TEKSTIDOKUMENDI LOOMINE WORD 2010 (2007) ABIL (2)

Eesti Ettevõtluskõrgkool Mainor
TEKSTIDOKUMENDI LOOMINE WORD 2010 (2007) ABIL Infotöötluse loengukonspekt
Kalev Avi, MSc
Tartu 2011 SISUKORD
Kiirklahvid .....................................................................................................................................................3 Funktsionaalklahvid .......................................................................................................................................5 Sissejuhatus ....................................................................................................................................................6 Wordi dokumendi struktuur ...........................................................................................................................7 MS Wordi ekraanipilt .....................................................................................................................................8 Teksti komponendid, erimärgid. Navigeerimine , märkimine, kopeerimine ja tesaldamine ..........................9 Tekstidokumendi põhilised komponendid .................................................................................................9 Erikorraldused ja erimärgid........................................................................................................................9 Tekstikursori navigeerimine.....................................................................................................................10 Sümboli kustutamine................................................................................................................................10 Sõna kustutamine .....................................................................................................................................10 Teksti valimine (märgistamine, plokkimine) ...........................................................................................10 Operatsioonid valitud (märgistatud) tekstiga ...........................................................................................10 Teksti (märgi) vormindamine ( Avaleht (Home)) .........................................................................................11 Hõljuva nupuribaga (Mini Toolbar) fondi vormindamine .......................................................................12 Vormingupintsel ( Format Painter ) ..........................................................................................................12 Vormingu eemaldamine ...........................................................................................................................12 Lõigu vormindamine (Avaleht (Home)) ......................................................................................................12 Rea- ja lõigu vahe.....................................................................................................................................13 Lõigu vormindamise ripploend ................................................................................................................13 Täpp-, nummerdatud ja mitmetasemeline loend (Avaleht (Home)) .............................................................14 Tabelduskohad .............................................................................................................................................16 All- ja lõpumärkused (ViitedAllmärkused, ReferencesFootnotes) .......................................................17 Jaotised ja piirid (Küljendus, Page Layout ) .................................................................................................18 Päis ja jalus (Lisa, Insert ) .............................................................................................................................19 Lehekülgede nummerdamine (Lisa, Insert) .................................................................................................20 Lehekülje vormindamine (KüljendusLehe häälestus, Page LayoutPage Setup) .................................21 Dokumendi salvestamine ja printimine ........................................................................................................22 Laadid (Avaleht (Home) Laadid (Styles) grupp) ......................................................................................24 Sisukord (Viited, References) .......................................................................................................................26 Tabelid ..........................................................................................................................................................28 Tabeli loomine: LisaTabel (InsertTable) .........................................................................................28 Navigeerimine tabelis...............................................................................................................................30 Märkimine tabelis.....................................................................................................................................30 Postitused (Mailings) ...................................................................................................................................32 Dokumendi õigekiri ja muudatuste jälgimine ..............................................................................................36 Valemiredaktor.............................................................................................................................................39 Automaattekst. Kiirosad (Lisa, Insert) .........................................................................................................40 Teksti otsimine ja asendamine .....................................................................................................................41 Kasutatud allikmaterjalid .............................................................................................................................43 Infotöötlus Klahvikombinatsioonid KIIRKLAHVID
MÄRGIVORMING Kirjatüüp Ctrl + Shift +F Font -dialoogaken Ctrl+D Sümboli suurus dokumendis Ctrl+Shift+P Sümboli suurus väiksemaks Ctrl+Shift+> Tõstumuut Shift+F3 Topeltjoon alla Ctrl+Shift+D Ainult sõnadele joon Ctrl+Shift+W KAPITEELKIRI Ctrl+Shift+K SUURTÄHTKIRI Ctrl+Shift+A Peidetud kiri Ctrl+Shift+H Alaindeks Ctrl+Shift+= Üla indeks Ctrl++ Kaldkiri Ctrl+I Paks kiri Ctrl+B Allajoonitud kiri Ctrl+U LÕIGUVORMING Vasakjoondus Ctrl+L Paremjoondus Ctrl+R Keskjoondus Ctrl+E Rööpjoondus Ctrl+J Vasaktaane Ctrl+M Taande tühistus Ctrl+Shift+M Eendrida Ctrl+T Eendrea tühistus Ctrl+Shift+T Ühekordne reavahe Ctrl+1 1,5 kordne reavahe Ctrl+5 Kahekordne reavahe Ctrl+2 12-punktine vahe enne lõiku Ctrl+0 TEISALDAMINE JA KUSTUTAMINE kopeerimine vahemällu Ctrl+C lõikamine vahemällu Ctrl+X vahemälust väljatoomine Ctrl+V ERIMÄRGID Lehekülje piir (uus lehekülg) Ctrl+Enter Rea katkestus Shift+Enter Veeru katkestus Ctrl+Shift+Enter Allmärkus Alt+Ctrl+F Poolitusmärk Ctrl+ miinus Katkestamatu kriips Ctrl+ Shift+miinus Katkestamatu tühik Ctrl+ Shift+tühik Peitemärgid Ctrl+Shift+8 Kellaaeg Alt+ Shift+T Kuupäev Alt+ Shift+D Lehekülg Alt+ Shift+P © AltGr +C ® AltGr+R AltGr+E TM AltGr+T
3 Infotöötlus Klahvikombinatsioonid VAHEKAARDID (MENÜÜD) Vahekaart (Rippmenüü) Alt+pöördustäht Hüpikmenüü Shift+F10 Vahekaartide (menüüriba) aktiviseerimine F10 Menüüst väljumine Esc AKNAD Järgmise rakendusakna valimine Alt+Tab Järgmise dokumendiakna valimine Ctrl+F6 Dokumendiakna sulgemine Ctrl+F4 (Ctrl+W) Rakendusakna sulgemine Alt+F4 Dokumendiakna ekraniseerimine Ctrl+F10 Rakendusakna ekraniseerimine Alt+F10 Dokumendiaken normaalolekusse Ctrl+F5 Rakendusaken normaalolekusse Alt+F5 Akna minimeerimine Windows 'i nupp +M VAATED Küljendusvaade AltGr+P Mustandivaade AltGr+N Liigendusvaade AltGr+O Trükkimise eelvaade Ctrl+F2 Läbivaatuspaan AltGr+M TÖÖD FAILIDEGA Avamine Ctrl+O Uus dokument Ctrl+N Salvestamine Ctrl+S Salvestamine nimega F12 Printimine Ctrl+P VIIMANE TEGEVUS Võta tagasi Ctrl+Z Tee uuesti Ctrl+Y, F4 MÄRGISTAMINE Liikumisel Shift+kursorijuhtimise klahv (nool, Home, End, Page Up, Page Down) Ristkülikuplokk Alt+ hiir Funktsiooniklahv F8
4 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
FUNKTSIONAALKLAHVID
Klahvid Tegevus F1 spikker (abi) SHIFT+F1 kasutatud vormingu avaldamine CTRL+F1 minimeeri/ aktiveeri lint F2 teisaldamine (ploki tekst või objekt; F2; asukoht; ENTER) SHIFT+F2 kopeerimine (ploki tekst või objekt; F2; asukoht; ENTER) CTRL+F2 prindi eelvaade ( Print Preview ) ALT GR+F2 dokumendi avamine F3 automaatteksti lisamine CTRL+F3 kühvlisse lõikamine (Spike) SHIFT+F3 muuda täheregistrit (SUUR- või väiketähed või Suur Algustäht) CTRL+SHIFT+F3 kühvli sisu kleepimine (Spike) ALT+F3 automaatteksti loomine F4 viimase tegevuse kordamine CTRL+F4 aktiivse akna sulgemine ALT+F4 MS Wordi sulgemine F5 minek sihtkohta (lk, joonis, pealkiri jne), otsing, asendus (Go To) CTRL+SHIFT+F5 järjehoidja lisamine (Bookmark) F6 CTRL+F6 aknast järgmisesse aknasse liikumine F7 õigekiri ja grammatika SHIFT+F7 uurimistöö (teatmekirjandus, tõlge) ALT+F7 järgmise kirjavea leidmine (dokumendist) ALT GR+F7 tekstikursori, piiride jne märkimised (must vilkumine) F8 plokkimine, märkimine (nooleklahvid) ALT+F8 makrod F9 värskenda välja(de) sisu F10 vahekaardid aktiivseks (Alt+'Vastav märk') CTRL+F10 dokumendiakna ekraani suuruseks tegemine SHIFT+F10 hüpikmenüü avamine F11 väljalt järgmisele väljale ALT+F11 VBA ( Microsoft Visual Basic for Applications) F12 dokumendi salvestamine nimega (Save As) CTRL+F12 dokumendi avamine ( Open ) SHIFT+F12; dokumendi (korduv) salvestamine (Save) CTRL+SHIFT+F12 printimise dialoogaken
5 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
SISSEJUHATUS Tekstitoimeti on mõeldud kõikvõimalike tekstidega töötamiseks, nt tekstide, ametidokumentide, aru- annete , uurimuste, brosüüride jmt vormistamiseks. On olemas mitmeid valmiskujundusega dokumendi põhjasid ehk malle (templates). Nt. CV-d, pro- tokollid, kalendrid, kirjaplangid jne (Vt Fail->Uus->Mallid). Blankette ja põhjasid vt täiendavalt aadressidelt http://office.microsoft.com/et-ee/templates/?CTT=97 ja http://www.sekretar.ee/static/Dokumendihaldur (7.09.2011) Tekstitoimetisse sisenemisel avatakse automaatselt tühi dokument Blank Document . Failiformaat tekstitoimetis MS Word on docx alates Word2007 versioonist (varem lihtsalt doc), mis tähendab, et fail on ühtlasi tihendatud (pakitud). Malli failid lõppevad laiendiga dotx (varem dot) ja makrotoega Wordi dokumendid laiendiga dotm. Teadmiseks: o Suurtähtede või klahvide ülemiste märkide saamiseks tuleb all hoida klahv SHIFT ja vajutada soovitud tähe või märgi klahvile. o Klahvidel olevate kolmandate sümbolite saamiseks tuleb all hoida klahvi AltGr ja vajutada soovitud klahvile. o Reavahetus toimub automaatselt. Reavahetuse katkestuseks vajutada SHIFT+ENTER. o Uue lõigu alustamiseks või tühja rea saamiseks vajutada ENTER. o Uue lehekülje saamiseks vajutada CTRL+ENTER.
6 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) WORDI DOKUMENDI STRUKTUUR Dokumenti võib vaadelda sisuliselt ehk sisulise struktuurina, tekstitöötlussüsteemis on dokument seotud loogilise struktuuriga ning (trükituna) füüsilise struktuurina ( Jokk , V:7). Dokumendi sisuline struktuur koosneb: 1) tiitellehest; 2) sisukorrast; 3) sissejuhatusest; 4) kokkuvõttest; 5) kasutatud allikmaterjalide loetelust; 6) lisast; 7) aineregistrist; 8) jaotisest, mis omakorda koosneb: a. pealkirjast (erinevad tasemed ); b. tekstist (sisu); c. joonisest, tabelist, pildist, valemist jm. Struktuurilisi komponente võib puududa (nt mitmetes dokumentides enamasti pole aineregistrit) või olla mitu (nt mitu (alam)jaotist). MALL
Sisukord Aineregister DOKUMENT
Kujutis All- ja lõpumärkus
Sektsioon Päis Jalus
Loetelu Lõik Tabel
Rida Sõna Lause
Märk Dokumendi loogiline struktuur on seotud tekstitöötlussüsteemiga, täpsemalt omavahel seotud komponenti- de kogumina, mis on kujutatud eespool oleval joonisel (Jokk, V:8). Dokumendi füüsiline struktuur, mis on mõeldud trükkimiseks või elektroonselt esitamiseks, koosneb fai- list. Fail omakorda koosneb dokumendist, millel on lehekülg ning leheküljel on tekstiala, veerised , päis või jalus. (Jokk, V:12). Wordi dokument baseerub mallil (vaikimisi Blank Document, salvestatuna Default.dotx, varasem versioon Normal.dot). Mall on dokument, mis sisaldab põhilisi määranguid loodavale dokumendile (lehe seaded , kasutatavad fondid , vormindusmäärangud ja laadid). On olemas globaalmallid (Blank Document), mis on kättesaadavad kõikidele dokumentidele ja dokumendimallidele. Sektsioon ( Section ) on dokumendi osa, millel on ühesugused (teistest osadest erinevad) vormindusmääran- gud (lehekülje orientatsioon , veerised, päis ja jalus jne). Dokument võib koosneda ka ühest sektsioonist. Lõik (Paragraph) on tekstiosa, mille lõpetab klahv ENTER. Lõiguga on seotud reavahe, joondus , lõigu- taane, taandrida, vahed lõikude ees ja järel jne). Sõna (Word) ­ on suvaliste märkide jada, mis on eraldatud tühikutega. Märk ( Character ) ­ mis tahes sümbol tekstis. Loetelu (List) ­ on kas täppidega (sümbolitega) märgistatud (Bulleted) või nummerdatud (Numbered) teks- tiosa, mis koosneb lõikudest. Iga lõik algab uue täpi (sümboli) või numbriga. Tabel (Table) ­ koosneb vertikaalselt paiknevatest veergudest (Columns) ja horisontaalselt paiknevatest ridadest (Rows).
7 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) Lause (Sentence) ­ on tekstiosa, mis algab suurtähega ja lõpeb lõpumärgiga (punkt, küsi- või hüüumärk), millele järgneb tühik. Rida (Row) ­ dokumendi (ekraanil) ühel real paiknev tekst. Päis (Header) ­ igal lehel (teatud lehtedel) korduv tekst lehtede alguses. Muutuva tekstiga päiseid saab luua sektsioonide abil. Jalus ( Footer ) ­ sama, mis eelmine , kuid lehe allääres. Sisukord (Table of Contentsi- TOC, eesti k SK) - jaotiste ja alajaotiste pealkirjadest moodustatud loetelu koos nende alguse lk numbritega. Sisukorda saab genereerida ja uuendada automaatselt. Aineregister (Index) ­ mõistete ja terminite loetelu koos lk numbritega, kus nad paiknevad. Kujutis ( Shape , Picture ) ­ graafiline objekt (pilt, joonis, diagramm jne).
MS WORDI EKRAANIPILT
Kiirpääsuriba Ripploend (laa- Office nupp, did ehk stiilid) Word2010-s Fail-vahekaart Lindiriba Joonlaua Dokumendi valik Tabeldusmärkide tükeldamine valik
Sirvimisobjektid Vaated
Muutuste jälitamine (redigeerimismuuda- tused). Täiendavaid seisundeid saab valida, kui Suum olekuribal teha parempoolne hiireklõps
Microsoft Wordi ekraanipilt koosneb järgmistest osadest (vt joonist): 1. Office nupp. Nimeriba: Microsoft Word, Word2010 versioonis on selle asemel Fail-vahekaart. 2. Kiirpääsuriba: täiendavate töövahendite lisamine/eemaldamine (vt ripploendist veel käske...), asu- koht (ripploendist Kuva lindi all/ Kuva lindi kohal, sama valiku saab leida kui teha parempoolse hii- reklõpsu kiirpääsu või lindiribal). 3. Lindiriba ehk lint, milles sisalduvad: a) Vahekaardid: Fail (File, Word2010), Avaleht (Home), Lisa (Insert), Küljendus (Page Layout), Viited (References), Postitused (Mailings), Läbivaatus (Review), Vaade (View), Arendaja (Developer)*, Mathematics*, Enda loodud vahekaardid (puudub Word2007-l) * b) Nupuriba (Ribbon).
* Eraldi lisatavad. Näiteks arendajat (makrod, juhtelemendid, lisandmoodulid jm) saab lisada Fail-sakist (Office nupust) Suvandid (Wordi suvandid) või parempoolne hiireklõps lindiribal valik Kohanda kiirpääsuriba ja sealt paremalt aknast põhimenüüst märkida Arendaja ( Populaarsed ->Kuva lindil menüü Arendaja). Paketi Mathematics saab paigaldada MS kodulehelt (näiteks http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=17786 (7.09.2011)) 8 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) 4. Mõõduriba ( joonlaud ). 5. Kerimisribad: dokumendi "kerimine". 6. Tööaken teksti sisestamiseks. 7. Oleku- ehk seisundiriba (Status Bar): Info hetkel nähtavast sektsioonist, leheküljest, sõnade arvust jne.
Mõõduriba Kujunduselementide (tabelduste, tabelite , veergude, jooniste jms) paigutamisel Wordi ekraanile saab kasutada mõõduriba (joonlauda).
Mõõduriba kuvamiseks avada vahekaart Vaade (View) ja valida Joonlaud (Ruler) või vertikaalselt kerimis- ribalt ülevalt valida Joonlaud. Jooniste koostamisel on vahel hea kasutada nn ruudujooni (Gridlines), mida saab valida Küljendus (Page Layout) vahekaardist Joonda (Align) Kuva ruudujooned (View Gridlines).
Olekuriba paikneb Wordi akna alumises servas , kuhu saab kuvada teavet dokumendi kohta.
Olekuriba valikuid (lehe-, sektsiooni -, reanumbrit, kursori asukohta , sõnade arvu (statistikat), redigeerimis- keelt, õigekirja, suumi jne) saab lisada/eemaldada hiire paremat klahvi klõpsates olekuribal.
TEKSTI KOMPONENDID, ERIMÄRGID. NAVIGEERIMINE, MÄRKIMINE, KOPEERIMINE JA TESALDAMINE TEKSTIDOKUMENDI PÕHILISED KOMPONENDID
Sõna - tekstiosa, mis on eraldatud tühikutega. Tühik - eraldab sõnu, paigutatakse sõnade (lausete) vahele ühekaupa. Lause - tekstiosa, mis lõpeb punkti, hüüumärgi või küsimärgiga. Lõik - tekstiosa, mis lõpeb reavahetusklahviga (Enter). Kirjavahemärk - alustavad kirjavahemärgid ( sulg lahti, jutumärgid lahti jne) peavad olema neile järg- neva sõna küljes, lõpetavad kirjavahemärgid (punkt, koma, koolon , semikoolon, lõpetav sulg) aga neile eelneva sõna küljes. Lehekülg - jaotamise teeb programm ise, arvestades vajalikke mõõtmeid.
ERIKORRALDUSED JA ERIMÄRGID Sundreavahetus (Shift+Enter) - ei lõpeta lõiku, kuid minnakse uuele reale (nt loeteludes). Sundlehevahetus, uus lehekülg (Ctrl+Enter) - tekstiosa alustamine uuelt leheküljelt. Sundveeruvahetus (Ctrl+Shift+Enter) ­ mitmeveerulises tekstis teksti jätkatakse uuelt veerult. Sundtühik (Ctrl+Shift+Tühik). Sidekriips (Ctrl+Shift+Miinus) . Mõttekriips: pikk () või lühike (). Nool `- - >'. Allakriipsutus (Ctrl+U), sõnakaupa (Ctrl+Shift+W), kahekordne alljoon. (Ctrl+Shift+D). KAPITEELKIRI (SMALL CAPS ) (Ctrl+Shift+K). SUURTÄHTKIRI (ALL CAPS) (Ctrl+Shift+A). Ülaindeks (Superscript) (Ctrl+'+'). Alaindeks (Subscript) (Ctrl+Shift+=). Kolmikpunkt (AltGr+Punkt...).
9 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) TEKSTIKURSORI NAVIGEERIMINE teha vajalikus kohas hiireklõps. nooleklahvid - kursor sümboli võrra üles/alla/vasakule/paremale. Home ­ rea algusesse . End ­ rea lõppu. Ctrl+'nool' paremale/vasakule - sõna võrra paremale/vasakule. Ctrl+'nool' üles/alla - käesoleva/järgmise lõigu algusesse. Ctrl+Home - teksti algusesse. Ctrl+End - teksti lõppu. PgUp ­ ekraani võrra üles. PgDn ­ ekraani võrra alla. Ctrl+PgUp ­ eelmise lehekülje algusesse. Ctrl+PgDn ­ järgmise lehekülje algusesse. Ctrl+Alt+PgUp ­ akna algusesse. Ctrl+Alt+PgDn ­ akna lõppu.
SÜMBOLI KUSTUTAMINE BackSpace ()- kustutada sümbol kursorist vasakul. Delete - kustutada sümbol kursorist paremal.
SÕNA KUSTUTAMINE Ctrl+BackSpace () - kustutada sõna kursorist vasakul. Ctrl+Delete - kustutada sõna kursorist paremal.
TEKSTI VALIMINE (MÄRGISTAMINE, PLOKKIMINE) Hoida all klahvi SHIFT ja liikuda nooleklahvide, Home, End, .... abil. Lohistada hiirega üle märgistatava teksti. o sõna - topeltklõps sõnal. o rida - klõps vasakul rea ees valikuserval. o lause - Ctrl + klõps lausel. o lõik (paragraph) - topeltklõps vasakul serval . o kogu dokument - Ctrl + klõps vasakul serval (või Avaleht (Home)/Vali ( Select )Vali kõik (Select All) või Ctrl+A ). o osa dokumendist (ristküliku kujuline plokk ) ­ Alt+hiirega lohista- mine o kujundid - Avalehelt (Home) Vali (Select) ripploendist Valiku- paan ... ( Selection Pane...); kuvatakse vaadeldaval lehel olevad ku- jutised (puudub Word2007-l). OPERATSIOONID VALITUD (MÄRGISTATUD) TEKSTIGA
Ploki kustutamine: Märgistada tekst ja vajutada Delete. Ploki teisaldamine ( pukseerimine ) (ühest kohast teise viimine ):
1.Märgistada tekst; 2.Valida Avaleht-sakilt (Home) (Cut) või Ctrl+X; 3.Viia kursor kohta, kuhu Te soovite antud teksti panna (hiireklõps seal);
4.Valida Avaleht-sakilt (Home) (Paste) või Ctrl+V.
10 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) Ploki kopeerimine: 1. Märgistada tekst; 2. Valida Avaleht-vahekaardilt (Home) (Copy) Ctrl+C; 3. Viia kursor uude kohta (hiireklõps seal);
4. Valida Avaleht-vahekaardilt (Home) (Paste) või Ctrl+V. Ploki teisaldamine ja kopeerimine menüüsid avamata: Märgistada tekst; teisaldamine samasse dokumenti - vedada hiirega uude kohta; kopeerimine samasse või teise dokumenti - CTRL + vedada uude kohta.
TEKSTI (MÄRGI) VORMINDAMINE (AVALEHT (HOME))
Font grupi nuppudest saab muuta teksti fonti, suurust (0,5 pt täpsusega; 1pt=0,35 mm), paksuks, kursiivi, valida erinevaid allajoonimise laade , muuta täheregistrit jne. Lõik (Paragraph) grupi nuppudest saab kujundada tekstilõike (üleval: nummerdada, vähendada/suurendada taandeid, sorteerida; all: joondada, muuta rea ja lõigu vahesid, varjustada ja ääristada).' Laadid (Styles) grupis on võimalik valida valmiskujundatud laade (nt pealkirjalaadid) ja neid muuta, lisada ja hallata.
FONT GRUPI RIPPLOEND (CTRL+D) Font ­ kirjatüüp (valitud Times New Roman ) Fondi laad (Font style): Harilik ( Regular ) Kursiiv (Italic) Paks ( Bold ) Paks Kursiiv (Bold Italic) Suurus ( Size ) ­ (1pt=0, 35mm ); Fondi värv (Font color ) ­ teksti värv Allakriipsutuse laad (Underline style): Pidev ühekordne allakriipsutus ( Single ) Pidev kahekordne allakriipsutus ( Double ) Katkestatud ühekordne allakriipsutus ( Words only) Punktiiriga allajoonitud tekst (Dotted) Jäme ühekordne allakriipsutus Laineline ühekordne allakriipsutus Kaksiklaineline ühekordne allakriipsutus ... Allakriipsutuse värv ( Underline color) ­ allakriipsutuse värv Efektid ( Effects ): Läbikriipsutatud (Strikethrough) Topeltjoonega läbikriipsutatud (Double Strikethrough) 11 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) indeks Üla (Superscript) Alaindeks (Subscript) Vari ( Shadow ) ( Outline ) Word2007 Teljeefljeef (Emboss) Graveering (Engrave) KAPITEELKIRI (Small Caps) SUURTÄHTKIRI (All Caps) Varjatud ( Hidden ) ­ peiteefekti tarvis Vahekaart Täpsemalt ( Advanced ) / Märgisamm (Character Spacing , Word2007)
Vahed (Spacing): Laiendadtud e sõrendatud kiri (Expanded) Tihendatud kiri (Condensed) Paigutus ( Position ): Tõstetud tekst (Raised) Langetatud tekst (Lowered)
HÕLJUVA NUPURIBAGA (MINI TOOLBAR) FONDI VORMINDAMINE Hõljuv nupuriba aktiveeritakse kohe, kui mingisugune teksti- osa on hiire abil märgistatud või tehes märgistatud tekstil pa- rempoolse hiire klõpsu. VORMINGUPINTSEL (FORMAT PAINTER) Väiksemaid teksti või lõigu vorminguid on hea kopeerida (edasi kanda) vormingupintsli abil. Selleks: 1) Märgistada tekst või lõik, mille vormingut soovitakse kopeerida; 2) Valida avalehelt vormingupintsel ; 3) Märgistada (plokkida) tekst või lõik, millele vormingut edasi kanda soovitakse.
Kui vormingupintslit valida topeltklõpsuga, siis saab kopeeritud vormingut rakendada dokumendis mitmes kohas. VORMINGU EEMALDAMINE Dokumendist kogu tekstivormingu (font, laadid, tekstiefektid jm peale esiletõstuvärvi), st alles jääb vaid lihttekst, saab eemaldada nupuga .
LÕIGU VORMINDAMINE (AVALEHT (HOME)) Kui soovitakse rohkem kui ühte lõiku vormindada , siis tuleb igast lõigust vä- hemalt midagi märgistada.
Reavahe Vasakule, keskele , paremale, rööpselt Äärised (servast servani joondamine) m
12 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) REA- JA LÕIGU VAHE Nii rea- kui lõiguvahet saab valida avalehelt (Home) töövahendi ripploendist. Täpsemad määrangud saab valida vaadeldava ripploendi valikust Reasammusuvandid (Line Spacing Options). Lisaks klahvikombinatsioonid: Ühekordne reavahe ­ CTRL+1 Kahekordne reavahe ­ CTRL+2 1,5 kordne reavahe ­ CTRL+5
Lõiguvahet ja taandeid (vasakult, paremalt) saab määrata ka Küljenduse (Page Layout) vahekaardist grupist Lõik (Paragraph) valikust Vahed (Spacing). LÕIGU VORMINDAMISE RIPPLOEND Taanded ja vahed (Idents and Spacing) vahekaart Joondus (Alignment) Vasakule ( Left ) Paremale (Right) Keskele (Centered) Rööpselt (Justified) Taane (Indentation) Vasak (Left) - taane vasakult Parem (Right) -taane paremalt Peegeltaanded (seespoolt/väljapoolt) Vahed (Spacing) ­ lõigu vahed: Enne ( Before ) - täiendav vahe lõigu ees Pärast (After) -täiendav vahe lõigu järel Muud ( Special ) ­ lõigu esimene rida: pole ( none ) - taandeta Esireataane ( First line) - taandega Lõigutaane ( Hanging ) -eendega (lõigu read pea- le esimese) Mõõt (By) ­ taande või eende pikkus Reasamm (Line spacing) ­ reavahe: Ühekordne (Single) 1,5 rida (1,5 Lines) Kahekordne (Double) Vähemalt (At least) Täpselt (Exactly) Mitmekordne (Multiple). Nt 0,1 või 5 rida jne. Tabelduskohad (Tabs) ­ tabelduskohtade määramise (seadmise) dialoogaken
Rea- ja leheküljepiirid (Line and Page Breaks) vahekaart Lehekülgjaotus (Pagination). Oluline (pealkirjade) laadide kasutamisel Väldi orbridu (Widow/Orphan control) vaikimisi valitud, keelatakse lõigu esimest rida paigutada lehekülje viimasele reale ja viimast järgmise lehekülje algusesse üksikuna Hoia järgmisega koos ( Keep with next) 13 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) Lõik (nt pealkiri) hoitakse koos temale järgneva tekstiga (pealkirja tekst ei jää üksinda lehe lõppu). Hoia read koos (Keep lines together ) Kogu valitud tekst (nt tabel) paigutatakse lehele terviku- na Leheküljepiir enne (Page break before) Lõik (nt pealkiri) algab uuelt lehelt Vorminguerandid (Formatting exceptions) Ära kuva/näita reanumbreid (Supress line numbers ) tühistatakse ridade nummerdus, kui see on eelnevalt lehe häälestusel valitud (vt Küljendus (Page Layout) vahe- kaart, Lehe häälestus (Page Setup), Paigutus (Position), Reanumbrid (Line Numbers)) Ära poolita (Dont't hyphenate) keelatakse teksti poolitamine (soovituslik pealkirjade (laadide) juures)
TÄPP-, NUMMERDATUD JA MITMETASEMELINE LOEND (AVALEHT (HOME)) Loetelu lisatakse lõigu ette. Seega kui loetelu on valitud, siis ENTER- Sorteerimine klahvile vajutus alustab uue lõigu numbriga või täpiga. Kui numbrit või täppi vaadeldava lõigu ette ei soovita, siis tuleb teha reapiir (Shift+Enter).
Täpploetelu (Bullets) - iga lõigu ette Loetelud Loetelude tasemed, lõigu taanded lisatakse täpp, sümbol (Symbol) või pilt- sümbol ( Picture Bulleted). Neid kõiki saab määratleda täpploetelu dialoogakna valikust Määratle uus täpp ( Define New Bullet). Täiendavalt vt nummer - datud loetelu. Nummerdatud loetelu (Numbering) Avanevas dialoogaknas Numberloenditeek (Numbering Library) saab valida numberloenditeegist sobiva numbrivormingu, milles on määratletud fondid, joondused jne. Hoides hiirekursorit numbriloendil, saab teada nummerduse joonduse. Valikus Viimati kasutatud numbrivormingud (Recently Used Number Formats) paiknevad kasuta- ja poolt varem kasutatud nummerdused (vasakul on kõige hiljem kasutatud loend). Allpool: Muuda loendi taset ( Change List Level) ­ saab valida loendi alam-või ülem- taseme, nt 1. on ülemtase, 1.1. on viimase alamtase (kokku on 9 taset, täpsemalt vaa- ta töövahendit Liigendloetelu (Multilevel List)). Tasemeid saab muuta vastavalt nup- pudega (Tab-klahv) või (Shift+Tab);
14 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Määratle uus numbrivorming (Define New Number Format) ­ saab valida numbrivormingu (joondu- se, laadi ); avanevas dialoogaknas: o Numbri laad (Number style) ­ numbrite laad ( araabia , rooma numbrid , tähed) o Font ­ numbrite ,,kirjaliik" (font, fondi laad, värv jne); o Numbrivorming (Numberformat) ­ numbrite vorming (numbri laadist määratakse numbriväli, s.o hallil taustal; kasutaja võib lisada/muuta numbri järele/ette lisatavat sümbolit või sümboleid (järele nt punkt, sulg jne); ette nt ,,Eeldame"); o Joondus (Number position) ­ numbri joondus vasakule, keskele, paremale). Sea nummerdamisväärtus (Set Numbering Value) - saab seada nummerduse alguse valikuga Alusta uut loendit (Start new list) (eelmise lk alumisel vasakpoolsel joonisel on selleks 2.) või Jätkata eelmist loendit ( Continue from previous list). Nummerdamisel pakutakse vaikimisi automaatkorrektuuri , millest saab valida kas nummerdust taas- alustatakse (Restart Numbering) või jätkatakse (Continue Numbering)
NB! Automaatkorrektuuri (AutoCorrect) saab sisse/välja lülitada Fail (Office nupp)Suvandid (Options) Õigekeelsuskontroll (Proofing) Automaatkorrektuuri suvandid (AutoCorrect Options)vahekaart: Au- tomaatkorrektuur (AutoCorrect), Kuva automaatkorrektuuri suvandite nupud (Show AutoCorrect Options buttons).
Loetelusid saab teha pisipiltidest ehk ikoonidest, st kui on lõigu ees on ikoon siis ENTERi vajutus lisab selle ikooni loetelu tähiseks.
Liigendloetelu (Multilevel List, Outline Numbered) puhul saab kirjeldada eraldi iga taseme (Level) vormingut (numbrilaad, numbrite joondus, joonduskoht (lehe servast), teksti taane.
15 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Vasakpoolsel joonisel on valitud Määratle uus mitmetasemeline loend (Define New Multilevel List), mille tulemusena avanev dialoogaken on kuvatud parempoolsel joonisel. Mitmetasemelist loetelu on hea kasutada laadide nummerdamisel (nt pealkirjad , lepingutes olevad punktid jne). Sellisel juhul nummerdatakse vaid neid lõike, milles on vastav laad (style) kasutusel. Joonisel on määratletud kolme pealkirja (Pealkiri 1 ( Heading 1) jne) tasemete nummerdused ja nende vormingud.
Olulisemad valikud : 1. Selle taseme numbrilaad (Number style for this level) ­ vastava taseme numbrilaad; 2. Kaasa taseme number asukohast (Include level number from) ­ eelmise taseme valik, mille järgi seda taset nummerdatakse (antud näites teine tase: 1.1., 1.2. jne; 2.1., 2.2. jne); 3. Numbrite joondus (Number aligment) ­ vasakule; keskele; paremale (üheliste järgi joondus); 4. Joonduskoht ( Aligned at) ­ numbri algus lehe vasakust servast; 5. Teksti taane (Text indent at) - (lõigu teine, kolmas jne rida lehe servast); 6. Lingi tase laadiga ( Link level to style) ­ laadi valik (vaikimisi ilma laadita); laad peab olema eelnevalt koostatud (joonisel on laad Pealkiri 2 (Heading 2)); 7. Pane numbri järele ( Follow number with) ­ Tühik ( Space ); Tabeldusmärk (Tab); Puudub (Nothing) Tabeldusmärgi valikul tuleb määratleda teksti algus lehe vasakust servast Lisa tabelduskoht asukohta (Add tab stop at).
Loetelusid kui lõike saab järjestada alfabeetiliselt nupuga (vt Avaleht), seejuures nummerdatud loetelus numbrite järjekord jääb samaks (järjestatuks). Automaatset järjestamist on hea kasutada näiteks kasutatud allikmaterjalide järjestamisel autorite perekonnanime järgi.
Sortimisaluseks (Sort by) valida Lõigud (Paragraph). Tüübiks (Type) valida Text. Päiserida (Header row) jätab märgitud lõikudest esimese sor- teerimata. Keerulisemateks järjestamisteks kasutada tabelite võimalusi.
TABELDUSKOHAD
Hiirklõps Eemalda- miseks lohistada joonlaualt ära Tabelduskoha seadmiseks joonlaual: 1. valige sobiv tabeldusmärk (joonlaua vasakul servas klõpsates, joonisel on valitud kümnend- tabelduskoht (Decimal Tab)); 2. klõpsake hiirega joonlaual sobivale kaugusele (arvule, tabelduskoht lehe vasakust servast).
16 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) Tabelduskohale tekstikursori paigutamiseks klõpsata Tab-klahvi (tabelis CTRL+Tab), järgmisele lõigule liikudes (Enter-klahviga) säilitatakse määratud tabelduskohad. Vaiketabelduskoha, täpsemad tabelduskohad ja nn pilgujuhi ( punk - tiiri, joone) saate määrata kui joonlaual oleval tabeldusmärgil teha topeltklõps või valida Avaleht (Home) Lõik (Paragraph) Ta- belduskohad (Tabs...) FormatTabs.... Seejuures iga tabelduskoha määramisel tuleb klõpsata eraldi Sea (Set) nuppu. Kõikide määratud tabelduskohtade korraga eemalda- miseks aga Kustuta kõik (Clear All) nuppu. Joonisel on vaiketabelduskoht (Default Tab Stops) 1,25 cm. Seega saab suurendada või vähendada vasaktaanet 1,25 cm kaupa Suurendamiseks : , Tab-klahv või CTRL+M Vähendamiseks , Shift+Tab või CTRL+Shift+M Määratud tabelduskohti saab kopeerida vormingupintsli töövahen- dis abil (vt avaleht (Home)).
Samas lõigus ridade suurendamiseks CTRL+T (jättes esimese rea paigale) ja vähendamiseks CTRL+Shift+T. Tabelduskohti on hea kasutada ametidokumentide vormistamisel (avaldus, CV, lepingud jne), veergude määramisel ( definitsioonid , valemite nummerdamine), loeteludes, esirea ja lõigu taanetes.
ALL- JA LÕPUMÄRKUSED (VIITEDALLMÄRKUSED, REFERENCESFOOTNOTES)
Allmärkus ehk joonealune märkus (footnote) on viide, väike selgitus või kommentaar lehe (teksti) allservas, millele viitab tekstis olev märk või number. Lõpumärkus (endnote) paikneb dokumendi või jaotise (nt peatü- ki) lõpus. Kui lisada või kustutada mõni märkustest, nummerda- takse ülejäänud märkused ümber; ka lehekülg kujundatakse vas- tavalt märkus(t)e suurus(t)ele ümber.
Joonealuse või lõpumärkuse lisamiseks tuleb kas viidatav sõna märkida või tekstikursor viia sinna (sõna lõppu), kuhu peab tu- lema märkuse number või märk, seejärel valida Viited Lisa allmärkus (ReferencesInsert Footnote) või valida samast vahekaardist Allmärkused (Footnotes)1.
Ripploendist Allmärkused (Footnote) avanevas dialoogaknas (vt kõrvalolevat joonist) valida esmalt asukoht, kas tegu on all- märkusega (Footnote), kas lehe lõppu ( bottom of page) või lõ- pumärkusega (Endnote). Edasi numbrivorming ja selle algus. On võimalik sisestada/valida konkreetse sümbol ( custom mark. Nummerduse (Numbering) valikud: Pidev ( Continuous ) ­ nummerdamine jätkub järgmistel lehekülgedel; Alusta igas sektsioonis uuesti (Restart each section) ­ iga peatüki alguses taasalustatakse nummer- damist; 1 Allmärkust saab valida samuti klahvikombinatsiooniga Alt+Ctrl+F 17 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) Alusta igal leheküljel uuesti (Restart each page). Muudatuste rakenduskoht (Apply changes to): See sektsioon (This section) Terve dokument (Whole document) Lõpetuseks valida Lisa (Add). Nupuga Teisenda ( Convert ) saab allmärkused teisendada lõpumärkusteks ja vastupidi.
JAOTISED JA PIIRID (KÜLJENDUS, PAGE LAYOUT) Mahukate dokumentide puhul on otstarbekas dokument jao- tada jaotisteks (sektsioonideks, osadeks). Uue jaotise alustamiseks määrata tekstikursoriga koht, kust alustatakse uue jaotise tegemist. Siis valida Küljen- dusPiirid (Page LayoutInsert Page and Section Breaks) dialoogaknas Lehepiirid (Page Breaks) vastavalt vajadusele, kas: 1. Leht (Page) (Ctrl+Enter) ­ lehekülje piir (katkestus); 2. Veerg ( Column ) (Ctrl+Shift+Enter) ­ veeru piir (katkestus); 3. Teksti mähkimine (Text wrapping break) ­ teksti mähkimise kat- kestus. Samas dialoogaknas saab valida jaotisepiire (Section Breaks): 1. Järgmine leht (Next Page) ­ alates järgmisest leheküljest (nt kui soovitakse kahte esimest lehte määrata ühes jaotises, siis tuleks tei- se lehe lõpust määrata antud valik, et saada alates kolmandast lehest uus jaotis (oluline päiste/jaluste kujundamisel)); 2. Pidev (Continuous) ­ tekstikursorist alates (pidev); 3. Paarisleht ( Even page) ­ paarisnumbriga lehekülgedele; 4. Paaritu leht (Odd page) ­ paaritunumbriga lehekülgedele. Uut tühja lehte (Blank Page) tekstikursori asukohta, leheküljepiiri (Page Break) või illustreeritud esilehte ( Cover Page) saab valida Lisa (Insert) vahekaardilt. Dokumendi mustandvaates ( Draft ) või kui on avalehelt sisse lülita- tud (peidetud vormingutähised), siis on kuvatavad lehe või jaoti - sepiirid. Neid saab soovi korral eemaldada analoogselt teksti kustu- tamisega. Leheküljepiir / Page Break Jaotisepiir (järgmine lehekülg) / Section Break (Next Page) Jaotisepiir (pidev) / Section Break (Continuous) Jaotisepiir (paarislehekülg) / Section Break (Even Page)
Dokument tuleks jaotada jaotisteks (sekstioonideks), kui: 1) kasutatakse erinevaid päiseid/jaluseid; 2) kasutatakse vaheldumisi erinevaid lehe suundi (vertikaal/horisontaalpaigutus); 3) dokumendis soovitakse nummerdamata jätta mitu lehte või iga peatüki esilehte ei soovita nummer- dada. Seisundiribalt on hea vaadata, missugusel jaotisel hetkel ol- lakse (kõrvaloleval joonisel on 14 lehekülg neljandas jaoti- ses)
18 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Olekuribale täiendava teabe kuvamiseks (jaotise number, lehekülje- number, sõnade arv, suum jne) lisamiseks/eemaldamiseks klõpsata hiire paremat klahvi sellel ribal ning avanevast hüpikmenüüst klõp- sata soovitud valikutel. Vaadeldavas hüpikmenüüs kuvatakse ühtlasi, missugusel jaotisel, leheküljel jne tekstikursor parajasti dokumendis asub. Vasakpoolsel joonisel on näha, et tekstikursor asub viiendal jaotisel, 39. lehel, kokku on 43 lehte jne.
PÄIS JA JALUS (LISA, INSERT) Päis (header) on lehekülje ülaservas ja jalus (footer) allservas paiknev korduv andmestik järjestikustel lehe- külgedel. Enamasti kirjutatakse päisesse või jalusesse leheküljenumbrid, töö pealkiri, autori nimi, logo vm. Valides Lisa (Insert) vahekaardist päise (Header) nupu ripploendi (analoogselt jalus) galeriist sobiva päise kujunduse, avaneb päise ja jaluse tööriistariba (vt joonis). Päise eemaldamine, muutmine
Päis/jalus sama, mis Parem- Automaattekstid (nt autor) eelmises jaotises tabelduskoht Väljad (nt lk numbrid)
Päise/jaluse redigeerimist saab teha topeltklõpsuga päise/jaluse kohal. Päist/jalust (tööriistariba) saab sulge- da sulgemisnupu abil, kui valida Esc-klahv või teha topeltklõps dokumendis. Ülevaloleval joonisel on näha uus jaotis (2. päis). See on samasuguse kujundusega, mis 1. jaotises (Sama mis eelmine ( Same as previous)). Kui on soovi, et jaotiste päised või jalused pole sama kujundusega, st on erinevad (nt 1. jaotises lehtede nummerdamist ei näidata), siis tuleb lülitada välja nupp Lingi eelmisega (Link to Previous).
NB! Nupu Lingi eelmisega sisse/välja lülitus toimub päises ja jaluses eraldi. Valik Erinev esileht ( Different First Page) loob erineva päise või jalusega esilehe iga jaotise alguses.
Päiseid saab koostada ka lehe vasakusse või paremasse lehe vee- Teksti suund
risesse (serva). Selleks päise/jaluse redigeerimisreziimil valida Lisa (Insert) vahekaardilt Tekstiväli (Text Box) Joonista tekstivä- li ( Draw Text Box). Joonistada tekstiväli sobivasse kohta. Teksti suunda saab muuta Teksti suund (Text Direction) valikuga (vt parempoolset joonist). Word 2007 versioonis klõpsata Teksti suund-nuppu seni kuni soovitud suund (horisontaalne, vertikaalsed ) on tehtud. Tekstivälja vormingud (taust, äärised jne) on valitavad Joonis- tusriistad (Drawing Tools ) vahekaardilt.
19 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) LEHEKÜLGEDE NUMMERDAMINE (LISA, INSERT) Lehekülgede nummerdamiseks valida Lisa (Insert) vahekaardist Päis ja jalus (Header & Footer) grupist
. Järgmisena valida numbri asukoht (joonisel Lehe lõpp (Bottom of Page)) ja lehenumbri laad (joo- nisel Tavanumber 3 ( Plain 3)) Rippmenüüs allpool on numbrilaadid, mis kuvavad nii lehenumbri kui lehekülgede koguarvu dokumendis (vt laadi Lk X/Y (Page X of Y))
Valik Praegune asukoht (Current Position) paigutab lehenumbri tekstikursori kohale (enne avada päis või jalus).
Valikust Vorminda leheküljenumbrid (Format Page Numbers) saab määrata lehenumbri vormingut ja millise numbriga alustatakse lehtede nummerdamist ning lisada peatükkide või alapeatükkide numbreid le- henumbrile. Leheküljenummerdusel olulisemad valikud on: Jätka eelmisest jaotisest (Continue from previous section) ­ lehti nummerdatakse järjest; Alusta numbrist (Start at) ­ lehekülje algusnumber (joonisel on esimese lk number 3).
Lehenumbreid saab eemaldada valikuga Eemaldada leheküljenumbrid (Remove Page Numbers) või märkida ja kustutada. Allpool oleval joonisel on näidatud lehenumbri lisamist tekstikursori kohale päises või jaluses. Kuupäeva või kellaaja lisamisel on hea kasutada nuppu Kuupäev ja kellaaeg ( Date & Time). Ava- nevas dialoogaknas (alloleval joonisel paremal) saab valida sobiva kuupäeva või kellaaja laadi ja määrata kas sisesta - tud kuupäeva või kellaaega muudetakse automaatselt (valida märkeruut Värskenda automaatselt (Update automatically))
20 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) LEHEKÜLJE VORMINDAMINE (KÜLJENDUSLEHE HÄÄLESTUS, PAGE LAYOUTPAGE SETUP)
TOP MARGIN ­ ÜLEMINE VEERIS
HEADER - PÄIS
Rakenduskoht (Apply to) - lk seade- te rakenduse valikud: Terve dokument (Whole document) Siit alates (This Point Forward) ­ tekstikursorist edasi dokumendi lõpuni (järgmise määratluseni) Valitud tekst (Selected Text) ­ märgitud (valitud) tekstile See jaotis (This Section) ­ vaadeldavale jaotisele (sekt- sioonile) Valitud jaotised (Selected
RIGHT MARGIN ­ PAREMVEERIS LEFT MARGIN ­ VASAKVEERIS
Sections)
Vahekaardil Paber (Paper) saab vali- da paberi formaadi.
Vahekaardil Paigutus (Position) saab määrata: - jaotise (sektsiooni) alguse - päiste ja jaluste paigutus (erinev esilehekülg, erinev paaritu ja paaris lehtedel) - päise ja jaluse mõõtmed - vertikaaljoonduse leheküljel - reanummerduse - lehe äärised
FOOTER - JALUS
BOTTOM MARGIN ­ ALUMINE VEERIS
21 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) DOKUMENDI SALVESTAMINE JA PRINTIMINE
Dokumendi salvestamiseks tuleb kas o Klõpsata kiirpääsuriba nupul , o valida Fail (Office nupp) Salvesta (FileSave) või o vajutada klahvipaari Ctrl+S. Esmakordsel salvestamisel ilmub ekraanile dialoogaken Nimega salvestamine (Save As).
1. Vali kettaseade ja kaust, kuhu soovid salvestada
2. Vajadusel tekita uus kaust (New folder )
3. Sisesta sobiv nimi failinimeks (Word pakub dokumendist paari esimest sõna)
4. Vajadusel vali sobiv faili formaat (Wordi doku- ment (.docx); Wordi mall (Word template) (.dotx); RTF-vorming (.rtf); Word97-2003 (.doc); Lihttekst (.txt); pdf jt
5. Lõpetuseks klõpsa nuppu Save
2010 versioonis: Maintain compatibility with previous versions of Word
Dokumendi printimiseks tuleb kas o klõpsata kiirpääsuriba nupul , o valida Fail (Office nupp) Prindi (FilePrint) või o vajutada klahvipaari Ctrl+P.
Ekraanile kuvatakse printimise dialoogaken (vt allolevat joonist). Trüki eelvaate katkestamiseks klõpsata Esc-klahvi.
22 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Printeri valik Trükkimise viis
Trükitakse 1., 3., 4., 5. ja 40st lk-st kuni viimase leheküljeni
Trüki eelvaade (dokumendi 19. lk)
Eelmine lk Järgmine lk 2 lk (1. ja 3. lk) paigutatakse A4 lehele kõrvuti (2 Pages Per Sheet)
Trükkida: o Print All Pages ­ kogu dokument o Print Selection ­ eelnevalt märgitud tekstiosa o Print Current Page ­ trükitakse see leht, millel paikneb teksti- kursor o Print Custom Range ­ konkreetsed lk-d
23 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) LAADID (AVALEHT (HOME) LAADID (STYLES) GRUPP)
Vorminduslaade kasutatakse dokumendi ühtlustatud vormindamiseks. Laadi tüübiks võib olla lõik, märk, lingitud (lõik või märk) loend või tabel. Peamiselt kasutatakse lõigulaadi. Laadid on saadaval Avalehe (Ho- me) vahekaardilt Laadid (Styles) grupist (vt vasakpoolne joonis). Laadis kasutatavad vormingud on nähta- vad, kui hiirt hoida (libistada klõpsamata) laadi nimel. Laadi nime või vormingute muutmiseks teha parem- hiire klõps laadi nimel või klõpsata (laadide tööpaanis) ripploendist laadi nimel ja valida korraldus Muuda ( Modify , vt parempoolne joonis).
Laadi valik. Kasutusel (vali- tud) on Normaallaad (Nor- mal)
Laadid (Styles) tööpaan Alt+Ctrl+Shift+S
Uue laadi (New Style) loo- mine
Uue laadi loomine. Valida Laadid (Style) grupi ripploendist Uus laad (New Style) Laadi nimi.
Pealkirjad on lõigus
Laadi omadused (nt sisu- korras 1. taseme pealkiri) pärinevad laadilt Pealkiri 1 (Heading 1)
Dokumendis minnes lõigult, millel Vormingute määrangud on rakendatud laad EEK peatüki pealkiri, uuele lõigule (Enter-klahv), rakendatakse laadi EEK text
Olemasoleva laadi muutmine
24 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) Avanevas dialoogaknas Uue laadi loomine vormingu põhjal (Create New Style from Formatting) dialoogak- nas tuleb (vt eelnevat joonist): 1. Nimi (Name) - määrata laadi nimi (joonisel 'EEK peatüki pealkiri'); 2. Laadi tüüp (Style type) ­ vaikimisi lõik (Paragraph); 3. Laadi alus (Style based on) ­ laad, millelt päritakse loodud omadused (joonisel on Pealkiri 1 Heading 1, mis on ühtlasi vajalik sisukorra loomisel (SK (TOC laad)); 4. Järgmise lõigu laad (Style for following paragraph) - vaikimisi pakutakse defineeritavat laadi, mis ena- masti ei sobi; joonisel on valitud varem koostatud laad 'EEK text') Laadile vorminduse (omaduste) defineerimiseks valida Vorming (Format) nupust. Võimalikud valikud on: 1. Font ­ kirjatüübid, -laadid, -suurus jne (vt lk 11); 2. Lõik (Paragraph) ­ lõigu vormindused (joondus, reavahe, lõigu vahe, lk piir jne, vt lk 13); 3. Tabelduskohad (Tabs) ­ tabelduskohad (vt lk 16); 4. Ääris (Border) ­ äärised ja varjustused; 5. Keel ( Language ) ­ keele valik õigekeele kontrolliks (nt laad võõrkeelsete terminite vorminduseks); 6. Paneel ( Frame ) ­ teksti mähkimised; 7. Nummerdus (Numbering) ­ täpp- ja numberloendid; mitmetasemelist loetelu (pealkirjade ja ala- pealkirjade nummerdamiseks) tuleb määrata avalehe vahekaardilt mitmetasemelise loendi nupust (vt lk 15) 8. Kiirklahv (Shortcut Key) ­ klahvide kombinatsiooni määramine laadi rakendamiseks 9. Teksti efektid (Text Effects) ­ teksti täited, kontuurid, varjud , läbipaistvused jne (Word 2010)
Näitena koostame pealkirja (lõigu) laadi nimega EEK pealkiri (mitte nummerdatavad pealkirjad: sissejuhatus, kasutatud allikmaterjalid jne), millel on järgmised omadused vormindamiseks: kirjatüüp-Times New Roman; kirjasuurus 12 pt; paks (bold) ja suurtähtkiri; 1,5 kordse reavahega, joondatud vasakule, lõigu ees on 24 pt vaba ruu- mi; lõik algab uuelt leheküljelt ning lõigule järg- nev (teises laadis) lõik hoitakse eelnevaga koos (pealkiri ei jää üksinda lehekülje lõppu), pealkir- jas automaatset poolitamist ei lubata.
Lõigu laadi loomise algus on kirjeldatud ja näida- tud eelneval joonisel. Vormingute määramiseks valida Vorming (Format) nupust esmalt Font.... Avanevast dialoogaknast (Font vahekaart) valida fondiks Times New Roman, fondi laadiks (Font style) Paks (Bold), suuruseks (Size) 12 ja efek- tiks (Effects) Suurtähtkiri (All caps) (vt joonis) ja lõpuks klõpsata OK nuppu.
Siis valida uuesti Vorming (Format) nupust Lõik (Paragraph) ja avanevas dialoogaknas Taanded ja vahed (Indents and Spacing) sakis täita järgmised väljad: Joondus (Alignment) ­ Vasakule (Left); Vahed (Spacing) Enne (Before) ­ 24 p; Pärast (After) ­ 0 p;
25 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) Reasamm (Line spacing )­ 1.5 rida (lines).
Seejärel vahekaardist Rea- ja leheküljepiirid (Line and Page Breaks) märkida järgmised märkeruudud: Väldi orbridu (Widow/Orphan control); Hoia järgmisega koos (Keep with next); Lehekülje piir enne (Page break before); Ära poolita (Don't hyphenate).
Ja klõpsata OK.
Enne laadi aknal olevat OK klõpsamist on võimalik valida: Lisa kiirlaadiloendisse (Add to Quick Style list) ­ loodud laad on leitav avalehe-vahekaardilt laadide grupist (viimane loodud laad on 1. kohal); Värskenda automaatselt (Automatically update) ­ värskendatakse viimase vorminguga antud laadi kasutatavaid lõike; Ainult see dokument (Only in this document) ­ antud laad on kätte- saadav vaid vaadeldavas dokumendis (on võimalik hiljem importida Halda laade (Manage Style) nupust ka teistele dokumentidele); Sellel dokumendil põhinevad uued dokumendid (New documents based on this template) ­ laad on kasutatav ka teistes (sama malliga tehtud) dokumentides. NB! Laadiga vormindatud tekstide kopeerimisel ühest dokumendist teise kopeeritakse automaatselt ka laad.
SISUKORD (VIITED, REFERENCES)
Kui dokumendis on eelnevalt määratud ( laadidega ), missuguseid pealkirju hiljem soovitakse lisada sisukor - da, siis nendest pealkirjadest genereerib Word ise automaatselt sisukorra. Vaikimisi luuakse laadi Pealkiri 1 (Heading 1) baasil sisukorda esimese taseme pealkiri (nt peatüki pealkiri), Pealkiri 2 (Heading 2) baasil vastavalt teise taseme pealkiri (nt alapealkiri), Pealkiri 3 (Heading 3) baasil kolmanda taseme pealkiri (nt alapunkt) jne (kokku on üheksa pealkirja taset). Kõik pealkirjad ei pea olema lõplikult laadidega määratle- tud, neid saab hiljem lisada sisukorda seda värskendades.
Automaatse sisukorra loomiseks asetada tekstkursor dokumendis kohta, kuhu soovitakse sisukord lisada ning klõpsata Sisukord (Table of Contents) nuppu Viited (References) vahekaardilt. Avanevas ripploendist pakutakse valmis kujundusega kolme taseme pealkirjadega sisukordi (Automaattabel 1 ja Automaattabel 2). Käsistsi loodav tabel (Manual Table) kasutab automaatset sisukorra paigutust, kuid pealkirjad ja lehenumbrid tuleb sisestada (redigeerida) käsistsi. Antud ripploendis allpool olev valik Lisa sisukord (Insert Table of Contents) võimaldab ise mää- rata (muuta) sisukorra laadi, paigutust ja vormingut.
26 Infotöötlus MS Word 2010 (2007) Kõrvaloleval joonisel on (prindi eelvaates) näha, et vorminduslaad 'EEK_alapealkiri' on samal Pealkirja laadid, mis sisu- tasemel laadiga Pealkiri 2. See- korras kuvatakse ga Suvandid (Options) nupust on 'EEK_alapealkiri' sisukorras saadaoleva laadina (Availables styles) sisukorratasemena (TOC level) määratud arv 2 (vt allole- vat joonist). Sisukorrasuvandid (Table of Sisukord veebivaates Contents Options) dialoogak- Valmisvormingud nast saab lisada, eemaldada või muuta pealkirja taset sisukorda Sisukorras pealkirjade (vormindus)laadide kuuluvatele pealkirjadele vasta- muutmine va sisukorrataseme numbri (1..9) lisamise, eemaldamise või Laadide määramine muutmisega pealkirjade laadi- pealkirjade tasemeteks delt. Samuti saab üksikuid peal- sisukorras Sisukorras kuvatavate kirju lisada või eemaldada sisu- pealkirjade tasemed korrast Viide (References) va- (esimesed 3) hekaardilt nupust Lisa tekst (Add Text), olles eelnevalt mär- kinud pealkirja, mida soovitakse kuvada sisukorras vastavas sisukorratasemel (1..3) või eemaldada sisukor- rast.
Sisukorras esimese taseme pealkiri
Kui on soov sisukorra koostamiseks kasutatud laade muuta (vormindada sisukorra kuvamist soovitud viisil), siis vastavaid laade saab muuta Muuda (Modify) nupust. Sisukorra loendis on igal pealkirjal vastavalt tasemele sisukorra laad. Pealkiri 1 (Heading 1) laadile vastab SK 1 (TOC 1) jne. viimane tase on SK 9 (TOC 9).
27 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Wordi poolt genereeritud sisukorda saab dokumen- disisese hüperlingina (Ctrl+hiireklõps pealkirjal) kasutada navigeerimiseks.
Sisukorra värskendamiseks (täiendamiseks/muutmiseks) klõpsata sisukorral parempoolne hiireklõps, mille avanevast hüpikmenüüst valida Värskenda väli (Update Field ). Valik Värskenda terve tabel (Update entire table) värskendab nii sisukorra sisu kui lk numbrid selles. Sama tulemuse saab funktsiooniklahviga F9 või Viited (References) vahekaardilt Värskenda tabel (Update Table).
TABELID Tabelit kasutatakse sageli teabe ülevaatlikumaks esitamiseks. Tabelisse võib paigutada nii teksti, numbreid kui ka graafikat. Ääristeta tabeleid kasutatakse teksti veergudesse paigutamiseks
TABELI LOOMINE: LISATABEL (INSERTTABLE) Tabeli lisamiseks asetada tekstikursor sellesse kohta, kuhu on soov tabel lisada ja valida Lisa (Insert) vahekaardilt . Kui tekstikursor on tabelilahtris, siis loodav tabel koostatakse selles- se lahtrisse . Avanevast ripploendist lohistada hiirekursor üle sobiva arvu lahtrite (kuni 10x8) ja teha hiirekõps viimases laht- ris. Joonisel on näidatud, et koostatakse 4 reast ja 3 veerust koosnev tabel. Suuremate tabelite koostamiseks valida Lisa tabel (Insert Table), mil- les määrata tabeli suurus, st veergude (Number of columns) ja ridade arv (Number of rows). Jooni- sel on need arvud vastavalt 4 ja 3. Automaatsobitusena (AutoFit behavior) on järgmised valikud: Kindel veerulaius ( Fixed column width ): Automaatne ­ kogu lehe laius jaotatakse võrdse laiusega veergudeks või veergude laiused on sisestatud mõõdu (nt 1cm, 10mm) laiused; Automaatsobita sisuga (AutoFit to contents) ­ veeru laius sobi- tatakse lahtrisoleva pikema teksti laiusega; Automaatsobita aknaga (AutoFit to window) ­ kogu lehe laius jaotatakse võrdse laiusega.
Valik Jäta mõõtmed uute tabelite jaoks meelde ( Remember dimensions for new tables) võimaldab uut (uusi) tabeleid teha samade veergude mõõtmetega.
Tabeli kujundamine. Valmis tabeleid saab kujundada tabelilaadidega, vt TabeliriistadKujundus Ta- belilaadid (Table ToolsDesignTables Styles).
28 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Tabelilaade saab muuta Muuda tabelilaadi (Modify Table Style), koostada uusi tabelilaade Uus tabelilaad (New Table Style) ja eemaldada tabelilaade Tühjenda (Clear Table Style). Tabeli ääriseid (jooni) saab määrata nii Avaleht (Home) vahekaardilt nupu abil kui Tabeliriistad (Table Tools) vahekaardilt Kujundus (Design). Enne ääriste määramist valida äärise värv ( Pliiatsi värv (Pen Color)), laad (Pliiatsi laad(Pen Style), joonisel Single solid line) ja paksus (Pliiatsi paksus (Pen Weight ), joonisel ½ pt). NB! Määrangud mõjuvad ainult aktiivsetele lahtritele
Valikust Äärised ja varjustus (Borders and Shading) saab ääriste valikud ja vormingud jm kõik dialoogak- nas. Ääriseid saab lisada nii tabelile, lahtrile, lõigule, tekstile kui tervele lehele (jaotisele).
Tabeliriistade vahekaardilt Paigutus (Design) saab valida tabeli paigutusega käsud (nt lahtri/veeru/rea/tabeli märkimine/lisamine/kustutamine/joondamine, ruudujoonte kuvamine , lahtrite ühendamine, päiserida, teisen - dus jne).
Üksiku(te) lahtri(te) kustutamisel küsitakse täiendavalt, mida teha ülejäänud lahtritega, kas nihutada lahtrid vasaku- le (Shift cells left), nihutada üles (Shift cells up), kustutada terve rida (Delete entire row, joonisel valitud) või terve veerg (Delete entire column).
NB! Delete-klahv kustutab lahtrite sisu, mitte lahtreid, ridu või veerge. Kui on märgitud tabel koos talle eel- neva või järgneva lõiguga, siis Delete-klahviga kustutatakse tabel koos lõiguga/lõikudega.
29 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Tabeli joondamist saab teha nupust (vt kõrvalolev joonis) või kui on märgitud kogu tabel, siis vastavate joonduste töövahen- ditega (lahtrite märkimisel joondatakse seal olevat sisu/teksti). Tabeli lohistamisel toimub teksti mähkimine, mida saab eemalda- da samuti tabeliatribuutidest (Pole (None) vt joonis). Atribuudid (Properties) on leitavad hüpikmenüüst, kui teha parempoolne hii- reklõps tabelil.
NAVIGEERIMINE TABELIS
Klahv Tegevus Tab, nooleklahvid lahtrist lahtrisse Shift+Tab tagasi eelmisesse lahtrisse Alt + Page Down viimasesse ritta Alt + Page Up esimesesse ritta Alt + Home rea algusesse Alt + End rea viimasesse lahtrisse Ctrl+Tab tabeldus lahtris
MÄRKIMINE TABELIS Valik Tegevus Tegevus Paigutus (Design) vahekaardilt Lahtrid vedada hiirekursor üle lahtrite Lahter lahtri ees vasakul hiireklõps
Rida tabeli rea ees hiire klõps
Veerg esimese rea ülaserval hiireklõps;
Tabel üleval vasakus tabeli nurgas hiireklõps; Shift+Alt+(Num Lk)5
Ridade ja veergude lisamine Märkida rida/veerg, valida hiire parempoolse klõpsu abil tekkinud hüpikmenüüst Lisa (Insert) või Paigutus (Layout) vahekaardilt Read ja veerud (Rows & Columns)
Ridade, veergude ja tabeli kustutamine Märkida rida/veerg, valida hiire parempoolse klõpsu abil tekkinud hüpikmenüüst Kustuta read/Kustuta veerud (Delete Rows/Delete Columns) või Paigutus (Layout) vahekaardilt Kus- tuta (Delete)
Lahtrite ühendamine: Märkida lahtrid, valida hiire parempoolse klõpsu abil tekkinud hüpikme- nüüst Ühenda lahtrid (Merge Cells) või Paigutus (Layout) vahekaardilt Ühenda lahtrid (Merge Cells) 30 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Lahtrite tükeldamine: Märkida lahtrid, valida hiire parempoolse klõpsu abil tekkinud hüpik- menüüst Tükelda lahtrid ( Split Cells) või või Paigutus (Layout) vahekaardilt Tükelda laht- rid (Split Cells)
Tabeli tükeldamine Viia tekstikursor lahtrisse, millest alates soovitakse tabelit tükeldada, Paigutus (Layout) vahe- kaardilt Tükelda tabel (Spli Table)
Tabeli päise kordus lehe alguses: Märkida päiserida (päiseread), Paigutus (Layout) vahekaardilt Korda päiseridu (Repeat Header Rows)
Tabeli teisendamine tekstiks Paigutus (Layout) vahekaardilt Teisenda tekstiks (Convert Table to Text) Avanenud aknast tuleb valida sobiv lahtrite eraldaja nt Tabeldusmärk (Tabs).
Sorteerimine tabelis: tabeli ridade järjestamine Aseta tekstikursor selle veeru ühte lahtrisse, mille järgi soovid tabeli ridu sorteerida. NB! Enne sorteeri- mist tuleb vaadata, et lahtrites pole kasutatud üleliigseid reavahetusi (reavahetus on tähestikuselises järjes- tuses eespool)
Tööriistanupp Avaleht (Home) vahekaardilt või Paigutus (Layout) vahekaardilt
Loetelud tabelis Märkida tabeli esimene veerg ja valida nummerdatud loetelu nupp või täpploend .
Arvutused Rea- või veerusummade leidmiseks viia kursor selle veeru alla lahtrisse, kuhu summat soovitakse leida ja
valida tööriistanupp (=SUM( ABOVE ) ­ summeritakse ülevalt alla; =SUM(LEFT)- summeeritakse vasakult paremale). Kui andmeid muudetakse, tuleks märkida summa lahter (või kogu tabel) ja vajutada klahvi F9. Seejärel summa arvutatakse uuesti. Keerukamate arvutuste korral on mõttekas teha tabel Excelis ja kopeerida see Wordi. Alljärgnevalt on toodud viis näidet. Näide 1 on esialgne tabel, mille esimeses veerus on kasutatud automaatset nummerdust. Sorteeritud tabelis (näide 2) nummerdus jääb samaks, kuid tabeli tekstiks teisendamisel nummerdust ei kaasata (näide 3), samuti tabeli kujunduse elemendid (1. rea varjustus). Teksti saab teisendada ka tabeliks (Li- saTabelTeisenda tekst tabeliks (InsertTableConvert Text to Table), vt näide 5).
Näide 1. Esialgne tabel Näide 2. Sorteeritud tabel (eriala ja perekonnanime järgi) Jrk Eesnimi Perekonnanimi Eriala Jrk Eesnimi Perekonnanimi Eriala nr nr 1. Kalle Kask Disain 1. Kalle Kask Disain 2. Malle Kadakas Ärijuhtimine 2. Triinu Pihlakas Disain 3. Jüri Toomingas Infotehnoloogia 3. Maie Mänd Infotehnoloogia 4. Triinu Pihlakas Disain 4. Jüri Toomingas Infotehnoloogia 5. Juhan Tamm Ärijuhtimine 5. Malle Kadakas Ärijuhtimine 6. Anne Lepp Ärijuhtimine 6. Anne Lepp Ärijuhtimine 7. Maie Mänd Infotehnoloogia 7. Juhan Tamm Ärijuhtimine
31 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Näide 3. Sorteeritud tabel on teisendatud tekstiks, tekstieraldajaks on valitud tabeldusmärk Jrk nr Eesnimi Perekonnanimi Eriala Kalle Kask Disain Triinu Pihlakas Disain Maie Mänd Infotehnoloogia Jüri Toomingas Infotehnoloogia Malle Kadakas Ärijuhtimine Anne Lepp Ärijuhtimine Juhan Tamm Ärijuhtimine
Näide 4. Tekst (näide 3), tekstieraldajaks on valitud tabeldusmärk Jrk nr Eesnimi Perekonnanimi Eriala Malle Kadakas Ärijuhtimine Kalle Kask Disain Anne Lepp Ärijuhtimine Maie Mänd Infotehnoloogia Triinu Pihlakas Disain Juhan Tamm Ärijuhtimine Jüri Toomingas Infotehnoloogia
Näide 5. Tekst (näide 4), on teisendatud tabeliks Jrk nr Eesnimi Perekonnanimi Eriala Malle Kadakas Ärijuhtimine Kalle Kask Disain Anne Lepp Ärijuhtimine Maie Mänd Infotehnoloogia Triinu Pihlakas Disain Lisa vahekaart Juhan Tamm Ärijuhtimine TabelTeisenda tekst tabeliks Jüri Toomingas Infotehnoloogia
POSTITUSED (MAILINGS) Mahukate personaalsete kirjade saatmiseks, toimetamiseks (ringkiri, ümbrikele erinevate aadresside trük- kimine, aadresslipikuid, sildid , kleepsud jt) on tekstitoimetil Word kirjakooste ( hulgipostituse ) koostami- seks postitused (Mailings). Viimane võimaldab mestimisel ühendada tüüptekstid (muutumatud teksti- osad - teave, mida soovitakse näha igal dokumendil) muutuvate osadega (vajalik teave dokumendi and- mebaasist, nt ees- ja perekonnanimi, ettevõtte nimi, aadress jne). Muutuv teave on eraldi failis, enamasti andmebaasi (nt Accessi) tabelis, kuid võib olla ka Wordi abil koostatud andmetabelis või Exceli töölehel. Hulgipostituse koostamiseks on 6 põhitegevust: I. Kirjakooste dokumendi tüübi valik (kiri, meilisõnum, silt , ümbrik vm); II. Kirjakooste (põhidokumendi) koostamine või redigeerimine ; III. Adressaatide (andmetabeli) loomine või olemasoleva avamine; IV. Adressaadiloendi (andmetabeli) täpsustamine (redigeerimine, filtreerimine, sorteerimine); V. Andmetabeli koosteväljade, tervitusväljendite jms lisamine põhidokumendile; VI. Põhidokumendi ja vajalike andmete ühendamine andmetabelist (tulemuste vaatamine, trük- kimine, saatmine ). Hulgipostitusega seonduvad käsud asuvad Postitused (Mailings) vahekaardil.
32 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
I. Kirjakooste alustamine, dokumendi valik. Koostame ringkirja. Selleks valida Alusta kirja- koostet (Start Mail Merge)Kirjad ( Letters ); II. Koostada kiri. Näiteks:
Lugupeetud
Juhatuse esimees palub Teid AS ABC 20. aastapäeva tähistamiseks korraldatud vastuvõtule Tartus Suhkrulaos reedel, 25. novembril 2011. a. algusega kell 11:00. Oodatud on kõik Teie firma töötajad.
Peeter Vahtramäe Juhatuse esimees
III. Andmetabeli avamiseks klõpsata nupul Vali adressaadid (Select Recipients) Pakutakse kolm valikut: 1) Uue loendi tippimine (Type New List) ­ andmetabel tuleb ise koostada (vt joonis, tule- museks on sisuliselt Wordi ta- bel); 2) Kasuta olemasolevat loendit (Use Existing List) ­ andme- tabel on eraldi failina olemas; 3) Vali Outlooki kontaktidest (Select from Outlook Contacts) ­ ringkiri saadetakse Outlooki aadressraamatus ole- vatele kontaktidele; Valime teise valiku Kasuta olemasolevat loendit.
Edasi valida faili tüüp (Exceli failid) ripploendist Kõik andmeallikad (All Data Sources) ja avada see vas- tavast andmeallika kaustast (vt joonis). Näitena on varem koostatud Exceli fail nimekiri.xls. Kui fail lei- tud, siis tuleb valida töölehe nimi, millel andmed asuvad (joonisel on selleks Leht 1). Enamasti on andme- tabeli esimeses reas veerupäised.
33 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Ava andmeallika kaust Ühendused andmebaa- Tööleht, millel asuvad siserveritest (MS SQL, andmed Oracle jt)
Kõik andmeallikad ­ valida andmefail (tüüp)
IV. Adressaadiloendi nimekirja saab täpsustada nupu Redigeeri adressaadiloendit (Edit Recipient List) abil. Näiteks võib valida vaid Tallinna, Tartu ja Võru kliendid jne.
Klõps väljal e. veerupealkirjal järjestab kirjed
Valitud on Tallinna, Tartu või Võru kliendid Filtri , kritee- Valitud on kõik riumite valik adressaadid
V. Andmetabeli koosteväljade lisamine põhidokumendile.
Klõpsata Lisa koosteväli (Insert Merge Field) nupule, avaneb ripploend, milles on toodud kõik väljanimed külgehaagitud dokumendi (nimekiri.xls) andmetabe- list. Valida mestimisväljad Perekonnanimi, Eesnimi, Asukoht ja Aadress. Vali- tud väljad lisatakse põhidokumenti, kus oli tekstikursor. Koostevälja saab lisada kiirpääsuribale, kui teha sellel nupul parempoolne hiireklikk ja valida Lisa kiir- pääsuribale (Add to Quick Access Toolbar).
34 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Kiri mestimisväljadega
«Firma» «Aadress»
Lugupeetud «Eesnimi» «Perekonnanimi».
Juhatuse esimees palub Teid AS ABC 20. aastapäeva tähistamiseks korraldatud vastuvõtule Tartus Suhkrulaos reedel, 25. novembril 2011. a. algusega kell 11:00. Oodatud on kõik Teie firma töötajad.
Peeter Vahtramäe Juhatuse esimees VI. Põhidokumendi ja andmete ühendamine andmetabelist. Enne muutuvate andmete ühendamist põhidokumendiga on soovitav tule- mus üle vaadata. Selleks klõpsata nuppu Tulemuste eelvaade (Preview Results) ja kerida läbi kõik kirjed. Lõpuks ühendada põhidokument andmetega klõpsates Vii lõpule ja ühenda (Finish & Merge). On kolm järgmist valikut: 1) Redigeeri üksikdokumente (Edit Individual Documents) ­ kõik kirjad (koos ühendatud kirjetega) koostatakse eraldi ühendatud dokumenti nimega Kirjad (Letters), kui järgmises dialoogaknas valida koostesse kaasatavateks kirjeteks kõik; 2) Prindi dokumendid (Print Documents) ­ kõik kirjad suuna- takse printerisse; 3) Meilisõnumite saatmine (Send E-mail Messages) ­ kirjad saadetakse e- postiga (seadistatud peab olema eelnevalt MS Outlook). Adressaat (To) reale valida andmetabeli väli, millel on kirjas adressaatide e-posti aadressid ; Teemarida ( Subject line) reale kirjutada kirja teema (joonisel Kutse) ja e-kirja formaadiks Meilivor- ming (Mail format) valida, kas kirja sisu saadetakse lihttekstina (Plain Text), html-vormingus (HTML) või kirja manusena (Attachment).
NB! Kirja tüübiks võiks valida juba esimesel sammul Meilisõnumid (E-mail Messages, vt kirjakooste alustamine). NB! Salvestada on mõtet vaid põhidokument (koos väljanimedega), mitte ühendatud dokumenti Kirjad (Letters). Põhidokumenti saab hiljem redigeerida, täpsustada adressaatide nimekirja või ühendada uue andmetabeliga (andmebaasiga). Hulgipostituse koostamisel ümbrikele aadresside lisamiseks või aadresslipikute (siltide) koostamiseks tuleb määrata Ümbrikud (Envelopes) või Sildid (Labels) nupust, valikust Suvandid (Options) ümbriku või lipiku suuruse tüüp (mõõtmeid saab muuta, nt valik Kohandatud suurus, Uus silt) ja printimissuvanditest söötmisviis ( Feed method , kuidas ümbrikke printerisse ette antakse).
35 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Ümbrikute tüüpidest C4 mahutab A4 paberi, C5 pool A4paberit (A4 paber pooleks murtuna), C6 post- kaardisuurune ümbrik. Ümbrikud ja sildid (Envelopes and Labels) dialoogaknas (vt allpool olevat joonist) saab määrata saatja aadressi (Return address). Valikus Jäta välja ( Omit ) linnukese lisamisel saatja aadressi ei lisata. Sihtaadressid võetakse andmetabelist või Outloo- ki aadressraamatust
Saatja aadress lisa- Ümbrike takse kirjale mõõtmetega (lisa)lehekülg
DOKUMENDI ÕIGEKIRI JA MUUDATUSTE JÄLGIMINE Dokumendi keelevalikud, õigekiri ja grammatika, tõlkimised, kommenteerimised jms asuvad Läbivaatu- se (Review) vahekaardil.
Õigekiri. Dokumendi õigekirja kontrollimine on seotud keele valikuga, st kui dokumendi (tekstis) on keele valikuks määratud eesti keel, siis õigekirja kontrollitakse eesti keele reeglite järgi. Dokumendis võivad olla trükitud tekstid erinevates keeltes. Keele valikuid võib muuta eri- nevatele tekstiosadele. Selleks märkida vastav tekstilõik (kogu dokument) ja valida Läbi- vaatuse (Review) vahekaardilt Keel (Language)Sea õigekeelsuskontroll (Set Proofing Language) (Word 2007: Vali keel (Set Language)) või teha topelthiireklõps olekuribal kee-
36 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
le nimetuse peal. Arvutis on olemas vastava keele speller, kui keelevaliku ees on spelleri ikoon . Põhi- keel võiks olla dokumendis seatud vaikeväärtuseks (Default). Alati ei soovita valida keele automaatselt tuvastamist (Detect language automaticaly). Dokumendi õigekirja kontrollimiseks klõpsata Läbivaatus (Review) vahekaardilt Õigekiri ja grammatika (Spelling & Grammar) nuppu või funktsiooniklahvi F7 (kontrollimist alustatakse tekstikursori asukohast). Sõnastiku keeleks (Dictionary language) on dokumendi (lõikudes) mää- ratud keel. Seega sõnastiku keel võib erinevates tekstilõikudes muutuda. Speller märgib vigased sõnad ükshaaval punaseks, pakkudes soovitusi (Suggestions). Kui soovituste nimekir- jas leidub õige sõna, siis tuleb see välja valida (joonisel 'ikoon') ja klõpsata Muuda (Change) või Muuda kõik (Change All) nupule. Viimane paran- dab samasuguse vea kogu dokumendis. Kui speller märgib sõna vigaseks, see tähendab, et spelleri sõnastikus see sõna puudub, kuid on tegelikult õige, siis tuleks valida Lisa sõnastikku (Add to Dictionary). Mitmeid kohanimesid, meeste või naiste nimesid võib ka igno- reerida vastavate nuppude abil.
Suvandid (Options) nupust saab täp- sustada õigekirja automaatkorrektuure (vt joonis). Automaatkorrektuuri su- vandid (AutoCorrect options) nupust saab määrata vigade parandamise au- tomaatselt töö käigus, pikkade nimede ja keerulise õigekirjaga sõnade sisesta- misel (nt laused ja nädalapäevad alga - vad suurte algustähtedega, internetiaadressid asendatakse hüperlinkidega jne).
Muudatuste jälgimine. Vahel on vajalik, et ühe dokumendiga saab töötada mitu kasutajat, kes soovivad teha tekstiparandusi. Seejuures soovitakse , et algne tekst on alles ja samuti nähtav ning soovitakse näha, kes on ühe või teise paranduse autor. Dokumendi nähtavate vigade paranduse saab sisse/välja lülitada Jälita muutusi (Track Changes) nupust või Ctrl+Shift+E. Selle tulemusena hakatakse edaspidi jäädvustama dokumendis tehtud muudatusi. Alamvalikust Muuda jälitussuvandeid (Change Tracking Options) saab seadistada täpsemalt, kuidas ja milliste värvidega muudatusi tähistatakse. Valik Muuda kasutajanimi (Change User Name) võimaldab muuta kasutajanime. Kõik muudatused dokumendis deklareeritakse seal määratud nimega.
37 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Parandused
Jutumullid
Paranduste kuvamist saab Kuva märgistusJutumullid (Show MarkupBalloons) (Word 2007 on Jutumullid nupp eraldi Jälita muutusi nupu kõrval). Kuva märgistus (Show Markup) rippmenüüst saab valida, missugust tüüpi parandusi on soovi do- kumendis näha. Seejuures Lõplik ( Final ) valik võimaldab kuvada või trükkida parandatud lõp- likku versiooni dokumendist (ju- tumulle näitamata). Kui sama dokumenti parandavad mitu autorit , siis erinevate autori- te parandused kuvatakse erineva värviga. Kõiki autoreid saab näha Kuva märgis- tus rippmenüüst Läbivaatajad (Reviewers) alt. Läbivaatajate nimekirjast saab valida kas vaadata kõikide autorite või konkreetse autori parandusi. Samuti on erinevate autorite kommentaarid erivärvilised. Kommentaari ees on lisaks autori nimele kasutaja init- siaalid koos kommenteerimise järjekorra numbriga. Kommentaare saab lisada nupuga Uus kommentaar (New Comment ), kustutada ning navigeerida nuppudega Eelmine (Previous) ja Järgmine (Next).
Paranduste navigeerimise töövahendid on Muutused (Changes) grupis. Paranduste ja kommentaaride vaatamist nimekirjana saab lülitada sisse/välja Läbivaatuspaan (Reviewing Pane) nupust. Horisontaalses läbivaatuspaanis kuvatakse lisaks paranduste tegemise aeg. Vasakpoolsel joonisel on valitud Vertikaalne läbivaatuspaan (Reviewing Pane Vertical), kokku on tehtud 6 parandust .
Muudatuste (paranduste) aktsepteerimist või tühistamist võib teha läbivaatuspaanis iga muutuse peal eraldi, valides paremhiireklõpsuga avatavast hüpikmenüüst Aktsepteeri ... (Accept...) või Hülga... (Reject...) käsud. Samad võimalused (läbi- vaatuspaanita) on Muudatused (Change) grupis vastavad nupud Aktsepteeri (Accept) või Hülga (Reject). Sealsetes ripploendites valikutega Aktsepteeri kõik dokumendi muudatused (Accept All Changes in Document) või Hülga kõik dokumendi muudatused (Reject All Changes in Docu- ment) tasuks olla ettevaatlik, kuna sel juhul toimitakse kõikide parandustega ühtmoodi.
38 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
VALEMIREDAKTOR Valemiredaktor on MS Office'i osa, mille abil saab lisada dokumenti matemaatilisi põhiva- lemeid või koostada oma valemeid. Valemeid saab lisada ja koostada Lisa (Insert) vahe- kaardilt kas Tekst grupist Objekt või Sümbolid grupist Võrrand (Equation) ripploendist või klahvikombinatsiooniga või Alt+=. Objekt-aknast valida Microsoft Equation 3.0 ja OK. Kuvatakse eraldi paneel (frame) valemite sisestamiseks ning nupuriba koos vajalike märkide ja funktsioonidega (vt parempoolne joonis). Paneelist väl- jumiseks teha hiireklõps väljaspool paneeli, valemi pa- randamiseks aga topeltklõps valemil.
Võrrand- nupust (ripploendist) saab lisada valemiredaktori valikuga Lisa uus võrrand (Insert New Equation). Joonisel ei pakuta valmis valemite galeriid, kuna võrrandi nupule on klõpsatud hetkel, mil dokumendis on valem (objekt) eelnevalt aktiivne. Võrrandite galeriist (Equation Gallery ) saab valida valmis valemi. Koostatud või muudetud valemit saab lisada võrrandite galeriisse valikuga Salvesta valik võrrandite galeriisse (Save Selection to Equation Gallery). Lisamoodul Mathematics võimaldab matemaatilisi arvutusi, avaldiste lihtsustusi, joonistada graafikuid jm (vt allolevaid jooniseid). Paketi Mathematics saab paigaldada MS kodulehelt (nt http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=17786 (7.09.2011))
Valmis valemid Valemi ku- vamisviis
39 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
AUTOMAATTEKST. KIIROSAD (LISA, INSERT) Korduvalt sisestatavaid sõnu, lauseid, objekte jm koos vorminguga saab muuta au- tomaatteksti kirjeteks. Kirje salvestatakse enamasti Normal-malli, mistõttu seda kir- jet saab kasutada kõikides teistes (samal mallil põhinevates) dokumentides. Auto- maatteksti kirje moodustamiseks sisestada fraas , vormindada see soovitud viisil ja aktiveerida ning seejärel vajutada klahvikombinatsiooni ALT+F3 . Kirje teksti lisa- miseks kirjutada kirje algus ja klõpsata F3 klahvi. Näiteks 'Eesti Ettevõtlus- kõrgkool Mainor' on salvestatud automaattekstiks. Selle fraasi (kooli nime) sisestamiseks piisab E-tähest (ei ole tõstutundlik) ja funktsiooniklahvist F3. Automaattekste ja muid koostatud kiirosasid (nt esileht (Cover Pages), päised (Headers), jalused (Footers), sisukorrad (Table of Contents), võrrandid (Equation) jne) saab kirjetena lisada, kui valida Lisa (Insert) vahekaardilt Tekst grupist Kiirosad (Quick Parts); avanevast ripploendist (Automaattekst) korral- dus Salvesta valik kiirosade galeriisse (Save Selection to Quick Part Gallery). Avanevas dialoogaknas (vt vasakpoolset joonist) Galerii (Gallery) ripploendist valida kiirosa liik, nt automaatteksti puhul Auto- maatekst (AutoText). Suvandi (Options) valikust saab määrata, kuidas automaatteksti dokumenti sisestatakse: Lisa ainult sisu (Insert content only) ­ kirje lisatakse tekstikursori koha peale; Lisa sisu eraldi lõiguna (Insert content in its own paragraph) ­ kirje lisatakse eraldi lõigule (nt pealkiri); Lisa sisu eraldi lehena (Insert content in its own page) kirje lisatakse eraldi lehele (nt tiitelleht ). Kui kiirosana salvestati nt tiitelleht (eraldi lehena!), siis võib selle dokumenti lisada Lisa (Insert) vahe- kaardilt Esileht (Cover Page) ripploendist. Sama on sisukordade, päiste, jaluste jm kiirosadega. Automaattekste saab lisada nn parandami- sena automaatkorrektuuri võimaluse näol. Nt fraas 'EESTI ETTEVÕTLUSKÕRGKOOL MAINOR' vormindatud teksti saab auto- maatselt sisestada lühendiga EEK. Selleks märgistada antud fraas ja valida (vt Fail (Office nupp)Suvandid (Options) Õigekeelsuskontroll (Proofing) Auto- maatkorrektuuri suvandid (AutoCorrect Options) nupp Automaatkorrektuur (AutoCorrect). Avaneb dialoogaken Auto- maatkorrektuur vahekaardiga. Seal Asen - datav ( Replace ) tekstiväljale lisada 'EEK' ning seejärel klõpsata Lisa (Insert)-nuppu (vt joonis). Edaspidi, kui dokumenti sises- tatakse lühend EEK ja tühik, asendab Word automaatselt antud lühendi asemele 'EESTI ETTEVÕTLUSKÕRGKOOL MAINOR' vastavas vormingus.
40 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
TEKSTI OTSIMINE JA ASENDAMINE On võimalik kasutada teksti, vormingu, lõigumärkide, leheküljepiiride ja muude ele- mentide otsimist ja asendamist. Teksti otsimiseks või asendamiseks on järgmised võimalused: a) Avaleht (Home) vahekaart Otsi ( Find ) või Asenda (Replace); b) Ctrl+F või Ctrl+H; c) Hiire klõps kerimisribal ja valik (asenduseks Asenda vahekaart); d) Klahvikombinatsioon Alt+Ctrl+Home ja valik (asenduseks Asenda vahekaart); e) Topelt hiireklõps olekuriba vasakul otsal (asenduseks Asenda vahekaart). Word 2010 võimaldab otsingute tulemu- si kuvada navigeerimise paanis nn sisu- korrana, lehekülgedena ( ikoonid ) ja mar- keerides dokumendis otsitavad fraasid. Vasakpoolsel joonisel on otsitavaks sõna 'otsi', mis on dokumendis esiletõstetud kaheksas kohas. Navigeerimise paani ripploendist (vasakpoolne joonis) saab valida täpsema otsingu (Advanced Find). Otsing ja asendus dialoogaknas nupuga Rohkem (More) saab valida täp- semaid otsingu ja asenduse võimalu- si. Joonisel on kasutatud otsinguks me- tamärke (Use wildcards), otsitavaks on sõnade algusest üks suvaline märk (vt Muud (Special)) ja asendajaks vorming (paks ja kursiiv font, vt Vorming (Format ripploendist Font)). NB! Metasümbolite või vormingu määramisel vaadata hoolikalt, kus tekstikursor vilgub, kas otsitava või asendaja tekstiväljal. Otsingusuvandiks (Search) on valitud Kõik (All), mistõttu nupp Asenda kõik (Replace All) teeks määratud vorminguga asenduse (antud näite korral) kogu dokumendis. Kui soovi- takse asendada dokumendis vaid märgitud tekstilõike, siis pakutakse Wordi poolt Otsi (Search) väljale Alla (Bottom) ning pärast Asenda kõik valikut küsitakse kas soovite ka ülejäänud do- kumendist otsida ja asendada. Siin tuleks vastata Ei (No). Vormingute eemalda- miseks on nupp Vorminguta (No Formatting).
41 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
Metamärkide kasutamisest otsimisel
Metamärk Asendatakse otsitavas märgijadas Näide ? ühte märki p?ll pall, pill, põll,... * märgijada p*l p-ga algav ja l-ga lõppev sõna- osa [ab] ühte näidatud märkidest p[ai]ll pall, pill [a-b] märgid antud vahemikus p[i-õ]ll pill, pull , põll [!a] välja arvatud näidatud märki p[!a]ll pill, pull, põll [!a-b] v. a näidatud vahemiku märke p[!a-k]ll pull, põ vähemalt n-kordset eelnevat mäs kus, kuus @ üht või rohkemat eelnevat märki ku täpselt n eelnevat mä n kuni m eelnevat mä 500, 5000 (ma) kõik ma-ga lõppevad sõnad
Muid otsingu võimalusi (metasümbolid): Vorminguga otsingu või asendamise võimalused:
42 Infotöötlus MS Word 2010 (2007)
KASUTATUD ALLIKMATERJALID
1. Reinumägi, R. (2010). Tekstidokumendi loomine Word2007-2010 abil. TÜ kirjastus. 2. Jokk, V. (2001). Dokumentide disain töökeskkonnas MS Word. TTÜ. 3. Kütt, J. (2000). Microsoft Word 2000 Kasutaja teatmik. Külim. 4. Microsoft Corporation. (7.09.2011). Microsoft Office Online [ http://office.microsoft.co m].
43