Lasteriiete poe asjaajamiskord (0)

Lasteriiete pood asjaajamisjuhend

SISUKORD

SISUKORD 2
1.ÜLDALUSED 3
2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD 3
3.DOKUMENTIDE DOKUMENDIREGISTRISSE KANDMINE 4
4.DOKUMENDIPLANKIDE HOIDMISE JA KASUTAMISE KORD 6
5.DOKUMENTIDE LOETELU 7
6.ASUTUSE SISENE DOKUMENTIDE KOOSKÕLASTAMISE KORD 10
7.ASUTUSESISENE DOKUMENTIDE TEATAVAKSTEGEMISE KORD 11
8.DOKUMENTIDE ALLKIRJASTAMISE JA AMETLIKU KINNITUSEGA TÕESTAMISE KORD 12
9.DOKUMENTIDE AVALIKUSTAMISE JA JUURDEPÄÄSU TAGAMISE NING JUURDEPÄÄSUPIIRANGUTE KEHTESTAMISE KORD 13
10.VASTUST VÕI LAHENDAMIST VAJAVATE, DOKUMENTIDEST TULENEVATE ÜLESANNETE TÄITMISE JA ASJADE TÄHTAEGSE LAHENDAMISE KONTROLLI KORD. 14
11.DOKUMENTIDE HOIDMISE JA HÄVITAMISE KORD. 15
12.TÖÖTAJA TÖÖLT VABASTAMISE, TEENISTUS - VÕI TÖÖSUHTE PEATUMISE VÕI ASUTUSE TÖÖKORRALDUSE MUUTMISE KORRAL ASJAAJAMISE ÜLEANDMISE KORD 16
LISAD 18

ÜLDALUSED

Riidepood edaspidi pood asjaajamisperiood on 1. Jaanuarist – 31. Detsembrini.

Poe asjaajamiskorralduse eest vastutab ja seda korraldab direktor .

Poe asjaajamiskord kuulub täitmisele kõigile töötajatele.

Poe asjaajamise korraldus ja dokumendi teabekandja valik peab tagama asutuse
tegevuse, õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning paberkandjal dokumentide ja
digitaalsel kandjal dokumentide, kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja
kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.

Asjaajamiskord on kõigile kättesaadav veebis .

Poe aadress :
registrikood 10240235
Telefon: +37255908888
e-post: eesti@ee
koduleht:

2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD

Dokumendiringlus hõlmab:

Dokumentide registreerimist;

Dokumentide läbivaatamist

Dokumentide täitmist;

Dokumentide hoidmist ja säilitamist.

DOKUMENTIDE DOKUMENDIREGISTRISSE KANDMINE

Registreerimisele kuuluvad:

asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;

lepingud ;

saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (saatelehed, kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);

Registreerimisele ei kuulu:

kutsed , õnnitlused ja kaastundeavaldused ;

reklaamtrükised;

perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm);

kirjad märkega "ISIKLIK";

dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni;

kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile;

rämpspost

Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:

akti andja nimetus;

akti liik;

pealkiri;

number;

kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg ;

jõustumise kuupäev;

juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg);

andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta.

Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:

organi nimetus (protokollide korral);

number;

Kuupäev;

päevakord, teema või pealkiri;

juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.

Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed:

lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg

lepingu liik;

number või tähis;

kuupäev;

lepingu objekt;

jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev

juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).

Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:

saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed

saabumise või saatmise kuupäev;

saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed;

dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon , teabenõue, kiri vms);

pealkiri või lühike sisukokkuvõte;

dokumendi lisade nimetused ja arv;

dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg;

vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul);

mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle);

sarja tähis;

struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas;

lahendamise tähtaeg;

täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal);

muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktideg

DOKUMENDIPLANKIDE HOIDMISE JA KASUTAMISE KORD

Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud
nõuetele vastava töötaja poolt, kelle pädevusse asja lahendamine kuulub.

Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne , üheselt arusaadav ja võimalikult lühike.

Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile.

Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:

dokumendi liigist;

sarjast , kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast;

nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;

võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.

Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus.

Dokumendiplanke hoitakse digitaalsel andmekandjal ning kasutatakse vastavalt juhataja korraldustele.

Dokumendiplangid jagunevad:

Üldplank, millel pealses on logo ning jaluses märgitud asutuse kontaktandmed ja registrikood.

Kirjaplank, mile jaluses on märgitud asutuse kontaktandmed ja registrikood.

Dokumendi kohustuslikud elemendid

Autor;

Dokumendi kuupäev;

Tekst;

Alkirjastajad.

Dokumentide vormistamisel kasutatakse lähtuvalt dokumendiliigist järgmisi lisaelemente:

Nova Eesti OÜ logo;

Väjaandmise koht;

Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks „Asutuse siseseks kasutamiseks“ või „Avalik“).

Adressaat;

Dokumendi tähis

Dokumendiliigi nimetus

Pealkiri

Pöödumine

Märkus lisade kohta

Lisaadressaadid

Pitser (ainult paberkandjal dokumentidel)

Ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral.

Koostaja ja/või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed

Asutuse registrikood

Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad.

Dokumendid vormistatakse arvutil püstkirjas šriftiga Times New Roman , tähesuurusega 12 ja reavahega 1,5. Üld- ja kirjaplangile trükkimiseks: ülaäär 1,2 cm, alläär 1,2 cm, vasak veeris 3,0 cm, parem 1,5 cm.

Dokumendi teksti vormistamisel taandridu ei kasutata.

Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi.

Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel.

DOKUMENTIDE LOETELU

Sarja tähis
Sarja nimetus
Säilitustähtaeg
Vastutaja
1.
Firma töö korraldamine
 
 
1.1
Juhtimine
 
 
1.1-1
Juhtkonna üldkäskkirjad
alatine
M.Siidra
1.1-2
Juhtkonna korraldused
7 aastat
M.Siidra
1.1-3
Juhtkonna koosolekute protokollid ja otsused
alatine
M.Siidra
1.1-4
Töötajate üldkoosolekute protokollid
10 aastat
M.Siidra
1.1-5
Volikirjad
1 aasta
M.Siidra
1.1-6
Palgasüsteemi korradus
1 aasta
M.Siidra
2.
Dokumendihaldus
 
 
2.1
Sekretär- asjaajaja - juhiabi
 
 
2.1-1
Ostu-müügiarved (HansaRaama)
7 aastat
S.Jarusov
2.1-2
Kõikide dokumentide registreerimine
7 aastat
S.Jarusov
2.1-3
Rendileping
kuni lõpetamiseni
S.Jarusov
2.1-4
Ostu-müügilepingud
kuni lõpetamiseni
S.Jarusov
3.
Personalitöö ; tööohutus ; töötervishoid
 
 
3.1
Personalitöö korraldamine
 
 
3.1-1
Personalikäskkirjad
50 aastat
L.Pärtmaa
3.1-2
Puhkusekäskkirjad (puhkusegraafikud)
7 aastat
L. Pärtmaa
3.1-3
Töölepingud
50 aastat
L. Pärtmaa
3.1-4
Töötajate avaldused
7 aastat
L. Pärtmaa
3.1-5
Tööaja arvestamise tabelid
7 aastat
L. Pärtmaa
3.1-6
Isikukontokaardid
50 aastat
L. Pärtmaa
3.2
Töötervishoid ja tööohutus
 
 
3.2-1
Riskianalüüsid
55 aastat
L. Pärtmaa
3.2-2
Tervisekontrolli tõendid
10 aastat
L. Pärtmaa
4.
Raamatupidamine
Korraldab raamatupidamisfirma
4.1
Raamatupidamise korraldamine
 
 
4.1-1
Raamatupidamisprogramm
50 aastat
Arbalans OÜ
4.1-2
Vara arvestusdokumendid
alatine
Arbalans OÜ
4.1-3
Töötasu arvestus
7 aastat
Arbalans OÜ
4.1-6
Palgaarvestuse alusdokumendid
7 aastat
Arbalans OÜ
4.1-7
Maksude ja maksete aruanded
7 aastat
Arbalans OÜ
4.1-8
Sotsiaal- ja tulumaksuaruanded (TSD)
7 aastat
Arbalans OÜ
4.1-9
Käibemaksudeklaratsioonid (KMD)
7 aastat
Arbalans OÜ
4.1-10
Pangaväljavõtted
7 aastat
Arbalans OÜ
4.1-11
Kassaväljavõtted
7 aastat
Arbalans OÜ
4.1-12
Kassadokumendid
7 aastat
Arbalans OÜ

ASUTUSE SISENE DOKUMENTIDE KOOSKÕLASTAMISE KORD

Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult või muul viisil vastavalt õigusaktidele.

Asutusesisest kooskõlastust nõudvad dokumendid vaadatakse juhataja poolt läbi hiljemalt viie tööpäeva jooksul.

ASUTUSESISENE DOKUMENTIDE TEATAVAKSTEGEMISE KORD

Asutuses sõltub dokumentide teatavaks tegemise viis dokumendi sisust ja koopiasaajate hulgast.

Asutusesisesed dokumendid tehakse teatavaks infostendil.

Käskkirjad, töölepingud ja teatised , mis sisaldavad personaalseid töökohustusi (-ülesandeid) edastatakse töötajatele allkirja vastu.

DOKUMENTIDE ALLKIRJASTAMISE JA AMETLIKU KINNITUSEGA TÕESTAMISE KORD

Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti.

Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare. Näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse dokumendis.

Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega.

Juhul kui allkirjast ei ole võimalik välja lugeda nime, tuleb allkirja juurde kirjutada ka allkirja andja nimi.

Allkirjastamiseks kasutatakse sinist tindi - või pastapliiatsit.

Kuupäev märgitakse sõnaliselt või numbriliselt.

Dokumendi kuupäevaks märgitakse:

dokumendi allkirjastamise kuupäev;

protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;

lepingu allkirjastamise kuupäev;

väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev.

Saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev.

Digitaalselt allkirjastatud dokumentide puhul on üheks dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg.

DOKUMENTIDE AVALIKUSTAMISE JA JUURDEPÄÄSU TAGAMISE NING JUURDEPÄÄSUPIIRANGUTE KEHTESTAMISE KORD

Juhataja võib kehtestada teabele juurdepääsupiirangu, tunnistades teabe asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.

Nova Eesti OÜ-s on tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks:

õiguserikkumise menetluses kogutud teave kuni asja kohtusse esitamiseni, kuid mitte kauemaks kui aegumistähtaja lõpuni;

teave turvasüsteemide või turvameetmete kirjelduse kohta;

eelnõud ja selle juurde kuuluvad dokumendid või töölehed enne nende allakirjutamist;

põhjendatud juhtudel asutusesiseselt adresseeritud dokumendid, mida dokumendiregistris ei registreerita (arvamused, teated , memod, õiendid, nõuanded);

isikuandmeid sisaldavad dokumendid.

Isikuandmeteks, mille suhtes kehtib juurdepääsupiirang ja mis on ette nähtud asutusesiseseks kasutamiseks, loetakse delikaatsed ja muud eraelulised andmed (edaspidi eraelulised isikuandmed).

Delikaatsed isikuandmed on:

poliitilisi vaateid, usulisi ja maailmavaatelisi veendumusi kirjeldavad andmed, välja arvatud andmed seadusega ettenähtud korras registreeritud eraõiguslike juriidiliste isikute liikmeks olemise kohta;

etnilist päritolu või rassilist kuuluvust kirjeldavad andmed;

andmed isiku tervisliku seisundi ja eraelu kohta;

kriminaalmenetluses või muus õiguserikkumise väljaselgitamise menetluses kogutav teave enne avalikku kohtuistungit või otsuse langetamist õiguserikkumise asjas või juhul, kui see on vajalik kõlbluse või inimeste perekonna- ja eraelu kaitseks või kui seda nõuavad alaealise, kannatanu, tunnistaja või õigusemõistmise huvid.

VASTUST VÕI LAHENDAMIST VAJAVATE, DOKUMENTIDEST TULENEVATE ÜLESANNETE TÄITMISE JA ASJADE TÄHTAEGSE LAHENDAMISE KONTROLLI KORD.

10.1 Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul.
10.2 Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita,
siis teavitab sekretär sellest teabenõudjat viie tööpäeva jooksul teabenõude
täpsustamiseks.
10.3. Teabenõude menetluse tähtaegu arvestatakse alates teabenõude registreerimisele
järgnevast tööpäevast.
10.4. Kui Nova Eesti OÜ on teabenõuet vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on
aeganõudev, võib ettevõtte juhataja teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani.
10.05. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teatab juhataja teabenõudjale viie tööpäeva
jooksul.
10.6. Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli
teostab juhataja.

DOKUMENTIDE HOIDMISE JA HÄVITAMISE KORD.

Dokumendi andmeid säilitatakse vastavalt dokumendiloetelus (PUNKT 5) märgitud säilitustähtajale.

Säilitamisele kuuluvaid dokumente hoitakse arhiiviruumis.

Dokumentide hävitamine on vajalik, et neis sisalduv informatsioon ei satuks kolmandate isikute kätte. Eesmärgiks on kaitsta inimesi, kes võivad andmete väärkasutuse tõttu kannatada saada.

Hävitamisele kuuluvad järgmised andmekandjad:

dokumentide mustandid, dokumentide koopiad, arvuti väljatrükid, disketid ,

CD-d;

asjaajamises ja arhiivihoidlas säilitustähtaja ületanud dokumendid.

Arhivaale võib hävitada ainult hävitamisakti alusel.

Firmas hävitatakse dokumendid dokumendipurustajas või teabe kustutamise/ sulgemise teel.

TÖÖTAJA TÖÖLT VABASTAMISE, TEENISTUS- VÕI TÖÖSUHTE PEATUMISE VÕI ASUTUSE TÖÖKORRALDUSE MUUTMISE KORRAL ASJAAJAMISE ÜLEANDMISE KORD

12.1. Enne töölepingu lõpetamist on töötaja kohustatud asjaajamise üle andma juhatajale.
Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga juhul, kui lahkub sekretär või struktuuriüksuse juht või asjaajamisega seotud valdkonna töötaja (näiteks personalijuht , müügijuht, juhiabi, jt).
12.2. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga, mis sisaldab
12.2.1. üleandja käes lahendamisel olevate dokumentide loetelu,
12.2.2. tähtajaks täitmata dokumentide loetelu,
12.2.3. lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu,
12.2.4. üleantavate üksikdokumentide loetelu vastavalt dokumentide loetelule,
12.2.5. dokumendihaldussüsteemi või muule infosüsteemile juurdepääsuõigused ja sellega seotud tuvastusvahendid,
12.2.6. digitaalsete andmebaaside loetelu, milles töötaja oli määratud toimingute teostajaks ettevõtte esindajana andmebaasis osalejana või administraatorina,
12.2.7. pitsatite arvu, liike, asukohta ja andmeid pitsatite hoidmise eest vastutava töötaja kohta (juhataja ja sekretäri töölepingu lõppemisel).
12.3. Akt vormistatakse kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale.
Akti allkirjastavad:
12.3.1. üleandja,
12.3.2. vastuvõtja ja
12.3.3. üleandmise juures viibinud isik.
12.4. Vastuvõtja vastutab vastu võetud dokumentide olemasolu ja sisu vastavuse eest.
12.5. Kui töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt ettevõtte pidaja esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge.
12.6. Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis
esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.
12.7. Vormistatakse Töölepingu lõpetamine (lisa 1) ja Lahkumisküsitlus (lisa 2)

LISAD

Lisa 1 TÖÖLEPINGU LÕPETAMISE VORM
Töötaja nimi ………………………………………………
Ametikoht ………………………………………………
Struktuuriüksus ………………………………………………
Töösuhte lõppemise kuupäev (töötaja viimane tööpäev) …………………….
TÖÖLEPINGU LÕPPEMINE
Poolte kokkuleppel Tähtaja möödumisel
Pooled võivad nii tähtajalise kui tähtajatu töölepingu igal ajal kokkuleppel lõpetada
TÖÖLEPINGU ÜLESÜTLEMINE TÖÖTAJA POOLSELT
Korraliselt (vähemalt 30 kalendripäeva ette teatades)
Erakorraliselt
Põhjus …………………………………………………………………………………………….
TÖÖLEPINGU ÜLESÜTLEMINE TÖÖANDJA POOLSELT
Töötajast tuleneval põhjusel
Kirjelda põhjust ………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Muudel põhjustel
Koondamine Muu …………………………………………………………
Lisainfo ………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
Töötaja: nimi/ allkiri Ametikoha otsene juht: nimi/kuupäev/allkiri
…………………….. ……………………………………………………..
Kuupäev Otsese juhi juht: nimi/kuupäev/allkiri
…………………….. ……………………………………………………..
Märkused………………………………………………………………………………………
....………………………………………………………………………

Lisa 2 Lahkumisküsitlus
Lahkumisküsitlus
Sinu nimi ja kauplus…………………………………………………………............................................
Küsitluslehe täitmise kuupäev…………………………………...............................................................
Lahkumise põhjus................................................................................................................................
Järgmiste küsimuste abil me tahaksime teada saada Sinu arvamust firmast.
Nende arvamuste alusel püüame edaspidi täpsemalt ja paremini korraldada tööd ning vajaduse korral muuta oma tegevust.
Tee palun märge lahtrisse , mis kõige täpsemalt väljendab Sinu hinnangut.
Halb
Alla keskmise
Keskmine
Hea
Väga hea
Kommentaar
1
Firma on töökohana





2
Töötingimused on





3
Töörežiim (graafik) on





4
Töö tasustamine on võrreldes teiste firmadega





5
Tööks vajalik algõpetus on





6
Võimalus ennast täiendada ja juurde õppida on





7
Võimalus oma oskusi ja teadmisi rakendada on





8
Informeeritus muutustest ja ümberkorraldustest, mis
puudutavad otseselt inimese tööd on





9
Võimalus kaasa rääkida oma tööd puudutavates küsimustes on





10
Juhtide valmisolek vastata oma alluvate küsimustele ja probleemidele on





11
Juhtide valmisolek teha muudatusi töö paremaks korraldamiseks on





12
Meeskonnatunnetus ja soov teha koostööd on





Suur tänu vastuste eest!