6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli; 7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 4. Kes tagab asjaajamise korraldamise asutuses? Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas sätestatud isik. 5. Mida sisaldab asutuse asjaajamiskord? Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem; 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord; 7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord; 8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord;
Anna Näeme Asjajamise alla kuuluvaid põhimõisteid Dokument Dokumendihaldus Arhivaal Arhiiv asutuse asjaajamisperiood või perioodid asutuse dokumendiringluse kord või skeemid dokumendiblankide kasutamise kord registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega
-üleandmiseni avalikku arhiivi. Dokumentide säilitamisel tuleb tagada nende kättesaadavus ja kasutatavus kogu säilitamise perioodi jooksul, pidades silmas , et dokument peab olema kättesaadav nende jaoks, kellel seda vaja on ja ei tohi olla kättesaadav nendele, kellel selleks õigused puuduvad. Dokumentide hoidmist organisatsioonis on otstarbekas käsitleda dokumendi elukäigu tsüklite kaupa. DOKUMENTIDE SÄILITAMISNE AKTIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Aktiivne elutsükkel- asjaajamisperiood (tavaliselt 1 kalendriaasta) Selle perioodi tegevused: -dokumendid pannakse toimikusse/salvestatakse -toimikud säilitatakse töökohtadel -asjaajamisperioodi lõpus kontrollitakse toimikute süstematiseerimise kvaliteeti. Dokumentide paigutamise toimikutesse Lõplikult vormistatud dokument või saadud dokument, millest tulenenud probleemid on ettenähtud korras lahendatud, pannakse dokumentide loeteluga määratud sarja toimikusse.
MÕISTED Asjaajamiskord on organisatsiooniline normdokument, mis reglementeerib asutuse dokumenditöö korraldamist. Asjaajamiskorra peamine ülesanne on esitada asutuse dokumendihalduse poliitikad ja vastused Dokumendihaldus on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkim...
4XXX on asjaajamiskord kehtestatud juhatuse otsusega 20.05.2014 nr 1-4.1/199-1, mis vastab Asjaajamiskorra Ühtsete aluste (edaspidi AKÜA) § 4 (1). Uue asjaajamiskorra kehtestamisega on tunnistatud kehtetuks eelmise juhatuse otsusega kehtestatud asjaajamiskord. Kord vaadatakse üle vastavalt vajadusele, kuid mitte harvem kui kord kolme aasta jooksul. Ülevaatuse toimumise eest vastutab asjaajamisteenistuse juhataja. 2.1 Dokumendihalduse üldpõhimõtted Asutuse asjaajamisperiood on kalendriaasta (1. jaanuar 31. detsember). Kindla ülesandega töörühmade või komisjonide asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood (AKÜA § 4 lg 2). Asjaajamiskorra alguses seletatakse kõigepealt lahti kasutatavad mõisted. 2.1.1 Dokumendihaldus tagab asutusele pandud ülesannete ja asutuse poolt võetud kohustuste õigeaegse ja korrektse täitmise ning vastuvõetud otsuste autentse ja usaldusväärse dokumenteerimise;
TALLINNA MAJANDUSKOOL Ametnikutöö osakond ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ehituskool Kodutöö Juhendaja: Tallinn 2013 Analüüsimisel lähtun Asjaajamiskorra ühtsete aluste §-st 4. Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord (edaspidi "kord") määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Tallinna Ehituskoolis. 1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid, aktid
EKSAMIKS 1. ORGANISATSIOONI DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE Põhimõisted Dokument – on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on saadud või loodud asutuse või isku käigus. Tõestusväärtus – võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist, dokument on autentne või usaldusväärne. Teabeväärtus – dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms kohta. Dokumendiga seotud isikud – autor (organisatsioon), adressaat/saaja, koostaja(annab sisu), vormistaja, allkirjastaja, dokumendisüsteemi haldur. Metaandmed – dok. kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendi süsteemis. Andmed dok registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendi liik – tuleneb dokumendi sisu ehitamise viisist ja vormielementide kasutmisest (nt kiri, protokoll, avaldus) Dokumendi elukäik – kõik tegevused dokumendiga alates tema loomisest või saamisest kuni hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine ...
Lasteriiete pood asjaajamisjuhend 1. ÜLDALUSED 1. Riidepood edaspidi pood asjaajamisperiood on 1. Jaanuarist 31. Detsembrini. 2. Poe asjaajamiskorralduse eest vastutab ja seda korraldab direktor. 3. Poe asjaajamiskord kuulub täitmisele kõigile töötajatele. 4. Poe asjaajamise korraldus ja dokumendi teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse, õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning paberkandjal dokumentide ja digitaalsel kandjal dokumentide, kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 5
1. kui asutuse ülesannete või struktuuri muutmise tulemustena tekivad uued dokumentide sarjad 2. kui muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg 3. avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel. Uus loetelu kehtestatakse siis, kui asutuse struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis Asjaajamisjuhend e asjaajamise kord Asutuse juht kehtestab asjaajamiskorra, milles sätestatakse: · asutuse asjaajamisperiood või perioodid, milleks võib olla kalendriaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Komisjonide ja muude ajutiste üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood; · asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; · dokumendi plangid ja nende kasutamise kord; · registreeritavad dokumendiliigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem;
5. Kuidas võib teabenõude esitada? suuliselt ja kirjalikult 6. Sisemised dokumendihaldust reguleerivad normdokumendid asjaajamise kord, dokumentide loetelu, dokumendihalduse kord, ametijuhendid, struktuuriüksuste põhimäärused, sisekorraeeskiri, arvutite ja arvutivõrgu kasutamise kord, teabenõuete menetlemise kord 7. Üldjuhul kehtestatakse sisemised dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid asjaajamiskorda 8. Järjesta asjaajamisekorra kohustuslikud regulatsioonid *asutuse asjaajamisperiood või -perioodid (kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta, tegevusperiood) * dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; * asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; * dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord; * registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem; * dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; * dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;
...28 7. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE..............................................................................................29 7.1. Asjaajamise üleandmise kohustus......................................................................................29 7.2. Asjaajamiskorra muutmine ................................................................................................30 § 4. Asutuse asjaajamiskord (1) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem; [RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007] 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord; 7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord;
ladusale teenindamisele. (4) Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. § 3. Asjaajamise korraldamine asutuses (1)Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas sätestatud isik. § 4. Asutuse asjaajamiskord (1) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem; 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord; 7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord; 8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord;
dokumenteerimise nõuetekohaste dokumentide vormistamise dokumentide kiire ringluse dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise dokumentide tähtaegse täitmise dokumentide ja neis sisalduva teabe säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul Asutuse asjaajamiskord Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: asutuse asjaajamisperiood või perioodid asutuse dokumendiringluse kord või skeemid dokumendiblankide kasutamise kord registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord
regulatsioonist (dokumentide vormistamise kord, dokumendihalduse kord, teabe avalikustamise kord, juurdepääsupiirangute kehtestamise kord, e-kirjade haldamise kord jne). Asjaajamiskorras tuleb kirjeldada kõiki toiminguid nii, et selguks struktuuriüksuste ja/või töötajate ülesanded, õigused ja kohustused asjaajamises. Asjaajamiskorra ühtsetest alustest lähtuvalt tuleb asutusel asjaajamiskorras alates 1. juunist 2001 kajastada järgmisi teemasid, kordasid: asutuse asjaajamisperiood või perioodid: asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, majandusaasta, õppeaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Komisjonide ja muude ajutiste üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood. asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: kuna dokumendiringlus on eri dokumendiliikide puhul erinev, tuleb asjaajamiskorras sätestada eraldi nõuded
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
