnatakse teadmisi;       (5) antakse välja kutsetunnistused.
o
UTSEEKSAMITE K
valikustatakse ilma isikuk alimisse kuulub igast eksamist 1 parim töö ning 2 juhuväljavõtuga saadud tööd.
Lisa B 
D
Funktsioon 8
K
Funktsiooni täitmisel:
Tähis
8-1
8-2
8-3
8-4
8-5
* A ** V
*** Ajalooar
Märkused
Ühendatud  sarjaga 7-5 alates  2009. aastast
Sisaldab  isikuandmeid; sisaldub EDSH-is
hiivi 
sotsus
valiku 
V) **
V), 
A arhiivi  hindami
(A
(H) **
(H) **
(H) **
Alatisele valimile  (A ülejäänud (H) **
(H) **
(H) - Ajalooar hindamisotsus  nr 121, 15.08.2008
- -
stähtaeg 
ektori 13.11.2006 kk nr 116).
hiveerimiseks
­toiming
hivaarile
Eraldami ja 
Edastatakse 3  aasta möödumisel  ar
Alatised saadetakse   pärast asjaajamisaas ta lõppu DH-teenis tusse ar
oolituste läbiviimiseks (dir
valikustamine
oolitusplaanid 
A
Intraneti kaustas  Koolitamine
K avalikustatakse  asutuse veebis pä rast heakskiitmist
oo 
-bür
upiirang
Otsustaja
PR juhataja
Juurdepääs
Alus
AvTS  § 35,  lg 1, p 12
oolituspõhimõtted erialaste k
dinaator)
dinaator)
dinaator)
dinaator)
oor
oor
oor
oor
oo (k
oo (k
oo (k
oo (k
-bür
-bür
-bür
-bür
Juurdepääsukoht
DH-teenistus
PR
PR
PR
PR
DH-teenistus
DH-teenistus
or
Teabe­ kandja
P
D
D
D
P; Alatine valik  D PDF
P
D
 
­
*
Säilitus tähtaeg
Alatine
5 aastat
5 aastat
5 aastat
5 aastat; valim jaos
materjalist
alatiselt
3 aastat
10 aastat
Tegevus
(4); (5)
(1)
(2)
(2)
(2); (3)
(1); (2);  (5)
(3); (4)
oolitusürituse joasmaterjal (k
oolitusvajadus; oolitusi;
Volitused: Põhimääruse (VV 12.08.2005 määrus nr 279) §10 lg 7; K
oolitusüritused; vestust ja aruandlust; oolituste läbiviimist.
AMINE
oolituste 
Dokumendi- ja arhiivihaldus
OOLIT
eerimislehed)
ved
hiivi hindamisotsus nr 17, 01.02.2006.
3   
oolitustegevuse 
oolitusvajaduse 
oolitusplaanid ja 
oolituste teema- ja 
oolitusmaterja
ANE K
 Sarja pealkiri
K aastaaruanne
K kokkuvõtted
K eelar
K ajakavad
K lid (jaosmaterjalid,  registr
Kirjavahetus k läbiviimiseks
Väljastatud tunnistuste  register
     (1) määratletakse k      (2) planeeritakse k      (3) viiakse läbi k      (4) peetakse ar      (5) hinnatakse k
oolituste jaosmaterjalid valimisse ei kuulu).
 Ajalooar
Funktsioon 9
ERIAL
Funktsiooni täitmisel:
Tähis
9-1
9-2
9-3
9-4
9-5
9-6
9-7
* Alatiselt hoitakse iga unikaalse k duvk
**
Märkused
-is 
Säilitustähtaeg
Vastavalt DL
toodud sarjade 
säilitustähtaegadele
Alatine
50 aastat
50 aastat töötaja  lahkumisest
ikud: aasta 
egistriandmetest 
d kvartalis. oosseisu nimest
eenistusleht: töötaja 
Väljatrükkide teostamine
Väljatrükid r (metaandmetest) paiguta- takse aasta lõpus vastavasse  toimikusse
Väljatrükk tehakse: •  Statistilised aruanded:  kor • K alguse ja lõpu seisuga ja seoses  struktuurimuudatustega. • Aastaaruanded riigikantse leile ja statistikaametile. • T lahkumisel. • Töötaja isikukaart : töötaja  lahkumisel.  
Andmete  ajaline piir
Alates 2002
Alates 2002
Alates 2002
Alates 1999
uta
sed
 
u
Tüüp
Andmed  lisanduvad  jooksvalt
Andmed  ülekirj tavad
 
irjeld
oolituste,  ohta
 
e k
d
u
eeritavate dokumen-
eerimise 
eerimise 
dokumentide 
 
g
o
Sisu
Registr tide metaandmed; loodud  ja saadud digitaalselt  sündinud dokumendid;  paber digitaalsed kujutised;  viited dokumendifailidele
Registr metaandmed
Registr metaandmed
Töötajate andmed  teenistusstaaži, k puhkuste jne k
 
ek
m
d
vestus
 
Pidamise  eeskärk
Asutuse  doku mentide  haldamine
Personali  ar
 
ver ja
ver;
 
essi
eetavate an
 
Tarkvara
Progr andmebaasiser veebipõhine  kasutajaliides
Sybase’i  andmebaasiser Windowsi-põhine  kasutajaliides
 
egister
iliselt p
ostipoiss
ersona
 
n
Dokumendi- ja arhiivihaldus
o
4   
  
tro
Andmekogu nimetus
Dokumendihaldus- süsteem P
Üldkäskkirjade r
Personalikäskkirjade  register
Dokumendihaldus- süsteem P
lek
-1
-2
Lisa C 
E
(Rahvusarhiivi näitel)
Tähis
1. EDHS ja dokumendiregistrid
AK
AK-1.1
AK-1.2
2. Andmekogud
AK
T I 
egister 
eeritud RIHAs
Märkused
Riiklik r (VV määrus 131,  18.04.2000, R 2000, 33, 205); Registr
Säilitustähtaeg
Alatine
Alatine
Alatine
Alatine
Alatine
Alatine
Väljatrükkide teostamine
Ei
Väljatrükk võimalik;  regulaarselt ei teostata
Väljatrükk võimalik;  süstemaatiliselt ei teostata
Väljatrükk võimalik;  süstemaatiliselt ei teostata
Väljatrükk võimalik;  süstemaatiliselt ei teostata
Andmete  ajaline piir
Alates 2001
Alates 2000
Alates 2001
Alates 1997
Alates 1996
Alates 2001
Tüüp
Andmed  lisanduvad  jooksvalt
Andmed  ülekirjuta tavad
Andmed üle- kirjutatavad
Andmed üle- kirjutatavad
Andmed  lisanduvad  jooksvalt
- veeri
ohta
onser ohta
hivaalide olemas-
ohta
oguse, valdaja ja 
hiivi säilikute 
depääsu k
hiivikirjeldused 
asutajate tellimused, 
Sisu
Info ar olu, k  juur
Ar (nimistud)
Bibliograafilised kirjed
Numbrilised ja tekstili sed andmed k mistööde k
Numbrilised andmed ja   diagrammid säilitustingi muste k
K koopiatellimused,  kahjustatud säilikud,  vahear register
ele
depääsu 
ogumine 
ohta nende 
hiivide 
hiivijär
ogude 
orraldamiseks, 
onnale oluliste ar
veerimistöödest
depääsu tagami-
depääs  hiivikirjeldusele
aamatuk
Pidamise eeskärk
Andmete k ühisk hivaalide k kaitse k juur seks ja ar valve teostamiseks
Juur ar
R efektiivne haldamine ja  fondidele juur võimaldamine
Ülevaade  konser
Ülevaade ar säilitustingimustest
d’i 
ver;
ver
irebir
ccess
andmebaasi- 
osoft A
osoft Excel
ver; Windowsi-
ver, Windowsi-
Tarkvara
Sybase’i  ser põhised haldusliide- sed ja veebipõhine  kasutajaliides
Sybase’i  andmebaasiser Windowsi-põhised  kasutajaliidesed
Informix/F andmebaasiser
Micr
Micr
Sybase’i andmebaa- siser põhine kasutajaliides  ja veebipõhine  kasutajaliides
egister
ooni-
vee
Dokumendi- ja arhiivihaldus
AM
hiivi-r
hiivi infosüs
onser
vestusraamat 
hivaalide 
hiivides”
5   
Andmekogu  nimetus
Ar
Ar teem (AIS)
Elektr line kataloog   URR
K rimistööde  ar „Tellimised”
Ar säilitustingi muste andme- kogu „Säilitus- tingimused  ar
Uurimissaali   andmebaas
-3
-4
-5
-6
-7
-8
Tähis
AK
AK
AK
AK
AK
AK
Rahvusarhiivi juhised
R A H V U S A R H I I V
T H E N AT I O N A L A RC H I V E S O F E S TO N I A
DOKUMENDI- JA
ARHIIVIHALDUS
www.ra.ee / [email protected]