Sissejuhatus infosüsteemidesse kontrolltöö teooria (2)

Infosüsteemide (IS) valdkond (IS valdkonna spetsialisti teadmised)
Infosüsteemide valdkond
Tegeleb kõigega, mis on seotud inimvõimete suurendamisega infotehnoloogia abil ja see puudutab:

• probleemide lahendamist
  
• otsuste vastuvõtmist
  
• vajalike tegevuste sooritamist
  
• arusaamise/mõistmise loomist
  

Täpsemalt tegeletakse probleemidega, mis on seotud infotehnoloogiliste ressursside ja teenuste soetamise , kasutamise ja juhtimisega organisatsioonis - probleemidega, mis on seotud kasutatavate infotehnoloogiliste infrastruktuuride ning vastavate süsteemide arendamisega organisatsiooniliste tööprotsesside jaoks.
Infosüsteemide valdkonna spetsialisti teadmised

• ärialased teadmised
  
• infotehnoloogia- alased teadmised
  
• analüütiline ja kriitiline mõtlemine
  
• suhtlus, meeskonnatöö oskused
  

Kokku võetuna – infotehnoloogial põhinevat ettevõtet ja tema arendust puudutavad teadmised
Infotehnoloogia (IT) definitsioon
Infotehnoloogia (IT) üks võimalikke definitsioone
Set of tools , processes, and methodologies (such as coding/programming, data communications, data conversion, storage and retrieval , systems analysis and design, systems control ) and associated equipment employed to collect, process , and present information. In broad terms, IT also includes office automation, multimedia, and telecommunications (The Business Dictionary)
IT kasvust tingitud organisatsiooni toimimist mõjutavaid trende
IS/IT spetsialiste ja nende vastutusi
IS/IT spetsialiste ja nende vastutusi:

• Süsteemiadministraator - IS/IT toimimise käigushoidmine organisatsioonis
  
• Süsteemiarhitekt ja –disainer - IS/IT arhitektuuri arendamine ja vastavate strateegiate elluviimine
  
• Süsteemiarendaja (analüütik, programmeerija , testija) - IS/IT süsteemide arendamine ja kasutajatele kättesaadavaks tegemine
  

IS/IT juhte ja nende vastutusi
IS/IT juhte ja nende põhivastutusi:

• Infosüsteemi juht ( Chief Information Officer (CIO)) - IS/IT-d puudutava tulevikuvisiooni loomine, IS strateegia koostamine; IS-i valitsuse ülesehituse loomine; IS/IT projektide portfelli kokkupanek; organisatsiooni toimimise muutmise juhtimine
  
• infotehnoloogia juht (Chief Technology Officer (CTO) või IT Manager ) - IT strateegia väljatöötamine
  
• IT projektijuht - IS/IT-alaste muudatuse teostuse juhtimine
  

Süsteemina käsitlemine
Süsteemina käsitlemine (Systems Thinking )
Probleemi analüüsimeetod või lähenemisviis, mis aitab inimesel näha laiemata, terviklikumat pilti sellest, kuidas asjad on omavahel seotud. Teiste sõnadega, süsteemina võtmine ehk süsteemianalüüs tegeleb süsteemist arusaamisega põhinedes tõekspidamisel, et lahendatavat probleemi võetakse süsteemi (või terviku) osana. Probleemist on võimalik paremini aru saada kui uurida selle seoseid süsteemi moodustavate teiste osade või teiste süsteemidega.
Süsteemina mõtlemine üritab näidata, et:

• keerulistes süsteemides üks väike sündmus võib põhjustada suuri muutusi
  
• süsteemi ühe osa paremaks tegemine võib ebasoodsalt mõjutada süsteemi teisi osi
  

Süsteem (tõekspidamisi süsteemi kohta, süsteemi käitumise üldine mudel)
Süsteem
on igasugune vastastikku sõltuvate ja ( ajutiselt ) seotud osade (komponentide) organiseeritud kogum, mis täidab mingit eesmärki/funktsiooni/ülesannet - süsteem omab ülesehitust (struktuuri)
omavahel mitteseotud osad ei moodusta süsteemi
süsteemi osad ise võivad olla samuti süsteemid koosnedes omakorda osadest (alamsüsteemidest) - süsteem võib omada hierarhilist ülesehitust
süsteem ise võib olla osaks (alamsüsteemiks) teise süsteemi koosseisus
on igasugune vastastikku sõltuvate ja (ajutiselt) seotud osade (komponentide) organiseeritud kogum, mis täidab mingit eesmärki/funktsiooni/ülesannet. Süsteem omab ülesehitust (struktuuri). Osad ise võivad olla samuti süsteemid koosnedes omakorda osadest (=süsteemidest). Süsteem võib omada hierarhilist ülesehitust.
Igal süsteemil ja selle koosseisu kuuluval osal on oma eesmärk/funktsioon/ülesanne - kui mingi osa süsteemist ära võtta (ei täida oma ülesannet), siis süsteem tervikuna enam ei toimi (ei täida enam oma ülesannet/eesmärki).
Süsteem paikneb seda ümbritsevas keskkonnas saades sisendeid ja andes tagasi väljundeid. Süsteem omab piire ja seda on võimalik piiritleda sellega, et need osad, mis täidavad oma ülesannet (teevad tööd) süsteemi kui terviku eesmärgi täitmiseks, jäävad süsteemi piiride sisse ja ülejäänud jäävad süsteemi piiridest välja moodustades süsteemi keskkonna.
Süsteemi moodustavate osade vahel liigub energia, materjal ja informatsioon. Samuti liigub nii energia, materjal kui informatsioon süsteemi keskkonnast süsteemi ja süsteemist keskkonda.
Piltlikult väljendatuna: Organisatsiooni ja tema tegutsemise olemus (SIS 2. loeng) idu3350/ idu3530 © Karin Rava 2
Joonis 1. Süsteemi struktuur ja keskkond
Nii süsteemi kui terviku kui iga selle koosseisu kuuluva osa ülesande/funktsiooni/eesmärgi täitmine toimub läbi sisendite teisendamise väljundi(te)ks. Seda nimetatakse süsteemi või selle osa käitumiseks (toimimiseks, tegutsemiseks, opereerimiseks). Ühe süsteemi (või selle osa) käitumise väljund on teise süsteemi või sama süsteemi teise osa sisendiks – koostegutsemine (-töö). Koostöö lõpptulemuseks on süsteemi väljund - algsisendi teisendamine /töötlemine sellisele kujule ; sellele sellise väärtuse loomine, mis täidab süsteemi eesmärki, süsteemile püstitatud ülesannet.
Süsteemi prognoositavaks (soovitud) käitumise kontrollimiseks on vaja tagasisidet – informatsiooni nii sisendite ja väljundite, süsteemi osade ja nende koostegutsemise kohta
Süsteemi käitumise üldine mudel piltlikult:
Joonis 2. Süsteemi käitumise üldine mudel Organisatsiooni ja tema tegutsemise olemus (SIS 2. loeng)
Organisatsioon (definitsioon, mõte, huvigrupid , väärtus kliendi jaoks)
organiseeritud ja koordineeritud inimeste grupp koos vastavate tööviiside, reeglite, rutiinide ja vastastike ootustega, kes koos töötades üritavad saavutada ühiseid eesmärke
Organisatsiooni kui toimimissüsteemi mudel (käitumine/tegutsemine, üldine ülesehitus ja keskkond)
Organisatsioon kui toimimissüsteem (business system) või töösüsteem ( work system). Inimesed on organisatsiooni osad, kes täidavad oma ülesannet/ülesandeid teisendades sisendeid väljunditeks. Inimeste omavaheline koostöö seisneb energia, materjali ja sõnumite vahetamises sellise väljundi saamiseks, mis võimaldab rahuldada organisatsiooni kui terviku eesmärki/eesmärke
Sarnaste või ühiste ülesannete täitmiseks võivad inimestest olla moodustatud koostöögrupid – organisatsiooni (funktsionaalsed) allsüsteemid (FAS)
Organisatsiooni käitumise/tegutsemise üldine mudel piltlikult:
Organisatsiooni üldise ülesehituse ja keskkonna näide:
Organisatsiooni eesmärkide täitmine
Organisatsiooni mõte ja eesmärk on huvigruppide vajaduste rahuldamine
Huvigrupid

• omanikud – raha vm mõõdetava väärtuse teenimine
  
• kliendid – vajaduste rahuldamine läbi väärtuse omandamise
  
• juhid – minimaalsete kuludega maksimaalsete tulemuste saavutamine
  
• töötajad – turvaline ja rahuldustpakkuv töökeskkond
  

Klientide vajaduste rahuldamine toimub läbi väärtus(t)e loomise:

• läbi spetsiifiliste teenuste ja/või toodete loomise - tootmisettevõte, teenindusasutus jne
  
• läbi inimeste mõjutamise ja/või muutmise - õppeasutus, haigla , vangla jne
  

Organisatsioon saab tulemusi anda ainult kliendi vajadustele vastates nii nagu kliendid ise neid vajadusi määratlevad. Ainus tõestus selle kohta, kas töö on hästi tehtud – klient , kes on valmis selle eest maksma
Kliendi jaoks võib väärtusena pidada:

• kvaliteeti ja selle kasvu - protsessi ja toote/teenuse kvaliteet ja selle kasv ( vigade vähenemine või veaparandusele kuluva aja vähenemine)
  
• kulude vähenemist - kasumlikkuse kasv
  
• kiirust - turu muutustele reageerimiskiirus või tarneaja vähendamine
  
• innovatsiooni - eristumine toodetes/teenustes ja nende omadustes; esimesena turulejõudmine
  
• suhteid - koostöö klientide, partnerite või isegi konkurentidega läbi teadmise ja kogemuste jagamise
  

Organisatsioon täidab oma eesmärke teostades protsesse - manuaalsete, automatiseeritud või poolautomatiseeritud omavahel seotud tegevuste kogum.
Organisatsioonis teostatavad protsessid
Protsessid jagunevad üldiselt:

• põhiprotsessideks luues etteantud tingimuste juures defineeritud tulemust - tootmine, teenuse osutamine
  
• tugiprotsessideks toetades sisuliste protsesside teostamist - ressursside hankimine , toodete/teenuste disain , infosüsteemi haldamine jne
  
• juhtimisprotsessideks juhtides organisatsiooni ja tema toimimist ning arendamist (innovatsiooni) - strateegiline planeerimine , eelarvestamine jne
  

Täpsemalt mõistetakse põhiprotsessidena järgmisi protsesse:

• sisemine logistika
  

o algmaterjali vastuvõtmine ( ladustamine )
o algmaterjali kontroll

• opereerimine
  

o tootmine
o pakendamine
o tootekontroll
o hooldamine

• välislogistika
  

o lõpptoodete arvestus
o tellimuste täitmise haldamine
o kohaletoimetamine

• müük ja turundus
  

o klientide juhtimine ja tellimuste vastuvõtt
o reklaamikampaaniate korraldamine
o turu-uuringute tegemine

• teenindus
  

o hooldus
o koolitamine
Tugiprotsessidena käsitletakse järgmisi protsesse:

• infrastruktuuri administreerimine - infosüsteemi arendamine; juriidika; raamatupidamine ; finantsjuhtimine
  
• inimressursside juhtimine - personaliarvestus; palgaarvestus; värbamine; koolitus; tööjõu planeerimine
  
• toote- ja tehnoloogiaarendus - toote ja protsessi disain; turu testimine , uuringud ja arendus
  
• hankimine - tarnijate juhtimine; ressursside hankimine, lepingud
  

Juhtimisprotsessidena käsitletakse järgmisi protsesse:

• planeerimine - otsustamine, mis peab toimuma tulevikus ja mida on vaja, et selleni jõuda
  
• organiseerimine - plaani edukaks elluviimiseks ressursside optimaalne kasutamine
  
• mehitamine - töö analüüs, töö jaoks sobivate inimeste värbamine ja palkamine
  
• eestvedamine - määratlemine, mida on vaja konkreetses situatsioonis teha ja inimeste panemine seda tegema
  
• järelvalve või jälgimine - edenemise kontrollimine plaanide suhtes ja tagasiside alusel võimalik muutmine
  
• motiveerimine - soovitud eesmärgi täitmiseks inimeste innustamine
  

Juhtimise esimene ja olulisim ülesanne on väärtuse loomise võimaldamine. Selleks on vaja luua organisatsioone, mis toimivad
Organisatsiooni protsessid on omakorda seotud läbi sisendite ja väljundite moodustades nö väärtusahela (Value Chain )
Väärtusahel
Väärtusahel (Value Chain)
Nende protsesside ja infovoogude jada, mida organisatsioon ja selle tarnijad peavad läbi viima, et oma tooteid/teenuseid kavandada, toota/luua, turustada, kohale toimetada ja toetada omades 2 osa. Esimene osa sisaldab kõiki tegevusi, mis on seotud millegi tegemisega - kavandamine, toormaterjalide ostmine, tootmine või teenuse osutamine. Teine osa sisaldab kõiki tegevusi, mis on seotud millegi müümisega - klientide leidmine ja nendeni jõudmine; müügitehingu teostamine , toote levitamine või teenuse pakkumine
Väärtusahela eesmärk on hinnata ja parendada organisatsooni tegutsemise viise analüüsides protsesse:

• kui efektiivselt liigub informatsioon protsesside sees ja vahel
  
• kui efektiivselt kasutatakse informatsiooni iga tegevuse jaoks protsessides
  
• kuidas tegevusi ja protsesse omavahel siduda kulude vähendamiseks ja võimaluste suurendamiseks
  
• kuidas tugiprotsessid ja –tegevused saaksid põhiprotsesse paremini teenindada
  

Väärtusahel piltlikult:
Organisatsiooni toimimisviis (ärimudel)
Organisatsiooni toimimisviis (ärimudel) on lugu sellest, kuidas organisatsioon tegutseb ja kuidas organisatsioon tulevikus toimib luues väärtust mitte ainult klientidele, vaid kõigile osapooltele, kellest ta sõltub (tarnijad, koostööpartnerid jne)
Kõik uued toimimisviisid on kõigi tegutsemiste aluseks oleva universaalse väärtusahela variatsioonid.
organisatsioonid on paremad (saavutavad paremaid tulemusi) - kui nad on unikaalsed . Kui nad teevad midagi, mida keegi teine ei tee ja sellisel viisil, mida keegi teine ei suuda järele teha
See omakorda tähendab valikuid : milliseid kliente ja turge teenindada; milliseid tooteid ja teenuseid pakkuda ning millist väärtust luua
Informatsiooni vajalikkus organisatsioonis
Informatsiooni on organisatsioonis vaja, et näiteks:

• määratleda kasumlikkus ja jälgida eesmärkide täidetust
  
• luua ja toimetada kätte keerulisi tooteid ja teenuseid
  
• vältida pettust ja kuritarvitust
  
• optimeerida ebapiisavate ressursside kasutust
  
• juhtida efektiivselt inimesi ja nende gruppe ning kasvatada nende võimeid ja väljavaateid
  
• tegutseda edukalt koos tarnijate, klientide ja koostööpartneritega
  

Teiste sõnadega - vastavalt oma vastutusalale on informatsiooni vaja:

• sisendina oma töö tegemiseks
  
• sisendite, protsesside ja väljundite planeerimiseks ja organiseerimiseks
  
• organisatsiooni huvirühmade vajaduste ja nende täitmise juhtimiseks
  

Erinevad vastutusalad vajavad erinevatele nõuetele vastavat informatsiooni
Andmed
Töötlemata kujul faktid (nö. algandmed ) sündmuste, inimeste, ressursside, tingimuste jne kohta, millel ei ole eraldivõetuna tähendust.
Andmed esitatakse numbriliselt, tekstina, pildina, helina jne
Informatsioon
Andmetele tähenduse andmine - kirjeldamine (informeerimisvõime andmine).
Andmete omavaheline seostamine, töötlemine, konteksti panemine
Andmed muutuvad informatsiooniks vaid siis kui need omavad tähendust vastuvõtja jaoks

• fakt peab olema oluline vastuvõtjale
  
• faktiga peab saama midagi peale hakata
  

Informatsioon pakub vastuvõtjale alust mõistmiseks, järelduse tegemiseks, otsustamiseks
Informatsiooni loomine on inimtegevus - ainult inimene on võimeline andmetele tähendust omistama
Organisatsiooni juhtimise jaoks vajalik informatsioon
Väljendub eelkõige arvudes - suhtarvud ja trende väljendavad arvud
Suhtarvud võrdlevad üht sooritust mingi kindla etaloniga, n: millegi kasv
Trende väljendavad arvud on perioodiliselt saadavad suhtarvud, n: kasvutempo
Selleks, et mingist andmehulgast sisu kätte saada, tuleb see konteksti panna (siduda teiste andmetega )
See, milliseid suhtarve (või trende) vaadata, sõltub sellest, kes neid vaatab ja mida ta teada tahab, n: investor on huvitatud nendest näitajatest, mis kirjeldavad võimet laenu tagasi maksta; kõnekeskuse juhile pakuvad huvi need näitajad, mis aitavad vähendada klientide ooteaega
Teadmine/teadmus
Teadmine/teadmus ( knowledge )
Informatsiooni omavaheline seostamine, sellele laiahaardelisema tähenduse omistamine.
Informatsiooni töötlemine selliselt , et väljendada mõistmist, kogemust, õppimist
Teadmus on vajalik selleks, et valida, milliseid andmeid informatsiooni saamiseks hankida ja milliste reeglite alusel töödelda
Teadmusel on informatsiooniga võrreldes pikem eluiga
Teadmus sisaldab reegleid tegutsemiseks, nö käitumismustrit
Juhtimistasemed (-struktuur) või vastutusalad
Eristuvad üksteisest vastutuse ja volituste suurusega. Vastutust võib eristada:

• andmete töötlusastme järgi, mida on vaja ülesannete täitmiseks
  
• aja järgi, mille vältel andmed ja nende pealt saadav on veel aktuaalne (“värske”)
  

Täpsemalt:

• millised on andmeallikad, mis on vajalikud informatsiooni jaoks ametikohale
  
• milline on ajavahemik , mil peetakse andmeid ja infot kõlbulikuks otsuste tegemisel
  
• milline on tehtavate otsuste ajaline ulatus (mõju)
  

Traditsiooniline juhtimishierarhia
Esimese astme juhid
Vastutavad organisatsiooni igapäevase tegevuse eest planeerides homse päeva tegevusi. Nende teenistuses olev info on saadav töötlemata kujul faktidelt. Need faktid laekuvad tavaliselt väljastpoolt organisatsiooni piire (n: tellimuse andmed klientidelt)
Selliselt saadud info omab väärtust ainult suhteliselt lühikest aega mõõdetuna tundides või päevades ning tehtava otsuse mõju on lühiajaline. Infovajaduste näiteid:

• tellimuse sisu, täitmata tellimused
  
• väljakutse sündmuskohale
  
• konkreetse semestri ainele deklareerinud tudengid
  

Keskastme juhid
Tegelevad organisatsiooni tegutsemise jälgimise, eelarvete täitmise kontrollimise, ressursside hankimise ja poliitika loomisega , st taktikaga
Taktikalisel tasemel tehtud otsused puudutavad keskmise ulatusega (0,5 – 1 aasta) eesmärke, mis on organisatsiooni strateegiliste eesmärkide alameesmärgid (kuidas organisatsioonile püstitatud eesmärke kõige paremini ellu viia). Infovajaduste näiteid:

• millised on kvartali müügitulemused võrreldes eelmise aasta sama perioodiga?
  
• milline on tööjõu voolavuse näitaja?
  
• ülikooli lõpetanute arv võrrelduna sisseastunute arvuga või teiste kõrgkoolidega?
  

Kõrgema astme (tipp-) juhtkond
Jälgib pikaajalist perspektiivi planeerides järgmisteks aastateks. Tippjuhi info jaoks vajalikud andmed omavad väärtust pikema perioodi vältel (1-st 5 aastani või rohkem)
Kõrgema astme otsustamine nõuab kõrge taseme kogemust ja teadmisi. Infovajaduse näiteid:

• millises suunas peaks organisatsioon arenema (milliseid tegevusvaldkondi muutma , juurde tooma )?
  
• täielik üleminek e-õppele?
  

Andmete liikumine organisatsioonis ( formaalne ja mitteformaalne suhtlus)
Inimgruppides tegutsevate inimeste koostöö seisneb nii oma töö tulemuste kui andmete (mis võib samuti olla töö tulemuseks) vahetamises. Andmed liiguvad ametikohtade (rollide), täpsemalt nende täitjate vahel. Andmete liikumise vormid:

• formaalne suhtlus - aruanded, raamatupidamislikud andmed jne
  
• mitteformaalne suhtlus - vestlus , kirjavahetus, märkused, kommentaarid, arvamused jne
  

Formaalne suhtlus on suhtlus, kus andmete edastus toimub paikapandud reeglite ja standarddokumentide vormide (blankettide) alusel. Memode, aruannete ja teiste dokumentide jaoks kasutatakse vastavaid malle (template). Andmed omavad struktureeritud (organiseeritud) kuju
Puudusena:

• kehtestatud struktuur on staatiline
  
• taustainfo võib kaduma minna (arvamusavaldused jne)
  

Andmete formaalse liikumise näide tellimuse täitmise protsessis:
Mitteformaalne suhtlus on eelkõige suusõnaline. See võib sisaldada palju ebatäpsusi ja mitteolulisust
Puudusena

• võimetus hakkama saada suurte infohulkadega
  
• suhteliselt aeglane ja ebaefektiivne
  

Kuigi on teada, et andmed on organisatsioonis olemas, siis 80% ajast ei ole need teada sellele inimesele, kellel neid informatsiooni jaoks vaja on
Informatsiooni kättesaamiseks peab olema määratletud, millistele nõuetele vastavat informatsiooni ning selle aluseks olevaid andmeid iga organisatsiooni liige vajab ja kuidas ta pääseb nendele andmetele ligi. Peab olema paika pandud andmetega tehtava töö korraldus
Nõuded andmetele-informatsioonile
Nõuded andmetele-informatsioonile saab jagada 3 kategooriasse: aja-, sisu- ja vormikategooria või –mõõde.
Ajamõõde
Kirjeldab ajaperioodi, millal informatsiooni jaoks andmeid kasutatakse ja selle vastuvõtmise sagedust

• andmed peavad olema protsesside jaoks aktuaalsed
  
• andmeid peab edastatama õigeaegselt
  
• andmed peavad olema kättesaadavad nii tihti kui vaja
  

andmed peavad katma korrektset ajaperioodi
Sisumõõde
Kirjeldab andmete skoopi (ulatust) ja sisu
Andmed peavad olema informatsiooni jaoks:

• korrektsed
  
• täielikud
  
• asjakohased ja sisukad
  
• usaldusväärsed
  
• kontrollitavad
  

Vormimõõde
Kirjeldab, millises vormis andmeid informatsiooni jaoks vastuvõtjale esitatakse
Andmed peavad olema informeerimise eesmärgi jaoks:

• esitatud selgelt ja sobival kujul
  
• õige detailsusastmega
  
• pakutud õiges järjekorras
  
• andmete edastamisel peab olema kasutatud korrektset meediat
  

Vastavalt infovajadustele on vaja organiseerida infotöökorraldus või –protsessid ning organiseerida infotööprotsesside jaoks vajalikud andmed ja nende paiknemine andmehoidlates. Organisatsioonis peab olema süsteem, mille eesmärkideks on:

• pakkuda kvaliteetseid andmeid kvaliteetse informatsiooni jaoks organisatsiooni liikmetele ja temaga suhtlejatele, et toetada neid otsuste tegemisel
  
• rahuldada ettevõtte iga (juhtimis-)taseme (töötaja/keskastme juht/tippjuht) infovajadusi nende kohustuste täitmisel (otsuste elluviimisel) organisatsioonis
  

Sellist süsteemi nimetatakse infosüsteemiks.
Infosüsteem (IS) (infotöö, süsteemitöö)