Sissejuhatus infosüsteemidesse (0)

Sissejuhatus infosüsteemidesse

• Ettevõtte/organisatsiooni mõiste
  

Paar näidet organisatsiooni definitsioonist :
 organiseeritud ja koordineeritud inimeste grupp koos vastavate tööviiside, reeglite, rutiinide ja vastastike ootustega, kes koos töötades üritavad saavutada ühiseid eesmärke
 inimeste sotsiaalne üksus, mis on süstematiseeritult struktureeritud ning hallatud ( juhitud ), et täita vajadusi või püüelda kollektiivse eesmärgi poole jätkusuutlikul viisil
Ettevõtet defineeritakse kui vastastikuses sõltuvuses olevate ressursside (inimesed, protsessid, vastutused ja alluvusseosed, toetavad tehnoloogiad ja kapital ) eesmärgipärast kombinatsiooni (n.ö. võrku), mis on:
1. vastastikuses koostoimes selleks, et koordineerida funktsioonide täitmist; vahetada informatsiooni; hankida rahastamist; luua töövooge; teha otsuseid jne
2. koostoimes keskkonnaga selleks, et saavutada ettevõtte eesmärke läbi keeruka vastastike koostoimete võrgu, mis on laiali jagatud üle geograafiliste asukohtade ja aja
See definitsioon määratleb ettevõtet äri- ehk toimimis-/tegutsmissüsteemina (business system). Lisaks saab ettevõtet defineerida töösüsteemina ( work system), kus inimesed ja/või masinad teevad tööd kasutades informatsiooni, tehnoloogiat ja muid ressursse eesmärgiga luua tooteid ja teenuseid nii ettevõttesisestele kui – välistele klientidele

• Ettevõtte/organisatsiooniga seotud huvigrupid
  

Ettevõttega seotud huvigrupid ja nende võimalikud huvid:
 omanikud – raha vm mõõdetava väärtuse teenimine
 kliendid –väärtuse omandamine
 juhid – minimaalsete kuludega maksimaalsete tulemuste saavutamine
 töötajad – turvaline ja rahuldustpakkuv töökeskkond
Erinevate huvigruppide huvid on omavahel seotud, ühtede huvigruppide huvide täitmisest (või täitmata jätmisest) sõltub teiste huvigruppide huvide täitmine. Omanike huve ei saa täita enne kui ei ole täidetud klientide vajadused; klientide vajaduste täitmine sõltub juhtide ja töötajate huvide täitmisest. Ettevõte saab tulemusi anda ainult kliendi vajadustele vastates nii nagu kliendid ise neid vajadusi määratlevad. Ainus tõestus selle kohta, kas töö on hästi tehtud – klient , kes on valmis selle eest maksma.

• Infosüsteemi mõiste
  

Tehnilises käsitluses mõistetakse infosüsteemi all omavahel seotud komponentide ( riistvara , tarkvara , kommunikatsiooniseadmed ja andmeressursid) hulka, mis kogub (või võtab vastu), töötleb, salvestab ja levitab informatsiooni (täpsemalt andmeid) eesmärgiga toetada otsuste tegemist, ettevõttes koordineerimist ja kontrolli. Infosüsteem võib aidata juhte ja töötajaid probleemide analüüsil, keerukate teemade visualiseerimisel ja uute toodete loomisel. Alljärgnevalt illustratsioon infosüsteemi käsitluse kohta tehnilisest aspektist :
Teine infosüsteemi käsitlus, mida kasutatakse ka selle aine kontekstis, hõlmab lisaks tehnilisele aspektile ka sotsiaalse aspekti ehk inimesed, kes neid tarkvarasüsteem kasutavad koos nende töö tegemise tavadega, kultuuriga . Infosüsteemi käsitletaks sotsio -tehnilise süsteemina. Alljärgnevalt paar definitsiooni sotsiaalsest aspektist:
 igasugune kombinatsioon infotehnoloogiast ja inimeste tegevustest, mis toetavad töö tegemist, juhtimist ja otsuste tegemist
 igasugune organiseeritud kombinatsioon inimestest, riist- ja tarkvarast, suhtlusvõrkudest ja andmeressurssidest, mis kogub, teisendab ja levitab informatsiooni ettevõttes

• Infosüsteemi üldised eesmärgid
  

Infosüsteemi üldisi eesmärke saab sõnastada alljärgnevalt:
 teenindada ettevõttes tegutsejaid ja sellega suhtlejaid informatsiooniliselt
 „peegeldada“ ettevõtte tegutsemist /toimimist
 vastata nõuetele, mida esitavad informatsioonivajajad
Oma olemuselt on infosüsteem arvutisüsteemi ja sotsiaalse süsteemi kombinatsioon:
Selle ja ka teiste Informaatikainstituudis õpetatavate infosüsteemiga seotud ainete kontekstis on aluseks infosüsteemi järgmine definitsioon: „ettevõtte/organisatsiooni info- ja süsteemitöökorraldus koos vastavate meetodite/tehnikate/reeglite ja infotehnoloogiliste vahenditega“.

• Infotöö mõiste
  

Infotöö on töö, mida teevad ettevõttes tegutsejad ja sellega suhtlejad kasutades IT-d. Täpsemalt toimub andmete:
 omandamine – organisatsiooni välis- või sisekeskkonnast visuaalse vaatluse või laekuvate sõnumitega või mõõtmise tulemusena või muul viisil saadavate andmete kättesaamine ( hankimine )
 hoiustamine – informatsiooni loomise jaoks kasutatavate andmete meeldejätmine (pähe õppimine), kirjapanek (n: paberile) või salvestamine (elektrooniliste andmete puhul)
 töötlemine – sorteerimine, grupeerimine , matemaatiliste operatsioonide rakendamine vm andmete sidumis- või teisendustegevus
 edastamine – informatsiooni vajajale saatmine , kättesaadavaks tegemine
Infosüsteem koosneb ettevõttes tegutsejate (ja ettevõttega suhtlejate) n.ö. arvutitöökohtadest, mida iseloomustab alljärgnev joonis:

• Süsteemitöö mõiste
  

Süsteemitöö on töö, mille käigus toimub infosüsteemi elutsükli läbimine, täpsemalt loomine, muutmine ja haldamine . Süsteemitööga tegelevad eelkõige IT spetsialistid .
Info- ja süsteemitöökorraldus on koostööprotsessid, kuidas info- ja süsteemitööd organisatsioonis tehakse:
 kes, millal, kuidas, milliseid vahendeid kasutades millist infotöötegevust peab teostama
 kes, millal, kuidas, milliste vahenditega peab infosüsteemi looma/ muutma /haldama

• Rakendussüsteemide kasutuse mõte ettevõttes/organisatsioonis
  

Ettevõtte/organisatsiooni erinevate kohustuste ja vastutusega töötajad teevad andmete ja informatsiooniga seotud tegevusi. Töö tegemiseks kasutatakse erinevat tüüpi rakendus- ehk tarkvarasüsteeme ( programme ), mis töötavad erinevate IT seadmete peal. Rakendussüsteeme kasutatakse elektroonilisel kujul olevate andmete lisamiseks, töötlemiseks, edastamiseks ja/või kättesaadavaks tegemiseks ehk andmetöötluseks. Andmed salvestatakse andmehoidlatesse, kust need peavad olema rakendussüsteemide jaoks kättesaadavad.

• Infosüsteemide hetkeseis ettevõttes/organisatsioonis
  

Infosüsteemidealast hetkeseisu ettevõtetes iseloomustavad alljärgnevad märksõnad:
 killustatud ja/või dubleeritud äriprotsessid
 ülekattega, omavahel kokkusobimatud ja killustatud infosüsteemid ja andmehoidlad
 IT süsteemid, rakendused ja andmehoidlad on loodud ettevõtte konkreetse allüksuse jaoks arvestamata ettevõtet kui tervikut

• Ettevõtete/organisatsioonide kriitiline nõue
  

Selleks, et konkurentsis püsida, on ettevõtete jaoks kriitiliseks nõudeks nende võime pidevalt oma tegutsemist parendada. Võtmemõisteteks on tegutsemise agiilsus (lihtsus) ja paindlikkus . Selleks, et saada rohkem ennetavaks kui reageerivaks, on organisatsioonidel vaja ühtset, terviklikku informatsiooni, mis võimaldaks teha enam informeeritud ja efektiivseid otsuseid; juhtida äriprotsesse (-operatsioone) ja vähendada katkestusi ning joondada strateegilisi eesmärke ja prioriteete nii vertikaalselt kui horisontaalselt üle kogu ettevõtte. On vaja sellist IT kasutust , mis aitab ettevõttes tegutsejatel ärieesmärkide rahuldamise nimel oma protsesse optimeerida.
IT süsteemid on iga organisatsiooni “südameks” ning nende töövõime mõjutab organisatsiooni tegutsemist. Ettevõtete ellujäämise küsimuseks on nende süsteemide täpne ja selge töötamine. Ettevõtete eluvõime kindlustamiseks kasvavad vajadused informatsiooni ja selle juhtimise järele. See toob endaga kaasa nõudluse kasvu üha kvaliteetsemate IT-süsteemide järele.
On vaja luua ja “elus hoida” suhteliselt keerulist kombinatsiooni ostetud tarkvarasüsteemidest, tehnilistest arhitektuuridest, platvormidest, vahenditest ja meetoditest .

• Infosüsteemi põhifunktsioonid ettevõttes/organisatsioonis
  

Infosüsteemi on ettevõttes täita 2 peamist funktsiooni:
 IT infrastruktuuri, andmete ja kogu ettevõtet hõlmavate andmetöötlussüsteemide planeerimine ; loomine või hankimine; rakendamine ja haldamine
 uute IT võimaluste jälgimine ning nende kaasamine organisatsiooni strateegiatesse, plaanidesse ja praktikatesse

• Süsteemitehnika ja selle rakendamise eesmärgid
  

[Infosüsteemi] Põhieesmärgiks on terviklikul viisil valitseda ja hallata informatsiooni ja vastavat IT-d ettevõttes, et võimaldada ettevõttel väärtuse loomist; suurendada ettevõttega seotud osapoolte rahulolu. Nende [eesmärkide] täitmisega tegeleb süsteemitöö. Põhimeetodiks süsteemitöö tegemisel on süsteemitehnika (systems engineering ).
Süsteemitehnika rakendamise eesmärk on edukate (kasulike) süsteemide loomine, mis saavutatakse läbi tellija ( huvigrupi ) vajaduste mõistmise; nende alusel võimaluste väljaselgitamise; nõuete dokumenteerimise; lahenduste sünteesimise; verifitseerimise ja valideerimise ja väljatöötamise võttes arvesse tervikprobleemi alates süsteemi kontseptsiooni /spetsifikatsiooni väljatöötamisest kuni süsteemi eemaldamiseni.

• Nõuded IT-spetsialistidele
  

Infosüsteemi valdkonna arengu algusaegadel oli infosüsteemi puudutavate otsuste tegemine organisatsioonis nö “tehniliste juhtide” pädevus. Nüüd on suures osas ärijuhtide ja kõigi taseme töötajate vastutusalas.
Ühelt poolt on ettevõtete/organisatsioonide inimesed oma toimimise ja infovajadustega ja nendega seotud probleemidega. Teiselt poolt IT inimesed pakutavate lahendustega. Need 2 osapoolt on vaja omavahel kokku viia ja koostööd tegema panna.
Eksisteerib vajadus selliste spetsialistide järele, kes oleksid võimelised määratlema organisatsiooni vajadusi informatsiooni, selle juhtimise ning vastavate IT-süsteemide järele; otsustama, milliseid IT-süsteeme luua/hankida ja organisatsiooni kasutusse anda ja mille jaoks ja IT-süsteeme looma ja nende loomist juhtima . Üldiselt võttes - kes orienteeruksid infosüsteemide valdkonnas.
Infosüsteemi spetsialistidel on ettevõtetes täita erinevaid rolle ( loetelu ei ole täielik!):
 Süsteemiadministraator - IS/IT toimimise käigushoidmine organisatsioonis
 Süsteemianalüütik – ettevõttepoolsete nõuete ja vajaduste analüüs ja määratlemine
 Süsteemiarhitekt ja –disainer - IS/IT lahenduste (süsteemide) projekteerimine
 Süsteemiarendaja ( programmeerija ) - IS/IT süsteemide loomine ja kasutajatele kättesaadavaks tegemine
 Infosüsteemi juht - IS/IT-d puudutava tulevikuvisiooni loomine, IS strateegia koostamine; IS-i valitsuse ülesehituse loomine; IS/IT projektide portfelli kokkupanek; organisatsiooni toimimise muutmise juhtimine
 infotehnoloogia juht - IT strateegia väljatöötamine
 IT projektijuht - IS/IT- alaste muudatuse teostuse juhtimine

• Analüüsitava ettevõtte skoobi määratlemine
  

Analüüsitöö alustamiseks on vaja paika panna analüüsitava ettevõtte, mille infosüsteemi on vaja määratleda, esmased piirid ehk skoop . See võib analüüsi edenedes muutuda. Skoobi määratlemine on sisuliselt üldvaate koostamine, milleks on vähemalt 2 meetodit: 1. nö „ülalt-alla“ lähenemine ehk „musta kasti“ meetod vaadates ettevõtte keskkonda – tegutsejaid, kes on ettevõttega seotud ja 2. nö. „alt-üles“ lähenemine ehk „valge kasti“ meetod vaadates, mis toimub ettevõtte sees, mida teevad ettevõttes tegutsejad kasutades selleks ettevõtte taustakirjeldust ja lausendite meetodit.
„Ülalt-alla“ lähenemine
„Ülalt-alla“ lähenemise eesmärk on kätte saada ettevõttega suhtlejad, nende infovajadused, mida ettevõte peab rahuldama ja kellelt ettevõte ise midagi vajab ja saama peab.
Iseseisva töö kontekstis saab skoobi määratlemisega kätte üldvaates tausta , eesmärkide, tegutsejate, infovajaduste osa
Kontrollküsimused skoobi määratlemisel „ülalt-alla“ meetodiga:
 Kes kasutab ettevõtte töö tulemust ja mis eesmärgil (kelle jaoks ettevõte on loodud)?
 Kellelt ettevõte vajab ja mida?
 Kes annab mingit informatsiooni ettevõttele (edastab mingeid sõnumeid) ja milles see informatsioon seisneb?
 Kes vajab ettevõttelt mingit informatsiooni ja milles see informatsioon seisneb?
Ettevõtte skoobi väljendamiseks kasutatakse lisaks üldvaates määratletavale ka kontekstidiagrammi, mille näide on esitatud alljärgneval joonisel.
„Alt-üles“ lähenemine
„Alt-üles“ ehk taustakirjelduse ja lausendite meetodi kasutamise eesmärk on panna kirja arusaamine, mida ettevõttes tehakse ja milliste objektidega (dokumentidega) manipuleeritakse.
Taust peaks olema arusaadavas vormis tekstiline jutustus (skript e. käsikiri), mis kirjeldab organisatsioonis läbiviidavaid tegevusi. Lühidalt: kes mida teeb.
Lausendites pannakse süsteemi kohta olemasoleva teadmised kirja lihtlausetena: alusest , öeldisest ja sihitisest (või määrusest) koosneva lihtlausena. Iga lausendi elementide arv peab olema suurem kui kaks ning sõnad lausendis peavad moodustama sidestatud hulga.
Lausendite kirjeldamies algoritm:
 Valida teatav hulk süsteemi kirjeldavaid lausendeid (põhjaks sobib organisatsiooni taustakirjeldus).
 Sidestada objektid lausendite järgi.
 Kontrollida, et kogu süsteem oleks kaetud lausenditega.
 Kontrollida, et lausendid oleksid omavahel vastavuses ning mõistete kasutamine järjepidev.
Lausendid on vajalikud, et saaksime kätte objektide (e. reaalses maailmas eksisteerivate asjade) ning tegutsejate vahelised seosed formaalsel kujul. Lausendeid kasutatakse edaspidi kontseptuaalmudeli (e. mõistete kaardi) loomisel, mis on omakorda aluseks andmebaasi koostamisele.

• Süsteemse mõtlemise mõiste
  

Infosüsteemide valdkonnas kasutatakse organisatsioonist ja tema infosüsteemist arusaamiseks süsteemset mõtlemist (systems thinking ). See on probleemi analüüsimeetod või lähenemisviis, mis aitab inimesel näha laiemat, terviklikumat pilti sellest, kuidas asjad on omavahel seotud. Teiste sõnadega, süsteemina võtmine ehk süsteemianalüüs tegeleb süsteemist arusaamisega põhinedes tõekspidamisel, et lahendatavat probleemi võetakse süsteemi (või terviku) osana . Probleemist on võimalik paremini aru saada kui uurida selle seoseid süsteemi moodustavate teiste osade või teiste süsteemidega.

• Süsteemi mõiste
  

Süsteemi defineeritakse kui igasugust vastastikku sõltuvate ja ( ajutiselt ) seotud osade (komponentide) organiseeritud kogumit, mis täidab mingit eesmärki/funktsiooni/ülesannet - süsteem omab ülesehitust (struktuuri) (omavahel mitteseotud osad ei moodusta/ei kuulu süsteemi).

• Süsteemi ülesehitus ja käitumine
  

Nii süsteemi kui terviku kui iga selle koosseisu kuuluva osa ülesande/funktsiooni/eesmärgi täitmine toimub läbi sisendite teisendamise väljundi(te)ks. Seda nimetatakse süsteemi või selle osa käitumiseks (toimimiseks, tegutsemiseks, opereerimiseks). Ühe süsteemi (või selle osa) käitumise väljund on teise süsteemi või sama süsteemi teise osa sisendiks – koostegutsemine (-töö). Koostöö lõpptulemuseks on süsteemi väljund - algsisendi teisendamine/töötlemine sellisele kujule ; sellele sellise väärtuse loomine, mis täidab süsteemi eesmärki, süsteemile püstitatud ülesannet.
Süsteemi prognoositavaks (soovitud) käitumise kontrollimiseks on vaja tagasisidet – informatsiooni nii sisendite ja väljundite, süsteemi osade ja nende koostegutsemise kohta, see on sisendiks kontrolli- või laiemalt juhtimismehhanismile või –süsteemile, mille eesmärgiks on teha otsuseid muudatuste tegemise vajalikkuse kohta süsteemi erinevates aspektides – eesmärkides, loodavates väljundites, osade koostööprotsessides ja sisendites.
Süsteemi osad ise võivad olla samuti süsteemid (terviksüsteemi alamsüsteemidest) koosnedes omakorda osadest - süsteem võib omada hierarhilist ülesehitust. Terviksüsteem ise võib olla osaks (alamsüsteemiks) teise (veel suurema) süsteemi koosseisus . Igal süsteemil ja selle koosseisu kuuluval osal on oma eesmärk/funktsioon/ülesanne - kui mingi osa süsteemist ära võtta (ei täida oma ülesannet), siis süsteem tervikuna enam ei toimi (ei täida tervikuna enam oma ülesannet/eesmärki).
Süsteem paikneb seda ümbritsevas keskkonnas saades sisendeid ja andes väljundeid. Süsteem omab piire ja seda on võimalik piiritleda sellega, et need osad, mis täidavad oma ülesannet (teevad tööd) süsteemi kui terviku eesmärgi täitmiseks, jäävad süsteemi piiride sisse ja ülejäänud jäävad süsteemi piiridest välja moodustades süsteemi keskkonna.
Süsteemi moodustavate osade vahel liigub energia, materjal ja informatsioon. Samuti liigub nii energia, materjal kui informatsioon süsteemi keskkonnast süsteemi ja süsteemist keskkonda.

• Väärtuse mõiste ettevõtte/organisatsiooni huvigruppide jaoks
  

Organisatsiooniga seotud huvigrupid ja nende võimalikud huvid:
 omanikud – raha vm mõõdetava väärtuse teenimine
 kliendid –väärtuse omandamine
 juhid – minimaalsete kuludega maksimaalsete tulemuste saavutamine
 töötajad – turvaline ja rahuldustpakkuv töökeskkond
Organisatsiooniga seotud erinevate huvigruppide jaoks võib väärtusena pidada:
 kvaliteeti ja selle kasvu - protsessi ja toote/teenuse kvaliteet ja selle kasv ( vigade vähenemine või veaparandusele kuluva aja vähenemine)
 kulude vähenemist - kasumlikkuse kasv
 kiirust - turu muutustele reageerimiskiirus või tarneaja vähendamine
 innovatsiooni - eristumine toodetes/teenustes ja nende omadustes; esimesena turulejõudmine
 suhteid - koostöö klientide, partnerite või isegi konkurentidega läbi teadmise ja kogemuste jagamise

• Ärifunktsiooni mõiste
  

Organisatsioon täidab oma eesmärke teostades ärifunktsioone ja –protsesse. Ajalooliselt on organisatsioonide ülesehitus funktsioonipõhine, kus igat konkreetset ärifunktsiooni täidab vastav osakond (raamatupidamisosakond; transpordiosakond; tootmisosakond jne). Kaasajal on suunaks organisatsioonide muutumine äriprotsessikeskseks, kus organisatsioon on üles ehitatud klientide vajaduste rahuldamise protsesside keskselt. Klientide vajaduste rahuldamisprotsessiks on tavaliselt tellimuse täitmisprotsess, mille raames teostatakse erinevaid ärifunktsioone.
Ärifunktsiooni (business function) saab defineerida kui organisatsiooni ühe ametikoha või struktuuriüksuse oskuste, teadmiste, ressursside kogumit sellele pandud vastutuse täitmiseks. Võidakse defineerida ka distsipliinina, tegevusena või tegevuste kogumina. Näiteid ärifunktsioonidest:
 toodete/teenuste arendus
 müük
 transport
 hooldus

• (Äri)protsessi mõiste
  

Äriprotsessi (business process ) defineeritakse kui omavahel seotud (töö)tegevuste järjekorda, mis igal
sammul tarbib ressursse sisendite teisendamiseks väljunditeks kuni protsessi lõpptulemus on
saavutatud. Lõpptulemuseks on toode või teenus, mis omab väärtust selle tarbijale (väljund, mis läheb
ettevõttest välja kliendile). Äriprotsessi saab võtta ärifunktsioonide teostuse seeriana.
Äriprotsesse käsitletakse mitmete ärifunktsioonide teostusena teenindades ettevõtteväliseid kliente.
Ärifunktsiooni täitmine omakorda võib sisaldada mitmete protsesside teostust teenindades ettevõttes
tegutsejaid, keda käsitletakse ettevõttesiseste klientidena. Selle aine kontekstis ja lihtsuse huvides on
kõik protsessid, mille tulemust vajavad kas ettevõttevälised või – sisesed kliendid, äriprotsessid.

• Ettevõtte/organisatsiooni juhtimisfunktsioonid/juhtimise põhitegevused
  

Selleks, et organisatsiooni tegutsemist ”ohjes” hoida, on vaja seda juhtida. Igal organisatsioonil on
juhtimisstruktuur , mis kehtestab juhtimisfunktsioonide ja ametikohtade omavahelised seosed; jagab
ning delegeerib rollid, vastutused ja volitused määratletud ülesannete täitmiseks. Juhtimine sisaldab kogu organisatsiooni puudutava poliitika paikapanemist ja selles kirjapandud eesmärkide saavutamiseks organisatsiooni ressursside organiseerimist; planeerimist; kontrolli ja suunamist.
Organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks on vaja:
 planeerida (sõnastada eesmärgid, luua strateegia ning alamplaanid tegevuste koordineerimiseks)
 organiseerida (panna paika, mida on vaja teha, kuidas seda teha, kellega ja millega)
 eestvedada (suunata ja motiveerida kõiki kaasatud osapooli; lahendada konflikte)
 kontrollida (jälgida tegevusi ja kindlustada nende vastavus plaanitule)

• Ettevõtte/organisatsiooni analüüsi eesmärgid
  

Selleks, et teada saada, mis probleemid on organisatsioonis, tema tegutsemises, on vaja organisatsiooni analüüsida.
 aitab aru saada, milline on toimimise hetkeseis ja muutmisnõuded
 aitab leida võimalusi toimimise muutmiseks
o kulude vähendamiseks
o ressursside paremaks kasutamiseks
o klientide paremaks teenindamiseks
o IT võimaluste ärakasutamiseks

• Ettevõtte/organisatsiooni analüüsi tehnikad
  

 analüüsitehnikad
o äriprotsesside analüüs ja modelleerimine
o nõuete analüüs ja modelleerimine
o objektide analüüs ja modelleerimine

• Ettevõtte/organisatsiooni protsessianalüüsi eesmärgid ja tulemus
  

Protsessianalüüsi eesmärgid on järgmised:
 saada aru, milliseid protsesse organisatsioonis teostatakse ja kuidas
 leida võimalusi protsesside automatiseerimiseks
 kaaluda protsesside ümberkorraldamist
Protsessianalüüsi tulemuseks on protsessivaade, mis:
 annab ülevaate protsessidest, millega organisatsioon huvigruppide poolt püstitatud eesmärke ja ootusi täidab
 loob arusaamise , läbi milliste tegevuste protsesside teostus toimub
 annab aluse parenduste rakendamiseks ja nende hindamiseks
Protsessivaade näitab:
 ressursse, kes/mis omavahel koostööd teevad
 väärtust, mida protsessi tulemusena saavutatakse
 toimimise sündmusi, mis protsessi ja selles sisalduvaid tegevusi käivitavad ja lõpetavad
 sisendobjekte: materjale või andmeid
 väljundobjekte: protsessi tulemust – sisesele või välisele kliendile pakutavat väärtust

• Ettevõtte/organisatsiooni protsessianalüüsi sammud
  

1. organisatsiooni eesmärkide määratlemine
2. organisatsiooni huvigruppide ja nende ootuste määratlemine
3. ootuste täitmiseks protsesside sõnastamine (“mida” pool) - andes analüüsitavate protsesside koguhulga, nö “suure pildi” organisatsiooniga suhtlejate vaatenurgast
4. protsesside sammude määratlemine (“kuidas” pool) - organisatsiooni jaoks oluliste objektide elutsükli ja elutsükliliste etappidega seotud tegevuste määratlemine
5. protsesside teostuse analüüs ja muutmisvõimaluste määratlemine
a. olemasolevate protsesside (ja iga tegevuse) mõõtmine
b. soovitud parameetrite määratlemine
c. protsesside automatiseerimise ja ümberkorraldamise võimaluste määratlemine

• Ettevõtte/organisatsiooni protsesside muutmise võimalusi
  

 protsessi parendamine (process improvement) - protsessi teostuse kvaliteedi tõstmine. Tegevusi ja nende järjekorda ei muudeta, üritatakse tegevuste kvaliteeti tõsta (vigu vähendada). Muutmise riskid on minimaalsed (ebamäärasus parendatud protsessi suhtes on minimaalne), samas oodatavad kasud on ka väikesed (vähemalt lähiajalises perspektiivis)
 protsessi ümberkujundamine (process redesign) - protsessi osade (alamprotsesside) muutmine töö tegemise viiside muutmise või automatiseerimisega. Ümberkujundamisega muutub tegevuse teostusviis (käsitsitehtav tegevus muudetakse automatiseerituks – tegevust teeb tarkvara ilma inimese vahelesekkumiseta või poolautomatiseerituks – inimene teeb tegevust IT toega ehk kasutades tarkvara või kaotatakse üldse ära). Samuti võib muutuda tegevuse teostaja, n: klienti ei teeninda mitte klienditeenindaja, vaid klient teenindab end ise. Muutmise riskid on keskmised, samuti ka oodatavad kasud.
 protsessi ümberkorraldamine (process re-engineering) - protsesside teostuse põhimõtete muutmine organisatsiooni strateegilisel ehk terviktasemel. Äriprotsesside põhjalik ümberkujundamine, et saavutada dramaatilist paranemist toimimise sellistes kriitilistes näitajates nagu kulu, kvaliteet, teenindus ja kiirus. Tavaliselt tähendab protsesside ümberkorraldamine väärtusahela mingi(te)st lüli(de)st loobumist või vastava teenuse sisseostmist vm. moel väärtusahelaga manipuleerimist. Riskid on kõrged, samas oodatavad kasud ka kõige suuremad, sest protsesside muudatused puudutavad tervet ettevõtet korraga
Infosüsteemi kontekstis on eelkõige tähelepanu all protsesside automatiseerimine. Ükskõik millist muutmislähenemist organisatsiooni juhtkond ka ei rakenda, on vaja eelnevalt teha protsessianalüüsi. Seda tööd teevad tavaliselt ärisüsteemi ehk organisatsiooni analüütikud, kes võivad, aga ei pruugi olla infosüsteemi analüütikud ehk IT - spetsialistid.

• Sündmus protsesside teostuse kontekstis
  

Protsesside teostus väljendab süsteemi (siin organisatsiooni kui ärisüsteemi) käitumist (system behaviour). Süsteemi käitumine näitab, kuidas süsteemi osad omavahel koos toimivad (suhtlevad ja koostööd teevad), et täita neile pandud ülesandeid ja pakkuda süsteemi funktsionaalsust (täita süsteemi eesmärke). Lisaks näitab süsteemi käitumine, kuidas objekt(id) süsteemi eluea jooksul oma seisundeid muudab/-vad.
Süsteemi osade omavaheline suhtlemine ja koostöö väljendub sõnumite vahetuses nõudes mingit infot, andes mingit infot või paludes täita mingit ülesannet. Sõnum on osadevaheline kommunikatsioon, mis kannab infot ootusega, et sellele reageeritakse. Sõnumi vastuvõttu süsteemi osa poolt tõlgendatakse sündmusena.
Sündmus (event) on midagi, mis juhtub ja mis toob endaga kaasa mingi tegevuse (reaktsiooni). Organisatsiooni aspektist on sündmus üheselt määratav ajahetk, mis käivitab organisatsioonis protsessi või mingi tegevuse protsessi sees. Infosüsteemi aspektist sõnumi laekumine, mis nõuab tegutsejalt või tarkvarasüsteemilt reaktsioonina infotöötegevust

• Tegevuse mõiste
  

Ingliskeelse mõistena “ Activity ”, “ Task ” või “ Elementary Business Process”. Selle aine kontekstis on need mõisted samatähenduslikud. Ingliskeelse definitsioonina “A task performed by one person in one place at one time in response to a business event, which adds measurable business value and leaves the data in a consistent state”. Selle definitsiooni järgi on tegevus:
 ühe inimese poolt täidetav ülesanne,
 mida täidetakse ühes kohas samaaegselt
 vastusena ettevõtet puudutavale sündmusele,
 mis lisab mõõdetavat ärilist väärtust ning
 jätab endast maha andmed terviklikul kujul
Tegevust saab defineerida ka kui tulemuse loomiseks tehtavat tööhulka, kus protsessis tegutseja :
 võtab sisendina eelmise või eelmiste , paralleelselt tehtavate tegevuste väljundi (kui on tegemist protsessi esimese tegevusega, siis sõnumi väliselt tegutsejalt);
 teeb midagi sisendiga või sellega seotult, kusjuures midagi tegemine peab olema mõõdetav ajaliselt, ressursiliselt ja rahaliselt
 annab oma töö tulemuse sisendiks järgmis(t)ele tegevus(t)ele või protsessi lõpptulemusena välisele tegutsejale

• Tegevusdiagrammi notatsioon
  

Protsesside teostuse visualiseerimiseks UML diagrammitüüp „ tegevusdiagramm “ (Activity Diagram ), mis protsessi teostuse täielikkuse huvides peaks sisaldama nii põhivoogu kui alternatiivseid vooge.
(kasutatud ArgoUML sümboleid):

• Reeglid ja põhimõtted tegevusdiagrammi joonistamisel
  

 protsess peab alati algama seda käivitava 1 sündmusega – sõnumi laekumine sellele reageerimiseks – protsessi esimese tegevuse tegemiseks
 protsess peab alati lõppema mingi tulemuse või saavutatud olukorraga/ seisundiga (neid võib olla mitu)
 protsessis peab olema vähemalt 2 tegutsejat (rolli, mis on täidetav inimese poolt)
 protsess võib koosneda mitmest alamprotsessist
 ühte tegevust teeb ainult üks tegutseja
 tegevus peab lõppema mingi visuaalselt nähtava või „käega katsutava“ tulemusega (seisundi või objektiga), mida oleks võimalik kontrollida
 tegevus peab olema teostusviisist sõltumatu, st tegevus peab vastama küsimusele „mida tehakse“, mitte „kuidas tehakse“
 tegevus peab vajama mingit sisendit (andmeid ja/või materiaalset objekti)
 tegevuse juures on vaja kontrollida, mis tegevus(ed) peab/peavad olema eelnevalt tehtud (millist/milliseid sisendeid tegevus eelmis(t)e tegevus(t)e tulemus(t)ena vajab)

• Protsessianalüüs infosüsteemi muutmise kontekstis
  

Infosüsteemi roll protsesside muutmisel ja analüüsil
Protsesside ja nende teostuse modelleerimise tulemusena saab otsustada:
 millised protsessid (või nende osad) jäävad sisaldama inimtöötegevusi ja millised protsessid (või nende osad) automatiseeritakse või korraldatakse ümber;
 milline saab olema infosüsteemi andmekoosseis, mis rahuldab organisatsioonis tegutsejate ja sellega suhtlejate infovajadusi;
 saab kätte funktsionaalsed nõuded tulevas(t)ele tarkvarasüsteemi(de)le ning andmehoidlatele
Infosüsteemi muutmise kontekstis seisneb protsessianalüüs tegevuste automatiseerimisvõimaluste määratlemises - eesmärk on analüüsida ja modelleerida vaid need protsessid ja tegevused, millele IT- alane tugi annab kasu. Vaja luua nö. “IT toega tegevuste diagramm(id)”. Infosüsteemi muutmise jaoks on vaja määratleda analüüsitavates protsessides need tegevused, mille teostamist saab automatiseerida väljendatuna infotöötegevustena - paberiga tehtavatest tegevustest saavad tarkvarasüsteemi kasutamise tegevused ehk kasutusjuhud.
Protsesside kirjeldusi saab võtta tarkvarasüsteemi kasutusjuhtude mudeli loomise aluseks, et näidata, milliste tegevuste teostamisel protsessis oleks tarkvarasüsteemist kasu.

• Tarkvarasüsteemi kasutusjuhtumi/kasutusjuhu, - loo mõiste
  

Tarkvarasüsteemi kasutusjuhud on tarkvarasüsteemile esitatavad funktsionaalsed nõuded, mida on tarkvarasüsteemiga võimalik teha ja kes seda kasutab andes välise pildi tarkvarasüsteemi käitumisest vastusena kasutajapoolsele tegevusele.
Infosüsteemi kontekstis on kasutusjuhtudeks infotöötegevused - pool- või täisautomaatselt tehtavad:
 andmete registreerimine või lisamine või sisestamine
 andmete otsimine (olemasolu kontroll)
 andmete muutmine
 andmete töötlemine
Kasutatakse ka üldnimetust “haldamine” - n: tellimuse haldamine sisaldab kõiki tellimuse andmetega tehtavaid tegevusi. Infotöötegevuste all mõistetakse andmetega tehtavaid tegevusi, seetõttu tegevuste nimetustesse ei kirjutata „andmed“.
Võttes aluseks tegevusdiagrammi, saab otsustada ja välja kirjutada, milliseid protsessi tegevusi hakatakse tegema kasutades tarkvara (poolautomatiseeritud tegevused) või milliseid tegevusi hakkab tarkvara ise tegema (automatiseeritud tegevused)
Alljärgnevalt tööde planeerimisprotsessi tegevusdiagramm, kus nimetatud kasutusjuhud on numereeritud:

• Kasutusjuhtude diagrammi notatsioon
  

tarkvarasüsteemi kasutaja (System Actor ). Keegi või miski, kes/mis otseselt või kaudselt suhtleb tarkvarasüsteemiga ning kasutab selle poolt pakutavaid teenuseid, et saavutada midagi. Inimene või teine süsteem (arvuti, seadeldis)
tarkvarasüsteemi kasutamise lugu või juhtum, kuidas tarkvarasüsteemi kasutades tehakse midagi kasulikku - kasutusloo ainus eesmärk on anda kasutajale mingit väärtust (infosüsteemi kontekstis lisada, muuta, töödelda, vaadata andmeid)
üksteisele järgnevate tegevuste (transaktsioonide) kogum, mida tarkvarasüsteem teostab , et jõuda mõõdetava tulemuseni tegutseja jaoks - tegevused võivad sisaldada suhtlemist teiste kasutajate ja süsteemidega
seos tegutseja ja kasutusjuhtumi vahel. Näitab, milline tegutseja saab kasutusjuhtumi teostusest kasu

• Kasutusjuhtumi tekstilise (sõnalise) seletuse põhimõtted/küsimused
  

 mida üritatakse sellega saavutada, mis on selle eesmärk?
 kes tegutsejatest käivitavad kasutusjuhtumi?
 milliseid andmeid tarkvarasüsteemis kasutatakse või muudetakse?
 millised on võimalikud stsenaariumid (sündmuste jadad), mis on seotud “väärtusliku asjaga”, mida tarkvarasüsteem teeb ühe või mitme tegutseja jaoks?
 milliseid sõnumeid tegutseja ja tarkvarasüsteem omavahel vahetavad?
 millal kasutusjuhtum loetakse lõpetatuks ja milline väärtus edastatakse tegutsejale?

• Andmete mõiste
  

Töötlemata kujul faktid (nö. algandmed ) sündmuste, inimeste, asjade, ressursside, protsesside, tingimuste jne kohta. Andmed saadakse tavaliselt mõõtmise, vaatluse, aga enamasti suhtlemise teel. Iga fakt esitab teatud aspekti, millel ei ole eraldivõetuna tähendust ja mida on vaja andmetest arusaamise huvides koos teiste andmetega siduda (panna mingisse konteksti). Näiteks number ”9” võib tähistada mida tahes kui ei ole antud kontekst (sündmus, nähtus, isik, objekt vm), mida see number iseloomustab; veel täpsemalt konteksti omadus (temperatuur, vanus vms).
Andmed esitatakse numbriliselt, tekstina, pildina, helina vm kujul sõltuvalt, mida/keda need andmed iseloomustavad ja mida nende andmetega edasi tehakse.

• Informatsiooni mõiste
  

Sellise kuju saanud andmed, mis annavad edasi tähendust, mõtet. Tähenduse andmine toimub läbi andmete omavahelise seostamise, töötlemise, konteksti panemise.
Andmed muutuvad informatsiooniks vaid siis kui need omavad tähendust vastuvõtja jaoks - need peavad olema olulised vastuvõtjale, nende põhjal peab saama midagi peale hakata, nö on tegemist kasulike andmetega. Informatsioon võimaldab vastuvõtjal kergemini suhelda, saada aru, teha järeldusi, otsustada. Näiteks TTÜ tunniplaan on oluline ainult TTÜ tudengitele ja õppejõududele, teiste jaoks ei oma tunniplaani andmed võimet informeerida, tunniplaani andmed ei anna alust tegutsemiseks, teistel puudub vajadus sellelaadse informatsiooni järele.
Ettevõtte juhtimise jaoks vajalik informatsioon väljendub eelkõige arvudes - suhtarvud ja trende väljendavad arvud. Suhtarvud võrdlevad üht sooritust mingi kindla etaloniga, n: millegi kasv (müükide, kulude vms kasv). Trende väljendavad arvud on perioodiliselt saadavad suhtarvud, n: kasvutempo
Informatsiooni eesmärk on vastavas olukorras edasise tegutsemise jaoks ebamäärasuse vähendamine või ka teadmise suurendamine tulevaste olukordade jaoks. Informatsiooni väärtus sõltub sellest, kes seda saab ja mida see lisab vastuvõtja varasemale teadmisele antud situatsiooni kohta. Samad andmed on ühe inimese jaoks kasulikud, teise jaoks kasutud. Näiteks ettevõtte kontekstis see, milliseid suhtarve (või trende) vaadata, sõltub sellest, kes neid vaatab ja mida ta teada tahab. Näiteks investor on huvitatud nendest näitajatest, mis kirjeldavad võimet laenu tagasi maksta; kõnekeskuse juhile pakuvad huvi need näitajad, mis aitavad vähendada klientide ooteaega. Õppetööprotsessi kontekstis tudengit võib huvitada konkreetse õpperühma tunniplaan; õppejõudu tema enda tunniplaan.
Selleks, et andmed muutuksid võimeliseks informeerima, peavad need olema töödeldud; neile peab olema antud kasulik kontekst ja need peavad mõjuma. Andmete teisendamisviisideks võivad olla:
 matemaatiliste funktsioonide rakendamine ( summeerimine ; statistiliste näitajate leidmine jne)
 filtreerimine
 sorteerimine
 kombineerimine
Andmete teisendamisviis sõltub alati eesmärgist ehk vastuvõtja infovajadusest.

• Teadmise/ teadmuse mõiste
  

Saadud informatsiooni kombineerimine vastuvõtja olemasolevate ideede ja kogemustega väljendades mõistmist, õppimist ja andes aluse otsuse tegemiseks. Informatsiooni omavaheline seostamine , sellele laiahaardelisema tähenduse omistamine . Teadmus on näiteks vajalik selleks, et valida, milliseid andmeid informatsiooni saamiseks hankida ja milliste reeglite alusel teisendada. Teadmusel on informatsiooniga võrreldes pikem eluiga.
Üks näide andmetest, informatsioonist ja teadmisest on esitatud alljärgneval joonisel:
Otsuse tegemine eeldab informatsioonist ja teadmisest arusaamist . Teadmise aluseks on informatsioon, mis omakorda on andmeteisenduse tulemus.
Ettevõtte kontekstis on informatsiooni ja teadmist vaja eelkõige ettevõtte juhtimiseks ja tavaliselt väljendub informatsioon vastavates aruannetes.

• Ettevõtte/organisatsiooni juhtimise tasemed või vastutusalad
  

Juhtimistasemed eristuvad üksteisest vastutuse ja volituste suurusega. Vastutust võib eristada:
 andmete töötlusastme järgi, mida on vaja ülesannete täitmiseks
 aja järgi, mille vältel andmed ja nende pealt saadav informatsioon on veel aktuaalne (“värske”)
Täpsemalt eristuvad juhtimistasemed selle järgi:
 millised on andmeallikad, mis on vajalikud informatsiooni jaoks ametikohale
 milline on ajavahemik , mil peetakse andmeid ja informatsiooni kõlbulikuks otsuste tegemisel
 milline on tehtavate otsuste ajaline ulatus (mõju)
Kui palju on ettevõttes tegelikult juhtimistasandeid sõltub ettevõtte suurusest . Väikeses ettevõttes võib sama inimene omada mitme juhtimistasandi juhile omistatavat vastutuste hulka.
Kõrgema astme (tipp-) juht (senior manager )
Vastutab tervikorganisatsiooni suuna ja tegutsemise eest. Jälgib pikaajalist perspektiivi planeerides järgmisteks aastateks püstitades organisatsiooni eesmärke ja pannes paika strateegia. Ta planeerib ja kontrollib keskastme juhtide tööd. Tippjuhi info jaoks vajalikud andmed omavad väärtust pikema perioodi vältel (1-st 5 aastani või rohkem). Tema puhul on tegemist kõrgema astme otsustamisega, mis nõuab kõrge taseme kogemust ja teadmisi. Teadmise jaoks vajalik informatsioon pärineb tavaliselt väljastpoolt organisatsiooni (n: konkurentide tegevus; klientide käitumine; üldine majanduslik ja/või poliitiline seis) ja puudutab ka organisatsiooni enda hetkeseisu ja võimekust. Infovajaduse näiteid:
 millises suunas peaks organisatsioon arenema (milliseid tegevusvaldkondi muutma, juurde tooma )?
 kas minna täielikult üle e-õppele?
Keskastme juht (middle manager)
Tegeleb organisatsiooni tegutsemise jälgimise, parendamise; eelarvete täitmise kontrollimise, ressursside hankimise ja nende kvaliteedi tõstmisega jne, st taktikaliste küsimustega. Ta planeerib ja kontrollib tema alluvuses olevate esimese taseme juhtide tööd.
Keskastmel tehtud otsused puudutavad keskmise ulatusega (0,5 – 1 aasta) eesmärke, mis on organisatsiooni strateegiliste eesmärkide alameesmärgid (kuidas organisatsioonile püstitatud eesmärke kõige paremini ellu viia). Infovajaduste näiteid:
 millised on kvartali müügitulemused võrreldes eelmise aasta sama perioodiga?
 milline on tööjõu voolavuse näitaja?
 milline on ülikooli lõpetanute arv võrrelduna sisseastunute arvuga või teiste kõrgkoolidega?
Esimese astme juht (line manager)
Vastutab organisatsiooni igapäevase tegevuse eest planeerides homse päeva tegevusi. Ta koordineerib ja kontrollib tema vastutuses olevat tööprotsessi olles otseses kontaktis töötegijatega. Tema teenistuses olev informatsioon põhineb töödeldud kujul faktidelt, mis iseloomustavad tööprotsessi teostust. Selliste andmete alusel loodav informatsioon omab pikemaajalist väärtust võrreldes töötegijate kasutuses oleva informatsiooniga mõõdetuna nädalates või kuudes ja seetõttu on ka tehtava otsuse mõju pikaajalisem. Informatsiooni jaoks vajalike andmete näiteid:
 müügimahud erinevate perioodide lõikes
 tellimuste täitmisele kuluv aeg ja selle muutused
 protsessi tõrgete sagedus ja põhjused
 ainete mittesooritanud tudengite arv semestrite lõikes
Töötegija (Employee)
Ei ole juht selles mõttes, et ei oma alluvaid, kelle tööd juhtida, aga samas on oma töölõigu juht vastutades oma töökohustuste täitmise eest. Töökohustusi saadakse esimese astme juhilt (otseselt ülemuselt) ja andes nende täitmise eest aru või planeerides ise töökohustusi ja kontrollides nende täitmist. Töötegijate teenistuses olevad andmed on töötlemata kujul faktidena, mis tavaliselt laekuvad väljastpoolt organisatsiooni piire. Selliste andmete alusel loodav informatsioon omab väärtust ainult suhteliselt lühikest aega mõõdetuna tundides või päevades. Samas ka tehtava otsuse mõju on lühiajaline. Informatsiooni jaoks vajalike andmete näiteid:
 täidetava tellimuse sisu
 kliendi kaebus
 väljakutse sündmuskohale
 konkreetse semestri ainele deklareerinud tudengid

• Suhtlus ettevõttes/organisatsioonis
  

Suhtlus (kommunikatsioon) on tegevustik, mille käigus üks isik annab teisele või saab teiselt sõnumi isiku vajaduste, soovide, nõudmiste, ettekujutuste, teadmise või emotsioonide kohta (nimekiri ei ole lõplik). Tegemist on ideede, arvamuste ja informatsioonivahetusega.
Ärialane suhtlus on igasugune suhtlus eesmärgiga edendada tooteid või teenuseid või ettevõtet ja seda ametlikul eesmärgil. Ettevõttes tegutsevate inimeste koostöö seisneb suhtlemises ja koostöö kvaliteet sõltub suhtluse kvaliteedist. Sama põhimõte puudutab ka ettevõttes tegutsejate koostööd ettevõtteväliste tegutsejatega (klientide ja koostööpartneritega).
Ettevõtte kontekstis võib suhtlus olla ettevõttesisene või –väline; formaalne või mitteformaalne. Ettevõttesisene suhtlus võib olla vertikaalne (ülalt-alla ja alt-üles) või horisontaalne (samal tasandil). Ettevõtteväline suhtlus on horisontaalne.
Ülalt-alla suhtluse korral kõrgema taseme juhid esitavad oma alluvatele näiteks nõudeid, vajadusi vm sõnumeid ootusega nende täitmise kohta. Piltlikult esitatud alljärgneval joonisel:
Alt-üles suhtluse korral alluvad annavad näiteks tagasisidet ülevalt tulnud nõuete täitmise kohta. Piltlikult väljendatud alljärgneval joonisel:
Horisontaalse suhtluse korral sama juhtimistasandi juhid või töötegijad vahetavad informatsiooni oma töökohustuste täitmiseks. Näide on esitatud alljärgneval joonisel:
Ettevõttevälise suhtluse korral ettevõttes tegutsejad vahetavad informatsiooni ettevõtteväliste tegutsejatega. Näide on esitatud alljärgneval joonisel:
Formaalne suhtlus on suhtlus, kus andmete edastus toimub paikapandud reeglite ja standarddokumentide vormide (blankettide) alusel ( aruanded , raamatupidamislikud andmed jne). Memode, aruannete ja teiste dokumentide jaoks kasutatakse vastavaid malle ( template ). Andmed omavad struktureeritud (organiseeritud) kuju. Näiteks: tellimuse mall , arve mall; aruande mall, kus andmed ei ole esitatud vabatekstina, vaid süstematiseeritud lahtritesse. Formaalse suhtluse puudusena võib pidada:
 kehtestatud struktuur on staatiline
 taustainfo võib kaduma minna (arvamusavaldused jne)
Mitteformaalne suhtlus on näiteks vestlus, kirjavahetus , märkused, kommentaarid, arvamused jne ja on eelkõige suusõnaline. See võib sisaldada palju ebatäpsusi ja mitteolulisust. Puudusena võib lugeda:
 võimetust hakkama saada suurte infohulkadega
 suhtelist aeglust ja ebaefektiivsust
Mitteformaalne suhtlus on ettevõttes väga väärtuslik teadmise allikas.

• Nõuded andmetele/informatsioonile
  

Informatsiooni kättesaamiseks peab olema määratletud, millistele nõuetele vastavat informatsiooni ning selle aluseks olevaid andmeid iga organisatsioonis tegutseja ja sellega suhtleja vajab ja kuidas ta pääseb nendele andmetele (ja vastavale informatsioonile) ligi. Nõuded andmetele-informatsioonile saab jagada 3 kategooriasse: aja-, sisu- ja vormikategooria või –mõõde.
Ajamõõde
Kirjeldab ajaperioodi, millal informatsiooni jaoks andmeid kasutatakse ja selle vastuvõtmise sagedust:
 andmed peavad olema protsesside jaoks aktuaalsed
 andmeid peab edastatama õigeaegselt
 andmed peavad olema kättesaadavad nii tihti kui vaja
 andmed peavad katma korrektset ajaperioodi
Näiteks eelmise aasta sügissemestri tunniplaani andmetest ei ole sel aastal enam kasu
Sisumõõde
Kirjeldab andmete skoopi (ulatust) ja sisu. Andmed peavad olema informatsiooni jaoks:
 korrektsed
 täielikud
 asjakohased ja sisukad
 usaldusväärsed
 kontrollitavad
Näiteks kui tunniplaani andmetes ei oleks kirjas ruumi andmed või kui oleksid esitatud lisaks ruumide broneerimisandmed, siis õppetöös ei oleks nendest andmetest kasu.
Vormimõõde
Kirjeldab, millises vormis andmeid informatsiooni jaoks vastuvõtjale esitatakse
Andmed peavad olema informeerimise eesmärgi jaoks:
 esitatud selgelt ja sobival kujul
 õige detailsusastmega
 pakutud õiges järjekorras
 andmete edastamisel peab olema kasutatud korrektset meediat
Näiteks tunniplaanist ei oleks eriti kasu kui selle andmed oleksid esitatud vabatekstina või ainult paberi peal tunniplaani koostaja lauasahtlis.

• Andmevaade ja selle koostamise eesmärgid
  

Andmevaade e. andmearhitektuur väljendab ettevõttes ja tema infosüsteemis andmekoosseisu ülesehitust. Arhitektuuriline kirjeldus esitatakse andmemudelina
Andmevaate koostamise eesmärgid:
 anda ettevõtte valdkonna kohta käivate objektide (n: klient, tellimus, kataloog ) ja nende omavaheliste seoste mõistelist kirjeldust
 anda eskiisi andmebaasi ülesehituse loomiseks ja andmebaaside genereerimiseks
 juhendada andmebaasile ligipääsu ja andmebaasi operatsioonide jõudluse küsimusi
 hõlbustada suhtlemist huvigruppidega valdkonna analüüsiks ja nõuete kättesaamiseks

• Äriobjektid ja nende modelleerimise eesmärgid
  

Objekt (entity, concept , object ) on probleemvaldkonna ”asi”, kontsept (mõiste), mis annab arusaamise reaalsest maailmast. Ettevõtte ja tema infosüsteemi kontekstis on objektideks ettevõtet ja tema tegutsemist puudutavad objektid, mida nimetatakse äriobjektideks.
Äriobjekt (business entity, business object) on mistahes asi, mida on vaja juhtida ja/või millega töötajad protsessides opereerivad:
 elus (klient, töötaja)
 elutu (toode, vahend)
 dokumendipõhine (tellimus, saateleht , arve, pakkumine, töökäsk)
 abstraktne (projekt, probleem, eesmärk, protsess)
Äriobjektide (toimimisobjektide, mõistete – kontseptide) modelleerimise eesmärgid on:
 määratleda mõisted, mida organisatsioonis kasutatakse (sõnavara)
 anda arusaamine “asjadest”, mis on organisatsiooni protsesside sisenditeks ja väljunditeks ja mida on vaja juhtida
 anda alus andmehoidlate, eelkõige andmebaaside sisu - andmeobjektide (andmetabelite) määratlemiseks
Kontseptide modelleerimise tulemuseks on ettevõttes kasutatavaid mõisteid kajastav kontseptuaalne andmemudel ehk lühendatud kontseptuaalmudel. Kontseptuaalmudeli asemel kasutatakse ka mõisteid „valdkonna ehk domeenimudel “ või „valdkonna ojektimudel“.
Äriobjekte esitav kontseptuaalmudel on alljärgneval joonisel:

• Äriobjekti seisundid ja nende modelleerimise/määratlemise eesmärgid
  

Äriobjektide seisundite modelleerimise eesmärk on analüüsida ja esitada analüüsitavas ettevõttes ja/või selle mingis tööprotsessis „oma elu elavate “ äriobjektide elutsüklit läbi nende võimalike seisundite ja seisundimuutustega ning saadud informatsiooni põhjal täiendada teisi vaateid.
Täpsemalt on vaja täiendada:
 protsessidiagrammi näidates ära milline infotöötegevus (kasutusjuhu teostus) toob endaga kaasa millise äriobjekti seisundimuutuse;
 kasutusjuhtude sõnalist seletust täpsustades, millise seisundi pärast kasutusjuhu teostust äriobjekt andmefaktina saab
 andmemudelit lisades manipuleeritavat äriobjekti tähistavale andmetabelile seisundeid tähistava andmetabeli (NB! Andmemudelis peab olema seisundeid omavat äriobjekti tähistav andmetabel! Pakkumise protsessis on oma elu elavaks ja seega seisundeid omavaks äriobjektiks „ Pakkumus “, millele peab andmemudelis vastama samanimeline andmetabel)
Äriobjektide seisundite määratlemise mõte infosüsteemi analüüsi kontekstis on luua võimalus hallata äriobjektide seisundeid iseloomustavaid andmeid tehes sellega äriobjektid (täpsemalt nende eksemplarid) infosüsteemis tegutsejatele informatiivseks. Näiteks on võimalik saada informatsiooni selle kohta, mis seisundis mingis protsessis mingi äriobjekti konkreetne eksemplar – konkreetne klient, tellimus, arve, leping jne mingil ajahetkel on või oli ja kui palju üldse mingil ajaperioodil äriobjektide eksemplare mingis seisundis on või oli. Süsteemianalüüsi tehes on vaja tellijalt küsida, kas ettevõttes on vaja ühe või teise äriobjekti seisundeid andmetena meelde jätta, et oleks võimalik äriobjektide elutsüklit andmeliselt jälgida.

• Andmemudel ja selle koostamise eesmärgid ja reeglid
  

Andmete modelleerimise ehk andmemudeli koostamise eesmärk määratleda ettevõtte ja täpsemalt
selle protsesse puudutavad äriobjektid andmeobjektitüüpidena (andmetabelitena) ja neid
iseloomustavad atribuudid andmetabelite veergudena ning joonistada need üles andmemudelina
Andmete modelleerimise eesmärgid on:
 määratleda infosüsteemis manipuleeritavate andmete koosseis andmeobjektitüüpidena ja
nendevaheliste seoste tüüpidena
 anda alus (relatsioonilise) andmebaasi tegemiseks (andmetabelite ja nendevaheliste seoste
loomiseks)
Reegleid andmemudeli koostamiseks
 kui kontseptuaaldiagrammi kontsept iseloomustab ainult 1-te eksemplari, siis ei ole tegemist andmeobjektitüübiga. N: kui ettevõttes töötab (ja jääb töötama ka tulevikus) ainult 1 objektijuht, siis kontsept ”objektijuht” ei muutu andmeobjektitüübiks; objektijuhi kohta käivaid andmeid saab hallata andmeobjektitüübis ”töötaja”, kus lisaks objektijuhi andmetele hallatakse ka teistes rollides olevate töötajate andmeid
 kui andmeobjektitüüpi iseloomustab ainult 1 atribuut (v.a. liigitamist võimaldav andmeobjektitüüp ehk klassifikaator ), siis ei ole tegemist andmeobjektitüübiga, vaid atribuudiga. N: kui kontsepti ”joonis” ei iseloomusta muid atribuute kui joonise faili nimetus (ei ole vaja muid andmeid jooniste kohta salvestada), siis kontsept ”joonis” muutub ehitatava/remonditava objekti atribuudiks
 andmemudelil peab olema andmeobjektitüübina kajastatud analüüsitavas protsessis manipuleeritav põhiline äriobjekt. Põhiline äriobjekt on selline objekt, mille elutsüklit on vaja jälgida (täpsemalt oli juttu seisundite modelleerimise teema juures)

• Infosüsteemi koostisosad
  

Infosüsteemi koostisosad on järgmised:
 infotehnoloogia (IT) pakkudes organisatsioonile elektroonilist infrastruktuuri ( hajutatud raud- ja tarkvara, telekommunikatsiooni tehnoloogiad)
 andmetöötlus- ja tugisüsteemid ehk rakendussüsteemid, mida infotöötajad info- ja süsteemitöö tegemisel kasutavad
 infotöötajad (ka täidesaatev võim) kasutades IT-d täidavad oma info- ja süsteemitööülesandeid organisatsioonis
 andme-(info) ressursid - infovajajate jaoks nende nõudmistele vastav info (väljund); lähteandmed selle loomiseks ( sisend )
 infosüsteemi info- ja süsteemitööprotsessid – andmetöötlusel põhinev infotöö, teadmusel põhinev infotöö, süsteemiarendus ja kättetoimetamine

• Andmebaasi mõiste
  

Infosüsteemi “tuum”, milles organiseeritakse infosüsteemis kasutatavad andmed. Andmebaasi näol on tegemist infovajaduste rahuldamiseks põhilise andmeallikaga. Andmebaas on ettevõtte tegutsemise seisundit esitavate struktureeritud andmete kogum, mis kajastab ettevõtte ja tema toimimise hetkeseisu (kõige värskemaid andmeid). Andmebaasis hoitakse erinevat tüüpi fakte esitatuna vastavalt andmebaasi tüübile kas tabelina, dokumendina või muu objektina.

• Infosüsteemi üldised elutsüklilised etapid ja vastavad seisundid
  

Ettevõtte infosüsteemi elu võib jagada alljärgnevatesse etappidesse:
 Infosüsteemi loomise etapp – ajavahemik alates ettevõtte loomisest kuni ettevõtte toimima hakkamiseni
 Infosüsteemi toimimise (käigus hoidmise) etapp – ajavahemik alates toimivast infosüsteemist kuni selle muutmisotsuse elluviimiseni
 Infosüsteemi muutmise etapp – ajavahemik ettevõtte toimimise muutmisotsuse elluviimisest kuni otsustatud muudatuste rakendumiseni
 Infosüsteemi likvideerimise etapp – ajavahemik ettevõtte likvideerimisotsusest kuni selle elluviimise lõpetamiseni
Infosüsteemi ja mistahes selle osasüsteemi toimimise ja muutmise etapp vahelduvad. Infosüsteemi etappide läbimise tulemusena saadavate seisundite hulka ja nende muutumist esitab alljärgnev joonis:
Infosüsteemi loomine
Ettevõtte loomis - või asutamisotsusega käivitub nii ettevõtte enda kui seda toetava infosüsteemi loomine, täpsemalt ettevõtte andmehaldust toetavate IT-süsteemide (rakendussüsteemid + andmehoidlad + tehnika) hankimine, loomine ja kasutusele võtmine. Kogu ettevõtet puudutavat infosüsteemi saaks lugeda valminuks kui kõik vastavad IT- süsteemid ja nendega töötamise korraldus ehk tööprotsessid on valmis, kehtestatud ning töötavad/teostuvad. Nii nagu ettevõtte kohta ei saa öelda, et see on lõplikult valmis, ei saa ka kogu ettevõtet puudutava infosüsteemi juures öelda, et infosüsteem on valmis. Valmis saab olla ettevõtte tervikinfosüsteemi mingi osa(süsteem), sest tavaliselt samal ajal kui luuakse mingit osasüsteemi, teist juba võidakse muuta.
Infosüsteemi muutmine
Kui infosüsteemi loomisega luuakse ettevõttes tegutsejate ja nendega suhtlejate infovajaduste rahuldamise võimekus, siis infosüsteemi (ja selle osasüsteemi) muutmise/arendamise üldine eesmärk on tõsta ettevõttes tegutsejate ja sellega suhtlejate infovajaduste rahuldamise võimet. Oma olemuselt on infosüsteemi muutmine ettevõttes infotehnoloogia kasutuselevõtmine ja selle abil ettevõtte ülesehituse ja ettevõtte siseste ja väliste tegutsejate infotöö- (ja ka süsteemitööprotsesside) muutmine.
Infosüsteemi või selle osa muutmise käivitajateks võivad olla:
 väljastpoolt ettevõtet tulevad nõudmised;
 uued infotehnoloogilised võimalused;
 probleemid või nõudmised olemasolevas infosüsteemis
Infosüsteemi kvaliteeti ja loomise/muutmise produktiivsust aitavad kindlustada:
 süsteemitehnika põhimõtete ja protsesside rakendamine
 infosüsteemi loomise/muutmise raames osasüsteemi olemusele vastav loomis-/muutmismetodoloogia või –lähenemise rakendamine
 õiged võtted süsteemi loomise/muutmise juhtimiseks
 tehnoloogiline tugi
Süsteemitehnika protsessidest süsteemi loomisel/muutmisel on juttu selles loengus. Infosüsteemi arenduslähenemistest ja loomise/muutmise juhtimisest on täpsemalt juttu järgmistes loengutes.
Infosüsteemi muutmist saab võtta kui probleemi lahendamist, kus muutmist käivitavaks sündmuseks on probleemi tuvastamine olemasolevas infosüsteemis.
Probleemi lahendamise sammud on esitatud alljärgneval joonisel:
Probleemi määratlemine, selle täpsustamiseks andmete kogumine ja probleemi sõnastuse täpsustamine on olemasoleva olukorra analüüsisammud. Lahendusideede otsimine väljendab nõuete paika panemist vajaliku/soovitud/nõutud olukorra jaoks, mis on ka analüüsisamm. Lahendusvõimaluste leidmine ning lõplik otsustus kuulub disaini ehk kujundamise alla. Lahenduse elluviimine on disaini tulemusena otsustatud lahendusvariandi realiseerimine ja kasutusele võtmine.
Infosüsteemi käigus hoidmine
Infosüsteemi käigus või toimivana hoidmine tähendab infosüsteemi koosseisus olevate IT-süsteemide nõuetele vastavana töötamise kindlustamist ja probleemide puhul nende süsteemide kasutajate toetamist. Nendega tegelevad infosüsteemi haldusprotsessid, millest tuleb täpsemalt juttu omaette loengus.
Infosüsteemi likvideerimine
Infosüsteemi likvideerimine tervikuna on seotud ettevõtte likvideerimisega. Infosüsteemi mingi osasüsteemi likvideerimine on seotud vastavalt kas ettevõtte organisatsioonilise osa (n: osakond) likvideerimisega või IT-süsteemi kontekstis selle väljavahetamisega teise vastu või sellest loobumisega.

• Süsteemi elutsüklilised etapid ja protsessid
  

Süsteemi elutsükkel määratleb peamised etapid, mida süsteem oma eluea jooksul läbib alates algatusest kuni käibelt kõrvaldamiseni välja. Iga etapp kulmineerub otsustuspunktiga, kus süsteemist huvitatud teevad otsuse, kas süsteem viia järgmisesse etappi või mitte. Üldine süsteemi elutsükli mudel on esitatud alljärgneval joonisel:
Süsteem läbib oma eluea jooksul järgmisi etappe :
 probleemi või võimaluse uurimine (Exploration)
 probleemist või võimalusest üldise arusaamise ehk süsteemi kontseptsiooni koostamine (Concept)
 süsteemi (lahenduse) kujundamine ( Development )
 süsteemi (lahenduse) valmistamine (Production)
 süsteemi (lahenduse) kasutusele võtmine ja tarvitamine (Utilization)
 süsteemi (lahenduse) töötamise toetamine ( Support )
 süsteemi (lahenduse) käibelt kõrvaldamine (Retirement)
Probleemi või võimaluse uurimise etapp (Exploratory Research Stage)
Probleemi või võimaluse uurimise etapp sisaldab süsteemist huvitatud osapoolte ja nende huvide määratlemist uue süsteemi loomise või olemasoleva muutmise suhtes. Infosüsteemi kontekstis toimub selle etapi raames infosüsteemi muutmise käivitamise põhjustest arusaamine, n.ö. tausta selgitamine , miks kellelgi tekkis huvi probleemi lahendamise või uute võimaluste ärakasutamise koha pealt. See etapp läbitakse tavaliselt süsteemi loomise või muutmise ettevõtmise (projekti) käivitamise põhjendamisel. Uurimise etapis teostatakse missiooni- või turuanalüüsi ning määratletakse probleemi lahendamisest huvitatud osapoolte üldised vajadused ja nõuded ning tehnoloogiline valmisolek.
Süsteemi kontseptsiooni koostamine (Concept Stage)
Selles etapis uuritakse probleemvaldkonda ja süsteemist huvitatute soove/vajadusi/nõudeid lähemalt. Alamprotsessideks on missiooni analüüs ( mission analysis ) ja süsteemist huvitatute vajaduste ja nõuete määratlemine (stakeholder needs and requirements definition ). Samu tegevustikke teostatakse juba uurimisetapis, siin aga täpsemalt. Missiooni analüüsiga sõnastatakse eksisteeriv lahendatav probleem või võimalus täpsemalt ning analüüsitakse tellija (siin ettevõtte) siseseid (võimekusest tulenevaid) ja väliseid (tegutsemiskeskkonnast tulenevaid) piiranguid võimalikele lahendustele. Siin üritatakse saada vastused küsimustele: „miks lahendust on vaja“ ja „millist probleemi või võimalust see puudutab“?
Süsteemist huvitatute vajaduste ja nõuete määratlemise eesmärk on (ettevõtte kontekstis) selgitada välja vajadused, mis on seotud uue või muudetud missiooniga ja teisendada need selgeteks, kokkuvõtlikeks ja kontrollitavateks huvitatud osapoolte nõueteks. Selles protsessis kirjeldatakse potentsiaalset, tehnoloogiast sõltumatut lahendust süsteemist huvitatute vaatevinklist. Huvitatute vajadused ja nõuded määratlevad „mida“ süsteem peab tegema.
Selle etapi tulemuseks on ettevõtte ärilise vajaduse kirjeldus (Business Case ), mis on aluseks süsteemi nõuete määratlemisele.
Süsteemi kujundamine (Development Stage)
Sellest etapis toimub loodava süsteemi defineerimine (system definition) ehk süsteemi detailne määratlemine koosnedes 4-st alamprotsessist: süsteemi nõuete määratlemine (system requirements definition); süsteemi loogilise ja füüsilise arhitektuuri disainimine (system logical and physical architecture design) ja süsteemi analüüs (system analysis). Sisendiks kontseptsiooni määratlemine ja väljund on omakorda süsteemi realiseerimise sisendiks. Nende alamprotsesside spetsiifilised tegevused ja nende järjekord sõltub valitud süsteemiarenduslähenemisest.
Süsteemi nõuete puhul on tegemist nö. “süsteemitasemeliste” nõuetega, mis on teisendatud huvitatute nõuetest ja on omakorda aluseks süsteemi arhitektuuri ja disaini, verifitseerimise, valideerimise ning huvitatute aktsepteerimise aluseks. Süsteemi nõuded on süsteemi arendamisega seotud tehnilise personali suhtlusvahendiks. Süsteemi funktsionaalseid nõudeid esitatakse kas kasutusjuhtudena (Use Cases ) või agiilsetes lähenemistes kasutatavate kasutuslugudena (User Stories ).
Süsteemi loogilise arhitektuuri või disaini eesmärk on esitada loodava süsteemi funktsionaalsus ja käitumine. Väljendatakse erinevat liiki vaadetega sisaldades minimaalselt funktsionaalset, käitumislikku ja ajalist arhitektuuri. Siin esitatakse süsteemi realiseerimise tehnoloogiast sõltumatu arhitektuuri vaade süsteemile
Süsteemi füüsilise arhitektuuri või disaini eesmärk on luua füüsiline, konkreetne (tehnoloogiline) lahendus, mis vastab loogilisele arhitektuurile ning rahuldab süsteemile püstitatud nõudeid. Siin on tegemist tehnoloogiaga piiratud, süsteemide realiseerimiseks täpsete spetsifikatsioonidega.
Kuna süsteemi füüsilise arhitektuuri kandidaate võib olla mitu (tänu realiseerimistehnoloogiate paljususele), siis erinevad arhitektuuri kandidaadid läbivad süsteemianalüüsi ja tulemus on realisatsiooni aluseks. Süsteemi analüüsis hinnatakse võimalikke tehnilisi alternatiive antud tingimuste raames optimaalse tehnoloogilise lahenduse (arhitektuuri) otsustamiseks sisaldades n: kulude analüüsi, tehniliste riskide analüüsi ja jõudluse analüüsi.
Süsteemi valmistamise etapp (Production Stage)
Süsteemi valmistamise etapp algab süsteemist huvitatute otsusega, mis põhineb informatsioonil, et valmistatava süsteemi elemendid on kasulikud ja madala riskitasemega õigustamaks ressursside kasutust. Süsteemi valmistamine sisaldab alljärgnevaid protsesse:
 süsteemi elementide konstrueerimine
 loodud elementide omavaheline integreerimine ning integreerimine olemasolevate elementidega
 nii süsteemi elementide kui nende integreerimistulemuste verifitseerimine ja valideerimine
 süsteemi rakendamise ettevalmistamine
Süsteemi kasutusele võtmine ja tarvitamine (Utilization Stage)
Selle etapi raames toimub valmistatud süsteemi üleandmine süsteemist huvitatutele, selle paigutamine töökeskkonda ja kasutamiseks kättesaadavaks tegemine. Süsteemi kasutusele võtmise käigus toimub süsteemi koopiate ja versioonide loomine ning huvitatute poolt süsteemi aktsepteerimine. Süsteemitehnika roll süsteemi kasutamise käigus on kindlustada, et süsteem täidab neid eesmärke ja nõudeid, mis süsteemi defineerimise käigus sai määratletud ja et süsteemi hooldus toimib.
Süsteemi töötamise toetamine (Support Stage)
Selles etapis teostatakse süsteemi hooldust , mis sisaldab süsteemi:
 korrektiivset hooldust (vigade parandust)
 kohandamist teiste süsteemidega
 täiustamist (talitluse, kasutatavuse jt. parameetrite näitude parendamist)
 kasutajate probleemidele ja küsimustele vastamist
Käibelt kõrvaldamise etapp (The Retirement Stage)
Süsteemi käibelt kõrvaldamise etapp algab siis kui süsteemist huvitatud teevad otsuse, et käigusolev süsteem ei vasta enam süsteemi omanike vajadustele. Infosüsteemi kontekstis toimub infosüsteemi käibelt kõrvaldamine ainult koos selle omanikettevõtte nö “käibelt kõrvaldamisega”. Infosüsteemi koosseisus olevad tarkvara- ja muud IT-süsteemid läbivad käibelt kõrvaldamise etapi.

• Süsteemiarendusmetodoloogia valiku kriteeriume
  

Süsteemiarendusmetodoloogia valiku kriteeriumeid
 arendatava süsteemi olemus ja ulatus (skoop)
 uue süsteemi loomise või olemasoleva süsteemi muutmise kriitilisus
 eelarve
 meeskonna suurus
 kasutatav tehnoloogia
 kasutatavad vahendid ja tehnikad
 organisatsioonis eksisteeriv töökultuur

• Strateegilise juhtimise mõiste
  

Infosüsteemi muutmise juhtimine on eelkõige infosüsteemi strateegiline juhtimine, mis peab toimuma kooskõlas organisatsiooni strateegilise juhtimisega. Strateegilist juhtimist saab defineerida kui: „tulevikku arvestavate strateegiate koostamine ja nende tulemuslik elluviimine“. Oma iseloomult on strateegiline juhtimine integreeritud protsess, mille käigus otsustatakse tegevuse eesmärgid ning prioriteedid , ühendatakse juhtimine väliskeskkonna ootustega ning seotakse igapäevane juhtimine strateegiliste eesmärkide saavutamisega. Strateegilise juhtimise komponentideks on tavapärased juhtimisfunktsioonid: planeerimine, organiseerimine , mehitamine ning vahetu juhtimine, ent seda kõike makrotasandil, tulevikku vaadates. Strateegilise juhtimise kaudu kujundatakse tegevuste üldine suund, millest lähtutakse igapäevase töö korraldamisel ning üksikprojektide elluviimisel. Organisatsiooni strateegiline juhtimine määrab selle pikaajalise edukuse. Üldistatult koosneb strateegiline juhtimine strateegilisest planeerimisest ja strateegia elluviimise juhtimisest

• Ettevõtte strateegia mõiste
  

Ettevõtte strateegiat võib defineerida kui „kõikehõlmavat pikaajalist tegevusplaani ettevõtte eesmärkide saavutamiseks, mis peab aitama juhil vastata sellistele küsimustele: „kus on ettevõte praegu?“; „milline tahab ettevõte olla 3-5 aasta pärast?“; „millised tegevused aitavad neid eesmärke saavutada?““
Või sellise definitsioonina:
„omavahel seotud tegevuste kogum, mille eesmärk on ettevõtte pikaajalise heaolu ja tugevuse saavutamine pannes paika, millises suunas organisatsioon liigub ja miks“. Strateegia puudutab alati muutmist - ilma muutmisvajaduseta ei ole vaja ka strateegiat. Strateegiline planeerimine on protsess, mille käigus ettevõte loob pildi enda (muudetud, seega paremast) tulevikust ja koostab vajalikud sammud selleni jõudmiseks.

• Infosüsteemi strateegia mõiste
  

Defineerib ettevõtte vajaduse või “nõudmise” info ja infotehnoloogiliste süsteemide järele, et toetada ettevõtte üleüldist strateegiat. Defineeritakse oodatavad kasud ja muudatused, mis on vajalikud nende kasude saamiseks võttes arvesse ressursi- ja infotehnoloogilised piirangud. Defineeritakse ja prioriseeritakse investeeringud, mis on vajalikud nö “ideaalse” rakendussüsteemide terviku (portfelli) saavutamiseks – infosüsteemi arhitektuuri elluviimiseks. Võimalike kasude näidete puhul on tegemist nö strateegilise infosüsteemiga, mille eesmärgiks on organisatsiooni jaoks konkurentsieelise loomine:
 infosüsteem, kus vahetatakse infot klientide/tarbijate ja/või pakkujatega muutes sellega suhete olemust
 infosüsteem, kus luuakse efektiivsemat andmekasutust ja seeläbi koostoimimist organisatsiooni väärtust lisavates protsessides
 infosüsteem, mille vahendusel on võimalik luua, turustada ja kätte toimetada infol põhinevaid uusi või täiustatud tooteid või teenuseid
 infosüsteem, kus pakutakse tippjuhtidele infot organisatsiooni strateegia loomiseks ja rakendamiseks
Infosüsteemi strateegia või strateegilise plaani puhul on tegemist infosüsteemi arenduse kontseptsiooniga - põhikirjaga infosüsteemi reglementeeritud arendamiseks ettevõttes. Infosüsteemi arenduse kontseptsioon võiks sisaldada järgmisi osi:
 taust - infosüsteemi praeguse olukorra kirjeldus, muudatusvajadus ja võime arendust teostada
 arendatav objekt - kirjeldab loodava/ muudetava infosüsteemi visiooni esitatuna mudelitena
 arenduse üldised eesmärgid seotuna organisatsiooni eesmärkidega - mis kasu toob infotehnoloogia rakendamine organisatsioonile selle sisuliste eesmärkide täitmisel
 arenduse konkreetsed eesmärgid - kirjeldab infosüsteemi ja infotehnoloogia mõistete abil eesmärke, vajadusi ja nõudeid
 arenduse eesmärkgrupid - fikseerib infosüsteemis tegutsejate/ tarkvarasüsteemi tulevaste kasutajate grupid, keda muudatus puudutab
 arenduse taktika - kuidas muudatus ellu viia ja millised sammud selleks teha (arendusprojektide organiseeritus)
 arendamise finantsid - kui palju ja millele raha kulub (kulutused tehnikale, tarkvaralitsentsidele, arendusvahenditele, töötajatele, koolitusele ja projektijuhtimisele)
 arendamise riskid - teatava tõenäosusega arenduse käigus asetleidvad negatiivset mõju avaldavad sündmused

• IT strateegia mõiste
  

IT strateegiat saab defineerida järgnevalt: „põhimõtted, arengusuunad ja strateegilised tegevuskavad, kuidas ettevõte IT-d rakendab ja seda ärioskuste täiustamiseks - ärivõimaluste haaramiseks ja konkurentsieeliste kindlustamiseks“.
Tegemist plaaniga, kuidas organisatsiooni nõudmist info ja IT-süsteemide järele infotehnoloogiliselt toetada – “IT pakkumine” ja kuidas organisatsiooni IT võimaluste ja ressursside (riistvara, tarkvara ja telekommunikatsioon) ning teenustega (süsteemiarendus, kasutajatugi jne) varustatakse
Põhitähelepanu tehnoloogiale tehtavate kulutuste optimeerimisel ja kuidas ettevõtte kliendid ja töötajad võiksid kasutada tehnoloogiat, et luua organisatsioonile väärtust

• Projekti mõiste infosüsteemi loomise/muutmise kontekstis
  

 ajutine ettevõtmine/üritus, mille eesmärk on luua unikaalset toodet, teenust või saavutada soovitud seisu või tulemust (Project Management Institute)
 ajutine organisatsioon, kellele on omistatud töö tegemiseks inim-, materjali- ja finantsressursid, et luua kasulikku muudatust – materiaalset, mittemateriaalset või abstraktset (J. Rodney Turner ). Materiaalne ehk käega katsutav – konstruktsioon ; mittemateriaalne - sotsiaalne konstruktsioon, n: organisatsiooniline muudatus. Abstraktne – koolitatud juhid
 töösüsteem, mis luuakse toote loomiseks ja pärast loodud toodet lõpetab oma eksistentsi (Steven Alter ). Töösüsteem – süsteem, kus inimesed ja/või masinad teevad tööd kasutades infot, tehnoloogiaid ja teisi ressursse toote või teenuse loomiseks sisestele või välistele klientidele
Projekti definitsiooni järgi on siis infosüsteemi projekt ajutine ettevõtmine (organisatsioon), mille eesmärk on anda ettevõttele kasulik info- või süsteemitöö muudatus

• Projektijuhtimise mõiste
  

 Projektitöö jaoks teadmiste, oskuste, vahendite ja tehnikate rakendamine, et vastata projekti (huvigruppide) nõudmistele (PMI)
 Vahendid, meetodid, mille abil toimub ajutisele organisatsioonile omistatud ressursside juhtimine eesmärgiga luua omaniku jaoks kasulikku muudatust (Turner)
Projektijuhtimine sisaldab (nii nagu ettevõtte juhtimine):
 planeerimist
 organiseerimist
 elluviimist
 järelvalvet
Projektijuhtimine sisaldab muuhulgas :
 projektist arusaamist
 selgete ja saavutatavate eesmärkide paikapanemist
 kvaliteeti, skoopi, aega ning kulusid puudutavate omavahel konkureerivate nõuete tasakaalustamist
 mitmete huvigruppide erinevate huvide ja ootuste suhtes määratluste, plaanide ja lähenemiste kohandamist
 riskide juhtimist

• Projektis juhitavad „asjad“
  

Projekti raames juhitavateks „asjadeks“ või aspektideks (PMBOK-s on need teadmusvaldkonnad ( Knowledge Area)) on:
 Skoop – tehtav töö ja selle maht, süsteemi arenduse kontekstis realiseeritavate nõuete hulk
 Aeg – ajakulu töötava süsteemi saamiseks
 Kulud – tehtavad rahalised kulutused
 Inimressursid
 Suhtlus
 Kvaliteet
 Riskid
 Tarne – projekti töö jaoks vajalikud vahendid
Kuna kõik need aspektid on omavahel seotud, siis projektijuhi ülesanne on hoida need omavahel kooskõlas. Näiteks kui tellija tahab töid juurde, siis ta peab ka selle võrra rohkem aega ja tehtavate kulutuste katteks raha andma või kui tellija otsustab tuua süsteemi valmissaamise tähtaja varasemaks, siis selle võrra peab ka tehtava töö mahtu ehk skoopi vähendama.

• IT varade haldus ettevõttes/organisatsioonis
  

Infotehnoloogia (IT) varade haldus on organisatsiooni IT varade - riistvara, tarkvara ja nendega seotud lepingute andmeline haldamine ja jälgimine läbi nende elutsükli. See hõlmab kõiki IT füüsilisi, finantsilisi ja lepingulisi aspekte .
Riistvara kohta hallatav andmekogum on näiteks selline:
 IP aadressid (IP addresses)
 Seerianumber (Serial number)
 Vara lipik (Asset tag (if available in the BIOS ))
 Protsessori kiirus (Processor speed )
 Konfiguratsioonifailid (Configuration files)
 Vara küljes olevad seadmed (Attached devices)
 Installeeritud tarkvara (Installed software)
 Tarkvara kasutus (Software usage)
 CPU tüüp (CPU type)
 Kogumälu ( Total memory)
Lisaks vara ennast iseloomustavatele andmetele hallatakse ka vara elutsüklit puudutavat andmestikku, mis sisaldab vara omamisega seotud ( kulusid puudutavaid) andmeid. Neid andmeid kasutatakse kogu varade juhtimisprotsessi kulude vähendamiseks ja omamise kohta käiva informatsiooni saamiseks. Omamist puudutav andmekogum sisaldab näiteks alljärgnevaid andmeid:
 Vara originaalhind
 Vara hankimisviis
 Vara perioodiline kulu
 Vara omandamisega seotud koolitus ja konsultatsioon
 Vara kasutamistingimused (olulised eriti tarkvara puhul)
 Kokkulepitud ja tegelike hoolduskulude erinevus
 Liisimis- või ostmisandmed
 Vara originaalkonfiguratsioon
 Lepingulised kokkulepped
 Tarkvara ja riistvara spetsiifiliste osade vastastikused sõltuvused

• IT teenuse mõiste ja liigitus
  

IT teenus (IT service ) - IT teenuseosutaja poolt ühele või mitmele kliendile osutatav teenus. Väärtuse pakkumine klientidele võimaldades neil saavutada lõpptulemusi ilma kaasnevaid kulusid ja riske kandmata. IT teenus kasutab infotehnoloogiat ning toetab kliendi äriprotsesse. IT teenuse moodustavad inimeste, protsesside ja tehnoloogia kombinatsioon ning see peab olema kirjeldatud teenustaseme leppes.
IT teenust iseloomustavad omadused:
 täidab kliendi ühte või enamat vajadust
 toetab kliendi ärilisi eesmärke
 on kliendi poolt tajutav kooskõlaline, sidus tervik või tarbitav toode
IT teenused jagunevad tehnilisteks ja professionaalseteks teenusteks. Tehnilised teenused on tehnoloogial põhinevad võimed, mida klient tarbib või kasutab äriprotsessi või –funktsiooni teostamise hõlbustamiseks. Professionaalsed teenused on väärtust lisavad tegevused, mida IT personal pakub selleks, et toetada, hooldada , jälgida ja kindlustada tehniliste teenuste terviklik ja usaldusväärne kättesaadavakstegemine (tarne) ( delivery ).
Võimena (capability) defineeritakse ITIL -s organisatsiooni, isiku, protsessi, rakenduse , konfiguratsioonielemendi või IT teenuse suutlikkus teha mingit tegevust. Võimed on organisatsiooni mittemateriaalsed varad .
Tehniliste teenuste näiteid:
 infrastruktuuri teenused
o sõnumite saatmine (meilindus)
o printimine
o võrgu- ja internetiühendus
o kontori ja töölaua tootlikkus
o häälsuhtlus
o rakenduste majutamine
o salvestite haldus jne
 rakenduspõhised teenused
o finantsjuhtimissüsteemid
o personalihaldus
o kontrollisüsteemid jne
Professionaalsete teenuste näiteid:
 IT arhitektuuri loomine
 IT turvalisus
 IT-tugi
 Projektijuhtimisteenused
 IT-alane konsulteerimine
 Rakenduste loomine ja täiendamine jne

• Intsidendi mõiste
  

Intsident on IT teenuse planeerimata katkestus või IT teenuse kvaliteedi vähenemine. Intsidentide haldusprotsessi eesmärgiks on taastada IT teenuse normaalseis nii kiiresti kui võimalik ning minimeerida ebasoodsat mõju äriprotsessidele. Intsidente tuvastatakse sündmuste halduses või kasutaja pöördumisel kasutajatoe poole. Intsidendid liigitatakse vastutaja määratlemiseks ja trendianalüüsiks ning need pannakse tähtsuse järjekorda vastavalt erakorralisusele ja ärimõju suurusele.

• Infosüsteemi turvalisuse mõiste
  

Ettevõtete igapäevatöö sõltub andmete olemasolust ja täpsemalt nende vastavusest nõuetele. Infosüsteemi turvalisuse all mõistetakse tavaliselt ettevõtte andmete nõuetele vastavuse kindlustamist, täpsemalt usaldusväärsuse, terviklikkuse ja kättesaadavuse tagamist. Saab väita, et infosüsteem on turvaline kui ettevõtte andmetele püstitatud nõuete täitmine on kindlustatud, need on võimalike ohtude eest kaitstud.
Infosüsteemi (andmete) turvalisuse rikkumine võib endaga kaasa tuua:
 finantspettusi;
 brändinimede ja –märkide kahjustumist;
 klientide ja partnerite usalduse kaotust;
 organisatsiooni tegutsemise lakkamist.
Andmetele püstitatavate nõuete täitmise turvamiseks on vaja kindlustada keskkonda, kus andmeid hallatakse ehk infosüsteemi ressursse ja nende kasutust. Eelmis(t)es loengu(te)s käsitletu põhjal on infosüsteemi ressursid:
 infosüsteemi protsessid, mis peavad tagama andmete nõuetele vastavuse inimtegevuse mõttes
 IT teenused protsesside osana
 IT vara, täpsemalt IT infrastruktuur (seadmete, tarkvara, andmeside), mille töö peab kindlustama andmete nõuetele vastavuse tehnilises mõttes
 IT personal infosüsteemi protsesside teostuse IT infrastruktuuri kindlustajana
Kõik need infosüsteemi ressursid võivad olla nõrgad kohad ehk haavatavad muutudes kahju tekitamise ehk ohu objektiks . Oht on märk kättejõudvast kahjust. Oht kasutab ära nõrkust, et teha kahju. Ohud võivad olla inimtegevusest või keskkonnast tulenevad. Inimtegevusest tingitud ohud võivad omakorda olla tahtlikult või tahtmatult põhjustatud. Ohtude näiteid:
 purustus - pahatahtliku kavatsuse tulemusena hävitatakse andmed, riist- või tarkvara
 avalikustamine - volitamata kasutajatel on ligipääs andmetele ja salastatud andmeid avalikustatakse
 muutmine - volitamata kasutajad muudavad andmeid
 katkestamine - arvutivõrk ei tööta ja teenuseid ei saa kasutada
 infopüüdmine - volitamata kasutajad kopeerivad ülekantavaid andmeid, nö “kuulavad pealt”
või
 tundlik info klientide kohta satub konkurentide või kurjategijate kätte
 toimuvad pettused oma töötajate poolt kasu saamise eesmärgil
 leiavad aset tahtmatud eksimused oma töötajate poolt
 organisatsiooni tegevus katkeb kuna info pole kättesaadav
 andmetes on vead (n: raamatupidamises)
 juhtimisotsused põhinevad vääradel, ebatäpsetel või vananenud andmetel
 infosüsteemi arendusprojekt ei anna soovitud tulemusi
Keskkonnast tingitud ohud on tulekahi, üleujutus jne.
Turvalisuse juhtimisega on tihedalt seotud mõiste „risk“. Risk on tõenäosus, et teatud tingimustel saab antud ohuallikas potentsiaalset nõrka kohta ära kasutada ja mõjutada negatiivselt (selle aine kontekstis) infosüsteemi vara, teenust, tehnoloogiat, võtmeprotsessi või koguni tervet organisatsiooni. Riski saab väljendada järgmise funktsioonina : Risk = F (vara, oht, haavatavus ). Infosüsteemi turvalisuse juhtimisel on vaja juhtida andmete kui ettevõtte kõige tähtsama varaga
seotud nõrkusi ja ohte .

• Infosüsteemi turvameetmed
  

Vastu- või turvameetmed on organisatsioonilised toimingud ja vahendid, tehnilised protsessid ja tehniliste vahendite rakendamine infosüsteemide andmete ja muu IT vara turvalisuse saavutamiseks ja säilitamiseks ning turvariskide vähendamiseks ning nende ennetamiseks.
Selleks, et ei peaks ise hakkama jalgratast uuesti leiutama, on maailmas välja töötatud erinevaid metoodikaid – turvameetmete ja nende rakendamise juhiseid
Riskide juhtimise metoodikad
 Andmeturbekesksed - lähtumine vajalikest andmeturbe meetmetest/tegevustest, mida on vaja teha, et oleks tagatud infosüsteemi andmete turvalisus. Põhineb hetkel parimale teadmisele/praktikale, vajab pidevat ajakohastamist. Annab info(andme) turbe spetsialistile arusaadava ja üheselt mõistetava tegevuste loetelu. N: ISKE
 Kontrolli-/auditikesksed - põhinevad äriprotsesside ja nende turvariskide käsitlusel. Määratletakse ohtude/riskide loetelu, kontrollitakse, kas kõigi nende jaoks on turvameetmed rakendatud ja piisavad . N: COBIT, ITIL
 Infosüsteemi turvalisuse (riskide) juhtimise standardid – ISO270xx standardite kogum
Üldised organisatsioonilised turvameetmed
 rollide ja ülesannete kindlaksmääramine
 süsteemidele ja andmetele omanike kindlaksmääramine
 ametijuhendite koostamine
 töötajate koolitamine
 turvateadlikkuse tõstmine
 …
Üldised füüsilised turvameetmed
 serveriruumi olemasolu
 kontrollitud ligipääs infovaradele
 tulekahjudetektorite olemasolu
 UPS-de kasutamine
 …
Üldised infotehnoloogilised turvameetmed
 rakendussüsteemide kasutajate töö jälgimine (turvajälgede salvestamine)
 sisevõrgu turve (tulemüüri kasutamine)
 ligipääsuõiguste kasutamine
 krüptoloogia kasutamine
 viiruste ja õelkoodi tuvastamine ning tõrje
 andmete varundamine ja taastamine
 infoturvaintsidentide haldus
 ...
Andmetele ja IT varale püstitatavatest nõuetest; võimalikest ohtudest ja nendele vastavatest turvameetmest saab
täpsemalt lugeda ISKE rakendusjuhendi lisast 1 (ISKE kataloogid ver. 6.00.)

• IT trendide kasutus ettevõtte/organisatsiooni infosüsteemis