Asjaajamise korraldamine (1)

1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal , dokumendihaldus jt.

• Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine,
  edastamine , liigitamine , hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende
  üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema
  kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid
  toiminguid .
  
• Dokument - mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
  
• Dokumendihaldus – on juhtimisvaldkond , mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja –toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims- ja korraldus-protsessidega.
  
• Dokumendisüsteem – infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul.
  
• Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.
  
• Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum.
  

2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik- õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s?
Vastus: Riigikantselei , Rahvusarhiiv , Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium
3. Kirjeldage diferentseeritud asjaajamist.
Diferentseeritud – osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes.
Diferentseeritud asjaajamine- võetakse dok vastu, saadetakse välja, tulevad tagasi algsesse struktuuriüksusesse edasitoimetamiseks
Diferentseeritud asjaajamine 
Osa asjaajamisoperatsioone - tavaliselt dokumentide vastuvõtmine, väljasaatmine, sageli ka registreerimine - toimub tsentraliseeritult; ülejäänud operatsioonid - dokumentide koostamine, tähtajalise lahendamise kontroll, toimikute pidamine jm - sooritatakse osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksustes.
4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil?

§ 11. Dokumendiplangile vormistatavad dokumendid

 (1) Dokumendiplankidele (edaspidi plank) vormistatakse üldjuhul:
 1) kirjad;
 2)  protokollid ja aktid ;
 3) õigusaktid;
 4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
 (2) Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, ja ametnikul või töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus.
 (3) Valitsuskomisjonid või asutuses tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad komisjoni ja nõukogu teenindava asutuse planke , lisades asutuse nimele komisjoni või nõukogu nime. Seadusega ettenähtud komisjonidel või nõukogudel võivad olla oma plangid .
 (4) Asutusesiseses asjaajamises ei ole kohustuslik kasutada planke, välja arvatud õigusaktide puhul või kui plangi kasutamine on ette nähtud õigusaktides.

§ 12. Plankide vorminõuded

 (1) Asutusel, struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, ja ametnikul või töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus, peab olema asjaajamiskorras kehtestatud vormi kohane üldplank, mis on nii paberkandjal kui digitaalsel kandjal.
 (2) Üldplangile kantakse asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse nimetus või ametniku või töötaja ametinimetus (edaspidi dokumendi väljaandja) nimetavas käändes ning vapi kujutis või muu sümbol.
 (3) Paberkandjal plangile kantakse soovitavalt turvaelement.
 (4) Turvaelemendiks võivad olla:
 1) vesimärk;
 2) reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis;
 3) plangi number;
 4) reljeefpitsatiga, polügraafiliselt või muul viisil valmistatud element.
 (5) Vähese dokumentide hulgaga asutused võivad trükitehniliselt valmistatud plankide asemel kasutada templijäljendi abil valmistatud planke.
 (6) Plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Diplomaatilisest tavast tulenevalt võib plank olla vaid võõrkeelne.
 (7) Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale dokumendi väljaandja nimetus eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte tähestikulises järjekorras.
 (8) Üldplangi alusel moodustatakse konkreetse dokumendiliigi plangid.
 (9) Kirjaplangil peavad lisaks lõikes 2 sätestatule olema asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja sideandmed ning muud olulised andmed (asutuse registrikood, pangakonto number vms).

§ 13. Sümbolite kasutamine asutuse dokumendiplankidel

 (1) Riigiasutused võivad plankidel kasutada riigivapi kujutist või muid asutuse sümboleid vastavalt õigusaktidele.
 (2) Valitsusasutused kasutavad plankidel väikese riigivapi kujutist ja kehtestatud korras registreeritud muid sümboleid.
 (3) Kohaliku omavalitsuse asutused kasutavad oma plankidel kohaliku omavalitsusüksuse vapi kujutist.
 (4) Avalik-õiguslikud juriidilised isikud kasutavad plankidel oma sümboleid.
üldplangid, mida kasutatakse korraldavate dokumentide (käskkirjad, korraldused , aktid, esildised jms), protokollide, aktide ja muude dokumentide vormistamiseks. Üldplankide alusel võib valmistada konkreetseid dokumendi planke, kirjaplangid, mida kasutatakse ametikirjade vormistamiseks. Et tagada võltsimiskindlust ja eristada dokumendi originaali koopiast,
peaksid plangid sisaldama vähemalt ühte turvaelementi, olgu selleks siis värvitrükk, vesimärk, raster - foolium- või reljeeftrükk, toonitud paber või reljeefpitsat. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilimiskindel. Ettevõtte siseseks kasutamiseks
võib dokumendiplanke trükkida ka laserprinteril või paljundada koopiamasinal.
Dokumendiplangil eristatakse järgmisi välju:
• kirjapeaväli – plangi ülaservast 0,8-4,2 cm
• adressaadiväli - plangi ülaservast 4,2-8 cm
• viiteväli - plangi ülaservast 5,5 cm ja 9,2 cm vasakust
veerujoonest
• kuupäeva- ja indeksiväli - plangi ülaservast 6,3 cm,
viitevälja all
• sõnumiväli – adressaadi- ja kontaktandmete välja vahel
• kontaktandmete väli – plangi alumisest servast 0,9-2,6 cm
Dokumentide vormistamiseks on kasutusel järgmised rekvisiidid :
1) asutuse logo,
2) dokumendi väljaandja (asutuse nimi),
3) asutuse registrinumber,
4) dokumendiliigi nimi,
5) kuupäev,
6) dokumendiregistri indeks (number),
7) viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dokumendiregistri
indeksile,
8) väljaandmise koht,
9) dokumendi läbivaatamise ja kasutamise korda reguleeriv märge
(KIIRE, KONFIDENTSIAALNE, USALDUSLIK, ASUTUSESISESEKS
KASUTAMISEKS),
10) adressaat,
11) kinnitusmärge,
12) pealkiri,
13) pöördumine,
14) tekst,
15) tervitusvormel,
16) allkiri ,
17) märkus lisade kohta,
18) lisaadressaadid ( jaotuskava ),
19) kooskõlastusmärge,
20) viisa ,
21) pitsat,
22) märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või
terviklikkuse kohta (EELNÕU, ÄRAKIRI, KOOPIA, VÄLJAVÕTE),
23) ärakirja, koopia, väljavõtte tõestusmärge,
24) koostaja nimi ja telefoninumber,
25) arvutifaili tähis,
26) kontaktandmed
Plankidele trükitakse rekvisiidid või tähistatakse nende asukohad
järgmiselt:
• kirjaplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ,3 ja 26 ning võidakse
tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 7 asukohad (vt joonis 5.1.2.),
• üldplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ja 3 ning võidakse
tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 8 asukohad (vt joonis 5.1.1.),
• dokumendiliigi plangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ,3 ja 4 ning
vastavale dokumendiliigile omaste rekvisiitide trafarettosad.
Rekvisiitide 5, 6 ja 8 asukohad võidakse tähistada.
5. Millised dokumendid kuuluvad registreerimisele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute dokumendiregistris ?

§ 18. Registreerimisele kuuluvad dokumendid

  Registreerimisele kuuluvad:
 1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
 2) asutuses koostatud protokollid ja aktid;
 3)  lepingud ;
 4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused , märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);
 5)  suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;
 6) asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded , selgitused , seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks;
 7) muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.

§ 19. Ühekordse registreerimise nõue

  Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne. Asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksustes uuesti ei registreerita.
6. Kirjeldage detsentraliseeritud asjaajamist.
Detsentraliseertud asjaajamine – eraldi struktuuriüksustes, kasutatakse tütarfirmade puhul ja kui kontorid on üle eesti laiali
7. Kirjeldage väljuvate dokumentide ringlust (tegevused nende õiges järjekorras).
-Väljasaadetavate dokumentide ringlus hõlmab dokumendi koostamist, vormistamist,
signeerimist ja väljasaatmist.
-Dokumendid saadetakse välja sekretäri poolt.
8. Kirjeldage sisemiste dokumentide ringlust (tegevused nende õiges järjekorras).
Toimingid kirjaga:
vastuvõtmine
sorteerimine
registreerimine
edasi suunamine
Resolutsioon sisaldab- täitja nime(d),( peatäitjale joon alla), lahendamise tähtaeg, soovitav tulemus, resulutsooniandja allkiri ja kuupäev.
Viisa- asutusesisene kooskõlastamine
Allkirjastaja- tavaliselt asutuse juht, ülemus
Regist uueti, saadetakse ära. Kronoloogiliselt kausta.
9. Millised dokumendid ei kuulu registreerimisele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute dokumendiregistris?
ei registreerita- allkirjastamta kirjad, anonüümne kiri, valele aadressile saadetud kiri
10. Nimeta olulisemad asutusesised asjaajamise korraldamist reguleerivad normdokumendid . Kirjelda lühidalt iga dokumendi olulisust (teie arvates) ja eesmärki.
Asutusesisesed õigusaktid/ normdokumendid
1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem
2) Arhiivi ohuplaan
3) Teabenõuete menetlemise plaan
Iga dokument omab väärtust, kuna sisaldab asutuse jaoks olulist teavet ja tõestab asutuse
ülesannete ja kohustuste täitmist. Mida suurem on asutuse sõltuvus teabe olemasolust ja
kättesaadavusest, seda kõrgemad on asutuse nõuded dokumentide haldamisele. Haldamist
reguleeritakse erinevate normatiivaktidega. Nende hulka kuuluvad:
seadused (näiteks, Arhiiviseadus , Avaliku teabe seadus, Isikuandmete kaitse
seadus, Töölepinguseadus);
Vabariigi Valitsuse määrused (näiteks, Asjaajamiskorra ühtsed alused ,
Arhiivieeskiri);
ministri määrused ja käskkirjad;
kohaliku omavalitsuse määrused;
eesti ja rahvusvahelised standardid (näiteks, EVS 8:2000 Infotehnoloogia reeglid
eesti keele ja kultuuri keskkonnas);
soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava dokumendid.
11. Kes vastutab asutuse asjaajamise õige korraldamise eest?
12. Mis on digitaalallkiri ?
Digitaalallkiri on elektroonilises keskkonnas dokumentide autentsust tõestav kood (numbrijada).
Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. (DAS § 2 lg 1)
13. Millised erinevused on asjaajamise korraldamisel eraettevõttes ja riigiasutuses (puhtalt isikliku kaemuse kirjeldamine, siin ei ole õiget ega vale vastust, loeb arvamuse põhjendatus)?
14. Kui asutuse asjaajamine antakse üle lahkuvalt juhilt uuele juhile, siis millised andmeid Teie arvates selle kohta peaks sisaldama asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt?
- Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmis-aktiga, mis sisaldab:
-üleandja käes lahendamisel olevate dokumentide loetelu ,
-tähtajaks täitmata dokumentide loetelu,
-toimikute loetelu vastavalt toimikute (või dokumentide) loetelule.
-koosseisunimestikku, ettevõtte ja allüksustes töötavate isikute arvu;
-pitsatite arvu, liike, asukohta ja andmeid pitsatite hoidmise eest vastutava ametiisiku kohta
juhi lahkumise korral viimase tema poolt allakirjutatud korraldava dokumendi ja ametikirja
dokumendiregistri numbrit.
-Akt vormistatakse kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale. Aktile
kirjutavad alla:
• üleandja
• vastuvõtja
• üleandmise juures viibinud isik.
-Kui vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, koostab ta eriarvamuse, mis lisatakse aktile.
Vastavasisuline märge tehakse akti teksti allkirjadest allpool...
Praktiline ülesanne:
Koosta asjaajamiskorra struktuur (sisukord). Mõtle läbi, milliseid tegevusi peab asutuse asjaajamiskord reguleerima. Harjutamiseks kasuta VV määruse Asjaajamiskorra ühtsed alused §-s 4 toodud loogikat.
SISUKORD:
I. Üldsätted
II. Linnavalitsuse istung
III. Dokumentide vormistamine
IV. Menetlemine
V. Dokumentide arhiveerimine
VI. Asjaajamise üleandmine
VII. Rakendussätted
SISUKORD
1. ÜLDALUSED..............................................................................................................................3
2. DOKUMENDI VORMISTAMISE NÕUDED ............................................................................4
2.1. Üldnõuded dokumendile......................................................................................................4
2.2. Dokumendiplankidele vormistatavad dokumendid .............................................................4
2.3. Dokumendiplangi vorminõuded ..........................................................................................4
2.4. Dokumendi vormistamisel kasutatavad kohustuslikud elemendid:.....................................5
3. KASUTATAVAD DOKUMENDILIIGID JA NENDE VORMINGUD ....................................13
3.1. Elemendid ..........................................................................................................................13
3.2. Dokumendi vormistamise protseduurid.............................................................................13
3.3. Käskkiri..............................................................................................................................13
3.4. Protokoll .............................................................................................................................14
3.5. Akt......................................................................................................................................15
3.6. Ametikiri ............................................................................................................................16
3.7. Õpilaspileti vorm ja väljastamine kooli õpilastele.............................................................16
4. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE......................................................................19
4.1. Dokumentide registreerimise üldnõuded ...........................................................................19
4.2. Registreerimisele kuuluvad dokumendid...........................................................................19
4.3. Registreerimisele ei kuulu:.................................................................................................19
4.4. Dokumendiregister .............................................................................................................19
4.5. Asutuse kohustus teave avalikustada .................................................................................20
4.6. Ametikirjade registreerimine .............................................................................................20
4.7. Asutusesiseste dokumentide registreerimine .....................................................................21
4.8. Dokumendi registreerimise tähtaeg ...................................................................................21
4.9. Juurdepääs dokumendiregistrile ja registreeritud dokumentidele......................................21
4.10. Dokumentide allkirjastamine .........................................................................................21
4.11. Dokumendi väljasaatmine..................................................................................................22
4.12. Dokumendi täitmise tähtaeg...........................................................................................22
4.13. Asja lahendatuks lugemine ............................................................................................22
4.14. Dokumendi kooskõlastamise tähtajad............................................................................23
4.15. Digitaalne dokumendihaldus..........................................................................................23
5. DOKUMENTIDE HOIDMINE.................................................................................................25
5.1. Üldnõuded dokumentide hoidmisele .................................................................................25
5.2. Lahendatud paberdokumendi hoidmine koolis..................................................................25
6. ARHIIVI KORRASTAMINE....................................................................................................26
6.1. Arhivaalide loetelu.............................................................................................................26
6.2. Säilitustähtaegade ja arhiiviväärtuste kehtestamine...........................................................26
6.3. Arhivaalide koondamine tsentraliseeritud hoidmiseks ......................................................26
6.4. Paberkandjal arhivaalide säilitamiseks ettevalmistamine ..................................................26
6.5. Arhivaalide säilitamine ......................................................................................................28
6.6. Dokumentide hävitamine ...................................................................................................28
7. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE..............................................................................................29
7.1. Asjaajamise üleandmise kohustus......................................................................................29
7.2. Asjaajamiskorra muutmine ................................................................................................30

§ 4. Asutuse asjaajamiskord

 (1) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse:
 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid;
 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid ;
 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;
 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem;
[RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007] 
 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;
 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;
 7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord;
 8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord;
 9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;
 10) dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;
 11) vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord;
 12) dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määrusega nr 308 kinnitatud «Arhiivieeskirjaga» (RT I 1998, 118–120, 1904 ; 1999, 2, õiend; 2000, 81, 520; 2001, 13, 59);
 13) ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus - või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord;
 14) muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest.
 (2) Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta , õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood.
 (3) Dokumendiringluse korra või skeemidega määratakse kindlaks dokumentide liikumine asutuses alates nende loomisest või saamisest kuni nende väljasaatmiseni, hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi.
 (4) Asutuse asjaajamise korraldus ja dokumentide teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning nii paberkandjal dokumentide (edaspidi paberdokument), digitaalsel kandjal dokumentide (edaspidi  digitaaldokument ) kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE RIIGIASUTUSES
1. ÜLDMÕISTED
1.1. Asjaajamine
Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseaduse § 2 lg 1). Asjaajamise mõiste ingliskeelne vaste võiks olla records management , kuigi paremini vastaks sellele eesti keeles dokumendihaldus, mida eesti infotehnoloogid ka kasutavad. Record management on juhtimise haru, mis tegeleb süstemaatilise kontrolliga dokumentide loomise, hoidmise, kasutamise ja eraldamise üle. Dokumentide loomise küsimusedrecord management-i mõistes lahendatakse standardite abil ja record management kontrollib standardite täitmist. Samas tuleb märkida, et ka ingliskeelsetes terminites endis on erinevusi (uue ja vana maailma vahel näiteks).
Asjaajamise korraldus on juhtimisprotsessi osa. Asjaajamise korralduse tõhustamise kaudu on võimalik parandada juhtimisülesannete täitmise kvaliteeti ja tõsta juhtimistöö efektiivsust .
1.2. Dokument ja arhivaal
Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (Arhiiviseaduse § 4 lg 1).
Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele (Arhiiviseaduse § 4 lg 2). Arhivaalidest omakorda moodustavad teatud osa avalikud arhivaalid.
Avalikud arhivaalid on riigi- ja kohaliku omavalitsuse organi või asutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaalid, mis on loodud või saadud seaduses või selle alusel sätestatud avalike ülesannete täitmise käigus" (Arhiiviseaduse §-s 5), mille ingliskeelne vaste võiks olla public records.
Dokument võib olla mistahes alusmaterjalil ( paberil , magnetlindil, filmil, elektroonsel kandjal jm). Loetletud materjale kasutatakse dokumentide alusena kaasajal ja mõnel viimasel sajandil, kuid ajaloos tuntakse arvukalt ka pärgamendile, kasetohule ja kivitahvlitele jäädvustatud dokumente. Ka kaljujoonised on dokumendid.
2. ASJAAJAMISE KORRALDUST REGULEERIVAD ÕIGUSAKTID
2.1. Vabariigi Valitsuse seadus
VV annab määrusi valitsusasutuste ülesehituse, asjaajamise ja töö korraldamiseks, samuti teenistusliku järelevalve teostamiseks.
VVS määrab valitsusasutuseks, kelle valitsemisalasse kuulub asjaajamise korraldamine riigiasutustes , Riigikantselei. VVS § 77 lg 1 p 6: Riigikantselei korraldab valitsusasutuste ja muude riigiasutuste asjaajamisalaste õigusaktide väljatöötamist.
2.2. Avaldustele vastamise seadus
Seadus sätestab, et riigiasutused, kohalikud omavalitsused ja nende ametiisikud on kohustatud neile adresseeritud märgukirjad ja avaldused registreerima ja neile kirjalikult vastama hiljemalt ühe kuu jooksul, arvates selle saabumisest. Täiendava uurimise vajadusel võivad riigiasutused, kohalikud omavalitsused ja nende ametiisikud tähtaega pikendada kahe kuuni . Tähtaja pikendamisel on riigiasutused, kohalikud omavalitsused ja nende ametiisikud kohustatud sellest märgukirja või avalduse esitajat kirjalikult informeerima.
Keelatud on suunata kaebusi sisaldavaid märgukirju lahendamiseks neile ametiisikutele, kelle tegevuse peale kaevatakse. Näiteid selle sätte rikkumise kohta saab tuua ka ministeeriumide praktikast.
Riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste juhid on kohustatud soovijaid isiklikult vastu võtma selleks ettenähtud ja teatavaks tehtud vastuvõtuaegadel, kuid mitte harvem kui üks kord kuus.
2.3. Arhiiviseadus
Defineerib käesolevas seoses vajalikud mõisted asjaajamine, arhiveerimine, arhiiv, dokument, arhivaal, arhivaali omanik, eraarhivaal.
AS loob Rahvusarhiivi. Arhiivijärelevalve on meetmete süsteem, mis tagab kontrolli avalike arhivaalide kogumise, arhiveerimise, säilitamise, kaitse, juurdepääsu korraldamise, arhivaalide kohta andmete arhiiviregistrisse kandmise ning hävitamise üle ja asutuste asjaajamise vastavuse seadusele, arhiivieeskirjale ja asjaajamist reguleerivatele õigusaktidele.
Arhiivijärelevalvet teostavad oma pädevuse piires riigiarhivaar, arhiiviinspektor, maa- arhivaar , eriarhiivi direktor , linna- või vallaarhivaar ja nende poolt volitatud isikud.
2.6. Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused
Alused on praegu kehtiv olulisim riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste asjaajamist reguleeriv õigusakt. Määruse pealkirja järgi otsustades käsitleb ta vaid valitsusasutuste asjaajamist ja nii see ongi VVS seaduse §-s 27 antud volitusnormi alusel. Samas sisaldab AVS § 11 volitusnormi Vabariigi Valitsusele avalduste ja märgukirjade läbivaatamisega seotud asjaajamise korra kehtestamiseks ka teistele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele. Seetõttu kehtivad Alused ühe asjaajamise osa (avalduste ja märgukirjade lahendamine) kohta kõigile riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele. Ühtlasi tuleks siinkohal juhtida tähelepanu asjaolule, et määrus ei käsitle üldse avaldustele ja märgukirjadele vastamist kui üldisest asutuse asjaajamisest eraldatud nähtust, mis muidugi ei tähenda, et neid ei võiks näiteks eraldi registreerida või ka mõnda muud asjaajamisoperatsiooni muust asjaajamisest eraldi teha. Vastav kord sätestatakse siis muidugi asutuse asjaajamiskorras.
Riigikantselei on oma töö füüsiliste isikute avaldustele ja märgukirjadele vastamise osas ümber korraldanud. Varem oli selleks struktuuris eraldi üksus, alates 1997. a sellist üksust ei ole. Üldosakonna koosseisus on üks spetsialist, kes edastab vajadusel avaldused kuuluvuse järgi ning niiöelda vahendab isikuid ja peaministrit, kuulates ära peaministri jutule soovivad isikud. Muidu aga registreeritakse ja lahendatakse füüsiliste isikute avaldused samas korras kui juriidiliste isikute ja asutuste kirjad. Ei tee ju ka AVS vahet füüsiliste ja juriidiliste isikute kirjadel. Meie arvates lahendatakse füüsiliste isikute avaldusi sellise töökorralduse juures sisuliselt paremini.
Määruse p 3 kohustas valitsusasutusi viima ühe aasta jooksul oma asjaajamiskord kooskõlla Alustega ning tagama, et ka nende hallatavad riigiasutused sedasama teeksid. Kuna määrus jõustus 1. sept 1996, siis möödus tähtaeg asjaajamiskordade Alustega kooskõlla viimiseks 1. sept 1997. Alused mingit kontrollimehhanismi, kas ja kuidas määrust täidetakse, ette ei näinud. Nüüd aga on Riigikogu poolt 25. märtsil 1998 vastu võetud arhiiviseadus selle lünga täitnud ning vastavad järelevalvefunktsioonid loodavale Rahvusarhiivile pannud .
3. ASUTUSE ASJAAJAMISE KORRALDAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED
3.1. Asjaajamise organiseerimise vormid
Asjaajamise korralduse organisatsioonilise vormi valik sõltub asutuse suurusest , struktuurist, territoriaalsest paiknemisest, dokumendiringluse mahust, juhi juhtimispõhimõtete valikust, tehnilisest varustatusest jm.
Tsentraliseeritud asjaajamine 
Kõik asjaajamistoimingud (dokumentide vastuvõtt, registreerimine, lahendamine, lahendamise kontroll, väljasaatmine, toimikusse paigutamine ) toimuvad ühes kohas - struktuuriüksuses või kantseleis. Üldreeglina võimalik ja otstarbekas vaid väga väikestes asutustes.
Detsentraliseeritud asjaajamine 
Kõik asjaajamistoimingud toimuvad struktuuriüksustes. Kasutatakse harva.
Diferentseeritud asjaajamine 
Osa asjaajamisoperatsioone - tavaliselt dokumentide vastuvõtmine, väljasaatmine, sageli ka registreerimine - toimub tsentraliseeritult; ülejäänud operatsioonid - dokumentide koostamine, tähtajalise lahendamise kontroll, toimikute pidamine jm - sooritatakse osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksustes.
3.2. Dokumentide liigitus lähtudes nende originaalsusest
Asjaajamises tuleb tingimata vahet teha dokumendi originaali ja ärakirja (koopia) mõistetel. Üks võimalikke definitsioone - dokumendi  originaal  on dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allakirjutatud eksemplar (EV ST 3-92 Haldusdokumentide vormistamise põhinõuded). Selline definitsioon saab küll kehtida vaid paberkandjal dokumentide - aga võib-olla veelgi kitsamalt - ainult haldusdokumentide kohta.
Dokumendi koopia on dokumendi täpne jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt.
Dokumendi ärakiri on selle rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus. Vormilt ei tarvitse originaaliga kokku langeda. 
Riigikogu tarvitab seadustes tavaliselt mõistet ärakiri. 
AS § 43 lg 1: Isiku õiguste või tehingute tuvastamiseks vajalike arhivaalide olemasolu ja nendes sisalduva teabe vahendamiseks väljastab arhiiv arhiiviteatisi ning ärakirju ja väljavõtteid.
Dokumendi originaalkoopia on 1) väljunud dokumendi asutusse jääv originaalallkirjadega ja viisadega teine eksemplar; 2) dokumendi koopia, millel on koopia tõestaja allkiri või pitser; 3) elektroonsel alusel koostatud dokumendi paberalusel väljatrüki ettenähtud korras tõestatud või registreeritud eksemplar.
Dokumendi dublikaat on selle korduseksemplar, millel on originaali juriidiline jõud ja mis on tõestatud väljaandja allkirjaga.
Dokumendi väljavõte on dokumendiosa tõestatud taasesitis.
3.3. Hästi korraldatud asjaajamise tunnused
Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused:
dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud;
dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud , arvutiseeritud;
on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem;
dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne ;
dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem;
lahendatud dokumendid paigutatakse toimikusse süsteemikindlalt;
dokumente säilitatakse nõuetekohaselt.
3.4. Asutuse asjaajamist reguleerivad dokumendid
Spetsiaalsed asjaajamist reguleerivad dokumendid asutuses on asjaajamiskord ja toimikute loetelu. Jõustatakse tavaliselt asutuse juhi käskkirjaga. Nimetatud dokumentide kvaliteetse koostamise eelduseks aga on asutuse põhimääruse, struktuuriüksuste põhimääruste ja ametijuhendite olemasolu. Asutuse asjaajamiskorra ülesanne Aluste täpsustamisel oleks loetleda käskkirjade liigid, mis registreeritakse eraldi numeratsiooniga. Asutuse põhimäärus ja asjaajamiskord peaksid kindlaks määrama ka dokumentide registreerimise eest vastutavad struktuuriüksused (p 66).
4. DOKUMENTIDE KOOSTAMINE, KOOSKÕLASTAMINE, ALLAKIRJUTAMINE JA TEATAVAKSTEGEMINE
4.1. Dokumendi eelnõu ettevalmistamine
Dokumendi eelnõu koostab ametnik , kelle ametiülesandeks see on või kellele see juhi poolt (näit. resolutsiooniga) ülesandeks tehti.
Dokumendi valmimise ja jõustamise võib jagada järgmisteks etappideks :
        1. probleemi tõstatamine 
        2. lahendusviisi ja koostatava dokumendi liigi valik 
        3. eelnõu (projekti) koostamine (valgel paberil) 
                    Eelnõu koostamisel mõeldakse läbi dokumendi 
                                        - sisu 
                                        - ülesehitus 
                                        - stiil 
                                        - adressaadid 
        4. eelnõu asutusesisene kooskõlastamine ja parandamine 
        5. eelnõu asutustevaheline kooskõlastamine ja parandamine 
        6. vormistamine plangile (soovitav näidise järgi) 
        7. viseerimine 
        8. allakirjutamine 
        9. registreerimine 
        10. teatavakstegemine (väljasaatmine, avaldamine, koopiate edastamine, tutvustamine) 
        11. täitmise kontroll 
        12. toimikusse paigutamine 
        13. muutmine, kehtetuks tunnistamine (õigusaktide puhul)
Viisa on ametniku loetav allkiri või allkiri koos nime dešifreeringuga, vajadusel (näit väga suures asutuses) ametinimetusega ning kuupäevaga. Järgneb dokumendi eelnõu kooskõlastamine.
4.2. Dokumendi eelnõu kooskõlastamine
Dokumendi eelnõu kooskõlastamise protseduur algab asutusesisese kooskõlastamisega. Koostaja kooskõlastab dokumendi eelnõu kõigepealt oma vahetu ülemusega ning seejärel kõigi struktuuriüksustega, keda küsimus puudutab. Asutuse asjaajamiskorras oleks otstarbekas määrata kooskõlastamise järjekord. Näiteks Riigikantseleis on määratud, et struktuuriüksustest kooskõlastab dokumendi viimasena õigusloomeosakond. Kooskõlastamise järjekorra üldreegel on, et see toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole. Alustes on määratud, et kõik õigusaktide eelnõud peavad enne allakirjutamiseks esitamist olema viseeritud ametiisiku poolt, kes vastutab õigusakti eelnõu juriidilise korrektsuse eest.
Asutuse struktuuriüksuste vahel kooskõlastatakse dokumentide eelnõud üldjuhul koostaja poolt antud tähtajaks. Tähtaega võib pikendada kokkuleppel eelnõu kooskõlastamiseks esitajaga.
Dokumendi kooskõlastanud ametnik märgib sellele oma viisa. Ametikirjad viseeritakse asutusse jääva eksemplari viimase lehe esiküljel, õigusaktid originaali viimase lehe esiküljel. Vahet tuleb teha asutusesisesel ja asutustevahelisel kooskõlastamisel!
Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks saadetav õigusakti eelnõu ja selle juurde kuuluv seletuskiri peavad olema viseeritud koostaja (töörühma juhi), õigusosakonna juhataja ja vastava valdkonna tippjuhi poolt. Eelnõu saadetakse kooskõlastamiseks kaaskirjaga. Eelnõu ja seletuskirja originaalviisadega eksemplarid jäävad asutusse, välja saadetakse neist tehtud koopiad . Kooskõlastav asutus vormistab kooskõlastuse kohta kirja, kus esitab märkused ja ettepanekud eelnõu kohta ning teatab oma otsusest - kas kooskõlastab või kooskõlastab tingimusel, kui arvestatakse tema märkusi ja ettepanekuid .
Kui dokumendi jõustamine on seotud tema kohustusliku kooskõlastamisega asutuse või ametiisikuga, saadetakse kooskõlastamiseks dokumendi eelnõu originaal. Kooskõlastaja märgib sellele kooskõlastusmärke (dokumendi viimase lehe paremale lehepoolele). Asutuse juht annab dokumenti jõustava akti või kinnitab selle pärast ettenähtud kooskõlastuse saamist.
Näide: Töösisekorra eeskirja kooskõlastamine tööinspektoriga (Töölepingu seaduse § 40)
Dokumentide asutustevaheline kooskõlastamine peab üldjuhul toimuma 10 tööpäeva jooksul. Kui 15 tööpäeva jooksul ei ole kooskõlastuskirja või kooskõlastatud dokumenti tagasi saabunud või kooskõlastamistähtaja pikendamist taotletud, on õigus lugeda dokument kooskõlastatuks (Aluste p 111).
Allpool on toodud näiteks dokumentide eelnõude kooskõlastamist reguleerivaid sätteid Riigikantselei asjaajamiskorrast:
Õigusakti lisad peavad olema viseeritud koostaja poolt. 
Võõrkeelsed dokumendid viseerib tõlkija või dokumendi keelelise korrektsuse eest vastutav isik. 
Kõik riigisekretäri ja peadirektori üldkäskkirjade eelnõud tuleb kooskõlastada üldosakonna ja õigusloomeosakonnaga. 
Kõik lepingud viseerib õigusloomeosakond, rahaliste kohustustega seotud lepingud ka pearaamatupidaja . 
Kõik tellimiskirjad, mis tingivad eelarvevahendite kasutamist, tuleb kooskõlastada pearaamatupidajaga. 
Riigikantseleile kooskõlastamiseks saadetud õigusaktide eelnõude kooskõlastuskirjad tuleb kooskõlastada õigusloomeosakonnaga. 
Riigikantselei struktuuriüksuste poolt ette valmistatud peaministri või riigisekretäri resolutsioonide eelnõude viseerimise kord on analoogiline kirjade viseerimisega.
4.3. Dokumentide allakirjutamine
Ettenähtud korras vormistatud ja viseeritud eelnõu esitab koostaja allakirjutamiseks koos kõigi lisade ja materjalidega, mille alusel ta on koostatud ning dokumentidega, mille muutmist või kehtetuks tunnistamist allakirjutatav dokument nõuab.
Dokumentidele kirjutavad alla ametnikud vastavalt oma pädevusele, mis on määratud seaduste, asutuse põhimääruse ja struktuuriüksuste põhimäärustega. Avalikus halduses on tunnustatud põhimõte - probleem tuleb lahendada kõige madalamal võimalikul tasandil. Seega peaks tippjuht maksimaalselt püüdma otsustamisõigust ja ühtlasi dokumentidele allakirjutamise õigust delegeerida .
Õigusakt kirjutatakse alla ühes eksemplaris, välja arvatud seaduses sätestatud erijuhud . Näit on Avaliku teenistuse seadusse sellised erijuhud sisse kirjutatud - ergutuste ja distsiplinaarkaristuste kohaldamise käskkirjad ja korraldused vormistatakse kahes eksemplaris.
Lepingute ja aktide puhul kirjutatakse alla vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis.
Väljasaadetavate kirjade asutusse jäävad ärakirjad peavad olema alla kirjutatud. Alused lubavad kirja asutusse jäävat ärakirja tõestada ka allakirjutaja allkirja faksiimilega. Siiski ei ole tohiks sellist praktikat väga laialdaselt rakendada. Allkirjatempliga dokumendile pandavat faksimiilset allkirja võiks kasutada ainult väga kõrgete ametiisikute puhul, kelle allakirjutamiskoormus on väga suur. Riigikantseleis on näiteks välja töötatud pitsatite ja allkirjatemplite kasutamise kord, kus on loetletud ametnikud, kes võivad kasutada allkirjatemplit ( peaminister , Riigikantselei teenindamisel olevad ministrid, riigisekretär, peadirektor ja koordinatsioonidirektor) ning kehtestatud, et allkirjatempliga võib tõestada ainult kirjade ja resolutsioonide ärakirju ja paljundatud eksemplare pärast seda, kui vastav ametiisik on vähemalt ühele dokumendi eksemplarile ise alla kirjutanud.
NB! Koopiamasinal saadud allkirja kujutis ei ole Aluste mõttes faksimiilne allkiri!
Õigusaktiga kinnitatavale dokumendile kirjutab alla selle kinnitamiseks esitanud ametnik või dokumendi sisu eest vastutav ametnik.
Kui dokumendile kirjutab alla vastava dokumendi allakirjutamise õigust omava ametniku õigusaktiga määratud ajutine asendaja , tuleb oma ametinimetusele lisada asendatava ametniku ametinimetus koos sõnaga "ülesannetes".
Näited:         Asekantsler kantsleri ülesannetes 
                    Peaspetsialist N osakonna juhataja ülesannetes (kui osakonnajuhatajal on volitused alla kirjutada asutuse plangile vormistatud dokumendile) 
                    Nõunik osakonnajuhataja ülesannetes (kui dokument on vormistatud osakonna plangile).
4.5. Dokumentide teatavakstegemine
Igati nõuetekohaselt koostatud, kooskõlastatud ja allakirjutatud dokumendist on vähe kasu, kui teda ellu ei rakendata. Seepärast peab asutuse asjaajamiskord peale dokumentide väljasaatmise korra kindlasti sisaldama sisedokumentide tutvustamise korda.
Tutvustamise viis sõltub sellest, kas seadus nõuab dokumendiga tutvumise kohta teenistuja allkirja, millised on asutuse tehnilised võimalused jm. Tavaliselt tekib tutvustamise protseduuriga seoses arvukalt dokumentide koopiaid . Lähtuda tuleks sel puhul kahest tuntud põhimõttest "nii palju kui vaja ja nii vähe kui võimalik".
Dokumendiga peab tutvuma igaüks, kellel seda vaja. 
Asutuse sisedokumendi koostaja peaks märkima dokumendile selle jaotuskava, kirja puhul täidab selle ülesande lisaadressaatide rekvisiit. Paljudes asutustes kasutatakse spetsiaalseid dokumentide tutvustamislehti.
Dokumentide koopiaid peaks tegema nii vähe kui võimalik. 
Ei ole mõtet koormata teenistujaid liigse infoga, mida nad ei vaja, samuti ei ole tähtsusetu paberi kokkuhoid .
Arvutivõrgu olemasolu korral on otstarbekas dokumente tutvustada võimalikult võrgu kaudu. Erandi peavad moodustama ainult dokumendid, millega tutvumise kohta on nõutav allkiri.
Kui käskkirjaga tutvumist on vaja kinnitada teenistuja allkirjaga (Avaliku teenistuse seadus nõuab seda real juhtudel), tehakse sellele tutvumismärge. Kui aga seadus on kehtestanud nõude tutvustada käskkirja kõigile teenistujatele (näit sisekorraeeskiri ), on väga raske suures asutuses korraldada käskkirja originaalile kõigi teenistujate allkirjade kogumist. Sel juhul on otstarbekas kasutada tutvustamislehti, millele märgitakse käskkirja kuupäev, number ja pealkiri, teenistuja nimi, allkiri ja tutvumise kuupäev.
4.6. Dokumentide vormistamisel esinevaid olulisemaid vormivigu
Pealkiri 
Üldreegel on, et kõigil dokumentidel peab olema pealkiri. Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni kümnerealised) kirjad, õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused . Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu (Aluste p 36). Sagedasemad vead dokumentide pealkirjastamise osas on:
pealkiri puudub. 
See viga esineb enamasti kirjade puhul. Viga aitaks vältida juba eespool soovitatud dokumendinäidiste koostamine.
pealkiri ei ava sisu. 
Viga esineb nii õigusaktide kui kirjade puhul.
Näited:     Vastus peaministri resolutsioonile 
                Komisjoni moodustamine 
                Raha eraldamine
Sellised pealkirjad ei võimalda dokumente pealkirja tasandil sisu järgi süstematiseerida ega ühegi infootsisüsteemi abil leida, sest ühesuguse pealkirjaga dokumente on sadu. Leitavad on sellised dokumendid vaid täistekstotsinguga andmebaasides. Riigikantseleis ette valmistatud Reglemendi muudatuste eelnõusse on sisse kirjutatud, et asjaajamise hõlbustamiseks võib valitsuskomisjonile komisjoni moodustamise korralduse eelnõus anda lühikese nime. Praktikas on see muudatus juba kasutamist leidnud.
Viide 
Vastuskirjadel tuleb tekstist eraldi kindlal väljal näidata algatuskirja kuupäev ja indeks. Selle puudumine põhjustab kirja saajale asjatut tööjõu- ja ajakulu . Kirja saaja võib selle valesti registreerida, kiri võib selle tagajärjel asjaga tegeleva ametnikuni jõuda pärast pikki eksirännakuid.
Kirjade adresseerimine 
Vigu tehakse mitmetele adressaadile saadetavate kirjade adresseerimisel, kuid autor tahaks siinkohal juhtida tähelepanu Aluste punktile 34, kus see probleem on arvukate näidete varal piisava põhjalikkusega lahti kirjutatud. Mitme adressaadi puhul ei tohiks unustada konkreetse adressaadi märgistamist (Aluste järgi joone allatõmbamisega, aga miks mitte ka "linnukese" või markeriga), see detail kiirendab posti töötlemist.
4.7. Soovitusi ametikirja koostamiseks
Ametikirja tekst peab olema
lühike. Vältida liigseid sõnu. Pikki kirju ei loeta korralikult läbi.
täpne ja selge. Informatsioon peab olema üheselt mõistetav, andmed usaldusväärsed.
keeleliselt ja juriidiliselt õigesti sõnastatud.
loogiliselt üles ehitatud.
Kiri peaks käsitlema ainult üht küsimust (lihtdokument) - on kergem pealkirjastada, registreerida, lahendamisele suunata, toimikusse paigutada.
Kirja loogilised osad: 
sissejuhatus - tuuakse kirja koostamise põhjus, eesmärk, ka varem selles küsimuses peetud kirjavahetus või suulised lepped; 
probleemi esitus - tuuakse faktid, kaalutlused, selgitused; 
lõppkokkuvõte - tuuakse järeldused, palve või ettepanek küsimuse lahendamise kohta. 
Võimalikud teksti loogiliste osade järjekorrad: 
        sissejuhatus - probleemi esitus - lõppkokkuvõte 
        sissejuhatus - lõppkokkuvõte - probleemi esitus 
        sissejuhatus - lõppkokkuvõte 
        probleemi esitus - lõppkokkuvõte 
        lõppkokkuvõte - probleemi esitus 
        lõppkokkuvõte
Kirja stiil peab olema rahulik, viisakas, emotsionaalsed väljendid ja hüüumärgid tekstis pole vajalikud, jämedus ja teravused on lubamatud. Kirja mõju oleneb köitvast sissejuhatusest, veenvast tõestusest ja loogilistest järeldustest.
Kirjad jagunevad probleemi tõstatamise järgi algatus (initsiatiiv)- ja vastuskirjadeks. 
Mõned vastuskirja koostamise põhimõtted:
Küsimustele antakse täpsed vastused nende esitamise järjekorras. 
Avaldustele vastamise praktikast on autor tähele pannud mitmeid juhtumeid, kus isiku avalduses tõstatatud kõigile küsimustele ei ole ministeerium andnud vastuseid. Sellised isikud pöörduvad peaministri poole kaebusega, et minister ei vasta nende küsimustele. Täiendava kirjavahetuse ärahoidmiseks tuleks seetõttu vastata isegi sellistele küsimustele, mis tunduvad asjatundmatud.
Eitavat vastust motiveeritakse, et ei tekiks täiendavat kirjavahetust. Üldjuhul tuuakse enne äraütlemist põhjendavad seisukohad, äraütlemine ise paigutatakse kirja lõppu. Äraütlemine peab olema viisakas, korrektne ja lõplik, mitte ebamäärane ega põiklev.
Kui algatuskirja on võimalik mitmeti mõista, alustatakse vastuskirja taotluse refereerimisega, nii nagu sellest aru saadi.
5. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE
5.1. Üldpõhimõtted
Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saabumisest või koostamisest kuni lahendamise või väljasaatmiseni. Otstarbeka dokumendiringluse korraldamiseks on vaja lähtuda järgmistest põhimõtetest ja eeldustest:
dokumentide liikumine peab olema operatiivne ja kulgema kõige lühemat teed pidi minimaalse aja- ja tööjõukuluga;
töös dokumentidega ei tohiks lubada parallelismi ja dubleerimist, kõik operatsioonid dokumentidega peaksid toimuma ainult üks kord;
kõik ametiisikud, kellele dokumentides sisalduva informatsiooni saamine on vajalik, peaksid selle saama.
Et neid nõudeid täita, on väga tähtis läbi mõelda ja kehtestada otstarbekohane asjaajamisoperatsioonide järjekord. Selleks aitavad kaasa dokumentide ringluse skeemid. Sellised skeemid on väga vajalikud suure dokumendimahuga ja mitmetasandilise juhtimisstruktuuriga asutustes. Minimaalne arv selliseid skeeme on kolm - saabunud, väljasaadetavatele ja sisedokumentidele.
Dokumendiringluse skeemid peaksid olema lisatud asutuse asjaajamiskorrale. Tüüpskeeme ei ole võimalik kehtestada, dokumentide liikumise kord igas asutuses on individuaalne, sõltudes asutuse suurusest, struktuurist, dokumendihulgast ja olulisel määral ka tippjuhi juhtimisstiilist .
5.2. Saabunud dokumentide läbivaatamine ja lahendamisele suunamine
Võimalik on valida kolme variandi vahel:
tippjuht vaatab isiklikult läbi kogu saabuva posti;
tippjuht ei vaata üldse saabunud posti läbi, seda teevad asetäitjad või suunatakse post otse struktuuriüksustesse;
saabunud posti läbivaatamine on jaotatud juhtkonna vahel vastavalt tööjaotusele ning teatud küsimustes saabunud dokumendid suunatakse otse struktuuriüksustesse.
Esimest juhtumit tuleks võimalikult vältida. Puudus: koormab liigselt tippjuhti (ka pisiasjadega). Eelis: saab kohe informatsiooni.
Teine juhtum on mõeldav väga usaldusväärse ja kõrgesti kvalifitseeritud personali olemasolul. Puudus: tippjuht saab informatsiooni (sealhulgas ka väga olulise) viimasena.
Kolmas juhtum on otstarbekaim, eelmiste variantide puudused on välditud ja eelised ära kasutatud. Selle süsteemi rakendamine aga eeldab kas väga põhjalikult läbi töötatud dokumentide liigitust või piisavalt kvalifitseeritud dokumentide edasisuunajat.
Aluste p 120 nõuab, et saabunud dokument antaks asutuse asjaajamiskorra kohaselt läbivaatamiseks asutuse juhtkonnale või selle asjaga tegelevale struktuuriüksusele saabumise päeval. Seega peaks asutuse asjaajamiskord kajastama dokumentide läbivaatamiseks suunamise korda asutuses. Kõige enam sõltub siiski tippjuhi juhtimisstiilist, millise variandi asutus valib. Keerulistel juhtudel oleks otstarbekas teha skeem graafilisel kujul.
Riigikantselei kasutab toodud kolmest dokumentide ringlusse suunamise variandist viimast, seetõttu sisaldab asjaajamiskord üksikasjalise saabuvate dokumentide liigituse esmalt dokumendiliikide kaupa, teise tasandina aga kirjade liigituse küsimuste järgi.
5.3. Soovitusi juhi resolutsioonile.
Asutuse juht saadab dokumendi struktuuriüksuse juhile või struktuuriüksuse juht ametnikule lahendamiseks resolutsiooniga, milles määrab kindlaks asja lahendamise korra ja tähtaja ning vajadusel muud asjaolud . Seega peab resolutsioon sisaldama täitja eesnimetähe ja perekonnanime, ülesanded dokumendi lahendamiseks , vajadusel tähtaja, juhi allkirja ja kuupäeva. Resolutsiooni tekst olgu lühike, konkreetne ja ammendavaid juhiseid sisaldav. Reeglina peaks dokumendil piisama ühest resolutsioonist. Järgnevad resolutsioonid on vajalikud, kui neis täpsustatakse asja lahendamise korda.
Resolutsioon märgitakse dokumendi esiküljele tekstist vabale kohale või eraldi resolutsioonilehele vastavalt asutuse asjaajamiskorrale (Aluste p 121). Eraldi resolutsioonilehena kasutataksepüstasendis  planki formaadiga A5. Seega on lubatud märkida resolutsiooni nii otse dokumendile kui kasutada eraldi resolutsioonilehte. Mõlemal variandil on oma eelised ja puudused. Eraldi lehel olev resolutsioon võib ära kaduda (selle vältimiseks ongi Alustes formaat kehtestatud), lisaks dokumendile tekib veel üks paber (maht suureneb), toimikut on tülikas arhiivis säilitamiseks vormistada . Otse dokumendile kirjutatud resolutsiooni puhul neid puudusi ei ole. Eraldi lehe eeliseks on aga asjaolu, et see võimaldab tippjuhi abil või teistel pädevatel ametnikel resolutsiooni ette valmistada ning seega säästa tippjuhi aega.
Riigikantselei asjaajamiskorras on resolutsiooni märkimine sätestatud järgmiselt: "Kui võimalik, märgib riigisekretär või peadirektor Riigikantselei ametnikele määratud resolutsiooni dokumendi esileheküljele tekstist vabale kohale. Eraldi resolutsioonilehele märgitakse resolutsioon juhul, kui dokument suunatakse lahendamiseks või ettepanekute ja arvamuste saamiseks teistele valitsusasutustele või kui dokumendil ei ole ruumi resolutsiooni märkimiseks." Riigikantseleis kasutatava resolutsiooni plangi näidis on lisatud (lisa 2).
Mõned asutused kasutavad resolutsiooniplanke, millel on kohad nii tippjuhi kui struktuuriüksuse juhi resolutsiooni märkimiseks. Kui vajadus on rohkem kui ühe resolutsiooni järele, on igal juhul õigem kasutada selleks ühte lehte, mitte lisada veel eraldi lehekest.
Mitme täitja korral on vastutavaks (koordineerivaks) täitjaks resolutsioonis esimesena märgitu. Talle edastatakse saabunud dokumendi originaal, ülejäänud täitjatele tehakse koopiad.
5.4. Dokumentide registreerimine
5.4.1. Registreerimise eesmärgid ja põhinõuded
Registreerimise eesmärgid:
tagada dokumentide tähtjalise lahendamise kontroll;
võimaldada kiire informatsiooni leidmine (ka arhiivi antud dokumentidest);
pidada arvestust asutuse dokumendihulga üle;
aidata kaasa dokumentide autentsuse tagamisele.
Eestis seni informatsiooni avalikkuse seadust ei ole, arhivaalide avalikkuse ja juurdepääsupiirangute probleeme käsitleb arhiiviseadus. Rootsis aga rõhutatakse ühe kirjade registreerimise eesmärgina avalikkuse juurdepääsu kindlustamist avalikele dokumentidele.
Registreerimise põhinõuded:
peab olema ühekordne, st kord asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti ei registreerita struktuuriüksuses uuesti;
peab toimuma algatusdokumendi järgi. Põhjendus - tööjõu ja aja kokkuhoid, sest paljud sissekanded langevad kokku; lahendamist on hea jälgida.
5.4.2. Erinevad registreerimisvahendid
Dokumentide registreerimine võib toimuda arvutil , kartoteegis või registreerimisraamatus. Milline registreerimisvahend valida, sõltub eelkõige dokumentide hulgast. asutuse dokumendiregistrid peavad vastama andmekaitse nõuetele.
5.4.3. Millal registreerida?
Saabunud dokumendid tuleb Aluste järgi registreerida saabumise päeval. Seda võib teha kas enne või pärast juhtkonna poolt läbivaatamist. Kui võimalik, tuleks eelistada teist varianti , sest siis on võimalik korraga sisestada ka resolutsioon ja täitmise tähtaeg. Sel juhul peab aga kindel olema, et läbivaatamine toimub tõepoolest samal päeval ja välistatud on dokumentide kaotsimineku oht.
Allakirjutatud dokument registreeritakse samal päeval. Registreerija märgib dokumendile kuupäeva ja numbri. Koostaja korraldab dokumendi registreerimise, paljundamise ja väljasaatmise või struktuuriüksustele jaotamise ning paigutab dokumendi originaali või väljasaadetava kirja ärakirja toimikusse vastavalt toimikute loetelule.
5.5. Dokumentide tähtaegse lahendamise kontroll
Dokumentide lahendamistähtaegu reguleerivad paljud seadused. Vajalik on, et iga valitsusasutus tooks vastavalt oma spetsiifikale ära vastavad tähtajad oma asjaajamiskorras. Avaldustele ja märgukirjadele vastamise tähtajad on sätestatud AVSs. Dokumentidele, mille lahendamistähtaegu ei ole teistes seadustes määratud, kehtestab ühekuulise lahendamistähtaja Aluste p 125. Aluste p 128 lubab ka riigiasutuste kirjadele vastamise tähtaega pikendada kahe kuuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseks. Dokumentide tähtajalise lahendamise kontroll on üks olulisemaid sisekontrolli elemente.
Aluste p 131 nõuab, et vastust või lahendamist vajavad dokumendid võetaks registris kontrolli alla ja tähtaja saabudes tehtaks täitjale meeldetuletus vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. Efektiivne on ennetav e nn eelreziimis dokumentide tähtajalise lahendamise kontroll. See tähendab, et täitjale tuletatakse asjaajamiskorras määratud perioodilisusega meelde lähenevaid tähtaegu. Kuna Riigikantseleis kasutatakse arvutivõrgus olevat kirjade registrit , siis on ennetav kontroll (meeldetuletuste tegemine) pandud struktuuriüksuste sekretäridele, tähtajaks lahendamata dokumentide kohta koostab aga aruanded kontrolli teostav struktuuriüksus (üldosakond).
Aluste p 134 kohaselt kantakse andmed asja lahendamise kohta dokumendiregistrisse vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. See tähendab, et tuleks loetleda, millistel tingimustel loetakse dokument lahendatuks. Näiteks kui avaldus edastatakse kuuluvuse järgi vastamiseks, siis loetakse ta edastamise kuupäeval lahendatuks. Kui aga näit minister on delegeerinud avalduse lahendamiseks alluvale ametile ja soovib vastuse ärakirja, siis saab avaldust lahendatuks lugeda vaid siis, kui ärakiri on saabunud. Selliste detailide läbimõtlemine ja fikseerimine asjaajamiskorras on vajalik, kui soovitakse saavutada toimivat automatiseeritud kontrolli süsteemi.
6. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE
Avaliku teenistuse seaduse §-st 65 tuleneb teenistujate kohustus anda enne teenistuskohalt vabastamist, teenistuskoha muutumisel, samuti enne puhkusele minekut asjaajamine üle teda asendama määratud teenistujale. Seadus ei sätesta, kas asjaajamine antakse üle suuliselt või kirjalikult. Aluste p 185 ütleb, et asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastvõtmisaktiga vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. Alustes on toodud andmed, mis peavad aktis kajastuma. Alustele on lisatud ka akti näidis. Asjaajamise üleandmise korra ministrite vahetusel sätestab Reglement.
Praktika näitab, et vastavaid peatükke Reglemendist ja Alustest sageli ei tunta ning näidist ei kasutata, sest kaugeltki mitte kõik asjaajamise üleandmise aktid (näit ministrite vahetusel koostatud) ei sisalda nõutud andmeid.
Asutuse asjaajamiskorras vajab ilmselt täpsustamist, millal antakse asjaajamine üle suuliselt, millal aga akti alusel. Vaevalt , et on reaalne ja otstarbekas iga ametniku puhkusele mineku korral vormistada asjaajamise üleandmise akti.
Riigikantselei asjaajamiskord näeb ette, et kirjalikult antakse asjaajamine üle ametniku lahkumise korral. Ametniku puhkusele mineku korral vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise kohta akt juhul, kui
1) ametniku vahetu ülemus seda nõuab;
2) kui rea oluliste dokumentide ja ülesannete (tsiviilõiguslikud lepingud, õigusaktide eelnõud, kooskõlastamisel olevad dokumendid, tähtaegselt täitmata ülesanded ja lahendamata dokumendid) lahendamise tähtaeg saabub ametniku puhkuse ajal.
Praktika näitab, et ka selliselt sätestatud kord toimib halvasti ja on nähtavasti liiga bürokraatlik.

Asjajamise alla kuuluvaid põhimõisteid

• Dokument - mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
  

• Dokumendihaldus – on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja –toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims- ja korraldus-protsessidega.
  

• Dokumendisüsteem – infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul.
  

• Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.
  

• Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum.
  

[muuda]Asjaajamise korraldamine

Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud:

• Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine)
  

• Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine
  

• Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine)
  

• Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku – või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine
  

• Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine
  

[muuda]Asjaajamine jaguneb

a) Tsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas;
b) Detsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes;
c) Diferentseeritud – osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes.

[muuda]Nõuded asjaajamisele

Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema kavandatud ja metoodiliselt teostatud.

[muuda]Asjaajamine peab olema teostatud järjekindlalt

• järjekindlus suhtumises dokumenti olenemata selle teabeväärtusest
  

• järjekindlus ajas – tähelepanu ja vahendid
  

• kõik dokumendiliigid, teabekandjad, vormingud
  

[muuda]Asjajamistoimingud peavad olema kontrollitavad

Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitud dokumendi loomisest või saamisest kuni tema hävitamise või üleandmiseni avalikku – või eraarhiivi.

[muuda]Asjaajamine toimib kogu elukäigu jooksul

• dokumendi elukäik põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas
  

• dokumendi elukäik võib kesta 1 aasta, 10 aastat või 100 aastat jne. Aktiivses faasis olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi : aktiivse, poolaktiivse ja mitteaktiivse
  

[muuda]Asjaajamine peab tagama

• asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise
  

• nõuetekohaste dokumentide vormistamise
  

• dokumentide kiire ringluse
  

• dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile
  

• dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise
  

• dokumentide tähtaegse täitmise
  

• dokumentide ja neis sisalduva teabe säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul
  

[muuda]Asutuse asjaajamiskord

[muuda]Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse

• asutuse asjaajamisperiood või – perioodid
  

• asutuse dokumendiringluse kord või skeemid
  

• dokumendiblankide kasutamise kord
  

• registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem
  

• dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu
  

• dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord
  

• asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord
  

• asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord
  

• dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord
  

• dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord
  

• vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord
  

• dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29.dets. 1998 aasta määrusega nr. 308 kinnitatud “Arhiivieeskirjaga“
  

• ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus – või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord
  

• muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest
  

[muuda]Dokument asjaajamises

[muuda]Dokumendi komponendid

• teabekandja
  
• sisu – faktid, millest dokument räägib
  

• vorm – viis, kuidas sisu on esitatud
  

• füüsiline vorm – dokumendi välised tunnused
  

• intellektuaalne – sisu väljendamise viis ( tekst, pilt, diagramm, jms. )
  

• isikud – võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja
  

Dokument omab tõestusväärtust, kui ta on usaldatav ja autentne

• usaldatav dokument – tõene, pole võltsitud
  

• autentne – päritolu võib usaldada
  

[muuda]Dokumendi vorminõuded

Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele.
Igal asutusel on:
Üldplank (nii paber- kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse “ Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes” toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid.

[muuda]Kohustuslikud rekvisiidid

• väljaandja nimi või nimetus
  

• dokumendi kuupäev
  

• tekst
  

• allkiri
  

• vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul)
  

[muuda]Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid

• asutuse sümbol (logo)
  

• asutuse registrikood
  

• väljaandmise koht
  

• menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge
  

• adressaat
  

• indeks
  

• dokumendiliigi nimetus
  

• kinnitusmärge
  

• pöördumine
  

• märkus lisade kohta
  

• lisaadressaadid
  

• kooskõlastusmärge
  

• viisa
  

• pitser, ärakirja või koopia, väljavõtte ja arvutiväljatrüki kinnitamise märge
  

• koostaja või vastutava väljaandja nimi
  

• pealkiri
  

[muuda]Dokumendiringlus

Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni.
Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi.

[muuda]Dokumendiringluse ülesanne

• Täpsustada, millised dokumendiliigid suunatakse juhtkonnale läbivaatamiseks, millised otse osakondadesse
  

• Vältida olukordi , et asutuse juht vaatab läbi kogu saabuva posti, kui on olemas asetäitjad eri küsimuste lahendamiseks
  

[muuda]Eristatakse

• Saabunud dokumentide ringlust
  

• Väljasaadetavate dokumentide ringlust
  

• Sisedokumentide ringlust
  

Asutus on kohustatud registreerima dokumenditregistris tema ülesannete käigus loodud ja saadud dokumendid. Dokumendi loomise ja saamise viis ning teabekandja ei saa olla registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimine peab olema ühekordne.

[muuda]Õigusaktid

[muuda]Määrused

1) Asjaajamiskorra ühtsed alused
2) Arhiivieeskiri
3) Riiklike registrite põhimäärused
4) Juhendid
5) Ministri määrused ja käskkirjad
6) Kohalike omavalitsuste määrused

[muuda]Seadused

1) Arhiiviseadus
2) Avaliku teabe seadus
3) Isikuandmete kaitse seadus
4) Raamatupidamise seadus
5) Töölepingu seadus
6) Digitaalallkirja seadus
7) Andmekogude seadus
8) Tõestamisseadus
9) Haldusmenetluse seadus
10) Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus

[muuda]Standardid

1) EVS 8:2000 (infotehnoloogia reeglid eesti keele kuultuuri keskkonnas)
2) Hea dok ja arhiivi juhised

[muuda]Asutusesisesed õigusaktid/ normdokumendid

1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem
2) Arhiivi ohuplaan
3) Teabenõuete menetlemise plaan

[muuda]Digitaalne asjaajamine

[muuda] Amphora

Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel.

[muuda] Postipoiss

Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne.) haldamiseks . Postipoiss hõlmab dokumendi protsesse alates nende loomisest/saamisest, registreerimisest, haldamisest asutusesiseselt kuni selle arhivaaliks viimiseni.

[muuda]Hästi korraldatud asjaajamise tunnused

Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused:
dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud; dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud, arvutiseeritud;
on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem;
dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne;
dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem;
lahendatud dokumendid paigutatakse toimikusse süsteemikindlalt;
dokumente säilitatakse nõuetekohaselt.